Notulen Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering c.k.v. Avanti d.d. 7 oktober 2013
Aanwezig: Bestuur:
Pieter Pijper (voorzitter), Cindy Smeele, Jan Verkamman, Marieke Post, Arjan v.d. Sar, Heidi Hogervorst (notulen).
Overige leden: Roland Schenk, Louk Teunissen, Sandra Teunissen, Heleen Remmerswaal, Victor Remmerswaal, Guido Remmerswaal, Frank Remmerswaal, H.J. Tromp, S. van Aggelen, Eric Verweij, Paul Sedee, Ruud Lindenburg, Willem Pijper, Con Kranenburg, Ard de Graaf. Afwezig met kennisgeving: Jeanette Schreuder, John Hagen, Wout van Wijk, Marieke v. Winden, Erik Los, Sander Haine, Ouders Bart v.d. Helm, ouders Laura Duschek, Rene Deijk, Alvin de Bock, ouders Lisa Uiterdijk, ouders Kaj Boonman, Irene Montanari, ouders Iris v.d. Kooij, Pieter Hoevers, Mirjam Duin, Marleen Koerselman, Mathijs Kranenburg, Piet Franke, Dick Post, Bram Post, Heleen Post, ouders Eline v. Breukelen, Sander Baars, Annemieke v. Leersum, Nathalie v. Vliet. 1. Opening De voorzitter opent om 20.00 uur de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Mededelingen en ingekomen stukken De lijst met leden die zich afgemeld hebben voor deze vergadering wordt voorgelezen. Er zijn geen schriftelijke vragen binnengekomen. Punt 7 zal voor punt 6 behandeld worden. 3. Notulen Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van 08 oktober 2012. De notulen worden goedgekeurd met het verzoek deze in het vervolg te nummeren. Notulen Algemene Ledenvergadering van 13 mei 2013. De notulen worden goedgekeurd, met de opmerking dat het bestuur ook aanwezig was, de namen zijn echter niet genoteerd. 4. Jaarverslag 2012-2013 Het jaarverslag zal via een Power Point kort besproken worden. Een aantal punten zal voorafgaand ook nog ven mondeling besproken worden. Er waren dit jaar mooie sportieve resultaten, het 1e naar de HK gepromoveerd, de dubbel voor het 2e, en promotie voor het C1 naar de HK, met 2x een NK. Er is een bomvol programma op de zaterdagochtenden maar tot nu toe lukt het allemaal nog steeds.
1
In mei is er nog een Algemene Ledenvergadering geweest waarin het bestuur toestemming heeft gevraagd aan de leden voor een contributieverhoging. Deze contributieverhoging was nodig om de huurverhogingen van de gemeente te ondervangen maar ook t.b.v. exploitatietekort. Kostenbesparende maatregelen die al doorgevoerd zijn: Er wordt een gedeelte van het grasveld niet meer gehuurd van de gemeente, hierover is het bestuur in gesprek met de SKB commissie. Trainers uit eigen vereniging, let wel dit is voorlopig. Zodra er toch weer externe trainers nodig zijn, is deze bezuiniging niet meer van toepassing. Scheidsrechters Rompregeling: Het KNKV heeft een verplichting ingesteld voor het aantal scheidsrechters een vereniging moet leveren, afhankelijk van de grootte van de vereniging en het aantal teams dat wedstrijdsport speelt. Wordt hier niet aan voldaan dan volgen financiële en sportieve sancties. Avanti wil graag op zondag fluiten, maar deze wedstrijden komen bijna niet meer aan bod voor ons. Avanti kan ook beoordelaars leveren. Er is gevraagd aan het KNKV of dit ook bij thuiswedstrijden mag. Bond blijft echter in gebreke door nog steeds geen antwoorden hierop te geven. De vragen die Avanti heeft over de Rompregeling zijn ook binnen OEVADO gesteld (samenwerkingsverbond Delftse verenigingen m.b.t. scheidsrechters). Willem Pijper vindt dat Avanti samen met collega verenigingen een vuist moet maken naar de bond toe. Pieter Pijper geeft aan dat wij als Avanti extra geraakt worden door de grootte van de vereniging in de wedstrijdsport. Avanti heeft ook een verplichting scheidsrechters te leveren, er komen ook scheidsrechters bij ons fluiten. Het bestuur blijft in contact met de bond. Heleen Remmerswaal vraagt of het aantal wedstrijdteams dan niet verminderd worden. Wanneer we hiertoe overgaan worden de leden benadeeld. Willem Pijper geeft aan dat hij wel beoordelaar wil worden. Con Kranenburg geeft aan dat er pas een bondsscheidsrechter kwam voor een wedstrijd van de B2, maar dat er ook een Avanti scheidsrechter was. Waarschijnlijk een fout in scheidsrechters overzicht. Pieter Pijper geeft aan dat de regels misschien verruimd worden zodat we ook jeugdwedstrijden kunnen fluiten. Het bestuur heeft een duidelijke prioriteit in de scheidsrechters problematiek, Het jubileum: heet eerste halfjaar heeft een duidelijke prioriteit gehad voor de NKD 2012. Het tweede halfjaar heeft in het teken gestaan van de jubileum activiteiten, die allen zeer geslaagd genoemd mogen worden. Vrijwilligers: Er zijn er veel binnen de vereniging, maar er zijn er ook heel veel nodig. Er is dit jaar gelukkig een dubbele bezetting op de trainers voor de jeugdteams, maar er zijn nog veel meer taken. Het lijkt tegenwoordig dat mensen het product korfbal willen kopen, en er niets voor terug willen/kunnen doen. Het bestuur wil niet meegaan in deze trend. Onze cultuur is –met elkaar, voor elkaar-. Financiën: de eerste stap is gezet, maar er moet de komende jaren goed opgelet worden. Het KNKV wordt ingelicht over de stappen van de gemeente en het effect daarop voor onze financiële situatie. Het moet niet zo zijn dat Avanti mee gaat betalen aan de trainingen die het KNKV geeft in Kameroen. Jan Verkamman blijft penningmeester totdat vacature is opgevuld. Na de mondelinge toelichting is het de beurt aan de commissies.
Technische Commissie: er worden nu 47 teams gefaciliteerd, en er zijn 10 TC leden.
Speerpunten voor de TC zijn de breedtesport/jeugdfaciliteiten. Heleen Remmerswaal informeert naar persoonlijk ontwikkelingsplan. Cindy Smeele geeft aan dat er begonnen is met een pilot binnen de DEF groep. Dit is de leeftijd waarin de kinderen het meest moeten leren. Er wordt nu verder ontwikkeld in de hogere teams. Er komen persoonsdossiers van de kinderen waarin hun voortgang staat, maar waarin ook een medisch dossier opgenomen kan worden.
Scheidsrechterszaken: Avanti staat nog steeds goed aangeschreven bij de scheidsrechters die bij ons komen fluiten. Dit komt zeker door de goede ontvangst. Dit jaar staat de ontvangst
2
onder leiding van Bram Post. Voor 1 en 2 zijn er gastheren/vrouwen, bij 3 en 4 doen de coaches/aanvoerders dit. Voor de jeugdteams die te maken hebben met externe scheidsrechters zijn de contactouders ingeschakeld die dit zelf doen of in een roulatieschema met andere ouders.
Kantine en velden: Zoals eerder gemeld wordt er een gedeelte van grasveld terug gegeven aan de gemeente. Gemeente krijgt nu deksel op de neus want diverse verenigingen gaan zaalruimte/velden/graas terug geven aan de gemeente. In het sportbeleidsplan staat opgenomen dat Avanti in de toekomst een 3e kunstgrasveld krijgt. Al het gras gaat dan naar de gemeente. Maar dit is toekomstmuziek. Louk Teunissen geeft aan dat er een afspraak is met de gemeente dat zodra het Stanislascollege ruimte gebrek heeft, er gras naar het Stanislas gaat en Avanti richting Ammerlaan mag verplaatsen. Nieuwe stoelen zijn aangeschaft voor de kantine, met een goede actie die voor veel samenwerking zorgde. Schoonmaken via het rooster in combinatie met ouders jeugdteams loopt prima. Bardienst, vrijwilligers blijven nodig, maar ook professionalisering. Hans Verwey (horecaman in hart en nieren en Avanti lid) heeft expertise aangeboden.
Materiaal en de velden: Stille krachten in deze commissie, en alles altijd piekfijn in orde. PR en communicatie: In Het Blad en op de website worden weer advertenties opgenomen. Via Google Analytics zien we dat de bezoeken aan de teampagina’s steeds meer toenemen. Live score via website wordt in de toekomst verbeterd zodat dit ook goed bekeken kan worden op een tablet of mobiel. De externe communicatie via de Telstar en het AD loopt nog steeds prima.
Feesten, toernooien en andere activiteiten:
NevenActiviteitenCommisie: Goede bezetting in de jeugd NAC, interesse in activiteiten tot C leeftijd is goed, daarna neemt interesse af. Schoolkorfbal: Perfect toernooi gehad in 2013, er wordt nu al over gedacht hoe in 2014 te gaan organiseren i.v.m. teruggave gras aan gemeente. Femmeleedee: weer terug op de kalender, was leuk toernooi, bezetting nog wat mager. Rugbykorfbal was groot succes. VEO Hemelvaarttoernooi: er was weer een grote blauwe Avanti invasie in Voorburg!
Sponsorcommissie: De commissie is druk bezig de contracten in orde te maken. Hoofdsponsors die zeer trouw zijn aan de vereniging hebben contracten voor twee jaar getekend. Er is een nieuwe kledingfabrikant; Masita. De kleding zou per 1 oktober beschikbaar zijn, de fabrikant helft deze belofte niet gehouden. Ook sponsorkleding wordt aangepast i.v.m. overname door de fabrikant. Er wordt met Google Adsense gewerkt op de website, hier worden nieuwe sponsormogelijkheden mee benut.
5. Financieel jaarverslag Via een Power Point sheet wordt getoond hoe de Stichting en Avanti werken. De jaarcijfers van beiden zijn heel nauw verbonden. De stichting heeft een positieve meevaller voor Avanti van € 3000.00, dit komt terug in de cijfers van volgend jaar. Het exploitatietekort bestaat nog steeds, er wordt nog steeds aan gewerkt om dit terug te brengen. De tennisactie heeft goede resultaten opgeleverd.
3
Sjalestia van Aggelen informeert naar de mogelijkheid om de controle op inkomsten/uitgaven door b.v. een kassassysteem. Een investering op een kassasysteem is een te grote kostenpost op onze financiële positie. Voor een pinautomaat geldt dit ook. Victor Remmerswaal merkt op dat het gebruik van een rekenmachine achter de bar gestimuleerd kan worden. Con Kranenburg vraagt of de kosten aangepast kunnen worden. De penningmeester geeft aan dat dit een punt van aandacht is er worden al op allerlei punten kostenverlagingen doorgevoerd. De voorzitter geeft aan dat de grootste kosten de huur van de zaal en veld zijn en de bondskosten. 7. Verslag kascommissie Eric Verweij en Alvin de Bock hebben de kascontrole uitgevoerd, en de administratie goedgekeurd. Zij geven het bestuur het advies het debiteurenbeheer te verbeteren. Zij adviseren de aanwezige leden het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. 6. Gevoerd beleid en decharge bestuur. Het bestuur vraagt de aanwezige leden om decharge te verlenen. Dit wordt door applaus van de aanwezige leden verleend. 8. Aanstelling kascommissie 2013-2014 Alvin de Bock, niet aanwezig, heeft aangegeven ook in 2013 de controle te willen uitvoeren. Louk Teunissen wordt benoemd als tweede commissielid. Con Kranenburg wordt als reserve benoemd. 9. Verkiezing bestuursleden. Vertrekkend: Jan Verkamman, penningmeester, heeft deze functie 4 jaar bekleed. Jan blijft aan tot er een nieuwe penningsmeester is gevonden. Het bestuur wil Jan bij voorbaat danken hiervoor. Marieke de Hoog, bestuurslid Facilitaire zaken. Op het moment dat deze bestuursfunctie in het leven werd geroepen, heeft Marieke zich zelf aangemeld. Zij is een belangrijke schakel geweest tussen STAP en de kantinecommissie en bestuur. Een lastige taak waarvoor veel waardering is binnen het bestuur. Voorgedragen bestuursleden: Roland Schenk als bestuurslid Facilitaire zaken. Er zijn geen tegenkandidaten en Roland wordt aangenomen als nieuw bestuurslid. 10. Te voeren beleid
Technische commissie: Er komt een vervolg op het jeugdbeleidsplan. In het kort: Verbeteren
van trainers (train de trainer), talententraining door Steven Mijnsbergen, hoofdtrainer is verantwoordelijk voor gehele leeftijdscategorie. Aanbieden van trainingsstof aan trainers door bv. clinics. De TC heeft als speerpunt voor dit jaar de dialoog met de diverse doelgroepen die actief deelnemen aan het competitie proces. Scheidsrechters enthousiasmeren, b.v. door een alternatieve route naar Ahoy, als externe scheidsrechter. Interne scheidsrechters spelregelcursus aanbieden en via de praktijk 2e jaars en 1e jaars A laten fluiten onder begeleiding van ervaren scheidsrechters. Daarna via de bond examens doen. Vraag Erik Verweij: Willen we nog meer leden? Omvang is geen doel op zich, we hebben niet de ambitie om de grootste vereniging te worden.
4
Financiën: We staan er niet slecht voor maar er moet goed opgelet worden. Trainerskosten zullen in de toekomst alleen maar toenemen. Dit is een punt voor het bestuur voor de toekomst.
Kantinecommissie: Omzet blijft belangrijk. Er wordt bekeken of het clubhuis ook geschikt is om door derden te laten gebruiken. Con Kranenburg: misschien contact met de waterpolo? Zij komen hier regelmatig een biertje drinken. Er is nog geen contact, verwachting geen grote impact.
Sponsorcommissie en externe communicatie: De commissie bestaat momenteel uit 3
personen, Robert Verboon is nieuw. Communicatie met huidige en nieuwe sponsors is heel belangrijk. De sportplaatjesactie van de Plus komt eraan. De commissie is op zoek naar externe acties, b.v. door ouders op hun werk. We nemen deel aan Google Adsense. We plaatsen filmpjes op You Tube, daar worden advertenties voor gezet, wij ontvangen daar inkomsten voor. De website wordt in de weekenden druk bezocht, steeds meer via mobiel en tablet. De nieuwe website moet met het begin van het zaalseizoen gaan draaien. Er wordt momenteel een programma ontwikkeld om vrijwilligers in te zetten voor hun taken waarbij het programma bekijkt of een vrijwilliger dan zelf niet moet spelen of voor een andere taak is ingedeeld. Tijdens het zaalseizoen zal er al een versie in gebruik genomen worden voor de interne scheidsrechters. Victor Remmerswaal: Kunnen filmpjes van You Tube niet op de site geplaatst worden zodat er nog meer mensen gaan kijken. Dit is een optie alleen hebben we daar wel mensen voor nodig die dit kunnen gaan doen. Avanti is een vereniging waar alles stapje voor stapje gaat, zonder een beleidsplan. Bestuur reageert op dingen die binnen de vereniging gebeuren. Avanti moet wel de uitstraling behouden van een korfbalvereniging maar daarnaast fungeren als een tweede huiskamer, gezelligheid neemt een belangrijke plaats in. Dit gevoel moet binnen de hele vereniging voelbaar zijn. Ook dit is een punt voor de toekomst. 11. Stichting Avanti Pijnacker Voorwaarts. Jan Verkamman legt via een sheet uit wat de Stichting nu precies inhoudt. 12. Vaststelling begroting De begroting is al in mei vastgesteld maar met de opmerking dat er wijzigingen kunnen komen door onverwachte wendingen of STAP. Dit is nu ook gebeurd, er is een beleidsruimte van € 5000,00 ontstaan. Dit kan planmatig of voor een bepaald initiatief aangewend worden. Opmerking Willem Pijper: het zou prettig zijn als de Stichting haar cijfers bekend kan maken voordat de vereniging haar cijfers bekend maakt. Opmerking Con Kranenburg: geld voor toernooien en cursussen kunnen nu dus uit beleidsruimte komen. Begroting wordt vastgesteld. 13.Sluiting Willem Pijper bedankt het bestuur voor de inzet, en wenst hen succes met verdere ontwikkelingen. De voorzitter sluit om 22.35 uur de vergadering met een woord van dank aan alle aanwezigen.
5
