Richtlijnen etiketten 1.
Materiaal
Papier, inkt en hechtmaterialen voldoen aan de eisen die de wet stelt aan duurzame verpakkingsmaterialen. Zie hiervoor de Archiefregeling (Stb. 2010, nr. 70), in het bijzonder de artikelen 4, 5 en 11.
2.
Afmetingen
Voor dozen en omslagen gelden dezelfde formaten: de afmetingen bedragen ongeveer 7 x 9 cm. Afwijkingen plus of min één centimeter zijn toegestaan, zolang dit niet ten koste gaat van de leesbaarheid en overzichtelijkheid van de informatie. Zo maakt het Nationaal Archief zelf gebruik van etiketten met de afmetingen 6,3 x 9,6 cm.
3.
Opmaak en tekst
Etiketten worden opgemaakt volgens onderstaand sjabloon:
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. [bloknummer] [bloknaam/witregel] [bloknaam] [bloknaam] [bloknaam]
Inv.Nr. [inventarisnummer]
Het etiket biedt voldoende ruimte voor negen (9) regels. De eerste regels zijn opgemaakt in lettertype Times New Roman, lettergrootte 12. Zij bevatten de volgende gegevens: r. 1: de tekst 'NATIONAAL ARCHIEF' (in hoofdletters). r. 2: een witregel. Deze dient om de naam (of logo) van de archiefbewaarplaats te scheiden van de overige gegevens. r. 3: de tekst 'Blok Nr.', gevolgd door een spatie en het bloknummer van het archief. r. 4-7: de volledige bloknaam zoals deze in ABS/Archeion is vastgelegd. In principe zijn hiervoor alle vier regels beschikbaar. Maar als de volledige bloknaam binnen drie regels past, dient de eerste regel onbeschreven te blijven. Deze fungeert dan als witregel waarmee het bloknummer van de bloknaam wordt gescheiden. r. 8: een witregel r. 9: de tekst 'Inv.nr.', gevolgd door een spatie en het inventarisnummer. N.B.: Deze regel is opgemaakt in lettertype Times New Roman, lettergrootte 14. De gegevens gecentreerd opgenomen. Dus niet links uitlijnen.
1
Als een bloknaam uit verschillende componenten is opgebouwd, wordt voor elk component een nieuwe regel gebruikt: naam van de hoofdorganisatie; naam van de afdeling (directie, directoraat-generaal) ; aanduiding van het soort bescheiden (bijv. kaarten, stamboeken); vermelding dat het een supplement betreft. (In de praktijk komen geen bloknamen voor die uit meer dan drie componenten bestaan. Zie hiervoor de Richtlijnen Bloknamen, versie 1.1 (februari 2010).) Zie voorts Bijlage A voor enkele voorbeelden. Toegestane afwijkingen
Etiketten van tien (10) regels zijn toegestaan. De extra regel wordt dan toegevoegd aan het tekstvak voor de volledige bloknaam, zodat deze over vijf regels kan worden uitgeschreven.
Als alternatief voor de koptekst is het logo van het Nationaal Archief op deze plaats (regel 1) toegestaan.
Als alternatief voor de witregel onder de koptekst is op deze plaats (regel 2) een streep toegestaan.
4.
Bevestiging
Bij omslagen wordt het etiket aangebracht in de rechterbovenhoek, op ca. 1 cm. van de randen. Zie foto 1. Bij dozen is de plaats van het etiket is afhankelijk van de manier waarop de doos wordt geborgen. Bij dozen die staand worden geborgen, wordt het etiket op de voorkant ca. 1 cm van de onderrand van de doos geplakt. (De voorkant van de doos is de kant waarbij de klep rechts sluit.) Indien de breedte van de doos daarvoor voldoende ruimte biedt, moet het etiket gecentreerd worden aangebracht. Zie foto 2. Bij dozen die liggend worden geborgen, komt het etiket altijd rechts. Zie foto 3.
Foto 1
Foto 3
Foto 2
Zie bijlage B voor meer voorbeelden.
2
Bijlage A: Voorbeelden van de vermelding van volledige bloknamen op etiketten Voorbeeld 1: Archief van een instelling: Bloknaam bevat alleen de naam van de organisatie
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. B24063 Staatscommissie Bioscoopgevaar
Inv.Nr. 12
Voorbeeld 2: Bloknaam bestaat uit de naam van een persoon (persoonsarchief)
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. C57 W.K.N. Schmelzer
Inv.Nr. 327
Voorbeeld 3: Bloknaam bestaat uit de naam van een familie (familiearchief)
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. 35238 Familie Van Oldenbarnevelt
Inv.Nr. 526
3
Voorbeeld 4: Bloknaam bestaat uit de naam van de hoofdorganisatie en van de afdeling
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. W27009 Ministerie van Verkeer en Waterstaat, afdeling Voorlichting
Inv.Nr. 20
Voorbeeld 5: Bloknaam bestaat uit de naam van de hoofdorganisatie, van een afdeling en van een onderdeel van die afdeling
NATIONAAL ARCHIEF F28065 Ministerie van Financiën, Generale Thesaurie, directie Binnenlands Geldwezen
Inv.Nr. 754
Voorbeeld 6: Bloknaam bestaat uit de naam van de (hoofd)organisatie en de aanduiding van de soort archieven
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. D23905 Ministerie van Marine: scheepsjournalen
Inv.Nr. 9184
4
Voorbeeld 7: Bloknaam bestaat uit de naam van de (hoofd)organisatie
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. S29510 Gezondheidsraad
Inv.Nr. 644
Voorbeeld 8: Bloknaam bestaat uit de naam van de (hoofd)organisatie, de naam van de afdeling
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. B24034 Ministerie van Binnenlandse Zaken, afdeling Binnenlands Bestuur
Inv.Nr. 1433
Voorbeeld 9: Bloknaam bestaat uit de naam van de archiefvormer (in dit geval een persoon) en de toevoeging 'supplement'
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. 35412 J.B. Bicker, supplement
Inv.Nr. 7
5
Voorbeeld 10: Bloknaam, bestaande enkel uit de naam van de (hoofd)organisatie, past niet op één regel
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. I2616 Nederlandse Vereniging van Ziekenhuisdirecteuren
Inv.Nr. 92
Voorbeeld 11: Bloknaam bestaat uit de naam van de (hoofd)organisatie en de naam van de afdeling; de eerste past niet op één regel
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. B6 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, directie Organisatie en Automatisering
Inv.Nr. 2222
Voorbeeld 12: Bloknaam bestaat uit de naam van de (hoofd)organisatie en de naam van de afdeling; de laatste past niet op één regel
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. W28516 Ministerie van Verkeer en Waterstaat, bureau Coördinatie Kernenergieaangelegenheden
Inv.Nr. 22
6
Voorbeeld 13: Bloknaam bestaat uit de naam van de (hoofd)organisatie en de naam van de afdeling; beide onderdelen passen niet op één regel
NATIONAAL ARCHIEF Bloknummer S14 Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, directoraat-generaal voor Algemene Beleidsaangelegenheden
Inv.Nr. 2486
Voorbeeld 14: Sjabloon waarin voor de bloknaam vijf regels beschikbaar zijn
NATIONAAL ARCHIEF Blok Nr. [bloknummer] [bloknaam/witregel] [bloknaam] [bloknaam] [bloknaam] [bloknaam]
Inv.Nr. [inventarisnummer]
——————————————————— Blok Nr. [bloknummer] [bloknaam/witregel] [bloknaam] [bloknaam] [bloknaam]
Inv.Nr. [inventarisnummer]
7
Voorbeeld 15: Sjabloon met logo en met streep op de plaats van de eerste witregel
Bijlage B Voorbeelden van de plaatsing van etiketten op archiefdozen Staand:
Plaats inv.nr(s.)
Luchtgat (geen vingers insteken!)
Etiket: gecentreerd of 1 cm van kanten. Tekst liggend.
Scharnierpunt deksel
8
Liggend
Rond gat aan achterzijde
9
