2010/2011
Analyse op de toegevoegde waarde van een cliëntagenda/planning inzake cliëntgericht werken
Ton Dankers & Berty Wortman
Analyse van de huidige inrichting van het cliëntproces (inclusief systemen en methodieken) versus de toegevoegde waarde van een electronische cliëntagenda t.b.v. de ondersteuning en efficiëncy verbetering van cliëntgericht werken
Project Merkbaar Werkbaar Planbaar
Van Neynselgroep Grevelingen 66, Den Bosch X 19 januari 2011
Inleiding Dit document is een analyse van de huidige werkwijze ten aanzien van het cliëntproces, ondersteunende systemen en methodieken afgezet tegen de vraag of een electronische cliëntagenda de effectiviteit en efficiëncy in het cliëntproces waarin de cliëntvraag leidend is verbeterd. Het uiteindelijke doel is om de processen zo in te richten dat de cliëntvraag leidend is. Persoonlijke aandacht van vertrouwde mensen en weten dat er echt rekening met je gehouden wordt, dat zijn belangrijke voorwaarden om je als cliënt of bewoner op je gemak te voelen. In de 24-uurszorg is dat niet zo eenvoudig te realiseren. Derhalve is een analyse gemaakt van de huidige situatie om helder te krijgen op welke de wijze de cliëntvraag ingevuld wordt en hoe dit proces is te verbeteren in termen van: -
Cliëntvraag centraal; Kwaliteit van zorg; Leverbetrouwbaarheid; Koppeling van cliëntvraag aan de personele formatie; Efficiëncy; Effectiviteit.
Management samenvatting Analyse van de huidige situatie laat zien dat er geen systemen zijn die de integrale cliëntvraag uit het zorgleefplan (ZLP) ondersteunen naar een benodigd activiteiten aanbod, personeelsformatie en personeelsplanning. De huidige manier van werken is georganiseerd op de zorgvraag o.b.v. oude aannames, waarbinnen welzijnsaspecten worden meegenomen als dit zorg gerelateerd is. Het aanbod van welzijnsactiviteiten wordt begrenst door het formatiebudget dat door het bedrijfsbureau, afdeling planning & control, wordt bepaald o.b.v. een intern gestelde norm binnen de zzp’s. De cliëntvraag is hier eveneens niet leidend voor de geboden activiteiten. Er wordt door de activiteiten begeleiders wel geprobeerd om de cliëntvraag tegemoet te komen, dit kan dan leiden tot een aanpassing in het activiteiten aanbod. Het expertise centrum is vooralsnog buiten het project gehouden en kan vanuit het project gefaciliteerd worden.
Advies: Om een verdieping te kunnen geven aan de visie : de cliëntvraag centraal, is de aanschaf van een elektronische cliëntagenda/planning nodig die aansluit op de planning van de benodigde resources. Met een Cliëntagenda kunnen in hoofdlijnen drie processen worden ondersteund: 1. Cliëntagenda/ planning cliënten/planning groepen/ planning medewerker op modules of sessies; 2. Registratie geleverde zorg; 3. Rapportage en terugkoppeling realisatiegegevens.
Benodigde procesondersteuning met betrekking tot de organisatie inrichten vanuit de cliëntvraag centraal stellen en deze vertalen naar een cliëntplanning/cliëntagenda, de benodigde personele formatie en een efficiënte personeelsplanning: • • • • •
Zorgplangegevens als basis voor planning; In HARMONY de bezetting plannen conform CAO/ATW/ATB; Planning wie is waar, wanneer, waarmee, met wie en wat in de Cliënt Planning; Afspraken en notificatie naar MS Outlook; Interface met een ECD/EPD voor zorgplangegevens op termijn.
Investering in systemen die: -
-
de cliëntvraag kunnen vertalen naar de benodigde personeelsformatie (= cliëntplanning/cliëntagenda); o Multi Resource Planning Uitgangspunt = handeling/activiteit/proces als knooppunt van deelplanningen (veelal agendavraagstukken) o Stel zorg/dagbesteding/wonen: Planning cliënten en cliëntzorg Planning begeleiders, therapeuten, behandelaars Planning woningen, groepen/afdelingen Planning ruimtes o Winst = elimineren cyclische afstemming deelplanningen. Continu overzicht en inzicht in beschikbaarheid en planning resources. de minimale benodigde personeelsformatie inzichtelijk maakt, zodat optimalisatie van de personeelsinzet mogelijk is binnen de gehele Van Neynselgroep. Dit betekend dat de actuele bedbezetting in combinatie met de zzp’s van cliënten in beeld is en dat in
Analyse van het werken met een elektronische cliëntenagenda/planning. 19 januari 2011
onderling overleg tussen planners en teammanagers de flexibele personele formatie adequaat kan worden ingezet op basis van de cliëntvraag, bedbezetting en zzp’s.
Cliënt planningsconcept • Multi Resource Planning • (Cliëntzorgplanning) Groep/ Woning
Cliënt N:0
N:0
Activiteit (on) gewenste samenwerking
N:0
Begeleider
N:0
Additionele resource(s)
N:0
Behandelaar
8
Benodigde planfunctionaliteit:
Onbeperkte planhorizon
Planborden voor elke resource
Zorgplangegevens / zorgarrangementen
Planbord voor elke resource (cliënten, begeleiders, behandelaars, groepen, materiaal, etc.)
Plannen met vaste tijden of variabele tijden
Meerdere cliënten/begeleiders per groep/afdeling
Patronen (dag, week, maand, ..) kunnen herhalen
Rapportages en realisaties
Synchronisatie beschikbaarheid medewerkers met HARMONY
Synchronisatie agenda en mail met MS Outlook
Verder is het zeer aan te bevelen om CURA-documenten aan te schaffen voor cliënten documentenbeheer.
Bevindingen inzake de huidige situatie -
-
Cliëntvraag wordt door bureau BIS op basis van de uitgangspunten van het zorgleefplan (ZLP) besproken (dit is nog in ontwikkeling inzake aansluiting op het ZLP); De output van Bureau BIS (vertaling ZLP in een word document en een voorlopig zorgarrangement) wordt door de contactverzorgende (CV) als input gebruikt in het opname gesprek (met het voorlopig zorgarrangement wordt door de CV-er niets gedaan!); De output van BIS wordt niet opgenomen in het ZLP, terwijl dit wel waardevolle input is voor het ZLP;
Analyse van het werken met een elektronische cliëntenagenda/planning. 19 januari 2011
-
-
-
Output van de CV-er (voorlopige ZAS= onderdeel van het ZLP) leidt tot indeling van de cliënt in de planning/looproutes van bestaande routes; Het activiteitenschema wordt vanuit het zorg perspectief ingevuld, welzijnsaspecten vanuit het zorgproces worden meegenomen. Het activiteiten aanbod vanuit welzijn en de wens van de klant hierin wordt niet meegenomen. Dit is ook niet als optie in het activiteitenschema in te vullen. Welzijnsactiviteiten worden vanuit de kennis uit het verleden begroot en ingevuld. De individuele cliëntvraag is niet in beeld. In de 1e week van de cliënt wordt door de CV-er het activiteitenschema ingevuld, dit word zonder de cliënt gedaan en het activeitenschema wordt ook niet met de cliënt besproken; In het activiteitenschema worden de groepsactiviteiten (welzijn) niet ingevuld, het schema is daar ook niet op ingericht. Verder worden de activiteiten (cliëntvraag) in de huishouding niet in het activiteitenschema meegerekend in de bepaling van in te zetten activiteiten (het rekenschema rekent de minuten huishouding niet door); De CV-er heeft 6 weken de tijd om het ZLP met de cliënt in te vullen (actieplan, agenda + levensdomeinen). In de praktijk blijkt dat daar onvoldoende tijd voor is waardoor de kans dat de ZLP is ingevuld zoals bedoeld klein is. Er is geen format of tool om de integrale cliëntvraag uit het ZLP te kunnen vertalen naar de benodigde personele formatie; Het activiteitenschema wordt door de zorgcoördinator (ZOCO) vertaald naar een zorgarrangement dat nadat het opgesteld is wordt besproken met de cliënt en/of de wettelijke vertegenwoordiger; CURA-formulieren kan gebruikt worden voor het vastleggen van gegevens (ook word-documenten), dit gebeurt nu ook incidenteel. Een document kan in CURA-formulieren worden gekoppeld, deze documenten komen dan op de server te staan. Dit is geen beveiligde omgeving. CURA-documenten zou dit kunnen faciliteren en daar is nu geen licentie van.
De cliëntvraag wordt in de aanbod mogelijkheden gestuurd. Het proces is niet ingericht om de cliëntvraag te kunnen vertalen naar een personeelsplanning die aansluit op de cliëntvraag. Er wordt wel een inspanning geleverd om in de individuele cliëntvraag de cliënt tegemoet te komen. Dit gebeurt door mededelingen te doen op de actuele looproutes (indien er looproutes zijn). De personeelsformatie is begroot op basis van een verwacht/ingeschat zzp-beeld per afdeling per begrotingsjaar. De personeelsformatie beweegt niet mee op de zzp-ontwikkeling, bedbezetting en de cliëntvraag. Het anders inzetten van medewerkers wordt door de teammanagers als lastig ervaren doordat er veel weerstand wordt ervaren bij het anders inzetten van medewerkers.
Het onderstaande schema laat in de linkerkolom zien hoe het cliëntproces er met een elektronische cliëntagenda/planning uitziet afgezet tegen de huidige werkwijze, ondersteunende systemen en methodiek.
Wat verandert er voor de zorg als er binnen de Van Neynselgroep gewerkt gaat worden met een elektronische cliëntagenda/planning Aanmeldingsfase • Eerste gegevens van een nieuwe cliënt komen binnen via een melding in de ECAtoepassing of een e-mail afkomstig van cliëntadministratie • Het intakegesprek vindt plaats m.b.v. het Zorgleefplan, dit behelst een nieuwe werkwijze met nieuwe formulieren • Tijdens het intakegesprek worden tevens afspraken
Huidige systemen
Huidige methodiek
Via AZR-melding bij cliëntenadm. In CURA
Geen
Format o.b.v. het zorgleef- plan is in ontwikkeling
Zorgarrangement Geen
Analyse van het werken met een elektronische cliëntenagenda/planning. 19 januari 2011
Efficiëncy winst inzake werken met de elektronische cliëntagenda/planning (ECA)
gemaakt t.b.v. de invulling van de cliëntagenda • De resultaten uit het intakegesprek worden verwerkt in de Zorgmodule van de ECA-toepassing; eerste gesprek en cliëntagenda Opstellen zorgdoelen • In overeenstemming met cliënt formuleren van zorgdoelen en acties o.b.v. Zorgleefplan (nieuwe werkwijze) • Vastleggen concept zorgplan met zorgdoelen en acties in de ECA-toepassing o.b.v. de voorhanden zijnde cliëntinformatie Opstellen werkplannen • De cliëntgegevens worden geraadpleegd via de ECAtoepassing • De loop- en medicijnlijsten worden uitgedraaid vanuit de ECA-toepassing en gebruikt voor de werkverdeling
Uitvoeren zorg • Voorbereiding op uitvoering zorg m.b.v. raadpleging cliëntrapportages in ECAtoepassing • Protocollen worden geraadpleegd via de ECAtoepassing • Alleen de zorg die op de looplijst staat wordt uitgevoerd door de verzorgende; voor ongeplande zorg of langer dan geplande zorg wordt de “vliegende” verzorgende ingeschakeld • Resultaten van metingen en observaties worden vastgelegd in de ECAtoepassing • Afwijkingen in zorgtijd en – handelingen worden genoteerd op de looplijst • Bij grote afwijkingen, aanpassen cliëntagenda i.o.m. de cliënt • Vastleggen dagrapportage per cliënt in ECA-toepassing Controle zorglevering • Reageren op melding van de ECA-toepassing om
Kan in Cura worden gehangen via formulieren
Word documenten kunnen in Cura worden gehangen Is papieren versie, geen electro-nische vastlegging
Voorlopige zorg afhankelijkheid schaal (ZAS)
Activiteitenschema Zorgarrangement Zorgdoelen t.b.v. ZLP
Zorgleefplan (ZLP)
Geen
Papieren ZLP
Geen
Handmatige indeling van cliënt op vaste routes o.b.v. vast aanbod stramien Medicijnlijsten komen van de apotheker in de verzorgingshuizen. In de verpleeghuizen is dit nog handmatig.
Geen
ZLP op kamer cliënt of in algemene ruimte
Via intranet
Via intranet op te vragen
Handmatig samengestelde looplijst
Handmatig samengestelde looplijst (is word-document)
In ZLP Geen
Ja
Geen
In zorgoverleg of MDO of op initiatief CV-er naar ZOCO In ZLP
Geen
N.v.t
Op signaal verzorging of in zorgoverleg/MDO
Analyse van het werken met een elektronische cliëntenagenda/planning. 19 januari 2011
•
zorglevering te controleren, op basis van rapportages en cliëntagenda bepalen of huidige zorglevering passend is Zonodig aanpassen zorgdoelen, acties en cliëntagenda i.o.m. de cliënt
Aanvragen herindicatie • Reageren op melding uit de ECA-toepassing over overschrijding herindicatietijd versus cliëntagenda of geldigheidsdatum indicatie • Registreren datum verzending aanvraag herindicatie naar CIZ • Registreren datum ontvangst herindicatie • Invoeren herindicatiegegevens in cliëntmodule in ECAtoepassing
Word document kan in CURA worden gehangen Cura
Aanpassen in papieren ZLP
Signaal van de zorg medewerkers op basis van zorgzwaarte en/of signaal van de cliënten administratie op basis van CURA
Cura
Cura In eigen word bestand Cura In eigen word bestand In eigen word bestand
MDO •
Nieuwe zorgdoelen ter voorbereiding van MDO vastleggen in ECA-toepassing • Notulen en verslag MDO vastleggen in ECA-toepassing • Evaluatie uitgevoerde acties vastleggen in ECA-toepassing Zorgzwaartemeting • Registreren uitkomsten meting in de ECA-toepassing • Registreren (eventueel) gedefinieerde acties in de ECA-toepassing Controle Zorgdossier • Controleren cliëntgegevens in zorgmodule op juistheid, volledigheid en actualiteit n.a.v. signaal van de ECAtoepassing • Zonodig aanpassen gegevens in zorgmodule • Registreren datum controle zorgdossier MIC • Registreren incident in de ECA-toepassing • Registreren uitgevoerde acties in de ECA-toepassing
Word document kan in CURA worden gehangen
Word document uitprinten en toevoegen aan het ZLP of hand geschreven document
Word document kan in CURA worden gehangen
Activiteitenschema en Zorgarrangement Word document uitprinten en toevoegen aan het ZLP
Cura
ZLP
Cura ?
Triasweb
Intranet In papieren dossier
Analyse van het werken met een elektronische cliëntenagenda/planning. 19 januari 2011
Voordelen van werken met een elektronische cliëntagenda/planning Met een cliëntagenda/planning kan de juiste balans gevonden worden tussen grotere professionele kwaliteit en meer persoonlijke aandacht voor de cliënt. Het gaat om de inhoud van de zorg. Dat leidt niet alleen tot grotere tevredenheid bij cliënten en professionals maar ook tot een veel kleinere kans op incidenten. Één geïntegreerd systeem dat cliëntvraag en benodigde personele inzet koppelt waardoor de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid naar de cliënt sterk verbeterd; Om voor de cliënt als vertrouwde hulp geloofwaardig te zijn en in de zorgverlening steeds een herkenbare rode draad te volgen, moeten alle betrokken professionals steeds precies van elkaar weten wat ze doen en continu hun activiteiten met elkaar afstemmen. Een cliëntagenda biedt ze de ondersteuning die ze daarbij nodig hebben. Zo hebben ze vlot toegang tot alle voor de dagelijkse praktijk relevante cliëntgegevens en kunnen ze snel en gemakkelijk met collega’s afstemmen. Een cliëntagenda biedt ze een inzichtelijke weergave van alle geplande acties en basishandelingen en levert tools, eenvoudig in gebruik, voor alle noodzakelijke registraties en verslaglegging. De gebruikers hebben alle contactgegevens van interne en externe professionals steeds bij de hand. Een cliëntagenda brengt de verschillende betrokken professies dichter bij elkaar en geeft ze een bredere blik op de situatie. Zo kan de welzijnsmedewerker bijvoorbeeld op verantwoorde wijze ook verpleegkundige handelingen uitvoeren en heeft de verpleegkundige handvatten om aandacht te hebben voor de andere welzijnsaspecten van het leven van de cliënt of bewoner. Er is een vertaling van de individuele cliëntvraag naar de benodigde personele formatie en de personeelsplanning.
Voorstel voor een cliënt planning applicatie: Benodigde applicaties
Éénmalige investering
Onderhouds abonnement kosten per jaar
Implementatie ondersteuning in dagen
Ortec Cliëntagenda/planning (excl. ECD)
37.500 euro
2.880 euro
28 dagen
Éénmalige implementatie 0ndersteuning/ consultancy kosten X 1000 euro p.d. = 28.000 euro
Randvoorwaarden voor implementatie: werken vanuit de cliëntvraag centraal. Investering in systemen en praktische methodieken die de cliëntvraag kunnen vertalen naar de benodigde personele formatie: de cliëntvraag kunnen vertalen naar de benodigde personeelsformatie (= cliëntagenda/planning); de minimale benodigde personeelsformatie inzichtelijk maakt, zodat optimalisatie van de personeelsinzet mogelijk is binnen de gehele Van Neynselgroep. Dit betekend dat de actuele bedbezetting in combinatie met de zzp’s van cliënten in beeld is en dat in onderling overleg tussen planners en teammanagers de flexibele personele formatie adequaat kan worden ingezet op basis van de cliëntvraag en zzp’s.
Advies indien besloten wordt om de aanschaf van een cliëntagenda nog even uit te stellen Indien de Van Neynselgroep nog niet wil overgaan tot aanschaf van een electronische cliëntagenda dan zijn de volgende aanbevelingen te benoemen: -
-
-
Aanpassen van het activiteitenschema naar een model dat de cliëntvraag integraal in kaart brengt door middel van voorstel/model In voor zorg (zie bijlage); Praktisch rekenmodel voor leidinggevenden en planners waar de personele capaciteit o.b.v. de zzp’s en de actuele bedbezetting simpel te berekenen is i.v.m. het effectief in kunnen zetten van de personele formatie Van Neynselgroep breed, o.b.v. model In voor zorg; Aanschaf van CURA-documenten, waardoor documenten eenduidig en eenmaal kunnen worden vastgelegd i.p.v. de huidige situatie waar documenten op verschillende manieren worden vastgelegd (vaak dubbel) en op een niet voldoende privacy veilige wijze. Eenmalige aanschaf van CURA-documenten +/- 6 á 7 duizend euro en 800 euro per gelijktijdige gebruiker als abonnement. Voorbereidend werk inzake de implementatie van de cliëntplanning applicatie = maart t/m juni 2011.
Analyse van het werken met een elektronische cliëntenagenda/planning. 19 januari 2011
