Počítačový program
Poplatky
Uživatelská příručka
Data IT s.r.o.
Podprogram „Poplatky“
Popis programu Podprogram „Poplatky“ naleznete v hlavní nabídce účetního programu pod položkou „Poplatky“. Nabídka „Poplatky“ je dále rozčleněna na podnabídky: „Předpisný seznam“, „Čárové kódy“ a „SIPO“, které se přímo vztahují k práci s předpisnými seznamy a se seznamem poplatníků a zobrazování jejich dat, - dále na podnabídky „Ruční spuštění zaúčtování předpisů“ a „Ruční generování předpisů na následující měsíc“, pomocí kterých je možné spustit vytvoření nových předpisů nebo jejich zaúčtování ve Vámi zvolený okamžik namísto automatického vytváření během účetní uzávěrky - a na podnabídku „Číselník plateb“, kde je k dispozici číselník jednotlivých druhů předpisů, na jehož základě se pak vytváří a udržují předpisné seznamy. Celý podprogram „Poplatky“ je vytvořen tak, že k plátcům v seznamu plátců jsou průběžně přiřazovány jednotlivé předpisy plateb v členění podle druhu předpisu (poplatek ze psa, poplatek za SDO, nájem hrobového místa atd.) a k těmto předpisům jsou následně přiřazovány úhrady. U jednotlivých předpisů jsou zároveň uloženy informace o tom, zda má být předpis po uplynutí příslušného období vytvořen automaticky znovu. To je důležité u předpisů poplatků, které se opakují v pravidelných intervalech (např. poplatek ze psa – 1 rok, nájem hrobového místa – 10 let apod.) a naopak u jednorázových předpisů (např. správní poplatek, vodné, stočné) informace o opětovném předepisování uloženy nejsou, protože tyto předpisy jsou jednorázové a každý další nový předpis tohoto druhu je zásadně vytvářen nepravidelně a s různými hodnotami na základě aktuální situace (odečet vodoměru, vyměření správního poplatku apod.). Každý poplatník má jednotlivě za každý druh svého předpisu v jedné tabulce přehledně zobrazenu kompletní historii předpisů a úhrad a s každým pohybem je současně vidět i stav pohledávky. Častou situaci, kdy za více plátců obvykle hradí všechny předpisy jeden poplatník, řeší program pomocí možnosti seskupovat plátce do rodin. Díky tomuto seskupení je pak možné nechat jednoduše zobrazit pohledávky vůči celé rodině a taktéž za celou rodinu (nebo její část) zadat úhradu předpisů pohodlně z jednoho místa. Úhradu předpisů je možné provádět i inkasem pomocí SIPO, které je plně podporováno jak v režimu vytváření datových souborů s údaji pro inkaso, tak i v režimu následného načítání a zpracování datových souborů s údaji o provedených inkasech. Které konkrétní předpisy budou inkasovány je plně volitelné uživatelem.
Práce s programem Práce s programem se dá rozdělit do dvou částí, a to prvotní naplnění daty a správa předpisů a jejich úhrady. Prvotní naplnění daty Pokud s účetním programem začínáte, anebo účetní program již používáte, ale rádi byste zprovoznili podprogram „Poplatky“, je potřeba do programu nejprve vložit všechna potřebná data. Prvotní naplnění daty je možné provést buďto importem dat z Vaší stávající evidence poplatků, importem dat ze souborů s obecně známým formátem (.xls, .dbf, .txt apod.) nebo můžete všechna potřebná data do programu vložit i ručně. Pokud jste uživateli předchozí verze podprogramu „Poplatky“, proběhne import dat z této původní verze podprogramu automaticky. Protože import dat z evidence poplatků jiného výrobce software nebo import dat ze souborů s obecně známým formátem je velmi individuální a je potřeba jej řešit vždy podle konkrétního způsobu uložení dat a podle konkrétních podmínek, nebude se tato příručka touto variantou dále nijak hlouběji zabývat. V následujícím textu si ukážeme, jakým způsobem lze do programu vložit data ručně. Data podprogramu „Poplatky“ se dají shrnout do dvou základních tabulek: Seznam poplatníků a seznam jejich předpisů. Je lhostejné, zda nejprve vyplníte kompletní seznam poplatníků se všemi jejich osobními údaji a poté vyplníte údaje o jejich předpisech, nebo zda vždy vložíte údaje jednoho poplatníka a k němu doplníte data všech jeho předpisů. Jak vyplnit údaje o poplatníkovi: V hlavním menu programu vyberte nabídku „Poplatky/předpisný seznam/podle plátců“ a program zobrazí hlavní okno pro práci s podprogramem „Poplatky“.
V levé části okna je zobrazen řádkový seznam poplatníků (zatím ještě prázdný). Pravá část okna je rozdělena pomocí dvou záložek na část „Detail plátce“ a „Předpisy“. Chcete-li vložit údaje o novém poplatníkovi, umístěte kurzor do řádkového seznamu poplatníků a potom stiskněte klávesu „Ins“. Tím se do tohoto řádkového seznamu přidá prázdný (zatím) řádek a máte-li vybránu záložku „Předpisy“, program současně sám přepne na záložku „Detail plátce“ a na podokně této záložky nastaví kurzor na první údaj, tj. „příjmení“. Ovládání programu je navrženo tak, aby se vše dalo ovládat pomocí klávesnice bez nutnosti často přehmatávat na myš. Platí to i zde. Před vkládáním údajů o novém plátci se kurzor automaticky nastaví na první políčko, tj. na úúdaj „Příjmení“. Po vyplnění příjmení stačí stisknout klávesu Enter a kurzor se posune na další políčko. Takto postupujte až k údaji „č.SIPO“. Číslo SIPO musí být vyplněno u těch plátců, u kterých budete chtít některou nebo všechny platby inkasovat pomocí SIPO. I v případě, že u některého poplatku tohoto plátce budete mít zvolen způsob úhrady inkasem přes SIPO, nebude toto inkaso do spojovacího souboru pro SIPO zahrnuto, pokud zde nevyplníte č.SIPO. Jestliže u tohoto plátce nebudete chtít platby předpisů inkasovat pomocí SIPO, č.SIPO samozřejmě vyplňovat nemusíte. Vyplňování údajů o plátci končí stiskem klávesy Enter na údaji „poznámka“. Údaje o novém plátci program automaticky uloží a kurzor se posune dál na zatrhávací políčko „Zástupce rodiny“. Seskupování plátců do rodin Pro potřeby snadnějšího zadávání úhrady předpisů a lepšího přehledu o dlužné částce za celou rodinu je možné plátce seskupovat do rodin. Každé rodině, kterou chcete z plátců seskupit, je potřeba vybrat tzv. zástupce rodiny, k němuž jsou přiřazeni další členové rodiny. Zástupce rodiny by měl být v každé rodině jenom jeden. Seskupení plátců do rodiny tedy začnete tím, že u plátce, kterého jste vybrali jako zástupce rodiny, černě zaškrtnete políčko „Zástupce rodiny“.
Zaškrtnutím tohoto políčka a tedy zvolením zástupce rodiny se založí rodina plátců a její první člen, tedy právě zvolený zástupce, se ihned zobrazí v okně „Členové rodiny“. Protože se jedná o zástupce, je vyznačen tučným písmem. Současně se aktivují tlačítka „Přidat dalšího do rodiny“ a „Vyřadit dalšího z rodiny“. Tato tlačítka jsou aktivní pouze u zástupce rodiny, u ostatních členů rodiny aktivní nejsou. Přidávání plátců do rodiny nebo vyřazování z rodiny je totiž možné pouze z karty příslušného zástupce rodiny. Chcete-li přidat další plátce do rodiny, musí být tito plátci nejprve vloženi do seznamu plátců (viz předchozí kapitola „Jak vyplnit údaje o poplatníkovi“). Tyto další členy rodiny pak přiřazujete výběrem ze seznamu poplatníků a to tak, že na kartě zástupce rodiny stisknete tlačítko „Přidat dalšího do rodiny“. Zobrazí se okno se seznamem všech plátců, ve kterém vyberete příslušného plátce, kterého chcete nechat zařadit do rodiny a stiskem tlačítka „Pokračovat“ v levém dolním rohu okna se seznamem výběr potvrdíte. Všichni členové rodiny se vždy zobrazují v okně „Členové rodiny“. Zástupce rodiny je od ostatních členů odlišen tučným písmem. Když budete listovat seznamem všech plátců v levé části okna, budou se při každém posunutí na jiného plátce průběžně zobrazovat také informace o seskupení do rodiny v pravé dolní části okna. Pokud je příslušný plátce členem nějaké rodiny, zobrazí se u něj i všichni ostatní členové rodiny a kurzor v seznamu členů rodiny bude nastaven na tohoto plátce. Jedná-li se současně o zástupce rodiny, budou jeho údaje zobrazeny tučně a zároveň bude u tohoto plátce černě zatrženo políčko „Zástupce rodiny“.
Přechod mezi jednotlivými členy rodiny je velmi snadný. Poklepejte myší na libovolného člena rodiny v seznamu „Členové rodiny“ a program sám přeskočí na jeho kartu. Pokud chcete zrušit seskupení plátců do rodiny, stačí na kartě zástupce rodiny zrušit zatržení políčka „Zástupce rodiny“. Po zrušení seskupení plátci v seznamu plátců samozřejmě zůstanou, zruší se pouze ono seskupení této rodiny. Jak vyplnit údaje o předpisech, popř. jak vyplnit historii předpisů a plateb V programu jsou u jednotlivých plátců uloženy pod záložkou „Předpisy“ údaje nejenom o aktuálních předpisech, ale také zde může být uložena historie předpisů a plateb za minulá období. Pro větší přehlednost jsou předpisy i platby zobrazeny chronologicky v jedné tabulce. Shromažďují se zde veškeré informace o předepsaných platbách, úhradách a o termínech příštích předpisů a o předpokládaných částkách příštích předpisů. Všechny tyto údaje jsou zároveň podstatné pro automatické předepisování. Po výběru záložky „Předpisy“ se objeví tabulka s přehledem předpisů a informacemi o úhrnu předepsaných částek, úhrnu uhrazených částek, o splatnosti a o aktuálním stavu pohledávek. Ve spodní části okna pod tabulkou s přehledem předpisů je zobrazen úhrn částek za všechny předpisy tohoto plátce a s vyznačením aktuální dlužné částky po datu splatnosti. Na obrázku je vidět okno s informacemi o předpisech vybraného plátce, ovšem zatím prázdné.
Nový předpis můžete přiřadit plátci dvěma způsoby – záleží na tom, zda tento plátce už předpis tohoto druhu někdy dříve měl, nebo jestli mu tento druh předpisu přiřazujete poprvé. Druhem předpisu rozumějme např. poplatek ze psa, poplatek za svoz odpadu, vodné apod. Nyní si popíšeme případ, kdy plátce ještě zamýšlený druh předpisu neměl. Chcete-li přiřadit plátci nový předpis, stiskněte tlačítko „Nový poplatek“, nacházející se v pravé dolní části formuláře a zobrazí se okno, do kterého je potřeba vyplnit všechny potřebné údaje.
Kurzor je automaticky nastaven na údaj „Druh předpisu“. Zde je potřeba vybrat z předem připraveného číselníku druhů předpisů, o jaký druh předpisu se jedná.
Pozn.: Číselník druhů předpisů je přístupný pomocí nabídky „Poplatky/číselník plateb“ a vypadá např. takto:
Do údaje „Druh předpisu“ tedy vyberte příslušný druh a stiskněte klávesu Enter. Kurzor se posune na další údaj „Bližší popis“, kam je možné dále upřesnit popis předpisu (např. druh předpisu: Poplatek ze psa“, Bližší popis: „poplatek ze psa Bobíka, č.známky 56“ apod.). Stiskněte klávesu Enter a kurzor se posune k dalším údajům, důležitým pro automatické zaúčtování předpisu i úhrady. Vždy při vstupu na políčko dalšího údaje pro zaúčtování (tedy údaje „SU“ až „Pol“) se nabídne hodnota údaje, která je předvyplněna v číselníku druhů předpisů. V závislosti na nastavení automatického účtování není potřeba vyplňovat vše, obvykle postačí vyplnit položku (popř. paragraf) rozpočtové skladby a program si pro účely automatického účtování předpisů a jejich úhrad další údaje doplní z nastavení. Po stisku klávesy Enter z údaje „Pol“ se kurzor posune na údaj „Var.symbol“. Variabilní symbol je nepovinný údaj, pokud ale chcete nechat automaticky párovat příchozí platby s jejich předpisy, je potřeba variabilní symboly předpisům přidělovat, jinak program nebude schopen správně identifikovat příchozí platbu. Vyplněním posledního údaje „platit přes SIPO“ se
záhlaví nového předpisu uloží a kurzor přeskočí do tabulky níže, kam je potřeba zadat údaje o výši částky, datu předpisu a splatnosti a budete-li chtít, aby program automaticky předepsal tento předpis po uplynutí příslušného časového období znovu, pak také předpokládané údaje o příštím předpisu. Do této tabulky musíme ručně zapisovat údaje jen v případě, kdy poplatníkovi zadáváme buďto určitý druh předpisu poprvé, nebo v případě, že zadáváme jednorázový předpis, u kterého nechceme automatické opakování. Třetím případem, kdy bychom do této tabulky vkládali předpisy (v tomto případě i se záznamy o úhradě) ručně, je vkládání historie předpisů a plateb, které v minulosti již proběhly. Ve všech ostatních případech se o vše program postará sám - předpisy, které bude program generovat automaticky, se tady zaznamenají samy a záznamy o úhradě se do této tabulky budou vkládat také samy, v závislosti na párování plateb z pokladny nebo předkontace na bankovním účtu. První sloupeček tabulky, „datum“ označuje u předpisů datum, kdy byl plátci předpis předepsán. Jedná-li se o místní poplatek, bývá to obvykle datum 1.1. daného roku, je-li to např. vodné, je to datum odečtu vodoměru. Jedná-li se o řádek s úhradou, označuje údaj ve sloupečku „datum“ den, kdy došlo k úhradě předpisu. Druhý sloupeček „předpis Kč“ značí, jaká částka byla pro toto období předepsána. Ve třetím sloupečku „splatno dne“ je vyznačeno datum splatnosti tohoto předpisu. Vyplnit „splatno dne“ je důležité proto, protože podle tohoto data splatnosti se při následném automatickém generování dalšího předpisu odvodí budoucí datum splatnosti. Do čtvrtého sloupečku „platba Kč“ se zaznamenávají údaje o úhradě předpisu. Jestliže vyplňujeme údaje do této tabulky ručně jako historii a platba proběhla v ten samý den jako bylo předepsáno, můžeme do jednoho řádku vložit jak údaje o předpisu, tak i částku do kolonky „platba Kč“. Pátý sloupec „pohledávka Kč“ je pro svou důležitost výrazně barevně odlišen – zde je totiž automaticky vypočítán a zobrazen stav pohledávky k tomu okamžiku, k jakému se vztahuje tento konkrétní řádek. Na posledním řádku tabulky tedy v této kolonce uvidíte aktuální stav pohledávky v Kč. Do dalšího údaje „poznámka“ je možné vložit libovolnou poznámku. Pokud program automaticky ukládá do této tabulky záznamy o úhradě, vkládá do poznámky číslo dokladu. Údaj „SIPO“ v sedmém sloupci používá program jako pomocný údaj pro řízení toho, který předpis bude inkasován pomocí SIPO. Rozdíl mezi tímto údajem a mezi zatrhávacím políčkem „platit přes SIPO“ v záhlaví předpisu je ten, že pomocí údaje „SIPO“ je možné vyloučit ze SIPO nebo do něj naopak zařadit i jen jednotlivé konkrétní předpisy, kdežto údaj v záhlaví aktivuje nebo vypíná tento způsob platby pro celý druh předpisu u konkrétního plátce. Další údaj „další předpis dne“ je téměř nejdůležitějším, protože podle tohoto datumu program pozná, kdy (a zda vůbec) má automaticky vygenerovat další předpis. Devátý údaj „další předpis Kč“ udává, v jaké výši se bude vytvářet další předpis. Hodnota ve sloupečku „další předpis Kč“ je jen informativní, protože částka předpisu se může pro příští období kdykoli změnit. Jedná se tedy spíše o částku předpokládanou. V průběhu trvání aktuálního předpisu můžete tuto částku kdykoli průběžně měnit a podprogram Poplatky navíc bezprostředně před vygenerováním nového předpisu (v průběhu účetní uzávěrky – předpisy se generují vždy současně s účetní uzávěrkou) zobrazí seznam všech předpisů, u kterých by se v daném uzavíraném účetním období měly generovat nové předpisy na další období a v tomto seznamu můžete částky nových předpisů příslušně upravit. Posledním je údaj „na kolik měs.“. Na základě této hodnoty program při uzávěrkovém generování nových předpisů nastavuje u nových předpisů, které budeme chtít nechat automaticky předepsat i na další období, délku trvání nového předpisu.
Nově zadaný předpis bude tedy vypadat např. takto:
Vraťme se nyní k tomu, že nový předpis můžete přiřadit plátci dvěma způsoby. Předchozí text popisoval případ, kdy plátce ještě nikdy neměl předepsán tento druh předpisu – zde konkrétně poplatek ze psa. Jak tedy postupovat, když tento plátce již v minulosti poplatek ze psa předepsán měl a nyní chceme tento poplatek předepsat znovu? (Totéž platí i pro jakýkoli jiný druh předpisu, poplatek ze psa je zde uveden pouze pro názornost). Pokud původní předpis obsahoval údaje o tom, kdy a v jaké výši se má předpis automaticky vytvořit na další období znovu, nemusíte pro nový předpis dělat vůbec nic, vše obstará program zcela sám. V opačném případě (budeme předepisovat ručně) vyberte na kartě plátce na záložce „Předpisy“ v tabulce předpisů myší příslušný předpis a stiskněte tlačítko „Detail předpisu“. Tím zobrazíte okno s detailem předpisu, kam už tentokrát nevyplňujete údaje do záhlaví předpisu, ale pouze přidáváte řádek s novým předpisem. Zobrazme si tentokrát jako vzorový druh předpisu např. vodné. Vodné se od předpisů místních poplatků liší zejména tím, že jde o jednorázové předpisy, u kterých nechceme automatické opakování (s výjimkou snad pouze v případě paušálu), ale předpisy přidáváme ručně podle data a výše odečtu vodoměru. Vodné je tedy ukázkovým případem předpisu, který zadáváme ručně a nevyužíváme automatické předepisování na další období. V následujícím příkladu je vodné předepsáno za rok 2012, ve stejném roce je vidět o řádek níže i úhrada. Na dalších dvou řádcích je předpis a úhrada za rok 2013 a na posledním řádku je nový předpis pro rok 2014, který byl ručně zadán na základě odečtu vodoměrů dne 4.1.2014.
Povšimněte si barevného odlišení jednotlivých roků – pro větší přehlednost se střídají barvy bílá a zelená. Pohledem na sloupec „pohledávka Kč“ ihned zjistíte na posledním řádku dané barvy stav pohledávky ke konci libovolného roku a na posledním řádku tabulky pak aktuální stav pohledávky v Kč.
Zobrazování předpisů, vytvářených automaticky jinými podprogramy Kromě druhů předpisů, zobrazovaných podle uživatelsky definovaného číselníku plateb v nabídce „Poplatky/číselník plateb“, mohou být v tabulce předpisů u jednotlivých poplatníků zobrazeny také dva další druhy předpisů, automaticky udržovaných jinými podprogramy. Jedná se o „Nájem hrobového místa“ z evidence hřbitova a o soubor předpisů z evidence bytů. Používáte-li podprogram Evidence hřbitova, pak jsou předpisy, vycházející z údajů na kartách hrobů, vidět nejenom v evidenci hřbitova, ale také zde, v podprogramu Poplatky. Jakákoli změna předpisu, provedená v evidenci hřbitova, je ihned vidět i v podprogramu Poplatky a obráceně. Totéž platí i u evidence bytů, ovšem pouze v případě, že máte evidenci bytů nastavenu na takový režim, který předepisuje nájem a související platby nájemcům bytů. Evidence bytů totiž může fungovat i ve druhém režimu, při kterém jsou předpisy vztahovány nikoli k nájemcům (a potažmo k poplatníkům), ale k bytům. Pak si evidence bytů účtuje o předpisech a úhradách zcela nezávisle na podprogramu Poplatky.
Automatické generování nových předpisů na další období V předchozích odstavcích byla zmínka o automatickém generování předpisů na další období. Je to jedna z hlavních a velmi důležitých funkcí podprogramu Poplatky. Automatické generování nových předpisů na další období za Vás hlídá okamžik, kdy je potřeba předepsat poplatníkovi předpis poplatku na další období (zpravidla rok) a pokud tento okamžik nastane, program nabídne v přehledné tabulce přednastavené hodnoty budoucích předpisů u jednotlivých plátců a po případné korekci částek vytvoří předpisy nové. Tato funkce se spouští automaticky vždy při účetní uzávěrce. Spustíte-li účetní uzávěrku, program vyhledá všechny předpisy, u kterých by měl v následujícím období vygenerovat nové předpisy na další období a tyto budoucí předpisy zobrazí do tabulky, kde je možné provést jejich úpravu. Podle čeho program při účetní uzávěrce vyhledává předpisy k automatickému vygenerování nových předpisů na další období? Princip výběru předpisů je jednoduchý: Spouštíte-li např. účetní uzávěrku období 12/2013, pak program vyhledá všechny předpisy, u kterých je vyplněn údaj „další předpis dne“ a toto datum spadá do období, následujícího po právě uzavíraném měsíci, tedy v tomto příkladu je v rozmezí mezi 1.1.2014 a 31.1.2014. Pokud byste uzavírali např. období 05/2014, pak by program vyhledával předpisy s datumem „další předpis dne“ mezi 1.6.2014 a 30.6.2014. Pokud během účetní uzávěrky program Poplatky nalezne nějaké předpisy, ke kterým by měl být na následující období vygenerován předpis nový, zobrazí se následující okno:
Zde jsou zobrazeny všechny předpisy, které by měly být předepsány do následujícího účetního období, tedy zde na tomto příkladu při účetní uzávěrce období 12/2013 do období 01/2014. Potřebujete-li změnit částku předpisu nebo datum splatnosti, můžete tak učinit
buďto ručně u jednotlivých předpisů, nebo pomocí funkce „Hromadné změny“. Nástroje pro hromadné změny jsou soustředěny v horní části okna a vše se ovládá velmi jednoduše. Chcete-li například u poplatku ze psa změnit původní částku ze 70,- Kč na 105,- Kč, zadejte změnu následujícím způsobem a stiskněte tlačítko „Proveď“.
Povšimněte si prosím, že každá změna, provedená po stisku tlačítka „Proveď“, se pro Vaši kontrolu zaznamenává do políčka „Již provedené změny“. Změna je zde přesně popsána takto: „Údaj "částka Kč" předpisu "Poplatek za psa": když pův.hodnota =70, pak nová hodnota=pův.hodnota plus 30“
Je-li poplatník držitelem dvou psů a měl by mu tak být vyměřen poplatek v nové výši 200,Kč, vycházející z původní výše 140,- Kč, je možné zadat další hromadnou změnu, kde namísto údaje „70“ vyplníte „140“ a namísto údaje „30“ vyplníte „60“ a znovu stisknete tlačítko „Proveď“. Méně pracná varianta, než zadávat pro každou částku její novou výši, je použít v případech, kdy je to možné, údaj „je-li původní hodnota jakákoli“ a namísto znaménka „plus“ znaménko „krát“. Možností je celá řada a můžete je vzájemně kombinovat. Hromadné změny můžete spustit tolikrát za sebou, kolikrát potřebujete a vše se pro kontrolu neustále zaznamenává do políčka „Již provedené změny“. Pokud byste z nějakého důvodu potřebovali všechny změny stornovat a začít zase od začátku, je to kdykoli možné stiskem tlačítka „Storno všech změn“. Pokud jste v budoucích předpisech provedli všechny změny které jste potřebovali, můžete takto upravené předpisy nechat vygenerovat do podprogramu Poplatky stiskem tlačítka „Takto vygenerovat nové předpisy“. Nové předpisy lze nechat vygenerovat i o něco dříve než při účetní uzávěrce. Pokud byste potřebovali (např. pro účely SIPO) nechat předpisy na příští účetní období vygenerovat nezávisle na účetní uzávěrce, můžete pomocí nabídky „Poplatky/Ruční generování předpisů na následující měsíc“. To „Ruční…“ neznamená, že byste museli předpis po předpisu zadávat ručně, ale že dáte programu ručně pokyn, že si přejete spustit automatické vygenerování předpisů právě teď.
Jak vložit do účetnictví úhradu předpisu Oproti předchozí verzi podprogramu Poplatky se nyní zásadně změnil způsob, kterým se do účetnictví vkládají informace o úhradě předpisu. Vše je v novém podprogramu Poplatky navrženo tak, aby se veškeré pohledávky vůči poplatníkovi soustředily na jednom místě a možnost seskupování plátců do rodin pak dále nahrává možnosti zadat úhradu společně za všechny předpisy všech plátců patřících do rodiny. Při zadávání úhrady předpisu v hotovosti postupujte následujícím způsobem: Zobrazte si hlavní okno pro práci s poplatky. To můžete buďto pomocí nabídky „Poplatky/předpisný seznam/podle plátců“, nebo z rozpočtové pokladny stiskem tlačítka „Poplatky“ (popř. stiskem kláves Shift F8 nebo výběrem z nabídky pod tlačítkem „F10– Nabídka“) anebo z okna předkontace na bank.účtech stiskem kláves Shift F8 (popř. pomocí tlačítka „F10-Nabídka“). Pokud si necháte okno s poplatky zobrazit z rozpočtové pokladny, okno s rozpočtovou pokladnou se nezavře a obě okna tak zůstávají aktivní. Jednoduchým způsobem pak můžete přecházet mezi pokladnou a poplatky, což může být užitečné např. v případě, že do pokladny účtujete o více dokladech najednou. Totéž platí i u zobrazení okna s poplatky z předkontace na bank. účtech. Tato výhoda nejlépe vynikne v případě, že používáte k PC dva monitory. V hlavním okně pro práci s poplatky vyberte v seznamu plátců příslušného plátce a v pravé části okna se zobrazí všechny jeho předpisy. Pokud je tento plátce zároveň zástupcem rodiny, můžete si vybrat, zda chcete nechat zobrazit pouze vlastní předpisy tohoto plátce, nebo zda chcete zobrazit i předpisy za ostatní členy rodiny. Volba, zda zobrazit i předpisy za ostatní členy rodiny, se provádí pomocí zatrhávacího políčka „Zobrazit i za ostatní z rodiny“, umístěného nad seznamem předpisů. V případě, že vybraný plátce není zástupcem rodiny, bude toto zatrhávací políčko neaktivní a zabarveno šedě. Pokud budete mít u zástupce rodiny zobrazeny i předpisy za ostatní členy rodiny, bude v pravé části okna s předpisy zobrazen ještě sloupec s údaji o plátci, aby bylo zcela zřejmé, který předpis patří komu. Nyní stiskněte
tlačítko „Úhrada (F9)“ nebo klávesu F9 a program přejde do tabulky, kde budete moci zvolit, které předpisy budou uhrazeny a také v jaké výši.
Jak je vidět na obrázku, program sám vybral všechny předpisy, které byly zobrazeny u poplatníka a částky pohledávek předvyplnil do bílého sloupce „Uhrazeno Kč“. Tyto částky můžete libovolně editovat tak, aby odpovídaly skutečné platbě. Přijde-li např. tento poplatník uhradit pouze poplatek za svoz odpadu a to ještě jen za sebe a za manželku na půl roku, upravili byste částky takto:
Během editování částek se průběžně zobrazuje aktuální součet v rámečku nad tlačítkem „Pokračovat“.
Po úpravě částek můžete ještě upravit skutečné datum úhrady a dále pak vybrat, jestli se jedná o úhradu v hotovosti nebo přes bankovní účet. Pokud máte současně s oknem poplatků otevřeno i okno pokladny nebo okno předkontace na bank.účtech, program sám předvolí způsob úhrady a číslo dokladu. Všechny tyto údaje se dají podle potřeby editovat. Máte-li vše vyplněno, stiskněte tlačítko „Pokračovat“, potvrďte informační okénko s rekapitulací platby a program uloží údaje o platbě do podprogramu Poplatky, zaúčtuje úhradu a pokud se jednalo o platbu v hotovosti, vloží ještě záznam o úhradě do pokladní knihy. Poté Vám bude nabídnut tisk pokladního dokladu. Zde, v tomto místě programu, je možné nechat vytvořit jeden doklad za všechny platby dohromady. S instalací nové verze podprogramu Poplatky se do Vašeho počítače nainstaloval pracovní vzor formuláře souhrnného pokladního dokladu navržený tak, aby si jej mohl kdokoli kdykoli upravit podle vlastního vzoru. Soubor se vzorem formuláře se jmenuje „PoklDokladPoplatky.doc“, je uložen v podadresáři „vzory“ a je plně editovatelný pomocí MS Wordu. Údaje se do vzoru pokladního dokladu doplňují prostřednictvím tzv. záložek, proto je doporučeno při editování vzorového formuláře nechat v MS Wordu tyto záložky zobrazit.
Tento materiál slouží pouze pro potřeby uživatelů tohoto počítačového programu a nesmí být bez souhlasu autora kopírován ani jinak veřejně šířen.
©
Data IT s.r.o.
