Tabulkový procesor
3 Tabulkový procesor Cíl kapitoly Po nastudování této kapitoly byste měli být schopni: •
pracovat s tabulkovým procesorem Microsoft Excel,
•
vytvářet tabulky,
•
kopírovat obsahy buněk a nastavovat jejich formát,
•
vkládat a používat vzorce a funkce,
•
vytvářet grafy zvoleného typu a nastavovat jejich vlastnosti.
Klíčová slova Tabulkový procesor, buňka, vzorec, funkce, graf.
Čas na prostudování kapitoly Čas pro nastudování této kapitoly je asi 3 hodiny.
Tabulkové procesory mají za sebou již dlouholetý vývoj a patří k jedněm z nejpoužívanějších softwarových produktů. Mezi velmi známé jistě patří QuattroPro, Calc602, MS Excel, SuperCalc a nebo OpenOffice.org Calc. V současné době patří k nejpoužívanějším MS Excel, s kterým budeme pracovat. Práce se všemi tabulkovými procesory je velmi podobná a podobný je také vzhled jednotlivých aplikací, který se (jak je tomu i u textových editorů) ustálil na takřka jednotné grafické podobě. Tabulkový procesor se používá pro vytváření tabulek, grafů, pro statistické výpočty, matematické výpočty atp. Na obrázku 3.1 je hlavní okno tabulkového procesoru MS Excel 2010. Aplikace má podobný vzhled jako textový editor MS Word 2010, využívá
54
Tabulkový procesor podobné záložky a rovněž funkce základních tlačítek zůstávají obdobné. Proto je nebudeme opakovaně popisovat. Vytváření, otevírání a ukládání souborů je naprosto stejné jako v textovém editoru, proto se také této problematice nebudeme dále věnovat. V případě nutnosti doporučujeme vrátit se zpětně ke kapitole 2.2. Vytvářený dokument se v tabulkovém procesoru nazývá „Sešit“ a je rozdělen na jednotlivé „Listy“.
Obrázek 3.1: Hlavní okno MS Excel 2010
Na rozdíl od textového editoru má tabulkový procesor pracovní plochu rozdělenou na jednotlivé buňky. Ty jsou členěny do řádků (1, 2, 3…) a sloupců (A, B, C,…). Každá buňka má tedy pevně danou pozici ve formě písmene a čísla (například A10 je buňka na desátém řádku ve sloupci A). Práce s jednotlivými buňkami má svá pravidla. Většinou se používá počítání s mnoha buňkami, zároveň však existuje mnoho nástrojů pro ulehčení práce s vyplňováním buněk a zadáváním vstupních hodnot.
3.1 Základní operace s buňkami Po jednotlivých buňkách se pohybujeme pomocí kurzorových kláves. Hodnoty do jednotlivých buněk se vepisují přímo z klávesnice počítače. Potřebujeme-li opravit 55
Tabulkový procesor hodnotu, která je zapsaná v dané buňce, použijme dvojklik myší nebo zmáčkneme klávesu
a hodnotu opravíme. Pokud jednotlivé vstupní hodnoty v posloupnosti buněk tvoří aritmetickou řadu, nemusíme zadávat všechny hodnoty postupně. Pro vyplnění vstupních hodnot od 1 do 10, stačí, když vyplníme první dvě hodnoty, označíme obě buňky a tažením myší za černý křížek v pravém dolním rohu označení vyplníme zbývající buňky (obrázek 3.2). Obdobným způsobem můžeme vyplnit buňky hodnotami A, B, C, …, K nebo názvy dnů v týdnu – pondělí, úterý, středa, … či například posloupností 1. 1. 2006 až 31. 12. 2006.
Obrázek 3.2: Operace s buňkou
Pokud chceme druhý sloupec vyplnit hodnotami funkce, která pracuje se sloupcem A, zapíšeme do první buňky (v našem případě B1) „rovná se“ (znak „=“) a vepíšeme funkci, která pracuje s buňkou A1. Pro kopírování funkce můžeme opět použít táhnutí myší za černý křížek, čímž vyplníme buňky vypočítanými hodnotami (obrázek 3.3).
56
Tabulkový procesor
Obrázek 3.3: Vyplnění buněk hodnotami funkce sinus
3.2 Formát buňky Každá buňka má svůj definovaný formát. Pokud chceme nastavit formát buněk, použijeme příkaz „Formát“ ze záložky „Domů“ v sekci „Buňky“, jak je znázorněno na obrázku 3.4. Následným výběrem příkazu „Formát buňky“ zcela dole v rozbaleném menu otevřeme dialogové okno pro nastavování dalších parametrů.
Obrázek 3.4: Formát buňky
V nastavování formátu buněk je možno měnit celou řadu vlastností. První vlastností je způsob, jak se budou zobrazovat hodnoty (zejména číselné) v jednotlivých buňkách. Máme na výběr mezi mnoha formáty (obrázek 3.5). Největší potíže totiž vznikají, když se například snažíte do buňky vepsat datum a prostředí MS Excel 2010 jej interpretuje jako číslo nebo naopak. Je proto vhodné každé buňce přiřadit odpovídající formát zobrazení.
57
Tabulkový procesor
Obrázek 3.5: Formát čísla buněk
V mnoha případech potřebujeme změnit zarovnání textu v jednotlivých buňkách. K tomuto účelu slouží další nastavení formátu buněk (obrázek 3.6) – „Zarovnání“, jenž umožňuje nastavit: •
zarovnání textu vzhledem k hranicím buňky ve vodorovném a svislém směru,
•
orientaci textu – vodorovně, svisle, šikmo,
•
možnost zalomit text v buňce,
•
možnost sloučit více označených buněk do jedné.
Obrázek 3.6: Nastavení zarovnání textu v buňkách
58
Tabulkový procesor Další důležitou vlastností je nastavení formátu písma v jednotlivých buňkách (font, řez, velikost, horní a dolní index atp.).
Obrázek 3.7: Nastavení formátu písma v buňkách
3.3 Vkládání vzorců a funkcí Tabulkový procesor je velmi silný nástroj pro různé matematické a statistické výpočty, pro výpočty výsledků vzorců a funkcí. Vytvořené tabulky mohou být navrženy tak, že se z vkládaných dat automaticky počítají potřebné údaje a charakteristiky. Pokud se přepočet nevykoná z nějakých důvodů automaticky, můžeme ho vyvolat pomocí klávesy . Vzorec je matematické formule, která počítá s hodnotami uloženými v jiných buňkách tabulky a z nich vypočítává nějakou novou hodnotu. Například potřebujeme sečíst hodnoty v prvním, třetím a pátém sloupci a vypočíst jejich průměr (podělit výsledek třemi). Při vkládání takového vzorce postupujeme následovně: •
nastavíme kurzor na volnou buňku, v níž chceme mít konečný výsledek,
•
napíšeme znak „rovná se“ (znak „=“),
•
napíšeme levou závorku, protože nakonec budeme výsledek dělit třemi,
•
klikneme na první buňku a zmáčkneme znaménko operace „+“,
•
klikneme na třetí buňku a zmáčkneme znaménko operace „+“, 59
Tabulkový procesor •
klikneme na pátou buňku,
•
zapíšeme pravou závorku, lomítko („/“)jako operaci dělení a trojku (obrázek 3.8).
Obrázek 3.8: Vkládání vzorce
Obecně platí pravidlo, že vkládání vzorce začínáme znakem „rovná se“ a pak pokračujeme přímo podle vzorce. Pouze, chceme-li do vzorce zakomponovat nějakou buňku tabulky, klikneme přímo na ní a pokračujeme v zadávání dále. Vzorec, který jsme zadali do prvního řádku tabulky, můžeme zkopírovat do dalších řádků přímo přetažením myši za černý kříž v pravém dolním rohu. Výsledek vzorce se bude automaticky počítat z hodnot v aktuálním řádku. Tabulkový procesor umožňuje vypočítat hodnoty různých funkcí – matematických, statistických, finančních, funkce s databázemi atp. Funkce se vkládají příkazem „Vložit funkci“, který nalezneme na záložce „Vzorce“(obrázek 3.9).
Obrázek 3.9: Vložení funkce
Příkaz „Vložit funkci“ nám otevře dialogové okno s nabídkou velkého množství funkcí (obrázek 3.10). Funkce jsou řazeny podle jednotlivých kategorií. Pokud nemůžete některou funkci najít, vyberte kategorii „Vše“ (viz „Vybrat kategorii“).
60
Tabulkový procesor
Obrázek 3.10: Okno s použitelnými funkcemi
Mezi nejpoužívanější funkce patří: •
SUMA – sečte všechna čísla v oblasti buněk,
•
PRŮMĚR – vrátí průměrnou hodnotu (aritmetický průměr) čísel v dané oblasti buněk,
•
MAX (MIN) – vrátí maximální (minimální) hodnotu čísel v dané oblasti,
•
COUNTIF – vrátí počet buněk v zadané oblasti, které splňují zadané kritérium.
Po výběru potřebné funkce se zobrazí okno, ve kterém definujeme parametry pro výpočet funkce (obrázek 3.11). Nejdůležitější je označit oblast dat, z nichž se má výsledek vypočíst. Oblast dat definujeme označením pomocí kurzoru myši (viz první řádek okna). Začneme kliknutím na ikonu
a označíme požadovanou oblast. Zadávání
oblasti ukončíme kliknutím na stejnou ikonu
.
U funkce COUNTIF musíme zároveň definovat kritérium pro výběr hodnot z dané oblasti. Kritériem mohou být pro číselné hodnoty přímo jednotlivá čísla (například 1 pro určení počtu jedniček v dané oblasti) nebo příslušná hodnota pro řetězce nebo slova (například ″A“ pro určení počtu buněk s vepsanou hodnotu A) – řetězce zadáváme do kritéria v uvozovkách. 61
Tabulkový procesor Práce se vzorci a funkcemi tvoří nejdůležitější součást práce v tabulkovém procesoru, proto doporučujeme věnovat jejímu procvičení a pochopení patřičnou pozornost.
Obrázek 3.11: Definice parametrů funkcí
3.4 Práce s grafy V tabulkovém procesoru lze data (vložená nebo vypočtená) z tabulek interpretovat grafem. Pokud máme vytvořenou tabulku, označíme v ní data, z nichž chceme vytvořit graf. Zvolíme příkaz „Grafy“, který je na kartě „Vložení“ (obrázek 3.12). Veškeré úpravy s oblastí dat v tabulce pro graf a také s nastavením os X a Y u grafu můžeme kdykoliv později měnit. Před vytvořením grafu je vhodné promyslet, co chceme grafem vyjádřit. Pro grafické znázornění je potřeba hledat vnitřní souvislosti mezi editovanými daty.
Obrázek 3.12: Vložení grafu
Před vytvořením grafu vybereme oblast dat v tabulce. Na kartě „Grafy“ si vybereme typ grafu a graf se nám automaticky vytvoří dle označených dat.
62
Tabulkový procesor 3.4.1 Volba správného typu grafu Máme celou řadu typů grafu, z nichž se pro různé oblasti zdrojových dat hodí různé typy. Ve statistických datech se nejvíce uplatňují grafy sloupcové a výsečové, jak je znázorněno na obrázku 3.13.
Obrázek 3.13: Sloupcový a výsečový graf
Při matematických funkcích se zase uplatní bodový typ grafu, jak je znázorněno na obrázku 3.14.
Obrázek 3.14: Průvodce grafem - typ grafu
3.4.2 Vytvoření a popis grafu Automaticky vytvořený graf můžeme dále opravovat. Pokud na něj klikneme myši, na horní liště s nástroji se nám objeví „Nástroje grafu“, jak je znázorněno na obrázku 3.15.
Obrázek 3.15: Nástroje grafu
63
Tabulkový procesor Na kartě „Návrh“ můžeme měnit typ grafu, změnit zdrojová data grafu a zvolit, jakou bude mít graf rozložení a použitý styl. Karta „Návrh“ je znázorněna na obrázku 3.16.
Obrázek 3.16: Karta příkazů s návrhem grafu
Na obrázku 3.17 je karta příkazů „Rozložení“. Lze na ní nastavovat popisky grafu (název, osy, legendy), definovat parametry os grafu, mřížky grafu a provádět analýzu grafu (například vložit spojnici trendu).
Obrázek 3.17: Karta pro rozložení grafu
Karta „Formát“ je znázorněna na obrázku 3.18. Na této kartě nastavujeme požadovanou velikost grafu (výška a šířka) a formát výplně a obrysů grafu.
Obrázek 3.18: Karta příkazů "Formát"
Pro některé typy grafů (například sloupcový) můžeme také definovat, které hodnoty mají tvořit popisky X-ové osy. Toto provedeme ve stejném okně, ve kterém definujeme oblast dat, pouze zvolíme záložku „Řada“. Zde můžeme definovat názvy jednotlivých řad grafu a oblast dat, jenž tvoří „Popisky osy X (kategorie)“ (obrázek 3.19) – postup je stejný, jako při označování oblasti dat pro výpočet funkce.
64
Tabulkový procesor
Obrázek 3.19: Popisky X-ové osy
3.4.3 Umístění grafu Vytvořený graf můžeme umístit buď přímo na list se zdrojovými daty grafu (s tabulkou) nebo jej můžeme umístit na nový list. Tuto volbu můžeme provést kdykoliv a to na kartě „Návrh“ úplně vpravo, příkaz „Přesunout graf“. Tímto příkazem se nám otevře dialogové okno s možností umístění grafu, jak je znázorněno na obrázku 3.20.
Obrázek 3.20: Umístění grafu
3.4.4 Konečná úprava grafu Hotový graf můžeme následně ještě upravovat, případně úplně vyjmout a umístit na jiný list námi otevřeného sešitu. Propojení mezi zdrojovými daty v tabulce a přemístěným grafem zůstane přitom zachováno. Také zvolený typ grafu a další vlastnosti grafu se dají kdykoliv v plné míře změnit a to kliknutím pravého tlačítka myši na vytvořený graf. Zobrazí se nám nabídka, která umožňuje zpětné nastavení grafu (obrázek 3.21) podle jednotlivých obrazovek, jak jsme je popsali výše. 65
Tabulkový procesor
Obrázek 3.21: Zpětné nastavení parametrů grafu
Shrnutí Tabulkové procesory jsou nedílnou součástí práce na počítači. Dokážeme v nich velmi efektivně vytvářet tabulky, grafy a používat matematické funkce. Jsou velmi silným nástrojem pro statistické zpracování dat a matematické výpočty. Práce v tabulkovém procesoru je po pochopení jeho možností a smyslu poměrně intuitivní. V této kapitole jsme se naučili vytvářet jednoduché tabulky, nastavovat formát jednotlivých buněk a zadávat do buněk matematické a jiné výpočetní vzorce a funkce. Hodnoty v jednotlivých buňkách můžeme zkopírovat do dalších buněk při zachování vnitřních závislosti mezi buňkami. Při vytváření grafů nám může pomoci Průvodce grafem. V něm si zvolíme typ grafu, nastavíme oblast dat grafu, popisky X-ové osy, název, mřížky a legendu grafu. Nakonec zvolíme umístění grafu. Vytvořený graf můžeme dále upravovat. Přes veškeré znalosti, kterých jsme v práci s tabulkovým procesorem dosáhli, je pro efektivnější a dokonalejší používání této aplikace nutné prostudovat některou z mnoha dostupných příruček, které jsou zaměřeny přímo na práci s tabulkovým procesorem a svým rozsahem zcela pokrývají široké možnosti, které tato aplikace nabízí. 66
Tabulkový procesor Pojmy k zapamatování •
tabulkový procesor,
•
kopírování buněk,
•
aritmetické posloupnosti,
•
formát buněk a jejich vlastnosti,
•
vzorce a funkce,
•
graf.
Kontrolní otázky 1. Jak můžeme efektivně vyplnit do buněk v MS Excelu řadu čísel od 1 do 100? 2. Jak nastavíme buňky na formát „datum“? 3. Jak vkládáme do buněk výpočetní funkce? 4. Jak vkládáme do buněk vzorce? 5. Jak vytvoříme jednoduchý graf a nastavíme jeho vlastnosti? 6. Jak nastavit popisky X-ové osy?
Korespondenční úkol Při přípravě výletu (viz úkol MS Word) potřebujete evidovat údaje o přihlášených účastnících. Může se jednat o placení zálohy, evidenci třídy, data narození, specifických dietetických nebo jiných lékařských opatření a podobně. Definujte tabulku v tabulkovém kalkulátoru, která bude odpovídat uvedené evidenci. Tabulka musí obsahovat: •
seznam lidí, kteří tvoří evidovanou skupinu (alespoň 10 lidí) setříděný podle abecedy,
•
seznam položek, které budete evidovat,
•
hodnoty pro jednotlivé lidi a položky,
•
vypočtený součet a průměr hodnot, kterých tito lidé dosáhli - tam, kde lze tyto údaje vypočíst (alespoň jedna položka), 67
Tabulkový procesor •
grafické znázornění výsledků včetně stručného popisu, jakou závislost daný graf znázorňuje (připravte 2 grafy),
•
dbejte na srozumitelnost a přehlednost grafů!!
Pozor na tyto chyby a nedostatky: •
nevhodná volba typu grafu, např. spojnicový graf je vhodný pro vyjádření změny v čase nebo jiného průběhu, koláčový graf je vhodný pro prezentaci jednotlivých podílů;
•
nezaokrouhlení vypočítaných hodnot (doporučení zaokrouhlit hodnoty na 2 desetinná místa);
•
špatná úprava tabulky - chybějící titulek, ohraničení tabulky;
•
nevhodná volby typu grafu, např. koláčový graf je vhodný pro prezentaci jednotlivých podílů;
•
nepřehlednost vytvořených grafů, příliš mnoho zobrazených závislostí s téměř nulovou vypovídající hodnotou výsledného grafu;
•
zobrazování závislostí s výrazně rozdílným rozsahem hodnot v jednom grafu vede k nesrozumitelnosti prezentovaného grafu.
Úkol odevzdejte prostřednictvím systému Moodle, a to ve formátu *.xls nebo *.xlsx.
68
