'Prestaties met integriteit'

GEDRAGSCODE 'Prestaties met integriteit'

Datum: 20 kan 2008

Copyright: SABIC Innovative Plastics 2008. All rights reserved.

SABIC Innovative Plastics

Integriteitsboodschap van Charlie Crew Prestaties met integriteit! Dit is het erfgoed waarop het bedrijf is gebouwd en het is de fundering waarop wij ons zullen blijven baseren om onze onderneming wereldwijd uit te breiden. We moeten ons dagelijks houden aan de hoogste ethische gedragsnormen, bij elke transactie en overal waar we zaken doen. Als we dit doen, winnen we het vertrouwen van onze werknemers, onze klanten, onze zakenpartners en de maatschappij waarin we actief zijn, wat bijdraagt tot een bevordering van onze groei. Als we geen sterke nalevingscultuur in stand houden kunnen de gevolgen dramatisch en pijnlijk zijn. Open maar eens de krant, en u leest verhalen over bedrijven die over de kop gaan, directeuren die naar de gevangenis gaan en werknemers die massaal hun baan verliezen omwille van een boekhoudschandaal, een onderzoek naar prijsafspraken of betrokkenheid bij handel met voorkennis. Wij dragen allemaal een verantwoordelijkheid om een nalevingscultuur in stand te houden waarin dit soort activiteiten niet wortel kunnen schieten. Om te verzekeren dat we deze cultuur in stand houden, vraag ik elke werknemer om de volgende drie dingen te doen: (1)

Onze Gedragscode lezen en begrijpen;

(2)

De Gedragscode naleven (naar letter en geest) bij alles wat u doet. Geef het goede voorbeeld door uw leiding en laat uw integriteit door niets of niemand in gevaar brengen; en

(3)

Het melden van alle nalevingsproblemen via één van de vele kanalen waarover u beschikt. U bent de ogen en de oren van dit bedrijf wat betreft de naleving.

Bedankt voor uw toezegging voor het opbouwen en in stand houden van een integriteitscultuur van wereldklasse bij SABIC Innovative Plastics.

Charlie Crew CEO, SABIC Innovative Plastics


i

Inhoudsopgave

Integriteitsboodschap van Charlie Crew ____________________ i Onze verplichtingen ____________________________________ 1 ONZE WERELDWIJDE OMGEVING ___________________________ 2 Mededingingswetgeving (Antitrust) _______________________ 3 Internationaal handelstoezicht ___________________________ 7 Productrisicobeheer ___________________________________ 10 Zakelijke relaties met derde bedrijven ____________________ 13 Werken met overheden ________________________________ 16 ONZE WERKOMGEVING __________________________________ 18 Milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging________________ 19 Eerlijke tewerkstellingspraktijken ________________________ 22 Belangenconflicten____________________________________ 25 Privacy/Bescherming Gegevens _________________________ 28 BESCHERMING VAN ONZE BEDRIJFSMIDDELEN _______________ 31 Intellectuele eigendom ________________________________ 32 Controllership _______________________________________ 35 Witwassen van geld ___________________________________ 38 Handel met voorkennis & stock tipping ____________________ 41 RAPPORTERING VAN NALEVINGSPROBLEMEN ________________ 43 Rapportering van nalevingsproblemen ____________________ 44


ii

Onze verplichtingen 1. De Gedragscode lezen en begrijpen: Onze Gedragscode geldt voor alle werknemers, directeurs, verantwoordelijken en derden die ons bedrijf vertegenwoordigen. Verwerf een grondig inzicht in de gedragssregels die in onze Gedragscode staan beschreven. Stel u op de hoogte welke details van de gedragssregels relevant zijn voor uw specifieke functie. Volg tijdig de integriteitstraining die aan u is opgedragen.

2. De Gedragscode naleven (naar letter en geest) bij alles wat u doet: Geef het goede voorbeeld – Creëer een nalevingscultuur en houd deze in stand, en neem persoonlijk de leiding van nalevingsinspanningen op u. Neem de focus op integriteit/naleving in overweging bij het aanwerven, het beoordelen en het belonen van werknemers. Bouw een infrastructuur op om nalevingsproblemen te voorkomen, te detecteren en erop te reageren. Herken nalevingsrisico's voor het bedrijf en roep procedures in het leven om deze risico's te voorkomen en/of te beheersen. Voer regelmatig nalevingscontroles uit. Onderzoek nalevingsproblemen die ontstaan onmiddellijk en neem hierop actie. Raadpleeg de bedrijfsjurist en verleen medewerking bij elke noodzakelijke communicatie aan regelgevende- en rechtshandhavinginstanties.

3. Nalevingsproblemen onmiddellijk melden: Laat van u horen - hoe sneller problemen aangepakt worden hoe beter. Realiseert u zich dat er veel kanalen beschikbaar zijn voor het melden van nalevingsproblemen. Verleen medewerking bij onderzoeken naar nalevingsproblemen of schendingen. Onderneem geen vergeldingsacties tegen personen omdat ze een probleem gemeld hebben.


1

ONZE WERELDWIJDE OMGEVING


2

Mededingingswetgeving (Antitrust) Onze gedragsregel Mededingingswetgeving, soms ook antitrustwetgeving genoemd, heeft invloed op elk aspect van het zakendoen op de wereldwijde markten van vandaag. Deze wetgeving is complex en heeft een wereldwijde reikwijdte, en kan in elke specifieke situatie op een andere wijze uitwerken. Volgens onze gedragsregel moeten wij bij alles wat wij doen de mededingingswetgeving naleven, voldoende geïnformeerd zijn om een schending hiervan proactief te voorkomen en het advies opvolgen van onze bedrijfsjuristen om de naleving te verzekeren.

Onze verantwoordelijkheid In de onderstaande bespreking worden enkele hoofdvereisten van de mededingingswetgeving uiteengezet, maar elke persoon die in ons bedrijf zaken doet, moet zijn/haar verantwoordelijkheid nemen om te begrijpen hoe de mededingingswetgeving geldt voor zijn of haar activiteiten, en om indien nodig specifieke hulp in te roepen van de bedrijfsjurist. Alle werknemers hebben de volgende verplichtingen: BEGRIJPEN hoe de mededingingswetgeving van toepassing is op onze dagelijkse activiteiten. Bijvoorbeeld, mededingingswetgeving: •

verbiedt overeenkomsten of afspraken tussen concurrenten, als deze de concurrentie ondermijnen. Alle bedrijfsplanning en besluitvorming moet onafhankelijk plaatsvinden, met het oog op de behoeften van ons bedrijf en zonder communicatie of coördinatie met concurrenten. Er moet in het bijzonder opgelet worden bij activiteiten waarbij concurrenten aanwezig zijn, zoals beurzen, handelsorganizaties en normeringsorganen. De volgende onderwerpen mogen niet besproken worden met concurrenten: o o o o o o o o o

•

Prijzen; Offertes; Verkoopregios, allocatie van klanten of productlijnen; Verkoopvoorwaarden; Productiecapaciteit/-opbrengst of omzet; Kosten, winsten of winstmarges; Marktaandeel; Nieuw aan te bieden producten of diensten; en Distributiemethodes.

regelt het gedrag van bedrijven die voor eigen rekening of met klanten handelen. De mededingingswetgeving kan overtreden worden door een eenzijdige handeling of door afspraken met klanten. Bijvoorbeeld:


3

o

o

o

•

Bedrijven met een dominante positie voor een bepaald product of marktsegment mogen deze positie niet misbruiken om de verkoop van andere producten te doen toenemen. In bepaalde landen schrijft de mededingingswetgeving algemeen voor dat onze klanten die met elkaar concurreren dezelfde prijzen en voorwaarden moeten krijgen als ze op hetzelfde moment hetzelfde product aankopen. Er zijn beperkingen aan onze mogelijkheden om het gebruik of de wederverkoop van onze producten door klanten te beperken, of om de prijzen of de voorwaarden van de wederverkoop van onze producten te beïnvloeden.

regelt fusies, overnames en joint ventures. Mededingingswetgeving vereist ook van veel voorstellen voor bedrijfscombinaties en joint ventures dat ze gecontroleerd worden door overheidsinstanties voor ze tot stand gebracht worden, om te verzekeren dat ze de concurrentie niet in aanzienlijke mate verminderen. Bij deze controles wordt vaak de nadruk gelegd op interne documenten, om de doelstellingen van de betrokken bedrijven te bepalen. Onze bedrijfsplannen, marktanalyses en bedrijfsontwikkelingsvoorstellen moeten altijd getuigen van onze wens om te groeien door in nieuwe marktsegmenten te werken en nieuwe manieren te ontdekken om onze klanten van dienst te zijn, en niet door te proberen de concurrentie te verminderen. Joint venture activiteiten en communicaties moeten beperkt blijven tot het verwezenlijken van de goedgekeurde doelstellingen van het samenwerkingsverband.

De naleving van de mededingingswetgeving OPNEMEN in onze bedrijfsprocedures. Elk proces waarbij klanten, leveranciers of concurrenten betrokken zijn, moet zo worden ontworpen dat het in overeenstemming is met de mededingingswetgeving. We moeten ons houden aan onze bedrijfsrichtlijnen met betrekking tot het implementeren van prijsverhogingen, contacten met concurrenten, het verkrijgen en de behandeling van concurrentie-informatie en de deelname aan handels- of beroepsverenigingen. Bij het ontwerpen van welk nieuw commercieel proces dan ook moet in een vroeg stadium de bedrijfsjurist worden betrokken. MELDING MAKEN aan de bedrijfsjurist van elke kennelijke niet-naleving van de mededingingswetgeving, zij het door een werknemer of een contractor, of door de werknemer van een concurrent. Als u benaderd wordt door een concurrent met een onrechtmatig voorstel voor een overeenkomst, moet u uw deelname actief weigeren, de communicatie indien nodig volledig verbreken en de toenadering onmiddellijk melden aan de bedrijfsjurist, ook al lijkt deze onbelangrijk. De bedrijfjuristen RAADPLEGEN als u een vraag of probleem heeft of als u niet zeker bent over de toepassing van de mededingingswetgeving op uw activiteiten. Houd u up-to-date met online en persoonlijke training op dit gebied.

Problemen waarvoor u moet oppassen EEN TOENADERING DOOR EEN CONCURRENT die een overeenkomst wil afsluiten of een afspraak wil maken met betrekking tot prijzen, verkoopvoorwaarden, offertes, gemeenschappelijke klanten of het moment, de plaats of de wijze van de verkoop van onze producten of van de onderlinge concurrentie.


4

ELKE COMMUNICATIE MET EEN CONCURRENT met betrekking tot de bovenvermelde onderwerpen, of waarin getracht wordt informatie te verkrijgen of te delen over onderwerpen met betrekking tot de concurrentie, zoals distributiemethodes, productiecapaciteit/-opbrengst, bronnen of kosten van grondstoffen of productontwikkelingsplannen. ONGEPASTE CONTACTEN TUSSEN OF ACTIVITEITEN ONDER CONCURRENTEN die betrokken zijn bij handels- of beroepsorganisaties of normeringsorganen. ELK VERZOEK VAN EEN KLANT OF LEVERANCIER om een exclusieve regeling te treffen die mogelijk een nadelig effect inhoudt voor zijn of onze concurrenten. POGINGEN OM DE STERKE POSITIE IN EEN PRODUCT OF MARKTSEGMENT TE GEBRUIKEN om een aandeel te verwerven in een ander product of marktsegment, bijvoorbeeld door te eisen van een klant dat deze een bepaald product koopt om toegang te krijgen tot een tweede product. DE EIS DAT EEN KLANT ZICH VERPLICHT TOT DE AANKOOP VAN EEN PRODUCT om een technologielicentie te ontvangen. SELECTIEVE KORTINGEN DIE RESULTEREN IN VERSCHILLENDE PRIJZEN voor klanten die met elkaar concurreren. EEN BEPERKING VAN DE KEUZES VAN DE KLANT bij het gebruik of de wederverkoop van een product of dienst van het bedrijf. ONZORGVULDIG GESCHREVEN DOCUMENTEN die een verkeerde indruk geven van onze huidige concurrentiesituatie of onze toekomstplannen.

Vragen & antwoorden V. Ik heb zonet een grote klant op de hoogte gesteld van een belangrijk nieuw product dat wij spoedig op de markt gaan brengen. Hij wil met mij overeenkomen het nieuwe materiaal niet te verkopen aan zijn concurrenten tijdens de eerste vijf jaar na de lancering. Hij zegt ermee akkoord te gaan alles te kopen wat wij produceren, zodat wij geen nadeel ondervinden van deze regeling. Mag ik ingaan op dit voorstel tot een exclusiviteitsovereenkomst? A. Nee. Wij mogen niet overeenkomen met een klant om een nieuw product niet aan te bieden aan zijn concurrenten. Onder bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld als een klant een wezenlijke bijdrage levert aan de ontwikkeling van een nieuw product), kan aan de klant een korte periode van exclusiviteit toegekend worden. Raadpleeg de bedrijfsjurist om te bepalen wanneer dergelijke exclusieve voorwaarden mogen worden toegekend. V. Ik maak deel uit van een commissie die fysieke normen helpt opstellen voor motorvoertuigmaterialen. Er is een rubberfabrikant die voor een bepaald materiaal een goedkeuring probeert te verkrijgen, om het te kunnen gebruiken in dashboards ter vervanging van thermoplastics. Het rubbermateriaal voldoet aan alle functionele vereisten voor deze toepassing. Een lid van de commissie die werkt voor een andere kunststoffabrikant wil aan de norm een niet-functioneel vereiste toevoegen, waaraan het rubbermateriaal niet kan voldoen. Het gevolg hiervan zou zijn dat het


5

rubbermateriaal niet op de markt kan worden gebracht. Mag ik hiermee instemmen? A. Nee. Industriegroepen en normeringsorganen mogen geen niet-functionele normen opleggen louter om de lancering van nieuwe producten op de markt te beperken. V. Een klant heeft me zonet de laatste offerte van onze concurrent doorgefaxt, met inbegrip van de prijzen die de concurrent aanbiedt voor acht verschillende productcategorieën die rechtstreeks met onze producten concurreren. Op de voorpagina staat "Kunt u dit verbeteren?" Ik denk dat ik lager kan bieden, maar ik maak me zorgen dat ik ongeoorloofde informatie heb ontvangen over mijn concurrent. Wat moet ik doen? A. Maak u geen zorgen. Onder de meeste omstandigheden is het volkomen aanvaardbaar om concurrentie-informatie te ontvangen van een klant. In dit geval deelt de klant de informatie om de concurrentie te bevorderen, niet om ze te beperken. Raadpleeg de bedrijfsjurist om informatie te verkrijgen over de wijze waarop u de fax van de klant moet documenteren en behandelen, maar het mag normaal gezien geen probleem zijn om deze informatie te gebruiken om een concurrerende offerte op te stellen.


6

Internationaal handelstoezicht Onze gedragsregel Wetten over het toezicht op de internationale handel, die in de meeste landen waar wij zaken doen bestaan, reguleren de overdracht van goederen, diensten en technologie over de nationale grenzen. Deze wetten gelden voor vele aspecten van de activiteiten van ons bedrijf, niet alleen voor de verzending van producten. De uitwisseling van informatie en gegevens kan, ongeacht het medium (bv. telefoon, econferenties, e-mail enz.), onderworpen worden aan handelstoezicht. Naast de douanewetten en -controles die voorschrijven dat er vergunningen zijn vereist voor bepaalde soorten export van goederen of technologie, betreft deze wetgeving ook export verboden, die de handel met bepaalde landen, entiteiten of personen verbieden, en anti-boycotbeperkingen, die de deelname verbieden aan boycots die niet zijn toegestaan onder het toepasselijk recht. De niet-naleving van wetgeving op het gebied van internationaal handelstoezicht kan ernstige gevolgen hebben voor de goede naam en de financiën van ons bedrijf.

Onze verantwoordelijkheid ONZE INTERNATIONALE HANDELSPROCEDURES VOLGEN, die de naleving verzekeren van de voorschriften van alle landen waar wij actief zijn. BEGRIJPEN WELKE TRAININGS- EN NALEVINGSVEREISTEN onder uw verantwoordelijkheid vallen in uw functie. Deze vereisten kunnen o.a. de volgende zijn:

o Verzekeren dat ons bedrijf (of de vertegenwoordigers ervan) nauwkeurige en o o

o

o

o

o o

volledige export- en importinformatie verstrekt aan de juiste overheidsinstanties. Vóór de export de exportclassificaties van het product / de technologie controleren, om na te gaan of een speciale goedkeuring vereist is. Vóór het indienen van octrooien de toepasselijke export- en importbeperkingen en vergunningsvereisten voor de technologie controleren en in orde brengen. De exportwetten die mogelijk bepalen dat u geen technologie mag delen met de buitenlandse collega's van ons bedrijf in eigen land en in het buitenland begrijpen en naleven. Grondig onderzoeken of de transacties (van alle klanten en leveranciers) voldoen aan de toepasselijke voorschriften die beperkingen voorschrijven voor transacties met bepaalde door een sanctie getroffen personen of landen en met verboden eindgebruikstoepassingen. Beperkingen die mogelijk van toepassing zijn op de ontwikkeling van producten voor of het ontvangen van informatie over toepassingen voor militair gebruik of gebruik van munitie begrijpen en in acht nemen. Alle INCO-voorwaarden (Internationaal contract) begrijpen en in acht nemen—deze voorwaarden regelen vaak de verantwoordelijkheid voor de naleving van de export- en importvereisten. Voldoen aan alle toepasselijke vereisten voor het bewaren van documenten.


7

GEEN MEDEWERKING VERLENEN aan concurrentiebeperkende handelspraktijken of boycots die verboden of strafbaar zijn volgens de toepasselijke nationale en internationale wetgeving.

Problemen waarvoor u moet oppassen Neem als u geconfronteerd wordt met één van de volgende soorten problemen onmiddellijk contact op met de Global International Trade Compliance Leader (wereldwijde verantwoordelijke voor de naleving van internationale handelsvoorschriften) of met de bedrijfsjurist om u te helpen een oordeel te vormen over de feiten. ALLE FEITEN OF “RODE VLAGGEN” die aangeven dat een klant of leverancier mogelijk probeert de internationale handelstoezichtwetgeving te omzeilen, of ontwijkende, onwillige of onbevredigende antwoorden van een klant op vragen over het gebruik, de eindgebruiker, de leveringsdatums of de leveringslocaties van producten. Een lijst van “rode vlaggen” kan geraadpleegd worden op: http://supportcentral.ge.com/products/sup_products.asp?prod_id=60218. BETROKKENHEID OF CONNECTIES VAN PARTIJEN of activiteiten met de ontwikkeling van biologische, chemische of nucleaire wapens, of ballistische raketten. TRANSACTIES WAARBIJ EEN LAND ONDER EMBARGO, een burger of vertegenwoordiger van een dergelijk land of een persoon of entiteit die onderworpen is aan een overheidssanctie betrokken is. TRANSACTIES DIE MOGELIJK EEN CONFLICT INHOUDEN TUSSEN TOEPASSELIJKE NATIONALE WETTEN -- bv. een transactie waarbij de naleving verondersteld wordt van een VS-wet die een boycot van Israël verbiedt, terwijl volgens de wet van een ander land een boycot van Israël vereist is. Raadpleeg als u met een dergelijk conflict wordt geconfronteerd onze Trade Compliance Leader en/of de bedrijfsjurist. TEGENSTRIJDIGHEDEN OP FACTUREN VAN GEIMPORTEERDE GOEDEREN, als de vermelde prijs niet de volledige waarde voorstelt, als de beschrijving van de goederen niet volledig is of als het land van oorsprong niet correct geïdentificeerd is. VERKEERDE PROCEDURES – bv. een importtariefclassificatie die geen nauwkeurige beschrijving geeft van de geïmporteerde goederen, of de inklaring van goederen onder een programma voor preferentiële rechten (GSP, NAFTA enz.) zonder ondersteunende procedures die het voldoen aan de eisen van het programma verzekeren. AANVRAGEN VAN BEPAALDE CERTIFICATEN of andere verklaringen die de deelname aan een boycot tegen bepaalde landen impliceren.


8

Vragen & antwoorden V: Een klant uit de VS wil dat wij materiaal ontwikkelen om te voldoen aan de specifieke vereisten van een defensiegerelateerde militaire toepassing. De klant bezorgt ons informatie over de toepassing met een label 'onderhevig aan exportcontrole wetten'. Mag u deze informatie doorsturen naar een productontwikkelaar in India zodat hij/zij het werk voor de materiaalontwikkeling kan beginnen? A: Nee. De ontwikkeling van materiaal voor defensiegerelateerde toepassingen is onderhevig aan strikte exportcontrole wetten. Voor er enige werkzaamheden begonnen worden, moet u eerst met de Global International Trade Compliance Leader de specifieke feiten bestuderen. Bovendien kunnen er speciale voorzieningen noodzakelijk zijn voor het ontvangen of het verzenden van klantgegevens die onderhevig zijn aan een exportcontrole. U mag de informatie NIET verzenden naar andere personen of ze opslaan op een open server zonder de International Trade Compliance Leader te raadplegen. V: U ontvangt een ‘letter of credit’ (kredietbrief) van een klant in een ander land waar een certificaat is benodigd dat verklaart dat onze producten niet worden geproduceerd in bepaalde landen of dat het transporterend schip een verbod tot aanleggen heeft in bepaalde havens. Mag ik dit certificaat gewoon verstrekken? A: Nee. Veel van onze activiteiten zijn onderhevig aan 'anti-boycotwetten' die het ingaan op dergelijke boycotverzoeken ten strengste verbieden. U moet deze aanvraag onmiddellijk melden aan de International Trade Compliance Leaderen/of de bedrijfjurist, die u instructies zullen geven over hoe u hierop moet reageren. V: U werkt met technische gegevens die onderhevig zijn aan een exportcontrole in de VS en waarvoor een vergunning vereist is om ze te exporteren naar China. U wilt graag de inbreng van een collega over deze gegevens, die staatsburger is van de VS en momenteel op doorreis is in China. Is er een vergunning vereist om haar te bellen of een e-mail naar haar te verzenden voor haar inbreng ten aanzien van de gegevens? A: Ja. Het telefoongesprek met of de e-mail naar een staatsburger van de VS die zich in China bevindt, zou worden gezien als een export van gegevens, en hiervoor is een vergunning vereist. Dezelfde vereisten gelden voor de communicatie met een collega die een Chinees staatsburger is en in de VS werkt. Gegevens die onderhevig zijn aan een exportcontrole mogen bovendien nooit worden verzonden per e-mail, tenzij u nauwgezet de richtlijnen volgt die online beschikbaar zijn op: http://supportcentral.ge.com/products/sup_products.asp?prod_id=60218.


9

Productrisicobeheer Onze gedragsregel Wij verbinden ons ertoe hoogwaardige producten te leveren die voldoen aan de behoeften en verwachtingen van onze klanten. Feitelijke of potentiële risico's die verband houden met onze producten (ook al ontstaan deze pas nadat onze producten opgenomen zijn in de toepassingen van onze klanten), kunnen onze goede naam aantasten, onze klanten teleurstellen en resulteren in aansprakelijkheid van het bedrijf. Als verantwoordelijke werknemers is het onze plicht om de risico's die verband houden met onze producten en het gebruik ervan in toepassingen van klanten te herkennen, te beperken en te rapporteren.

Onze verantwoordelijkheid BEGRIJPEN WAT ONZE FUNCTIE IS – wij zijn experts voor onze producten, maar niet wat de toepassingen en eindproducten van onze klanten betreft. Wij helpen onze klanten alleen bij de materiaalselecties en de ontwerpkeuzes. Wij nemen geen beslissingen met betrekking tot de geschiktheid van resins voor onze klanten. RISICOFACTOREN VAN PRODUCTEN EN TOEPASSINGEN LEREN IDENTIFICEREN EN BEOORDELEN zodat u vertrouwen kunt opbouwen in de werking van ons product in de bedoelde toepassing. PRODUCTEN EN TOEPASSINGEN MET RISICOFACTOREN VOOR CONTROLE DOORSTUREN naar het Field Application Support Team ('FAST'), voor u enige beloften doet aan klanten. http://inet45.gep.ge.com/fast/ ONZE STANDAARDVOORWAARDEN AANBIEDEN bij elke verkoop, samen met de standaard disclaimers, en deze niet wijzigen zonder voorafgaande goedkeuring van de bedrijfsjurist. ER VOOR ZORGEN dat de productinformatie die u verstrekt of beschikbaar stelt aan klanten of anderen (met inbegrip van online informatie) up-to-date, nauwkeurig en volledig is. Meld onnauwkeurigheden onmiddellijk aan het productmanagementteam. LEREN HOE TE COMMUNICEREN over onze producten (zowel mondeling als schriftelijk) op een manier die duidelijk, volledig en nauwkeurig is. Houd u bij de feiten en vermijd speculaties of meningen. DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN ALS U EEN 'RODE VLAG' ZIET VOOR EEN PRODUCT (bv. problemen in verband met mogelijk persoonlijk letsel, een rechtzaak, een terugroepactie) of als u problemen of vragen heeft met betrekking tot productrisico's.


10

Problemen waarvoor u moet oppassen MOGELIJKE CONFLICTEN in interne technische gegevens of andere productinformatie. EEN RECHTZAAK of de mogelijkheid daartoe (ook al zijn wij geen partij) waarbij onze producten of de toepassingen van onze klanten betrokken zijn. KLANTEN DIE ONS VRAGEN HET ONTWERP, het materiaal, de ’tool’ (gereedschap) producent, de spuitgieter enz. te selecteren voor hun toepassing. VRAGEN VAN KLANTEN OM HUN 'PARTNER' TE WORDEN voor de ontwikkeling van hun product, of vragen om garanties of uitgebreidere garanties van productprestaties, en andere beloftes dat ons product zal 'werken' of 'geschikt' is voor hun toepassingen. ONERVAREN KLANTEN met weinig of geen technische expertise in de ontwikkeling van nieuwe producten en/of met een gebrek aan een coherente strategie voor een geschikt ontwerp, tests van eindproducten, productverwerking en naleving van de regelgeving. VRAGEN van klanten om hun testgegevens te interpreteren, eindgebruiksprotocols te ontwikkelen of algemene foutanalyses uit te voeren voor hun producten. HET GEBRUIK van onze producten in toepassingen die ernstige schade kunnen veroorzaken als ze niet werken of in toepassingen die aanleiding geven tot mensenrechten problemen (bv. landmijnen). BERICHTEN van klanten waarin gesuggereerd wordt dat wij op de ene of andere manier verantwoordelijk zijn voor hun problemen met producten.

Vragen & antwoorden V: Uw klant vertelt u dat hij ons benaderd heeft omdat hij weet dat wij 'de besten in de branche' zijn en omdat hij 'vertrouwen heeft' in onze expertise in kunststoffen. De klant wil vervolgens dat u beslist welk resin 'het beste is' voor zijn nieuwe toepassing. De klant zegt dat hij grote hoeveelheden zal kopen van de resin die u voor hem uitkiest. Moet u de resin uitkiezen voor uw klant? A: Nee. Wij selecteren geen resins voor onze klanten. Het is onze verantwoordelijkheid onze klant te helpen begrijpen wat de prestatiekenmerken zijn van onze materialen. De klant moet daarna zelf beslissen welk resin hij nodig heeft. V: Uw klant heeft een Data Sheet aangevraagd waarop de fysieke prestatiekenmerken van één van onze resins beschreven worden. Voor u het Data Sheet verstuurt merkt u dat er een verkeerde waarde op is vermeld voor de impact strength van de resin. U maakt zich niet zoveel zorgen over deze fout, omdat u gelooft dat de impact strength geen belangrijke overweging is voor de toepassing van de klant. Moet u het Data Sheet verzenden naar de klant zonder de fout te verbeteren?


11

A: Nee. Wij mogen nooit informatie verzenden naar een klant waarvan we weten dat die onjuist is, ongeacht het feit of ze al dan niet relevant is voor de toepassing van de klant. U moet er samen met het Productmanagementteam voor zorgen dat het Data Sheet correct is en het dan pas verzenden naar de klant. V: Uw klant, een klein beginnend bedrijf, is een veeleisende toepassing met een hoge belasting aan het ontwikkelen, waarbij de kans op persoonlijke verwondingen groot is als er een onderdeel defect raakt. Omwille van de beperkingen van de productontwikkelingstijd en de slechte cashflow wil de klant niet de benodigde testen van het eindproduct uitvoeren om de geschiktheid van het materiaal te bepalen. Ondanks de garanties van de klant dat het hun product en bijgevolg hun probleem is als het product niet werkt, maakt u zich zorgen. Moeten wij materiaal verkopen voor dit soort toepassingen? A: Waarschijnlijk niet. Deze klant lijkt technisch onervaren en zal een duur terugroep- of vervangingsprobleem in het veld hoogstwaarschijnlijk niet kunnen oplossen. Er bestaat een gegronde zorg over de werking van deze toepassing, en de klant is niet bereid de tests uit te voeren die zijn vereist om deze zorg te verminderen. In deze situatie wegen de mogelijke opbrengsten zo goed als zeker niet op tegen de risico's bij een verkoop van materialen voor deze toepassing. U moet onder deze omstandigheden uw manager inlichten, die u zal helpen beslissen hoe u verder moet handelen.


12

Zakelijke relaties met derde bedrijven Onze gedragsregel Onze zakelijke relaties met derde bedrijven, of dit nu klanten, leveranciers, distributeurs of vertegenwoordigers zijn, moeten gebaseerd zijn op wettige, ethische en eerlijke praktijken. Wij mogen nooit iets waardevols aanbieden om een onoorbaar voordeel te verkrijgen bij de verkoop van onze producten of diensten, de verrichting van zakelijke transacties of de vertegenwoordiging van onze belangen. Wat onze relaties met leveranciers betreft, mogen we alleen zaken doen met leveranciers die de toepasselijke wetgeving naleven, met inbegrip van de wetgeving betreffende eerlijke tewerkstelling en de milieu-, gezondheids- en veiligheidswetten. Onze integriteit in zakelijke relaties met derden is van fundamenteel belang voor het tot stand brengen en het behouden van de goede naam van ons bedrijf en zijn mensen. Omgekeerd kunnen onethische zakelijke relaties met derden onze goede naam ernstig aantasten.

Onze verantwoordelijkheid DE TOEPASSELIJKE WETTEN EN ONZE GEDRAGSREGELS VOLGEN en van elke leverancier of derde die ons bedrijf vertegenwoordigt eisen dat hij/zij de toepasselijke wetgeving en onze gedragsregels naleeft. EEN 'OGEN WIJD OPEN'-BELEID VOLGEN en ervoor zorgen dat zorgvuldige ‘screening’ (achtergrond verificatie) procedures gevolgd worden wanneer leveranciers of derden (bv. distributeurs en handelsvertegenwoordigers) worden uitgekozen om ons te vertegenwoordigen. ERVOOR ZORGEN DAT WE EEN GEPASTE 'KNOW YOUR CUSTOMER'EVALUATIE HEBBEN GEMAAKT voor we overgaan tot zakelijke transacties met een nieuwe klant. NOOIT IETS WAARDEVOLS (GELD, PRODUCTEN OF DIENSTEN) GEVEN OF AANBIEDEN aan een derde, of hier uw goedkeuring aan geven, zij het rechtstreeks of onrechtstreeks, om een ongeoorloofd voordeel te verkrijgen. NOOIT 'FACILITERENDE BETALINGEN' VERRICHTEN (betalingen om routineuze bestuurshandelingen uit te laten voeren waar u recht op heeft) zonder goedkeuring van uw manager en de bedrijfsjurist. NOOIT EEN ZAKELIJKE GUNST AANBIEDEN OF AANVAARDEN, zoals een geschenk, een financiele bijdrage of een uitje, onder omstandigheden die zelfs maar de schijn van onbetamelijkheid zouden kunnen opwekken. Als het onder de omstandigheden toegelaten is een geschenk of uitje te geven of te ontvangen, zorg er dan voor dat het geschenk of het uitje redelijk en beperkt is en voldoet aan de toepasselijke wettelijke vereisten, de voorschriften van de derde en de richtlijnen van ons bedrijf.


13

LEVERANCIERS EEN CONCURRERENDE MOGELIJKHEID BIEDEN om een aandeel van ons inkoopvolume te verdienen, met inbegrip van kleine bedrijven en bedrijven die eigendom zijn van minder bevoorrechte personen, minderheden, vrouwen en invalide veteranen.

Problemen waarvoor u moet oppassen ELKE ACHTERGRONDINFORMATIE over een bestaande of potentiële klant, leverancier, distributeur of vertegenwoordiger die wijst op de mogelijkheid van onbetamelijke handelspraktijken, of familieleden of andere kennissen die mogelijk op onbetamelijke wijze de besluitvorming beïnvloeden. ELK VERZOEK TOT DE BETALING VAN EEN COMMISSIE voor er een overeenkomst wordt gesloten om zaken te doen. ELK VERZOEK TOT DOCUMENTEREN VAN EEN TRANSACTIE met een derde op een wijze die niet economisch zinvol lijkt of waarvoor geen rechtmatige zakelijke rechtvaardiging bestaat. SELECTIE VAN LEVERANCIERS op andere gronden dan een open en doorzichtige aanbesteding. MOGELIJKE BELANGENCONFLICTEN BIJ DE SELECTIE VAN EEN DERDE of het toekennen van transacties aan een derde bedrijf dat eigendom is van of beheerd wordt door een goede vriend of familielid. ONVEILIGE OMSTANDIGHEDEN, OGENSCHIJNLIJKE NIET-INACHTNEMING VAN MILIEUNORMEN OF TEWERKSTELLING VAN MINDERJARIGEN in het bedrijf van een leverancier of een andere derde firma.

Vragen & antwoorden V: Een grote klant is uitgenodigd om ons hoofdkantoor te bezoeken voor het bijwonen van een klantevenement, en heeft u gevraagd of u voor hem/haar tickets kunt kopen voor een groot sportevenement dat één van de volgende dagen plaatsheeft terwijl hij in de stad is. Mogen wij het volledige uitstapje betalen? A: U mag akkoord gaan om het klantevenement op het hoofdkantoor te betalen, maar u mag niet akkoord gaan met de betaling van de tickets voor het sportevenement, tenzij u hierover eerst uw manager heeft geraadpleegd en zijn/haar goedkeuring heeft gekregen. V: Een nieuwe goedkope leverancier biedt goede kwaliteit en een betrouwbare levering voor zeer concurrerende prijzen. U maakt zich zorgen over de werkomstandigheden die deze leverancier aan zijn werknemers biedt. Gaat u zaken doen met deze leverancier? A: Niet voor de leverancier is goedgekeurd door onze ’screening’ (verificatie en controle van leverancier en achtergrond) teams, met inbegrip van het milieu-, gezondheids- en veiligheidsteam. Onze goede naam vereist van ons dat we alleen zaken doen met leveranciers die op een verantwoorde manier omgaan


14

met hun werknemers en hun directe omgeving. Het is uw plicht de werkomstandigheden bij de leverancier te onderzoeken en de problemen die u waarneemt te melden. V: Uw leverancier biedt u tijdens het eerste bezoek aan zijn land een geschenk aan ter waarde van 400 euro. Mag u dit aanvaarden? A: Geschenken met een waarde die hoger is dan een 'nominale' waarde (gewoonlijk een waarde van meer dan 100 euro) moeten vriendelijk worden geweigerd, tenzij het niet aanvaarden ervan in strijd is met de gebruiken in het desbetreffende land, of de leverancier in verlegenheid zou brengen. Raadpleeg de bedrijfsjurist en uw manager om te bepalen wat uw landspecifieke richtlijnen zijn met betrekking tot de 'nominale' waarde.


15

Werken met overheden Onze gedragsregel Bij de uitvoering van onze zakelijke activiteiten werken wij af en toe met overheidsinstanties en ambtenaren. In deze situaties moeten wij de hoogste ethische normen in acht nemen en alle toepasselijke wetten en voorschriften naleven, met inbegrip van de speciale wetten en voorschriften met betrekking tot de verkoop of aankoop van producten en diensten. Overtreding van een wet of voorschrift met betrekking tot overheidscontacten kan zowel het bedrijf als de individuele werknemer blootstellen aan strafrechtelijke sancties (met inbegrip van boetes en gevangenisstraffen) of civielrechtelijke sancties (toekenning van schadevergoedingen, boetes en uitsluiting van toekomstige zakelijke transacties).

Onze verantwoordelijkheid DE HOOGSTE NORMEN VAN EERLIJKHEID EN INTEGRITEIT IN ACHT NEMEN en alle toepasselijke wetten en voorschriften naleven, met inbegrip van de wetten die de verkoop van producten en diensten aan een overheidsinstantie regelen. VERTROUWD RAKEN MET de toepasselijke regels en voorschriften en deze begrijpen alvorens zakelijke gesprekken aan te knopen met een ambtenaar of overheidsinstantie. ZORGEN VOOR NAUWKEURIGHEID EN VOLLEDIGHEID van alle communicatie met en voorlegging van gegevens aan ambtenaren of overheidsinstanties. DE WETTEN EN VOORSCHRIFTEN OVER BELANGENCONFLICTEN NALEVEN met betrekking tot de aanwerving, het indienstnemen of activiteiten van huidige of vroegere overheidsambtenaren. EISEN DAT ALLE PERSONEN OF FIRMA'S DIE ONS BEDRIJF VERTEGENWOORDIGEN in verband met regeringsgerelateerde zakelijke activiteiten, zoals adviseurs, vertegenwoordigers, handelsvertegenwoordigers, distributeurs of onafhankelijke contractors handelen in overeenstemming met deze gedragsregel.

Problemen waarvoor u moet oppassen GESCHENKEN, OOK AL HEBBEN ZE EEN NOMINALE WAARDE. Geef geen geschenken of uitjes aan ambtenaren of werknemers van welke overheid (lokaal, provinciaal of nationaal) dan ook, tenzij u na gesprekken met de bedrijfsjurist heeft vastgesteld dat dit toegestaan is onder het toepasselijk recht.


16

NIET-GOEDGEKEURDE SUBSTITUTIES. Wijk niet af van de vereisten voor de aanbesteding van de regering of pas geen ongeoorloofde vervangingen van het contract toe zonder schriftelijke goedkeuring van de relevante overheidsambtenaar. TEGENSTRIJDIGE REGELS. In sommige gevallen kunnen de toepasselijke wetten en voorschriften van twee of meer regeringen tegenstrijdig zijn. Als u wordt geconfronteerd met een dergelijk conflict is het belangrijk dat u de bedrijfsjurist raadpleegt om te bezien hoe dit conflict op gepaste wijze kan worden opgelost.

Vragen & antwoorden V: Moeten wij deze gedragsregel nog steeds in acht nemen als onze verkoop aan overheidsinstanties bijna altijd verloopt via een particuliere spuitgieter of een subcontractor? A: Ja. Hoewel onze status als 'indirecte' verkoper onze blootstelling aan sommige van de risico's die onder deze gedragsregel vallen misschien vermindert, blijven de meeste van de hierboven vermelde vereisten (bv. de vereisten van eerlijkheid en integriteit in alle relaties en nauwkeurigheid en volledigheid in alle ingediende stukken) van kracht. V: Als op de bestelbon van een overheidsinstantie verwezen wordt naar bepaalde aankoopverplichtingen voor de verkoper, mogen we die dan negeren omdat we ze niet expliciet hebben besproken en er niet mee hebben ingestemd? A: Nee. Van vele overheidsbepalingen wordt verondersteld dat ze automatisch worden aanvaard en dat er automatisch mee wordt ingestemd als ze niet specifiek worden afgewezen. U dient samen te werken met de bedrijfjurist wanneer u betrokken bent bij de verkoop aan een overheidsinstantie.


17

ONZE WERKOMGEVING


18

Milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging Onze gedragsregel Zoals de wetgeving voorschrijft moeten het milieu en de gezondheid en veiligheid van de werknemers worden beschermd. In ons bedrijf zijn we echter van mening dat we, in het kader van onze inzet voor het milieu, onze werknemers en de maatschappij waarin we leven, zelfs nog meer moeten doen. Via het leiderschap van het management en de inzet van de werknemers moeten we allemaal samenwerken om onze activiteiten te verrichten op een veilige manier, waarbij ongunstige invloeden voor het milieu tot een minimum beperkt blijven en verwondingen en ongevallen worden vermeden. Bovendien moeten we, in een tijdperk van toenemende terroristische bedreigingen, de veiligheid van onze mensen, onze werkomgeving en onze informatiesystemen beschermen. Wij dragen allemaal een verantwoordelijkheid voor het in stand houden en het ondersteunen van een streng en uitgebreid beveiligings- en crisisbeheerprogramma, dat ontworpen is om te voorkomen dat terroristische en andere criminele daden een invloed hebben op onze werknemers, onze gebouwen en onze infrastructuur voor informatietechnologie (IT).

Onze verantwoordelijkheid VOLDOEN AAN ALLE TOEPASSELIJKE WETGEVING EN VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE MILIEU, GEZONDHEID, VEILIGHEID EN BEVEILIGING (“EHS&S”, Environment, Health, Safety and Security), en aan de EHS&Sgedragsregel van ons bedrijf. Een veilige en beveiligde werkomgeving CREËREN EN IN STAND HOUDEN, en ongevallen, ziektes en geweld op het werk voorkomen. Onze productiegebouwen zodanig ONTWERPEN EN BEHEREN, dat we beschikken over doeltreffende procesveiligheidsprogramma's en om de kans op ongevallen te verkleinen. EHS&S-RISICO'S INSCHATTEN alvorens een nieuwe activiteit of joint venture of een nieuw project op te starten, een nieuw product te kopen of te verkopen of een nieuw bedrijf over te nemen. EEN GEDEGEN PRODUCT STEWARDSHIP TOEPASSEN bij het ontwerp en de productie van onze producten en diensten. ONREDELIJKE EHS&S-RISICO'S VERWIJDEREN uit onze gebouwen, producten, diensten en activiteiten. Volg de praktijken voor het voorkomen van vervuiling en voor het behoud, de terugwinning en de recyclage van materialen, water en energie.


19

VERBETERINGEN BLIJVEN AANBRENGEN in onze EHS&S-systemen, resultaten en opleiding van het personeel; voldoende middelen ter beschikking stellen en resultaten met het oog op het nastreven van onze EHS&S-doelstellingen vastleggen en meten als een integraal onderdeel van onze bedrijfsstrategie. RIGOUREUZE PLANNEN IMPLEMENTEREN voor de beveiliging van werknemers, gebouwen, informatie, IT-eigendommen en de bedrijfscontinuïteit. DE TOEGANG TOT ONZE GEBOUWEN VERHINDEREN voor onbevoegd personeel, en onze IT-eigendommen BESCHERMEN tegen diefstal of misbruik. Uw manager of EHS&S-contactpersoon ONMIDDELLIJK ATTENT MAKEN op onrechtmatige of onveilige omstandigheden en fouten in de beveiliging.

Problemen waarvoor u moet oppassen ONVEILIGE ACTIVITEITEN EN OMSTANDIGHEDEN, zoals:

o het niet dragen van een persoonlijke beschermingsuitrusting (schoenen, o o o o o

o o o o

veiligheidsbril, gehoorbescherming, handschoenen, monitors enz.). niet-naleving van goedgekeurde werkprocedures voor de procesveiligheid. niet-gelabelde of niet-goedgekeurde chemische producten. open liggende of onveilige bedrading. onveilig rijden of het niet dragen van veiligheidsgordels. werken op hoogtes zonder valbescherming. werken aan elektrische of onder stroom staande apparatuur zonder naleving van de veiligheidsprocedures (bv. 'lock-out, tag-out'). werken op onveilige wijze of onveilige werkomstandigheden aanvaarden in het bedrijf van een klant. mogelijke blootstelling aan ernstige besmettelijke ziektes. uitschakeling van veiligheidscontroles of beveiliging op apparatuur en machines.

NIET-NALEVING van EHS&S-voorschriften en -procedures. EHS&S-KLACHTEN van werknemers, klanten of buren. NIET GEMELDE milieu-, gezondheids- of veiligheidsrisico's of ongevallen. GEEN ONMIDDELLIJKE ACTIE NEMEN op melding van mogelijke productveiligheidsproblemen. NIET-NALEVING VAN RICHTLIJNEN voor het beheer, de verzending, het transport, de import/export en de verwijdering van gevaarlijke materialen en chemische producten en stoffen. RISICO'S EN AANSPRAKELIJKHEID die verband houden met nieuwe overnames of bedrijfsactiviteiten en nieuwe producten, processen of diensten.


20

ONTOEREIKENDE VEILIGHEIDSPROCEDURES of -praktijken, of verdachte activiteiten die mogelijk een bedreiging inhouden voor de veiligheid van een gebouw, werknemers, onze vertrouwelijke informatie of onze IT-eigendommen.

Vragen en antwoorden V: Geldt onze EHS&S-gedragsregel alleen voor de productie? A: Nee. Het EHS&S-beleid geldt voor al onze producten, diensten en activiteiten, en ook voor onze kantoren, voor werkzaamheden in bedrijven van klanten en voor onze transacties. Wij verwachten van onze werknemers, ongeacht de locatie waar ze hun taken uitvoeren, dat ze werken onder veilige omstandigheden en in overeenstemming met alle wetgeving. V: Hoe zit het met landen waar geen milieu-, gezondheids-, veiligheids- of beveiligingswetgeving is, of waar de handhaving van deze wetten zwak is? Wat moeten we in dergelijke landen doen? A: De meeste landen hebben EHS&S-wetgeving en wij verplichten ons om de wet volledig na te leven, ook in landen waar de handhaving van de wet zwak is. In sommige gevallen leggen de wetten algemene plichten op, zonder veel specificaties. In dergelijke gevallen moeten we een beroep doen op ons professioneel inzicht om te bepalen welk niveau van bescherming en welke soort bescherming gepast is om naleving te verzekeren. Om u hierin bij te staan, beschikken wij over veelomvattende programmas en ‘tools’ voor het beheer van EHS&S-problemen, zoals de Health and Safety Framework (gezondheids- en veiligheidsstructuur). Als u gelooft dat er voor een risico dat u heeft opgemerkt geen wet of geschikt programma of ‘tool’ bestaat, vraag dan uw EHS&S-manager, uw compliance manager of de bedrijfsjurist om raad. V: Ik zie soms werknemers die apparatuur gebruiken op een andere wijze dan de werkwijze die voorgeschreven wordt in onze Standard Operating Procedures (SOPs of standaard werkprocedures). Zij beweren dat dit niet erg is omdat de apparatuur ook op deze wijze veilig kan werken. Is dit juist? A: Nee. SOPs en werkwijzen in de fabriek worden ontworpen om ervoor te zorgen dat wij veilig werken en de voorschriften in acht nemen. Als een werknemer van mening is dat er een betere manier is om de procedure uit te voeren, moet hij/zij de gepaste weg voor een veranderingsproces volgen. Tot de verandering is doorgevoerd moet deze werknemer de SOPs volgen en moet u elke niet-naleving melden aan het EHS&S-management.


21

Eerlijke tewerkstellingspraktijken Onze gedragsregel De verscheidenheid in ons personeel, dat bestaat uit mensen met verschillende culturele achtergronden, is een steunpilaar van ons concurrentievermogen. Wij verplichten ons tot het creëren en bevorderen van een cultuur van respect en eerlijke tewerkstellingspraktijken, waarin alle vormen van illegale discriminatie verboden zijn. Wij zullen wanneer we personen aanwerven, in dienst nemen, opleiden, betalen, promotie geven en andere tewerkstellingsvoorwaarden aanbieden niet letten op ras, huidskleur, godsdienst, nationale oorsprong, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, invaliditeit, veteranenstatus of andere door het recht beschermde kenmerken van deze personen. Discriminatie op enige van deze gronden is ten strengste verboden. Wij verplichten ons eveneens om overal waar we actief zijn alle toepasselijke arbeids- en tewerkstellingswetgeving na te leven. Hiertoe behoort ook de wetgeving die betrekking heeft op de vrijheid van vereniging, de privacy, de erkenning van het recht om collectieve onderhandelingen aan te gaan, het verbod op dwangarbeid, verplichte arbeid en kinderarbeid en de wetgeving die betrekking heeft op het uitbannen van een ongeoorloofde tewerkstellingsdiscriminatie.

Onze verantwoordelijkheden VERDIENSTEN, KWALIFICATIES EN ANDERE FUNCTIEGERELATEERDE CRITERIA (bv. scholing, ervaring en bekwaamheid) gebruiken als enige gronden voor alle beslissingen in verband met de tewerkstelling van werknemers en sollicitanten, zonder hierbij te letten op ras, huidskleur, godsdienst, nationale oorsprong, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, invaliditeit, veteranenstatus of andere door wetgeving beschermde kenmerken (met inbegrip van zwangerschap) van deze personen. ALLE TOEPASSELIJKE ARBEIDS- EN TEWERKSTELLINGSWETGEVING STRIKT NALEVEN, met inbegrip van de wetgeving met betrekking tot de vrijheid van vereniging, privacy, het recht van werknemers om collectieve onderhandelingen aan te gaan, dwangarbeid, verplichte arbeid en kinderarbeid en discriminatie. EEN WERKOMGEVING BIEDEN ZONDER PESTERIJEN, bijvoorbeeld pesterijen gericht aan een persoon omwille van zijn of haar ras, godsdienst, geslacht enz. Dergelijke pesterijen kunnen vele vormen aannemen en kunnen zich ook voordoen in de vorm van ongewenst verbaal of fysiek gedrag (gebruik van misplaatste stereotypen, etnische belasteringen, beledigende grappen, verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard of gebaseerd op het geslacht van een persoon), die als doel of als gevolg hebben dat de werkprestatie van een persoon op onredelijke wijze wordt verstoord of dat er een intimiderende, vijandige of agressieve sfeer ontstaat in de werkomgeving.


22

DE PRIVACYRECHTEN VAN WERKNEMERS RESPECTEREN door bij het gebruik, het bewaren en verzenden van hun persoonlijke gegevens de toepasselijke bedrijfsrichtlijnen en de lokale regelgeving na te leven. Hoewel we proberen de privacy van de werknemers te bewaren, behouden we ons het recht voor om toezicht te houden op het gebruik van de eigendommen en middelen van het bedrijf (bv. computers, e-mail, telefoon, vertrouwelijke informatie enz.), in overeenstemming met het toepasselijke recht. AAN POSITIEVE DISCRIMINATIE DOEN als het toepasselijke recht dit vereist, om de arbeidsmogelijkheden van vrouwen, minderheden, mensen met een handicap en bepaalde veteranen te vergroten. Tot deze positieve discriminatie moeten ook de programma's en inspanningen gerekend worden die ervoor zorgen dat er groepen van diverse sollicitanten en kandidaten zijn die gekwalificeerd zijn en de kans krijgen om te dingen naar open betrekkingen. De selectie van de succesvolle kandidaten moet vervolgens worden gebaseerd op de kwalificaties en de verdiensten. Tot onze verplichtingen met betrekking tot positieve discriminatie behoort mogelijk ook de verplichting om ervoor te zorgen dat in de contracten met onze leveranciers clausules voor gelijke kansen worden opgenomen als dit een vereiste is in overheidscontracten.

Problemen waarvoor u moet oppassen HET VERLENEN OF WEIGEREN VAN WERKGERELATEERDE HULP, samenwerking en/of informatie aan collega's op basis van hun ras, huidskleur, godsdienst, nationale oorsprong, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, invaliditeit, veteranenstatus of andere door het recht beschermde kenmerken (met inbegrip van zwangerschap). AANWERVINGS-, VERGOEDINGS-, PROMOTIE- EN ONTSLAGPRAKTIJKEN die niet duidelijk functiegerelateerd zijn. VIJANDIG OF VERNEDEREND gedrag (bv. grappen maken die een bepaald ras of een bepaalde etnische groep beledigen of belachelijk maken). ONGEWENSTE SEKSUELE TOENADERINGEN naar een collega. HET VERTONEN OF VERZENDEN (ook bijvoorbeeld een verzending via e-mail) van onbetamelijk materiaal (bv. seksueel suggestieve materialen, haatliteratuur, materiaal waarin op ongepaste wijze etnische stereotypes worden gebruikt enz.). DE BEKENDMAKING VAN GEGEVENS OVER EEN DIENSTVERBAND aan een persoon (binnen of buiten het bedrijf) die geen zakelijke behoefte, bevoegdheid of toestemming van de werknemer heeft om hierover te beschikken. IN DE VERENIGDE STATEN: schendingen van de vereisten van het programma voor positieve discriminatie van het U.S. Department of Labor’s Office of Federal Contract Compliance Programs (bureau voor federale contractnalevingsprogramma's van het Amerikaanse Ministerie van Arbeid), zoals het niet implementeren van Affirmative Action Plans (plannen voor positieve discriminatie) als dit vereist is.


23

Vragen & antwoorden V: Welke vormen van discriminatie zijn verboden? A: Het is voor alle werknemers verboden maatregelen te nemen tegen een persoon op basis van zijn of haar geslacht, ras, leeftijd, godsdienst of enig ander door het recht beschermd kenmerk. We mogen bijvoorbeeld niet aan iemand een promotie weigeren omwille van zijn/haar geslacht, ras of leeftijd, of we mogen niet nalaten belangrijke werkgerelateerde informatie te delen met een collega omwille van haar godsdienst of seksuele geaardheid. We moeten verdiensten, kwalificaties en andere functiegerelateerde criteria gebruiken als enige gronden voor alle beslissingen met betrekking tot een dienstverband. V: We horen veel over de 'diversiteit van het personeel'. Hoe staat dit concept in verband met eerlijke tewerkstellingspraktijken? A: Een omgeving waarin eerlijke tewerkstellingspraktijken worden gevoerd, helpt ons in het dingen naar en het aantrekken van hoogwaardig personeel met een steeds grotere diversiteit. Initiatieven met betrekking tot diversiteit vormen een aanvulling op onze eerlijke tewerkstellingsverplichtingen en zijn gericht op de bewerkstelliging van een betere erkenning van de waarde en het grotere concurrentievermogen van een personeelsbestand dat bestaat uit mensen met verschillende culturele achtergronden. V: Wat als er een conflict is tussen deze gedragsregel en de lokale regelgeving of gewoonten? A: Hoewel dergelijke conflicten wellicht zeer zeldzaam zijn, moet u als er een echt of ogenschijnlijk conflict ontstaat tussen deze gedragsregel en de wetten of gebruiken van een bepaald gebied de bedrijfsjurist raadplegen om de meest gepaste aanpak te bepalen.


24

Belangenconflicten Onze gedragsregel Werknemers kunnen wettige financiële, zakelijke en andere activiteiten hebben buiten hun werk voor het bedrijf. Dit zijn hun persoonlijke zaken. Dergelijke activiteiten moeten echter wel in overeenstemming zijn met het recht en zodanig verricht worden dat ze geen conflicten veroorzaken met de functieverantwoordelijkheden van de werknemers voor het bedrijf. Onze werknemers mogen geen gebruik maken van onze bedrijfsnaam of bedrijfsmiddelen voor hun persoonlijke zaken, ze mogen hun positie in het bedrijf niet gebruiken om persoonlijke voordelen te verkrijgen, ze mogen familieleden of vrienden geen oneerlijke voordelen geven en ze mogen niets doen dat de goede naam en de reputatie van ons bedrijf schade toebrengt. Zelfs als de schijn wordt opgewekt van een belangenconflict, kan dit een negatief effect hebben voor het bedrijf, en dit moet worden vermeden.

Onze verantwoordelijkheden HANDELINGEN OF RELATIES VERMIJDEN DIE MOGELIJK EEN CONFLICT VEROORZAKEN of schijnbaar een conflict inhouden met onze functieverantwoordelijkheden of de belangen van het bedrijf; gebruik gezond verstand in al uw transacties en handel in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving en met de gedragsregels van ons bedrijf. Als u niet zeker bent of er een conflict bestaat, bespreek de situatie dan met uw manager of breng deze ter sprake bij de bedrijfsjurist. GEEN GEBRUIK MAKEN VAN DE BEDRIJFSNAAM, DE BEDRIJFSMIDDELEN (zoals de intellectuele eigendom, de computers, het materiaal en de kantoren) of uw werktijd voor uw persoonlijke zaken of financiële voordeel. GEEN PERSOONLIJK PROFIJT TREKKEN UIT ZAKELIJKE KANSEN die toebehoren aan het bedrijf of waarvan u gehoord heeft tijdens de uitvoering van uw taken als werknemer van het bedrijf. VOOR U ENIGE POSITIE ALS VERANTWOORDELIJKE, DIRECTEUR OF ALS ANDERE LEIDINGGEVENDE AANVAARDT IN EEN ANDER BEDRIJF, EEN ORGANISATIE ZONDER WINSTOOGMERK OF EEN ANDERE ORGANISATIE, MOET U: o

o

o

de mogelijke impact overwegen die deze activiteit kan hebben op het bedrijf, met inbegrip van de tijd die dit zal opeisen en de mogelijke belangenconflicten die hierdoor kunnen ontstaan. begrijpen en overwegen wat uw verantwoordelijkheden zijn in deze functie zoals ze beschreven worden in de toepasselijke statuten en de bedrijfsvoorschriften. de goedkeuring verkrijgen van uw manager als deze organisatie een zakelijke relatie onderhoudt (of wil onderhouden) met ons bedrijf, of als wordt verwacht dat u uw status als werknemer van het bedrijf zult gebruiken ten voordele van deze organisatie.


25

UW MANAGER INLICHTEN over externe activiteiten, zoals financiële investeringen, tewerkstelling en andere relaties, als deze mogelijk een belangenconflict veroorzaken of de schijn opwekken van een dergelijk conflict. Maak deze informatie bekend wanneer de situatie zich voordoet, en vraag alle nodige goedkeuringen aan vóór het eigenlijke conflict ontstaat. ALS U ZICH BEWUST WORDT van een belangenconflict waarbij een andere werknemer van het bedrijf betrokken is of dat een invloed kan hebben op het bedrijf, breng dit probleem dan ter sprake via een van de vele mogelijkheden waarover u beschikt (een manager, de bedrijfsjurist, HR of de ombudspersoon).

Problemen waarvoor u moet oppassen FINANCIËLE BELANGEN HEBBEN IN EEN BEDRIJF terwijl u zich in een positie bevindt om de zakelijke relatie van ons bedrijf met het andere bedrijf te beïnvloeden. EEN DEELTIJD JOB OF ANDERE WERKZAAMHEDEN AANNEMEN waarbij u in de verleiding komt om deze activiteiten te verrichten tijdens uw werkuren of om er bedrijfsmiddelen voor te gebruiken. EEN FUNCTIE BEKLEDEN IN DE RAAD VAN BESTUUR VAN EEN ANDER BEDRIJF, EEN UNIVERSITEIT OF EEN LIEFDADIGHEIDSINSTELLING waar u betrokken bent met financiële of investerings beslissingen die mogelijk een invloed hebben op ons bedrijf. GESCHENKEN OF SPECIALE GUNSTEN ONTVANGEN, zoals kortingen of gratis diensten van derden, terwijl u een functie heeft waarin u mogelijk invloed uitoefent op de zakelijke relatie van ons bedrijf met deze andere partij. LEVERANCIERS, KLANTEN EN ANDERE ZAKELIJKE CONTACTEN buiten het bedrijf vragen om schenkingen voor een goed doel waarbij u persoonlijk betrokken bent, zonder dat u hiervoor eerst de goedkeuring van uw manager heeft verkregen. ZAKEN TOEWIJZEN AAN EEN LEVERANCIER OF KLANT die eigendom is of wordt geleid door een echtgenoot of echtgenote, een familielid, een goede vriend of een zakenpartner. HET AANWERVEN VAN, HET TOEZICHT HOUDEN OP OF HET NEMEN VAN TEWERKSTELLINGSGERELATEERDE BESLISSINGEN OVER een echtgenoot of echtgenote, een familielid of een goede vriend.

Vragen & antwoorden V: Ik werk bij de facilitaire dienst van één van onze grote fabrieken. Ik heb gehoord dat één van de aannemers voor elektra waarmee ik werk mij een deeltijd job wil aanbieden voor de weekends. Zou dit een probleem zijn? A: Ja. U moet vermijden dat ook maar de schijn van een belangenconflict ontstaat. Als zich een dergelijke situatie voordoet, moet u uw manager op de hoogte brengen van dit aanbod. Uw manager dient te bepalen of het voor u


26

mogelijk is om het aanbod te aanvaarden, omdat u afstand zou moeten doen van alle supervisieverantwoordelijkheden voor deze aannemer in onze fabriek. V: Mijn echtgenote heeft een kans om kantoormanager te worden van een klein bedrijf dat onderhoudsdiensten uitvoert voor onze compounding fabriek waar ik werk als onderhoudsmanager. Ik geef af en toe ’sole-source’ goedkeuringsverklaringen af om toestemming te geven voor het gebruik van deze leverancier wanneer we een dringende zaak moeten afhandelen. Als mijn echtgenote deze job krijgt, moet ik dit dan aan mijn manager laten weten? A: Absoluut. Er is sprake van een belangenconflict, en een concurrent kan beweren dat wij zaken doen met het desbetreffende bedrijf omwille van uw echtgenote. U moet uw manager, de bedrijfsjurist of een ombudspersoon van het bedrijf op de hoogte brengen van de betrokkenheid van uw echtgenote bij deze leverancier, en u moet afzien van elke betrokkenheid bij beslissingen omtrent het gebruik van die leverancier. V: Een lokale liefdadigheidsinstelling heeft mij gevraagd of ik wil deel uitmaken van de raad van bestuur van deze instelling, die hulp verleent aan kinderen met leerstoornissen. Ik weet dat ik zal worden verzocht om aan de werknemers van het bedrijf financiële steun te vragen voor dit goede doel . Is dit een probleem? A: Wij moedigen werknemers aan om in hun vrije tijd hun medewerking en steun te verlenen aan non-profitorganisaties. Het is echter belangrijk dat u dit zodanig doet dat u niet de indruk geeft het bedrijf te vertegenwoordigen. Verzoeken tot financiële steun of schenkingen moeten geval per geval met uw manager worden onderzocht op mogelijke belangenconflicten.


27

Privacy/Bescherming Gegevens Onze gedragsregel In steeds meer landen worden voorschriften opgesteld met betrekking tot de verzameling, het gebruik en de openbaarmaking van 'persoonlijke gegevens' (bv. naam, contactgegevens thuis en op kantoor, financiële dossiers en nationale identificatienummers). In sommige landen bestaan zelfs voorschriften voor de informatie met betrekking tot ondernemingen. Ons bedrijf verplicht zich om persoonlijke gegevens op een verantwoorde wijze te behandelen om het vertrouwen van onze werknemers en zakenpartners te winnen en te behouden. Elke werknemer moet zorgvuldig te werk gaan om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verzameling, gebruik en openbaarmaking.

Onze verantwoordelijkheid HET KENNEN EN NALEVEN VAN DE WETTEN EN VOORSCHRIFTEN VOOR GEGEVENSBESCHERMING waaraan de persoonlijke gegevens zijn onderworpen in het land waar de gegevens worden verzameld, verwerkt en gebruikt, alsmede van de ‘Employment Data Protection Standards’ (normen voor de bescherming van de werknemer gegevens) van ons bedrijf, die geraadpleegd kunnen worden op: http://supportcentral.ge.com/products/sup_products.asp?prod_id=26501 PERSOONLIJKE GEGEVENS ALLEEN VERZAMELEN, VERWERKEN EN GEBRUIKEN voor erkende zakelijke doeleinden. Vóór de invoering of update van een systeem of proces waarmee persoonlijke gegevens worden verzameld, gebruikt, openbaar gemaakt of verzonden, moet u zich ervan verzekeren dat het voldoet aan alle toepasselijke vereisten voor persoonlijke gegevens. Vraag als u niet zeker bent om advies bij uw privacyverantwoordelijke of bij de bedrijfsjurist. 'ANONIEME' en 'SAMENGEVOEGDE' GEGEVENS GEBRUIKEN indien mogelijk. Als het risico op overdracht van persoonlijke gegevens groot is, de noodzaak van de persoonlijke gegevens gering is en als u de gegevens gemakkelijk kunt samenvoegen of anoniem maken, moeten anonieme en/of samengevoegde gegevens worden gebruikt. DE TOEGANG TOT PERSOONLIJKE GEGEVENS BEPERKEN tot personen die ze nodig hebben voor erkende zakelijke doeleinden. Bij de verwerking van persoonlijke gegevens VOORZICHTIG TE WERK GAAN OM ONGEOORLOOFDE TOEGANG TE VERMIJDEN, en om het toevallige verlies of de toevallige vernietiging van persoonlijke gegevens te voorkomen. UW MANAGER, PRIVACYVERANTWOORDELIJKE OF BEVEILIGINGSVERANTWOORDELIJKE OP DE HOOGTE BRENGEN als u ontdekt dat deze gedragsregel niet is nageleefd bij het gebruik van persoonlijke gegevens, of als u ontdekt dat de beveiliging van een systeem dat persoonlijke gegevens bevat is aangetast.


28

Problemen waarvoor u moet oppassen ONNODIGE VERZAMELING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS, vooral van gevoelige gegevens zoals medische informatie, nationale identiteitsnummers en persoonlijke financiële gegevens. ONTOEREIKENDE VEILIGHEID CONTROLES voor persoonlijke gegevens (vooral voor gevoelige persoonlijke gegevens), zoals het e-mailen of op een andere manier verspreiden van persoonlijke gegevens op een andere grond dan de 'noodzaak tot kennisneming', het achterlaten van print-outs met persoonlijke gegevens op kantoorapparatuur of het opslaan van persoonlijke gegevens op een server, een laptop of een draagbare harde schijf die niet beveiligd is. PERSOONLIJKE GEGEVENS OPSLAAN voor een langere periode dan noodzakelijk is voor erkende zakelijke doeleinden. PERSOONLIJKE GEGEVENS DELEN met niet-gelieerde derden, zoals verkopers en leveranciers, zonder te overwegen of het bedrijf wettelijk het recht heeft om dit te doen en of de betreffende derden de gepaste beveiligingsmaatregelen en beperkingen op het gebruik van informatie toepassen. PERSOONLIJKE GEGEVENS GEBRUIKEN voor een ander doeleinde dan waarvoor ze oorspronkelijk verzameld werden, zonder te overwegen of het bedrijf het recht heeft om dit te doen. GRENSOVERSCHRIJDENDE OVERDRACHT van persoonlijke gegevens zonder inachtneming van de toepasselijke wettelijke vereisten.

Vragen & antwoorden V: U bezoekt een beurs in Duitsland, waar een potentiële klant u haar visitekaartje overhandigt, met haar naam en zakelijke contactgegevens. Mag u deze informatie invoeren in een over het gehele bedrijf beschikbare database waar andere werknemers toegang tot hebben? A: Nee. In veel landen, waaronder de meeste Europese landen, is dit soort gegevens onderhevig aan een wet voor 'bescherming van persoonlijke gegevens', die mogelijk voor u een verbod inhoudt om deze gegevens te gebruiken of te delen, als de persoon in kwestie niet haar expliciete toestemming heeft verleend. U moet uw manager of privacyverantwoordelijke raadplegen om advies te krijgen over hoe en waar deze informatie kan bewaard worden. V: Uw manager vraagt u om een lijst van alle klanten in de wereld die tijdens de afgelopen 24 maanden een bepaald resin gekocht hebben, opdat hij de aankooptrends per regio kan beoordelen. Moet u bij de verzameling van deze gegevens de namen en contactgegevens van de aankoopverantwoordelijken opnemen? A: Nee. In sommige landen is de grensoverschrijdende overdracht van persoonlijke gegevens verboden, tenzij wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden. Omdat de persoonlijke gegevens niet noodzakelijk zijn voor de evaluatie door uw manager, is het niet opnemen ervan in dit geval de 'best practice'.


29

V: Het bedrijf heeft pas een nieuwe lijn resin producten uitgebracht. Mogen wij een massale e-mail verzenden naar alle potentiële klanten ('leads') waarin het nieuwe resin aangekondigd wordt? A: Waarschijnlijk niet. In sommige landen zijn marketing e-mails verboden als hiervoor geen expliciete toestemming werd verkregen van de ontvanger, zelfs al maken deze e-mails geen deel uit van een grote marketingcampagne. In veel landen zijn er aanvullende vereisten met betrekking tot de juiste identificatie van de verzender en het bieden van de mogelijkheid voor de ontvanger om de ontvangst van verdere marketingmaterialen te stoppen. U moet contact opnemen met uw privacyverantwoordelijke of met de bedrijfsjurist om te bespreken wat de beste manier is om in overeenstemming met de toepasselijke privacywetten 'de boodschap te verspreiden'.


30

BESCHERMING VAN ONZE BEDRIJFSMIDDELEN


31

Intellectuele eigendom Onze gedragsregel Onze intellectuele eigendom behoort tot de meest waardevolle bedrijfsmiddelen van ons bedrijf. Wij verplichten ons tot vastleggen, beschermen, handhaven en verdedigen van onze rechten betreffende alle commercieel belangrijke intellectuele eigendom, en tot het gebruik van deze rechten op juridisch verantwoorde manieren. Wij moeten ook de geldige intellectuele eigendomsrechten van anderen respecteren. Onze nieuwe producten, services, processen en software moeten tijdig en op redelijke wijze worden gecontroleerd op inbreuk van geldige intellectuele eigendomsrechten van anderen. Onze werknemers moeten de bedrijfsjurist raadplegen voor ze enig gebruik maken van de intellectuele eigendom van andere partijen.

Onze verantwoordelijkheid ONZE INTELLECTUELE EIGENDOM IDENTIFICEREN EN BESCHERMEN. Houd onze handelsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie vertrouwelijk, en zorg voor een gepaste juridische bescherming van uitvindingen, auteursrechtelijk materiaal, handelsmerken en andere commercieel belangrijke intellectuele eigendom. Zorg ervoor dat in alle overeenkomsten met betrekking tot intellectuele eigendom, deze correct wordt genoemd en beschermd. BEGRIJPEN WAT UW VERANTWOORDELIJKHEDEN ZIJN TEN OPZICHTE VAN HET BEDRIJF MET BETREKKING TOT NIEUWE UITVINDINGEN en ideeën die u mogelijk ontwikkelt als werknemer van het bedrijf. Raadpleeg de bedrijfsjurist als u een vraag heeft over deze verantwoordelijkheden of over de 'Employee Innovation and Proprietary Information Agreement' (EIPIA, ofwel overeenkomst betreffende innovatie- en vertrouwelijke informatie voor werknemers) die u heeft ondertekend toen u bij het bedrijf in dienst trad. DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN VOOR HET OPENBAAR MAKEN van vertrouwelijke informatie aan outsiders of alvorens toestemming te verlenen aan derden om intellectuele eigendom van het bedrijf te gebruiken. DE GELDIGE WETTELIJKE RECHTEN VAN ANDEREN RESPECTEREN in octrooien, auteursrechten, handelsmerken, handelsgeheimen en andere intellectuele eigendom. Raadpleeg de bedrijfsjurist over licenties of toestemming die noodzakelijk zijn om dergelijke intellectuele eigendom te mogen gebruiken. GEEN POGINGEN DOEN TOT HET OPVRAGEN of het uitvinden van handelsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie van anderen via ongeoorloofde middelen. Als u via een vroeger dienstverband of onder een geheimhoudingsverplichting kennis heeft van dergelijke handelsgeheimen of vertrouwelijke informatie, moet u de bedrijfsjurist op de hoogte brengen en mag u deze informatie niet gebruiken of aan anderen bekend maken, behalve als u hiervoor een goedkeuring verkrijgt van de jurist.


32

DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN als u vragen heeft met betrekking tot de richtlijnen voor het gebruik van handelsmerken en handelsnamen die u kunt raadplegen op: http://data.supportcentral.ge.com/upload/33329/doc_1508035.ppt

Problemen waarvoor u moet oppassen HET AANVAARDEN VAN VERTROUWLIJKE INFORMATIE die toebehoort aan een derde zonder eerst de bedrijfsjurist te raadplegen. BESPREKEN VAN ONZE VERTROUWLIJKE INFORMATIE met klanten of leveranciers zonder dat een geheimhoudingsovereenkomst is ondertekend. BEROEP DOEN OP EEN ANDER BEDRIJF voor de ontwikkeling van nieuwe producten zonder een schriftelijke overeenkomst waarin eigendom en andere rechten op de ontwikkelde intellectuele eigendom zijn vastgelegd. ONDERTEKENEN VAN EEN GEHEIMHOUDINGSOVEREENKOMST die is verstrekt door een derde zonder voorafgaande controle door de bedrijfsjurist. INTRODUCEREN VAN, OF VERSTREKKING VAN INFORMATIE over, een nieuw product, of een nieuwe product- of dienstnaam, vóór de octrooi- of handelsnaam aanvragen zijn ingediend of vóór er een beslissing is genomen om de aanvragen niet in te dienen. INTRODUCEREN VAN EEN NIEUW PRODUCT of een nieuwe dienst of dienstnaam alvorens te controleren of er sprake is van een schending van een octrooi of handelsmerk. EEN MOGELIJKE INBREUK OP ONZE INTELLECTUELE EIGENDOM VEROORZAKEN zonder eerst de bedrijfsjurist te raadplegen. ONTVANGEN VAN EEN AANKLACHT VAN EEN DERDE dat wij zijn intellectuele eigendomsrechten schenden. EEN NIEUWE PERSOON AANWERVEN die vroeger werkte voor een concurrent, zonder te overwegen of er enige voorzorgsmaatregelen moeten worden genomen om te voorkomen dat deze persoon onopzettelijk de vertrouwelijke informatie van zijn of haar vorige werkgever bekend maakt of gebruikt.

Vragen & antwoorden V: Ik heb een idee voor een uitvinding, en ik weet niet of het octrooieerbaar is. Wat moet ik doen? A: Deel uw idee mee aan de intellectuele eigendoms (IP) jurist van het bedrijf, ook al bent u niet zeker of uw idee octrooieerbaar is. Het is van essentieel belang dat alle uitvindingen onmiddellijk bekend gemaakt worden aan de IP jurist voor een evaluatie, zodat indien nodig de octrooiaanvragen tijdig kunnen worden ingediend om onze rechten met betrekking tot de uitvinding vast te leggen en voor te behouden.


33

V: U heeft een bespreking bij een klant en u wordt verzocht om een geheimhoudingsovereenkomst te ondertekenen voor u het gebouw binnengaat. Mag u deze overeenkomst ondertekenen? A: Nee. U moet de overeenkomst laten controleren en goedkeuren door de bedrijfsjurist voor u deze ondertekent. In geheimhoudingsovereenkomsten zijn vaak bepalingen opgenomen die van ons vereisen dat we rechten met betrekking tot intellectuele eigendom op onaanvaardbare wijze in gevaar brengen of weggeven. V: Welke voorzorgsmaatregelen moeten we nemen wanneer we met onze e-mail accounts vertrouwelijke informatie verzenden naar onze werknemers en naar derden? A: Vertrouwelijke informatie mag alleen beschikbaar gesteld worden aan onze werknemers op grond van een ‘noodzaak tot kennisneming’. De openbaarmaking aan ander personeel kan leiden tot verlies van concurrentiekracht, aansprakelijkheid of aantasting van onze goede naam. Raadpleeg voor u vertrouwelijke informatie aan derden verzendt de bedrijfsjurist, om te bepalen of er een geheimhoudingsovereenkomst moet worden ondertekend, en op welke manier de informatie moet worden verzonden. Er kunnen zich bovendien exportproblemen voordoen als de informatie naar een ander land moet worden verzonden of als het de bedoeling is dat deze wordt gedeeld met buitenlanders. Neem voor advies contact op met de bedrijfsjurist of de International Trade Compliance Leader.


34

Controllership Onze gedragsregel Robuuste controllership processen zijn essentieel zodat ons management deskundige beslissingen kan nemen in verband met de activiteiten van ons bedrijf en integriteit kan verzekeren bij het verschaffen van informatie aan overheidsorganen en aan een breder publiek. Controllership bestaat uit drie cruciale onderdelen: (1) een goede classificatie van zakelijke transacties en tegoeden; (2) rigoureuze interne processen om te verzekeren dat bedrijfsmiddelen worden beschermd en informatie op nauwkeurige en consistente wijze wordt vastgelegd en (3) een eerlijke en tijdige rapportage van alle transacties en financiële informatie.

Onze verantwoordelijkheid VOLG ALLE TOEPASSELIJKE INTERNE NORMEN, NORMEN MET BETREKKING TOT ‘GENERALLY ACCEPTED ACCOUNTING PRINCIPLES’ (GAAP, ofwel ALGEMEEN AANVAARDE BOEKHOUDKUNDIGE BEGINSELEN ) en voorschriften die een invloed hebben op de boekhoudkundige en financiële rapportage. ZORG ERVOOR dat financiële en niet-financiële informatie en operationele cijfers nauwkeurig en tijdig worden gerapporteerd. ZORG VOOR TIJDIGE, VOLLEDIGE EN CORRECTE BOEKEN en verslagen waarin alle zakelijke transacties, uitgaven en kosten zijn vermeld. BESCHERM BEDRIJFSMIDDELEN (fysieke en financiële middelen en informatie) tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of verlies. VOLG DE DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN IN HET BEDRIJF met betrekking tot de goedkeuring en uitvoering van transacties en documenten. VERSCHAF TIJDIGE en objectieve ramingen en evaluaties. VERLEEN volledige SAMENWERKING aan interne en onafhankelijke financiële auditeurs. BEGRIJP EN VOLG interne procedures voor documentenbeheer. BEVEILIGING VAN DOCUMENTEN die relevant kunnen zijn voor aanhangig zijnde of in redelijkheid te verwachten rechtszaken, audits of onderzoeken, volgens de aanwijzingen van de bedrijfsjurist.

Problemen waarvoor u moet oppassen FINANCIËLE RESULTATEN DIE NIET TRANSPARANT ZIJN of geen weerspiegeling lijken te zijn van het onderliggende ondernemingsresultaat. ONJUISTE DOCUMENTEN, zoals overdreven reisonkostenrapporten, onnauwkeurige tijdregistratieformulieren of valse facturen.


35

ZAKELIJKE TRANSACTIES die economisch niet logisch zijn. TE WEINIG PROCESSEN EN CONTROLES om bedrijfsmiddelen te beschermen tegen het risico op verlies. POGINGEN TOT HET OMZEILEN van interne goedkeuringscontroles. EEN DERDE LEVERANCIER TOESTAAN om te beginnen met werk voordat een goedgekeurde PO (bestelbon) is uitgegeven. GEBRUIK VAN AFWIJKENDE BOEKHOUDKUNDIGE CLASSIFICERING zonder specifieke rechtvaardiging. GEBREK AAN GEDOCUMENTEERDE PROCEDURES en controles in afgelegen vestigingen. VERNIETIGING VAN DOCUMENTEN (met inbegrip van e-mails) zonder erop te letten of de documenten moeten worden bewaard op grond van wettelijke bewaartermijnen.

Vragen & antwoorden V: De winnende offerte voor een onderhoudsproject in mijn afdeling is een offerte van $35.000. Mijn collega is gemachtigd om uitgaven van maximaal $30.000 goed te keuren. Hij vraagt me om twee POs op te stellen voor diensten die betrekking hebben op hetzelfde project, één voor $20.000 en de andere voor $15.000. Is dit OK? A: Nee. De delegatie van bevoegdheden is een belangrijke interne controle. Uw collega probeert mogelijk de interne goedkeuringsprocessen te omzeilen. Als er geen duidelijke zakelijke rechtvaardiging is voor deze vraag, moet u de zaak melden aan uw manager. V: Een belangrijke grondstoffenleverancier heeft onlangs een prijsverhoging geëist. Om de continuïteit van de leveringen te verzekeren aanvaarden wij de prijsverhoging. Als de leverancier ermee instemt een brief op te stellen waarin de extra kosten beschreven worden als 'reserveringskosten' voor toekomstige leveringen, kan het bedrijf deze prijsverhoging dan naar behoren kapitaliseren in plaats van ze te behandelen als kosten? A: Nee. Een opzettelijke verkeerde boekhoudkundige classificatie (bv. kosten in plaats van kapitaal) is onaanvaardbaar. Alle financiële transacties moeten worden geboekt in overeenstemming met de operationele normen en de GAAP. Het gebruik van alternatieve boekhoudkundige classificering moet worden goedgekeurd door de controller van het bedrijf en moet worden gedocumenteerd. V: De verkoopcijfers zijn dit kwartaal gedaald, en het bedrijf heeft moeite om verkoopprognoses te halen. U heeft een grote klant overtuigd om vooruitlopend op zijn/haar productiebehoeften een extra hoeveelheid producten aan te kopen in ruil voor een aanzienlijke prijskorting, langere betalingstermijnen en ons akkoord


36

om het materiaal in voorraad te houden tot zij het nodig hebben. Moet u hiermee akkoord gaan om onze verkoopcijfers er beter te laten uitzien? A: Nee. Er zijn strenge regels voor het boeken van verkopen (‘revenue recognition’). Vanuit een boekhoudkundig standpunt kan het extra volume vanwege de eraan verbonden voorwaarden mogelijk niet qualificeren om in het huidige kwartaal te worden ingeboekt als verkopen. U moet de controller van het bedrijf raadplegen voor u dergelijke overeenkomsten afsluit.


37

Witwassen van geld Onze gedragsregel Mensen die betrokken zijn bij criminele activiteiten (bv. terrorisme, verdovende middelen, omkoperij en financiële fraude) proberen mogelijk de opbrengsten van hun misdaden 'wit te wassen', om deze te verdoezelen of legaal te laten lijken. Deze activiteit van het 'witwassen van geld' is een toenemend probleem in onze wereldeconomie. In meer dan 100 landen bestaan er nu wetten die bepalen dat het aanvaarden of het verwerken van de opbrengsten van criminele activiteiten strafbaar is. Een gerelateerd probleem is dat legale financiële middelen gebruikt kunnen worden om terroristische activiteiten te financieren (dit wordt soms het 'omgekeerd' witwassen van geld genoemd). Wij verplichten ons tot de volledige naleving van alle wetten tegen het witwassen van geld en alle antiterrorismewetten in de hele wereld. Wij zullen alleen zaken doen met reputable klanten die betrokken zijn bij legale zakelijke activiteiten, gebaseerd op financiële middelen die afkomstig zijn van legale bronnen. We eisen van elk van onze business units dat ze risico-gerelateerde 'Know your Customer' klanten ‘screening’ procedures implementeren en redelijke stappen ondernemen om onaanvaardbare en verdachte betalingsvormen te voorkomen en te detecteren. Het niet detecteren van relaties en transacties die voor ons het risico inhouden dat we in verband gebracht worden met het witwassen of het ongeoorloofd gebruik van geld, kan onze integriteit en onze goede naam ernstig aantasten.

Onze verantwoordelijkheid ALLE TOEPASSELIJKE WETTEN EN VOORSCHRIFTEN NALEVEN WAARIN EEN VERBOD IS OPGENOMEN TOT HET WITWASSEN VAN GELD en de financiering of ondersteuning van terrorisme, en die een melding van transacties in contanten of verdachte transacties vereisen. Begrijpen hoe deze wetten van toepassing zijn op uw bedrijf. GEPASTE 'KNOW YOUR CUSTOMER’ PROCEDURES IMPLEMENTEREN EN VOLGEN in uw onderneming. Controleer op redelijke en doeltreffende wijze de achtergrond van toekomstige klanten, agenten en zakenpartners, om u ervan te verzekeren dat ze betrokken zijn bij legale zakelijke activiteiten en dat hun financiële middelen afkomstig zijn van legitieme bronnen. DE REGELS NALEVEN die in uw onderneming gelden met betrekking tot aanvaardbare betalingsvormen. Leer welke soorten betalingen in verband worden gebracht met het witwassen van geld (bijvoorbeeld meerdere postwissels of reischeques, cheques voor rekening van een klant van een onbekende derde of contanten). ALS U WORDT GECONFRONTEERD MET EEN MOGELIJK TEKEN van een verdachte activiteit, maak uw zorg dan onmiddellijk bekend aan de bedrijfsjurist en laat de transactie niet verder doorgaan tot het probleem is opgelost. Zorg ervoor dat u de oplossing van uw probleem volledig documenteert.


38

Problemen waarvoor u moet oppassen EEN KLANT, DISTRIBUTEUR, AGENT of andere zakenpartner die niet bereid is om volledige informatie te verstrekken, die onvoldoende, valse of verdachte informatie verstrekt of die rapporterings- of registratievereisten angstvallig ontloopt. EEN KLANT die niet bereid is om een bedrijfsbezoek aan zijn productiefaciliteiten toe te staan. BETALINGEN MET GELDMIDDELEN waarvoor geen identificeerbare link naar de klant lijkt te bestaan, of die bekend zijn als mechanismen voor het witwassen van geld. BESTELLINGEN, AANKOPEN OF BETALINGEN die ongebruikelijk zijn qua type of bedrag, die niet stroken met de handel of het bedrijf van de klant of die geen werkelijke zakelijke doeleinden weerspiegelen. ONGEBRUIKELIJKE GELD OVERSCHRIJVINGEN naar of van landen die niet betrokken zijn bij de transactie of die geen logisch verband houden met de klant. TRANSACTIES WAARBIJ LOCATIES BETROKKEN ZIJN DIE BEKEND ZIJN WEGENS TERRORISTISCHE ACTIVITEITEN, handel in verdovende middelen of geldwitwas activiteiten. TRANSACTIES WAARBIJ BUITENLANDSE BRIEVENBUS OF OFFSHORE BANKEN of geldwisselaars zonder vergunning of niet-bancaire financiële bemiddelaars betrokken zijn. STRUCTURERING VAN TRANSACTIES om rapporteringsvereisten te ontlopen (bijvoorbeeld meerdere transacties onder de rapporteerbare drempelbedragen). VERZOEKEN TOT OVERSCHRIJVING VAN GELD of terugstortingen naar een derde of een onbekende of niet-herkende rekening.

Vragen & antwoorden V: U ontmoet een nieuwe klant op een media beurs die u meedeelt dat hij een nieuw CD/DVD-kopieerbedrijf aan het opstarten is. Een week later plaatst deze klant een bestelling voor OQ-resin die veel groter is dan u zou verwachten van een nieuw beginnend bedrijf. Voor u de bestelling uitvoert, vraagt u om een bedrijfsbezoek in het nieuwe gebouw van de klant, die dit weigert. Moet u de bestelling toch uitvoeren? A: Nee. U heeft redenen om deze klant verdacht te vinden, omwille van zijn buitengewoon grote bestelling en zijn weigering om u te ontvangen voor een bedrijfsbezoek. Volgens de standaard 'Know your Customer'-‘screening’ procedures mag u geen producten verkopen aan deze klant tot u voldoende verzekerd bent dat hij een legaal kopieerbedrijf runt. V: Een Russische klant die in Moskou gevestigd is plaatst een bestelling voor een buitengewoon grote hoeveelheid resin. De klant vraagt om een directe verzending naar Nederland ('drop shipment') waar het bedrijf geen productiefaciliteiten heeft, en biedt een voorschot aan in contanten in de vorm


39

van een postwissel, omdat de bestelling de kredietvoorwaarden van de klant te boven gaat. Moet u deze bestelling aanvaarden? A: Nee. Deze transactie geeft aanleiding tot meerdere 'rode vlaggen' (de buitengewoon grote bestelling, de drop shipment en de betaling via een postwissel), die allemaal het vermoeden opwekken van een witwasoperatie van geld. U moet de bestelling weigeren en onmiddellijk de financiële en juridische teams op de hoogte brengen.


40

Handel met voorkennis & stock tipping Onze gedragsregel Wij houden ons aan de principes van de wereldwijde eerlijke en open markten voor openbaar verhandelde effecten, markten waar iedereen gelijke slagingskansen heeft. Handel met voorkennis en stock tipping (het gebruik van niet-gepubliceerde informatie over een bedrijf voor het verrichten van een effecten transactie met dat bedrijf) vormen een ondermijning van deze principes, en zijn verboden door de gedragsregels van ons bedrijf en de wetgeving in veel landen.

Onze verantwoordelijkheid NOOIT OVERGAAN TOT DE AANKOOP OF DE VERKOOP van de aandelen of andere effecten van een bedrijf als u voorkennis heeft over dat bedrijf. NOOIT IEMAND ANDERS AANBEVELEN OF VOORSTELLEN OM OVER TE GAAN TOT DE AANKOOP, DE VERKOOP of het in bezit houden van aandelen of andere effecten van een bedrijf als u voorkennis heeft over dat bedrijf. DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN voor u een effect verhandelt als zich vragen voordoen of als u niet zeker bent of bepaalde informatie over een beursgenoteerd bedrijf mag worden meegedeeld aan een andere persoon.

Problemen waarvoor u moet oppassen HET NIET-HERKENNEN VAN VOORKENNIS. Informatie is 'voorkennis' als deze niet is gepubliceerd en als een redelijke belegger deze waarschijnlijk als belangrijk beschouwt voor het nemen van een beleggingsbeslissing. DE ONJUISTE VERONDERSTELLING dat het verbod op het gebruik van voorkennis niet van toepassing is op onze werknemers, omdat ons bedrijf zelf geen beursgenoteerde onderneming is. Het gebruik van belangrijke niet-publieke informatie over onze beursgenoteerde moederonderneming of onze beursgenoteerde klanten, leveranciers en andere zakenpartners is ook verboden. BEKENDMAKING VAN VOORKENNIS AAN EEN DERDE, waardoor deze persoon op basis van die informatie aandelen of andere effecten van een bedrijf kan aankopen, verkopen of in bezit houden.

Vragen & antwoorden V: Tijdens de onderhandelingen met een grote beursgenoteerde leverancier werd mij in vertrouwen meegedeeld dat de leverancier in de zeer nabije toekomst een grote overname gepland heeft. Ik zou graag investeren in deze leverancier, gezien de omvang en de aard van de geplande overname. Is dit aanvaardbaar?


41

A: Nee. Als de mogelijke overname niet openbaar is aangekondigd, is dit een geval van voorkennis waarop u zich niet mag baseren om aandelen te verhandelen. Als u op basis van uw tip een transactie afsluit met betrekking tot de aandelen van de leverancier, kunnen zowel u als de werknemer van de leverancier die de tip gegeven heeft, worden beschuldigd van handel met voorkennis. V: Ik was onlangs op een beurs, waar ik een vriendschappelijk gesprek voerde met een werknemer van een grote beursgenoteerde klant. Zij vertelde mij dat ze een nieuw en 'strikt geheim' product gaan uitbrengen dat de markt ‘stormachtig’ zal veroveren. Mijn vader bezit aandelen van deze klant en was van plan deze te verkopen, maar ik ben er zeker van dat hij deze informatie zeer interessant zal vinden. Mag ik de informatie aan hem meedelen? A: Nee. Als uw vader op basis van uw tip afziet van zijn plannen om de aandelen te verkopen, en juist meer aandelen aankoopt, kunnen u, uw vader en de werknemer die u de informatie verstrekte worden beschuldigd van stock tipping.


42

RAPPORTERING VAN NALEVINGSPROBLEMEN


43

Rapportering van nalevingsproblemen Onze gedragsregel De kern van een robuuste nalevingscultuur is een effectief mechanisme dat het mogelijk maakt voor werknemers om zich te laten horen en om reële of mogelijke integriteitsproblemen ter sprake te brengen in een omgeving waar geen represailles worden genomen, zodat de problemen snel en doeltreffend kunnen worden aangepakt. Wij dragen ALLEMAAL een verantwoordelijkheid om integriteitsproblemen of niet-naleving onmiddellijk ter sprake te brengen. Als we dit niet doen, kan dit aanzienlijke nadelige gevolgen hebben voor ons bedrijf, onszelf, onze collega's en de gemeenschap waarin we leven. Het is in ons bedrijf ten strengste verboden om tegen iemand represailles te nemen voor het ter sprake brengen of het helpen aanpakken van een integriteitsprobleem.

Onze verantwoordelijkheid PROBLEMEN TER SPRAKE BRENGEN – U bent de 'ogen en oren' van ons bedrijf. Breng elke feitelijke of mogelijke schending van integriteit onmiddellijk ter sprake via de rapporteringskanalen die u ter beschikking staan. Hoe vlugger een probleem ter sprake wordt gebracht en wordt aangepakt, hoe beter. Als u niet tevreden bent met de manier waarop uw probleem wordt aangepakt, meld dit dan bij uw manager of de bedrijfsjurist. BEGRIJPEN WELKE VERSCHILLENDE KANALEN u ter beschikking staan voor het ter sprake brengen van integriteitsproblemen, zoals uw manager, HR, juridische afdeling, wereldwijde/regionale of landspecifieke ombudspersonen: Ombudspersoon wereldwijd/Amerika: +1 800 643 1614 Europa: +31 164 29 2256 Azië: +81 3 5544 3562 Een volledige lijst van landspecifieke ombudspersonen vindt u op http://amintranet.gep.ge.com/WWW/GEAM/LGL/INTEGRITY/Ombuds/network.htm Hoewel u vrij bent om een probleem anoniem ter sprake te brengen, kunnen wij als u ervoor kiest uzelf te identificeren de zaak met u opvolgen en u feedback geven. ONZE SAMENWERKING VERLENEN AAN ONDERZOEKEN NAAR GEDRAGSREGELSPROBLEMEN OF NIET-NALEVING. Uw identiteit en de informatie die u verstrekt zullen alleen gedeeld worden op grond van een 'noodzaak tot kennisneming' met de mensen die verantwoordelijk zijn voor de oplossing van het probleem. GEEN REPRESAILLES ONDERNEMEN tegen personen omdat ze een probleem hebben gemeld.


44

Vragen & antwoorden V: Wanneer is er sprake van een integriteitsprobleem? A: Hieronder volgen enkele voorbeelden van integriteitsproblemen: o Schending van onze gedragsregels of van het toepasselijke recht. o Anderen verzoeken om onze gedragsregels of het toepasselijke recht te schenden. o Het nalaten om een bekende schending van onze gedragsregels of van wetgeving onmiddellijk ter sprake te brengen. o Het nalaten om uw medewerking te verlenen aan onderzoeken naar mogelijke gedragsregelschendingen. o Represailles nemen tegen een andere werknemer voor het melden van een integriteitsprobleem. o Het nalaten om leiderschap en zorgvuldigheid aan de dag te leggen om de naleving van onze gedragsregels te verzekeren. V: Wat gebeurt er wanneer er een integriteitsprobleem ter sprake wordt gebracht? A: Integriteitsproblemen worden grondig onderzocht. Afhankelijk van de aard en de omvang van het probleem, kunnen tijdens de onderzoeksprocedure onder andere de volgende acties worden ondernomen: (i) een onderzoeksteam benoemen dat bestaat uit personen met een gepaste deskundigheid en objectiviteit; (ii) een onderzoek uitvoeren, met interviews en het doornemen van relevante documenten; (iii) aan de juiste managers correctieve maatregelen aanbevelen om te implementeren en (iv) feedback geven aan de persoon die het probleem ter sprake heeft gebracht.

'Prestaties met integriteit'


45

'Prestaties met integriteit'

Recommend Documents