Personeelsplanning en werklastmeting: status quaestionis Prof. dr. em. Roger Depré Instituut voor de Overheid
K.U.Leuven
1
Het concept werklastmeting: doelstellingen •
• • • • • • •
In kaart brengen van de productie van het gerecht, van de sector, van kamers, of van magistraten, en het nagaan van een evenredige werkverdeling Kwantificeren van de personeelsbehoeften: personeelsplanning Bepalen van de werkdruk (stress, psychische belasting) Bekostigen van de rechtspraak op grond van aantal afgehandelde zaken In kaart brengen van de individuele prestaties en het opsporen van magistraten die ondermaats presteren Time management Case-load management Personeelstoekenning op grond van prestaties en doelstellingen
K.U.Leuven
2
Werklastmeting in Justitie Uitgangspunt: • Kloof tussen aangroei zaken en groei van het personeel: achterstand in afhandelen zaken • Artikel 352 bis GW: Koning stelt wijze vast waarop werklast zal bepaald worden, waarop gegevens geregistreerd en geëvalueerd worden Werklast is een instrument om: • op objectieve wijze de werkelijke behoeften aan personeel te bepalen • personeelsbeschikbaarheid af te stemmen op behoefte K.U.Leuven
3
Kernelementen werklastmeting 1.
Bepalen van hoeveelheid werk (volume) Aantal zaken, arresten, vonnissen Per soort rechtbank, per soort zaak
2.
Bepalen van norm a. b.
Uitgedrukt in tijd: de tijd (sec., min., uren, …) die een normaal persoon nodig heeft om een bepaalde zaak af te handelen Uitgedrukt in hoeveelheid zaken: het aantal zaken/arresten dat kan afgehandeld worden per tijdseenheid
3.
Bepalen van beschikbare arbeidstijd (aantal uren per jaar)
4.
Berekenen aantal FTE
K.U.Leuven
4
Voorbeeld: probleem 1 Hoeveelheid werk: 4000 zaken Norm: 1 magistraat kan 400 zaken afhandelen per jaar Hoeveel magistraten: 4000 / 400 = 10 magistraten MUNAS civiel: - hoeveelheid 4200 arresten - norm: 92,25 per magistraat - 4200 / 92,25 = 45,53 magistraten K.U.Leuven
5
Voorbeeld: probleem 2 Hoeveelheid werk: 4000 zaken Norm: 1 magistraat werkt 4 zaken per uur af Hoeveelheid tijd: 4000 / 4 = 1000 uren Hoeveel magistraten: hangt af van beschikbare arbeidstijd per jaar als de magistraat 1200 uren ter beschikking heeft, dan 1000 / 1200 = 0,83 FTE K.U.Leuven
6
Normen maken a. b.
Norm op grond van ratio aantal zaken per persoon vb hoeveel zaken werkt 1 magistraat af per tijdseenheid Norm op grond van tijd
1. Aantal zaken per persoon: gemiddelde • • •
Men meet aantal zaken (arresten, vonnissen) Men meet aantal personen Men berekent gemiddelde en dit is de norm
K.U.Leuven
7
Normen maken: vb MUNAS Arresten
Effectief aantal magistraten
Aantal per magistraat
Antwerpen
8.408
43
196
Brussel
8.287
49
169
Gent
7.545
45
167
Liège
5.856
32
183
Mons
3.797
23
165
Totaal
33.889
195
173
K.U.Leuven
8
Normen maken Betrouwbaarheid en validiteit veronderstellingen • Men werkt op zelfde manier, zelfde werkmethode, vergelijkbare zaken, magistraten even bekwaam • Rechtbank homogeen, dus vergelijkbaar • Geen rekening met complexiteit zaken, tijd, kwaliteit
2. Norm per zaak: civiel, penaal, familiaal Op grond van waarneming, statistieken Gemiddeld aantal zaken per magistraat = norm dus aantal magistraten Rechtbank A voor zaak x = aantal zaken x / norm = aantal (effectief) K.U.Leuven
9
Normen maken Aantal magistraten voor Rechtbank A is de som van aantal magistraten van elk soort zaak Rechtbank A aantal zaken soort x / norm x = effectief x aantal zaken soort y / norm y = effectief y aantal zaken soort z / norm z = effectief z Totaal effectief = Som Probleem: • Betekenis gemiddelde • Geen zicht op niet-dossiergebonden tijd • Alleen magistraten: geen rekening met administratief en juridisch personeel • Geen mogelijkheid tot verbetering K.U.Leuven
10
Normen maken 3. Beste praktijk Men maakt per rechtbank ratio aantal zaken / personeel Norm is beste ratio Vb Antwerpen heeft beste ratio 196 arresten per magistraat. Men neemt als norm 196.
4. Norm op grond van tijd Niet aantal afgehandelde zaken per magistraat, wel de tijd die besteed wordt aan een zaak
K.U.Leuven
11
Normen maken Per type zaak wordt duur (in minuten) gemeten: • Registreert – tijdschrijven – tijdschatten • Van deze tijden wordt gemiddelde berekend • Gemiddelde wordt norm: gemiddeld aantal minuten per type zaak • Totale behandelingstijd = volume * norm Vb echtscheiding volume 300, norm 120 m. Totale tijd echtscheidingszaken = 300 * 120 m. = 36000 min.
•
Omzetting in FTE: totale tijd / beschikbare tijd Dossiergebonden tijd beschikbaar = 1200 uur Aantal magistraten 600 uur / 1200 uur = ½ magistraat
K.U.Leuven
12
Normen maken Tijd besteed aan afhandelen kan worden opgesplitst in magistratentijd, griffiertijd, tijd administratief personeel Behandeltijd is het gewicht van elk soort zaak Som van (normtijd * aantal zaken per soort) = totale tijd Vb
soort zaak volume norm x civiel 1000 1 uur jeugd 500 2 uur straf 800 5 uur Totale tijd = 1000 * 1 + 500 * 2 + 800 * 5 = 6000 uur Aantal: 6000 / 1200 = 5 K.U.Leuven
13
Normen maken Metingen en normen gegrond op bestaande situatie • Gevaar dat slecht functioneren bevestigd wordt door het te normeren • Ontbreken van verbeteringsperspectief Werklast is functie van: hoeveelheid zaken, werkmethode, beperking van tijdverlies door wachten, niet op elkaar afgestemde activiteiten, wijze van organiseren, structuur, processen, compententie van personeel, kwaliteit van processen en outputs, productiviteit, motivatie, tevredenheid
K.U.Leuven
14
Werklastmeting •
• • • •
•
Meten van tijden is tijdrovend, kost veel. Alternatieven: steekproeven, multimoment niet dossiergebonden tijden, expertcomités, survey (Duitsland) Zelfs objectieve tijdregistratie wordt verbeterd door expertcomités Meer aandacht voor kwaliteit en productiviteit onder vorm van toeslagen Werklast is belangrijk maar niet voornaamste instrument om werking te rationaliseren Daarnaast meer aandacht voor efficiëntere organisatie, efficiëntere werkprocessen, voor managementcapaciteit, voor audit en kwaliteitssystemen, voor stuur- en leiderschapscompetenties Is een zaak van alle geledingen magistraten, griffies, ondersteunend personeel
K.U.Leuven
15
