PICA seminar 22 april 2013 Presentatie naar aanleiding van proefschrift Paul Joustra Hoe om te gaan met fluctuaties in ziekenhuisprocessen teneinde de toegankelijkheid op een efficiënte manier te verbeteren? En… Hoe inzichten uit de dagelijkse praktijk kunnen bijdragen aan een verbeterde Paul Joustra
toegankelijkheid.
Waarom betere toegankelijkheid gewenst? • Toestand patiënt - Om periode van onzekerheid en ongemak te verkorten - Met lage wachttijd bewezen grotere kans op volledig herstel en lagere sterftekans voor verschillende oncologische aandoeningen en hartafwijkingen
• Toenemende concurrentie - Lage toegangstijd in top 3 voor keuze ziekenhuis - Meer mogelijkheden om ziekenhuizen te vergelijken
Waarom niet gewoon capaciteit uitbreiden? • Budgetrestricties
• Door vergrijzing verwacht tekort zorgpersoneel
Onderzoeksvragen Hoe kunnen de toegangstijd, wachttijd en doorlooptijd op efficiënte wijze worden verlaagd 1. Door fluctuaties in ziekenhuisprocessen te reduceren? 2. Door samenvoegen of juist scheiden van diverse patiëntgroepen? 3. Door proactief te managen?
Inzichten patiëntenlogistiek
1. Variatie veroorzaakt wachttijd 2. Wachttijd is niet lineair 3. Schaalgrootte speelt een belangrijke rol bij wachttijd
Inzichten patiëntenlogistiek
1. Variatie veroorzaakt wachttijd 2. Wachttijd is niet lineair 3. Schaalgrootte speelt een belangrijke rol bij wachttijd
Inzichten patiëntenlogistiek
1. Variatie veroorzaakt wachttijd 2. Wachttijd is niet lineair 3. Schaalgrootte speelt een belangrijke rol bij wachttijd
Inzichten patiëntenlogistiek
1. Variatie veroorzaakt wachttijd 2. Wachttijd is niet lineair
•Doorlooptijd
3. Schaalgrootte speelt een belangrijke rol bij wachttijd
•Benuttingsgraad
Inzichten patiëntenlogistiek
1. Variatie veroorzaakt wachttijd 2. Wachttijd is niet lineair
•Doorlooptijd
3. Schaalgrootte speelt een belangrijke rol bij wachttijd
•Benuttingsgraad
Inzichten patiëntenlogistiek
1. Variatie veroorzaakt wachttijd 2. Wachttijd is niet lineair 3. Schaalgrootte speelt een belangrijke rol bij wachttijd
Onderzoeksvragen Hoe kunnen de toegangstijd, wachttijd en doorlooptijd op efficiënte wijze worden verlaagd 1. Door fluctuaties in ziekenhuisprocessen te reduceren? 2. Door samenvoegen of juist scheiden van diverse patiëntgroepen? 3. Door proactief te managen?
Welke fluctuaties in ziekenhuisprocessen? Zorgvraag (aantal patiënten, aandoeningen, fitheid) Procestijd (consult, operatie, behandeling) Capaciteit (beschikbare slots per subspecialisme en urgentieniveau)
Typering van fluctuaties
• Natuurlijke variatie
• Kunstmatige variatie
Focus op verminderen kunstmatige fluctuaties
Effect van verlagen fluctuaties Laten zien aan de hand van twee case studies: Radiotherapie MRI
Radiotherapie afdeling Doorlooptijd tot bestraling verkorten voor spoed- en electieve patiënten
First Polikliniek Consultation OPD
Voor-
Preparation
bereiding
Radiation Bestraling treatment
Treeknorm: 80% binnen een week voor spoedpatiënten en 80% binnen 3 weken voor electieve patiënten Oplossing van afdeling: 4e bestralingsapparaat aanschaffen
Radiotherapie afdeling - Wachtrijtheorie - Computersimulatie
Aangetoond dat extra bestralingsapparaat niet voldoende is voor norm. En dat door capaciteit polikliniek beter te spreiden gedurende jaar de norm wel gehaald kan worden
MRI modaliteit Toegangstijd MRI te verlagen (later) Maar wachttijd in wachtruimte beperkt houden Resultaten data-analyse Veel verschillende geplande scanduren Wegkijken door radioloog om kwaliteit te controleren Scans met wegkijken vertonen veel meer variatie Oplossing: Standaardiseren protocollen
Onderzoeksvragen Hoe kunnen de toegangstijd, wachttijd en doorlooptijd op efficiënte wijze worden verlaagd 1. Door fluctuaties in ziekenhuisprocessen te reduceren? 2. Door samenvoegen of juist scheiden van diverse patiëntgroepen? 3. Door proactief te managen?
Effect samenvoegen of scheiden patiëntgroepen Laten zien aan de hand van drie case studies: MRI Endoscopie Radiotherapie
MRI modaliteit van radiologie afdeling Toegangstijd verkorten tot MRI-scan •
80% van electieve patiënten binnen 2 weken
MRI modaliteit van radiologie afdeling Toegangstijd verkorten tot MRI-scan door •
samenvoegen van drie medisch verschillende maar logistiek vergelijkbare patiëntgroepen
•
waardoor toegangstijd van 40 dagen naar 10 dagen
Endoscopie afdeling Toegangstijd verkorten voor scopie : •Alle spoedpatiënten binnen 24 uur •95% electieve patiënten binnen 3 weken Net als bij MRI is capaciteit verdeeld over spoed en electieve patiëntgroepen van verschillende subspecialismen (soorten scopiën) In tegenstelling tot MRI nu veel randvoorwaarden voor planning -
Beperkt aantal scopiën Per arts verschillende specialisaties en beschikbaarheid Onderzoekskamer niet voor alle soorten scopiën geschikt
Endoscopie afdeling Analyse met • simulatie voor minimale capaciteit per groep • lineair programmeren voor herverdelen capaciteit zodat patiënt in geschikte behandelkamer met beschikbare, gespecialiseerde arts Oplossing •Capaciteit voor spoedpatiënten halveren zonder dat het percentage overboekingen sterk toeneemt •Bovendien twee electieve patiëntgroepen samenvoegen, maar juist scheiden semi-spoed en spoedpatiënten
Vervolg radiotherapie afdeling Alternatief voor fluctuaties in capaciteit poli verlagen:
Capaciteit poli verdelen over spoed en electieve patiënten
Focus op poli: type 1 is spoed en type 2 is electief
Trade-off: 1. Geen onderscheid spoed en electieve patiënten: ook electieve groep moet aan spoed target voldoen 2. Wel onderscheid spoed en electieve patiënten: 3. elke patiëntgroep moet aan eigen target voldoen
Vervolg radiotherapie afdeling Resultaten wachtrijtheorie met standaard M|M|s formules en: ρ1 = bezetting spoed ρ2 = bezetting electief Wp = wachttijd samen W1 = wachttijd spoed
Vervolg radiotherapie afdeling Resultaten simulatie
Huidige situatie: gelijke capaciteit nodig maar service level in gescheiden situatie beter
Verschillende alternatieve scenario’s
Hoe stringenter spoed target hoe voordeliger om capaciteit te scheiden
Met jockeying van electieve naar spoed wachtrij daalt benodigde capaciteit
Patiëntmix en schaalgrootte beïnvloeden keus niet
Onderzoeksvragen Hoe kunnen de toegangstijd, wachttijd en doorlooptijd op efficiënte wijze worden verlaagd 1. Door fluctuaties in ziekenhuisprocessen te reduceren? 2. Door samenvoegen of juist scheiden van diverse patiëntgroepen? 3. Door proactief te managen?
Effect proactief management Laten zien aan de hand van twee case studies: Operatiecentrum Oogheelkunde
Operatiecentrum Overwerk en percentage annuleringen reduceren door •
Geplande operatieduur beter inschatten met regressie-analyse Zelfde soort operatie en door dezelfde chirurg
Operatiecentrum Overwerk en percentage annuleringen reduceren door •
Geplande operatieduur beter inschatten met regressie-analyse
•
Bij Neurochirurgie en Gynaecologie kan operatieduur inderdaad veel accurater ingeschat worden
•
Voor Oogheelkunde beperkte verbetering mogelijk
Oogheelkunde afdeling Wachttijd voor operatie structureel beheersbaar maken door gevolgen van veranderende patiëntmix inzichtelijk te maken
Oogheelkunde afdeling •
Alle operatieduren optellen is niet voldoende want uit regressie-analyse bleek dat benutting OK afhankelijk is -
gemiddelde operatieduur percentage annuleringen wachttijd operatie (en dus urgentie patiënt)
•
Interactief tool in Excel ontwikkeld zodat afdelingshoofd zelf beslissingen kan nemen over patiëntmix om gevolgen inzichtelijk te krijgen voor toekomstig benodigde OK-capaciteit
•
Om tijdig capaciteit uit te breiden of patiëntmix anders te sturen
Antwoorden op onderzoeksvragen
1. Minder fluctuaties in zorgvraag, procestijden en capaciteit leiden tot betere toegankelijkheid 2. Samenvoegen of juist scheiden a. van patiëntgroepen met verschillende spoedcategorieën is afhankelijk van het verschil in urgentie b. van medisch verschillende maar logistiek vergelijkbare patiëntgroepen leidt tot lagere toegangstijden 3. Proactief handelen op operationeel, tactisch en strategisch niveau zorgt voor een betere toegankelijkheid
Antwoorden op onderzoeksvragen
Antwoorden op onderzoeksvragen
Antwoorden op onderzoeksvragen
Antwoorden op onderzoeksvragen
Afsluiting
Vragen? Contactinformatie
[email protected]
