P íloha . 4 PODPISOVÝ ÁD MAGISTRÁTU M STA ESKÉ BUD JOVICE
Úvodní ustanovení l. 1 1. Podpisový ád upravuje oprávn ní a povinnosti p i podepisování písemností vyhotovených orgány m sta. 2. Podpisový ád stanoví: 2.1. zásady podepisování písemností, zejména písemností vn jšího styku 2.2. vymezení pravomoci primátora m sta, statutárního zástupce primátora (ur eného dle § 104 z. . 128/2000 Sb.) a ostatních nám stk primátora, tajemníka Magistrátu m sta eské Bud jovice (dále jen "magistrátu") a zam stnanc p i podepisování písemností. Všeobecné zásady l. 2 1. Písemnosti vzniklé z innosti a jednání orgán podepisují k tomu oprávn né osoby s p ihlédnutím k druhu písemnosti, závažnosti obsahu a p íjemci písemností. 2. Pro podepisování písemností platí zásada jediného podpisu. Výjimku z této zásady stanoví zvláštní právní p edpisy (nap . zákon o obcích), organiza ní p edpisy, p íp. d je-li se tak na základ dohody zú astn ných stran. 3. Osoby oprávn né k podpisu se podepisují vlastnoru n . Písemnosti, u nichž je vlastnoru n podepisovaný pouze prvopis nebo mén d ležité písemnosti vyhotovované podle schválených a podepsaných koncept , se opat í doložkou "Za správnost vyhotovení" nebo "Za správnost vy ízení". Tuto ov ovací doložku, umíst nou na písemnosti vlevo, vlastnoru n podepíše nad strojem napsaným jménem ten, kdo je oprávn n ov it správnost istopisu. P íjmení, jméno a funkce osoby oprávn né k podpisu písemnosti se napíše strojem v pravé polovin pod textem písemnosti a p ipojí se zkratka "v. r.". 4. P i vyhotovení písemnosti tiskem (nap . obecn závazné vyhlášky), se za strojem vypsaným jménem, p íjmením a funkcí uvede rovn ž zkratka "v. r.". 5. Faksimile (napodobení podpisu razítkem) neplatí jako vlastnoru ní podpis, lze ho používat pouze v kopiích. 6. Podepisuje-li písemnost za osobu oprávn nou k podpisu pov ený nebo zmocn ný zástupce, p ipojí p ed sv j vlastnoru ní podpis zkratku "v. z." nebo "v zastoupení". Zástupce svým podpisem p ijímá zodpov dnost a p echází na n j práva a povinnosti, jež vyplývají z funkce zastupovaného, a to v rozsahu pov ení nebo zmocn ní.
1
7. Podepisující svým podpisem schvaluje obsah písemnosti a odpovídá za právní d sledky, které z písemnosti vyplývají pro m sto a jeho orgány, a to v rozsahu stanoveném obecn závaznými p edpisy. 8. Odpov dnost za škodu a d sledky zavin né p ekro ením pravomoci v podepisování nese ten, který písemnost neoprávn n podepsal. Formální náležitosti l. 3 1. Úprava písemnosti se ídí eskoslovenskou státní normou SN 01 6910, 886101 a spisovým ádem magistrátu. 2. V pravé polovin pod textem se p i podepisování uvede strojem jméno (nezkrácen ), p íjmení (neproložen ) a na dalším ádku funkce osoby oprávn né k podpisu. Písemnosti primátora, statutárního zástupce primátora a ostatních nám stk primátora a tajemníka mají v levém rohu p edtišt nu funkci odesílatele s názvem orgánu. 3. Podpis se umís uje u jména psaného strojem. 4. V p ípad , že pro závaznost písemnosti jsou pot ebné dva podpisy, uvedou se (strojem) jméno, p íjmení a funkce osob oprávn ných k podpisu soum rn vlevo a vpravo od myšlené p lící svislice, p i emž vpravo se umís uje podpis osoby funk n nižší, vlevo pak funk n vyšší. V p ípad podpis pod sebou se dodrží po adí podle funkcí. Podepisují-li písemnost dva odbory, pak v pravé ásti je razítko a podpis složky, která jej vyhotovila. Jsou-li na písemnosti 3 nebo více podpis , umís ují se po dvojicích t i až ty i ádky pod sebou, event. lichý uprost ed. V dopisech p itom z stává levá ást (asi t etina) stránky volná. 5. Razítka na písemnostech se používají v souladu se spisovým ádem magistrátu. Razítko se otiskuje v pravé polovin písemnosti asi t i ádky pod vlastním textem. Mezi razítkem a napsaným jménem a p íjmením se vynechá dostatek místa pro podpis. V p ípad , že jsou na písemnosti dva podpisy, umís uje se razítko doprost ed písemnosti (mezi dva podpisy). 6. U písemnosti zvláštní povahy (nap . bankovní a jiné finan ní dispozice) se umíst ní podpisu ídí p edtiskem, zvyklostí, p íp. zvláštními p edpisy. Oprávn ní k podpisu l. 4 1. Písemnosti, u nichž podpisem dochází ke vzniku závazku (nebo jeho potvrzení) pro m sto, podepisuje primátor m sta. Nám stci primátora, tajemník magistrátu, vedoucí odbor , p ípadn další pracovníci magistrátu mohou takovéto písemnosti podepsat jen v p ípadech, kdy jsou k tomu zmocn ni zastupitelstvem (radou) m sta, obecn závazným p edpisem nebo vnitroorganiza ní sm rnicí (nap . pracovním ádem).
2
2. Primátor m sta podepisuje: 2.1. písemnosti mající bezprost ední vztah k jeho funkci v souladu se zákonem o obcích (nap . svolávání sch zí rady m sta a zastupitelstva m sta, jejich usnesení a zápisy, rozhodnutí a pozastavení výkonu usnesení rady m sta v otázkách samostatné p sobnosti m sta, obecn závazné vyhlášky) 2.2. písemnosti vzniklé ze zastupování m sta navenek a z jednání primátora m sta, i další písemnosti podle zmocn ní zastupitelstvem nebo radou m sta 2.3. písemnosti obsahující požadavky nebo závažná sd lení adresovaná Parlamentu R, vlád R, jednotlivým ministerstv m, jiným úst edním orgán m státní správy a jejím organiza ním složkám, krajskému ú adu, p íp. starost m m stských obvod 2.4. písemnosti obsahující zásadní organiza ní opat ení, p ípadn interní instrukce, ve vztahu k celkové innosti magistrátu 2.5. materiály p edkládané orgán m m sta v souladu s jednacími ády t chto orgán a vydanými pokyny pro p edkládání materiálu zastupitelstvu a rad m sta 2.6. písemnosti, týkající se problematiky samostatné p sobnosti na sv ených úsecích innosti. 3. Primátor spolu s pov eným nám stkem nebo jiným radním podepisuje: písemnosti mající bezprost ední vztah k jejich funkci v souladu se zákonem o obcích (nap . spolupodepisování obecn závazných vyhlášek), jiná usnesení zastupitelstva a rady m sta, další písemnosti v rámci konkrétního pov ení nebo u zmocn ní (ud lení estného ob anství m sta . Bud jovic, rozhodnutí o ud lení ceny m sta, pam tní listiny atp.). 4. Primátor podepisuje: smlouvy (dohody), které jsou uzavírány m stem eské Bud jovice a na jejichž základ dochází k nabývání i zcizování nemovitého majetku m sta. 5. Nám stkové primátora podepisují: 5.1. nám stek ur ený zastupitelstvem m sta dle § 104 z. .128/2000 Sb. je oprávn n v p ípad nep ítomnosti primátora nebo v dob , kdy primátor nevykonává funkci podepisovat jako statutární zástupce m sta veškeré písemnosti dle l.2,3,4 tohoto ádu 5.2. pokud jsou ur eni zastupováním primátora m sta - písemnosti uvedené v l. 4, odst. 1 a 2 a vyzna ují u svého podpisu, že jde o zastoupení 5.3. písemnosti vzniklé z jednání nám stk primátora a další písemnosti podle zmocn ní zastupitelstvem nebo radou m sta 5.4. písemnosti obsahující požadavky a závazná sd lení adresovaná nám stk m ministr a jiným úst edním orgán m státní správy, mající vztah ke sv eným úsek m innosti
3
5.5. pokyny pro organizaci p ípravy materiál do orgán m sta a pro zabezpe ení kontroly pln ní jejich usnesení na sv ených úsecích innosti 5.6. materiály p edkládané orgán m m sta v souladu s jednacími ády t chto orgán a vydanými pokyny pro p edkládání materiál zastupitelstvu a rad m sta 5.7. písemnosti týkající se problematiky samostatné p sobnosti na sv ených úsecích innosti. 6. Tajemník magistrátu podepisuje: 6.1. písemnosti obsahující zásadní organiza ní opat ení, sm rnice ( krom sm rnic vydávaných Radou m sta) pokyny, týkající se organizace práce magistrátu, písemnosti vyplývající z jeho koordina ní a kontrolní funkce 6.2. pokyny pro organizaci p ípravy materiál do orgán m sta a pro zabezpe ení souhrnné kontroly pln ní jejich usnesení 6.3. materiály p edkládané orgán m m sta v souladu s jednacími ády t chto orgán a schválenými pokyny pro zpracování a p edkládání materiál zastupitelstvu a rad m sta 6.4. písemnosti pracovn právní povahy vyplývající z funkce statutárního orgánu zam stnavatele v souladu s pracovním ádem magistrátu a d lbou pravomoci v pracovn právních vztazích 6.5. písemnosti v p enesené p sobnosti, obsahující zásadní problematiku na sv ených úsecích innosti, s výjimkou rozhodnutí ve správním ízení. 7. Vedoucí odbor podepisují: 7.1. písemnosti zpracovávané odbory p i pln ní jejich úkol v oblasti samostatné p sobnosti, rozhodnutí vydaná ve správním ízení, stanoviska k návrh m zákon , vyhlášek, sm rnic a usnesení vlády R zasílaných magistrátu m sta k p ipomínkovému ízení 7.2. písemnosti vyplývající z výkonu státní správy v oblasti p enesené p sobnosti, s výjimkou v cí, které pat í do p sobnosti rady m sta, komise nebo zvláštního orgánu 7.3. písemnosti vyplývající z ízení rozpo tových a p ísp vkových organizací na daném úseku innosti 7.4. materiály p edkládané orgán m m sta v souvislosti s jednacími ády t chto orgán a vydanými pokyny pro p edkládání materiál zastupitelstvu a rad m sta, stanovisko k návrh m opat ení jiných odbor magistrátu m sta 7.5. písemnosti vyplývající z výkonu sv ené pravomoci v oblasti pracovn právních vztah v souladu s pracovním ádem magistrátu 7.6. písemnosti týkající se vy izování stížností, oznámení a podn t ob an na sv ených úsecích innosti
4
7.7. ú etní doklady ov ující hospodá ské operace a jiné doklady hospodá ské povahy v souladu s platnými sm rnicemi 7.8. tajné materiály týkající se záležitostí obstarávaných odborem a opat ení na úseku civilní obrany 8. Vedoucí odd lení: - pokud je pov en zastupováním vedoucího odboru, podepisuje v jeho nep ítomnosti v zastoupení veškeré písemnosti jinak podepisované vedoucím odboru - na základ zmocn ní a ve stanoveném rozsahu dispozice finan ními a hmotnými prost edky - vy ízení b žné korespondence, která neobsahuje rozhodnutí, stanoviska nebo ešení v ci - písemné informace pod ízeným organizacím o usneseních orgán obce, týkající se t chto organizací, pokud jim p íslušnými orgány nebyly zaslány p ímo - zápisy z jednání nebo ízení, která za odbor ídil - další písemnosti, k jejichž podepisování je vnit ním aktem vedoucím zmocn n. 9. Ostatní zam stnanci magistrátu podepisují: 9.1. písemnosti zpracovávané odborem, k jejichž podpisu byli výslovn zmocn ni 9.2. písemnosti, které podepisuje vedoucí odboru, v p ípad , že byli pov eni jeho zastupováním 9.3. ú etní doklady ov ující hospodá ské operace a jiné doklady hospodá ské povahy podle konkrétního zmocn ní a schváleného dispozi ního oprávn ní. 10. P edsedové komisí: podepisují všechny písemnosti t chto komisí, zápis z jednání, ten spolu s pov eným lenem komise. V p ípad nep ítomnosti p edsedy na jednání podepisuje zápis len pov ený ízením jednání. 11. Zvláštní úprava podepisování: Podepisování dispozic s rozpo tovými prost edky v rámci Magistrátu m sta . Bud jovice je závazn upraveno sm rnicí . 6/04 o ob hu ú etních doklad , který jako závaznou sm rnici zpracovává podle ustanovení zákona . 563/91 Sb., o ú etnictví vedoucí odboru finan ního s odd lením rozpo tu, odd lením poplatk a odd lením ú etnictví. Na základ ob hu ú etních doklad jsou vyhotoveny podpisové vzory, na nichž jsou ur eni pracovníci oprávn ní na izovat a schvalovat hospodá ské a ú etní operace a pracovníci ur ení k p ezkušování p ípustnosti operací. 12. Razítka a pe et 1. P ehled o tom, která razítka byla jednotlivým odbor m magistrátu p id lena, vede odbor vnit ních v cí.
5
2. Razítek (kulatá razítka), pe etí a tiskopis se státním znakem lze použít jen obsahuje-li listina usnesení nebo rozhodnutí orgánu, nebo osv d uje-li d ležité skute nosti a oprávn ní. Tiskopisy a pe eti se státním znakem lze použít též p i slavnostních p íležitostech. 3. V b žném koresponden ním styku se tiskopisy, razítka a pe eti se státním znakem použít nesmí. V tomto p ípad se používají podélná razítka, která mohou sloužit i jako razítka adresovací a ozna ovací. 4. Užije-li se podélného razítka, otiskne se v pravé polovin papíru dva až t i ádky pod textem. Kulatá razítka se otiskují doprost ed pod textový sloupec. Záv re ná ustanovení l. 5 Tento podpisový ád nabývá ú innosti dnem 2. 11. 2006.
6
