Personální informační systém (PIS) Personální informační systém je komplex programů, jehož úkolem je softwarová podpora procesu řízení lidských zdrojů a podpora pro certifikaci na ISO 9001
ISO 9001 • Certifikace EN ISO 9001 je zaměřená na management jakosti a je aplikovatelná v jakékoliv organizaci ve všech oblastech výroby nebo služeb. Představuje dnes celosvětově uznávaný standard, jehož zavedení je východiskem pro aplikaci dalších požadavků na systém řízení společnosti. • Mezinárodně platná norma ISO 9001 byla vytvořena Mezinárodní Organizací pro standardizaci – International Organization for Standardization (ISO), jejímž cílem je stanovovat mezinárodní požadavky pro systém řízení kvality. • ISO 9001:2008 je poslední verzí normy, vydané a platné od 14. listopadu 2008
Základní charakteristika PIS KS program • Součástí aplikace, která může pracovat i samostatně, je systém pro podporu řízení lidských zdrojů. • PIS má sloužit jako nástroj vedoucí k urychlení, zefektivnění a zpřesnění jejich práce. • Cílem je, aby vedoucí pracovníci na rozhodujících místech měli vždy včas, v požadované kvalitě a formě podklady pro rozhodování v dané oblasti.
Základní charakteristika PIS KS program • Páteří celého systému je agenda popisů pracovních míst spojené se systemizací pracovních míst, na kterou jsou funkčně navázány ostatní moduly. • Každý z modulů může pracovat i samostatně (bez návaznosti na popisy pracovních míst). Bez této vazby však nejsou dostupné některé vlastnosti a funkce. • Společná část s MaP, která je nedílnou součásti PIS, je evidence zaměstnanců (Základní personalistika), proto jsou jednotlivé níže popsané moduly umístěny v menu Evidence.
PIS tvoří Základní personalistika a následující moduly: • • • • • • • • • •
Popisy pracovních míst; Systemizace pracovních míst; Školení a vzdělávání; Lékařské prohlídky; Uchazeči o zaměstnání; Pracovní a ochranné pomůcky; Motivace zaměstnanců; Hodnocení zaměstnanců; Plánování a řízení kariéry; Sociální program.
Popisy pracovních míst • Co mu v personální práci musí předcházet? • Vytváření pracovních míst • Analýza pracovního místa • Popis pracovního místa
Popis pracovního místa • Popis pracovního místa poskytuje obraz práce na pracovním místě a tím vytváří i představu o zaměstnanci, který by měl na pracovním místě pracovat. • Poskytuje plánované údaje, tzn. hodnoty, které by zaměstnanec na daném místě měl dosahovat. • Jde o proces zjišťování, zaznamenávání a analyzování informací o úkolech, metodách, odpovědnosti, vazbách na jiná pracovní místa, podmínkách, za nichž se práce vykonává a dalších souvislostech pracovních míst.
Plánování pracovníků – dimenze: • profesní – určuje, jaké profesní kategorie pracovníků budou nezbytné, • kvalifikační – stanovuje odbornou úroveň, která je u uvažovaných profesí nezbytná, • časová – vymezuje, kdy potřeba profesí v určité kvalifikační struktuře přichází v úvahu, • organizačně-místní - znamená, ve které organizační jednotce budou profesně, kvalifikačně i časově určení pracovníci zapotřebí.
Plán potřebných pracovníků – podklad pro: • nábor pracovníků, • regulaci zaměstnanosti (převod pracovníků na jiná pracoviště), • zabezpečení kvalifikační přípravy nebo rekvalifikace určitých skupin pracovníků, • odhady nákladů na mzdy, poskytované sociální služby, zvyšování kvalifikace a rekvalifikace, • jednání s odbory a zaměstnanci o kolektivních smlouvách.
Vytváření a analýza pracovních míst • je proces, během něhož se definují konkrétní pracovní úkoly jedince (popř. skupiny jedinců) a seskupují se do základních prvků organizační struktury, tj. do pracovních míst, která musejí zabezpečit nejen efektivní uspokojování potřeb organizace, ale i uspokojování potřeb držitelů pracovních míst (pracovníků zařazených na tato pracovní místa),
• poskytuje obraz práce na pracovním místě a tím vytváří i představu o pracovníkovi, který by měl na pracovním místě pracovat, • jde o proces zjišťování, zaznamenávání, uchovávání a analyzování informací o úkolech, metodách, odpovědnosti, vazbách na jiná pracovní místa, podmínkách, za nichž se vykonává, a o dalších souvislostech pracovních míst.
• Cílem analýzy je zpracování informací v podobě tzv. popisu pracovního místa (specifikace pracovního místa) – je podkladem pro odvozování požadavků, které pracovní místo klade na pracovníka. Analýza pracovního místa je rozhodujícím východiskem pro proces vytváření pracovních míst (design pracovních míst) či změnu jejich profilu (redesign).
• Vytváření a analýza pracovních míst je systematickým procesem - po vytvoření pracovního místa se po určité době provede analýza → popis a specifikace pracovního místa → hledat možnosti, jak práci vykonávat efektivněji (v úvahu změny techniky, technologie, sortimentu, organizace práce atd., jejich dopad na práci na pracovním místě) → možné nové definování pracovních úkolů, povinností a odpovědnosti pracovního místa (jeho redesign). Nově definované pracovní místo se pak po čase opět analyzuje a celý cyklus se opakuje.
Proces vytváření pracovních úkolů a pracovních míst: • • •
•
Specifikace jednotlivých úkolů - jaké různé úkoly je třeba plnit, Specifikace metod (způsobu) provádění každého úkolu - jak se bude každý z úkolů konkrétně provádět, Kombinace jednotlivých úkolů a jejich přiřazování konkrétním pracovním místům, ta pak přidělena jedincům - jak třeba různé pracovní úkoly seskupit, aby se vytvořilo pracovní místo, Stanovení vztahu pracovního místa k jiným pracovním místům.
Obsah práce • často je cílem minimalizovat čas potřebný k vykonávání každé jednotky práce → specializace práce (pracovník vykonává co nejúžeji definované pracovní úkoly, a to pokud možno pomocí jednoduchých operací).
Výhody specializace • není třeba klást takový důraz na kvalifikaci pracovníků, vykonáváním stejných úkolů se zvyšuje zběhlost a výkonnost pracovníka, snižují s e mzdové náklady (lze snadněji nahradit živou práci stroji)
Nevýhody specializace • monotónní a nudná práce zvyšuje pravděpodobnost výskytu chyb, zvyšuje také pravděpodobnost výskytu pracovních úrazů, nespokojenost s prací, zužují se možnosti motivování pracovníků (nelze využít rozmanitost práce, možnost rozhodovat o postupu práce apod.).
Orientace na specializaci práce v posledních letech výrazně ochabla. V současné době se uplatňuje hl. rotace práce, rozšiřování obsahu práce a obohacování práce.
• Rotace práce – periodické obměňování vykonávané práce → překonání jednostranného zatížení organismu a monotónnosti v práci, osvojování si nových zkušeností a dovedností, • Rozšiřování obsahu - horizontální seskupování pracovních úkolů, pracovník plní více úkolů podobné povahy, • Obohacování práce - vertikální seskupování pracovních úkolů, pracovník vykonává úkoly různých zaměstnání, práce se stává komplexnější, činí se přidáním pravomocí a odpovědností.
Výhody nového přístupu: pracovní síla je flexibilnější a lépe zvládá změny, lepší zastupitelnost pracovníků, práce je zajímavější (má motivační účinky). Nevýhody: vyšší náklady na vzdělávání a rozvoj pracovníků, vyšší náklady na odměňování (pracovníci mají vyšší kvalifikaci), problémy se získáváním pracovníků (musejí mít širší odborný profil).
Příklad popisu pracovního místa (PPM) obsahuje strategické, skupinové i profesní způsobilosti
Z p ů s o b i l o s t i
Angažovanost/iniciativa
+
Orientace na zákazníka
=
Strategické Přesvědčivost/Asertivita
=
Skupinové
Schopnost pracovat v týmu
=
Zacházení s informacemi/znalostmi
=
Jednání soustředěné na cíl a ukazatele
=
Kreativita
=
Ochota ke změně
=
Plánování a organizace
=
Prezentační a školící způsobilost
=
Procesní způsobilost
=
Spolehlivost
=
Úsilí o zisk
=
Znalost trhu
=
Způsobilost k řešení problémů
=
Odbornost Vzdělání Medikální způsobilost ŘP
Jazyk
Profesní
PC
Specifické
EKONOMICKÁ
TECHNICKÁ
HUMANITNÍ
ZÁKLADNÍ
STŘEDNÍ
ÚPLNÉ STŘEDNÍ
PRÁVNÍ
ZDRAVOTNÍ
VŠEOBECNÁ
VYSOKOŠKOLSKÉ
JINÁ
= =
základní
=
ano
=
Angličtina
mírně poročilý
=
Němčina
ne
=
Jiný
ne
=
Word
uživatel
=
Excel
pokročilý
=
PWP
uživatel
=
Notes
uživatel
=
Inte rnet
uživatel
jiné
ne
= NE
A
=
B
=
C
=
D
=
E
=
F
=
Popis pracovních míst KS program • KDE: -----Menu: PIS – Popisy pracovních míst • Cílem této agendy je zpracování všech těchto informací v podobě tzv. popisu pracovního místa. • Na ni následně navazují další agendy, např. evidence vzdělávání, lékařských prohlídek. • V těchto agendách se z popisů pracovních míst získávají informace, kteří lidé mají (vzhledem k tomu, na jakém jsou pracovišti) projít daným školením , lékařskou prohlídkou, jaké mají dosahovat vzdělání, praxi a podobně. • Popis pracovního místa společně se systemizací mají společný základ menu: PIS - Popisy pracovních míst , která se dále dělí na jednotlivé volby.
Číselníky Menu: PIS – Popisy pracovních míst – Číselníky
Pod touto nabídkou se nachází okno, kde je několik samostatných číselníků, které se budou nabízet pro vyplňování jednotlivých vlastností popisujících pracovní místo. Každý číselník zde naleznete pod samostatnou záložkou. Jsou to například obory a stupně vzdělání, organizační jednotky, osvědčení a další.
číselník Skupiny vlastností • zde je definován název skupiny, pořadí (v jakém budou skupiny seřazeny v popisu pracovních míst), • můžete zde vytvořit novou skupinu. • Vlastnosti popisující pracovní místo jsou začleňovány do skupin z důvodu kategorizace i možnosti přidělit přístupová práva na skupiny (např. v organizaci je více lidí, kteří používají různé moduly personálního systému).
Číselník vlastností • Menu: PIS – Popisy pracovních míst – Číselník vlastností • Při zakládání popisu pracovních míst věnujete tomuto menu pozornost obvykle pouze do té míry, že si vyberete vlastnosti, jimiž budete pracovní místa popisovat, odsouhlasíte nebo pozměníte jejich název a umístění do skupiny vlastností. • Nebo vytvoříte svoje – uživatelské – vlastnosti.
Číselník vlastností • Pracovní místo popisujete vlastnostmi – ke každé vlastnosti přísluší hodnota (např. vlastnost: ‚Počet pracovníků na pracovním místě‘ , hodnota: 3). • Vlastnosti jsou zde připraveny, hodnoty zadáváte až v konkrétním popisu pracovního místa. • Vlastnosti jsou buď systémové (typ: S, číslo vlastnosti: do 1000) nebo uživatelské (zakládáte je sami způsobem vlož nový záznam, založí se typ: U, číslo vlastnosti: nad 1000), jsou zařazeny do nějaké skupiny vlastností. • Předpokládá se, že byste si mohli vystačit se škálou přichystaných systémových vlastností.
Vyzkoušejte • Dvojklikem na vlastnost se dostanete do definice vlastnosti a nebo můžete měnit: • název vlastnosti (přejmenování), • skupina vlastností (pod kterou skupinu vlastností vlastnost spadá), • základní vlastnost (dáte-li hodnotu ‚Ano‘, pak každé pracovní místo, které založíte, bude tuto vlastnost obsahovat – a očekává se, že zadáte hodnotu vlastnosti. • Dále můžete prohlížet: opakování (‚Ano / Ne‘ – zda se vlastnost v popisu pracovního místa může/nesmí opakovat. Např. ‚Ano‘ má vlastnost ‚Činnost‘ – na pracovním místě se vykonává více činností, ‚Ne‘ má např. vlastnost ‚Počet pracovníků na pracovním místě‘), datový typ (množina přípustných hodnot pro hodnotu vlastnosti – např. číslo, datum, text apod.).
Číselník vlastností • Množina přípustných hodnot pro vlastnost je dána jednak datovým typem, a také může být vyplněno pole Ze seznamu – značí, že hodnotu lze jen vybírat z příslušného číselníku. • Některé vlastnosti jsou spolu svázány – to znamená, že budete muset vyplnit obě dvě, pokud se pro ně rozhodnete – např. ‚Jazyková znalost‘ (angličtina) s návaznou vlastností ‚Stupeň jazykové znalosti‘ (pokročilý).
