Postbus 93002, 2509 aa Den Haag Telefoon 070 349 03 49 Fax 070 349 03 00 Ledennummer 070 349 03 66 (telefonische vraagbaak voor leden) Internet http://www.vno-ncw.nl
16
Telewerken
iets voor u?
Nederland is dol op telewerken. Eén op de vijf werknemers werkt soms of regelmatig vanuit huis of onderweg. Het is efficiënt en scheelt reistijd. Geen slecht idee met de nog altijd groeiende files. Is telewerken iets voor uw bedrijf? Heeft u daar wel eens over nagedacht? Dit boekje helpt u om dat te kunnen beoordelen. Tien jaar geleden begon VNO-NCW met enkele leden de Stichting Nederlands TelewerkForum. Vanwege dit jubileum is de maand december uitgeroepen tot de maand van het telewerken. Voor u als ondernemer misschien een goed moment om er even bij stil te staan. 1
TELEWERKEN
2
VNO-NCW
Is telewerken iets voor u?
Gaat een werknemer naar zijn werk of komt het werk elektronisch bij hem thuis? Over die vraag gaat dit praktische boekje. Daarbij hoeft ‘thuis’ niet letterlijk te worden genomen. Je kunt ook telewerken vanuit een regionaal bedrijvencentrum, een districtskantoor, een hotel of zelfs vanuit de trein of de auto. Door de mobiele revolutie wordt er steeds vaker ook onderweg gewerkt of telefonisch of web-based vergaderd. Vandaar dat sommigen al beginnen te spreken van e-werken. Het begon allemaal rond 1985, toen de skiër-met-gebrokenbeen het gedwongen thuiszitten moe was. De telecomfaciliteiten van toen waren net goed genoeg voor de doordouwer om het informatiewerk thuis op te pakken. Rond 1990 volgden bedrijven als Ohra, Rabobank en overheidsdiensten bij Verkeer en Waterstaat. Welk werk leent zich voor telewerken? In feite al het werk dat onafhankelijk van tijd en plaats kan worden gedaan. Dat kan variëren van het maken van teksten en technische berekeningen tot het beantwoorden van vragen van klanten. Denk ook aan het vele vergaderen… Door de prima telecommunicatie-infrastructuur kan inmiddels zo ongeveer voor alle informatieverwerkende beroepen (deels) op telewerken overgeschakeld worden. Nederland is een land van zakelijke dienstverleners en kenniswerkers: juist in die sectoren komt telewerken van pas. Natuurlijk maakt een ondernemer zelf een afweging tussen de voordelen die hij met telewerken denkt te kunnen behalen (betere dienstverlening, hogere productiviteit) aan de ene kant en de kosten en organisatorische gevolgen aan de andere kant. De uitkomst van die afweging zal voor iedereen anders zijn, omdat elk bedrijf nu eenmaal anders is. Maar de kans is klein dat u aan het einde van dit boekje tot de conclusie komt: nee, telewerken is echt helemaal niets voor mij.
3
TELEWERKEN
VNO-NCW
Waarom telewerken?
Telewerken kan voor ondernemingen een middel zijn om de dienstverlening te verbeteren, de efficiency te vergroten en een kostenvoordeel te behalen. Telewerken kan leiden tot meer tevreden medewerkers, bijvoorbeeld omdat ze niet iedere dag uren reistijd kwijt zijn of omdat ze werk met privé kunnen combineren, bijvoorbeeld de zorg voor kinderen. Uit onderzoek blijkt dat er drie hoofdredenen zijn om te gaan telewerken: rustig kunnen werken zonder onderbrekingen (64 procent) efficiënter werken (47 procent) geen reistijd (37 procent) Werk voorbereiden en overwerken (2 procent) en zorgtaak of kinderen (2 procent) zijn zelden de hoofdredenen.
• • •
Om te bepalen of Telewerken nuttig is, moet de ondernemer vragen beantwoorden als: Welk werk kan op afstand van de vaste werkplek worden uitgevoerd? Wat zijn de kosten en baten voor de onderneming? Wat zijn de organisatorische, maatschappelijke en juridische consequenties (arbeidsverhoudingen, arbeidsvoorwaarden en het gemis van direct contact)? Staan we toe dat er incidenteel aan telewerken wordt gedaan (met eigen apparatuur die al aanwezig is) of gaan delen van het bedrijf structureel (bijvoorbeeld enkele dagdelen) telewerken?
• • • •
Zaken om binnen het bedrijf goed met elkaar te bespreken. Bijvoorbeeld in de ondernemingsraad. Telewerken heeft voordelen, maar soms ook nadelen. Het is belangrijk die van tevoren goed te bekijken, per bedrijf of per afdeling. Neem er de tijd voor, zodat alle betrokkenen weten waar ze aan beginnen. Praktijkvoorbeelden zijn er inmiddels voldoende. Neem kennis van ervaringen van anderen (zie de literatuurlijst achterin deze brochure). 4
Voordelen
• De productiviteit van werknemers neemt toe (volgens • • • • • • • •
onderzoek met 15 tot 25 procent) doordat werktijd efficiënter wordt besteed. Er ontstaan nieuwe mogelijkheden om markten te bedienen, bijvoorbeeld door kortere aanrijtijden en snellere afwikkeling van transacties. De dienstverlening wordt verbeterd, bijvoorbeeld doordat vragen van klanten sneller en beter worden beantwoord. De flexibiliteit neemt toe doordat de uitvoering van het werk minder afhankelijk wordt van tijd en plaats. Er kan worden bespaard op reiskosten, reistijd en huisvesting. Er ontstaan betere mogelijkheden voor (tijdelijk) gehandicapte werknemers, deeltijdwerk, opvang van problemen thuis. Telewerken kan een positief argument opleveren bij het werven van personeel. De files in de spits nemen af. De tevredenheid van werknemers en hun loyaliteit aan het bedrijf nemen toe; mede daardoor neemt het ziekteverzuim af.
Nadelen
• De kosten van opleiding, inrichting van de (tweede?) • • •
werkplek, telecommunicatiekosten. Bedenk daarbij dat deze kosten ongeveer gehalveerd zijn vergeleken met tien jaar geleden; een pc kost nog maar enkele duizenden euro’s en breedbandverbindingen liggen bijna overal. Er is een kans op afnemende motivatie en binding met de onderneming vanwege de afnemende persoonlijke contacten. Vooral als werknemers vele dagen achtereen telewerken. Daarom wordt ook vaak geadviseerd niet meer dan een tot drie dagen per week structureel te telewerken. Er ontstaat mogelijk een grote vermenging van privé en werk. Mogelijk ontstaan ook problemen met beveiliging en vertrouwelijkheid, zowel bij mobiele communicatie als bij werken vanaf een vaste tweede werkplek thuis of elders.
De belangrijkste vraag is echter: wilt u als ondernemer telewerken inpassen in uw ondernemingscultuur? Telewerken gaat immers verder dan het verstrekken van wat nieuw ict-gereedschap. Betrek en motiveer dus zowel medewerkers als directie. Bepaal als u besluit tot telewerken duidelijke einddoelen, zorg voor een stappenplan om daar te komen. 5
TELEWERKEN
VNO-NCW
Welk werk kan telewerk worden? Niet al het werk komt voor telewerken in aanmerking. In het algemeen zal het gaan om functies die gericht zijn op: het invoeren van informatie (niet alleen in een kantooromgeving, maar bijvoorbeeld ook het op afstand herprogrammeren van een verwarmingsketel en het op afstand opvragen van het bedradingschema daarvan), het maken van teksten, programmatuur, het geven van adviezen, het doen van bestellingen, het voeren van verkoopgesprekken, het houden van virtuele vergaderingen en dergelijke. Kortom, werkzaamheden waarbij minder persoonlijke contacten met collega’s en afnemers niet leiden tot minder kwaliteit. Natuurlijk bieden webcams soms een oplossing, maar dat weegt niet altijd op tegen een goed gesprek bij een kop koffie.
6
Wat betekent telewerken voor de arbeidsverhouding? Niet elke werknemer is geschikt om te gaan telewerken. Hij of zij moet in elk geval over een flinke dosis zelfwerkzaamheid en zelfdiscipline beschikken. Bovendien moet hij of zij kunnen functioneren zonder directe leiding en het dagelijks contact met collega’s. Belangrijk is ook dat de werknemer ‘thuis’ over een voldoende geordende en ingerichte werkplek beschikt. Ga daar niet vanzelfsprekend van uit, want niet iedereen heeft thuis ruimte om een eigen werkkamer te creëren. Thuis of op kantoor, de werkgever blijft verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van zijn werknemers, dus ook van de telewerkers. De eisen die aan telewerken worden gesteld, zijn wettelijk vastgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om de beschermende maatregelen die de werkgever moet treffen voor beeldschermwerk, en eisen die worden gesteld aan de apparatuur, het meubilair en de inrichting van de werkplek. Als de werknemer op grond van zijn functie verplicht is om te telewerken, dan zijn de kosten van eventuele aanpassingen en voorzieningen voor rekening van de werkgever. De telewerker moet op zijn beurt verklaren dat de werkplek aan de arbo-eisen voldoet en dat hij in overeenstemming met deze eisen zal werken. Een voordeel van telewerken is dat werk en privé zich beter laten combineren, maar dat heeft een keerzijde. Privé-omstandigheden kunnen het werken onder druk zetten en mogelijk verdringen. Het is dan ook belangrijk dit soort zaken goed met de betrokken werknemers door te spreken en afspraken die daarover worden gemaakt vast te leggen. Een nieuwe of aanvullende arbeidsovereenkomst kan nodig zijn. Zaken die daarbij aan de orde moeten komen zijn: arbeidsduur, arbeidstijden, dagen dat telewerk wordt verricht, aanpassing van de overwerkregeling, afschaffen van toeslagen; voorwaarden waaronder apparatuur en software ter beschikking worden gesteld en beveiliging en onderhoud daarvan;
• •
7
TELEWERKEN
VNO-NCW
• eventuele onkostenvergoeding voor het gebruik van een • •
deel van de woonruimte, het stroomverbruik, het gebruik van de telefoon en het nog resterende woon-werkverkeer; fiscale aspecten inzake reiskosten en vergoeding voor thuiswerkplek; verzekeringen voor onder andere schade aan apparatuur.
En voor telewerkers geldt, net als voor alle medewerkers, dat het verstandig is goede afspraken te maken over het werken met elektronische apparatuur. Een voorbeeld van zo’n algemene gedragscode voor e-werken is op de website van vno-ncw beschikbaar (www.vno-ncw.nl, dossier Privacy).
8
Welke apparatuur is nodig?
Bij telewerken zijn hulpmiddelen nodig. Voor de werknemer gaat het dan om zaken als: een pc met vaak de mogelijkheid daarnaast om ook mobiel te werken; toegang tot internet en/of intranet bij het bedrijf waarvoor de werknemer werkzaamheden verricht (via enige vorm van webmail) en taakspecifieke software; een antwoordapparaat of doorschakelsysteem, camera (webcam) voor online vergaderen en eventueel een aparte telecomlijn vallen te overwegen. Ook bellen via internet is mogelijk, dit kan interessant zijn vanwege de geringe kosten per tik. Let hierbij wel extra op de beveiliging.
• • •
Bij werken onderweg of op verschillende vaste locaties is meestal een laptop in combinatie met mobiele communicatie nodig. Ook voor deze toepassingen is een breed scala aan gestandaardiseerde apparatuur beschikbaar. De werkplek zelf hoeft technisch gezien dus nooit een probleem te zijn. Lastiger is het vaak om de verschillende telewerkplekken onder alle omstandigheden goed gekoppeld te houden aan elkaar en/of aan een centraal punt, bijvoorbeeld het ‘hoofdkantoor’. Hoe beweeglijker medewerkers zijn, hoe meer eisen u aan de techniek moet stellen. Van belang is ook of mensen slechts incidenteel of tijdelijk telewerken (vaak kan dan op de thuisbasis gewerkt worden op basis van al aanwezige apparatuur) of dat formeel één of meer dagen wordt getelewerkt. In dat laatste geval kan het verstandig zijn nieuwe hardware, software en communicatiemogelijkheden te (laten) aanschaffen. In dat geval moet ook binnen de onderneming geïnvesteerd worden. Denk bijvoorbeeld aan: communicatiesoftware, beveiliging, flexibele werkplekken, maar ook aan zaken als aanpassingen in bekabeling, telefooncentrale en toegang tot centrale opslag van gegevens. Deze aanpassingen zijn vaak het kostbaarst en moeten bovendien goed doordacht worden. Bedenk dat uw onderneming buitengewoon kwetsbaar wordt als de beveiliging onvoldoende is. 9
TELEWERKEN
VNO-NCW
Wat kost telewerken?
Meer dan onderstaande ruwe indicatie valt niet te geven. Veel werknemers zullen in eerdere jaren, zelf of in het kader van pc-privé-projecten, ten minste een deel van deze uitgaven al gedaan hebben. Vele huishoudens hebben inmiddels ook al een heel redelijke breedbandvoorziening. Voor de modale telewerksituatie die meestal zal optreden (een deel van de week thuis met kantoorwerk, de overige tijd in een ‘klassiek’ kantoor) kunnen in onderstaande tabel de uitgaven onder het kopje laag vermoedelijk wel worden aangehouden.
10
Eenmalige kosten (in euro’s) Werkplek (per persoon) in euro’s hardware (pc, randapparatuur, enz.) applicaties meubilair (tafeltje + werkblad)
• • • •
Kantoor (per persoon bij 20 telewerkers) Aanpassen infrastructuur software, beveiliging, bekabeling (30 à 60.000) toegang tot centrale bestanden
• •
Begeleiding introductie (per persoon bij 20 telewerkers) management (10 à 20.000) projectleider (40 à 50.000) systeemdefinitie, voorbereiding helpdesk, 3 maanden begeleiding, voorbereiding hulpkracht bij voorbereiding (1 jaar)
• • •
laag
hoog
2.000 500 500
6.000 2.500 1.000
3.000
9.500
1.500 —
3.000 25.000
1.500
28.000
500
1.000
2.000
2.500
2.000
2.500
4.500
6.000
500 1.000 2.000 500 3.500
1.000 3.000 8.000 500 5.000
7.500
17.500
Jaarlijkse kosten (in euro’s) (x 20 personen) telecomkosten decentraal systeembeheerder telecomkosten centraal onderhoudscontract helpdesk + handboek-update
• • • • •
11
TELEWERKEN
VNO-NCW
Wat levert telewerken op?
Elke onderneming is anders, dus dat is lastig aan te geven. Maar denk aan de volgende zaken: Een besparing op reistijd en reiskosten kan interessant zijn, zeker als tevoren afspraken gemaakt zijn om deze met telewerken te bereiken. Besparingen op de inrichting van een centraal kantoor (minder vaste werkplekken!) kunnen doorslaggevend zijn. Als u toch bezig bent met nieuwbouw of met aanzienlijke veranderingen van het interne telecommunicatienetwerk (waarbij de flexplekaanpassingen kunnen worden meegenomen) kan een kosten-batenanalyse positief uitvallen.
12
Wat is de conclusie?
Telewerken biedt kansen, maar ondernemers moeten vooral zelf beoordelen of de kosten groter zijn dan de opbrengsten. Bent u bezig met plannen voor een nieuw gebouw of staat u voor grote investeringen in computers, software of telecommunicatievoorzieningen, dan is dat een prima moment voor zo’n afweging. Daarbij moet nooit vergeten worden dat niet elke werknemer geschikt is om te gaan telewerken. Telewerken vereist discipline en veel eigen verantwoordelijkheid. Soms moeten werkgevers hun stijl van leiding geven ook aanpassen: meer coachen, meer sturen op resultaat, maar ook: veranderingen in de bedrijfscultuur tijdig opmerken en bijsturen als dat nodig is. Vaak is telewerken prettig voor werkgever en werknemer. Werkgevers die het mogelijk maken, vergroten bovendien hun arbeidsreservoir. Potentiële werknemers met zorgtaken of werknemers die door een handicap niet naar het werk kunnen komen, kunnen door telewerken in het arbeidsproces worden betrokken. En dan is er natuurlijk het maatschappelijke voordeel van telewerken: de mogelijke vermindering van het woon-/ werkverkeer. Zo kan telewerken ook leiden tot minder files; dat is goed voor de bereikbaarheid.
13
TELEWERKEN
VNO-NCW
Meer informatie?
Kennisbank van Stichting Nederlands Telewerk Forum, Woerden, zie www.telewerkforum.nl Telewerkwijzer – Het wat en hoe van telewerken, Jan Willem Broekema en Jeroen Karreman, 2002, Kluwer, Deventer, isbn 90 14 07991 5 (prima checklist). Telewerken, ook voor ons, Commissie Ontwikkeling Bedrijven/ser, 1994, Den Haag, isbn 90-232-2883-9 (oud, maar degelijk) www.vno-ncw.nl; dossier telewerken http://europa.eu.int/information_society/ecowor/ ework/index_en.htm; Telewerken in de praktijk: voor- en nadelen op een rij, Kitty de Bruin, Kosmos Uitgevers, 2002 (verkrijgbaar bij Telewerk Forum). Telewerken: Arbo Thema cahier, sdu Uitgevers, Den Haag, 2002.
14
15
