Focus op contractbeheer
PIANOo Congres 26 mei 2011 Mr. Pauline Bos tel. 070-3819724 E-mail
[email protected] © Pro P o 10 03102006
Partners in Procurement & Tendering Carolina van Nassaustraat 27 2595 TK Den Haag Nederland T 070 - 3819724 F 070 - 3352403 M 06 - 44428987 E
[email protected] of
[email protected]
03102006
D l van de Doel d sessie: i
• • • •
Organisaties die onbekend zijn met contractbeheer te helpen met het opstarten daarvan. H Hoe verkoop k ik contractbeheer b h in i mijn ij organisatie. Hoe overtuig ik het management, management kan ik bijdragen aan de bezuinigingen, etc. Wat kost contractmanagement contractmanagement, wat levert het op en hoe maak ik het meetbaar? En hoe begin ik, ik welke contracten pak ik als eerste aan.'
03102006
V Verwachtingen hti vanuit it d de aanwezigen i - Hoe gaat het meer leven binnen mijn organisatie - Hoe krijg je de info op een eenvoudige manier uit je organisatie - Welke contracten moet ik opnemen? - Hoe moet ik contractbeheer opzetten?
Overig 17% Universiteiten g en Hogeschool 9%
Waterschappen 11% Rijk 13%
Aanwezigen
Gemeenten 44%
Provincies 6%
03102006
D start De t t 1. Steun van het management 2 De 2. D projectorganisatie j t i ti 3 Definities 3.
03102006
1. Steun van het management - Aanleiding g om te starten met contractbeheer - Zoek een sponsor binnen het MT - Vraag bij teamleiders/afdelingshoofden waar zij behoefte aan hebben (business gerichte inkoop)
03102006
D l t lli Doelstelling van contractbeheer t tb h De doelstellingen van contractbeheer in het algemeen luiden: 1. Voor het sluiten van contracten; het verkrijgen van goede d afspraken f k en het h reduceren d van onzekerheden over toekomstige prestaties 2 Voor het uitvoeren van contracten; het 2. zorgdragen voor de juiste prestaties met de juiste kwaliteit op het juiste moment op de juiste plaats met de juiste hoeveelheden. 3. Voor het beëindigen g van contracten;; op p een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment.
03102006
W t is Wat i nodig di bij contractbeheer t tb h 1. (De)centraal beschikbaarheid van (i f (informatie) ti ) uit it contracten t t 2 Totstandkoming van contracten door de juiste 2. personen in de organisatie op het juiste moment 3. Bewaking en rapportage van de in de contracten t t vastgelegde t l d activiteiten ti it it op h hett juist moment door de juiste persoon 03102006
W t is Wat i nodig di bij contractbeheer t tb h 1. (De)centraal beschikbaarheid van Contractregistratie (i f (informatie) ti ) uit it contracten t systeem t 2 Totstandkoming van contracten door de juiste 2. personen inBeschrijving de organisatie op het juiste contracteringsproces moment 3. Bewaking en rapportage van de in de contracten t t vastgelegde t l dRappelactiviteiten ti iten it op h hett juist moment door de juiste persoon rapportagesysteem 03102006
2 Projectorganisatie 2. P j t i ti Wie moet er in de projectgroep: -
Inkoper (inkoopcoördinator) Juridische zaken Financiële zaken Afdelingen waar veel contracten worden afgesloten; bijv. P&O, ICT, Projectbureau - DIV afdeling (documentaire informatie voorziening) - ICT-specialist
03102006
A ti it it Activiteiten bij contractbeheer t tb h 1. Beheer van contractgegevens 2. Archivering van contracten in de fysieke vorm 3. Bewaken van acties en planning, tevens een signaleringsfunctie 4. Managementrapportages 5. Centraal aanspreekpunt
03102006
A ti it it Activiteiten bij contractbeheer t tb h 1. Beheer van contractgegevens : (de)centrale contractbeheerders 2. Archivering van contracten in de fysieke vorm : DIV medewerkers 3. Bewaken van acties en planning, tevens een signaleringsfunctie : inkoop ism contractbeheerders en contractverantwoordelijke 4. Managementrapportages : inkoop 5. Centraal aanspreekpunt : inkoop 03102006
Welke g gegevens g en waar vastleggen • Zorg dat je de gegevens niet 2x moet vastleggen in verschillende systemen • Zorg dat je contractbeheer past bij het inkoopmodel (centraal, decentraal of gecoördineerd). gecoördineerd)
03102006
W lk gegevens vastleggen Welke tl • • • •
NAW gegevens Welke voorwaarden zijn gebruikt Contractdatum, looptijd en vorm (soort contract) KPI’s Succesfactoren systeem: y - Koppeling met DIV/DMS systeem - Rappelfunctie pp ((automatische signaleringsfunctie) g g ) - Makkelijk en toegankelijk appo tages - Rapportages - Vrijheid om functionaliteit zelf aan te passen
03102006
D fi iti Definities Contractbeheer : Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de j i juiste plaats l iis, ter ondersteuning d i van het h gehele h l contractmanagementproces. Contractmanagement : Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, input getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, g g , beheerd en bewaakt;; teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren. 03102006
D fi iti contract: Definitie t t Een contract E t t (overeenkomst) ( k t) iis een afspraak f k tussen 2 of meer partijen, waardoor er rechten en plichten ontstaan ontstaan. De ene partij moet een prestatie leveren. De andere partij heeft recht op p deze prestatie, p maar heeft de p plicht hiervoor te betalen. Aanbod en acceptatie •Tweezijdig ondertekende overeenkomst •Overeenkomst Overeenkomst in vorm van een offerte met een schriftelijke opdracht •Schriftelijke opdracht met een schriftelijke bevestiging 03102006
W lk contracten: Welke t t - Alleen nieuwe contracten vastleggen en contracten waarvan een factuur is binnengekomen - Alle raamovereenkomsten - Alle nadere overeenkomsten voortvloeiend uit de raamovereenkomsten k t 03102006
contractgroepen in de beslisboom werken
leveringen
diensten
automatiseringscontracten standaard hard-/software
x
maatwerksoftware
x
ICT- dienstverlening
x
onderhoudsdiensten
x
personeelscontracten
x
inhuur uitzendpersoneel
x
werving en selectie voor detachering, zie dienstverlening onderhoudscontracten (op machines e.d)
x
koopcontracten
x
dienstverleningscontracten technische dienstverlening
x
juridische dienstverlening
x
organisatieadviesdienstverlening
x
verzekeringscontracten bouwcontracten
x x
03102006
Wat kost het en wat levert het op: Kosten: - Interne kosten: uren projectorganisatie voor het opzetten en uren contractbeheerders voor beheer contracten - Externe kosten: k software f (max. ( € 20.000,-)) + onderhoud + licenties W t llevertt h Wat hett op? ? - Vier je successen - Maak M k het h t meetbaar tb bij start t t nieuwe i aanbesteding - Bijdrage aan bezuinigingen 03102006
Contracteringsproces g p Processtap 1 Behoeftespecificatie; 2 Overleg met betrokkenen 3 Benaderen van de markt 4 Selectie wederpartij; 5 Overleg met de wederpartij
Projectleider / Opdrachtgever / Teamleider Budgethouder Gebruiker
A A A A A
R
R R
A
R
C
R R
Contractbeheerder
C C
9 Archivering originele contract; Genereren en distribueren van 10 informatie; Bewaken van uitvoering en 11 beëindiging; 12 Uitvoering; 13 Beëindiging;
R R A A
14 Volledigheidscontroles; Inrichten en opschonen van 15 archief en registers. 16 Evaluatie en nazorg C = consult
A
R R R R R R = responsible
`JZ
DIV
S S C S A
C
6 Beoordeling; 7 Autorisatie; Registratie in 8 contractenregister (CRS);
Inkoopcoordinator
I
A A I
A
C
A
I A I C
C S = support
I
C/I C A I A = activiteit
I= geinformeerd worden
R = responsible, verantwoordelijk, wie is bevoegd om een besluit te nemen A= activiteit,, wie draagt g zorg g voor uitvoering g S= support, wie moet een bijdrage leveren C= consult, wie moet om advies worden gevraagd I= informatie, wie moet geinformeerd worden
03102006
Contracteringsproces Afdeling: Soort contract: Input
Output
Betrokkenen
2. Overleg met betrokkenen
Programma Eisen en wensen van eisen betrokkenen; (PvE); Checklist specificatie Specificatie / (diensten, werken, Offerteaanvra Betrokkenen moeten gevraagd worden naar leveringen) ag / Bestek hun eisen en wensen De inkoopcoördinator moet worden geraadpleegd voor de inkoopstrategie en de PvE (versie 1) PvE (versie 2) inkooptactiek
3. Benaderen van de markt
PvE; uitvoeringsregels, AIV; marktinformatie; beslisboom aanbestedingen
Offertes; Proces Verbaal van Op basis van de beslisboom aanbestedingen aanbesteding wordt de markt (schriftelijk) benaderd
4A. Selectie wederpartij; d tij
Off t Offertes
Inkoop- of Op basis van de offertes wordt een offertegunningadvies i d i vergelijking lijki gemaakt kt d door de d projectleider j tl id
4B. Advies inkoopcoordinator
Inkoop- of gunningadvies (versie 1)
De inkoopcoördinator moet worden Inkoop- of gunningadvies geraadpleegd voor het geven van advies (versie 2) omtrent de keuze van de wederpartij
1. Behoeftespecificatie;
De opdrachtgever moet akkoord geven
03102006
A d ht Aandachtspunten t - Begin klein - Pas je aan aan je organisatie - Zorg voor een centrale contactpersoon
03102006
Einde Ei d dank voor uw inbreng! Vragen?
[email protected] www.pro10.nl 10 l 03102006
