INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KARYA ILMIAH DAN ARSIP
Kode
: POB-DATA-302
Tanggal Berlaku
: 10 Juli 2010
Nomor Revisi
: 02
1. TUJUAN 1.1. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, serta kemajuan dalam segala bidang berlangsung dengan sangat pesat. Hal ini pun terjadi di lingkungan masyarakat ilmiah lingkungan IPB dan di luar IPB. Sehingga semakin banyak, beragam dan semakin kompleksnya kebutuhan masyarakat pemustaka yang menjadi sasaran dan target layanan Perpustakaan IPB. Sudah barang tentu ini berpengaruh kepada Perpustakaan IPB, yaitu semakin banyak dan beragam serta semakin kompleksnya kegiatan dan pekerjaan di lingkungan Perpustakaan IPB. Sebagai akibat dari perubahan pesat itu, sering terjadi kegiatan yang tumpangtindih atau bahkan ada kegiatan yang tidak jelas siapa yang harus mengerjakannya di lingkungan Perpustakaan IPB.. 1.2. Untuk mengurangi dan meminimalkan tumpang-tindih kegiatan itu serta menjamin agar setiap pekerjaan yang harus dilakukan ada yang bertanggungjawab mengerjakannya, maka dirasa perlu untuk melakukan penataan ulang Tugas Pokok dan Fungsi serta Mekanisme Kerja di lingkungan Perpustakaan IPB, agar pelayanan prima Perpustakaan IPB dapat dilaksanakan dengan baik. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur operasional baku ini mendukung Visi dan Misi IPB tersebut dan dalam menghadapi tantangan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, maka Visi Perpustakaan IPB tahun 2013 adalah: “ Menjadikan Perpustakaan IPB sebagai sistem layanan informasi, deposit dan kearsipan yang berbasis teknologi informasi yang mendukung riset kelas dunia dengan kompetensi utama pertanian tropika dan biosains serta berkarakter kewirausahaan”. 3. DEFINISI 3.1. DKSI: Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi. 3.2. Mahasiswa: mahasiswa reguler IPB atau mahasiswa non reguler dari perguruan tinggi lain, atau anggota masyarakat yang telah terdaftar dalam penyelenggaraan mata kuliah tertentu. 3.3. Pendidik: dosen tetap di lingkungan IPB yang telah memenuhi persyaratan kualifikasi pendidikan. 3.4. Teknologi informasi dan komunikasi (TIK): perangkat teknologi yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak baik komputer maupun telekomunikasi untuk mencatat, menyimpan, mengolah, dan menyebarkan informasi. 3.5. Karya Ilmiah: hasil pemikiran civitas akademika IPB meliputi dosen, peneliti, dan mahasiswa yang diakui secara akademis baik secara nasional maupun internasional. 3.6. Arsip: Kumpulan berkas baik ilmiah maupun tidak yang tersimpan secara cetak maupun digital di perpustakaan IPB.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB
1
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KARYA ILMIAH DAN ARSIP
Kode
: POB-DATA-302
Tanggal Berlaku
: 10 Juli 2010
Nomor Revisi
: 02
4. REFERENSI 4.1. Undang-undang RI Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 4.2. Undang-undang RI Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan; 4.3. Undang-undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional; 4.4. Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 4.5. Undang-undang RI Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; 4.6. Undang-undang RI Nomor 14 tahun 2008 tentang Kebebasan Informasi Publik; 4.7. Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4.8. Peraturan Pemerintah RI Nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam 4.9. Peraturan Pemerintah Nomor 66 tahun 2010 tentang Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4.10.Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 132/KEP/M.PAN/12/2002 tentang Jabatan Pustakawan dan Angka Kreditnya; 4.11.Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 2 tahun 2008 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya; 4.12.Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor No.06/I3/PL/2010 Simpan Karya Ilmiah di Lingkungan Institut Pertanian Bogor;
tentang Serah
4.13.Ketetapan MWA IPB No. 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB; 4.14.Ketetapan MWA IPB No.72/MWA-IPB/2008 tentang Pengangkatan Rektor IPB tahun 2007-2012; 4.15.Ketetapan MWA IPB No. 77/MWA-IPB/2008 tentang Struktur Organisasi IPB; 5. KETENTUAN UMUM No.
Uraian Kerja
Tercetak
No.
Uraian Kerja
Digital
1. Mulai dan memeriksa 2. Menerima 2
dokumen (STD) dan softfile
data dokumen 3. Memasukkan 3 oleh civitas
tanda bukti 4. Memberikan 6 penerimaan dokumen
softfile ke 5. Menyalin 7 harddisk
abstrak untuk 6. Menyalin 8 penyusunan bibliografi
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB
IV
2
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KARYA ILMIAH DAN ARSIP
Kode
: POB-DATA-302
Tanggal Berlaku
: 10 Juli 2010
Nomor Revisi
: 02
dokumen 7. Memisahkan 9 tercetak dan digital
1.
Menerima dokumen dalam format PDF
registrasi 8. Melakukan 1 dokumen 0
2.
Menstandarkan nama file
9. Melakukan pengindeksan
3.
Mengolah file
data bibliografi 10. Melengkapi 1 2 kontrol mutu 11. Melakukan 1 3
4.
Melakukan kontrol mutu file
5.
Menerima metadata
dokumen 15. Mengerakkan 1 7
6.
Menambahkan link pada metadata
16. Siap 1 melayankan dokumen 8
7.
Menggabung data ke server dan Siap dilayankan
17. Selesai 1 9
8.
Selesai
subjek
database 12. Mengindeks 1 4 kelengkapan 13. Membuat 1 bahan perpustakaan 5 dokumen dan 14. Mengirim 1 daftar kirim ke pelayanan 6 dan metadata ke server
Keterangan: Pengadaan dan Pengolahan
Pengolahan Digital
Pelayanan
Transisi
Ke Proses Lain
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB
3
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KARYA ILMIAH DAN ARSIP
Kode
: POB-DATA-302
Tanggal Berlaku
: 10 Juli 2010
Nomor Revisi
: 02
6. PROSEDUR MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP STATIS (Akuisisi, Pengolahan, dan Pelayanan) No.
Uraian Kerja
Tercetak
No.
Uraian Kerja
1.
Mengolah database dan file digital arsip statis
7. Memasukkan fisik Arsip
2.
Menggabung database ke dalam sistem otomasi arsip
8. Memberi label pada
3.
Menyiapkan database dan arsip statis digital dalam sistem otomasi untuk mendukung layanan arsip
boks arsip statis 9. Menata 1 di 0 lemari arsip (Roll-o-
4.
Selesai
Digital
1. Mulai arsip statis dari 2. Akuisisi 2 unit kerja
dan memilah 3. Memeriksa 3 arsip statis berdasarkan Kriteria Arsip Statis IPB
fisik arsip 4. Mengolah 6 statis
data arsip 5. Memasukkan 7 statis ke komputer
6. Mengalihkanmediakan/ 9 preservasi arsip statis
Statis ke boks
boks
Pact) 10. Menyediakan layanan arsip statis
11. Selesai 1 2 Keterangan: Pengolahan
Pengembangan
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB
4
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KARYA ILMIAH DAN ARSIP
Kode
: POB-DATA-302
Tanggal Berlaku
: 10 Juli 2010
Nomor Revisi
: 02
MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF (Akuisisi, Pengolahan, dan Pelayanan) No. 1.
Uraian Kerja
Tercetak
No.
Uraian Kerja
Digital
Mulai
2. 2 Menerima dan
memeriksa arsip inaktif dari unit kerja 3. 3 Memeriksa dan memilah arsip statis berdasarkan Klasifikasi Arsip IPB dan Jadwal Retensi Arsip IPB
4. 6 Mengolah fisik arsip inaktif
5. 7 Memasukkan data arsip inaktif ke komputer
6. 9 Memasukkan fisik arsip statis ke boks
1.
Mengolah database arsip inaktif
7.
Memberi label pada boks
2.
Menggabung database ke dalam sistem otomasi arsip
8.
Menata boks arsip inaktif di lemari arsip (Roll-oPact)
3.
Menyiapkan database dalam sistem otomasi untuk mendukung layanan arsip
4.
Selasi
9. 1 Menyediakan layanan 0 arsip inaktif 10. Selesai
Keterangan: Pengolahan
Pengembangan
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB
5
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KARYA ILMIAH DAN ARSIP
Kode
: POB-DATA-302
Tanggal Berlaku
: 10 Juli 2010
Nomor Revisi
: 02
7. DOKUMEN PENDUKUNG 7.1. Standar Nasional Indonesia Nomor 7330 tahun 2009 tentang Perpustakaan Perguruan Tinggi; 7.2. Standar Perpustakaan Perguruan Tinggi Kategori C, terbitan Perpustakaan Nasional RI tahun 2001; 7.3. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi; 7.4. Prosedur Operasional Baku (Standard Operation Procedure) Perpustakaan IPB tahun 2009; 8. Penanggung Jawab : Subdit Data
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Manajemen DKSI IPB
6
