Presenteren: zitten of staan?
Als u wel eens een presentatie heeft bijgewoond dan zal u één ding niet zijn ontgaan: sprekers doen soms de meest malle dingen op een podium. Leunen, zitten of hangen. Ze omarmen het katheder alsof ze verliefd zijn en sommigen zetten zelfs één voet op een stoel. Rare jongens en meisjes, die sprekers. Wat is nou de beste oplossing? Het antwoord is heel eenvoudig: U bent uw beste eigen audio/visuele hulpmiddel als u gewoon gaat staan. De voordelen: 1. U kunt vrijuit bewegen. Er is niets dat u hindert. Er zijn geen hindernissen tussen uzelf en het publiek. U kunt direct overal naar toe lopen. En als u staat is de kans groter dat het publiek naar u kijkt. Een zittende positie is minder dwingend. 2. U kunt met iedereen oogcontact maken Terwijl u beweegt bent u in staat om met iedereen in de zaal oogcontact te maken. 3. U bent zelf in staat de apparatuur te bedienen Als u staat hoeft u niet aan een ander te vragen “wil iemand zo vriendelijk zijn het knopje van de computer in te drukken?” U loopt er gewoon zelf naar toe. 4. U kunt meer en duidelijkere signalen afgeven Zittend is het nogal lastig om armgebaren te maken. Staand heeft u veel meer vrijheid. Denk aan toneelspelers, die bespelen met hun armgebaren vaak de hele zaal. Wees niet bang dat het overdreven overkomt. U moet een veel grotere ruimte vullen in vergelijking tot bijvoorbeeld een normaal gesprek. En er is nog een voordeel. Iemand vertelde mij een tijdje geleden “ik hou van staande sprekers, dan weet ik dat het niet zo lang gaat duren. Als iemand blijft zitten, nou dan vrees ik het ergste!”
U maakt een blijvende indruk Terwijl u beweegt volgt het publiek u overal. Mensen kunnen het niet laten om er naar te kijken. De vergelijking met de televisie dringt zich op. De TV is een medium dat ons kijkgedrag voorgoed heeft beïnvloed. Daar staat nooit iets lang stil. Zorg er voor dat u lijkt op een bewegende film.
Tips Voordat u opstaat, bepaal precies de plek waar u het eerst gaat staan. Dat is meestal centraal voor de groep. Laat uw armen langs u lichaam hangen. Dan zijn ze direct klaar om gebaren te maken. Stap met een krachtige tred richting uw plaats. Laat met uw lichaamstaal zien dat u er helemaal klaar voor bent. Kijk naar uw publiek en merk op dat zij ook willen dat u slaagt! Beweeg bij de eerste de beste mogelijkheid. Zet beide voeten stevig en een beetje uit elkaar neer op de vloer.
Tenslotte De zaal is geneigd u in alles te volgen. Het publiek ( je team) is een soort spiegelbeeld van de spreker. Als u passief overkomt door te gaan zitten, zullen zij ook passief toekijken. En dat is het laatste dat u wenst. De 7 doodzonden van de presentatie
Doodzonde 1: heel veel sheets (powerpoints) gebruiken Een tijdje geleden was ik aanwezig bij een presentatie. De sheets zagen er werkelijk prachtig uit. Maar na tien minuten kon ik er geen touw meer aan vast knopen. Inmiddels waren er al een stuk of twintig sheets op het scherm vertoond. U doet hiermee een veel te groot beroep op het geheugen en bevattingsvermogen van uw publiek. Vertoon maximaal één sheet per twee tot drie minuten. Doodzonde 2: denken dat de sheets uw verhaal vertellen Ga niet zitten en laat dia's of videofragmenten zien om je boodschap weer te geven. Een half uur lijkt dan wel uren te duren! Er zijn presentaties waarbij de "presentator" letterlijk zijn sheets voorleest. Bedenk dat de sheets een hulpmiddel zijn: u bent het verhaal! Gebruik de projector bijvoorbeeld om enkele plaatjes of foto´s te laten zien die uw verhaal illustreren en daardoor meer kracht geven. Doodzonde 3: heel veel details en opsommingen Details en opsommingen: u wiegt uw publiek er gegarandeerd mee in slaap. Het enige dat u nog hoeft te doen is stiekem te verdwijnen en het licht uit te doen. Alles wat u met een plaatje kunt zeggen moet u niet in een tabel presenteren. Alles wat u met een verhaaltje kunt vertellen moet u niet verpakken in dorre opsommingen. Zorg voor een levendige presentatie en lardeer uw betoog met korte, ter zake doende, anekdotes! Doodzonde 4: veel vertellen over uzelf. Laat het "ik-verhaal" achterwege en concentreer u op de vragen die bij uw publiek leven. Sluit aan bij hun interesses. Doodzonde 5: als een zoutzak voor het publiek gaan staan Veel sprekers blijven stokstijf op hun plaats staan. Hoe meer barrières tussen hen en het publiek, hoe beter het is. Het lijkt wel of ze bang zijn elk moment aangevallen te kunnen worden door een groep wilde wolven. Beweeg indien mogelijk voor uw publiek. Pendel kalm heen en weer tussen drie vooraf gekozen posities. Uw verhaal wordt daardoor veel levendiger.
Doodzonde 6: niet ingaan op de vragen die bij uw publiek leven Waarom zouden mensen naar u luisteren? Vanwege uw redenen of vanwege hun eigen redenen? Bedenk dus van te voren goed welke vragen er bij uw publiek leven en hoe u deze het beste kunt beantwoorden. Daar draait het allemaal om.(bereid je dus goed voor en mocht je het antwoord niet weten geef je aan dat je navraag doet en er later op terug komt.)
Doodzonde 7: over van alles en nog wat spreken Concentreer u op de centrale boodschap die u wilt overbrengen. Laat alles wat deze boodschap niet ondersteunt gewoon weg! Werk volgens de slogan: minder is meer!
Hoe lang mag uw presentatie duren?
Droog oefenen Als u moet spreken op een conferentie of een vergadering waar nog meerdere onderwerpen binnen een tijd aan bod moeten komen, oefen uw spreekbeurt dan ruim van tevoren. Zet een wekker neer en stel deze precies af op de toegewezen tijd. Bedenk dat u anderen in de problemen brengt als uw spreekbeurt te lang, of te kort is. Beiden zijn niet goed!
Een vuistregel Naast de totale tijd die u nodig heeft is het ook belangrijk na te gaan hoeveel tijd u heeft voor de drie onderdelen: de kop, de romp en de staart. Kop (opening): globaal 5 tot 10% van de totale spreektijd, Romp (de inhoud): eerste, tweede en derde belangrijkste punten, elk circa 25% van de totale spreektijd. Staart (afsluiting): circa 5 tot 10% van de totale spreektijd.
Oh ja, vergeet niet tijd te reserveren voor het stellen van vragen! Weet wanneer u moet beginnen. Bij presenteren draait het er om dat u de aandacht van uw publiek weet te trekken en vast te houden. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. U bent enthousiast over uw onderwerp, maar is uw publiek dat ook? Het toverwoord: aandacht Elke ervaren presentator weet dat die eerste minuten van een presentatie maatgevend zijn voor het verdere verloop. Het is de taak van de presentator het publiek te activeren, hun aandacht als het ware te vangen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door duidelijk te vertellen wat het nut is van uw verhaal. Stel namens uw publiek de vraag: “hoe wordt je er beter van, wat schiet je er mee op?” Een andere mogelijkheid is van start te gaan met een interessante anekdote. Een kort verhaaltje waarmee u uw publiek direct bij het onderwerp betrekt.
Belangstelling De aandacht vangen is de eerste taak voor de presentator. Elke presentator heeft de opdracht de belangstelling van zijn of haar publiek op te wekken en vast te houden. Dat doet u in de eerste plaats door gewoon te doen alsof u in gesprek bent met een andere persoon: direct face to face. Veel sprekers die voor een groep staan maken gebruik van allerhande gewichtige woorden en uitdrukkingen. In een gewoon gesprek probeert u toch ook niet uw gesprekspartner te overdonderen met gewichtigdoenerij? Doet u dat dan ook niet als u een spreekbeurt moet houden. Daarbij maakt het geen verschil of u een presentatie houdt voor twee mensen of een zaal met enkele honderden mensen. Maak gebruik van voorbeelden, analogieën en korte verhaaltjes. Mensen zijn dol op dit soort intermezzo’s. Ze illustreren uw duidelijke structuur. Hanteer de KISS-formule: keep it short and simple. Het is van het grootste belang dat er interactie ontstaat tussen spreker en publiek.
Communicatie Breng communicatie op gang met uw publiek. Als u met iemand in gesprek bent, ratelt u toch ook niet aan een stuk door? Doe het ook niet in een presentatie! Zet uw publiek aan tot nadenken en leg uw publiek regelmatig vragen voor en stop vervolgens even. Plan deze vragen van tevoren. De bekende “voor de koffievraag” is dus een misser. Want wie wil er nou spelbreker zijn? Het publiek snakt naar een onderbreking en niemand haalt het dus in zijn hoofd een vraag te stellen. Er is hiervoor ook een andere methode: geef uw publiek bijvoorbeeld twee minuten de tijd en stel voor dat ze samen met hun buurman of buurvrouw enkele vragen bedenken. Een andere mogelijkheid is om in de zaal (op elke stoel) een formulier neer te leggen waarop mensen vragen kunnen schrijven. Deze formulieren kunnen ze inleveren bij een van uw medewerkers. Lang niet iedereen heeft de durf om in een zaal vol met mensen op te staan en een vraag te stellen. Neem de vragen van uw publiek altijd serieus en beloon de vragensteller met een compliment. Verzin geen makkelijke of snelle antwoorden. Dat is de dood voor elke discussie. Het is voor een presentator heel makkelijk vragenstellers publiekelijk de mond te snoeren. Een bijkomend effect is natuurlijk wel dat niemand het nog waagt vragen te stellen. Tot slot het ABC van elke goede presentatie: - Aandacht van uw publiek vangen. - Belangstelling opwekken en behouden - Communicatie aangaan met uw publiek Oh ja, voordat ik het vergeet: de deelnemers aan de tweede direct mailingtraining hebben er veel plezier aan beleefd en uit de reacties na afloop was het duidelijk dat ze er veel van hebben opgestoken! Weg met die saaie presentaties Het doel van een presentatie is het publiek overtuigen. Dat lukt helaas niet als datzelfde publiek in slaap sukkelt. In dit artikel geven wij u 6 tips voor levendige presentaties.
1. Vertel een verhaal Mensen zijn gek op anekdotes. Begin uw presentatie met een verhaal. Uiteraard moet het een verhaal zijn dat direct door uw publiek wordt begrepen. Gebruik herkenbare situaties.
2. Beperk het aantal opsommingen Mensen hebben een beperkt geheugen. Reeksen opsommingen zijn dodelijk saai en bovendien moeilijk te onthouden. 3. Lees niet letterlijk voor wat er op uw sheets staat Ooit was ik eens getuige van een voordracht waarbij de “presentator” weinig anders deed dan hardop voor te lezen wat er op zijn dia’s stond. Hij had het apparaat beter in de automatische stand kunnen zetten en het publiek rustig de dia’s laten lezen. Het is de taak van de presentator de dia’s te op te fleuren met ter zake doende uitleg en bij voorkeur te larderen met voorbeelden die aansluiten bij de ervaring van het publiek.
4. Aansluiten bij de interesse van uw publiek Verdiep u, voordat u een presentatie gaat geven, in de interesse van uw publiek. Zelf gaf ik ooit een presentatie over direct mail aan mijn collega’s. Op zich was het geen slechte presentatie. Maar helaas lukte het mij niet een “klik-effect” op te roepen. Mijn publiek was doodeenvoudig niet geïnteresseerd naar het onderwerp. ( Sluit dus aan bij wat er op dat moment speelt in je team) 5. Kennis Een grondige kennis van het onderwerp is van het grootste belang. Het lijkt bijna een open deur. U hoeft lang niet al uw kennis te spuien, maar het is handig om nog wat in reserve te houden. Vertel wat noodzakelijk is, niet minder, maar zeker niet meer! 6.Ken uw publiek Of u uw presentatie nu aan één persoon geeft of aan een grote groep, het is altijd van het grootste belang te weten aan wie u uw presentatie geeft. Stem de inhoud af op de kennis en de interesse van je mensen. In de praktijk betekent het dat u in staat moet zijn een presentatie op meerdere manieren (niveaus) te geven.
Wat is de reden van uw presentatie? (Doel) Wat was de aanleiding van uw presentatie en wat verwacht je team of publiek? Refereer desnoods aan eerdere gesprekken en of afspraken. Hiermee voorkomt u onaangename verrassingen. Niets is zo vervelend voor het publiek om door de presentator op het verkeerde been te worden gezet. U loopt daarmee het risico dat de toehoorders meteen afhaken.
Wat moet uw publiek weten en welke actie moeten ze ondernemen? Verkooppresentaties dienen als regel één doel: verkopen. Wat moet uw publiek weten voordat het tot het tot het beoogde over kan gaan? Vergeet niet aan het einde van de presentatie uw publiek aan te zetten tot actie. Het is verstandig als u voor grote groepen
mensen optreedt een aantal mensen uit uw organisatie mee te nemen. Deze kunnen eventuele individuele vragen beantwoorden. ( Bij een teampresentatie je teamleider op de hoogte brengen van wat je gaat brengen zodat hij/zij er eventueel op in kan haken je kan ondersteunen erbij. Concentreer u op de hoofdzaak Laat u niet afleiden door allerlei bijzaken. Beperk u tot de kern van de zaak. Goede presentaties hoeven niet lang te duren. Hanteer de kiss-formule: keep it short and simple. De gemiddelde mens is slechts gedurende 10 tot maximaal 20 minuten in staat zijn aandacht op een spreker te concentreren. Daarna dwaalt men onvermijdelijk af.
Schrijf puntsgewijs de hoofdlijnen van uw betoog op papier Het beste schrijft u in hoofdlijnen op waar uw presentatie over gaat. Lees uw presentatie nooit voor! Dat is ten eerste minder natuurlijk en bovendien klinkt het lang niet zo levendig. Probeer het volgende eens voor u zelf uit: Neem een stuk tekst uit een boek en lees het voor. Vat vervolgens hetzelfde stuk tekst samen in uw eigen woorden. Merkt u het verschil? Een handige techniek is om de hoofdpunten van uw verhaal op kleine kaartjes te zetten. Ook overheadsheets zijn een handig hulpmiddel waarmee u de hoofdlijn van het verhaal perfect in de gaten houdt. Leg ze voor uw presentatie natuurlijk wel in de goede volgorde!
Besteed veel aandacht aan de 3 belangrijkste onderdelen van uw presentatie: De opening
Zorg voor een krachtige opening. Onlangs was ik aanwezig bij het concert van een wereldberoemde zanger. Helaas waren zijn eerste liedjes niet erg sterk en leken ook allemaal op elkaar. Na het vierde liedje wou ik de zaal al verlaten! Schrijf dit onderdeel woord voor woord op en leer het uit uw hoofd. Vaak bent u in staat de aandacht te trekken met een prikkelende stelling, een toepasselijk citaat of soms zelfs verassende cijfers uit een onderzoek.
De "body"
Hou het kort en simpel. Verlevendig uw verhaal met voorbeelden, anekdotes, vragen, discussies en plaatjes Hou het gezegde "een plaatje zegt meer dan duizend woorden" in gedachten. Hiervoor heeft u helemaal geen bijzondere technische hulpmiddelen nodig. Vaak is een overheadprojector of een flip-over al voldoende. Als u het niet gewend bent, raden wij u het gebruik van projectoren ten zeerste af. Ten eerste kan er van alles misgaan met dergelijke wondertjes van techniek, maar erger nog meestal moet u voor een goed gebruik van deze projectoren de zaal verduisteren. Daarmee loopt u het risico het contact met uw publiek te verliezen.
Het slot
Zorg voor een krachtig slot. Een goede eerste indruk is nodig om de interesse van uw publiek op te wekken, de laatste indruk is noodzakelijk om uw verhaal extra kracht bij te zetten en uw publiek aan te sporen tot actie. Vergeet niet uw verhaal kort samen te vatten en vervolgens de belangrijkste argumenten uit uw betoog nogmaals de revue te laten passeren.
Oefen uw presentatie meerdere keren Het meerdere keren. Laat ook eens enkele van uw vrienden of kennissen meeluisteren. Hou nauwgezet de tijd bij. U heeft het vast wel eens meegemaakt op bijeenkomsten en congressen: sprekers die hun spreektijd ver overschreden. Wat vond u daar van? Vast niet prettig! Maar (veel) te kort is ook niet goed. Controleer ook uw visuele hulpmiddelen. Deze moeten op het moment suprème absoluut goed functioneren!
Visualiseer uw presentatie Zie uzelf voor de groep de perfectie presentatie afleveren. Heus dit helpt en u wordt er een stuk rustiger door. Vergeet niet: enige spanning is noodzakelijk voor een goede presentatie, maar teveel spanning is meestal dodelijk.
Wees op tijd Zorg dat u minimaal een uur voor de presentatie aanwezig bent. Weet ook waar u uw verhaal gaat houden. Als u ruim van te voren aanwezig bent, kunt u eventuele verkeerde opstellingen nog herstellen. Bovendien kunt u zelf de deelnemers ontvangen en een kort praatje met ze maken. Dat neemt veel spanning weg! Het is al een oud gezegde, maar oefening baart nog steeds kunst!
