Pracovní sešit
Praha a EU: Investujeme do vaší budoucnosti TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A ROZPOČTEM HLAVNÍHO MĚSTA PRAHY
TIME MANAGEMENT
Pro společnost RABAT ČR, a.s. dne 17.3.2009
1
Pro toho, kdo organizuje práci ostatním, je zvládnutí času povinností. Pro ostatní pak představuje lákavou příležitost. Petr Pacovský Cíl tréninku: Naučit se jak efektivně řídit svůj čas Obsah tréninku: Odkud kráčíme, kam směřujeme Jak rozpoznat to podstatné
Jak si plánovat úkoly a čas
Boj s „požírači času“
Nové pohledy na hospodaření s časem Efektivní řízení lidí z pohledu TM Typologie manažera z pohledu TM
2
© 2009 OTTIMA
Zamyslete se Ohodnoťte následující tvrzení podle skutečného stavu
spíše ano
ano
ne
spíše ne
Mám příliš úkolů, činností, aktivit – více než mohu běžně zvládnout. Většinou zůstávám v práci přesčas. Beru si práci domů. Často zapomínám. Rozhoduji rychle, bez přemýšlení. Během dne bývám unaven nebo mívám bolesti hlavy. Úkoly plním raději sám, než abych je jejich plnění zadal jiným. Nedodržuji dohodnuté termíny. Nedokáži odmítat neoprávněné požadavky. Přerušuji rozdělanou práci. Snažím se zvládnout více činností najednou. Ostatní mne řídí. I když něco naplánuji, je nakonec vše (práce a život) jinak.
3
© 2009 OTTIMA
Stanovte si své osobní cíle Vaše přednosti a příležitosti : Příležitosti
Přednosti
Vaše osobní cíle pro tento trénink:
4
© 2009 OTTIMA
Time management jako řízení času se postupně vyvíjel po generacích. 1. Generace
CO?
2. Generace
CO, KDY?
3. Generace
CO,KDY,JAK?
4. Generace
5
© 2009 OTTIMA
TM 4. generace: Prosperita začíná tím, že se cítím dobře!
člověk je víc než čas
nebuďme otroky času, důležitější je vlastní spokojenost a pohoda
cesta je víc než cíl zevnitř je víc než zvenku
nesoustředit se jen na cíl, ale prožívat každý okamžik cesty k jeho dosažení štěstí nepřichází „zvenku“, je to vnitřní pocit
pomalu je víc než rychle
změny, které mají být trvalé potřebují čas
celek je víc než část
místo změny v jedné oblasti či roli je třeba dbát na celek a jeho rovnováhu a harmonii
Čtvrtá generace dává přednost člověku před časem. Je-li cílem spokojenost člověka, pak o ní rozhodují nejen výsledky, ale i cesta k nim. Prioritní je pohoda v našich životních rolích, která podmiňuje dobrý konečný výsledek.
6
© 2009 OTTIMA
Zeptejte se sami sebe… Čeho chci ve svém životě dosáhnout?
Jaké jsou mé sny a přání?
Kdo jsou nejdůležitější osoby v mém životě?
Jakým způsobem se těmto osobám, snům a dlouhodobým cílům věnuji?
Jaký je můj životní cíl? Svůj životní cíl/e si stále připomínejte a ptejte se sami sebe, zda vaše momentální činnosti přispívají k jeho dosažení. 7
© 2009 OTTIMA
Formulujte z přání cíle Udělejte z Vašich odpovědí na tyto otázky skutečné cíle: Čeho chci ve svém životě dosáhnout?
Jaké jsou mé sny a přání?
Kdo jsou nejdůležitější osoby v mém životě?
Jakým způsobem se těmto osobám, snům a dlouhodobým cílům věnuji?
8
© 2009 OTTIMA
Důležité aktivity vás posunou blíže k cílům, nutné aktivity vyžadují vaši okamžitou pozornost, aniž by měli velký vliv na vaše cíle
Eisenhowerův princip
A B
D
C
9
© 2009 OTTIMA
Rozhodovací schéma
10
© 2009 OTTIMA
Plánování určí cestu k dosažení cíle Plán musí být písemný:
Plánování umožňuje:
Plány musíme v průběhu realizace upravovat Dobrý plán je flexibilní a adaptabilní Při plánování si nechte určitý prostor pro případ nenadálých událostí, aby se mohly vyřešit a neohrozily celý plán. Dodržujte pravidlo 60:40 – naplánujte 60% času, 40% času nechte pro neočekávané události
11
© 2009 OTTIMA
Plánování Denní plánování
Týdenní plánování
Intervalové plánování
12
© 2009 OTTIMA
ADK
13
© 2009 OTTIMA
PDA
14
© 2009 OTTIMA
MS Outlook a IBM Lotus Notes
15
© 2009 OTTIMA
MS Project
16
© 2009 OTTIMA
Papír může letět přes stůl jen jednou
zpracovat zničit
archivovat
naplánovat zpracování
přesměrovat
17
© 2009 OTTIMA
Odkládání
Odkládání = nejjednodušší způsob plýtvání časem
Bludný kruh odkládání
18
© 2009 OTTIMA
Někdy však může být odložení efektivní… Pokud řeším koncepce, strategie, nové nápady, je vhodné se zabývat daným úkolem více jak jednou. Správný postup: učiňte vhled do situace, napište si přehledně pár poznámek, které vás v tu chvíli napadnou pak na vše klidně zapomeňte zapište si poznámku, že se k tomu musíte vrátit odložením využijete sílu podvědomí podvědomí se ohlásí nečekaně se spontánním nápadem
Co se spontánními nápady? „Každý z nás je denně pět minut géniem“ Co se spontánními nápady? Nápady přicházejí většinou, když na ně nejsme připraveni Obvykle si je však nezapamatujeme Pět minut našeho génia pomine a s nimi i myšlenka.
Okamžitě si myšlenku zaznamenat!
19
© 2009 OTTIMA
Zákon tří minut Když přerušíte úkol, na kterém již soustředěně pracuje, vraťte se k němu do tří minut. Tři minuty potřebujete na začátku činnosti abyste se „zahřáli“ a začali se soustředit a tři minuty potřebujete, abyste zase „vychladli“. Pokud tedy denně měníte činnosti, při kterých je třeba soustředění a myšlení, počítejte ca. šest minut na přechod od jedné k té další.
Vyrušování Pokud jste vyrušeni, zeptejte se sami sebe, co je důležitější: vyrušení nebo to, na čem pracujete?
20
© 2009 OTTIMA
Typy vyrušitelů Průzkum ukázal, že existuje zhruba 7 typů lidí, kteří nás vyrušují při práci: Společenský motýl – jde z místa na místo a neustále o všem diskutuje. Kancelářský politik – myslí si, že mu můžete pomoci, nebo je na Vás až nezvykle milý za účelem získat od Vás něco. Vyhledávač rad – říká: „Co byste dělal na mém místě?„ „Klepna„ – neustále si pohrává s lidskými slabinami. Stěžovatel – s láskou mluví o tom, co všechno je nedokonalé na světě, na lidech, v ekonomice, v zákonech. Přetížený – neustále hovoří o tom, jak má mnoho práce. Přenašeč – tvrdí, že má nebo určitě dostane jakoukoliv nemoc, o které se zrovna píše v tisku. „Time Management for busy people„ Roberta Roesch
21
© 2009 OTTIMA
Kde je opice? S opicí přijímáte problém někoho jiného Jak nakrmit opice:
Umění říci „NE“ Nepřipusťte, aby agenda druhých ovládla vaši agendu! Pomocí následujících otázek se vždy rozhodujte, které žádosti odmítnete: Zahrnuje to klíčový prvek mé práce? Kdybych to neudělal, mělo by to vliv na moji kariéru? Co jiného bych musel zrušit/ odložit, kdybych to vzal? Mělo by to výrazný vliv na můj život – nesmyslně zkrátilo můj volný čas, výrazně zvýšilo mé zatížení? Pokud to nepřijmu, promeškám tím příležitost rozvinout si novou dovednost? Je li rozhodnutí těžké, zkuste problém vybilancovat.
22
© 2009 OTTIMA
Dodržujte následující postup 1. Posuďte požadavek 2. Požádejte o více informací 3. Odmítněte 4. Buďte upřímní 5. Kontrolujte svoji řeč těla
23
© 2009 OTTIMA
Myšlenkové mapy Myšlenková mapa je nástroj pro zpracování informací a jejich vzájemné souvislosti přehledným způsobem Výhody:
Při tvorbě mapy dodržujte určité zásady! používejte velký arch papíru (raději a3 než a4) papír mějte raději na šířku než na výšku začínejte vždy na středu používejte silnější linky na hlavní odvětví spojené se středem tenčí linky používejte pro linky vycházející z hlavních odvětví pro doplňkové myšlenky či příklady linky dělejte stejně dlouhé jako slova na nich slova pište pokud možno rovně a kolmo používejte pouze jedno klíčové slovo na linku používejte hodně obrázků a symbolů používejte hodně barev spojujte věci šipkami, barvami a kódy
24
© 2009 OTTIMA
Myšlenková mapa
25
© 2009 OTTIMA
Brainstorming znamená myšlení nahlas! Uvolnění atmosféry Nechte je, ať řeknou vše, co je napadne
Volný průchod fantazie
Všechny nápady jsou vítány
Maximum myšlenek v krátké době
Neexistují žádné správné či špatné odpovědi
Získání neobvyklých návrhů řešení Povzbuzení málo aktivních a nesmělých účastníků
26
© 2009 OTTIMA
Nedostatky v mém time managementu a jak je řešit Jak na to… Je příliš úkolů, činností, aktivit – víc, než mohu běžně zvládnout. Většinou zůstávám v práci přes čas. Beru práci domů. Často zapomínám. Rozhoduji rychle, bez přemýšlení. Během dne bývám unaven nebo mívám bolesti hlavy. Úkoly plním raději sám než abych je jejich plnění zadal jiným. Nedodržuji dohodnuté termíny. Nedokáži odmítat neoprávněné požadavky. Přerušuji rozdělanou práci. Snažím se zvládnout více činností najednou. Ostatní mne řídí. Když něco naplánuji, je nakonec stejně práce a život jinak.
27
© 2009 OTTIMA
Osobní plán zlepšení - dovednosti, které chci zlepšit a posílit Akční plán zlepšení
Dovednost
Dovednost
Dovednost
Dovednost
Co chci změnit?
Jaké kroky musím provést?
Jak vypadá cílový stav?
Do kdy? (přesné datum) Jakým způsobem mi mohou pomoci ostatní? Osoba, kterou požádám o podporu? Rizika dosažení cílového stavu Jak bude zlepšení měřeno?
28
© 2009 OTTIMA
Poznámky
29
© 2009 OTTIMA
Poznámky
30
© 2009 OTTIMA
Poznámky
31
© 2009 OTTIMA
www.ottima.cz
32
