MODUL 18
Praktak Hearing Dengan Eksekutif
• •
TUJUAN Mengalami hearing dalam situasi yang sebenarnya. Menghasilkan komitmen eksekutif untuk mendukung
•
penyusunan PERDA. Menghasilkan komitmen eksekutif untuk perbaikan tata laksana
•
kerja terkait. Mendapatkan komitmen aksi yang spesifik terutama dari sisi waktu dan jadwal temu ulang. PERKIRAAN WAKTU 90 -120 menit PERLENGKAPAN Daftar periksa hearing LCD Projector, Layar dan Laptop
BACAAN PENGANTAR UNTUK FASILITATOR HEARING DENGAN EKSEKUTIF Pada prinsipnya hearing eksekutif memiliki kemiripan dengan
legislatif. Perbedaan mendasar adalah saat hearing dengan eksekutif, mereka akan lebih menaruh perhatian pada mekanisme dan tata laksana produk hukum yang akan kita perjuangkan. Sela in itu mereka juga akan sangat konsen pada implikasi politis dan ekonomi atas produk hukum baru yang diusulka n. Misalnya: •
Akibat penggratisan akta kelahiran maka pendapatan asli daerah (PAD) dari sektor ini akan berkurang.
•
Selain itu dukungan politik dari pihak terkait (Kantor Dinas Catatan Sipil, Bappeda, dll) akan mewarnai pertimbangan mereka mengambil keputusan.
SEBELUM HEARING Sifat kepemimpinan seorang Bupati/Walikota berbeda dengan kepemimpinan dalam legislatif. Kecenderungan pribadi seorang Bupati/Walikota akan berperan cukup besar dalam menentukan hasil
hearing. Dengan mempelajari secara seksama kecenderungan itu kita
akan memperoleh informasi mengenai ide-ide apa yang akan mendapat perhatian khusus dari tokoh tersebut. Berdasarkan informasi itu kita dapat merancang presentasi yang jitu untuk menggolkan agenda advokasi.
taktik
SAAT HEARING Pada hari hearing, kita juga akan menerapkan standar yang
sama sebagaimana hearing legislatif: tiba tepat waktu, menjalin kontak sejak datang, mengenalkan isu sebelum hearing dan
seterusnya. Prosedur maupun taktik saat hearing juga secara umum sama dengan legislatif. Satu ha l yang perlu diperhatikan moderator (dan fasilitator) adalah fakta bahwa tokoh eksekutif adalah pimpinan sua tu proses administrasi yang sangat inte ns sehingga ada kemungkinan
jadwal yang sudah disepakati diubah secara sepihak oleh ajudan atau staf tokoh bersangkutan. Untuk menangani situasi semacam ini sebaiknya moderator sudah mempunyai beberapa skenario. Misalnya, bila di tengah-tengah presentasi data kemudian ajudan mengurangi alokasi waktu, maka sesi dialog dikorbankan jumlah waktunya. Selain perubahan alokasi waktu, mungkin pula terjadi tokoh eksekutif mengajak serta figur atau pihak lain. Bisa jadi pihak lain itu akan berbenturan secara diametral dengan kepentinga n kita, namun sebaiknya kita berbaik sangka terhadap situasi semacam ini. Dengan
keterampilan framing yang sudah dikuasai, moderator dapat secara elegan menyatakan kegembiraannya pada kehadiran banyak pihak karena makin banyak komponen masyarakat yang memahami isu makin baik akibatnya bagi penyelesaian isu tersebut. Ada pula kemungkinan tokoh eksekutif menemui kita dengan pikiran bercabang karena adanya masalah penting lain. Kita dapat mengenali situasi ini dari peningkatan frekuensi ajudan membisikkan pesan, menyodorkan notes atau memberikan telepon genggam. Sama seperti situasi sebelumnya, moderator berkesempatan meraih simpati tokoh dengan melakukan framing ya ng sesuai.
Pendek kata, bila situasi berkembang tidak sesuai rencana, kita
tetap dapat memperoleh keuntungan. Kalaupun belum mendapat komitmen, paling tidak kita memperoleh simpati. Kedua-duanya penting dalam upaya membangun lobi jangka panjang. SESUDAH HEARING Prosedur yang sama dengan legislatif dapat diberlakukan saat
hearing selesai.
Topik
Tujuan
Ringkasan Alur Sesi
1. Cipta Suasana
• •
Membangun suasana (state of mind ). Menjelaskan tujuan sesi.
2. Persiapan
•
Mempersiapkan kondisi mental peserta agar optimis
hearing
•
menghadapi hearing. Memastikan semua kebutuhan sudah siap.
3. Pelaksanaan
•
Memastikan semua rencana berjalan seperti seharusnya.
• •
Melakukan tindakan yang diperlukan. Mendapatkan komit men dari eksekutif.
Sebelum
hearing
4. Kesimpulan
Alat Bantu
Metode
Waktu
• •
Kisah Ceramah
5”
•
Transportasi
•
Dialog
10”
•
Daftar Periksa
•
Observasi
60”-90”
5”
No
Kegiatan
1
Cipta Suasana • •
PROSES LENGKAP
Keterangan
Berdiri di depan, ucapkan kalimat pembukaan yang positif, hangat, apresiatif, segar dan mantap. Ajukan beberapa pertanyaan sederhana untuk memancing partisipasi dan perhatian. o Misalnya, “Sudah makan malam semuanya?”
• 2
Sebelum Hearing • Awali dengan mengingatkan pada bagan advokasi terpadu • •
3
Ingatkan mereka mengenai kisah Pekerjaan jadi Gorilla palsu.
tentang apa makna hearing hari ini. Cek kesiapan menggunakan daftar periksa (terlampir). Ajak peserta berdoa sebelum berangkat.
Perjalanan • Bangun suasana santai dan bergembira selama perjalanan.
Jika forum kondusif, bisa diajak bernyanyi.
4
Ti ba di lokasi hearing • Begitu tiba di lokasi pastikan semua peserta lengkap, • •
Usahakan
terutama moderator dan presenter. Ajak moderator dan presenter melakukan pendekatan awal
peran fasilitator
berupa perkenalan informal. Dampingi moderator untuk memastikan ulang bahwa moderator acara dipegang oleh peserta. Bila dipegang staf
jangan terlihat menonjol.
eksekutif, usahakan memperoleh susunan acara dan usahakan sesuai dengan susunan acara ketika peserta melakukan simulasi. • 5
Saat hearing berlangsung o Ambil posisi duduk yang tidak menyolok namun memungkinkan melakukan tindakan korektif, misalnya di o o
6
Pastikan pemeran notulis menga mbil posisi yang sesuai.
belakang moderator. Biarkan moderator dan presenter menjalankan peran, kurangi intervensi dan perbesar toleransi.
Gunakan fasilitas sms jika perlu.
Lakukan intervensi hanya bila ada situasi yang secara fundamental merusak reputasi.
Menjelang akhir hearing o Bila dari perjalanan hearing tampak present er sudah berhasil, ingatkan presenter untuk meminta komit men dari
Gunakan fasilitas sms jika perlu.
eksekutif sesuai skenario hearing yang sudah disusun o 7
sebelumnya. Bila dari perjalanan hearing tampak eksekutif kurang terkesan, lakukan intervensi sampai ada komit men.
Sesudah hearing o o
Ajak moderator dan presenter melakukan pendekatan informal untuk memeroleh janji temu berikutnya. Periksa pemeran notulis dan buat salinan notulen.
Jika tidak diperoleh komit men buat janji temu ulang.
10
Saat di perjalanan kembali menuju tempat pelatihan o Lihat kondisi peserta, periksa bagaimana kesan peserta: o Apakah mereka tampak puas? o o
Apakah ada peserta yang menyalahkan peserta lain? Apakah ada peserta yang mengklaim dirinya sebagai
o
kontributor tunggal keberhasilan? o Catat untuk review. Periksa notulen
o
Pilih momentum yang menentukan sela ma hearing. o Bandingkan notulen dengan observasi anda sendiri. Rumuskan point er untuk review. o
o
11
Putuskan apakah setiba di tempat pelatihan peserta akan langsung diajak review atau diberi kesempatan istrirahat dulu.
Disk usi dan kesi mpulan
CATATAN
Hasil yang diperoleh dari audiensi dengan l egislatif bisa dipergunakan sebagai bahan untuk memperkuat argumentasi kita kepada eksekutif. Tunjukkan bahwa anggota Dewan sudah memberikan komit men atas penyusunan Perda, dan sebagainya.
VARIASI
Ada kemungkinan Bupati/Walikota yang justru ingin mendatangi kita di lokasi pelatihan. Jika yang terjadi demikian, sambut dengan gembira karena kemungkinan besar akan menghasilkan komit men. Hal ini ditinjau dari niat baik mereka yang mau hadir di lokasi kita sebagai tamu kita.
LAMPIRAN-LAMPIRAN DAFTAR PERIKSA PRAKTAK HEARING EKSEKUTIF NO
PERIHAL
ADA
SEBELUM HEARING 1
Apakah semua peserta sudah kumpul sesuai jadwal?
2
Apakah Sekretaris Daerah sudah dikonfirmasi ulang?
3
Apakah sudah tersedia laptop untuk presentasi?
4
Apakah LCD Projector dan layar sudah tersedia?
Apakah kendaraan untuk berangkat ke lokasi hearing
5
sudah datang?
6
Apakah kabel gulung tambahan tersedia?
7
Apakah sudah tersedia dokumen penunjang terkait? -
UUPA
-
KHA
-
Materi lain yang relevan
SELAMA HEARING 1
Apakah peserta sudah berkenalan secara informal?
2
Apakah semua berperan optimal?
3
Apakah Bupati/Walikota dan pejabat terkait nampak positif / negatif?
Apa antisipasinya? 4 5
Apakah ada masalah? Tuliskan
Apakah perlu intervensi kita?
Apakah alternatif lain tanpa harus intervensi?
SESUDAH HEARING 1
Apakah sudah mendapatkan komitmen?
2
Apa tepatnya bunyi komitmen itu?
3
Sudah mendapat janji temu, kapan?
4
Sudah mendapapatkan sarana kontak berupa nama,
nomor telpon, alamat dan sebagainya dari anggota
CATATAN
eksekutif terkait? 5
Apalagi yang diperoleh?
6
Mungkinkah bisa mendapat coverage pers?
