Procedure van gunning via onderhandeling Bart Swiers Senior Adviseur Contractzaken AKI – Aanbestedingszaken, Kostenmanagement en Inkoop
Agenda AKI binnen ProRail Wat is de onderhandelingsprocedure? De voorbereiding a.Contracteringsplan b.Aanbestedingsplan c.Het aanbestedingsdossier/Startvoorwaarden aanbesteding
De aanbestedingsprocedure a.Start aanbesteding b.Overleg c.Aanbesteding d.Onderhandelen e.Gunning Procedure van Gunning via Onderhandelingen
10
AKI binnen ProRail *RvB
*Capaciteits *Management
*Verkeers*leiding
*HRM
*Planning &Control
*Communicatie
*Bedrijfsstrategie
*V&M
*Informatiebeleid
*Facility Mgt
*Audits
*Infra *Management
*Infra *Projecten
*Spoor*Ontwikkeling
*ICT *Services
*AKI Procedure van Gunning via Onderhandelingen
10
Wat is de onderhandelingsprocedure?
De aanbestedende dienst de door haar gekozen ondernemers raadpleegt en via onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden vaststelt Artikel 1, lid 9 Richtlijn Nutssectoren;
Zijn de procedures waarbij de aanbestedende dienst met door haar gekozen ondernemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de contractuele voorwaarden vaststelt. Artikel 1, lid 11 D Richtlijn Overheidsopdrachten;
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
10
Voorbereiding aanbesteding
C-plan
C-plan
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
A-plan
A-plan
A-dossier
Aanbesteding
A-dossier + Startvoorwaarden
Contract
10
Contracteringsplan • • • • • • •
Marktanalyse Projectanalyse Risicoanalyse Scenario’s en afweging Selectie/gunningscriteria Wat nodig voor aanbesteding Globale planning
C-plan
C-plan
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
A-plan
A-plan
Voorb.A
Aanbesteding
A-dossier + Startvoorwaarden
Contract
10
Aanbestedingsplan • Marktanalyse t.b.v. selectie/gunning • Selectie- /gunningscriteria operationeel • Hoe omgaan met risico’s in overleg/onderhandelingen • Organisatie aanbesteding (aki, projectteam, extern) • Uitgewerkte aanbestedingsplanning etc.
C-plan
C-plan
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
A-plan
A-plan
Voorb.A
Aanbesteding
A-dossier + Startvoorwaarden
Contract
10
Aanbestedingsdossier Aanbestedingsdossier
Deel Deel 1: 1: Aanbestedingsleidraad Aanbestedingsleidraad Document Document 01 01 –– Eisenspecificatie Eisenspecificatie Deel Deel 2: 2: Vraagspecificatie Vraagspecificatie
Document Document 02 02 –– Statement Statement of of Work Work
Deel Deel 3: 3: Contracten Contracten
Voorovereenkomst Voorovereenkomst ++ annexen annexen (eventueel) (eventueel)
Deel Deel 4: 4: Verslagen Verslagen van van overleg overleg en en onderhandelingen onderhandelingen en en nota’s nota’s van van inlichtingen inlichtingen
C-plan
C-plan
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
A-plan
A-plan
Basisovereenkomst Basisovereenkomst ++ annexen annexen
Voorb.A
Aanbesteding
A-dossier + Startvoorwaarden
Contract
10
Startvoorwaarden Contractstukken Financiering
AKI
Projectteam
publicatie en selectieleidraad contractdossier (contract, sow, etc) aanbestedingsraming
eisenspecificatie omgevingsrandvoorwaarden beschikking cq objectovereenkomst geaccordeerde aanbestedingsraming v&g plan bijzondere risico’s bekend en accoord goedkeuring Tenderboard
Inhoudelijk Afwijkingen Procedureel intern
C-plan
C-plan
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
A-plan
A-plan
Voorb.A
Aanbesteding
A-dossier + Startvoorwaarden
Contract
10
Aanbestedingsbeginselen
Artikel 10 Richtlijn Nutssectoren
Beginselen van het plaatsen van overheidsopdrachten Aanbestedende diensten behandelen ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze en handelen op doorzichtige wijze.
Aanbesteden bij ProRail / mei 2008
10
Procedure van gunning door onderhandelingen De aanbestedingsprocedure kent de volgende fasen.
Publicatie (oproep tot mededinging)
De voorselectie
De overlegfase
De aanbiedingsfase
De onderhandelingsfase
(voornemen tot) Gunning
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
11
Publicatie
SIMAP
Op de aanbestedingsite van ProRail
Publicatie van selectieleidraad
Aanmelden digitaal of papier
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
10
Selectie
Aanmelden digitaal of papier
Obv “digitale” selectie
Obv “papieren” selectie
Shortlist : ervaring/omzet/inschrijfperformance
Eigen instructie voor selectie => “reparatiebeleid”
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
10
Overlegfase
Maximaal 5 geschikte gegadigden
Starten met consultatieronde m.b.t. opzet en inhoud van het aanbestedingsdossier
Overlegronde(n) ten behoeve van systeemoplossingen en daarbij behorende kritische risico’s
(getekende) verslagen van overleg
Tegemoetkoming aanbestedingskosten
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
10
De aanbiedingsfase
De overlegfase eindigt met een uitnodiging tot inschrijving
In de uitnodiging staat beschreven hoe gegadigden hun aanbiedingen in dienen te richten en welke documenten er verwacht worden.
De aanbiedingen dienen gebaseerd te zijn op het complete aanbestedingsdossier.
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
10
Ongeldigheid van aanbiedingen
Aanbiedingen niet voldoend aan eisen in ARN dan wel aanbestedingsstukken zijn ongeldig (art 23.1 ARN)
Aanbiedingen door dubbele rol ondernemers (zowel aan kant aanbieder als aan kant ProRail) zijn ongeldig (art. 23.2 ARN)
Voorwaarden verbonden aan aanbieding => aanbieding wordt geacht niet te zijn gedaan (art. 14.4 ARN)
Aanbesteden bij ProRail / mei 2008
16
De onderhandelingsfase
Na de inschrijving en de daaropvolgende beoordeling van de aanbiedingen kan ProRail met één of meer van de inschrijvers onderhandelingen voeren.
Doel: overeenstemming bereiken over de definitieve aanbiedingen; contract- en (bouw)organisatievorm en prijs.
Aanvullende tegemoetkoming aanbestedingskosten
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
10
(voornemen tot) Gunning
Na onderhandeling vindt een beoordeling plaats op basis de gunningscriteria (gunningsadvies) t.b.v. vaststelling van de economisch meest voordelige aanbieding en vindt (voornemen tot) gunning plaats.
Procedure van Gunning via Onderhandelingen
Vragen of opmerkingen Vragen?
Opmerkingen?
19
