Ledenlijsten + etiketten maken Eerst wordt uitgelegd hoe je een ledenlijst (van alle clubleden of leden per lesjaar) kan opvragen en bewerken en nadien hoe je met deze lijst etiketten kan maken. De ledenlijst die je opvraagt, kan je opslaan op je computer. Je hoeft hem dus niet elke keer opnieuw aan te maken. Het opnieuw opvragen van de lijst is dan enkel nodig indien er leden bijkomen. Het is ook mogelijk om meerdere lesjaren tegelijk op te vragen. Verdere uitleg hierover kan u in onderstaande uitleg terugvinden. Je kan ook rechtstreeks met het ledenprogramma etiketten afdrukken (zie bestand: etiketten afprinten (rechtstreeks via ledenprogramma)).
Hoe maak ik een ledenlijst? 1. Klik links op ‘rapporten en statistieken’
2. Klik op ‘rapport: adreslijsten’
3. Klik op de rode pijl naast ‘zoeken naar leden’
4. Selecteer de gegevens die je op de ledenlijst wilt: dit doe je door het gewenste aan te duiden en dan op de rode pijltjes te duwen. De gewenste gegevens komen nu in de rechterkolom te staan.
Nuttige tip: Je kan meerdere gegevens tegelijk selecteren. Wanneer de gegevens vlak onder elkaar staan, kan je klikken op het eerste gegeven en dan met de muis ingedrukt naar beneden schuiven. De geselecteerde gegevens worden blauw. Indien de gegevens niet vlak onder elkaar staan, kan je ook meerdere gegevens tegelijk selecteren. Klik op het gevraagde gegeven, houdt ondertussen de ‘ctrltoets’ ingedrukt en klik zo één voor één op de gegevens die je nodig hebt. Blijf de ‘ctrl-toets’ indrukken terwijl je de gegevens aanklikt. De geselecteerde gegevens worden blauw.
In het voorbeeld werd gekozen voor naam, voornaam, adres, postcode, gemeente, partner (tip: partner staat helemaal onderaan op de lijst).
Nuttige tip: je kan ook lidnummer, geslacht, geboortedatum, … opvragen
5. Nu zijn er 2 mogelijkheden A. Je wilt een ledenlijst van alle clubleden die momenteel aangesloten zijn. Selecteer bij ‘organisatiepunt’ de naam van de club (hier Diepenbeek Victory vzw). Wanneer je iets selecteert, wordt dat steeds in het blauw weergegeven. Om enkel de clubleden te krijgen: vink het vakje voor ‘rol’ aan en duid ‘clublid’ aan in de lijst er onder.
Nuttige tips: Zijn er in uw club leden met de status ‘clublid (elders betaald)’? Duid deze groep dan ook aan, anders komen ze niet op de ledenlijst te staan!
B. Je wilt een ledenlijst per lesjaar/groep Duid het jaar aan waarvan je een ledenlijst wil maken. In het voorbeeld: ‘1 ste jaar’. Nu mag je géén rol aanduiden (indien je dit wel doet, krijg je niemand op je lijst).
Nuttige tip: Je kan meerdere lesjaren tegelijk selecteren. Wanneer de lesjaren vlak onder elkaar staan, kan je klikken op het eerste lesjaar en dan met de muis ingedrukt naar beneden schuiven. De geselecteerde gegevens worden blauw. Indien de gevraagde lesjaren niet vlak onder elkaar staan, kan je ook meerdere lesjaren tegelijk selecteren. Klik op het gevraagde lesjaar, hou ondertussen de ‘ctrltoets’ ingedrukt en klik zo één voor één op de lesjaren die je nodig hebt. Blijf de ‘ctrltoets’ indrukken terwijl je de lesjaren aanklikt. De geselecteerde lesjaren worden blauw. Voorbeeld:
Nuttige tip: bij stap 4 kan je nog extra gegevens selecteren die handig zijn wanneer je meerdere lesjaren tegelijk opvraagt. Rechtsboven onder ‘bijkomende informatie’ kan je in het vak ‘naam organisatiepunt’ en ‘datum aanmaak’ selecteren (zelfde werkwijze als selecteren van ‘naam’, ‘voornaam’,…).
Opvragen van lesjaren (punt 5 B) ‘datum aanmaak’ geeft weer wanneer iemand in het lesjaar geplaatst werd. ‘naam organisatiepunt’ geeft weer in welk lesjaar de persoon zit. Opvragen van clubleden (punt 5 A) ‘datum aanmaak’ geeft weer wanneer de persoon aan dansliga werd doorgegeven via het ledenprogramma (via ‘ledenstatus wijzigen’ of door in te voeren als ‘nieuw lid’). ‘naam organisatiepunt’ vermeldt de clubnaam.
6. Klik rechts onderaan op ‘opzoeken’
7. Je krijgt dan onderstaand scherm. Nu kan je een excelbestand openen of opslaan. Wanneer je de lijst opslaat, hoef je die niet elke keer opnieuw op te vragen. Een nieuwe lijst opvragen is dan enkel nodig indien er leden bijkomen.
8. Je krijgt dan een excel-bestand zoals hieronder weergegeven (opm.: in het voorbeeld werden enkele persoonlijke gegevens gewist, normaal zijn alle vakjes ingevuld). In onderstaand voorbeeld werden volgende gegevens opgevraagd (geselecteerd in stap 4): Voornaam, naam, adres, postcode, gemeente, geslacht, partner, datum aanmaak, naam organisatiepunt. De gekozen gegevens zijn terug te vinden in rij 2.
Nu kan je deze ledenlijst bewerken zoals je zelf wilt.
Ledenlijst bewerken aanpassen aan eigen noden/wensen
De gegevens in sommige vakjes zijn niet volledig zichtbaar of er staat ###### oorzaak: kolommen zijn te smal oplossing: ga met je muis op de scheiding tussen twee kolommen staan en dubbelklik. In vb. werd tussen H en I geklikt.
Gegevens sorteren (alfabetisch, per lesjaar, op datum, geslacht, …)
Opgelet! Bij sorteren is het belangrijk dat je de gegevens per rij bij elkaar houdt om te sorteren. Klik steeds op het vakje ‘voornaam’ en volg dan de instructies. Klik op ‘Data’ en dan op ‘sorteren’.
Dan opent volgend scherm: Je kan dan zelf kiezen hoe je wilt sorteren. In het voorbeeld zal gesorteerd worden op ‘geslacht’. Alle mannen zullen bij elkaar staan en daaronder staan dan alle vrouwen. Je kan op andere gegevens sorteren. Klik hiervoor op het blauwe pijltje naast ‘geslacht’ en kies wat je wilt. Klik nadien op ‘ok’. De gegevens worden gesorteerd.
Ledenlijst met partner
Je kan een ledenlijst met partners maken met behulp van het sorteren op geslacht. Bij het opvragen van je ledenlijst in het ledenprogramma, moet je bij punt 4 ‘partner’ en ‘geslacht’ selecteren. Dit komt nadien op je excellijst. Werkwijze Sorteer de leden in de lijst op geslacht. Alle mannen zullen bovenaan staan, met in één van de kolommen de naam van hun partner. Alle vrouwen staan onderaan in de lijst.
Je kan de vrouwen mét partner wissen en dan heb je een lijst waarbij de partners bij elkaar staan. De vrouwen staan immers op de lijn van hun mannelijke partner. In het voorbeeld werden rij 5 en 7 gewist. In onderstaand scherm vind je deze 2 personen terug in het vakje ‘partner’.
Kolommen van plaats veranderen of verwijderen
Vb. Je wilt de naam van de partner vlak achter de naam van de man. Hiervoor moet je kolom G verplaatsen. Ze moet achter kolom B komen. Werkwijze Ga met je muis op ‘G’ staan. Er komt een naar beneden wijzend pijltje tevoorschijn. Klik met de muis. De kolom G is geselecteerd (ze wordt blauw).
Klik bovenaan op ‘bewerken’ en nadien op ‘kopiëren’. Kolom G wordt gekopieerd.
Selecteer dan kolom C. Dit doe je op dezelfde manier als selecteren van kolom G (op kolomnaam gaan staan en klikken). Klik dan op je rechtermuisknop en kies je voor ‘gekopieerde cellen invoegen’. Kolom G wordt dan voor kolom C geplakt (de oorspronkelijke kolom G wordt nu kolom C genoemd, de andere kolommen veranderen nu ook van letter).
Om andere kolommen te verplaatsen, pas je dezelfde werkwijze toe. Indien je een kolom wilt verwijderen, selecteer je de kolom, klik je op de rechtermuisknop en kies je voor ‘verwijderen’. !Opgelet: Het verwijderen van een kolom is definitief.
Rijen van plaats veranderen of verwijderen: zelfde werkwijze als kolommen, maar nu moet je de rij selecteren. Dit doe je door op het nummer van de rij te gaan klikken Nuttige tip: verwijder de bovenste lijn waarin ‘uw selectiecriteria’ staat. Deze rij is overbodig en zorgt bij het maken van etiketten voor problemen.
Kolommen/rijen toevoegen Klik op de naam van de kolom/rij en klik op de rechtermuisknop. Klik dan op ‘invoegen’.
Nuttige tip: Je kan aanwezigheidslijsten maken door kolommen toe te voegen, zodat je kan aanduiden wie aanwezig was. Idem voor betalingslijsten,…
Meerdere tabbladen maken + tabblad benoemen Mogelijkheden: - elk lesjaar op een ander tabblad - tabblad 1: volledige lijst, tabblad 2: enkel naam en voornaam (aanwezigheden), tabblad 3: …
Tabblad maken: klik bovenaan op ‘invoegen’ en kies dan voor ‘werkblad’. Onderaan je blad verschijnt dan een 2e pagina (blad 2). Sheet 1 is de oorspronkelijke pagina. Je kan zoveel tabbladen invoegen als je zelf wilt.
In blad 2 kan je nu ook gewoon werken. Om naar het andere tabblad te gaan, klik je onderaan gewoon op ‘sheet 1’.
Tabblad naam geven: Ga onderaan op de huidige naam van het gewenste tabblad staan (hier blad 2 en sheet 1). Klik op de rechtermuisknop en kies voor ‘naam wijzigen’. De naam van het tabblad wordt dan zwart gemarkeerd. Klik met je muis op de naam van het tabblad en typ de naam in die je wenst te geven. Klik nadien ergens op je scherm en de naam is gewijzigd.
Nuttige tip: je kan gegevens van het ene tabblad kopiëren naar een andere tabblad. Dit doe je door de gegevens te selecteren. Klik dan op de rechtermuisknop en kies voor ‘kopiëren’. Klik onderaan op het tabblad naar waar je de gegevens wilt kopiëren. Ga dan in een vakje staan en klik op de rechtermuisknop en kies voor ‘plakken’. De gegevens worden geplakt in het andere tabblad.
Etiketten maken (op basis van je ledenlijst in excel)
(Je kan ook rechtstreeks via het ledenprogramma etiketten maken zie bestand ‘etiketten afprinten (rechtstreeks via ledenprogramma)’ ) 1. Open het programma ‘word’. 2. Sla dit document op en benoem het best als ‘etiketten maken’. Dan hoef je nadien niet elke keer opnieuw alle stappen te overlopen, maar moet je bij een volgende keer enkel aanduiden welke adreslijst je wilt gebruiken (meer uitleg hierover: zie verder). 3. Klik bovenaan op ‘extra’ ‘brieven en verzendlijsten’ ‘afdruk samenvoegen’.
4. Nu opent er rechts een scherm, waarin je stap voor stap de instructies moet volgen.
Stap 1: kies voor ‘etiketten’ en klik onderaan op ‘volgende: begindocument’
Stap 2: klik hier op ‘opties’. Je moet dan het formaat van je etiketten selecteren. In het programma zitten al een heleboel formaten. Zoek het juiste (hoogte, breedte, aantal etiketten horizontaal, aantal etiketten verticaal,… krijg je als je op ‘details’ klikt). Heb je het juiste etiketformaat gevonden? Klik dan op ‘ok’.
Je krijgt nu een blad met allemaal vakjes. Dit zijn je etiketten. Controleer even of het aantal en de indeling klopt. Stap 3: kies hier voor ‘een bestaande lijst gebruiken’. Je gaat immers de gegevens gebruiken uit de ledenlijst die je uit het ledenprogramma getrokken hebt. Deze lijst heb je opgeslagen en bewerkt. Klik dan op ‘bladeren’. Nu opent een scherm waar je kan kiezen welk document je gebruikt om de adressen uit te halen (zoek de ledenlijst en duid hem aan, nadien klik je op ‘openen’).
Je kan dan kiezen voor ‘sheet 1’. Klik ‘ok’. Nadien krijg je onderstaand scherm
Hier kan je zelf aanduiden welke namen je wenst te gebruiken voor de etiketten. - je kan enkele namen aanvinken - je kan ‘alles selecteren’ Klik dan op ‘ok’. Op je blad gebeurt niets, wat normaal is. Ga naar stap 4.
Stap 4: Hier moet je kiezen wat er op het etiket komt. Zet je muis in het eerste etiket (leeg vak linksboven). Klik dan op ‘meer items…’. Dan opent onderstaand scherm. Hierin staan alle kolommen die in je ledenlijst staan.
Selecteer één voor één wat er op het etiket moet komen. Dit doe je door het aan te klikken en op ‘invoegen’ te klikken. Indien je alle gegevens voor één etiket geselecteerd hebt, duw je op ‘sluiten’.
Je krijgt dan dit (afhankelijk van wat je zelf aangeduid hebt):
Je kan deze gegevens nu schikken zoals jij ze op je etiket wilt. Dit doe je door gewoon te typen (spaties, enter,…). Vb.
Om dezelfde opmaak op alle etiketten te krijgen: klik je in het rechtermenu op ‘alle etiketten bijwerken’. Stap 5: namen uit ledenlijst worden ingevuld etiketten worden aangemaakt
Stap 6: je kan de etiketten nu afprinten (in rechtermenu). Nuttige tip: Je hoeft deze stappen niet allemaal te herhalen wanneer je een volgende keer etiketten afdruk. Je hoeft dan enkel in stap 3 de juiste ledenlijst te selecteren. De andere stappen kan je gewoon doorlopen zonder aanpassingen te doen.
