Performance Appraisal (Penilaian Pekerjaan/Performa) MSDM-TIP FTP UB
Definisi
Suatu sistem formal dan terstruktur yang digunakan untuk mengukur, menilai dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku dan hasil, termasuk tingkat ketidakhadiran
Mekanisme Dasar Goal: Maintain Organizational Productivity Results: Organization Productivity Individual Performance Methods: Individual Performance Goals
Aspek yang dinilai:
Kemampuan teknis Kemampuan konseptual Kemampuan hubungan interpersonal
Small Large All Organizations Organizations Organizations
Compensation
80.2%
66.7%
74.9%
Performance improvement
46.3%
53.3%
48.4%
Feedback
40.3%
40.6%
40.4%
Documentation
29.0%
32.2%
30.2%
Promotion
26.1%
22.8%
24.8%
Training
5.1%
9.4%
7.3%
Transfer
8.1%
6.1%
7.3%
Discharge
4.9%
6.7%
5.6%
Layoff
2.1%
2.8%
2.4%
Personnel research
1.8%
2.8%
2.2%
Manpower planning
0.7%
2.8%
1.5%
Siapa yang melakukan ?
Immediate Supervisor Higher Management Self-Appraisals Peers (Co-Workers)
Evaluation Teams Customers “360° Appraisals”
Supervisor Appraisal
Performance appraisal done by an employee’s manager and often reviewed by a manager one level higher.
Self-Appraisal
Performance appraisal done by the employee being evaluated, generally on an appraisal form completed by the employee prior to the performance review.
Subordinate Appraisal
Performance appraisal of a superior by an employee, which is more appropriate for developmental than for administrative purposes.
Peer Appraisal
Performance appraisal done by one’s fellow employees, generally on forms that are complied into a single profile for use in the performance interview conducted by the employee’s manager.
Team Appraisal
Performance appraisal, based on TQM concepts, that recognizes team accomplishment rather than individual performance.
The 360º Appraisal Interview Supervisor Other Superiors
Peers
Other Superiors
Individual Staff
Customers
Self-Assessment
Teams
Teams
Sub-Ordinates
Tujuan
Mengetahui pengembangan:
Identifikasi kebutuhan pelatihan Umpan balik kinerja Menentukan transfer dan penugasan Identifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan
Pengambilan keputusan administratif:
Penentuan gaji, promosi mempertahankan/memberhentikan Pengakuan kinerja karyawan PHK Mengidentifikasi hal buruk
Tujuan
Keperluan perusahaan:
Perencanaan SDM Evaluasi pencapaian tujuan perusahaan Informasi untuk identifikasi tujuan Evaluasi terhadap sistem SDM Penguatan thd kebutuhan pengembangan perusahaan
Dokumentasi
Kriteria untuk validasi penelitian Dokumentasi keputusan-keputusan tentang SDM Membantu memenuhi persyaratan hukum
Kegunaan ditinjau dari perspektif company development
Perbaikan kinerja Penyesuaian kompensasi Keputusan penempatan Pelatihan dan pengembangan Perencanaan dan pengembangan karier Mengatasi tantangan eksternal
Manfaat :
Pekerja : umpan balik kinerja mereka Supervisor/manager : mengetahui aksi yang harus dilakukan Personal dept : informasi kinerja karyawan Organisasi : Sebagai dasar untuk mengambil keputusan tentang promosi, transfer, demosi, PHK atau untuk mengidentifikasikan kebutuhan akan training
Hal yang perlu diperhatikan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Tujuan penilaian Instrumen Penilaian Standard Penilaian Siapa yang menilai Siapa yang dinilai Kapan harus menilai Pelatihan bagi penilai Feed back dan implikasi
Human performance
Performance appraisal
Employee feedback
Performance measures
Performance related standards Personal decisions
Employee records
Berbagai Kesalahan Penilaian
Hallo efect pengaruh emosi; hub. pribadi,; kesan yang tertanam Central tendency kecenderungan penilai untuk memberikan nilai rata-rata Leniency/strictness bias kecenderungan penilai yang terlalu “lunak/keras” dalam memberikan penilaian Recently effect kecenderungan penilai untuk hanya mengingat pada peristiwa-peristiwa yang baru terjadi Cross culutral biases beda budaya beda persepsi
Job Rating Scale EXCELLENT on all factors
Halo
Leniency
Job Rating Scale Employee A EXCELLENT
Job Rating Scale Employee B EXCELLENT
Job Rating Scale Employee C SUPERIOR
Job Rating Scal Employee D EXCELLENT
Central Tendency
Job Rating Scale Employee A AVERAGE
Job Rating Scale Employee B AVERAGE
Job Rating Scale Employee C AVERAGE
Job Rating Scal Employee D AVERAGE
Recency Bias
Job rating scale behavior during the last month has been POOR.
Mengurangi bias penilaian
Dengan adanya standard penilaian secara jelas, pelatihan, umpan balik, dan teknik penilaian kinerja yang sesuai. Sistem penilaian prestasi kerja harus memenuhi syarat : Praktis 2. Kejelasan standard 3. Kriteria yang objective Reliability Relevance Sensitivity Practicality 1.
Metode-metode penilaian : 1. Beorientasi Masa Lalu Rating Scale Checklist Forced Choice Method Critical Incident Method Metode Catatan Prestasi Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS) Field Review Method Performance Test and Observation Comparative Evaluation Approach 2. Beorientasi Masa Depan Self Appraisal Management by Objective Penilaian secara Psikologis Assesment Center
Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan metode penilaian kinerja adalah:
Validitas Keandalan Kemampuan membedakan Bebas dari bias Relevansi Biaya Pelaksanaan administrasi
Rating Scale
Rating Scale
Penilaian dilakukan dalam skala tertentu, mulai dari rendah sampai tinggi Pendapat penilai diberi bobot yang mencerminkan nilai rata2. Keuntungan:
Biaya murah Penilai membutuhkan sedikit pelatihan Bisa digunakan bagi banyak karyawan
Kelemahan:
Subyektifitas tinggi
Sulit menentukan kriteria yang relevan dg pelaksanaan pekerjaan.
Faktor-faktor penilaian dianggap mempunyai bobot sama, dan berlaku untuk semua jenis pekerjaan
Checklist
Checklist
Penilaian terdiri dari sejumlah pertanyaan yang menjelaskan tingkat perilaku bagi suatu pekerjaan tertentu Penilai tingal memberikan check pada karakteristik pekerjaan karyawan yang sesuai Setiap pertanyaan akan memiliki bobot yang berbeda Keuntungan
Biaya murah Pengurusa mudah Penilai hanya membutuhkan pelatihan sederhana distandarisasi
Kelemahan
Hallo effect Metode ini tidak memungkinkan penilai untuk memberikan nilai yang berbeda
Forced Choice Method
Forced Choice Method
Untuk meningkatkan objectivitas Mengharuskan penilai untuk memilih pernyataan yang paling sesuai dengan pasangan pernyataan tentang karyawan yang dinilai. HRD mengotak2an materi ke dalam kategori2 seperti: ◦
◦ ◦
Keuntungan: ◦ ◦
Kemampuan belajar Hasil kerja Hubungan antar karyawan Mengurangi penyimpangan penilai Mudah digunakan dan memiliki cakupan yang luas
Kelemahan: ◦ ◦
Tidak bisa mencerminkan hubungan pekerjaan yang spesifik Karyawan terkesan diremehkan ketika satu pertanyaan diarahkan ke pilihan lain
Critical Incident Method
Critical Incident Method
Catatan penjelasan kejadian dengan ringkas, baik kejadian positif maupun kejadian negatif dalam melaksanakan pekerjaan dan dimasukkan ke dalam kategori2 oleh HRD.
Kelebihan
Dapat memberi umpan balik terkait langsung dengan pekerjaannya
Mengurangi penyimpangan penilai
Kelemahan
Penilai seringkali tidak mencatat ketika insiden terjadi
Ada kemungkinan dilebih2kan ketika pencatatan
Behaviorally Anchored Rating Scale
Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)
Penilaian prestasi kerja untuk satu kurun waktu tertentu di masa lalu dengan mengaitkan skala peringkat prestasi kerja dengan perilaku tertentu. Deskripsi pekerjaan dibuat oleh pekerja sendiri, rekan sekerja, atau atasan langsung Langkah-langkahnya:
Menentukan skala penilaian prestasi kerja Menentukan kategori prestasi kerja seseorang dan diberi skala Uraian prestasi kerja sedemikian rupa sehingga kecenderungan perilaku karyawan yang dinilai terlihat jelas
Self Appraisal
Self Appraisal
Penilaian diri sendiri untuk mengenal kekuatan dan kelemahan sehingga mampu mengindentifikasi aspek yang perlu diperbaiki Perusahaan mengemukakan harapan, tujuan perusahaan, dan tantangan yang dihadapi Atas dasar itu karyawan mengidentifikasi aspek pribadi yang perlu diperbaiki
Field Review Method
Atasan turun ke lapangan bersama dengan HRD Spesialis HRD mendapat informasi dari atasan langsung perihal prestasi karyawan, lalu mengevaluasi berdasarkan informasi tersebut Hasil penilaian dikirim ke atasan untuk direview dan dibahas dengan karyawan yang dinilai. Kelebihan:
Lebih objective
Kelemahan
Tetap ada bias Bagi perusahaan besar menjadi mahal karena mendatangkan ahli ke tempat pelaksaan tugas
Performance Test and Observation
Berdasarkan tes pengetahuan dan ketrampilan, berupa tes tertulis dan peragaan Kelebihan:
Keterkaitan langsung antara prestasi kerja dengan tugas pekerjaan seseorang Prinsip standarisasi dipegang teguh
Kelemahan:
Biaya mahal
Comparative Evaluation Approach 1.
Membandingkan prestasi kerja seseorang dengan karyawan lain yg memiliki kegiatan sejenis. Kelebihan: lebih rasional dan efektif Ada 3 metode: Metode Peringkat
2.
Distribusi Terkendali
3.
Penilai menentukan peringkat sejumlah karyawan mulai yang berprestasi sampai tidak berprestasi Kelebihan: Segera terlihat klasifikasi karyawan dinilai dari sudut pandang prestasi kerjanya Kelemahan: peringkat yang dibuat tidak menggambarkan dengan jalas makna dari peringkat itu dan subyektivitas. Menggolongkan karyawan ke dalam klasifikasi yang berbeda2 berdasarkan faktor kritikal dan dinyatakan dalam persentase Kelemahan: tidak jelas perbedaan satu golongan dengan golongan lain
Metode Alokasi Angka
Penilai memberi bentuk angka kepada semua karyawan yang dinilai
