Případová studie
Řízení projektů na platformě Microsoft SharePoint a Project Server přineslo AVG Technologies větší flexibilitu
www.microsoft.cz/pripadovestudie
dfddf
Přehled
Společnost
AVG
Technologies
prošla
za
posledních několik let dramatickým rozvojem a vyrostla z malé české firmy do nadnárodní
Země: Česká republika Odvětví: Služby Profil zákazníka: AVG byla založena v roce 1991 za účelem ochrany počítačů po celém světě a to s využitím těch nejmodernějších technologií v oblasti bezpečnosti. Společnost AVG rychle dosáhla současného úspěchu a je dnes považována za jednoho z největších hráčů na trhu bezpečnostního software. Společnost AVG má v Evropě pobočky v Nizozemsku, v České republice, na Kypru, ve Velké Británii, v Německu a Francii. V USA dále v oblasti Pensecoly na Floridě, v oblasti Sanfranciského zálivu v Kalifornii, v oblasti Atlanty v Georgii a v oblasti Charlotte v Severní Karolíně. Na Blízkém východě v Izraeli. V Asii pak v Hongkongu v Číně. AVG Technologies CZ, s.r.o. Holandská 4 639 00 Brno Tel.: +420 549 521 011 Web: www.avg.com
korporace s pobočkami v ČR, Nizozemsku, Izraeli, Kypru, UK, a USA. S růstem firmy do současných rozměrů stouply také nároky na standardizaci procesů. Došlo k transformaci projektového řízení, zavedení centrálního řízení kapacit a nasazení komplexního reportingu. Zatímco dříve plánování řešilo každé oddělení pomocí vlastních nástrojů a metodik, nově chtěla firma nasadit jednotný nástroj napříč všemi odděleními a všemi zeměmi. Firma věděla, co chce změnit a hledala k tomu vhodné nástroje AVG Technologies měla jasnou představu o tom, co chce na projektovém řízení změnit. Firma potřebovala přejít na projektové řízení s propracovaným nastavením kapacitního plánování a řízení, včetně rozsáhlé agendy absencí a potřebovala pomoci se zefektivněním plánovacích procesů projektového řízení, vykazováním práce a také s efektivnější týmovou spoluprací. Hledala proto vhodný nástroj i zkušeného implementačního partnera, který by jí s tím pomohl.
Kombinace SharePointu a Project Serveru nabídla vše potřebné Firma vybírala z několika řešení. Po náročném rozhodování nakonec byla pro realizaci zvolena platforma Microsoft SharePoint a Microsoft Project Server, se kterou již měla předchozí pozitivní zkušenosti. Jako implementačního partnera si AVG Technologies zvolila společnost WBI Systems, protože její tým prokázal precizní znalost řešení společnosti Microsoft pro Enterprise Project Management,
dfddf
Přehled
dlouhodobé zkušenosti v oblasti projektového řízení i schopnost vysvětlit přínosy řešení uživatelům na různých úrovních řízení.
Implementace probíhala ve dvou fázích Profil partnera: Společnost WBI Systems a.s. patří mezi největší dodavatele řešení s využitím technologií Microsoft pro středně velké a velké podniky. V České republice a na Slovensku je jedinou firmou na trhu pokrývající celé portfolio produktů firmy Microsoft, které dále inovuje a dotváří podle potřeb zákazníků. WBI je držitelem mezinárodního ocenění Microsoft President’s club a Inner Circle, statutu Microsoft Gold Certified Partner a široké škály kompetencí. V technologickém centru v Říčanech u Prahy WBI pořádá hi-tech IT kurzy pro serverové technologie Microsoft. Profesionální lektoři s dlouholetou praxí z projektů připravují vlastní kurzy a do autorizovaných kurzů Microsoftu (tzv. MOC) doplňují exklusivní obsah a praktické LABy. WBI Systems a. s. Barákova 237 251 01 Říčany u Prahy Web: www.wbi.cz E-mail:
[email protected]
Implementace celého řešení pro Enterprise Project Management probíhala za úzké spolupráce projektového týmu WBI Systems a klíčových uživatelů a zaměstnanců AVG Technologies. Při detailní analýze byly jednotlivé procesy rozděleny do dvou kategorií – zhruba 75 % procesů bylo nutné implementovat bez jakýchkoliv změn, neboť přímo reflektovaly nastavení jednotlivých legislativních procesů (např. dovolené), interních předpisů (např. schvalovací workflow) či postupů při vývoji aplikací. Zbylých 25 % procesů prošlo optimalizací, na které oba týmy úzce spolupracovali. Cílem optimalizace bylo v maximální možné míře využít současných Best Practices v oblasti projektového managementu a postavit implementaci v co nejširší míře na základních funkcích Project Serveru/Projectu a tím snížit v konečném důsledku časovou i finanční náročnost projektu. Celá implementace byla následně rozdělena na dvě dílčí fáze – SharePoint a Project Server/Project – a několik etap. Implementace probíhala podle interní metodiky AVG Technologies a dle metodiky WBI Systems odvozené od Microsoft Dynamics Sure Step pro implementaci podnikových informačních systémů Microsoft Dynamics. Řešení pro projektové řízení bylo nasazeno v několika klíčových odděleních a v současnosti ho celkem využívá 200 uživatelů. Na míru vyvinuté řešení pro správu agendy absencí a nákupních objednávek propojené s ERP systémem SAP pak využívá i zbytek uživatelů ve firmě, kteří se přímo nepodílejí na chodu jednotlivých projektů. Drtivá většina zákaznických úprav prováděných nad SharePointem byla provedena ve formě integračních služeb a je připravena na případnou migraci do prostředí SharePoint Online (Office 365). V případě řešení Enterprise Project Management navíc aktuálně probíhá hodnotící proces pro přechod na novou generaci produktů Project Server/Project 2013.
Všechny personální zdroje byly sdruženy do centrálního fondu Došlo k vytvoření centrálního fondu zdrojů, ze kterého je možné čerpat práci zaměstnanců z jednotlivých oddělení na základě jejich rolí, znalostí, aktuální vytíženosti a dostupnosti. Do fondu zdrojů se okamžitě promítají vedle alokací na operativní práce (support,
dfddf
administrativa) také data z aplikace Absence fungující nad SharePointem. V okamžiku, kdy dojde např. k nemoci zaměstnance, je o ni nejprve informován vedoucí oddělení, který informaci, včetně předpokládané nedostupnosti zaměstnance, potvrdí. Vedoucí oddělení, stejně jako projektoví manažeři jednotlivých projektů, na kterých měl po dobu své absence daný zaměstnanec pracovat, jsou okamžitě informovaní prostřednictvím e-mailu (respektive mobilního telefonu) s odkazem na příslušný report v prostředí internetového prohlížeče. Informace také obsahuje aktuálně dostupné náhrady za daného zaměstnance ve stejné roli (např. Vývojář v C#).
Na plánování projektů se využívají standardizované šablony Všechny projekty jsou plánovány prostřednictvím předdefinovaných šablon projektů, které standardizují jejich průběh a umožňují detailněji hodnotit stav jejich realizace dle dosažených milníků např. při předávce realizace mezi dvěma odděleními apod. Zaměstnanci v odděleních, kde bylo řešení nasazeno, mají povinnost vykazovat 100 % své odvedené práce do časových rozvrhů. To výrazně zjednodušilo konsolidaci dat za jednotlivé projekty a oddělení a v konečném důsledku bylo umožněno sledování efektivity jednotlivých departmentů – např. poměr projektové/neprojektové práce apod. Průběžné aktivity jsou pak zachyceny prostřednictvím tzv. Operativních plánů, které umožňují snadno a rychle alokovat definované zdroje na určitou část jejich kapacity na práce typu support, incident management, small changes apod. Vedoucí týmů jsou tak operativně schopni nepřímo řídit projektovou kapacitu svých pracovníků, tedy čas, který je možno strávit na projektech.
Vedení může modelovat různé scénáře alokace zdrojů V plném rozsahu byl také implementován modul Portfolio analýzy pro optimalizaci struktury projektového portfolia. Proces kapacitního plánování v AVG Technologies je tak podpořen modelovacími schopnostmi Project Serveru 2010. Aktuální volné kapacity jednotlivých rolí v organizaci jsou poměřovány vůči různým mixům navržených projektových záměrů. Vytvořený model lze navíc aktualizovat v průběhu období a hodnotit, nakolik závažné jsou změny v alokacích zdrojů na běžících projektech. Hlavním benefitem procesu kapacitního plánování je především snížení přetlaku lidských zdrojů. Dříve totiž byli pracovníci zavaleni prací zejména na neustále se rodících nových projektových záměrech. Díky možnostem modelovat dopady přiřazení projektu ke konkrétním lidským
dfddf
zdrojům dochází častěji k optimalizacím projektového portfolia, kdy mohou být záměry odkládány či může dojít k pozastavení méně prioritních běžících projektů.
Nad plněním plánů dohlížejí reporty v SQL Serveru Požadavky na reporting byly pokryty prostřednictvím pokročilých analytických služeb Microsoft SQL Serveru. Nad již existující základní reporty Project serveru – Centrum projektů, Dostupnost zdrojů, Přiřazení zdrojů byly definovány reporty pro jednotlivé role ve firmě. Weekly report umožňuje srovnávat plánovanou a skutečnou práci na týdenní bázi. Týmový report utilizace zobrazuje v přehledné formě vytížení pracovníků zvoleného týmu a jejich dostupnou kapacitu. Firma také využívá reporty odvedené práce na projekt, na týden, Capacity report pro podporu modelování zdrojů apod.
Veškerá dokumentace k projektům je přístupná na SharePointu Project Server byl také provázán se SharePointem na úrovni týmových webů a úložišť, díky čemuž lze snadno získat přístup k veškeré projektové dokumentaci každé fáze každého dokončeného, probíhajícího či plánovaného projektu. Projektové dokumenty lze pak snadno propojovat s klíčovými milníky projektů. Proces generování projektových webů byl upraven také o generování unikátního čísla projektu, což pomáhá předejít některým problémům např. s přeposíláním URL adres.
Projekty a přidělování zdrojů je možné řídit v reálném čase Díky nasazenému řešení na platformě Microsoft SharePoint 2013 a Project Server 2010 došlo ke sjednocení a výrazné optimalizaci procesů řízení projektů napříč všemi zainteresovanými odděleními. Zavedení kapacitního plánování přineslo snížení zátěže jednotlivých pracovníků, kterým dříve scházela jednotná evidence všech požadovaných úkolů. Došlo také k zefektivnění a sjednocení nástrojů pro vykazování práce, díky čemuž se zpřesnily i údaje o časové náročnosti jednotlivých projektů a údaje o vytížení jednotlivých zdrojů. Ty se navíc nově zpracovávají okamžitě a do dostupnosti zdrojů se promítají i plánované (např. dovolené) a neplánované (např. nemoci) absence zaměstnanců. Řízení jednotlivých projektů a alokace lidských zdrojů tak může probíhat de facto v reálném čase a
dfddf
zdroje lze k jednotlivým projektům přidělovat dle aktuální potřeby a dostupnosti.
Nasazené řešení výrazně zefektivnilo spolupráci napříč maticovou strukturou Díky transparentnosti alokace zdrojů se také podstatným způsobem zefektivnila spolupráce napříč maticovou strukturou společnosti, zejména pak mezi vedoucími jednotlivých oddělení a projektovými manažery. Díky novým reportovacím nástrojům také bylo dosaženo výrazných časových úspor u vedoucích pracovníků. Řešení pro Enterprise Project Management také unifikovalo proces plánování projektů. V důsledku toho se zvýšil detail plánování práce a zajistilo se přesnější plánování zdrojů ve fázi přípravy projektů, a to včetně přesného odhadu nejbližších možných termínů dokončení. Firma navíc může modelovat změny v termínech dokončení plánovaných projektů v závislosti na např. najmutí nových zaměstnanců na danou pracovní pozici, zrušení či pozastavení jiných projektů s nižší prioritou apod.
Firma může flexibilně reagovat na změny na trhu Kromě dosažení výrazných časových úspor plynoucích z automatizace procesů a elektronické výměny a sdílení informací v prostředí SharePointu došlo také k celkovému zlepšení flexibility společnosti AVG Technologies při reakci na aktuální trendy na trhu či nové bezpečnostní hrozby. Nové projekty zahrnující třeba i pracovníky z klíčových oddělení lze totiž nově připravit velice rychle, na základě informací z fondu zdrojů. Díky Project Portfolio Managementu lze pak okamžitě zjistit i dopady na termíny či rozsah probíhajících projektů, které mají nižší prioritu. Management tak může rychleji rozhodovat a činit rozhodnutí na základě aktuálních, přesných a objektivních čísel.
„Díky kompletnímu řešení pro Enterprise Project Management postaveném na platformě Microsoft SharePoint a Project máme např. k dispozici nástroje pro detailní kapacitní plánování desítek projektů, které se napříč společností AVG realizují, a můžeme flexibilně modelovat různé scénáře plynoucí z provádění potřebných změn v projektech či jejich prioritách. Můžeme tak flexibilně reagovat na změny na trhu,“ Petr Mahdal, Program Director, AVG Technologies
dfddf
Další informace Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.cz nebo na telefonních číslech Informační linky 841 300 300, kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00.
Výchozí stav Firma hledala komplexní řešení pro Enterprise Project Management. Firma potřebovala přejít na projektové řízení s propracovaným nastavením kapacitního plánování a řízení, včetně rozsáhlé agendy absencí a potřebovala pomoci se zefektivněním plánovacích procesů projektového řízení, vykazováním práce a také s efektivnější týmovou spoluprací. Řešení Firma zvolila platformu Microsoft SharePoint a Microsoft Project Server, se kterou již měla předchozí pozitivní zkušenosti. Díky nasazenému řešení na platformě Microsoft SharePoint 2013 a Project Server 2010 došlo ke sjednocení a výrazné optimalizaci procesů řízení projektů napříč všemi zainteresovanými odděleními. Zavedení kapacitního plánování přineslo snížení zátěže jednotlivých pracovníků, kterým dříve scházela jednotná evidence všech požadovaných úkolů. Došlo také k zefektivnění a sjednocení nástrojů pro vykazování práce, díky čemuž se zpřesnily i údaje o časové náročnosti jednotlivých projektů a údaje o vytížení jednotlivých zdrojů. Hlavní přínosy řešení
Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami.
Optimalizace procesů v projektovém řízení Zavedení kapacitního plánování Zavedení reportingu Okamžitý přehled o stavu všech zdrojů a jejich volných kapacitách Možnost modelování různých scénářů Přímé propojení klíčových milníků projektu s dokumenty na SharePointu Časové úspory při výměně a sdílení informací o projektech napříč maticovou strukturou společnosti Zvýšení flexibility při reakcích na změny na trhu
