Podpora sociálních služeb v rámci individuálního projektu Podpora sociálních služeb v Plzeňském kraji

OTÁZKY A ODPOVĚDI k dotačnímu titulu „Podpora sociálních služeb v rámci individuálního projektu Podpora

sociálních služeb v Plzeňském kraji 2016 – 2019“ 1) Do jaké skupiny podle kategorie Přístupu k bydlení řadit klienta, který žije v azylovém domě nebo klubech? Dá se o tomto klientovi říci, že žije v samostatné domácnosti? Klient bydlící v azylovém domě nebo klubu patří do kategorie „osoby bez přístřeší nebo osoby vyloučené z přístupu k bydlení“. Tato kategorie se v monitorovacím listě zaškrtne, pokud do ní podpořená osoba patří, pokud ne, tak se nechá políčko prázdné. V monitorovacím listě je vhodné číst i poznámky pod čarou, kde u kategorie „osoby bez přístřeší nebo osoby vyloučené z přístupu k bydlení“ je vysvětleno, že se jedná o osoby, jejichž bydlení je nejisté nebo neodpovídá standardům bydlení v daném prostředí (z důvodu chudoby, zadlužení, provizorního charakteru ubytování, blížícího se propuštění z instituce, pobytu bez právního nároku, apod.), osoby v ubytovacím zařízení pro bezdomovce, osoby spící venku (bez střechy) – „na ulici“ / bez přístřeší, a tudíž potřebují speciální pomoc v procesu začlenění se na trhu práce. 2) Je povinností poskytovatele sociální služby uvádět loga Projektu na interní dokumenty, které jsou předávány klientům jako např. smlouva o poskytování sociální služby? A pokud byla smlouva s klientem uzavřena dříve mimo projekt, musí s ním být tedy uzavřena nová smlouva, když bude převedený jako klient v rámci Projektu? Položen dotaz na MPSV 3) Co dělat v případě, když nyní nedočerpáme poměrnou část dotace na období 1. 7. - 31. 12. 2016? Je možné ji převést do příštího roku, protože např. náklady na platy zaměstnanců a jiné výdaje se zvyšují, nebo její poměrnou část budeme muset nejpozději v lednu 2017 vrátit? A co dělat, když tedy na příští rok budeme potřebovat více finančních prostředků? Nevyčerpanou poměrnou část dotace je možné převést do dalšího roku maximálně do výše 10 % průměrné roční vyrovnávací platby. Tato převedená částka bude zároveň odečtena od vyrovnávací platby splatné v následujícím roce, což znamená, že finanční prostředky na následující rok se nezvyšují. 4) Je možné, aby zaměstnanec, který v roce 2016 zatím nečerpal dovolenou, aby čerpal dovolenou až v době Projektu a aby mu byla celá z finančních prostředků Projektu uhrazena? Odpověď MPSV:

Náhrady dovolené způsobilé pouze v rozsahu, v jakém odpovídají míře zapojení zaměstnance do realizace projektu (ve smyslu úvazku zaměstnance) v měsíci, v němž je dovolená čerpána. Zároveň se musí jednat o dovolenou,

kterou zaměstnanec čerpá v době realizace projektu a termín vyplacení náhrady musí splňovat pravidla časové způsobilosti. Z výše uvedeného vyplývá, že zaměstnanec musí čerpat dovolenou v době realizace projektu. Pokud má tedy zaměstnanec nárok na 25 dní dovolené za kalendářní rok (z toho 4 týdny ze zákona a 1 týden na základě vnitřního předpisu) a do konce května nevyčerpal ještě u zaměstnavatele žádný den dovolené, může zaměstnanec v období od 1. 7. 2016 čerpat v souladu se zákoníkem práce celých 25 dnů dovolené. Upozorňuji, že náhrady dovolené jsou způsobilé pouze v rozsahu, v jakém odpovídají míře zapojení zaměstnance do realizace projektu (ve smyslu úvazku zaměstnance) v měsíci, v němž je dovolená čerpána. V případě, že zaměstnanec v projektu má úvazek 0,8 pak je způsobilá výše dovolené, a to v rozsahu 6,4 hodin za den (neboť při 8 hodinovém úvazku činí úvazek 0,8 rozsah 6,4 hodin/den). 5) Je pravda, že pouze jednomu poskytovateli sociální služby bude započtena podpora poskytovaná klientovi jako naplnění identifikátoru, i když bude klientem více služeb? A pokud ano, jak se o této skutečnosti poskytovatel dozví? Ano, je to pravda, ale problematika tohoto naplňování, komu vlastně bude klient započten, je složitější. Skutečnost, jestli klient docházel nebo dochází ještě do jiné sociální služby, zjistí poskytovatel od klienta nebo následně od Krajského úřadu, který tyto informace získá na základě vykázaných identifikátorů v monitorovacích zprávách. Komu se klient započte jako naplnění identifikátoru v Projektu, se rozhodne, až na konci Projektu podle výše celkové poskytnuté podpory (Např. klient dostává podporu od poskytovatele A v konečné výši 30 hodin a zdá se, že poskytovateli A se klient nezapočte z důvodu bagatelní podpory, ale klient dostával podporu ještě od poskytovatele B v konečné výši 10 hodin. Klient tedy dosáhl stanovené výše podpory a bude započten jako identifikátor poskytovateli A.) 6) Co když bude mít klient stejný počet hodin v obou službách? Bude rozhodnuto podle toho, kdo ho jako první vykázal a zaslal v monitorovací zprávě. V případě, že klient bude vykázán v monitorovací zprávě za dané období u více poskytovatelů, bude započten tomu, který mu poskytl službu jako první. 7) Může být stávajícím klientům poskytována podpora v rámci Projektu? A pokud ano, jakým způsobem vykázat dobu, od kdy je mu poskytována podpora, protože je klientem sociální služby už několik měsíců před zahájením IP? Ano, stávající klient může vstoupit do Projektu. Do monitorovací zprávy bude vykázána výše podpory ode dne vstoupení a převedení jeho zakázky do Projektu. 8) Pokud máme na danou službu v rámci jedné agendy dva pracovníky na poloviční úvazek, je možné koupit každému po jednom mobilním telefonu? Ne, bohužel dle rozpočtových pravidel Projektu je možné koupit na 1 úvazek pouze 1 mobilní telefon.

9) Je možné nakoupit technické vybavení a zařízení do místa poskytování sociální služby kdykoliv v průběhu projektu? Doporučujeme nakoupit technické vybavení a zařízení v počátku realizace projektu, případně dle odůvodněné potřeby (vybavení pro pracovníka nastupujícího v polovině realizace projetu je vhodné nakoupit až v souvislosti s jeho nástupem, sezónní vybavení až v sezóně, původní zařízení nepořízené z projektu přestane fungovat až v průběhu projetu a vyvstane potřeba pořídit nové, apod.). Obecně není problém nakupovat vybavení v průběhu realizace projetu, nicméně pořízení zařízení a vybavení v období blížícímu se konci Projektu může být považováno za porušení zásady hospodárnosti. U výdajů na pořízení zařízení a vybavení určeného jako náhrada za původní, v dané době již nefunkční zařízení a vybavení došlo ke zmírnění podmínek. Uznatelnost takového výdaje bude podmíněna předložením účetního dokladu o vyřazení původního zařízení a vybavení z užívání nebo předložením čestného prohlášení statutárního zástupce stvrzující vyřazení původního, již nefunkčního zařízení a vybavení a zároveň předchozím souhlasem odboru sociálních věcí. 10) Lze nakoupit do azylového domu skříň pro klienty? Ano, v tomto případě se jedná o vybavení potřebné k provozu dané sociální služby. 11) Platí limit 13 310 Kč pro notebook a limity pro mzdy i pro příjemce dotace? Ano, dle pravidel Obvyklé ceny a mzdy/platy dostupné na www.esfcr.cz. Je možné zakoupit i notebook dražší (případně vyplatit i vyšší mzdy) a do uznatelných nákladů projektu zahrnout pouze část do max. výše limitů. 12) Musí se dodržet rozpočet? Ano, musí. Je možné do 15% přesunout finanční prostředky v rámci položek a oznámit to v monitorovací zprávě. Od 15% finančních prostředků lze přesunout v rámci položek pouze s předchozím schválením odboru sociálních věcí. 13) Musí se ke každé monitorovací zprávě dokládat vyúčtování? Ne, bude se dokládat až v lednu. V říjnu proběhne seminář se zaměřením na vyúčtování a bude možné vše včas zkonzultovat. 14) Položky jsou rozepsány na dva a půl roku. Jak postupovat, abychom je nepřekročili? Ve Smlouvě je uveden výpočet poskytnutých finančních prostředků na rok. Je potřeba ho tedy průběžně sledovat, a pokud se budete blížit k překročení o 15% u určité položky, tak požádat o přesun. 15) Co dělat, když vyčerpám finanční prostředky dříve? Lze dofinancovat z jiných zdrojů, ale v případě zdrojů z veřejných rozpočtů je nutné hlídat, aby nebyla překročena výše vyrovnávací platby uvedená v Pověření.

16) Město pravidelně poskytuje dotaci obecně na sociální služby bez konkrétního určení (Pokud bychom jednou odmítli, hrozí, že dotaci již nedostaneme.). Je možné čerpat dotaci z města a současně peníze z IP a o výši městské dotace ponížit žádost o vyrovnávací platbu? Ano, je možné čerpat dotaci z města a současně z IP. Žádost o platbu příjemce nepodává, platba mu bude poskytovatelem vypočtena a zaslána na účet bez předchozí žádosti. S ohledem na stanovenou výši vyrovnávací platby jsou možná dvě řešení. -

-

v roce 2016, pokud již bylo ze strany města rozhodnuto o přidělení finančních prostředků - přijmout finanční prostředky od města a při vyúčtování vrátit na účet PK nevyužité finanční prostředky z dotace poskytnuté v rámci projektu, popř. finanční prostředky přesahující vyrovnávací platbu pro rok 2017, popř. 2018 požádat o změnu stanovení výše dotace v rámci projektu (snížením požadavku) – v takovém případě bude snížena poskytnutá dotace v rámci projektu s tím, že změnu výše dotace musí schválit ZPK a bude sepsán dodatek ke smlouvě. Pro realizaci tohoto způsobu bude nutné vše včas projednat s odborem sociálních věcí, nejpozději v září 2016.

17) Jak vyložit termín „neprodleně“? Kdy například oznámit přijetí finančních prostředků na účet, kdy jsou sankce vysokých odvodů? A jakým způsobem oznamovat? Na základě stanoviska MPSV je nutné hlásit veškeré příjmy z veřejných rozpočtů neprodleně. V případě termínu „neprodleně“, budeme tolerovat lhůtu do 1 týdne. Oznamovat je možné prostřednictvím datové schránky, dopisu nebo e-mailu s elektronickým podpisem.

POZOR ZMĚNA! Došlo ke změně metodického stanoviska MPSV o hlášení příjmů z veřejných rozpočtů určených na úhradu nákladů krytých z dotace programu "Podpora sociálních služeb v rámci individuálního projektu Podpora sociálních služeb v Plzeňském kraji 2016 – 2019“. Tyto příjmy již není nutné hlásit neprodleně, ale až v termínu stanoveném pro průběžné a závěreční vyúčtování poskytnuté dotace, tedy: • do 23. 1. 2017 průběžné vyúčtování za rok 2016 • do 31. 1. 2018 průběžné vyúčtování za rok 2017 • do 31. 1. 2019 průběžné vyúčtování za rok 2018 • závěrečné vyúčtování za celou dobu projektu předloží Příjemce v termínu do 31. 1. 2019.

18) Máme hlásit veškeré příjmy k danému pověření? Povinnost hlásit příjmy k danému pověření se vztahuje pouze k příjmům z veřejných rozpočtů. Příjmy z jiných zdrojů (např. od klientů) budou součástí vyúčtování výnosů a nákladů dané služby předkládaného v lednu. V případě tzv. „roztržených služeb“ se hlásí pouze příjmy vztahující se k té části služby, která spadá pod individuální projekt, tj. jsou na ní poskytnuty finanční prostředky z individuálního projektu. 19) Musíme použít finanční prostředky podle § 101a zákona č. 108/2006Sb., o sociálních službách na období leden až červen 2016? Ano, finanční prostředky poskytnuté v rámci dotačního řízení dle § 101a zákona 108/2006 Sb., o sociálních službách musí být použity na náklady spadající do období leden – červen 2016. 20) Pokud máme dotace od ledna 2016 a nyní zároveň prostředky z IP od července 2016, musíme hlásit finanční prostředky od ledna nebo až od července? Povinnost hlásit veškeré prostředky, které obdržíte z veřejných rozpočtů, se týká těchto veřejných prostředků poskytnutých na shodný účel uvedený v čl. II. Smlouvy o poskytnutí účelové dotace v rámci IP - tj. na poskytování základních činností sociální služby v rozsahu stanoveném v Pověření č. 42242015, platném od 1. 1. 2016 do 31. 12. 2018. Takže přestože tyto prostředky ve výši 55.096,- Kč musíte použít do 30. 6. 2016 a přestože přímo nesouvisí s realizací IP, tak nahlásit je musíte. Hlásit musíte neprodleně po jejich obdržení mně nebo kolegyni Kláskové a do termínu pro předložení vyúčtování dotace podle par. 101a) Zákona o sociálních službách také paní Uzlíkové. Prostředky, které příjemce obdržel v první polovině roku 2016, je nutné nahlásit do 31. 8. 2016. 21) Co dělat, když děláme rozúčtování až na konci roku? Rozúčtování se musí provádět průběžně. Doporučujeme sledovat otázky a odpovědi zveřejněné na portále Plzeňského kraje v sekci financování sociálních služeb. Povinnosti vyplývající z financování sociálních služeb v rámci projektu jako služeb obecného hospodářského zájmu jsou shodné s povinnostmi, které má poskytovatel v rámci financování dle § 101a zákona č. 108/2006, o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů. 22) Stačí, když budu mít na účetním dokladu svou zkratku a v seznamu zkratek uvedu, že se jedná o Projekt? Označení účetního dokladu musí minimálně obsahovat číslo smlouvy, číslo registrace sociální služby – identifikátor a registrační číslo projektu OPZ (CZ.03.2.60/0.0/0.0/15_005/0000632). Současně musí být na účetním dokladu jasně vyznačena částka, která je z této dotace hrazena. Pro zjednodušení a zpřesnění evidence je možné ve vnitřním předpisu definovat náhradní, například číselné nebo kódové, označení čísla Smlouvy, ID sociální služby

a čísla projektu a toto náhradní označení pak bude na dokladu nebo na košilce dokladu. 23) Musíme zaměstnancům vystavit dodatek k pracovní smlouvě, že budou jejich úvazky nebo jejich část bude hrazena z IP? Pracovní smlouvy a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr musí být uzavřeny v souladu se zákoníkem práce. Povinně musí obsahovat:  popis pracovní činnosti (pozn.: činnost, kterou zaměstnanec vykonává pro Projekt, musí patřit do některé z činností uvedených v popisu Projektu),  identifikaci Projektu (název či registrační číslo žádosti) a rozsah činnosti, tzn. úvazek či počet hodin za časovou jednotku (měsíc, rok apod.) pro Projekt, přičemž je možné velikost úvazku specifikovat i jako proměnou v čase, např. jako průměrnou, či v rozsahu za celý Projekt bez detailu na jednotlivé měsíce apod.,  výši odměny,  případně další zákonem stanovené náležitosti (zejména: u pracovní smlouvy místo výkonu práce a den nástupu do práce, u dohody o pracovní činnosti doba, na kterou se dohoda uzavírá, a sjednaný rozsah pracovní doby, u dohody o provedení práce doba, na kterou se dohoda uzavírá). Výše uvedené náležitosti mohou být uvedeny buď v pracovní smlouvě, nebo v pracovní náplni. Pokud pracovní smlouvy nebo náplně tyto náležitosti neobsahují, je třeba uzavřít dodatek k pracovní smlouvě, dohodě, náplni apod. 24) Máme auta na operativní leasing překračující 400.000Kč. Tento leasing byl uzavřen před zahájením IP, ale budeme chtít vyúčtovávat splátky v IP. Je to možné? Ano, je to možné. 25) Pokud nakoupíme notebooky pro účely IP, které mají standardně záruku 2 roky, a rozbijí se po záruce, je možné koupit nové? Pokud by se jednalo o neopravitelnou závadu, je to možné pouze po předchozí konzultaci a souhlasu oboru sociálních věcí. Na vybavení je také možno dokoupit záruku na 3 roky. 26) Je šablona v přílohách jen pro jednoho klienta? Postup vyplnění šablony pro import dat do IS ESF 2014+ je popsán v Dokumentu „Průvodce pro vytvoření souboru pro import podpořených osob“. Pro každého uživatele je v šabloně určena jedna řádka, data budou vyplňována formou zkratek tak, jak je to popsáno v Průvodci. Průvodce je uveřejněn na stránkách PK. V současné době ale MPSV zpracovává uživatelsky příznivější verzi, která by měla být obdobná jako monitorovací list podpořené osoby. Pak bude formulář vyplňován pouze 1 x s tím, že vytištěnou verzi podepíše podpořená osoba a elektronická verze bude zaslána odboru sociálních věcí. Do doby vydání této nové verze platí, že pro vykazování dat o podpořených osobách se použije šablona spolu s přílohami o realizaci projektu.

27) Jestliže se klient, který dochází do 2 různých organizací poskytující sociální služby, započte jen jedné, je to i v případě, že se jedná o sociální službu, která není financována z Projektu? Podpora poskytnutá uživateli službou, která není financována z projektu, se v projektu vůbec nezohledňuje, klient je započten jako podpořená osoba u služby, která je podpořena z projektu. 28) Když mám fakturu, kterou budeme hradit z prostředků IP, stačí, když vyznačím až na zadní stranu faktury hrazenou částku a číslo Projektu? A co dělat v případě vícestránkových faktur? Částku, ID služby, číslo smlouvy a číslo projektu je možné uvést na zadní stranu faktury. V případě vícestránkových faktur uvádějte tyto údaje buďto na každou stránku, nebo fakturu neoddělitelně spojte a údaje uveďte pouze na její poslední stránku. 29) Musí být na záznamech aktivit v rámci sociální služby s klienty jejich podpis? Podle stanoviska MPSV by měla být dokumentace prokazující poskytnutí podpory v kontextu sociálních služeb vedena v souladu se zákonem č. 108/2006 Sb., o sociálních službách a vyhláškou č. 505/2006 Sb. Vedení dokumentace o průběhu služby neupravuje vyhláška, ale zákon o sociálních službách ano, a to v paragrafu 88, písmenu f stanovující, že „(Poskytovatelé sociálních služeb jsou povinni) plánovat průběh poskytování sociální služby podle osobních cílů, potřeb a schopností osob, kterým poskytují sociální služby, vést písemné individuální záznamy o průběhu poskytování sociální služby a hodnotit průběh poskytování sociální služby za účasti těchto osob, je-li to možné s ohledem na jejich zdravotní stav a druh poskytované sociální služby, nebo za účasti jejich zákonných zástupců nebo opatrovníků a zapisovat hodnocení a jeho výstupy do písemných individuálních záznamů. Zákon nestanovuje povinnost zajistit podpis uživatele sociálních služeb na dokumentaci, proto není potřeba, aby uživatel tyto záznamy podepisoval. Doložení, že daná osoba získala podporu větší než bagatelní, je tedy možné ve formě běžné dokumentace, kterou poskytovatelé sociálních služeb vedou podle zákona o sociálních službách.

Vypracováno dne 27. 7. 2016