7
Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Tidak Terencana
No
:
APOL/P/HR/017
Tgl terbit
:
1 Oktober 2013
Revisi
:
000
Halaman
:
1 dari 8 Halaman
1. TUJUAN Standard Operation Procedure (SOP) ini bertujuan untuk memberikan pedoman dalam proses penambaahan karyawan baru diluar kebutuhan tenaga kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan, proses mencari dan mendapatkan calon-calon karyawan yang memenuhi standar kompetensi yang dipersyaratkan untuk suatu jabatan atau posisi yang akan diisi.
2. RUANG LINGKUP a.
SOP ini digunakan untuk melaksanakan proses perencanaan dan pemenuhan tenaga kerja, dimulai dari adanya permintaan, persetujuan, dan pemenuhan tenaga kerja baru, serta mendokumentasikan proses rekrutmen dan penempatan karyawan.
b.
Mencakup permintaan dan pemenuhan tenaga kerja tidak terencana di pusat maupun cabang perusahaan.
3. DEFINISI a.
Non-Routine Man Power Planning (MPP) Adalah suatu proses permintaan Sumber Daya Manusia diluar MPP Terencana tahun
berjalan,
mendapatkan
termasuk
dan
rencana
pemenuhannya
mempertahankan
jumlah
yang
yang
bertujuan
dibutuhkan
dan
untuk dapat
dipergunakan secara optimal untuk mengantisipasi akibat dari kekurangan dan atau penggantian SDM yang berhenti dari perusahaan. b.
Formulir Permintaan Tenaga Kerja (PTK) Adalah formulir yang digunakan untuk meminta tenaga kerja baru diluar dari kebutuhan tenaga kerja yang telah ditetapkan.
4. TANGGUNG JAWAB 4.1. Board Of Director (BOD) Bertanggungjawab atas penandatanganan Man Power Plan (MPP) yang diajukan oleh Dept. Head/ Manager dari masing-masing departemen sebagai bentuk persetujuan direksi terkait.
Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Tidak Terencana
No
:
APOL/P/HR/017
Tgl terbit
:
1 Oktober 2013
Revisi
:
000
Halaman
:
2 dari 8 Halaman
4.2. Compensation & Workforce Planning (CWP) Manager a.
Mengembangkan strategi perencanaan tenaga kerja jangka panjang dan berkoordinasi
dengan
manager
terkait
dalam
rangka
memastikan
keseimbangan jumlah karyawan di setiap departemen. b.
Melakukan analisa, penyusunan, dan pengajuan anggaran kerja MPP tahunan.
c.
Bertanggungjawab
atas
ketersediaan
MPP
dan
pelaksanaan
dari
perencanaan ketenaga kerjaan. d.
Bertanggungjawab atas proses rekrutmen secara keseluruhan.
4.3. Talent Acquisition & Man Power Plan (TA & MPP) Specialist a.
Mengidentifikasi kesempatan untuk melakukan proses improvisasi proses rekrutmen dalam rangka mendapatkan karyawan yang berkualitas secara tepat waktu dan biaya yang efisien.
b.
Melakukan pengawasan dan pengelolaan aktivitas perencanaan tenaga kerja, meninjau tenaga kerja bulanan, dan perencanaan tenaga kerja tahunan dalam rangka memastikan keseimbangan jumlah karyawan di setiap departemen.
c.
Melakukan pengawasan dan pengelolaan aktivitas pemenuhan tenaga kerja.
4.4. Talent Acquisition & Man Power Plan (TA & MPP) Staff a.
Melakukan
pencarian
kandidat,
mengidentifikasi
kesempatan
untuk
melakukan proses improvisasi metode pencarian tenaga kerja dalam rangka mendapatkan karyawan yang berkualitas secara tepat waktu dan biaya. b.
Mengelola komunikasi secara teratur dengan seluruh pihak terkait dalam proses pencarian kandidat dalam rangka mendapatkan pemahaman yang sama dan meminimalkan keluhan dari pihak terkait.
4.5. Personnel Industrial Employee Relations (PIER) / HR Regional Superintendent a.
Membantu TA & MPP Section terkait proses perencanaan permintaan dan pemenuhan tenaga kerja di cabang terkait.
b.
Melakukan koordinasi dengan semua stakeholder terkait proses rekrutmen guna mendapatkan pemahaman yang sama dan meminimalkan keluhan.
Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Tidak Terencana
No
:
APOL/P/HR/017
Tgl terbit
:
1 Oktober 2013
Revisi
:
000
Halaman
:
3 dari 8 Halaman
5.
DIAGRAM ALUR
6.
Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Tidak Terencana
No
:
APOL/P/HR/017
Tgl terbit
:
1 Oktober 2013
Revisi
:
000
Halaman
:
4 dari 8 Halaman
KEBIJAKAN 6.1.
Formulir Permintaan Tenaga Kerja (PTK) yang sudah diisi oleh masing-masing User, harus didiskusikan terlebih dahulu oleh Manager bersama-sama dengan seluruh Dept Head dan atau Direktur terkait, sebelum diserahkan kepada CWP Manager. Pengajuan permohonan tenaga kerja tersebut harus dilakukan berdasarkan tabel di bawah ini: Level Perubahan Non-Staff/ Staff Supervisor
Yang Mengajukan Supervisor Manager
Manager
Disetujui
Disetujui
Disetujui
Manager/Dept Head/Direktur Terkait Dept Head/Direktur Terkait
CWP Manager CWP Manager
Direksi
Dept Head
Direksi Terkait
Direksi
Dept Head
Direksi Terkait
Direktur Utama
Executive
BOD
BOD
CWP Manager CWP Manager BOD
Direksi
Direksi Direksi
6.2. Pengesahan akhir Non Routine MPP dilakukan oleh Direksi apabila permintaan tenaga kerja melebihi budget yang telah di approve pada Routine MPP. 6.3. Dalam penyerahan dokumen PTK ke TA & MPP Section, maka user harus melampirkan persyaratan tenaga kerja yang dibutuhkan sebagai acuan HR Dept melakukan proses rekrutmen. 6.4. Perekruitan tenaga kerja harus dilakukan melalui prosedur yang berlaku dan harus melalui form PTK. 6.5. CWP Manager bersama-sama dengan Manager yang terkait akan meninjau kembali pencapaian serta perubahan MPP yang telah dibuat dan disetujui oleh Direksi setiap tiga bulan.
Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Tidak Terencana
No
:
APOL/P/HR/017
Tgl terbit
:
1 Oktober 2013
Revisi
:
000
Halaman
:
5 dari 8 Halaman
7. URAIAN 7.1. Pelaksanaan rekrutmen dan seleksi harus berdasarkan informasi yang tertera di formulir Perencanaan Sumber Daya Manusia (MPP) Terencana dan Permintaan Tenaga Kerja (PTK) untuk Permintaan Tenaga Kerja Tidak Terencana yang disiapkan oleh seluruh Dept Head/Manager. 7.2. Penanggung jawab perencanaan tenaga kerja non-routine dan proses pemenuhan tenaga kerja adalah Manager/Dept Head Terkait, terutama dalam mengidentifikasi terjadinya overbudget routine MPP. 7.3. User akan menyerahkan Formulir PTK kepada TA & MPP Section yang telah tertandatangani oleh Dept Head/Manager dan Direktur terkait sebagai bukti persetujuan perencanaan dan pemenuhan PTK tidak terencana. 7.4. Peranan pelaksana interview : a. User/ M-O-R Bertanggung jawab terhadap penilaian aspek kompetensi teknis. b. CWP Manager Bertanggungjawab atas penginformasian benefit kepada kandidat. 7.5. TA & MPP Staff menginformasikan kepada : a. GA Dept, untuk menyiapkan fasilitas tempat dan peralatan kerja yang dibutuhkan. b. IT Dept, untuk menyiapkan fasilitas perangkat komputer dan perangkat lunak pendukung lainnya. c. PIER, untuk menyiapkan absensi, kartu tanda karyawan, dan akses masuk. d. User terkait, menginformasikan kapan karyawan baru tersebut efektif bekerja. 7.6. Rekrutmen untuk seluruh karyawan terpusat di TA & MPP Section di Jakarta. Adapun jenis rekrutmen terbagi dua, yaitu: a. Rekrutmen Internal b. Rekrutmen Eksternal 7.7. Proses pencarian Pelamar untuk posisi jabatan yang dibutuhkan pada tahap awal diupayakan untuk bisa diisi dari internal/karyawan, dengan melakukan internal job posting. Jika memang tidak tersedia calon dari internal, maka TA & MPP Section
Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Tidak Terencana
No
:
APOL/P/HR/017
Tgl terbit
:
1 Oktober 2013
Revisi
:
000
Halaman
:
6 dari 8 Halaman
melakukan pencarian kandidat eksternal, pengiklanan melalui media elektronik maupun cetak, bekerjasama dengan lembaga pendidikan, referensi dari karyawan, data bank pelamar yang sudah tersedia, atau lembaga pemenuhan tenaga kerja lainnya (Head Hunter), sesuai dengan standar kualifikasi yang ditetapkan. 7.8. HR Regional Superintendent sebagai penyelenggara seleksi dan pengetesan calon karyawan di cabang, sampai dengan penempatan harus dalam koordinasi HRD Pusat. 7.9. Jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tenaga kerja dari User dihitung sejak tanggal efektif proses pada MPP Terencana dan Permintaan Tenaga Kerja Tidak Terencana sampai penandatanganan Final Offering Letter oleh Pelamar. 7.10. Pembebanan biaya rekrutmen yang terdiri dari biaya jasa pemasangan iklan, biaya agen rekrutmen, dan biaya-biaya lain yang terkait dengan resourcing kandidat menjadi tanggungjawab TA & MPP Section. 7.11. Pembebanan biaya rekrutmen yang terdiri dari biaya pemanggilan, site visit, offering letter, kontrak kerja dan medical checkup menjadi tanggungjawab TA & MPP Section. 7.12. Semua Pelamar (internal/eksternal) yang masuk ke HR akan mendapat perlakuan yang sama. 7.13. Direktur HR bertanggung jawab untuk mengkoordinir pembahasan MPP Terencana secara menyeluruh dengan menghadirkan para Direksi serta seluruh Manager. 7.14. MPP Terencana adalah landasan kerja bagi TA & MPP Specialist untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja pada tahun depan. 7.15. CWP Manager bersama-sama dengan HR Regional Superintendent di cabang akan meninjau kembali pencapaian serta perubahan MPP yang telah dibuat dan disetujui oleh Direksi setiap tiga bulan.
Permintaan dan Pemenuhan Tenaga Kerja Tidak Terencana
8. DOKUMEN TERKAIT 8.1. Formulir Permintaan Tenaga Kerja
No
:
APOL/P/HR/017
Tgl terbit
:
1 Oktober 2013
Revisi
:
000
Halaman
:
7 dari 8 Halaman
