PW Groep: papier vliegt eruit, personeelsdossiers gedigitaliseerd

k r a n t 2012 / 02

krant Karmac Groep, specialist in document- en informatielogistiek

Unica: digitalisering technisch hoogstandje >> pagina 2

Raet en Karmac: Kennis en kunde gebundeld pagina 8

Bibliotheekservice Onsite: service en kwaliteit pagina 4

‘Tropenjaren’ digitaal ontsloten’ >> pagina 6 WWW.KARMAC.NL

IN HET KORT: • • • • • • • • •

NIOD schrijft geschiedenis met digitalisering Roermond gooit roer digitaal om Zonnige en digitale toekomst op Sint Maarten Isala Klinieken: patiëntendossiers zorgeloos gedigitaliseerd Baker & McKenzie zet zaken digitaal recht Digitalisering mooie les voor Vereniging van CVO’s Zonder Bibliobus sprake van verarming voor O.B.S. Kraaiennest Met zijn 1000’en bergop voor het KWF DIOR Nieuwe stijl (ook) voor Het Nieuwe Werken

> 05 > 07 > 09 > 10 > 11 > 12 > 14 > 15 > 16

KARMAC KRANT 2012 / 02

PW Groep: papier vliegt eruit, personeelsdossiers gedigitaliseerd Als je voor je personeelsmanagement nagenoeg alles digitaal hebt, is het niet handig om nog personeelsdossiers op papier te laten bestaan. Dan mis je overzicht, inzicht en het dossier is voor de betrokken werknemers bijna onzichtbaar. Karmac digitaliseerde de bijna 400 dossiers, die nu via Raet Personeelsdossier Online beschikbaar zijn. Altijd en overal beschikbaar voor wie het nodig heeft. PW Groep is er mee in de wolken... >> Lees meer op pag. 4

Tactus Verslavingszorg: de kick van het Digitaal Werken Om zo efficiënt mogelijk om te gaan met semi-statische cliëntendossiers heeft Tactus de opslag en het beheer hiervan uitbesteed aan Karmac. Scheelt ruimte, is betrouwbaar, blijft vertrouwelijk en is een stuk efficiënter.

Als je zelf niet goed (meer) in staat bent om het juiste voorzieningenniveau te realiseren voor de doelgroepen van je bibliotheekvoorziening, dan is Karmac er nog. Met diens deskundigheid en inzicht kan daardoor toch in de behoefte worden voorzien. >> Lees verder op pagina 13

>> Lees verder op pagina 15

Coda pand

John de Vries

Bibliotheekservice Onsite door Karmac

DIOR, Karmac en Becis: troika voor leergierige documentspecialisten, pagina 16 >> WWW.KARMAC.NL

2

WWW.KARMAC.NL

Digitale personeelsdossiers Unica:

digitaal technisch

hoogstandje

Hoofdkantoor Unica

Unica is als allround technische dienstverlener een heel bijzonder bedrijf. De afgelopen jaren werkte een van de grootste technische dienstverleners van Nederland toe van een capaciteitsorganisatie naar een kennis gedreven en –gestuurde organisatie. ‘Daarvoor moeten alle ondersteunende diensten ook in het teken staan van optimale ondersteuning van die doelstelling’, vindt HR-manager Edwin Koelink. ‘In een al nagenoeg geheel digitale omgeving passen dan geen papieren personeelsdossiers.’ Daar is nu dan ook een einde aan gekomen dankzij Karmac.

Als de ‘meest duurzame technische dienstverlener van Nederland’ steekt het familiebedrijf veel energie in duurzaamheid – zowel in haar technische oplossingen als in haar relaties - en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Koelink: ‘We zitten in een transformatieproces waarin duurzame relaties en kennis ‘top of mind’ zijn. Onze markt staat sterk onder druk en dan moet je de belangrijkste kennis in je organisatie optimaal benutten. Dáár ligt voor ons de toekomst.’

voor de HR-activiteiten, was het kunnen beschikken over digitale dossiers de volgende wens. Bredewold: ‘Via Raet kwamen we in contact met aanbieders in digitaliseringsdiensten, waaronder Karmac. Hun presentatie, de deskundigheid van de projectmanager, de locatie in Lelystad, de professionaliteit, rust en het vertrouwen dat ze uitstraalden maakten allemaal de juiste indruk. Zelfs het opvragen van een dossier tijdens de scanwerkzaamheden was geen probleem.’

Callista Bredewold, HR-adviseur: ‘Alles bij Unica ademt het motto ‘samen werken aan de toekomst’. Dat geldt ook voor ondersteunende activiteiten, zoals HRM er één van is. Operational Excellence is al enige tijd de norm en digitaal helpt daarbij om onze doelstellingen voor de toekomst te realiseren. Sinds kort is het laatste ‘papieren bolwerk’ geslecht: alle ca. 1750 personeelsdossiers zijn na een opschoningsslag gedigitaliseerd.’ Na alle procesoptimalisaties en –automatisering en de inzet van Raet Onlie

Koelink: ‘En dat was voor ons heel belangrijk, want het gaat om vertrouwen in de zorgvuldigheid van de aanpak en zo weinig mogelijk verstoringen in onze dagelijkse bedrijfsvoering. Het hele project verliep uiterst soepel. Je merkte aan alles dat het één goed geoliede machine was.’

krant

Callista Bredewold en Edwin Koelink

Bredewold tot slot: ´ Deze digitalisering van alle personeelsdossiers brengt ons weer een stap verder in onze professionaliseringsslag.’

3 k r a n t 2012 / 02

PW Groep: papier vliegt eruit, personeelsdossiers gedigitaliseerd De PW Groep voert met een aantal bedrijven zeer uiteenlopende activiteiten, van Cargo Handling voor forwarders en airlines en brede luchtvaardienstverlener op Eindhoven Airport tot producent en leverancier van de kruidenlikeur Schrobbelèr. Inmiddels staan bijna 400 mensen op de loonlijst. Van alle mensen is een personeelsdossier opgebouwd. Probleem was echter dat die dossiers op verschillende locaties werden bewaard, en daarnaast voor een groot deel nog op papier stonden.

Cargo Handling op Eindhoven Airport

Dat moest anders. De doelstelling was de vorming van één webbased digitaal personeelsdossier wat toegankelijk was voor zowel leidinggevenden als HRM vanuit iedere locatie. Dit digitale dossier vormt een onderdeel van het totale Raetsysteem met daarin het salaris-, opleidings- en beoordelingssysteem. De keuze voor een digitaliseringspartner was niet moeilijk: Karmac reageerde snel op de

oproep, heeft veel ervaring, maakte een solide indruk en kon ook direct de koppeling naar het Raet-systeem realiseren.’ Het voorbereidende werk voor de digitalisering werd door de PW Groep zelf gedaan. Wijfelaars: ‘Ondanks dat de dossiers goed op orde waren was dit een zeer tijdsintensieve klus. De digitalisering door Karmac verliep daarentegen zeer vlot en voorspoedig. Karmac heeft

zijn zaakjes in Lelystad strak ingeregeld. De projectmanagers hier en daar werkten goed samen en de dossiers konden snel gedigitaliseerd en de bestanden ingelezen worden in Raet Personeels Dossier Online. De ontsluitingscriteria voor de digitale dossiers sluiten perfect aan op de werkwijze van de PW Groep.’ ‘Ook bij de verwerking van de aanwas na de implementatie heeft Karmac een positieve rol gespeeld. Ik kan met zekerheid zeggen: in de toekomst zal er vaker een beroep worden gedaan op Karmac.’

document campus

Karmac Document Management Solutions

De Karmac Groep bestaat uit onderstaande bedrijven;

Karmac Document Management Solutions levert kwalitatief hoogwaardige en

Karmac Informatie & Innovatie

Karmac Facilitair

Karmac Bibliotheek Service

kennisintensieve ondersteuning op maat,

Karmac Informatie & Innovatie is gespeciali-

Karmac Facilitair is het verlengstuk van uw

Karmac Bibliotheek Service richt zich op de

door middel van advies en detachering

seerd in digitalisering (van personeelsdossier

primaire activiteiten. Wij nemen de zorg van

dienstverlening aan de bibliothekenbranche.

op het gebied van documenthuishouding.

tot akte burgerlijke stand, van foto tot A0) en

uw archief via externe archiefopslag en -be-

Zowel voor in- als outsourcing van activitei-

Het opstellen van een documentstructuur-

complete outsourcing van document gere-

heer in onze specialistische handen. Heeft u

ten door bibliotheken of gemeenten. Wij zor-

plan, leveranciersselectie, implementatie

lateerde processen. Leg uw documentver-

informatie nodig uit het archief, dan stellen

gen voor een optimale afstemming van onze

zaakgericht werken zijn voorbeelden van

werking in handen van de specialisten van

wij dat waar en wanneer ook ter wereld voor

diensten op uw budget.

projecten waar onze adviseurs graag voor

Karmac en ervaar de voordelen!

u beschikbaar. Waarde toevoegen aan het ar-

u hun tanden in zetten.

chief, in de breedste zin van het woord, staat bij ons hoog in het vaandel.

Karmac Informatie & Innovatie

Karmac Facilitair

Karmac Bibliotheek Service

Karmac Document Management Solutions

ir. Richard Beers, directeur

Wim van Werven, manager

Theo Doreleijers, manager

ir. Richard Beers, directeur

Pascallaan 72, 8218 NJ Lelystad

Pascallaan 68, 8218 NJ Lelystad

Pascallaan 74, 8218 NJ Lelystad

Pascallaan 74, 8218 NJ Lelystad

T 0320-28 69 59, [email protected]

T 0320-28 69 45, [email protected]

T 0320-28 69 69, [email protected]

T 0320-22 99 82, info@karmac.

www.karmac.nl/kii

www.karmac.nl/kf

www.karmac.nl/kbs

www.karmac.nl/kdms

WWW.KARMAC.NL

4

WWW.KARMAC.NL

Karmac biedt bibliotheekdiensten ‘onsite’ met service en kwaliteit Karmac Bibliotheek Services (KBS) is een ambitieuze onderneming. In een tijd waarin bibliotheken het moeilijk hebben, biedt KBS passende oplossingen aan gemeenten en bibliotheken die niet meer het gewenste serviceniveau kunnen bieden aan hun klanten. Theo Doreleijers, manager KBS: ‘Wij bieden een efficiënte oplossing om lastig bereikbare doelgroepen te kunnen blijven bedienen. We doen dat met een kosteneffectieve en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening.’ Die benadering biedt gemeenten de mogelijkheid om de bibliotheek voor burgers geopend te houden.

Theo Doreleijers

Doreleijers: ‘Daar waar gemeentelijke bibliotheekdiensten of bibliotheken niet meer in staat zijn om burgers optimaal te bedienen, komen wij in beeld. Wij kunnen met onze ‘mobiele bibliotheken’ hele bibliotheekdiensten overnemen. Onder de economische druk komen er steeds minder vaste vestigingen. Daardoor wordt het vooral op het platteland en in buitengebieden moeilijker om de doelgroepen te bereiken. Immers, de jeugd tot en met de basisschoolleeftijd is nog niet mobiel, en senioren worden steeds moeilijker mobiel. En dát zijn nu juist de groepen die je wilt bereiken. Bovendien moet een bibliotheekdienst dicht bij de mensen blijven, vanwege de sociale functie.’ KBS heeft veel ervaring en kennis

krant

van zaken, niet alleen om bibliotheekdiensten te leveren maar ook om alle zorgen eromheen uit handen te nemen. Doreleijers: ‘We kunnen zonodig hele bibliotheekdiensten overnemen en met onze Bibliobus kunnen we in ieder geval al een deel van de problematiek oplossen. Met een ruim aanbod per lezer zijn de KBS-bibliobussen heel goed in staat die belangrijke doelgroepen te bereiken. Zo blijf de bibliotheek, mét z’n sociale functie, voor iedereen bereikbaar en – niet onbelangrijk - vooral ook betaalbaar. Wij weten uit ervaring hoe je zaken het best kunt combineren om kosteneffectief het gewenste serviceniveau te bereiken.’ Doreleijers vervolgt: ‘Zeker, er is concurrentie van de digitale media, maar de

realiteit is dat er ook nog steeds veel boeken geleend en gelezen worden. Digitale ontwikkelingen bieden nieuwe kansen op het gebied van bibliotheekdiensten. Lezen en bezig zijn met informatie is bijvoorbeeld belangrijk voor de jeugd: het leert

ze hoe ze zich moeten concentreren. De toekomstige bibliotheek gaat veel verder dan ‘slechts’ een boek uitlenen, maar de meeste jeugdleden en senioren zijn voorlopig niet toe aan digitaal lezen. Daarom is het zo belangrijk dat de

huidige dienstverlening nog een aantal jaren in stand blijft. Het is de ambitie van KBS om samen met de gemeenten en dienstverleners de toekomstige bibliotheek vorm te geven.’

Ank Mourits uit Noorden (bij Woerden en Alphen aan den Rijn) is een fanatiek gebruikster van de wekelijkse Bibliobus. Inmiddels heeft ze al zo’n 600 boeken gelezen vanaf het begin dat de bus langskomt, nu zo’n twee jaar geleden. ‘Ik ben heel blij met de Bibliobus, want met drie opgroeiende kinderen ga je niet zo snel verder de deur uit om boeken te lenen bij een bibliotheek. Zonder de bus zou ik vier kilometer verderop naar Nieuwkoop moeten.’

Ank vindt het heel belangrijk, vooral ook voor kinderen, om te lezen. ‘Als je ziet hoeveel kinderen nu al moeite hebben met spelling en grammatica. Zonder het lezen van leuke, informatieve en goede boeken wordt dat alleen maar erger. Dan krijgen we nog meer ‘gamers’ met smsturbotaal.’ De ouderen in Noorden zijn volgens Ank eveneens blij met de bus. ‘Ik verzorg als contactpersoon de communicatie rondom de bus voor als er eens iets bijzonders is. Door die functie en het feit

dat ik zelf al heel veel heb gelezen vragen mensen mij vaak om een mening over een boek. Het is heel leuk om ze dan goed te kunnen adviseren. Past ook wel een beetje bij mijn studie psychologie.’ Het is duidelijk dat Ank niet staat te springen als de Bibliobus niet meer zou komen. ‘Ik zou enorm balen. Het kost een grote groep mensen dan snel te veel moeite om een boek te halen. Ze zijn al zo vaak afhankelijk van anderen. Dat zou eeuwig zonde zijn.’

‘Balen zonder Bibliobus’

5 k r a n t 2012 / 02

NIOD schrijft geschiedenis met digitalisering Veel informatie en documentatie over de Tweede Wereldoorlog ligt vast bij

het NIOD (Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie) in Amsterdam. Een deel daarvan is gedigitaliseerd. ‘Vooral om te zorgen dat de originele documenten niet verder aftakelen, maar wel alle informatie beschikbaar blijft

voor geïnteresseerden’, aldus René Pottkamp, coördinator Fysiek Beheer & Digitalisering. Hij is specifiek belast met het beschrijven en conserveren van de archiefstukken die bij het NIOD in beheer zijn.

In het kader van het grote Metamorfoze-project is het NIOD begonnen om alle informatie uit en rond een aantal kampen en gevangenissen in Nederland te digitaliseren. Het gaat daarbij om de kampen, Amersfoort, Schoorl, Ommen, Sint-Michielsgestel en de gevangenissen in Nederland, waarvan De Koepel in Breda en het Oranjehotel de bekendste zijn. Pottkamp: ‘Die informatie is uiterst gevoelig, kwetsbaar en waardevol. Het zegt ons veel over wat zich daar heeft afgespeeld. Bovendien geven die docu-

menten inzicht in wie in welke kampen of gevangenissen is geweest. Belangrijke informatie voor de nabestaanden dus.’ Gevoelige informatie dus, waarvoor ook allerlei restricties gelden. Het NIOD heeft voor digitalisering al vaker samengewerkt met Karmac en voor deze klus werd opnieuw de specialist uit Lelystad gevraagd. Pottkamp: ‘De samenwerking met de projectmanagers van Karmac is altijd heel goed en soepel verlopen en als je ziet hoe ze de logistiek in Lelystad hebben ingericht: indrukwekkend. Eerst gaan de Kamp Ommen

kwetsbare documenten vanuit het NIOD voor voorbereiding naar restauratieatelier Hoogduin in Delft. De papieren gaan in zuurvrije mappen en worden scanklaar gemaakt, zodat ze hanteerbaar zijn voor het scanbedrijf. Blaadje voor blaadje worden in Lelystad de documenten gescand en de digitale bestanden worden bij het NIOD aangeleverd.

De originele documenten gaan eveneens weer terug naar het NIOD. De elektronische bestanden van de documenten worden door Karmac aangevuld met metadata en van unieke nummers voorzien op basis van de inventarisatie van het NIOD. Die nummers worden door het NIOD zelf gekoppeld aan het archiefsysteem aldaar. ‘Ook al is nog maar 80 meter van de in totaal 2,5 kilometer archief digitaal, dankzij Karmac blijft toch een belangrijk stuk historie beschikbaar.’

Kamp Amersfoort

Beekvliet in Sint-Michielsgestel

Aankondiging

WWW.KARMAC.NL

6

WWW.KARMAC.NL

‘Tropenjaren’ digitaal vastgelegd en ontsloten Het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) heeft een deel van zijn bibliotheekcollectie, die al op microfilm was vastgelegd, laten digitaliseren door Karmac. ‘Daarmee komt deze kennis via internet beschikbaar voor onze doelgroepen’, aldus Tilly Minnée, Hoofd KIT Library.

Landkaart van Ortelius

Het KIT als geheel doet projectwerk voor derden, zoals kennisoverdracht over gezondheidszorg, economie, fair trade, en ondersteunt tevens bibliotheekprojecten in ontwikkelingslanden. Los daarvan is de KIT-bibliotheek, een grote wetenschappelijke bibliotheek met zo’n 10 kilometer materiaal, de grootste collectie op het gebied van ontwikkelingssamenwerking in Europa en een grote (historische) collectie over de voormalige koloniën. Minnée: ‘Alle kennis in de historische koloniale collectie willen we conserveren, behouden en

bijvoorbeeld is al digitaal toegankelijk gemaakt en kan worden ontsloten op plaatsnaam. Heel bijzonder! Maar daar blijft het niet bij.’ Als onderdeel van de projecten van Metamorfoze zijn de microfilmbeelden van een deel van de collectie gedigitaliseerd. Ongeveer 250.000 beelden zijn in Lelystad digitaal gemaakt, en nog 350.000 beelden volgen. Zo is de informatie makkelijker beschikbaar voor gebruikers. Niels Molenaar, de technisch verantwoordelijke man: ‘Het bijzondere hieraan is dat het ook een omvangrijke tijdschriftencollectie omvat die dankzij de digitalisering op artikelniveau kan worden ontsloten. De gebruiker zoekt in de catalogus, vindt het tijdschrift als elektronisch document en

Adviserende rol van KIT

krant

IT

chting K

ent opri

Docum

makkelijk toegankelijk maken. Bovendien willen we met de collectie over ontwikkelingssamenwerking onze eigen activiteiten maximaal ondersteunen. We doen veel aan consultancy en dienstverlening in ons vakgebied in ontwikkelingslanden: we helpen landen om hun eigen bibliotheek op te zetten en erfgoedcollecties te digitaliseren, zodat waardevolle (historische) informatie niet verloren gaat. We zijn daarom sinds 2003 bezig met digitalisering en met Karmac. Onze collectie oude landkaarten

kan vervolgens verder klikken, tot op artikelniveau. Dat was onze speciale wens en die heeft Karmac, dankzij soepel en intensief overleg met hun deskundige projectmanagers, kunnen vervullen.’ De ambities van de KIT-bibliotheek liggen veel hoger dan ‘slechts’ informatie conserveren. Tilly Minnée: ‘We willen de informatie toegankelijk maken voor de landen van herkomst. ‘Mede door de digitaliseringsprojecten met Karmac en maatwerkdiensten halen we als bibliotheek bijna een miljoen euro aan omzet. Heel welkom en noodzakelijk in deze tijd.’

7 k r a n t 2012 / 02

Roermond gooit roer digitaal om

Op de afdeling Sociale Zaken bij een middelgrote gemeente als Roermond ging al heel gauw veel papier in keurige dossiers heen en weer. Aanleiding om daar wat aan te doen was het moment dat Roermond besloot die afdeling te verhuizen naar het nieuwe pand aan het Kazerneplein. Het succes kwam: met partner Karmac is men er in geslaagd door digitalisering niet alleen een grote hoeveelheid papier digitaal beschikbaar te maken, maar vooral de werkbaarheid van de afdeling sterk te verbeteren. Dat uiteindelijk de ‘papieren vierkante meters’ zijn verdwenen is ook nog mooi meegenomen.

Jos Hendrix voor het nieuwe pand aan het Kazerneplein

Jos Hendrix is Teamleider Bedrijfsvoering binnen de sector Burgers & Samenleving, waar ook Sociale Zaken onder valt. En om die bedrijfsvoering ging het nou juist. ‘Bedrijfsvoering draait voor een belangrijk deel om werkbaarheid. In de nieuwe ruimte wilden we direct heel efficiënt met ruimte, middelen en mensen omgaan. Werken met papieren dossiers past daar niet in.’

pagina’s. De ervaring en deskundigheid van Karmac’s projectmanagers bracht de oplossing. In overleg zijn de dossiers digitaal opgeknipt in onderdelen die voor de gebruikers heel herkenbaar zijn. De gedigitaliseerde dossiers zijn vervolgens

gekoppeld aan het documentmanagementsysteem (Decos). Voor de gebruikers - en de cliënten - is hiermee definitief het (digitale) roer om in Roermond en een geheel digitale toekomst ligt open.’

Ongeveer 8000 dossiers (ruim 300 strekkende meter archief) van Sociale Zaken, Publiekszaken en Bouwtoezicht moesten worden gedigitaliseerd. Hendrix: ‘De bedoeling was om alle actieve dossiers digitaal te maken en de (semi-) statische dossiers op te slaan bij Karmac. Die worden pas gedigitaliseerd als erom wordt gevraagd. Belangrijkste eisen voor het digitaliseringsproject waren een korte doorlooptijd (twee maanden), de prijs/ kwaliteitverhouding, het plan van aanpak, social return en een strakke planning. De werkbaarheid, ook tijdens de digitalisering, had bij ons de hoogste prioriteit. Karmac is daar goed in geslaagd, leverde - steeds in overleg - alles in de kortst mogelijk tijd en zelfs meer doordat ze de documenten direct in kleur scanden.’ De dossierindeling bleek toch minder handig. Hendrix: ‘De papieren dossiers bestonden uit mappen met tabs. Digitaal werden dat te grote bestanden met te veel

Het oude industriële pand van ECI in Roermond

WWW.KARMAC.NL

8

WWW.KARMAC.NL

Karmac en Raet

bundelen kennis en kunde

In een aantal succesverhalen leest u in deze krant over de samenwerking tussen Raet en Karmac. Veel bedrijven maken gebruik van het online HR-systeem van Raet. Karmac heeft als een ‘Preferred Partner’ haar dienstverlening daarop afgestemd. Raet HR Consultant Ali Al-Azhari is bijzonder enthousiast over de samenwerking.

Ali Al-Azhari

werken. Dan stuit je al snel op de behoefte om ook die papieren dossierinformatie digitaal te maken en te integreren. En dat kan heel goed samen met Karmac.’ Karmac en Raet hebben een intensieve samenwerking die zorgt dat aan

de vraag van organisaties kan worden voldaan. Al-Azhari: ‘Karmac heeft in Lelystad een geoliede Documentcampus opgebouwd, waardoor alle papieren documentstromen snel en efficiënt kunnen worden gedigitaliseerd. Alle processen en procedures zijn naadloos ingeregeld, ook met betrekking tot de koppeling met Raet Online. Met de gecombineerde kennis en ervaring van Karmac en Raet, waarbij de gedigitaliseerde dossiers beschikbaar komen via Raet Online bieden we een volledige en geïntegreerde oplossing voor e-HRM.’ Wat Al-Azhari in het bijzonder opvalt en wat in zijn ogen Karmac uniek maakt, is de speciale software die Karmac heeft ontwikkeld. ‘Daarmee kunnen ze verschillende documentsoorten automatisch onderscheiden en juist dat neemt de klant direct veel werk uit handen. Die hoeft dat dus niet meer handmatig aan te geven. Bovendien gaat Karmac met de documenten om zoals het moet: vertrouwelijk, betrouwbaar en 100% veilig!’

SMARTER DOCUMENT IMAGING WITH KODAK

TRANSFORM DOCUMENTS INTO BUSINESS INSIGHT Kodak’s portfolio of solutions empowers organizations of all sizes to transform paper and electronic documents into business insight. Award-winning scanners and capture software. Industry-leading service and support. A growing array of professional services. It all adds up to having the solutions that make your insight take flight.

Make a change for the better. Kodak.com/go/DI

SCANNERS

SOFTWARE

SOLUTIONS

SERVICE & SUPPORT

Het is duidelijk: de samenwerking tussen Raet en Karmac heeft nog een mooie toekomst. Zeker nu steeds meer bedrijven de stap willen maken naar een online salaris- en personeelsadministratie.

YELLOW CHANGES EVERYTHING

krant

PROFESSIONAL SERVICES

40_12_portfolio-ad-EN-136x177-karmac.indd 1

© Kodak, 2012. Kodak is a trademark. DoldeMedien_40_12

‘Op het gebied van elektronische personeelsdossiers is de markt volop in ontwikkeling. Door gebruik van het e-HRMportal Raet Online kunnen klanten een groot deel van de personeels- en salarisadministratie digitaal afhandelen. In veel gevallen is echter sprake van een ‘erfenis’ uit het verleden: de papieren dossiers. Juist die combinatie van elektronisch en papier is voor bedrijven een extra handicap. Niet alles is altijd en overal beschikbaar. De vraag is ook of je op die manier je dossiers volledig up-to-date kunt houden’, vertelt Al-Azhari. ‘Bedrijven willen bovendien over naar Het Nieuwe Werken en volledig plaats- en tijdonafhankelijk

29.10.12 13:56

9 k r a n t 2012 / 02

Zonnige en digitale toekomst op Sint Maarten Met de (nagenoeg complete) afronding het Project Digitalisering Archief Burgerzaken (PDAB) heeft Programmamanager Martin Meijerink op Sint Maarten een grote stap gemaakt naar een snellere, efficiëntere en klantvriendelijke overheid. Mede door de inzet van Karmac is het project voortvarend verlopen. ‘Het is een algemeen streven hier op Sint Maarten om de overheid zo snel mogelijk naar een kwaliteitsorganisatie te stuwen. Digitalisering past daar helemaal in’, aldus Meijerink.

V.l.n.r.: Leona Marlin, hoofd burgerzaken; Martin Meijerink, Programmamanager; Sarah Wescot-Williams, Minister President van St. Maarten bij de start van het PDAB-project.

Meijerink is programmamanager van eigenlijk alle ICT-projecten op Sint Maarten. ‘Je kunt je voorstellen dat je dan prioriteiten moet stellen. Die hebben we, in overleg met de teamleiders, in eerste instantie gelegd bij het Project Digitalisering Archief Burgerzaken. Burgerzaken is een onderdeel van de overheid waar burgers en de overheid heel direct contact met elkaar hebben. Als je in staat bent die contacten goed te laten verlopen, kun je snel veel winnen.’ Het PDAB omvat onder meer het digitaliseren van rijbewijsaanvragen, akten van de burgerlijke stand, de gezinskaarten en binnenkort wordt het voorlopig laatste project afgerond, de paspoortaanvragen. Meijerink: ‘Los van die zaken is een voor ons als Sint Maarten belangrijk cultuurhistorisch onderdeel van het archief ook gedigitaliseerd, de zogenaamde ‘slavenboeken’. Die vormen een waardevol en essentieel onderdeel van onze geschiedenis maar verkeerden in behoorlijk slechte staat. Die documenten konden dus niet worden vervoerd, net zoals we overigens alle andere documenten ook niet wilden overbrengen naar Nederland, omdat we ze dan een tijdlang niet zouden kunnen raadplegen. Maar Karmac heeft een complete scanstraat overgevlogen naar Sint Maarten en hier bij mij op kantoor is alles ingericht voor de digitalisering. Fan-

tastisch! Zo hebben we er ook nog direct zicht op en zijn de lijnen extra kort.’ De digitalisering vond dus plaats op Sint Maarten, maar de verdere verwerking kon gerust in Nederland. Samen met partner Centric zorgde Karmac ervoor

dat alle data uit de documenten soepel en in korte tijd in het KEYtoPIVANOBO(tegenwoordig KEYtoBurgerzaken) systeem van Centric worden overgezet. ‘De koppeling van de gedigitaliseerde documenten naar ons systeem en de mogelijkheid om alles nu digitaal onder de knop te hebben levert veel voordeel. Naast de efficiencywinst komen fouten door handmatige verwerking bij aanvragen van bijvoorbeeld rijbewijzen of paspoorten meteen boven water. Dat voorkomt veel problemen achteraf. De toekomst hier op Sint Maarten is zonnig en digitaal…’

Sarah WescotWilliams ziet als eerste de zojuist gescande documenten.

WWW.KARMAC.NL

10

WWW.KARMAC.NL

Isala Klinieken: Papieren personeelsdossiers zorgeloos gedigitaliseerd Isala Klinieken in Zwolle is met bijna 5500 medewerkers, 550.000 polikliniekbezoeken, 47.000 klinische opnames en 51.000 dagbehandelingen het grootste topklinische ziekenhuis van Nederland. Kwaliteit, aandacht en een persoonlijke band met de patiënt staan centraal en alle andere zaken moeten daaraan ondersteunend zijn, vindt men in Zwolle. Fysieke (papieren) personeelsdossiers vormen in die filosofie een te grote belasting voor de organisatie, dus is men overgestapt naar het digitale De nieuwbouw van de Isala klinieken

personeelsdossier. Karmac stond ze

vordert en wordt in 2013 in gebruik genomen. Ook Isala werkt aan een

bij met raad en daad.

papierarm ziekenhuis.

Karin Vrielink, Hoofd HR Administratie & Reports, stond aan de wieg van het digitaliseringsproject. ‘We wilden een grote efficiencyslag maken door zoveel mogelijk digitaal te werken. Dus ook met de 5500 personeelsdossiers met tientallen blaadjes per dossier. Digitalisering leidt in onze optiek bovendien tot een sterk verbeterde procesgang, zonder doublures in

doorslagen van formulieren, vooraf verwijderd.’

werkzaamheden en met een grotere beschikbaarheid van de informatie voor de mensen die ermee moeten werken.’ Isala Klinieken maakte al gebruik van Raet Online voor de personeels- en salarisadministratie. Besloten werd om alle dossiers 1-op-1 te laten scannen en te integreren met Raet. Vrielink: ‘Wel zijn de écht overbodige documenten, zoals

‘Vooral de intelligente, eigen herkenningssoftware van Karmac gaf de doorslag bij de keuze van de dienstverlener. Die software maakt het mogelijk om een groot deel van de documentsoorten (semi-) geautomatiseerd te onderscheiden. Dat maakte indruk. Net als de kennis van zaken en ervaring die bleek uit de vragen die de projectmanager ons stelde ter voorbereiding’, aldus Vrielink terugkijkend. ‘Dat zette ons op het spoor van de goede kwaliteit van het eindresultaat.’ De digitalisering is in fasen verlopen, waarbij de dossiers van de op te heffen vestigingen prioriteit kregen. ‘We zijn er echter niet alleen met de digitale dossiers. Pas gecombineerd met een slimme scanoplossing via multi-functionals voor de aanwas van de dossiers, alsook met de invoering van een digitale handtekening brengt ons écht de grote efficiencyverbetering in de totale procesgang rond de dossiers. Maar stap voor stap: binnenkort komen eerst de dossiers voor de medewerkers via het selfservice portal van Raet Online beschikbaar. Kortom, nog genoeg te doen.’

IEDER DOCUMENT DIRECT BESCHIKBAAR Expansion levert sinds 1989 oplossingen op het gebied van digitale archivering en documentintensieve processen. Met haar eigen standaard product Xtendis geeft Expansion invulling aan haar (toekomst)visie “Ieder document direct beschikbaar”. Samenwerken met Expansion betekent profiteren van uitgebreide kennis en jarenlange ervaring met het optimaal toegankelijk maken van documenten. Xtendis wordt ingezet voor uiteenlopende toepassingen, zoals digitale dossiervorming, formulierverwerking, factuurverwerking, postregistratie, workflow, e-mail- en computeroutput-archivering. Expansion stelt organisaties in staat om grote kostenbesparingen te realiseren en tegelijkertijd de kwaliteit van dienstverlening te optimaliseren. Expansion heeft speciale oplossingen voor uiteenlopende branches, zoals financiële dienstverleners, gezondheidszorg, GKB/Stadsbanken, Handel & Industrie, Laboratoria, Pensioenfondsen en Notariaat.

Voor actuele informatie volg Expansion via: Twitter: Blog: Website:

twitter.com/#!/ExpansionBV expansionbv.blogspot.nl www.expansion.nl

Of bel: 010-433 23 06

krant

11 k r a n t 2012 / 02

Advocatenkantoor

trekt de zaken digitaal recht Het gerenommeerde advocatenkantoor Baker & McKenzie in Amsterdam heeft grote stappen gezet met de digitalisering van de personeelsdossiers door Karmac. Deze bestanden zijn vervolgens geïntegreerd met Raet’s HR-Easy. De beschikking over digitale dossiers past helemaal in de flexibele manier waarop de mensen bij Baker & McKenzie willen werken.

Manou Burghout startte vorig jaar als HR-coördinator ad interim. Toen waren alle dossiers nog grotendeels op papier. ‘Natuurlijk waren er ook digitale docu-

Manou Burghout

menten, maar juist die combinatie maakte het nog lastiger. We besloten daarom tot de start van het project ‘digitale personeelsdossiers’ met een koppeling naar HR-Easy.’ Baker & McKenzie ging die digitalisering niet zelf doen. Burghout: ‘Het is absoluut specialistenwerk en onze mensen zijn daarvoor niet opgeleid. We zijn daarom op zoek gegaan naar een geschikte partner en vervolgens kwamen we bij Karmac in Lelystad.’ Jeroen Venrooij is HR Director en kan zich nog altijd verbazen over het voorstel dat door Karmac werd gedaan om de klus te doen: ‘Wat we voor ogen hadden was een ontsluiting van de dossiers op documentniveau. Dat was erg belangrijk. We hadden geen baat bij een multipage PDF, waar je dan vervolgens nog altijd door een flink aantal pagina’s moet scrollen om iets te vinden. De uiterst interessante offerte van Karmac in combinatie met een

referentiebezoek aan een van hun klanten bracht de oplossing. Karmac was in staat exact datgene te leveren wat wij graag wilden. Zowel wat betreft het werk, de

samenwerking en de communicatie met de mensen die het werk begeleidden als qua resultaat. Dat sloot naadloos aan op het HR-systeem.’ In samenspraak met Raet is de indeling van de digitale dossiers iets aangepast voor optimale verwerking en gebruik. Het scanklaar maken van de dossiers gebeurde vanwege het vele handwerk niet in Amsterdam bij Baker & McKenzie maar in Lelystad, waar Karmac uiterst secuur

is omgegaan met deze vertrouwelijke informatie. De maandelijkse aanwas, voor zover niet digitaal, wordt periodiek door Karmac opgehaald en aan de dossiers toegevoegd. Via een selfservice portal kan de informatie binnenkort beveiligd beschikbaar worden gesteld voor alle bevoegde ogen. Het nieuwe werken...

Jeroen Venrooij

WWW.KARMAC.NL

12

WWW.KARMAC.NL

Digitalisering mooie les voor

Vereniging voor CVO

CSG Comenius Leeuwarden, onderkomen voor Vereniging van CVO

De Vereniging van CVO (Christelijk Voortgezet Onderwijs) in Noord Fryslân regelt voor zo’n 420 mensen die werkzaam zijn bij de aangesloten christelijke scholen de personeels- en salarisadministratie. Sydo van der Bijl is senior medewerker op die afdeling en sinds kort werkt hij, dankzij Karmac, met volledig digitale personeelsdossiers.

Van der Bijl: ‘De salaris- en personeelsadministratie voor mensen bij de aangesloten scholen was tot voor kort veelal op papier en over meerdere vestigingen verspreid aanwezig. Dat werkte natuurlijk niet handig. Twee jaar terug hebben we daarom besloten dat het anders moest. We wilden digitale dossiers en stelden daarvoor een uitgebreid Pro-

gramma van Eisen op. Dat stuurden we vervolgens naar een aantal aanbieders in de markt. Juist op dat moment kwam Karmac met één van hun ‘Lunch & Learn’sessies, juist over e-HRM dossiers. Raet, onze leverancier, was daar ook. Die was vervolgens bijzonder positief over eerdere samenwerking met Karmac en daarmee was het pleit snel beslecht. Wij zochten

een partner met kennis van zaken, die betrouwbaar was, die deskundige projectleiders met ervaring in huis had en onze wensen kon vervullen ten aanzien van de digitalisering en ontsluiting van de 420 dossiers. En dat alles in één zomervakantie. Dat werd Karmac dus.’ Het opschonen van de dossiers deed de vereniging zelf, met hulp van gespecialiseerde uitzendkrachten, zodat alle dossiers keurig scanklaar konden worden aangeleverd. ‘Personeelsdossiers in het onderwijs hebben overigens gemiddeld een wat grotere omvang dan in het bedrijfsleven vanwege allerlei akten, certificaten, documenten over bevoegdheden, verplicht bewijs van goed gedrag enz.’, aldus Van der Bijl. ‘De dossiers zijn door Karmac gescand en in tabs onderverdeeld, op onze aanwijzingen. Die bestanden zijn vervolgens in het Raet systeem Personeeldossier online (PDOL) ingelezen en daarmee was alle personeelsinformatie ‘onder de knop’ en ontsluitbaar op documentniveau waar dat nodig is. Het was een bewuste keuze van ons om dat in sommige gevallen wel en soms niet te laten doen. Straks zijn ook de functionerings- en beoordelingsgesprekken digitaal en is alles compleet. Het hele proces liep gesmeerd: voor de zomervakantie alles ingeleverd en na de zomervakantie alles digitaal beschikbaar. Het was een mooie les…’

Sydo van der Bijl krant

13 k r a n t 2012 / 02

Bibliobus bereikt doelgroepen die anders moeten afhaken

Cultuur Onder Dak Apeldoorn, CODA, heeft kortgeleden Karmac gevraagd om voor de ‘buitengebieden’ de bibliotheekfunctie overeind te houden voor de meest kwetsbare doelgroepen: de jongsten en de oudsten. De overname van één van de bibliobussen met chauffeurs die Apeldoorn in gebruik had, staat daarvoor garant. Karmac gaat de bibliobus exploiteren in een steeds lastiger markt.

Directeur CODA, Carin Reinders: ‘Bibliotheken staan zwaar onder druk, de distributiefunctie staat al jarenlang onder druk en de bibliotheek krijgt daar-

Carin Reinders Foto: Medea Huisman | www.medeahuisman.nl

naast te maken met bezuinigingen. Ook in Apeldoorn. En er moesten daardoor keuzes worden gemaakt. Dan is het wel heel erg prettig dat we met een bedrijf als Karmac een partner hebben gevonden die maximaal in staat is tegemoet te komen aan onze wensen. Uit alles is gebleken dat Karmac hart heeft voor de zaak. En de zaak is in dit geval de bibliotheekfunctie zo dicht mogelijk bij de mensen brengen die daaraan behoefte hebben en die niet meer of nog niet in staat zijn dit zelf te organiseren.’ Reinders ziet dat de bibliotheekwereld snel verandert door de opkomst van nieuwe media die het fenomeen ‘boek’ onder druk zetten. ‘Daarom is CODA zo opgezet; een combinatie van museum-, bibliotheek- en archieffunctie, zodat die drie functies elkaar kunnen versterken. Daarmee is echter niet het probleem van de bereikbaarheid voor specifieke doelgroepen opgelost. Vooral jongeren – de basisscholen – en ouderen dreigden de dupe te worden van de noodzakelijke bezuinigingen. De ervaring met de trailers als bibliobus hadden we al, en met Karmac kenden we een partij in de markt die deze taak van ons zou kunnen overnemen. Want de bibliotheek, en zeker de bus in de buitengebieden, is veel meer dan ‘slechts’ een boekje lenen. Die sociale functie hebben we met Karmac uitgebreid besproken en je merkte dat zij er niet alleen als commercieel bedrijf in staan. Ze

Samen met hun vader zijn Sanne en Fleur weer voorzien dankzij de Bibliobus.

weten waarvoor zo’n bibliobus staat. Met Karmac zijn we zo in staat in te spelen op de ontwikkelingen in de markt tegen lagere kosten. En wij hebben onze belangrijkste doelstellingen kunnen bereiken: de klant wordt bediend, de chauffeurs behouden hun werk en, niet onbelangrijk, de financiële doelstellingen om te bezuinigen worden gerealiseerd.’

Foto’s Coda pand: Christiaan de Bruijne | www.studiocdb.nl

WWW.KARMAC.NL

14

WWW.KARMAC.NL

Petra Geerling, onderwijzeres O.B.S. Kraaiennest:

Zonder Bibliobus sprake van echte verarming

...kinderen vroeg met lezen vertrouwd maken...

‘Wie zegt dat kinderen vandaag de dag niet (willen) lezen heeft het echt mis.’ Petra Geerling, onderwijzeres van Groep 6 op O.B.S. Het Kraaiennest in Oosthuizen is heel stellig: ‘De Bibliobus die elke week langs komt, bewijst het tegendeel. De kinderen zijn enthousiast, zien andere kinderen boeken uitzoeken en worden daardoor weer gestimuleerd. Zonder de Bibliobus is het echt een verarming.’

O.B.S. Het Kraaiennest in Oosthuizen

Petra is maar wat blij met de wekelijkse komst van de Bibliobus naar het rustieke Noord-Hollandse Oosthuizen. Sinds dit jaar heeft zij het stokje voor de

krant

coördinatie van de bibliobus overgenomen van directeur Cees Rijken. ‘Hij had het veel te druk en het is belangrijk om de komst van de bus en de bezoeken van de

klassen goed af te stemmen. Zo lang staat die bus er niet.’ Zij heeft de zaak echter goed onder controle en ziet een grote belangstelling onder de kinderen voor het lenen en lezen van de boeken. ‘Kinderen krijgen tegenwoordig het lezen van huis uit minder mee als voorheen en ouders gaan daar wellicht wat te makkelijk in mee. Je ziet dat als het aanbod goed en regelmatig is, er wel degelijk veel belangstelling is voor het lezen van boeken. En het gaat natuurlijk niet alleen om het lezen van boeken ter ontspanning. In de Bibliobus is een groot en gevarieerd aanbod, veel meer dan wij ooit op school zouden kunnen bieden. Ook op het gebied van boeken voor werkstukken, boeken over thema’s naar aanleiding van lessen, informatieve boeken enz. biedt Karmac met deze Bibliobus een fantastische service. Je kunt zelfs verzoeken indienen.’ Kinderen moeten de balans zien te vinden tussen digitale verleidingen en lezen. Petra stimuleert zelf uiteraard het lezen: ‘Door te lezen wordt je fantasie geprikkeld, kun je echt ‘in een verhaal kruipen’. De Bibliobus is een kentering in de trend om maar te gaan gamen of passief achter een schermpje te gaan zitten. Voor kinderen in de basisschoolleeftijd is het juist van het grootste belang dat hun fantasie wordt gestimuleerd. En dat bereiken we met (het aanbod van) de Bibliobus.’

Koen en Julia zoeken enthousiast naar een mooi boek.

Petra Geerling

15 k r a n t 2012 / 02

Met zijn 1000’en bergop

voor het KWF…

Niet zo massaal als de actie rondom Alpe d’Huzes, maar zeker niet minder gewaardeerd is de strijd bergop op de Mont Ventoux, met hetzelfde goede doel als drijfveer: het KWF kankerfonds en aan kanker gerelateerde doelen. Een deel van het opgehaalde geld gaat o.a. naar de Toon Hermans-huizen in Dronten, Emmeloord en Zeewolde. Vanuit KarWillie Oosterheerd

Willie Oosterheerd met man, zoon en dochter op de Mont Ventoux

mac werd het initiatief van Willie Oosterheerd met haar man en twee van haar kinderen dan ook van harte ondersteund en met een check van 500 euro gewaardeerd. ‘Een ervaring om nooit te vergeten’, kijkt Willie Oosterheerd terug.

Colofon De Karmac Krant is een uitgave van de gezamenlijke bedrijven binnen de Karmac Groep Redactieadres: Karmac Krant Pascallaan 72, 8218 NJ Lelystad Telefoon: 0320 28 69 59, E-mail: [email protected] Oplage: 6000 Verschijning: 2x per jaar Verspreiding: controlled circulation onder relaties van de Karmac Groep

Niet voor niets is het de ‘ windberg’ (vertaling van Mont Ventoux). Op die bewuste eerste september 2012 was het koud en waaide het weer eens behoorlijk. ‘Zo zeer zelfs dat we niet helemaal naar de top op 1912 meter hoogte mochten, maar de sfeer was er niet minder om. Met zo’n 1000 andere deelnemers, die te voet, per fiets, als rolstoelbiker, of op welke manier ook de top beklimmen, met in het achter-

hoofd die ene motivatie: iets betekenen voor mensen die lijden aan de gevreesde ziekte. Het is absoluut iets waar wij ons voor wilden inzetten. Iedereen krijgt uiteindelijk wel een keer iets te maken met kanker, in welke vorm ook.’ Willie spreekt uit eigen ervaring. ‘Mijn beide ouders zijn op 63-jarige leeftijd overleden aan kanker en ik mis ze nog elke dag! Als je dan in de gelegenheid

Met zo’n 10.000 cliënten jaarlijks, 60 vestigingen in de provincies Flevoland, Gelderland en Overijssel en 1200 medewerkers is Tactus Verslavingszorg een forse dienstverlener. John de Vries, directeur Bedrijfsvoering, is absoluut een

Hoofdredacteur: Ir. Richard Beers

groot voorstander van digitaal werken. ‘De grote hoeveelheid semi-statische

Redactiecoördinatie: TAPAS, Tekstschrijven als Passie

patiëntendossiers die veelal op papier worden bewaard vormden daarbij een

Vormgeving: Kaijer Vormgeving, Schermerhorn Drukwerk: Drukkerij Van der Wekken, Dronten Externe bijdrage: John de Waard Advertentieverkoop Voor informatie over adverteren in de Karmac Krant, bel 0320 286959 of mail [email protected] Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Deze krant is gedrukt op FSC papier.

Willie kijkt met een heel goed gevoel terug op die bewuste dag in september, daar met zijn allen op die winderige Mont Ventoux. ‘Ik wil iedereen die ons heeft ondersteund om daar te komen en deel te nemen van harte bedanken en uiteraard Karmac voor de financiële steun. Geweldig!’

Tactus Verslavingszorg: de kick van Digitaal Werken

Uitgever: Drs. Meine Breemhaar

Fotografie: Fotostudio Wierd Medea Huisman Christiaan de Bruijne

bent – of wordt gesteld – om iets te doen waardoor volgende generaties mogelijk kunnen worden gespaard of in ieder geval meer kansen hebben op overleving dan doe je dat. Hoe klein en nietig de bijdrage misschien ook lijkt, alles helpt. Op die manier krijgen steeds meer mensen een reële kans op overleving. Met zijn allen moeten we in staat zijn deze ziekte te overwinnen!’

cliënten. De financiële kant alleen gaf echter niet de doorslag.’ Naast de besparingen op ruimte, de winst in efficiency en de logistieke voordelen, lieten vooral de betrouwbaarheid en de zekerheid dat de dossiers in be-

over de elektronische bestanden, gekoppeld aan onze Elektronische Patiënten Dossiers. Het maakt informatie-uitwisseling met bijvoorbeeld apothekers, verzekeraars en andere zorgverleners ook een stuk eenvoudiger als je een volledig beeld

beperking op het moment dat je die nodig hebt. Het gaat echter wel om zeer privacygevoelige informatie, dus die geef je niet aan iedereen mee. Met Karmac hebben we het gevoel dat dit archief in deskundige en vertrouwde handen is.’ Bij Tactus heeft men echt wel even nagedacht alvorens deze beslissing werd genomen. De Vries: ‘Uiteindelijk zijn we ook bij Karmac op bezoek geweest en daar ging een wereld voor ons open. Wát een organisatie, dat maakte een sterke indruk. En het gaf ons ook meteen een gedetailleerd beeld van alle mogelijkheden van archiefopslag, digitalisering, Scanning On Demand, geconditioneerde opslag, efficiënte ontsluiting. Kortom, we kregen daar een heel goed gevoel bij.’

Voor Tactus was de afweging tot uitbesteding vooral gebaseerd op risicomanagement. ‘Of we moesten zelf al die, nu verspreid bewaarde, dossiers op één locatie bewaren en beheren óf we moesten het overlaten aan een expert die, net als wij, ISO-gecertificeerd is en tot ‘on demand’digitalisering in staat is. Dat daardoor de operationele kosten naar beneden konden worden gebracht is natuurlijk niet onbelangrijk. Tenslotte willen we zoveel mogelijk van onze budgetten besteden aan onze

John de Vries

trouwbare handen waren voor Tactus de balans doorslaan in de keuze voor het uitbesteden van het (semi-statische) archiefbeheer aan Karmac. De Vries: ‘Op het moment dat we een dossier alsnog nodig hebben, scant Karmac het papieren dossier en kunnen we direct beschikken

van een cliënt hebt. En zoals in de inleiding gemeld: ik ben een enorm voorstander van zoveel mogelijk volledig digitaal werken… Met het deskundig beheer van onze archieven door Karmac komt dat weer een stukje dichterbij.’

WWW.KARMAC.NL

16

WWW.KARMAC.NL

DIOR nieuwe stijl (ook) voor

Het Nieuwe Werken

Halverwege 2012 is op het gebied van opleidingen binnen informatiemanagement een nauwe samenwerking ontstaan tussen BECIS, Karmac en DIOR. Gezamenlijk zien deze organisaties die elkaar naadloos aanvullen in activiteiten, de enorme potentie van de DIOR-opleidingen. Door een herpositionering en bundeling van krachten zal DIOR Opleidingen de komende periode streven naar een flinke verovering van het marktaandeel. Reden om eens met direct betrokkenen, Robert Bos (BECIS), Patrick Pieterse (DIOR) en Richard Beers (Karmac) te spreken.

Robert Bos, directeur van advies- en implementatiepartner BECIS: ‘De overname van DIOR is in lijn met de groeidoelstelling van BECIS en is een welkome aanvulling op het portfolio. De DIOR Opleidingen betreft een A-merk, en onderscheidt zich ondermeer door de accreditatie van de opleiding en de modulaire opbouw. Voor de didactische ondersteuning en expertise blijft DIOR gelieerd aan Stichting IVIO.’ krant

DIOR Opleidingen (sinds 1992) continueert haar succesvolle en sterk op de praktijk gerichte aanbod onder eigen naam. Dit wordt verder uitgebouwd met nieuwe opleidingen, workshops, seminars en trainingen. Deze opleidingen kunnen via e-learning, op locaties van DIOR Opleidingen, maar ook incompany bij de klant worden gevolgd. Via de banden met IVIO (als onderdeel van de KMM-groep) ontstond het contact met Karmac. Ge-

zamenlijk concludeerden we dat het een goede zaak is als we beiden participeren in de DIOR-Opleidingen. De meerwaarde van de nauw op elkaar aansluitende activiteiten van het geheel is de garantie voor bedrijven en organisaties dat zij ‘Het Nieuwe Werken’ succesvol kunnen implementeren. Richard Beers beaamt dat: ‘BECIS bleek een serieuze overnamepartij, met continuïteit en toegevoegde waarde, en wij zagen direct nieuwe kansen voor de markt ontstaan. Eerst en vooral was het echter belangrijk het vertrouwen in DIOR bij de afnemers te herstellen, de opleidingen te moderniseren en de communicatie eromheen op te tuigen. Vandaar dat het nog even heeft geduurd voor we naar buiten kwamen.’ Nieuw bij DIOR is het zogeheten ‘Traineeship Informatieadviseur’. Hierbij doorlopen de studenten een uniek en vooruitstrevend programma waardoor zij zich een schat aan praktijkervaring en de nieuwste kennis op het gebied van informatiemanagement eigen maken. De studenten kunnen hiermee de organisatie waar zij voor werken naar een hoger

niveau tillen. Bos: ‘Gedurende dit traineeship krijgen de deelnemers naast een intensieve en interactieve opleiding te maken met een uitdagende praktijkopdracht die in overleg met de opdrachtgever moet worden uitgevoerd en opgeleverd. Naast alle aspecten van informatiemanagement komen hierbij ook Prince2 en Lean Six Sigma uitgebreid aan de orde. De kracht ligt erin dat bij het uitvoeren van deze opdracht de studenten direct in aanraking komen met de specialiteiten van de betrokken partners: Karmac als digitaliseringsspecialist, BECIS als implementatiepartner en adviseur en DIOR als opleider en kennisoverdrager.’ Patrick Pieterse: ‘Als docent en adviseur/consultant bij DIOR kan ik zeggen dat de toegevoegde waarde van de part-

ners BECIS en Karmac al duidelijk merkbaar is. Ook buiten de overheidsmarkt is nu, door de aanpassing aan de ontwikkelingen van nu, een stijgende belangstelling voor de opleidingen. Er zijn blijkbaar nog veel nieuwe doelgroepen die behoefte hebben aan deze bundeling van kennis en deskundigheid en dat is goed om te weten.’ Eind van het jaar verhuist DIOR Opleidingen van Zoetermeer naar de Bezuidenhoutseweg 1 in Den Haag. Het opleidingsinstituut zal zich aldaar nog beter kunnen presenteren als toonaangevende opleider. Naast de opleidingen en traineeships zullen hier presentaties, seminars, en kennissessies plaatsvinden. DIOR Opleidingen zal zich zo verder ontwikkelen als innovatief podium voor informatieprofessionals.