‘Politiek op het Spelbord’ Evaluatieverslag Najaarscongres 10 en 11 november 2012. Door Jurre van der Spek (Vicevoorzitter Logistiek en Logistiek en PGpenningmeester PG NaCo) en Mark Rook (Voorzitter PG Naco en AB Voorlichting en Organisatie, Hoofdbestuur Vos)
1. Projectgroep Najaarscongres 2012 Voorzitter Projectgroep Vicevoorzitter Locatie en Logistiek Sprekers, programma en inhoud Sprekers, programma en inhoud Marketing en communicatie
Mark Rook Jurre van der Spek Amar el Sahli Mariëlle Mellink Jelle van Nuland
Auditor
Nick Derks**
* **
Groningen Utrecht e.o. * Utrecht e.o. Utrecht e.o. Hart van Brabant
Jurre van der Spek heeft ook het PG-penningmeesterschap op zich genomen. Nadat Nick Derks op 20 september 2012 was benoemd tot Landelijk Voorzitter a.i. heeft Eddie Förster (AB Marketing en Campagnes) het auditorschap van de Projectgroep Najaarscongres 2012 (verder te noemen PGNaCo) overgenomen.
2. Algemeen Inschrijvingen De populariteit van het congres onder de leden was overweldigend. Dit had de consequentie dat de inschrijvingen binnen ongeveer anderhalf uur vol zaten. Het hoofdbestuur heeft met dit in het achterhoofd besloten om de inschrijvingen een paar uur later wederom open te zetten en zodoende extra plaatsen aan te bieden. Dit is gedaan omdat het hoofdbestuur, in de geest van eerdere moties aangenomen op de Algemene Vergadering en de bij het hoofdbestuur levende gedachtegang dat we op het congres zoveel mogelijk leden moeten toelaten. Het congres is de manier om leden te activeren en te enthousiasmeren voor onze vereniging. Dit alles heeft ervoor gezorgd dat het hoofdbestuur Derks heeft besloten om 2500 euro van het GvH-Fonds in te zetten voor het Najaarscongres en een eventuele (toelaatbare) overschrijding van de realisatie toe te laten.
Samenstellen Projectgroep In aanloop naar het congres heeft de samenstelling van de projectgroep een moeilijke start gekend. Dit had te maken met een aantal leden dat was benoemd in de projectgroep en hier later uitgestapt is. De projectgroep is vervolgens aangevuld met vers bloed en is hierdoor later van start gegaan. Dit alles heeft gezorgd voor een projectgroep die minder lang de tijd had dan het normaal had gehad, om het congres te organiseren. Advies is dan ook om in de toekomst te zorgen voor een zo snel mogelijke samenstelling van de projectgroep. Dit ook vanwege het feit dat de te organiseren congressen steeds groter worden.
Excessen Ook deze editie van het jaarlijkse Najaarscongres heeft wederom te kampen gehad met meerdere leden die zich misdragen hebben. Het totale schadebedrag is dit jaar uitgekomen op een bedrag van 960.00 euro. Het hoofdbestuur is druk achter de schade aangegaan een heeft een totaal bedrag van 300.00 euro weten te achterhalen. De mensen die deze schade hadden veroorzaakt hebben inmiddels een factuur hiervoor ontvangen. Verder zijn er leden geweest die zich dusdanig hebben misdragen dat het hoofdbestuur heeft besloten hen officieel te waarschuwen. Ook zij zijn hiervan op de hoogte gesteld. Deze editie is er voor het eerst gewerkt met een extern beveiligingsbedrijf, vooral omdat de congreslocatie dit eiste en het HB Derks hiervan de voordelen inzag. Dit heeft niet geleid tot een vermindering van de excessen en we hebben niet het idee dat het inzetten van beveiliging werkt. Het advies is dan ook om enkel beveiliging of EHBO in te zetten wanneer de congreslocatie hierom verzoekt. De kosten wegen volgens ons niet op tegen de meerwaarde van beveiliging of EHBO.
Congreslocatie (NH Conference Centre Leeuwenhorst, te Noordwijkerhout) Voor de JOVD wordt het vanwege de steeds groter wordende congressen, elk jaar weer lastiger om tot een goede congreslocatie te komen die de benodigde faciliteiten tegen een prijs die vanuit de vereniging kan worden betaald. Deze editie is er tijdig een goede locatie gevonden omdat dhr. Van de Spek tweemaal achterelkaar in de Projectgroep heeft plaatsgenomen met de portefeuille ‘Locatie en Logistiek’. Het hoofdbestuur adviseert dan ook om in de toekomst verder vooruit te denken en misschien de persoon met de portefeuille ‘Locatie en Logistiek’ ook alvast in samenspraak met het bestuurslid ‘Organisatie’ aan de slag te gaan met een locatie voor het daaropvolgende congres. Verder hebben wij de samenwerking met het NH-hotel als prettig en professioneel ondervonden.
Acquisitie Acquisitie blijft voor de JOVD een zorgenkindje. Acquisitie blijft een zorgenkindje, het antwoord ‘wij zijn onafhankelijk en sponsoren daarom geen politieke organisaties’ blijft aan de orde van de dag. Met 178 aangeschreven bedrijven waarvan er uiteindelijk maar 3 hebben willen sponsoren moet worden geconcludeerd dat het aan te raden blijft om vooral binnen JOVD/VVD kringen op zoek te gaan naar sponsoren. De sponsorpakketten waren goed, hier werd dan ook door verschillende bedrijven gebruik van gemaakt. Hoofdsponsor van het congres was het social-mediabedrijf ‘SPOOR communicatie’ van CEO Ferry van der Broek. Ook heeft de VVD Kamercentrale 250 euro gedoneerd. Pablo Nero was aanwezig, dit bracht voor hen echter te weinig op. Zij zijn welwillend vaker te komen en zijn waarschijnlijk voor langere tijd vast te leggen als sponsor, al moet eerst worden gekeken naar een goede overeenkomst voor PN.
Samenwerking met het hoofdbestuur De samenwerking tussen de projectgroep en het hoofdbestuur verliep over het algemeen goed. Wel wordt aanbevolen om voorafgaand een duidelijke verdeling te maken tussen de taken die het hoofdbestuur op zich neemt en de taken die er voor de projectgroep zijn weggelegd. Hierbij is het vooral van belang dat het hoofdbestuur aan de projectgroep duidelijk maakt wat er van hen wordt verwacht. Communicatie dient via de auditor en de PG-voorzitter te lopen en het is essentieel dat beiden op de hoogte zijn van wat er speelt.
Betaalsysteem Dit afgelopen congres heeft te kampen gehad met een te groot gedeelte leden die als wanbetaler bekend staan. Door een probleem met de Rabobank kon er niet automatisch geïncasseerd worden. Geadviseerd wordt om in de toekomst te kijken naar een nieuw systeem om betalingen te reguleren zodat het geld meteen binnen is en er niet tijden achter geld hoeft worden aangezeten. Dit zal de PG en het Algemeen Bestuurslid Organisatie in de toekomst veel werk schelen.
Programma en sprekers De werkgroepen werden ook ditmaal verdeeld onder de twee PG’ers programma & sprekers. Dit verdient aanbeveling om het door elkaar werken te voorkomen. De sprekers waren pas veel te laat rond, dit zorgde voor veel onnodige problemen vooraf. Dit had volgens ons vooral te maken met het late instellen van de Projectgroep en de vervelende situatie hieromtrent. Een duidelijke planning met deadlines verdient hierdoor de voorkeur en daarnaast moet er actiever achter sprekers aangezeten worden. Ook kunnen er meer sprekers tegelijk worden aangeschreven. De hele PG kan al voor de eerste vergadering meedenken over het thema, waardoor dit na de eerste vergadering meteen naar het HB kan ter goedkeuring. Wanneer men er niet uit kwam werd er wel om hulp gevraagd, dit was nodig en goed. Wel moet er kritisch worden gekeken naar het aanbod op congressen, werkgroepen met 1 of 2 sprekers verdienen tenzij dit écht in geen geval anders kan niet de voorkeur. De grote kritiek op deze portefeuille vanuit de leden was de hoeveelheid Tweede Kamerleden in de werkgroepen, deze was te klein. Dit kwam omdat zij niet konden, en daarom is het een mogelijkheid meteen bij aanvang van de portefeuille alle tweede Kamerleden te mailen en te vragen naar hun beschikbaarheid en deze zo mogelijk in te passen in het programma.
Marketing en communicatie In ieder voorgaand verslag werd gesteld dat deze functie overbodig is, ditmaal staat dat er echter duidelijk niet in. Door de hoeveelheid werk is dit misschien zo maar tijdens afgelopen najaarscongres is gebleken dat 5 PG’ers te krap is. Het is daarom goed dat er iemand is met deze functie die de leden op de hoogte brengt van allerhande zaken en die de congrestasjes en programmaboekjes verzorgt. Het congrestasje was prima gevuld. Het verdient aanbeveling dat deze portefeuille samen met de portefeuille acquisitie op zoek gaat naar sponsoren die ook gadgets kunnen leveren voor in het congrestasje. Het congresboekje was netjes op tijd klaar. Dit kan altijd pas last minute door alle sprekersmutaties en hierdoor staan er soms kleine foutjes in. Dit is uiteraard geen probleem, doch er moet wel kritisch worden gekeken. Wanneer programma & sprekers eerder rond is biedt dit de mogelijkheid tot het eerder drukken van een programmaboekje en het checken op foutjes.
3. Begroting Najaarscongres 2012 Inkomsten
Uitgaven
HB 1. Bijdrage Hoofdbestuur14000
Locatie 1. Kamers 2. Catering 3. Zalen 3a. Plenair 3b. Subzalen 3c. Feestzaal 3d. Dinerzaal 4. Feestzaal 4a. Aankleding 4b. Licht & Geluid
14000 Arrangementen 2. Arrangementen 225 x volledig 13500 ( E 60,- ) 3. Dagarrangementen 15 x za ( E675 45,- ) 4. Dagarrangementen 5x zo ( E 15,75 ) 5. Arrangement 5 x za + zo ( E 55,275) 14525 Acquisitie 6. Acquisitiegelden 6a. SPOORcommunicatie 500 6b. Pablo Nero 150 6c. Anders 100
1500 700 400 400 500 1000 27825
750 TEKORT TOTAAL
9500 13825
Sprekers 6. Reiskosten sprekers 7. Cadeaus sprekers 8. Drankjes sprekers
200 300 100
29275
600 Declaraties 9. Declaraties HB/PG
250 250
Overig 10. Congresboekjes 11. Fotograaf
300 300 600
TOTAAL
29275
4. Realisatie Najaarscongres 2012 inclusief toelichting Realisatie Najaarscongres Inkomsten
Uitgaven
HB 1. Bijdrage Hoofdbestuur 2. Bijdrage GvHF
14000 2500
Arrangementen 3. Arrangementen volledig ( E 60,- ) 4. Dagarrangementen za ( E 45,- ) 5. Dagarrangementen zo ( E 15,- ) 6. Arrangement za + zo ( E 55,- )
Locatie 1. Kamers 2. Catering 3. Zalen
11697,8 16993,75 3a. Plenair 3b. Subzalen 3c. Feestzaal 3d. Dinerzaal
4. Feestzaal 16472,26
Acquisitie 7. Acquisitiegelden
4a. Aankleding 4b. Licht & Geluid 5. Busvervoer
0 800 206,7 32731,99
6a. SPOORcommunicatie 500 6b. Pablo Nero 150 6c. Anders250 900
Sprekers 6. Reiskosten sprekers 7. Cadeaus sprekers 8. Drankjes sprekers
Tekort (Extra HB-bijdrage)
1271 1584,8 177,94 0
9,8 450,41 300
3348,36 760,21
TOTAAL (inkomsten)
37220,62
Declaraties 9. Declaraties HB/PG
154,42 154,42
Overig 10. Congresboekjes 11. Fotograaf 12. Beveiliging 13. Eerste hulp 14. Audiovisuele ondersteuning 15. DJ 16. wifi 17. Huur appertuur 18. Vervoer spullen Naco 19. Huur auto naco 20. Badges
373,89 380 490 400 794 675 35,7 76,34 81,67 133,11 134,29 3574
TOTAAL (uitgaven)
37220,62
Algemene toelichting realisatie Drie weken voor het congres gingen de inschrijvingen open deze zaten binnen twee uur vol. Het hoofdbestuur Derks heeft op dat moment besloten om extra financiële middelen vrij te maken voor het congres en een gedeelte van het GvFH-fonds in te zetten voor dit project. Dit alles werd gedaan omdat er op deze manier extra mensen konden worden toegelaten tot het najaarscongres. Uiteindelijk resulteerde dit in meer dan 300 volledige arrangementen dat maakte dat het grootste JOVD-congres ooit werd georganiseerd en zoals iedereen zal begrijpen had dit een prijskaartje. In totaal werd is er door het hoofdbestuur 3348.36 euro meer uitgegeven dan op de VAV van 2011 werd begroot. Stelregel bij het toelaten van extra mensen tot een congres is dat dit de vereniging ongeveer 60 euro per extra deelnemer kost. Het hoofdbestuur Derks en het hoofdbestuur Vos vinden dit een acceptabele extra uitgave voor het belangrijkste evenement dat de vereniging ieder jaar organiseert. Op de VAV 2012 werd door de AV de motie ‘Jonk’, vernoemd naar de indiener Martijn Jonk, aangenomen. In de motie werd duidelijk gesteld dat het hoofdbestuur extra middelen mag vrijmaken om zo het congres voor alle leden die willen komen toegankelijk te maken. Volgens ons past deze realisatie in het licht van die motie en dus de wil van de AV.
Toelichting individuele punten realisatie (Inkomstenkant) Punt 2 Extra verworven inkomsten in de loop van 2012. Werd besloten dit in te zetten voor het congres
Punt 3 Vanwege problemen met de automatische incasso moest er geld worden overgemaakt. Dit scheen er moeilijk te zijn voor bepaalde mensen en daarom moest er later worden gevist naar de betaling van de arrangementen. Het verdient aanbeveling om naar een nieuw systeem te gaan m.b.t. betalingen. Hiermee is Algemeen Bestuurslid Thomas Levi Kooi i.s.m. Algemeen Bestuurslid Mark Rook voortvarend aan de slag gegaan en daarom kunnen we tegenwoordig gebruik maken van een veel beter systeem voor het inschrijven en betalen.
Punt 7 Doelstelling qua acquisitie werd gehaald en zelfs overschreden.
Toelichting individuele punten realisatie (Uitgavenkant) Punten 1 en 2 (Kamers en Catering) Door de extra deelnemers waren er meer kamers nodig en werd er meer geconsumeerd.
Punt 3 (Zalen) Doordat we op zondag een extra motie- en resolutiezaal moesten huren (300 euro) vanwege het uitlopen van de motie- en resolutiewerkgroepen werden we geconfronteerd met een extra rekening van ongeveer 300 euro op de post ‘sub zalen’. Voorafgaand was het idee om een extra zaal te huren met dinersprekers, dit werd echter afgelast vanwege de extra kosten die dit met zich mee zou brengen. Vandaar dat er niets is gerealiseerd op deze post.
Punt 4 (Feestzaal) Er is expliciet gekozen om de zaal niet extra op te fleuren om zo hier geld op te besparen.
Punt 5 (busvervoer) Vanwege de afgelegen locatie werd besloten busvervoer in te zetten. Dit brengt extra kosten met zich mee en we adviseren dit om komende congressen optioneel aan te bieden voor deelnemers en deze deelnemers te betalen. Op die manier wordt dit niet afgewenteld op alle deelnemers
Punt 7 (Cadeautjes sprekers) Viel hoger uit omdat we via groots in te kopen een betere prijs konden krijgen. Voor het project Kaderdag 1 en Introweekend 1 zijn de sprekerscadeautjes dus al grotendeels betaald.
Punt 12 en 13 (Beveiliging en EHBO) Werd op het laatste moment ingehuurd om het feest in goede banen te laten leiden. Wordt achteraf bestempeld als een niet effectieve maatregel. Zie verder voorgaand. Ging volledig buiten de begroting om.
Punt 14 (audiovisuele ondersteuning) Extra kosten gemaakt op de dag zelf voor technische ondersteuning op de dag van het congres. Er wordt geadviseerd om de komende congressen betere afspraken te maken met de locatie over extra diensten. Deze extra diensten bleken genoteerd te worden en werden later gefactureerd, was niet voor alle diensten bekend.
Punt 15 (DJ) Wegens het uitvallen van de DJ op het laatste moment moest er een (veel duurdere) DJ worden geregeld via de congreslocatie. Dit bracht extra kosten met zich mee.
Punt 17 (Huur apparatuur) Betrof portofoons voor onderlinge communicatie
Punt 18 (Vervoer spullen NaCo) Vanwege het feit dat er door de auditor en PG-voorzitter door het hele land moest worden geracet om zaken op locatie te krijgen werden extra kosten gemaakt. Dit betrof congresboekjes uit Groningen, portofoons uit de omgeving Zwolle en verschillende zaken vanaf het Algemeen Secretariaat in Den Haag.
Punt 19 (Huur auto NaCo) Om enkele sprekers op een waardige manier te ontvangen werd een auto gehuurd.
Punt 20 (Badges) Er waren niet genoeg badges voorhanden om iedereen te voorzien van een badge. Hierdoor werd besloten extra badges aan te schaffen.
