Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti

Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti

Studijní texty z e-learningového kurzu

Počítačová podpora řízení projektu Autorka: Mgr. Jarmila Helmanová, [email protected] Vytvořeno v rámci projektu OPPA CZ.2.17/3.1.00/31075 Rozvoj vzdělávacího a pedagogického potenciálu Soukromé vysoké školy ekonomických studií

© Copyright 2011, Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Materiál je možné libovolně používat a šířit, není povoleno ho pozměňovat.

Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o., Lindnerova 575/1, 180 00 Praha 8-Libeň tel.: 284 840 027, 284 841 027, e-mail: [email protected], web: www.svses.cz, facebook: www.facebook.com/svses, e-portál: elearning.svses.cz Kurz včetně interaktivních aktivit, které nemohly být v tomto dokumentu zveřejněny, u nás můžete absolvovat v rámci celoživotního vzdělávání. Kurzem Vás bude provázet učitel. Nabízíme spolupráci při tvorbě Vašich e-learningových kurzů.

Počítačová podpora řízení projektu Soukromá vysoká škola ekonomických studií, Praha Mgr. Jarmila Helmanová 15. 4. 2011

Úvodní slovo pro studenta: V současné době se v podnicích a jiných organizacích provádí velká část jednorázových prací formou projektů. Tyto projekty jsou často rozhodující součástí strategického řízení podniku. Ať už jsou nebo nejsou základem strategie, vyskytují se všude. Při plánování a řízení projektů se sleduje nejen posloupnost a plnění jednotlivých úkolů, ale i tvorba zisku a rovnoměrný cash-flow. Stávající intuitivní metody řízení již nestačí. MS Project je nástroj, který umožňuje plánovat i sledovat průběh projektu včetně nákladů, všechny potřebné operace soustředí do jednoho prostředí. MS Project se na poli řízení projektů stává obdobným standardem, jakým je Word mezi textovými editory nebo Excel mezi tabulkovými procesory. V praxi se množí požadavky na dokládání různých zpráv přílohami zpracovanými v MS Projectu. Práce s MS Projectem se tak dostává mezi základní dovednosti společně s programy sloužícími ke komunikaci, např. Outlookem. Úsilí a čas, které věnujete studiu programu MS Project, se vám mnohokrát vrátí v době, kdy budete pracovat na projektu v praxi. Tento materiál slouží jako doplňující k e-kurzu pro ty, kteří čtou raději z papíru a chtějí si kurz vytisknout.

Cíle: Umět využít MS Project v praxi k naplánování a řízení projektu.

Obsah: 1 Základní informace ..................................................................................................................................... 4 1.1 Vznik kurzu .......................................................................................................................................... 4 1.2 Co v kurzu najdete a jak postupovat.................................................................................................... 4 1.4 Literatura .............................................................................................................................................. 6 1.5 Kontakt ................................................................................................................................................. 8 1.6 Klasifikace ............................................................................................................................................ 8 1.7 Nepřehlédněte!! ................................................................................................................................... 9

1.8 Seznam videoukázek ......................................................................................................................... 12 2 Něco teorie ............................................................................................................................................... 15 2.1 Co je to projekt? ................................................................................................................................. 15 2.2 Proces tvorby a řízení projektu .......................................................................................................... 16 2.3 Využití počítačových programů.......................................................................................................... 18 2.4 Shrnutí kapitoly .................................................................................................................................. 18 2.5 Kontrolní otázky ................................................................................................................................. 19 3 Spuštění aplikace a její prostředí ............................................................................................................. 21 3.1 Kde lze aplikaci získat........................................................................................................................ 21 3.2 Spuštění aplikace............................................................................................................................... 22 3.3 Prostředí aplikace .............................................................................................................................. 22 3.4 Zobrazení projektu ............................................................................................................................. 24 3.5 Ukončení aplikace.............................................................................................................................. 25 3.6 Shrnutí kapitoly .................................................................................................................................. 26 3.7 Souhrnné cvičení ............................................................................................................................... 26 4 Založení projektu ...................................................................................................................................... 27 4.1 Založení nového projektu .................................................................................................................. 27 4.2 Vlastnosti souboru ............................................................................................................................. 28 4.3 Nastavení času a měny ..................................................................................................................... 29 4.4 Základní nastavení pro plánování času ............................................................................................. 30 4.5 Kalendář projektu ............................................................................................................................... 32 4.6 Informace o projektu .......................................................................................................................... 34 4.7 Uložení projektu ................................................................................................................................. 35 4.9 Souhrnné cvičení ............................................................................................................................... 36 5 Úkoly ......................................................................................................................................................... 38 5.1 Vložení úkolu, milník .......................................................................................................................... 38 5.2 Nastavení měřítka časové osy ........................................................................................................... 40 5.3 Změna tabulky v Ganttově diagramu ................................................................................................. 42 5.4 Vložení úkolu a jeho odstranění ........................................................................................................ 42 5.5 Osnova ............................................................................................................................................... 43 5.6 Termín ukončení a omezení .............................................................................................................. 45 5.7 Rozdělení úkolu ................................................................................................................................. 48 5.8 Opakovaný úkol ................................................................................................................................. 49 5.9 Shrnutí kapitoly .................................................................................................................................. 50 5.10 Souhrnné cvičení ............................................................................................................................. 51 6 Vazby mezi úkoly ...................................................................................................................................... 53 6.1 Typy vazeb ......................................................................................................................................... 53 6.2 Vytvoření vazeb ................................................................................................................................. 53 6.3 Změna a rušení vazeb ....................................................................................................................... 56 6.4 Shrnutí kapitoly .................................................................................................................................. 57 6.5 Souhrnné cvičení ............................................................................................................................... 58 7 Zdroje........................................................................................................................................................ 60 7.1 Typy zdrojů ........................................................................................................................................ 60 7.2 Zadávání zdrojů ................................................................................................................................. 60 7.3 Informace o zdroji .............................................................................................................................. 62 7.4 Práce se seznamem zdrojů ............................................................................................................... 63 7.5 Shrnutí kapitoly .................................................................................................................................. 66 7.6 Souhrnné cvičení ............................................................................................................................... 66 8 Přiřazení zdroje ........................................................................................................................................ 68 8.1 První přiřazení pracovního zdroje ...................................................................................................... 68 8.2 Práce na úkolu ................................................................................................................................... 71 8.3 Změna přiřazení a přidání dalších zdrojů .......................................................................................... 72 8.4 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky .................................................................................... 74 8.5 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání................................................................................ 76 8.6 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná práce ......................................................................................... 78 8.7 Vliv kalendářů na plánování práce..................................................................................................... 79 8.8 Přiřazení materiálových zdrojů .......................................................................................................... 84 2

8.9 Shrnutí kapitoly .................................................................................................................................. 85 8.10 Souhrnné cvičení ............................................................................................................................. 86 9 Kontrola projektu ...................................................................................................................................... 88 9.1 Důležitá informace na začátek ........................................................................................................... 88 9.2 Opět Ganttův diagram........................................................................................................................ 88 9.3 Náklady, pevné náklady ..................................................................................................................... 90 9.5 Kalendář ............................................................................................................................................. 92 9.6 Síťový diagram ................................................................................................................................... 94 9.7 Používání úkolů ................................................................................................................................. 96 9.8 Používání zdrojů ................................................................................................................................ 98 9.9 Diagram zdrojů, dostupnost zdroje .................................................................................................... 99 9.10 Kombinace zobrazení .................................................................................................................... 102 9.11 Sestavy .......................................................................................................................................... 104 9.12 Shrnutí kapitoly .............................................................................................................................. 105 9.13 Souhrnné cvičení ........................................................................................................................... 106 9.14 Kontrolní otázky ............................................................................................................................. 107 10 Řešení problémů v plánu projektu ........................................................................................................ 109 10.1 Vyrovnání přetížených zdrojů ........................................................................................................ 109 10.2 Vlastnoruční řešení přetížení zdroje .............................................................................................. 111 10.3 Vkládání časových rezerv .............................................................................................................. 112 10.4 Shrnutí kapitoly .............................................................................................................................. 113 10.5 Souhrnné cvičení ........................................................................................................................... 113 11 Prezentace projektu.............................................................................................................................. 115 11.1 Tisk zobrazení................................................................................................................................ 115 11.2 Sestavy .......................................................................................................................................... 120 11.4 Projekt jako webová stránka .......................................................................................................... 122 11.5 Shrnutí kapitoly .............................................................................................................................. 124 11.6 Souhrnné cvičení ........................................................................................................................... 125 12 Sledování projektu ................................................................................................................................ 126 12.1 Směrný plán ................................................................................................................................... 126 12.2 Procento dokončení projektu ......................................................................................................... 128 12.3 Procento dokončení úkolu ............................................................................................................. 129 12.4 Skutečné termíny, doba trvání a práce .......................................................................................... 132 12.5 Skutečná a zbývající práce podrobněji .......................................................................................... 134 12.6 Přeplánování nedokončené práce ................................................................................................. 137 12.7 Shrnutí kapitoly .............................................................................................................................. 139 12.8 Souhrnné cvičení ........................................................................................................................... 139 13 Práce s novějšími verzemi programu ................................................................................................... 141 13.1 MS Project 2007 ............................................................................................................................ 141 13.2 MS Project 2010 ............................................................................................................................ 144 14 Závěr..................................................................................................................................................... 150 14.1 Slovo na závěr ............................................................................................................................... 150 Zadání úkolů .............................................................................................................................................. 152 Kapitola 2: Téma projektu ...................................................................................................................... 152 Kapitola 4: Založení projektu ................................................................................................................. 152 Kapitola 5: Zadání úkolů do projektu ..................................................................................................... 153 Kapitola 6: Nastavení vazeb mezi úkoly ................................................................................................ 153 Kapitola 7: Zadání zdrojů do projektu .................................................................................................... 153 Kapitola 8: Přiřazení zdrojů k úkolům .................................................................................................... 153 Kapitola 9: Kontrola projektu .................................................................................................................. 153 Kapitola 10: Odstranění vad Vašeho projektu ....................................................................................... 154 Kapitola 11: Prezentace projektu ........................................................................................................... 154 Kapitola 12: Zadání informací o průběhu realizace projektu ................................................................. 154 Diskuse ke kurzu ....................................................................................................................................... 155 Skutečný průběh konzultací ................................................................................................................... 155 Spolupracujeme při řešení problémů ..................................................................................................... 155

3

1 Základní informace V této části nalezneme informace o tom, co pomůcka obsahuje, co je obsahem jednotlivých lekcí a dozvíte se zde i o literatuře, která se k řízení projektů i k samotnému programu MS Project vztahuje.

Cíle:  Seznámit se s prostředím kurzu  Naplánovat si studium

1.1 Vznik kurzu Každé lidské dílo má i svého autora a jeho vznik je nějak financován. Nejinak je to i s tímto kurzem.

Cíle: Vědět, kdo je autorem tohoto kurzu a na koho se obracet v případě nejasností.

Vznik kurzu Tento kurz byl vytvořen na Soukromé vysoké škole ekonomických studií v Praze v rámci projektu Rozvoj vzdělávacího a pedagogického potenciálu Soukromé vysoké školy ekonomických studií, který získal podporu z Operačního programu Praha  Adaptabilita. Projekt byl spolufinancován Evropským sociálním fondem a rozpočtem hl. města Prahy. Projekt byl realizován od listopadu 2008 do dubna 2011. Autorkou celého kurzu je Mgr. Jarmila Helmanová , odborná asistentka Katedry matematiky a informačních technologií na SVŠES. Na tvorbě kurzu se podílel jako asistent autorky student 2. ročníku SVŠES Andrej Kmeť. Kurz testovali tester odborník Ing. Milan Hála a student David Kica. Obrázky a animace, u kterých není uveden zdroj, vytvořila Mgr. Jarmila Helmanová. Kurz oponovala PhDr. Lucie Rohlíková, Ph.D., z Ústavu celoživotního vzdělávání Západočeské univerzity v Plzni. Všem výše jmenovaným děkuji za spolupráci a podnětné návrhy a připomínky. Jarmila Helmanová (autorka kurzu)

  Copyright 2009, Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o.

Všechna práva vyhrazena. Neoprávněné kopírování, zapůjčování, použití nebo další distribuce jsou zakázány.

1.2 Co v kurzu najdete a jak postupovat Dříve než se pustíme do studia jednotlivých lekcí, zamyslíme se nad tím, jak s kurzem pracovat. Ujasníme si, co budeme k jeho plnohodnotnému využívání potřebovat. Dále se seznámíme se způsobem ovládání kurzu a nastíníme si ideální učební postup. Kurz je určen k samostatné přípravě, najdeme v něm kromě výkladu obsah jednotlivých lekcí, odhad času, který je k prostudování lekce potřeba, cvičení pro samostatnou práci, videoukázky a na konci každé lekce souhrnné cvičení.

Cíle: Po přečtení této lekce budeme schopni kurz používat tak, abychom využili všechny jeho možnosti a svou práci co nejvíce zefektivnili.

Komu je kurz určen Kurz je připraven primárně pro studenty kombinovaného studia jako studijní pomůcka, podle které je možné naučit se zpracovat projekt a umět využívat jeho možnosti při řízení projektu zcela samostatně. Po 4

prostudování celého kurzu a zpracování všech cvičeních bude student připraven ke zkoušce, po zpracování všech úkolů bude mít i zpracovaný projekt, který bude obhajovat u zkoušky. Během semestru probíhají i prezenční konzultace, na kterých je možné klást jakékoliv dotazy ohledně práce s MS Projectem. Doporučuji, pokud jen trochu můžete, navštěvovat prezenční konzultace. Dozvíte se na nich, na co dát pozor, na co se soustředit a mnohé si vyzkoušíte přímo při konzultace. Kurzem se Vám potom bude procházet snadněji a rychleji, než když budete studovat zcela samostatně.

Vstupní požadavky Protože je podle studijního plánu MS Project probírán až po absolvování předmětu Užití výpočetní techniky, vycházela jsem při tvorbě kurzu z předpokladu, že uživatel zná základní obsluhu počítače a postupy pro práci s programy v systému Windows, že je seznámen s programy MS Office.

Jak je kurz koncipován Kurz je připraven tak, abyste si mohli samostatně osvojit práci s programem MS Project, který je pomocným nástrojem při plánování i realizaci projektu. V úvodní lekci najdete něco teorie. Tento kurz však není kurzem o projektovém řízení, tím se zabývají jiné teoretické předměty. Tento kurz je zaměřen na osvojení si praktických dovedností práce s počítačovým programem. V kurzu je kladen důraz na samostatnou práci studenta. K tomu jsou připraveny tři úrovně samostatné práce, které následují za výkladem. 1.Cvičení umístěná přímo v článcích. Tato cvičení navazují bezprostředně na vyloženou látku. Vždy si po prostudování textu hned vyzkoušejte na cvičení. Pokud byste měli se cvičením problém, či byste si nebyli jisti svým řešením, najdete správné řešení ve videoukázce, která je u každého cvičení. 2.Souhrnná cvičení umístěná na konci každé kapitoly. Ta jsou již náročnější, vždy si v nich ověříte, zda dokážete aplikovat osvojené informace při práci na konkrétním projektu. Souhrnná cvičení na sebe navazují a postupně Vás provedou projektem od jeho založení až po jeho sledování při realizaci. Na začátku každého souhrnného cvičení je soubor ke stažení. Jedná o průběžnou verzi zpracovávaného projektu pro ty, kteří některou kapitolu nezpracovávali nebo se jim něco při plnění předchozího cvičení nepodařilo. Soubor je vložen s cílem, abyste vždy vycházeli ze stejné verze projektu jako já. 3.Úkoly umístěné na konci kapitol. V úkolech již budete pracovat zcela samostatně na tvorbě vlastního projektu. Opět na sebe navazují, od začátku kurzu až do jeho konce budete vytvářet svůj projekt. Jednotlivé úkoly na sebe tedy také navazují a je je třeba plnit lineárně v pořadí, jak jsou v kurzu zařazeny. Po splnění posledního úkolu budete mít připraven i projekt ke zkoušce.

Jak postupovat při studiu Jednotlivé lekce na sebe navazují. Látka je probírána od nejjednodušší (spuštění programu) po stále složitější. Je proto vhodné postupovat v lekcích od první do poslední. Kromě výkladu kurz obsahuje videoukázky, řešené příklady a cvičení, která vám umožňují procvičit si danou látku a připravit si otázky na prezenční konzultace. Na začátku každé lekce najdete informaci o čase potřebném k prostudování lekce. Berte ho, prosím, jako orientační, spíše relativní než absolutní dobu. Pokud Vám jde práce pomaleji, než je uvedený čas, nic se neděje. Každý máme své tempo. Každý sám zjistí, jaké je to jeho, a uvedený čas si snadno přepočítá. Kurz je koncipován pro prohlížení (a studium) přímo u počítače. Jednotlivé články lze samozřejmě i vytisknout klepnutím na obrázek tiskárny v horní části okna. Při čtení tištěného textu je však vhodné pracovat u počítače. V obou případech je nutné právě získané informace vyzkoušet a procvičit přímo v programu MS Project. Program musíme zvládat i prakticky. Vždy je potřeba text přečíst, prakticky ověřovat získané znalosti, vypracovávat v průběhu čtení jednotlivá cvičení. V případě nejasností se vrátit k textu, prohlédnout videoukázky či vzít na pomoc další literaturu (je uvedena v Úvodu). Selžou-li všechny pokusy, máte k dispozici ještě prezenční konzultace, na nichž můžete své dotazy vznést.

5

Videoukázky Výsledky cvičení v článcích a některé praktické příklady jsou zpracovány jako videoukázky. Při otevření videoukázky se v její spodní části objeví panel pro její ovládání. Pokud Vám nebude vyhovovat rychlost promítání videoukázky, můžete si její běh pozastavit a opět spustit pomocí tlačítek na tomto panelu.

Pracovní soubory V pomůcce naleznete rozpracované projekty pro práci na souhrnných cvičeních i projekty, s nimiž můžete srovnat své výsledky pro dokončení souhrnných cvičení. V souhrnných cvičeních jsou odkazy na příslušné soubory. Můžete je sice otevřít v okně prohlížeče, ale v tom případě budete moci pohlížet jen jeden list projektu a ten jich má vždy více. Nebudete mít k dispozici ani všechny ovládací prvky programu. Proto doporučuji uložit si soubor vždy na svůj disk a otvírat ho z něj. Soubor uložte pomocí volby Uložit cíl jako... z místní nabídky odkazu.

Značení Při psaní textu pomůcky jsem se snažila zachovávat pro snadnější orientaci v textu následující formátování písma:

objekt

způsob formátování

názvy oken a nabídky, názvy záložek a text v tučné písmo oknech klávesová zkratka

tučně s + mezi zkratkami kláves

název tlačítka

text v závorkách za obrázkem tlačítka

příklad Zobrazení  Ganttův diagram, Soubor  Vzhled stránky..., Stránka, Okraje, Měřítko:, OK CTRL+P (Zavřít)

Diskuze Na konci první kapitoly je zařazena diskuze Spolupracujeme na řešení problémů, pomocí kterých můžete spolupracovat se svými spolužáky. Pokud se Vám nebude dařit vyřešit nějaký problém, založte nové téma diskuze. Nazvěte ho výstižně. Když bude někdo znát řešení, jistě Vám poradí. Sledujte diskuze, možná tím předejdete ve své práci problémům, na které již někdo narazil. Pokud budete znát řešení problému někoho jiného, jistě mu odpovíte. Diskuzi budu sledovat a pokud to bude potřeba, zapojím se do ní a pomohu.

Chaty Pokud budete potřebovat přímý kontakt mimo prezenční konzultace, je možné do kurzu zařadit chat, stačí, když mně napíšete e-mail či dáte jinak vědět. Chat potom vytvořím. Teď už nezbývá nic jiného než se s chutí pustit do studia. Často je uvedeno více způsobů, jak činnost provádět. Pro Vaši práci je nutné znát alespoň jeden způsob  ten, který Vám nejvíce vyhovuje.

1.4 Literatura Kromě textu v tomto kurzu můžete při studiu používat i literaturu.

Cíle: Vědět o dalších studijních materiálech.

6

Tištěné publikace Na knižním trhu jsou publikace zabývající se jak řízením projektů teoreticky, tak přímo programem Microsoft Project. Pokud Vás tento kurz zaujme a budete se chtít dozvědět více o řízení projektu a MS Projectu, doporučuji vaší pozornosti následující knihy.

Řízení projektů v Microsoft Office Project Učebnice pro vysoké školy Tomáš Kubálek, Markéta Kubálková Datum vydání: říjen 2007 Nakladatel: Computer Press ISBN: 978-80-251-1770-5 Učebnice Řízení projektů v Microsoft Office Project přibližuje studentům vysokých škol i zájemcům z praxe nejpotřebnější funkce programu Microsoft Office Project na fiktivním projektu ve všech stadiích jeho života. Učebnice vznikla na základě zkušeností autorů z výuky aplikace programu Microsoft Office Project a s řízením reálných projektů.

Řízení projektů Nejlepší praktiky s ukázkami v Microsoft Office Drahoslav Dvořák Datum vydání: červen 2008 Nakladatel: Computer Press ISBN: 978-80-251-1885-6 Jste vedoucí projektů, projektoví manažeři nebo jste zodpovědní za realizaci a organizaci pracovních a týmových aktivit ve vaší firmě? Pak jistě oceníte praktickou knihu odborníka ze společnosti Microsoft, zkušeného v teorii i praxi projektového řízení.

Microsoft Office Project Kompletní průvodce pro verze 2007 a 2003 Jan Kališ, Michal ŘíhaDatum vydání: duben 2008 Nakladatel: Computer Press ISBN: 978-80-251-1931-0 Chcete umět efektivně řídit libovolný projekt a ovládnout naplno všechny možnosti Microsoft Projectu? Průvodce z pera špičkových tuzemských odborníků a autorů vás naučí tuto aplikaci využívat skutečně až do posledního detailu. Kompletní průvodce aplikacemi Microsoft Project 2002, 2003 a 2007 vám pomůže zjednodušit a zautomatizovat běžné procesy, sledovat a analyzovat vaše projektové portfolio a zefektivnit využití zdrojů. Autoři za vás navíc vyřeší spoustu obvyklých problémů a konfliktů, na něž při řízení projektů všichni dennodenně narážíme.

Microsoft Office Project Hotová řešení Karel HyndrákDatum vydání: září 2007 Nakladatel: Computer Press ISBN: 978-80-251-1681-4 Microsoft Project je relativně průhledný systém, vycházející z obyčejného selského rozumu. Jeho uživatelům tak obvykle nedělá problémy pochopit jeho ovládání, ale spíše co, kdy a proč při plánování, sledování či řízení projektů dělat. Proto vám přicházíme vstříc s knihou silně zaměřenou na praktickou aplikaci Projectu. Program je potřeba chápat jako prostředek, nikoli jako cíl práce  právě tak se k věci staví autor, zkušený manažer i školitel. Cílem jeho knihy je umožnit vám ihned, bez velkého učení, zvládnout s pomocí počítače jednoduché projekty a získat průpravu pro řízení dalších, složitějších. 7

Texty o knihách i jejich obrázky byly získány z http://knihy.cpress.cz">knihy.cpress.cz 18. 9. 2009

1.5 Kontakt Každý se při studiu může dostat do úzkých. Držím palce, aby se Vám to nestalo, ale kdyby přece jen, můžete mne kontaktovat.

Cíle: Vědět, jak se spojit s vyučující.

Kdo Vás bude tímto kurzem provádět? Jmenuji se Jarmila Helmanová a mám titul Mgr. :-)

Co bych Vám na sebe ještě mohla prozradit? Vystudovala jsem Matematicko-fyzikální fakultu Univerzity Karlovy, obor učitelství matematiky a deskriptivní geometrie. Už je to ale dost dávno. :-) V roce 2008 jsem učila již 30. rok. Zdá se Vám to hrozné? Vězte, že pro Vás je to výhodné. Když jsem začínala učit, byla jsem hrozně přísná. Čas mne naučil větší toleranci a chci Vás ne trápit, ale pomoci Vám zvládnout tento kurz. Neznamená to ale, že nebudete muset pracovat, právě naopak. Výukou práce s počítači jsem se nezabývala celých 30 let, ale jenom 25. Viděla jsem studenty hodně nadané, i ty méně. A vím, že pokud student chce, rozhodně tento kurz musí zvládnout. Je to jen otázka toho, kolik úsilí vynaloží.

Kde mne najdete? Pracuji jako tajemnice a odborná asistentka Katedry matematiky a informačních technologií na SVŠES a naleznete mne tedy určitě tam, tzn. v pracovně číslo 26 v druhém patře. Samozřejmě se budeme vídat na prezenčních konzultacích.

Kdy mne najdete? Ve škole jsem denně, pokud ale budete chtít osobní schůzku mimo konzultace, domluvte si prosím se mnou nejdřív její čas.

Jak mne můžete kontaktovat mimo konzultace? V kurzu je zařazena diskuze určená ke spolupráci studentů pro řešení problémů. Tuto diskuzi budu sledovat a v případě potřeby se do ní také zapojím a pomohu Vám. Pokud potřebujete kontaktovat přímo mne, využijte zaslání zprávy účastníku našeho kurzu pomocí volby Účastníci v sekci Osoby v levé části úvodního okna kurzu. Pokud spěcháte a potřebujete se mnou mluvit, telefonujte přes ústřednu školy 284 841 027. A teď víte vše, co je nutné před začátkem studia. S chutí do toho.

1.6 Klasifikace Již od začátku je dobré vědět, co musíte udělat pro to, abyste předmět Počítačová podpora řízení projektu úspěšně absolvovali.

Cíle: Vědět, jaké jsou podmínky klasifikace.

Podmínky klasifikace Předmět je zakončen zkouškou.

8

Ke zkoušce přinesete svůj projekt (viz níže), který budete obhajovat. Během zkoušky máte prokázat schopnost pracovat s programem MS Project, včetně sledování průběhu projektu a přeplánování úloh.

Požadavky na Váš projekt  Vytvořte samostatně projekt s nejméně 15 úkoly, mezi nimiž budou i souhrnné úkoly.  Mezi úkoly budou nastaveny vazby.  Omezení úkolu bude nastaveno pouze v případě naprosté nutnosti.  V projektu budou materiálové i pracovní zdroje.  Budete mít naplánovány i náklady.  Budou použity nejméně dva kalendáře.  Projekt ke zkoušce musí obsahovat směrný plán a musí být zahájena jeho realizace, tzn. u některých úkolů bude nastaven skutečný průběh jeho zpracování.  Realizace některých úkolů ještě nebude zahájena.  Na závěr práce zpracujte výstupní sestavy.  Téma projektu musí vycházet z reálné situace, řešení konkrétního úkolu. Není možné odevzdat obecný projekt, v němž budou úkoly s názvy úkol 1, úkol 2 apod. Pokud jste si přečetli toto zadání na začátku kurzu, asi nebudete všem podmínkám rozumět. Tak, jak budete procházet kurzem, budou se Vám odkrývat tajemství jednotlivých bodů zadání.

Úkoly Na konci každé kapitoly je zadán úkol. V případě, že se budete zúčastňovat prezenčních konzultací, budeme Váš postup v kurzu probírat přímo na nich a nemusíte úkoly posílat. Úkoly můžete samozřejmě poslat, pokud si nebudete jisti, zda se Vám daří úkoly úspěšně plnit a potřebujete radu. Pokud se nebudete moci zúčastnit prezenčních konzultací, pošlete alespoň třikrát za semestr svůj projekt zpracovávaný v rámci úkolů ke kontrole, abychom předešli zbytečným stresům na konci semestru.

1.7 Nepřehlédněte!! Abyste mohli využít všechny možnosti kurzu, je třeba mít správně nastaven software a prostředí elearningu.

Cíle: Zajistit, abyste mohli kurz plně využívat.

E-mail V profilu na e-portálu máte uvedenu e-mailovou adresu. Musí být funkční a musíte ji čistit, aby do ní bylo možné doručovat zprávy. Zkontrolovat, zda máte v systému správnou adresu, či ji změnit, můžete v profilu na LMS Moodle.  Klepněte na volbu Účastníci na úvodní stránkce kurzu.  V zobrazeném seznamu klepněte na své jméno a příjmení.  Klepněte na záložku Upravit profil. Zkontrolujte případně upravte E-mailovou adresu, Jméno, Příjmení. Heslo v žádném případě neupravujte ani nepište, zablokovali byste si přístup na e-portál.

9

Obrázek 1.7-1 Účastníci

Obrázek 1.7-2 Profil účasníka

Diskuze U jednotlivých diskuzí si můžete nastavit, aby Vám příspěvky byly posílány na e-mail. Nic Vám pak neunikne.

Obrázek 1.7-3 Posílat příspěvky e-mailem

Automaticky otevíraná okna Ke vzájemné komunikaci budeme používat zprávy posílané systémem LMS Moodle. Aby systém fungoval, je nutné, abyste ve svém prohlížeči povolili automatické otevírání oken z našeho elearningového portálu (http://elearning.svses.cz). V tomto článku si ukážeme nastavení pro dva nejpoužívanější typy prohlížečů - Internet Explorer 8 a Mozilla Firefox 3.5.5. U jiných prohlížečů (např. Google Chrome, Opera či Safari) bude nastavení jiné a je třeba se v případě potřeby podívat do nápovědy k těmto programům.

Nastavení automaticky otevíraných prohlížeči Internet Explorer

oken

v

Nejprve si postup vysvětleme pro prohlížeč Internet Explorere ve verzi 8.  Otevřeme Internet Explorer.  Postupně klepneme na volbu menu "Nástroje" a "Možnosti internetu"

Obrázek 1.7-4 okna2

10

 V zobrazeném dialogu

klepneme na kartu "Osobní údaje".

 Uprostřed karty "Osobní údaje" v bloku Blokování automaticky

Obrázek 1.7-5 okna3

otevíraných oken klepneme na tlačítko .  V zobrazeném dialogu napíšeme do textového pole "Adresa webu, který má být povolen" napište http://elearning.svses.cz a potvrdíme klepnutím na tlačítko

.

 Dialog ukončíme klepnutím na tlačítko .  Dialog Možnosti Internetu zavřeme klepnutím na tlačítko .

Obrázek 1.7-6 okno4

Nastavení automaticky otevíraných oken s prohlížeči Mozilla Firefox Protože druhý nejpoužívanější prohlížeč je Mozilla Firefox, popišme si nastavení u něj, zde ve verzi 3.5.5.  Otevřeme prohlížeč Mozilla Firefox.  Klepneme postupně na volbu "Nástroje" a "Možnosti..."


11

 V dialogu

klepneme na položku "Obsah".

Obrázek 1.7-8 okno7  V zobrazeném dialogu zkontrolujte, že je zatržena položka "Blokovat automaticky otevíraná okna" a klepneme na tlačítko .  V dialogu "Důvěryhodné servery napíšeme do pole "Adresa webového serveru" text http://elearning.svses.cz a klepneme na tlačítko . Námi vepsaný server se objeví v dolní části dialogu mezi ostatními povolenými servery.  Klepnutím na tlačítko nastavení je dokončeno.

volbu potvrdíme a


1.8 Seznam videoukázek Videoukázky jsou zařazeny v jednotlivých článcích u cvičení. Zde uvádím jejich přehled.

Cíle: Mít rychlý přehled o videoukázkách v tomto kurzu.

http://www.lidovky.cz/foto.asp?r=ln_zahranici&foto1=MTR2c4ed8_kl

12

Máte před sebou seznam všech videoukázek, které naleznete v tomto kurzu. Teď na začátku kurzu Vám asi moc neřekne. Je zde uveden pro dobu pozdější. Až již budete mít kurz alespoň z části prostudovaný a budete hledat konkrétní rychlou informaci, může Vám tento seznam pomoci rychle vytipovat článek, ve kterém animaci najdete. Názvy animací jsou seřazeny podle abecedy. Pro vyhledávání v seznamu můžete také použít možnosti prohlížeče, např. v MS Exploreru použijte klávesovou zkratku Ctrl+F.

Název animace (Název článku, v němž je animace umístěna) 1.Aktualizace projektu (Skutečná a zbývající práce podrobněji) 2.Aktualizace úkolu (Procento dokončení úkolu) 3.Časová rezerva (Vkládání časových rezerv) 4.Diagram zdrojů (Diagram zdrojů, dostupnost zdroje) 5.Dostupnost zdroje (Diagram zdrojů, dostupnost zdroje) 6.Informace o projektu (Informace o projektu) 7.Informace o zdroji (Informace o zdroji) 8.Nastavení časové osy 1 (Nastavení měřítka časové osy) 9.Nastavení časové osy 2 (Nastavení měřítka časové osy) 10.Nastavení času a měny (Nastavení času a měny) 11.Nastavení pro plánování času (Nastavení času a měny) 12.Nový kalendář (Kalendář projektu) 13.Odstranění vazby (Změna a rušení vazeb) 14.Omezení úkolu (Termín ukončení a omezení) 15.Opakovaný úkol (Opakovaný úkol) 16.Osnova projektu (Osnova) 17.Panel zobrazení (Zobrazení projektu) 18.Podokno úloh (Prostředí aplikace) 19.Projekt jako obrázek (Projekt jako obrázek) 20.Projekt jako webová stránka (Projekt jako webová stránka) 21.Projekt ze šablony (Založení nového projektu) 22.Přerušení projektu (Přeplánování nedokončené práce) 23.Přiřazení zdroje pomocí Formuláře úkolů (První přiřazení pracovního zdroje) 24.Přiřazení zdroje pomocí okna Informace o úkolu (První přiřazení pracovního zdroje) 25.Přiřazení zdroje pomocí okna Přiřadit zdroje (První přiřazení pracovního zdroje) 26.Přiřazení zdrojů Příklad 1 (Změna přiřazení a přidání dalších zdrojů) 27.Přiřazení zdrojů Příklad 2 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 28.Přiřazení zdrojů Příklad 3 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 29.Přiřazení zdrojů Příklad 4 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 30.Přiřazení zdrojů Příklad 5 - 1. část (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 31.Přiřazení zdrojů Příklad 5 - 2. část (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky) 32.Přiřazení zdrojů Příklad 6 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání) 33.Přiřazení zdrojů Příklad 7 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání) 34.Přiřazení zdrojů Příklad 8 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání) 35.Přiřazení zdrojů Příklad 9 (Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná práce) 36.Rozdělený úkol (Rozdělení úkolu) 37.Řazení seznamu zdrojů (Práce se seznamem zdrojů) 38.Seskupování a filtrování zdrojů (Práce se seznamem zdrojů) 39.Souhrnné informace o projektu (Vlastnosti souboru) 40.Směrný plán (Směrný plán) 41.Údaje o skutečném průběhu v zobrazení Používání úkolů (Skutečné termíny, trvání a práce) 13

42.Uložení projektu (Uložení projektu) 43.Úprava kalendáře (Kalendář projektu) 44.Vlastnosti projektu (Informace o projektu) 45.Vložení úkolů (Vložení úkolu, milník) 46.Vyrovnání zdrojů (Vyrovnání přetížených zdrojů) 47.Vyrovnání zdrojů "ručně" („Ruční“ řešení přetížení zdroje) 48.Vytvoření vazby 1 (Vyrovnání přetížených zdrojů) 49.Vytvoření vazby 2 („Ruční“ řešení přetížení zdroje) 50.Vytvoření vazby 1 (Vytvoření vazeb) 51.Vytvoření vazby 2 (Vytvoření vazeb) 52.Vytvoření vazby 3 (Vytvoření vazeb) 53.Vytvoření vazby 4 (Vytvoření vazeb) 54.Zadání materiálových zdrojů (Zadávání zdrojů) 55.Zadání pracovních zdrojů (Zadávání zdrojů) 56.Zadávání skutečných údajů o průběhu projektu (Skutečná a zbývající práce podrobněji) 57.20 Založení projektu ze šablony (Založení nového projektu) 58.20 Založení prázdného projektu (Založení nového projektu) 59.Změna typu vazby (Změna a rušení vazeb)

14

2 Něco teorie Dříve než se pustíme do práce s programem MS Project, je třeba zopakovat si pár pojmů z řízení projektu. Jistě je již znáte z ekonomických disciplín.

Cíle: Znát, co to je projekt a jaké jsou jeho základní znaky.

2.1 Co je to projekt? Dříve než se budeme zabývat samotným produktem MS Project, ujasněme si základní pojmy. Projektový management je velice složité a rozsáhlé téma. Cílem této pomůcky není jeho výklad, přesto je nutné vyjasnit si některé teoretické otázky, abychom mohli lépe pochopit funkci MS Projectu.

Cíle: Osvěžit si znalosti o projektovém řízení, které jste získali v teoretické výuce

Klíčová slova: projekt; Projekty vznikají, když je třeba řešit jedinečné úkoly. Milton D. Rosenau uvádí, že existují čtyři typické znaky projektů.

Čtyři typické znaky projektů 1 2 3 4

Cíl projektu je trojrozměrný. Projekt je jedinečný. Při realizaci projektu se používají zdroje. Projekt je závislý na organizaci.

Cíl projektu je trojrozměrný Projekty mají trojrozměrný cíl, což znamená, že mají být zároveň splněny požadavky na věcné provedení, časový plán a rozpočtové náklady. Projektové cíle musí být konkrétní, měřitelné a dosažitelné.

Projekt je jedinečný Každý projekt je jedinečný, protože se provádí pouze jednou, je dočasný a (téměř pokaždé) na něm pracuje jiná skupina lidí. I když se činnost může opakovat, např. organizace seminářů, budou zde vždy určité odlišnosti (místo či program se liší). Realizace projektu začíná, když první člověk začne pracovat, a končí, když je hotova práce posledního člověka. Někde mezi tím, se skrývá práce několika nebo mnoha lidí.

Při realizaci projektu se používají zdroje Projekty se realizují pomocí zdrojů  lidských a materiálních. Řídit projekty znamená řídit lidi. Vedoucí projektu musí řídit lidi tak, aby byly maximálně využity materiální zdroje, nad nimiž nemusí mít úplnou kontrolu (např. potřebný stroj je k dispozici na jiném pracovišti). Vedoucí musí řešit různé potíže i emocionální problémy, plynoucí z toho, že pracuje s lidmi, kteří se často chovají neracionálně. Zároveň se musí snažit plnit požadavky zadavatele projektu. Vedení lidí je často nejobtížnější stránkou řízení projektu.

15

Projekt je závislý na organizaci Úspěšná realizace projektu je závislá na tom, jaké jsou cíle organizace, v níž projekt vzniká. Každá organizace se skládá z mnoha jednotlivců různých zájmů, povahových vlastností a reakcí. Kromě toho v rámci organizace bývá řešeno více projektů najednou, nárokovat zdroje si může více z nich. Součástí řízení projektů je zvládání mezilidských vztahů, které jsou neodmyslitelnou součástí každé organizace.

Poznámka V širším slova smyslu můžeme chápat jako projekt nejen činnost, která úzce souvisí s nějakou organizací, ale každou činnost, která je jedinečná. Jako projekt lze brát i osobní aktivity, jejichž cílem není tvorba zisku, ale dosažení nějakého výsledku, např. příprava na zkoušky, plán dovolené. Jako projekt lze chápat i život sám. Musíme do něj hodně investovat a očekáváme dosažení cílů, které si přejeme. Již víme, co je projekt, a musíme najít nějakou činnost, pro niž projekt připravíme. Když jsem připravovala tento kurz a přemýšlela o jeho náplni, hledala jsem něco, o čem každý z nás alespoň něco ví. Protože studenti kurzu mají vždy různé profese a různé životní zkušenosti, byl trochu problém najít projekt ke zpracování. Podařilo se. Všichni jsme viděli stavět dům či rekonstruovat byt či jeho část.

Nepřehlédněte V celém kurzu si budeme hrát na to, že máme úspěšnou malou firmu, která sídlí v podkroví budovy. Daří se nám, prostory již nevyhovují. Nad námi je rozlehlá půda, přímo se nabízí ji zrekonstruovat a rozšířit tak sídlo naší firmy. Krok po kroku vytvoříme projekt na rekonstrukci sídla firmy a ukážeme si i to, jak využit MS Project pro sledování prací na rekonstrukci po jejich zahájení.

Poznámka – informace Pokud je někdo z Vás stavař, jistě najde v našem projektu nějaké nedostatky, prosím o shovívavost :-). Naším cílem není vytvořit dokonalý projekt, ale ukázat si možnosti MS Projectu.

2.2 Proces tvorby a řízení projektu Co to projekt, je již víme. Jak nejlépe postupovat při jeho zpracování a realizaci?

Cíle: Znát základní etapy tvorby a řízení projektu.

Klíčová slova: projektový trojúhelník;

Řízení projektu Řízení projektů je proces plánování, organizace a řízení úkolů a zdrojů sloužící k dosažení určeného cíle, obvykle s omezeními času, zdrojů nebo nákladů. Plán projektu může být jednoduchý, například seznam úkolů s jejich daty zahájení a dokončení napsaný v poznámkovém bloku. Může být také složitý, představovaný tisíci nezávislých úkolů a zdrojů a rozpočtem projektu v milionech korun. Jednoduché i složité projekty však procházejí následujícími fázemi : podle http://drwaqipedia.wordpress.com/2009/09/08/project-manage

16

Definování  definování projektových cílů Plánování  vytvoření plánu, jak splnit projektové cíle (specifikace provedení, časový plán a finanční rozpočet) 3 Vedení  řízení lidských zdrojů, které povede k tomu, aby vykonávali práci efektivně a včas 4 Sledování  kontrola stavu a postupu prací, korekce plánu 5 Ukončení  ověření, že hotový úkol odpovídá zadání, dokumentace Určitě byste rádi předvídali budoucnost svého plánu. Do určité míry předvídat lze, pokud porozumíme třem činitelům, které každý projekt tvoří (viz trojjediný cíl projektu). 1 2

Čas Čas na dokončení projektu uvažovaný v plánu projektu.

Finanční prostředky Rozpočet projektu založený na nákladech na zdroje (pracovníky, vybavení a materiál) potřebné k práci na úkolech.

Rozsah Tyto tři faktory, tedy čas, finanční prostředky a rozsah, tvoří projektový trojúhelník , jehož obsah představuje celý projekt. Úpravou jednoho z těchto faktorů ovlivníte nutně dva zbývající (při zachování obsahu trojúhelníku). Ačkoli všechny tři prvky jsou důležité, obvykle je jeden z nich prioritní. Vztah mezi těmito faktory se v každém projektu liší a určuje typy problémů, se kterými se střetnete, a možná řešení, která lze implementovat. Obrázek 2.2-2 Projektový trojúhelník podle http://drwaqipedia.wordpress.com/2009/09/08/project-manage

17

2.3 Využití počítačových programů Počítačové programy jsou velkým pomocníkem, ale práci za nás jako tvůrce a organizátora neudělají.

Cíle: Vědět jaké výhody přináší využití programu MS Project. Znát rizika jeho použití.

Klíčová slova: MS Project;

Jak může pomoci aplikace Microsoft Project? Vedoucí projektu musí sledovat velké množství podrobných informací a přitom nesmí ani na chvíli zapomenou na hlavní cíl projektu. Jak v tom může pomoci aplikace MS Project? Aplikace MS Project nejdříve uloží podrobné informace týkající se projektu do databáze. Potom pomocí těchto informací vypočítá a udržuje časový harmonogram a náklady projektu, na jejichž základě vytvoří plán projektu. Čím více informací poskytnete, tím bude tento plán přesnější. Aplikace MS Project uchovává zadané a vypočítané informace v polích, která obsahují určitý typ informací, například názvy úkolů nebo doby trvání. V aplikaci MS Project je každé pole obvykle zobrazeno sloupcem. Stejně jako tabulkový procesor zobrazí i aplikace Microsoft Project výsledky výpočtů okamžitě. Po zadání všech informací o úkolu můžete zjistit plánovaná data zahájení a dokončení úkolů, požadavky na zdroje a konečné datum projektu. Z předchozího textu je patrné, že počítač nemůže nahradit vedoucího projektu. MS Project za Vás nebude řídit projekt, ale pomůže Vám. Počítačové programy umožňují vkládat údaje tak, že struktura činností, časový plán i rozpočet si budou navzájem odpovídat. Při používání MS Projectu si vedoucí projektu může zobrazit údaje v různých zobrazeních. V době realizace projektu může zadávat aktuální informace o průběhu prací a snadno dělat v případě potřeby korekce v plánu. To s sebou přináší nebezpečí, že různí lidé, kteří na projektu pracují, budou mít různé verze plánu.

Všichni zúčastnění musí mít stejné informace Je nutné, aby při používání počítačových programů na podporu řízení projektů bylo zajištěno, aby všichni zúčastnění měli vždy aktuální plán. Pro uložení plánu je možné používat lokální počítačovou síť, pro posílání aktuální verze či úkolů je vhodné používat elektronickou poštu. K dispozici může být i MS Project Server, na němž mohou všichni soubory s informacemi sdílet. My však pracujeme s verzí Standard a její součástí server není.

2.4 Shrnutí kapitoly Na závěr kapitoly nabízím krátký přehled toho, co bylo v předchozích článcích.

Cíle: Utřídit si získané vědomosti a mít celkový přehled o tématu. 18

Projekty jsou jedinečné dočasné úkoly s přesně stanoveným cílem. Projekt je charakterizován trojrozměrným cílem, jedinečností, zapojením zdrojů a součinností s organizací, v níž je realizován. Cíl projektu je definován specifikací provedení, časovým plánem a finančním rozpočtem. Řízení projektu se skládá z následujících činností 1 definování, 2 plánování, 3 vedení, 4 sledování, 5 ukončení. Při řízení projektu je bezpodmínečně nutné zajistit, aby všichni zúčastnění měli stejnou verzi plánu. Při použití programů na podporu řízení projektů nebezpečí neaktuálnosti plánu stoupá. Je proto třeba věnovat tomuto problému zvýšenou pozornost.

2.5 Kontrolní otázky Na závěr si vyzkoušejte, zda si látku pamatujete a rozumíte jí.

Cíle: Vyzkoušet a upevnit si právě získané vědomosti. 1. Kdy se v praxi používají projekty?

2. Jaké jsou typické znaky projektu?

3. Jaké jsou fáze řízení projektu?

4. Jaké výhody a nevýhody poskytuje při řízení projektu využití počítačového programu?

Odpověď 1. Projekty vznikají, když je třeba řešit jedinečné úkoly. 2. Cíl projektu je trojrozměrný. Projekt je jedinečný. Při realizaci projektu se používají zdroje.

19

Projekt je závislý na organizaci. 3. Definování, Plánování, Vedení, Sledování, Ukončení 4. Výhody Struktura činností, časový plán i rozpočet jsou pomocí programu provázány a vždy si budou navzájem odpovídat. Vedoucí projektu může zobrazit údaje v různých zobrazeních. V době realizace projektu může zadávat aktuální informace o průběhu prací a snadno dělat v případě potřeby korekce v plánu. Nevýhody Existuje nebezpečí, že různí lidé, kteří na projektu pracují, budou mít různé verze plánu. Je nutné, aby při používání počítačových programů na podporu řízení projektů bylo zajištěno, aby všichni zúčastnění měli vždy aktuální plán. Pro uložení plánu je možné používat lokální počítačovou síť, pro posílání aktuální verze či úkolů je vhodné používat elektronickou poštu. K dispozici může být i MS Project Server, na němž mohou všichni soubory s informacemi sdílet.

20

3 Spuštění aplikace a její prostředí V této lekci naleznete nejzákladnější informace o tom, jak aplikaci MS Project spustit a zavřít. Pro většinu z Vás to budou asi informace nadbytečné, pro úplnost je uvádím. Určitě prostudujte články Okno aplikace, Podokno úloh a Různá zobrazení.

Cíle: Umět

 spouštět a ukončovat aplikaci. Dokázat  zobrazovat a skrývat různá podokna MS Projectu,  přepínat mezi různými zobrazeními, která jsou k dispozici.

3.1 Kde lze aplikaci získat V průběhu celého kurzu je třeba pracovat s aplikací MS Project. Kde ji získáte, se dozvíte v tomto článku.

Cíle: Mít při studiu k dispozici aplikaci MS Project.

Pracovat můžete na školních počítačích Program MS Project 2002 je nainstalován na počítačích ve školní síti a je možné s ním pracovat kdykoliv v době, kdy se v učebnách neučí. V případě, že probíhá výuka a jsou v učebně volná místa, je možné pracovat až po dohodě s vyučujícím (před začátkem výuky).

Chcete pracovat doma či v zaměstnání? Pokud nemáte nainstalován MS Project např. v zaměstnání a nemůžete-li pracovat ve škole, bude nutné ho nainstalovat na Váš počítač doma. Vzhledem k tomu, že MS Project není součástí běžného balíku MS Office, je nutné ho kupovat samostatně. Pro potřeby tohoto kurzu Vám ale bude stačit trial verze MS Projectu Standard, kterou si můžete stáhnout ze stránek Microsoftu z adresy http://www.microsoft.com/cze/project/zkuse bni-verze/. Stáhnete si nejnovější verzi aplikace a bohužel nemusí být česky. V kurzu budeme pracovat s českou verzí aplikace MS Project 2003. Instalační CD s jeho tříměsíční trial verzí Vám mohu půjčit na konzultacích nebo si ho můžete objednat na adrese http://www.softmail.cz/shop/officeForm/off iceForm.asp. Na tuto adresu vede odkaz ze stránek Microsoftu. Oba odkazy byly funkční v době, kdy kurz vznikl, možná budete muset na stránkách Microsoftu trochu hledat...

21

3.2 Spuštění aplikace Začít musíme tím, že aplikaci spustíme.

Cíle: Umět aplikaci MS Project spustit.

Spuštění aplikace Z nabídky Start Jako všechny ostatní programy v prostředí Windows, můžeme i MS Project spustit z nabídky Start. Přímo v nabídce Start nebo v nabídce Start  Programy nalezneme řádek na něj levým tlačítkem myši.

a klepneme

Z plochy Máme-li někde na ploše zástupce MS Projectu, stačí na něj poklepat levým tlačítkem myši.

Obrázek 3.2-1 Otevření aplikace

Z panelu Snadné spuštění Máme-li zástupce MS Projectu v panelu Snadné spuštění (nejčastěji je umístěn na levém dolním okraji obrazovky), stačí na něj klepnout levým tlačítkem myši.

Cvičení Spusťte aplikaci MS Project. Najděte ten nejpříjemnější způsob, který Vám bude vyhovovat. 

3.3 Prostředí aplikace Nejdříve se podívejme, co vše najdeme v okně aplikace.

Cíle: Orientovat se v okně aplikace.

22

Okno aplikace Po spuštění MS Projectu se otevře okno aplikace, které může vypadat například takto:

Obrázek 3.3-1 Okno aplikace MS Project Některé části okna aplikace jako Panely nástrojů, Panel nabídek či Stavový řádek známe již z jiných aplikací MS Office. Žlutě je v obrázku označen Zadávací řádek, obdobný řádku v Excelu.

Podokno úloh Podokno úloh obsahuje nabídku akcí, které lze v daném okamžiku použít. Po spuštění aplikace se zobrazí okno Nový projekt. (Toto okno se otevře i při vytvoření nového projektu). Jeho prostřednictvím lze otevírat soubory projektů či vytvářet nové. K dispozici je ještě jeden typ Podokna úloh. Je jím Hledání, pomocí kterého můžeme vyhledávat soubory. Zobrazíme ho zaškrtnutím volby Hledat z nabídky v záhlaví okna Nový projekt. Obrázek 3.3-2 Otevření nového projektu Podokno úloh zavřeme pomocí tlačítka Zavřít v jeho horním rohu. Na jeho místě se objeví okno Průvodce projektem. Ten je součástí nápovědy. Budeme o něm mluvit později. Zatím ho také zavřeme pomocí jeho tlačítka Zavřít. Obrázek 3.3-3 Zavření podokna úloh Podokno úloh můžeme znovu otevřít pomocí nabídky Zobrazit Panely nástrojů  Podokno úloh.

Poznámka – informace Zajistit, aby se Podokno úloh při spuštění programu neotvíralo, lze zrušením zaškrtnutí políčka Zobrazit při spuštění v jeho spodní části. Znovu zajistit jeho otevírání lze v nabídce Nástroje  Možnosti  na kartě Obecné zatržením políčka Zobrazit úvodní podokno úloh.

23

Obrázek 3.3-4 Otevření podokna úloh

Cvičení Skryjte a znovu zobrazte Podokno úloh Nový projekt. Přepněte Podokno úloh Nový projekt na Hledání a zpět na Nový projekt. videoukázka. Prostudujte, jaké možnosti Podokno úloh nabízí. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

3.4 Zobrazení projektu Aplikace MS Project umožňuje zobrazovat projekt nejrůznějšími způsoby. Ukážeme si, jak zobrazení přepínat.

Cíle: Dokázat měnit zobrazení projektu.

Panel zobrazení a přepínání mezi zobrazeními Projekt lze zobrazit mnoha způsoby, existuje celá řada zobrazení. Panel zobrazení slouží k přepínání mezi nimi. Význam a použití jednotlivých zobrazení bude popsán v následujících kapitolách. Panel zobrazení lze skrýt nebo naopak zobrazit pomocí nabídky Zobrazit Panel zobrazení.

Obrázek 3.4-1 Zobrazení Panelu zobrazení Je-li Panel zobrazení skryt, je vlevo u každého zobrazení pruh s názvem zobrazení.

Obrázek 3.4-2 Název zobrazení Přepínat mezi zobrazeními lze i v místní nabídce tohoto pruhu. (Otevře se, klepneme-li pravým tlačítkem myši na tento pruh). Jsou v ní k dispozici stejná zobrazení jako na Panelu zobrazení. Obsahuje i volbu pro zobrazení Panelu zobrazení.

24

Poznámka – informace Je-li zobrazen Panel zobrazení, není v okně dokumentu pruh s názvem aktuálního zobrazení. Přepínat mezi zobrazeními lze i pomocí nabídky Zobrazit, kde jsou též k dispozici všechna zobrazení.

Obrázek 3.4-3 Přepínání mezi zobrazeními

Cvičení Přepínejte mezi různými zobrazeními pomocí Panelu zobrazení. Skryjte Panel zobrazení a opět přepínejte mezi zobrazeními. Vyzkoušejte i přepínání mezi zobrazeními pomocí nabídky Zobrazit. Zobrazte Panel zobrazení. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

3.5 Ukončení aplikace Opět jeden článek pro absolutní začátečníky. Jak aplikaci vypneme?

Cíle: Umět ukončit práci s MS Projectem.

Ukončení aplikace Aplikaci zavřeme nejsnáze klepnutím na tlačítko (Zavřít) v pravém horním rohu okna aplikace. Můžeme použít povel z nabídky Soubor  Konec nebo klávesovou zkratku levý Alt+F4 .

Obrázek 3.5-1 Uzavření aplikace

25

Cvičení Ukončete aplikaci MS Project jakýmkoliv způsobem. Vyzkoušejte i ostatní postupy pro spouštění a ukončování MS Projectu.

3.6 Shrnutí kapitoly Zde naleznete shrnutí kapitoly v heslech.

Cíle: Utřídit a upevnit si vědomosti získané v předchozích článcích.

Spuštění aplikace  z nabídky Start  Programy  z Plochy  z panelu Snadné spuštění

Přepínání mezi zobrazeními  v panelu Zobrazení  v nabídce Zobrazit  v místní nabídce pruhu s názvem aktuálního zobrazení u okna dokumentu

Ukončení aplikace  Soubor  Konec  tlačítko (Zavřít) v pravém horním rohu okna aplikace klávesová zkratka levý Alt+F4

3.7 Souhrnné cvičení V tomto cvičení si vyzkoušejte, zda opravdu umíte vše, co již máte umět.

Cíle: Dokázat podle pokynů spustit aplikaci a provést dané úkoly.

Zadání: Spusťte MS Project. 1 Zajistěte, aby nebylo zobrazeno Podokno úloh ani okno Průvodce projektem. 2 Vypněte panel Zobrazení. 3 Přepněte zobrazení na Používání zdrojů. 4 Zapněte Panel zobrazení. Přepněte zobrazení na Ganttův diagram.

Tipy pro řešení: Spusťte aplikaci MS Project a pracujte podle pokynů. Pokud si nebudete s některým úkolem vědět rady, vraťte se zpět k příslušnému článku. Po jeho opětovném prostudování daný pokyn určitě dokážete splnit.

Návrh řešení: Řešení si můžete prohlédnout v animaci Souhrnné cvičení – naleznete v e-kurzu

26

4 Založení projektu Základní obsluhu programu MS Project již umíme, nyní založíme nový projekt. Ve všech článcích této kapitoly budeme pracovat postupně s jedním jediným projektem.

Cíle: Umět

 založit vlastní projekt,  nastavit jeho vlastnosti,  uložit ho tak, abychom s ním mohli později znovu pracovat.

4.1 Založení nového projektu Aplikaci jsme spustili a při jejím startu se automaticky otevřel prázdný projekt. Existují i jiné možnosti, jak nový projekt otevřít. Právě o nich se dozvíte v tomto článku.

Cíle: Dokázat založit nový projekt  zcela prázdný,  ze šablony.

Nový projekt ze šablony Stejně jako v jiných programech firmy Microsoft nalezneme i v této aplikaci šablony, které můžeme využít jako určité vodítko při tvorbě svého projektu. V Podokně úloh vybereme v sekci Nový ze šablony volbu Obecné šablony. Otevře se okno Šablony.

Obrázek 4.1-1 Okno Šablony V něm můžeme na kartě Šablony Project vybrat tu šablonu, která nejvíce odpovídá našemu projektu, např. Stěhování, výběr potvrdíme OK.

27

Obrázek 4.1-2 Nový projekt vytvořený ze šablony

Cvičení Vytvořte jakýkoliv projekt ze šablony a prohlédněte si ho v různých zobrazeních (viz článek Zobrazení projektu v minulé kapitole). Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Nový prázdný projekt Nový prázdný projekt můžeme vytvořit několika způsoby:  při spuštění aplikace S touto možností jsme se setkali již kapitole Spuštění aplikace..., v níž jsme prohlíželi projekt, který se vytvořil automaticky.  pomocí tlačítka (Nový) na panelu nástrojů  pomocí klávesové zkratky CTRL+N  volbou odkazu Prázdný projekt v sekci Nový v Podokně úloh Nový projekt (je-li zobrazeno)  pomocí nabídky Soubor  Nový (otevře se Podokno úloh Nový projekt, dále postupujeme podle předchozího bodu).

Cvičení Založte nový prázdný projekt a uložte ho pod názvem Projekt1. Řešení naleznete v e-kurzu Projekt máme vytvořen, dále budeme muset nastavit jeho vlastnosti.

4.2 Vlastnosti souboru Chceme-li udržet pořádek mezi soubory, je dobré, aby měly nastaveny vlastnosti, pomocí kterých je možné je vyhledat. Stejné je to i se soubory s projekty.

28

Cíle: Vědět  jaké vlastnosti lze u souboru s projektem nastavit. Umět  vlastnosti nastavit.

Vlastnosti souboru projektu Ke každému projektu je vhodné přiřadit informace o souboru. Tyto informace zadáme na kartě Soubor  Vlastnosti  Souhrnné informace. Na ostatních kartách v okně Vlastnosti najdeme další informace. Na kartě Obecné informace o jménu, uložení, datu vytvoření atd. Statistické údaje obsahují např. informace o tom, kdo a kolikrát projekt uložil. Na kartě Obsah jsou informace o projektu samotném, jako je datum zahájení a ukončení, doba trvání, náklady atd.

Cvičení V projektu Projekt1 (naleznete v e-kurzu), který jste vytvořili při studiu minulého článku, nastavte vlastnosti projektu tak, jak je uvedeno na obrázku. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Obrázek 4.2-1 Okno Vlastnosti

4.3 Nastavení času a měny Můžeme pracovat v různých firmách, v nichž se účtuje v různých měnách. Kromě toho, že v MS Projectu můžeme nastavit měnu, se kterou chceme pracovat, můžeme nastavit i další vlastnosti zobrazování údajů, např. jak se bude zobrazovat čas.

Cíle: Vědět  že před zahájení práce na projektu, je třeba nastavit měnu a zobrazení času.

29

Umět nastavit  měnu,  zobrazení časových údajů.

Nastavení času a měny Dříve než začneme projekt zpracovávat, provedeme některá nastavení. Možností je velká řada, my se budeme zabývat některými nastavení průběžně, vždy v okamžiku, kdy to bude aktuální. Nejdříve v okně Nástroje  Možnosti  Zobrazení nastavíme formát data a měny. Formát data vybereme z nabídky. Obrázek 4.3-1 Nastavení formátu data Pokud chceme pracovat v jiné měně, než je nastavena, zapíšeme její symbol do políčka Symbol měny. Umístění symbolu měny opět vybereme z nabídky. Zadáme počet desetinných míst, s nimiž chceme pracovat. Obrázek 4.3-2 Nastavení měny

Cvičení Zkontrolujte, zda je formát data a měny v Projektu 1, nastaven stejně jako v předcházejícím odstavci. Pokud ne, změňte ho tak, aby nastavení bylo stejné. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

4.4 Základní nastavení pro plánování času V různých zemích a firmách se můžeme setkat s různý způsobem zacházení s časem. Např. někde začíná týden v neděli, jinde v pondělí. MS Project s tím počítá.

Cíle: Vědět

 že před zahájením práce na projektu je třeba nastavit parametry pro plánování projektu. Dokázat  nastavit možnosti kalendáře

Základní nastavení pro plánování času V aplikaci MS Project je možné nastavit pro výpočty projektu trvání dne, týdne a měsíce v hodinách. Časové jednotky nastavíme na kartě Nástroje  Možnosti  Kalendář. Zde zadané hodnoty slouží pouze pro výpočty, jsou nutné pro plánování i účtování. Nijak nesouvisí s pracovní dobou. Zadáte-li v projektu, že úkol potřebuje 1 den, bude se přepočítávat jako 8 hodin, a bude-li pracovní doba 4 hodiny denně, bude tento úkol naplánován na dva dny. Kde se zadává pracovní doba, se dozvíme v další kapitole.

30

Obrázek 4.4-1 Nastavení pro plánování času Na kartě Výpočty v sekci Možnosti výpočtů pro aplikaci Microsoft Project můžeme nastavit, zda má MS Project řešit připradné problémy již v průběhu vytváření projektu. Volba Automaticky znamená, že projekt bude přepočítáván průběžně. Volba Ručně znamená, že projekt bude přepočítán až poté, kdy klepnete na tlačítko Přepočítat.

Obrázek 4.4-2 Okno Možnosti

31

Cvičení Prostudujte, jaké možnosti nastavení nám poskytuje záložka Kalendář v okně Možnosti, a změňte výchozí zahájení v Projektu 1 na 8:00 a výchozí dokončení na 17:00. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

4.5 Kalendář projektu Práce na projektu budeme plánovat v určitém času. V tomto článku se dozvíme, jak nastavit kalendář, podle kterého bude práce na projektu plánována.

Cíle: Vědět, k čemu slouží kalendář projektu a umět ho nastavit.

Volba přednastaveného kalendáře Pro nastavení kalendáře projektu použijeme volbu Nástroje  Změnit pracovní čas... V okně Změnit pracovní čas můžeme vybrat přednastavený kalendář projektu, podle kterého chceme pracovat... Otevřeme-li nabídku pole Pro: můžeme vybrat přednastavené kalendáře  Standardní, 24 hodin, Noční směna  a prohlédnout si, jak jsou nastaveny.

Obrázek 4.5-1 Okno Změnit pracovní čas

Cvičení Prohlédněte si nastavení všech tří dostupných kalendářů. Jaké kalendáře máme k dispozici? Zvláštní pozornost věnujte kalendáři Noční směna. Jak se plánuje práce přes půlnoc? Odpověď K dispozici máme kalendáře Standardní, Noční směna, 24 hodin. Při zadávání pracovní doby se vždy musí dodržet časová posloupnost v rámci jednoho dne. Začíná se počítat od půlnoci 0:00 (24:00 se nepoužívá). Chceme-li naplánovat směnu od 22:00 do 6:00 musíme použít dva řádky. Do prvního napíšeme od 0:00 do 6:00, do druhého napíšeme od 22:00 do 0:00.

32

Změna pracovního času Pracovní čas lze přednastavit. Chceme-li změnit pracovní čas v konkrétním dni, vybereme ho v sekci Vybrat data a vyplníme časy v polích Od: a Do: V sekci Vybraná data nastavit na: se automaticky vybere Jiný pracovní čas. Při zaškrtnutí Použít výchozí se nastaví čas, který jsme naplánovali v Nástroje  Možnosti  Kalendář. Měnit můžeme pracovní dobu více dnů najednou tak, že je označíme najednou stejně, jako označujeme více objektů kdekoliv ve Windows, tzn. přejetím myši za držení jejího levého tlačítka, klepáním myší za současného držení klávesy Ctrl nebo pomocí klávesy Shift a označení prvního a posledního dne. Poté zaškrtneme Jiný pracovní čas a čas nastavíme. Takto se postupuje v případě, že se jedná o dny v jednom měsíci. Chceme-li změnit pracovní dobu např. všech pondělí v celém roce, označíme sloupec Po (klepnutím na jeho název) a nastavíme jiný pracovní čas. V tomto případě se změna bude týkat všech pondělí ve všech měsících. Označit lze i více dnů najednou. Např. přejetím myší (stisknuté levé tlačítko) přes názvy Po až Pá, označíme všechny pracovní dny v celém roce a můžeme měnit pracovní dobu pro všechny najednou.

Obrázek 4.5-2 Změněný pracovní čas

Cvičení Ve Standardním kalendáři nastavte pracovní dobu ve všední dny na 8:0012:30, 13:3017:00 a vložte nějaké svátky v roce 2011 jako nepracovní čas (svátky jsou 1. 1., 18. 4. (velikonoční pondělí), 1. 5., 8. 5., 5. 7., 6. 7., 28. 9., 28. 10., 17. 11., 24.26. 12.) Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Vytvoření nového kalendáře Pomocí tlačítka Nový... lze definovat vlastní kalendář. Můžeme vytvořit zcela nový kalendář nebo vytvářet kopii již vytvořeného kalendáře. Tu potom můžeme pozměnit.

Obrázek 4.5-4 Vytvoření nového kalendáře

33

Cvičení Vytvořte nový kalendář s názvem Víkendový. Nastavte v něm na soboty a neděle pracovní dobu 9:0013:00 a 14:0017:00. Dny pondělí až pátek označte jako nepracovní. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Poznámka – informace Později si ukážeme, že lze nastavovat různou pracovní dobu i pro jednotlivé zaměstnance či jejich skupinu.

4.6 Informace o projektu V praxi se můžeme setkat se dvěma typy projektů, u prvních je předem dáno datum zahájení, u druhých naopak datum dokončení. Odpověď na otázku: "Jak to zohlednit při práci v MS Projectu?" naleznete v tomto článku.

Cíle: Dokázat  analyzovat, jaký typ projektu použít,  zadat informace o projektu.

Informace projektu

o

Použijeme volbu z nabídky Projekt  Informace o projektu. Zde zadáváme způsob plánování od začátku či konce. Od začátku (volba Plánovat od: Datum zahájení projektu) plánujeme u projektů, u nichž je dáno pevné datum zahájení, a zjišťujeme, kdy může být projekt dokončen. Obrázek 4.6-1 Okno Informace o projektu Plánovat od: Datum ukončení projektu se hodí u projektů, kde je pevně dán termín ukončení, např. připravujeme konferenci s daným datem, kdy proběhne. V závislosti na výběru způsobu plánování je přístupné pole Datum zahájení: nebo Datum dokončení:. Vybrat můžeme i Kalendář:. Jedná se o kalendář projektu, který bude používán vždy, když nenastavíte jiný kalendář např. pro zdroj či úkol.

Cvičení Nastavte datum zahájení na 15. 4. 2010. Plánovat budeme od data zahájení projektu. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

34

4.7 Uložení projektu Málo platný by nám byl projekt, který bychom nemohli uchovat a opakovaně s ním pracovat. Musíme ho dokázat uložit.

Cíle: Umět projekt uložit.

Uložení projektu Obdobně jako v jiných aplikacích i zde použijeme nabídku Soubor  Uložit (Soubor  Uložit jako), vybrat místo v Uložit do: zadat název v Název souboru a zvolit typ Projekt v Typ souboru: Použít můžete i tlačítko (Uložit) či klávesovou zkratku CTRL+S.

Nastavení možností při ukládání První místo, kde můžete nastavit volby pro ukládání, je v Soubor  Uložit jako. V horní části okna otevřete nabídku Nástroje a vyberte Obecné možnosti. Otevře se okno Možnosti ukládání.

Obrázek 4.7-1 Okno Možnosti ukládání Vždy vytvořit záložní kopii  zajistí, že poslední uložená verze se nepřepíše. Bude jí přiřazena přípona bak. Vždy je uložena poslední a předposlední verze projektu. Heslo pro čtení  heslo, které musí být zadáno před otevřením projektu. Heslo pro zápis  heslo, které musí být zadáno, chcete-li projekt uložit pod stejným jménem. Nezadáte-li toto heslo při otevírání projektu, otevře se jen pro čtení. Existují i další možnosti nastavení ukládání. Můžeme například zajistit, aby se naše práce ukládala automaticky po určitém časovém úseku. Použijeme volbu Nástroje  Možnosti  Ukládání, zaškrtneme Automaticky uložit po: a zadáme počet minut.

Cvičení Uložte vytvořený projekt pod názvem Pokusný projekt . Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

35



Vytvoření nového prázdného projektu  při spuštění aplikace MS Project  pomocí tlačítka (Nový)  pomocí klávesové zkratky CTRL+N  volbou odkazu Prázdný projekt v sekci Nový v Podokně úloh Nový projekt (je-li zobrazeno)  pomocí nabídky Soubor  Nový

Vytvoření nového projektu ze šablony v Podokně úloh Nový projekt vybereme v sekci Nový ze šablony volbu Obecné šablony. Otevře se okno Šablony.

Nastavení vlastností souboru Soubor  Vlastnosti  Souhrnné informace

Definice formátu a času Nástroje  Možnosti  Zobrazení

Základní nastavení pro plánování času Nástroje  Možnosti  Kalendář

Zadání informací o projektu Projekt  Informace o projektu

Nastavení kalendáře projektu Nástroje  Změnit pracovní čas...

Uložení projektu  Soubor  Uložit (Uložit jako)  pomocí tlačítka (Uložit)  pomocí klávesové zkratky CTRL+S

4.9 Souhrnné cvičení Na závěr opět vyzkoušejte, zda dokážete informace z této kapitoly použít v konkrétním příkladě.

Cíle: Aplikovat postupy na konkrétním praktickém příkladě.

Zadání: 1. Založte nový projekt. 2. Zadejte souhrnné informace o projektu  Název: Rekonstrukce sídla firmy 36

 Předmět: Půdní prostory  Autor: Vaše jméno a příjmení  Manažer a Společnost dle vlastního uvážení. 3. Nastavte formát času a měny opět podle svého uvážení. 4. Upravte údaje pro plánování času  Začátek týdne: Pondělí  Začátek roku: Leden  Výchozí zahájení: 7:00  Výchozí dokončení: 16:00  Ostatní údaje nechte beze změny  Denně hodin: 8  Týdně hodin: 40  Měsíčně dní: 20 5. Nastavte datum zahájení projektu na 2. 5. 2011 a způsob plánování od data zahájení projektu. 6. Zkontrolujte a případně upravte standardní kalendář projektu tak, aby pracovní doba byla nastavena od pondělí do pátku od 7:00 do 12:00 a od 12:30 do 16:00. 7. Ve standardním kalendáři nastavte pro rok 2011 svátky (svátky jsou 1. 1., 18. 4. velikonoční pondělí, 1. 5., 8. 5., 5. 7., 6. 7., 28. 9., 28. 10., 17. 11., 24.26. 12.) a navíc zadejte jako nepracovní celý týden od 23. do 27. května 2011. Všichni zaměstnanci firmy budou na výjezdním školení, a nebudou tedy pracovat na projektu. 8. Vytvořte nový kalendář Víkendový kalendář s pracovní dobou od 9:00 do 14:00 v sobotu a neděli (bez ohledu na svátky). Všední dny budou nepracovní. 9. Projekt uložte pod názvem Firma.

Tipy pro řešení: Spusťte MS Project a pracujte podle pokynů. Pokud byste si nevěděli rady, vraťte se k příslušnému článku.

Návrh řešení: Řešení pro kontrolu naleznete v projektu firma01_reseni (soubor naleznete v e-kurzu, uložte ho na svůj disk pomocí volby Uložit cíl jako... z místní nabídky odkazu a otevřete ho až ze svého disku).

37

5 Úkoly V minulých lekcích jsme viděli, jak vypadá projekt (vytvořili jsme ho pomocí šablony). Založili jsme svůj projekt a teď se nemůžete jistě dočkat, až ho začneme naplňovat obsahem. V této lekci se naučíme zadávat do projektu jednotlivé úkoly, přidávat je, ubírat, uspořádávat do osnovy. Seznámíme se s úpravou vzhledu Ganttova diagramu. Seznámíme se i s dalšími možnostmi nastavení úkolu i s tím, jak řešit situaci, když úkol neprobíhá souvisle či se několikrát opakuje ten samý úkol.

Cíle: Dokázat  vložit do založeného projektu nové úkoly,  seskupovat je do osnovy. Umět  pracovat s úkoly,  upravovat osnovu a její vzhled. Umět měnit zobrazení Ganttova diagramu  upravovat nastavení a měřítko časové osy,  měnit zobrazenou tabulku, Dokázat rozdělit úkol a použít opakovaný úkol.

5.1 Vložení úkolu, milník Každý projekt se skládá z jednotlivých úkolů.

Cíle: Umět vkládat jednotlivé úkoly a informace o jejich trvání.

Zadání názvu úkolu Názvy úkolů zapisujeme v Ganttově diagramu do sloupce Název úkolu.

Obrázek 5.1-1 Název úkolu

Doba trvání úkolu Do sloupce Doba trvání zadáme dobu, po kterou bude úkol trvat v zadaných jednotkách. Použít můžete následující jednotky: Význam

Zadání

minuta

m

hodina

h

den

d

týden

t

měsíc

m

38

uplynulá minuta

um

uplynulá hodina

uh

uplynulý den

ud

uplynulý týden

ut

uplynulý měsíc

um

Doba trvání Jednotky den, týden a měsíc jsou chápány podle zadání v dialogovém okně Možnosti na kartě Kalendář. Práce je rozplánována podle zvoleného kalendáře. Při zadání jednotek m, h, d, t, měs je práce plánována pouze na pracovní čas. Zadáme-li dobu trvání 1d, bude práce plánována na 8 hodin. Zadáme-li 1měs bude naplánována na 40 hodin.

Uplynulá doba trvání Při zadání jednotek um, uh, ud, ut, uměs (uplynulý minuta, uplynulá hodina, uplynulý den, …) je práce definována bez ohledu na čas pracovního volna. Zadáme-li délku trvání 1ud, bude práce plánována na 24 hodin bez přestávky. Doba trvání se zapisuje do sloupce Doba trvání v Ganttově diagramu, pruh úkolu má délku podle zadané doby. Situaci ilustrují následující obrázky. (Jde vlastně dvakrát o stejnou situaci. Na druhém obrázku je jen pomocí posuvníku zobrazen konec pruhu úkolu druhého.) Při zadání doby trvání 1 den je první úkol naplánován v rozsahu 8 hodin na pracovní dobu od 9 hodin do 18 hodin s hodinovou přestávkou. Při zadání doby trvání u úkolu druhého je naplánován úkol na 24 hodin od 8 hodin ráno do 8 hodin následujícího dne. (Doba zahájení 8:00 je nastavena v Možnosti - Kalendář).

Obrázek 5.1-2 Vložené úkoly

Předpokládaná doba trvání Otazníkem za jednotkou doby ve sloupci Doba trvání označujeme úkoly, u kterých si nejsme jisti dobou trvání a k nimž se před dokončením projektu chceme vrátit a dobu upřesnit.

Milník Milník má většinou nulovou dobu trvání. Slouží k identifikaci nějaké zvláštní události v projektu, např. ukončení etapy. Obrázek 5.1-3 Milník V grafické části je při standardním nastavení označen kosočtvercem s datem.

Cvičení Otevřete Pokusný projekt, který jsme vytvořili v minulé lekci (budeme s ním pracovat i v dalších článcích) a vložte do něj tři úkoly: 39

 úkol první s dobou trvání 2 uplynulé dny,  úkol druhý s dobou trvání 1 týden,  milník konec úkolu. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Poznámka – informace Pokud jste pracovali se svým Pokusný projektem, nebude možná po zpracování cvičení část Ganttova diagramu odpovídat videoukázce. Vzhled Ganttova diagramu je možné upravovat. Abyste docílili stejného zobrazení, musíte nastavit zobrazení Časové osy. Jak to udělat, se dozvíte za chvíli v následujícím článku.

5.2 Nastavení měřítka časové osy Pokud je projekt rozsáhlý, může se stát, že se v něm budeme v grafické části špatně orientovat. Nyní si ukážeme, jak měnit nastavení zobrazení.

Cíle: Umět nastavit časovou osu tak, abyste viděli projekt tak, jak potřebujete.

Nastavení měřítka časové osy Pro lepší zobrazení pravé části Ganttova diagramu je možné měnit měřítko časové osy. Časová osa je umístěna nad pravou, grafickou částí Ganttova diagramu.

Pomocí tlačítek na panelu nástrojů Nejrychlejší způsob nastavení časové osy představují tlačítka na panelu nástrojů (Přiblížit, Oddálit, Přejít na vybraný úkol). První tlačítko projekt přiblíží (zvětší), druhé oddálí (zmenší) a třetí posune zobrazení tak, aby bylo vidět pruh úkolu vybraného v levé části diagramu.

Pomocí okna Lupa Pomocí nabídky Zobrazit  Lupa můžeme zvolit, jakou část projektu chceme vidět. Měřítko časové osy se automaticky upraví tak, abychom viděli požadovanou část projektu.

Poznámka – informace Okno Lupa lze otevřít i volbou Lupa v místní nabídce časové osy.

Obrázek 5.2-1 Lupa

40

Pomocí formátu časové osy Poslední možností je přímo nastavení časové osy. Zvolte Formát Časová osa... V okně Časová osa můžete zvolit, kolik úrovní má osa mít a nastavovat parametry jednotlivých úrovní. Časová osa může mít až tři úrovně.

Obrázek 5.2-2 Časová osa

Cvičení 1. V projektu Pokusný projekt nastavte časovou osu tak, aby se zobrazovaly tři úrovně.  V nejnižší budou zobrazeny hodiny se čtyřhodinovým intervalem,  na střední úrovni dny a  v nejvyšší úrovni budou zobrazeny týdny. Časová osa by měla vypadat tak, jako na obrázku

(jen s aktualizovanými daty).

Obrázek 5.2-3 Ukázka nastavení časové osy Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu 2. V projektu Pokusný projekt nastavte časovou osu tak, aby se zobrazovaly pouze dvě úrovně  týdny a dny a změňte typ popisků. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

41

Nepřehlédněte Použijete-li po nastavení číselné osy některou z prvních dvou možností nastavení měřítka číselné osy (lupy), údaje se zase přepočítají.

5.3 Změna tabulky v Ganttově diagramu Ve všech zobrazeních, v nichž jsou v levé části tabulky, lze vybírat z různých tabulek.

Cíle: Umět zvolit různé tabulky v Ganttově diagramu.

Změna tabulky v Ganttově diagramu Již jsme viděli, že lze měnit nastavení časové osy v grafické části Ganttova diagramu. Upravovat lze i levou část  tabulku. Přesněji řečeno zobrazovat v této části různé tabulky. Použijeme nabídku Zobrazit Tabulka: Zadávání. Ze seznamu vybereme tabulku. V úvodní nabídce bylo slovo Zadávání název tabulky, která byla zobrazena. Když jsme vybrali jinou tabulky, je její název na místě slova Zadávání v nabídce Zobrazit  Tabulka:.

Obrázek 5.3-1 Změna tabulky

Cvičení Nastavte v zobrazení Ganttova diagramu zobrazení různých tabulek a prohlédněte si, jaká pole jsou v nich k dispozici.

5.4 Vložení úkolu a jeho odstranění Veškeré práce na projektu se skládají z jednotlivých úkolů. Jak vložit úkol do projektu se dozvíme právě teď.

Cíle: Dokázat vložit úkol do projektu. Umět úkol odstranit.

42

Vložení nového úkolu S tabulkou v levé části Ganttova diagramu se pracuje stejně jako s tabulkou v Excelu, ten již znáte. Proto zde uvedu jen některé postupy. Někdy je třeba vložit další úkol mezi již existující.  Nejdříve označíme úkol, před který chceme vložit nový úkol.  Použijeme nabídku Vložit  Nový úkol, volbu Vložit z místní nabídky řádku tabulky nebo klávesu Insert. Nad vybraný úkol se vloží prázdný řádek, do kterého můžeme nový úkol zapsat. Pro vložení více řádků pro zadání úkolů označte takový počet řádků, kolik úkolů budete chtít vložit, a použijte některý z předchozích postupů.

Odstranění úkolu  Označíme úkol či úkoly, které chceme smazat (odstranit).  Použijeme volbu Úpravy  Odstranit úkol nebo volbu Odstranit úkol z místní nabídky řádku tabulky. Úkol lze mazat i použitím klávesy Delete, musí být ale označen celý řádek úkolu, ne vybrán pouze jeho název. Pokud vymažeme pouze název úkolu a najedeme myší na řádek vymazaného úkolu, objeví se v prvním sloupci tabulky značka s možností otevřít nabídku a v ní vybrat, co chceme s řádkem úkolu udělat. Obrázek 5.4-1 Odstranění úkolu

Poznámka – informace Úkoly můžeme kopírovat či přesunovat. Použít k tomu můžeme např. volby z místní nabídky řádku úkolu. V tabulce můžeme upravovat šířky sloupců či řádků, vkládat, mazat či skrývat sloupce stejně jako v Excelu.

Obrázek 5.4-2 Volby z místní nabídky řádku úkolu

5.5 Osnova Aby byl projekt přehlednější a lépe se nám s ním pracovalo, je vhodné uspořádat úkoly do osnovy (vytvářet podřízené úkoly). Dále lze použít automatické kumulativní číslování úkolů.

Cíle: Umět používat osnovu a dokázat nastavit její vlastnosti.

Souhrnné a dílčí úkoly Úkoly mohou být seskupeny pod takzvaný souhrnný úkol (na obrázku úkoly na řádcích 1, 5, 9), který reprezentuje jednu z etap projektu. Úkoly, jež jsou pod souhrnným úkolem, se nazývají dílčí úkoly.

43

Obrázek 5.5-1 Dílčí úkoly Pro souhrnné úkoly nelze zadat dobu trvání, ta je odvozena z dob trvání dílčích úkolů. Použití osnovy přispívá ke zvýšení přehlednosti projektu.

Vytvoření osnovy  Označíme všechny úkoly, které se mají stát dílčími úkoly pod společným souhrnným úkolem.  Zvětšíme odsazení vybraných úkolů vybráním volby Zvětšit odsazení z místní nabídky nebo pomocí tlačítka

(Zvětšit odsazení) na panelu nástrojů.

Tím je vytvořena jedna úroveň osnovy. Osnova může mít až devět úrovní. Na obrázku jsou na úrovni 1 úkoly na řádcích 1 a 9, na úrovni 2 jsou úkoly na řádcích 2 až 5 a 10 až 12, na úrovni 3 úkoly na řádcích 6 až 8.

Práce s osnovou Osnovu lze ovládat pomocí povelů z nabídky Projekt  Osnova nebo pomocí tlačítek na panelu nástrojů. Stejné volby jsou i v místní nabídce řádku tabulky. Nabídka a panel nástrojů obsahují následující tlačítka a povely: 

Zvětšit odsazení  zvětšením odsazení se posune úkol na nižší úroveň osnovy.



Zmenšit odsazení  zmenšením odsazení se úkol posune na vyšší úroveň osnovy.

 Zobrazit/Skrýt dílčí úkoly  zobrazí či skryje dílčí úkoly souhrnného úkolu. Použití toho povelu má stejný efekt jako klepnutí na symbol "+" či "-" před názvem souhrnného úkolu. 

Zobrazit  zobrazí vybranou úroveň osnovy či všechny dílčí úkoly.

Možnosti osnovy V okně Nástroje  Možnosti na kartě Zobrazení můžeme nastavit další volby pro práci s osnovou.

Obrázek 5.5-2 Možnosti osnovy

44

Při zaškrtnutí všech voleb bude naše osnova vypadat tak, jak vidíme na obrázku.

Obrázek 5.5-3 Souhrnný úkol projektu Vloží se souhrnný úkol projektu a všechny úkoly budou automaticky číslovány.

Cvičení Uložte si na svůj disk Pokusný projekt 1 (naleznete ho v e-kurzu) a otevřete ho. Na první řádek vložte úkol etapa 1. Úkoly uspořádejte do osnovy obdobně, jak je to na obrázku . Osnovu nastavte tak, aby se zobrazovala čísla u jednotlivých úkolů i souhrnný úkol projektu. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

5.6 Termín ukončení a omezení U jednotlivých úkolů lze nastavovat další vlastnosti, které ovlivní jejich naplánování. Seznámíme se s nimi v tomto článku.

Cíle: Znát možnosti nastavení omezení úkolu a vědět k čemu slouží termín ukončení. Umět nastavit termín dokončení a omezení úkolu.

45

Vlastnosti úkolů Další možnosti pro nastavení úkolů najdeme v okně Informace o úkolu na kartě Upřesnit.

Obrázek 5.6-1 Okno Informace o úkolu - Upřesnit

Konečný termín V tomto okně můžeme zadat konečný termín, do něhož má být úkol dokončen. Tato volba není podmínkou omezující plánování úkolu, je to pouze značka v plánu, jež v případě nedodržení zobrazí varování. Na obrázku je situace, kdy je úkolu přiřazen konečný termín 21. 2. 2004. Obrázek 5.6-2 Značka konečného termínu úkolu

Omezení úkolu Další možností je nastavení omezení času, v němž může být úkol naplánován.

Obrázek 5.6-3 Typy omezení

Typ omezení Při zakládání projektu jsme rozhodovali, zda je projekt plánován od data zahájení nebo od data dokončení. Standardní je nastavení  Co nejdříve v projektech, které byly plánovány Od data zahájení,  Co nejpozději v projektech, které byly plánovány Od data dokončení.

46

Omezení Co nejdříve, Co nejpozději jsou pružná, tzn., že MS Project může v případě potřeby změnit (přepočítat) čas konání úkolu. Další omezení  Dokončit po dni  Dokončit před dnem  Zahájit po dni  Zahájit před dnem již omezují plánování úkolu. Posunovat datum zahájení úkolu v čase může MS Project pouze jedním směrem. Omezení typu  Musí být zahájen  Musí být dokončen jsou pevná. MS Project nemůže přeplánovat (posunout) úkol, který má toto omezení. Z toho mohou plynout různé komplikace při ladění projektu před jeho dokončením nebo v jeho průběhu. Pevná omezení používejte pouze výjimečně, pokud například úkol není ovlivnitelný lidmi pracujícími na projektu, ale je závislý na vnějších podmínkách.

Zadání omezení Všechna omezení zadáme výběrem Typu omezení a zadáním Data omezení na kartě Upřesnit v okně Informace o úkolu. Pevná omezení můžeme nastavit (často omylem) i tak, že uchopíme myší pruh úkolu v Ganttově diagramu a táhneme jím ve směru časové osy doleva či doprava. Toto omezení nastavíme i tím, že přepíšeme datum zahájení či dokončení v tabulce Ganttova diagramu. Že má úkol omezení je znázorněno "tabulkou" v informačním sloupci tabulky v Ganttově diagramu. Po najetí myší na "tabulku" se objeví bublina s informací o tom, o jaké omezení se jedná. Na obrázku je u úkolu nastaven i Konečný termín.

Obrázek 5.6-4 Informace o omezení úkolu

Poznámka – informace Omezení můžeme zadávat nejen dnem, ale i konkrétním časem. Stačí čas zadat do pole Datum omezení za datum.

Obrázek 5.6-5 Omezení úkolu datem a časem

Nepřehlédněte Ještě jednou upozorňuji, že pevná omezení Musí být dokončen, Musí být zahájen používejte zcela výjimečně nebo nejraději vůbec.

Zrušení omezení Co dělat, pokud se rozhodneme nastavené omezení zrušit? Do pole Datum omezení stačí napsat NEDEF nebo zvolit typ Co nejdříve nebo Co nejpozději podle druhu plánování projektu.

Cvičení 47

Uložte a otevřete projekt Pokusný projekt 2 a u úkolu 1.1 nastavte omezení tak, aby mohl začít nejdříve 20. 4. 2010. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

5.7 Rozdělení úkolu Někdy je třeba úkol rozdělit, práci na něm přerušit. Stát se to může hned při plánování projektu, ale i v době jeho realizace. I tohle MS Project umí.

Cíle: Dokázat rozdělit úkol.

Rozdělení úkolu Úkol rozdělujeme v grafické části Ganttova diagramu. 1 Zvolíme povel Rozdělit úkol pomocí  nabídky Úpravy  Rozdělit úkol,  tlačítka (Rozdělit úkol),  Rozdělit úkol v místní nabídce pruhu úkolu. 2 3 4 5

Ukazatel myši se změní na a objeví se informační bublina. Ukážeme na pruh úkolu, který chceme rozdělit (v bublině vidíme datum). Táhneme myší směrem doprava a v bublině sledujeme datum ukončení. Uvolníme tlačítko myši. Úkol se rozdělí a přerušená část je zobrazena šipkami.

Změna doby trvání částí přerušeného úkolu Ukážeme na konec části pruhu úkolu, kurzor se změní na

a táhneme myší vpravo či vlevo.

Přesun nepřerušené části úkolu 1 2

Ukážeme myší na nepřerušenou část úkolu (ne na okraj), kurzor se změní na Úkol přesunujeme tažením doleva či doprava.

.

Spojení rozděleného úkolu Rozdělený úkol opět spojíme tak, že přetáhneme části k sobě nebo je prodloužíme tak, že se spojí.

Vlastnosti rozdělení úkolu  Přesune-li se začátek rozděleného úkolu, začátek rozdělení se posune také, doba rozdělení se nezmění.  Doba rozdělení úkolu je založena na pracovní době.  Změní-li se doba trvání úkolu, ovlivní to poslední část rozděleného úkolu.

Cvičení V projektu Pokusný projekt 3 (naleznete ho v e-kurzu) 1. nastavte přerušení úkolu 2.2. Bude přerušen 17. 4. 2010 a znovu zahájen až v pondělí následujícího týdne, tj. 26. 4. 2010, 2. prodlužte první část úkolu až do pondělí 19. 4. 2010 včetně, 48

3. přesuňte celý rozdělený úkol tak, aby začínal až v pondělí 19. 4. 2010, 4. obě části úkolu opět spojte, aniž byste dále prodlužovali jeho dobu trvání. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

5.8 Opakovaný úkol V projektu se mohou vyskytovat i úkoly, které se pravidelně opakuji, např. kontrolní dny. I opakované úkoly umožňuje MS Project zadat, všechna opakování najednou.

Cíle: Umět zadat opakovaný úkol.

Opakovaný úkol Zadání opakovaného úkolu 1 2

Umístíme kurzor do řádku tabulky, kam chceme úkol vložit. Pokud je kurzor v řádku nějaké zadaného úkolu, bude opakovaný úkol vložen nad tento úkol. Použijeme nabídku Vložit  Opakovaný úkol, otevře se okno Informace o opakovaném úkolu.

3 Nastavíme jednotlivé volby, většina z nich je zřejmá  Doba trvání je doba jednoho opakování.

, snad jen pár upozornění

Obrázek 5.8-1 Informace o opakovaném úkolu  Rozsah opakování lze zadat datem zahájení a ukončení nebo počtem opakování.

49

 Zvolíme vhodný kalendář (Mluvili jsme o nich již při definici projektu).  Potvrdíme OK.

Obrázek 5.8-2 Opakovaný úkol

Vlastnosti opakovaného úkolu Opakovaný úkol je vložen jako souhrnný úkol s dílčími úkoly. Dílčí úkoly (viz obrázek ) mají nastaveno omezení. Jestliže alespoň jeden z dílčích úkolů vytvářeného opakovaného úkolu vychází na nepracovní čas, upozorní MS Project na tuto skutečnost a umožní přeplánovat ho na nejbližší pracovní den.

Cvičení Do projektu Pokusný projekt 3a (naleznete ho v e-kurzu) vložte opakovaný úkol s názvem Stále znovu jako první úkol projektu. Jednotlivá opakování budou trvat půl dne, začínat budou každý čtvrtý pracovní den. Zahájen bude 15. 4. 2010 a proběhne celkem čtyřikrát. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu



Definice úkolu  V Ganttově diagramu píšeme název úkolu do pole Název úkolu a zadáváme dobu trvání.

Nastavení měřítka časové osy  Zobrazit  Lupa...  Lupa v místní nabídce časové osy  tlačítka

(Přiblížit, Oddálit, Přejít na vybraný úkol)

Vložení úkolu před již zadaný  Označit úkol (či úkoly) a Vložit  Nový úkol  Vložit z místní nabídky řádku  Insert

Odstranění úkolu  Označíme úkol (či úkoly) a Úpravy  Odstranit úkol  Odstranit úkol z místní nabídky řádku  Označíme celý řádek úkolu a Delete

50

Vytvoření souhrnného úkolu Označit úkoly (celé řádky), které se mají stát dílčími a zvětšit odsazení:  Zvětšit odsazení z místní nabídky 

(Zvětšit odsazení)

Práce s osnovou  Zvětšení odsazení  Zmenšení odsazení

,

 Zobrazení/Skrytí dílčích úkolů

nebo

u názvu úkolu

 Zobrazení vybrané úrovně

Možnosti nastavení osnovy  Nástroje  Možnosti  Zobrazení: sekce Možnosti osnovy

Rozdělený úkol  Úpravy  Rozdělit úkol nebo pomocí tlačítka  tažením myší

Opakovaný úkol  Vložit  Opakovaný úkol



Zadání: Uložte na svůj disk projekt firma02 (naleznete ho v e-kurzu) a ze svého disku ho otevřete. Je nastaven stejně jako projekt firma, který jste vytvořili v minulé kapitole, jen jsem do něj již vložila nějaké úkoly. Dále pracujte podle následujících pokynů. 1. Zobrazte Souhrnný úkol projektu a zobrazte čísla osnovy. 2. Úkol příprava bude souhrnným úkolem pro následující dílčí úkoly s danou dobou trvání:  zjištění stavu 1 den,  projektová dokumentace 1 měsíc,  stavební povolení 3 měsíce,  zajištění dodavatele 1 měsíc,  nákup materiálu 10 dnů,  vyklizení objektu 3 dny. 2. Úkoly přípravné práce, schodiště, hrubá stavba, instalace a dokončovací práce budou dílčími úkoly souhrnného úkolu realizace. 3. Vymažte úkol přípravné práce, který je dílčím úkolem úkolu realizace. 4. Do souhrnného úkolu kolaudace  doplňte jako druhý úkol milník podání žádosti s dobou trvání 3 hodiny,  u dalších úkolů nastavte dobu trvání.  zpracování žádosti úřadem  1 uplynulý měsíc,  místní šetření  1 den,  zpracování výsledků šetření  2 uplynulé týdny. 51

5. Úkol stavební povolení trvá 3 měsíce. Ve skutečnosti se jím, ale bude muset někdo zabývat jen dva dny na začátku a dva dny na konci. V čase mezi tím bude žádost ležet na úřadě. Upravte úkol tak, aby to (přibližně) odpovídalo popsané situaci. 6. Za přípravné práce vložte před úkol Realizace opakovaný úkol Hlídání staveniště. Hlídat se bude vždy o víkendu od 18:00 v pátek do 7:00 v pondělí nepřetržitě, staveniště bude hlídáno osmkrát. 7. Projekt uložte.

Tipy pro řešení: Postupně splňte všechny body zadání, pokud si nebudete s nějakým úkolem vědět rady, vyhledejte informace v příslušném článku, zhlédněte animaci, je-li k dispozici, a poté jistě dokážete úkol splnit. Správnost nastavení úkolu Hlídání staveniště ověřte přiblížením zobrazení tak, abyste viděli pravou grafickou část s největší přesností (po 15 minutách). Druhou možností kontroly je nastavit Formát data (na kartě Nástroje  Možnosti  Zobrazení) tak, aby byly vidět i hodiny a prohlédnout si čas zahájení i do končení přímo v tabulce. Pokud uvidíte jen křížky místo dat, stačí zvětšit šířku sloupce.

Návrh řešení: Pro kontrolu Vašeho řešení přikládám zpracovaný projekt firma02_reseni (naleznete ho v e-kurzu, soubor uložte na svůj disk pomocí volby Uložit cíl jako... z místní nabídky odkazu a otevřete ho až ze svého disku).

52

6 Vazby mezi úkoly V námi vytvořeném projektu probíhají všechny úkoly současně. To ovšem není v praxi reálné. Úkoly v projektu musí za sebou následovat v nějakém pořadí, začátek některých může záviset na ukončení jiných, některé mohou probíhat současně. Je jasné, že nejdříve musí být postaveny základy domu, až potom se dá stavět dům samotný. Malovat můžeme více pokojů najednou. V této lekci se naučíme, jak tyto podmínky zadat do projektu.

Cíle:  Dokázat zajistit návaznost úkolů.  Vědět, jaké typy vazeb mezi úkoly existují a kdy je použít.  Umět nadefinovat vazby, měnit je a odstraňovat již definované vazby.

6.1 Typy vazeb Dřív než začneme vytvářet vazby, musíme vědět, jaké typy vazeb máme k dispozici. Jsou čtyři a plně pokryjí všechny požadavky praxe.

Cíle: Znát typy vazeb mezi úkoly.

Základní pojmy Úkoly, mezi nimiž je vytvořena vazba, se nazývají předchůdce a následník. V Ganttově diagramu je vzájemná vazba znázorněna šipkou, která vždy směřuje od předchůdce k následníkovi.

Typy vazeb Existují čtyři typy vazeb. Jejich přehled je v následující tabulce. Název vazby

Značka Zobrazení Popis

Dokončení - zahájení FS

Datum zahájení následníka je závislé na datu dokončení předchůdce.

Zahájení - Zahájení

SS

Datum zahájení následníka je závislé na datu zahájení předchůdce.

FF

Datum dokončení následníka je závislé na datu dokončení předchůdce.

Zahájení - Dokončení SF

Datum dokončení následníka je závíslé na datu zahájení předchůdce.

Dokončení Dokončení

-

Nejčastěji se vyskytuje první typ vazby, tedy FS. Nejméně se vyskytuje typ poslední, tedy SF.

6.2 Vytvoření vazeb V minulém článku jsme se seznámili s typy vazeb, teď uvidíme, jak vazby mezi konkrétními úkoly nastavit.

Cíle: Umět nastavit vazby mezi úkoly tak, aby odpovídaly podmínkám projektu.

53

Vytvoření vazby Cvičení Uložte a otevřete projekt Vazby (naleznete ho v e-kurzu). Vytvořte v něm vazby tak, jak jsou tvořeny v následujícím výkladu. Vazby mezi úkoly lze v aplikaci vytvořit mnoha způsoby a v různých zobrazeních. My si ukážeme některé postupy v Ganttově diagramu. Postupy budeme sledovat a zkoušet na velice jednoduchém zadání. Máme pět úkolů, jejichž dobu trvání najdeme na obrázku

Obrázek 6.2-1 Výchozí situace Budeme vytvářet vazbu mezi úkolem 1 a 2. Úkol 1 bude předchůdcem, úkol 2 následníkem.

V tabulce 1. Označíme úkoly, mezi kterými chceme vazbu vytvořit. 2. Vazbu vytvoříme některým z následujících způsobů  klepnutím na tlačítko (Vytvořit vazbu mezi úkoly) na panelu nástrojů, Videoukázka vytvoření vazby 1 – naleznete ji v e-kurzu  volbou Úpravy Vytvořit vazbu mezi úkoly, Videoukázka vytvoření vazby 2 – naleznete ji v e-kurzu  klávesovou zkratkou Ctrl+F2. Výsledek můžeme sledovat v grafické části Ganttova diagramu.

Obrázek 6.2-4 Vytvořená vazba Z obrázku je patrno, že automaticky se vytvořila vazba typu Dokončení - Zahájení. Jak změnit typ vazby se dozvíme za chvíli. Stejně jako to, jak vazbu odstranit.

V grafické části Nyní vytvoříme vazbu mezi úkolem 2 a úkolem 3.  Ukážeme myší na pruh předchůdce. Stiskneme levé tlačítko myši a přetáhneme na pruh následníka. Tlačítko uvolníme.

Cvičení Vytvořte vazbu mezi úkoly 2 a 3 pomocí myši. Videoukázka vytvoření vazby 3 –naleznete ji v e-kurzu

V okně Informace o úkolu Nyní vytvoříme vazbu mezi úkolem 3 a 4. 54

Cvičení Vytvořte vazbu mezi úkoly 3 a 4 podle následujícího návodu. 1. Vybereme úkol 4, který má být následníkem. 2. Otevřeme okno Informace o úkolu jedním z následujících způsobů:  poklepáním na úkol,  volbou Informace o úkolu z místní nabídky pole,  tlačítkem (Informace o úkolu) z panelu nástrojů. 3. Zobrazíme kartu Předchůdci.

Obrázek 6.2-6 Karta Předchůdci 4. Vybereme či zapíšeme název předchůdce či jeho ID.

Obrázek 6.2-7 Volba předchůdcu

5. Zvolíme typ vazby

a případnou prodlevu

.

Obrázek 6.2-8 Typ vazby 6. Potvrdíme OK. Prodlevu nastavujeme v případě, kdy víme, že následující úkol nemá např. začínat bezprostředně po předchůdci, např. koberce lze klást na podlahu, až když zaschne její nátěr. Mezi dokončením nátěru a kladením koberců nastavíme prodlevu. Prodleva může být i záporná. Výsledek vidíme na obrázku Videoukázka vytvoření vazby 4 – naleznete ji v e-kurzu

Obrázek 6.2-9 Vytvořená vazba

Zapsáním v tabulce Zadávání Vazbu mezi úkoly 4 a 5 vytvoříme přímo v tabulce Zadávání Ganttova diagramu. 55

Číslo předchůdce zapíšeme do sloupce Předchůdci. Pokud se nejedná o vazbu typu FS, je třeba typ vazby zapsat hned za číslo předchůdce.

Cvičení V tabulce Zadávání vytvořte vazbu typu Dokončení-Dokončení mezi úkolem 4 a úkolem 5 a poté soubor uložte.

Obrázek 6.2-11 Vytvořená vazba Máme vytvořeny vazby mezi všemi úkoly.

Obrázek 6.2-12 Další vytvořená vazba Jistě jste si všimli, že MS Project naplánoval časový harmonogram projektu za Vás. Pokud nyní ukážete myší na pruh úkolu v pravé části okna, zobrazí se bublina, v níž uvidíte informace o úkolu.

Informace o naplánovaném čase najdeme i v tabulce Zadávání.

Nepřehlédněte POZOR! Nepřepisujte termíny zahájení a dokončení, nastavili byste tím omezení úkolů a značně byste tím zkomplikovali přepočítávání projektu při jeho úpravě.

6.3 Změna a rušení vazeb Během práce na projektu se může stát, že je třeba vazbu odstranit či změnit její typ. Právě tyto činnosti jsou předmětem tohoto článku.

Cíle: Dokázat  změnit typ vazby mezi úkoly,

56

 zrušit existující vazbu.

Změna a zrušení vazby Pomocí dříve popsaných postupů Vytvořenou vazbu můžeme změnit nebo odstranit kterýmkoliv způsobem popsaným v předchozím článku (kromě tažení myší).

Pomocí okna Závislost mezi úkoly 1 Okno zobrazíme poklepáním na vazbu mezi úkoly v grafické části Ganttova diagramu. Provedeme požadovanou změnu.

Obrázek 6.3-1 Závislost mezi úkoly

Cvičení 1. Uložte a otevřete soubor vazby1 (naleznete ho v e-kurzu). Upravte vazbu mezi úkolem 1 a úkolem 2 na vazbu typu Zahájení-Zahájení s prodlevou 3 dny. 2. Pomocí okna Závislost mezi úkoly odstraňte vazbu mezi úkolem 3 a úkolem 4. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Nejrychleji vazbu odstraníme Vybereme alespoň jeden z úkolů, mezi nimiž chceme vazbu odstranit, a klepneme na tlačítko (Odstranit vazbu mezi úkoly) Další možností, jak odstranit vazbu, je volba Úpravy  Odstranit vazbu mezi úkoly.

Poznámka – informace Vytvářet můžeme i vazby mezi souhrnnými úkoly nebo mezi souhrnným úkolem a dílčím úkolem jiného souhrnného úkolu.

Cvičení Odstraňte vazby z mezi úkoly 1 až 3. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu



57

Typy vazeb  Dokončení - Zahájení (FS)  Zahájení - Zahájení (SS)  Dokončení - Dokončení (FF)  Zahájení - Dokončení (SF)

Vytvoření vazby v tabulce Zadávání Ganttova diagramu 1. Označíme úkoly, které chceme propojit. 2. Propojení vytvoříme některým z následujících způsobů:  klepnutím na tlačítko tlačítko (Vytvořit vazbu mezi úkoly) na panelu nástrojů,  volbou ÚpravyVytvořit vazbu mezi úkoly,  klávesovou zkratkou Ctrl+F2,  Číslo předchůdce (případně i typ vazby) zapíšeme do pole Předchůdce.

v grafické části Ganttova diagramu Ukážeme myší na pruh předchůdce. Stiskneme levé tlačítko myši a přetáhneme na pruh následníka. Tlačítko uvolníme.

v okně Informace o úkolu Vybereme úkol, zobrazíme Informace o úkolu (např. kartě Předchůdci.

) a zadáme úkol, na který chceme navazovat na

Odstranění vazby Je možné kterýmkoliv z výše popsaných způsobů. Vybereme alespoň jeden z úkolů a  klepneme na tlačítko (Odstranit vazbu mezi úkoly),  ÚpravyOdstranit vazbu mezi úkoly,  Poklepáme na vazbu v grafické části Ganttova diagramu a v zobrazeném okně Závislost mezi úkoly klepneme na tlačítko Odstranit.

Změna vazby  v tabulce Zadávání v Ganttově diagramu zapsáním typu do pole Předchůdce,  v okně Informace o úkolu, v okně Závislost mezi úkoly.



58

Zadání: Pokud se Vám podařilo v minulé kapitole splnit všechny části souhrnného cvičení, můžete pokračovat v práci na svém souboru firma02. Pokud ne nebo si nejste jisti, uložte na svůj disk soubor firma03 (neleznete ho v e-kurzu) a otevřete ho ze svého disku. Splňte následující úkoly  Vytvořte vazbu typu Dokončení-Zahájení mezi úkoly 1.1 a 1.2.  Vytvořte vazbu typu Zahájení-Zahájení mezi úkoly 1.3 a 1.4.  Zajistěte vazbou, aby úkol 1.5 mohl být zahájen až po dokončení úkolu 1.3.  Nastavte vazbu typu Dokončení-Zahájení mezi souhrnnými úkoly 1 a 2.  Úkol 4 navažte na úkol 3.3 vazbou Dokončení zahájení.  Zajistěte pomocí vazby, aby oslava proběhla týden (7 dnů bez ohledu na pracovní dobu) po dokončení stěhování.  Vytvořte vazbu, která zajistí, že pohoštění bude zajišťováno dva pracovní dny před zahájením oslavy.  U dílčích úkolů, u nichž nejsou vazby zatím nastaveny (kromě hlídání staveniště), nastavte, aby jejich zahájení navazovalo na dokončení úkolu, který je v řádku nad ním.  Vytvořte vazby dokončení-zahájení mezi souhrnnými úkoly první úrovně.  Projekt uložte.

Tipy pro řešení: Postupně splňte všechny body zadání, pokud si nebudete s nějakým úkolem vědět rady, vyhledejte informace v příslušném článku, zhlédněte animaci, je-li k dispozici, a poté jistě dokážete úkol splnit.

Návrh řešení: Své řešení můžete porovnat se souborem firma03_reseni (neleznete ho v e-kurzu).

59

7 Zdroje Již umíme zadat úkoly a nastavit jejich návaznost. Umíme tedy zadat, CO a JAK je třeba dělat. Již máme díky vazbám mezi úkoly i představu o časové náročnosti projektu. Zatím jsme se ale nezabývali tím, KDO bude na projektu pracovat a co K TOMU bude potřebovat. Obě tyto skutečnosti zadáme pomocí zdrojů.

Cíle: Znát Umět

 rozdíl mezi pracovním a materiálovým zdrojem.  do projektu vložit zdroje.

7.1 Typy zdrojů Máme promyšleno, jaké úkoly a v jakém pořadí je třeba splnit. Zabývali jsme se posloupností úkolů v čase. Je čas přemýšlet nad tím, kdo bude zadané úkoly plnit a jaké prostředky bude potřebovat.

Cíle: Umět rozhodnout, jaké typy zdrojů využít.

Typy zdrojů MS Project nabízí dva typy zdrojů  pracovní a materiálové. Ač by se mohlo na první pohled zdát, že je jasné, že pracovní zdroje jsou lidé a materiálové prostě materiál, není to tak jednoduché.

Pracovní zdroje Pracovní zdroje při plnění projektu odevzdávají práci. Mohou to být konkrétní lidé zadávaní jménem, pracovníci označení profesí či dokonce zařízení, např. stroj či připojení do internetu.

Materiálové zdroje Materiálové zdroje se během plnění projektu spotřebovávají. Podle této vlastnosti snadno identifikujete, kdy použít materiálový zdroj. Když ho použijete, ubude jeho množství.

7.2 Zadávání zdrojů V minulém článku jsme se seznámili s typy zdrojů, teď se je naučíme zadávat do projektu.

Cíle: Umět zadat zdroje do projektu.

Zadávání zdrojů

Obrázek 7.2-1 Zadané zdroje Zdroje se zadávají v zobrazení Seznam zdrojů. Do prvního sloupce zapíšeme název zdroje, ve druhém sloupci vybereme jeho typ. Interpretace údajů v dalších sloupcích jsou závislé na typu zdroje.

60

Poznámka – informace Mezi zobrazeními se přepíná v nabídce Zobrazit, na Panelu zobrazení či v místní nabídce pruhu Ganttova diagramu (článek Zobrazení projektu).

Pracovní zdroje Popisek se nezadává. Iniciály  první písmeno názvu zdroje, je možné přepsat. Skupina  slouží k seřazování zdrojů při pozdějším filtrování  např. externí, vnitřní, firma, ... Maximální počet jednotek  kapacita zdroje, jež vyjadřuje maximální množství práce, které je zdroj schopen dodat. Udává se v procentech. Zdroj může pracovat zároveň na více projektech a není k dispozici zcela, může na našem projektu pracovat např. jen na 50%. Máme-li k dispozici např. čtyři pomocné dělníky, nemusíme zavádět jako pracovní zdroj každého z nich, ale u zdroje pomocný dělník nastavíme 400%. Přesčasová sazba  sazba zdroje za hodinu práce v přesčasovém čase. Standardní sazba  sazba zdroje za hodinu práce v pracovním čase. Náklady na použití  udávají jednorázovou sazbu za použití zdroje. Jedná se o fixní náklady na zdroj. Nabíhání nákladů  způsob, jakým nabíhají náklady za práci zdroje. Můžeme vybírat z Na začátku, Průběžně, Na konci.

Obrázek 7.2-2 Nabíhání nákladů Základní kalendář  výchozí kalendář pro práci zdroje.

Poznámka – informace Možná jste si všimli toho, jak je napsáno padesát procent, číslo a hned za ním značka procent. Máte pravdu, je to špatně. (50% znamená padesátiprocentní). Podle pravidel českého pravopisu by se měla psát mezi číslem a značkou procent mezera. Chybný způsob zápisu jsem použila záměrně, protože v MS Projectu je používán tento způsob zápisu a byla jsem vedena snahou, aby naše zápisu odpovídaly zápisům v programu. Věřím, že mi to odpustíte.

Cvičení Otevřete projekt Pokusný projekt 5, přepněte zobrazení na Seznam zdrojů a zadejte čtyři pracovní zdroje Člověk 1, Člověk 2, Lidé a Stroj. Údaje vložte jako na následujícím obrázku.

Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Materiálové zdroje 2

U materiálových zdrojů se jednotka  např. kus (ks), litr (l), metr čtvereční (m ), ... zadává do pole Popisek materiálu. 61

Standardní sazba  cena za jednotku materiálu. Náklady na použití, Nabíhání nákladů  stejné jako u pracovních zdrojů. Přesčasová sazba, Standardní kalendář  nejsou přístupny, protože materiálový zdroj nemá pracovní dobu.

Cvičení Do projektu přidejte materiálové zdroje Materiál 1 a Materiál 2 obdobně jako na následujícím obrázku.

Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

7.3 Informace o zdroji Kromě základních informací, které jsme zadávali v minulém článku, lze zadat i další vlastnosti.

Cíle: Umět zadávat vlastnosti zdroje v okně Informace o zdroji.

Informace o zdroji Předchozí údaje a některé další můžeme zadávat v okně Informace o zdroji. Okno Informace o zdroji otevřeme poklepáním na řádku zdroje v Seznamu zdrojů nebo pomocí tlačítka (Informace o zdroji).

Karta Obecné Na kartě Obecné najdeme již známé volby. Navíc můžeme nastavit dostupnost zdroje v čase ve dnech v případě, že není k dispozici neustále nebo je dostupný s různým množstvím jednotek. Například někdy máme k dispozici jednoho pracovníka po celou pracovní dobu (100% jednotek přiřazení), potom je dostupný jen polovinu pracovní doby (50% jednotek) a nakonec máme tři pracovníky této profese (300% jednotek). (Pole E-mail, Pracovní skupina a Účet systému Windows souvisejí s komunikací se zdroji při týmové práci.) Obrázek 7.3-1 Dostupnost zdroje

62

Karta Pracovní čas Na kartě Pracovní čas můžeme nastavit konkrétní pracovní čas pro zdroj, jehož vlastnosti máme zobrazeny. Tato záložka je dostupná pouze pro pracovní zdroje. Jedná se vlastně o vytvoření vlastního kalendáře pracovního zdroje.

Karta Náklady Na kartě Náklady můžeme dále specifikovat náklady na zdroj. Lze nastavit, od kdy platí konkrétní sazba. K dispozici máme pět různých nastavení (karty A, B, C, D, E) pro případ, že by zdroj pracoval na více různých různě placených pozicích.

Obrázek 7.3-2 Náklady na zdroj

Cvičení Zdroj Člověk 2 bude dostupný pouze od února 2010 do září 2010 a pracovní dobu bude mít ve všední dny od 9:00 do 15:00, a jak již bylo zadáno dříve, počet jednotek 60%. Zadejte tyto údaje v okně Informace o zdroji na kartách Obecné a Pracovní čas. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

7.4 Práce se seznamem zdrojů Naučíme se zpřehlednit zobrazení Seznam zdrojů.

Cíle: Umět nastavit zobrazení Seznam zdrojů tak, abychom v něm snadno našli informace, které potřebujeme.

Práce se seznamem zdrojů Zobrazení zdrojů v Seznamu zdrojů můžeme upravovat několika způsoby. Zdroje můžeme řadit, seskupovat a filtrovat.

Řazení zdrojů Pro seřazení zdrojů použijeme nabídku Projekt  Seřadit a vybereme způsob řazení. Řazení známe již z Wordu či Excelu. V okně Řazení je k dispozici velké množství polí, podle kterých je možno řadit. Většinu z nich zatím neznáme. Můžeme ale z nabídky vybrat ta pole, která jsou v naší tabulce se zdroji. Obrázek 7.4-1 Řadit podle...

63

Poslední volba Seřadit podle… umožňuje řadit zdroje až podle tří úrovní stejně.

Obrázek 7.4-2 Okno Řazení

Poznámka – informace Pro rychlejší vyhledání pole, podle kterého chceme zdroje řadit, je vhodné po rozevření nabídky Seřadit podle a napsat první písmeno názvu pole. Kurzor (modrý pruh) se přesune na první nabízený název začínající tímto písmenem.

Cvičení Seřaďte zdroje v projektu Pokusný projekt 5a (naleznete ho v e-kurzu) 1 podle Standardní sazby, 2 podle Maximálního počtu jednotek (od největšího k nejmenšímu), 3 podle Názvu zdroje. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Seskupování zdrojů Chceme-li mít zdroje rozdělené pro větší přehlednost do skupin, použijeme nabídku Projekt  Seskupit podle. V otevřené nabídce zvolíme, podle čeho chceme zdroje seskupovat.

Obrázek 7.4-4 Nabídka seskupování

64

Na obrázcích zdroje.

a

vidíme výsledek po vybrání volby Pracovní nebo materiálové zdroje a Skupina

Obrázek 7.4-5 Seskupení podle typu zdroje

Obrázek 7.4-6 Seskupení podle skupiny

Filtrování zdrojů Chceme-li vidět v projektech, kde je mnoho zdrojů, jen některé z nich, můžeme použít nabídku Projekt  Použitý filtr:... Na obrázku vidíme ty vybrané volby, které mají v tuto chvíli smysl.

Obrázek 7.4-7 Nabídka filtru Při použití volby Automatický filtr se v záhlaví sloupců objeví tlačítka, pomocí kterých můžeme rozevřít nabídku s hodnotami a vybírat pomocí nich, které zdroje chceme zobrazit.

Obrázek 7.4-8 Automatický filtr

65

Cvičení Seskupte zdroje do skupin Pracovní a Materiálové a poté zrušte seskupení. Zobrazte pouze materiálové zdroje, potom pouze pracovní a nakonec zase všechny. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu



Typy zdrojů Pracovní zdroje odevzdávají práci.

Materiálové zdroje jsou spotřebovávány.

Zadávání zdrojů  v zobrazení Seznam zdrojů

Řazení zdrojů  Projekt  Seřadit

Filtrování zdrojů  Projekt  Použitý filtr: ...

Seskupování zdrojů Projekt  Seskupit podle: ...


Cíle: Dokázat aplikovat postupy na konkrétním praktickém příkladě.

Zadání: Uložte na svůj disk projekt firma04 (naleznete ho v e-kurzu) a poté ho otevřete. (Jedná se o náš projekt rozšířený o další úkoly a některé zdroje). V projektu firma04 proveďte následující změny.  Vložte zdroj projektant, který nebude placen hodinovou sazbou, ale za úkol. (Hodinová mzda bude 0 Kč. Zařaďte ho do skupiny externí.)  Do projektu přidejte zaměstnance Nováka se standardní hodinovou sazbou 100 Kč a se sazbou za přesčasovou práci 120 Kč za hodinu.  Na projektu budou pracovat dva pomocní dělníci. Vložte je do projektu pomocí jediného zdroje. Mzda bude činit 60 Kč za hodinu a bude vyplácena na konci úkolu. Pomocní dělníci patří do skupiny firma.

66

 Psovi, který bude staveniště hlídat o víkendech, nebudeme mzdu vyplácet :-), ale budeme si muset pro něj dojet a zajistit mu potravu. Celkové náklady činí 50 Kč za jedno hlídání (použití). Pes nemá omezenou pracovní dobu. Nastavte mu základní kalendář 24 hodin.  Vytvořte zdroj nafta, který bude účtován v litrech za cenu 20 Kč za litr.  Příteli (již je v seznamu zdrojů zadán) nebudeme nic platit, jeho je pes, který bude hlídat. S přítelem se bude chtít vlastník sejít, aby se domluvili. Přítel může pouze v pátek, sobotu a neděli mezi 18:00 a 22:00, z hlediska projektu se jedná o jeho pracovní čas, nastavte mu ho v informacích o zdroji.  Seřaďte zdroje abecedně podle názvu. Projekt uložte.

Tipy pro řešení: Postup již znáte. Pokud si s něčím nevíte rady, hledejte v článcích a animacích této lekce.

Návrh řešení: Zkontrolujte podle souboru firma04_reseni zpracovaného podle zadání.

67

8 Přiřazení zdroje Již máme nadefinovány úkoly, vytvořeny zdroje, nastává čas říci, na kterém úkolu se bude který zdroj podílet, v terminologii MS Projectu přiřadit zdroje úkolům. V aplikaci MS Project je možné přiřazovat zdroje úkolům několika způsoby. Ukážeme si je všechny. Který z nich budete preferovat ve své samostatné práci, je jen na vás.

Cíle: Umět zadávat informaci o tom, který zdroj má pracovat na kterém úkolu (přiřadit zdroje úkolu). Rozumět problematice výpočtu práce při přiřazení zdroje. Znát pojem úkol řízený úsilím a dokázat ovlivnit plánování práce pomocí kalendářů.

8.1 První přiřazení pracovního zdroje Při prvním přiřazení zdroje či zdrojů úkolu nedochází k žádným problémům (ty se objevují až při změně přiřazení či přidávání dalších zdrojů), takže se můžete beze strachu pustit do studia tohoto článku.

Cíle: Umět přiřadit zdroj či zdroje k úkolu.

První přiřazení pracovního zdroje Přiřazování probíhá tak, že vybíráme jednotlivé úkoly a přiřazujeme jim zdroj. Musíme tedy pracovat v zobrazeních, ve kterých úkoly vidíme.

Pomocí okna Přiřadit zdroje Vyjdeme ze zobrazení Ganttův diagram. 1. Vybereme úkol nebo úkoly, k nimž budeme zdroj přiřazovat. Pro otevření okna Přiřadit zdroje máme na výběr tři možnosti:  použijeme nabídku Nástroje Přiřadit zdroje...,  klepneme na tlačítko (Přiřadit zdroje...),  použijeme klávesovou zkratku levý ALT+F10, Otevře se okno Přiřadit zdroje .

Obrázek 8.1-1 Přidat zdroje

68

Název vybraného úkolu vidíme hned pod titulkovým pruhem. V případě, že jsme vybrali více úkolů najednou, budou zde zobrazena jejich čísla.  2. Vybereme zdroj, zadáme počet jednotek v procentech a klepneme na tlačítko Přiřadit. Jednotky se zadávají v procentech, která vyjadřují, jakou část pracovní doby zdroj věnuje tomuto úkolu. Pokud zdroj nepracuje na úkolu na plný úvazek, je situace jasná. Můžeme ale zadat i 300% jednotek. V tom případě nepracuje jedna osoba za tři, ale znamená to, že blíže nespecifikované pracovní zdroje, např. pomocní dělníci, pracují na úkolu tři.

Poznámka – informace Nevyplníme-li Jednotky (a není-li ve vlastnostech zdroje zadán Maximální počet jednotek zdroje jiný než 100%), bude automaticky vloženo 100%.

Zrušení přiřazení zdroje Zrušit přiřazení zdroje můžeme v okně Přiřadit zdroje pomocí tlačítka Odebrat.

Cvičení V projektu Pokusný projekt 6 (nalezneto v e-kurzu) přiřaďte úkolu 2.1 úkol první zdroj člověk 1. (Jak se výsledek projeví v grafické části Ganttova diagramu, vidíte na následujícím obrázku Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Pomocí okna Informace o úkolu S oknem Informace o úkolu jsme se setkali již při zadávání úkolů (kapitola Úkoly). V tomto okně si můžeme přiřazení zdrojů nejen prohlédnout, ale i měnit. 1. Označíme úkol či úkoly, ke kterým chceme přiřazovat zdroj. 2. Otevřeme okno Informace o úkolu. 3. Aktivujeme kartu Zdroje.

Obrázek 8.1-3 Informace o úkolu

69

Na této kartě je kromě Názvu a Doby trvání úkolu i seznam zdrojů. V části Název zdroje můžeme:  Přiřadit nový zdroj  klepneme-li do řádku tabulky Název zdroje, zpřístupní se nabídka všech zdrojů, stačí vybrat zdroj a zadat jednotky.  Zrušit přiřazení zdroje  vybereme buňku s názvem zdroje a stiskneme klávesu Delete.

Cvičení Odstraňte u úkolu 2.1 úkol první zdroj člověk 1 a přiřaďte mu pomocí okna Informace o úkolu zdroj člověk 2. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Pomocí Formulářů úkolů Formulář úkolů zobrazíme ve spodní části okna tak, že použijeme nabídku Okno Rozdělit. Postup přiřazení zdroje je potom následující: 1. V horní části vybereme úkol, ke kterému budeme zdroj přiřazovat. 2. V nabídce v poli Název zdroje vybereme požadovaný zdroj. 3. Chceme-li, zadáme jednotky přiřazení v poli Jednotky. 4. Potvrdíme pomocí OK.

Obrázek 8.1-5 Postup

Poznámka – informace Formulář úkolů skryjeme pomocí nabídky Okno Odebrat rozdělení.

Cvičení Pomocí Formuláře úkolů nahraďte u úkolu 2.1 úkol první zdroj člověk 2 zdrojem lidé na 200%. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Pomocí tabulky Zadávání v Ganttově diagramu Poslední sloupec v tabulce Zadávání se jmenuje Názvy zdrojů. I zde nabízejí jednotlivá pole nabídku zdrojů, pomocí níž lze zdroj vybrat.

70

Obrázek 8.1-7 Výběr zdroje Pokud jednotky přiřazení nemají být 100%, zapisujeme procenta za název zdroje do hranatých závorek .

Cvičení 1. Pomocí tabulky Zadávání nahraďte u úkolu 2.1 úkol první zdroj lidé zdrojem člověk 1. 2. Úkolu 2.4.3 úkol 3 přiřaďte jakýmkoliv způsobem 10 jednotek materiálového zdroje materiál1. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

8.2 Práce na úkolu Při přiřazení zdroje k úkolu se vypočítá práce potřebná na jeho splnění. Jak se práce počítá a na čem závisí její množství, se dozvíte v tomto článku. Znát vztah pro výpočet práce je nutné pro pochopení dalších článků.

Cíle: Znát rovnici pro výpočet práce.

Práce na úkolu Při přiřazení zdroje úkolu spočítá MS Project práci, která je s úkolem spojena. Před přiřazením zdroje byla s úkolem spojena jenom doba trvání. Jestliže jeden pracovní zdroj pracuje na úkolu na plný úvazek (100% jednotek přiřazení úkolu), je práce na úkolu shodná s dobou trvání úkolu. Práce se přepočítává na hodiny podle vzorce

Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení Pracuje-li zdroj na úkolu s dobou trvání jeden den na 100%, vykoná práci 8 hodin. Pracuje-li na stejném úkolu jen na 50%, vykoná práci 4 hodiny. Pracuje-li zdroj na úkolu s dobou trvání dva týdny na 100%, vykoná práci 80 hodin.

Poznámka – informace Hodnoty pro počítání práce jsme nastavovali při zakládání projektu na kartě Kalendář v okně Možnosti.

71

Jaká práce je s úkolem spojena můžeme vidět rovnou při přiřazení zdroje v okně Formulář úkolů.

Obrázek 8.2-1 Spojená práce s úkolem Další místo, kde můžeme vidět množství práce, je tabulka Práce v Ganttově diagramu, kterou zobrazíme pomocí nabídky Zobrazit  Tabulka  Práce...

Obrázek 8.2-2 Množství práce

8.3 Změna přiřazení a přidání dalších zdrojů Při zpracování projektu či v průběhu jeho realizace je nutné měnit přiřazení zdrojů, např. přidávat další pracovníky. V tomto a příštím článku se seznámíme s tím, jak zařídit, aby MS Project dělal to, čeho chceme dosáhnout. Tento článek přímo navazuje na článek předchozí a není možné se v něm orientovat bez toho, že předchozí článek budete mít prostudován.

Cíle:  Vědět, co znamená, když je úkol řízený úsilím.  Umět přidat další zdroj tak, aby byla navýšena práce na úkolu.

Změna přiřazení a přidání dalších zdrojů Při změně nastavení či při přidání dalších zdrojů můžeme rozhodovat o tom, jak má být práce, doba trvání či jednotky přiřazení přepočítány. Vždy musí být zachovány vztahy ze vzorce Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení. Podívejme se nyní do Formuláře úkolů. Při změně nastavení či při přiřazování dalších zdrojů je klíčové zaškrtávací pole Řízený úsilím. Nebude-li pole Řízený úsilím zaškrtnuto, bude se každá změna počítat bez ohledu na již zadaná přiřazení. Je-li toto políčko zaškrtnuté, bude při přepočítávání zachováno množství práce.

72

Obrázek 8.3-1 pevná práce Při práci řízené úsilím můžeme ještě zvolit Typ úkolu. Budeme se jím zabývat podrobněji v dalších článcích. S celou problematikou se seznámíme v tomto článku a následujících článcích na příkladech.

Obrázek 8.3-2 Typy úkolů

Cvičení Všechny následující příklady berte i jako cvičení. Všechny je prakticky vyzkoušejte. U všech příkladů budeme vycházet ze situace, kdy u úkolu máme nastavenu dobu trvání 1 den a přiřazen zdroj člověk 1 na 100%. Vypočítaná práce je 8 hodin.

Obrázek 8.3-3 Výchozí nastavení úkolů pro příklady Otevřete si projekt Přiřazení zdrojů (naleznete ho v e-kurzu), kde máte připraveny úkoly i zdroje.

Příklad 1  přiřazení dalšího zdroje, práce se přidává V úkolu Příklad 1 přidejte ke zdroji člověk 1 přiřazenému na 100% zdroj člověk 2 také na 100%. Práce nebude řízena úsilím.

73

Řešení Zobrazme Formulář úkolů a zrušme zaškrtnutí Řízený úsilím, přidejme zdroj člověk 2 a potvrďme OK. Oba přiřazené zdroje budou mít přidělenu práci 8 hodin. MS Project nijak nezohlednil již dříve přiřazený zdroj.

Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu V dalších třech článcích si vysvětlíme podrobněji situaci, kdy je úkol řízený úsilím.

8.4 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevné jednotky Pokud je úkol řízený úsilím, můžeme zvolit tři typy úkolu. V tomto článku se seznámíme s prvním z nich.

Cíle: Umět použít úkol řízený úsilím typu Pevné jednotky.

Obrázek 8.4-1 pevné jednotky Za této situace bude MS Project přepočítávat rozdělení práce a dobu trvání úkolu. Nebude měnit celkové množství práce a zadané jednotky přiřazení.

Příklad 2 Úkol Příklad 2 nastavte na řízený úsilím a ke zdroji člověk 1 přidejte zdroj člověk 2.

Vysvětlení

74

Ve Formuláři úkolů zaškrtneme Řízený úsilím. Přiřadíme zdroj člověk 2 jako druhý zdroj. Po potvrzení OK zůstane množství práce přiřazené úkolu (8 hodin) zachováno a bude rozděleno mezi oba zdroje. Všimněme si, že zároveň byla upravena i doba trvání na 0,5 dne. Proč? Po dosazení do vzorce Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení dostaneme 8 (hodin) = Doba trvání * 2 (200%). Doba trvání se tedy rovná 8 děleno 2, to jsou 4 (hodiny) = 0,5 dne. Takto výpočet probíhá, jestliže jsme nezměnili Typ úkolu Pevné jednotky. MS Project při této volbě nesmí přepočítat zadaná procenta přiřazení jednotek. Dalšími možnostmi pole Typ úkolu se budeme zabývat za chvíli. Obdobně výpočet probíhá i při změně nastavení jednotek přidělení. Opět uveďme nastavení do původního stavu, kdy je přidělen jen zdroj člověk 1 na 100% a doba trvání úkolu je 1 den. Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu

Příklad 3 Úkol Příklad 3 je řízený úsilím. Změňme přiřazení jednotek u zdroje člověk 1 na 50%.

Vysvětlení

Práce 8 hodin zůstane zachována (protože je zaškrtnuto Řízený úsilím) a bude přepočítána doba trvání úkolu Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu

Příklad 4 V úkolu Příklad 4 nejprve odstraňme zdroj člověk 1 a potvrďme OK. Úkolu není přřazen žádný zdroj. Nyní přiřaďme najednou zdroj člověk 1 na 25% a zdroj člověk 2 na 75% a až poté potvrďme OK.

Vysvětlení

Práce 8 hodin bude rozpočítána v poměru podle zadaných jednotek přiřazení. Políčko Řízený úsilím teď přiřazení neovlivňuje, protože se jedná se o první přiřazení zdrojů poté, co jsme odstranili přiřazení zdroje člověk 1 a potvrdili OK. Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu Ukažme si ještě jeden příklad, kdy zdroje přiřadíme postupně.

Příklad 5 Co se stane, když k již dříve na 100% přiřazenému zdroji člověk 1 přiřadíme druhý zdroj člověk 2 na 50%? Vyzkoušejme na úkolu Příklad 5.

75

Vysvětlení

Pokud úkol je řízený úsilím, rozdělí se původní práce 8 hodin v poměru 2 : 1 (100% : 50%) a zkrátí se doba trvání, nezmění se celkové množství práce. Videoukázka zpracování 1. části příkladu 5 – naleznete v e-kurzu

Pokud úkol není řízený úsilím, nebude změněna doba trvání úkolu ani přiřazení prvního zdroje. Bude přiřazen druhý zdroj na 50% s prací 4 hodiny. Celková práce na úkolu se tedy zvýší. Videoukázka zpracování 2. části příkladu

8.5 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání Dalším typem úkolu řízeného úsilím je typ Pevná doba trvání.

Cíle: Umět použít úkol typu Pevná doba trvání.

Obrázek 8.5-1 pevna_doba_trvani

Práce řízená úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání V této situaci zachová MS Project celkový objem práce a nebude měnit dobu trvání úkolu. Přepočítávat bude jednotky přiřazení a rozdělení práce. Na obdobných příkladech jako v předchozí části si budeme ilustrovat postupy výpočtů. Opět vyjdeme ze situace, kdy úkolu s dobou trvání 1 den je přidělen zdroj člověk 1 na 100%, opět budeme pracovat s projektem Přiřazení zdrojů (naleznete ho v e-kurzu).

76

Příklad 6 Úkol Příklad 6 je řízený úsilím. Typ úkolu Pevná doba trvání. Ke zdroji člověk 1 přiřazenému na 100% k úkolu s dobou trvání 1 den přidejte zdroj člověk 2.

Vysvětlení

Při této změně budou přepočítány jednotky přiřazení, a tedy i práce připadající na jednotlivé pracovní zdroje. Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu

Příklad 7 Úkol Příklad 7 bude řízený úsilím, typ úkolu Pevná doba trvání. Změňte nastavení jednotek u zdroje člověk 1 na 50%.

Vysvětlení

Doba trvání 1 den zůstala zachována, přepočítány jsou jednotky a práce. Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu

Příklad 8 Co se stane, když k již dříve na 100% přiřazenému zdroji člověk 1 přiřadíme druhý zdroj člověk 2 na 50%? Úkol bude řízený úsilím a typ úkolu bude Pevná doba trvání. Vyzkoušejte na úkolu Příklad 8.

Vysvětlení

Pokud se pokusíme toto nastavení potvrdit OK, uvidíme následující upozornění

Řízený úsilím znamená, že je pevná práce, volbou Pevná doba trvání ji fixujeme, jediná jednotka, kterou může MS Project přepočítat, jsou právě Jednotky přiřazení. Pokud bychom je zadali, dostáváme se do

77

konfliktu se vzorcem Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení. Nenechali jsme žádnou volnou proměnnou. Toto zadání tedy splnit nelze. Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu

8.6 Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná práce Posledním typem úkolu řízeného úsilím je typ Pevná práce.

Cíle: Umět využít úkol typu Pevná práce.

Obrázek 8.6-1 pevná práce

Úkol řízený úsilím, typ úkolu Pevná práce Při zadání pevné práce se vždy jedná o úkol řízený úsilím. Měníme-li jednotky přiřazení, je přepočítána doba trvání. Změníme-li dobu trvání, jsou přepočítány jednotky přiřazení. Opět pokračujeme v práci na projektu Přiřazení zdrojů.

Příklad 9 U úkolu Příklad 9 řízeného úsilím s dobou trvání jeden den, jemuž je přiřazen zdroj člověk 1 na 100% úkolu, nastavte typ Pevná práce a změňte jeho dobu trvání na 2 dny

Vysvětlení

Práce je pevná, doba trvání zadaná, budou být přepočítány jednotky přiřazení. Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu

Příklad 10 U úkolu Příklad 10 řízeného úsilím typu Pevná práce u zdroje člověk 1 přiřazeného na 100% úkolu trvajícímu 1 den změňte jednotky přiřazení na 200%

78

Vysvětlení

Práce je pevná, jednotky přiřazení zadány, bude přepočítána doba trvání. Videoukázka zpracování příkladu – naleznete v e-kurzu

Nepřehlédněte Pokud přiřadíme zdroj souhrnnému úkolu, bude automaticky přiřazen všem dílčím úkolům, ale toto přiřazení nebude vidět v Ganttově diagramu. Obdobně platí, pokud přiřadíme zdroj souhrnnému úkolu opakovaného úkolu, bude přiřazen i všem dílčím úkolům. Lze přiřazovat zdroje i jednotlivým dílčím úkolům opakovaného úkolu.

8.7 Vliv kalendářů na plánování práce V kapitole Založení projektu jsme se seznámili s projekty. V tomto článku se dozvíme, jak lze pomocí kalendářů ovlivňovat naplánování práce na projektu.

Cíle: Umět použít kalendáře pro ovlivnění plánu práce.

Vliv kalendářů na plánování práce Dokud úkol nemá přiřazený zdroj, je plánován podle zvoleného Kalendáře projektu, který jsme zadali v okně Informace o projektu. Jakmile jsou k úkolu přiřazeny zdroje, je práce plánována v pracovním čase zdrojů bez ohledu na Kalendář projektu. Jinak řečeno, je plánována podle kalendáře zdrojů. Celou situaci si ukážeme v následujícím příkladu.

Plánování podle kalendáře zdroje Cvičení Vše, co je v následujícím výkladu, si můžete vyzkoušet na projektu, který si vytvoříte. Zároveň si tím zopakujete dovednosti, které jste se naučili v předchozích kapitolách. Projekt se bude jmenovat Kalendář. Budeme pracovat s jednoduchým projektem, který obsahuje kalendáře vytvořené MS Projectem  Standardní, 24 hodin a Noční směna a jsou v něm čtyři zdroje s nastavenými kalendáři:

Obrázek 8.7-1 Zdroje v projektu Kalendář U zdrojů 1 až 3 nejsou kalendáře upravovány. Kalendář zdroje 4 je upraven tak, že zdroj 4 pracuje pouze v pondělí, úterý a ve středu. Pracovní dobu neměníme. Nyní vytvoříme pět stejných úkolů s dobou trvání 1 týden.

79

Obrázek 8.7-2 Úkoly v projektu Kalendář K úkolu 1 nepřiřadíme žádný zdroj, k úkolu 2 zdroj 1, k úkolu 3 zdroj 2, atd. Na obrázku vidíme, že úkoly jsou naplánovány v různých termínech.

Obrázek 8.7-3 Úkoly s přiřazenými zdroji Podrobnější přehled o tom, jak je práce naplánována, můžeme získat v zobrazení Používání úkolů, do kterého se přepneme pomocí nabídky Zobrazit  Používání úkolů. V tomto zobrazení vidíme ve žlutých řádcích práci přiřazenou úkolu a v bílých řádcích zdroje a jim přiřazenou práci. Práce je rozvržena v souladu s pracovní dobou jednotlivých zdrojů.

Obrázek 8.7-4 Zobrazení rozložení naplánované práce Úkolu 1 není přiřazena žádná práce, protože jsme mu nepřiřadili žádný zdroj. Zdroj 2 pracuje na úkolu podle kalendáře Standardní, který je kalendářem projektu i tohoto zdroje. Zdroj 3 odpracuje první den jen 15 hodin, protože práce na projektu začíná v 9 hodin podle kalendáře projektu. Dál již pracuje zdroj nepřetržitě podle svého kalendáře. Zdroj 4 pracuje v čase od 23:00 do 7:00. Zdroj 5 pracuje pouze v pondělí až středu v souladu se svým kalendářem. Pokud upravíme nastavení časové osy, můžeme vidět čas, kdy je práce naplánována, ještě podrobněji.

Obrázek 8.7-5 Podrobnější náhled přiřazené práce

80

Plánování podle kalendáře úkolu Úkolu lze v okně Informace o úkolu přiřadit kalendář. Tato volba je vhodná například v případě, že k práci potřebujeme pronajaté prostory, které jsou k dispozici každý den, ale pouze v odpoledních a večerních hodinách od 15 do 21 hodin. Celou situaci vyzkoušíme opět v projektu Kalendář. Nejdříve vytvoříme nový kalendář vymezující odpovídající pracovní dobu, např. pod názvem Pronájem.

Obrázek 8.7-6 Kalendář Pronájem V projektu vytvoříme úkol 6 a přiřadíme mu v okně Informace o úkolu na kartě Upřesnit kalendář Pronájem.

81

Obrázek 8.7-7 Přiřazení kalendáře úkolu

82

Porovnáme-li nyní výsledek s úkolem 1, vidíme, že úkol 6 má naplánován pozdější začátek.

Obrázek 8.7-8 Úkol 6 s přiřazeným kalendářem Pronájem V informačním sloupci se objevila značka , která signalizuje, že úkolu je přiřazen kalendář. Ukážemeli na ni myší, budeme o kalendáři informováni:

Obdobně jako v části Plánování podle kalendáře zdroje vytvoříme úkoly identické úkoly s úkolem 6 a postupně jim přiřadíme naše zdroje. V případě, že má úkol přiřazen kalendář i zdroje, je práce plánována v průniku pracovní doby úkolu a zdroje. Při přiřazování kalendáře Noční směna úkolu 9 zobrazí MS Project okno s informací o konfliktu.

Obrázek 8.7-9 Upozornění Po odklepnutí OK dostaneme výsledek, který vidíme na obrázku

.

Obrázek 8.7-10 Projekt po přiřazení kalendářů a zdrojů Protože jsme konflikt, na který nás MS Project upozorňoval, neřešili, je u úkolu 9 v informačním sloupci ikona s vykřičníkem . Umístíme-li na ikonu kurzor myši, uvidíme informaci o konfliktu. . Konflikt je způsoben tím, že kalendář Noční směna, který je přiřazen zdroji 3, má s kalendářem Pronájem prázdný

83

průnik. V okně s informací o konfliktu mezi kalendáři MS Project nabízí i řešení problému: změnit kalendáře či zaškrtnout v okně Informace o úkolu na kartě Upřesnit políčko Plánování ignoruje kalendáře zdrojů. Zaškrtneme-li toto pole, bude práce plánována pouze podle kalendáře úkolu, tedy podle kalendáře Pronájem bez ohledu na pracovní dobu zdroje. Zdroj tedy může pracovat i mimo svou pracovní dobu, tedy v době přesčasové. Při využití této možnosti je třeba uvážit, že přesčasová práce je většinou honorována více než v řádné pracovní době a náklady na provedení úkolu se tím zvýší. Výsledek vidíme na následujícím obrázku.

Obrázek 8.7-11 Úkoly s kalendáři a zdroji V zobrazení Používání úkolů je naplánování práce vidět podrobněji.

Obrázek 8.7-12 Používání úkolů - podrobnější

Cvičení Věřím, že jste si vše vyzkoušeli. Nyní sami zkuste měnit přiřazení kalendářů úkolům i zdrojům a sledujte, jak se to projeví na plánování termínů úkolů. Pro případ, že jste text pouze prostudovali a projekt nezpracovali, ho přikládám: Kalendář.mpp.

8.8 Přiřazení materiálových zdrojů Již víme, jak se přiřazují pracovní zdroje, nyní se seznámíme s přiřazením materiálových zdrojů.

Cíle: Umět přiřadit materiálové zdroje k úkolu. 84

Přiřazení materiálových zdrojů Přiřazení známého množství Materiálové zdroje se přiřazují stejnými technikami jako zdroje pracovní. Při zadávání jednotek se jedná o množství v jednotkách, které jsme zadali v Popisku při zadávání zdroje. Zadáváme pouze číslo, jednotky se doplní samy. Pokud chceme zadat množství v závislosti na délce trvání úkolu, zapisujeme do jednotek množství/jednotka času. Materiálový zdroj nevykonává žádnou práci, proto pro něj řízení úsilím nemá význam. Pole Práce při zadávání materiálových zdrojů nezůstává prázdné, ale zobrazuje celkové množství materiálu na úkol.

Přiřazení množství závislého na čase Pokud by množství spotřebovaného materiálu bylo závislé na čase, např. při sádrování stěn se spotřebuje 1 kg za hodinu, zadáme jednotky ve tvaru 1/h.

Cvičení V projektu Pokusný projekt 6 přiřaďte úkolu 2.1 úkol první zdroj materiál 1. Víme, že je ho potřeba 20 kg na hodinu práce. Dále přiřaďte 10 palet zdroje materiál 2. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu



Přiřazení prvního pracovního zdroje úkolu pomocí okna Přiřadit zdroje 1. Vybereme úkol, k němuž budeme zdroj přiřazovat, a otevřeme okno Přiřadit zdroje pomocí  nabídky Nástroje  Přiřadit zdroje...,  tlačítka (Přiřadit zdroje...),  klávesové zkratky levý Alt+F10, 2. Vybereme zdroj a zadáme počet jednotek v procentech a klepneme na tlačítko Přiřadit.

pomocí okna Informace o úkolu 1. Otevřeme okno Informace o úkolu. 2. Označíme úkol či úkoly, ke kterým chceme přiřazovat zdroj. 3. Otevřeme okno Informace o úkolu. 4. Aktivujeme kartu Zdroje. 5. Zadáme Název zdroje a Jednotky.

pomocí Formulářů úkolů 1. V horní části vybereme úkol, ke kterému budeme zdroj přiřazovat. 2. V nabídce v poli Název zdroje vybereme požadovaný zdroj. 3. Chceme-li, zadáme jednotky přiřazení v poli Jednotky. 4. Potvrdíme pomocí OK.

pomocí tabulky Zadávání v Ganttově diagramu Název zdroje napíšeme do pole Názvy zdrojů. 85

Odebrání zdroje Obdobně jako jeho přiřazení.

Práce na úkolu Lze vidět  ve Formuláři úkolů v poli Práce,  v tabulce Práce v Ganttově diagramu.

Změna přiřazení a přidání dalších pracovních zdrojů ve Formuláři úkolů Řízený úsilím ovlivňuje způsob přepočítávání Doby trvání a přiřazení Jednotek. Nemá žádný vliv při prvním přiřazení zdrojů.

Přiřazení kalendáře úkolu V okně Informace o úkolu vybereme kalendář v poli Kalendář.

Přiřazení materiálových zdrojů Obdobně jako přiřazení pracovních zdrojů s tím rozdílem, že Jednotky představují počet jednotek (nadefinovaných v Seznamu zdrojů), Pro zadání spotřeby jednotek v závislosti na délce trvání úkolu se do Jednotek píše množství/jednotka času.

8.10 Souhrnné cvičení Na závěr opět vyzkoušejte, zda dokážete informace z této kapitoly použít v konkrétním příkladu.

Cíle: Dokázat aplikovat postupy na konkrétním praktickém příkladu.

Zadání: Otevřete projekt firma05 (naleznete v e-kurzu) a pracujte podle následujících pokynů: 1. Na úkolu 1.1 zjištění stavu se bude podílet vlastník a projektant po celou pracovní dobu. 2. Úkolu 2.3.2 střešní okna přiřaďte najednou dva zdroje, pokrývače na 100% a zedníka na 10%. (Úkol není řízený úsilím.) 3. Úkolu 2.3.3 zateplení přiřaďte jednoho pomocného dělníka na 100%. 4. Na úkolu 2.5.4 úklid budou pracovat tři pomocní dělníci po celé dva dny. 5. Úkolu 4.1 nákup nábytku přiřaďte najednou zaměstnance Nováka a Slepičku tak, aby si práci rozdělili napůl. Dále zadejte, že bude koupeno 6 stolů a 6 skříní. 6. Úkolu 2.3.3 zateplení přiřaďte druhého pomocného dělníka. (Na úkolu je 24 hodin práce pro jednoho dělníka, zkrátí se doba trvání.) 7. Úkol 2.4.1 odpad je naplánován na 5 dnů pro jednoho pracovníka (instalatéra). Instalatérovi přidejte k ruce pomocného dělníka tak, aby si práci rozdělili napůl a doba trvání úkolu se nezměnila. 8. Úkol 2.5.7 malování byl plánován na dva dny s tím, že na něm bude pracovat pouze malíř. Přiřadíme mu i jednoho pomocného dělníka. Přiřaďte oba zdroje tak, aby měli rozdělenu práci v poměru 4 : 1, množství plánované práce zůstalo zachováno a doba trvání úkolu se přiměřeně zkrátila. 9. U úkolu 4.2 stěhování bude spotřebováváno 10 l nafty každý den. 10. Hlídat staveniště bude vždy pes. 11. Projekt uložte.

Tipy pro řešení: Přiřazovat zdroje umíme více způsoby, u složitějších příkladů je jednoznačně nejvýhodnější používat Formulář úkolů v rozděleném zobrazení (Okno  Rozdělit) 86

Návrh řešení: Opět máte k dispozici projekt firma05_řešení (v e-kurzu), ve kterém jsou všechny body cvičení zpracovány.

87

9 Kontrola projektu Projekt máme naplánován. Je třeba ho celý zkontrolovat, jestli v něm nejsou nesrovnalosti, které by mohly zkomplikovat práci na projektu při jeho realizaci. MS Project nám k tomu nabízí velké množství zobrazení, každé z nich má své přednosti. V této kapitole se seznámíme s možností úprav zobrazení, které již známe, a s dalšími zobrazeními, které máme k dispozici.

Cíle:  Znát jednotlivá zobrazení projektu.  Vědět, jaké zobrazení použít, když budeme chtít vyhledat konkrétní informaci o projektu.

9.1 Důležitá informace na začátek Abyste nebyli zklamáni výsledkem svého snažení, pozorně si přečtěte upozornění v tomto článku.

Cíle: Vědět, jak se ovlivňují navzájem různá zobrazení projektu.

Důležitá informace Zatím jsme pracovali s tabulkovými zobrazeními Ganttův diagram a Seznam zdrojů a s formulářovým zobrazením Formulář úkolů, pomocí kterého jsme přiřazovali zdroje k úkolu. S Formulářem úkolů jsme pracovali v kombinovaném zobrazení, kdy jsme okno měli rozděleno na dvě části, v horní byl Ganttův diagram, v dolní Formulář úkolů. Nyní si řekneme o dalších možnostech, jak zobrazit projekt, a při tom budeme vytvořený projekt kontrolovat. Nejdříve věnujte pozornost následujícím řádkům. Pracujeme s jediným projektem, i když s ním budeme pracovat v různých zobrazeních. Jednotlivá zobrazení projektu jsou navzájem úzce provázána. Skryjeme-li např. dílčí úkoly nějakého souhrnného úkolu, budou skryty ve všech odpovídajících zobrazeních. Posuneme-li úkol v nějakém zobrazení, promítne se to samozřejmě do všech zobrazení. Proto manipulujte s projektem v jednotlivých zobrazeních ostražitě. Naše volba tedy neovlivňuje pouze jedno zobrazení, ale všechna zobrazení projektu.

Nepřehlédněte Změna provedená v kterémkoliv zobrazení má vliv na celý projekt, vždy se jedná o změnu projektu a proto se promítne do všech ostatních zobrazení.

9.2 Opět Ganttův diagram Ganttův diagram již známe, nabízí ale více možností, než které jsme zatím využili.

Cíle: Umět změnit nastavení Ganttova diagramu.

Ganttův diagram Toto zobrazení již známe. Můžeme ho upravovat podle toho, jaké informace chceme sledovat. V levé tabulkové části můžeme zobrazovat různé tabulky. Vybereme je z nabídky Zobrazit  Tabulka:Jméno tabulky.

88

Obrázek 9.2-1 Přepínání tabulek

Volba tabulky Zatím jsme pracovali s tabulkou Zadávání. Můžeme však zobrazit  tabulku Práce zobrazující množství potřebné práce,  tabulku Náklady, pomocí které získáte přehled o nákladech na jednotlivé úkoly i celý projekt,  v tabulce Plán získáme přehled nejen o datu a zahájení úkolu ale i o časové rezervě,  tabulky Odchylka a Sledování budeme používat až po spuštění projektu při zaznamenávání jeho průběhu,  v tabulce Souhrn najdeme informace o čase, nákladech i práci,  další možnosti najdeme v Zobrazit  Tabulka:Další tabulky...

Vkládání sloupců Kromě volby typu tabulky můžeme do kterékoliv z nich přidávat sloupce, které potřebujeme. Použijeme Nabídku Vložit  Sloupec. Otevře se okno Definice sloupce a my vybereme požadovaný sloupec v nabídce pole Název pole. Grafickou část Ganttova diagramu můžeme také upravovat, má to smysl pouze v případě, že na projektu pracujeme sami, jinak můžeme spolupracovníky mást svým nastavením.

Podrobný Ganttův diagram V této chvíli se podívejme na Podrobný Ganttův diagram. Zobrazíme ho volbou Zobrazit Další zobrazení. V okně Další zobrazení vybereme Podrobný Ganttův diagram a potvrdíme tlačítkem Použít.

Obrázek 9.2-2 Podrobný Ganttův diagram

89

V grafické části tohoto zobrazení nalezneme některé další informace. Některé pruhy úkolů jsou zobrazeny červeně. V následujícím článku se dozvíme proč.

Cvičení Uložte si na disk a otevřete soubor Pokusný projekt 7 (naleznete ho v e-kurzu). V Ganttově diagramu změňte zobrazení tabulky. Prohlédněte si tabulky, které máte k dispozici. Ve které z nich naleznete najednou údaje o práci, době trvání a datech zahájení a dokončení? Odpověď V tabulce Používání

9.3 Náklady, pevné náklady Aplikace MS Project sleduje i finanční stránku projektu.

Cíle: Umět zobrazit náklady projektu. Umět zadat pevné náklady na úkol.

Náklady V minulém článku jsme viděli tabulku Náklady. Údaje, které v ní jsou zobrazeny, byly vypočteny v okamžiku, kdy byly úkolům přiřazeny zdroje. Náklady na úkol jsou tedy vypočteny pomocí údajů ze seznamu zdrojů (sazba, náklady na použití) a informace o tom, jaká část pracovního zdroje či kolik jednotek materiálového zdroje bude použito. Náklady, které jsou takto vypočteny, jsou variabilní náklady. Kromě nich mohou být s úkolem spojeny i pevné náklady. Příkladem může být úkol, který pro nás zpracovává externí pracovník za pevnou cenu, bez ohledu na to, jak dlouho na úkolu pracoval.

Pevné náklady Každému úkolu je možné přiřadit pevné náklady. Pevné náklady jsou fixní náklady plánované na úkol. Nejsou nijak ovlivněny dobou trvání úkolu ani zdroji, jež později přiřadíme.

Zadání pevných nákladů Náklady zadáváme nejjednodušeji v tabulce Náklady, kterou zobrazíme tak, jak jsme viděli v minulém článku, pomocí nabídky Zobrazit  Tabulka  Náklady.

90

Obrázek 9.3-1 Nabídka Částku představující pevné náklady zapíšeme do sloupce Pevné náklady.

Obrázek 9.3-2 Zadávání pevných nákladů Ve sloupci Nabíhání pevných nákladů zvolíme jednu z nabízených možností: Na začátku  započítá se celá hodnota pevných nákladů v okamžiku zahájení úkolu. Na konci  celá hodnota pevných nákladů se započítá v okamžiku dokončení úkolu. Průběžně  hodnota se započítává průběžně podle toho, jaká část úkolu je splněna.

9.4 Kritický úkol a časová rezerva Z ekonomických předmětů znáte pojmy kritický úkol a kritická cesta. Teď se dozvíte, jak poznáte kritický úkol v MS Projectu.

Cíle: Rozpoznat v projektu kritické úkoly a umět najít časové rezervy.

91

Kritický úkol V předminulém článku jsme se seznámili s Podrobným Ganttovým diagramem a viděli "červené" úkoly.

Obrázek 9.4-1 Podrobný Ganttův diagram Jedná se o úkoly na kritické cestě, o tzv. kritické úkoly. Který úkol je kritický? Nemusí to být ten nejnáročnější úkol, jak by mohl název napovídat. Kritický úkol je každý úkol, který nemá časovou rezervu. Pokud není dokončen včas, nemůže být bez dalších úprav projektu dokončen včas ani celý projekt. Vyhledat kritické úkoly lze i v některých dalších zobrazeních. Projekt, kde jsou všechny úkoly kritické, je v praxi velice těžko realizovatelný. Je dobře, když kritických úkolů není v projektu příliš mnoho.

Časová rezerva V Podrobném Ganttově diagramu nalezneme také graficky znázorněnu časovou rezervu a její číselné vyjádření.

Nepřehlédněte V projektu nemá být příliš mnoho kritických úkolů, protože při realizaci projektu dojde skoro zákonitě k časovým skluzům. V projektu je třeba počítat s časovou rezervou.

9.5 Kalendář V zobrazení Kalendář snadno najdeme informaci o tom, které úkoly probíhají v konkrétním dni.

Cíle: Znát zobrazení Kalendář a vědět, kdy ho je vhodné využít.

Kalendář Zobrazení Kalendář zobrazuje úkoly podle časového rozvrhu, nezobrazuje vazby mezi nimi. Do tohoto zobrazení se přepneme např. pomocí nabídky Zobrazit  Kalendář.

92

Obrázek 9.5-1 Zobrazení Kalendář Po jednotlivých měsících se pohybujeme pomocí šipek v pravém horním rohu okna v řádku, v němž je napsán měsíc. Týdny posunujeme svislým posuvníkem v pravé části okna. Zobrazení Kalendář je velmi vhodné použít, když chceme zjistit, jaké úkoly mají být plněny v konkrétním dnu. Vyhledáme konkrétní den, rozevřeme jeho místní nabídku a zvolíme volbu Seznam úkolů. Na obrázku je jeden den (12. srpna) a seznam jeho úkolů.

Obrázek 9.5-2 Úkol dne

Poznámka – informace I v zobrazení Kalendář je možné vkládat, přesunovat, mazat a upravovat úkoly či vytvářet vazby. Např. nový úkol vložíme tak, že v místě, kde má úkol začít, umístíme kurzor, stiskneme levé tlačítko myši a táhneme myší vpravo. Praktičtější a přehlednější je však práce s Ganttovým diagramem.

Nepřehlédněte Informaci o tom, na kterých úkolech se pracuje v konkrétním dni, naleznete v zobrazení Kalendář pomocí místní nabídky dne.

93

Cvičení Zjistěte v zobrazení Kalendář, kolik úkolů má v projektu Pokusný projekt 7 (je v e-kurzu ke stažení) probíhat 22. dubna 2010. Odpověď úkol1, úkol3, úkol čtvrtý, úkol pátý, úkol šestý

9.6 Síťový diagram Dalším zobrazením je Síťový diagram, ve kterém jsou skvěle vidět vazby mezi jednotlivými úkoly.

Cíle: Znát zobrazení Síťový diagram a vědět, jaké informace v něm najdete.

Síťový diagram Toto zobrazení ukazuje projekt pro nás zatím nezvykle. Ve výchozím nastavení jsou dílčí úkoly zobrazeny obdélníky, souhrnné úkoly jsou zobrazeny kosodélníky a milníky šestiúhelníky. Dílčí úkoly jsou zobrazeny napravo od souhrnného úkolu. Skrývat či zobrazovat dílčí úkoly můžeme pomocí "+" a "-" nad příslušným kosodélníkem.

Obrázek 9.6-1 Diagramy Všechny právě popsané objekty se souhrnně nazývají uzly. Zobrazení můžeme přibližovat a oddalovat pomocí tlačítek Nejsou-li již při nastavení čitelné informace o úkolu, stačí najet kurzorem myši na konkrétní úkol a informace se zobrazí.

94

Obrázek 9.6-2 Síťový diagram Zajímavou volbou je volba Skrýt políčka z místní nabídky zobrazení. Po jejím vybrání budou jednotlivé úkoly označeny pouze čísly. I při této úpravě zobrazení získáme bližší informace o úkolu, jestliže na něj umístíme kurzor myši.

Obrázek 9.6-3 Skrytá políčka

95

Nastavení vzhledu síťového diagramu můžeme výrazněji ovlivňovat pomocí volby Rozvržení, kterou najdeme v místní nabídce zobrazení nebo v nabídce Formát  Rozvržení.

Obrázek 9.6-4 Okno Rozvržení V první sekci Režim rozvržení okna Rozvržení je výchozí volba Automaticky umístit všechny uzly. Chceme-li sami umísťovat jednotlivé uzly, musíme zvolit Umožnit ruční umístění uzlů. I při této volbě máme v místní nabídce k dispozici volby Uspořádat a Uspořádat výběr, pomocí kterých můžeme uzly jednorázově uspořádat. Popisky dalších voleb z okna Rozvržení jsou natolik názorné, že si je každý může vyzkoušet sám i bez bližšího vysvětlení. Ovlivňovat, jaké údaje budou v uzlech zobrazeny a jak budou uzly vypadat, můžeme v okně Styly uzlů, které otevřeme z místní nabídky volbou Styly uzlů či nabídkou Formát  Styly uzlů. V tomto okně v sekci Šablona vybereme vhodnou šablonu.

Cvičení Vyzkoušejte možnosti nastavení síťového diagramu.

9.7 Používání úkolů V zobrazení Používání úkolů najdeme informaci o tom, kdy úkoly probíhají a jaké zdroje jsou jednotlivým úkolům přiřazeny a jak je naplánována jejich práce.

Cíle: Znát zobrazení Používání úkolů a umět v něm vyhledávat informace.

96

Používání úkolů Se zobrazením Používání úkolů jsme se setkali již v minulé kapitole. V levé části tohoto zobrazení je každý úkol zobrazen jako souhrnný úkol a jsou mu podřízeny zdroje, které jsou mu přiřazeny. Údaje v levé tabulkové části můžeme volit stejně jako v Ganttově diagramu pomocí nabídky Zobrazit  Tabulka:Jméno tabulky.

Obrázek 9.7-1 Používání úkolů V pravé části vidíme ve výchozím nastavení ve žlutých řádcích informace o práci na úkolu, v bílých řádcích je práce, kterou mají na úkolu vykonat jednotlivé zdroje. Údaje v jednotlivých řádcích můžeme upravovat. Pokud přepíšeme údaj u zdroje, bude přepočítán údaj u úkolu. Pokud např. změníme počet hodin práce v jednom dni u úkolu, bude přepočítán počet hodin práce pro zdroje přiřazené úkolu v příslušném poměru. Další informace lze do pravé části diagramu vložit z místní nabídky této části. Obrázek 9.7-2 Místní nabídka pravé části zobrazení Používání úkolů Některé informace jsou z plánu projektu, jiné získáme až v jeho průběhu. Jednotlivé volby se navzájem nevylučují a my můžeme zobrazit více informací najednou.

Obrázek 9.7-3 Náhled

Cvičení V zobrazení Používání úkolů vyhledejte v projektu Pokusný projekt 7 (naleznete ho v e-kurzu) úkol 3.3 úkol šestý. Při změně počtu hodin práce na tomto úkolu sledujte, jak Project přepočítává změny. 1. Zdroj člověk 1 bude ve čtvrtek 22. 4. 2010 pracovat na tomto úkolu jen 4 hodiny. Zapište tuto informaci do příslušného políčka. Který další údaj se změnil, kromě toto, který jste přepsali? Odpověď

97

2. Nyní zvětšete celkový počet hodin na tomto úkolu ve středu 21. 4. 2010 na 8 hodin. Které údaje a jak se přepočítaly? Odpověď

3. Zobrazte v zobrazení Používání úkolů i náklady. Prohlédněte náklady na jednotlivé zdroje u úkolu 3.3 úkol šestý. Proč jsou u zdroje člověk 2 každý den a u zdroje lidé až na konci úkolu? Odpověď

Odpovědi 1. Počet hodin (množství práce) na celém úkolu 3.3 2. Zvýšily se počty hodin (práce) u obou zdrojů. Práce je rozdělena ve stejném poměru jako před zvýšením počtu hodin. 3. Je to proto, že u zdroje lidé je nabíhání nákladů nastaveno Na konci, u zdroje člověk 1 je nabíhání nákladů nastaveno na Průběžně (viz Seznam zdrojů)

9.8 Používání zdrojů Zobrazení Používání zdrojů je podobné zobrazení Používání úkolů. Najdeme v něm přehlednou informaci o tom, jakým úkolům je zdroj přiřazen.

Cíle: Znát zobrazení Používání zdrojů a umět v něm vyhledávat informace.

Používání zdrojů V tomto zobrazení najdeme seskupené zdroje a úkoly, na nichž mají pracovat.

Obrázek 9.8-1 Seskupené zdroje a úkoly Pod řádkem s názvem zdroje jsou řádky s názvy úkolů, na nichž zdroj pracuje a v pravé části informace o tom, jak je zatížen prací celkově i na jednotlivých úkolech v zobrazeném časovém úseku. Všimněme si prvního zdroje Nepřiřazený.

Obrázek 9.8-2 Nepřiřazený zdroj

98

Je to zdroj, který byl MS Projectem vytvořen speciálně pro toto zobrazení, aby bylo možno zobrazit úkoly, jimž jsme nepřiřadili žádné zdroje. To je informace, kterou je třeba vzít v úvahu, a napravit tento nedostatek. Žádný úkol se neudělá sám. V levé části zobrazení lze zobrazovat různé tabulky, stejně jako v Ganttově diagramu. V pravé části je opět zobrazena práce, další údaje můžeme přidat pomocí místní nabídky.

Obrázek 9.8-3 Místní nabídka V tomto zobrazení můžeme přepisovat pouze údaje u jednotlivých úkolů, nikoliv u zdroje. Prohlédneme-li si všechny zdroje, zaujme nás, že některé jsou zvýrazněny červeně. Jsou to zdroje, které jsou přetíženy, je jim přiřazeno více práce, než mohou ve své pracovní době zastat. Červeně jsou nejen názvy zdrojů, ale i informace u konkrétních dnů, v nichž je zdroj přetížen.

Poznámka – informace Informaci, že je zdroj přetížen, můžeme vidět i v Seznamu zdrojů (je také červený).

Obrázek 9.8-4 Přetížené zrdoje V zobrazení Používání zdrojů můžeme dobře vyhledávat, čím je způsobeno přetížení zdroje.

Cvičení Zjistěte, je-li v projektu Pokusný projekt 7 (naleznete ho v e-kurzu) přetížen zdroj člověk 1 a kdy. Odpověď Zdroj člověk 1 je přetížen ve dnech 19. až 22. 4. 2010.

9.9 Diagram zdrojů, dostupnost zdroje V Diagramu zdrojů nalezneme graficky zobrazené informace o jednotlivých zdrojích.

Cíle: Znát zobrazení Diagram zdrojů a umět v něm vyhledávat informace.

Diagram zdrojů Toto zobrazení je grafické, informace vidíme ve sloupcovém diagramu. Ve standardním nastavení je v tomto zobrazení vidět množství přiřazených jednotek. V levé části je název zdroje i informace o tom, co znamenají barvy v pravé části zobrazení. Jednotlivé zdroje zobrazujeme pomocí posuvníku v levé dolní části, pomocí kláves PageUp, PageDown či pomocí kolečka myši. Na obrázku vidíme práci přiřazenou instalatérovi. Červená barva představuje přetížení zdroje. Tedy situaci, kdy je přiřazeno více jednotek, než je k dispozici.

99

Obrázek 9.9-1 Diagram zdrojů

Dostupnost zdroje Všimněme si silnější černé čáry (100%), která ukazuje dostupnost zdroje, tedy kolik jednotek zdroje máme k dispozici. Dostupnost zdroje můžeme změnit. Poklepáním na název zdroje či pomocí tlačítka (Informace o zdroji) zobrazíme okno Informace o zdroji.

Obrázek 9.9-2 Okno Informace o zdroji V něm na kartě Obecné vidíme sekci Dostupnost zdroje. V ní je možno zadat, kdy a kolik jednotek zdroje je k dispozici. Na obrázku diagram zdrojů při změně dostupnosti zdroje instalatér.

vidíme, jak se změní

100

Obrázek 9.9-3 Dostupnost zdroje

Obrázek 9.9-4 Zobrazení dostupnosti Kromě množství jednotek můžeme používat diagram zdrojů i k zobrazení mnoha dalších informací. Otevřeme-li místní nabídku pravé části diagramu zdrojů, máme možnost vybírat další informace, které lze v diagramu zdrojů zobrazit.

Obrázek 9.9-5 Místní nabídka pravé části Diagramu zdrojů

Cvičení V diagramu zdrojů vyhledejte v projektu Pokusný projekt 7 (naleznete ho v e-kurzu) zdroj lidé a nastavte jeho dostupnost do 19. 4. 2010 na 100%, od 19. 4. 2010 do 20. 4. 2010 na 200%, od 21. 10. 2010 na 300%. 101

Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu V Diagramu zdrojů zobrazte náklady zdroj materiál 1. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

9.10 Kombinace zobrazení Již jsme se setkali s tím, že jsme pracovali se dvěma zobrazeními projektu najednou. Bylo to při přiřazování zdrojů úkolu, v horní polovině okna byl Ganttův diagram, ve spodní polovině byl Formulář úkolu.

Cíle: Umět kombinovat zobrazení a využívat rozdělení okna při práci na projektu.

Kombinace zobrazení Jak jsem zmínila v úvodním slovu, již jsme se s kombinací dvou zobrazení projektu setkali. Kombinovat lze libovolná dvě zobrazení.

Rozdělení okna Okno rozdělíme na dvě části pomocí nabídky Okno  Rozdělit. Ve spodní části okna se automaticky objeví formulář. (S touto situací jsme se již setkali při přiřazování zdrojů, kdy v horní části byl Ganttův diagram a ve spodní Formulář úkolů.) Druh formuláře, který se po rozdělení okna objeví, je závislý na tom, jaké zobrazení bylo nastaveno před rozdělením okna.

Obrázek 9.10-1 Výběr úkolu Na obrázku vidíme situaci, kdy bylo okno rozděleno ve chvíli, kdy bylo zapnuto zobrazení Používání úkolů. Ve spodní části se zobrazil Formulář úkolů. (S touto situací jsme se již setkali při přiřazování zdrojů.) Budeme-li v horní části okna vybírat jednotlivé úkoly, ve spodní části se budou zobrazovat informace týkající se pouze vybraného úkolu.

102

Změna zobrazení Nejsme-li spokojeni s tím, jaký formulář se ve spodní části okna zobrazil, můžeme vybrat jiný z místní nabídky spodní části okna.

Obrázek 9.10-2 Místní nabídka Ve spodní části okna nemusí být jen formulář, i když je to běžné. Může v ní být nastaveno libovolné zobrazení. Např. v horní části může být Ganttův diagram a ve spodní části Diagram zdrojů. V této situaci budeme mít ve spodní části informace pouze o zdrojích, které jsou přiřazeny úkolu vybranému v Ganttově diagramu. Zobrazení v dolní části okna je tedy závislé na zobrazení v horní části okna, ve spodní části se zobrazují pouze informace, které se vztahují k objektu vybranému v horní části okna. I v horní části rozděleného okna lze používat libovolné zobrazení. V obou částech rozděleného okna lze nastavovat zobrazení stejně jako v okně nerozděleném.

Odebrání rozdělení Pomocí první volby Skrýt zobrazení formuláře v této nabídce můžeme zrušit rozdělení okna. Stejného výsledku bychom dosáhli použitím volby Okno  Odebrat rozdělení.

Obrázek 9.10-3 Libovolné zobrazení

Nepřehlédněte Používáme-li rozdělené okno se dvěma různými zobrazeními, je zobrazení v dolní části závislé na výběru v horní části okna.

103

9.11 Sestavy Kromě přímé práce s projektem, můžeme používat i předdefinované sestavy.

Cíle: Vědět, které sestavy je vhodné využít pro kontrolu projektu.

Sestavy Potřebné informace můžeme také najít v sestavách. Sestavy jsou rozděleny do několika kategorií, které zobrazíme pomocí nabídky Zobrazit  Sestavy...

Obrázek 9.11-1 Sestavy Požadovanou kategorii vybereme a klepneme na tlačítko Vybrat. Na obrázku zobrazí po vybrání kategorie Přiřazení...

vidíme okno, které se

Obrázek 9.11-2 Sestavy přiřazení Vybereme si sestavu a opět klepneme na tlačítko Vybrat. Zobrazí se náhled sestavy a my si ji můžeme prohlédnout či vytisknout.

Cvičení Prohlédněte si sestavy, které jsou v aplikaci k dispozici, a najděte ty, v nichž najdete přetížené zdroje a kritické úkoly.

104



Kritický úkol je úkol, který nemá žádnou časovou rezervu. Pokud není dokončen včas, nemůže být bez dalších úprav projektu dokončen včas ani celý projekt.

Dostupnost zdroje Nastavujeme v okně Informace o zdroji na kartě Obecné v sekci Dostupnost zdroje.

Zobrazení projektu Ganttův diagram Můžeme zobrazovat různé tabulky Zobrazit  Tabulka:Jméno tabulky nebo Zobrazit  Tabulka:Další tabulky...

Podrobný Ganttův diagram Zobrazit  Další zobrazení  Podrobný Ganttův diagram

Vložení sloupce Vložit  Sloupec

Kalendář Zobrazíme pomocí Zobrazit  Kalendář.

Síťový diagram Zobrazíme Zobrazit  Síťový diagram. Nastavení vzhledu Formát  Rozvržení.

Používání úkolů Zobrazíme Zobrazit  Používání úkolů. Výběr tabulky Zobrazit  Tabulka:Jméno tabulky. Přidání dalších údajů pomocí místní nabídky pravé části okna.

Používání zdrojů Zobrazíme Zobrazit  Používání zdrojů. Výběr tabulky Zobrazit  Tabulka:Jméno tabulky. Přidání dalších údajů pomocí místní nabídky pravé části okna.

Diagram zdrojů Zobrazíme Zobrazit  Diagram zdrojů . Výběr tabulky Zobrazit  Tabulka:Jméno tabulky. Přidání dalších údajů pomocí místní nabídky pravé části okna.

Kombinované zobrazení Okno rozdělíme pomocí Okno  Rozdělit. Okno sloučíme pomocí Okno  Odebrat rozdělení.

105

Sestavy Zobrazíme Zobrazit  Sestavy...



Zadání: Otevřete projekt firma06 (naleznete ho v e-kurzu). Prohlédněte ho ve všech zobrazeních, se kterými jsme se seznámili, a vyhledejte 1 které zdroje jsou přetíženy, 2 ve kterých dnech jsou přetíženy, 3 na kterých úkolech pracují ve dnech, v nichž jsou přetíženy, 4 kritické úkoly, které úkoly a jakou mají časovou rezervu.

Tipy pro řešení: Přetížené zdroje jsou v některých zobrazeních označeny červeným písmem, kritické úkoly jsou v některých zobrazeních zobrazeny červenými pruhy.

Návrh řešení: Přetížené zdroje  pomocný dělník,  projektant,  stavbyvedoucí,  zedník. Kdy a jak jsou zdroje přetíženy  Pomocný dělník je přetížen při práci na úkolu úklid v pátek 14. 10. 2011 a dále 17. a 18. 10. 2011.  Projektant a stavbyvedoucí jsou přetíženi v pátek 18. 11. 2011, kdy mají pracovat na úkolech místní šetření a nápravy.  Zedník je přetížen ve dnech 12. až 15. 9. 2011, kdy má pracovat na úkole obložení a strop. Kritické jsou úkoly  místní šetření,  nákup nábytku,  stěhování,  zajištění pohoštění,  oslava. Časové rezervy jsou u úkolů  projektová dokumentace 2,76 měsíců,  zajištění dodavatele 2,81 měsíce,  vyklizení objektu 0,69 dnů,  podlaha 0,69 dne,  instalace 0,69 dne,  dokončovací práce 0,69 dne,  odvoz odpadu 1,69 dne,  zpracování žádosti 0,03 upl. měsíce,  zkolaudováno 7,69 dne. Časová rezerva je u úkolů, které jsou na sebe navázány, zobrazena pouze u posledního z nich.

106

9.14 Kontrolní otázky V minulém cvičení jste si prošli všechna zobrazení, odpovědět na kontrolní otázky nebude jistě problém.

Cíle: Vědět, která zobrazení použít při vyhledávání chyb v projektu. 1. Ve kterých zobrazeních a připravených sestavách můžeme vidět, že je zdroj přetížen? Vaše odpověď

Odpověď 2. Ve kterých zobrazeních můžeme vidět, ve kterých dnech je přetížen? Vaše odpověď

3. Ve kterých zobrazeních můžeme vidět, na kterých úkolech zdroj pracuje, když je přetížen? Vaše odpověď

4. Ve kterých zobrazeních a připravených sestavách můžeme vidět, které úkoly jsou na kritické cestě? Vaše odpověď

5. Ve kterých zobrazeních můžeme vidět, které úkoly mají časovou rezervu a jak dlouhou? Vaše odpověď

Odpovědi 1.  v Seznamu zdrojů  v Diagramu zdrojů  v Používání zdrojů  v sestavě Přetížené zdroje v kategorii Přiřazení 2.  v Používání zdrojů  v Diagramu zdrojů 3. v Používání zdrojů 4.  v Síťovém diagramu  v Podrobném Ganttově diagramu 107

 ve Sledovacím Ganttově diagramu (tím se budeme zabývat později)  v sestavě Kritické úkoly v katogorii Přehled... 5.

 v Podrobném Ganttově diagramu  v tabulce Plán

108

10 Řešení problémů v plánu projektu Při kontrole projektu jsme zjistili, že v něm jsou problémy. Některé zdroje jsou přetížené, v projektu máme příliš úkolů na kritické cestě, některým úkolům nejsou přiřazeny zdroje. Poslední nedostatek odstraníme snadno, to již umíme. Teď si ukážeme, jaké možnosti nám aplikace dává pro odstraňování ostatních konfliktů vzniklých při tvorbě projektu.

Cíle: Dokázat doladit projekt tak, aby  v něm nebyly přetížené zdroje,  v něm nebylo příliš mnoho kritických úkolů.

10.1 Vyrovnání přetížených zdrojů Pokud se v projektu vyskytují přetížené zdroje, nabízí MS Project možnost automatické nápravy vyrovnání zdrojů.

Cíle: Vědět, jaké možnosti máme při nastavení vyrovnání. Umět vyrovnat zdroje. Umět dořešit problémy, které se nepodařilo vyřešit pomocí vyrovnání zdrojů.

Vyrovnání zdrojů MS Project obsahuje nástroj Vyrovnání zdrojů, který umožňuje odstraňovat jejich přetížení automaticky. Problém s přetížením zdrojů je řešen tak, že buď dojde ke zpoždění úkolů, nebo je práce na úkolu zpožděna či rozdělena. To, jak bude přetížení odstraněno, ovlivňujeme v okně Vyrovnání zdrojů, které otevřeme pomocí nabídky Nástroje  Vyrovnat zdroje.

Obrázek 10.1-1 Okno vyrovnání zdrojů

Nastavení vyrovnání zdrojů V sekci Přepočítávat vyrovnání máme k dispozici volby Ručně a Automaticky. Při zatržení Automaticky jsou přetížené zdroje vyrovnávány průběžně během tvorby projektu (a projekt se Vám tedy může měnit pod rukama), volba Ručně umožňuje spustit vyrovnání prostřednictví tohoto okna. Toto nastavení ovlivňuje všechny otevřené projekty.

109

Časový úsek, ve kterém bude hledáno přetížení, vybereme v nabídce Přetížení hledat:. Ovlivňuje vyhledávání přetížených zdrojů a jejich vyrovnání. Máme-li zdroj s pracovní dobou 40 hodin týdně, 8 hodin denně a je mu na dva dny přiřazena práce po 10 hodinách a na zbylé dny po 4, bude při volbě Den po dni vyhodnocen jako přetížený a bude vyrovnán, při volbě Týden po týdnu, vyrovnán nebude, protože je zatížen pouze 32 hodinami za týden. Obrázek 10.1-2 Přepočítávat vyrovnání Jak již víme, přetížený zdroj je v seznamu zdrojů zobrazen červeně. Je-li navíc přetížen ve zvoleném časovém úseku, je vedle jeho jména značka přetížení.

Obrázek 10.1-3 Přetížené zdroje Chceme-li před vyrovnáním vymazat dříve vypočítané hodnoty, zaškrtneme Před vyrovnáním vymazat hodnoty určené k vyrovnání. V sekci Rozsah vyrovnání pro nastavujeme, zda chceme vyrovnat celý projekt nebo jeho část omezenou daty Od: Do:. V poslední části Řešení přetížení zdroje nastavujeme způsob řešení přetížení zdrojů.

Obrázek 10.1-4 Způsob řešení přetížení zdroje

Vyrovnání zdrojů Chceme-li vyrovnat zdroje (odstranit jejich přetížení zdrojů) právě aktuálního projektu, klepneme na tlačítko Vyrovnat. Po jeho použití bude aplikace reagovat různě v závislosti na tom, v jakém zobrazení pracujeme. Máme-li projekt zobrazen v Ganttově diagramu, budou vyrovnány všechny zdroje. Pracujeme-li v zobrazení, v němž jsou informace o zdroji (seznam zdrojů, používání zdrojů), budeme dotázáni, které zdroje chceme vyrovnat. Můžeme vyrovnávat pouze označené zdroje nebo všechny.

Obrázek 10.1-5 Volba zdrojů pro vyrovnání Vyrovnaný projekt prohlížíme ve všech dostupných zobrazeních. Chceme-li vidět naplánování úkolů použijeme Ganttův diagram, potřebujeme-li znát množství přiřazené práce jednotlivým zdrojům bude vhodné Používání úkolů...

110

Cvičení V projektu Pokusný projekt 8 zjistěte: 1. Které zdroje jsou určeny k vyrovnání při nastavení Přetížení hledat: Měsíc po měsíci. Vaše odpověď 2. Při jakém nejdelším časovém úseku v Přetížení hledat: bude u všech "lidských" zdrojů informace, že je třeba je vyrovnat? Vaše odpověď 3. Prohlédněte si projekt a dejte vyrovnat všechny přetížené zdroje v celém projektu Minutu po minutě. (Při hlášení konfliktu si přečtěte, co Vám MS Project navrhuje a zvolte Preskočit). Které úkoly byly přesunuty? Vaše odpověď

Odpovědi 1. člověk 1 a lidé 2. Den po dni 3. Úkoly 3.2 úkol pátý a 3.3 úkol šestý Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Zrušení vyrovnání Chceme-li vyrovnání zrušit, použijeme v okně Vyrovnání zdrojů tlačítko Zrušit vyrovnání... Opět si budeme moci vybrat, tentokrát mezi celým projektem vybranými úkoly.

Obrázek 10.1-6 Volby zrušení vyrovnání

Poznámka – informace Pokud volba Zrušit vyrovnání... není přístupná, máme v každém případě možnost projekt neuložit a vrátit se k předchozí verzi. Může se stát, že aplikace nedokáže vyrovnat všechny zdroje a některý zůstane přetížen. V tom případě můžeme zkusit jiné nastavení v sekci Řešení přetížení zdroje v okně Vyrovnání zdrojů nebo vyrovnat zdroje ručně (viz další článek).

10.2 Vlastnoruční řešení přetížení zdroje V některých případech nedokáže MS Project problém vyřešit. Vedoucí projektu musí zasáhnout osobně.

Cíle: Umět vždy vyřešit problém přetížených zdrojů.

111

Vlastnoruční řešení přetížení zdroje Pokud selhalo vyrovnání zdrojů pomocí nástrojů MS Projectu nebo máme raději řešení problémů zcela pod kontrolou, můžeme řešit přetížení zdrojů vlastnoručně. Přetížení zdrojů můžeme řešit v podstatě dvěma způsoby:  změnou nastavení úkolu,  změnou přiřazení a vlastností zdrojů.

Změna nastavení úkolu  přeplánovat úkol na jiný čas, např. v okně Informace o úkolu na kartě Upřesnit v poli Typ omezení,  rozdělit úkol na více částí,  změnit jeho dobu trvání,  změnit posloupnost úkolů (vazby).

Změna přiřazení a vlastností zdrojů  zaměnit přiřazený zdroj za jiný,  přidělit další zdroj,  změnit rozvrh práce přetíženého zdroje či jeho dostupnost. Rozhodnout o způsobu řešení musí vždy vedoucí projektu, vždy záleží na konkrétní situaci, a nelze tedy dát žádný univerzální návod.

Cvičení V projektu Pokusný projekt 8 (naleznete ho v e-kurzu) zajistěte, aby nebyl přetížen ani zdroj člověk 2 Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu je uveden jeden ze způsobů řešení

10.3 Vkládání časových rezerv Jak už jsme si řekli dříve, není vhodné, když jsou všechny úkoly v projektu kritické, na kritické cestě. Ale co když jsou, co s tím?

Cíle: Dokázat upravit projekt tak, aby obsahoval jen minimum kritických úkolů.

Obrázek 10.3-1 casova_rezerva

112

Vkládání časových rezerv Proč vkládat časové rezervy Při realizaci projektu vždy dojde k nějakým problémům, vždy se z nejrůznějších důvodů zpozdí dokončení nějakého úkolu, a pokud je to úkol kritický, je problém nasnadě. Jak již víme z minulé kapitoly, pokud se nám v projektu objeví kritické úkoly, neznamená to, že jsou nesplnitelné (jak často slyším u zkoušek :-) ), ale znamená to pouze to, že nemají žádnou časovou rezervu a jejich pozdní dokončení ovlivní termín dokončení celého projektu. Časové rezervy vkládáme do projektu proto, abychom se vyhnuli kritickým úkolům. Pokud k žádnému skluzu nedojde, vždy můžete při realizaci projektu posunout termíny jednotlivých úkolů a vytvořit si tak delší časovou rezervu nebo dokončit projekt dříve.

Jak vkládat časové rezervy Pro vkládání časových rezerv je nejjednodušší využít milníky s délkou trvání 0. (S milníkem jsme se seznámili v článku Vložení úkolu v kapitole Úkoly.) Je možné umístit milník na konec projektu, či vložit několik milníků v průběhu projektu. Další možností je nastavit omezení některých úkolů na Zahájit po dni (viz článek Vlastnosti úkolů v kapitole Úkoly).

Cvičení Zjistěte, kolik je v projektu Pokusný projekt 8 (naleznete ho v e-kurzu) kritických úkolů. Odpověď: čtyři Zajistěte, aby poslední úkoly projektu nebyly kritické. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu



Vyrovnání zdrojů Vše najdete v okně otevřeném Nástroje  Vyrovnat zdroje.

Nepřehlédněte Obě volby pro vyrovnání zdrojů Ručně i Automaticky vyrovnají zdroje automaticky, liší se jen tím, kdy to udělají. Zdroje se vyrovnají po klepnutí na tlačítko Vyrovnat, nestačí dát OK. Volbou OK pouze nastavíte, jak mají být zdroje kontrolovány (Den po dni, ...), a potvrdíte další zvolené volby.

10.5 Souhrnné cvičení Na závěr opět vyzkoušejte, zda dokážete informace z této kapitoly použít v konkrétním příkladu.

Cíle: Aplikovat postupy na konkrétním praktickém příkladu.

113

Zadání: Otevřete projekt firma06 (naleznete ho v e-kurzu) a pracujte podle následujících pokynů:  Zobrazte Podrobný Ganttův diagram s tabulkou Zadávání. Vidíme, že kritické úkoly se vyskytují až na konci projektu, na tom není nic zvláštního. Nejjednodušší řešení spočívá v tom, že stanovíme konec projektu na pozdější datum.  Vložte milník konec projektu s pevně zadaným datem konání 2. 1. 2012 (použijte vhodné omezení). Pokud chceme mít v projektu "průběžný polštář", můžeme provést ještě další úpravy.  Přesuňte úkol stěhování tak, aby začínal v pondělí následujícího týdne. Nyní projekt zkontrolujeme a doladíme.  Dejte vyrovnat všechny zdroje v celém projektu hodinu po hodině. Pokud Vám MS Project napíše, že nějaký zdroj nemůže vyrovnat, zvolte Přeskočit. (Vyrovnán nebyl pouze zdroj pomocný dělník.)  Zkuste ještě vyrovnání minutu po minutě. (Zdroj pomocný dělník se vyrovnat nepodařilo, jeho přetížení budete muset řešit vy sami.)  Dejte vyrovnat minutu po minutě zdroj pomocný dělník a pozorně čtěte, co Vám Project navrhuje. Dočetli jsme se, že problém je u úkolu úklid 19. 10. 2011.  Přepněte se do zobrazení používání zdrojů a zjistěte, jak je pomocný dělník přetížen.  Řešení je na Vás, můžete úkolu přiřadit další nevytížené zdroje nebo najmout více pomocných dělníků (zjistěte kolik pomocných dělníků v projektu máme) nebo ponechat počet pomocných dělníků a ručně přerozdělit potřebnou práci (48 hodin).  Zařadit do projektu dalšího dělníka lze i na nezbytně nutnou dobu. Tuto možnost jsem zvolila já, upravila jsem dostupnost zdroje pomocný dělník ve dnech 19. až. 21. 10. 2011. Projekt uložte.

Tipy pro řešení: V téhle chvíli již jistě běžně ovládáte MS Project, pokud si nevíte s některou částí cvičení rady, vraťte se k článkům v této kapitole či v kapitole Zdroje a Přiřazení zdroje.

Návrh řešení: Cvičení je zpracováno v projektu firma06_řešení (naleznete ho v e-kurzu).

114

11 Prezentace projektu Projekt je vytvořen. Teď musíme buď pro zadavatele projektu nebo pro lidi, kteří budou na projektu pracovat, zveřejnit své plány. Nejjednodušší cesta je podklady vytisknout, můžeme také vytvořit www stránku, na níž projekt zveřejníme.

Cíle: Umět

 vytisknout zobrazení projektu a nastavovat vlastnosti tištěného dokumentu,  pomocí sestav získat rychle informace o projektu pro jeho jednoduchou analýzu,  uložit si projekt nebo jeho část jako obrázek a použít ho v dokumentech jiného typu. Dokázat  náš projekt vyexportovat jako webovou stránku.

11.1 Tisk zobrazení Jistě znáte nabídku Tisk z ostatních programů Microsoft. MS Project nabízí něco navíc.

Cíle: Umět využít a nastavit možnosti tisku.

Tisk zobrazení Tisknout můžeme všechna zobrazení projektu, se kterými jsme se seznámili v minulých kapitolách Ganttův diagram, Seznam úkolů, Kalendář, Sledovací Ganttův diagram (se Sledovacím Ganttovým diagramem se seznámíme podrobněji v poslední kapitole), Síťový diagram, Používání úkolů a Používání zdrojů, Seznam zdrojů a Diagram zdrojů. Projekt se tiskne tak, jak je zobrazení nastaveno. Můžeme ho tedy před tiskem přizpůsobit například pomocí nastavení časové osy či lupy.

Vzhled stránky Dříve než začneme tisknout, je vhodné nastavit vlastnosti tisku. Vlastnosti se nastavují v okně Vzhled stránky, které otevřeme pomocí nabídky Soubor  Vzhled stránky.

Obrázek 11.1-1 Vzhled stránky V názvovém pruhu otevřeného okna Vzhled stránky je název aktuálního zobrazení.

115

Stránka Na kartě Stránka můžeme v sekci Orientace nastavit orientaci papíru při tisku. V sekci Měřítko nastavujeme zmenšení či zvětšení výtisku v procentech. Zajímavá je volba Přizpůsobit na, která automaticky dopočítá zvětšení či zmenšení tak, aby se tisk vešel na zadaný počet stran. V poslední sekci Jiné lze zvolit formát papíru a číslování stránek. Podívejme se na další karty tohoto okna.

Obrázek 11.1-2 Vzhled stráky - okraje

Okraje Na kartě Okraje nastavujeme okraje stránek. V sekci Okraje okolo volíme, zda má být vytištěn rámeček kolem stránek.

Záhlaví a Zápatí Karty Záhlaví a Zápatí jsou v podstatě identické. Zabývat se zde budeme pouze kartou Zápatí.

Obrázek 11.1-3 Záhlaví a zápatí

116

V horní části karty je náhled na vytvořené zápatí. Jak bude vypadat, nastavujeme v části spodní. Můžeme nastavovat, co má být vlevo, na středu a vpravo v zápatí - mezi jednotlivými částmi přepínáme pomocí záložek Doleva, Na střed, Doprava. Vkládat můžeme přímo text, který napíšeme do bílého pole pod záložkami nebo použijeme tlačítka.  umožní formátovat vložený text  vloží číslo stránky  vloží počet stránek  vloží aktuální datum  vloží aktuální čas  vloží název souboru projektu

Poznámka – informace Záložky Záhlaví a Zápatí můžeme zobrazit také pomocí volby Zobrazit záhlaví a zápatí.

Legenda Další záložkou je Legenda. Legenda je oblast v dolní části vytištěné stránky, v níž jsou například při tisku Ganttova diagramu vysvětlivky významu jednotlivých grafických prvků. Na obrázku je část legendy označena zeleně.

Obrázek 11.1-4 Legenda Na kartě Legenda můžeme zajistit, aby legenda byla na každé vytištěné stránce, na žádné nebo pouze na jediné stránce, na které ale nebude vytištěno nic jiného. Jak je patrno z obrázku, i do legendy můžeme vkládat údaje obdobně jako do záhlaví a zápatí.

117

Zobrazení Poslední záložka Zobrazení se liší podle jednotlivých zobrazení projektu. Pro ilustraci se podívejme na vlastnosti, které lze na této kartě měnit pro Ganttův diagram.

Obrázek 11.1-5 Vzhled stránky - zobrazení

Náhled před tiskem Před samotných tiskem projektu je vhodné podívat se, jak bude vytištěný dokument vypadat a na kolika listech bude vytisknut. Náhled můžeme v okně Vzhled stránky zobrazit použitím tlačítka Náhled před tiskem... Dalším možným způsobem je použití tlačítka nebo nabídka Soubor  Náhled před tiskem...

(Náhled) na standardním panelu nástrojů

Obrázek 11.1-6 Náhled před tiskem

118

V levé části stavového řádku najdeme informaci o tom, na kolika stránkách a v jakém rozložení bude projekt vytištěn. V horní části okna najdeme řadu tlačítek.  tlačítka pro posun na další stránky  lupa  zobrazí jednu stránku  zobrazí více stránek Tlačítko Vzhled stránky... nás přepne zpět do okna Vzhled stránky, tlačítko Tisk... otevře okno Tisk.

Cvičení Otevřete projekt firma08 (z e-kurzu) a vyzkoušejte si, jak se bude měnit vzhled tištěného dokumentu při různých zobrazeních a při různých nastaveních vlastností stránky.

Tisk Další možností, jak otevřít okno Tisk, je použít nabídku Soubor  Tisk... nebo klávesovou zkratku CTRL+P. Otevře se okno Tisk.

Obrázek 11.1-7 Tisk Sekce Tiskárna, Rozsah tisku a Kopie jsou standardní. Sekce Časová osa je přístupná u tisku zobrazení, která časovou osu obsahují, např. Ganttova diagramu či kalendáře. V tomto okně můžeme zvolit, zda má být vytištěn celý projekt či jaká jeho část. Tlačítko Náhled zobrazí, jak bude vytištěná stránka (či stránky) vypadat (náhledem jsme se zabývali výše). Pomocí tlačítka (Tisk) na panelu nástrojů spustíme tisk rovnou na tiskárnu bez možnosti zadat parametry tisku. Tato možnost je vhodná pro opakovaný tisk, kdy jsme již nastavili vzhled stránky a jsme si jisti, že výstup bude v pořádku.

119

11.2 Sestavy V MS Projectu jsou předdefinované přehledy (sestavy), v nichž rychle najdeme mnoho užitečných informací a které jsou primárně určeny k tisku.

Cíle: Umět využívat sestavy.

Sestavy Se sestavami jste se již setkali v kapitole Kontrola projektu. V aplikaci je připravena řada dalších sestav, určených k informacím o projektu. Slouží k rychlé jednoduché analýze projektu z mnoha hledisek. Sestavy jsou rozděleny do několika kategorií, které zobrazíme pomocí nabídky Zobrazit  Sestavy...

Obrázek 11.2-1 Sestavy Požadovanou kategorii vybereme a klepneme na tlačítko Vybrat. Na obrázku zobrazí po vybrání kategorie Přiřazení...

vidíme okno, které se

Obrázek 11.2-2 Sestavy přiřazení Vybereme si sestavu a opět klepneme na tlačítko Vybrat. Zobrazí se náhled sestavy a my ji můžeme vytisknout.

120

Cvičení Otevřete libovolný projekt a prohlédněte si všechny sestavy, které jsou v aplikaci k dispozici.

Kontrolní otázka Ve které sestavě naleznete informaci o CashFlow? Odpověď V kategorii Náklady... v sestavě Finanční tok.

11.3 Projekt jako obrázek Manažer nemusí umět pracovat s grafickými programy, MS Project obsahuje nástroj, který pomůže s vyrobením obrázku kteréhokoliv zobrazení projektu.

Cíle: Umět připravit obrázek projektu k použití v jiných programech.

Projekt jako obrázek Někdy můžeme chtít odeslat informace o projektu mailem nebo je vložit do textového dokumentu, např. aplikace Word, nebo do prezentace, např. aplikace PowerPoint. V tom případě se nám může velice hodit možnost uložit projekt jako obrázek. Pomocí nabídky Úpravy  Kopírovat obrázek... nebo pomocí tlačítka

(Kopírovat obrázek) otevřeme okno Kopírovat obrázek.

Obrázek 11.3-1 Kopírovat obrázek V sekci Vykreslit obrázek volíme pomocí prvních dvou voleb výstupní zařízení. Obě volby umístí obrázek do schránky, ze které ho můžeme vložit do dokumentu. Obrázky ze schránky, které se liší svými parametry, musíme pak zpracovat pomocí dalších programů. Pomocí poslední volby můžeme obrázek přímo uložit na disk do souboru. V sekci Kopírovat můžeme nastavit, mají-li být do obrázku uloženy všechny řádky nebo jenom vybrané. U zobrazení, které nemá řádky, je tato volba nepřístupná. Sekce Časová osa umožňuje zadat časový úsek, který má být do obrázku zkopírován.

121

Poznámka – informace Před kopírováním projektu do obrázku je nutné mít nastaveny všechny vlastnosti zobrazení, mít zobrazenu tu část projektu, kterou chceme zkopírovat do obrázku, případně nastaveny filtry, seskupení či úrovně osnovy. Na obrázku vidíme obrázek části projektu vložený do dokumentu MS Wordu.

Obrázek 11.3-2 Obrázek projektu vložený v dokumentu MS Wordu

Cvičení Uložte libovolný projekt jako obrázek a vložte ho do prezentace vytvořené pomocí MS Power Pointu. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu (zpracovaná na projektu Pokusný projekt 9 )

11.4 Projekt jako webová stránka Manažer projektu může pomocí MS Projectu vytvořit webové stránky projektu, i když nikdy žádné webové stránky nevytvářel.

Cíle: Umět vygenerovat webové stránky projektu.

Projekt jako webová stránka Další možností, jak předávat informace o projektu, je zveřejnit ho jako www stránku. Aplikace MS Project obsahuje průvodce, který nám umožní zadat, které informace z projektu mají být na webu publikovány. Nejdříve zvolíme nabídku Soubor  Uložit jako webovou stránku... Otevře se okno Uložit jako, kde zvolíme jméno souboru a jeho umístění na disku. Poté, co klepneme na Uložit, se otevře okno Průvodce exportem.

122

Obrázek 11.4-1 Průvodce exportem Klepneme na tlačítko Další.

Obrázek 11.4-2 Průvodce exportem - Mapování V okně Průvodce exportem  Mapování zvolíme druhou možnost a klepneme na Další. Objeví se seznam map, které máme k dispozici, my vybereme Export do HTML s použitím standardní šablony a již můžeme klepnout na Dokončit. Pokud klepneme na Další, objeví se další okno průvodce. V tomto okně průvodce můžeme zvolit, co chceme exportovat či poslední volbou přidat do horní části stránky obrázek. Nyní klepneme na Dokončit a export projektu do HTML je hotov.

123

Obrázek 11.4-3 Dokončení

Cvičení Uložte libovolný projekt jako webovou stránku a prohlédněte si ji ve svém prohlížeči. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu (zpracovaná na projektu Pokusný projekt 9)

11.5 Shrnutí kapitoly Tradičně zde najdete shrnutí kapitoly v heslech.

Cíle: Utřídit a upevnit si získané poznatky.

Tisk zobrazení Nastavení tisku Soubor  Vzhled stránky

Náhled před tiskem Soubor  Náhled před tiskem tlačítko (Náhled) tlačítko Náhled před tiskem... v okně Vzhled stránky

Tisk Soubor  Tisk CTRL+P tlačítko (Tisk) tlačítko Náhled v okně Tisk

124

Sestavy Zobrazit  Sestavy...

Projekt jako obrázek Úpravy  Kopírovat obrázek... (Kopírovat obrázek)

Projekt jako webová stránka Soubor Uložit jako webovou stránku...

11.6 Souhrnné cvičení Zkouška se blíží, už je skoro za dveřmi. Budete u ní prezentovat svůj projekt. Začněte se připravovat.

Cíle: Vědět, jaké možnosti jsou vhodné pro prezentaci Vašeho projektu.

Zadání: U této lekce žádné speciální cvičení nenajdete. Projděte si možnosti prezentace svého projektu a vyberte ty části, které Vám vyhovují. Vše využijete při přípravě prezentace svého projektu.

Návrh řešení: Protože můžete zvolit diametrálně různá řešení toho, jak prezentovat projekt, žádný návrh tentokrát neuvádím.

125

12 Sledování projektu Projekt máme vytvořen a jsme schopni ho prezentovat, vytisknout sestavy a diagramy. Je čas projekt spustit. Jsme-li vedoucími projektu, musíme sledovat průběh projektu a případně projekt upravovat podle momentální situace. Musíme být schopni kdykoliv odpovědět na otázky: Probíhají úkoly v plánovaných termínech? Má neplnění termínu některého úkolu vliv na dokončení projektu? Pracují zdroje tak, jak bylo plánováno? Nepřekračují skutečné náklady plánované? V této lekci si ukážeme, jakým způsobem lze MS Project při sledování projektu použít.

Cíle: Vědět, jak využít projekt pro sledování průběhu realizovaného projektu. Umět  zadávat do projektu skutečné údaje,  porovnávat skutečný průběh projektu se směrným plánem. Dokázat projekt  přeplánovat,  aktualizovat. Být schopni sledovat, jak nabíhají náklady na projekt.

12.1 Směrný plán Máme vytvořen plán, podle kterého chceme postupovat, ke kterému chceme směřovat své úsilí. Tomuto plánu budeme říkat směrný plán. V tomto článku se dozvíte, jak ho uložit.

Cíle: Umět vytvořit směrný plán projektu.

Směrný plán Máme-li sledovat průběh a porovnávat ho s plánem, musíme naplánovaný projekt před jeho spuštěním uložit a vytvořit takzvaný směrný plán. Do směrného plánu se ukládají zahájení, dokončení, práce a náklady úkolů, práce a náklady zdrojů a informace o přiřazení. Směrný plán přestavuje "ideální" průběh projektu. Je třeba uložit ho v okamžiku, kdy jsme dokončili plán projektu, před zahájením zadávání informací o skutečném průběhu projektu.

Práce se směrným plánem Uložení směrného plánu Směrný plán uložíme pomocí nabídky Nástroje  Sledování  Uložit směrný plán... Zobrazí se okno Uložit směrný plán.

126

Obrázek 12.1-1 Okno Uložit směrný plán V poli Uložit směrný plán zvolíme požadovaný směrný plán. Můžeme jich v průběhu projektu uložit až deset. Pokud bude některý směrný plán již uložen, bude vedle jeho jména i datum takového uložení. Volba Uložit pomocný plán umožňuje kopírovat mezi vybraným pomocným plánem či směrným plánem. Pomocný plán však ukládá pouze data zahájení a dokončení úkolů. Ve volbě Pro vybíráme, zda chceme uložit plán pro celý projekt, či pouze pro předem vybrané úkoly. Po nastavení vlastností v okně Uložit směrný plán uložíme směrný plán klepnutím na OK.

Zobrazení směrného plánu Směrný plán můžeme vidět v zobrazení Zobrazit  Sledovací Ganttům diagram, ve kterém je vidět směrný plán a po zadání skutečných dat i skutečný průběh projektu.

Obrázek 12.1-2 Sledovací Ganttům diagram Spodní pruh úkolu představuje směrný plán, horní pruh představuje skutečný průběh. Červeně jsou označeny tzv. kritické úkoly, které leží na kritické cestě. Připomeňme si, že kritická cesta obsahuje úkoly,

127

které nemají žádnou časovou rezervu a jejichž nesplnění by ohrozilo splnění konečného termínu dokončení projektu. V číselné podobě lze zobrazit některé údaje ze směrného plánu například v tabulce Zobrazit  Tabulka Odchylka.

Obrázek 12.1-3 Tabulka Odchylka

Smazání směrného plánu Pokud bychom potřebovali směrný plán smazat, můžeme tak učinit pomocí nabídky Nástroje Sledování Vymazat směrný plán.

Cvičení Otevřete projekt Pokusný projekt 9, uložte jeho směrný plán a zobrazte Sledovací Ganttův diagram. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

12.2 Procento dokončení projektu Po zahájení projektu je třeba zadávat informace o jeho průběhu. MS Project bude za Vás sledovat ukazatele projektu. Pokud jde vše podle plánu, lze aktualizovat celý projekt najednou.

Cíle: Dokázat zadat informace o projektu, který běží podle plánu.

Aktualizace projektu Pokud běží projekt podle plánu, je jeho sledování nejjednodušší. Stačí zadat datum, ke kterému chceme projekt aktualizovat  vypočítat, kolik práce bylo odvedeno, kolik zbývá, jak je to s náklady...

Zadání procenta dokončení projektu Použijeme nabídku Nástroje  Sledování  Aktualizovat projekt... Zobrazí se okno Aktualizovat projekt a v něm můžeme nastavit, zda se má zobrazovat jakékoliv procento splnění úkolu nebo zadávat pouze 100% u dokončených úkolů. Ostatní volby necháme beze změny. Stiskneme OK. Okno se uzavře a projekt bude aktualizován. Obrázek 12.2-1 Okno Aktualizovat projekt 128

Při použití volby Nastavit 0 % nebo 100 % dokončených bude Ganttův diagram po aktualizaci vypadat takto .

Obrázek 12.2-2 Aktualizovaný projekt (v Ganttově diagramu) Již dokončené práce jsou označeny černým pruhem v pruhu úkolů. Pokud použijeme volbu Nastavit právě 0% nebo 100% dokončených, vyhodnotí MS Project situaci následovně. Ve sledovacím Ganttově diagramu můžeme vidět procentní vyjádření dokončení úkolů.

Obrázek 12.2-3 Aktualizovaný projekt (ve sledovacím Ganttově diagramu)

Cvičení Projekt Pokusný projekt 9 zatím probíhá podle plánu, aktualizujte ho k datu 20. 4. 2010. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

12.3 Procento dokončení úkolu V minulém článku jsme se naučili aktualizovat celý projekt, aktualizovat lze i jednotlivé úkoly samostatně.

Cíle: Umět zadat procento dokončení úkolu.

Aktualizace úkolu Neprobíhá-li vše podle plánu, či chceme-li sledovat průběh projektu podrobněji, můžeme aktualizovat jednotlivé úkoly. Postupy a výsledky akcí si ukážeme na projektu, jehož část vidíme na obrázku .

129

Obrázek 12.3-1 Aktualizace úkolu

Zadání procenta dokončení úkolu Pomocí okna Aktualizovat úkoly Použijeme nabídku Nástroje  Sledování  Aktualizovat úkoly... v okně Aktualizovat úkoly použijeme pole Dokončeno %. Výsledek vidíme opět v Ganttově diagramu.

Obrázek 12.3-2 Okno Aktualizovat úkoly

Obrázek 12.3-3 Výsledek v Ganttově diagramu

Pomocí okna Informace o úkolu 1

Označíme úkol či úkoly, které chceme aktualizovat.

2 3 4 5

Zobrazíme okno Informace o úkolu (např. pomocí tlačítka Zvolíme kartu Obecné. Procenta dokončení zapíšeme do pole Dokončeno %. Potvrdíme OK.

)

130

Obrázek 12.3-4 Okno Informace o úkolu

Pomocí panelu nástrojů Sledování Zobrazíme panel nástrojů Sledování pomocí nabídky Zobrazit  Panely nástrojů  Sledování. 1 Označíme úkol či úkoly, u nichž chceme procento dokončení zadat. 2 Použijeme jeden z postupů:  procento dokončení zadáme přímo tlačítkem s počtem procent

 použijeme tlačítko (Aktualizovat úkoly). Otevře se okno nám již známé okno Aktualizovat úkoly, v němž procento dokončení zadáme.

V Ganttově diagramu Pole Dokončeno % najdeme v tabulce Sledování (Zobrazit  Tabulka  Sledování). Do něj můžeme přímo z klávesnice zadat procento dokončení.

Obrázek 12.3-5 Procento dokončení Zadáme-li procento souhrnný úkol, budou procenta rozpočítána na jednotlivé úkoly podle jejich časové posloupnosti. Pokud zadáme procenta pro jednotlivé úkoly, budou naopak dopočítána procenta pro souhrnné úkoly. Na obrázku výše je situace, kdy jsme zadali 30% pro úkol 1.1. V grafické části Ganttova diagramu ukážeme kurzorem myši na levý okraj pruhu úkolu, jehož procento dokončení chceme nastavit. Ukazatel myši se změní na malou šipku s procentem . Tažením doprava (držíme stisknuté levé tlačítko myši) nastavíme procento dokončení, bližší informace o datu vidíme ve žluté informační bublině.

Obrázek 12.3-6 Žlutá bublina

131

Uvolníme tlačítko a výsledek je opět hned vidět v Ganttově diagramu.

Obrázek 12.3-7 Výsledek

Cvičení V projektu Pokusný projekt 9 (naleznete ho v e-kurzu) zadejte procento dokončení u úkolu 1 na 60%, u úkolu 3 na 50%, u úkolu úkol čtvrtý na 75%, u úkolu úkol pátý na 27% , použijte postupně vyložené postupy. U úkolu úkol šestý označte část úkolu jako splněný tažením myší. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu Jak zadávat další informace o průběhu, se dozvíme v následujících článcích.

12.4 Skutečné termíny, doba trvání a práce Pokud nejde vše podle plánu, je situace trochu složitější. I zde nabízí MS Project řešení, možnost zadávání všech změněných údajů.

Cíle: Umět zadávat podrobné informace o tom, jak úkoly ve skutečnosti probíhají.

Aktualizace dalších údajů Dalším způsobem, jak aktualizovat údaje podle skutečnosti, je zadávat skutečné údaje pro každý úkol. Zadávat můžeme skutečné zahájení, dokončení, práci a dobu trvání. Jakmile tyto údaje zadáme, Projekt upraví plán a dopočítá procento dokončení úkolu.

Pomocí okna Aktualizovat úkoly 1 2

Označíme úkol, který chceme aktualizovat. Otevřeme okno Aktualizovat úkoly.

 pomocí tlačítka (Aktualizovat úkoly) na panelu nástrojů Sledování,  pomocí nabídky Nástroje  Sledování  Aktualizovat úkoly... 3. V tomto okně můžeme zadat skutečné zahájení, skutečné dokončení, skutečnou a zbývající dobu trvání a procento dokončení.

Obrázek 12.4-1 Zadání skutečných hodnot

132

Potvrdíme-li tlačítkem OK nastavení, uvidíme výsledek v Ganttově diagramu

Obrázek 12.4-2 Výsledek Všimněme si, že úkol byl přeplánován (jeho zahájení je přesunuto). Porovnejte s původním projektem (směrným plánem) například pomocí Sledovacího Ganttova diagramu.

Obrázek 12.4-3 Porovnej!

Poznámka – informace Jednotlivá pole okna se při zadávání nepřepočítávají. Při vzniku konfliktu mezi údaji mají přednost údaje ze zadaných dat skutečného zahájení a dokončení před skutečnou a zbývající dobou trvání a před procentem dokončení. Skutečná a zbývající doba trvání má přednost před zadaným procentem dokončení.

V Ganttově diagramu Pro zadávání skutečných hodnot použijeme např. tabulku Sledování.

Obrázek 12.4-4 Tabulka Sledování

Poznámka – informace Potřebné sloupce můžeme přidat i do jiných tabulek pomocí volby Vložit  Sloupec...

Cvičení Pracujte s projektem Pokusný projekt 9 (naleznete ho v e-kurzu). Tento úkol doporučuji zpracovávat ve Sledovacím Ganttově diagramu s tabulkou Sledování (zobrazte si v něm čísla osnovy). Všímejte si, jak se naplánování úkolů mění. Pro úkol 3.1 úkol čtvrtý postupně splňte body a) až e). a) nastavte datum skutečného zahájení úkolu 21. 4. 2010 b) zadejte skutečnou dobu trvání na 8 dnů 133

c) zadejte procento dokončení 100% d) zrušte poslední úpravu (CTRL+Z) e) zadejte zbývající dobu trvání 0. Čím se liší výsledek akce z bodu c) a e)?

Odpověď Naše body a) až b) jsou interpretovány tak, že za 8 dnů bylo dokončeno 80% úkolu a další 2 dny je na úkolu ještě třeba pracovat c) po zadání procenta dokončení 100% je úkol považován za splněný v plánované době trvání, e) skutečná doba trvání je oproti plánu zkrácena pouze na 8 dnů a úkol je dokončen v obou případech jsou přeplánovány i úkoly, které navazují na úkol 3.1. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

Poznámka – informace Pokud jsme vložili datum skutečného ukončení či zahájení omylem, zrušíme ho tak, že umístíme kurzor na příslušnou buňku a použijeme klávesu DEL či přímo napíšeme NEDEF. Při zpracování cvičení jsme viděli, že po zadání skutečných hodnot úkolu byly přepočítány i úkoly na něj navazující. V grafické části vidíme důsledky dosavadního průběhu projektu a můžeme porovnat skutečný stav (barevné pruhy) se směrným plánem (šedé pruhy). Kromě výše uvedených údajů lze v tabulce Sledování zadávat i informace o skutečných nákladech.

12.5 Skutečná a zbývající práce podrobněji V tomto článku se dozvíte další informace o tom, jak zadávat skutečné údaje.

Cíle: Znát a umět zadávat a používat informace o skutečné a zbývající práci.

Skutečná a zbývající práce podrobněji Skutečnou a zbývající práci můžeme zadávat pro úkoly, ke kterým jsou přiřazeny zdroje. Nejdříve si připravíme vhodné zobrazení. 1 Zvolíme zobrazení Používání úkolů (Zobrazit  Používání úkolů). 2 Zvolíme tabulku Práce (Zobrazit  Tabulka  Práce). V pravé části zobrazení otevřeme místní nabídku sloupce Podrobnosti a vybereme pole Skutečná práce.

134

Obrázek 12.5-1 Pole Skutečná práce U každého úkolu i zdroje se objeví kromě řádku Práce ještě řádek Skutečná práce.

Obrázek 12.5-2 Nový řádek

Pro celý úkol Skutečnou práci zadáváme do pole Skutečná práce v řádku úkolu nebo zdroje v levé části zobrazení. Pracuje-li na úkolu jeden zdroj, je skutečná práce zadaná pro úkol nebo zdroj shodná. Pracuje-li na úkolu více zdrojů, je skutečná práce zadaná pro  úkol rozdělena mezi všechny zdroje v poměru jejich jednotek přiřazení. (Tento způsob je vhodný, pokud nás nezajímá detailní informace o jednotlivých zdrojích.)  zdroj zahrnuta do celkové práce na úkolu, při čemž neovlivňuje skutečnou práci ostatních zdrojů. (Tento způsob lze použít, když sledujeme informace o práci jednotlivých zdrojů.) Celou situaci si ilustrujme na následujícím úkolu.

Obrázek 12.5-3 Úkol

135

Nejprve zadáme skutečně odvedenou práci do pole úkolu.

Obrázek 12.5-4 Zadáme odvedenou práci Vidíme, že Projekt rozdělil odvedenou práci mezi oba zdroje a předpokládá, že práce ještě není dokončena. Pokud byla práce dokončena za kratší dobu než byla plánována, musíme ještě do pole Zbývá zadat 0. Výsledek je na dalším obrázku

Obrázek 12.5-5 Pole Zbývá Pokud bychom zadali skutečnou práci pouze pro jeden zdroj, bude situace následující

Obrázek 12.5-6 Pro jeden zdroj

Pro část úkolu U zvláště sledovaných úkolů můžeme potřebovat zadávat skutečně odvedenou práci po kratších časových úsecích např. dnech či hodinách. K tomu použijeme stejné zobrazení jako při zadávání pro celý úkol či zdroj. Skutečnou práci však budeme zadávat v pravé části zobrazení, kde si osu upravíme podle svých potřeb např. pomocí tlačítek (Oddálit) a (Přiblížit). Celou situaci opět ilustrujme na stejném úkolu jako v předchozí části.

Obrázek 12.5-7 Skutečná práce

136

Zadáme-li skutečnou práci do pole celého úkolu (vybrané pole), budou přepočítány hodnoty pro všechna přiřazení. Pozor, uvědomme si, že zadáváme skutečně odevzdanou práci. Jestliže jí bylo v daný den odevzdáno více, než bylo plánováno, je jí na další den již potřeba méně.

Obrázek 12.5-8 Skutečná práce na úkolu Jak bude vypadat situace, pokud zadáme do původního nastavení skutečnou práci pro jeden zdroj, vidíme na následujícím obrázku.

Obrázek 12.5-9 Pro jeden zdroj

Cvičení Uložte si a otevřete projekt Pokusný projekt 10 (naleznete ho v e-kurzu). 1

Přepněte zobrazení na Používání úkolů. Všimněte si, jak je nastaveno (čísla osnovy, u každého úkolu se zobrazují nejen Práce a Náklady, ale i Skutečná práce a Skutečné náklady. 2 Vyhledejte informace o tom, jak je ve druhé etapě (3 etapa 2) naplánována práce na pondělí 10. 5. 2010. Úkol 3.2 úkol pátý ve skutečnosti v pondělí 10. 5. 2010 trval pouze 6 hodin. Vložte tuto inforace k úkolu 3.2. Které údaje se změnily?

Odpověď Práce, Náklady a Skutečné náklady u úkolu 3.2 a údake o celé třetí etapě a údaje u zdroje člověk 1 v pondělí 10. 5. 2010, zbývající dvě hodiny byly přesunuty na úterý 11. 5. 2010. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

12.6 Přeplánování nedokončené práce Někdy musí být projekt přerušen, např. proto, že jiný projekt v podniku má přednost. Jak snadno naplánovat práce po jeho přerušení se dozvíte v tomto článku.

137

Cíle: Umět přeplánovat projekt po jeho přerušení.

Přeplánování nedokončené práce Může nastat situace, že práce na projektu musí být přerušena a zbylá část práce přeplánována na později. V tomto případě stačí zadat datum, kdy má práce pokračovat. Uděláme to následujícím způsobem: 1 Pomocí nabídky Nástroje  Sledování  Aktualizovat projekt... otevřeme okno Aktualizovat projekt. 2 Zatrhneme volbu Znovu naplánovat nedokončenou práci jako zahájenou a zadáme datum, od kterého mají práce pokračovat. 3 Potvrdíme OK. Ilustrujme si použití na příkladu. Máme projekt, který probíhal do 22. 10. 2003 podle plánu.

Obrázek 12.6-1 Podle plánu Práce musí být na 3 dny přerušeny.

Obrázek 12.6-2 Přerušení práce Práce je přeplánována tak, že není-li úkol zahájen, je přeplánován s podmínkou Zahájit po dni. Nedokončené úkoly budou rozděleny, zbývající práce bude přeplánována.

Poznámka – informace Takto bude projekt přeplánován při výchozím nastavení, tzn. v okně Možnosti (Nástroje  Možnosti) na kartě Plán je zatrženo políčko Rozdělovat probíhající úkoly.

Cvičení Přeplánujte projekt Pokusný projekt 10 tak, aby jeho průběh byl přerušen do 20. 5. 2010. Videoukázka řešení – naleznete v e-kurzu

138

12.7 Shrnutí kapitoly Tradičně zde najdete shrnutí kapitoly v heslech.

Cíle: Utřídit a upevnit si získané poznatky.

Směrný plán Uložení směrného plánu Nástroje  Sledování  Uložit směrný plán...

Zobrazení směrného plánu ve Sledovacím Ganttově diagramu v tabulce Odchylka

Vymazání směrného plánu Nástroje  Sledování  Vymazat směrný plán

Aktualizace projektu Zadání procenta dokončení projektu Nástroje  Sledování  Aktualizovat projekt...  Znovu naplánovat nedokončenou práci jako zahájenou:

Aktualizace úkolu Zadání procenta dokončení úkolu pomocí okna Aktualizovat úkoly: Nástroje  Sledování  Aktualizovat úkoly... pomocí okna Informace o úkolu: Projekt  Informace o úkolu pomocí panelu nástrojů Sledování: Zobrazit  Panely nástrojů  Sledování v tabulce Sledování v Ganttově diagramu: Zobrazit  Tabulka  Sledování

Zadání skutečných hodnot pomocí okna Aktualizovat úkoly: Nástroje  Sledování  Aktualizovat úkoly... v tabulce Sledování v Ganttově diagramu: Zobrazit  Tabulka  Sledování

Skutečná a zbývající práce na úkolu v tabulce Práce v zobrazení Používání úkolů: Zobrazit  Používání úkolů, Zobrazit  Tabulka  Práce

Přeplánování nedokončené práce Nástroje  Sledování  Aktualizovat projekt...

12.8 Souhrnné cvičení Máme před sebou poslední souhrnné cvičení, závěr kurzu už je za dveřmi.

Cíle: Aplikovat poznatky z této lekce na konkrétním projektu.

Zadání: Uložte si a otevřete projekt firma07 (naleznete ho v e-kurzu), uložte jeho směrný plán a zadejte do něj informace o jeho skutečném průběhu: 139

1. Do 1. 8. 2011 probíhal projekt zcela podle směrného plánu. 2. Úkoly 1.3 stavební povolení a 1.5 nákup materiálu se také podařilo splnit podle plánu, ale úkol 1.6 vyklizení objektu začal se zpožděním až 18. 8. 2011 a byl dokončen za 1,5 dne. 3. Do konce 10. září 2011 musely být práce přerušeny, stavba byla o víkendech pouze hlídána tak, jak bylo naplánováno (úkol 2 Hlídání staveniště). Již je zjevné, že dokončení projektu podle původního plánu bude těžko zvládnutelné, aIe zkusme plán upravit a zpoždění dokončení projektu snížit. 4. S řemeslníky se podařilo domluvit, že úkoly 3.2.1 příčky, 3.2.2 střešní okna a 3.2.3 zateplení mohou po dokončení schodiště (úkol 3.1 schodiště) začít najednou (zařiďte změnou typu vazeb). 5. Úkol 3.1 schodiště se podařilo dokončit podle upraveného plánu a úkol 3.2.1 příčky se podařilo splnit o 3 dny dříve, tedy za 7 dní. 6. 18. 9. 2011 bylo ukončeno hlídání staveniště, do té doby bylo staveniště hlídáno. 7. Všechny úkoly 3.2 hrubá stavba se pak již podařilo splnit bez potíží. 8. Kolik bylo zatím vyčerpáno prostředků? Byl přečerpán plán financí na některý úkol? 9. Dále je to na Vás :-)

Tipy pro řešení: Pokud byste si nevěděli náhodou s nějakým úkolem rady, vraťte se k článkům této kapitoly.

Návrh řešení: Postup řešení vidíte na zpracovaných projektech  po bodu 3: Firma07_řešení_a  po bodu 7: Firma07b_řešení  odpověď na bod 8: Například v tabulce Náklady, přečerpáno je hlídání staveniště o 600 Kč.

140

13 Práce s novějšími verzemi programu MS Project, stejně jako jiné aplikace, je stále zdokonalován, vznikají jeho nové verze. Za pár let, které utekly od vzniku tohoto kurzu, již vznikly tři nové verze. Až do verze MS Project 2007 se v ovládání nic významného nezměnilo, jen pár věcí bylo třeba hledat v jiných nabídkách. Ve verzi 2007 byly místo klasických nabídek použity pásy karet. Přibylo pár nových funkcí, ale nic závratného se nezměnilo. Nemění se logika, ani jednotlivá obslužná okna. Většinou dochází pouze ke změnám, které mají zjednodušit obsluhu programu.

Cíle: Najít v případě potřeby informace o novinkách.

13.1 MS Project 2007 V tomto článku najdete krátkou informaci o tom, co nového nám přinesl MS Project 2007. Obrázky i text tohoto článku vychází z článku http://www.microsoft.com/cze/project/produkty/projectprofessional-2007.aspx Ze stejného zdroje jsou převzaty i obrázky.

Cíle: Rozšířit si obzory o nových funkcích MS Projectu.

Přehled a kontrola projektových plánů a financí Uspořádání a organizaci projektů a lidí můžete vylepšit díky účinnému plánování nabízenému aplikací Office Project 2007.

Hledání zdroje problémů Pomocí funkce Hybné faktory úkolů můžete nastavit počáteční požadavky a omezení zdrojů, které určují počáteční datum vybraného úkolu. Díky hybným faktorům úkolů můžete v projektových plánech snadno sledovat kritické cesty a vyhledávat příčiny zpoždění.

Obrázek 14.1-1 Podokno Hybné faktory úkolů

141

Zpětné změny Pomocí funkce víceúrovňového vrácení zpět máte možnost experimentovat se scénáři citlivostních analýz. Je možné vrátit zpět poslední změny zobrazení, dat a možností. Tato funkce také umožňuje vrácení zpět akcí a skupin akcí z maker či kompatibilních rozšíření od jiných výrobců a snáze tak pochopit dopady každé ze změn.

Náhled výsledků změn Funkce zvýrazňování změn umožňuje sledovat dopad změn na ostatní závislé úkoly. Aplikace Project automaticky zvýrazní všechny položky, které se posouvají v důsledku naposledy provedené změny.

Obrázek 14.1-2 Zelené zvýraznění označuje výsledky úprav

Rozpočet projektu pod kontrolou Projektům i projektovým programům můžete přidělovat rozpočty a sledovat náklady.

Přiřazení nákladů konkrétním úkolům Nový typ nákladového zdroje umožňuje přiřazovat úkolům libovolné náklady (nezávisející na odpracovaném čase). Nová pole pro informace o nákladech slouží ke zefektivnění projektového účetnictví. Je proto možné přesněji monitorovat projektové finance a synchronizovat projekt s daty v účetním systému.

Efektivní poskytování projektových informací Díky aplikaci Office Project 2007 můžete efektivně poskytovat informace o průběhu a potížích v projektu.

Předdefinované sestavy Tyto sestavy umožňují vybírat, zobrazovat a tisknout nejčastěji používané informace potřebné k řízení projektů, sledování zdrojů, kontrole nákladů a zpřístupňování dat o průběhu projektů. Tyto sestavy také můžete přizpůsobovat tak, aby prezentovaly konkrétní hledané informace.

Projektová zobrazení pro zveřejňování informací Aktualizovaná zobrazení a vizualizační funkce umožňují generování lepších sestav. Funkce Zvýraznění buňky na pozadí umožňuje měnit barvu pozadí buňky nebo řádku a přidávat jim tak další význam.

142

Obrázek 14.1-3 Příklad funkce Zvýraznění buňky na pozadí

Dokonalé využití grafů a diagramů Funkce Vizuální sestavy slouží k vytváření grafů projektových dat v aplikacích Microsoft Office Excel 2007 či 2003 a diagramů v aplikaci Microsoft Office Visio Professional 2007. Tato funkce vytváří šablony sestav, které je možné opakovaně používat v různých projektech. Tyto sestavy podporují zobrazení kontingenčních tabulek oproti statickým snímkům projektových informací, které funkce Průvodce kopírováním obrázku do sady Office vytváří v aplikacích Excel, Microsoft Office Word či Microsoft Office PowerPoint.

Obrázek 14.1-4 Okno funkce Vizuální sestavy se sestavou v aplikaci Excel 143

Rychlé dosažení produktivity Získejte možnost snadného přidělování zdrojů, kontroly financí a zlepšení odhadů nákladů.

Průvodce produktem Naučte se používat aplikaci Project pomocí Průvodce projektem, který představuje interaktivní plánovací nástroj umožňující rychle zvládnout proces řízení projektů.

Obrázek 14.1-5 Zobrazení Ganttova diagramu s podoknem úloh Průvodce projektem

Úspora času pomocí šablon projektů Aplikace Project nabízí množství předdefinovaných šablon pro urychlení vytváření projektů. Šablona projektu automaticky vyplní informace o úkolech a zdrojích, nastaví formátování, vytvoří makra a určí další nastavení projektu. Šablony je možné zaslat dalším uživatelům e-mailem a sdílet tak prověřené postupy a zajistit konzistenci. Další šablony si také můžete stáhnout z rostoucí galerie na webu Microsoft Office Online.

Vlastní šablony Využijte výhod vlastních prověřených postupů vytvořením vlastních šablon. Stávající projekt tak budete moci opakovaně využít jako základ budoucích projektů.

Nápověda a školení online Získejte při práci rychlou nápovědu. Aplikace Project nabízí různé formy pomoci, od robustního vyhledávání nápovědy a průvodců po online přístup ke školicím kurzům, šablonám a dalšímu obsahu (požaduje připojení k Internetu).

13.2 MS Project 2010 Verze MS Project 2010 přinesla změnu v ovládání, ale situace je přehledná. 144

Tento článek byl vytvořen na základě článku

Cíle: Pomoci těm, kdo používají verzi 2010. Project 2010 má nové lepší rozhraní, ale to není vše. Skrývá v sobě nové výkonné plánování, řízení úkolů a vylepšené zobrazení poskytující lepší kontrolu nad řízením a prezentací projektů. Nová verze aplikace Project Web Access má rovněž nový vzhled a mnoho nových funkcí usnadňujících spolupráci v týmu. S touto aplikací však v našem kurzu nepracujeme.

Novinky v aplikaci Project 2010 Vylepšené rozhraní Aplikace Project 2010 zavádí několik funkcí, které zásadně zlepšují způsob zobrazování projektu a práce s ním.

Úvod do pásu karet Při prvním spuštění aplikace Project 2010 můžete být překvapeni tím, co uvidíte. Nabídky a panely nástrojů byly nahrazeny pásem karet umožňujícím rychlé nalezení příkazů potřebných k provedení úkolu. Příkazy jsou uspořádány v logických skupinách, které jsou společně soustředěny pod jednotlivými kartami.

Obrázek 14.2-1 Pás karet V aplikaci Project 2010 jsou všechny karty a skupiny na pásu karet plně přizpůsobitelné. Pokud vaše organizace používá funkce, které jsou jedinečné pro její obchodní činnost, můžete je seskupit na jejich vlastní kartě pásu karet.

Karta Soubor Klikněte na kartu Soubor a zobrazí ucelené grafické rozhraní umožňující správu souborů projektu. Obsahuje stejné základní příkazy, které jsou dostupné v nabídce Soubor ve starších verzích aplikace Microsoft Project, jež umožňují otevírat, ukládat a tisknout soubory projektu. V levém sloupci nabídek najdeme Možnosti (ve starších verzích byl umístěn v nabídce Nástroje. Tento příkaz otevře dialogové okno Možnosti aplikace Project, ve kterém lze zadávat, kontrolovat nebo měnit předvolby řídící způsob práce a zobrazení aplikace Microsoft Project.

Rychlé vyhledávání příkazů Nejobvykleji používané příkazy nyní naleznete jediným kliknutím pravým tlačítkem myši. Pokud kliknete pravým tlačítkem na libovolnou položku v zobrazení, jako je pruh, buňka v tabulce nebo graf, zobrazí se minipanel nástrojů se seznamem často používaných příkazů. Pokud spěcháte, jedná se o jeden ze způsobů používání aplikace Project, který se vám díky úspoře času vyplatí.

145

Obrázek 14.2-2 Místní nabídka příkazů

Nové možnosti zobrazení Byly rovněž přidány nové funkce zobrazení, které poskytují přehlednější informace o tom, jaký váš tým podává výkon a kde je přiřazeno nadměrné množství zdrojů. Aplikace Project vám pomůže vidět širší kontext (a potenciální závažné potíže se zdroji) v zobrazení časové osy.

Časová osa Aplikace Project 2010 obsahuje zobrazení časové osy, které se automaticky zobrazí nad dalšími zobrazeními a ukazuje stručný přehled celého plánu. Do časové osy lze přidávat úkoly, a časovou osu je dokonce možné tisknout a získat tak atraktivní souhrnnou sestavu s informacemi o celém projektu. Můžete ji také vložit do e-mailu a zaslat tak sestavu okamžitě bez složitých operací.

Obrázek 14.2-3 Časová osa

Týmový plánovač Týmový plánovač mají bohužel k dispozici pouze uživatelé aplikace Project Professional 2010, my pracujeme s verzí Standart. Uvádím zde informace o něm pouze pro inspiraci pro ty, které MS Project zaujal. Týmový plánovač je zobrazení pro plánování zdrojů umožňující pracovat s plánem způsobem, 146

který nebyl ve starších verzích aplikace Project možný. Pomocí Týmového plánovače se můžete rychle podívat, na čem členové vašeho týmu pracují, a přesouvat úkoly od jedné osoby ke druhé. Můžete si také prohlížet a přiřazovat nepřiřazené pracovní úkoly, prohlížet přetížení zdrojů a zobrazovat názvy úkolů a zdrojů - vše v jednom efektivním zobrazení. Správa úkolů a zdrojů nikdy nebyla tak snadná. Pokud je například zdroj přetížen, stačí pouze přetáhnout úkol z jednoho zdroje na druhý a přetížení zmizí.

Obrázek 14.2-4 Týmový plánovač Obr. 1 Úkol, který je zpožděn oproti plánu. Tento úkol může být přetažen na Cheryl nebo Toma, kteří nemají žádnou práci. Obr. 2 Úkol, který probíhá podle plánu. Obr. 3 Úkoly, které nejsou právě přiřazeny. Tyto úkoly mohou být přetaženy na Romana nebo Petru, kteří právě nemají žádnou práci.

Snadnější přizpůsobení zobrazení Manipulace se zobrazeními byla v aplikaci Project často výzvou. To je minulost. Podívejte se na nové způsoby, které lze využít k prezentaci a řízení projektu.

147

Rychlé přidávání nových sloupců Přidávání sloupců do aplikace Project bylo obecně zjednodušeno. Jednoduše klikněte na nadpis Přidat nový sloupec v pravé části tabulkového zobrazení a zadejte nebo vyberte název sloupce. Existující sloupec lze také snadno přejmenovat kliknutím na jeho záhlaví a zadáním jiného názvu. Přizpůsobení sloupců nebylo nikdy tak snadné.

Obrázek 14.2-5 Vložení nového sloupce

Posuvník lupy Aplikace Project 2010 umožňuje rychlé přiblížení časově uspořádané části zobrazení pomocí posuvníku lupy na stavovém řádku. Chcete-li plán přiblížit, jednoduše přesuňte posuvník lupy doprava (zobrazí kratší časové intervaly, například dny nebo hodiny) oddálení provedete jeho přesunem doleva (zobrazí delší intervaly, například týdny nebo měsíce). Posuvník lupy funguje v Ganttově diagramu, síťovém diagramu, zobrazeních kalendáře a ve všech zobrazeních grafů. Obrázek 14.2-6 Posuvník lupy

Uživatelem řízené plánování Aplikace Project 2010 obsahuje několik vylepšení plánování, která zlepšují řízení plánu. Je také možné vytvářet seznamy počátečních úkolů v aplikaci Microsoft Excel nebo Microsoft Word a vkládat je do aplikace Project bez nutnosti změny jejich formátování.

Ruční plánování Aplikace Project 2010 představuje výrazný posun ve způsobu plánování projektů. Změny faktorů, jako jsou závislosti úkolů (Závislosti mezi úkoly: Vztah mezi dvěma propojenými úkoly; vytvořením vazby je definována závislost mezi daty jejich dokončení a zahájení. Existují čtyři druhy závislostí mezi úkoly: Dokončení-Zahájení (FS), Zahájení-Zahájení (SS), Dokončení-Dokončení (FF) a Zahájení-Dokončení (SF).) a kalendář (Kalendář: Mechanismus plánování, který určuje pracovní čas pro zdroje a úkoly. Aplikace Project používá čtyři typy kalendářů: základní kalendář, kalendář projektu, kalendář zdroje a kalendář úkolů.) projektu, již nadále nezpůsobují automatickou úpravu dat úkolů v případě, kdy je úkol plánován ručně. Ručně plánovaný úkol můžete umístit kamkoliv do plánu a aplikace Project ho nepřesune. Manažeři projektů, kteří jsou zvyklí na automatické plánování ve starších verzích aplikace Project, mohou nyní novou funkci ručního plánování pro konkrétní úkoly nebo pro celý projekt vypnout. Některé projekty, obzvláště ty komplikované, mohou vyžadovat, aby se výkonný systém plánování aplikace Project o plánování postaral za vás.

148

Neaktivní úkoly Úkoly mohou být deaktivovány a stále ponechány v projektu. Neaktivní úkoly často obsahují důležité informace (jako jsou informace o skutečných nákladech), které mohou být cenné pro účely archivace.

Souhrnné úkoly plánované metodou shora dolů Projektoví manažeři již nejsou omezeni na vytváření dílčích úkolů a na jejich následné zahrnování do souhrnných úkolů. V aplikaci Project 2010 lze nejdříve vytvořit souhrnné úkoly a poté jim lze přiřadit data, která přesně neodpovídají datům zahrnutí dílčích úkolů. Na začátku fáze plánování mohou mít projektoví manažeři pouze některé údaje z nejvyšší úrovně o klíčových dodávkách (Dodávka: Hmotný a měřitelný výsledek nebo položka, jejíž vytvoření je nutné k dokončení projektu nebo jeho části. Obvykle se projektový tým a zúčastněné strany dohodnou na předmětu dodávky projektu před jeho zahájením.) a hlavních milnících (Milník: Referenční bod, který označuje důležitou událost v projektu a slouží ke sledování průběhu projektu. Jako milník bude automaticky označen každý úkol s nulovou dobou trvání. Můžete tak rovněž označit jakýkoli jiný úkol s libovolnou dobou trvání.) svých projektů. Pomocí aplikace Project lze projekty rozdělit do fází (Fáze: Skupina souvisejících úkolů, které tvoří významný úsek projektu) nejvyšší úrovně na základě celkové časové osy a rozpočtu (Rozpočet: Odhadované náklady projektu stanovené v aplikaci Project pomocí směrného plánu.). To znamená, že data pro jednotlivé pracovní položky nemusí nezbytně souhlasit s daty pro fáze nejvyšší úrovně.

Porovnávání verzí projektů Funkce porovnávání verzí v aplikaci Project 2010 nyní obsahuje pruhy Ganttova diagramu a obrázky, které pomáhají přehledněji rozpoznat, jak se jedna verze projektu liší od jiné.

Snadnější spolupráce Pro projekty není dobré, když jsou v rámci jedné organizace vzájemně izolovány. Aplikace Project zlepšila způsoby sdílení informací o projektech.

Vylepšení spolupráce prostřednictvím synchronizace se seznamem SharePoint Uživatelé aplikace Project Professional 2010 mohou exportovat soubory projektů do seznamu služby SharePoint, což zajišťuje rychlý a snadný způsob, kterým manažeři projektů mohou sdílet stav projektu nebo kterým mohou vytvářet sestavy, jež je možné prohlížet v rámci celé organizace. K synchronizaci se seznamem služby SharePoint nepotřebujete aplikaci Project Web App.

Vylepšené kopírování a vkládání Nikdy by vás nenapadlo, že spolupráce se může zlepšit díky něčemu tak jednoduchému a samozřejmému, jako je kopírování a vkládání informací aplikace Project. S touto novou funkcí lze nyní kopírovat a vkládat obsah mezi aplikacemi systému Office a aplikací Project 2010 a zachovávat jejich formátování, úrovně osnovy a záhlaví sloupců. Dvěma kliknutími tlačítka myši můžete okamžitě vytvořit sestavu a kopírovat ji do většiny aplikací systému Office.

Zpětná kompatibilita Aplikace Project 2010 je kompatibilní s předchozími verzemi aplikace Microsoft Project. Můžete otevírat soubory v aplikaci Project 2007 nebo starší a poté je otevírat a upravovat v aplikaci Project 2010 v režimu snížené funkčnosti. Navíc můžete vytvářet soubory v aplikaci Project 2010 a poté je převádět do formátů souborů aplikace Project 2007, Project 2000-2003 a Project 98. Ať už použijete libovolný způsob, nebudete potřebovat žádný převaděč! Poznámka Funkce jedinečné pro aplikaci Project 2010, jako je ruční plánování úkolů a souhrnné úkoly plánované metodou shora dolů, pravděpodobně nebudou při prohlížení v dřívějších verzích aplikace Project zobrazeny podle očekávání.

149

14 Závěr Úspěšně jste dosáhli konce kurzu, možná máte před sebou ještě zkoušku. Pokud jste se poctivě připravovali, nic špatného se Vám u ní nemůže stát a jistě ji bez problémů složíte. Těším se na osobní setkání nad Vaším projektem.

Cíle: Sdělit vyučující své poznatky z absolvování kurzu.

14.1 Slovo na závěr Na závěr jen krátké rozloučení.

Cíle: Trochu úsměvu na konec.

(Z http://www.x-soft.cz/dyscom/images/gratulace.jpg)

150

Došli jsme na konec našeho kurzu, věřím, že se nám podařilo splnit cíle kurzu a Vy teď již dokážete využívat pro plánování a řízení projektu program MS Project. Pokud jste v kurzu, během jeho studia, odhalili nějaké chyby či problémy nebo máte nějaké náměty či připomínky, sdělte mi je prosím v závěrečném hodnocení kurzu. Úspěšně jste dosáhli konce kurzu, možná máte před sebou ještě zkoušku. Pokud jste se poctivě připravovali, nic špatného se Vám u ní nemůže stát a jistě ji bez problémů složíte. Těším se na osobní setkání nad Vaším projektem.

151

Zadání úkolů Kapitola 2: Téma projektu V první kapitole jste se dozvěděli, že ke zkoušce máte přinést projekt. Celým kurzem Vás budou provázet úkoly, po jejichž splnění budete mít projekt připraven. Tento je první z nich.

Zadání V článku Podmínky klasifikace v kapitole Základní informace jste se dočetli, že u zkoušky budete obhajovat svůj projekt. Teď, když již víte, co je projekt a jaké má vlastnosti, je třeba nalézt téma Vašeho zkouškového projektu. Zvolte téma svého projektu. Můžete volit téma  které souvisí přímo s Vaším zaměstnáním  které souvisí s Vaším zaměřením, ale bude se jednat o fiktivní projekt  které souvisí s aktivitami ve Vašem volném čase  které souvisí s Vaším osobním životem. Až budete přemýšlet o tématu, počítejte s tím, že do Vašeho projektu musí být zapojeno více lidí, nemůžete pracovat sám či sama. Na svůj projekt musíte potřebovat nějaký materiál a musíte být schopni odhadnout náklady. Téma odevzdejte prostřednictvím tohoto úkolu.

Tipy pro řešení Stále Vás nic nenapadá? Jako inspiraci Vám prozradím pár témat projektů Vašich předchůdců. 1. Stěhování firmy 2. Stěhování domácnosti 3. Stavba rodinného domu 4. Zavedení nového softwaru ve firmě 5. Zpracování účetní uzávěrky Organizace odborného semináře Propagace firmy na veletrhu Svatba Zájezd sportovního oddílu Organizace tábora pro děti Věřím, že najdete vlastní téma. Držím palce.

Kapitola 4: Založení projektu Již nazrál čas, abyste začali připravovat svůj projekt ke zkoušce.

Zadání V minulém úkolu jste si zvolili téma projektu. Nyní již máte dostatek informací o MS Projectu a můžete svůj projekt pomocí něj začít zpracovávat. 1. založte prázdný projekt s odpovídajícím názvem 2. nastavte čas a měnu 3. nastavte kalendář pro plánování projektu 4. zadejte informace o projektu 5. projekt uložte

Tipy pro řešení Pokud jste náhodou pozapomněli, jak některý z bodů splnit, nic Vám nebrání v tom, abyste se vrátili ke článku, v němž najdete návod. Můžete se inspirovat ve videoukázkách či souhrnných cvičeních.

152

Kapitola 5: Zadání úkolů do projektu Opět můžete zpracovat část úkolu ke zkoušce.

Zadání Do Vašeho projektu na zkoušku vložte úkoly. Pomocí souhrnných úkolů je rozdělte do celků. Zobrazte čísla osnovy.


Kapitola 6: Nastavení vazeb mezi úkoly Teď můžete zúročit, co jste se naučili v této kapitole, opět přistupte ke svému zkouškovému projektu.

Zadání V minulých lekcích jste vytvořili soubor a zahájili plánování Vašeho projektu. Nyní nazrál čas, abyste se zamysleli nad tím, jak na sebe musí jednotlivé úkoly navazovat. Vytvořte vazby mezi úkoly ve Vašem projektu, který předložíte u zkoušky.

Kapitola 7: Zadání zdrojů do projektu Jako na konci každé kapitoly i v této přichází práce na Vašem zkouškovém projektu.

Zadání Zamyslete se, jaké zdroje jsou potřeba pro splnění cílů Vašeho projektu a plnění jednotlivých úkolů. Zdroje vložte do projektu.


Kapitola 8: Přiřazení zdrojů k úkolům Opět přišel čas pustit se do samostatné práce a zúročit vše, co jste se v této lekci naučili.

Zadání Otevřete projekt ke zkoušce, který jste zpracovali na v závěru předchozích lekcí. Přiřaďte pracovní i materiálové zdroje k úkolům. Každému úkolu musí být přiřazen nějaký zdroj, žádná práce se neudělá sama

Tipy pro řešení Při zadání sledujte, zda MS Project dělá to, co očekáváte. Pokud ne, použijte honem CTRL+Z. Pokud jste náhodou pozapomněli, jak některý z bodů splnit, nic Vám nebrání v tom, abyste se vrátili ke článku, v němž najdete návod. Můžete se inspirovat ve videoukázkách či souhrnných cvičeních.

Kapitola 9: Kontrola projektu Znovu přistoupíte ke svému projektu.

Zadání Projděte svůj zkouškový projekt a vyhledejte případné problémy 153

1. Jsou ke všem úkolům přiřazeny zdroje? 2. Nejsou některé zdroje přetíženy? 3. Není ve Vašem projektu příliš kritických úkolů? Pokud ve Vašem projektu tyto problémy jsou, nezoufejte, v příští kapitole se dozvíte, jak s nimi zatočit.


Kapitola 10: Odstranění vad Vašeho projektu Po tomto úkolu budete mít připraven projekt k tomu, abyste ho mohli prezentovat. Jak ho prezentovat se dozvíte v následující kapitole.

Zadání Zajistěte, aby ve Vašem projektu 1. nebyli úkoly, ke kterým nejsou přiřazené žádné zdroje 2. nebylo velké množství kritických úkolů 3. nebyly přetížené zdroje. Samozřejmě pouze za předpokladu, že uvedené problémy ve Vašem projektu jsou.

Tipy pro řešení Pokud jste náhodou pozapomněli, jak některý z bodů splnit, nic Vám nebrání v tom, abyste se vrátili ke článku, v němž najdete návod. Můžete se inspirovat ve videukázkách či souhrnných cvičeních.

Kapitola 11: Prezentace projektu Máte před sebou předposlední část Vašeho úkolu na přípravu vlastního projektu. Ten příští už bude poslední.

Zadání Připravte si jakýkoliv materiál, kterým podpoříte svou prezentaci projektu u zkoušky.


Kapitola 12: Zadání informací o průběhu realizace projektu Dospěli jsme k poslednímu úkolu v tomto kurzu. Již máte projekt připravený k prezentování. Teď jeho třeba spustit.

Zadání Spusťte Váš projekt. 1. Uložte směrný plán (ověřte jeho uložení ve Sledovacím či Ganttově diagramu) 2. U prvních pěti úkolů zadejte informace o jejich skutečném průběhu 3. Ostatní úkoly zatím nezačaly


154

Diskuse ke kurzu Skutečný průběh konzultací Tato diskuze slouží k vzájemné komunikaci mezi studenty.

Spolupracujeme při řešení problémů Tato diskuze slouží k vzájemné komunikaci mezi účastníky kurzu i vyučujícím. Pokud se Vám něco nedaří nebo jste naopak odhalili při své práci něco, o čem se domníváte, že by mohlo pomoci ostatním, založte vlastní téma diskuze. Pokud máte co říci k tématu, které založil někdo jiný, napište to do diskuze.

155

Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti

Recommend Documents