OUTSTANDING PIUTANG HOTEL 01 RITZ CARLTON JAKARTA, PASIFIC PL~CE
PENTINGNYA
PENGENDALIAN
,
Anita Swantari I
Abstract Piutang merupakan salah satu unsur aktiva lan~ar sehingga piutang dianggap memillkl perputaran yang cepat atau kurang darl sbtu tahun. Masalah yang sering muncul terhadap piutang ialah seperti kurangriya pengendalian outstanding piutang dalam suatu hotel yang mengakibatkan I kredit macet untuk penjualan kredit, sehingga pembayaran piutang sering dilakrikan jauh melewati batas waktu kredit yang telah ditentukan. Hoi Ini tentu soja ber~engaruh pada operasional hotel karena banyaknya piutang yang belum tertagi~ sehingga penerlmaon kas dari hasil penjua/on kredlt tidak lancar. Metode delriPtif yang digunakan dolam penelitlan ini. Maslh terdapat outstanding piuta 9 diatas 120-150 hart untuk kotegorl Company yang menggunakan joso pengi apan di hotel sebesar 14,50% sedangkanuntuk TravelAgent sebesar70 % I tlnggin a outstanding piutang tersebut diakibatkan karen a odanya perbedaan pemohamfn ontora plhak Company dan pihak hotel dalam hal pemboyoron tagihan selain it juga adanya ketidak lengkapan data sehingga menyulitkan proses penagihan. Masih rendohnya pengawasan dan juga ketelitian dalam proses pembuatan dan pengiriman invoice oleh Account Receivableclerk hallni bisa terjadl karena bill yang terkadang tidak lengkap dan Guarantee Letter yang tidak disertakan didalam invoice.lmpllkasi manajer/al penelitlon inl adalah febaiknya plhak hotel sebe/um memberlkan credit kepada Company dan Travel Agent hendaknya menjelaskan prosedur pembayaran yang sudah d/tetapkan hotel agar tidak terjadllagi kesa/ah pahaman dalam hal pembayaran atas invoice ya~g dikirimkan dan Credit Manager hendaknyo melakukan Account RecelvablJ meeting secara rutin untuk membahas ulang semua pekerjaan yang telah dilakukan Account ReceivableClerk dan memberlkan pengarahan langsung atas prose~ur yang horus dijalankan oleh Account Receivable Clerkserta meneropkan sisterrlI reward dan punishment bag; kinerja Account Receivable Clerk. Untuk penelitiah selanjutnya melihat dampak piutong terhadap operasional perusahaan. Keywords: outstanding, piutang, pengendalian, occoum receivable
~!!!~~!!!'ta,~:!_e~~~~Tin!!i1.! P~rl~!$Qt~Tr!$Q_k!.~.~,!!a~: _~!l.i!~~'!'_a_n!!I!~~S!,,_f(!s~~II~~~~~'!_ Vol.2 No_ 2 HoReKa
_ I
1
~e~tingnya Pengend!J/i".'!9.~$t".,!~IIlJl
p!~!~!1.Ha!~tli_R.ig Car!t_I!_n_J!lkarta Pacif,£_!'!t!.£I!._ __ _
.
_
Anita Swonrarl
PENDAHULUAN latar 8elakang Penelitlan Industri perhotelan merupakan bagian dari industri pariwisata yang memillkl artl pentlng, terutama bila dikaji dari aspek ekonomi. Pada dasarnya setiap industri perhotelan memlliki tujuan yang sarna yaitu mengoptimalkan
sumber daya yang dimlllki perusahaan untuk
memperoleh laba yang makslmal. Oalam rangka rnencapai tujuan tersebut maka hotel sebagal satu kesatuan slstern melakukan aktivitas yang biasa dikenal dengan aktivitas penjualan. Aktivitas penJualan Ini merupakan sumber pendapatan bagi hotel, dan dalam melakukan penjualannya dapat dilakukan secara tunal dan kredit.lndustri perhotelan Inl secara ekonoml dapat memberikan kontribusl yang berarti untuk perekonomlan terutama untuk pajak penghasilan, pajak pembangunan I, dan pajak bumi dan bangunan. Oi samping Itu, dengan keberadaan suatu hotel maka akan terjadi transaksi ekonomi antara hotel sebagal plhak yang memerlukan bahan makanan dan mlnuman dan keperluan operaslonallalnnya dengan para rekanan. Tentunya dalam hal inj yang dikehendaki dari penjualan ialah dilakukan secara tunal. Karena dengan melakukan transaksi secara tunai hotel dapat segera menggunakan kas yang diterima untunk mendatangkan pendapatan selanjutnya. Kas merupakan aktlva hotel yang paling likuid. Oleh karena sifatnya yang likuid ini, kas diibaratkan sebagal darah setlap perusahaan, termasuk hotel. Tanpa kas,hotel akan sangat sulit dalam melakukan operaslonal rutin seharl-hart, Dan dlperlukan sistem pengendalian yang memadai agar kas hotel dapat digunakan sebesar-besarnya untuk tujuan operasional hotel. Namun dalam mengikuti persaingan dunia usahayang semakin ketat, perusahaan tidak bisa hanya melakukan penjualan secaratunai sajaapalagi jika dalam hotel mempunyal aktlvitas penjualan yang relatlf besar. lazimnya lebih besar persentase penjualan kredlt dlbandlngkan dengan penjualan tunai. Oalam sebuah hotel departemen finance(keuangan) merupakan departemen yang mengelola semua hal yang berhubungan dengan keuangan dl hotel. 01 dalam departemen Inl juga mempunyal banyak baglan-baglan yang menjalankan fungslnya maslng-maslng dan telah ada pendelegasian wewenang serta tanggung jawab darl plmplnan kepada bawahannya. Baglan-bagian tersebut diantaranya seperti bag Ian pendapatan hotel (income audlf}, baglan plutang (account receivable), baglan utang (account payable), kaslr
umum (general cashlen, bagIan pengendalian harga pokok dan blaya operaslonal (cost control) dan bagian gaji (payroll/pay mesten. Peranan bagian-baglan Inl sangat menunjang deml kelangsungan operaslonal hotel. Oari uralan berlkut dapat diketahui bahwa pimplnan perusahaan I hotel akan leblh mudah 2
I HoReKa VoU No.2
I
Pentmgnya Pl'nql'ndoiton
Outstandmg
PllJtong ratel dl R,rz Carlton Jakarta PaCIfIc Place AnIta SlYontafl
I
dalam melakukan pengawasan atas aktivitas yang terjadi, karena setiap bagian benar-benar telah melaksanakan fungsinya akah tetapi tetap diperlukan I sistem akuntansi yang baik untuk membantu pengawasan atas operasional hotel. Penjualan pada saat ini, umumnya dilakukan dalam bentuk kredit sehingga dalam suatu hotel diperlukan penerapan sistem akuntansi peniualan kredit yang baik, untuk dapat memberikan informasi yang dibutuhkan hotel dalam hal operasionalnya. Yaitu melalui catatan-catatan akuntansi dan juga dapat memherikan pengawasan atas penjualan yang dilakukan. Penjualan kredit akan menimbulkan piutang bagi perusahaan / hotel, dan dalam memberikan piutang terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi. mudah atau sulitnya persyaratan yang diberikan, I
Piutang merupakan salah satu unsur aktiva lancar ~ehingga piutang dianggap memiliki perputaran yang cepat atau kurang dari 11tahun. Bagi hotel kecil pengelolaan piutang lebih mudah dalam hal pelaksanaan prosedur dan pengawasan dibandingkan dengan hotel besar. Hal ini disebabkan ~arena perbedaan jumlah debitur dan jumlah piutang. Untuk hotel besar pelaksanaan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan sangat sulit terlaksana jik~ manajemen hotel yang terlibat tidak memiliki suatu konsep yang baik. Oleh karena itu diperlukan adanya prosedur yang baik dalam menetapkan kebijaksanaan kr9dit yang berkaitan dengan persyaratan kredit, prosedur pemberian kredit serta adanya pengawasan dalam pengelolaan piutang. Masalah yang sering muncul terhad~p piutang ialah kurangnya pengendalian outstanding piutang dalam suatu hotel y1ng mengakibatkan kredit macet untuk penjualan kredit, sehingga pembayaran piutang sering dilakukan jauh melewati batas waktu kredit yang telah ditentukan. Hal ini tentu saja berpengaruh pada operasional hotel karena banyaknya piutang yang belum tertagih sehingga penerimaan kas h'asil penjualan kredit tidak lancar. I I
Masalah Penelitian
I
Berdasarkan uraian diatas, maka perumusan masalah penJlitian ini adalah : I 1. Seberapa banyak persentase piutang yang lebih dari 120 -151 hari ? 2. Bagaimana fungsi pengawasan yang dijalankan oleh ,t?ccount Receivable section terhadap piutang tamu? Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah : I. Untuk mengetahui berapa banyak persentase piutang yang lebih dari 120 - 151 I
2.
hari. I Untuk mengetahui bagaimana fungsi pengawasan yang dijalankan oleh Account Receivable section terhadap piutang tamu.
Vol) No
2 tioReKa I 3
",."r"'qnyo ;'\/1.10
"t'nq~ndo"on
olJrsrondmg l'.uIO',q HO/t'llliU Co/roll 101<0rlOPo~,'" "Iocr
Swan,,,n
RERANGKA TEORITIS
Tinjauan Pustaka
Pengertian
Hotel
Definisi hotel menurut SK Menparpostel Nomor KM 94/ HK 103/MPPT 1987 adalahsuatu jenis akomodasi yang mempergunakan se b a g i a n atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan. makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum,yang dikelola sccara kornersial. Dari batasan mengenai hotel tersebut dapat diungkapkan bahwa hotel merupakan usaha yang mencari laba sebagai hasil akhir aktivitas bisnisnva,
Hotel Sebagai Kesatuan Sistem Sebagaisatu kesatuan sistem, sistem hotel mencakup berbagai aktivitas yang dijalankan oleh departemen-departemenyang dimiliki yaitu seperti : a) Kantor Depan, Fungsi ini merupakan fungsi yang paling dahulu dilihat dan mengadakan kontak dengan tamu. Fungsi ini dibagi lagi menjadi beberapa fungsi yang lebih kecil seperti pemesanan kamar, pendaftaran tamu, informasi, operator, telepon, penanganan barang tamu. Kantor depan selalu akan dilihat dari tingkat hunian kamar, disamping itu kantor depan bertanggung jawab pula mengendatikan biaya operasional agar tidak melampaui anggaran yang ditentukan. Biaya operasional yang dimaksud antara lain biaya alat-alat tulis kantor, komunikasi telepon dan lain sebagainya. b) Tata Hidang, Fungsi ini bertanggung jawab dalam menkoordinasikan keperluan makan dan minuman bagi tamu yang tinggal di hotel maupun yang tidak tinggal di hotel. Oari sisi penjualan funsi ini memberikan kontribusi yang besar setelah penjualan kamar. c) Tata Graha, Fungsi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan area umum dan kamar tamu dengan segala kebutuhannya. Tata graha bertanggung jawab menyiapkan kamar tamu agar siap jual. d) Tata Boga, Fungsi ini merupakan koordinator kegiatan produksi makanan yang disiapkan untuk tamu hotel. e) Pemasaran, Fungsi ini melaksanakan fungsi pemasaran untuk semua produk hotel, seperti kamar, restoran, ruangan untuk pertemuan serta prod uk lain yang dapat ditawarkan. f) Personalia, Fungsi ini bertanggung jawab atas masalah sumber daya manusia dari proses
4
I HoReKa
Vol.l No.2
i I
... P.~'!.!~nJl'!Y..1I ~",!!Je_~cI"'.iS>n 9~.!~I~lId;n9
"!_"",,'!9_ HOlel (/;.~!~l_C.0r.'I"n. )'!.~CI!_Ia...Pa.f;ljcPloce Anilo Swan lOTi
perekrutan, seleksl, pelatlhan, orientasl, penempatan, pemlndaha serta penyelesaian kontrak kerja dengan karyawan. g)
Keuangan, Fungsi keuangan hotel dilaksanakan oleh departemen akuntansi. Dalam melaksanakan fungsl keuangan, hotel menerapkanlfungsl darl perencanaan sampal fungsi pengendaUan keuangan.
h)
Pengendalian Biaya (Cost Control), Fungsi ini menlalankan fungsi pengendalian harga pokok makanan yang dltawarkan dan juga pengehdalian biaya operasional hotel.
I)
Teknik dan Pemeliharaan, Fungsl inl mengerjakan pemeliharaan fasilitas hotel. Fungsi ini bertugas merawat dan melakukan perbaikan yangldapat dilakukan dengan sumber daya manusla yang dlmilikl, mlsalnya perbaikan saluran toilet, mebel, menjaga air kolam renang tetap sehat untuk berenang dan lain sebagalnya.1
j)
Keamanan, Fungsi Ini sangat penting karena menjaga keamanan bagi tamu, karyawan !
dan fasilitas hotel.
Klasifikasi Departemen Hotel Departemen atau bag ian di hotel dapat diklaslflkasikan menjadi 2 (Dua) yaitu: 1)
Departemen yang menghasllkan pendapatan (Revehue),dlantaranya adalah Kantor Depan, I
Departemen makanan dan mlnuman, dan laundry. Departemen-departemen Ini biasanya secara langsung melayani tamu. 2)
I
Departemen yang tldak menghasilkan pendapatan (Non-Revenue), seperti pemasaran, personalia, pemeliharaan, keamanan, teknOlogltnformaSI,
akuntansi. Departemen-
departemen Inl tldak secara langsung melayanl ta u hotel, tetapi mendukung layanan yang diberlkan oleh departemen yang menghasilk n pendapatan.
Pengertian Piutang ( Account Receivable) Piutang merupakan salah satu rekening yang sang,t penting bagi manajemen hotel yang dlsajlkan pada laporan keuangan. Plutang terladl karena adanya kebijakan kredit dari
manalernen bagl tamu hotel. Kebljakan kredlt harus dlte+ukan oleh manajemen sebagai upaya meningkatkan penjualan dalarn era persalngan bisnis hotel yang ketat pada saat ini. Kebijakan kredlt harus ditentukan oleh manajemen sebagai upay~ meningkatkan dalam era persaingan I
blsnls hotel yang ketat pada saat Inl. Menurut Rlyanto (2Q01: 85), "Penjualan kredlt tidak segera menghasllkan penerlmaan kas,tetapl menlmbulkan plutang langganan dan barulah kemudlan pada hari jatuh temponya terjadl aUrankasmasuk (cash i~flowSJyang berasal dari pengumpulan plutang tersebut". Plutang secara umum dapat dldeflnlslkan sebagal taglhan yang timbul atas VoU No.2 HoReKa
I
5
Penrillvnya
Pengen.dali"n
qu.tJ.IE.~~,!9 Piuf!J.'!g_H.!'rel.di_R!rlI!,r_I_ta,!.Ja.ip,!a_!'-ac!f~c ~!o_ce
_._____
_ __ _ ._ .. _ . .
_.__ .. _ _'. .._... ._
.
Anita Swonro,i
penjualan barang atau jasa kredit. Istilah piutang (receivable) meliputl semua klalm dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organlsasllalnnya. Menurut Wild (2005 : 260) "Piutang (receivable) merupakan nilal jatuh tempo yang berasal dari penjualan barang atau jasa, atau dari pemberian pinjaman uang". Plutang merupakan rekenlng hotel yang sangat pentlng bagi hotel, karena piutang merupakan salah satu sumber kas potensional bagi hotel. Pengelolaan piutang yang baik akan sangat membantu manajemen dalam menyedlakan kas bagi operasional hotel. Kebijakan kredlt harus dltentukan dan diterapkan untuk meningkatkan pendapatan hotel dl tengah persalngan blsnls yang semakln ketat. Kebljakan kredit diberikan kepada tamu hotel pada saat check-In.Yang tercantum dalam kartu reglstrasl. Dengan kata lain kebijakan kredlt diterapkan untuk plutang rekenlng tamu. Menurut Mulyadl (2002: 87) " Plutang merupakan klaim kepada plhak lain atas uang, barang dan jasa yang dapat diterlma dalam jangka waktu satu tahun, atau dalam slklus keglatan perusahaan". Plutang merupakan hak atau tagihan hotel kepada debitur (plhak ketlga) untuk produk dan jasa yang telah dlnlkmati oleh debitur bersangkutan. Piutang hotellazlmnya terdlrl darl rekening tamu (guest ledger) yaitu tamu hotel. Piutang merupakan aktlva lancar sehingga pengutipan piutang menjadi kas seharusnya telah selesai untuk periode setahun I perlode berjalan. Jadl secara umum plutang tlmbul dari transaksi penjualan barang dagang atau jasa kredlt. Piutang juga dapat timbul ketika suatu perusahaan memberi plnjaman uang kepada perusahaan lain dan menerima wesel, melakukan suatu jasa, ataupun beberapa tipe transaksi lalnnya yang menclptakan suatu hubungan antara plhak yang member plnjaman dengan plhak yang berhutang. Piutang mencatat dengan mendebet akun piutang usaha (account receivable) dan diklasifikasikan dalam neraca sebagi aktiva lancar. Menurut Kiseo (2002 : 386), "Piutang diklasiflkasikan dalam neraca baik sebagai piutang dagang atau non dagang". Jlka barang dljual secara kredit, maka akan tlmbul dua perkiraan (account). Sebagal unsur aktlva disebut plutang dagang (account receivable) yang dicatat pada pembukuan perusahaan penjual dan sebagal unsur kewajiban dlsebut hutang dagang (account payable). Untuk tujuan laporan keuangan, menurut Kiseo et.al.(dalam Wlbowo, 2002:386), piutang dlklaslflkasikan menjadl dua, yaltu : Piutang lancar (Jangka Pendek) dan Piutang Tak lancar (Jangka Panjang) Plutang adalah tuntutan pada plhak ketiga balk dalam bentuk uang atau barang dan jasa atau dengan kata lain plutang adalah tuntuan yang terjadi karena dlharapkan memperoleh uang. Jenis-jenls dari plutang adalah sebagai berikut: 1.
Piutang wesel (Wesel Tagih), Piutang wesel adalah taglhan kepada pihak lain yang didukung suatu JanJitertulls untuk membayar sejumlah uang dalam Jangkawaktu tertentu .
__
.
6
I lIoReKa Vol.2No.2
-
_-----_._---_._--_
..
_--
I
.....('e..'!!.lf!lI"l(J.~ng~!'g.~!I(J"_QlJ.f!!(J,,ding.Pj!'tOllg.H..Of~1.~I.Rjtl.t;!,~,-ron ..J.'!k.t!~a..!,,,cifi.'.!,!(l,e Anlfo Swonfo,j
Weseltaglh terdiri darl dua golongan yaltu: wesel taglh yang berasaldari penjualan barang dan jasa, dan wesel taglh yang berasal bukan diui penjualan jasa atau barang, misal (plnjaman pada langganan pegawal). 2.
Piutang Oagang, Plutang yang tlmbul darl penjualan barang atau jasa setelah pelaksanaan jasa tersebut.
3.
Plutang Non Oagang, Piutang non dagang yaltu ~imbul karena bukan menjual barang atau jasa, misalnya : penjualan harta tetap, persekot pegawal atau asuransi dan lain-lain, tuntutan kelebihan pajak.
4.
,
Piutang Pendapatan, Merupakan piutang yang su1dahterjadi tetapi belum diterima (accrued receivable), mlsal ; bunga deposito berjang~a dan lain-lain. Berdasarkan definisi-definisi yang ada dapat dis mpulkan bahwa piutang adalah hak
penagihan kepada plhak lain atas uang, barang/jasa Jang timbul karena adanya penjualan barang I jasa secara kredltdalam jangka waktu sa~u tahun atau dalam siklus normal perusahaan.Oalam pelaksanaannya orang yang bekerjJ dl bagIan piutang ini dlsebut dengan Account Receivable Clerk Bagian ini bertugas dan be~anggung jawab dalam penagihan ke perusahaan dan ke bank untuk semua transaksl yang tJrjadl dl hotel. Pelaksanaan Kerja Account Receivable Section BaglanAccount Receivablemempunyal peranan ya 9 sangat penting untuk menyediakan pelayanan kredlt yang berkualltas bagl tamu hotel yang Ingln melakukan pembayaran dengan tagihan. Obyek blsnls yang utama adalah untuk membe tuk sebuah proses piutang yang dapat menyelmbangkan kepuasan tamu hotel yaltu tepat wa tu dalam penglriman invoice, faktur / Invoice yang akurat dan lengkap. Proses penglrlm n plutang harus dllakukan dengan persyaratan atau kebljakan darl keuangan hotel supay~ bisa meminlmalkan modal kerja dan membatasi eksposur keruglan. Baglan account receivaJledalam finance bekerja sarnadengan departemen lain seperti Front Desk dan Catering & C01ference Service. Ada 2 (dua) macam jenls plutang dl hotel Inl, yang pertama adalah : Guest Ledger I
yangmerupakan rekenlng tamu pada saat dl hotel, mel,iputi uang muka ( advance deposit) , rekenlng utama ( master account) dan personal acco~nt untuk in-house guest ( house accounts). Jenls-jenls piutang Inl merupakan tanggung Jawab karyawan di departemen Front Office. Jenis piutang yang ke dua adalah City Ledger yang merupakan rekening tamu yang belum ditaglhkan dan rekenlng kartu kredlt paratamu hotel yang telah check out Jenispiutang Inl menjadi tanggung Jawab baglan Accounting. "01.2 No.2 HoReKa
I
7
Penlin~.,![o.~~!l~nd!I~~.~"~!t.o,,dinf1_~'!!.0!l_!l~E.I!'.
Untuk rekeningtamu semua harus dlkelompokkan kedalam slstem OPERAyang sudah dl atur dalam guest ledger oleh Credit Manager. Dan menjadl tanggung jawab baglan Accountinguntuk selalu memeriksa rekening tamu di city ledgeryang sudah checkout. Semua rekenlng yang sudah di transfer ke dalam city ledger tersebut harus dltaglhkan dalam waktu 3(tlga) sampai 5 (lima) hari kerja. Sebelum proses penaglhan semua faktur/lnvolce harus dlperlksa terlebih dahulu oleh Credit Manager untuk memastikan besarnya biaya yang ditaglhkan apakah sudah sesuai. Setelah di periksa selanjutnya dlserahkan ke bag Ian penaglhan (collection), saat proses penagihan semua kejadian harus dicatat dalam log book, yang nantlnya akan berguna di kemudian hari apabila terjadi hal-hal yang tidak dilnginkan. Umur piutang dlkategorikan berdasarkan pada tanggal saat transfer ke city ledger: a.
Not billed (tidak ditagih), current(saat ini), lebih dari 30 harl, lebih dari 60 harl, lebih dari 90 hari dan lebih dari 120 hari.
b.
Aging statistic yang standar adalah : - 70% rekening harus ada di current category. - 20% rekening di kategori 30 sampai 60 hari. - 6% rekening yang mungkin lebih dari 60 hari. - Tidak lebih dart 3% rekening harus lebih lama dari 90 harl. Credit manager harus selalu mempersiapkan laporan plutang bulanan dan
oueaor
of
Financeharus meninjau terlebih dahulu karena berhubungan dengan aged trial balance.Selama meninjau laporan tersebut DiredorofFinanceharus memverifikasi bahwa rekening kartu kredit tersebut ada di current category. Untuk returned checkdan chargeback reportharus disiapkan oleh credit manager dan harus dicatat semua rlncian dan tindakan yang dllakukan. Laporan tersebut harus diperiksa oleh DiredorofFinance.
Chargebackskartu kredltatau refund harus
dilakukan oleh credit managerdan mendapat persetujuan yang tepat oleh DiredorofFinance.
Kebiiakan Kredit Kebijakan kredit merupakan keputusan manajemen dalam memberikan kredlt kepada tamu atau pihak ketlga dalam upaya meningkatkan pendapatan hotel. Sila manajemen Ingln meningkatkan volume penjualan, kebijakan kredit dapat dilonggarkan. Namun jlka kebijakan kredit longgar, volume penjualan kredit meningkat dan peluang untuk tidak tertaglh juga akan semakin tinggi sehingga akan menekan biaya penagihan. Kebijakan kredlt yang ditentukan oleh manajemen akan berpengaruh terhadap penjualan, harga pokok dan blaya,jumlah piutang dan blaya pengutipan. Besarnya piutang dagang ditentukan oleh volume penjualan kredit dan peri ode rata-rata antara penjualan dan penagihan (collection). Perlode penaglhan rata-rata 8
I HoReKa "'01.2No.2
_. __ .
._._._
_ _ .• _ ..__ .. __ .. . _ .. _._
_
I
_P.!!1!!!'Q!'YE ,I'/!1J.9.1!.n_d.alf.'!'!,p!,fsfanifjnl1.,.iu.!I!~'l.f!9.!!;UJ.!..Ii!!!..9"J,!,!nja!.(J~t(J. p',!clfjc..i',Ia_ce
I
An/to Swonfori
(average collection collection period) sebaglan tergantung dari kondlsl ekonoml (dalam masa resesiatau pada periode uang-ketat, misalnya para pela~ggan terpaksa menunda pembayaran) dan sebagian tergantung dari faktor-faktor yang terkendali, yaitu variable keblJakan kredlt.
+
Aspek yang terpenting adalah standar kredlt dan syara~kredlt. Jika suatu perusaaan melakukan penjualan deng
kredlt hanya kepada para pelanggan
yang kuat, maka kerugian karena timbulnya piutang ragu-ragu blasanya kecil. Sebaliknya ada kemungklnan tlngkat penjualan hotel akan berkurang dan laba yang seharusnya dlperoleh darl penjualan yang hUang tersebut, dapat leblh besar darlpada blaya yang dapat dihindarkannya. Kualitas Kredit Menurut Wiyasha (2010 : 194) UKualitaskredit mengandung pengertian bahwa tingkat pengutipan piutang sangat tinggi". Kualitaskredit sanga'tdipengaruhi oleh limavariable generik yang disebut lima-C. Yaitu kepribadian (Characten, Kemampuan (Capac/fYI, Modal (Capital), jaminan (Collateral)dan Kondisi (Condition). I
Kepribadian (Characten, Merupakan sifat debitur. Artinya debitur bertanggung jawab atas utangnya kepada hotel dan menyelesaikannya sesuai 'dengan jangka waktu yang disepakati sebelumnya. Hal inl menyangkut perilaku debltur, karen~ada debltur yang nakal.Debitur seperti i
in! sangat sulit dan bahkan cenderung tidak mau membayar rekeningnya. I
Kemampuan (CapacitiJ, Kemampuan tamu atau pihak ketiga dalam menyelesaikan I
rekening hotel. Capacity melibatkan pertlmbangan
subyektlf dari pejabat hotel yang
berkompeten. Capac/tyJuga menyangkut kondisi bisnis debitur (tamu/pihak ketiga). Modal (Capita-',Merupakan sumber daya yang di~iliki oleh debitur dengan menganalisis I
laporan keuangannya. Penekanan anallsis pada tlngkat rislko keuangan debltur sepertl debt equity ratio; cash flow; debt assetsratio; current ratio; ~an times-Interest earned ratio. I
Jaminan (Collatera", Merupakan seberapabesarassetdebituryang dapat dijadikan jamlnan I
untuk rekening hotel atau taglhannya dan dlberlkan oleh debitur dalam bentuk aktlva. Kondisi (Condition), Merupakan kondisi ekonomi makro saatkredit dlberlkan. Berhubungan dengan dampak kecenderungan
ekonomi secaral umum terhadap perusahaan atau
perkembangan khusus di sektor ekonomi tertentu ~ang mungkin berpengaruh terhadap kemampuan debltur untuk memenuhl kewajlbannya.1 Penllalan kualltas kredlt IIma-C Inl merupakan faktor-faktor yang harus dlpertlmbangkan dalam menilai risiko kredit. Informasi tentang faktor tersebut dapat diperoleh dari berbagai sumber, termasuk pengalaman menjalin hubungan d~ngan debltur (tamu) dl masa lampau Vol.2 No. 2 HoReKIl I
9
P~n_t;ngnyo Pe_na.tn~(J!i'!'2()!!!E!!Edinl1_'!!.I!~,!!!J'_'!IJ.!e.!5!i_!.i!l_'!!'.'~".!_okotto Poci/ic .~~£~__ Swon!otl
._ .__._._. __ ..._._... ...._.__.._._,.,.
.
Anita
dan bagian kredlt harus selalu menganalisis kondlsi piutang dan mengaltkan dengan pengalaman yang lalu. Selain anal isis internal, harus dilakukan pula anal isis eksternal dengan mengikuti pertemuan-pertemuan antar manajer kredit (CreditMeetingiJ yang dilakukan secara berkala. Pada pertemuan inl segala hal yang berhubungan dengan kredit hotel dibahas secara mendalam. Melalui analisis eksternal dan internal, diharapkan agar kualitas penjualan kredit meningkat, yang pada gillrannya akan meningkatkan peluang tertagihnya plutang hotel.
Credit Facilities Biasanyauntuk companyyang mengajukan kredit, sebelumnya harus mempunyai credit facilities, yang merupakan kontrak perjanjian antara company-company dengan hotel yang
ingin mengajukan credit dan agar nantinya pada saat company tersebut menggunakan fasilitas hotel, dart plhak hotel bisa mengirimkan invoice. Proses pengajuan tersebut paling lama 2 minggu. Seharlsetelah tamu tersebut check out; esok hari nya bagian finance akan membuatkan invoice.
Proses Penagihan Piutang . . Pedoman penaglhan yang dltetapkan oleh hotel adalah sebagai berlkut : Proseskonfirmasl penerlmaan faktur/invoice melalui telepon harus dllakukan 7 ( tujuh )
1)
hari setelah pengiriman faktur I invoice 2)
Prosespenagihan harus dimulal pada hari ke 14setelah tagihan dikirim dan harus dllakukan secara konsisten.
3)
Pembayaran invoice tidak boleh dilakukan dalam 30 hari, tetapi harus 14 harl setelah invoice dikirim. Jika pembayaran belum dilakukan maka akan dlberikan surat perlngatan (reminder letten yang sudah cap / stempel tanggal jatuh tempo. Reminder letter harus dlkirmkan oleh Credit Manager ketika Account Receivable
4)
memberitahukan data yang sudah over due 30 hari.
Penghapusan Piutang ( Piutang Tak Tertagih / Piutang Ragu-Ragu) Biasanyasebagian besar dari penjualan kredit dipastikan tidak akan tertagih. Piutang raguragu merupakan piutang yang tidak tertagih dan merupakan biaya yang harus dibebankan pada rekening piutang. Plutang ragu-ragu merupakan konsekuensl kebljakan kredlt yang diterapkan oleh hotel. Beban operasi yang muncul karenatidak tertaglhnya piutang dlnamakan beban plutang tak tertaglh (uncollectableaccountexpenseSj, beban piutang macet (bad debt expenseSj, atau beban plutang ragu-ragu (doubtful account expenseiJ. Faktor-faktor yang 10
I
HoReKa Vol.2No. 2
Penrlfl1f1yo P"flqefluolton
Ourslofldmq
1)'lItlnq HOWl R"I CoIla" Jokurto Po~'f" "I(lreAntta Swo"ttlf,
mengakibatkan piutang tak tertagih adalah debitur pailit, debitur meninggal dunia, dan debitur melarikan diri. Piutang tak terta~ih atau piutang ragu-ragu tentunya mengakibatkan berkurangnya piutang perusahaan yang akhirnya mengurangi aktiva lancar dan pada akhirnya akan melnganggu operasional hotel. Untuk memberikan informasi mengenai kondisi piutang, pemantauan posisi piutang dikaji dari usia harus dilakukan. Pemantauan Ipiutang dari sisi usia lazim disebut aging of account receivables. Dengan mengetahui posisi piutang dari sisi usia, manajemen kemudian rnenentukan peluang tidak! tertagih atau piutang ragu ragu. Piutang ragu-ragu dibebankan sebagai biaya piutang, besaran piutang raguragu ditentukan berdasarkan atas pengalaman yang lalu. Penghapusan piutang tak tertagih akan dilakukan apabila tersedia bukti posit if mengenai ketidaktertagihnya I sebagian besar atau seluruh piutang. Piutang tak tertagih akan dihapus dengan mendebet perkiraan penyisihan yang sebelumnya telah dibentuk dan mengkredit piutang usaha, Terdapat 2 metode akuntansi untJk mencatat piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih yaitu metode larlgsung dan metode tidak langsung.' I
a) Metode langsung (Direct write-om, Denganmetode ini berarti piutang raguragu langsung dihapuskan dari rekening piutang.] Dengan metode ini maka jumlah kerugian tidak perlu ditaksir dan dalam pernbukuan tidak ada rekening cadangan kerugian piutang. Apabila suatu Piutan~ telah diyakini telah dapat ditagih, maka piutang langsung dihapuskan de[ngan mendebet kerugian piutang dan mengkredil piutang.Metode ini biasanva digunakan dalam I perusahaan-perusahaan kecil atau perusahaan y~ng tidak dapat menaksir kerugian piutang yang tepat. Pada akhir periode tidak ada taksiran kerugian piutang yang dibebankan, tetapi kerugian piutang baru diakui pada waktu diketahui ada piutang yang tidak dapat ditagih. ' b) Metode Tidak Langsung/ Metode Cadangan(AlloJance method), Metode ini, piutang ragu-ragu awalnya ditempatkan dengan Irekening lawan akumulasi penyisihan piutang ragu-ragu sebelum pada akhirn+ dihapuskan dari rekening piutang. Kerugian yang disebabkan tidak dibayarnya piutang maka dibebankan ke perk iraan 'penvisihan piutang tak tertagih' di lebet sedangkan perkiraan tandingan piutangnya di kredit. Secara teknis, setiap penghapusan piutang hotel ya~g merupakan aktiva lancar harus mendapatkan persetujuan manajemen setelah melalui beberapa tahapan. Persetujuan penghapusan piutang secara resmi didok1umentasikan daJam suatu dokumen resrni seperti berita acara atau instruksi p~nghapusan piutang yang ditandatangani dan disetujui oJeh pejabat yang berwenang seperti general manager, financial controller, dan credit manager.Untuk Kelancaran operasional pada bidang piutang, diperlukan catatan - catatan akuntansi seperti :
Vol.l No.1 HoReK,)
I 11
P('ntmgnya P('nqendal,a"
Outstanding
Piu/anq Ho/('I R,1l Calton
touano PasificPlace
Arufd SwontOll
1)
Kartu Piutang, Kartu piutang digunakan untuk mencatat setiap piutang hotel. Artinya setiap transaksi debitur hotel dicatat pada kartu ini. Bila seorang debitur sudah tidak ada hubungan bisnis dengan hotel maka kartu piutangnya dihapuskan / ditiadakan dari daftar kartu piutang. Pengendalian piutang dilakukan dengan menjumlahkan saldo seluruh kartu piutang dan mendapatkan jurnlah yang sarna dengan fungsi income serta jumlah yang sama dengan saldo pada jurnal pengendalian piutang.
2)
Surat Penagihan, Surat Penagihan umumnya dikirimkan dalam jangka waktu 30 hari setelah tamu check-out atau debitur telah menikrnati jasa dan produk hotel. Jangka waktu yang ditentukan dalam penagihan agar sesuai dengan kebijakan kredit hotel kepada debitur. Didalam surat penagihan ini biasanya dicantumkan jurnlah yang harus diselesaikan oleh debitur, rnetode pembayaran / penyelesaTan, nornor rekening bank hotel, dan tanda tangan pejabat hotel ( general manager atau financial controller atau credit manager).
3)
Jurnal pengendalian Piutang, Potensi likuiditas piutang harus secara cermat dikendalikan karena merupakan sumber kas yang strategis, Melalui pengendalian piutang yang cerrnat, diharapkan hotel dapat memiliki kas untuk memenuhi kewajiban kas operasional seperti pembayaran gaji karyawan, utang dengan rekanan, jasa layanan kepada karyawan dan pengeluaran kas operasional lainnya. Untuk uji kepatuhan akuntansi dan dicapainya cek internal yang baik, saldo debet jurnal ini harus sama dengan bagian income, serta jumlah kredit harus sama dengan penerimaan kas pada general cashier.
METODE PENElITIAN Dalam mengumpulkan data dan informasi yang sesuai untuk bahan penulisan penelitian ini, digunakan dua metode pengumpulan data, yaitu Data Primer dan Data Sekunder. Data Primer a. Observasi Dalam penehtian ini, data didapat dengan cara melakukan peninjauan secara langsung ke bagian back office. b. Wawancara Untuk memperoleh informasi menanyakan langsung kepada beberapa pegawai hotel, khususnya bagian back office. Data Sekunder Studi Kepustakaan, mengumpulkan data dan informasi rnelalui beberapa
12
I ltolleK.J Vol.2No.2
Pl'nlmgflYO I'(!flql!ndolian
Outs ondillq
'),utong Hotel
1111' Coltoll Jakarta Posi/,( I'loc,' Amra SWO,Unrt
Iiteratur dan laporan tahunan sesuai denga permasalahan yang dibahas.
HASIL DAN PEMBAHASAN Piutang Yang Melebihi 120-151 Hari Terdapatnya piutang hotel yang melebihi 120-151 hari . Piutang hotel yang lebih dari 120 - 151 hari sebagaimana terlarhpir pada table 1 sebesar 14, 50% untuk company dan untuk travel 70%. hal ini disebabkan karena beberapa faktor yaitu : a) Perbedaan prosedur antara company denga hotel. Pada kendala ini, biasanya karena ada perbedaan prosedur pembayaran invoice di suatu company, jika pada suatu cdmpany pembayaran invoice boleh dilakukan setelah 30 hari, tetapi didalam p[OSedur hotel, pembayaran harus dilakukan sesuai tanggal [atuh tempo, lbiasanya paling lambat 14 hari setelah invoice dikirim. Kemudian karena purchase order company yang tidak lengkap atau belum selesai di approv~. Biasanya selain purchase order ada juga lampiran -Iampiran lain seperti bukti pembayaran dan invoice. lalu adanya miss communication antara internal user company untuk pembayaran invoice hotel. Pada hal ini contohnya seperti saat pihak hotel sudah mengirimkan invoice, tetapi compbny yang bersangkutan belum menerima invoice terse but. \ i b) Kurangnya pengawasan dan juga ketelitian Idalam proses pembuatan dan pengiriman invoice. \ Pada faktor ini sistem kerja para account receivable clerk juga harus diperhatikan, account receivable clerk harus mernpunvai sikap disiplin. Ini bisa terjadi karena bill yang kadang tidak lengkapi dan guarantee letter yang tidak disertakan di invoice, karena akan disertakah pada saat pengiriman invoice. Jika ini terjadi, pihak finance harus seger~ menghubungi divisi lain yang bersangkutan seperti front desk agent agar segera memfollow-up kejadian ini. Karena biasanya bagian front desk juga masih kurang teliti. Semua itu dapat menghambat proses pengiriman dan bisa h,engakibatkan adanya tagihan tamu yang belum dibayarkan karena belurrl dikirimkan invoice. Kemudian kendala saatpengiriman adalah, pada saat in~oice telah dikirirn, tetapi tidak dicatat kedalam log book, lalu account receivable clerk lupa untuk menagihnya melalui telepon, padahal sudah tanggal jatuh tempo. I
Vo1.2 No.2 HoReKa
I 13
PcnlinqnjlO Penqendo/lon
Piutoflg Hotel Rill CoIron Jakorla I'OSI/IC mace
Outstanding
AmlO Swonlofl
Tabel! Aging Report Tahun 2011 SID Bulan Mei No.
"""'~ at Comp,ny
Accou"'_,
1O
rn. no
11· 110
.(OOU
RU1~"dtdl othh04'e
I(OC~'
"
1."16.010
1"vdc-nJu'
1100.9
0
0
(."d,a",G ..
,.,n,
1(0001
tOt,1 fer Au. r,pe
"'''"'''IC' ",m.01 ttUAI.I..
",vlf
10101
Accowft(1fO
IAooo\
Uv,... ....ul ... lOUt
IAoool
llAMA 1,,",1&
t.,.,1
M<;K0hd4y
1U.9".16t 1.116.400
A((owntNo. «OOO} «OIl"
IOVlW
«(00II1
UptoJO
1160
nQ.ooo 1.\/'.'/41
11.11"10
41
0
0
41
0
0
(I
'.000
0
m 111.11'
'" ".
1\0
i'U
0
(I
0
0
0
0
0
0
0
n
0
41
41
""
0%
....
,...
0..
Ill·
llO
4If.o,11O
r.,J)\o:j!.iJ 'OJ';
'" 'II IJI 1",IU'. I'" IO,al'J.~·JIl 1/,(lJ'J4Il\
·1.1&9.111
"" a
19.6/9./10 100'<
1\6.1t/.1~7
u
". '0
PlUtO
}.169.11I
0
0
'"
\I.\I~'/1
41
0 1.\11.1\0
n,·o."
111·110
0
·1.716."1
..,..1,,',1')1.1
fG1,1
0
0
111./61.6\6
"\""
41
0
CC~
"f"(t'td"'~
0
IUII.11l
IUM.I'lftIMd
.............
0
10000/
J&Utbt Uil
TG\&I for Ac(. T,PI
',wn
HHI\o
II"
'8A~hf."(·Ii·ft,.
0
16U. .. 6 0%
406"
91·110
". '0
l,tJl6.01U
U'..'·,O)
·1.106.4110
""
11069.'1\
"". oIAcc & ''''I''ttqe
"Fe
"
100001
lG1:.11 fe,Ace. tfpr
(rrct4'¥fI
II~
II· 60
iJ~.O JO
n
410.110
101lOO6
M,tealid.l.UOOS lOlOI
0 ',Mid.•·~6
"
41
1.&\J.\UJ
&7'' '
,,,,,,UOU-S
II,J'''_}l.J
"'41.1141
1,l.1~a.lOJ
rco. of Att &
'at,.
nt.D- ••
II.I~UOO
'(006'
(O"~~IItI(''\
No
61·90
JHO
Aqv,O'nGftr
PftfO( ...~lft.
No
1Jp••
1l"
" Il.106ot' 1141,010"
IOO~
r~.1
0." (I
11\1')•.1)
0
1/O.OIl'
0
•"''''/11
••
IU/14",
IH/"'"
""
,or.
Penanggulangan Piutang Yang Dilakukan Oari permasalahan yang ada diatas, sejauh ini pihak manajemen hotel khususnya Credit Manager sudah melakukan usaha-usaha penanggulangan seperti : 1. Penanggulangan masalah perbedaan prosedur antara company dengan hotel. Untuk masalah perbedaan tersebut, Credit Manager melakukan reminding letter sampai tagihan tersebut dibayarkan yang sebenarnya hal ini menyolahi prosedur yang ditetapkan dimana seharusnyo invoice harus dibayarkan oleh company14 hari setelah invoice diterima. 2. Penanggulangan masalah kurangnya pengo wason dan kurangnya ketetitian dalam proses pembuatan dan pengiriman invoice. Credit Monager senontiosa " mengadakan Account Receivable meeting untuk memberikan pengarahan terhadop Account Receivable Clerk dan memberikan teguron.
14
I HoReKa Vol.2 No.2
________
.__..
.__ . . ._
i
.._.__._.~!!!iE.fl!IJ'E.fe.!!g!nd'!/iI.JnOu_lstand;ngp;u.tp_rrg'!o_t~!.Ij{If!.t!_f.arItOf!!E~r_Ia!'l!.ciJic Place Anita Swantari
SIMPULAN DAN IMPLIKASI MANAJERIAL Simpulan Dari hasil pembahasan bab-bab sebelumnya rnaka dapat disimpulkan: Pertama, masih terdapat outstandingpiutang diatas 120-150hari untuk rategOri Companyyang menggunakan jasa penginapan di hotel sebesar 14,50%sedangkan untuk TravelAgentsebesar 70 %, tingginya I
outstandlngpiutang tersebut dlaklbatkan karena adanya perbedaan pemahaman antara plhak Company dan pihak hotel dalam hal pembayaran ta61han selain Itu juga adanya ketidak lengkapan data sehingga menyulitkan prosespenagiha~. Kedua, maslh rendahnya pengawasan I
dan juga ketelitian dalam proses pembuatan dan pengirlman Invoice oleh Account Receivable clerkha/lni bisa terjadi karena bill yang terkadarlg1 tldak lengkap dan guarantee letter yang tidak disertakan didalam invoice. Ketiga, sejauh ihi pihak Hotel khususnya Credit Managersudah melakukan upaya dalam hal menanggulangi permasalahan yang ada namun belum optimal. Implikasi Manaierial
!
Berdasarkan kesimpulan yang ada, maka impllkasl yang dapat dlusulkan adalah sebagai berikut: 1.
I
Plhak hotel sebalknya sebelum memberikan Cred(tkepada Company dan TravelAgent hendaknya menjelaskan prosedur pembayaran yang sudah ditetapkan hotel agar tidak terjadi lagl kesalah pahaman dalam hal pembayaran atas invoice yang dikirimkan.
2.
Credit Managerhendaknya
melakukan Account Receivable meeting secsrs rutin untuk
membahas ulang semua pekerjaan yang telah dilakukan Account Receivable Clerk dan memberikan pengarahan langsung atas prosedJr yang harus dijalankan oleh Account ReceIvable Clerk:ian hendaknya menerapkan siste
I
reward dan punlshmentbagi klnerja
Account ReceIvable Clerk 3.
Agar proses penagihan berjalan lancar sebaiknya sistem pendokumentasian data lebih dlperhatikan.
4.
Mencari tenaga outsourch!ng untuk melakukan penaglhan (collection), agar tidak perlu para Account Recivable Clerk yang langsung turun tangan dalam penagihan, ini akan membuat klnerja lebih efektlf.
Vol.2No.2 HoReKa
I
15
Penting'!Y!1.~e!,:~en.~l!!ion C?1I!~.tC!_n_~!':!Jl.!.~u.!a.'!!1.~o.!!.!.f1j_'ii!Z_CEf!!~n!!1.~!.IC!.P_a.'.lf~'. p_!~£e .. _._.__. _ __ ..__ Anita Swafltari
.
.
_
"'_'_'
'_'.
REFERENSI
Alexandri, Mohammad Benny. (201t). Dasar- dasar Akuntansi. Widya Padjadjaran. HRD Ritz Carlton Pacific Place,Jakarta Indriani, Epi. (2010). Akuntansi Untuk Pemula Dan Orang Awam. Niaga Swadaya, Jakarta. Sk Mentri Pos Dan Telekomunikasi No. KM 37/PW340 MPPT.(1986).Pengertlan Hotel Suprasto, Herkulanus Bambang. (2009).Akutansl Perhotelan Pendekatan Sistem Informasl. Graha IImu, Jakarta. Webster William H. (2004). Accounting for Managers. McGraw-Hili Wiyasha, IBM. (20t 0). Akuntansi Perhotelan Penerapan Uniform System Of Accounts For The Lodging Industry. Andi Offset. Yogyakarta.
16
I HoReKa Vol.2No.2
