Philip Mortelmans: Informatica verhoogt productiviteit medewerkers. van Mortelmans Philip Architecten BVBA. Een initiatief van Microsoft voor de KMO

Een initiatief van Microsoft voor de KMO

MEI 2004

Philip Mortelmans: Informatica verhoogt productiviteit medewerkers van Mortelmans Philip Architecten BVBA

Informaticabeveiliging Beter voorkomen dan genezen

ICT-investeringen in de lift in 2004

Hoe verbeter ik de doeltreffendheid van mijn verkoopsafdeling?

In 2004 kennen de ICT-investeringen zowel in grote bedrijven als in KMO’s een heropleving. In KMO’s met minder dan 50 werknemers mogen we zelfs spreken van een spectaculaire groei, aangezien een kwart van deze bedrijven hun ICT-budget met meer dan 20% zag stijgen. De hoofddoelstellingen: de optimalisering van de beveiliging en de verbetering van de websites.

ICT-STUDIE - INSITES CONSULTING. BELGISCHE ONDERNEMINGEN WILLEN IT-BUDGET VERHOGEN

16

14

Snel, betrouwbaar en eenvoudig. Dit zijn drie kwaliteiten die de KMO Valio-Vache Bleue wenste voor haar beheersysteem van Pocket PC’s van haar merchandisers. Dit is nu een feit dankzij het gebruik van Window Server 2003, Microsoft Pocket PC 2003 en van .Net.

VALIO-VACHE BLEUE BELGIË: DE OPTIMALE COMMERCIELE OPVOLGING SunGard is een specialist in geïntegreerde IT-oplossingen voor de financiële wereld. In Luxemburg biedt dit bedrijf software aan voor verschillende doeleinden, waaronder Private Banking, het Beheer van Portefeuilles, Administratie en het Beheer van Investeringsfondsen. SunGard biedt verder ook diensten aan op het gebied van ‘Remote Operating’.

SUNGARD LUXEMBURG. OPTIMALISERING VIA OSL-LICENTIE EN CENTRALE SERVER

4 ACTUEEL

28

20 MORTELMANS: INFORMATICA VERHOOGT PRODUCTIVITEIT MEDEWERKERS

5 VOORWOORD 24 VITALIS: VLOTTE

COMMUNICATIE

10 E-HOME 12 PROUDFOOT CONSULTING: ICT, ONFEILBARE ONDERSTEUNING VAN PRODUCTIVITEIT

28 SUNGARD LUXEMBURG: OPTIMALISERING VIA OSL-LICENTIE

EN

CENTRALE SERVER

30 NIEUWE

PRODUCTEN

14 INSITES CONSULTING 34 ANTWOORD 16 VALIO-VACHE BLEUE : DE

OPTIMALE

VAN EEN KENNER: INFORMATICABEVEILIGING

COMMERCIELE OPVOLGING

OM HET MAGAZINE IN HET FRANS TE ONTVANGEN. CONTACTEER ONS: MICROSOFT BELUX CULLIGANLAAN 1 MADISONGEBOUW 1831 DIEGEM TEL.: 02/503.31.13 FAX: 02/704.35.35

http://www.stayconnected.be Hoofdredacteur Frédéric Humblet Vormgeving Arnaud Buffet Opmaak Grafiki Redactiemedewerkers Anders Brunlid, Johan Debière, Alain Deladrière, jan Hoffman et Bert Verbeke Foto’s Daniël Rys Coördinatie Claudine Andrien directrice s.a. PMEKMO n.v. Directeur publicatie Gerald Demortier Verantwoordelijke uitgever Alexandra Bor - Microsoft Belux S.P.R.L. Culliganlaan 1, 1831 Diegem Madison-gebouw,T:.02/704.30.00 - F:02/704.35.35 - BTW:BE 437.910.359.Stay Connected Magazine is uitgegeven voor Microsoft Belux door SA Editions PMEKMO Uitgeverijen NV Perulaan 77b 1000 Brussel. Alle rechten voorbehouden. Elke gedeeltelijke of volledige reproductie zonder voorafgaande toestemming van de uitgever is strikt verboden. De opinies komen van de auteurs en niet van Microsoft Belux. Oplage 10000 exemplaren. Drukker Vanderpoorten. Stay Connected Magazine is niet verantwoordelijk voor de manuscripten en ongevraagde foto’s.

Stay Connected Mei 2004

3

Actueel

Datatransmissie met een hoge snelheid en mobiliteit DE VRAAG VAN MOBIELE medewerkers naar een snelle en directe toegang tot informatiebronnen blijft maar stijgen. Deze vaststelling is vooral van toepassing voor KMO’s, waar het kader vaak zo vlug mogelijk een hoeveelheid gegevens uit verschillende afdelingen moet kunnen verzamelen, om zo de perfecte opvolging van haar taken te kunnen waarmaken. Deze nood manifesteert zich minstens even duidelijk bij de klanten. Wat hier primeert, is immers de mogelijkheid om de klant snel een antwoord te geven. Die moet op een simpele en ultrasnelle manier toegang krijgen tot de nodige gegevens, welke technologie hij of zij hier ook voor gebruikt. Uitgaand van deze vaststelling versterkt Proximus zijn Mobile Business Solutions-strategie en lanceert ze een nieuwe dienst, de ‘UMTS’, voor haar professionele gebruikers. De Vodafone Mobile Connect Card

is een data-kaart die u van op uw laptop tot tien keer sneller dan via het bestaande GPRS-netwerk toegang geeft tot e-mail, internet en uw interne bedrijfsinformatie.(1) De data-kaart, via de bijhorende software eenvoudig te installeren, is een abolute primeur voor Belgïe: het is de eerste zogenaamde UMTS-toepassing, die steunt op het gloednieuwe UMTS-netwerk van Proximus. Antwerpen, Brussel, Charleroi, Gent, Luik en Namen worden al gedekt door het UMTS-netwerk van Proximus. Tussen nu en eind 2004 wordt nog een uitbreiding verwacht naar zes andere steden. (1) Indien uw bedrijf over de nodige infrastructuur (Proximus Mobile Intranet of Virtual Private Network) beschikt.

http://business.proximus.be/nl/ Vodafone_Mobile_Connect_Card/ index.html

Cijfers Sterkere toename ADSL in Europa 60000

50000

40000

30000

20000

10000

0 West-Europa W estt-EEuropa op

2002

4


Oo Oost-Europa ost-E -Eu uropa opaa

2003

Ver Verenigde reniigd gde St Staten tate

2004

Japan pa

2005

Res Rest est wereld w weereld ld

2006

Bron: EITO Task Force

In Europa zal ADSL het meest toenemen in 2006. De groeit bedraagt 39%, tegenover 32% in de VS en 28,6% in Japan.

Actueel

IT, BRON VAN PRODUCTIVITEIT E IT KAN DE PRODUCTIVITEIT van de ondernemingen in de komende jaren nog aanzienlijk verhogen. Heel wat studies, waaronder die van management consultant ProudFoot Consulting, komen tot dezelfde vaststelling. Het onderzoek is vooral dieper ingegaan op het verkoopspotentieel van de bedrijven en heeft heel wat gebreken aan het licht gebracht. Zowat drie bedrijfsleiders op vier overschatten bijvoorbeeld de tijd die hun sales personeel effectief aan actieve verkoop besteden. Er is nochtans ruimte voor verbetering en voor elk probleem bestaat er wel een oplossing. De bedrijfsleiders en hogere kaderleden weten dat een doeltreffender communicatie, goed opgeleide werkkrachten en een verbeterde IT-omgeving bijdragen tot een productiviteitsstijging van de onderneming. Een werknemer die in zijn dagelijks werk kan genieten van een professionele omkadering, wordt rendabeler dankzij zijn verhoogde efficiëntie. Hij zal des te gemotiveerderder zijn om zijn firma - een topbedrijf - met brio te vertegenwoordigen en zal zich inzetten om dit competitieve imago te handhaven. De toegang tot bedrijfsinformatie, het gedeelde gebruik en de verspreiding ervan zijn niet mogelijk zonder een moderne informatica-infrastructuur, gebaseerd op beproefde en wijdverbreide besturingssystemen en softwareprogramma's. Allemaal domeinen waarop Microsoft Belgium aanwezig is…

D Noteer in uw agenda ! Seminaries om makkelijk uw kennis te vergroten en doeltreffendheid te verhogen Niemand twijfelt nog aan het belang van de seminaries van Stay Connected. Ze stellen u op zeer korte tijd (amper een halve dag) in staat om makkelijk uw kennis te verdiepen aan de hand van demonstraties en getuigenissen. De seminaries leveren u de laatste inlichtingen over de oplossingen van de Stay Connectedpartners met thema’s die van essentieel belang zijn voor uw onderneming: samenwerking, communicatie, mobiliteit en veiligheid. Info: http://www.microsoft.com/belux/nl/business/ seminars.mspx De Business Workshops zijn dan weer seminaries die u inlichten over alles wat u wilt weten over de oplossingen en producten van Microsoft Business Solutions inzake zakelijk beheer, logistiek, boekhouding en zelfs specifieke oplossingen per industrietak.

Bruno Segers, General Manager Microsoft Belux

Info: http://www.microsoft.com/belux/nl/business/ workshops.mspx Vergeet niet dat het gebruik van de juiste technologieën een toegevoegde waarde kan betekenen voor uw zaken.


5

Actueel

HAAL HET MAXIMUM UIT UW SOFTWARE Een geslaagde afschrijving van een aankoop laat zich grotendeels bepalen door de capaciteit die een gebruiker uit het product kan halen. Als gebruiksaanwijzingen van software dan eenvoudiger neigen te worden, zal het ook steeds vaker voorkomen dat deze te beperkt blijven als het er op aankomt om alle mogelijkheden en functies van het programma te ontdekken. Om met dergelijke problemen af te rekenen, beperkt de meerderheid van de fabrikanten zich momenteel tot het aanbieden van een telefonische hulpdienst met betalend nummer. Anderen daarentegen bieden u een bijkomende bron van informatie via het Internet. Het gaat om gesimplifieerde, gratis producttrainingen die te vinden zijn op hun sites, zoals Microsoft Office Online. Aan u de keuze! http://office.microsoft.com/training

PROMOTIONELE AANKOOPDIENST VOOR KMO’S Onlangs ontwikkelde HP een online aankoopdienst die volledig ten dienste staat van KMO’s. Deze laat toe om op een eenvoudige manier bestellingen te plaatsen, en bevat bovendien informatie over recente aanbiedingen. Elke maand kan de KMO er de jongste promoties terugvinden die betrekking hebben op producten die voldoen aan zijn noden. De aankoopprocedure zelf is zeer transparant: eenmaal het artikel is geselecteerd, wordt de KMO naar het beveiligde platform van de gekozen wederverkoper van HP geleid. http://h41166.www4.hp.com/ catalogue/be/nl/04-04/index.html

ANTI-SPAM TECHNOLOGIE Om spammers te ontmoedigen valse adressen te gebruiken die hun toelaten om mailboxen te overspoelen met boodschappen, overweegt het normalisatie-instituut IETF om de methode van de Sender Permitted Form over te nemen.Dit is een protocol dat domeinbeheerders toelaat om in hun databases DNS (Domain Name Service) aan te geven wie wel en niet gebruik mag maken van hun domeinnaam bij het versturen van mails. Omdat Microsoft zelf zeer begaan is met de spamming-problematiek, stelt het voor om ‘Caller ID’ toe te passen. Dit is een cryptografische oplossing die een mooie toekomst tegemoet lijkt te gaan, gezien de constante groei van spam bij e-mail. http://www.microsoft.com/ mscorp/twc/privacy/

6


Professionele kwaliteit en hoge prijzen PARTICULIEREN DIE zich de laatste jaren uitrustten met de laatste nieuwigheden op informaticavlak, konden volop genieten van een hoge kwaliteit tegen competitieve prijzen. Het enige wat hier nog aan ontbrak, was een gelijkaardige formule voor het bedrijfsleven, zodat ook ondernemingen hiervan konden profiteren. Onlangs kwam HP aan deze nood tegemoet, door het aanbieden van een gamma servers die uitblinken door een hoge betrouwbaarheid, eenvoud in het gebruik en een goede prijs/kwaliteit verhouding. De HP Proliant ML 110 richt zich in het bijzonder op KMO’s, die zo de mogelijkheid krijgen om alle mogelijke bedrijfsinformatie te beheren en te centraliseren. Hij is voorzien bij de

aankoop van een Intel Pentium 4 processor, die garant staat voor een zeer hoge snelheid, en kan uitgerust worden met Microsoft Small Business Server 2003. Deze laatste voorziet een directe toegang tot alle mogelijke mails, de faxen, het web (intranet of extranet), (gedeelde) informatie,… onder de best mogelijke omstandigheden en in alle veiligheid. De boodschap is duidelijk: verschaf de KMO wereldwijd toegang tot professioneel materiaal zorg er zo voor dat de KMO spectaculair kan groeien, rekening houdend met de financiële mogelijkheden.

http://www.hp.be/hpideas/nl/server.cfm www.microsoft.be/sbs

Actueel

Telefonische oproepen vanuit de KMO beheren via het Internet WE LEVEN IN EEN TIJDPERK waar vrijheid van communicatie hoog in het vaandel wordt gedragen, en dat maakt het niet altijd gemakkelijk om privé-telefoongesprekken vanuit de KMO te controleren. Nu bestaat er echter een efficiënt en gratis middel dat toelaat om de telefoonrekeningen binnen de onderneming onder controle te houden. Dit kan dankzij de Bill Viewer van Belgacom die werkt via het Internet. Deze dienst van Belgacom zorgt voor een volledig overzicht van de laatste factuur, inclusief een gedetailleerd overzicht van alle gemaakte verbindingen. Daarnaast geeft de Bill Viewer ook een lijst weer van te factureren oproepen, evenals het totaalbedrag van de factuur, creditnota’s en de betalingen van de laatste 18 maanden. Inschrijven voor de dienst van Bill Viewer gebeurt online, u hoeft enkel uw klantnummer, de datum van uw laatste factuur en uw activatiecode in te geven. Voortaan kunnen hardnekkige kletskousen maar beter op hun tellen passen! http://www.belgacom.be/bill

Draadloze internettoegang in uw hotel, tijdens een seminarie... U hoeft niet langer te wachten tot u thuis of op kantoor bent om te surfen. Voortaan volstaat het te stoppen in een Belgacom ADSL of een Proximus Hotspot, om te genieten van een razendsnelle verbinding. Proximus Wireless LAN is een dienst die u via een draadloos netwerk toegang biedt tot internet op bepaalde openbare plaatsen zoals hotels, seminarieruimtes enz. In deze hotspots kan u op internet surfen, uw email behandelen of toegang krijgen tot uw interne bedrijfsnetwerk. U hebt enkel uw draagbare computer of een PDA en een Wireless LAN-kaart nodig. Infolijst Proximus Hotspots: http://business.proximus.be/nl/wireless_Lan/index.html Info Belgacom Hotspots voor bedrijven: http://www.belgacom.be/hotspot

8


Geef uw zaak een eigen virtuele etalage UW EIGEN DOMEINNAAM, de creatie van uw website, het beheer en de hosting van uw webstek op een speciaal voorbehouden plaats op de Belgacom servers… dat alles biedt Belgacom u aan via Web Presence Services. Een doeltreffende, professionele en creatieve manier om,mits een kleine investering, een grote meerwaarde te creëren voor uw zaak. www.belgacom.be/webservices

Actueel

Win met e-Home COMPUTERS EN INTERNETVERBINDINGEN zijn nog steeds een zeldzaamheid in een groot aantal van de Belgische woningen. Recente enquêtes bevestigen dit en tonen aan dat het bezit van informatica-uitrusting nationaal gezien beperkt blijft tot 42%. Nog slechter is het gesteld met de verspreiding van de internetverbindingen, waarover slechts 32% van de huishoudens beschikken. Om de rest van Europa bij te benen, beslisten Belgacom, Intel, HP en Microsoft om werk te maken van eHome. Dit initiatief moet werkgevers ervan overtuigen dat hun medewerkers alle baat hebben bij een Internetaansluiting thuis en dat ze dus die mensen moeten voorzien van een computer. Om dit mogelijk te maken, doen de vier leden van de coalitie een beroep op PC Privé, een initiatief van de federale regering, dat de IT-uitrusting van werknemers fiscaal wil aanmoedigen. Hiervoor bestaan twee mogelijkheden. Vooreerst is het mogelijk dat de werknemer rechtstreeks eigenaar is van een PC en haar randapparatuur. De tussenkomst van de werkgever blijft dan beperkt tot

maximaal 60% van de aankoopprijs van het toestel, met een plafond van 1.250 euro, BTW niet inbegrepen. In het tweede geval is de werkgever eigenaar van het materiaal dat hij ter beschikking stelt van zijn medewerkers voor privé-gebruik. Dit gebruik wordt beschouwd als een belastbaar voordeel dat forfaitair aan een tarief van 180 euro wordt belast voor PC’s en 60 euro per jaar voor het Internet. Om aan de vraag te kunnen voldoen, stellen Belgacom, Intel, HP en Microsoft een compleet pakket voor, dat bestaat uit een Pavilion PC van HP die voorzien is van een Intel®

Pentium® processor, een Office 2003 Standard Edition en een Belgacom ADSL-lijn, waarmee je supersnel kunt surfen, en waarbij de factuur gedeeld wordt. De vier initiatiefnemers van eHome hebben een simulator op punt gezet, die te vinden is op een website (zie onder). Werkgevers, zowel als werknemers kunnen zo de voordelen van deze fiscale constructie leren kennen. Uitgaand van een aantal vaste parameters die je moet invoeren op de site, berekent de module het fiscale voordeel van uw investering. Eenvoudiger kan niet!

BEREKEN DE VOORDELEN VOOR UW ONDERNEMING DANKZIJ DE SIMULATOR In het kader van de nieuwe PC Privé-wet hebben Belgacom, Intel, HP, Microsoft en Deloitte Consulting deze simulator ontwikkeld om de financiële besparingen te berekenen die uw onderneming kan realiseren bij het opzetten van een HR-strategie. Met de nieuwe fiscale wet is het immers mogelijk de aanschaf van een pc en de internetaansluiting te beschouwen als een vorm van beloning die een onderneming geeft aan haar werknemers. Dit valt hierbij onder een regeling vergelijkbaar met die van een bedrijfswagen. Deze nieuwe regeling maakt het mogelijk de netto/bruto-verhouding van het totale loonpakket substantieel te verhogen. Bekijken we bijvoorbeeld de betaling van een bonus van € 100: - Voor een brutobedrag van € 100, moet de werkgever in principe € 134,8 betalen (incl. de patronale bijdrage) terwijl de werknemer slechts een nettobedrag van € 50 ontvangt, dus een netto/bruto-verhouding van 37%. - Indien het bedrag van de bonus nu echter gebruikt wordt voor de financiering van een pc met internetaansluiting, dan geniet de werknemer een aanbod met een hogere waarde dan € 50 terwijl de kosten voor de onderneming minder dan € 134,8 bedragen. http://www.ehome.be

10 Stay Connected Mei 2004

Actueel

PROUDFOOT CONSULTING

ICT,een onfeilbare ondersteuning van de productiviteit Elk jaar opnieuw verliezen bedrijven duizenden uren door problemen met het beheer, een slechte coördinatie of een tekortschietende informaticastructuur. Dit fenomeen is welbekend bij ProudFoot Consulting, dat hieraan een door de jaren heen herneembare studie wijdt.

V

onderzoek van 2004 bevroeg ProudFoot Consulting niet minder dan 1.440 bedrijven, verspreid over geheel Europa en de rest van de wereld. Al deze bedrijven verleenden hun medewerking om hun visie te geven over de thema’s productiviteit, de bestuurlijke implicaties die hiermee gepaard gaan en de middelen die deze zaken nog kunnen verbeteren. Onder deze middelen nemen nieuwe informatie– en communicatietechnologieën ontegensprekelijk bevoorrechte plaatsen in.

Non-productieve tijd

OOR HAAR

IT EN HAPERENDE COMMUNICATIE. Bij de onderzochte landen bereikt de productiviteit gemiddeld 61% van de optimale capaciteit.Ook al betekent dit dat er een stijging van 2% is in vergelijking met de studie van 2002, toch levert dit nog steeds een jaarlijks verlies van 87 werkdagen op voor de onderneming en haar werknemers. Dat werkkrachten vaak onvoldoende productief zijn, heeft vooral te maken met hiaten in het management, de supervisie en onaangepaste controles. Deze factoren alleen al zijn verantwoordelijk voor 67% van de verloren tijd. Ook al is er een kleine terugval, toch staan problemen die gekoppeld kunnen worden aan een zwakte of zelfs de afwezigheid van een degelijke IT-informaticastructuur en aan een slabakkende communicatie, nog steeds voor 7 en 6% van de verloren tijd.Alles welbeschouwd,is de meest voor de hand liggende oplossing voor de realisatie van een optimale productiviteit het aantrekken van de best mogelijke uitrusting voor 12 Stay Connected Mei 2004

Actieve verkoop Verplaatsing

Tijdbeheer onderneming

Prospectie

Probleemoplossing Administratieve taken

nieuwe informatie– en communicatietechnologieën. Hierbij is zowel het hardware- als het softwareverhaal van belang. Op het vlak van hardware gaat het om het streven naar machines en componenten die het neusje van de zalm zijn op de markt, terwijl we ook langs softwarezijde moeten uitkijken naar net die programma’s die het beste beantwoorden aan de noden van de gebruikers. KAMPIOENEN VAN DE PRODUCTIVITEIT. Voor de eerste keer sinds de studie van start ging, vernieuwt ProudFoot zijn aanpak door nu ook de productiviteitsverliezen te bekijken bij verschillende industriële sectoren. De telecommunicatie-, transport- en autosector scoren daarvan het best op het gebied van productiviteit.Daartegenover staan de dranken- , voedings- en gezondheidssector, die het slechtst scoren. Er gaapt een kloof van 15% tussen de

productiviteit van een werknemer uit de telecommunicatiesector en een in de voedingssector. In deze laatste sector moeten dus de belangrijkste inspanningen worden gepland. (lees: investeringen in informatie–en communicatietechnologieën). 10% VAN HET TIJDSGEBRUIK GAAT NAAR VERKOOP. In een ander luik van de enquête wordt de manier van werken van commerciële ploegen in bedrijven nader onderzocht. Ook hier zijn de resultaten zeer verrassend: verkopers besteden slechts 10% van hun tijd aan het verkopen zelf. Daartegenover staat dat 16% van hun tijd naar het oplossen van diverse problemen gaat en dat 27% van de werktijd verloren gaat door het uitvoeren van administratieve taken. Bijgevolg zijn commerciële krachten slechts voor ongeveer de helft van hun tijd bezig met de uitoefening van het beroep

waarvoor ze betaald worden. Ook hier benadrukt het rapport van ProudFoot de mogelijkheden van weloverwogen investeringen in nieuwe informatie– en communicatietechnologieën. Zo kan de verkoop verdubbelen door het opwaarderen van zes aspecten in de commerciële omgeving. We hebben het meer bepaald over: actieve verkoop, prospectie, oplossen van problemen, administratie, verplaatsingen en reizen, en het nuttig invullen van dode momenten. PRODUCTIVITEITSSTIJGING. Door de economische heropflakkering is het mogelijk dat de situatie de volgende maanden nog verbetert. Via haar onderzoek kon ProudFoot Consulting vanaf 2003 uitmaken dat 78% van de bevraagde bedrijfsleiders meenden dat hun productiviteit aanzienlijk zou stijgen. Voor 2004 gelooft 77% van hen dat de productiviteitsverbetering zich nog verder zal doorzetten. Slechts 4% van de bevraagde personen had het gevoel dat de productiviteit van hun onderneming dit jaar zou dalen. De meerderheid van de bevraagde bedrijfsleiders is van oordeel dat de verwachte toename bij voorkeur moet samenvallen met een beter gebruik van de grondstoffen. Ook een betere informaticaketen, zowel binnen het bedrijf, als bij haar relaties met de buitenwereld, is een valabele oplossing. Deze doelstelling kan echter uitsluitend worden bereikt bij die bedrijven die willen investeren in NICT,en die daarbij het beste in huis halen dat de markt te bieden heeft, waarbij we het onder meer hebben over materiaal dat op punt staat, geavanceerde software,… VERBETEREN WAAR MOGELIJK. 39% van de bevraagde personen verwacht dat realiseerbare investeringen de grootst mogelijke instigator van een productiviteitsgroei worden. Het is duidelijk dat de meerderheid van hen meent dat uitgaven nodig zijn om vooruitgang te boeken. Deze houding verrast ProudFoot Consulting omdat bijna 40% van de bronnen die aan de basis kunnen liggen van een productiviteitsverbetering niet of nog te weinig aangeboord worden, rekening houdend met de beperkingen van het onderzoek. http://www.proudfoot-plc.com/ documents/10959-UKMM1002PFV3.pdf

De gevoelige snaar van de KMO-bedrijfsleider

http:// www. pmek m

o.be

Ontmoeting

ICT-STUDIE - INSITES CONSULTING

ICT-studie toont aan dat Belgische ondernemingen IT-budget willen verhogen Hoe ziet de ICT-situatie bij Belgische bedrijven eruit? Dat was het uitgangspunt van een grootschalige enquête, uitgevoerd door het Gentse onderzoeks- en adviesbureau InSites Consulting, dat gespecialiseerd is in internet en webmarketing.

D

IE STUDIE leverde enke-

le interessante gegevens op. Als belangrijkste conclusies kwamen naar voren dat ICT-investeringen duidelijk in de lift zitten, dat nogal wat bedrijven risico’s nemen op het vlak van virusbeveiliging en dat een aantal firma’s werken met een verouderd PC-park. De studie van InSites kan beschouwd worden als heel betrouwbaar. Voor de enquête afgenomen werd, werd immers nauwkeurig afgelijnd hoe het onderzoek zou plaatsvinden. Niet alleen bevroeg het onderzoeksbureau alle mogelijke bedrijven, van de kleinste KMO tot de multinational, maar daarnaast werden ook duidelijk sectoriële keuzes gemaakt, waarbij de diverse sectoren evenredig aan bod kwamen. De bedrijven werden geselecteerd aan de hand van de beschikbare RSZ-gegevens. In totaal verleenden meer dan 300 ‘decision makers’ op het vlak van investeringen in ICT hun medewerking aan de studie. Algemeen kunnen we stellen dat toeleveringsbedrijven uit de informatie- en communicatietechnologiesector in de nabije toekomst nog de handen vol zullen hebben. Zo blijkt dat net iets minder dan de helft (49%) van de Belgische bedrijven van plan is nog dit jaar zijn budget voor informatie- en communicatietechnologie te verhogen. Meer zelfs, maar liefst 28% onder hen geeft aan dat ze de IT-uitgaven in 2004 zelfs met meer dan tien % zullen optrek-


ken. Opmerkelijk is dat deze stijging vastgesteld wordt bij zowat alle types bedrijven, maar dat de hoogste procentuele toename van het ICT-budget teruggevonden werd bij Belgische KMO’s met tien tot vijftig werknemers. Bij die kleinere bedrijven ziet ongeveer een kwart (23%) van die kleinere bedrijven het ITbudget dit jaar stijgen met meer dan 20%. Prioritair voor de bestemming van de budgetten zijn beveiligingsprojecten en het hernieuwen van de bedrijfswebsite. ICT-INVESTERINGEN STIJGEN. De belangrijkste vaststelling is dus dat ICTinvesteringen een hot item zijn. We merken bovendien dat kleinere bedrijven deze trend volgen. Zo constateerde InSites dat maar liefst 31 % van de bedrijven met een omzet tussen het half miljoen en

Steven Van Belleghem

MEESTE BELGISCHE WERKNEMERS WERKEN OP DESKTOP COMPUTER Uit het onderzoek van InSites blijkt dat de overgrote meerderheid van de werknemers werkt op een desktop computer. Tot op vandaag is het aandeel van laptops beduidend kleiner dan dat van desktop computers. Hier hoort evenwel een kanttekening bij. Ook al is het aandeel van laptops nog klein, toch verwacht InSites in de nabije toekomst een groei van het aantal laptops. In dit verband kan nog meegegeven worden dat het grootste deel van de draagbare computers in Belgische bedrijven van een recenter type blijkt te zijn (Pentium III of IV). Concreet voorspelt InSites dat de positieve trend in de toename van laptops over de komende jaren zich zeker zal doorzetten omwille van twee redenen. Enerzijds is er de prijsevolutie. Laptops worden steeds goedkoper, terwijl desktops op hetzelfde prijsniveau blijven, waardoor beide toestellen op dit moment ongeveer evenveel kosten. Daarnaast zien steeds meer Belgische bedrijven in dat er een nood is aan mobiele werknemers. Zo heeft inmiddels al éénderde van de bedrijven in 2004 ‘teleworking’ ingevoerd.

Ontmoeting

tien miljoen Euro het IT-budget met minstens 10 % doet toenemen in 2004. Bij bedrijven met een omzet tussen de tien en honderd miljoen Euro voorziet 49% een dergelijke procentuele toename in budget. “We leren uit deze positieve trend in de ICT-bestedingen van Belgische bedrijven dat de ondernemingen opnieuw vertrouwen krijgen in de markt”, vernemen we van Steven Van Belleghem, International Market Analysis Manager bij InSites. “Na enkele jaren waarin ICT-investeringen bevroren of beperkt werden is dit een eerste duidelijk signaal dat wijst op een positieve trendbreuk in het ondernemingsklimaat. Meer zelfs, nu we vaststellen dat ook kleinere ondernemingen deze trend volgen, mogen we stellen dat er een volledige economische marktbeweging ontstaat.” INVESTEREN IN WEBSITE. Uit de studie blijkt verder dat 79 % van de Belgische ondernemingen investeringen plant in beveiliging. 74 % geeft bovendien aan opnieuw te willen investeren in de website van hun bedrijf. “Die focus op projecten rond veiligheid verrast ons niet. Iedereen zal inmiddels immers al gemerkt hebben dat er een continue dreiging van steeds nieuwe en alsmaar agressiever wordende computervirussen bestaat. Dat zorgt ervoor dat er meer dan ooit behoefte is aan degelijke en betrouwbare beveiligingssystemen voor computers.” “Ook het feit dat we een sterke investeringsintentie in de websites vaststellen, verrast ons niet. Deze beweging verwachtten we integendeel al een tijdje. Op dit moment beschikken ongeveer acht op de tien Belgische bedrijven over een website. Dat betekent dat de investeringen die dit jaar gepland worden voor de webstek hoogstwaarschijnlijk investeringen in het vernieuwen of verder uitbouwen van die bestaande site zijn. Aan de vragen bij onze klanten de voorbije maanden merken we trouwens dat veel bedrijven nu op een punt komen waarbij men de site beter wenst te integreren in een algemene marketing- en communicatiestrategie. Daar waar de webstek

voorheen vaak gegroeid was vanuit de IT-afdeling of vanuit een corporate afdeling, wordt het internet meer en meer erkend als een volwaardig marketingmedium.”

Marktaandeel van de computerleveranciers en serverleveranciers 40%

VIRUSBEVEILIGING. Ook al geven de bedrijven aan dat ze heel veel aandacht hebben voor investeringen die gerelateerd zijn met beveiliging, toch tonen de onderzoeksresultaten van InSites aan dat op dit moment nog liefst één op vier van de Belgische bedrijven de verantwoordelijkheid voor virusbeveiliging volledig in handen legt van de werknemers zelf. Omdat computervirussen steeds intelligenter worden in het zichzelf vermommen (bijvoorbeeld door gebruik te maken van afzendernamen die bekend zijn bij de ontvanger, of delen van gebruikte bestanden of onderwerpen te hergebruiken) kan een kleine onachtzaamheid zware gevolgen hebben voor de bedrijven. Bovendien zwengelt een dergelijke afwachtende ITpolitiek de snelle verspreiding van virussen verder aan. “Deze virusbeveiliging ligt vooral bij kleinere bedrijven in handen van werknemers”, verduidelijkt Steven Van Belleghem. “Er zijn daarbij een aantal sectoren die duidelijk hoger scoren dan andere. De bouwsector, bijvoorbeeld, is opvallend minder vooruitstrevend op het vlak van ICT. Veel van de bedrijven beseffen niet goed welk risico ze nemen, omdat de werknemers dikwijls niet voldoende ‘skills’ hebben hiervoor.” 1 OP 5 HEEFT OUD PC-PARK. Tot slot blijkt uit het onderzoek dat één vijfde van de Belgische bedrijven gebruikmaakt van een verouderd PC-park. Zo toont het onderzoek aan dat 20% nog werkt met het Microsoft NT 4 operating system en dat in 11 % van de gevallen het overgrote deel van het PC-park uit een Pentium I- of IIprocessor bestaat. Positiever nieuws is dat volgens de “ICT in België”-studie de meeste bedrijven dit jaar ongeveer een derde van hun PCpark zullen hernieuwen. Kleinere bedrijven blijken sneller geneigd om een groter deel van hun PC-park te vernieuwen, al gaat het dan uiteraard

35% 30%

39%

36%

25% 20%

22%

15% 10%

13%

5% 0% Compaq+HP

Dell

Server suppliers PC suppliers

HP COMPAQ MARKTLEIDER VOOR PC’S EN SERVERS In de studie werd ook gevraagd naar het marktaandeel van de diverse computerfabrikanten. Daaruit blijkt dat Belgische bedrijven HP Compaq aanduiden als hun belangrijkste leverancier van PC’s (36%). Op ruime afstand van HP Compaq volgt Dell (22%). Het verschil in marktaandeel is nog groter op het vlak van servers. Hier geeft 39 % van de Belgische bedrijven de voorkeur aan HP Compaq, terwijl slechts 13 % Dell aanduidt als belangrijkste server leverancier.

om kleinere PC-parken. “De voorbije jaren stelden wellicht heel wat bedrijven die hernieuwing van hun pc-park uit door budgettaire restricties”, besluit Steven Van Belleghem. “ De komende maanden en jaren verwachten we een duidelijke inhaalbeweging bij de Belgische bedrijven.”

http://www.insites.be Stay Connected Mei 2004

15

Verkoop

VALIO-VACHE BLEUE BELGIË

Optimaliseer de commercië l Partner: NETiKA ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

De NV Valio-Vache Bleue België, die instaat voor de commercialisering en de marketing van kazen in België en Luxemburg, wou de efficiëntie en de proactiviteit van haar merchandisersteam verhogen, door het sneller beschikbaar stellen van volledige en betrouwbare informatie die bovendien gemakkelijker verwerkt kan worden. ETIKA, DE INFORMATICAPARTNER van de KMO, ontwikkelde een mobiele merchandisingtoepassing voor Pocket PC. De oplossing maakt gebruik van Windows Server 2003, Microsoft Pocket PC 2003 en .Net. Zij laat toe de commerciële strategie te oriënteren en het verkoopteam te sturen dankzij dossiers met de historiek van de bezoeken, de steekkaarten van de producten, de voorbereiding van het bezoek, storecheckacties, controles van de opstelling in de winkels en de PVP (Promotie op de Verkoopplek) en het prijsmanagement. Daarbij komen nog het budgetbeheer en de invoering van een controlepaneel met analyses en syntheses van de activiteiten. Dankzij het gebruik van mobiele terminals beschikt het bedrijf nu over een oplossing die de nodige informatie beschikbaar stelt op het terrein. Het is tevens mogelijk informatie in real time op te roepen, in de vorm van controlepanelen, zodat de best mogelijke beslissingen getroffen kunnen worden. NV Valio-Vache Bleue België startte haar activiteiten vóór de Tweede Wereldoorlog als invoerder, groothandelaar en distributeur van kazen. Het bedrijf, dat gevestigd is te Lillois-Witterzée, heeft inmiddels zijn activiteiten sterk uitgebreid. Vandaag staat de KMO in voor de commercialisering en de marketing van Valio-producten (Finse emmental), Vache Bleue (verschillende soorten voorverpakte kazen) evenals Belleligne-lightproducten in België. Het bedrijf vertegenwoordigt tevens Arla Foods, de grootste melkcoöperatieve van Europa. “Wij zijn een belangrijke speler geworden op de Belgische en Luxemburgse kaasmarkt, met industriële productie- en voorverpakkingsactiviteiten”, verklaart Francis Hopchet, Sales Manager. "Wij beschikken tevens over een logistiek platform en een transportmaatschappij. Wij hebben zopas onze activiteiten uitgebreid tot vers verpakte producten voor de grootdistributie, waaraan wij 250 afgewerkte kaasproducten leveren”. Binnen de KMO circuleert de informatie bijzonder snel. Zij is heel volledig en praktisch automatisch beschikbaar. Tot hiertoe gebeurde het doorspelen van informatie aan de merchandisers op het terrein, die elke dag de grootwarenhuizen bezoeken, hoofdzakelijk van boven naar beneden, tijdens maandelijkse vergaderin-

N


gen en op basis van geschreven documenten, aangevuld met dagelijkse telefonische gesprekken. De rapportering gebeurde eveneens op papier en kon moeilijk intern verwerkt worden zodat men niet zo snel, gemakkelijk en efficiënt over de inlichtingen kon beschikken of ze kon gebruiken. “Er moeten veel inlichtingen verwerkt worden: de ronde van de verkopers moet georganiseerd worden, we moeten ervoor zorgen dat niets vergeten wordt, we moeten rekening houden met het feit dat de klanten soms met kleinere of grotere tussenpauzes werken... inclusief met een aantal gegevens die weinig of niet gebruikt worden”, onderstreept Fabrizio Gerini, Key Account Field Sales Manager. "Wij wilden de efficiëntie van de merchandisers opdrijven en proactiever zijn dankzij een volledige, snellere en betrouwbaardere informatie die bovendien gemakkelijker verwerkt kan worden.” EEN MOBIELE OPLOSSING. NETiKA, de informaticapartner van Valio-Vache Bleue België, is actief in de mobiele technologie en biedt informaticadiensten- en oplossingen aan voor KMO’s. "Wij ontwikkelden een mobiele merchandisingtoepassing voor Pocket PC", verklaart Jérôme Verva, Sales Manager van NETiKA. "De oplossing, die gebruik maakt van Windows Server 2003, Microsoft Pocket PC 2003 en .Net., laat toe de commerciële strategie te oriënteren en het verkoopteam te sturen aan de hand van dossiers met de historiek van de bezoeken, volledige steekkaarten van talrijke producten, de voorbereiding van het bezoek via een agenda, storecheckacties, verslagen over de opstelling in de rekken en de PVP (Promoties op het Verkooppunt), het beheer van de prijzen, het beheer van de budgetten en de organisatie van controlepanelen. Die laatste kunnen onmiddellijk geïntegreerd worden in Excel van Office en laten toe haarfijne analyses evenals syntheses van de activiteiten uit te voeren.” "Wij kozen voor Microsoft omdat het een medium is dat door praktisch iedereen gekend is", vervolgt Fabrizio Gerini. "Men ziet alles op het scherm, het is gemakkelijk, duidelijk, leesbaar en flexibel. Men hoeft geen speciale opleiding te volgen om het systeem, dat zeer intuïtief is, te gebruiken. Wij ontvangen elke dag informatie en die wordt elke dag door het back office verwerkt." Op het terrein voeren de merchandisers alle inlichtingen

Verkoop

ë le follow-up

Partner: NETiKA IT Services SA Avenue Edison, 5 B-1300 Waver Tel:+32 (0)10 832 504 Fax: +32 (0)10 832 524 www.netika.com

Fabrizio Gerini (Key Account & Field Sales Manager), Hubregt Polderman (Managing Director) en Francis Hopchet (Sales Manager). in op hun Pocket PC. De synchronisatie verloopt ‘s avonds thuis, via een Belgacom ADSL-lijn. Vervolgens kan het bedrijf eraan denken om het team een GPRS-verbinding van Proximus te bezorgen, zodat de synchronisatie in real time kan verlopen.

RESULTATEN. "Dankzij de mobiele terminals is ons bedrijf uitgerust met een oplossing die beantwoordt aan onze verwachtingen: op het terrein beschikken over de aanwezige informatie en die in real time op kunnen vragen in de vorm van controlepanelen, zodat wij

op elk moment de best mogelijke beslissingen kunnen treffen", besluit Francis Hopchet.

Verkoop

Hoe de efficiëntie van mijn verkoopsteam verhogen? VERKOOPTEAMS ZIJN PAS echt efficiënt wanneer zij hun klantenbezoeken optimaal kunnen organiseren, permanent over de meest recente bedrijfsinformatie beschikken en de producten en diensten die ze aanprijzen zo overtuigend mogelijk kunnen voorstellen... zelfs al bevinden ze zich ettelijke kilometers van het kantoor. De efficiëntie van uw verkoopteam op het terrein hangt nauw samen met de ontwikkeling van een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en krachtige mobiele omgeving. Binnen deze werkomgeving wordt gebruik gemaakt van mobiele terminals, die onder meer toelaten op de baan te beschikken over alle bestaande bedrijfsinformatie en in ‘real time’ gegevens op te vragen via duidelijke en nauwkeurige controlepanelen en krachtige, gevarieerde softwareprogramma’s. Het resultaat is verbluffend. De verkoper spendeert heel wat minder ‘verloren’ tijd achter zijn of haar bureau, maar houdt zich integendeel zo efficiënt mogelijk bezig met datgene waarvoor hij of zij aangetrokken werd: verkopen. EEN OPTIMALE ORGANISATIE. Om hun commerciële bezoeken zo adequaat mogelijk te organiseren, kunnen verkoopteams een beroep doen op een cartografisch programma. Dit laat hen toe hun route optimaal te plannen en bijgevolg flink wat tijd te besparen.Bovendien kunnen zij alle gegevens ook visueel in kaart brengen, wat het gebruiksgemak enkel maar verhoogt. De ronde kan eveneens zo georganiseerd worden dat klanten, bijvoorbeeld, geselecteerd worden op basis van hun omzetcijfer of andere relevante criteria. Een verkoper verliest met andere woorden zijn tijd niet met potentiële klanten die er in werkelijkheid waarschijnlijk geen zijn. PERMANENT DE MEEST RECENTE INFORMATIE. Dankzij een beveiligde verbinding op afstand tussen de server van het bedrijf (en zijn intranet), uitgerust met de benodigde ‘remote access’ applicaties en een mobiele werkpost zoals een laptop, een Pocket PC, 18 Stay Connected Mei 2004

een Tablet PC of zelfs een GSM, kunnen de verkopers via een Belgacom ADSL-lijn op elk moment over geactualiseerde gegevens beschikken. De ADSL-technologie laat tevens toe om supersnel informatie te downloaden van het internet (tekst, beelden en zelfs geluid). Zo beschikken de verkopers steeds over alle nodige informatie (prijzen, voorraad, levertermijnen, promoties, opvolging van bestellingen,...) om in optimale omstandigheden een verkoop tot stand te brengen. DYNAMISCHE PRESENTATIE. Dankzij de informatie die ze op de laptop binnenhalen kunnen verkopers de klant bovendien op de meest aanschouwelijke manier tonen waar voor hem of haar het voordeel ligt. Even de laptop openklikken en de verkoper kan de klant van naaldje tot draadje uitleggen waar het om draait.En omdat één beeld meer vertelt dan duizend woorden,… Het hoeft geen betoog dat, als je van op de kantoorcomputer of de laptop gebruik kunt maken van de diverse softwareprogramma’s en alle resources die beschikbaar zijn via de server van je bedrijf, je dan automatisch een commerciële meerwaarde genereert.Producten en diensten worden immers op een dynamische en overtuigende manier voorgesteld aan de klanten, die efficiëntie en meerwaarde zeker zullen weten te waarderen. CONTROLEPANELEN. Snelheid van informatie voor de verkoper is één, maar het management moet die informatie ook optimaal kunnen verwerken en beheersen. Hierbij spelen de beschikbare controlepanelen op de mobiele toestellen van de verkopers een cruciale rol. Zo wordt het mogelijk om de activiteiten snel te analyseren en samen te vatten (prestaties van de verkopers, noteren van bestellingen, prijslijsten, overzichten van facings, out-of-stocks,...). Omdat deze gebaseerd zijn op adequate beroepsindicatoren bieden ze het management een reële basis om beslissingen te treffen. Aan de andere kant beschikt de verkoper dan weer over het perfecte follow-up systeem, waardoor hij of zij klanten optimaal kan opvolgen en op hun wenken bedienen.

Verkoop

HP Server

MICROSOFT SBS 2003

BELGACOM ADSL Proximus Mobile Internet

BEDRIJF VERTEGENWOORDIGERS GENWOORDIG GENWOOR OP VERPLAATSING

HP Desktop

MICROSOFT WINDOWS XP OFFICE 2003

MICROSOFT WINDOWS XP OFFICE 2003 MAPPOINT 2004

HP Notebook, iPAQ, Tablet PC

PROXIMUS Qtek, gsm

Effi iëntie en beschikbaarheid bij de klant Effici

KLANT

Hoe de verkoopsrondes stimuleren en permanent toegang krijgen tot mijn bedrijfsresources? DANKZIJ

EEN UITERST PROGRESSIEVE infrastructuur kunt u voor uw KMO een mobiel werkinstrument ontwikkelen dat het werk van uw verkopers optimaliseert, ongeacht de plaats waar ze op dat moment zijn. Ook al bevinden ze zich honderden kilometers of zelfs meer van het moederbedrijf, dan nog moeten ze kunnen werken alsof ze plaatsgenomen hebben achter het hen vertrouwde scherm in hun bureau en moeten ze beschikken over exact dezelfde gegevens als op de PC in hun uitvalsbasis.

Klinkt dit u als onbereikbare toekomstmuziek in de oren? Helemaal niet! Dankzij de technologie die momenteel op de markt is, wordt letterlijk alles mogelijk en krijgen de verkopers bovendien een werkmiddel in handen dat uitblinkt door eenvoud in het gebruik. U zult daarbij merken dat een eenvoudige server die gebruik maakt van Small Business Server al volstaat om uw KMO merkbaar beter te laten functioneren. De werkposten van de onderneming zijn immers mee verbonden met de Small Business Server, via diverse mogelijkheden voor mobiele toegang tot het bedrijfsnetwerk. Die werkposten doen op hun beurt een beroep op Office en MapPoint om de

diverse trajecten en mobiele informaticawerktuigen te optimaliseren. Het resultaat liegt er niet om, u verhoogt de doeltreffendheid van uw verkoopsteam aanzienlijk en haalt een meeropbrengst omdat het beschikbare ‘human capital’ optimaal rendeert. Om uw doel te bereiken, beschikt u overigens over bijzonder gemakkelijke en gebruiksvriendelijke informaticatools. Hieronder vallen onder meer de HP Notebook, Tablet PC of Pocket PC (iPAQ). Deze maken stuk voor stuk gebruik van Windows XP, Windows XP Tablet PC edition en Pocket PC 2003, en zijn verbonden met de server via een ultrasnelle Belgacom ADSL-lijn. Dankzij de ‘mobile internet solutions’ van Proximus is het tevens mogelijk om draadloos - via de GSM of Qtek - een internetverbinding te maken met de server.


19

Administratie

Philip Mortelmans

Partner: Think-Thank NV Ossenmarkt 2 B-2000 Antwerpen Tel: +32 (0)3 201 11 21 Tel: +32 (0)3 201 11 33 Fax: +32 (0)3 226 79 13 www.thinktank.be 20 Stay Connected Mei 2004

Administratie

MORTELMANS PHILIP ARCHITECTEN

Optimaliseer het kostenbeheer Partner: Think Thank –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Mede dankzij een groeiende mediabelangstelling zijn de activiteiten van Mortelmans Philip Architecten uit Antwerpen de laatste jaren gevoelig uitgebreid. Om zowel de interne als de externe communicatie te optimaliseren wordt er voortdurend geïnvesteerd in de nieuwste informaticatechnologie. Microsoft Small Business Server 2003 speelt daarin een centrale rol.

N

“

A MIJN STUDIES HEB IK een aantal jaren als partner gewerkt bij een architectenbureau. In 2000 heb ik dan mijn eigen bureau opgestart. In eerste instantie legde ik mij toe op het ontwerp van kleine woningen voor de particuliere markt. Dat vormt nog steeds mijn corebusiness. Later nam ik ook kantoorinrichtingen en totaalprojecten voor industriële hallen voor mijn rekening. Om het beeld compleet te maken: het ontwerp van diverse appartementen zit eveneens in onze portefeuille,” opent zaakvoerder Philip Mortelmans. Het bureau van Mortelmans Philip Architecten telt vier medewerkers. “Informatica is voor een architectenbureau van levensbelang. In de loop der jaren hebben wij onze computers aangepast aan de wisselende behoeften. Wij zijn begonnen met een Pentium Pro, later volgde een Pentium 2 en daarna een HP laptop. Vanuit onze samenwerking met onze IT-partner Think Thank hebben wij momenteel volgende toestellen in huis: twee Pentium 4, twee Pentium 2 en een HP NX 9010 portable via een VPNverbinding.” Vorig jaar hebben we een HP server en Microsoft Small Business Server 2003 aangekocht. Om afdoende beschermd te worden tegen hackers werd nog een ISA-server met firewall geïnstalleerd. “Het grote voordeel van de Small Business Server 2003 is de file-sharing: alle medewerkers kunnen dezelfde info bekijken en bewerken. Het ontwerp van een huis, kantoor of industriële hal is een werk van lange adem. Het is daarom belangrijk dat wij alle fases nauwkeurig kunnen volgen. Voortdurend worden er nieuwe ‘elementen’ aan een ontwerp toegevoegd. Zo blijven alle medewerkers op de hoogte van de evolutie van een dossier. Door toegang te krijgen tot alle dossiers, verhoogt de productiviteit en de efficiëntie van het personeel. Ook het ‘lastenboek’ met informatie van diverse leveranciers, wordt dagdagelijks ‘geupdated’. Daarnaast beschikken we via de Small Business Server 2003 over een boekhoudpakket en via AutoCAD kan alle tekenwerk worden uitgevoerd.” Dagelijks vindt er een back-up van de bestanden plaats. “Via de

mailbox kunnen wij dan zien wat er fout is gelopen en kunnen wij eventueel ingrijpen.”Voor de afdruk van de plannen gebruikt men een HP 8550 kleurenlaser A3 printer en een designjet HP 800 plotter. ANALYSE TELEFOONKOSTEN. Architecten en hun medewerkers opereren vaak van op de ‘werf’. Veelvuldig telefonisch contact met het bureau maakt daarbij onderdeel uit van een vlotte communicatie. Sinds 1997 doet Philip Mortelmans Architecten een beroep op de Proximusdiensten. “De samenwerking met Proximus levert enkel voordelen op. Zij hebben ons een kostenbeheer aangeraden. Na een grondige analyse van ons telefoonverkeer, ziet de rekening er heel wat voordeliger uit. De vaste kosten zijn lichtjes verhoogd, maar de ‘gewone’ beltarieven zijn een pak verlaagd. Dat levert per saldo een flinke besparing op.”

HET BELANG VAN EEN EIGEN WEBSITE. Omdat architecten vanuit hun deontologie geen ‘reclame’ mogen maken, besteedt Mortelmans Philip Architecten veel aandacht aan een eigen website. “Al onze projecten in de diverse sectoren worden met foto’s en beschrijvingen weergegeven. Als we nieuwe projecten hebben binnengehaald, zorgen wij voor een snelle vermelding op de website. Maandelijks tellen wij circa 300 bezoekers op onze site.” Voor een nieuwe ADSL-internetverbinding wordt er binnenkort overgeschakeld op de diensten van Belgacom.

TOTAALPAKKET. “Think Thank is al 5 jaar onze vaste IT-partner. Met hun totaalpakket bieden zij ons een service op maat aan. Think Thank heeft een analyse gemaakt van wat beschikbaar is op het vlak van servers.Op basis daarvan hebben wij gekozen voor de Small Business Server 2003. Deze server past perfect in onze bedrijfsstrategie: wij streven hiermee de beste kwaliteit-prijs verhouding na en toch wordt ons een op-en-top moderne technologie aangeboden.” Stay Connected Mei 2004

21

Administratie

Hoe verbeter ik de efficiëntie van mijn administratie? NIETS LIJKT ZO SIMPEL als de organisatie van de administratie van een bedrijf en toch zijn weinig zaken zo ingewikkeld.Talrijk immers zijn de gegevens die elke dag in uw zaak omgaan en verwerkt moeten worden, wat ervoor zorgt dat u het best een beroep doet op een systeem dat de diverse informatiekanalen aan elkaar koppelt. Facturatie, personeelsbeheer, betalingsverkeer,… het zijn maar drie voorbeelden uit een waslijst aan zaken die beheerd moeten worden. MINIMAAL TIJDSGEBRUIK. Het allerbelangrijkste dat u uiteraard in de gaten moet houden, is hoe de informatiestroom op een minimum aan tijd kan verwerkt worden, met een optimaal resultaat en bij voorkeur door zo weinig mogelijk mensen. Er moet, met andere woorden, gewerkt worden met een systeem dat door een optimale coördinatie en een zo groot mogelijk gebruiksgemak leidt tot zo weinig mogelijk tijdverlies, maar dat u er tegelijkertijd ook van verzekert dat de klantentevredenheid maximaal is. In om het even welk systeem dat u kiest, is het allereerst zaak de informatie op een zo doordacht mogelijke manier te behandelen. Regelmatig backups maken is bijgevolg dan ook sterk aan te raden. Dat betekent dat er een opsplitsing moet gemaakt worden tussen de diverse taken, maar dat bij voorkeur één centraal systeem alle onderdelen van uw administratie overkoepelt. Hebt u meer dan één vestiging, dan zou het ideaal zijn als alle vestigingen met elkaar verbonden waren en op één en hetzelfde systeem draaien, zodat er perfect ‘intercompany’ kan gewerkt worden. Om hierin te slagen, is de keuze van complete en prestatiegerichte software een must. Deze moet u in stellen talrijke files en nuttige functies als agenda’s en e-mails goed te beheren. File sharing levert dan weer tijdswinst en precisie op, aangezien zo alle medewerkers gecentraliseerde gegevens kunnen raadplegen en gebruiken. Stel, bijvoorbeeld, dat u beschikt over voorraden die verspreid zitten over drie vestigingen, dan kan een systeem dat overkoepelend werkt wonderen doen. U weet met één druk op de knop precies waar alles zich bevindt en weet bovendien perfect 22 Stay Connected Mei 2004

wie wat in stock heeft, zodat de klant meteen verder geholpen kan worden. Hetzelfde principe kan ook toegepast worden voor de boekhouding. Eén en hetzelfde geüniformiseerd pakket zorgt er in dit geval voor dat iedereen op dezelfde manier met elkaar rapporteert, wat misverstanden en het nodige tijd- en geldverlies vermijdt. Dankzij deze manier van werken wordt de raadpleging van bestelbons, opstelling van facturen, de invoering van een standaardofferte, de consultatie van het productieplan en van de agenda’s van verschillende medewerkers heel gemakkelijk, zelfs al werkt u op verplaatsing. VERBINDING MET HET SYSTEEM EN AUTOMATISERING VAN DE TAKEN. Uiterst belangrijk is daarnaast dat alle personeelsleden die ook maar iets met administratie te maken hebben het altijd gemakkelijk een verbinding kunnen maken met het systeem. Een vertegenwoordiger moet via zijn laptop de centrale server kunnen bereiken om zo meteen de klant te kunnen bevestigen of het gevraagde wel op voorraad ligt. Hij moet de planning van verschillende leverantiers kunnen raadplegen om er zeker van te zijn dat de termijnen gerespecteerd worden. In het systeem moet ook een taakautomatisering ingebouwd worden. Zo wordt een snelle follow-up van de zaken gegarandeerd. Nemen we als voorbeeld de weg die een bestelbon van begin tot einde aflegt. Als het systeem toelaat dat er na het ingeven van de gegevens bij een bestelling ook automatisch een inkooporder gegenereerd wordt en dat er uiteindelijk met een minimum aan inspanningen gefactureerd kan worden, dan wordt uw voordeel aanzienlijk. STANDAARDFORMULIEREN. Bekijken we tot slot de papierstroom en de hoeveelheid digitale informatie die dagelijks door een bedrijf ‘vloeit’, dan spreekt het vanzelf dat uw systeem ook het best geschikt is om hieraan tegemoet te komen. Waar nodig kunnen standaardformulieren opgesteld worden die de overbodige handelingen beperken. Iedere gebruiker kiest zijn luik en vermijdt op die manier afstompende en overbodige routinehandelingen.

Administratie

HP Server

MICROSOFT SBS 2003

BEDRIJF

KLANT MICROSOFT WINDOWS XP OFFICE 2003 HP Desktop


ADMINISTRATIE

Juiste facturatie / respecteren van de voorwaarden

Hoe stimuleer ik de file sharing en verminder ik het tijdverlies en de foutenlast? MOBILITEIT biedt ontegensprekelijk een competitief voordeel in het administratieve beheer van een KMO. Daarom is het van primordiaal belang om, wanneer en waar dan ook, toegang te hebben tot de facturen, het voorraadbeheer, de agenda’s van diverse medewerkers. Zo verbetert u uw organisatie, uw productiviteit en de verhoogt u de tevredenheid van uw klanten. Om dit te verwezenlijken staat een reeks apparatuur tot uw beschikking, zoals PDA's (HP iPAQ of Proximus Qtek), HP Notebooks of Tablet PC's, uitgerust met een Intel© Pentium® 4-processor bijvoorbeeld, die in verbinding staan met een krachtige en performante server van de laatste generatie. Andere mobiele oplossingen zoals deze van Proximus stellen u via GSM in staat uw bedrijf te beheren alsof u elk moment over al uw medewerkers kunt beschikken. Wanneer een verkoop afgerond wordt, kan de verkoper - in het bijzijn van de klant - meteen de firma contacteren om, via een ultrasnelle Belgacom ADSL-lijn, het standaardverkoops-

document te downloaden dat overeenkomt met het profiel van uw klant, om te productieplanning te raadplegen en zelfs om uw verschillende leveranciers uit het contract op de hoogte te houden opdat ze zonder tijdverlies aan het werk zouden gaan. De kans op fouten wordt op die manier tot nul herleid, en het tijdverlies eveneens. De geschikte software (zoals Small Business Server 2003, Windows XP en Office 2003 van Microsoft) stelt u in staat om de bestelbons te raadplegen en om op die manier facturen op te stellen, de follow-up van een project te waarborgen, de agenda’s van al uw werknemers te raadplegen en berichten te sturen naar alle betrokkenen binnen het bedrijf. Kortom volledig operationeel blijven op administratief vlak zonder een voet te zetten in het bedrijf. Deze optimalisering van uw beheer leidt tot een betere dienstverlening, en zorgt tegelijkertijd voor een stijging van uw productiviteit en rendabiliteit. Kortom, u bent tevreden, en zo ook uw klant. Stay Connected Mei 2004

23

Logistiek

VITALIS ‘MAATWERK IN TUINEN’

Optimaliseer de commu n Vitalis uit Brasschaat ontwerpt en realiseert sedert 20 jaar tuinen met uitgekiende structuren en verrukkelijke borders, vooral in België maar ook internationaal. Planning, strikte uitvoering en een correcte oplevering zijn geen ijdele woorden. Informatica speelt hierbij al jaren een belangrijke rol als communicatietool. Partner: Aurelium –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

V

“

ITALIS ZORGT VOOR totaalprojecten op maat van de klant,” openen afgevaardigd-beheerder Paul Vermeulen en P.R.-verantwoordelijke Paul Verbruggen. “De aanleg van een tuin betreft niet alleen het ontwerp en het aanbrengen van planten, bloemen en struiken. Ook fonteinen, ornamenten, vijvers en verlichting zitten in ons aanbod. Wij behoren tot de grotere tuinaanlegbedrijven van België.Wij hebben 27 medewerkers in dienst, waarvan er 23 in de ‘buitendienst’ en 4 op kantoor.” Midden jaren ‘90 installeerde Vitalis een Small Business Server 4.5. De verhuis dit jaar naar een nieuwe locatie was het ideale moment om de informatica onder handen te nemen. In samenspraak met Aurelium, de externe IT-afdeling voor de KMO –een Microsoft Certified Partner- schakelde Vitalis over op de Small Business Server 2003.“Onze ‘oude’ server met zijn ‘trage’ harde schijf was aan vervanging toe. De capaciteit van de Small Business Server 2003 – reeds meegeleverd door HP - is dermate groot, dat wij goed zitten voor de eerstkomende jaren. De server is voldoende krachtig om alle bestanden, mailtoepassingen en agendasystemen te laten draaien. Via file-sharing kan iedereen gebruik maken van de centraal opgeslagen bestanden.” Dankzij de Small Business Server 2003 kunnen de medewerkers ook van thuis uit werken. “Dat is voor ons een voorname meerwaarde. In onze branche is avondwerk een vast gegeven omdat onze particuliere klanten overdag meestal niet bereikbaar zijn. Vandaar dat wij ’s avonds nog vaak klanten opbellen.Met alle gegevens binnen handbereik kunnen onze medewerkers van thuis uit aan hun dossiers werken. Met een login en een paswoord hebben ze toegang tot de centrale server.” Naar veiligheid toe vindt er dagelijks een back-up van het systeem plaats. De ‘oude’ Small Business Server 4.5 doet overigens nog dienst. “Wij gebruiken hem voor de ‘computeropleiding’ van de medewerkers van de buitendienst. Wij brengen hen de eerste beginselen bij om vlot te kunnen werken met internet en outlook.”

TEAM-SITE. Vitalis maakt gebruik van Office 2003. “Diverse templates worden vanuit Office 2003 aangemaakt. Dat betreft dan onder meer facturen, bestelfaxen en standaardbrieven, die vanuit het projectopvolgingsprogramma worden opgemaakt. Office 2003 is voor ons een perfect 24 Stay Connected Mei 2004

hulpmiddel bij de boekhouding, de kasplanning, de administratie van het personeel, enz…” Ook Outlook speelt een belangrijke rol bij de communicatie in het bedrijf.“Via de kalender in Outlook hebben de medewerkers een zicht op de agenda van hun collega’s. Mailberichten hebben zowel intern hun nut, als in toenemende mate naar onze leveranciers en klanten.” Vitalis beschikt reeds vijf jaar over een Belgacom ADSL-verbinding.. “De snelheid van werken bevalt ons daarbij ten zeerste. Het doorsturen van digitale foto’s wordt steeds meer een troef in onze branche.Internet is voor ons trouwens een zeer interessant medium waaruit wij dagelijks waardevolle informatie halen.Vitalis zorgt voor oplossingen en die komen niet altijd rechtstreeks uit ons eigen vakgebied.” Paul Vermeulen wil de mogelijkheden van informatica ten volle benutten voor alle personeelsleden. “Vier medewerkers werken met een PC. De overige personeelsleden van de ‘buitendienst’ willen wij binnenkort nog meer betrekken middels een ‘team-site’. Dit is voor ons een digitale versie van een bedrijfskrant. Medewerkers kunnen er ‘s morgens berichten op lezen, ze kunnen bekijken welke projecten er lopen, welke materialen nodig zijn bij de werken, enz…”

PRAGMATISCH Afgevaardigd beheerder Paul Vermeulen heeft een uitgesproken visie over informatica binnen zijn onderneming.“Ik wil alleen maar investeren in producten of toestellen die er werkelijk toe doen en die onze firma vooruithelpen. Optimalisatie en efficiëntie, daar draait het voor mij om. Ik doe niet mee aan de race om iedere innovatie in huis te halen. Het nut van een investering komt bij mij op de eerste plaats. Met deze filosofie zitten wij op dezelfde golflengte als Aurelium, onze externe IT-afdeling. Wij werken al vijf jaar op een voortreffelijke manier samen. Zij kennen ondertussen onze behoeften en weten wat wij op het vlak van informatica nodig hebben. Bij Aurelium vinden ze het belangrijk om een relatie op lange termijn uit te bouwen. Die visie delen wij met hen.”

Logistiek

u nicatie op kantoor en thuis

Zaakvoerder Paul Vermeulen (rechts) in overleg met een van zijn medewerkers Partner: Aurelium Kontichstraat 177 B-2650 Edegem Tel: +32 (0)3 457 57 77 Fax: +32 (0)3 457 70 07 www.aurelium.be Stay Connected Mai 2004

25

Logistiek

Hoe verhoog ik de efficiëntie van mijn logistiek? BEDRIJVEN

DIE GOEDEREN produceren of distribueren moeten zorgen voor een zo goed en efficiënt mogelijke logistieke opvolging van hun producten, een real-time logistiek opzetten in samenwerking met de leveranciers en de klanten om zo de voorraad te verminderen, op maat te produceren om zo de klanten producten en diensten aan te bieden die echt overeenkomen met hun verwachtingen. Ze dienen eveneens zo doeltreffend mogelijk de naverkoopdienst te beheren aan de hand van een permanente opvolging van de beschikbaarheid van losse stukken...

Het heeft hier weinig zin om de hele logistieke keten te ontrafelen. Veel interessanter is het na te gaan hoe uw vertegenwoordiger zijn of haar klant optimaal kan bedienen dankzij een perfecte logistieke opvolging in het kantoor, via een zo goed mogelijk gebruik van de beschikbare ICT-hulpmiddelen. VAN VERTEGENWOORDIGER TOT LEVERING Uw vertegenwoordiger ter plaatse moet allereerst kunnen beschikken over zoveel mogelijk informatie over zowel de klant als de beschikbare artikelen. Het komt er voor hem op aan alle troeven in handen te hebben om de verkoop te concretiseren: de raadpleging van de voorraad, opvolging van de planning van de leveranciers... Een laptop stelt hem bij de klant zelf in staat een verbinding te maken met de server van zijn bedrijf. Zo kan hij in real-time de historiek van de klant in zijn database raadplegen en zo inspelen op reële behoeftes van de persoon voor zich. Bovendien kan hij checken welke artikelen meteen beschikbaar liggen op stock en wat nog geproduceerd of besteld moeten worden. Het voordeel is duidelijk. De vertegenwoordiger kan de klant - nog voor de bestelling opgemaakt wordt - perfect inlichten over de juiste leveringsdata en eventuele alternatieven voorstellen. Rekening houdend met de aangereikte gegevens heeft u op die manier de klant een maximale vrijheid wanneer hij zijn bestelling plaatst en van uw kant zet u het productieproces reeds in werking, enkele seconden na de ondertekening van het contract. 26 Stay Connected Mei 2004

DE BESTELLING IS DOORGEGEVEN… Eens de klant beslist een bestelling te plaatsen, is het belangrijk dat de onderneming en de leveranciers zo snel mogelijk informatie krijgen om zo de back-office operaties op te starten. Ook hier speelt een mobiele verbinding een cruciale rol. De bestelling kan op het scherm opgemaakt worden in het bijzijn van de klant, waarna die kan checken of alle gegevens juist zijn: technische details van de bestelling, het leveringsadres en de leveringsdata… Pas als dit gebeurd is, stuurt uw vertegenwoordiger via de laptop de bestelling door naar het interne systeem. Op het werk is het vervolgens mogelijk om het productieproces beter te beheren en de organisatie van de leveringen in samenwerking met de leveranciers te optimaliseren. Het nut van een dergelijk systeem ligt voor de hand. De medewerkers op alle interne afdelingen krijgen meteen alle gegevens ter beschikking die ze nodig hebben over de klant. Aan de hand van de doorgestuurde bestelling weet men op kantoor welke voorwaarden de vertegenwoordiger bedongen heeft, kan een leveringsbon en later de factuur opgemaakt worden,weet men in het magazijn meteen wat er exact uit stock moet gehaald worden - en op welke datum - en welke artikelen er besteld of aangemaakt moeten worden. Op die manier wordt de voorraad herleid tot een minimum, wat belangrijke besparingen kan opleveren.

TRANSPORTAFDELING. Ook de transportafdeling krijgt het perfecte hulpmiddel in handen om haar planning op te stellen. Het elektronische bestelformulier bevat immers de juiste hoeveelheden en de beloofde leveringsdata, zodat de best mogelijke planning opgesteld kan worden voor het transport van de goederen. Op deze manier gebeurt er verder steeds een ‘just in time delivery’ en beschikt men over het perfecte instrument voor het opstellen van de routeplanning. Omdat het bestelformulier steeds het juiste leveringsadres bevat, wordt bovendien vermeden dat er geleverd wordt op het verkeerde adres en weten uw medewerkers zelfs op welk tijdstip ze zich bij de klant moeten aanbieden.

Logistiek

HP Server

MICROSOFT SBS

BEDRIJF

KLANT MICROSOFT WINDOWS XP OFFICE 2003 HP Desktop


LOGISTIEK

TRANSPORT EN LEVERING BINNEN DE TERMIJN

Hoe verbeter ik het beheer en de procesplanning van mijn KMO? OM UW PRODUCTIVITEIT te verhogen en u in staat te stellen om uw concurrenten steeds een stap voor te zijn, dient u makkelijk en waar dan ook 24 uur op 24 toegang te hebben tot de resources van uw onderneming. Wanneer de bestellingen geplaatst zijn, dient u de producten of het gewenste materiaal, rekening houdend met de verkoopsvoorwaarden, snel te leveren. Als u er zeker van wilt zijn dat het transport in optimale omstandigheden verloopt, mag u niets aan het toeval overlaten. Producten, termijnen, leveringsadressen… alles moet tot in de puntjes gerespecteerd worden. Het is dus belangrijk om de uitwisseling van informatie te optimaliseren. Het gebruik van HPinformaticatools zoals de laptop, de PDA en de Tablet PC die in verbinding staat met een server, is een must. De notebook uitgerust met Intel® Centrino™ Mobiele Technologie is een uitstekend voorbeeld van een tool die u in staat stelt doeltreffend en langdurig draadloos te werken (tot 5 uren). Dankzij andere mobiele oplossingen als de GSM blijft u permanent in verbinding. Proximus biedt u op dat vlak met ProxiComfort de moge-

lijkheid om twee gesprekken tegelijkertijd te behandelen en ProxiDuo geeft u met een nummer toegang tot twee toestellen, waarbij het kan gaan om een GSM, PDA, laptop of carkit. Ten slotte kunnen de snelheid en betrouwbaarheid verbeterd worden met een Belgacom ADSL Pro-lijn. Software (SBS 2003, Windows XP of Office 2003 van Microsoft) beheert op doeltreffende wijze files, mailtoepassingen en agenda’s. File sharing stelt iedereen in staat om gegeerde, gecentraliseerde gegevens te gebruiken. Dankzij deze oplossingen vervult u eveneens gelijktijdig verschillende taken en bent u uw concurrenten een stap voor. De keuze van de geschikte technologie optimaliseert de logistiek van uw onderneming. Op die manier verhoogt u de doeltreffendheid en productiviteit. Uw dienst is beter, waardoor ook de tevredenheid bij uw klanten toeneemt.


27

Getuigenis

SUNGARD LUXEMBURG

OSL-licentie: flexibele en voordelige formule voor softwareverhuur Partner: Tree Top –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

SunGard is een specialist in geïntegreerde IT-oplossingen voor de financiële wereld. In Luxemburg biedt dit bedrijf software aan voor verschillende doeleinden, waaronder Private Banking, het Beheer van Portefeuilles, Administratie en het Beheer van Investeringsfondsen. SunGard biedt verder ook diensten aan op het gebied van ‘Remote Operating’.

M. Kremer, Account Manager 28 Stay Connected Mei 2004

T. Caspari, IT-verantwoordelijke

Getuigenis

O

M DE WERKING van

haar informaticapark te optimaliseren, koos SunGard Luxemburg met steun van haar partner Tree Top, voor de Microsoft Open Subscription License (OSL), een formule waarbij Microsoft-software wordt gehuurd, die eventueel later door SunGard kan worden aangekocht. Deze huurformule werd gekozen omwille van haar grote flexibiliteit, een vooraf te bepalen budget, de mogelijkheid voor gespreide betaling, de automatische updates, de voorziene opleidingen en ondersteuningen, evenals de meertaligheid en het gratis thuisgebruik. Het bedrijf opteerde eveneens voor een server terminal waaraan de verschillende werkstations worden verbonden, maar zonder toepassingen om onderhoudsproblemen te vermijden en het gebruik van de PC’s te maximaliseren. SunGard is een wereldleider als het gaat om geïntegreerde IT-oplossingen voor financiële diensten en telt meer dan 20.000 klanten in een vijftigtal landen. In Luxemburg bestaan de activiteiten van 25 SunGard-specialisten erin om verschillende softwareoplossingen aan te dragen die steevast hun bestemming vinden bij banken en andere financiële instellingen. Deze oplossingen hebben verschillende namen zoals APSYS III (geïntegreerde banksoftware voor front-to-back-toepassingen), GP3 (voor het administratieve beheer en de boekhouding van investeringsfondsen) en Decalog (voor het beheer van portefeuilles van institutionele klanten). Op dit moment maken een veertigtal banken en financiële ondernemingen doeltreffend gebruik van de software van SunGard. “In Luxemburg besturen wij ons interne informaticapark, alsook de servers van onze klanten die een contract hebben van ‘Facilities Management’ (FM)”, verklaart Thomas Caspari, verantwoordelijke voor de informatica-infrastructuur bij SunGard Systems Luxemburg en de man die tevens instaat voor de opvolging van Unix-servers bij de FM-klanten. In augustus 2003 beschikte SunGard Luxemburg over een reeks PC’s, maar zonder echte structuur voor het geheel. “Net daarin wilden we orde scheppen”, gaat Thomas Caspari verder. "Het doel was om het beheer van de licenties te vereenvoudigen en eveneens de zekerheid in te bouwen dat het steeds om de juiste licenties gaat. Hierbij wilden we echter geen toepassingen installeren op de verschillende werkstations. Dit zou te veel onderhoud veronderstellen en komt de vlotte werking van het systeem niet ten goede.We willen onze tijd immers ten volle kunnen wijden aan onze ‘core business’.”

SLEUTELROL VAN DE PARTNER. Al vanaf de eerste stappen die SunGard zette in het Groot Hertogdom Luxemburg, werkt de onderneming samen met Tree Top, een partner die haar de nodige diensten levert op het vlak van de interne netwerken en telecommunicatieverbindingen met FM-klanten.“Om een vlot beheer van de licenties te verzekeren en te voldoen aan een zekere nood naar centralisatie, stelden wij de Microsoft Open Subscription Licence (OSL) voor, een huurformule die ook een mogelijkheid tot aankoop bevat”, vertelt Catherine Brignon van Tree Top. “Alle

computers zijn ingeschreven in dit contract, waarbij een huurvermindering van 50% tijdens het eerste jaar zelfs geldt voor de aanwezige computers die al beschikken over up-todate software (versie 2003 of XP). Het gaat om een flexibele en voordelige oplossing, die bovendien toelaat dat men steevast van de meest recente software gebruik kan maken.” “Als we het hebben over de verschillende werkstations, zonder een bepaalde configuratie, dient vermeld te worden dat deze op dit moment verbonden zijn door de server terminal Windows 2003”, licht Thomas Caspari toe.“Terwijl een werkstation wordt ge-updated, kan de gebruiker moeiteloos overschakelen op een andere computer en zijn of haar werk voortzetten. Daarvoor verloor de gebruiker al snel 4 tot 6 uren als er zich een probleem voordeed met een PC.” “Onze partner Tree Top levert ons een uitstekende service”, vult Thomas Caspari aan. “Met hen sloten we een onderhoudscontract, wat onder meer betekent dat zij ons één dag per week een technicus sturen, die dan instaat voor de updates van de exploitatiesoftware en de verschillende toepassingen (bijvoorbeeld MS Windows, MS Office, anti-virus) en dat we gedepanneerd worden binnen de vier uur als er zich problemen voordoen met onze Windows-servers.Tree Top werkt overigens ook samen met sommige van onze klanten, tot algemene tevredenheid van alle partijen.Hun troeven liggen hier bij een goede communicatie,alsook bij snelheid en doeltreffendheid.” GEMAKKELIJK BEHEER, FLEXIBILITEIT EN FINANCIËLE VOORDELEN. “Dankzij de uitwisselbaarheid van de werkstations, heb ik als zaakvoerder altijd een oplossing voorhanden als er een probleem is”, zegt een zichtbaar tevreden Thomas Caspari. “Terwijl de reparaties worden uitgevoerd, kan de gebruiker immers ergens anders plaatsnemen, zich verbinden met de server terminal en verder werken. Daarnaast sluiten de oplossingen van OSL nauw aan bij de dagelijkse werking van het bedrijf. Het systeem staat toe om licenties vlot, maar ook precies te beheren. Gedurende drie jaar blijft dit beheer gegarandeerd, en ondertussen geniet SunGard van alle voordelen van deze contractuele overeenkomst: flexibiliteit, een vooraf vastgesteld budget, gespreide betalingen, minder dure oplossingen, automatische updates, opleidingen en ondersteuning, meertalige oplossingen, en het privé-gebruik van Microsoft Office voor de medewerkers van SunGard Luxemburg.Op het einde van het contract bestaat de mogelijkheid tot aankoop, of om de hele overeenkomst te hernieuwen.” Hoe een en ander zal geschieden in de toekomst hangt op dit moment nog af van het systeem Microsoft Office 2003, waarvan de functies op dit moment uitvoerig worden getest door Thomas Caspari en zijn medewerkers. Dit systeem, waar ze nu al enthousiast over zijn, kunnen ze later installeren wanneer ze dat wensen. Dergelijke updates maken immers een vast deel uit van het afgesloten OSL-contract.


29

Nieuwe producten

PROXIMUS DATABASE ACCESS AND FIELD FORCE MANAGEMENT

Proximus vergemakkelijkt de toegang tot databases MEDEWERKERS DIE de baan op moeten worden niet langer benadeeld en kunnen toegang krijgen tot informatie die rondgestuurd wordt of die opgeslagen is bij hun bedrijf. Meer zelfs, er bestaan verschillende methodes om gegevens die vroeger alleen toegankelijk waren voor interne medewerkers zowel te raadplegen als aan te vullen. Uw medewerkers beschikken mogelijk over een PDA of laptop, uitgerust met een GPRS-kaart of in combinatie met een GPRSgsm.. Dan kunnen die via SMS toegang krijgen tot de beschikbare informatie. Hiervoor biedt Proximus de “Intranet SMS Access”-oplossing aan, die het mogelijk maakt gegevens op te vragen via SMS. Uw externe medewerkers kunnen dan, bijvoorbeeld, informatie opvragen over prijzen, stocks, klantengegevens en steeds per SMS een antwoord krijgen, zonder dat ze iemand hoeven te storen. Met Proximus Mobile Intranet of Proximus Mobile Internet kunnen gebruikers - altijd en overal - het Intranet van het bedrijf of gewoon internet raadplegen. Veronderstel dat uw technici reparaties uitvoeren bij een klant. Dan moeten ze steeds alle details van producten kennen, net zoals de daarbij horende schema’s. Met Mobile Internet of Mobile Intranet en bijvoorbeeld een laptop, PDA of smartphone, kunnen ze voortaan telkens

de nodige gegevens opzoeken, als zaten ze gewoon achter hun bureau. In de beide gevallen zal uw bedrijf de productiviteit van haar medewerkers zien stijgen en kunt u zo een betere service aanbieden aan (potentiële) klanten. Deze mobiele oplossingen stellen u tevens in staat uw medewerkers beter op te volgen en zorgen ervoor dat u permanent met hen kunt communiceren. Denk daarbij alleen maar aan de instructies voor uw technici. Die kunnen zowel via SMS als via Mobile Internet gestuurd en beheerd worden. Wat uw noden ook zijn, Proximus heeft steeds een oplossing in huis waardoor uw productiviteit stijgt. Wenst u meer informatie over deze produkten, neem kontakt op met uw vertrouwde Proximus-kontaktpersoon. • Link naar Proximus Mobile Internet http://corporate.proximus.be/nl/Mobile_Internet/ index.html • Link naar Proximus Mobile Intranet http://corporate.proximus.be/nl/Mobile_Intranet/ index.html • Link naar Proximus Intranet SMS Access http://corporate.proximus.be/nl/Intranet_Sms_Access/ index.html

INTEL® CENTRINO™ MOBIELE TECHNOLOGIE Efficiënt en langer werken met uw notebook Van gadget tot onmisbaar instrument: een notebook is niet meer weg te denken in een moderne KMO. Notebooks worden steeds platter, kleiner en lichter en dus handiger om overal mee te nemen. Met de Intel® Centrino™ Mobiele Technologie haalt u een extra krachtige processor in huis met een zuinig energieverbruik. De batterijen zorgen ervoor dat u tot 5 uur draadloos kan werken. Met deze nieuwe technologie zijn u en uw medewerkers in staat om grote prestaties te leveren zonder veel energie te gebruiken. Breedband ligt altijd binnen handbereik, waar u ook bent, op kantoor of bij klanten. Deze nieuwe technologie levert bovendien ook een duidelijke productiviteitswinst op. Uit onderzoek is gebleken dat bij de overstap naar notebooks met Intel® Centrino™ Mobiele Technologie, uw personeel gemiddeld 8 uur extra per week werkt. Van een opvallende productiviteitsverhoging gesproken. Info: http://www.replaceme.be/nl/producten 1


Nieuwe producten

HP Photosmart DE HP PSC 2510 PHOTOSMART kan het allemaal: printen, faxen, scannen en kopiëren. Hij is bedoeld voor het groeiende aantal zelfstandige praktijken of kleine organisaties met één of meer pc's, want dankzij de standaard ingebouwde netwerkkaart en WiFi kan je hem inzetten in een klein netwerk. De HP PSC 2510 Photosmart is het topmodel uit de nieuwe serie en de allereerste draadloze all-in-one. Op het ingebouwde LCD-scherm van 6.4 cm kan je je foto's bekijken en bewerken, zonder dat hierbij een pc of Mac nodig is. Direct printen vanaf geheugenkaarten zoals o.a. CompactFlash™, SmartMedia, Secure Digital™, xD of Sony Memory Stick® behoort uiteraard tot de standaard mogelijkheden. HP is niet zomaar de pionier op dat vlak. Je kan opnamen vooraf bekijken, selecteren en printen. De unieke HP Proefdrukfunctie met miniatuurafbeeldingen maakt snelle selectie en afdruk mogelijk, zelfs zonder computer. Het scannen van documenten, foto's of 3D-objecten gebeurt met een resolutie van 1200 x 2400 dpi optische resolutie. Een supersnelle fax is eveneens standaard ingebouwd. Kopiëren en faxen kan je trouwens ook zonder dat je je pc opstart. De PSC 2510 biedt een sublieme kwaliteit, waarbij foto's en documenten haarscherp afgedrukt worden met een maximale resolutie van 4800 dpi. Gebruikers die het allerbeste fotoresultaat willen, kunnen een optionele foto-inktcartridge gebruiken. In combinatie met HP's PhotoRet IV-afdruktechnologie biedt deze inktcartridge zes inktkleuren, in plaats van de gebruikelijke vier. info: http://www.hp.be/printers

INTEL® PENTIUM® 4 MET HYPERTHREADING TECHNOLOGY

SNELHEID GEKOPPELD AAN PRODUCTIVITEITSWINST Snel en efficiënt: dat is de kracht van de Intel® Pentium® 4 met HT-technologie.En omdat u meerdere taken tegelijk kan uitvoeren, boekt u een enorme productiviteitswinst. Werkt u al een aantal jaren met een Intel Pentium® III? Dan is het wellicht tijd om over te gaan op een nieuwe Intel® Pentium® 4 met HT-technologie. Deze werkt zes keer sneller dan uw ‘oude’ pc.Uw nieuwe pc laat u toe meerdere taken tegelijk uit te voeren, zonder dat de ene taak de andere vertraagt. Dat levert dus pure tijdswinst op. Overstappen op een nieuwe pc heeft nog andere voordelen. Het doet de kosten aanzienlijk dalen: bedrijfskosten verminderen met 10% en de besturingssysteem-gerelateerde voordelen aan de helpdesk nemen met 50 % af. Bovendien zorgt deze nieuwste Intel® processor voor een krachtige beveiligingssoftware die op de achtergrond draait zonder dat dit ten koste gaat van de applicaties die op de voorgrond draaien. Kortom, voor KMO’s is de Intel® Pentium® 4 met Hyperthreading Technology in vele opzichten de ideale oplossing. Info: http://www.replaceme.be/nl/producten

MAXIMALE KANSEN OP SUCCES BIJ UW KLANTEN Het ultieme doel van iedere KMO is nieuwe klanten te werven en bijkomende inkomsten te genereren. Om dit makkelijker waar te maken ontwikkelde Microsoft de Office Small Business Edition 2003. Microsoft Office Small Business Edition 2003 biedt u een veelvoud aan oplossingen. In combinatie met de Business Contact Manager helpt het u in de eerste plaats bij het zoeken naar potentiële klanten en nieuw businesspotentieel. Al uw zakelijke contactinformatie wordt daarbij op één plaats bewaard. Via de component Business Opportunities in Outlook 2003 blijft u uw businesspotentieel de baas en haalt u het uiterste uit uw verkoopkansen door geïnteresseerden op een efficiënte manier op te sporen. Daarnaast zorgt Microsoft Office Publisher voor een aanmaken van aantrekkelijk sales- en marketingmateriaal dat u kan afdrukken, op het web publiceren of versturen via email. Ook het beheer van e-mails en een veilige informatie-uitwisseling behoren tot de troeven van Microsoft Office Small Business Edition 2003. Voor de recente promotie rond Office, surf naar www.microsoft.com/belux/nl/ business/promo_intro.mspx


31

Nieuwe producten

Betere bedrijfsprestaties met de KMO-versie ADSL VOOR KMO’S EN ZELFSTANDIGE ondernemers is het internet een onmisbaar instrument geworden. De komst van ADSL heeft dit proces alleen maar versterkt. Om nog performanter te kunnen opereren heeft Belgacom de Business-versie van de ADSL ontwikkeld, op de maat van uw bedrijf De communicatie tussen uw bedrijf, uw klanten en uw leveranciers moet optimaal en in de beste omstandigheden verlopen. Op die manier bent u in staat om uw omzet te doen groeien en de toekomst van uw onderneming te garanderen. Om dat doel waar te maken kan u uw producten en diensten optimaal promoten via het internet met Belgacom ADSL Skynet Pro Compact. Hierdoor worden bestaande klanten permanent op de hoogte gehouden van al uw diensten, maar ook potentiele klanten kunt u laten kennismaken met uw producten en activiteiten. U beschikt via deze oplossing over een vast IP-adres waarmee u een netwerk van maximaal 4 pc’s koppelt aan het internet. Met deze razendsnelle verbinding kan u ongehinderd surfen, e-mails versturen, informatie downloaden, enz… Bovendien kan u met uw

BENT U EEN GOED GEÏNFORMEERDE BEDRIJFSLEIDER? SURF NAAR WWW.STAYCONNECTED.BE U bent een actieve en dynamische KMO-bedrijfsleider. U weet welke NICT levensbelangrijk zijn voor uw bedrijf.Raadpleeg regelmatig de site van Stay Connected die Microsoft gecreëerd heeft in samenwerking met Belgacom, HP, Proximus, Intel en KMO-PME. U vindt er onder andere een concreet aanbod en promoties om te genieten van de voordelen van de nieuwe technologieën, zonder uiteraard de agenda van de talrijke seminaries en evenementen van 2004 te vergeten. http://www.stayconnected.be


vast IP-adres een eigen server verbinden voor het hosten van uw website. Niet te vergeten: ook toepassingen als VPN (Virtual Private Networking) en teleworking liggen binnen handbereik. Heeft u problemen met hackers? In optie kan u een IOS Firewall aanschaffen die elke verdachte trafiek van het internet onderschept. De eenmalige kost van de activering van de firewall op de route bedraagt 50 euro (exclusief BTW). De abonnementsprijs op de Belgacom ADSL Skynet Pro Compact bedraagt 99 euro/maand (exclusief BTW ). Met dit abonnement wordt u nog heel wat extra’s aangeboden: spam en virusscan, de huur en het onderhoud van de router en 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 assistentie van de professioneel klantenservice. Goed om te weten: van 15/04 tot 30/06/2004 is de installatie gratis voor elk abonnement van 1 jaar Belgacom ADSL Skynet Pro Compact. Info: www.belgacom.be/adsl Bovenstaand abonnement betreft de dienst Belgacom ADSL Pro Compact en het abonnement Skynet PRO Compact. Ook andere internetproviders zijn mogelijk, zie www.turboline.be. Bel gratis 0800-22 800.

SMALL BUSINESS SERVER 2003

Een toegang tot gecentraliseerde gegevens ELKE DAG MEER KLANTEN bereiken en een betere service bieden: dat is het uiteindelijke doel van iedere KMO. Om uw targets waar te maken heeft Microsoft een bijzonder intelligent efficiënt product ontwikkeld: Small Business Server 2003. Met de Small Business Server 2003 kunt u een veilige plaats creëren voor het opslaan van cruciale gegevens. De toegang tot gegevens en toepassingen is centraal geregeld waardoor de productiviteit van de werknemers wordt verbeterd, omdat zij alle benodigde informatie via de computer kunnen verkrijgen. Met

Small Business Server 2003 verhoogt u uw omzet en verlaagt u de kosten door uw bedrijf te analyseren en te beheren met branchespecifieke toepassingen. U bereikt ook meer klanten omdat u host bent voor uw e-mail, u kunt uw bedrijf presenteren op het web en u krijgt toegang tot bedrijfsgegevens. Hierdoor kunt u op een professionele manier zaken doen en klanten verzekeren dat u de juiste keuze bent voor hun bedrijf.

Voor info: http://www.microsoft.be/sbs

Nieuwe producten

TIPS & TRICKS

Geef uzelf wat ademruimte: maak plaats vrij op de harde schijf HEBT U GEEN PLAATS meer op uw harde schijf? Hebben bestanden, afbeeldingen en andere downloads zich hopeloos vermenigvuldigd? Dan is het de hoogste tijd om orde op zaken te stellen, iets wat uiteraard steeds met de nodige voorzichtigheid en precisie moet gebeuren. Een ‘grote schoonmaak’ kan dan bijvoorbeeld bestaan in het verwijderen van programma’s die niet worden gebruikt, het opschonen van de harde schijf of van andere toepassingen. Waarom zouden we ongebruikte programma’s niet verwijderen, als ze enkel maar schijfruimte in beslag nemen? Om dit te doen, volstaat het het configuratiescherm open te klikken en de gewenste delen te wijzigen of programma’s te verwijderen. Om de harde schijf op te schonen is Windows XP uitgerust met een

handig hulpmiddeltje dat onnodige bestanden opspoort en verwijdert. Open het configuratiescherm, klik op ‘Prestaties en onderhoud’, kies de optie ‘Ruimte op de harde schijf vrijmaken’ en selecteer de op te schonen harde schijf. Zo worden in een handomdraai en op een veilige manier alle tijdelijke en overbodige bestanden geëlimineerd. Hebben we het over andere toepassingen, dan valt op dat bijvoorbeeld e-mails en discussiegroepen heel wat plaats innemen. Bevat uw computer ook overvloedig veel afbeeldingen, dan valt des te sterker op hoeveel plaats hierdoor wordt ingepalmd. Aarzel dus niet en wis de nutteloze berichten. Het resultaat zal u verbazen! Info: http://support.microsoft.com/ default.aspx?scid=kb;nl;315246

Professionals kiezen een HP werkstation MET

ZIJN WERKSTATION introduceert HP een professioneel alternatief voor de gewone PC. Soms overstijgen de eisen van de gebruiker immers de mogelijkheden van de PC en wordt een werkstation de beste keuze. Een werkstation zorgt allereerst voor een verhoogde productiviteit. Voor professionals voldoet een PC dikwijls niet, omdat het apparaat meer moet kunnen dan enkel het uitvoeren van standaardtaken. Een werkstation werd ontwikkeld om tegemoet te komen aan complexe toepassingen in een heel breed veld van mogelijke taken. Moet je, bijvoorbeeld, een product heel vlug in de markt zetten om de concurrentie te vlug af te zijn, dan vormen werkstations de beste oplossing, omdat de hardware, het systeem waaronder de software draait en de toepassingsgebieden optimaal zijn. HP maakt gebruik van zijn sterke band met onafhankelijke softwareverkopers en kan via hun input zorgen voor alle vereiste hardware. Een bijkomend voordeel is dat HP nauw samenwerkt met Microsoft®, wat er mee voor zorgt dat de HP werkstations uitblinken door betrouwbaarheid.

HP XW4100 Workstation

Meer informatie: Steven Noorts Area Category Manager Workstations Hewlett-Packard Luchtschipstraat 1, B-1140 Evere Tel: 02/729.72.53 www.hp.be/workstations Stay Connected Mei 2004

33

Antwoord van een kenner

INFORMATICABEVEILIGING

Beter voorkomen dan genezen De actualiteit is het beste bewijs. Nog nooit werden ondernemingen zo zwaar geteisterd door problemen met informaticabeveiliging. Spam-mail, virussen, “Trojaanse paarden”, geplunderde rekeningen en fondsen,… zijn enkele van de meest gangbare begrippen. Nietsvermoedende of nonchalante gebruikers zetten hun onvoldoende beschermde computers permanent wagenwijd open voor aanvallen van buitenaf. Geen enkele PC of netwerk is nog veilig zonder up-to-date bescherming.

S

op het gebied van informaticabeveiliging zijn het op één punt eens: gaat het om de bescherming van een onderneming, dan gaat de praktijk boven alles. Een beveiligingssysteem moet efficiënt zijn en eenvoudig te gebruiken door alle medewerkers. Vooraleer dus normen of systemen te bespreken, is het aan te raden erbij stil te hoe de onderneming functioneert en de bedrijfsprocessen te analyseren en te evalueren. Een tweede belangrijk punt is dat het beveiligingsplan voor het informaticanetwerk nooit onafhankelijk mag worden opgesteld van andere, meer globale plannen - bijvoorbeeld over de continuïteit van de activiteiten. Kortom, gaat het over beveiliging, dan komt er veel meer bij kijken dan een pure kosten-batenanalyse. PECIALISTEN

DE REGEL VAN DE 3 P’S. In eerste instantie moet de onderneming zich vragen stellen over het gewenste niveau 34 Stay Connected Mei 2004

van bescherming, over de middelen die ze daarvoor wil inzetten en over de kosten die gepaard gaan met een aanval op het informaticasysteem. Eenmaal deze zaken vastliggen, zal het bedrijf dit ook moeten communiceren aan alle afdelingen binnen de onderneming. Iedereen moet op de hoogte zijn van de verschillende stappen van het beveiligingsproces voor het informaticasysteem. Hierbij verwijzen beveiligingsspecialisten naar de regel van de 3 P’s:‘personen’, ‘procedures’ en ‘producten’. Slaagt een onderneming erin om met al deze factoren rekening te houden, dan heeft ze het gelijk aan haar kant. Volgens experts in beveiliging is de derde P wellicht het meest onmisbare deel van een goed beveiligingsbeleid. Naast de klassieke oplossingen zoals antivirussoftware of een firewall, komen er meer en meer producten op de markt voor detectie en preventie van inbreuken op het systeem. Zo is er IDS/IPS, waarmee de computer zich automatisch kan afsluiten van de externe omgeving van zodra een anomalie wordt vastgesteld. HET ANTWOORD VAN MICROSOFT. Uiteraard boog ook softwaregigant Microsoft zich over deze problematiek. Deze zomer brengt Microsoft Service Pack2 op de markt, dat zal instaan voor de bescherming van Windows XP. Het actieve principe van Service Pack2 is de Windows Firewall, een beschermingspakket dat de Internet Connection Firewall zal vervangen. Om eventuele moeilijkheden bij de installatie van het systeem te vermijden, activeert het nieuwe beschermingsprogramma

zichzelf. De SP2 pakt ook binnenkomende verbindingen aan die de computer bereiken via bepaalde procedures op afstand (RPC of Remote Procedure Call). Voortaan zullen enkel legitieme verbindingen nog toegang krijgen tot het systeem. Dankzij deze verbeterde beveiliging van het systeem in het algemeen, zullen ook Microsoft programma’s als Outlook Express, Windows Messenger en Internet Explorer minder kwetsbaar worden. www.microsoft.be/protect

14,62 MILJARD DOLLAR Volgens talrijke experts is het virus Sobig tot op heden het schadelijkste virus ooit. Het richtte al voor 14,62 miljard dollar schade aan bij verschillende bedrijven in termen van productiviteitsverlies. Het onttroont zo het Klez-virus en de LoveBug, die respectievelijk zorgden voor verliezen van 13,94 en 8,75 miljard dollar. Een andere bron van elektronische kwellingen is de spammail. In december 2002 analyseerde het gespecialiseerde magazine 01net ongeveer 320.000 ongewenste, puur met commerciële doeleinden verstuurde mails. Het verrast niet dat spam-mails met een pornografisch karakter op kop liggen (42%), meteen gevolgd door de financieel getinte spam-mails (40%). Iets verderop volgen mails die te maken hebben met gezondheid (12,9%).

Proximus Mobile Business Solutions. Altijd en overal bereikbaar zijn, is belangrijk. Maar wordt het niet tijd dat u wat meer verwacht van uw operator ? Proximus heeft voor tal van zelfstandigen en bedrijven mobiele oplossingen. Oplossingen aangepast aan uw behoeften die zorgen voor een verhoogde productiviteit en een betere kostencontrole. Wil u ook ontdekken wat Proximus Mobile Business Solutions voor u kan betekenen ? Bel uw contactpersoon bij Proximus, contacteer Business Service op 0800 15 215 of surf naar www.proximus.be/mobilebusiness.

Proximus Mobile Business Solutions. Denk vooruit.

Philip Mortelmans: Informatica verhoogt productiviteit medewerkers. van Mortelmans Philip Architecten BVBA. Een initiatief van Microsoft voor de KMO

Recommend Documents