Procedure Blackboard voor Facultaire Ondersteuners. (Procedure voor werken met het System Admin Panel en het BMS)

Procedure Blackboard voor Facultaire Ondersteuners (Procedure voor werken met het System Admin Panel en het BMS)

Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam © november 2008

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners

Procedure Blackboard voor Facultaire Ondersteuners ..............................................4 1 Inleiding ............................................................................................................4 2 Kosten ...............................................................................................................5 3 Rollen en rechten in Blackboard en in het BMS ...................................................5

4

5

6

7

8

9

3.1 ROLLEN OP BEHEERNIVEAU IN HET SYSTEM ADMIN PANEL .................................................................5 3.2 ROLLEN OP BEHEERNIVEAU IN HET BMS ..............................................................................................6 3.3 BMS-ROLLEN OOK TERUG TE ZIEN BIJ DE INSTITUTION ROLES.........................................................6 3.4 ROLLEN OP CURSUSNIVEAU....................................................................................................................7 3.5 ROLLEN OP ORGANIZATION-NIVEAU (COMMUNITY-NIVEAU)...............................................................7 3.6 INSTITUTION ROLES ...............................................................................................................................7 Cursusbeheer.....................................................................................................9 4.1 AANMAKEN NIEUWE CURSUS ................................................................................................................10 4.1.1 Automatisch laten aanmaken van cursussen ...............................................................10 4.1.2 Handmatig één of meerdere cursussen aanmaken via het BMS...........................10 4.2 DOCENT OF UZELF (TIJDELIJK) TOEVOEGEN AAN DE CURSUS ...........................................................13 4.3 BESCHIKBAAR STELLEN VAN EEN CURSUS...........................................................................................14 4.4 STUDENTEN TOEVOEGEN AAN DE CURSUS ..........................................................................................15 4.5 WIJZIGEN CURSUSGEGEVENS ..............................................................................................................16 4.6 KOPIËREN VAN EEN CURSUS ................................................................................................................16 4.7 REGELS VOOR BESTANDSNAMEN IN BLACKBOARD (IN CURSUSSEN EN IN CS/DPF).....................17 Wat mag er wel en niet?.................................................................................................................................17 Tips en aandachtspunten................................................................................................................................18 4.8 GEBRUIK VAN CURSUSTEMPLATES .......................................................................................................18 4.9 VERWIJDEREN CURSUS .........................................................................................................................19 4.10 VERWIJDEREN INSCHRIJVINGEN VAN STUDENTEN/INSTRUCTORS IN EEN COURSE .................20 4.11 AANMAKEN OEFENCURSUS ...........................................................................................................21 Organizations ..................................................................................................23 5.1 INLEIDING..............................................................................................................................................23 5.2 ORGANIZATIONS NOG NIET VIA BMS .................................................................................................23 5.3 AUTOMATISCH AANMAKEN VAN CURSUSWERKGROEPEN VANUIT DE KOPPELINGEN .........................24 5.4 ORGANIZATION ID EN NAAM...............................................................................................................26 5.5 ORGANIZATION TEMPLATES .................................................................................................................27 5.6 ROLLEN VAN STUDENTEN IN ORGANIZATIONS ....................................................................................27 5.7 OVERIGE BEHEERACTIVITEITEN ROND ORGANIZATIONS ....................................................................27 Gebruikersbeheer ............................................................................................29 6.1 INVOEREN STUDENTEN EN DOCENTEN .................................................................................................29 6.1.1 Invoeren VU-studenten en VU-docenten .......................................................................29 6.1.2 Invoeren gaststudenten en gastdocenten via het BMS ............................................29 6.2 WIJZIGEN GEBRUIKERSGEGEVENS ......................................................................................................31 6.3 VERWIJDEREN GEBRUIKERS .................................................................................................................31 6.4 INVOEREN TESTGEBRUIKERS................................................................................................................32 Overgang studiejaar ........................................................................................33 7.1 BATCH CREATE COURSES - BIJZONDERHEDEN ..................................................................................34 7.2 BATCH COPY COURSES - BIJZONDERHEDEN ......................................................................................34 7.3 CURSUSSEN HERGEBRUIKEN: PAS OP!................................................................................................34 7.3.1 Docenten toevoegen aan nieuwe cursussen.................................................................35 7.3.2 Oude cursussen verwijderen uit de Course Catalog ..................................................35 7.3.3 Verwijderen oude cursussen ...............................................................................................36 7.3.4 Verwijderen gebruikers uit oude cursussen ..................................................................36 Blackboard-beheer op facultair niveau .............................................................37 8.1 DE BLACKBOARD CONTACTPERSOON ..................................................................................................37 8.2 CURSUS FACULTAIR BEHEER ................................................................................................................37 Ondersteuning van docenten en studenten door facultaire beheerders.............38 9.1 SOORT VRAGEN .....................................................................................................................................38 9.2 TIJDSBESTEDING...................................................................................................................................38 9.3 DE FACULTAIRE EN CENTRALE BB-HELPDESK.....................................................................................38

© UC-IT

november 2008

2

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners 9.4 DE BLACKBOARD CONTACTPERSOON ..................................................................................................39 9.5 FAQS EN HANDLEIDINGEN ...................................................................................................................39 Bijlagen ............................................................................................................ 40 BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE

© UC-IT

1: Formaat Course en Organization-ID............................................................................................. 41 2: Faculteitscodes...................................................................................................................................... 43 3: Formaat Username.............................................................................................................................. 44 4: Batch upload cursussen of organizations (Batch Create Courses) .................................... 45 5: Batch upload studenten-accounts (Batch Create Users) ...................................................... 49 6: Batch upload docenten-accounts (Batch Create Users) ........................................................ 52 7: Batch upload inschrijvingen studenten (Batch Enroll Users)............................................... 55 8: Batch upload inschrijvingen docenten (Batch Enroll Users) ................................................ 57 9: Batch Copy Courses: Batch copy course materials into existing courses....................... 59 10: Batch Copy Courses: Batch copy course materials into new courses ........................... 62

november 2008

3


Procedure Blackboard voor Facultaire Ondersteuners 1

Inleiding

Dit stuk is bedoeld voor facultaire medewerkers, die ondersteuning bieden bij het gebruik van Blackboard aan de VU, zoals Blackboard contactpersonen, medewerkers van het onderwijssecretariaat en medewerkers van de facultaire helpdesk. U leest de afspraken die VU-breed zijn gemaakt met betrekking tot de facultaire beheertaken: het invoeren, wijzigen en verwijderen van cursussen1 en gebruikers en het ondersteunen van docenten en studenten. Naast deze afspraken kunnen binnen de faculteit ook faculteitsspecifieke afspraken gemaakt worden. Tussen 1999 en herfst 2007 werd altijd gebruik gemaakt van het “System Admin Panel” in Blackboard om beheerstaken in Blackboard uit te voeren op facultair niveau. Het System Admin Panel staat ook wel bekend als Administrator Panel of het System Control Panel. Sinds herfst 2007 heeft de VU de beschikking gekregen over een building block genaamd BMS (Blackboard Management System), waarmee – via een apart BMS-tabblad – beheerstaken in Blackboard kunnen worden gedaan. Het BMS zorgt ervoor dat u de beheerstaken ook echt alleen voor uw eigen faculteit kunt uitvoeren en dat er dus geen fouten kunnen worden gemaakt die vervelende gevolgen hebben voor andere faculteiten of eenheden in Blackboard. In principe is het de bedoeling dat het BMS het System Admin Panel uiteindelijk helemaal gaat vervangen. Op dit moment is dat nog niet mogelijk, aangezien communities (organizations) bijvoorbeeld nog niet beheerd kunnen worden in het BMS. Ook het wijzigen van bestaande gebruikersaccounts die al aangemaakt waren voordat het BMS werd ingevoerd, is nog niet mogelijk in het BMS en dient dus nog steeds via het System Admin Panel te gebeuren. Meer informatie kunt u vinden op de Blackboard supportsite van de VU (zie onder het tabblad Support/Help op elke Blackboard pagina). Ook is het handig om te weten dat er een aparte BMS-handleiding bestaat. Deze is geschreven door de leverancier van het BMS (STOAS B.V.) en beschrijft in algemene termen hoe alle knoppen en functies van het BMS werken. Ook deze algemene BMS-handleiding is te vinden via de Blackboard supportsite van de VU. De beschrijving in deze procedure is uitgegaan van de taalinstelling ‘English (United States)’ voor Blackboard. Deze instelling is de standaard-instelling. Een taalinstelling (Language Pack) kiest u op de inlogpagina van Blackboard (http://bb.vu.nl). Als u nog vragen hebt, kunt u een e-mail sturen naar de Centrale Blackboard Helpdesk, email [email protected]. Er wordt dan zo spoedig mogelijk, maar altijd binnen één werkdag, contact met u opgenomen. Studenten en docenten kunnen voor ondersteuning terecht bij de Blackboard Supportsite: het tabblad Support/Help op elke Blackboard pagina.

1 Met ‘cursus’ bedoelen we in dit stuk de in Blackboard gemaakte cursuswebsite of cursusomgeving.

© UC-IT

november 2008

4


2

Kosten

Docenten die Blackboard willen gebruiken voor het reguliere onderwijs van de VU, kunnen gratis gebruik maken van Blackboard. Voor gebruik van Blackboard voor onderwijs aan andere doelgroepen (post-doctoraal onderwijs, contractonderwijs e.d.) worden kosten in rekening gebracht. Een aanvraag voor het gebruik van Blackboard door niet-regulier onderwijs kan worden ingediend bij de functioneel beheerders Blackboard via een e-mail naar [email protected]. Het Onderwijscentrum VU beslist over de aanvragen. 3

Rollen en rechten in Blackboard en in het BMS

Blackboard kent een uitgewerkt systeem van rollen waarmee wordt vastgelegd welke rechten elke gebruiker heeft. Er zijn drie soorten rollen: 1. de rol op beheerniveau, die aangeeft welke rechten de gebruiker heeft in het System Admin Panel (te vinden via het tabblad System Admin). 2. de rol op cursusniveau, die aangeeft welke rechten de gebruiker heeft in het Course Control Panel (het Control Panel van een cursus). 3. de rol op organizationniveau, die aangeeft welke rechten de gebruiker heeft in het Organization Control Panel (het Control Panel van een organization). 4. de institution role, die aangeeft welke rechten de gebruiker heeft op de tabbladen en modules van de Blackboard portal en die rechten binnen het BbCS kan regelen (zoals bijvoorbeeld het quotum van ‘My portfoliocontent’). 3.1

Rollen op beheerniveau in het System Admin Panel

De belangrijkste rollen op beheerniveau zijn: 1. System Administrator: heeft toegang tot alle secties van het System Admin Panel. De System Administrator heeft ook toegang tot (de inhoud van) alle cursussen. 2. Course Administrator VU: heeft toegang tot de Blackboard Learning System sectie, Blackboard community system-organizations sectie (gebied van BB gericht op Organizations in Blackboard, die ook wel communities genoemd worden en te vinden zijn onder het tabbbald ‘Community’) en delen van de Users sectie van het System Admin Panel en kan dus cursussen en gebruikers toevoegen, wijzigen en verwijderen. De Course Administrator heeft geen directe toegang tot de (inhoud van de) cursussen, maar heeft rechten zichzelf tijdelijk toegang te verschaffen in de juiste rol tot de (inhoud van de) cursussen. Een Course Administrator-account wordt ook wel een cc-account genoemd. De username van een dergelijk account heeft altijd de volgende vorm voorletters+achternaam+”cc”, bijvoorbeeld “adevriescc”. 3. None: heeft geen System Admin Panel- en ook geen BMS-tabblad. In het verleden werden er ook wel “User Administrator” accounts toegewezen aan personen binnen de VU. Deze accounts worden ook wel “aa-accounts” genoemd. Met een dergelijk account kun je wel gebruikers beheren, maar geen cursussen. User Administrator accounts worden momenteel echter niet meer uitgedeeld en zullen dus op termijn verdwijnen. De System Administrator rechten zijn voorbehouden aan de technisch beheerders van het UCIT, de applicatiebeheerders van STOAS en de functioneel beheerders Onderwijsapplicaties van het UC-IT (= de medewerkers van de Centrale Blackboard Helpdesk).

© UC-IT

november 2008

5

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners De facultaire Blackboard-beheerders krijgen Course Administrator rechten (cc-accounts dus) voor het cursus- en gebruikersbeheer. Docenten en studenten hebben None accounts: zij hebben geen toegang tot het System Admin Panel en ook geen toegang tot het BMS. 3.2

Rollen op beheerniveau in het BMS

Het BMS onderscheidt twee beheersrollen: “Faculty Administrator” en “BMS Administrator”. Een Faculty Administrator kan beheerstaken rond courses uitvoeren voor zijn of haar eigen faculteit via het BMS-tabblad. Hiervoor heeft hij of zij een cc-account (een Course Administrator account) nodig. Een BMS Administrator kan beheerstaken rond courses voor alle faculteiten van de VU uitvoeren via het BMS-tabblad. Hiervoor heeft hij of zij een System Administrator account nodig. Alleen de functioneel beheerders van Blackboard aan de VU bezitten een dergelijk account. Docenten en studenten hebben geen toegang tot het System Admin Panel en ook niet tot het BMS-tabblad. Facultaire ondersteuners mogen geen Course Administrator en User Administrator accounts aanmaken. Zij mogen ook geen Course Administrator en User Administrator rechten geven aan bestaande gebruikers. Hiervoor dient de Blackboard contactpersoon van de faculteit een verzoek in te dienen bij de Centrale Blackboard Helpdesk. Alvorens deze rechten verstrekt worden, dient de betreffende medewerker de training facultair beheer Blackboard gevolgd te hebben. Indien een facultaire Blackboard ondersteuner, wegens een wijziging van taken of het verlaten van de VU, geen Course Administrator of User Administrator rechten meer nodig heeft, dient de Blackboard contactpersoon dit tijdig door te geven aan de Centrale Blackboard Helpdesk. De Course Administrator en User Administrator accounts zullen dan verwijderd worden. Indien de BB-contactpersoon vertrekt dient er een nieuwe BB-contactpersoon voor die faculteit of eenheid te worden aangewezen. Dezelfde regels gelden voor het aanmaken van nieuwe gebruikers met “Faculty Admin” privileges in het BMS. Wanneer u zelf Faculty Admin bent mag u geen andere personen direct een cc-account geven en “Faculty Admin” maken. U dient een verzoek voor een cc-account met BMS-Faculty-Admin-rechten neer te leggen bij de Centrale Blackboard Helpdesk. Ook als er binnen uw faculteit reeds bestaande cc-accounts zijn die nog “Faculty Admin” dienen te worden in het BMS, dan moet u dit bij de Centrale Blackboard Helpdesk aanvragen. Geef bij uw aanvraag de huidige cc-username van de persoon in kwestie mee, zodat de BMS-Faculty-Admin-rechten gekoppeld worden aan het juiste account!

3.3

BMS-rollen ook terug te zien bij de Institution Roles

Voor alle reguliere VU-studenten komt in de Primary Institution Role automatisch “Algemeen” te staan. De Secondary Institution Role wordt gevuld met informatie over de opleiding(-en) van de student. Zo komt bij een student die bij Rechten studeert “Student_RCH” in de Secondary Institution Role te staan. Als de student ook bij Letteren staat ingeschreven krijgt hij/zij een tweede rol, namelijk “Student_LET”.

© UC-IT

november 2008

6

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Reguliere docenten en medewerkers van de VU hebben ook “Algemeen” als Primary Institution Role. Gastdocenten/gastgebruikers hebben op dit moment nog “Student” of “Staff” staan bij de primary institution role. Dit klopt niet altijd met wat ze echt zijn, maar het geeft op dit moment wel toegang tot de juiste informatie. De “Secondary Institution Role” bevat voor reguliere medewerkers de term “Staff_”, bijvoorbeeld Staff_WYS voor medewerkers van de Faculteit der Wijsbegeerte. Bij gaststudenten en gastdocenten is op dit moment het veld “Secondary Institution Role” nog helemaal leeg. Dat is niet erg. Op dit moment hoeft dit veld ook niet ingevuld te worden bij het aanmaken van een nieuw useraccount. Mensen met een cc-account die ook “Faculty Admin” geworden zijn in het BMS hebben echter wel een secondary institution role bij hun cc-account, namelijk “BMSgebruiker”. In het BMS is dit terug te zien bij het onderdeel “Portal Role”. Portal Role is een andere term voor Institution Role. Het feit dat cc-ers deze secundaire portal role hebben, zorgt ervoor dat ze het tabblad BMS tot hun beschikking hebben. Of ze vervolgens de privileges (rechten) van een “Faculty Administrator” of van een “BMS Administrator” hebben, is terug te vinden onder het kopje “Admin Privileges”. Iedereen die iets in het BMS doet heeft dus de portal role “BMSgebruiker”, maar mensen met een cc-account hebben binnen het BMS geen “BMS Administrator” privileges, maar “Faculty Admin” privileges. 3.4

Rollen op cursusniveau

De belangrijkste rollen op cursusniveau zijn: 1. Instructor: heeft toegang tot alle secties van het Course Control Panel en staat in de Course Catalog bij de cursus vermeld. 2. Teaching Assistant: heeft toegang tot alle secties van het Course Control Panel, maar staat in de Course Catalog niet bij de cursus vermeld2. 3. Student: heeft geen toegang tot het Course Control Panel. 3.5

Rollen op organization-niveau (community-niveau)

De belangrijkste rollen op organization-niveau zijn: 1. Leader: heeft toegang tot alle secties van het Organization Control Panel en staat in de Organization Catalog bij de organization vermeld. 2. Assistant: heeft toegang tot alle secties van het Organization Control Panel, maar staat in de Organization Catalog niet bij de organization vermeld3. 3. Organization builder:heeft beperkt toegang tot het control panel van de organization. Hij of zij heeft toegang tot sommige links onder ‘Content Areas’, ‘Organization tools’ en ‘Organization Options’ in het Control Panel. Ook kan een organization builder de functie ‘Manage Groups’ in het control panel uitvoeren. U krijgt het advies om studenten in een organization die dienst doet als cursuswerkgroep de rol ‘Organization Builder’ te geven. Op die manier kunnen ze geen gebruikers aanmelden of verwijderen in/uit de organization, maar kunnen ze wel zelf nieuwe menu-items aanmaken en snel en handig documenten uploaden naar de Organization en deze documenten ordenen in mappen. 4. Participant: heeft geen toegang tot het Organization Control Panel. 3.6

Institution Roles

Voor alle reguliere VU-studenten komt in de Primary Institution Role automatisch “Algemeen” te staan. De Secondary Institution Role wordt gevuld met informatie over de opleiding(-en) van de student. Zo komt bij een student die bij Rechten studeert “Student_RCH” in de Secondary Institution Role te staan. Als de student ook bij Letteren staat ingeschreven krijgt hij/zij een tweede rol, namelijk “Student_LET”.

2 Een teaching assistant heeft dus dezelfde rechten als een instructor. 3 Een assistant heeft dus dezelfde rechten als een leader.

© UC-IT

november 2008

7

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Reguliere docenten en medewerkers van de VU hebben ook “Algemeen” als Primary Institution Role. Gastdocenten/gastgebruikers hebben op dit moment nog “Student” of “Staff” staan bij de primary institution role. Dit klopt dus niet altijd met wat ze echt zijn, maar het geeft op dit moment wel toegang tot de juiste informatie. De “Secondary Institution Role” bevat voor reguliere medewerkers de term “Staff_”, bijvoorbeeld Staff_WYS voor medewerkers van de Faculteit der Wijsbegeerte. Bij gaststudenten en gastdocenten is op dit moment het veld “Secondary Institution Role” nog helemaal leeg. Dat is niet erg. Op dit moment hoeft dit veld ook niet ingevuld te worden bij het aanmaken van een nieuw useraccount. De primaire en secundaire instituutsrollen spelen een belangrijke rol in het Content System (CS) en het Learning System (LS) van Blackboard. Deze instituutsrollen/portal-rollen kunnen gebruikt worden voor twee zaken: 1. Het delen van mappen of bestanden met een grotere groep gebruikers. Bijvoorbeeld voor het bekijken van portfolio-beoordelingen krijgen alle gebruikers met de instituutsrol Student_FSW ‘read’-toegang tot de mappen ‘Institution content’ > FSW > Beoordelingen. 2. Het toekennen van specifieke informatie in de Blackboard Portal aan specifieke gebruikersgroepen. Hierbij is het mogelijk om bijvoorbeeld een module (of tabblad) met berichten specifiek voor de Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen toe te kennen aan gebruikers met de rol ‘Student_FALW’ toe te kennen. Alleen deze gebruikers zien dan deze module. Andere gebruikers zien deze module niet. Op dit moment maken we binnen de VU nog geen gebruik van deze mogelijkheid, aangezien we ook de studentenportal hebben en het intranet voor medewerkers om specifiek bepaalde nieuwsberichten te publiceren voor bepaalde doelgroepen binnen de VU.

© UC-IT

november 2008

8

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners 4

Cursusbeheer

In dit hoofdstuk kunt u in grote lijnen lezen hoe een nieuwe cursus aangemaakt kan worden, hoe u docenten aan een cursus toevoegt, hoe u een cursus categoriseert, hoe de studenten aan een cursus worden toegevoegd, hoe u de gegevens van een cursus kunt wijzigen en hoe u een cursus kunt kopiëren. Het merendeel van de nieuwe Blackboard cursussen wordt vanaf 8 juni 2007 automatisch aangemaakt vanuit het Informatiesysteem ISIS. Cursussen, die een uitzondering vormen op deze regel, dienen met de hand te worden aangemaakt. Dit dient te gebeuren via het BMS en niet via het System Admin Panel. Inschrijvingen van studenten voor een bepaald vak in een bepaald studiejaar kunnen eveneens automatisch worden doorgegeven vanuit ISIS/TIS aan de Blackboardcursus. Het kan zijn dat u aanvullingen moet doen op deze automatische enrollments, bijvoorbeeld om contractstudenten of gaststudenten toegang te geven tot de juiste course. Ook dit gaat via het BMS en niet via het System Admin Panel. Hiervoor dient u te zijn ingelogd als Course Administrator en moet u “Faculty Admin” rechten hebben binnen het BMS voor uw eigen faculteit. De richtlijnen uit deze procedure moeten nauwkeurig gevolgd worden, zodat er geen vervuiling van de database plaatsvindt. Hoe schoner de database, des te efficiënter er door iedereen gewerkt kan worden! Bij de VU heeft het Course-ID van elke cursus een vast formaat (zie Bijlage 1 Formaat Course ID). Voor alle reguliere, jaargebonden cursussen geldt dat het studiejaar is opgenomen in het Course-ID4. Daarom moeten deze cursussen elk studiejaar opnieuw worden aangemaakt5. Indien gewenst kunnen (delen van) cursussen van het oude studiejaar gekopieerd worden, zodat de nieuwe cursus (een deel van) de materialen van de oude cursus bevat 6. Het voordeel van deze werkwijze is, dat studenten van verschillende academische jaren in verschillende cursussen werken. Dat is prettig voor studenten die het vak nog niet hebben afgerond en voor docenten of studenten die het materiaal uit oude cursussen willen raadplegen. Bovendien is het wettelijk verplicht om onderwijsmaterialen gedurende een bepaalde periode beschikbaar te houden en te bewaren7. Een voordeel van het verwerken van het studiejaar in het Course-ID is dat bij het archiveren van cursussen direct te zien is welke cursussen hiervoor in aanmerking komen. Alle cursussen van het lopend academisch jaar en het jaar daarvoor staan in Blackboard. Alle overige cursussen worden centraal verwijderd uit Blackboard, tenzij er een verzoek van de desbetreffende docent is om de cursus langer te bewaren. Cursussen met 9999 in het ID (niet-jaargebonden cursussen) worden niet jaarlijks centraal verwijderd. Het studiejaar moet ook worden opgenomen in de naam van de cursus (Course Name)8. Anders kan een docent of student niet zien bij welk studiejaar een cursus hoort (onder My Courses staat standaard namelijk niet altijd de Course-ID, maar wel altijd de naam van de cursus vermeld). In het BMS wordt het course-ID van een nieuwe cursus automatisch voor u samengesteld op basis van de gegevens die u invoert. Het is echter nog steeds nodig om het studiejaar zelf achter de naam van de cursus te typen – bijvoorbeeld: “Masterclass Medicijnen (2006-2007)” – want dit wordt niet automatisch voor u gedaan door het systeem. 4 Bijvoorbeeld: FPP_AD2043_2006_1 (hierbij staat 2006 voor het studiejaar 2006-2007). 5 Bijvoorbeeld: de cursus FPP_AD2043_2007_1 moet in het studiejaar 2008-2009 een zusje krijgen die FPP_AD2043_2008_1 gaat heten. 6 Niet-jaargebonden cursussen (bv. ACTA_DOCENT_9999_1) hoeven niet opnieuw te worden aangemaakt. Het Course-ID van deze cursussen bevat immers geen echt jaartal, maar 9999. 7 In het onderwijs- en examenreglement staat dat al het werk waarop studenten tijdens hun studie beoordeeld zijn na het afstuderen bewaard moet blijven. 8 Bijvoorbeeld: Inleiding Neurofysiologie (2006-2007).

© UC-IT

november 2008

9

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners 4.1

Aanmaken nieuwe cursus

Er zijn twee manieren waarop een nieuwe cursus kan worden aangemaakt: o Automatisch vanuit ISIS o Met de hand binnen het BMS 4.1.1 Automatisch laten aanmaken van cursussen Elke cursusgebeurtenis (= een bepaald vak in een bepaald studiejaar) uit ISIS wordt automatisch aangemaakt in Blackboard, wanneer bij de cursusgebeurtenis in ISIS het veld “Cursus naar Blackb.” is aangevinkt. De automatisch aangemaakte cursus in Blackboard

wordt volgens een faculteitsspecifiek standaardtemplate per faculteit (_template) aangemaakt. Elke automatisch aangemaakte cursus heeft default de volgende instellingen: o Guest access staat “Open”; o Cursus is “Unavailable”; o Cursusduur is “Continuous”; o Enrollment-type is “Instructor led”. De Course-ID van een cursus die via de koppeling tussen ISIS en Blackboard is aangemaakt, is samengesteld uit de volgende velden: o Faculteitscode: de code van de faculteit; o Vakcode: de vakcode van de cursusgebeurtenis uit ISIS; o Studiejaar: het studiejaar van de cursusgebeurtenis uit ISIS; o Volgnummer: het nummer van de cursusgebeurtenis uit ISIS. Bijvoorbeeld: RCH_200208_2007_71. Deze cursus wordt dus in het studiejaar 2007-2008 gegeven. De cursusnaam wordt bij automatisch aangemaakte cursussen gelijk aan de naam van het vak in ISIS met daarachter het betreffende studiejaar en het volgnummer. Bijvoorbeeld: Staatsrecht II (2007-2008)_71. De cursusnaam kan in Blackboard gewijzigd worden. Het is handig om dit pro-actief te doen als facultaire Blackboard-beheerder. Wanneer er twee vakken met dezelfde code, maar met een ander volgnummer aangemaakt zijn, dan is het voor de docent het duidelijkste wanneer u bijv. “Staatsrecht II (2007-2008)_71” vervangt door “Staatsrecht II (2007_2008)_voltijdvariant” en “Staatrecht II (2007-2008)_72” vervangt door “Staatsrecht II (2007_2008)_deeltijdvariant”. 4.1.2 Handmatig één of meerdere cursussen aanmaken via het BMS Wanneer een course geen ISIS-code heeft en/of niet deel uit maakt van een regulier programma (bijvoorbeeld masterclasses voor middelbare scholieren of bijspijkercursussen voor bepaalde groepen eerstejaars), dan dient deze course met de hand in het BMS aangemaakt te worden. Hoe u met de hand een losse cursus aanmaakt in het BMS staat beschreven in de handleiding van het BMS. Let op: U kunt bij het aanmaken van een course kiezen voor het gebruiken van een template (een zgn. “BMS-template”). U dient dan wel eerst een BMS-template aan te maken in het BMS voor uw faculteit. Dit doet u door eerst een course samen te stellen (of uit te kiezen) die u als basis wilt gebruiken en vervolgens voegt u deze course als BMS-template toe door te klikken op [Manage Templates] Æ [Add Template] in het BMS. Een BMS-template wordt dus altijd aangemaakt aan de hand van een reeds bestaande course. Wanneer u veel cursussen handmatig moet aanmaken, bijvoorbeeld omdat uw faculteit geen gebruik maakt van de koppeling met ISIS, dan is het handig om gebruik te maken van de “Batch Create Courses” functie in het BMS. Hieronder staan de verschillende manieren van cursussen aanmaken in een overzicht bij elkaar:

© UC-IT

november 2008 10


•

Automatisch cursussen aanmaken via de koppeling met ISIS

Deze cursussen worden aangemaakt op basis van de koppelingen-template van uw faculteit. Deze template heet altijd _template. Let op: de enrollments in het template worden overgenomen in alle cursussen die automatisch aangemaakt worden!

•

Handmatig: Create Course op basis van template (in het BMS)

Course Name, Course-ID en Instructor User Name zijn verplichte velden. De cursus wordt aangemaakt op grond van de instellingen in het BMS-template. Enkele default instellingen kunt u, indien gewenst, bij het invoeren wijzigen. Overigens worden de enrollments die in de BMStemplate-course staan niet overgenomen.

•

Handmatig: Create Course zonder template (in het BMS)

Course Name, Course-ID en Instructor User Name zijn verplichte velden. De cursus wordt aangemaakt op grond van de default instellingen voor een cursus. U kunt een aantal default instellingen zoals enrollment opties, menu, knoppenset, availability, gasttoegang direct aanpassen.

•

Batch Create Course (in het BMS)

Met deze functie kunt u een hele groep cursussen tegelijk invoeren. Hiervoor maakt u eerst in Notepad (o.i.d.) een batch-bestand met cursusgegevens aan. In een tweede stap zorgt u ervoor dat deze lijst met gegevens in één keer wordt ingelezen in Blackboard. Het goed aanmaken van een batch-bestand voor het BMS is vrij lastig en moet heel precies gebeuren. In bijlage 4. Batch upload cursussen kunt u lezen hoe het bestand met cursussen er precies uit moet zien om het door het BMS te kunnen laten verwerken.

In plaats van een geheel nieuwe, lege cursus aan te maken, is het ook mogelijk om een bestaande cursus te kopiëren naar een nieuwe cursus of om materialen van een oude cursus te kopiëren naar een reeds aangemaakte, maar nog lege cursus (zie Paragraaf 4.6. Kopiëren van een cursus). Bij het invullen van de velden bij (Batch) Create Course gelden de volgende regels: Veld Course Name Course ID

© UC-IT

Waarde De naam van het vak en het betreffende studiejaar (tussen haakjes) Voor reguliere, jaargebonden cursussen, geldt het volgende

Voorbeeld Inleiding Neurofysiologie (2006-2007) FALW_BD394_2006_1

november 2008 11

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Veld

Instructor Name

Waarde formaat: de code van de faculteit die het vak geeft9 de vakcode uit ISIS10 het kalenderjaar waarin het studiejaar begint het volgnummer11 (met underscores ertussen; alles in hoofdletters). Voor andere type cursussen gelden andere formaten. Zie bijlage 1. Formaat Course-ID. User inlognaam van de aanvragende docent (zie hieronder)

Voorbeeld

abr200

Als u een nieuwe cursus aanmaakt, voegt u bij voorkeur één docent aan de cursus toe als instructor. Er is sinds mei 2008 een koppeling voor de medewerkers en externen uit SAP/VIP en hun rollen. Zij kunnen nu dus zowel met hun “nieuwe” VU-net-ID-account als met hun “oude” voorletters-tussenvoegsel-achternaam-account in Blackboard inloggen. Vanaf zomer 2008 kan de docent die in ISIS aan een cursusgebeurtenis gekoppeld is, automatisch worden doorgegeven aan Blackboard in de rol van Instructor. De docentcode in ISIS moet dan wel gelijk zijn aan het VU-net-ID van de betreffende docent.

Wanneer een faculteit niet van deze koppeling gebruik maakt, dan zal een facultaire beheerder handmatig in Blackboard bij een cursus moeten aangeven wie de docent van die cursus is. Ook als een faculteit wel van de “docentenkoppeling” tussen ISIS en Blackboard gebruik maakt, kan het voorkomen dat een facultaire beheerder soms toch nog handmatig in Blackboard docenten moet enrollen in een cursus, bijvoorbeeld waneer de coördinerend docent van een vak wordt bijgestaand door één of meer andere docenten. In ISIS kan slechts één docent worden ingevuld (de coördinerend docent dus). We adviseren u overigens ook in Blackboard maximaal één docent als instructor in de cursus te plaatsen. Die persoon is dan ook meteen duidelijk herkenbaar als de coördinator van het vak en als coördinator van de cursus in Blackboard. Overige docenten kunnen dan als teaching assistant in de cursus enrolled worden. Als Course Administrator kunt u elke cursus voor een aantal beheerszaken benaderen via: BMS > List/Modify courses > [Zoekterm invullen] > Manage-knop achter de cursus. 9 De faculteitscodes staan in bijlage 2. Als een vak door studenten van meerdere faculteiten gevolgd wordt, neem dan de faculteitscode van de faculteit die het vak geeft. 10 Als het vak geen ISIS-code heeft, gebruik dan een eigen code (bijvoorbeeld AL001, waarbij AL staat voor algemeen). 11 Het volgnummer wordt gebruikt om het Course-ID uniek te maken als een vak binnen een studiejaar meerdere keren wordt gegeven. De cursus van het vak dat de eerste keer wordt gegeven krijgt volgnummer 1, de volgende cursus krijgt volgnummer 2, enzovoort. Het volgnummer kan ook gebruikt worden als een vak meerdere onderdelen heeft en voor elk onderdeel een aparte cursuswebsite moet worden aangemaakt.

© UC-IT

november 2008 12


Indien u vragen krijgt om te ondersteunen bij het plaatsen of onderhouden van content in de cursus, dan kunt u zichzelf tijdelijk aanmelden voor de cursus. (Zie hiervoor paragraaf 4.2 Docent of uzelf (tijdelijk) toevoegen aan de cursus).

4.2

Docent of uzelf (tijdelijk) toevoegen aan de cursus

U kunt uzelf (tijdelijk) aan een cursus toevoegen door gebruik te maken van de “Quick Enroll” functie in het BMS. BMS > List/Modify Courses > [Zoekterm invullen] > [Search]. U krijgt dan een lijst met zoekresultaten. Zoek de juiste course op en vink het vakje ervoor aan. Vervolgens kunt u de “Quick Enroll”-knop gebruiken bovenaan het scherm. De course krijgt nu een gele achtergrond in de lijst om aan te geven dat u nu “Quick enrolled” bent in deze course. Het Course ID is nu een link geworden, die u kunt aanklikken om de cursus binnen te gaan. U bent nu tijdelijk Instructor in deze cursus geworden en hebt dus toegang tot het Control Panel van die cursus. Vergeet niet wanneer u klaar bent in die cursus weer op “Quick Unenroll” te drukken. Wanneer u dat vergeet, blijft u namelijk als “Instructor” in die course enrolled. U krijgt dan ook alle emails die in het kader van die cursus worden verstuurd! Waneer u handmatig een docent of student wilt toevoegen aan een cursus (dit heet ‘enrollen’ in Blackboard), dan doet u dat als volgt: BMS > List/Modify Courses > [Search] > Manage > Enrollments. Wanneer u nu het zoekveld leeg laat en op [Search] drukt, dan ziet u alle enrollments in die course. Staat de persoon die u wilt enrollen hier inderdaad niet bij, dan kunt u via de [+Enroll] knop (linksbovenaan) deze persoon enrollen in de cursus. Let op dat u daarbij de volgende drie stappen uitvoert: (1) Username opzoeken via Browse (of direct de username intypen) en op de [Add] knop drukken. (2) Onder kopje 2 de rol van de persoon in de cursus aanpassen (staat standaard op “Instructor”!). (3) Rechts onderaan op de “Submit”-knop drukken. Pas als u op deze knop heeft gedrukt, is de betreffende persoon echt enrolled in de cursus. Soms is het nodig om de course role van een gebruiker die al enrolled is aan te passen. Dit kan via het BMS als volgt: BMS > List/Modify Courses > [Search] > Manage > Enrollments > [Search] > Selecteer de juiste gebruiker > [Change Role]. De toe te voegen docenten moeten een inlognaam voor Blackboard hebben. Docenten die nog geen inlognaam hebben moeten eerst worden ingevoerd in Blackboard (zie paragraaf 5.2. Invoeren docenten) alvorens ze ingeschreven kunnen worden in een cursus. Docenten van een cursus kunnen zelf ook nieuwe docenten toevoegen aan de cursus. De aan de cursus toe te voegen docenten moeten dan al wel een inlognaam voor Blackboard hebben. Ook kunt u, indien er meer dan 10 docenten en/of studenten aan cursussen moeten worden toegevoegd, een een ‘Batch enroll users’ uitvoeren in het BMS. Zie bijlage 6 voor meer informatie.

© UC-IT

november 2008 13


4.3

Beschikbaar stellen van een cursus

Een cursus wordt pas beschikbaar voor studenten als er drie acties uitgevoerd zijn: 1. Categoriseren van de cursus in de cursuscatalogus; 2. Available maken van de cursus; 3. Controleren c.q. veranderen van de naam van de cursus. Alledrie deze taken kunnen via het BMS worden uitgevoerd. Ad 1: Categoriseren van de cursus in de cursuscatalogus Helaas is het op dit moment nog niet mogelijk om cursussen die nieuw aangemaakt zijn via de koppelingen direct in de Course Catalog te categoriseren. Het blijft dus een taak van de facultaire Blackboardbeheerder om de automatisch nieuw aangemaakte cursussen te categoriseren in de Course Catalog. Iedere faculteit of eenheid in Blackboard heeft andere subcategorieen in de Course Catalog, waardoor het niet op voorhand duidelijk is op welke plek de cursus moet komen te staan. Ook kunnen we op dit moment deze informatie niet uit ISIS halen. Op termijn zal de VU wellicht overgaan op een nieuw systeem ter vervangen van ISIS. Wellicht dat het dan wel mogelijk wordt om het categoriseren van cursussen te automatiseren. Als de docent klaar is met het maken van de cursuswebsite moet deze worden gecategoriseerd, d.w.z. geplaatst in de Course Catalog onder de betreffende faculteit. De docent kan zijn of haar cursus zelf categoriseren. Hoe dat gaat, staat beschreven in de Procedure Blackboard voor Docenten (paragraaf 3.3. Beschikbaar stellen van een cursus). U als facultaire beheerder kunt de cursus ook categoriseren. Dan dient u als Course Administrator ingelogd te zijn. U gebruikt hiervoor de volgende functie in het BMS: •

BMS > List/Modify Courses > [Search] > Manage-knop > Course Properties > [2.Course Catalog] > Add.

U kunt gebruik maken van subcategorieën, d.w.z. categorieën onder de faculteit. U mag zelf geen nieuwe hoofdcategorieën toevoegen. Nieuwe subcategorieën toevoegen onder de hoofdcategorie van uw faculteit mag wel. Als u wensen heeft voor wijzigingen in een hoofdcategorie, neem dan contact op met de Centrale Blackboard Helpdesk. Een cursus kan onder meerdere hoofdcategorieën of subcategorieën geplaatst worden. Ad 2: Available maken van een cursus Een nieuw aangemaakte cursus is default ‘Unavailable’. Dat betekent, dat een docent de cursus wel kan inrichten, maar dat een student de cursus niet kan benaderen. De docent kan de cursus zelf beschikbaar (Available) maken. Hoe dat gaat staat beschreven in de Procedure Blackboard voor Docenten (paragraaf 3.3. Beschikbaar stellen van een cursus). U kunt de cursus ook zelf beschikbaar te stellen. Dan dient u te zijn ingelogd als Course Administrator. U kunt hiervoor de volgende functie gebruiken: BMS > List/Modify Courses > [Search] > Manage-knop > Course Properties > [3.Availability and Duration]. Ad 3: Controleren c.q. veranderen van de naam van de cursus Een automatisch aangemaakte cursus heeft in de cursusnaam een volgnummer. Bijvoorbeeld: Staatsrecht II (2006-2007)_71.

© UC-IT

november 2008 14

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners U kunt dit volgnummer vervangen door een betekenisvolle toevoeging, die deze cursus Staatsrecht II onderscheidt van een andere cursus Staatsrecht II (2006-2007) met een ander volgnummer. Het is handig om dit pro-actief te doen als facultaire Blackboard-beheerder. Wanneer er twee vakken met dezelfde code, maar met een ander volgnummer aangemaakt zijn, dan is het voor de docent het duidelijkste wanneer u bijv. “Staatsrecht II (2007-2008)_71” vervangt door “Staatsrecht II (2007_2008)_voltijdvariant” en “Staatrecht II (2007-2008)_72” vervangt door “Staatsrecht II (2007_2008)_deeltijdvariant”. Als de cursus is gecategoriseerd en available gemaakt is, is deze vindbaar in de Course Catalog. De cursus is dan ook vindbaar voor “gasten” en surfers op het internet. Afhankelijk van hoe de gasttoegang ingesteld staat voor de cursus kan een gast alles, een deel of niets van de inhoud van de cursus zien. Standaard is de gasttoegang aangezet voor cursussen in de Blackboard-omgeving van de VU. (Zie Procedure Blackboard voor Docenten, hoofdstuk 4. Guest Access om te lezen hoe u gasttoegang tot de cursus uitzet of evt. juist weer aanzet). Wanneer studenten niet automatisch via de koppelingen ingeschreven worden in de cursus, kunt u de cursus voor self-enrollment open zetten, zodat de studenten zichzelf kunnen inschrijven via de course catalog (zie paragraaf 4.4. Studenten toevoegen aan de cursus). 4.4

Studenten toevoegen aan de cursus

Docenten hebben zes manieren tot hun beschikking om studenten, die een inlognaam voor de Blackboard-server hebben, toe te voegen aan de cursus: 1) De studenten, die voor de cursus moeten worden aangemeld, zijn al in het informatiesysteem ISIS aangemeld voor het vak in het desbetreffende studiejaar. Deze studenten kunnen automatisch worden ingeschreven op de Blackboard-cursus. Hiervoor moet een vinkje in ISIS worden aangezet. 2) Studenten kunnen zich via TIS inschrijven voor het vak in het desbetreffende studiejaar. Deze studenten kunnen automatisch worden ingeschreven op de Blackboard-cursus. Hiervoor moet een vinkje in ISIS worden aangezet. 3) De docent zet de cursus open voor self-enrollment. Dat houdt in dat de studenten zichzelf via de Course Catalog in Blackboard kunnen inschrijven voor de cursus. 4) De docent geeft de studenten de mogelijkheid om via e-mail een verzoek tot inschrijving voor de cursus te doen (dit heet “Enrollment request”). 5) De docent voegt de studenten één voor één toe. Hierbij kan worden gekozen uit een lijst met studenten die een inlognaam voor de Blackboard server hebben. 6) De docent geeft de gegevens aan u door. U maakt een batch-bestand met inschrijvingsgegevens en enrollt in één keer alle studenten voor de betreffende cursus of cursussen door de batch via het BMS in te voeren in Blackboard. U maakt dan gebruik van de functie Batch Enroll Users. Bij optie 6, studenten toevoegen via Batch Enroll Users, moet de docent de volgende gegevens bij u aanleveren: - het Course-ID van de cursus; - de studentnummers van alle studenten met een VU-netID of de inlognamen (usernames) van alle studenten. U dient dan, bijvoorbeeld met behulp van Notepad, een bestand met inschrijvingsgegevens aan te maken. Vervolgens leest u de hele lijst in in Blackboard via het BMS. Het aanmaken van de batch-file moet heel precies gebeuren en kan lastig zijn in het begin. Zie bijlage 7. Batch upload inschrijvingen voor een gedetailleerde beschrijving van hoe de batch-file eruit moet zien die u aan het BMS kunt aanbieden.

© UC-IT

november 2008 15

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners 4.5

Wijzigen cursusgegevens

Nadat de cursus is aangemaakt, kunnen de cursusgegevens eventueel gewijzigd worden via de volgende functie: BMS > List/Modify Courses > [Search] > Manage Kies de te wijzigen onderdelen. Hiervoor dient u te zijn ingelogd als Course Administrator en dient u “Faculty Admin” rechten te hebben in het BMS. 4.6

Kopiëren van een cursus

Wanneer de docent een vak opnieuw gaat geven, zal hij in de meeste gevallen niet opnieuw willen beginnen met het inrichten van de cursus. Gelukkig zijn er ook kopieermogelijkheden in Blackboard: - Het is mogelijk om (handmatig) materialen van een oude cursus naar een nieuwe (lege) cursus te kopiëren, die al aangemaakt is. Dit heet “Copy course materials into existing course”. - Ook is het mogelijk om (handmatig) helemaal een nieuwe cursus te creëren die een kopie is van een bestaande cursus, maar dan dus met een nieuw course-ID. Dit laatste heet “Copy course materials into a new course”. Dit moet niet gedaan worden met cursussen die uit ISIS naar Blackboard (zullen) komen. Als de cursus via de koppelingen zal worden aangemaakt of al is aangemaakt, dan dient u altijd gebruik te maken van de optie “Copy course materials into existing course”! De docent is in staat zelf “Copy course materials into existing course” uit te voeren. Hij kan u echter ook vragen om ondersteuning bij deze actie. In de ‘Procedure Blackboard voor Docenten’ wordt beschreven welke gegevens de docent hiervoor moet aanleveren (hoofdstuk 6. Opnieuw gebruiken van een cursus). Voor het kopiëren van een cursus dient u te zijn ingelogd als Course Administrator. U gebruikt de volgende functies van het BMS: Functie 1. Copy Course, Copy Couse Materials into a New Course

Werkwijze Vul bij Destination Course-ID een correcte Course-ID in voor een nieuwe cursus (zie bijlage 1. Formaat CourseID). DEZE FUNCTIE DUS NIET GEBRUIKEN ALS DE DESTINATION COURSE NOG AANGEMAAKT GAAT WORDEN VIA DE KOPPELINGEN EN/OF REEDS AANGEMAAKT IS VIA DE KOPPELINGEN!

Bijzonderheden Indien u kiest voor het kopiëren van enrollments, worden alle aangemelde gebruikers en hun rol meegekopieerde. Gebruikersresultaten worden echter niet meegenomen.

Geef onder Select Course Materials aan welke onderdelen gekopieerd moeten worden. Als u voor alle onderdelen kiest, wordt de volledige cursus gekopieerd.

© UC-IT

november 2008 16

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Functie 2. Copy Course, Copy Course Materials into an Existing Course

Werkwijze Browse naar de juiste source-course en de juiste target-course. Geef onder Select Course Materials aan welke onderdelen gekopieerd moeten worden.

3. Copy Course, Exact copy (with users)

Exact Copy leidt er altijd toe dat er een nieuwe course met een nieuw course-ID wordt aangemaakt. DEZE FUNCTIE DUS NIET GEBRUIKEN ALS DE DESTINATION COURSE NOG AANGEMAAKT GAAT WORDEN VIA DE KOPPELINGEN EN/OF REEDS AANGEMAAKT IS VIA DE KOPPELINGEN!

Bijzonderheden Indien u kiest voor het kopiëren van enrollments, worden alle aangemelde gebruikers en hun rol meegekopieerd. Gebruikersresultaten worden echter niet meegenomen. Nadeel van deze methodiek is dat alle gebruikers en gebruikersresultaten worden meegenomen bij een exact copy (with users). Wanneer u dus met andere gebruikers verder wilt in de doelcursus, dan is het niet handig deze kopieervorm te gebruiken!

Vul bij Destination Course-ID een correcte Course-ID in (zie bijlage 1. Formaat Course-ID). De cursus wordt integraal gekopieerd, inclusief gebruikers en gebruikersresultaten.

Nota Bene: Instellingen voor adaptieve inhoud (adaptive release) en doorneemstatus worden niet meegekopieerd. 4.7

Regels voor bestandsnamen in Blackboard (in cursussen en in CS/DPF)

Gebruikers werken altijd in Blackboard via een browser. Het blijkt dat bestandsnamen die in Blackboard staan en die spaties of leestekens bevatten, soms niet geopend kunnen worden in de browser. Vandaar dat er regels gelden voor het geven van namen aan folders en bestanden in Blackboard. Zorg ervoor dat u zichzelf aan deze regels houdt en dat de regels bekend worden bij de docenten en studenten binnen uw faculteit!

Wat mag er wel en niet? √

Het is NIET toegestaan in de namen van folders of bestanden speciale tekens te gebruiken, zoals: spatie / < > \ { } [ ] ( ) # $ % ^ & *, ê, +, ü, “,’ en dergelijke. Blackboard kan niet goed omgaan met deze tekens in bestandsnamen.

√

Gebruik dus alleen maar letters en cijfers in uw bestandsnamen.

√

Om de leesbaarheid te vergroten kunt u in plaats van spaties hoofdletters gebruiken aan het begin van een nieuw woord. Dus niet: ‘Versie 12 van het persoonlijk ontwikkelingsplan in jaar 3.doc’, maar ‘PopJaar3Versie12.doc’.

© UC-IT

november 2008 17

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Tips en aandachtspunten √

Probeer namen van folders en bestanden niet te lang te maken. Zeker de namen van folders dient u kort te houden, om het overzicht in de structuur vast te kunnen houden.

√

Blackboard verwijst naar documenten via bestandspaden, zoals ‘http://bb.vu.nl/@@06615B4997CFEA3221F3B4A65A1CC6E2/courses/1/FEWEB_60311039_20 08_1/content/_481222_1/varadarajan1997.pdf’ en als die paden te lang zijn, dan kunnen er foutmeldingen ontstaan.

√

Daag uzelf uit en probeer altijd een naam te gebruiken die korter is dan 25 tekens.

4.8

Gebruik van cursustemplates

Een cursustemplate is een gedeeltelijk ingevulde cursus volgens een bepaald stramien of een bepaalde afspraak, die kan dienen als basis voor de aanmaak van nieuwe cursussen. De template kan tot op map- en bestandsniveau ingericht zijn. Ook kunnen bepaalde activiteiten (bv. een Forum) al vooraf zijn ingericht. Een cursustemplate kan dienen als basis voor nieuwe cursussen. De template faciliteert een docent, omdat bepaalde mappenindeling, beschikbaarheid van tools, een groepsindeling of een bepaald afgesproken menu niet meer voor elke cursus individueel hoeft te worden opgebouwd. Een template geeft de faculteit de mogelijkheid voor studenten een gelijksoortige cursusopbouw te hanteren voor gelijksoortige cursussen van verschillende docenten. Er kunnen voor verschillende doelen verschillende templates worden aangemaakt. Er zijn verschillende soorten templates: 1. Templates voor cursussen die m.b.v. de koppelingen worden aangemaakt (Koppelingen-templates) 2. Templates voor cursussen die handmatig worden aangemaakt in het BMS (BMStemplates) Ad 1: Templates voor cursussen die m.b.v. de koppelingen zijn aangemaakt Een cursus die via de koppeling wordt aangemaakt, krijgt de inhoud van de koppelingentemplate van de betreffende faculteit. Elke faculteit heeft één eigen koppelingen-template. Het ID van deze template moet voldoen aan het volgende formaat: _template bijvoorbeeld RCH_template. Een faculteit kan slechts één koppelingen-template hebben. Deze koppelingen-template kan naar eigen wens worden ingericht, maar niet alle settings worden helaas uit deze koppelingen-template overgenomen in de nieuw aangemaakte cursussen. Wel worden enrollments uit de koppelingen-template overgenomen in alle cursussen die op basis daarvan worden aangemaakt. Men kan er dus voor kiezen alvast bepaalde enrollments (bijv. van facultaire ondersteuners) in het koppelingen-template te plaatsen. Het gevolg kan dan wel zijn dat een dergelijke persoon al snel in honderden of wellicht zelfs meer dan 1000 cursussen enrolled raakt! Ad 2: Templates voor cursussen die handmatig worden aangemaakt in het BMS Deze cursustemplates dient u zelf aan te maken in het BMS. Zorg ervoor dat het CourseID al herkenbaar is als een BMS-template door het course-ID als volgt op te bouwen: _BMSTEMPLATE<doel>_9999_1, bijvoorbeeld: “ACTA_BMSTEMPLATESTAGE_9999_1”. Plaats dus niks (ook geen underscore) tussen BMSTEMPLATE en uw eigen omschrijving van het doel! Het totaal aantal underscores in de Course ID moet altijd drie zijn.

© UC-IT

november 2008 18


Als U een BMS-template wilt aanmaken, richt U eerst via het BMS een “gewone” cursus in volgens het afgesproken stramien. Daarna maakt U de cursus in het BMS bekend als BMStemplate: BMS > Manage Templates > [Add Template] > [Search] > OK Vervolgens kunt u, door gebruik te maken van de functie “Create Course” in het BMS één of meerdere cursussen op basis van dit BMS-template aanmaken. 4.9

Verwijderen cursus

Nadat een onderwijsperiode is afgesloten, blijven de cursussen in Blackboard nog minstens 1 jaar bestaan. Daarna worden de cursussen verwijderd, tenzij een docent expliciet vraagt de cursus beschikbaar te houden in Blackboard. Uitzonderingen hierop zijn cursussen met 9999 in het Course ID (niet-jaargebonden cursussen). De functioneel beheerders Blackboard zijn verantwoordelijk voor de jaarlijkse opschoning. Indien per abuis een cursus in Blackboard is aangemaakt via de koppelingen in ISIS, dan kunt u deze cursus slechts als volgt (laten) verwijderen: o door bij de cursusgebeurtenis in ISIS de checkbox ‘cursusgebeurtenis naar Blackboard’ uit te zetten. De dag na deze actie zal de cursus in Blackboard ‘disabled’ zijn. Dat betekent, dat docenten en studenten deze cursus niet kunnen zien of benaderen. Indien vanuit ISIS automatisch in Blackboard een cursus wordt aangemaakt, die hetzelfde ID heeft als een eerder handmatig aangemaakte cursus, dan krijgen de functioneel beheerders een foutmelding en zal deze doublure door hen gerepareerd worden. De functioneel beheerders Blackboard zorgen eens in de paar jaar voor het verwijderen van oude oefencursussen, d.w.z. cursussen, die in het kader van Blackboard cursussen voor docenten door het Onderwijscentrum VU zijn aangemaakt. De docenten krijgen hierover ruim van te voren een e-mail. Als zij niet willen dat hun oefencursus wordt verwijderd, kunnen zij dat kenbaar maken. Als u per ongeluk handmatig een cursus met een foutieve Course-ID hebt aangemaakt en de cursus is nog leeg, kunt u de cursus via de Remove knop (in het BMS, na selecteren van de juiste course) verplaatsen naar de trashcan. De course wordt dan onzichtbaar voor studenten en docenten. Vanuit de trashcan kunt u de cursus weer ‘restoren’, zodat die weer actief wordt. Ook kunt u de cursus echt uit het systeem verwijderen via de knop Permanently Remove. U kunt deze laatste actie niet meer ongedaan maken. Wij adviseren u dan ook om heel voorzichtig om te gaan met het permanent verwijderen van cursussen! Let op: de afspraak is dat u alleen cursussen die handmatig in Blackboard zijn aangemaakt naar de trashcan verplaatst en/of permanent verwijdert. Gekoppelde cursussen die vanuit ISIS doorkomen mogen nooit naar de trashcan verplaatst worden, omdat er dan een conflict ontstaat met de aanbieding vanuit de koppeling. Als u van een gekoppelde cursus afwilt, dan moet u in ISIS het vinkje “Cursus naar Blackb.?” uitzetten of uit laten zetten en een nacht wachten. Indien u handmatig een cursus met een foutief Course-ID heeft aangemaakt, en deze cursus is inmiddels gevuld met materiaal, kopieer de cursus dan naar een nieuwe cursus met een correcte Course-ID (zie paragraaf 4.6 Kopiëren van een cursus) en verwijder vervolgens (voorzichtig!) de oude cursus via het BMS (via de functie “Remove”). De cursus komt dan in de trashcan van het BMS terecht en wordt na 999 dagen automatisch definitief uit het systeem verwijderd.

© UC-IT

november 2008 19

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Ongebruikte cursussen en testcursussen moeten verwijderd worden uit Blackboard. Voor handmatig aangemaakte cursussen kunt u dit doen via Remove in het BMS. De cursus komt dan in de trashcan en kan daar nog uitgehaald worden als het nog binnen 999 dagen is na verplaatsing naar de trashcan. Als er meer dan 999 dagen verstreken zijn, wordt de cursus automatisch definitief uit het systeem verwijderd en dit kan dan niet meer ongedaan worden gemaakt! 4.10 Verwijderen inschrijvingen van studenten/instructors in een course Ook voor de inschrijvingen van studenten in een cursus geldt dat deze nog minstens 1 jaar worden bewaard. Als een student uit een cursus verwijderd wordt, worden namelijk ook alle individuele bijdragen van die student in de cursus (zoals bijvoorbeeld ingeleverde opdrachten en cijfers), uit het systeem verwijderd. Mocht het toch nodig zijn een cursus voor een specifieke student niet langer beschikbaar te houden, dan dient men in plaats van het verwijderen van de inschrijving van een student, het enrollment van die student op die cursus ‘unavailable’ te maken. Dan blijven de individuele bijdragen en cijfers van de studenten wel bewaard, maar de student heeft geen toegang meer tot de cursus. Studenten kunnen in sommige gevallen zichzelf uitschrijven uit een cursus. Dat geldt, als de docent in de desbetreffende cursus de unenroll-tool geactiveerd heeft. Ook hier geldt hetzelfde: het verdient de voorkeur de enrollment te deactiveren en niet echt te verwijderen. Bij deactiveren (disabled maken) blijven de individuele bijdragen van de studenten wel bewaard. Het is dus mogelijk om inschrijvingen van studenten op een bepaalde course ‘unvailable’ (of ‘disabled’) te maken. Deze actie kan zowel door de facultaire ondersteuner als door de docent worden uitgevoerd. Afhankelijk van de instelling van de unenroll-tool in de cursus kan een student ook zijn eigen enrollment in de cursus op ‘unavailable’ zetten. Door een facultaire ondersteuner (in het BMS):

BMS > List/Modify Courses > [Zoek] > Manage-knop bij de juiste Course > Enrollments > Search > Vink de juiste persoon aan > Disable.

Door een handmatige actie van de docent Door een unenroll-actie van een student zelf Via uitschrijving uit een cursusgebeurtenis in TIS door een student zelf of door het studiesecretariaat

Zie paragraaf 3.5 van de procedure_Bb_docenten. Zie paragraag 3.5 van de procedure_Bb_docenten De student wordt in de bijbehorende Blackboard cursus ‘disabled’. Een uitschrijving uit TIS heeft geen gevolgen meer voor de aanmelding in de Blackboard als de einddatum van de cursus langer dan 30 dagen geleden is.

Ook indien een docent uit een cursus verwijderd wordt, kunnen er individuele bijdragen van de docent verloren gaan. U kunt, net als bij studenten, de enrollment van de docent op de cursus ‘unavailable’ of ‘disabled’ maken. Het is ook mogelijk om de gehele cursus ‘unavailable’ te maken. Dan kunnen de ingeschreven studenten de cursus niet meer benaderen. De docent kan de cursus dan nog wel benaderen. Zowel de docent als de student ziet de cursus dan nog steeds onder My Courses staan (met achter de cursus de tekst ‘unavailable’). Als een student per ongeluk staat ingeschreven in een cursus en deze inschrijving is handmatig in Blackboard gedaan, dan kunt u de inschrijving ongedaan maken via: BMS > List/Modify Courses > [Zoek] > Manage-knop bij de juiste Course > Enrollments > Search > Vink de juiste persoon aan > Unenroll.

© UC-IT

november 2008 20


Let op: alle cijfers en bijdrages van de student worden dan ook verwijderd en u kunt deze actie niet meer ongedaan maken. Wij adviseren u dan ook om heel voorzichtig om te gaan met het gebruik van ‘unenroll’ in het BMS! Het beste is om in het BMS altijd “unavailable” te gebruiken in plaats van “unenroll”. Mocht een student per ongeluk foutief via de automatische koppelingen zijn ingeschreven in ISIS, dan is het noodzakelijk deze aanmelding in ISIS of TIS ongedaan te maken. Als het niet in ISIS of TIS ongedaan wordt gemaakt, komt de inschrijving de volgende nacht opnieuw binnen in Blackboard. Studenten vinden het vaak onhandig dat alle cursussen in hun “My Courses” lijst staan (ook de oude cursussen) en dat die lijst dan te lang en onoverzichtelijk wordt. Wij adviseren de volgende informatie aan de studenten te geven (dit kan ook voor u handig zijn!): Het lijstje "My Courses" overzichtelijker maken Met deze functie kunt u ervoor kiezen om één of meerdere cursussen op uw persoonlijke startpagina ‘onzichtbaar' te maken. Dit kan u bijvoorbeeld doen als u een cursus heeft afgerond. • Ga naar het kleine ‘potloodje' in de balk van My courses op je persoonlijke startpagina. Alle cursussen, waarvoor u bent ingeschreven zijn nu zichtbaar en in de kolom ‘show course' is alles aangevinkt. • Verwijder de vinkjes van de cursussen die u onzichtbaar wil maken, door erop te klikken. • Klik op [submit]. De lijst onder My courses wordt hierdoor overzichtelijker. Op dezelfde manier kan iedere gebruiker instellen welke informatie hij of zij van de cursussen in het lijstje wil zien. Wanneer u bijvoorbeeld niet de course-ID’s wilt zien, die nu standaard wel getoond worden, dan kunt u dat veranderen door één keer op het potloodje te drukken. Wanneer u niets verandert aan het scherm dat u dan ziet en meteen op submit drukt, dan zijn de course-ID’s weggehaald. 4.11 Aanmaken oefencursus Oefencursussen voor docenten worden volgens een vast formaat ingevoerd (zie bijlage 1. Formaat Course-ID). Zo zijn ze altijd herkenbaar. Oefencursussen worden altijd in het BMS aangemaakt. Voor course-ID’s van oefencursussen gelden de volgende regels: Veld Course Name Course ID

Waarde ‘Oefencursus’, voornaam, achternaam (met spaties ertussen) faculteitscode 12, “EDU”<Username>, 9999, 1 (met underscores ertussen; in hoofdletters)

Voorbeeld Oefencursus Jan Bakker FPP_EDUJBR200_9999_1

9999 is een indicator dat de duration van de course “continuous” is. Kies dus bij “Academic Year” voor de optie “continuous”. 12

De faculteitscodes staan in bijlage 2.

© UC-IT

november 2008 21


Instructor User Name

© UC-IT

de inlognaam van de docent

jbr200

november 2008 22

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners 5 5.1

Organizations Inleiding

In het System Admin Panel vindt U onder Blackboard Community System – Organizations de organizations oftewel communities. Organizations hebben in principe dezelfde functionaliteit als cursussen. Wel kan er voor organizations een specifieke default-instelling voor een nieuwe organization gekozen worden en is het daarnaast mogelijk de beschikbaarheid van de verschillende tools op systeemniveau anders in te richten. Een schijnbaar verschil is dat organizations “leaders” kent in plaats van “instructors”, “assistants” in plaats van “teaching assistants”, “organization builders” in plaats van “course builders” en “participants” in plaats van “students”. De rechten van elk van organization rollen zijn echter exact gelijk aan de rechten van de corresponderende cursusrollen. Het basisverschil tussen een organization en een cursus in Blackboard op de VU is niet gelegen in een verschil in functionaliteit, maar in een verschil in de relatie tussen de deelnemers onderling. In een cursus is deze relatie in principe gebaseerd op ongelijkheid: een docent of begeleider speelt een andere rol met andere rechten dan de studenten, die begeleid en beoordeeld worden door de docent. In een organization wisselen gelijken informatie en kennis onderling uit. Elk van de deelnemers is heeft gelijke rechten tot het plaatsen of beoordelen van informatie en tot het gebruiken van de geplaatste informatie. Als er verschillen zijn in rechten tussen de deelnemers dan zijn die verschillen terug te voeren op het delegeren van rechten van de ene deelnemer naar anderen, bijvoorbeeld ten behoeve van eenduidig beheer van de organization. Overigens kunnen gebruikers best verschillende organization roles in communities uitdelen, als dat passend is voor de samenwerking, bijvoorbeeld een leader, een paar assistants en een aantal participants. Cursusgroepen in ISIS kunnen leiden (indien gewenst) tot het aanmaken van organizations in Blackboard, waarbij iedere cursusgroep een aparte organization heeft. Alle studenten in de cursusgroep krijgen automatisch de rol “organization builder” en de werkgroepdocent wordt “leader” in de organization. Ook de coördinerend docent van het bijbehorende vak wordt automatisch “leader” in de organization van de cursusgroep. Wanneer men wel cursusgroepen in ISIS wil en wel de cursus door wil sturen naar Blackboard, maar geen organizations wil laten aanmaken in Blackboard voor de cursusgroepen, dan kan men het aanmaken van cursusgroepen verhinderen door in ISIS bij de cursusgroep in het veld “Info” de volgende tekst in te vullen: NB (hoofdletters dus). Deze code staat voor “Niet naar Blackboard” en wordt door de automatische koppelingen herkend. Wanneer deze code in dit veld ingevuld is bij een cursusgroep, dan zal er dus wel een cursus in Blackboard worden aangemaakt voor de overkoepelende cursusgebeurtenis, maar geen organization voor deze specifieke cursusgroep die bij die cursusgebeurtenis hoort. 5.2

Organizations nog niet via BMS

Organizations (communities) kunnen gebruikt worden ter ondersteuning van cursuswerkgroepen en voor kennisuitwisseling binnen cursusonafhankelijke (project-)groepen. In de huidige versie van het BMS (versie 1.5) zitten nog geen functionaliteiten voor organizations. Dit betekent dat alle beheerszaken rond organizations nog steeds via het System Admin Panel gedaan moeten worden. Hoe u deze zaken via het System Admin Panel regelt, is te lezen in de volgende paragraaf. Nu eerst nog even wat nadere toelichting op de doelen van communities/organizations: Organizations kunnen gebruikt worden ter ondersteuning van: 1. Cursuswerkgroepen Cursuswerkgroepen kunnen ter ondersteuning van samenwerkend leren in plaats van

© UC-IT

november 2008 23

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners een groepruimte binnen een cursus, een organization krijgen. Hierdoor hebben zij meer faciliteiten, met name om samen te werken aan bestanden. In zo’n organization is de verantwoordelijke docent de ‘leader’ en zijn de deelnemende studenten ‘organization builder’. In het organization deel binnen BB Learning System hebben de studenten dan alle organization tools zoals forum, collaboration, e-mail en dergelijke ter beschikking. In het Bb Content System hebben de werkgroepstudenten dan een map om samen aan bestanden te werken met mogelijkheden zoals bijvoorbeeld bewerken van bestanden direct in Blackboard, uploaden en downloaden van meerdere mappen en bestanden tegelijkertijd, nieuwe mappen aanmaken, versiebeheer en vergrendeling tegen gelijktijdige bewerking. Het formaat van de Organization ID is gelijk aan dat van de basiscursus, maar dan met toevoeging van de werkgroepcode bijvoorbeeld: FPP_811001_2008_1_G1. (zie bijlage 1, Formaat Course en organization ID’ ) 2. Kennisuitwisseling binnen cursusonafhankelijke (project-)groepen Het enige verschil met cursuswerkgroepen is dat deze groepen geen relatie hebben met een al dan niet jaargebonden cursus. Het formaat van de Organization ID is gelijk aan __<jaarcode>_, bijvoorbeeld FPP_DOCENT_9999_1. (zie bijlage 1, Formaat Course en organization ID’ ) 5.3

Automatisch aanmaken van cursuswerkgroepen vanuit de koppelingen

Cursusgebeurtenissen en cursusgroepen kunnen uit ISIS automatisch doorgegeven worden aan Blackboard, nadat daar door het zetten van een vinkje in ISIS toestemming voor gegeven is. Dit geldt ook voor de studenten die zich via TIS voor die cursusgebeurtenissen en cursusgroepen hebben ingeschreven (de kandidaten). De wijze waarop in ISIS nieuwe cursusgebeurtenissen en cursusgroepen worden aangemaakt heeft dus gevolgen voor de wijze waarop deze gegevens in Blackboard zichtbaar worden en dus voor de manier waarop Blackboard in het onderwijs gebruikt kan worden. In onderstaand schema wordt aangegeven hoe cursussen en cursusgroepen in ISIS en Blackboard met elkaar samenhangen.

Toelichting op het schema: 1. Als in ISIS een nieuwe cursusgebeurtenis wordt ingevoerd, wordt - nadat daar toestemming voor is gegeven door middel van het aanzetten van een vinkje - ’s nachts in Blackboard automatisch een nieuwe course aangemaakt. Die course is de volgende dag in Blackboard beschikbaar.

© UC-IT

november 2008 24

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Een course is een website waarop de docent cursusmateriaal en informatie kan zetten die van belang is voor zijn of haar studenten. Docenten kunnen ook interactieve onderdelen op de cursuswebsite plaatsen, zoals opdrachten en toetsen. Studenten kunnen in een course alleen inhoud plaatsen als de docent daar expliciet om gevraagd heeft, bijvoorbeeld bij het inleveren van een opdracht. 2. Als in ISIS bij de cursusgebeurtenis cursusgroepen worden ingevoerd, wordt - nadat daar toestemming voor is gegeven door middel van het aanzetten van hetzelfde vinkje als onder punt 1 - ’s nachts in Blackboard voor elke cursusgroep automatisch een nieuwe organization aangemaakt. Deze organizations zijn de volgende dag in Blackboard beschikbaar. Een organization is een website waarop een groep studenten samen kan werken aan een product (een digitale samenwerkingsruimte). Studenten kunnen in een organization bijvoorbeeld gezamenlijk werken aan documenten en van de chatmogelijkheden en discussion boards gebruik maken. Studenten kunnen zelf inhoud in de organization plaatsen. Ze zijn daarvoor niet afhankelijk van de docent. Cursusgebeurtenissen en cursusgroepen uit ISIS worden alleen aan Blackboard doorgegeven als in ISIS bij de betreffende cursusgebeurtenis het veld naast “Cursus naar Blackb.?” is aangevinkt. Dit vinkje houdt een toestemming in dat de gegevens naar Blackboard mogen worden doorgestuurd. Let op: het vinkje geldt niet alleen voor cursusgebeurtenissen, maar ook in één klap voor de bijbehorende cursusgroepen! Het gaat dus om het complete pakket. Wanneer men wel cursusgroepen in ISIS wil en wel de cursus door wil sturen naar Blackboard, maar geen organizations wil laten aanmaken in Blackboard voor de cursusgroepen, dan kan men het aanmaken van cursusgroepen verhinderen door in ISIS bij de cursusgroep in het veld “Info” de volgende tekst in te vullen: NB (hoofdletters dus). Deze code staat voor “Niet naar Blackboard” en wordt door de automatische koppelingen herkend. Wanneer deze code in dit veld ingevuld is bij een cursusgroep, dan zal er dus wel een cursus in Blackboard worden aangemaakt voor de overkoepelende cursusgebeurtenis, maar geen organization voor deze specifieke cursusgroep die bij die cursusgebeurtenis hoort. In Blackboard bestaat de mogelijkheid om in een course grouppages aan te maken. Deze grouppages hebben slechts een beperkte functionaliteit en geven studenten niet de gelegenheid om echt goed met elkaar samen te werken op een digitale manier. Zo kunnen studenten via de grouppages niet gezamenlijk aan documenten werken en kunnen ze geen gebruik maken van automatisch versiebeheer. Maar soms kan het toch handig zijn om grouppages te gebruiken, bijvoorbeeld als er een random groepsindeling gemaakt moet worden en het niet nodig is dat de studenten een digitale samenwerkingsruimte hebben.

Onderstaand schema verduidelijkt, hoe cursussen en groepen in ISIS moeten worden ingevoerd, zodat zij op de juiste wijze in Blackboard terecht komen. Hieronder een aantal voorbeelden. Nr. 1

Beoogd resultaat De docent geeft een cursus en heeft een cursuswebsite in Blackboard nodig. Er wordt niet gewerkt met groepen.

Acties Maak in ISIS een cursusgebeurtenis aan. Zet bij de cursusgebeurtenis een vinkje bij “Cursus naar Blackb.?”

Gevolgen De volgende dag is in Blackboard een course beschikbaar.

2

De docent geeft een cursus en heeft een cursuswebsite in Blackboard nodig. Er wordt gewerkt met groepen studenten, die samen aan een

Maak in ISIS een cursusgebeurtenis aan. Maak voor elke groep studenten een cursusgroep aan in ISIS. Zet bij de cursusgebeurtenis een

De volgende dag is in Blackboard de een course beschikbaar. Ook is er in Blackboard voor elke cursusgroep een eigen organization aangemaakt.

© UC-IT

november 2008 25

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Nr.

Beoogd resultaat product moeten werken.

Acties vinkje bij “Cursus naar Blackb.?”

Gevolgen

3

De docent geeft een cursus en heeft een cursuswebsite in Blackboard nodig. Er wordt gewerkt met groepen studenten, maar die hoeven niet samen aan een product te werken.

Maak in ISIS een cursusgebeurtenis aan. Zet bij de cursusgebeurtenis een vinkje bij “Cursus naar Blackb.?”

De volgende dag is in Blackboard een course beschikbaar.

Maak de volgende dag in de nieuwe Blackboard course via de Advanced Group Tool groepen aan.

De course in Blackboard heeft een groepsindeling, die door alle studenten ingezien kan worden.

4

De docent geeft meerdere cursussen aan dezelfde groep studenten, maar hij heeft slechts één cursuswebsite in Blackboard nodig.

Maak in ISIS voor elke cursus een cursusgebeurtenis aan. Zet bij één van deze cursusgebeurtenissen een vinkje bij “Cursus naar Blackb.?”

De volgende dag is in Blackboard één course beschikbaar.

5

De docent geeft een cursus en heeft een cursuswebsite in Blackboard nodig. Er wordt gewerkt met groepen studenten, die weer onderverdeeld zijn in subgroepen (teams) die samen aan een product moeten werken.

Maak in ISIS voor elke groep een cursusgebeurtenis aan. Maak bij de cursusgebeurtenissen voor elk team een cursusgroep aan. Zet bij alle cursusgebeurtenissen een vinkje bij “Cursus naar Blackb.?”

De volgende dag is in Blackboard voor elke groep een course beschikbaar. Ook is er in Blackboard voor elk team een eigen organization aangemaakt.

5.4

Organization ID en Naam

De Organization-ID van een organization die via de koppelingen in Blackboard is aangemaakt, is samengesteld uit de volgende velden: o o o o o

faculteitscode: de code van de faculteit; vakcode: de vakcode van de cursusgebeurtenis uit ISIS; studiejaar: het jaar van de cursusgebeurtenis uit ISIS; volgnummer: het nummer van de cursusgebeurtenis uit ISIS; groepscode: de code van de cursusgroep in ISIS.

Bijvoorbeeld: RCH_200208_2007_71_DD01. De naam van de organization wordt gelijk aan de naam van het vak in ISIS met daarachter “groep” plus het betreffende studiejaar en het volgnummer en de groepscode. Bijvoorbeeld: Europees recht IV (groep 2007-2008)_71_DD01. Het woord “groep” voor het studiejaar is een extra indicator dat het hier om een werkgroep (en dus een organization) gaat en niet om een course. De naam van de organization kan in Blackboard gewijzigd worden.

© UC-IT

november 2008 26

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Zie voor verdere details het document ‘Cursussen, groepen en inschrijvingen in ISIS en Blackboard’ dat beschikbaar is op de supportsite van Blackboard (kijk bij “Informatie voor Ondersteuners”). 5.5

Organization Templates

Een organization die via de koppeling wordt aangemaakt, krijgt de inhoud van de organization template van de faculteit. Het formaat van het ID van de organization template is: _template_wg bijvoorbeeld RCH_template_wg Ook voor organizations geldt dat niet alle instellingen van de koppelingen-template in de nieuwe organization wordt meegenomen. De gasttoegang, ‘organization duration’, ‘enrollment options’ en de beschikbaarheid (availability) worden niet meegenomen. De gasttoegang van een nieuwe organization staat altijd op “No” , de ‘organization duration’ op ‘Continuous’, de ‘enrollment options’ op ‘Leader led’ en de beschikbaarheid (availability) staat op “No”. Gebruikers die enrolled zijn in de organization template worden wel meegenomen in de nieuwe organization. Let er dus goed op welke gebruikers enrolled zijn in de organization template en in welke rol. Facultaire ondersteuners kunnen zichzelf bijvoorbeeld inschrijven als Leader of als Assistant in de organization template van hun faculteit. 5.6

Rollen van studenten in organizations

Om echt goed op een digitale manier te kunnen samenwerken in het onderwijs, is het noodzakelijk dat studenten documenten kunnen delen en gezamenlijk documenten kunnen beheren op een website waar alleen projectgenoten toegang hebben. Dit is precies wat mogelijk is in een organization in Blackboard, maar dan alleen wanneer de studenten de rol van Assistant of Organization Builder hebben in die organization. In die rol mogen ze bijvoorbeeld nieuwe mappen aanmaken en versies van documenten beheren die ze in het content system van Blackboard (het CS-DPF) hebben geplaatst. In de organizations die via de koppelingen worden aangemaakt, krijgen studenten om die reden automatisch de rol Organization Builder. Dit kan uiteraard wel worden aangepast wanneer een organization eenmaal bestaat in Blackboard. Als het niet nodig of niet wenselijk is dat de studenten zo veel rechten hebben in de organization, dan kan hun rol ook worden omgezet in de rol participant (deelnemer). Dit moet dan handmatig in Blackboard geregeld worden. Met de rol ‘participant’ hebben ze dezelfde mogelijkheden binnen een organization als studenten binnen een course hebben (geen toegang tot het control panel). Sinds het voorjaar van 2008 zitten de medewerkers van de VU met een gekoppeld VU-net-IDaccount in Blackboard. Hierdoor is een docent of student altijd te identificeren aan zijn of haar VU-net-ID en kan sindsdien ook automatisch een werkgroepdocent aan een organization worden gekoppeld. Wanneer er in ISIS cursusgroepen worden aangemaakt onder een cursugebeurtenis, dan worden voor die cursusgroepen automatisch de nacht daarop ‘organizations’ in Blackboard aangemaakt. Ook worden de in ISIS opgegeven werkgroepleiders in diezelfde nacht ‘leader’ gemaakt in de organization in Blackboard. Om ervoor te zorgen dat de coördinerende docent van het overkoepelende vak ook overzicht houdt over alles, wordt hij of zij ook automatisch ‘leader’ gemaakt in alle organizations die bij die course horen. Er kan in ISIS per cursusgroep slechts één werkgroepleider ingevuld worden. Wanneer er – afgezien van de coördinerend docent van het vak en de reeds in ISIS aangegeven werkgroepleider – nog meer werkgroepleiders bij de cursusgroep betrokken zijn, dan dient de facultaire Blackboardbeheerder handmatig de juiste username van die overige werkgroepdocenten bij de organization moeten inschrijven, indien dit gewenst is. Ook kan iemand die reeds leader is van een organization zelf andere docenten of werkgroepleiders enrollen in de Blackboard-organization en ze leaders maken van die organization. 5.7

Overige beheeractiviteiten rond organizations

© UC-IT

november 2008 27

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Alle in hoofdstuk 4 “Cursusbeheer” beschreven beheeractiviteiten voor een cursus kunnen ook worden uitgevoerd voor een organization. Alleen dient u (als Course Administrator) hiervoor gebruik te maken van het System Admin Panel, in plaats van van het BMS. In het System Admin Panel vindt u onder Help de Online Admin Manual, de Engelstalige handleiding voor Administrators. Hierin worden de mogelijkheden van het System Admin Panel besproken, waarbij dus ook de functies uit het blokje “Blackboard Community System - Organizations” uitgebreid aan bod komen. Daarbij gaat het dan om:

o o o o o o o o

Aanmaken nieuwe organization Docent of uzelf (tijdelijk) toevoegen aan de organization Beschikbaar maken van een organization Studenten toevoegen aan de organization Wijzigen organizationgegevens Kopiëren van een organization Verwijderen organization Verwijderen inschrijvingen (enrollments) uit een organization

Er zijn vier verschillen tussen cursusbeheer en organizationbeheer: o Bij het handmatig aanmaken van organizations kunnen geen templates worden toegepast. Bij de automatisch aangemaakte organizations wordt wel gebruik gemaakt van een template per faculteit (de koppelingen-werkgroeptemplate). o Het lijstje in de ‘MyOrganizations’-module kan niet overzichtelijker gemaakt worden, terwijl dat wel kan met het MyCourses-lijstje. o Er worden geen oefenorganizations aangemaakt. o Cursusbeheer gaat in het BMS en kent dus een afscheiding per faculteit. Organizationbeheer gaat via het System Admin Panel en kent geen afscheiding per faculteit. Let dus op dat u alleen beheerstaken uitvoert op de organizations van uw eigen faculteit of eenheid! Bij de overgang naar een nieuw studiejaar lijken de processen voor organizations sterk op de processen voor cursussen, zoals beschreven in hoofdstuk 7 ‘Overgang studiejaar’.

© UC-IT

november 2008 28


6

Gebruikersbeheer

In dit hoofdstuk kunt u lezen hoe u gebruikers (studenten en docenten) kunt invoeren, wijzigen en verwijderen in het BMS. U maakt hiervoor gebruik van het user management gedeelte van het BMS. U moet zijn ingelogd als Course Administrator. De richtlijnen uit dit document moeten nauwkeurig gevolgd worden, zodat er geen vervuiling van de database plaatsvindt. Hoe schoner de database des te efficiënter er door iedereen gewerkt kan worden! 6.1

Invoeren studenten en docenten

6.1.1 Invoeren VU-studenten en VU-docenten Het UC-IT zorgt voor de automatische invoer in BB van accounts voor de reguliere VUstudenten, d.w.z. studenten die in het centrale studentenadministratiesysteem zijn opgenomen en (dus) een VU-studentnummer en een VU-net-ID hebben. Via een koppeling tussen het centrale studentenadministratiesysteem (ISIS) en Blackboard worden deze studentenacounts automatisch in Blackboard ingevoerd. Ook de invoer van reguliere VU-medewerkers (d.w.z. medewerkers van de VU die geregistreerd zijn in de bronsystemen SAP en/of VIP en die dus over een VU-net-ID beschikken) wordt op automatische wijze door het UC-IT geregeld. Er zijn echter wel een paar diensten en afdelingen binnen de VU die niet meegenomen worden met deze koppeling (o.a. Bestuursstaf en Energiecentrum). Bij reguliere VU-studenten en bij reguliere VU-medewerkers is de Username (=inlognaam) gelijk aan het VU-net-ID. Het password is gelijk aan het bij de VU-net-ID behorende wachtwoord. Het wachtwoord kan door de studenten/medewerkers zelf gewijzigd worden via TOP (https://top.vu.nl). Het wijzigen van het wachtwoord in Blackboard heeft geen effect, want het wachtwoord is overstijgend over alle VU-applicaties die de studenten gebruiken. Wanneer een reguliere medewerker zijn of haar wachtwoord van het VU-net-ID niet meer weet, kunt u het beste verwijzen naar de informatie over het VU-net-ID op intranet (kijk onder het kopje “Informatietechnologie”). Daar is te vinden wat een medewerker moet doen als hij zijn wachtwoord van het VU-net-ID kwijt is en/of als hij niet weet wat zijn VU-net-ID is. Wanneer een reguliere student zijn of haar wachtwoord van het VU-net-ID niet meer weet, kunt u het beste verwijzen naar de informatie over het VU-net-ID op www.digidesk.vu.nl. Daar is te vinden wat een student moet doen als hij zijn wachtwoord van het VU-net-ID kwijt is en/of als hij niet weet wat zijn VU-net-ID is. 6.1.2 Invoeren gaststudenten en gastdocenten via het BMS Studenten en medewerkers/docenten die geen VU-net-ID hebben of zullen krijgen (bijvoorbeeld aanschuifstudenten, deelnemers aan een summercourse, verzorgers van gastcolleges of visiting researchers), worden in Blackboard gezien als “gaststudenten” resp. “gastdocenten”. Voor deze studenten/docenten dient u als facultaire beheerder zelf een account in Blackboard aan te maken. Voor het invoeren van gaststudenten en/of gastdocenten heeft u de volgende gegevens nodig: - initialen - tussenvoegsels - achternaam (bij getrouwde vrouwen de meisjesnaam) - voornaam - e-mail adres

© UC-IT

november 2008 29

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners -

wie de contactpersoon (reguliere medewerker) aan de VU is voor deze gaststudent of gastdocent en wat de username in Blackboard is van deze contactpersoon

Bij gaststudenten en gastdocenten is de Username (=inlognaam) gelijk aan de combinatie initialen, tussenvoegsel en achternaam. Het password kunt u zelf instellen. U kunt ervoor kiezen dit initieel gelijk te laten zijn aan de Username. Druk de student of docent in kwestie op het hart dat hij of zij het wachtwoord z.s.m. (liefst meteen bij de eerste keer inloggen) wijzigt, want het is niet bepaald veilig wanneer het wachtwoord zo makkelijk te raden is! Voor het invoeren van gastaccounts dient u te zijn ingelogd als Course Administrator. U gebruikt de volgende functie van het BMS: • Create User. Bij het invullen van de velden gelden de volgende regels: Veld First Name Middlename Lastname

Email Username

Contact Person

Owner Expiration

Password (2x)

Waarde gaststudenten voornaam of voorletters (gescheiden door een punt) tussenvoegsels (met spaties ertussen) achternaam (bij getrouwde vrouwen de meisjesnaam; zonder tussenvoegsels; beginnend met een hoofdletter, verder met kleine letters) bestaand e-mail adres initialen, tussenvoegsels, achternaam (bij getrouwde vrouwen de meisjesnaam; aan elkaar, dus geen spaties en geen punten ertussen; zonder apostrofs; in kleine letters) Username van de persoon (docent bij de VU) die als contactpersoon geldt voor deze gebruiker. Vul dit veld in principe altijd in! De owner van het account is altijd uw eigen faculteit Vul hier in tot wanneer dit account geldig is. Kies bij voorkeur niet voor “Never”, maar hanteer wel ruime marges. wachtwoord (gelijk aan de Username)

Voorbeeld Anne of A.M. in ‘t Veld

[email protected] amintveld

jbr200

ACTA Formaat = dd/mm/yyyy, bijv. 29/10/2008

amintveld

First Name, Last Name, Email, Username en Password zijn verplichte velden. De Portal Role (ook wel Institution Role genoemd) wordt bij de VU (nog) niet intensief gebruikt. U dient in het BMS gaststudenten altijd de portal role ‘Student’ te geven en gastdocenten altijd de portal role ‘Staff’. Als bij het invoeren van een nieuwe gaststudent (bv. pjansen) blijkt dat de inlognaam al in Blackboard bestaat, zet dan een cijfer achter de username (bv. pjansen1). Het is ook mogelijk om een hele groep gaststudenten en/of gastdocenten tegelijk in te voeren via een batch upload. Hiervoor gebruikt u de functie “Batch create users” in het BMS. In bijlage 5. Batch upload studenten en bijlage 6. Batch upload docenten kunt u lezen hoe het bestand met gaststudenten/gastdocenten er precies uit moet zien.

© UC-IT

november 2008 30


6.2

Wijzigen gebruikersgegevens

Nadat de gebruikersgegevens zijn ingevoerd, kunnen de gegevens eventueel gewijzigd worden. De gebruikers zelf kunnen alleen hun voornaam veranderen via My Blackboard > Personal Information. Indien andere gebruikersgegevens veranderd moeten worden, dan is de methode daarvoor afhankelijk van het soort account: •

Voor gebruikers die aangemaakt zijn via de automatische koppeling met ISIS (reguliere studenten) moet het wijzigen van gebruikersgegevens gebeuren in het bronsysteem ISIS. Door het automatisch aanmaken van een account voor deze gebruikers worden namelijk de gebruikersgegevens (bv. het e-mailadres) elke nacht opnieuw overschreven. Een verandering in Blackboard heeft dus alleen voor de duur van die dag effect. Let op: een wijziging in ISIS heeft pas de volgende dag effect in Blackboard.

•

Voor gebruikers die aangemaakt zijn via de automatische koppeling met SAP of VIP (reguliere medewerkers) moet het wijzigen van gebruikersgegevens gebeuren in het bronsysteem SAP of VIP. Door het automatisch aanmaken van een account voor deze gebruikers worden namelijk de gebruikersgegevens (bv. het e-mailadres) elke nacht opnieuw overschreven. Een verandering in Blackboard heeft dus alleen voor de duur van die dag effect. Let op: een wijziging in SAP of VIP heeft pas de volgende dag effect in Blackboard.

•

Voor alle gebruikers die niet zijn aangemaakt door een automatische koppeling (gaststudenten en gastdocenten) zijn de facultaire ondersteuners de enigen die de gebruikersgegevens kunnen veranderen. De gegevens zijn handmatig ingevoerd door de facultaire ondersteuners in Blackboard en kunnen dus direct in Blackboard worden aangepast.

Bij de invoering van het BMS zijn er twee paden ontstaan voor het aanpassen van gebruikersgegevens van gaststudenten en gastdocenten: 1. Gebruikers die al handmatig ingevoerd waren in Blackboard vóór de invoering van het BMS kunnen niet met het BMS beheerd worden. Om gegevens van deze gebruikers te wijzigen, moet u gebruik maken van de optie “List/Modify users” in het System Admin Panel. 2. Gebruikers die na de invoering van het BMS via het BMS zijn aangemaakt, kunnen en moeten wel via het BMS worden veranderd. Gebruik hiervoor de “List/Modify users” functie in het BMS. De Username kan nooit gewijzigd worden. 6.3

Verwijderen gebruikers

Wij adviseren u om gebruikers niet uit Blackboard te verwijderen. De gebruiker wordt dan namelijk ook verwijderd uit alle cursussen waarvoor hij was ingeschreven. Daarbij gaan ook individuele bijdragen van de gebruiker verloren, zoals bijvoorbeeld de ingeleverde opdrachten en de cijfers in het Gradebook. Deze actie kan niet meer ongedaan worden gemaakt. Wij adviseren u om gebruikers, die door de koppelingen zijn aangemaakt, niet met de hand te verwijderen. Deze gebruikers worden beheerd door de koppelingen en zullen automatisch opnieuw aangemaakt worden.

© UC-IT

november 2008 31


Vaak is het voldoende om een gebruiker ‘unavailable’ (niet beschikbaar) te maken. Dan kan hij of zij niet meer inloggen in Blackboard. U kunt een gebruiker ‘unavailable’ maken via het wijzigen van gebruikersgegevens (zie paragraaf 5.3. wijzigen gebruikersgegevens). 6.4

Invoeren testgebruikers

Testgebruikers worden volgens een vast formaat ingevoerd (zie bijlage 3. Formaat Username). Zo zijn ze altijd herkenbaar. Voor testgebruikers gelden de volgende regels: Veld First Name Middlename Lastname Email Studentid Username Password (2x)

© UC-IT

Waarde testgebruikers Voorbeeld Usernn (waarbij nn een User10 waarde heeft tussen 01 en 99) leeg Test Test [email protected] [email protected] leeg testusernn testuser10 test test

november 2008 32


7

Overgang studiejaar

Dit hoofdstuk beschrijft de activiteiten in Blackboard moeten worden uitgevoerd bij de overgang naar een nieuw studiejaar: - er moeten nieuwe cursussen worden aangemaakt; - de docenten moeten aan deze cursussen worden toegevoegd; - de cursussen van het ‘oude’ studiejaar moeten uit de Course Catalog verwijderd worden of onder een andere subcategorie gezet worden; - de cursussen van het ‘nieuwe’ studiejaar moeten in de Course Catalog geplaatst worden. Aanmaken van nieuwe cursussen gebeurt meestal via de automatische koppeling met ISIS en anders kunt u gebruik maken van Batch Create Courses in het BMS of van Batch Copy Courses in het BMS. Er zijn in totaal vijf verschillende manieren om nieuwe courses voor het nieuwe studiejaar aan te maken: 1. Automatisch aanmaken van nieuwe (lege) cursussen conform template Bij een cursusgebeurtenis in ISIS (vak in een bepaald studiejaar) wordt de checkbox ‘Cursusgebeurtenis naar Blackboard’ aangevinkt. Vervolgens gebruikt het automatische proces de facultaire koppelingen-template (bijv. FALW_template) om de cursussen voor die faculteit automatisch aan te maken. Dit levert nieuwe, lege cursussen op, die docenten vervolgens handmatig kunnen gaan inrichten. 2. Aanmaken nieuwe cursussen, compleet leeg, met een batch-lijst Actie: Batch create courses Wanneer u nieuwe, compleet lege, cursussen wilt aanmaken met behulp van een batchlijst, dan dient u gebruik te maken van de optie “Batch Create Courses” in het BMS. Hiervoor maakt u een batch-file aan met de volgende categorieën (met sterretjes en vetgedrukt staan de verplichte velden aangegeven): Course ID (*), Course Sequence Number (*), Course Name (*), Course Description, Academic Year (*), Semester, Faculty (*), Department, Catalog Category, Course Template ID, Staff1 (*), Role1 (*), Staff2, Role2, Staff3, Role3 Hierbij kunt u gebruik maken van een BMS-template. Dan moet u een Template-ID meegeven in de batch-lijst. 3. Aanmaken nw. cursus + kopiëren delen van oude inhouden door de docenten Actie: Batch create courses of automatische aanmaak vanuit ISIS Nadat u nieuwe lege courses heeft gecreëerd met behulp van Batch Create Courses en/of via de koppelingen, kunt u docenten koppelen aan de courses en aan de docenten vragen de course van inhoud te voorzien op basis van de materialen van vorig jaar. De docent kan dan zelf (een deel van) de cursusinhoud van een oude cursus overzetten naar de nieuwe cursus, door gebruik te maken van de “Copy Course Materials into Existing Course” in het Control Panel van de broncursus. De docent moet dan wel in beide cursussen als instructor enrolled zijn (onder dezelfde username). Zie ‘Bb docentenhandleiding’, paragraaf 6.4. 4. Aanmaken nieuwe cursus d.m.v. een complete kopie v.e. bestaande cursus Actie: Batch Copy Courses in het BMS Æ variant batch-copy-courses-into-new-course Als bij uw faculteit geen gebruik gemaakt wordt van de automatische aanmaak van courses via de koppelingen met ISIS, dan is het handig voor u om gebruik te maken van de optie Batch Copy Courses into New Course van het BMS. Deze functie maakt nieuwe cursussen aan door complete kopieën te maken van reeds bestaande cursussen. Ook

© UC-IT

november 2008 33

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners gebruikers (enrollments) kunnen desgewenst meegenomen worden. Resultaten van de gebruikers (Gradebookcijfers e.d.) worden echter niet meegenomen in de kopieerslag. 5. Aanmaken nieuwe cursus m.b.v. batch-copy-course-mat.-into-existing-course Actie: Batch create courses of automatische aanmaak vanuit ISIS, gevolgd door Batch Copy Course Materials into Existing Course. Als uw faculteit wel gebruik maakt van het automatisch aanmaken van lege courses via de koppelingen met ISIS, dan is het handig voor u om gebruik te maken van de optie Batch Copy Courses into Existing Course van het BMS. Deze functie kopieert de integrale inhoud (of indien gewenst een deel van de inhoud) van een bestaande cursus in een reeds aangemaakte, lege cursus. 7.1

Batch Create Courses - bijzonderheden

Aandachtspunten bij het aanmaken van de batch-file met nieuwe cursussen zijn: - Let op dat u bij het Academic Year van de nieuwe cursus het jaartal van het nieuwe studiejaar invult. - Vergeet niet om in de Course Name van de cursus het studiejaar op te nemen 13. - Cursussen, die via de automatische koppeling worden aangemaakt, zijn niet beschikbaar (not available), hebben een continue cursusduur, staan open voor gasten, staan dicht voor inschrijving door studenten en zijn niet gecategoriseerd. - Cursussen die via batch create courses nieuw worden aangemaakt zijn niet beschikbaar (not available), staan open voor gasten, staan dicht voor inschrijving door studenten en kunnen wel direct via de batch worden gecategoriseerd. Wanneer er een BMS-template wordt opgegeven in de batch, dan zullen alle instellingen van die BMS-template worden overgenomen. Dit is dus heel handig wanneer u bijvoorbeeld altijd de gasttoegang uit wilt hebben. - Let op dat er voor en achter de cursusgegevens geen spatie staat. 7.2

Batch Copy Courses - bijzonderheden

Met de komst van het BMS is ook de functionaliteit Batch Copy Courses beschikbaar gekomen. De Faculty Admin kan kiezen voor “Batch Copy Course Materials into New Courses” of voor “Batch Copy Course Materials into Existing Courses”. Aandachtspunten bij het kopiëren van cursussen zijn: - Let op dat u bij Academic Year het jaartal van de target-course opgeeft. - Zet ook in de Course Name het studiejaar 14. - Check na het kopiëren de instellingen (settings) van de cursussen, zoals de beschikbaarheid voor studenten, de mogelijkheid voor studenten om zichzelf in te schrijven, de toegang voor gasten en de categorisering. Het op de juiste manier samenstellen van het batchbestand voor “Batch Copy Courses” komt heel precies en kan in het begin lastig zijn. In Bijlage 9 is terug te vinden hoe de batchfile voor Batch Copy Courses er precies uit moet zien. 7.3

Cursussen hergebruiken: pas op!

Sommige docenten zullen het omslachtig vinden om elk jaar een nieuwe cursus te krijgen. Zij willen liever hun oude cursus hergebruiken door al het oude materiaal eruit te verwijderen en daarna het nieuwe materiaal toe te voegen. Als zij dat ook daadwerkelijk doen, blijft de oude cursus niet bewaard en heeft de nieuwe cursus een verkeerd Course ID. Houdt daarom goed in de gaten of docenten zich wel 13

Bijvoorbeeld: Inleiding Neurofysiologie (2008-2009)

14

Bijvoorbeeld: Inleiding Neurofysiologie (2008-2009).

© UC-IT

november 2008 34

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners houden aan de afspraken. U kunt ook nieuwe lege cursussen aanmaken via Create Course (zie paragraaf 4.1. Aanmaken nieuwe cursus). Dan moet u de cursussen zelf stuk voor stuk invoeren. Binnen Blackboard is het ook mogelijk om docenten zelf de cursusinhouden te laten kopiëren. Dit heeft als voordeel dat de nieuwe cursussen leeg aangemaakt kunnen worden en dat de docent zelf kan beslissen welke onderdelen wel en welke niet overgezet hoeven te worden. De docent voert de kopieeractie uit vanuit de broncursus. Hij moet wel in beide cursussen minimaal als instructor enrolled zijn met dezelfde username, anders kan hij deze taak niet uitvoeren. Zie ‘Bb docentenhandleiding’, paragraaf 6.4. 7.3.1 Docenten toevoegen aan nieuwe cursussen Nadat de cursussen voor het nieuwe studiejaar zijn aangemaakt, moeten de betreffende docenten aan de nieuwe cursussen worden toegevoegd. Sinds het voorjaar van 2008 is het mogelijk om in ISIS per cursusgebeurtenis een coördinerend docent in te vullen (met een VUnet-ID-code). Wanneer dit is gedaan en wanneer het vinkje “Cursus naar Blackb.” aan staat bij die cursusgebeurtenis, dan zal er in Blackboard een course aangemaakt worden waarin de coördinerend docent reeds als instructor in enrolled is. Wanneer geen gebruik wordt gemaakt van deze docentenkoppeling of wanneer er meer dan één docent bij een vak betrokken is, zal het nodig zijn handmatig in Blackboard de juiste docent(-en) in de juiste courses te enrollen. Check eerst of de docenten al een inlognaam voor Blackboard hebben. Wanneer de docent in kwestie nog geen account in Blackboard heeft, dan is het raadzaam na te gaan of deze docent wellicht niet aan de VU verbonden is en daarom een gastaccount nodig heeft. In het vorige hoofdstuk is beschreven hoe u een gastaccount voor een gastdocent aanmaakt in Blackboard zelf. Let op dat u docenten die al een inlognaam hebben niet per ongeluk voor de tweede keer invoert 15, want dan kunnen de docenten hun nieuwe cursussen niet vinden en raakt de database vervuild! Voor het toevoegen van docenten aan de cursussen kunt u gebruik maken van een batch upload van inschrijvingen (Batch enroll users in het BMS, zie bijlage 7. Batch upload inschrijvingen). Als het slechts om een paar enrollments gaat, dan kunt u dit ook stuk voor stuk doen via de [+Enroll]-functie in het BMS. Dit gaat als volgt: [BMS] > [List/Modify Courses] > Vul (een deel van) het course-id in en druk op [Search] > Klik op de [Manage] knop achter de juiste cursus > [Enrollments] > [+Enroll]. Nu kunt u de persoon gaan enrollen. Let op dat u daarbij de volgende drie stappen uitvoert: (1) Username opzoeken via Browse (of direct de username intypen) en op de [Add] knop drukken. (2) Onder kopje 2 de rol van de persoon in de cursus aanpassen (staat standaard op “Instructor”!). (3) Rechts onderaan op de “submit”-knop drukken. Pas als u op deze knop heeft gedrukt, is de betreffende persoon echt enrolled in de cursus. 7.3.2 Oude cursussen verwijderen uit de Course Catalog Alle cursussen van het oude studiejaar moeten uit de Course Catalog worden verwijderd (gedecatalogiseerd). Eventueel kunnen de cursussen in een andere subcategorie van de Course Catalog worden geplaatst.

15 Bijvoorbeeld als de docent al eerder een foutieve inlognaam heeft gekregen

© UC-IT

november 2008 35

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Als de cursussen uit de Course Catalog verwijderd moeten worden, betekent dit dat bij elke cursus de (sub-)categorie moet worden weggehaald (zie paragraaf 4.6. Wijzigen cursusgegevens). Daarna kunnen de cursussen (via My Courses) alleen nog maar worden benaderd door de betreffende docenten en de reeds ingeschreven studenten. Een snelle manier om de cursussen te decatalogiseren is om de betreffende (sub-)categorie in zijn geheel te verwijderen via het BMS. Dan worden alle cursussen die aan die categorie hangen, automatisch gedecatelogiseerd. Ook het aanmaken van nieuwe subcategorieën binnen uw faculteit kunt u via het BMS zelf regelen. Als cursussen een andere plaats moeten krijgen in de Course Catalog moeten ze eerst gedecatalogiseerd worden. Daarna moeten ze stuk voor stuk aan de nieuwe (sub-)categorie worden toegevoegd. Nieuwe categorieën op het hoogste niveau mogen alleen door de centrale Blackboard helpdesk toegevoegd worden aan de Course Catalog. Facultaire beheerders zijn vanaf hun facultaire hoofdmap verantwoordelijk voor de verdere indeling in subcategorieën en voor het wijzigen van subcategorieën. Het decatalogiseren of verplaatsen van de cursussen kan het beste worden gedaan vóórdat de nieuwe cursussen worden gecatalogiseerd. Anders schrijven studenten zich misschien per ongeluk in bij cursussen van het oude studiejaar in, wanneer de self-enroll voor die vakken open staat. 7.3.3 Verwijderen oude cursussen De afspraak is dat alleen cursussen van het huidige en vorige studiejaar blijven bestaan in Blackboard, tenzij een docent een uitzondering vraagt (zie paragraaf 4.8. Verwijderen cursus). Voor cursussen met 9999 in het Course ID (niet-jaargebonden cursussen) geldt standaard een uitzondering. Kijk voor meer informatie in het opschoningsbeleid. Een beschrijving van dit beleid kan worden opgevraagd bij de centrale Blackboard helpdesk. Uiteraard is het een goed idee om facultair beleid te ontwikkelen voor het niet meer toegankelijk maken van de cursussen van het vorige studiejaar. U kunt bijvoorbeeld afspreken binnen uw faculteit alle cursussen van het afgelopen studiejaar rond 1 september op “unavailable” te zetten, zodat bijvoorbeeld uitwerkingen van vorig jaar niet kunnen worden geraadpleegd door de studenten van het nieuwe studiejaar. 7.3.4 Verwijderen gebruikers uit oude cursussen Docenten en studenten hoeven niet uit de oude cursussen verwijderd te worden (zie paragraaf 4.9. Verwijderen inschrijvingen). Toch zullen er docenten en studenten zijn die liever niet meer aan een cursus gekoppeld zijn (bijvoorbeeld omdat de lijst onder My Courses te groot wordt). Het is handig wanneer de studenten weten hoe ze die lijst kunnen aanpassen (zie paragraaf 4.9. Verwijderen inschrijvingen).

© UC-IT

november 2008 36


8

Blackboard-beheer op facultair niveau

Dankzij de invoering van het BMS kunnen meer taken op facultair niveau gedaan worden dan eerder het geval was. In principe krijgen alle personen die een cc-account bezitten de privileges van een Faculty Admin in het BMS. Dit gebeurt echter niet automatisch, maar moet door de functioneel beheerders van Blackboard in orde gemaakt worden. Meld het dus bij hen als er personen op uw faculteit zijn die wel beschikken over een cc-account, maar die nog niet bij het BMS kunnen of die binnen het BMS niet bij de juiste faculteit kunnen. 8.1

De Blackboard contactpersoon

Bij elke faculteit die van de centrale Blackboard server van de VU gebruik maakt, is een Blackboard contactpersoon aangesteld. De Blackboard contactpersoon coördineert de facultaire Blackboard beheeractiviteiten en is (eind-)verantwoordelijk voor het facultaire beheer van Blackboard. Bij een aantal faculteiten zorgt de Blackboard contactpersoon zelf voor het cursus- en gebruikersbeheer en/of de gebruikersondersteuning. Bij andere faculteiten heeft de Blackboard contactpersoon deze taak overgedragen aan de medewerkers van het onderwijssecretariaat en/of de facultaire ICT-helpdesk. Verder onderhoudt de Blackboard contactpersoon contacten met het Onderwijscentrum VU, met de functioneel beheerders van Blackboard en met de andere faculteiten. Wanneer er mutaties zijn, bijvoorbeeld wanneer personen een cc-account nodig hebben of wanneer er juist personen vertrekken uit hun functie waardoor ze hun cc-account niet meer nodig hebben, dan is het aan de Blackboard contactpersoon om de functioneel beheerders van Blackboard hiervan op de hoogte te stellen. De functioneel beheerders zullen ook de registratie van “Faculty admins” in het BMS hierop aanpassen. 8.2

Cursus facultair beheer

De functioneel beheerders van Blackboard geven cursussen voor de facultaire ondersteuners, zowel voor de facultaire medewerkers die zorgen voor het cursus- en gebruikersbeheer als voor (beoogde) Blackboard contactpersonen. In een dergelijke cursus komen zowel het BMS als het System Admin Panel aan bod. Meer informatie over deze cursussen is op te vragen bij de functioneel beheerders van Blackboard via [email protected]. Op verzoek van facultaire Blackboard beheerders kunnen de functioneel beheerders van Blackboard ook cursussen organiseren in het gebruik van het BMS voor medewerkers die al bekend zijn met het System Admin Panel. Deze cursussen worden echter alleen georganiseerd bij voldoende belangstelling.

© UC-IT

november 2008 37

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners 9 9.1

Ondersteuning van docenten en studenten door facultaire beheerders Soort vragen

Blackboard is een gebruikersvriendelijk systeem. Toch zullen docenten en studenten bij het gebruik van Blackboard op problemen stuiten, bijvoorbeeld bij: -

het het het het het

inloggen (bv. wachtwoordproblemen) openstellen van een cursus voor self enroll (docent) aanmaken van groepen studenten (docent) inschrijven van studenten op een cursus via de koppelingen of via self enroll (student) inleveren van een opdracht of het maken van een toets in Blackboard (student)

Op de Blackboard supportsite van de VU staat waar de studenten en docenten met vragen over Blackboard terecht kunnen. Dit is afhankelijk van de faculteit of eenheid. 9.2

Tijdsbesteding

Gemiddeld kost de Blackboard-ondersteuning op facultair niveau minimaal één dag per week (kleine faculteiten/eenheden) en maximaal drie dagen per week (grote faculteiten). Hierbij is de onderwijskundige ondersteuning van docenten (zoals bijvoorbeeld hoe maak ik een goede toets) niet inbegrepen. Ondersteuning is vooral nodig in het begin van de cursus (de eerste 2 à 3 weken). De studenten en docenten moeten dan vaak nog op weg worden geholpen. Daarna loopt het aantal vragen snel terug. De looptijd van de cursus heeft slechts een kleine invloed op de benodigde ondersteuning. De tijd die de ondersteuning kost, is wel afhankelijk van de wijze waarop Blackboard wordt ingezet. Hoe meer er gebruik wordt gemaakt van de diverse mogelijkheden die Blackboard biedt (discussielijst, groepsactiviteiten, opdrachten en toetsen), des te meer ondersteuning er nodig is. 9.3

De facultaire en centrale BB-helpdesk

De faculteiten zorgen in principe zelf voor de eerstelijns ondersteuning van de studenten en docenten. Vaak worden studenten en docenten verwezen naar de facultaire Blackboardcontactpersoon en/of naar andere facultaire Blackboard-beheerders. De meeste faculteiten maken hierbij ook gebruik van een facultair Blackboard-mailadres, bijv. [email protected]. Als de facultaire ondersteuner een vraag niet kan beantwoorden of een probleem niet kan oplossen, kan hij of zij contact opnemen met de centrale Blackboard helpdesk (via het webformulier https://www.fbdesk.vu.nl). De centrale Blackboard helpdesk zorgt voor de tweedelijns ondersteuning van de facultaire ondersteuners. De openingstijden van de centrale Blackboard helpdesk zijn: maandag t/m vrijdag van 9:00 uur tot 17:30 uur. Vooralsnog vindt er geen technische ondersteuning plaats buiten kantooruren. Dit betekent dat bij het uitvallen van Blackboard ‘s avonds en in het weekeinde geen acties worden ondernomen. De centrale Blackboard helpdesk beantwoordt geen onderwijskundige vragen van docenten, zoals bijvoorbeeld: hoe zet ik een discussielijst op? Docenten kunnen met onderwijskundige vragen terecht bij het Onderwijscentrum VU of bij de Blackboard contactpersoon (en/of de ICTO-contactpersoon) van de betreffende faculteit.

© UC-IT

november 2008 38


9.4

De Blackboard contactpersoon

Bij elke faculteit die van de centrale Blackboard server van de VU gebruik maakt, is een Blackboard contactpersoon aangesteld. De Blackboard contactpersoon coördineert de facultaire Blackboard beheers- en ondersteuningsactiviteiten en is (eind-)verantwoordelijk voor het facultaire beheer van Blackboard. Bij een aantal faculteiten zorgt de Blackboard contactpersoon zelf voor het cursus- en gebruikersbeheer en/of de gebruikersondersteuning. Bij andere faculteiten heeft de Blackboard contactpersoon deze taak overgedragen aan de medewerkers van het onderwijssecretariaat en/of de facultaire helpdesk. Verder onderhoudt de Blackboard contactpersoon contacten met de functioneel beheerders van Blackboard, met het Onderwijscentrum VU en met de BB-contactpersonen van andere faculteiten. 9.5

FAQs en handleidingen

Om ervoor te zorgen dat bij de centrale en facultaire Blackboard helpdesks niet steeds dezelfde vragen over Blackboard gesteld worden, hebben de functioneel beheerders van Blackboard een overzicht gemaakt met veelgestelde vragen en tips (oftewel FAQ’s) voor studenten en docenten. U kunt deze FAQ’s vinden op de Blackboard supportsite. Verder zijn er voor docenten en studenten handleidingen, die ook allemaal te vinden zijn op de Blackboard supportsite. Docenten kunnen gebruik maken van de beknopte Nederlandstalige docentenhandleiding (Gebruik van Blackboard 7.3) of van de beknopte Engelstalige handleiding voor docenten. Ook is er een uitgebreidere, Engelstalige handleiding die door de firma Blackboard zelf geschreven is. Deze laatste handleiding staat standaard in elke cursuswebsite, in het Control Panel onder Help. Verder is er voor de docenten de ‘Procedure Blackboard 7.3 voor Docenten’, waarin wordt beschreven hoe zij moeten handelen, wanneer er een nieuwe cursus moet worden aangemaakt, hoe de studenten toegang krijgen tot de cursus, enzovoort. Voor studenten is er de ‘Handleiding Blackboard 7.3 voor Studenten’. Hierin wordt beschreven hoe studenten kunnen inloggen op de Blackboard server, hoe ze zichzelf kunnen inschrijven voor een cursus, waar ze moeten zijn voor vragen, enzovoort. Studenten kunnen ook voor ondersteuning terecht bij de Digidesk van de VU (http://www.digidesk.vu.nl/). Hier staan o.a. veel FAQ’s die gerelateerd zijn aan Blackboard.

© UC-IT

november 2008 39


Bijlagen

© UC-IT

november 2008 40


BIJLAGE 1: Formaat Course en Organization-ID Het Course-ID / Organization-ID is het identificerende kenmerk van een cursus / organization. Het formaat van het Course-ID is afhankelijk van de categorie (zie schema). Het Course-ID mag alleen hoofdletters, cijfers en underscores bevatten. Hetzelfde geldt voor het Organization-ID. Categorie Formaat Reguliere cursussen, __<jaar>_ jaargebonden Reguliere cursussen, __9999_< niet jaargebonden volgnr> Oefencursussen, OND_EDU<Username>_9999_1 open aanbod van het onderwijscentrum Let op: geen underscore plaatsen tussen EDU en de username! Oefencursussen, faculteitsgebonden

Voorbeeld FPP_811001_2006_1 ACTA_DOCENT_9999_1 OND_EDUKKT400_9999_1

_EDU<Username>_99 FALW_EDUPKN250_9999_1 99_1 Let op: geen underscore tussen EDU en de username!

plaatsen

Demo-cursussen _DEMO<eigen THE_DEMOGRIEKS_9999_1 (d.w.z. cursussen om anderen omschrijving>_9999_1 te tonen hoe een Blackboard cursus eruit kan zien) Let op: geen underscore plaatsen tussen DEMO en de rest van de omschrijving! Testcursussen _TEST<eigen FALW_TESTBIOLOG_9999_1 (d.w.z. cursussen om even iets omschrijving>_9999_1 specifieks uit te proberen) Let op: geen underscore plaatsen tussen TEST en de rest van de omschrijving! Koppelingen-cursustemplates gedeeltelijk (d.w.z. een ingevulde cursus volgens een bepaald stramien of een bepaalde afspraak, die die kan dienen als basis voor de aanmaak van nieuwe cursussen via de koppelingen)

_template

RCH_template

Let op: de faculteitscode is hier in hoofdletters en het woord “template” staat in kleine letters. Deze templates kunt u aanmaken in het BMS, maar de Centrale Blackboard aangevraagd te worden! U reeds bestaande template wel zelf wijzigen.

niet zelf dienen bij Helpdesk kunt een overigens

_BMSTEMPLATE<doel BMS-Cursustemplates gedeeltelijk >_9999_1 (d.w.z. een ingevulde cursus volgens een bepaald stramien of een bepaalde afspraak, die die kan Let op: geen underscore plaatsen

© UC-IT

ACTA_BMSTEMPLATESTAGE_9 999_1

november 2008 41

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners dienen als basis voor de aanmaak van nieuwe cursussen via het BMS) Organization, in gebruik als jaargebonden cursusgroep Organization niet jaargebonden, niet cursusgebonden

tussen BMSTEMPLATE en de omschrijving van het doel! __<jaar>_ _<werkgroepcode> __9999_

FPP_811001_2008_1_GR1 FPP_DOCENT_9999_1

Toelichting: -

-

= de code van de faculteit die het vak geeft (zie bijlage 2. Faculteitscodes). Als een vak door studenten van meerdere faculteiten gevolgd wordt, neem dan de faculteitscode van de faculteit die het vak geeft. = de vakcode uit ISIS. Als het vak geen ISIS-code heeft, gebruik dan een eigen code (bijvoorbeeld AL001, waarbij AL staat voor algemeen). <jaar> = het kalenderjaar waarin het studiejaar begint (bijv. “2006” voor het studiejaar 2006-2007) = het volgnummer om het Course-ID uniek te maken als het vak meerder keren binnen een studiejaar gebruikt wordt. De cursus van het vak dat de eerste keer wordt gegeven krijgt volgnummer 1, de volgende cursus krijgt volgnummer 2, enzovoort. Het volgnummer kan ook gebruikt worden als een vak meerdere onderdelen heeft en voor elk onderdeel een aparte cursuswebsite moet worden aangemaakt. <werkgroepcode> = code in ISIS voor een bij een specifieke cursusgebeurtenis behorende werkgroep. Indien een werkgroep niet is geregistreerd in ISIS wordt hier een betekenisvolle code gegeven.

© UC-IT

november 2008 42


BIJLAGE 2: Faculteitscodes Elke organisatorische eenheid van de VU (zoals faculteit, instituut, dienst) heeft een eigen ‘faculteitscode’ van drie tot vijf letters. Regulier onderwijs Faculteit/Instituut Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen Faculteit der Bewegingswetenschappen Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde Faculteit der Exacte Wetenschappen Faculteit der Geneeskunde Faculteit der Godgeleerdheid Faculteit der Letteren Faculteit der Psychologie en Pedagodiek Faculteit der Rechtsgeleerdheid Faculteit der Sociale Wetenschappen Faculteit der Tandheelkunde/ACTA Faculteit der Wijsbegeerte Onderwijscentrum VU

Faculteitscode FALW FBW FEWEB FEW GNK THE LET FPP RCH FSW ACTA WYS OND

Niet-regulier onderwijs Faculteit/Instituut Amstel Academie VUmc Accountsopleiding, EDP-Audit en overig post-graduate onderwijs van FEWEB Azusa Theologische Hogeschool Blaise Pascal Instituut Centrum voor Internationale Samenwerking UC-IT Dienst Studentenzaken Europese Masteropleiding in Gerontologie (Eumag) (FSW) Huisartsopleiding VUmc PAO Rechtsgeleerdheid (Post-graduate onderwijs VULA) Universiteitsbibliotheek VU Verpleeghuisartsopleiding VUmc (GERION) Wijsbegeerte en spiritualiteit (niet-reguliere tak van WYS)

© UC-IT

Faculteitscode AAVUMC FEWEB AZUSA BPI CIS IT DSZ EUM HOVUMC PAO UBVU GER WES

november 2008 43


BIJLAGE 3: Formaat Username De Username (=inlognaam) is het identificerende kernmerk van een gebruiker. Het formaat van de Username is afhankelijk van het soort gebruiker: - de Username van gebruikers aangemaakt door de LDAP koppeling is gelijk aan het VUnet-id (momenteel zijn dit de reguliere studenten en de medewerkers van de VU). - de Username van gaststudenten en gastdocenten bestaat uit de combinatie van initialen, tussenvoegsels en achternaam. De Username bevat alleen kleine letters. Speciale tekens (zoals bv. ö) zijn niet toegestaan. Voor testgebruikers geldt een ander formaat. Zie hiervoor onderstaand overzicht. Gebruiker VU-studenten (d.w.z. studenten die in het studentenadministratiesysteem ISIS zijn opgenomen) Gaststudenten (d.w.z. de overige studenten, zoals bijvoorbeeld de studenten die deelnemen aan postdoctoraal onderwijs of contractonderwijs) VU-docenten Gastdocenten

Formaat VU-net-id

initialen, tussenvoegsels, achternaam getrouwde vrouwen de (bij aan meisjesnaam; kleine letters; elkaar, dus geen spaties en geen punten ertussen; zonder apostrofs; in kleine letters) VU-net-ID initialen, tussenvoegsels, achternaam getrouwde vrouwen de (bij aan meisjesnaam; kleine letters; elkaar, dus geen spaties en geen punten ertussen; zonder apostrofs; in kleine letters) Testgebruikers oefencursussen, demostudentn (waarbij n staat open aanbod voor een volgnummer) Testgebruikers oefencursussen, demostudentn faculteitsgebonden (waarbij n staat voor een volgnummer) Andere testgebruikers testusernn (waarbij nnn een waarde heeft tussen 01 en 99).

© UC-IT

Voorbeeld abk120

amintveld

jjn300 hphendriks

onddemostudent1 falwdemostudent1 fswtestuser20

november 2008 44


BIJLAGE 4: Batch upload cursussen of organizations (Batch Create Courses) Wilt u graag een batch upload doen van organizations (batch create organizations), neem dan contact op met de centrale Blackboard helpdesk en informeer naar de vorm die de batchfile moet hebben. Wanneer u de batchfile heeft samengesteld kunt u deze door de centrale Blackboard helpdesk laten inlezen in Blackboard. Voor organizations kan dit namelijk nog niet rechtstreeks in het BMS. Wilt u echter een batch upload van cursussen doen (batch create courses) dan kan dat wel rechtstreeks door uzelf afgehandeld worden in het BMS. U maakt hierbij gebruik van de functie “Batch Create Courses” in het BMS. Bij een batch upload van cursussen maakt u eerst een batch-bestand aan met per regel de gegevens van een course. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 cursussen zijn, moet het bestand worden opgesplitst in twee aparte bestanden. U kunt het batchbestand in het programma Notepad (Kladblok) aanmaken. Hoe u het batchbestand in Notepad aanmaakt, staat hieronder beschreven. Wilt u liever een batch-bestand in MS Excel aanmaken, dan kan dat ook. Verderop in deze bijlage wordt een stappenplan besproken dat u hiervoor kunt volgen. Batch-bestand voor Batch Create Courses in Notepad maken: aanwijzingen Het cursussen-batchbestand moet de volgende gegevens bevatten: Veld Course-ID

Course Sequence Number

Course Name

Course Description Academic Year

© UC-IT

Waarde Hier moet u alleen de vakcode opgeven. De overige elementen van het course-ID, zoals jaar, volgnummer en faculteit worden automatisch aan het course-ID geplakt wanneer de batchfile wordt uitgevoerd. Het gaat hier dus om de ISIS-code, een andere vakcode of een zelf verzonnen omschrijving (in hoofdletters!) Deze moet standaard door u op de waarde “1” gezet worden. Mocht hetzelfde vak meerdere keren in een collegejaar gegeven worden, dan kunt u het volgnummer uiteraard op laten lopen naar 2, 3 enz.. Course Name: de naam van het vak met daarachter het betreffende studiejaar (tussen haakjes)

Voorbeeld 812015 Of B11 Of STAGEJAAR3 1

Inleiding Neurofysiologie (2006-2007)

de omschrijving van het vak of het In dit vak wordt een doel van de organization inleiding gegeven in de Neurofysiologie Geef hier het academische jaar op 2007-2008 in de vorm yyyy-yyyy. In het

november 2008 45

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners course-id zal uiteindelijk alleen het Of eerste jaartal terugkomen. C Wanneer een course nietjaargebonden moet worden, dient hier een hoofdletter “C” ingevuld te worden. Dit komt dan automatisch als “9999” terug in het course-ID. Semester Faculty Department Catalog Category

Dit veld dient binnen de VU leeg te blijven! Hier vult u de faculteitscode in van uw faculteit Dit veld dient binnen de VU leeg te blijven! Hier vult u het ID in van de catalog category waar u het vak in wilt categoriseren. Wat het category ID is van de category is terug te lezen via Manage Catalog in het BMS. Het gaat om de waarde die tussen haakjes wordt vermeld.

Course Template Hier vult u het complete course-ID ID in (dus inclusief fac.code, jaartal en volgnummer) van de template course die u wilt gebruiken. Let op: dit moet een BMS-template zijn die ook echt in het BMS als BMS template bekend is (zie Manage Templates)! Staff1 Hier vult u de username van de eerste instructor van de course in Role1 Hier vult u de rol van de eerste instructor in binnen de course. Let op: Er gelden bijzondere codes: Instructor geeft u aan met “P” en Teaching Assistant geeft u aan met “T”. Staff2 Hier vult u – indien nodig - de username van de tweede instructor van de course in Role2 Hier vult u de rol van de tweede instructor in binnen de course. Let op: Er gelden bijzondere codes: Instructor geeft u aan met “P” en Teaching Assistant geeft u aan met “T”. Staff3 Hier vult u – indien nodig - de username van de derde instructor van de course in. Meer dan drie instructors kunt u niet in de batch meegeven. Heeft u er meer, dan moet u die achteraf handmatig toevoegen aan de course. Role3 Hier vult u de rol van de derde

© UC-IT

FALW

HEAL0708 Of 22:1

RCH_BMSTEMPLATEMASTERCLASSES_9999_1

jhendriks P Of T alenstra P Of T mmelissen

P

november 2008 46

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners instructor in binnen de course. Let op: Of Er gelden bijzondere codes: Instructor geeft u aan met “P” en T Teaching Assistant geeft u aan met “T”. De faculteitscodes staan in bijlage 2. Alleen de velden Course-ID, Course Sequence Number, Course Name, Academic Year, Faculty, Staff1 en Role1 zijn verplicht. De overige velden kunnen leeg gelaten worden. Het bestand dient in het volgende formaat te worden opgemaakt: - tekst-bestand (*.txt), waarbij alle velden gescheiden zijn door komma’s en elke regel wordt afgesloten met een harde return. Let erop dat u geen spaties gebruikt voor lege velden en ook niet voor of na ingevulde waarden. Bij de course name bijvoorbeeld kunt u wel spaties tussen de woorden gebruiken, maar dient u geen spaties voor het eerste of na het laatste woord te plaatsen. Gebruik ook geen komma in de course name! Het bestand mag ook geen speciale tekens (zoals bv. ü en &) bevatten. Voorbeeld van een txt-bestand met drie batch-regels:

MASTERCLASSSTRAFRECHT,1,Masterclass Strafrecht voor 5VWO-ers,,2007-2008,,,prdevries,P TEST-SCRIPTIEKLAS,1,Testcursus scriptieklas derdejaars,,C,,RCH,,,,mjdeboer,P,hjansen,T DEMO-STAGEOPDRACHT,1,Democursus stageopdracht (2007-2008),,2007-2008,,RCH,,NR,,svermeend,P

**************************************************************************************** Stappenplan batch-create-courses via BMS aan de hand van een Excel-file 1. Start Excel op en creëer hierin een werkblad met telkens de volgende waardes in de kolommen: - Vakcode/ISIScode (bijv. [100011] of [VJ002]) - Volgnummer (meestal [1], tel door als er meer runs van dezelfde course in hetzelfde jaar zijn, dus [2], [3] enz…) - Course Name (bijv. [Summercourse statistiek (2007-2008)] of [Masterclass Engels (20072008)]) Let op: gebruik geen komma of puntkomma in de course name en voeg wel altijd een jaaraanduiding toe tussen haakjes! - Course Description (bijv. [Dit vak is bedoeld als bijspijkercursus voor HBO-doorstromers] of [Onderdeel van het VU-ACTIEF curriculum]) Let op: is er geen course description, laat deze cel dan expliciet leeg! - Academic Year (bijv. [2007-2008]; gebruik [C] voor niet-jaargebonden courses) - Semester (Laat deze kolom expliciet leeg. We gebruiken geen semester-aanduidingen in ons Blackboard) - Faculty (hanteer de officiële afkorting, dus bijv. [FEWEB] of [OND])

© UC-IT

november 2008 47

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners - Department (Laat deze kolom expliciet leeg. We gebruiken geen department-aanduidingen in ons Blackboard) - Catalog category (gebruik de afkorting die je bij Manage Catalog tussen haakjes ziet staan, dus bijv. [4:1] of [LET_BA]) Let op: als je de course niet meteen wilt catalogiseren in de course catalog, dan moet je dit veld expliciet leeg laten! - Course Template ID (bijv.: [FSW_BMSTEMPLATE_9999_1]. Let op: om een course als course template te kunnen opgeven, moet je deze course via Manage Templates eerst aanmerken als BMS-template. - Staff1 (username van de eerste instructor, bijv. [pvs330]) - Role1 (rol van de eerste instructor in de course, meestal [P]) - Staff2/Role2/Staff3/Role3 (usernames en rollen van de tweede en derde instructor, bijv. [jjansen] [P] [hpietersen] [T]) Let op: dit zijn de laaste vier velden/kolommen van de batch-file en deze zijn niet verplicht. U kunt de velden dus ook gewoon leeg laten. 2. Als u klaar bent met het aanmaken van het werkblad, kiest u “Opslaan als”. U geeft het bestand een betekenisvolle naam en bij het formaat kiest u dan voor “CSV (gescheiden door een lijstscheidingsteken)”. 3. Start Notepad (Kladblok) op en kies voor “Bestand” “Openen” “Bestandtypen: alle bestanden” en open de zojuist aangemaakte file .csv. 4. U ziet nu dezelfde gegevens terug, maar dan gescheiden door “;” in plaats van verdeeld over verschillende cellen. 5. De laatste stap bestaat uit het echt inlezen van deze file via het BMS: klik op de functie “Batch Create Courses”. Zoek via de “Bladeren”-knop uw .csv-file op en kies bij Delimiter Type voor “Semicolon”. Druk op SUMBIT. Check de feedback die het systeem geeft zorgvuldig: zijn de cursussen nu echt aangemaakt met de juiste waardes op de juiste plek? Als een bepaalde Course ID al bleek te bestaan, dan kunt u de Course ID aanpassen in Kladblok in het .csvbestand, het .csv-bestand opslaan en deze opnieuw in zijn geheel via het BMS aanbieden. ****************************************************************************************

© UC-IT

november 2008 48


BIJLAGE 5: Batch upload studenten-accounts (Batch Create Users) Bij een batch upload van gaststudenten maakt u een bestand aan met onderstaande gegevens. Vervolgens leest u dit bestand in via het BMS met behulp van de functie “Batch Create Users”. VU-studenten worden via de koppeling tussen het centrale studentenadministratiesysteem en Blackboard ingevoerd en hoeven dus niet via een batch upload te worden ingebracht. Gaststudenten kunnen nog wel via een batch upload worden ingebracht. Het identificerende kenmerk van studenten is de Username. Gaststudenten zijn de overige studenten, zoals bijvoorbeeld de studenten die deelnemen aan post-doctoraal onderwijs of contractonderwijs. Bij gaststudenten is de Username gelijk aan de combinatie initialen/tussenvoegsels/achternaam. Het password is voor beiden initieel gelijk aan de Username, maar dient door de gebruiker zelf z.s.m. gewijzigd te worden. Bij een batch upload van users maakt u eerst een batch-bestand aan met per regel de gegevens van een nieuwe user. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 nieuwe users zijn, moet het bestand worden opgesplitst in twee aparte bestanden. U kunt het batchbestand in het programma Notepad (Kladblok) aanmaken. Hoe u het batchbestand in Notepad aanmaakt, staat hieronder beschreven. Wilt u liever een batch-bestand in MS Excel aanmaken, dan kan dat ook. Verderop in deze bijlage wordt een stappenplan besproken dat u hiervoor kunt volgen. Batch-bestand voor Batch Create Users in Notepad maken: aanwijzingen Het batch-bestand met gaststudenten moet de volgende gegevens bevatten: Veld Username

Firstname

Waarde gaststudenten Voorbeeld initialen, tussenvoegsels, amintveld getrouwde achternaam (bij vrouwen de meisjesnaam; aan elkaar, dus geen spaties en geen punten ertussen; zonder apostrofs; zonder speciale tekens; in kleine letters) voornaam of voorletters Anne of A.M. (gescheiden door een punt)

Middlename

tussenvoegsels ertussen)

Lastname

achternaam (bij getrouwde vrouwen de meisjesnaam; zonder tussenvoegsels; beginnend met een hoofdletter, verder met kleine letters) bestaand e-mail adres wachtwoord Username van de medewerker binnen de VU die als contactpersoon kan worden

Email Password Contact Person

© UC-IT

(met

spaties in \’t Veld

[email protected] amintveld skuipers

november 2008 49


Owner

Expiration

Portal Role

Availability

gezien voor deze student Faculteit waartoe deze username LET gaat behoren. Dit is altijd uw eigen faculteit, aangeduid met de faculteitscode. Datum waarop het account 31/08/2008 afloopt (dd/mm/yyyy). Of Wanneer het account eindeloos doorlopend moet zijn, kunt u hier Never “Never” invullen. Dit is de primary institution role Student die die persoon krijgt. Op dit moment dient hier altijd “Student” ingevuld te worden. Of het account beschikbaar moet zijn. De default is “Y” (Yes), dus als dit veld leeggelaten wordt, dan is het account beschikbaar.

Username, Firstname, Lastname, E-mail, Password, Owner, Expiration en Portal Role zijn verplichte velden. De overige velden kunnen leeg worden gelaten. Apostrofs dienen te worden voorafgegaan door een backslash (bijvoorbeeld: in \’t). Het bestand dient in het volgende formaat te worden aangemaakt: - tekst-bestand (*.txt), waarbij alle velden gescheiden zijn door komma’s en elke regel wordt afgesloten met een harde return. Het bestand mag geen onnodige spaties (of andere ‘loze’ tekens) en geen speciale tekens (zoals bv. ü en &) bevatten. Voorbeeld van een batch-bestand met studentgegevens:

kadebruin,Kees,de,Bruin,[email protected],kadebruin,sverwey,WYS,30/07/2008,Student tverbeek,Theo,,Verbeek,[email protected],tverbeek,skuipers,WYS,30/07/2008,Student amintveld,A.M.,in \’t,Veld,[email protected],amintveld,sverwey,WYS,Never,Student

************************************************************************** Stappenplan batch-create-users via BMS aan de hand van een Excel-file 1. Start Excel op en creëer hierin een werkblad met telkens de volgende waardes in de kolommen: - Username (bijv. [pwdewit] of [wjverheul]) - Firstname (bijv. [Jan] of [Maria]) - Middlename (bijv. [van der] of [van]; is er geen tussenvoegsel, laat deze cel dan expliciet leeg!) - Lastname (bijv. [Bos]) - Email (bijv. [[email protected]]) - Password (bijv. [pass123]) - Contact Person (username v.d. contactperson, bijv. [jvos]; is er geen contact person, laat deze cel dan expliciet leeg!) - Owner (faculteitsafkorting, bijv. [FSW] of [OND]) - Expiration (datum: dd/mm/yyyy, bijv.: [01/12/2008]. Vul hier [Never] in als het account oneindig door moet lopen)

© UC-IT

november 2008 50

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Let op: het kan voorkomen dat Excel onmiddellijk de schuine strepen door liggende streepjes vervangt en de voorloopnullen weghaalt. Dit is niet erg, maar moet later wel weer even hersteld worden (zie één van de latere stappen in dit stappenplan). - Portal role ([Student] of [Staff]; let op de hoofdletters!) - Availability (vul hier altijd de waarde [Y] in) 2. Als u klaar bent met het aanmaken van het werkblad, kiest u “Opslaan als”. U geeft het bestand een betekenisvolle naam en bij het formaat kiest u dan voor “CSV (gescheiden door een lijstscheidingsteken)”. 3. Start Notepad (Kladblok) op en kies voor “Bestand” “Openen” “Bestandtypen: alle bestanden” en open de zojuist aangemaakte file .csv. 4. U ziet nu dezelfde gegevens terug, maar dan gescheiden door “;” in plaats van verdeeld over verschillende cellen. 5. Wanneer u einddata heeft ingevuld in de batch en deze verschijnen in Kladblok in de vorm “23-1-2009”, dan dient u met zoeken en vervangen de liggende streepjes door slashes (“/”) te vervangen en eventueel voorloopnullen toe te voegen. Dus u zoekt bijv. naar 23-1-2009 en laat dit vervangen door 23/01/2009. 6. Sla het in Kladblok aangepaste document op (Kies indien nodig voor “Bestaande bestand vervangen”). 7. De laatste stap bestaat uit het echt inlezen van deze file via het BMS: klik op de functie “Batch Create Users”. Zoek via de “Bladeren”-knop uw .csv-file op en kies bij Delimiter Type voor “Semicolon”. Druk op SUMBIT. Check de feedback die het systeem geeft zorgvuldig: zijn de accounts nu echt aangemaakt met de juiste waardes op de juiste plek? Als een bepaalde username al bleek te bestaan, dan kunt u de username aanpassen in het .csv-bestand, het .csv-bestand opslaan en deze opnieuw in zijn geheel via het BMS aanbieden. **************************************************************************

© UC-IT

november 2008 51


BIJLAGE 6: Batch upload docenten-accounts (Batch Create Users) Bij een batch upload van gastdocenten maakt u een bestand aan met onderstaande gegevens. Vervolgens leest u dit bestand in via het BMS met behulp van de functie “Batch Create Users”. VU-docenten worden vanaf het voorjaar van 2008 via de koppeling tussen het centrale personeelsadministratiesysteem en Blackboard ingevoerd en hoeven dus niet meer via een batch upload te worden ingebracht. Gastdocenten kunnen altijd via een batch upload worden ingebracht. Het identificerende kenmerk van docenten is de Username. Reguliere docenten hebben een aanstelling aan de VU en gastdocenten zijn de overige docenten, zoals bijvoorbeeld de docenten die post-doctoraal onderwijs of contractonderwijs verzorgen of docenten die stages begeleiden vanuit een bedrijf. Bij alle soorten docenten is de Username gelijk aan de combinatie initialen/tussenvoegsels/achternaam. Het password is voor beiden initieel gelijk aan de Username, maar dient door de gebruiker zelf z.s.m. gewijzigd te worden. Bij een batch upload van users maakt u eerst een batch-bestand aan met per regel de gegevens van een nieuwe user (docent). Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 nieuwe users zijn, moet het bestand worden opgesplitst in twee aparte bestanden. U kunt het batchbestand in het programma Notepad (Kladblok) aanmaken. Hoe u het batchbestand in Notepad aanmaakt, staat hieronder beschreven. Wilt u liever een batch-bestand in MS Excel aanmaken, dan kan dat ook. Verderop in deze bijlage wordt een stappenplan besproken dat u hiervoor kunt volgen. Batch-bestand voor Batch Create Users in Notepad maken: aanwijzingen Het batch-bestand met (gast-)docenten moet de volgende gegevens bevatten: Veld Username

Firstname

Waarde gaststudenten Voorbeeld initialen, tussenvoegsels, amintveld getrouwde achternaam (bij vrouwen de meisjesnaam; aan elkaar, dus geen spaties en geen punten ertussen; zonder apostrofs; zonder speciale tekens; in kleine letters) voornaam of voorletters Anne of A.M. (gescheiden door een punt)

Middlename

tussenvoegsels ertussen)

Lastname

achternaam (bij getrouwde vrouwen de meisjesnaam; zonder tussenvoegsels; beginnend met een hoofdletter, verder met kleine letters) bestaand e-mail adres wachtwoord Username van de medewerker

Email Password Contact Person

© UC-IT

(met

spaties in \’t Veld

[email protected] amintveld skuipers

november 2008 52


Owner

Expiration

Portal Role

Availability

binnen de VU die als contactpersoon kan worden gezien voor deze docent (indien is de docent niet regulier aangesteld aan de VU) Faculteit waartoe deze username LET gaat behoren. Dit is altijd uw eigen faculteit, aangeduid met de faculteitscode. Datum waarop het account 31/08/2008 afloopt (dd/mm/yyyy). Of Wanneer het account eindeloos doorlopend moet zijn, kunt u hier Never “Never” invullen. Dit is de primary institution role Staff die die persoon krijgt. Op dit moment dient hier altijd “Staff” ingevuld te worden. Of het account beschikbaar moet zijn. De default is “Y” (Yes), dus als dit veld leeggelaten wordt, dan is het account beschikbaar.

Username, Firstname, Lastname, E-mail, Password, Owner, Expiration en Portal Role zijn verplichte velden. De overige velden kunnen leeg worden gelaten. Apostrofs dienen te worden voorafgegaan door een backslash (bijvoorbeeld: in \’t). Het bestand dient in het volgende formaat te worden aangemaakt: - tekst-bestand (*.txt), waarbij alle velden gescheiden zijn door komma’s en elke regel wordt afgesloten met een harde return. Het bestand mag geen onnodige spaties (of andere ‘loze’ tekens) en geen speciale tekens (zoals bv. ü en &) bevatten. Voorbeeld van een batch-bestand met docentgegevens:

kadebruin,Kees,de,Bruin,[email protected],kadebruin,sverwey,WYS,30/07/2008,Staff tverbeek,Theo,,Verbeek,[email protected],tverbeek,skuipers,WYS,30/07/2008,Staff amintveld,A.M.,in \’t,Veld,[email protected],amintveld,sverwey,WYS,Never,Staff

************************************************************************** Stappenplan batch-create-users via BMS aan de hand van een Excel-file 1. Start Excel op en creëer hierin een werkblad met telkens de volgende waardes in de kolommen: - Username (bijv. [pwdewit] of [wjverheul]) - Firstname (bijv. [Jan] of [Maria]) - Middlename (bijv. [van der] of [van]; is er geen tussenvoegsel, laat deze cel dan expliciet leeg!) - Lastname (bijv. [Bos]) - Email (bijv. [[email protected]]) - Password (bijv. [pass123]) - Contact Person (username v.d. contactperson, bijv. [jvos]; is er geen contact person, laat deze cel dan expliciet leeg!) - Owner (faculteitsafkorting, bijv. [FSW] of [OND]) © UC-IT

november 2008 53

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners - Expiration (datum: dd/mm/yyyy, bijv.: [01/12/2008]. Vul hier [Never] in als het account oneindig door moet lopen) Let op: het kan voorkomen dat Excel onmiddellijk de schuine strepen door liggende streepjes vervangt en de voorloopnullen weghaalt. Dit is niet erg, maar moet later wel weer even hersteld worden (zie één van de latere stappen in dit stappenplan). - Portal role ([Student] of [Staff]; let op de hoofdletters!) - Availability (vul hier altijd de waarde [Y] in) 2. Als u klaar bent met het aanmaken van het werkblad, kiest u “Opslaan als”. U geeft het bestand een betekenisvolle naam en bij het formaat kiest u dan voor “CSV (gescheiden door een lijstscheidingsteken)”. 3. Start Notepad (Kladblok) op en kies voor “Bestand” “Openen” “Bestandtypen: alle bestanden” en open de zojuist aangemaakte file .csv. 4. U ziet nu dezelfde gegevens terug, maar dan gescheiden door “;” in plaats van verdeeld over verschillende cellen. 5. Wanneer u einddata heeft ingevuld in de batch en deze verschijnen in Kladblok in de vorm “23-1-2009”, dan dient u met zoeken en vervangen de liggende streepjes door slashes (“/”) te vervangen en eventueel voorloopnullen toe te voegen. Dus u zoekt bijv. naar 23-1-2009 en laat dit vervangen door 23/01/2009. 6. Sla het in Kladblok aangepaste document op (Kies indien nodig voor “Bestaande bestand vervangen”). 7. De laatste stap bestaat uit het echt inlezen van deze file via het BMS: klik op de functie “Batch Create Users”. Zoek via de “Bladeren”-knop uw .csv-file op en kies bij Delimiter Type voor “Semicolon”. Druk op SUMBIT. Check de feedback die het systeem geeft zorgvuldig: zijn de accounts nu echt aangemaakt met de juiste waardes op de juiste plek? Als een bepaalde username al bleek te bestaan, dan kunt u de username aanpassen in het .csv-bestand, het .csv-bestand opslaan en deze opnieuw in zijn geheel via het BMS aanbieden. **************************************************************************

© UC-IT

november 2008 54


BIJLAGE 7: Batch upload inschrijvingen studenten (Batch Enroll Users) Bij een batch upload van inschrijvingen (enrollments) van studenten en/of docenten in cursussen maakt u eerst een batch-bestand aan met onderstaande gegevens. Vervolgens leest u dit bestand in in Blackboard via het BMS (Batch Enroll Users). Dat kan pas als aan volgende voorwaarden is voldaan: - de cursus is ingevoerd in Blackboard - de studenten/docenten zijn ingevoerd in Blackboard en hun usernames zijn bekend. Bij een batch upload van enrollments maakt u eerst een batch-bestand aan met per regel de gegevens van een nieuw enrollment van een persoon op een course. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 nieuwe enrollments zijn, moet het bestand worden opgesplitst in twee aparte bestanden. U kunt het batchbestand in het programma Notepad (Kladblok) aanmaken. Hoe u het batchbestand in Notepad aanmaakt, staat hieronder beschreven. Wilt u liever een batch-bestand in MS Excel aanmaken, dan kan dat ook. Verderop in deze bijlage wordt een stappenplan besproken dat u hiervoor kunt volgen. Batch-bestand voor Batch Enroll Users in Notepad maken: aanwijzingen Het bestand moet de volgende gegevens bevatten: Veld Course ID Username Role in Course

Waarde Voorbeeld Course-ID van de betreffende cursus FALW_BD56_2006_1 (in hoofdletters) Username van de student abc456 S = Student S P = Instructor T = Teaching assistant G = Grader B = Course Builder

Course-ID en Username zijn verplichte velden. Als de role in de course niet meegegeven wordt, krijgt de persoon in kwestie de rol “student” in de course. Het bestand dient in het volgende formaat te worden aangemaakt: - tekst-bestand (*.txt), waarbij alle velden gescheiden zijn door komma’s en elke regel wordt afgesloten met een harde return. Het bestand mag geen onnodige spaties (of andere ‘loze’ tekens) en geen speciale tekens (zoals bv. ü en &) bevatten. Voorbeeld van een tekst-bestand met inschrijvingsgegevens: FEW_178236_2006_1,abn120,S FEW_176244_2006_1,sbr200,S VU-net-ID’s onbekend: excel-file naar Centrale Blackboard Helpdesk sturen! Wanneer de VU-net-ID’s van de studenten niet goed te achterhalen zijn voor u als facultaire blackboard beheerder dan kunt u een batch-file (in Excel) aanmaken met daarbij in de eerste kolom de Course-ID, in de tweede kolom het studentnummer en in de derde kolom de letter “S” en deze Excel-file (gewoon opgeslagen als Excel-werkmap) naar de Centrale Blackboard

© UC-IT

november 2008 55

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Helpdesk toemailen. De Centrale Blackboard Helpdesk heeft namelijk de beschikking over een programmaatje waarmee een dergelijke Excel-file met studentnummers automatisch omgezet kan worden in een txt-file met in plaats van studentnummers de juiste VU-net-ID’s. De output van dit proces (de txt-file dus) wordt dan weer naar u teruggestuurd en u kunt deze file rechtstreeks in het BMS inlezen via de optie “Batch Enroll Users”. Batch enroll users op een organization: kan nog niet in BMS Wanneer u een batch enroll users wilt uitvoeren op een organization i.p.v. op een cursus, dient u een verzoek hiervoor neer te leggen bij de Centrale Blackboard Helpdesk, aangezien dit momenteel nog niet kan binnen het BMS.

************************************************************** Stappenplan batch-enroll-users in een course via BMS aan de hand van een Excel-file 1. Start Excel op en creëer hierin een werkblad met telkens de volgende waardes in de kolommen: A. Course ID (bijv. [FSW_SUMMERCOURSE_2007_1]) B. Username (bijv. [pwdewit] of [wvl320]) C. Course role ([S] voor student of [P] voor instructor of [T] voor teaching assistant; let op de hoofdletters!) Let op: de cursus moet al bestaan in Blackboard en ook de usernames moeten allemaal reeds bestaan in Blackboard. 2. Als u klaar bent met het aanmaken van het werkblad, kiest u “Opslaan als”. U geeft het bestand een betekenisvolle naam en bij het formaat kiest u dan voor “CSV (gescheiden door een lijstscheidingsteken)”. 3. Start Notepad (Kladblok) op en kies voor “Bestand” “Openen” “Bestandtypen: alle bestanden” en open de zojuist aangemaakte file .csv. 4. U ziet nu dezelfde gegevens terug, maar dan gescheiden door “;” in plaats van verdeeld over verschillende cellen. 5. De laatste stap bestaat uit het echt inlezen van deze file via het BMS: klik op de functie “Batch Enroll Users”. Zoek via de “Bladeren”-knop uw .csv-file op en kies bij Delimiter Type voor “Semicolon”. Druk op SUMBIT. Check de feedback die het systeem geeft zorgvuldig: zijn de enrollments nu echt aangemaakt met de juiste waardes op de juiste plek? Als een bepaalde enrollment al bleek te bestaan, dan heeft het systeem die regel gewoon overgeslagen, maar meldt hij voor de volledigheid dat deze enrollment er al was. **************************************************************

© UC-IT

november 2008 56


BIJLAGE 8: Batch upload inschrijvingen docenten (Batch Enroll Users) Bij een batch upload van inschrijvingen (enrollments) van docenten in cursussen maakt u eerst een batch-bestand aan met onderstaande gegevens. Vervolgens leest u dit bestand in in Blackboard via het BMS (Batch Enroll Users). Dat kan pas als aan volgende voorwaarden is voldaan: - de cursus is ingevoerd in Blackboard - de docenten zijn ingevoerd in Blackboard en hun usernames zijn bekend. Bij een batch upload van enrollments maakt u eerst een batch-bestand aan met per regel de gegevens van een nieuw enrollment van een persoon op een course. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 nieuwe enrollments zijn, moet het bestand worden opgesplitst in twee aparte bestanden. U kunt het batchbestand in het programma Notepad (Kladblok) aanmaken. Hoe u het batchbestand in Notepad aanmaakt, staat hieronder beschreven. Wilt u liever een batch-bestand in MS Excel aanmaken, dan kan dat ook. Verderop in deze bijlage wordt een stappenplan besproken dat u hiervoor kunt volgen. Batch-bestand voor Batch Enroll Users in Notepad maken: aanwijzingen Het bestand moet de volgende gegevens bevatten: Veld Course ID Username Role in Course

Waarde Voorbeeld Course-ID van de betreffende cursus FALW_BD56_2006_1 (in hoofdletters) Username van de docent hjsmits S = Student P P = Instructor T = Teaching assistant G = Grader B = Course Builder

Course-ID en Username zijn verplichte velden. Als de role in de course niet meegegeven wordt, krijgt de persoon in kwestie de rol “student” in de course. Het bestand dient in het volgende formaat te worden aangemaakt: - tekst-bestand (*.txt), waarbij alle velden gescheiden zijn door komma’s en elke regel wordt afgesloten met een harde return. Het bestand mag geen onnodige spaties (of andere ‘loze’ tekens) en geen speciale tekens (zoals bv. ü en &) bevatten. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 inschrijvingen van docenten op cursussen zijn, moet het bestand worden opgesplitst. Voorbeeld van een tekst-bestand met inschrijvingsgegevens van docenten op cursussen: FEW_178236_2006_1,amgschmidt,P FEW_176244_2006_1,jbond,P

************************************************************** Stappenplan batch-enroll-users via BMS aan de hand van een Excel-file © UC-IT

november 2008 57

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners 1. Start Excel op en creëer hierin een werkblad met telkens de volgende waardes in de kolommen: A. Course ID (bijv. [FSW_SUMMERCOURSE_2007_1]) B. Username (bijv. [pwdewit] of [wjverheul]) C. Course role ([S] voor student of [P] voor instructor of [T] voor teaching assistant; let op de hoofdletters!) Let op: de cursus moet al bestaan in Blackboard en ook de usernames moeten allemaal reeds bestaan in Blackboard. 2. Als u klaar bent met het aanmaken van het werkblad, kiest u “Opslaan als”. U geeft het bestand een betekenisvolle naam en bij het formaat kiest u dan voor “CSV (gescheiden door een lijstscheidingsteken)”. 3. Start Notepad (Kladblok) op en kies voor “Bestand” “Openen” “Bestandtypen: alle bestanden” en open de zojuist aangemaakte file .csv. 4. U ziet nu dezelfde gegevens terug, maar dan gescheiden door “;” in plaats van verdeeld over verschillende cellen. 5. De laatste stap bestaat uit het echt inlezen van deze file via het BMS: klik op de functie “Batch Enroll Users”. Zoek via de “Bladeren”-knop uw .csv-file op en kies bij Delimiter Type voor “Semicolon”. Druk op SUMBIT. Check de feedback die het systeem geeft zorgvuldig: zijn de enrollments nu echt aangemaakt met de juiste waardes op de juiste plek? Als een bepaalde enrollment al bleek te bestaan, dan heeft het systeem die regel gewoon overgeslagen, maar meldt hij voor de volledigheid dat deze enrollment er al was. **************************************************************

© UC-IT

november 2008 58


BIJLAGE 9: Batch Copy Courses: Batch copy course materials into existing courses Wilt u graag een batch copy van organizations doen, dan moeten wij u helaas teleurstellen. Op dit moment is dit nog niet mogelijk in het BMS, maar ook nog niet in Blackboard zelf. Ook de Centrale Helpdesk kan dit niet voor u uitvoeren. U zult organizations dus één voor één moeten kopiëren. Wilt u echter een batch copy van cursussen doen (batch copy courses) dan hebben we wel goed nieuws voor u: sinds de invoering van het BMS is dit mogelijk geworden en het kan zelfs door een facultaire ondersteuner zelf gedaan worden in het BMS. U maakt hierbij gebruik van de functie “Batch Copy Courses”. Er zijn twee verschillende vormen van batch copy courses, namelijk: - batch copy course materials into new courses - batch copy course materials into existing courses Wanneer u werkt met ISIS en via de automatische koppelingen vanzelf nieuwe, maar nog wel lege cursussen binnenkrijgt, dan is het gebruik van batch copy course materials into existing courses aan te raden. Wanneer uw faculteit geen gebruik maakt van de koppelingen met ISIS, is het gebruik van batch copy course materials into new courses aan te raden (zie bijlage 10). Bij een batch-copy-course-materials-into-existing-courses maakt u eerst een batch-bestand aan met per regel de gegevens van de bestaande broncursus en de bestaande doelcursus. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 kopieeracties zijn, moet het bestand worden opgesplitst in twee aparte bestanden. U kunt het batchbestand in het programma Notepad (Kladblok) aanmaken. Hoe u het batchbestand in Notepad aanmaakt, staat hieronder beschreven. Wilt u liever een batch-bestand in MS Excel aanmaken, dan kan dat ook. Verderop in deze bijlage wordt een stappenplan besproken dat u hiervoor kunt volgen. Batch-bestand voor Batch copy course materials into existing courses in Notepad maken: aanwijzingen Bij de batch-copy-course-materials-into-existing-courses, dient de batch-file de volgende gegevens te bevatten: Veld Course-ID Source course

Course-ID Target course

Waarde Hier moet het complete course-ID van de broncursus komen. Dat is dus de cursus vanuit waar de materialen zullen worden gekopieerd. Hier moet het complete course-ID van de doelcursus komen. Dat is dus de cursus waar naartoe de materialen gekopieerd zullen worden.

Voorbeeld FPP_812003_2006_1

FPP_812003_2007_1 Check of deze cursus wel al aangemaakt is in Blackboard!

De faculteitscodes staan in bijlage 2.

© UC-IT

november 2008 59

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Het bestand dient in het volgende formaat te worden opgemaakt: - tekst-bestand (*.txt), waarbij alle velden gescheiden zijn door komma’s en elke regel wordt afgesloten met een harde return. Let erop dat je geen spaties gebruikt voor lege velden en ook niet voor of na ingevulde waarden. Het bestand mag ook geen speciale tekens (zoals bv. ü en &) bevatten. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 cursussen te kopiëren zijn, moet het bestand worden opgesplitst. Voorbeeld van een txt-bestand met drie batch-regels voor batch-copy-course-materials-intoexisting-course: FPP_812003_2006_1,FPP_812003_2007_1 FPP_BMSTEMPLATE-MASTERCLASS_2006_1,FPP_BMSTEMPLATE-MASTERCLASS_9999_1 FPP_811001_2006_1,FPP_811001_2007_1

************************************************************************ Stappenplan batch-copy-courses INTO EXISTING COURSES via BMS aan de hand van een Excel-file Algemene beperking: je kunt alleen courses kopiëren binnen dezelfde faculteit/eenheid! Let op: bij deze batch-actie worden geen gebruikersresultaten zoals cijfers in het gradebook meegekopieerd. Als u niet alleen alle materialen en alle gebruikers, maar ook alle gebruikersresultaten (discussieforum-bijdrages, cijfers, ingeleverde uitwerkingen van opdrachten e.d.) wilt kopiëren, dan heeft u de functie “Copy Course with Users (Exact Copy)” nodig. Hier bestaat helaas op dit moment geen batch-variant van, dus als u ook de gebruikersresultaten wilt meekopiëren, dan moet u de courses één voor één gaan kopiëren. 1. Check vooraf of de course-ID’s van de courses die u als broncursus wilt gebruiken en de course-ID’s van de courses die u als doelcursus wilt gebruiken inderdaad allemaal bestaan in Blackboard en of deze courses niet disabled zijn in Blackboard. 2. Start Excel op en creëer hierin een werkblad met telkens de volgende waardes in de kolommen: - Complete course-ID van de broncursus (bijv. [FSW_708115_2007_1] of [FPP_SUMMERCOURSEAI_2007_1]) - Complete course-ID van de reeds bestaande doelcursus (bijv. [FSW_708115_2008_1] of [FPP_SUMMERCOURSEPO_2007_1]) 3. Als u klaar bent met het aanmaken van het werkblad, kiest u “Opslaan als”. U geeft het bestand een betekenisvolle naam en bij het formaat kiest u dan voor “CSV (gescheiden door een lijstscheidingsteken)”. 4. Start Notepad (Kladblok) op en kies voor “Bestand” “Openen” “Bestandtypen: alle bestanden” en open de zojuist aangemaakte file .csv. 5. U ziet nu dezelfde gegevens terug, maar dan gescheiden door “;” in plaats van verdeeld over verschillende cellen. 6. De laatste stap bestaat uit het echt inlezen van deze file via het BMS: klik op de functie “Batch Copy Courses”. Kies vervolgens voor “Batch Copy Course Materials into Existing Courses”. © UC-IT

november 2008 60

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Selecteer bij de tweede en derde paragraaf welke content u wilt kopiëren en welke gebruikersenrollments u wilt kopiëren. Zoek in de vierde paragraaf via de “Bladeren”-knop uw .csv-file op en kies bij Delimiter Type voor “Semicolon”. Druk op SUMBIT. Het proces zal nu op de achtergrond gaan plaatsvinden en wanneer een regel van de batch is uitgevoerd, krijgt u daar een email over. Check telkens de feedback die het systeem geeft zorgvuldig: zijn de cursussen nu echt succesvol gekopieerd? Ook is het raadzaam om de nieuw aangemaakte courses zelf ook even op te zoeken en te openen om te controleren of alle materialen en gebruikers inderdaad in de doelcursus geplaatst zijn.

************************************************************************

© UC-IT

november 2008 61


BIJLAGE 10: Batch Copy Courses: Batch copy course materials into new courses Wilt u graag een batch copy van organizations doen, dan moeten wij u helaas teleurstellen. Op dit moment is dit nog niet mogelijk in het BMS, maar ook nog niet in Blackboard zelf. Ook de Centrale Helpdesk kan dit niet voor u uitvoeren. U zult organizations dus één voor één moeten kopiëren. Wilt u echter een batch copy van cursussen doen (batch copy courses) dan hebben we wel goed nieuws voor u: sinds de invoering van het BMS is dit mogelijk geworden en het kan zelfs door een facultaire ondersteuner zelf gedaan worden in het BMS. U maakt hierbij gebruik van de functie “Batch Copy Courses”. Er zijn twee verschillende vormen van batch copy courses, namelijk: - batch copy course materials into new courses - batch copy course materials into existing courses Wanneer u werkt met ISIS en via de automatische koppelingen vanzelf nieuwe, maar nog wel lege cursussen binnenkrijgt, dan is het gebruik van batch copy course materials into existing courses aan te raden (zie bijlage 9). Wanneer uw faculteit geen gebruik maakt van de koppelingen met ISIS, is het gebruik van batch copy course materials into new courses aan te raden. Bij een batch-copy-course-materials-into-new-courses maakt u eerst een batch-bestand aan met per regel de gegevens van de bestaande broncursus en de nieuwe doelcursus. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 kopieeracties zijn, moet het bestand worden opgesplitst in twee aparte bestanden. U kunt het batchbestand in het programma Notepad (Kladblok) aanmaken. Hoe u het batchbestand in Notepad aanmaakt, staat hieronder beschreven. Wilt u liever een batch-bestand in MS Excel aanmaken, dan kan dat ook. Verderop in deze bijlage wordt een stappenplan besproken dat u hiervoor kunt volgen. Batch-bestand voor Batch copy course materials into new courses in Notepad maken: aanwijzingen Bij de batch-copy-course-materials-into-new-course, gegevens te bevatten: Veld Course-ID Source course

Course-ID Target course

© UC-IT

dient

de

batch-file

de

Waarde Voorbeeld Hier moet het complete course-ID GNK_B11_2006_1 van de broncursus komen. Dat is dus de cursus vanuit waar de materialen zullen worden gekopieerd. Hier moet de vakcode van de B11 doelcursus komen. Dat is dus de cursus waar naartoe de materialen gekopieerd zullen worden. Hier moet u alleen de vakcode opgeven. De overige elementen van het course-ID van de nieuwe course, zoals jaar, volgnummer en faculteit worden automatisch aan

november 2008 62

volgende


Course Sequence Number

Course Name

Academic Year

het course-ID geplakt wanneer de batchfile wordt uitgevoerd. Het gaat hier dus om de ISIS-code, een andere vakcode of een zelf verzonnen omschrijving (in hoofdletters!) Hier moet u invullen wat het 1 sequence number van de nieuwe cursus is. Deze moet standaard door u op de waarde “1” gezet worden. Mocht hetzelfde vak meerdere keren in een collegejaar gegeven worden, dan kunt u het volgnummer uiteraard op laten lopen naar 2, 3 enz.. Course Name: de naam van de Blok 11 (2007-2008) target course met daarachter het betreffende studiejaar (tussen haakjes) Geef hier het academische jaar 2007-2008 van de target course op in de vorm yyyy-yyyy. In het course-id Of zal uiteindelijk alleen het eerste jaartal terugkomen. C Wanneer een course nietjaargebonden moet worden, dient hier een hoofdletter “C” ingevuld te worden. Dit komt dan automatisch als “9999” terug in het course-ID.

Semester Department Catalog Category

Dit veld dient binnen de VU leeg te blijven! Dit veld dient binnen de VU leeg te blijven! Hier vult u het ID in van de catalog HEAL0708 category waar u de target course Of in wilt categoriseren. Wat het category ID is van de category is terug te lezen via 22:1 Manage Catalog in het BMS. Het gaat om de waarde die tussen haakjes wordt vermeld.

De faculteitscodes staan in bijlage 2. Het bestand dient in het volgende formaat te worden opgemaakt: - tekst-bestand (*.txt), waarbij alle velden gescheiden zijn door komma’s en elke regel wordt afgesloten met een harde return. Let erop dat je geen spaties gebruikt voor lege velden en ook niet voor of na ingevulde waarden. Het bestand mag ook geen speciale tekens (zoals bv. ü en &) bevatten. Het bestand mag maximaal 400 regels bevatten. Indien er meer dan 400 cursussen te kopiëren zijn, moet het bestand worden opgesplitst.

© UC-IT

november 2008 63

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners Voorbeeld van een txt-bestand met drie batch-regels voor batch-copy-course-materials-intonew-course: GNK_B11_2006_1,B11,1,Blok 11 (2007-2008),2007-2008,,,22:1 GNK_B12_2006_1,B12,1,Blok 12 (2007-2008),2007-2008,,,22:2 GNK_STAGE_2006_1,STAGE,1,Stage derdejaars (2007-2008),2007-2008,,,

************************************************************************************************** Stappenplan batch-copy-courses INTO NEW COURSE via BMS aan de hand van een Excel-file Algemene beperking: je kunt alleen courses kopiëren binnen dezelfde faculteit/eenheid! Let op: bij deze batch-actie worden geen gebruikersresultaten zoals cijfers in het gradebook meegekopieerd. Als u niet alleen alle materialen en alle gebruikers, maar ook alle gebruikersresultaten (discussieforum-bijdrages, cijfers, ingeleverde uitwerkingen van opdrachten e.d.) wilt kopiëren, dan heeft u de functie “Copy Course with Users (Exact Copy)” nodig. Hier bestaat helaas op dit moment geen batch-variant van, dus als u ook de gebruikersresultaten wilt meekopiëren, dan moet u de courses één voor één gaan kopiëren. 1. Start Excel op en creëer hierin een werkblad met telkens de volgende waardes in de kolommen: - Complete course-ID van de broncursus (bijv. [FSW_708115_2007_1] of [FPP_SUMMERCOURSEAI_2007_1]) - Vakcode van de nieuw aan te maken doelcursus (bijv. [708115] of [SUMMERCOURSEPO]) - Volgnummer v.d. doelcursus (meestal [1], tel door als er meer runs van dezelfde course in hetzelfde jaar zijn, dus [2], [3] enz…) - Course Name v.d. doelcursus (bijv. [Summercourse statistiek (2007-2008)] of [Masterclass Engels (2007-2008)]) Let op: gebruik geen komma of puntkomma in de course name en voeg wel altijd een jaaraanduiding toe tussen haakjes! - Academic Year (bijv. [2007-2008]; gebruik [C] voor niet-jaargebonden courses) - Semester (Laat deze kolom expliciet leeg. We gebruiken geen semester-aanduidingen in ons Blackboard) - Department (Laat deze kolom expliciet leeg. We gebruiken geen department-aanduidingen in ons Blackboard) - Catalog category v.d. doelcursus (gebruik de afkorting die je bij Manage Catalog tussen haakjes ziet staan, dus bijv. [4:1] of [LET_BA]) Let op: als je de course niet meteen wilt catalogiseren in de course catalog, dan moet je dit veld expliciet leeglaten! 2. Indien u geen catalog category v.d. doelcursus opgeeft, dient u wel een extra truc uit te halen om het einde van de regel goed te markeren: typ in de kolom van Department (dit is kolom G in Excel) het woordje “geen” (zonder aanhalingstekens).

3. Als u klaar bent met het aanmaken van het werkblad, kiest u “Opslaan als”. U geeft het bestand een betekenisvolle naam en bij het formaat kiest u dan voor “CSV (gescheiden door een lijstscheidingsteken)”.

© UC-IT

november 2008 64

Procedure Blackboard voor Facultaire ondersteuners 4. Start Notepad (Kladblok) op en kies voor “Bestand” “Openen” “Bestandtypen: alle bestanden” en open de zojuist aangemaakte file .csv. 5. U ziet nu dezelfde gegevens terug, maar dan gescheiden door “;” in plaats van verdeeld over verschillende cellen. 6. Wanneer u in stap 2 in één of meer regels van uw batch het woordje “geen” had geplaatst in kolom G, dan dient u nu via zoek-en-vervang in Notepad alle instanties van het woordje “geen” te laten vervangen door een puntkomma. 7. Sla het in Kladblok aangepaste document op (Kies indien nodig voor “Bestaande bestand vervangen”). 8. De laatste stap bestaat uit het echt inlezen van deze file via het BMS: klik op de functie “Batch Copy Courses”. Kies vervolgens voor “Batch Copy Course Materials into New Courses”. Selecteer bij de tweede en derde paragraaf welke content u wilt kopiëren en welke gebruikersenrollments u wilt kopiëren. Zoek in de vierde paragraaf via de “Bladeren”-knop uw .csv-file op en kies bij Delimiter Type voor “Semicolon”. Druk op SUBMIT. Het proces zal nu op de achtergrond gaan plaatsvinden en wanneer een regel van de batch is uitgevoerd, krijgt u daar een email over. Check de feedback die het systeem geeft zorgvuldig: zijn de cursussen nu echt gekopieerd en kloppen de nieuw aangemaakte course-ID’s? Ook is het raadzaam om de nieuw aangemaakte courses zelf ook even op te zoeken en te openen om te controleren of alle materialen en gebruikers inderdaad in de nieuwe course geplaatst zijn. **************************************************************************************************

© UC-IT

november 2008 65

Procedure Blackboard voor Facultaire Ondersteuners. (Procedure voor werken met het System Admin Panel en het BMS)

Recommend Documents