Pokyny k vyplnění výkazů externích výkonů. pro společnost Lovochemie, a.s. Lovosice

Pokyny k vyplnění výkazů externích výkonů pro společnost Lovochemie, a.s. Lovosice

Aktualizace ke dni:

1. 12. 2014

Pokyny k vyplnění výkazů externích výkonů

Lovochemie, a.s. Lovosice

Obsah 1.

Úvod ................................................................................................................................... 3

2.

Druhy výkazů a jejich použití ............................................................................................ 3

3.

Pokyny k vyplnění výkazů ................................................................................................. 3 3.1

3.1.1

Krycí list ............................................................................................................... 3

3.1.2

Výkaz práce .......................................................................................................... 4

3.1.3

Výkaz materiálu ................................................................................................... 4

3.1.4

Výkaz strojů a cestovného.................................................................................... 5

3.2

Výkaz externích výkonů - sloučený ............................................................................ 5

3.2.1

Krycí list ............................................................................................................... 6

3.2.2

Výkaz externích výkonů....................................................................................... 6

3.3

4.

Výkaz externích výkonů - základní ............................................................................. 3

Výkaz externích výkonů - pro více zakázek ................................................................ 7

3.3.1

Krycí list ............................................................................................................... 8

3.3.2

Výkaz pro více zakázek........................................................................................ 8

Závěr................................................................................................................................... 8

Strana 2 (celkem 9)



1. Úvod Ve společnosti Lovochemie, a.s. Lovosice se na výkonů údržby podílí mnoho externích dodavatelů (dále jen kontraktorů). Při dokladování těchto výkonů a použitého účtovaného materiálu (dále budou zmiňovány pouze výkony údržby, na vykazování materiálu platí podobné postupy), je vyžadována jednotná forma dokumentace externích výkonů údržby. K tomu účelu jsou na níže uvedeném odkaze webu společnosti k dispozici ke stažení výkazy uvedené v odstavci č. 2.: http://www.lovochemie.cz/Informace-pro-kontraktory.html Používání těchto výkazů je pro kontraktory závazné dle platně uzavřených smluv.

2. Druhy výkazů a jejich použití Pro vykazování externích výkonů údržby se používají tyto 3 druhy výkazů: Výkaz externích výkonů - základní Výkaz externích výkonů - sloučený Výkaz externích výkonů - pro více zakázek Každý z uvedených výkazů lze použít pro různé účely. Použití druhu výkazu záleží na kontraktorovi a jeho povaze výkonu údržby (pokud není smluvně dohodnuto jinak). Výkazy jsou vytvořeny ve formátu XLSX (Microsoft Office Excel 2007) a obsahují vždy několik listů. Jednotlivé listy jsou zamknuty a je možné editovat pouze určené buňky. Listy výkazů lze zkopírovat a vytvářet další listy, pokud by řádky jednotlivých listů nestačily. Po vyplnění výkazu se všechny listy výkazu vytisknou a přiloží jako přílohy k faktuře. Elektronicky se nikam neposílají (pokud není smluvně dohodnuto jinak).

3. Pokyny k vyplnění výkazů V následujících odstavcích jsou uvedeny pokyny k vyplnění jednotlivých druhů výkazů. Pro orientaci jsou názvy kolonek výkazů psány kurzívou a tučně zvýrazněny.

3.1 Výkaz externích výkonů - základní Tento dokument je základním druhem výkazu externích výkonů. Používá se pro vykazování zvlášť výkonů práce, výkazů materiálu a výkazů výkonů strojů a cestovních nákladů. Obsahuje tyto listy: Krycí list Výkaz práce Výkaz materiálu Výkaz strojů a cestovného Níže jsou uvedeny pokyny k vyplnění jednotlivých listů.

3.1.1 Krycí list Obsahuje základní identifikační údaje. Levá strana je určena pro informace o kontraktorovi (dodavatel výkonů údržby), pravá strana je určena pro informace o objednateli (Lovochemie, a.s.). Dále obsahuje tyto údaje k vyplnění: Strana 3 (celkem 9)


Datum vyhotovení Číslo zakázky SAP PM Lovochemie Název akce Provoz / Stavba / Zařízení Počet stran výkazů práce Počet stran výkazů materiálu Počet stran výkazů výkonů strojů… Datum předání Razítko a podpis zástupce objednatele


- vložit datum, kdy bylo ukončeno vyplnění výkazu - JE DŮLEŽITÉ vložit číslo zakázky evidované v systému SAP PM v Lovochemii !!! (číslo se přenáší do všech listů výkazu) - vložit textový popis akce - vložit textový popis provozu / stavby / zařízení, kde byly prováděny výkony údržby - vložit počet vyplněných listů výkazů práce - vložit počet vyplněných listů výkazů materiálu - vložit počet vyplněných listů výkazů výkonů strojů a cestovních nákladů - vložit datum, kdy byl předán předmět smlouvy - po vytisknutí podepsat a orazítkovat papírový výkaz (nevyplňovat elektronicky)

3.1.2 Výkaz práce Slouží k vyplnění údajů o provedené práci. Obsahuje tyto údaje k vyplnění: Pořadové číslo výkazu - vložit pořadové číslo výkazu v případě, že bude zkopírováno více listů výkazu práce Celkový popis práce - vložit celkový stručný textový popis provedené práce Datum - vložit datum ve formátu DD.MM.RRRR (např. 15.10.2014) Jméno a příjmení - vložit jméno a příjmení pracovníka Profese - vložit kód profese, např. S pro strojní, E pro elektro nebo M pro MaR Odbornost - vložit popis odbornosti, např. zámečník, svářeč, diagnostik MaR apod. Popis práce - vložit stručný text popisu práce Počet MJ - vložit počet měrných jednotek, např. vykazovaných hodin (možno i v desetinném vyjádření v desítkové soustavě), počty kusů apod. MJ - vložit měrnou jednotku, např. hod, ks, m apod. Cena za MJ bez DPH - vložit sazbu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny) Poznámky - vložit text poznámky Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet MJ a Cena za MJ bez DPH bude automaticky vypočtena celková cena bez DPH.

3.1.3 Výkaz materiálu Slouží k vyplnění údajů o vykázaném spotřebovaném materiálu. Obsahuje tyto údaje k vyplnění: Pořadové číslo výkazu - vložit pořadové číslo výkazu v případě, že bude zkopírováno více listů výkazu práce Popis použití materiálu - vložit celkový stručný textový popis použití materiálu Datum - vložit datum ve formátu DD.MM.RRRR (např. 15.10.2014) Strana 4 (celkem 9)


Kód materiálu Popis materiálu Katalogové číslo Počet MJ MJ Cena za MJ bez DPH Poznámky


- vložit např. skladový kód materiálu NEPOVINNÝ ÚDAJ - vložit stručný text popisu materiálu - vložit např. katalogové číslo materiálu NEPOVINNÝ ÚDAJ - vložit počet měrných jednotek materiálu - vložit měrnou jednotku, např. ks, bm, kg apod. - vložit cenu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny) - vložit text poznámky

Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet MJ a Cena za MJ bez DPH bude automaticky vypočtena celková cena bez DPH.

3.1.4 Výkaz strojů a cestovného Slouží k vyplnění údajů o výkazu výkonů použitých strojů a zároveň k výkazu cestovních nákladů. Obsahuje tyto údaje k vyplnění: Pořadové číslo výkazu - vložit pořadové číslo výkazu v případě, že bude zkopírováno více listů výkazu práce Popis výkonů strojů - vložit celkový stručný textový popis výkonů strojů Datum - vložit datum ve formátu DD.MM.RRRR (např. 15.10.2014) Popis stroje (registrační značka) - vložit textový popis stroje (vozidla) nebo registrační značku vozidla Popis výkonu stroje / Popis cesty - vložit textový popis výkonu stroje, respektive cesty Výkon od (hod.) - vložit časový údaj začátku výkonu stroje ve formátu HH:MM (např. 10:30) Výkon do (hod.) - vložit časový údaj konce výkonu stroje ve formátu HH:MM (např. 12:30) Hodin. sazba bez DPH - vložit hodinovou sazbu výkonu stroje v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny) Počet km - vložit počet ujetých kilometrů (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé číslo) Sazba km bez DPH - vložit sazbu na 1 kilometr v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny) Poznámky - vložit text poznámky Po vyplnění hodnot v kolonkách Výkon od (hod.) a Výkon do (hod.) bude automaticky vypočten celkový čas výkonu stroje v hodinách (ve formátu HH:MM). Po vyplnění hodnot v kolonkách Výkon od (hod.), Výkon do (hod.), Hodin. sazba bez DPH, Počet km a Sazba km bez DPH bude automaticky vypočtena celková cena bez DPH.

3.2 Výkaz externích výkonů - sloučený Tento dokument je alternativním sdruženým druhem základního výkazu externích výkonů. Používá se pro vykazování málo četných výkonů práce, výkazů materiálu a výkazů výkonů strojů a cestovních nákladů. Obsahuje tyto listy:

Strana 5 (celkem 9)



Krycí list Výkaz externích výkonů Níže jsou uvedeny pokyny k vyplnění jednotlivých listů.

3.2.1 Krycí list Obsahuje základní identifikační údaje. Levá strana je určena pro informace o kontraktorovi (dodavatel výkonů údržby), pravá strana je určena pro informace o objednateli (Lovochemie, a.s.). Dále obsahuje tyto údaje k vyplnění: Datum vyhotovení - vložit datum, kdy bylo ukončeno vyplnění výkazu Číslo zakázky SAP PM Lovochemie - JE DŮLEŽITÉ vložit číslo zakázky evidované v systému SAP PM v Lovochemii !!! (číslo se přenáší do všech listů výkazu) Název akce - vložit textový popis akce Provoz / Stavba / Zařízení - vložit textový popis provozu / stavby / zařízení, kde byly prováděny výkony údržby Počet stran sloučených výkazů - vložit počet vyplněných listů sloučených výkazů Datum předání - vložit datum, kdy byl předán předmět smlouvy Razítko a podpis zástupce objednatele - po vytisknutí podepsat a orazítkovat papírový výkaz (nevyplňovat elektronicky)

3.2.2 Výkaz externích výkonů Slouží k vyplnění údajů o provedené práci, o vykázaném spotřebovaném materiálu a výkazu výkonů použitých strojů a zároveň k výkazu cestovních nákladů. Obsahuje tři oddíly. Oddíl Výkaz práce obsahuje tyto údaje k vyplnění: Poř. č. výkazu - vložit pořadové číslo výkazu v případě, že bude zkopírováno více listů výkazu práce Celkový popis práce - vložit celkový stručný textový popis provedené práce Datum - vložit datum ve formátu DD.MM.RRRR (např. 15.10.2014) Jméno a příjmení - vložit jméno a příjmení pracovníka Profese - vložit kód profese, např. S pro strojní, E pro elektro nebo M pro MaR Odbornost - vložit popis odbornosti, např. zámečník, svářeč, diagnostik MaR apod. Popis práce - vložit stručný text popisu práce Počet MJ - vložit počet měrných jednotek, např. vykazovaných hodin (možno i v desetinném vyjádření v desítkové soustavě) MJ - vložit měrnou jednotku, např. hod, ks, m apod. Cena za MJ bez DPH - vložit sazbu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny) Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet MJ a Cena za MJ bez DPH bude automaticky vypočtena celková cena bez DPH. Oddíl Výkaz materiálu obsahuje tyto údaje k vyplnění: Popis použití materiálu - vložit celkový stručný textový popis použití materiálu Strana 6 (celkem 9)


Datum Kód materiálu Popis materiálu Katalogové číslo Počet MJ MJ Cena za MJ bez DPH


- vložit datum ve formátu DD.MM.RRRR (např. 15.10.2014) - vložit např. skladový kód materiálu NEPOVINNÝ ÚDAJ - vložit stručný text popisu materiálu - vložit např. katalogové číslo materiálu NEPOVINNÝ ÚDAJ - vložit počet měrných jednotek materiálu - vložit měrnou jednotku, např. ks, bm, kg apod. - vložit cenu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny)

Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet MJ a Cena za MJ bez DPH bude automaticky vypočtena celková cena bez DPH. Oddíl Výkaz výkonů strojů a cestovních nákladů obsahuje tyto údaje k vyplnění: Popis výkonů strojů - vložit celkový stručný textový popis výkonů strojů Datum - vložit datum ve formátu DD.MM.RRRR (např. 15.10.2014) Popis stroje (registrační značka) - vložit textový popis stroje (vozidla) nebo registrační značku vozidla Popis výkonu stroje / Popis cesty - vložit textový popis výkonu stroje, respektive cesty Výkon od (hod.) - vložit časový údaj začátku výkonu stroje ve formátu HH:MM (např. 10:30) Výkon do (hod.) - vložit časový údaj konce výkonu stroje ve formátu HH:MM (např. 12:30) Hodin. sazba bez DPH - vložit hodinovou sazbu výkonu stroje v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny) Počet km - vložit počet ujetých kilometrů (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé číslo) Sazba km bez DPH - vložit sazbu na 1 kilometr v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny) Po vyplnění hodnot v kolonkách Výkon od (hod.) a Výkon do (hod.) bude automaticky vypočten celkový čas výkonu stroje v hodinách (ve formátu HH:MM). Po vyplnění hodnot v kolonkách Výkon od (hod.), Výkon do (hod.), Hodin. sazba bez DPH, Počet km a Sazba km bez DPH bude automaticky vypočtena celková cena bez DPH. Spodní část výkazu obsahuje tento údaj k vyplnění: Poznámky - vložit text poznámky

3.3 Výkaz externích výkonů - pro více zakázek Tento dokument je alternativním zjednodušeným druhem základního výkazu externích výkonů. Používá se pro vykazování velmi četných výkonů práce, výkazů materiálu a výkazů výkonů strojů a cestovních nákladů na mnoha zakázkách. Neobsahuje všechny kolonky, které obsahuje základní výkaz. Obsahuje tyto listy:

Strana 7 (celkem 9)



Krycí list Výkaz pro více zakázek Níže jsou uvedeny pokyny k vyplnění jednotlivých listů.

3.3.1 Krycí list Obsahuje základní identifikační údaje. Levá strana je určena pro informace o kontraktorovi (dodavatel výkonů údržby), pravá strana je určena pro informace o objednateli (Lovochemie, a.s.). Dále obsahuje tyto údaje k vyplnění: Datum vyhotovení - vložit datum, kdy bylo ukončeno vyplnění výkazu Název akce - vložit textový popis akce Provoz / Stavba / Zařízení - vložit textový popis provozu / stavby / zařízení, kde byly prováděny výkony údržby Počet stran výkazů pro více zakázek - vložit počet vyplněných listů výkazů pro více zakázek Datum předání - vložit datum, kdy byl předán předmět smlouvy Razítko a podpis zástupce objednatele - po vytisknutí podepsat a orazítkovat papírový výkaz (nevyplňovat elektronicky)

3.3.2 Výkaz pro více zakázek Slouží k vyplnění údajů o provedené práci, o vykázaném spotřebovaném materiálu a výkazu výkonů použitých strojů a zároveň k výkazu cestovních nákladů. Obsahuje tyto údaje k vyplnění: Pořadové číslo výkazu - vložit pořadové číslo výkazu v případě, že bude zkopírováno více listů výkazu práce Celkový popis práce - vložit celkový stručný textový popis provedené práce Datum - vložit datum ve formátu DD.MM.RRRR (např. 15.10.2014) Zakázka SAP Lovochemie - JE DŮLEŽITÉ vložit číslo zakázky evidované v systému SAP PM v Lovochemii !!! Jméno a příjmení - vložit jméno a příjmení pracovníka Popis - vložit stručný text popisu práce nebo materiálu nebo výkonu stroje nebo cesty Technické místo Evidenční číslo - vložit kód technického místa ze systému SAP PM nebo evidenční číslo zařízení Počet MJ - vložit počet měrných jednotek MJ - vložit měrnou jednotku, např. ks, bm, kg, km apod. Cena MJ bez DPH - vložit cenu za měrnou jednotku v Kč (možno vložit v desetinném vyjádření, bude zaokrouhleno na celé koruny) Poznámka - vložit text poznámky k vyplněnému řádku Poznámky - vložit text poznámky Po vyplnění hodnot v kolonkách Počet MJ a Cena MJ bez DPH bude automaticky vypočtena celková cena bez DPH.

4. Závěr Cíle společnosti Lovochemie, a.s. Lovosice je neustálé zvyšování nároků na kontraktory, aby své výkony údržby prováděli co neefektivněji a zároveň aby byli schopni je řádně a přehledně dokladovat. Jednou z oblastí je jednotná forma dokumentace externích výkonů Strana 8 (celkem 9)



údržby. Ta by měla přispět k vyšší přehlednosti a urychlení procesu kontroly a schvalování faktur. V neposlední řadě se tímto předchází nesrovnalostem a chybějícím informacím, které by měly za následek odmítnutí nebo oddálení fakturace za provedené výkony údržby.

Strana 9 (celkem 9)

Pokyny k vyplnění výkazů externích výkonů. pro společnost Lovochemie, a.s. Lovosice

Recommend Documents