Gladiators BV Berend Boeijingstraat 22 1025 ML, Amsterdam Telefoon: 0628868893 E-mail:
[email protected] marjanolfers.nl
Postduivenhouders de route naar een krachtige bond prof. mr. Marjan Olfers
Prof.mr. Marjan Olfers 14-08-2015
1
Inhoudsopgave ACHTERGROND DOEL SPOORBOEKJE BIJLAGE 1 KORTE CV BIJLAGE 2 INDICATIE KOSTEN
2 2 2 4 5
Prof.mr. Marjan Olfers 14-08-2015
2
Achtergrond De huidige organisatiestructuur van de postduivenhouders in Nederland, zit de ontwikkeling van de duivensport in de weg. Er bestaan al langere tijd conflicten en er is een gebrek aan slagkracht om de organisatie goed op de rails te krijgen. Dit komt mede door de huidige structuur. Daarnaast is de sport toe aan een positieve vernieuwingsimpuls. Het is noodzakelijk om met vereende krachten te komen tot een koerswijziging en de onderlinge samenwerking tussen bond, afdelingen, verenigingen en personen/leden te versterken. Dit voorstel betreft een stappenplan naar vernieuwing, waarbij gestuurd wordt op het gezamenlijke belang -‐bevordering van de duivensport-‐ en de organisatie gespiegeld wordt aan andere sterke (sport)bonden die al door een dergelijk transformatieproces zijn heen gegaan (zgn. best-‐practice). Dit betekent dat gekeken zal worden naar kwaliteitseisen die bijvoorbeeld NOC*NSF stelt ten aanzien van de organisatiestructuur -‐goed sportbestuur-‐ en naar geschikte besturingsmodellen –denk aan de keus het bestuur meer uitvoerend bestuur of juist meer op afstand te plaatsen-‐. Het doel is te komen tot een blauwdruk van een nieuwe organisatie. Dit betekent dat de inrichting van de organisatie en de bestuurlijke inrichting ten volle ter discussie komen te staan. Lastige onderwerpen, zoals het ter discussie stellen van de rechtspersoonlijkheid van de afdelingen, het eventueel samenvoegen van (bepaalde) afdelingen of afdelingen met de bond, komen daarbij ook aan bod. Dergelijke discussies staan echter altijd in het licht van de met elkaar beoogde doelstellingen. v Een nieuwe organisatiestructuur alsmede een goede bestuurlijke inrichting, zijn geen doelen op zichzelf, maar volgen logischerwijs uit de met elkaar gedefinieerde doelen, uitgangspunten en wensen. Doel In het proces worden de doelen nader met elkaar gedefinieerd. Gedacht kan worden aan: a. Te komen tot een moderne krachtige duivensportbond waarbij -‐altijd-‐ de duivensportliefhebber centraal staat. b. De sport verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door verbetering van de dienstverlening, aantrekken van nieuwe leden. c. Krachten daar waar mogelijk te bundelen om op alle niveaus te beschikken over een goed bestuurlijk, sporttechnisch kader. d. Het optimaal positioneren van de duivensport binnen het sportlandschap in Nederland alsmede in relatie tot het buitenland. e. Het optimaliseren van de slagkracht en flexibiliteit, de efficiency in de bedrijfsvoering en de inzet van vrijwilligers Spoorboekje Alles staat of valt met een zorgvuldig proces en voldoende draagvlak. Het proces wordt opgedeeld in een aantal fasen, waarbij iedere fase wordt afgesloten met een aantal producten die aan de vergaderingen van de afdelingen resp. de bond worden voorgelegd. Fasen Producten a) Voorbereidingsfase Mijlpaal: Intentieverklaring Wat voor type structuur op hoofdlijnen, wat voor bestuurlijke inrichting/samenstelling, welke (kern)activiteiten moeten plaatsvinden; b) Ontwerpfase Mijlpaal: juridische documenten Statuten, reglementen, eventueel aanvullend een overeenkomst tussen betrokkenen op die punten die niet statutair/reglementair kunnen worden geregeld. Bij fusie voldoen aan wettelijke eisen/documenten. c) Besluitvormingsfase Mijlpaal: besluit(en) alv; d) Realisatiefase Mijlpaal: Daadwerkelijke inrichting, bijvoorbeeld aanpassing huisstijl, e.d. Ad a) Er wordt een discussienotitie opgesteld aan de hand waarvan een aantal specifieke terreinen met elkaar worden verkend. Vervolgens wordt een intentieverklaring voorbereid. De intentieverklaring is een opmaat naar een nieuwe structuur en wordt door de betrokken besturen getekend en voorgelegd aan de ledenvergaderingen.
Prof.mr. Marjan Olfers 14-08-2015
3
Inhoud: In deze intentieverklaring besteden de betrokkenen aandacht aan realistische doelen, schetsen de hoofdlijnen van de organisatiestructuur en de bestuurlijke inrichting. Ook staat in dit stuk het vervolgproces op hoofdlijnen beschreven om de doelen te realiseren. In opmaat naar een goede organisatiestructuur cq. inrichting wordt in de stuurgroep ook gesproken over de cultuur, sportontwikkeling, producten en diensten, belangenbehartiging, de plaats van de duivensport binnen Nederland (evt. opnieuw aansluiting NOC*NSF verkennen alsmede aansluiting bij het Instituut Sportrechtspraak) en de sport in het internationale speelveld, wedstrijdontwikkeling, de financiën waaronder de contributiestructuur. Ad b) In de ontwerpfase worden de doelen en uitgangspunten vertaald in statuten, reglementen en eventueel een of meer overeenkomsten. v NB: Het kan zijn dat wordt besloten om (een aantal) afdelingen te fuseren met elkaar en, of met de bond. Op dat moment zal het traject tot fusie starten. Het fusieproces bestaat wettelijk gezien uit een aantal stappen –denk aan een fusiebesluitdocument, plaatsen advertentie, notariële akte en inschrijving handelsregister. T.z.t. wordt dit stappenplan nader uitgewerkt. Tussen het voorstel tot fusie en het passeren van de akte mag maximaal zes maanden zitten. Ad c) In de besluitvormingsfase vindt zorgvuldige + tijdige communicatie plaats om tot een goede besluitvorming te komen over de eerder in het proces voorbereide documenten. Belangrijk is veel aandacht te schenken aan (open) communicatie. Ad d) Realisatiefase. De organisatie wordt conform de statuten, reglementen en nadere afspraken nader ingericht. Soms wordt in deze fase ook besloten tot een nieuwe huisstijl en, of nieuwe naamgeving. Procesbegeleiding*) -‐ Stuurgroep, onder leiding van onafhankelijk voorzitter, bijvoorbeeld bestaande uit een of meer personen van iedere afdeling en de bond. De stuurgroep vergadert 1 maandelijks. Een strak vergaderschema wordt van te voren opgesteld. De stuurgroep draagt verantwoordelijkheid voor het proces en de producten. De stuurgroep heeft het mandaat van de besturen om producten voor te bereiden. -‐ Per onderwerp worden 2/3 personen uit de stuurgroep aangewezen voor bepaalde voorbereidende en, of uitvoerende werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld bij voorbereidende werkzaamheden aan het verzamelen van informatie over de bestuurlijke inrichting per afdeling, het aantal bestuurders, inschrijving KvK, activiteiten per afdeling, e.d. Denk bij uitvoerende werkzaamheden bijvoorbeeld aan communicatie op een website over het proces.
Prof.mr. Marjan Olfers 14-08-2015
4
Bijlage 1 Korte CV Marjan Olfers is hoogleraar sport en recht aan de Vrije Universiteit. Zij ondersteunt verschillende bonden (ook buiten de sport) bij de organisatieontwikkeling, helpt conflicten op te lossen en begeleidt fusieprocessen. Zij heeft recent het proces naar één wandelsportbond begeleid, waar ook de afdelingen van een van de vroegere bonden zijn mee-‐gefuseerd. Zij is adviseur van NOC*NSF en werkt nauw samen met NOC*NSF bijvoorbeeld ten aanzien van allerlei integriteitsvraagstukken en is adviseur van het Instituut Sportrechtspraak. Zij staat zoveel als mogelijk boven de partijen.
Prof.mr. Marjan Olfers 14-08-2015
5
Bijlage 2 Indicatie kosten
Uren inschatting
maanden Voorbereidingsfase 2 Opstellen verzamelen informatie en discussienotitie ter stroomlijning proces Concept intentieverklaring opstellen Aanpassingsronde Bijeenkomsten stuurgroep voorbereiden bijeenkomsten voorzitten (1* per maand=2 bijeenk) +verw.
12 12 4 2 10
Ontwerpfase 2 maanden **) NB: afhankelijk van evt fusie Uitwerking in statuten Uitwerking in reglementen Evt. opstellen overeenkomst Evt. fusiedocumenten Bijeenkomsten stuurgroep voorbereiden Bijeenkomsten voorzitten (1* per maand=2 bijeenk) +verw.
14 10 nnb nnb 2 10
Besluitvormingsfase 2 maanden Draagvlak ronde afdelingen, evt. aanwezigheid ledenverg. nnb Bijeenkomsten stuurgroep voorbereiden 2 Bijeenkomsten voorzitten (1* per maand) 8 Er wordt gedeclareerd op b asis van werkelijk besteedde uren tegen 195,00 p /u ex btw.
Een aantal zaken is lastig te begroten, en is om die reden nog niet begroot, denk aan extra overleg, draagvlakbijeenkomsten, etc. **) Het kan zijn dat besloten wordt tot fusie dan volgt een meer specifieke offerte, na het afronden van de eerste fase. Tijdsduur en proces zijn mede afhankelijk van het aantal partijen dat besluit tot fusie, de eventuele weerstand. Een strakke planning is noodzakelijk. Indien wordt besloten tot fusie is het verstandig om bijvoorbeeld af te spreken dat aan de fusie over de duur van bijvoorbeeld 4 maanden een dag per week wordt besteed. Indien tot een dergelijke afspraak wordt gekomen, zal het uurtarief aangepast worden naar 150,00 Euro p/u ex btw.
Prof.mr. Marjan Olfers 14-08-2015
6
