Plan van Aanpak
Vrijheid, Blijheid Sport, Gezondheid Even heel iemand anders zijn Anders dan dagelijks kan
Daar word ik zo blij van!
Inhoudsopgave
• • • • • • • • • •
Inleiding Projectomschrijving Projectresultaat Projectactiviteiten Projectgrenzen Kwaliteit Planning Begroting Risico’s Draaiboek
Blz. 3 Blz. 4 Blz. 5 Blz. 6 Blz. 7 Blz. 8 Blz. 9 & 10 Blz. 11 & 12 Blz. 13 Blz. 14 & 15
Nadine Oosterman MM2A
2
Inleiding Sun Up Day is het event voor langdurige ziekenkinderen. Het gaat deze dag niet alleen over het kind, maar ook de rest van het gezin. Een dag vol muziek, spellen, sport, vrijheid en vooral een dag om even zorgeloos te kunnen genieten. Voor dit event zal Summer Sports & Events en de stichting Opkikker samenwerken, om er een onwijs leuke en onvergetelijke dag van te maken. Summit Sports & Events is al sinds 1996 een gespecialiseerd bedrijf in het creëren en organiseren van speciale/duurzame evenementen over heel de wereld. Het event zal dan ook plaats vinden bij de ‘SunSeaBar’ op het strand van Wijk aan zee. Hier vinden de activiteiten van Summit Sports plaats en het merende deel van de events ook. Het is een perfecte locatie, om uit te waaien, te genieten van een drankje en bijvoorbeeld een potje beach-‐volleyball. Opkikker is een stichting voor langdurig zieke kinderen, waar lange behandelingen en ziekenhuisopnames hun dagelijkse bezigheden zijn. De onzekerheid en het zien dat vriendjes en vriendinnetjes wel een gewoon leven kunnen leiden is zwaar. Niet alleen voor het kind, maar ook voor de rest van het gezin. In deze tijden/situaties is het heel belangrijk en helpend, om ook positieve dingen meet te maken. Zo kan het kind en de rest van het gezin even heel iemand anders zijn, zonder zorgen en zo weer met volle moet beginnen aan de volgende behandelingen. Vrijheid, blijheid Sport, gezondheid Even heel iemand anders zijn dan dagelijks kan Daar word ik zo blij van
Nadine Oosterman MM2A
3
Projectomschrijving Sun Up Day Is de naam van het project/event. Het event van 2015! Sun Up Day is het event voor langdurige ziekenkinderen. Waar niet alleen het kind, maar ook de rest van het gezin even heel iemand anders kan zijn. Een dag vol muziek, spellen, sport, vrijheid en vooral een dag om even zorgeloos te kunnen genieten. Zo kunnen zij weer met volle moet beginnen aan de volgende behandelingen. Samenwerking: Summit Sports & Events + Opkikker Sponsering/kosten: Hoofdsponsor: Haribo (kikkers) Subsponsoren: Randstadspringkussen Verhuurschuur Sport-‐thieme Hema Bensfunfood Van Dobben Partyverhuurshop-‐blit Planning/datum: Het event zal plaatsvinden eind van de zomervakantie/vlak voor het begin van het nieuwe schooljaar. Zo kan het kind en gezin met een goeie positieve gedachten het nieuwe schooljaar/traject beginnen. Het zal een doordeweekse dag worden, om zo min mogelijk kosten/verlies te maken voor Summit, drukte op wegen en parkeren. Ideeën: Een dag vol sport, creatieve activiteiten, eten & drinken en relaxen.
Sporten Voetbal Volleybal
Activiteiten Schminken Twister
Dansen Estafette Korren (zeevissen) Glatiator
Knutselen Springkussen Knutselen
Eten & Drinken Thema kikker Kroketten (Van Dobben) Snoep (Haribo) BQQ Limonade Fontijn Poffertjeskraam
Nadine Oosterman MM2A
Relaxen Zitzakken Terras “SunSeaBar’ Muziek Strand & zee Zorgen ontnomen
4
Projectresultaat Opdrachtgever: Stichting Opkikker is een stichting voor langdurig zieke kinderen, waar lange behandelingen en ziekenhuisopnames hun dagelijkse bezigheden zijn. De onzekerheid en het zien dat vriendjes en vriendinnetjes wel een gewoon leven kunnen leiden is zwaar. Niet alleen voor het kind, maar ook voor de rest van het gezin. Opdrachtnemer: Summit Sports & Events is al sinds 1996 een gespecialiseerd bedrijf in het creëren en organiseren van speciale/duurzame evenementen over heel de wereld. Omschrijving project: Het doel van dit project is, om het hele gezin een boost te geven en zo weer met veel positiviteit en energie te kunnen beginnen aan de volgende behandeling. Deze dag zorgt voor een oppepper. Niet alleen voor het kind, maar voor het gehele gezin. Zij moeten namelijk ook hun leven leiden met altijd het idee en de gedachten, dat zijn of haar broer/zus/zoon/dochter ziek is. Buiten de onvergetelijke dag krijgen zij ook een video mee naar huis, om op elk moment even terug te kijken en prachtige herinneringen weer op te halen.
Nadine Oosterman MM2A
5
Projectactiviteiten
Fase
Activiteit
Onderzoek
Briefing
Brainstorm concept
Doelgroep onderzoek
Plan van aanpak
Campagne bedenken
Voorcalculatie
Creatie
Debriefing
Begroting
Opzet logo
Concept uitwerken
Campagne uitwerken
Offerte
Factuur
Realisatie
Uitwerken logo
Flyers en poster laten maken
Social Media pagina's opstarten
Factuur
Presentatie
Pitch
Nadine Oosterman MM2A
6
Projectgrenzen Afbakenen Activiteiten die wij wel doen: -‐ Wij bedenken aan de hand van de briefing/aanvraag hoe de dag zal gaan verlopen en uit zal gaan zien. -‐ Wij doen het onderzoek naar een goede campagne voor vraag en bekentenis van het evenement. -‐ Wij bedenken een naam en logo voor het evenement. -‐ Wij zullen een aantal verschillende voorstellen doen. -‐ Wij zullen de sportieve activiteiten uitvoeren. -‐ Wij zullen de nodige begeleiding verzorgen. -‐ Wij zullen een realistische offerte en later een factuur maken. -‐ Wij zullen een realistische begroting maken. -‐ Wij zullen een SWOT-‐analyse maken. -‐ Wij zullen een pitch voorbereiden en presenteren. Activiteiten die wij niet doen: -‐ Wij zullen de posters en flyers laten drukken. -‐ Wij zullen de keuze/uitgenodigde laten kiezen door de stichting Opkikker. Periode Het project zal straten op dinsdag 21 april 2015 en zal duren tot en met 22 juni 2015. De eindpresentatie zal plaats vinden op 25 juni 2015. Elke werkdag zal er gewerkt worden aan het project. Budget Wij hebben voor dit event weinig tot geen budget. Er moeten zoveel mogelijk sponsoren worden gezocht, die zich willen plaatsen op het event voor een sponsoring. Randvoorwaarden -‐ Er moeten duidelijke onderscheidingen worden gemaakt wie verantwoordelijk is voor welk deel. -‐ Er moeten vaste data ‘s zijn voor tussenbesprekingen.
Nadine Oosterman MM2A
7
Kwaliteit Technische kwaliteitseisen: -‐ Veilige omgeving. -‐ Contact tussen genodigde en uitvoerende team. -‐ Belangrijke mensen en techniek: -‐ Muziekinstallatie -‐ Megafoon of microfoon voor contact tussen genodigde en het uitvoerende team. Controles: -‐ Tijdens het event zullen er bewakers rondom het gebied staan. -‐ Het gebied waar het event plaats zal vinden word afgezet voor veiligheid.
Nadine Oosterman MM2A
8
Planning KALENDERWEKEN BLOKWEKEN DATA PRODUCT
17-‐ Briefing & start apr projectvoorstel
17 WEEK 2
23-‐ inlevering apr projectvoorstel & goedkeuring
18 WEEK 3
28-‐ Start uitwerking apr project
18 WEEK 3
30-‐ Plan van aanpak apr t/m planning af
18 WEEK 3
01-‐ mei 04-‐ mei 11-‐ mei 12-‐ mei 13-‐ mei 14-‐ mei 15-‐ mei 18-‐ mei
Plan van aanpak af
VAKANTIE
Start logo
16 WEEK 1
19 WEEK 4 20 WEEK 5 20 WEEK 5 20 WEEK 5 20 WEEK 5 20 WEEK 5 21 WEEK 6
21 WEEK 6 21 WEEK 6 21 WEEK 6 21 WEEK 6 22 WEEK 7
Start poster/folders Start opzet social media
Plan van aanpak inleveren + Concept presentatie 19-‐ Ondernemingsplan mei 20-‐ Ondernemingsplan mei 21-‐ Ondernemingsplan mei 22-‐ Ondernemingsplan mei 25-‐ Ondernemingsplan mei
Nadine Oosterman MM2A
9
22 WEEK 7 22 WEEK 7 22 WEEK 7 22 WEEK 7 23 WEEK 8 23 WEEK 8 23 WEEK 8 23 WEEK 8 23 WEEK 8 24 WEEK 9 24 WEEK 9 24 WEEK 9 24 WEEK 9 24 WEEK 9 25 WEEK 10 26 EINDWEEK
26-‐ mei 27-‐ mei 28-‐ mei 29-‐ mei 01-‐ jun 02-‐ jun 03-‐ jun 04-‐ jun 05-‐ jun 08-‐ jun 09-‐ jun 10-‐ jun 11-‐ jun 12-‐ jun 15-‐ jun 25-‐ jun
Ondernemingsplan + Poster uitwerken Poster uitwerken
uploade op portfolio Eindpresentatie project
Nadine Oosterman MM2A
10
Begroting De onderstaande kosten worden gedekt/gesponsord in natura, door de volgende bedrijven; Hoofdsponsor: -‐ Haribo (kikkers) Subsponsoren: -‐ Randstadspringkussen -‐ Verhuurschuur -‐ Sport-‐thieme -‐ Hema -‐ Bensfunfood -‐ Van dobben -‐ Partyverhuurshop-‐blit In ruil hiervoor worden de logo’s van de sponserende bedrijven gedrukt op de T-‐ shirts die gedragen zullen worden tijdens het event. Ook komen er sponsor namen/logo’s op vlaggen, dit ligt aan de hoeveelheid sponsoring die het bedrijf levert. WINKEL PRODUCT KOSTEN AANTAL TOTAAL ONDERDEEL ACTIVITEITEN www.randstadspringkussen.nl springkussen (4x4x5 € 85,00 1x € 85,00 meter) gladiator spel € 169,00 1x € 169,00 (6,8x1,5x6,8 meter) megafoon € 10,00 1x € 10,00 schmink ( 10 dellig € 2,75 4x € 11,00
met bijhorende materialen)
www.verhuurschuur.nl
www.sport-‐thieme.nl www.hema.nl
skydancer (6 meter, oranje) reuze twister (12 personen) touw (8m, touw trekken) limbo spieker (435 x 500 x 540 mm ) volleybal net (9,5/1,0m) schaar lijm papier (1kg kleur)
€ 40,00
2x
€ 15,00
1x
€ 5,00
2x
€ 10,00
€ 40,00 € 65,00
1x 4x
€ 40,00 € 260,00
€ 119,95
1x
5x 5x 2x
€ 1,00 € 1,00 € 2,50
Nadine Oosterman MM2A
€ 80,00
€ 119,95 € 5,00 € 5,00 € 5,00
11
papier (1kg wit) € 2,50 Foam stickers € 1,95 verfpallet (17-‐vakken) € 1,50 potloden (100 per € 3,95 pakket) ONDERDEEL ETEN&DRINKEN www.randstadspringkussen.nl suikerspinmachine € 65,00 suiker (5kg) € 16,00 stokjes(450) € 10,00 popcornmachine € 65,00 benodigdheden € 27,50
www.bensfunfood
€ 395,00 1x
1x
Dobben kroketten www.partyverhuurshop-‐ blit.nl
poffertjeskraam
dobben kroketten kraam limonade Fontijn
bezorgkosten
€ 10,00 1x
(incl. vervoer, personeel en onbeperkt eten)
€ 5,00 € 5,85 € 4,50 € 11,85
1x 1x 1x 2x 4x
(zakjes, popcorn, suiker, zout)
2x 3x 3x 3x
€ 15,00 3x
Nadine Oosterman MM2A
€ 65,00 € 16,00 € 10,00 € 130,00 € 110,00
€ 395,00
€ 45,00 € 10,00
12
Risico’s Interne risico's -‐ Miscommunicatie: Communicatie is belangrijk, maar dit gaat niet altijd even goed. Zo kan er miscommunicatie ontstaan binnen het projectteam, voor dit soort problemen kan er altijd even gekeken worden in het plan van aanpak voor een mogelijke oplossing. -‐ Ziekte: Door ziekte van een project lid of gezin kan er meer of juist minder speling voorkomen in de planning. Externe risico's -‐ Miscommunicatie: Communicatie is belangrijk, maar dit gaat niet altijd even goed. Zo kan er miscommunicatie ontstaan tussen samenwerkende partijen. -‐ Definitieafwijkingen: Het kan zo zijn dat we een idee voor het event of voor de campagne, maar later komen er toch kleine veranderingen. -‐ Calamiteiten: Er kunnen vervelende ruzies optreden binnen het team of met de opdrachtgever.
Nadine Oosterman MM2A
13
Draaiboek tijd
onderdeel korte doorspreek verloop van 07:00-‐7:30 dag 7:30-‐09:30 opbouw van alle activiteiten 09:30-‐ ontvangst 10:00 10:30-‐ opening event met special guest 11:00 11:30 opening activiteiten 12:00 opening 'Eten&Drinken" 13:30 komst van clown & kikker
aantal prijs
hapje & drankje
150
*plakje cake *thee, koffie en fris ballonen(wensballon)
150 320 30
*megafoon *sportieve activiteiten *creatieve activiteiten *poffertjeskraam *limonade Fontijn *popcornkraam *suikerspinkraam *foto gelegenheid met de kikker van Opkikker *ballon laten maken door de clown
1 1 3 1 1
*grote lijst *brillen, hoedjes en kleding voor foto gelegenheid *fotocamera + persoon
3 10
*materialen voor het korren
2 3
korren (zeevissen)
*1 begeleider per 5 personen *3 groepen *materialen voor het korren
3
*1 begeleider per 5 personen *3 groepen
14:00
opening van de foto plek
14:00-‐ 14:30 14:30-‐ 15:00
korren (zeevissen)
verzorging
Nadine Oosterman MM2A
14
15:00-‐ 15:30 15:30-‐ 16:00 16:00-‐ 16:30 16:30-‐ 18:00 18:00-‐ 18:30 19:00-‐ 19:30 19:30-‐ 21:30 21:30-‐ 23:00
korren (zeevissen)
*materialen voor het korren
3
korren (zeevissen)
*1 begeleider per 5 personen *3 groepen *materialen voor het korren
3
eind foto
*1 begeleider per 5 personen *3 groepen *alle gezinnen
30
*alle medewerkers *megafoon
25 1
BBQ gelegenheid
*hamburger, saté & kippenpoot *aardappelsalade, patat & stokbrood *verschillende salades *verschillende sausen *kannen limonade & water
eind show korte doorspreek over verloop van de dag & bedanken afbouw van alle activiteiten
*muziek *megafoon *megafoon
1
*alle medewerkers
25
afsluit drankje
*alle medewerkers
25
150 150 150 150 150
Nadine Oosterman MM2A
15
