PERSONEELSDOSSIERS KS Fectio
KS Fectio Vastgesteld door het bestuur Vastgesteld door het DTO Vastgesteld door de GMR
d.d.: d.d.: d.d.:
Geschreven door:
Annemarie Maasse Personeelsfunctionaris a.i.
Versie:
2.
15-5-2010
1
1. Inleiding Het personeelsdossier speelt een belangrijke rol in het integraal personeelsbeleid, zowel op school- en bovenschoolniveau. Bij de Katholieke Scholenstichting FECTIO, wordt van iedere medewerker een personeelsdossier bijgehouden. 2. Wettelijk kader Voor het verkrijgen van bepaalde informatie op basis van wettelijke voorschriften op het gebied van o.a. sociale zekerheid en fiscale wetgeving is het noodzakelijk dat een werkgever personeelsgegevens bijhoudt. Personeelsadministraties vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en zijn vrijgesteld van aanmelding bij het College Bescherming Persoonsgegevens voor zover het gaat om verwerking van gegevens voor doeleinden zoals naam, adres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum en -plaats, bank- en gironummers, nationaliteit, opleidingsgegevens, gegevens over functie, gegevens i.v.m. verlof, ADV, bevalling, ziekte, gegevens met het oog op het organiseren van personeelsbeoordeling, loopbaanbegeleiding, etc. (voor zover die gegevens bij de medewerker bekend zijn). Conform de Wet BIO (Beroepen in het Onderwijs) moeten scholen met ingang van 1 augustus 2006 een dossier bijhouden van elke leerkracht. In het dossier staan de afspraken die de werkgever met de leerkracht maakt over het ontwikkelen van zijn of haar bekwaamheid. Dit dossier wordt ook wel bekwaamheidsdossier genoemd. Tot slot stelt de Wet Verbetering Poortwachter eisen aan het vastleggen van afspraken bij ziekte en reïntegratie. 3. De inhoud van het personeelsdossier. Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd. Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd kunnen worden. Of het nu gaat om een, verlofafspraak, salarisverhoging of om ontslag. Omdat wij met al de gegevens van medewerkers informatie verzamelen, is het van belang om een gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen. Een personeelsdossier bestaat uit meerdere dossiers, ieder dossier heeft een kleur; • Persoonlijke gegevens & arbeidsvoorwaarden (geel) - kopie Dyade formulier overzicht gegevens (persoonlijke gegevens, functiehistorie binnen de organisatie) (bijlage 1) - sollicitatiegegevens (advertentie, sollicitatiebrief) - aanstellingsbrief - verklaring omtrent gedrag - kopie identiteitsbewijs - levensloopregeling, spaarloon, reiskosten woon-werkverkeer etc. - verder documentatie over benoemingen, zwangerschaps- en/of ouderschapsverlof etc. •
Functioneren en beoordeling (rood) - functiebeschrijving - verslagen functioneringsgesprekken (bijv. POP / afspraken loopbaan) - verslagen beoordelingsgesprekken - bekwaamheidsgegevens zoals vastgesteld in de Wet BIO - overige correspondentie m.b.t. medewerker
•
Ziekteverzuimgegevens (wit) - reïntegratiedossier (overzicht van ziekmeldingen, duur, reden en verdere daarbij behorende relevante gegevens, waaronder correspondentie met de Arbodienst / UWV.) (conform Wet Verbetering Poortwachter)
•
Studie en formulieren (blauw) - diploma’s - getuigschriften - certificaat of bewijs van deelname per cursus - overige formulieren
15-5-2010
2
4. De situatie bij de Katholieke Scholenstichting Fectio. Zowel op het kantoor van Fectio, het administratiekantoor Dyade en op de scholen zijn personeelsdocumenten aanwezig. Dyade beschikt over de gegevens die nodig zijn om de salarisadministratie te voeren. Op het kantoor van Fectio werkt men volgens een hangmappensysteem. Op alfabetische volgorde (meisjesnaam medewerker) worden de verschillende documenten in tabbladen bewaard. Het doel van de scheiding van documenten is om vermissing te voorkomen. Het secretariaat van Fectio is verantwoordelijk voor de taak dat alle documenten gearchiveerd worden in het personeelsdossier. Op de scholen worden de personeelsdocumenten bewaard in een ordner, gerangschikt op alfabetische volgorde en op basis van een logische volgorde. Het administratiekantoor Dyade verzorgt haar eigen administratie. Diegene die de originele documenten ontvangt en archiveert zorgt dat alle betrokken partijen kopieën krijgen. Op de bijlage 2 is de archiveringsplaats van personeelsdocumenten vermeld. 5. Wijziging van school of werkgever. Als een medewerker gaat werken bij een andere school binnen de Stichting, wordt het personeelsdossier op schoolniveau persoonlijk door school A overgedragen aan school B. Zodra een medewerker niet meer bij Fectio in dienst is, wordt het totale personeelsdossier gearchiveerd bij het kantoor van Fectio en worden de wettelijke bewaartermijnen toegepast. De schooldirecteur zorgt voor verzending van het personeelsdossier op schoolniveau naar het kantoor Fectio. 6. Bewaartermijnen Er is geen wettelijke termijn gesteld voor het bewaren van complete personeelsdossiers. Volgens de rijksarchiefinspectie wordt meestal een bewaartermijn gehanteerd van 75 jaar na de geboortedatum van de betreffende medewerker. Dit hangt samen met de pensioenrechten. Niet alle stukken die zich in het personeelsdossier bevinden blijven gedurende zo’n lange tijd relevant. Over stukken waaruit een vordering kan voortkomen (bijv. reiskostenvergoedingen en andere declaraties) is in het Burgerlijk Wetboek bepaald dat deze gedurende minimaal 7 jaar moeten worden bewaard. Nadat de medewerker 7 jaar uit dienst is, zorgt het secretariaat van Fectio dat het dossier vernietigd wordt. Eén keer per jaar, begin van het nieuwe schooljaar, controleren zij welke dossiers vernietigd kunnen worden. 7. Recht op inzage door de werknemer. De medewerker heeft er recht op zijn/haar gegevens in te zien en te corrigeren. Het recht op inzage geldt voor het gehele personeelsdossier. Belangrijke stukken die opgenomen worden in het personeelsdossier moeten door de medewerker voor gezien en zo mogelijk voor akkoord ondertekend worden. Inzage in het personeelsdossier is mogelijk in het bijzijn van de direct leidinggevende of de personeelsfunctionaris. Een dossier wordt nooit uit handen gegeven. Een verzoek tot inzage moet binnen vier weken worden gehonoreerd. Dit is wettelijk zo geregeld. Gegevens kunnen alleen gecorrigeerd worden als deze feitelijk onjuist zijn. Als gegevens subjectief onjuist zijn (een medewerker is het bijvoorbeeld niet eens met de inhoud van gespreksverslagen) dan heeft hij/zij het recht om zijn/haar eigen versie aan het dossier toe te voegen. 8. Inzage en beheer. De algemeen directeur, de leidinggevende(n) van de medewerker en de personeelsfunctionaris hebben toegang tot het personeelsdossier. Op het kantoor van Fectio worden de personeelsdossiers beheerd door het secretariaat. Op schoolniveau is de directeur hiervoor verantwoordelijk. De salarisadministratie (Dyade), de advocaat van de werkgever, de accountant van de werkgever en de Onderwijsinspectie hebben toegang tot een personeelsdossier voor zover dit voor de uitoefening van hun taak noodzakelijk is. De salarisadministrateur bijvoorbeeld mag dus niet de verslagen van de functionerings- en beoordelingsgesprekken inzien. 9. Verstrekking personeelsgegevens aan derden Gegevens mogen alleen aan derden worden verstrekt mits daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de desbetreffende medewerker.
15-5-2010
3
10. Beveiliging “Papieren” personeelsgegevens worden bewaard in afgesloten kasten. Personeelsgegevens in computerbestanden worden afgeschermd met een wachtwoord. 11. Hoe nu verder? Alle partijen gaan vanaf het moment dat overeenstemming is bereikt volgens deze werkwijze werken. Eventuele achterstand en nog ontbrekende gegevens in de personeelsdossiers worden geleidelijk toegevoegd.
september 2007 Annemarie Maasse
15-5-2010
4
Bijlage 2 Archiveringsplaats personeelsdocumenten Rubriek
Naam document
Aanstellings- en persoonlijke gegevens (Dossierkleur Geel)
Personeelsadvertentie
(Dossierkleur Blauw)
(Dossierkleur Rood)
Secundaire arbeidsvoorwaarden (Dossierkleur Geel)
Functioneren / beoordelen (Dossierkleur Rood)
Ziekte en arbeidsongeschiktheid (incl. reïntegratiedossiers)
(Dossierkleur Wit)
15-5-2010
Kantoor Fectio X
School
Sollicitatiegegevens Aanstellingsformulier Samenlevings/partnersch ap Loonbelastingverklaring Verklaring omtrent gedrag Diploma’s, getuigschriften, diensttijdoverzicht Kopie geldig ID bewijs Uitslag psychologisch onderzoek/assessment Laatste salarisstrook Werkgeversverklaringen Benoemingsbrieven Akte(n) van aanstelling/ontslag Aanstellingsbrief en aanvullende arbeidsafspr. (Aanvullende) (salaris)afspraken 3) Mutatieformulieren Fietsplan
X X X
X X X
X (origineel) X
X
X
X
X X
X
Spaarloon Levensloopregeling Formulier reiskosten woon- werkverkeer Overeenkomst studiekosten -functioneringsgesprek -beoordelingsgesprek -POP -formele gespr.notities/brieven -functiebeschrijvingen -Ziekmeldingen -Rapportages arbodienst -Beoordelingen arb.ongeschiktheid -Reïntegratie-adviezen -Plan van aanpak -Meldingen UWV
X X X
X
X X X X
X X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X 1) X
X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
5
Verlof (Dossierkleur Geel)
Aanvragen buitengewoon verlof (zie CAO) Overeenkomst spaarverlof / levensloop Aanvragen zwangerschaps- en aanvragen en overeenkomsten ouderschapsverlof BAPO-overeenkomst
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1)
Als er loopbaanconsequenties, rechtpositionele en/of financiële consequenties zijn, wordt dit d.m.v. een mutatieformulier gemeld aan betrokken instanties.
15-5-2010
6
