PRAKTISCHE TIPS voor deelname aan beurzen
AMSTERDAM RAI Europaplein 1078 GZ Amsterdam Postbus 77777 1070 MS Amsterdam T 020 549 12 12 F 020 646 44 69 www.rai.nl
Inhoud
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen
02
Deelnemen aan beurzen kan een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van uw commerciële doelstellingen. Natuurlijk brengt dit ook de nodige investeringen met zich mee. Daarom is het zo belangrijk dat u zich goed oriënteert en voorbereidt
Stap 1.
Selecteer de juiste beurs voor uw organisatie
Stap 2.
Formuleer uw doelstellingen
begin goed aanpakt, kunt u veel tijd en geld besparen. Wij presenteren u dan
Stap 3.
Voorbereiding
ook graag in deze brochure een 8-stappenplan, waarin wij alle belangrijke punten
Stap 4.
Kostenposten
rondom beursdeelname voor u op een rijtje hebben gezet. Zo heeft u een goede
Stap 5.
Tips om kosten te besparen
Stap 6.
Publiciteit
Stap 7.
Tijdens de beurs
Stap 8.
Na de beurs
op het deelnemen aan een beurs. Er komt veel bij kijken, maar als u het vanaf het
leidraad en checklist bij de hand die u helpen om alle werkzaamheden en aandachtspunten voorafgaand, tijdens en na de beurs zo optimaal mogelijk uit te voeren. Daarnaast vindt u achter in deze brochure een overzicht van diensten en faciliteiten binnen Amsterdam RAI, waar u als exposant een beroep op kunt doen om uw voorbereidingen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Of het nu om de opbouw
Amsterdam RAI – uniek evenementencomplex
11
Amsterdam RAI – gedreven beursorganisatoren
12
van uw stand, het inhuren van personeel, catering of hotelboekingen gaat; Amsterdam RAI kan u op dat gebied veel werk uit handen nemen. Wij vertrouwen erop dat deze brochure een handig hulpmiddel voor u is en wensen
Amsterdam RAI – full service organisatie
13
u alle succes bij de voorbereidingen van uw beursdeelname. Vanzelfsprekend staan de projectteams van de verschillende beurzen te allen tijde voor u klaar om even-
01
Professioneel Marketing & Communicatieteam
13
RAI Promo Packages
13
RAI Live!
13
RAI Exhibitor Services
14
Amsterdam RAI Catering
14
RAI Hotel & Travel Service
14
tuele vragen rondom uw beursdeelname te beantwoorden.
02
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen Stap 1. Selecteer de juiste beurs voor uw organisatie Het selecteren van een geschikte beurs voor uw deelname is de eerste stap naar succesvol exposeren. Een aantal tips om te bepalen of de door u geselecteerde beurs geschikt is voor uw organisatie en doelstellingen:
• • •
Inventariseer welke beurzen er georganiseerd worden binnen uw sector. Bestudeer het beursprogramma van de beurs. Vraag bij de organisatie de ‘Feiten en Cijfers’ op. Deze geven u belangrijke informatie over aantallen exposanten, bezoekers, herkomst van bezoekers, bezoekersprofiel, aankoopplannen, etc.
•
Beoordeel de beurs op zijn belang binnen de industrie (nationale en internationale
• • •
Bezoeken uw klanten de beurs?
bekendheid). Doen uw concurrenten mee aan de beurs? Dit is een goede indicatie. Het tijdstip van de beurs en eventuele politieke en economische ontwikkelingen zijn eveneens belangrijke beslissingsfactoren.
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen Stap 2. Formuleer uw doelstellingen Bedrijven die vooraf een kwalitatieve en kwantitatieve doelstelling hebben bepaald voor hun beursdeelname blijken succesvoller te zijn in het realiseren van deze doelen. Doelstellingen kunnen onder meer zijn:
• • • • • • • • 03
Verhogen van verkoop door nieuwe orders. Introductie nieuw product of dienst. Onderhouden van contacten met bestaande relaties. Ontmoeten van nieuwe relaties. Verbetering van het imago. Werving van personeel. Publiciteit genereren. Verhogen naamsbekendheid. 04
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen Stap 3. Voorbereiding Een goede voorbereiding is het halve werk. Start tijdig met de voorbereidingen voor uw deelname:
• • • •
Maak een begroting.
•
Boek tijdig hotelkamers en vluchten voor uw standbemanning en/of
•
Lees de informatie van de beursorganisatie zorgvuldig en stuur gevraagde
• • • • • •
Bestel producten en diensten tijdig*.
Bepaal de benodigde standoppervlakte op basis van uw doelstellingen. Boek in overleg met de organisatie een geschikte standruimte. Vraag offertes aan bij diverse standbouwers. Desgewenst kunt u ook gebruik maken van de uniforme standbouw service, dit bespaart tijd en moeite. gasten bij RAI Hotel & Travel Service. informatie in voor de deadlines*. Betrek uw standpersoneel bij de voorbereidingen. Train, indien nodig, uw standpersoneel. Maak een beursdraaiboek. Plan een briefing voor de beurs. Maak een follow-up plan voor na de beurs.
* Als deelnemer aan een door Amsterdam RAI georganiseerde beurs ontvangt u inlogcodes voor het Customer Communication Centre (CCC). Hier vindt u alle informatie en bestelformulieren die voor uw beursdeelname van belang zijn. U heeft via het CCC tevens toegang tot de Webwinkel. Hier kunt u alle producten en diensten bestellen.
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen Stap 4. Kostenposten Voor beursdeelname moet u rekening houden met de volgende kostenposten:
• • •
Standhuur.
• • •
Standbezetting (uren medewerkers, beurstraining medewerkers).
•
Diversen: relatiegeschenken, folders, give aways, relatie-uitjes.
Standontwerp, -bouw, afbouw en transport. Bijkomende kosten (verzekering, techniek, schoonmaak, inrichting, catering, stroom, water, parkeerkaarten, internetaansluiting). Reis- en verblijfkosten. Marketing- & promotiekosten (brochures, direct mailings, advertenties, promotie, uitnodigingskaarten).
05
06
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen Stap 6. Publiciteit Maak gebruik van de vele mogelijkheden om (gratis) publiciteit te genereren:
•
Maak melding van uw deelname op uw website en plaats een link naar de
• •
Vermeld uw beursdeelname op uw correspondentie en in mailings.
• • • • •
Vul de catalogusformulieren voor de sluitingsdatum in*.
website van de beurs. Plaats de registratiebutton op uw website zodat uw relaties zich ook via uw site kunnen aanmelden voor een bezoek. Bestel uitnodigingskaarten en verspreid deze onder uw relaties*. Bedenk acties om bezoekers naar uw stand te trekken. Laat uw Sales Managers relaties telefonisch uitnodigen. Maak melding van uw beursdeelname in uw e-mailberichten d.m.v. de autohandtekening.
•
Maak gebruik van het RAI PromoPakket. Dit pakket bevat diverse promotionele
• •
Overweeg reclame-uitingen rondom en in het RAI-complex.
• • • •
Organiseer tijdens de beurs een persconferentie of productpresentatie.
•
Adverteer in de beurscatalogus.
mogelijkheden om uw beursdeelname nog meer onder de aandacht te brengen. Stel een persmap samen voor verspreiding onder de pers via de perskamer van de beurs.
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen Stap 5. Tips om kosten te besparen •
Plan vooruit en bestel tijdig de diensten (stroom, water, catering, bloemen, schoonmaak, internet, etc.) voor uw stand*. Bij tijdige bestelling bespaart u toeslagen voor late bestellingen.
• • •
Maak gebruik van de uniforme standbouw service.
• •
Reserveer uw hotelkamer via RAI Hotel & Travel Service.
Stuur persberichten uit over uw nieuwe producten of diensten. Meld uw nieuwe producten of diensten aan*. Informeer de persvoorlichter van de beurs over uw nieuws en eventuele persactiviteiten.
* Als deelnemer aan een door Amsterdam RAI georganiseerde beurs ontvangt u inlogcodes voor het Customer Communication Centre (CCC). Hier vindt u alle informatie en bestelformulieren die voor uw beursdeelname van belang zijn. U heeft via het CCC tevens toegang tot de Webwinkel. Hier kunt u alle producten en diensten bestellen.
Deel selectief dure brochures uit. Overweeg de mogelijkheid een stand in een gezamenlijke presentatie van bijvoorbeeld een branchevereniging of landenpaviljoen te reserveren. Houd uw budget in de gaten.
* Als deelnemer aan een door Amsterdam RAI georganiseerde beurs ontvangt u inlogcodes voor het Customer Communication Centre (CCC). Hier vindt u alle informatie en bestelformulieren die voor uw beursdeelname van belang zijn. U heeft via het CCC tevens toegang tot de Webwinkel. Hier kunt u alle producten en diensten bestellen. 07
08
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen Stap 8. Na de beurs •
Wacht niet te lang met de follow-up, stuur informatiepakketten op en maak
• • • •
Verwerk de verkregen contactgegevens in uw database.
vervolgafspraken. Evalueer de beurs intern. Werk mee aan de enquête die u van de beursorganisatie ontvangt. Reserveer uw standlocatie voor de volgende beurseditie.
Organiseer uw beursdeelname in 8 stappen Stap 7. Tijdens de beurs • • •
Benoem een standmanager.
• • • •
Geef standbemanning voldoende pauzes.
•
Evalueer iedere beursdag.
Organiseer dagelijks een kick-off voor uw standpersoneel. Stel standregels op (gedrag, kleding, eten, drinken, roken, etc.) en maak een taakverdeling. Ruim tijd in voor uw standbemanning om de beurs zelf te bezoeken. Verzamel de gegevens van de bezoekers aan uw stand. Maak foto’s van uw stand, zodat u deze later voor marketingdoeleinden kunt gebruiken.
09
10
Amsterdam RAI – uniek evenementencomplex De ontmoeting en uitwisseling tussen mensen, merken, producten, ideeën en ervaringen zet mensen en bedrijven in beweging. Het inspireert en verlegt grenzen. Amsterdam RAI wil het centrum zijn waar die uitwisseling plaatsvindt en waarde wordt gecreëerd voor organisatoren, exposanten en bezoekers. Het state-of-the-art complex beschikt over 11 multifunctionele beurshallen (87.000 m2) en 22 congreszalen.
Amsterdam RAI – gedreven beursorganisatoren Slechts 15 minuten verwijderd van Schiphol en met een eigen treinstation, is
RAI Exhibitions is onderdeel van Amsterdam RAI en is gespecialiseerd in de organi-
Amsterdam RAI uitstekend bereikbaar. Amsterdam RAI heeft een scala aan goede
satie van nationale en internationale consumenten- en vakbeurzen. RAI Exhibitions
restaurants en bars in de directe omgeving en daarnaast is het centrum van
organiseert zo’n 25 beurzen per jaar in de volgende sectoren: professionele schoon-
Amsterdam met zijn mooie grachten, terrasjes en de diverse culturele gelegenheden
maak, watertechnologie, verkeerstechnologie, maritiem, internationale automotive,
binnen 10 minuten te bereiken met het openbaar vervoer. Ons streven is zowel
grafische & IT technologie, lifestyle, kunst, food en overheidsdiensten.
exposanten als bezoekers een inspirerende ervaring te bieden. RAI Exhibitions ontplooit activiteiten in een groot aantal gebieden waaronder de Verenigde Staten, Oost-Europa, Eurazië en Azië/China. Een wereldwijd netwerk van kantoren en agenten versterkt ons internationale karakter, ondersteund door specialistische kennis van internationale marketing. Elke beurs wordt georganiseerd door een toegewijd team van enthousiaste en uitermate professionele mensen. En waar ter wereld we ook actief zijn, deze evenementen worden omarmd door onze partners, de belangrijke overkoepelende brancheorganisaties, vakbladen en marktleiders. Onze beurzen creëren dan ook talrijke nieuwe zakelijke kansen voor zowel exposanten als bezoekers.
11
12
Amsterdam RAI – full service organisatie
RAI Exhibitor Services
Amsterdam RAI biedt full service ondersteuning bij uw beursdeelname waardoor
Exhibitor Services staat klaar om u
u veel voorbereidingstijd en onnodige kosten bespaart. Speciale teams van de RAI
te ondersteunen bij de organisatie
werken daarbij samen met vertrouwde en zorgvuldig geselecteerde partners.
van uw beursdeelname. Om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen, is er één aanspreekpunt voor advies,
Professioneel Marketing & Communicatieteam
planning en organisatorische zaken.
Het Marketing & Communicatieteam van RAI Exhibitions is zeer ervaren in het
Exhibitor Services biedt een breed
aantrekken van de juiste bezoekers. Voor elke beurs wordt een intensieve commu-
aanbod van specialistische diensten:
nicatiecampagne gevoerd bestaande uit bijvoorbeeld radio- & tv-commercials,
betrouwbare leveranciers, voorregi-
advertenties, direct mailings, internet, PR-activiteiten en VIP-programma’s. Onze
stratie, hostess services, standontwerp,
mediapartners zullen, samen met andere toonaangevende (internationale)
logistiek, reclamemogelijkheden, ICT
(vak)publicaties, hun lezers op de hoogte brengen.
en nog veel meer.
RAI PromoPakket
Amsterdam RAI Catering
Maak gebruik van het RAI PromoPakket. Dit pakket bevat diverse promotionele
Gastheerschap staat hoog in het vaandel
mogelijkheden om uw beursdeelname nog meer onder de aandacht te brengen.
van Amsterdam RAI en sterrenkwaliteit
Leads genereren, branding, innovaties tonen, relatiebeheer of directe verkoop….
is het uitgangspunt. Een bezoek aan
wat de doelstelling ook is, door gebruik te maken van een PromoPakket op maat
de RAI moet een inspirerende en memo-
bent u verzekerd van het juiste bereik, voor, tijdens en na de beurs.
rabele ervaring zijn die smaakt naar meer. Van standcatering tot op maat
RAI Live!
gesneden catering. Het aanbod is breed
RAI Live! is het digitale, interactieve
en divers en wordt met veel zorg
narrowcasting medium van de RAI. Het
omringd.
biedt bezoekers dynamische informatie op maat. Een complete ervaring vanaf het moment dat de bezoeker voet zet in de RAI. Het unieke aan RAI Live! is dat op de schermen bewegwijzering, inhoudelijke en commerciële content wordt gecombineerd. 700 digitale schermen door het hele complex vormen een flexibel medium dat per evenement wordt vorm gegeven. RAI Live! is opgezet om de bezoeker optimaal te informeren en een sfeer te creëren die het bezoek tot een echte
RAI Hotel & Travel Service RAI Hotel & Travel Service (RH&TS) is gespecialiseerd in het regelen van hotelaccommodaties voor bezoekers en exposanten. Als grootste hotelboeker van Amsterdam beschikt RH&TS over voortreffelijke kennis van de hotels in en rond onze hoofdstad en over ruime ervaring met hotelreserveringen. Daardoor profiteert u van aantrekkelijke tarieven. Daarnaast biedt RH&TS ook vluchten en treinvervoer van en naar Amsterdam, transfers, excursies en autohuur aan.
belevenis maken. 13
14
