18 PRAKTEK HEARING DENGAN EKSEKUTIF TUJUAN Mengalami hearing dalam situasi yang sebenarnya. Menghasilkan komitmen eksekutif untuk mendukung penyusunan PERDA. Menghasilkan komitmen eksekutif untuk perbaikan tata laksana kerja terkait. Mendapatkan komitmen aksi yang spesifik terutama dari sisi waktu dan jadwal temu ulang.
PERKIRAAN WAKTU
90 - 120 menit PERLENGKAPAN Daftar periksa hearing LCD Projector, Layar dan Laptop
218
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
219
HEARING DENGAN EKSEKUTIF Pada prinsipnya hearing eksekutif memiliki kemiripan dengan legislatif.
SEBELUM HEARING
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
Perbedaan mendasar adalah saat hearing dengan eksekutif, mereka akan lebih menaruh perhatian pada mekanisme dan tata laksana produk hukum yang akan kita perjuangkan. Selain itu mereka juga akan sangat konsen pada implikasi politis dan ekonomi atas produk hukum baru yang diusulkan. Misalnya: • Akibat penggratisan akta kelahiran maka pendapatan asli daerah (PAD) dari sektor ini akan berkurang. • Selain itu dukungan politik dari pihak terkait (Kantor Dinas Catatan Sipil, Bappeda, dll) akan mewarnai pertimbangan mereka mengambil keputusan. Sifat kepemimpinan seorang Bupati/Walikota berbeda dengan kepemimpinan dalam legislatif. Kecenderungan pribadi seorang Bupati/Walikota akan berperan cukup besar dalam menentukan hasil hearing. Dengan mempelajari secara seksama kecenderungan itu kita akan memperoleh informasi mengenai ideide apa yang akan mendapat perhatian khusus dari tokoh tersebut. Berdasarkan informasi itu kita dapat merancang taktik presentasi yang jitu untuk menggolkan agenda advokasi.
SAAT HEARING
Pada hari hearing, kita juga akan menerapkan standar yang sama sebagaimana hearing legislatif: tiba tepat waktu, menjalin kontak sejak datang, mengenalkan isu sebelum hearing dan seterusnya. Prosedur maupun taktik saat hearing juga secara umum sama dengan legislatif. Satu hal yang perlu diperhatikan moderator (dan fasilitator) adalah fakta bahwa tokoh eksekutif adalah pimpinan suatu proses administrasi yang sangat intens sehingga ada kemungkinan jadwal yang sudah disepakati diubah secara sepihak oleh ajudan atau staf tokoh bersangkutan. Untuk menangani situasi semacam ini sebaiknya moderator sudah mempunyai beberapa skenario. Misalnya, bila di tengah-tengah presentasi data kemudian ajudan mengurangi alokasi waktu, maka sesi dialog dikorbankan jumlah waktunya. Selain perubahan alokasi waktu, mungkin pula terjadi tokoh eksekutif mengajak serta figur atau pihak lain. Bisa jadi pihak lain itu akan berbenturan secara diametral dengan kepentingan kita, namun sebaiknya kita berbaik sangka terhadap situasi semacam ini. Dengan keterampilan framing yang sudah dikuasai, moderator dapat secara elegan menyatakan kegembiraannya pada kehadiran banyak pihak karena makin banyak komponen masyarakat yang memahami isu makin baik akibatnya bagi penyelesaian isu tersebut.
220
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
Ada pula kemungkinan tokoh eksekutif menemui kita dengan pikiran bercabang karena adanya masalah penting lain. Kita dapat mengenali situasi ini dari peningkatan frekuensi ajudan membisikkan pesan, menyodorkan notes atau memberikan telepon genggam. Sama seperti situasi sebelumnya, moderator berkesempatan meraih simpati tokoh dengan melakukan framing yang sesuai. Pendek kata, bila situasi berkembang tidak sesuai rencana, kita tetap dapat memperoleh keuntungan. Kalaupun belum mendapat komitmen, paling tidak kita memperoleh simpati. Kedua-duanya penting dalam upaya membangun lobi jangka panjang.
SESUDAH HEARING
Prosedur yang sama dengan legislatif dapat diberlakukan saat hearing selesai.
221
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
RINGKASAN ALUR SESI TOPIK
TUJUAN
Cipta Suasana
•
Membangun suasana (state of mind)
•
Menjelaskan tujuan sesi
Persiapan Sebelum hearing •
•
ALAT BANTU
METODE
WAKTU
•
Kisah
•
Ceramah 5”
Mempersiapkan kondisi mental peserta agar optimis menghadapi hearing.
Pelaksana hearing •
Memastikan semua rencana berjalan seperti seharusnya.
•
Melakukan tindakan yang diperlukan.
Memastikan semua kebutuhan • sudah siap.
Mendapatkan komitmen dari eksekutif.
•
Transportasi
•
Daftar Periksa
•
Dialog
•
Observasi
10”
Kesimpulan
60”- 90”
5”
222
No 1.
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
Kegiatan
Keterangan
Cipta Suasana • Berdiri di depan, ucapkan kalimat pembukaan yang positif, hangat, apresiatif, segar dan mantap. • Ajukan beberapa pertanyaan sederhana untuk memancing partisipasi dan perhatian. o Misalnya, “Sudah makan malam semuanya?” • Ingatkan mereka mengenai kisah Pekerjaan jadi Gorila palsu
2.
Sebelum Hearing • Awali dengan mengingatkan pada bagan advokasi terpadu tentang apa makna hearing hari ini. • Cek kesiapan menggunakan daftar periksa (terlampir). • Ajak peserta berdoa sebelum berangkat.
3.
Perjalanan • Bangun suasana santai dan bergembira selama perjalanan.
4.
Tiba di lokasi hearing • Begitu tiba di lokasi pastikan semua peserta lengkap, terutama moderator dan presenter. • Ajak moderator dan presenter melakukan pendekatan awal berupa perkenalan informal. • Dampingi moderator untuk memastikan ulang bahwa moderator acara dipegang oleh peserta. Bila dipegang staf eksekutif, usahakan memperoleh susunan acara dan usahakan sesuai dengan susunan acara ketika peserta melakukan simulasi. • Pastikan pemeran notulis mengambil posisi yang sesuai.
Jika forum kondusif, bisa diajak bernyanyi.
Usahakan peran fasilitator jangan terlihat menonjol.
223
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
No
Kegiatan
5.
Saat hearing berlangsung • Ambil posisi duduk yang tidak menyolok namun memungkinkan melakukan tindakan korektif, misalnya di belakang moderator.
Keterangan Gunakan fasilitas sms jika perlu.
• Biarkan moderator dan presenter menjalankan peran, kurangi intervensi dan perbesar toleransi. • Lakukan intervensi hanya bila ada situasi yang secara fundamental merusak reputasi. 6.
Menjelang akhir hearing • Bila dari perjalanan hearing tampak presenter sudah berhasil, ingatkan presenter untuk meminta komitmen dari eksekutif sesuai skenario hearing yang sudah disusun sebelumnya.
Gunakan fasilitas sms jika perlu.
• Bila dari perjalanan hearing tampak eksekutif kurang terkesan, lakukan intervensi sampai ada komitmen.
7.
Sesudah hearing • Ajak moderator dan presenter melakukan pendekatan informal untuk memeroleh janji temu berikutnya. • Periksa pemeran notulis dan buat salinan notulen.
8.
Saat di perjalanan kembali menuju tempat pelatihan • Lihat kondisi peserta, periksa bagaimana kesan peserta: o Apakah mereka tampak puas? o Apakah ada peserta yang menyalahkan peserta lain? o Apakah ada peserta yang mengklaim dirinya sebagai kontributor tunggal keberhasilan? o Catat untuk review.
Jika tidak diperoleh komitmen buat janji temu ulang
224
No
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
Kegiatan
Keterangan
• Periksa notulen o Pilih momentum yang menentukan selama hearing. o Bandingkan notulen dengan observasi anda sendiri. • Rumuskan pointer untuk review. • Putuskan apakah setiba di tempat pelatihan peserta akan langsung diajak review atau diberi kesempatan istrirahat dulu. 9.
Diskusi dan kesimpulan
CATATAN Hasil yang diperoleh dari audiensi dengan legislatif bisa dipergunakan sebagai bahan untuk memperkuat argumentasi kita kepada eksekutif. Tunjukkan bahwa anggota Dewan sudah memberikan komitmen atas penyusunan Perda, dan sebagainya.
VARIASI Ada kemungkinan Bupati/Walikota yang justru ingin mendatangi kita di lokasi pelatihan. Jika yang terjadi demikian, sambut dengan gembira karena kemungkinan besar akan menghasilkan komitmen. Hal ini ditinjau dari niat baik mereka yang mau hadir di lokasi kita sebagai tamu kita.
225
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
DAFTAR PERIKSA PRAKTEK HEARING EKSEKUTIF NO
PERIHAL SEBELUM HEARING
1.
Apakah semua peserta sudah kumpul sesuai jadwal ?
2.
Apakah Sekretaris Daerah sudah dikonfirmasi ulang?
3.
Apakah sudah tersedia laptop untuk presentasi ?
4.
Apakah LCD Projector dan layar sudah tersedia?
5.
Apakah kendaraan untuk berangkat ke lokasi hearing sudah datang?
6.
Apakah kabel gulung tambahan tersedia?
7.
Apakah sudah tersedia dokumen penunjang terkait ? - UUPA - KHA - Materi lain yang relevan
SELAMA HEARING 1.
Apakah peserta sudah berkenalan secara informal?
2.
Apakah semua berperan optimal?
3.
Apakah Bupati/Walikota dan pejabat terkait nampak positif atau negatif? Apa antisipasinya?
ADA CATATAN
226
Bacaan Pengantar untuk Fasilitator
DAFTAR PERIKSA PRAKTEK HEARING NO 4.
PERIHAL Apakah ada masalah? Tuliskan
5.
Apakah perlu intervensi kita? Apakah alternatif lain tanpa harus intervensi?
SESUDAH HEARING 1.
Apakah sudah mendapatkan komitmen?
2.
Apa tepatnya bunyi komitmen itu?
3.
Sudah mendapat janji temu, kapan?
4.
Sudah mendapapatkan sarana kontak berupa nama, nomor telpon, alamat dan sebagainya dari anggota eksekutif terkait?
5.
Apalagi yang diperoleh?
6.
Sudah mendapat coverage pers?
ADA CATATAN
