Plánování jakosti na zakázkách Ing. Václav Honejsek, CSc.
V současné době je stále častějším požadavkem zákazníků při přípravě smlouvy jasné definování způsobu zajištění jakosti na zakázkách. Splnění tohoto požadavku představuje v souladu s ČSN EN ISO 9001:2001 a ČSN EN ISO 10005 vytvoření dvou dokumentů. Jsou to plán jakosti a plán kontrol. Závazky uvedené v těchto dvou plánech je potom třeba v průběhu plnění zakázky splnit. K jakému účelu tyto dva plány slouží? Plán jakosti obsahuje určení způsobu, jak budou jednotlivé činnosti v průběhu zakáz− ky provedeny z hlediska zajištění jakosti. Činnostmi se rozumí určení odpovědností a pravomocí na zakázce, přezkoumání smlouvy, tvorba návrhu, řízení dokumentů a údajů, nakupování, atd. Jedná se v pod− statě o příručku jakosti pro jednu zakázku. Nejčastější a zcela správný obsah plánu jakosti je pouze výčet odchylek na zakázce od zavedeného systému jakosti společnosti. Plán kontrol je detailní výčet kontrol a zkoušek, které budou při realizaci zakáz− ky provedeny. Do tohoto plánu se zpravid− la předem určuje, při kterých kontrolách či zkouškách bude přímo přítomen zákazník nebo zástupce jiné organizace a ze kterých kontrol a zkoušek obdrží pouze záznam. Dále se v tomto plánu zpravidla určuje, podle kterých předpisů budou zkoušky a kontroly provedeny, vyhodnoceny a jaký druh záznamu z nich bude pořízen. Úroveň plánu jakosti a plánu kontrol bývá v řadě případů významným kritériem pro rozhodování, kterému dodavateli bude zakázka udělena. Na druhé straně je přípra−
va těchto plánů pracná a časově náročná, na což zpravidla nebývá v období nabídko− vého řízení dostatek času. Z těchto důvodů vznikl počítačový pro− gram, který umožňuje připravit plán jakosti i plán kontrol pro nabídku nebo zakázku za velmi krátkou dobu (několik minut) a to na velmi vysoké obsahové i grafické úrovni. Vytvořené plány přitom mohou přesně in− dividuálně popisovat podmínky na zakáz− ce, a to pro každou zakázku odlišně dle potřeb a požadavků. Program je vytvořen jako doplněk textového editoru Word a ne− vyžaduje mimo samotného programu Word žádné další programové podpory.
Tvorba plánu kontrol a plánu jakosti na zakázku Systém je vytvořen tak, že na základě zá− kladního souboru dat, který bude vysvětlen dále v článku, jsou připraveny dva zadáva− cí formuláře. Jeden slouží k zadání poža− davku na obsah plánu kontrol a druhý SVĚT JAKOSTI • 3/2004 • 15
PLÁNOVÁNÍ JAKOSTI NA ZAKÁZKÁCH
slouží k zadání požadavků na obsah plánu jakosti. Oba formuláře mají záhlaví, kde se vyplní některá základní data zakázky jako číslo zakázky, název zakázky, zákazník, vedoucí zakázky, atd. a dále formuláře ob− sahují seznam připravených variant. Volba jednotlivých variant se provede jednoduše označením příslušného políčka formuláře. Na následujícím obrázku je znázorněn příklad části formuláře pro zadání plánu kontrol.
16 • SVĚT JAKOSTI • 3/2004
Po vyplnění formuláře na zadání plánu kontrol se vyplní formulář na zadání plánu jakosti. Formulář je připraven stejným způ− sobem, takže vyplňování se provádí přede− vším označováním zaškrtávacích políček. Na následujícím obrázku je znázorněn příklad části formuláře pro zadání plánu jakosti. Vyplněním těchto formulářů je zadávání hotovo a následuje zpracování plánů pomo− cí programů. Programy se spouštějí kliknu−
PLÁNOVÁNÍ JAKOSTI NA ZAKÁZKÁCH
tím na položku výběru v záhlaví okna, kte− rá je do výběru doplněna při instalaci systé− mu do počítače. Výstup z tohoto zpracování je plán kont− rol, plán jakosti a volitelně také protokoly pro záznam provedení kontrolních činností dle takto vytvořeného plánu kontrol. Sou− časně s těmito dokumenty vytvoří program i evidenční list pro řízené kopie plánů a za− píše vytvořené plány do evidence. Všechny nově vytvořené dokumenty jsou uloženy v samostatném adresáři, který program vy− tvoří pro každou zakázku.
Vytvořený plán kontrol má tři díly. První díl je titulní list, který současně obsahuje seznam částí, na které je pro zakázku vytvořen samostatný program zkoušek. Druhý díl tvoří list zkratek s vysvětlivkami, které jsou použity v plánu kontrol. Třetí díl plánu kontrol tvoří výčty zkoušek pro jed− notlivé části. Třetí díl obsahuje tolik částí, kolik je uvedenu v prvním dílu. Na násle− dujících stránkách jsou uvedeny příklady jednotlivých částí plánu kontrol.
SVĚT JAKOSTI • 3/2004 • 17
PLÁNOVÁNÍ JAKOSTI NA ZAKÁZKÁCH
Obsah plánu kontrol je závislý na tom, jak se způsob zajištění jakosti na konkrétní zakázce odchyluje od zavedeného systému jakosti společnosti. Nejjednodušší plán ja− kosti je u zakázek, které probíhají zcela dle zavedeného systému jakosti. V tom případě může být plán jakosti pro zakázku pouze jeden list, na které je podána informace, že všechny prvky systému jakosti jsou v sou−
18 • SVĚT JAKOSTI • 3/2004
ladu se zavedeným systémem. Příklad části takového plánu je na následujícím obrázku. Jako volitelný výstup programu jsou pro− tokoly pro záznam provedení kontrolních činností, které jsou předepsány plánem kontrol. Příklad takového protokolu pro výše uvedený plán kontrol je uvedený na následujícím obrázku.
PLÁNOVÁNÍ JAKOSTI NA ZAKÁZKÁCH
Tvorba a udržování základního souboru dat Základní soubor dat je možno rozdělit do dvou skupin. Soubory obou skupin jsou připraveny předem a při zpracování zakáz− ky je zpravidla není nutno měnit. K dopl− ňování souborů u některých zakázech dochází pouze v tom případě, že se na za− kázce vyskytne požadavek na takové vari− anty, které nebyly předem připraveny. Hlavní objem práce s těmito soubory je při jejich prvotním vytvoření. Pokud jsou sou− bory dostatečně dobře připraveny, není té− měř nutno dále doplňovat. Jedna skupina jsou soubory, které obsa− hují seznam předpokládaných zkoušek, které by bylo možno provést pro sledované součásti. Pro každou součást je samostatný soubor, který obsahuje seznam zkoušek pro danou součást. Pro každou zkoušku je v se− znamu zapsán název zkoušky, předpis pro její provedení, předpis pro její vyhodnoce−
ní, druh záznamu, který je ze zkoušky vytvořen, a dále forma účasti subdodavate− le, dodavatele, objednatele, provozovatele zařízení a další organizace na zkoušce. Zkoušky jsou seskupeny do několika sku− pin zkoušek dle potřeby. Možné skupiny jsou: zkoušky u subdodavatele, zkoušky při přejímce od subdodavatele, vstupní kontro− la u dodavatele, mezioperační kontrola u dodavatele a výstupní kontrola u dodava− tele. V každém souboru je dále výčet vari− ant, které popisují možné kombinace zkoušek. Při zadávání plánu zkoušek je možno zvolit každou variantu pro každou součást samostatně. Druhou skupinu tvoří jeden soubor, který obsahuje různé varianty textů pro jednotli− vé kapitoly plánu jakosti. Předpokládané kapitoly plánu jakosti jsou shodné se struk− turou normy ČSN EN ISO 9001:1994. V souboru je i jednoduchou formou urče− no, do kterého odstavce textu je třeba dopl− nit společný údaj jako např. číslo plánu jakosti, číslo zakázky, apod.
Závěr Výše popsaný systém je užitečnou pomůckou pro společnosti, které zpracovávají větší množství zakázek, které obsahují většinou předem známou skupinu součástí, na kterých se provádějí stejné nebo obdobné zkoušky. Dále je systém s výhodou použitelný tam, kde je způsob organizační− ho zajištění jakosti na zakázkách pro většinu zakázek podle jedné z pře− dem připravených variant.
SVĚT JAKOSTI • 3/2004 • 19
