Directie ITS Information and Technology Services
HANDLEIDING Printen via de handmatige invoerlade (briefpapier, etiketten, etc.) Deze handleiding beschrijft hoe je op een Xerox-Multifunctional via de handmatige invoerlade kan printen op diverse soorten papier vanuit Microsoft Word. Bij de stapsgewijze instructie hier wordt als voorbeeld briefpapier (letterhead) genomen. De diverse papiersoorten moeten in principe met de voorzijde naar beneden in de handmatige invoerlade worden gelegd, maar voorbedrukte papiersoorten moeten juist met de voorzijde naar boven worden geplaatst. Dit is om te zorgen dat je bij voorbedrukte documenten van meerdere pagina’s de volgorde van voor naar achter niet hoeft om te draaien. Op de laatste pagina vind je een overzicht van de verschillende papiersoorten en de wijzen van invoer. Overigens, als je kiest voor een papiersoort die al beschikbaar is in een vaste lade(s), dan zal handmatige invoer worden genegeerd. Op de meeste Multifunctionals betreft dat de soort “Gewoon”, en op sommige afgeschermde MF’s ook “Briefpapier”. Je kan info over de lades opvragen via de knop “Machinestatus” linksonder op het bedieningspaneel, en dan de knop “Status papierlades” rechtsboven in het display. Beschikbaar gesteld door: ITS – Printing Versie: 2015-10-21
1
26-10-15
Inleiding: Microsoft Word-documenten kunnen op diverse media worden afgedrukt. Van belang is dat het formaat (incl. ligging), de soort en de kleur van het medium zowel in het Word-document als op de printer zelf op identieke wijze wordt ingesteld. Instellen van de juiste soort is ook belangrijk omdat media op aangepaste wijzen worden afgedrukt. Etiketten bijv. worden op een lagere temperatuur afgedrukt om te voorkomen dat ze los raken tijdens het afdrukken. Etiketten komen ook via een kortere en rechtere papierbaan in de middelste opvangbak (donkerblauwe gedeelte onder het bedieningspaneel) terecht.
Stap 1 Open of maak een document aan in MS Word. Ga naar “Bestand”, en klik op “Afdrukken”. Controleer of de gewenste printer is geselecteerd (Black of Colour). Kies voor “Pagina-instelling” (helemaal onderaan de pagina). Je kan e.e.a. ook instellen via “Printereigenschappen”, maar dan gelden die eigenschappen voor alle andere documenten in dezelfde Wordsessie, en dat is meestal niet handig. Overigens is het ook mogelijk om rechtstreeks een lade te kiezen, maar ook dan moet je op de printer de juiste papiersoort enz. instellen. Meer in het algemeen raden we af om te kiezen voor een lade, omdat niet alle printers op dezelfde geconfigureerd (hoeven te) zijn.
2
26-10-15
Stap 2 Kies het tabblad Papier en kies bij Papierinvoer bij de “Eerste pagina” voor “Briefhoofdpapier” (of het papier naar keuze). Als je het hele document op briefpapier wil printen, kies dan bij “Overige pagina’s” ook voor “Briefhoofdpapier”. Wil je de rest op gewoon papier printen, kies dan “Automatisch selecteren” of “Gewoon”. Echter, als je dubbelzijdig hebt ingesteld, dan zal pagina 2 pas op een volgend vel worden afgedrukt. Wil je pagina 2 op de achterzijde van pagina 1 printen, dan moet je bij ”Overige pagina’s” toch voor “Briefhoofdpapier” kiezen, en de rest van het document in een aparte printjob met “Automatisch selecteren” opsturen. Klik op “OK”. Vervolgens klik je op “Afdrukken” (zie stap 1).
Stap 3 Ga naar de printer. Neem het gewenste papiersoort mee (zie de tabellen verderop.) Log in op de printer en ga naar het “Printen” menu.
3
26-10-15
Stap 4 Leg het papier in de handmatige invoerlade, lade 5. Deze lade vind je aan de linker onderkant van de machine (mogelijk moet je deze nog uitklappen). Plaats het papier als volgt zoals hier rechts aangegeven. Zorg dat de papiergeleiders netjes zijn aangeschoven. Lade 5 kan 100 vel van 80 gsm (gr/m2) bevatten, dat is een stapel van ca. 1 cm dik.
Stap 5 Er verschijnt nu een menu dat weergeeft welk Formaat, Soort en Kleur van het papier op dit moment (door de vorige gebruiker) in lade 5 is geselecteerd. Als dit menu niet op de printer verschijnt, schuif dan het papier in lade 5 een beetje heen en weer. De papiersensor treedt dan in werking, en laat vervolgens het menu zien.
4
26-10-15
Stap 6 Klik op de knop “Formaat” Selecteer “A4 (210x297 mm)”, Lange kant links als eerste (zie tabel verderop “Wijzen van invoeren”). Klik op “Bevestigen” rechts bovenin.
Stap 7 Klik op de knop “Soort” Selecteer “Briefhoofd“ (of het papier naar keuze). Klik op “Bevestigen” rechts bovenin.
Stap 8 Druk vervolgens je opdracht af door op de rode printtoets te drukken (of de groene knop op de multifunctional zelf). Krijg je de melding dat er ‘hulpbronnen’ nodig zijn? Controleer dan of het formaat en soort papier correct is ingesteld. Schuif het papier heen en weer en het menu verschijnt weer.
5
26-10-15
Instellen van juiste papiersoort Bepaal de gewichtsklasse a.h.v. het gewicht van het papier, en dat staat aangegeven op de verpakking in gsm, oftewel gram per square metre (gr/m2). Bepaal de juiste papiersoort mede a.h.v. de gewichtsklasse.
Gewichtsklasse Papier Licht Papier (gewoon) Karton Licht Karton (gewoon) Karton Zwaar
min. gewicht in gsm 55
max. gewicht in gsm
60
105 169 256 300
59
106 170 257 gsm = g/m2
Papertype Custom Card Stock Glossy Card Stock Lightweight Card Stock Lightweight Glossy Card Stock Heavyweight Card Stock Heavyweight Glossy Card Stock Hole punched Labels Letterhead
Papiersoort Aangepast Karton Glanzend karton Licht karton Licht glanzend karton Zwaar karton Zwaar glanzend karton Geperforeerd Etiketten Briefpapier
Gewichtsklasse ? Karton Karton Karton Licht Karton Licht Karton Zwaar Karton Zwaar Papier Papier Papier
Optie
Plain Preprinted Recycled Transparencies Envelopes Bond Lightweight
Gewoon papier Voorbedrukt Kringlooppapier Transparanten Envelop Bankpostpapier Gewoon papier
Papier zijde 2 Papier Papier Papier Papier...Karton Papier Papier
zijde 2 zijde 2 zijde 2 zijde 2 zijde 2 zijde 2
Asym.
z z z z zxy zxy
xyz
z = verschilt in voor- en achterzijde y = verschilt in boven- en onderkant x = verschilt in linker en rechter kant Papier en karton dat al eerder is bedrukt, kan met de optie “Zijde 2” opnieuw worden ingevoerd in de volgorde waarin ze eerder werden afgedrukt, en dat moet dan ook met de voorzijde naar boven.
Xerox display Zijde 2
Word 2010 US Reloaded
Word 2010 NL opnieuw geplaatst
6
26-10-15
Oriëntatie van papier bij invoer met Lange Kant en Korte Kant Eerst Lange Kant Eerst
Korte Kant Eerst
papiersoort invoer
invoer bovenkant
voorzijde
korte kant
lange kant
Etiketten (Labels)
linkerkant
Briefhoofd (Letterhead)
zichtbaar
achterzijde
zichtbaar
voorzijde
achterzijde
Opmerkingen: - de pictogrammen in het display van de Xerox hebben dezelfde (wind)richting als het papier in lade 5, - maar het pictogram van “Briefhoofd” (en ook van “Voorbedrukt”) is op het display van de Xerox 1800 verkeerd om georiënteerd, - de diverse papiersoorten worden standaard met de voorzijde naar beneden ingevoerd, behalve bij briefhoofd en voorbedrukt, om te zorgen dat bij documenten met meerdere pagina’s de volgorde van voor naar achter de volgorde niet hoeft te worden omgedraaid.
Tips over etiketten zonder rand Bij de UU zijn etiketvellen van Staples in omloop met 3 kolommen en 8 rijen en zonder marges rondom aan de randen van het vel. Die rand is het gedeelte waar de printer niet kan afdrukken.Je kan die marges wel instellen bij de Page Layout op 0,5 cm, maar dan raakt de indeling van de etiketten in de war. Echter als je de pagina-marges instelt op 0 cm, dan zal Word bij het geven van een printopdracht een foutmelding geven dat de marges niet goed staan met de mogelijkheid om de marges te herstellen (Fix) of om de fout te negeren (Ignore); kies dan die 2e optie (Ignore), dan komt het er wel goed uit; als je de 1e optie (Fix) kiest raakt de indeling alsnog in de war. Mocht je per abuis toch de 2 e optie hebben gekozen, zorg dan dat je het document niet opslaat, anders moet je de etiket-indeling opnieuw instellen.
7
26-10-15
