PerfectView Handleiding versie

PerfectView Handleiding versie 14.01.000

1

Inhoudsopgave Achtergrond informatie over de navigatie binnen PerfectView ...................................... 4 A ......................................................................................................................... 6 Aanhef & Adressering .......................................................................................... 6 Activiteiten ........................................................................................................ 6 B ......................................................................................................................... 7 Beveiliging ......................................................................................................... 7 Bit.ly URL .......................................................................................................... 7 Browserinstellingen............................................................................................. 7 C ......................................................................................................................... 8 Campagnes ....................................................................................................... 8 D ......................................................................................................................... 9 Dashboard ......................................................................................................... 9 DMS: Document Management Systeem ................................................................. 9 E ......................................................................................................................... 9 E-mail sturen ..................................................................................................... 9 E-mail domeinen ...............................................................................................10 Emailingen sjablonen .........................................................................................10 E-mailing teksten ..............................................................................................10 Externe agenda .................................................................................................10 G ........................................................................................................................14 Google .............................................................................................................14 H ........................................................................................................................14 Helpcentrum .....................................................................................................14 Help mij ...........................................................................................................15 I .........................................................................................................................15 Importeren .......................................................................................................15 K ........................................................................................................................19 Kenmerken .......................................................................................................19 Keuzelijsten ......................................................................................................20 L ........................................................................................................................20 Licenties ...........................................................................................................20 Logboek ...........................................................................................................20 M........................................................................................................................21 Mail-in archiveren ..............................................................................................21 Mailingen ..........................................................................................................22 Marketplace ......................................................................................................22 Mijn relaties ......................................................................................................23 Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


2

Mijn werkplek ...................................................................................................23 N ........................................................................................................................23 Notificaties .......................................................................................................23 O ........................................................................................................................24 Office koppelingen .............................................................................................24 Opt-in / Opt-out ................................................................................................26 Overige persoonlijke instellingen .........................................................................26 R ........................................................................................................................26 Rapportages .....................................................................................................26 Rechten ...........................................................................................................26 Regio & Taal .....................................................................................................27 Relatienetwerk ..................................................................................................27 Relatietype- Organisaties....................................................................................29 Relatietype - Personen .......................................................................................30 S ........................................................................................................................31 Selecties ..........................................................................................................31 Sociale Media ....................................................................................................34 Standaard documenten ......................................................................................36 T ........................................................................................................................36 Taal .................................................................................................................36 Tabbladen ........................................................................................................37 Te doen ............................................................................................................37 Te doen door mijn collega’s ................................................................................37 Tijdlijn .............................................................................................................37 V ........................................................................................................................38 Verkoopinstellingen ...........................................................................................38 Verkoopdoelstellingen ........................................................................................39 W .......................................................................................................................39 Wachtrijen ........................................................................................................39 Wachtwoord wijzigen .........................................................................................40 Web formulieren ................................................................................................40 Weergave beheren ............................................................................................41 Word sjablonen .................................................................................................43 Z ........................................................................................................................44 Zoeken ............................................................................................................44 Bijlagen: .............................................................................................................46 Bijlage I, Systeem eisen en performance .................................................................46 Bijlage II, meldingen tijdens het PerfectView import proces .......................................48

Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


3

Bijlage III, technische documentatie CRM Online Add-in’s ..........................................51 Bijlage IV, iPhone app en Android app .....................................................................56



4

Achtergrond informatie over de navigatie binnen PerfectView In dit hoofdstuk wordt achtergrond informatie gegeven over de navigatie binnen PerfectView. In de volgende hoofdstukken worden de verschillende functionaliteiten verder uitgelegd. Linker kolom

In de linker kolom staan alle onderdelen opgesomd waar u naartoe kunt navigeren door erop te klikken. De optie ‘mijn werkplek’ kunt u zelf inrichten, hoe u dit kan doen staat verder in deze handleiding uitgelegd. Wanneer uw organisatie bepaalde onderdelen, zoals een relatietype of activiteit type niet gebruikt, dan is het mogelijk deze te verbergen door het instellen van rechten. Balk boven in het scherm

Wanneer u op naam van een relatie (of deel daarvan) wilt zoeken, dan kunt u dit doen in het zoekscherm boven in de balk. Daarnaast kunt u de applicatie en persoonlijke instellingen wijzigen door op het pijltje te klikken naast uw naam. De opties die u terug vindt onder de applicatie en persoonlijke instellingen worden verder in deze handleiding toegelicht.

De header van een relatie Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


5

In de header staan alle algemene gegevens van de relatie of activiteit. Alle gegevens die u invoert worden automatisch opgeslagen. Wanneer u de relatiekaart wilt afsluiten kunt u gebruik maken van het X in de header van uw scherm. Hiermee wordt het scherm afgesloten. Dit kunt u ook doen wanneer u een activiteit heeft aangemaakt. De broodkruimels

Onder het zoekscherm worden altijd de laatste tien items getoond waar u mee bezig bent geweest, de zogenaamde broodkruimels. Door op één van deze linken te klikken, kunt u snel weer teruggaan naar de gewenste relatie of activiteit. De pijltjes knoppen (terug)

PerfectView is een webapplicatie en wordt bediend vanuit uw browser. Om van de software gebruik te maken, dient u gebruik te maken van de navigatie die de applicatie u biedt. Knoppen en menu’s die u bijvoorbeeld in Internet Explorer tot uw beschikking heeft (zoals Vorige of Volgende), kunt u niet gebruiken.



6

A Aanhef & Adressering Wanneer u nieuwe relatie gegevens aanmaakt in PerfectView zal het systeem automatisch onderstaande instellingen overnemen wanneer u een brief naar deze relatie stuurt. Wanneer de relatie is ingevoerd d.m.v. de import module, zullen dezelfde instellingen worden gehanteerd. Het is mogelijk de standaard PerfectView instellingen aan te passen, naar de standaard instellingen van uw organisatie, daarnaast kunt u ook aangeven welke aanhef er standaard gehanteerd moeten worden. Het is natuurlijk altijd mogelijk om per relatie een specifieke instelling te hanteren. Dit doet u via de knop ‘adressering aanpassen’ binnen de relatie. Activiteiten PerfectView biedt u een aantal standaard activiteiten die u kunt gebruiken om contactmomenten die u heeft met uw relaties te registreren. Een activiteit kan vanuit het gelijknamige tabblad bij een relatie worden aangemaakt. U kunt kiezen uit de volgende soorten activiteiten, de applicatiebeheerder kan door middel van het instellen van rechten bepalen welke activiteiten zichtbaar zijn.           

Contract Contract van derde Correspondentie (u kunt deze activiteit gebruiken voor uitgaande post) Factuur Gespreksverslag Klacht Postregistratie (u kunt deze activiteit gebruiken voor binnenkomende post) Project Support Taak Verkoopkans

Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de activiteit e-mail en mailing. Deze activiteiten worden apart toegelicht. Wij verwijzen u hiervoor naar de inhoudsopgave. Iedere activiteit heeft een aantal specifieke velden die u kunt invullen. Daarnaast is het mogelijk om notities, of een bijlage toe te voegen. Iedere activiteit krijgt een opvolgdatum en tijd. Uw persoonlijke ‘te doen’ lijst, toont alle activiteiten op opvolgdatum en tijd. Op deze manier heeft u een duidelijk overzicht welke opvolg acties u nog moet ondernemen m.b.t. uw relaties. Binnen een activiteit is het mogelijk om een stap te nemen in het proces. De verschillende stappen worden weergegeven in het paneel ‘de volgende stap nemen’.

Voorbeelden van de verschillende stappen

Doorsturen

Document maken

Wanneer u een activiteit doorstuurt naar een collega ontvangt hij daarvan een email van PerfectView, daarnaast zal de activiteit op zijn persoonlijke ‘te doen’ lijst worden getoond. De activiteit heeft een nieuwe ‘eigenaar’ gekregen. Met deze stap kunt u een document samenvoegen naar Microsoft Word, bijvoorbeeld voor het samenvoegen van een offerte bij een verkoopkans. De beheerder kan een standaard sjabloon maken voor uw organisaties.


PerfectView Handleiding versie 14.01.000 In wachtrij plaatsen

Afsluiten

7

Een wachtrij is een gemeenschappelijke werkbak. Activiteiten in een wachtrij hebben geen eigenaar totdat een medewerker de activiteit uit de wachtrij haalt, bijvoorbeeld ‘Facturen – aangemaand’. Wanneer een activiteit geen opvolging nodig heeft kan deze worden afgesloten. De activiteit wordt niet meer zichtbaar in de ‘te doen’ lijst, maar is nog wel terug te vinden bij de relatie. Een afgesloten activiteit kan niet worden gereactiveerd. Het is nog wel mogelijk een notitie of bijlage toe te voegen.

Collega attenderen: U kunt te allen tijden een notificatie naar een collega of groep van collega’s sturen. PerfectView zal een mail sturen naar de geselecteerde personen met daarin de beschrijving van de activiteit. Op deze manier is uw collega ook op de hoogte van de activiteit die u heeft aangemaakt.

Overige tabbladen in een activiteit: 





Gekoppelde activiteiten, het is mogelijk twee activiteiten aan elkaar te koppelen. Bijvoorbeeld; naar aanleiding van een gesprek waarvan uw een gespreksverslag heeft aangemaakt wilt u een taak bij een collega uitzetten. U kunt beide activiteiten dan aan elkaar koppelen voor een duidelijk overzicht. Project activiteiten, dit tabblad is alleen beschikbaar bij de activiteit ‘Project’. Hierbij is het ook mogelijk om andere activiteiten te koppelen aan het project, hierbij worden echter bijlagen uit de onderliggende project activiteiten ook getoond in de bijlage tab van het project. Betrokken relaties, hier kunt u alle relaties (intern of extern) koppelen aan het project voor een duidelijk overzicht van alle betrokkenen.

Als bovenstaande tabbladen niet beschikbaar zijn voor u, neem dan contact op met uw PerfectView Applicatiebeheerder, hij kan deze tabbladen activeren binnen de instellingen. B Beveiliging Een beheerder kan bepalen waar vandaan het is toegestaan om in te loggen op PerfectView CRM Online (aan de hand van IP-adressen). Als er geen IP-adressen worden opgegeven, dan kan er vanaf ieder IP-adres worden ingelogd. Bit.ly URL Als u een Bit.ly-account heeft (of heeft aanmaakt via http://bit.ly/), dan kunt u hier uw gebruikersnaam en API-key kwijt om verbinding te maken (als u uw API-key niet weet, dan kunt u op de daarvoor bestemde link in PerfectView klikken). Hierdoor worden URL’s die u plaatst in bijvoorbeeld de ‘Tijdlijn’ automatisch verkort. Zo houdt u meer karakters over. Browserinstellingen Beveiligingsinstellingen in uw browser kunnen er toe leiden dat u een waarschuwing krijgt wanneer u een document wilt downloaden vanuit PerfectView, of dat het downloaden volledig wordt geblokkeerd. U kunt dat voorkomen door een instelling aan te passen in PerfectView. Deze instellingen zijn afhankelijk van uw browsers. Volg de Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


8

stappen zoals deze zijn beschreven in het document ‘browserinstellingen’ in het Helpcentrum.

C Campagnes Nadat u een selectie van relaties heeft gemaakt kunt u een campagne uitvoeren om bijvoorbeeld alle relaties uit de selectie een mailing te sturen. De campagne zal een mailing activiteit aanmaken en deze tonen bij alle geselecteerde relaties. Met behulp van een campagne kan u de volgende acties uitvoeren:     

Mailing maken d.m.v. een Microsoft Word document (etiketten of brieven). E-mailing maken d.m.v. de e-mailing functionaliteit van PerfectView. Een export bestand genereren met e-mail adressen. De e-mailing verzorgt u zelf in een e-mail programma. Een export maken naar een Microsoft Excel document. Een opvolg activiteit aanmaken bij alle relaties in de campagne.

Om gebruik te maken van de samenvoegfunctionaliteit naar Word of de e-mail functionaliteit in PerfectView is het noodzakelijk eerst een sjabloon aan te maken. De applicatiebeheerder kan deze sjabloon aanmaken in de instellingen. Wanneer u een campagne start wordt de campagne wizard gestart. In de wizard worden een aantal verschillende stappen getoond. De stappen zijn afhankelijk van het soort campagne. In stap twee van de wizard kunt u het soort campagne selecteren. LET OP Om te voorkomen dat er lange wachttijden ontstaan tijdens het versturen van een campagne wordt er een controle uitgevoerd op het aantal geselecteerde relaties. Wanneer dit meer dan 10.000 relaties zijn, zal de campagne buiten de piekuren worden verwerkt. (tussen 21.00 en 07.00 uur). LET OP U kunt bij personen en organisaties een vink zetten bij 'opt-out (niet meer mailen)' als zij niet meer benaderd mogen worden. Bij het maken van een selectie worden relaties met een aangevinkte opt-out in eerste instantie uitgesloten. Wanneer de campagne is uitgevoerd, zal in uw persoonlijke ‘te doen’ lijst een mailing activiteit worden getoond. In de activiteit worden alle betrokkenen getoond die waren geselecteerd. Wanneer u tijdens het aanmaken van de campagne heeft gekozen een document te laten samenvoegen, dan kunt u dit document openen vanuit het tabblad bijlage. Vergeet niet de activiteit af te sluiten wanneer u klaar ben met het uitvoeren van de mailing. Wanneer u de activiteit niet afsluit, dan blijft deze zichtbaar op de te doen lijst. Voor meer algemene informatie met betrekking tot activiteiten, verwijzen wij u naar de inhoudsopgave.



9

D Dashboard Door middel van het aanmaken van één of meerdere dashboards krijgt u snel inzicht in de stand van zaken met betrekking tot de verkoop. U kunt zelf nieuwe widgets toevoegen aan het dashboard, dit kan een staafdiagram of tabel zijn. De gegevens op het dashboard worden gevuld met de verkoopdoelstellingen (indien geactiveerd) en de omzet gegevens uit de verkoopkans. Om een goed overzicht te krijgen van de verkopen die nog in de pijplijn aanwezig zijn, is het aan te bevelen het veld ‘verwachte orderdatum’ in het verkoopkans te vullen met mogelijke afsluitdatum. Om gebruik te kunnen maken van het dashboard moet deze optie zijn ingeschakeld door de beheerder van PerfectView. Dit is mogelijk via de applicatie instellingen. Voor gebruikers die geregeld gebruik maken van het dashboard kan het handig zijn om het dashboard toe te voegen aan de favorieten in ‘mijn werkplek’. Dit kunt u doen door het verkoop dashboard te slepen naar ‘mijn werkplek’. DMS: Document Management Systeem Kies hier of u uw documenten op wilt slaan in PerfectView (standaard) of Google Apps. Als u Google Apps (for Business) heeft én u uw documenten in Google op wilt slaan, volstaat het niet om hier alleen Google Apps te kiezen. Neem contact op via 0887 – 751 310 voor meer informatie.

E E-mail sturen Onderstaande uitleg is van toepassing op de knop ‘e-mail sturen’ welke beschikbaar is vanuit een activiteit. De e-mail zal worden aangemaakt in PerfectView en niet in uw standaard email programma. Wanneer u een e-mail verstuurd via Outlook of Gmail, kunt u gebruik van de Outlook koppeling of de mail-in archivering optie om de e-mail zichtbaar te maken in PerfectView, hiervoor verwijzen wij u naar de inhoudsopgave voor de juiste pagina. Wanneer u een e-mail adres heeft geregistreerd bij een relatie, dan kunt u deze relatie een e-mail versturen vanuit PerfectView. Wanneer u gebruik wilt maken van deze functionaliteit is het noodzakelijk uw e-mail domein te registreren en tenminste één email sjabloon aan te maken in de applicatie instellingen. Daarnaast is het mogelijk een aantal standaard teksten aan te maken waar u uit kan kiezen bij het versturen van een e-mail. Deze instellingen kunnen worden gemaakt door uw PerfectView applicatiebeheerder. Bij het versturen van een e-mail kunt u als gebruiker de volgende instellingen aanpassen:  Het onderwerp.  Het sjabloon (hiermee wordt de opmaak van de e-mail bedoeld).  De standaardtekst, die kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor de standaardtekst bij een informatieaanvraag.  De aanhef (formeel, informeel, geen aanhef).  De afzender. Wanneer u de standaard instelling ‘e-mail activiteit direct afsluiten’ aan laat staan, dan wordt de e-mail in de historie bij de relatie opgeslagen. Wanneer u dit vinkje uit zet, dan Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


10

wordt de activiteit bij de relatie opgeslagen en zal er nog een opvolging bij moeten plaats vinden. U vindt de activiteit ook terug in de ‘te doen’ lijst. E-mail domeinen Om gebruik te kunnen maken van de e-mailing functies in PerfectView is het noodzakelijk om eerst een e-mail domein te valideren. Dit is het domein waar vandaan u een e-mail wilt versturen. Wanneer u deze instellingen wilt aanpassen is het noodzakelijk om toegang te hebben tot uw e-mail. U krijgt een mail toegestuurd om het domein te valideren, wanneer u geen toegang heeft tot uw mail kunt u de instellingen niet afmaken. Emailingen sjablonen U kunt standaard e-mail sjablonen aanmaken die u kunt gebruiken bij het versturen bij een mailing campagne of bij het aanmaken van een e-mail naar één relatie. Wanneer u al een sjabloon heeft aangemaakt met daarin uw huisstijl, dan kunt u dit sjabloon dupliceren om daarna aanpassingen te maken. Het sjabloon bevat geen standaard tekst die u wilt versturen, zoals bijvoorbeeld een bevestiging van inschrijving. In een e-mail sjabloon kunt u de zaken zoals, kleur, logo, afzender en afsluiting regelen. Stappen

Instellingen

0. Hoe

-

Algemene instellingen

Extra Informatie -

1. Layout

-

Voeg de Html code voor het logo op het e-mailing sjabloon toe

-

2. Afzender

-

Wie is de afzender bij dit mail sjabloon?

-

3. Afsluiting

-

Voeg indien nodig een extra logo of tekst toe ter afsluiting

-

De opt-out optie is alleen van toepassing op e-mailings, niet op individuele e-mails. U kunt de kleuren voor het sjabloon ook handmatig aanpassen Er kan een persoonlijke afzender of algemene afzender worden ingesteld. Dit is ook afhankelijk of er een e-mailing of individuele e-mail wordt gestart. Het is ook mogelijk om geen gebruik te maken van de PerfectView instellingen, en de tekst zelf op te maken in Html.

E-mailing teksten Het is mogelijk om standaard e-mail teksten aan te maken voor e-mails die u vaker verstuurd (deze functie wordt gebruikt voor individuele e-mails). De beheerder kan de standaard tekst aanmaken, en de gebruiker kan bij het versturen van de e-mail eventueel een kleine wijziging maken in de tekst van de e-mail. Wanneer u gebruik maakt van de teksten functionaliteit. Is het naast ‘normale’ tekst ook mogelijk om gebruik te maken van ‘samenvoegvelden’. De samenvoeg functionaliteit werkt op de zelfde manier als bij een Word document. Indien u meer wilt lezen over de achtergrond van samenvoegvelden, open dan het hoofdstuk over Word Sjablonen. Externe agenda Het is mogelijk om openstaande activiteiten te publiceren in een externe agenda (lees: uw eigen agenda) zoals Outlook, Google of iPhone. Zo heeft u één overzicht van al uw afspraken. De afspraken die u zelf in uw agenda heeft gepland en de activiteiten die u in PerfectView heeft openstaan.



11

In de persoonlijke instellingen kunt u zelf een selectie maken van de activiteiten die u graag in uw agenda zichtbaar heeft. Deze selectie maakt u in de ‘Externe Agenda Instellingen’. Wanneer u de externe agenda optie activeert, wordt uw persoonlijke PerfectView publicatie link beschikbaar. Deze link kunt u daarna koppelen aan de externe agenda. Nadat u de link aan de externe agenda heeft gekoppeld kunt u bij het aanmaken van een activiteit in PerfectView, in het paneel ‘opvolgen’ aangeven of u deze wilt opnemen in de externe agenda. Eventueel kunt u in de externe agenda een herinnering krijgen. (Deze functionaliteit is afhankelijk van de applicatie die u gebruikt, zie hiervoor de matrix).

LET OP De agenda link is niet beveiligd met een wachtwoord. Indien u deze link verstrekt aan iemand anders, dan kan hij, buiten PerfectView om, uw openstaande taken bekijken. Het is daarom belangrijk dat u op met deze link op dezelfde manier omgaat als met uw persoonlijke wachtwoord. U kunt de link te allen tijden wijzigen vanuit de persoonlijke instellingen.

Volg onderstaande stappen om openstaande activiteiten te koppelen aan de externe Outlook agenda (voor de beschrijving is Office 2010 gebruikt): 1. 2. 3. 4. 5.

open Outlook en ga naar de agenda klik op 'Agenda openen' (onder agenda's beheren) klik op 'Van internet' plak de link in het pop-up venster klik op 'Ja' Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


12

Volg onderstaande stappen om openstaande activiteiten te koppelen aan de externe Google agenda: 1. 2. 3. 4. 5.

open Google Agenda klik op de driehoek achter 'Andere agenda's' in het linker paneel klik op 'Toevoegen via URL' plak de link in het pop-up venster klik op Agenda toevoegen

Volg onderstaande stappen om openstaande activiteiten te koppelen aan een iCal (Mac) agenda: LET OP Onderstaande stappen zijn alleen geldig wanneer uw Mac nog niet is geupdate naar OS X Mavericks. 1. 2. 3. 4.

open iCal klik op 'Agenda' in de menubalk kies abonneer plak de link

Volg onderstaande stappen om openstaande activiteiten te koppelen aan een iPhone: Mogelijkheid 1 1. mail uw eigen link naar uzelf en klik op de link Mogelijkheid 2 1. ga naar instellingen 2. ga naar 'E-mail, contacten, agenda's ' 3. kies 'Voeg account toe', kies 'Anders' 5. kies 'Voeg agenda-abonnement toe 6. plak de link



13

Volg onderstaande stappen om openstaande activiteiten te koppelen aan Mac Calendar: LET OP Onderstaande stappen zijn alleen geldig wanneer uw Mac geupdate naar OS X Mavericks. 1. Ga naar het menu Archief en klik op Nieuw agenda-abonnement. 2. Plak de URL van de externe agenda in het veld en klik op abboneer. 3. Geef vervolgens de gewenste instellingen in m.b.t. de synchronisatie en locatie waar de agenda moet worden opgeslagen en klik op ok. Wanneer u gebruik maakt van een iCloud omgeving, kunt u de locatie instellen op iCloud waardoor de agenda ook automatisch wordt toegevoegd aan al uw Apple devices waarop de iCloud is ingesteld. PerfectView CRM Online agenda op een Android apparaat. Zonder tussenkomst van een app is het niet mogelijk om een externe agenda op een Android apparaat te tonen. ICSSync heeft bijvoorbeeld een app waarbij het mogelijk is om direct (zonder tussenkomst van Google Calendar) de externe kalender op een Android apparaat zichtbaar te maken. Er zijn kosten verbonden aan het gebruik van deze app. PerfectView CRM Online agenda instellen op een Android apparaat 1. Download in de market de app ICSSync: https://market.android.com/details?id=org.nightlabs.android.icssync 2. Klik in PerfectView CRM Online op de link van de externe agenda. 3. Kopiëer de url en stuur deze naar uw Android apparaat. 4. Kopiëer de link op uw Android apparaat. 5. Open ICSSync en kies voor ‘Add feed’ 6. Plak de eerder gekopiëerde url in het veld ‘URL’. De velden over inloggegevens mogen leeg blijven. 7. Geef bij het veld 'Local calendar name' een naam op voor de te gebruiken agenda (bijv. Pv). 8. Kies een interval voor synchronisatie. 9. Klik op 'OK'. 10. Vervolgens kan handmatig gesynchroniseerd worden met de knop 'Sync all'. 11. De nieuwe agenda kan nu gekozen worden in de agenda applicatie. De werking hiervan is afhankelijk van de gebruikte Android versie.



14

LET OP De app heeft een trial periode van 20 dagen. Na deze periode dient de ‘unlocker’ aangeschaft en geinstalleerd te worden. Deze is hier te downloaden: https://market.android.com/details?id=com.nightlabs.android.icssync.unlocker

G Google Geef hier aan dat e-mail linkjes geopend moeten worden in Gmail (achter alle e-mail velden verschijnt het Gmail icoon), vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in van uw Google account

H Helpcentrum Browserinstellingen: Beveiligingsinstellingen in uw browser kunnen er toe leiden dat u een waarschuwing krijgt wanneer u een document wilt downloaden vanuit PerfectView, of dat het downloaden volledig wordt geblokkeerd. U kunt dat voorkomen door instellingen aan te passen die hier te vinden zijn. Handleiding: De uitgebreide handleiding van PerfectView CRM Online wordt regelmatig aangepast. PerfectView CRM Online in 5 minuten: Dit document is een startersinstructie. Er wordt kort uitleg gegeven over bijvoorbeeld: een relatie zoeken, een nieuwe organisatie en persoon aanmaken en een activiteit aanmaken en afhandelen. Relaties importeren in 5 minuten: In dit document wordt kort uitgelegd hoe u relatie gegevens in CRM Online kunt importeren. Youtube instructie video’s: Deze link verwijst naar de video’s over PerfectView CRM Online. In de video’s wordt bestaande functionaliteit en nieuwe functionaliteit uitgelegd. Bijvoorbeeld: het aanmaken van relaties en activiteiten of het gebruik van social media op het dashboard. PerfectView op Facebook: Via Facebook publiceren wij dagelijks berichten, foto's en video's. Wij raden u dan ook dringend aan ons regelmatig op Facebook te bezoeken of Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


15

ons te volgen (via 'Vind ik leuk') als u Facebook-gebruiker bent. Zo blijft u op de hoogte van ons en ons product én leert u de mensen achter de organisatie PerfectView beter kennen. U hoeft geen Facebook-gebruiker te zijn om onze items te zien én te lezen. Via Twitter laten wij het weten als we een nieuw item hebben geplaatst. Onderhoudsaankondigingen: Voordat er onderhoud gaat plaatsvinden van PerfectView CRM Online wordt dit aangekondigd op het aanmeldscherm en via de onderhoudsaankondigingen in het Helpcentrum. In de aankondiging staat precies beschreven wanneer de update gaat plaatsvinden. Release notes: Nadat er een release heeft plaatsgevonden, zal op het aanmeldscherm en via de releasenotes in het helpcentrum de beschrijving te vinden zijn van de nieuwigheden en aanpassingen. Hier vindt u ook de archiefberichten. Help mij Wanneer u een vraag heeft over de applicatie PerfectView dan kunt u deze stellen via de ‘Help mij’ knop. Wij streven naar een reactietijd van 8 kantooruren en bij voorkeur 1 uur. I Importeren Als beheerder is het mogelijk om een import van relatiegegevens uit te voeren. U kunt deze functionaliteit bijvoorbeeld gebruiken om relaties uit uw oude systeem te importeren in PerfectView. Of als u regelmatig een bestand van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel wilt importeren. Voorwaarden: Voordat u begint met het importeren van gegevens, is het belangrijk dat u met een aantal zaken rekening houdt: Het bestand dat u importeert, moet de extensie .csv hebben. Het lijstscheidingsteken van het .csv bestand moet ; (puntkomma) zijn (zie Bijlage II, Meldingen tijdens het PerfectView import proces). Wanneer u in het .csv-bestand een waarde heeft staan met een puntkomma erin, dan moet deze waarde worden omsloten door dubbele quotes (“”). TIP Gebruik MS-Excel om het .csv-bestand te maken, zodat de juiste opmaak van het bestand ontstaat. -

-

-

In PerfectView worden relaties onderverdeeld in relatietypes. Zo zijn er bijvoorbeeld klanten en leveranciers, maar ook suspects en prospects. Per relatietype zal een .csv-bestand moeten worden gemaakt. De waarden in de kolommen van het .csv-bestand moeten aansluiten bij de toegestane waarden van de velden in PerfectView. Bijvoorbeeld: er staat een keuzelijst op uw relatieformulier. De waarden, die u aanlevert in het .csv-bestand, moeten aansluiten op de beschikbare waarden, zoals gedefinieerd in bijbehorende keuzelijst. Bij het koppelen van een kolom aan een veld wordt een controle uitgevoerd op de waarden in de betreffende kolom van het .csv- bestand. Het kan zijn dat u meldingen krijgt wanneer de waarden in het bestand niet voldoen aan de eisen van een veld in PerfectView. Een aantal van deze meldingen worden uitgelegd in de bijlage achterin deze handleiding (zie Bijlage II, Meldingen tijdens het PerfectView import proces).


PerfectView Handleiding versie 14.01.000 -

-

-

16

Om het koppelen van contactpersonen aan organisaties mogelijk te maken, is het noodzakelijk dat u in het .csv-bestand met organisaties relatiecodes gebruikt. Deze codes moeten terugkomen in het .csv-bestand met contactpersonen. Bijvoorbeeld: ABC Mountainbikes heeft in het .csv bestand met organisaties relatiecode XZ12345. Bij deze organisatie werken twee contactpersonen; Helen Goossens en Johan de Wit. In het .csv-bestand met contactpersonen moet bij zowel Helen als Johan een kolom worden opgenomen met ‘relatiecode moeder’ welke in dit voorbeeld gevuld is met XZ12345. Op deze manier kunnen de contactpersonen (Goossens en De Wit) aan de organisatie (ABC Mountainbikes) gekoppeld worden. Om dubbele contactpersoon gegevens te voorkomen, moet in het .csv-bestand bij iedere contactpersoon een unieke relatiecode worden ingevoerd. De volgorde, waarin de importdefinities worden uitgevoerd, is van essentieel belang. Wilt u een importdefinitie aanmaken waarbij contactpersonen aan bovenliggende organisaties moeten worden gekoppeld? Zorg er dan voor dat de organisaties eerst worden geïmporteerd en daarna de contactpersonen. Indien u eerst de contactpersonen zou importeren, dan kunnen deze niet gekoppeld worden (omdat de organisatie er (nog) niet is). In PerfectView worden de adres gegevens in aparte velden verwerkt, bijvoorbeeld: straat, huisnummer, huisnummer toevoeging etc. Voor een juiste import is het van belang deze gegevens in aparte kolommen toe te voegen. LET OP Importeren kan alleen in PerfectView Team. Heeft u PerfectView Solo? Dan moet u eerst upgraden om deze functionaliteit ter beschikking te krijgen!

Stap 1: Organisaties importeren 1. Selecteer de optie ‘importeren’. 2. Klik op ‘Nieuwe importdefinitie toevoegen’ 3. Voer de naam van de import definitie in. 5. Stap 1. Geef aan dat u organisaties wilt importeren. 6. Geef aan welk relatietype u wilt importeren. 7. Geef aan hoe de relaties geïmporteerd moeten worden. Wilt u alleen nieuwe relaties toevoegen of moeten bestaande relaties worden overschreven? 8. Stap 2. Selecteer het .csv-bestand dat u wilt importeren, door op de blauwe link te klikken. 9. Stap 3. Koppel de beschikbare kolommen getoond in het linkerpaneel (‘Kolommen in bestand’) aan de beschikbare velden getoond in het rechterpaneel (‘Velden in PerfectView’) door de juiste kolom en het bijpassende veld te selecteren én door op de blauwe link te klikken in het midden van uw scherm. Doe dit voor de kolommen, die u wenst te importeren.



10.

17

Stap 4. Om te voorkomen dat tijdens uw import dezelfde relatie meerdere keren wordt aangemaakt, maakt PerfectView gebruik van duplicaat detectie. In deze stap geeft u aan op welk veld of eventueel combinatie van velden u de controle wilt laten uitvoeren.

LET OP De velden waarop u de duplicaat detectie wilt uitvoeren, dienen volledig gevuld te zijn in uw .csv-bestand. Gebruik daarom een veld met unieke waarden, bijvoorbeeld relatiecode. 11.

12. 13. 14.

Stap 5. Om later eventueel een selectie op uw relaties te kunnen uitvoeren, kunt u tijdens de import de geïmporteerde relaties voorzien van één of meerdere kenmerken. De importdefinitie is nu opgeslagen, nog niet uitgevoerd. Wilt de aangemaakte importdefinitie(s) laten uitvoeren, klik dan op ‘Uitvoeren. U ontvangt een e-mailbericht als de taak is afgerond.

Stap 2: contactpersonen importeren LET OP Om het koppelen van contactpersonen aan een organisatie mogelijk te maken, is het noodzakelijk gebruik te maken van relatiecodes. Voeg een kolom toe in het .csvbestand van organisaties (bijvoorbeeld klanten) met de kolomnaam ‘Relatiecode’, waarin een unieke code staat. Zorg daarna bij de importdefinitie ervoor dat deze kolom gekoppeld wordt aan het PerfectView veld ‘Relatiecode’. Voeg in het.csv-bestand met contactpersonen een kolom met de naam ‘Relatiecode moeder’ toe. Hier wordt de relatiecode van de organisatie vermeld, waaraan u de contactpersoon wilt koppelen. In stap 5 van de importdefinitie voor een contactpersoon wordt gevraagd hoe de moederrelatie opgezocht moet worden. U kunt dan de kolom ‘Relatiecode moeder’ en het veld ‘Relatiecode’ met elkaar koppelen. De contactpersoon wordt dan bij de juiste organisatie geregistreerd. 1. Maak een nieuwe importdefinitie door op ‘Nieuwe importdefinitie toevoegen’ te klikken Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


18

2. 3. 4. 5.

Stap 1. Geef aan dat u contactpersonen bij organisaties wilt importeren. Geef aan hoe de relaties geïmporteerd moeten worden, Stap 2. Selecteer het .csv-bestand dat u wilt importeren. Stap 3. Koppel de beschikbare kolommen getoond in het linkerpaneel (‘Kolommen in bestand’) aan de beschikbare velden getoond in het rechterpaneel (‘Velden in PerfectView’) door de juiste kolom en het bijpassende veld te selecteren én door op de blauwe link te klikken in het midden van uw scherm. Doe dit voor de kolommen, die u wenst te importeren. 6. Stap 4. Om te voorkomen dat tijdens uw import dezelfde relatie meerdere keren wordt aangemaakt, maakt PerfectView gebruik van duplicaat detectie. In dit scherm geeft u aan op welk veld of eventueel combinatie van velden u de controle wilt laten uitvoeren. LET OP De velden waarop u de duplicaat detectie wilt uitvoeren, dienen volledig gevuld te zijn in uw .csv-bestand. Gebruik derhalve een veld met unieke waarden, bijvoorbeeld relatiecode. 7. Stap 5. Om eventueel later een selectie op uw relaties te kunnen uitvoeren, kunt u tijdens de import de geïmporteerde relaties voorzien van één of meerdere kenmerken. 8. Stap 6. In het linkerpaneel worden de kolommen, die in stap 3 niet gekoppeld zijn, getoond. In het rechterpaneel worden organisatievelden getoond. Geef aan hoe u de koppeling naar de organisatie wilt maken. Voorbeeld: Koppel kolom ‘Relatiecode moeder’ aan het veld ‘Relatiecode’. 9. De importdefinitie is nu opgeslagen, maar nog niet uitgevoerd. 10. Klik op ‘Uitvoeren’. 11. U ontvangt een e-mailbericht wanneer de taak is afgerond. Voorbeelden van een importbestand met een relatiecode In het Klanten.csv-bestand wordt een kolom ‘Relatiecode’ toegevoegd met een unieke code voor de organisatie.

In het Contactpersonen.csv- bestand wordt een kolom ‘Relatiecode moeder’ toegevoegd met de relatiecode van de moederorganisatie.



19

K Kenmerken Kenmerken worden gebruikt voor het indelen van relaties in groepen. Door een kenmerk toe te kennen aan een relatie, kunt u extra informatie vastleggen bij een relatie. U kunt kenmerken toekennen aan alle typen relaties, waarbij elke relatie meerdere kenmerken kan bezitten. Op basis van een kenmerk kunt u eenvoudig selecties maken, bijvoorbeeld voor een campagne. U kunt bijvoorbeeld aangeven, dat een persoon de volgende kenmerken heeft; Directie, Personeel en Jaarverslag. U kunt relaties onder andere indelen op basis hun hoedanigheid binnen de organisatie. Een andere mogelijkheid is een indeling op basis van producten. Als u mailingen aan potentiële klanten verzorgt op basis van producten, is het logisch om per relatie aan te geven in welke producten deze eventueel geïnteresseerd is. U kunt één of meerdere bestaande kenmerken koppelen aan een organisatie of persoon via het tabblad ‘kenmerken’ in de relatie. Wanneer u een overzicht wilt krijgen welke relaties allemaal een specifiek kenmerk hebben gekregen, kunt u in de linker kolom in PerfectView klikken op de optie ‘kenmerken’ onder de optie ‘meer’. Zo gauw u het juiste kenmerk selecteert wordt een weergave getoond met alle relaties. Met dit resultaat zou u een campagne kunnen starten. Voor de uitleg met betrekking tot campagnes, verwijzen wij u naar de inhoudsopgave. De beheerder van PerfectView kan nieuwe kenmerken aanmaken. Volg daarvoor onderstaande stappen. 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

Open de kenmerk instellingen. Klik op ‘Kenmerk toevoegen’ Selecteer in het veld ‘Categorie’ de juiste categorie. Wanneer de juiste categorie nog niet bestaat, dan kunt u deze toevoegen door op het icoon met het plusteken te klikken Voer daarna de naam van het kenmerk in Voeg eventueel een omschrijving toe aan het kenmerk Klik op de knop ‘Opslaan’ Wanneer u een kenmerk wilt verwijderen, dan kunt u gebruik maken van ‘Kenmerk verwijderen’. U kunt alleen kenmerken verwijderen die niet aan relaties gekoppeld zijn.

Wanneer u een kenmerk niet langer nodig heeft kunt u de knop ‘Inactief maken’ gebruiken.



20

Keuzelijsten Wanneer u activiteiten en relaties aanmaakt komt u mogelijk verschillende keuzelijsten tegen. De beheerder kan de waarden van de keuzelijsten aanpassen zodat deze overeen komen met de waarde die binnen uw organisatie worden gebruikt. Voorbeelden van keuzelijsten, ‘functie’, ‘branche’, ‘verkoopfase’ etc. Wanneer u een nieuwe waarde wilt toevoegen kunt u dit doen met de gelijknamige knop in de knoppenbalk. Het is niet mogelijk een waarde te verwijderen. Wanneer u een waarde niet langer gebruikt, kunt u deze wel deactiveren. Verder is het mogelijk om de volgorde van de waarden aan te passen of een waarde als standaard in te stellen. L Licenties Wanneer u een medewerker toegang wilt geven tot PerfectView, zal deze persoon eerst als medewerker moeten worden aangemaakt. Wanneer u daarna een gebruikerslicentie toekent, is het noodzakelijk een bestaand email adres van de medewerker in te voeren. Daarnaast kunt u aangeven welke rechten van toepassing zijn voor deze medewerker. De nieuwe gebruiker ontvangt daarna een e-mail met daarin de inlog instructies inclusief het wachtwoord. Meer informatie met betrekking tot de verschillende rechten in PerfectView kunt u nalezen in het gelijknamige hoofdstuk. LET OP Wanneer u een nieuwe gebruiker aanmaakt en over het totaal aantal in opdracht gegeven gebruikers heen gaat, dan ontvangt u een factuur voor een nieuwe gebruikerslicentie. Wanneer u vragen heeft over uw gebruikerslicenties, neem dan contact op met ons via 0887 – 751 310. Wanneer een medewerker geen toegang meer nodig heeft tot PerfectView, kan kunt u de gebruikerslicentie verwijderen, eventuele activiteiten en relaties die nog op naam van de medewerker staan kunt u aan een andere medewerker toewijzen. De ‘oude’ medewerker kan niet worden verwijderd. Deze zal worden gedeactiveerd. Bij de historische activiteiten die aan deze gebruiker gekoppeld zijn, blijft de naam van deze persoon zichtbaar. Wachtwoord resetten. Wanneer een gebruiker zijn wachtwoord is vergeten, dan kan een gebruiker met beheerdersrechten het wachtwoord resetten. Selecteer hiervoor de gebruiker en klik op ‘Wachtwoord resetten’. U krijgt daarna een melding dat het wachtwoord is gereset en dat de gebruiker een e-mail zal ontvangen met het nieuwe wachtwoord. Logboek Hier vindt de beheerder taken terug als exports en imports. Dit zijn taken die op de achtergrond op de server worden uitgevoerd. Hier kan de voortgang worden gevolgd met behulp van kleurcoderingen en een logboek. Wanneer u een import om bepaalde reden ongedaan wilt maken (bijvoorbeeld omdat u niet tevreden bent met het eindresultaat), kunt u dit doen met behulp van de knop ‘Import ongedaan maken’. LET OP U kunt te allen tijde een import ongedaan maken, maar houd er rekening mee dat dit alleen geldt voor relaties waarbij nog geen activiteiten aangemaakt zijn, andere Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


21

relaties aan zijn gekoppeld zijn of die niet als betrokkene geregistreerd zijn. Een import ongedaan maken, is een geplande taak. Zodra de taak is afgerond, wordt er een e-mailbericht verstuurd met een samenvatting van het resultaat.

LET OP Alleen toegevoegde relaties kunnen na de import automatisch verwijderd worden. Wijzigingen in reeds bestaande relaties, die overschreven zijn met de nieuwe gegevens, kunnen niet ongedaan gemaakt worden. De keuze voor 1 van de 2 opties maakt u tijdens het importeren in Stap 1. : ‘Hoe moeten de relaties geïmporteerd worden’.

M Mail-in archiveren LET OP Deze functie is beschikbaar en getest voor een koppeling met Gmail. Wanneer u gebruik maakt Microsoft Outlook dan verwijzen wij u naar het hoofdstuk over Office koppelingen. Mail-in archivering maakt het mogelijk om mailberichten die u vanuit uw mail programma verstuurd of ontvangt, te archiveren bij de relaties die u heeft gemaild. De gearchiveerde e-mail zal worden getoond bij de relatie op het tabblad activiteiten. Op basis van het email adres van verzender of ontvanger zal worden gecontroleerd of de relatie bekend is in PerfectView. Wanneer dit het geval is zal de email zonder meldingen worden gearchiveerd. Wanneer de relatie niet bekend is, zal PerfectView de email activiteit aanmaken en op uw te doen lijst plaatsen, zodat u deze later nog aan de juiste relatie kan koppelen.

LET OP Mail-in archivering is alleen mogelijk in PerfectView Team. Heeft u PerfectView Solo? Dan moet u eerst upgraden om deze functionaliteit ter beschikking te krijgen! Wanneer u de mail-in optie activeert, wordt een persoonlijk PerfectView CRM Online email adres aangemaakt. Wij adviseren u dit email adres op te slaan in uw e-mail account, zodat u het op een later moment eenvoudig kan gebruiken. Verzonden e-mail: Wanneer u een email verstuurd en deze wilt archiveren is het noodzakelijk uw PerfectView CRM Online e-mail adres toe te voegen aan het Bcc veld. De CRM Online mailserver analyseert het e-mail bericht en zoekt in de geadresseerde personen naar een match met e-mail adressen bij uw relaties in PerfectView. Ontvangen e-mail: Wanneer u een e-mail heeft ontvangen, kunt u deze doorsturen naar uw persoonlijke CRM Online mail-in adres. De CRM Online mailserver analyseert het e-mail bericht en zoekt in de geadresseerde personen naar een match met e-mail adressen bij uw relaties in PerfectView. Notificatie: Optioneel is het mogelijk om van een niet succesvolle archivering een notificatie te ontvangen. Deze worden ook getoond op uw te doen lijst, u kunt de email daarna aan de juiste relatie koppelen.



22

Verwerkingssnelheid: De verwerking van mail berichten in de CRM Online omgeving is afhankelijk van diverse factoren, o.a. de drukte op de CRM Online mailservers, spamfilters, mailservers van derden, internet etc., in de regel zullen mail berichten binnen 1 tot enkele minuten opgenomen worden in uw omgeving. Toegestane e-mail adressen: Om te valideren dat mail ontvangen op de CRM Online server correct is , wordt van ieder mail bericht gecontroleerd dat het afkomstig is van een van uw toegestane e-mail adressen en geadresseerd is aan uw persoonlijke mail-in adres. Er kunnen meerdere door punt komma gescheiden adressen opgegeven worden. Mailingen Het is mogelijk een mailing te sturen naar een aantal relaties die u geselecteerd heeft. Wanneer u een mailing wilt versturen adviseren wij u gebruik te maken van de kenmerken, selectie en campagne functionaliteit. Voor meer informatie m.b.t. deze opties verwijzen wij u naar de inhoudsopgave. Marketplace Bij het onderdeel Marketplace (onder de applicatie instellingen) kunt u één of meerdere advertenties toevoegen, opslaan, publiceren, verwijderen, aanpassen, bekijken op Marketplace en monitoren en meer informatie vinden over de (voordelen van) de Marketplace. U kunt een advertentie toevoegen en Opslaan: 1. zonder deze te publiceren op de PerfectView Marketplace (http://marketplace.perfectview.nl). Als u alleen op opslaan drukt (en dus niet publiceren aanvinkt), dan krijgt u een 'Publiceer' knop in de menubalk erbij. 2. mét publiceren op de PerfectView Marketplace (http://marketplace.perfectview.nl). Als u een advertentie hebt gepubliceerd, kunt u hem tijdelijk verwijderen (lees: bewaren maar niet publiceren. Dit staat gelijk aan Opslaan zonder publiceren) Aandachtspunten: 1. Vul bij voorkeur alle gevraagde informatie op de verschillende tabbladen voor een zo uitgebreid mogelijke vermelding. 2. Let op de tellers (te herkennen aan de [x]) en opmerkingen als maximaal x regels en let op dat de tekst niet buiten deze vakken valt 3. Daar waar een veld met een zwarte driehoek zichtbaar is, moet u een keuze maken uit de keuzelijst (klik op de driehoek) 4. In een keuzelijst kunt u de beginletters op het toetsenbord intypen om naar die plek in de keuzelijst te gaan waar u vermoedelijk wilt zijn [druk op de U voor Utrecht bijvoorbeeld]) 5. Landing pagina is niet verplicht 6. Tips voor een succesvolle vermelding: a) Gebruik wel een (triggerende) landingspagina b) Voeg een conversie element toe (vraag de gratis flyer met 10 tips aan o.i.d.) c) Denk aan opmaak van de tekst (pas genoeg witregels toe, gebruik opsommingstekens e.d.) d) Wees alert op spelfouten en regelafbrekingen in de tekst e) Test zelf de informatie aanvraag met gegevens die nog niet in uw eigen PerfectView omgeving aanwezig zijn (denk aan bedrijfsnaam en e-mailadres) f) Lees meer over het AIDA-model; een marketingmodel waarbij vier essentiële stappen die in een reclame-uiting aan bod moeten komen beschreven worden op Wikipedia.nl



23

g) Speel in op actualiteit (winter, evenement o.i.d.) en / of link met verantwoord ondernemen Mijn relaties Wanneer u nieuwe relatiegegevens invoert in PerfectView wordt u automatisch als relatiebeheerder gekoppeld. De relaties waarvan u relatiebeheerder bent worden getoond in de weergave ‘mijn relaties’. Relatie gegevens die in PerfectView CRM Online staan, kunnen gekopieerd worden naar Outlook of Gmail. In de persoonlijke instelling: ‘Mijn relaties’ kunt u aangeven welke relaties u wilt kopiëren. Bijvoorbeeld alleen de medewerkers van uw organisatie. Maar u kunt ook aangeven dat u relaties wilt kopiëren die u volgt of waarvan u de relatiebeheerder bent. Zet eerst de noodzakelijke instellingen goed en druk daarna op de knop ‘Mijn Relaties nu kopiëren naar Outlook of Gmail’. Wanneer u gebruik maakt van Outlook ontvangt u een e-mail met de gegevens uit PerfectView, u kunt met behulp van de knop ‘mijn relaties importeren’ in de outlook add in, de gegevens daadwerkelijk naar outlook kopiëren. LET OP Wijzigingen die u in Outlook of Gmail doorvoert in de gegevens van deze contactpersonen, zullen bij de eerstvolgende keer dat u relaties kopieert vanuit PerfectView verloren gaan. Mijn werkplek Wanneer u vaker gebruik maakt van het internet, heeft u vast wel eens een pagina opgeslagen onder de favorieten, omdat u hier vaker gebruik van wilt maken. ‘Mijn werkplek’ zijn de favorieten binnen het programma PerfectView. De opties waar u vaker gebruik van maakt kun u hiernaar toe slepen. Wanneer u bijvoorbeeld een commerciële rol heeft binnen uw organisatie dan zou u de opties, Klanten, Suspects, Prospects en Verkoopkansen aan ‘mijn werkplek’ kunnen toevoegen. Wanneer u vaker selecties maakt dan zou u de optie Selecties kunnen toevoegen. U kunt sneller door de applicatie navigeren wanneer u ‘mijn werkplek’ inricht. LET OP Hier staan standaard / vast de onderdelen ‘Te doen’, ‘Mijn relaties’ en ‘Tijdlijn’ in. Het is niet mogelijk de optie ‘te doen’ te verwijderen uit mijn werkplek. De overige opties kunt u wel verwijderen. Modules Naast het leggen van relaties met uw eigen organisatie kunnen er ook verbanden tussen relaties onderling worden aangegeven. Zo kunt u bijvoorbeeld de leveranciers van uw klanten vastleggen. Indien u relaties tussen relaties wilt vastleggen, schakel dan de bijbehorende module in. Als u daarna bij een klant één van zijn leverancier wilt registreren dan kan dat onder het kopje ‘Relatienetwerk’ in de relatiegegevens. N Notificaties U ontvangt een notificatie wanneer u op de hoogte moet worden gehouden van bepaalde zaken die in PerfectView zijn geregistreerd. Bijvoorbeeld wanneer een collega een activiteit naar u doorstuurt, deze notificatie ontvangt u automatisch. Daarnaast kunt u zich ook abonneren op een notificatie wanneer een activiteit in een wachtrij wordt geplaatst. Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


24

Wanneer u zich heeft geabonneerd op één of meer notificaties zal u naast een e-mail ook een herinnering worden getoond in de PerfectView balk boven in het scherm. Door hierop te klikken krijgt u direct een overzicht van alle notificaties. Door middel van de verschillende iconen kan u zien of het om een notificatie gaat van een activiteit die direct naar u is doorgestuurd of van een activiteit die in een wachtrij is geplaatst waar u op geabonneerd bent. Wanneer u een notificatie opent verdwijnt deze uit de ongelezen notificaties. Er zijn ook twee knoppen beschikbaar om direct alles te markeren als gelezen. In de te-doen lijst en wachtrij weergaven worden de regels die u nog niet gelezen heeft dik gedrukt weergegeven.

LET OP Bij de instellingen krijgt u de mogelijkheid ook een notificatie op uw mobiel aan te vragen. Deze functionaliteit is op dit moment alleen beschikbaar voor de iPhone app en zal later ook voor de Android app beschikbaar worden gemaakt.

O Office koppelingen Onderstaande functionaliteit is alleen beschikbaar in een Team account. LET OP De invoegtoepassing wordt op uw PC geïnstalleerd. Om de installatie van de invoegtoepassing te starten, heeft u voldoende rechten op uw PC nodig. Raadpleeg uw systeembeheerder in het geval u over onvoldoende rechten beschikt. Deze Add-ins zijn alleen beschikbaar voor Microsoft Office. Voor de technische specificaties zie , Bijlage IV, Technische documentatie CRM Online Add-in’s Controleer na de installatie de instellingen in Outlook of Word. U dient uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Microsoft Office Add-in: Binnen PerfectView bieden wij u een Office Add-in voor Microsoft Word en Excel. Deze Office Add-in zorgt ervoor dat automatisch in PerfectView aangemaakte documenten worden opgeslagen onder de juiste relatie en activiteit. Aanpassingen in de documenten worden automatisch bijgehouden. Integratie met Word: Wanneer u een document heeft aangemaakt, wordt dit in PerfectView opgeslagen op de tab ‘Bijlagen’. Door dubbel te klikken op het bestand wordt het document geopend. U kunt daarna eventuele wijzigingen doorvoeren en het bestand opnieuw opslaan. Wanneer u een verandering heeft doorgevoerd, krijgt het document een nieuw versie nummer in PerfectView. Wanneer u een document heeft aangemaakt wordt automatisch de naam van het sjabloon als omschrijving meegegeven. Gebruik dan ‘Omschrijving wijzigen’ om de naam van het document te veranderen. Wanneer u meer dan één versie van een document heeft, behoudt u op deze manier het overzicht van de verschillende documenten die u heeft aangemaakt. Het kan voorkomen, dat twee medewerkers tegelijk een wijziging maken in hetzelfde document, zonder dat ze dit van elkaar weten. Wanneer dit gebeurt zullen er twee Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


25

documenten worden aangemaakt, en zal er een melding worden weergegeven bij de persoon die het document als laatste opslaat. Wanneer u een document wilt opslaan zijn er een aantal zaken waar u rekening mee moet houden; Wanneer u een document met een collega wilt delen, dan kunt u dit het beste doen door de activiteit door te zetten naar deze collega. Uw collega heeft dan altijd de laatste versie en kan eventuele veranderingen maken en het document blijft binnen PerfectView opgeslagen. Wanneer u ervoor kiest om het document te openen en de ‘Verzenden per email’ optie binnen Word te gebruiken, houdt er dan rekening mee dat Outlook in sommige situaties de bestandsnaam wijzigt waardoor de koppeling met PerfectView verbroken kan worden. Indien dit het geval is, zullen de in het document gemaakte wijzigingen van uw collega niet worden doorgevoerd in PerfectView. Wanneer u een document wilt openen op de tab ‘Bijlagen’ door er dubbel op te klikken dan krijgt u twee opties: ‘Openen’ en ‘Opslaan’. De beste optie is ‘Openen’. Hiermee wordt het document geopend om wijzigingen te maken, wanneer u het document opslaat, wordt deze versie binnen PerfectView opgeslagen. Wanneer u kiest voor de optie ‘Opslaan’ en u wijzigt de documentnaam niet, dan blijft de koppeling tussen het document en PerfectView bewaard. Wanneer u de documentnaam wel wijzigt dan wordt de koppeling tussen het document en PerfectView verbroken. Wanneer u kiest voor de optie ‘Opslaan als’, en u wijzigt de documentnaam niet, dan blijft de koppeling tussen het document en PerfectView bewaard. Wanneer u de documentnaam wel wijzigt dan wordt de koppeling tussen het document en PerfectView verbroken. Microsoft Outlook Add-in: De PerfectView Outlook Add-in stelt u in staat om verstuurde e-mails te archiveren in PerfectView, zodat u de correspondentie met uw relatie centraal beschikbaar heeft en uw collega’s deze ook kunnen terugvinden. Tevens biedt de Add-in mogelijkheden om ontvangen e-mail bij een relatie op te slaan. Wanneer u de add-in heeft geïnstalleerd zal u een extra PerfectView werkbalk beschikbaar hebben in Outlook. Uitgaande mail archiveren: Het is mogelijk dat PerfectView u na het verzenden van een e-mail de vraag stelt of u deze e-mail wilt archiveren. (Deze instelling is aan te passen in de instellingen in de PerfectView werkbalk). Wanneer u de mail wilt archiveren, zal PerfectView controleren of de ontvanger bekend is in PerfectView dan wordt deze indien mogelijk direct gekoppeld. (Als dit niet het geval is staat er bij de optie relatie ) LET OP Bijlagen groter dan 25MB kunnen niet worden gearchiveerd. Deze kunt u dus ook niet aanvinken. Onderwerp van de e-mail aanpassen: Indien gewenst kunt u het onderwerp van de email aanpassen. Om dit te doen, klikt u op het onderwerp. En vult u vervolgens het nieuwe onderwerp in. Als u klaar bent met de wijziging klikt u op ‘OK’. Relatie selecteren of aanpassen: Indien de relatie nog niet geselecteerd is of de gevonden relatie is niet correct, dan kunt u de relatie aanpassen. Om dit te doen, klikt u Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


26

op de ‘Relatie’ optie. Als u dit heeft gedaan, krijgt een zoekscherm te zien. Vul hier de zoekwaarde in en klik op het vergrootglas. Vervolgens zult u een zoekresultaat krijgen. Selecteer de juiste relatie waar de e-mail aan gekoppeld dient te worden en klik vervolgens op ‘Selecteer’. De relatie is nu gekoppeld aan de e-mail. Een e-mail aan een activiteit koppelen: Het is mogelijk een e-mail te koppelen aan een bestaande activiteit in PerfectView. Bijvoorbeeld wanneer u een project bent gestart en u ontvangt of verzendt een e-mail ten behoeve van dit project. Dan kunt u deze e-mail direct koppelen aan de juiste activiteit. Opt-in / Opt-out Bij het versturen van een mailing houdt PerfectView rekening met de instellingen bij de relatie. Wanneer een relatie heeft aangegeven geen mailingen meer te willen ontvangen, is het noodzakelijk de ‘opt-out’ optie aan te vinken bij de relatie. Wanneer u een selectie maakt ten behoeve van een mailing zal deze relatie niet in het resultaat getoond worden. In de PerfectView webformulieren kan gebruik worden gemaakt van de ‘opt-in’ functionaliteit. Wanneer een persoon zijn gegevens achterlaat op het formulier ontvangt hij daarvan een ‘subscribe’ mail. Overige persoonlijke instellingen Wijzig hier instellingen door vinkjes te zetten met betrekking tot: activiteiten: m.b.t. bevestigingen en automatisch projecten overnemen relaties: op welke tab geopend moet worden bij organisaties / personen U kunt hier ook klikken op een link om aan te geven dat: u instructies nog een keer wilt zien

R Rapportages Door op ‘Rapportages’ of op het plusteken voor ‘Rapportages’ te klikken, worden alle standaard rapporten getoond binnen PerfectView. Deze zijn onderverdeeld in subgroepen als: activiteiten, commerciële relaties, projecten, relaties, systeem en verkoop. LET OP Het systeem is standaard voorzien van rapportages. Welke rapportages voor u beschikbaar zijn, is onder meer afhankelijk van u de aan u toegekende rechten. Rechten Standaard zijn er twee soorten rechten beschikbaar in PerfectView. Dit zijn de rollen ‘administrators’ en ‘users’. Het is mogelijk om extra rollen aan te maken wanneer dit voor uw organisatie wenselijk is. De volgende rechten zijn in te stellen:    

Aanmaken Zien Wijzigen Verwijderen

Deze rechten kunt u instellen in de volgende onderwerpen: 

Activiteiten


PerfectView Handleiding versie 14.01.000     

27

Relaties Keuzelijsten Wachtrijen Applicatie instellingen Overige (bijvoorbeeld export functie of selectie functie)

Met behulp van een kleur codering kunt u aangeven of uw organisatie bijvoorbeeld de activiteit ‘verkoopkans’ wil gaan gebruiken en of de medewerkers met de rol ‘users’ deze activiteit mag aanmaken.

Regio & Taal De beheerder kan de instellingen voor de standaard taal van de organisatie aanpassen en daarnaast de overige ondersteunde talen instellen. Als gebruiker kunt u daarna aangeven in welke taal u in PerfectView wilt werken. Verder kunt u de instelling voor de regio aanpassen, bij het aanmaken van een nieuwe relatie wordt het gekozen land standaard bij een nieuwe relatie getoond. Relatienetwerk Binnen PerfectView kunt u uiteraard uw relaties met contactpersonen registeren. De software biedt echter tevens voorzieningen om relaties tussen organisaties en/of personen onderling vast te leggen. In het systeem is dan bijvoorbeeld inzichtelijk wie een leverancier is van uw klant en welke contactpersoon daar voor uw organisatie van belang kan zijn. Terwijl deze contactpersoon in een andere rol weer op een andere manier bij uw organisatie kan zijn vastgelegd.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat u met eenzelfde persoon meerdere relaties heeft. Zo kan een accountmanager van uw leverancier van telecommunicatieapparatuur bijvoorbeeld ook voorzitter zijn van de winkeliersvereniging en penningmeester bij de plaatselijke tennisvereniging. PerfectView biedt u voorzieningen waarbij u elk type relatie kunt registreren. Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


28

Ook op zakelijk gebied biedt deze registratievorm voordelen: door bijvoorbeeld relaties te leggen tussen afzonderlijke bedrijven, kunt u bijvoorbeeld een distributieketen vastleggen met PerfectView. Op deze manier kunt u eenvoudig in kaart brengen welke bedrijven een onderlinge relatie hebben en welke personen bij de verschillende organisaties als contactpersoon bekend zijn.

Met PerfectView worden alle relaties geregistreerd. Binnen de software is het dan ook mogelijk een netwerk op te bouwen van alle relaties waarmee uw organisatie contact heeft. Tevens is het mogelijk het relatietype (koppeling) binnen een relatie aan te geven. Dit is te vergelijken met een stamboom. Voor meer informatie m.b.t. het leggen van een relatie tussen meerdere relaties verwijzen wij u naar de inhoudsopgave, u kunt daar doorklikken naar het hoofdstuk Modules.

Wanneer u een relatie aanmaakt, selecteert u het relatietype. Binnen het relatietype legt u de gegevens vast die voor dat specifieke type van belang zijn. In het geval van een contactpersoon is dat bijvoorbeeld de functie, de functie visitekaartje, de afdeling maar ook de specifieke communicatiegegevens voor die persoon (in relatie tot de organisatie waar hij / zij contactpersoon is).



29

Als u een contactpersoon aanmaakt in het systeem, dan worden bovenstaande gegevens dus automatisch vastgelegd in het relatietype. Overige privé persoonsgegevens (zoals bijvoorbeeld de naam, straat en dergelijke worden automatisch vastgelegd bij de persoon (de zogenoemde dochterrelatie). Op het moment dat u aangeeft dat het om een contactpersoon gaat bij een specifieke organisatie, dan wordt deze koppeling vastgelegd als de zogenoemde moederrelatie. Bij het aanmaken van de weergave worden deze onderlinge relaties zichtbaar. Zo kunt u kolommen selecteren uit het relatietype, maar ook (in beperkte vorm) uit de moeder- en dochterrelatie. Relatietype- Organisaties Wanneer u een organisatie registreert binnen PerfectView kunt u een keuze maken uit verschillende relatietypen. De beheerder van PerfectView kan door middel van het instellen van rechten een relatietype zichtbaar of onzichtbaar maken. De relatietypes zijn onder te verdelen in commerciële relatietypes en overige relatietypes. In dit hoofdstuk worden een aantal relatietypen verder uitgelegd.

TIP Wanneer u het bezoek-, post- of factuuradres invoert, kunt u gebruik maken van iconen om te plakken / kopiëren (het ingevulde adres naar het klembord, zodat u het bijvoorbeeld bij het postadres kunt zetten zonder het te hoeven typen). Het is aan te bevelen zowel het bezoek als het postadres in te voeren ook als deze hetzelfde zijn. Standaard zal PerfectView het bezoekadres nemen als er een organisatie wordt aangeschreven en het postadres wanneer er een contactpersoon wordt aangeschreven. Deze instelling is door een beheerder aan te passen. LET OP Wanneer u een nieuwe relatie aanmaakt, kunt u ook gebruik maken van de functionaliteit om een persoon op te zoeken door middel van zijn Twitternaam. De gegevens uit het Twitter profiel van de persoon worden opgezocht, zoals achternaam, voornaam, tussenvoegsels en pasfoto. PerfectView controleert daarna of deze persoon al bekend is in PerfectView CRM Online. Deze functionaliteit kunt u alleen gebruiken wanneer u uw persoonlijke Twitter account koppelt aan PerfectView. Dit kunt u doen in de ‘Persoonlijke instellingen’ in het linkerpaneel. Commerciële relatietypen:     

Klanten Hot Prospect = een organisatie die heeft aangegeven zeker interesse te hebben in uw organisatie. Een ‘Hot prospect’ is een goed gekwalificeerde lead. Prospect = een gekwalificeerde lead. Leads = een mogelijke klant voor uw organisatie. Suspect = een nog niet gekwalificeerde lead. . De ‘Suspect’ bezit bepaalde kenmerken waarvan uw organisatie denkt dat dit een potentiële klant kan worden.

Met behulp van deze relatietypen kunt u uw klantenbestand segmenteren, daarnaast kunt u een organisatie promoveren van bijvoorbeeld een prospect naar een klant. Overige relatietypen:


PerfectView Handleiding versie 14.01.000            

30

Algemene relatie = Gebruik dit relatietype om organisaties die u nog niet kunt typeren. Concurrent Dochterorganisatie = Gebruik dit relatietype om een relatie aan te leggen tussen twee organisaties in uw systeem. Donateur Leverancier Lid Nevenvestiging = Gebruik dit relatietype om een relatie te leggen tussen twee organisaties in uw systeem. Onderwijsinstelling Pers en Media Sponsor Vereniging Zakelijk Partner = Gebruik dit relatietype voor het invoeren van organisaties waarmee uw organisatie samenwerkt.

Relatietype - Personen Net zoals bij de organisaties heeft PerfectView ook voor de personen verschillende relatietypen. De persoonsrelatietypen zijn onder te verdelen in commerciële en overige relatietypen. In dit hoofdstuk worden een aantal relatietypen verder uitgelegd. Commerciële relatietypen:     

Particuliere klant Particuliere hot prospect = een persoon die heeft aangegeven zeker interesse te hebben in uw organisatie. Een ‘Hot prospect’ is een goed gekwalificeerde lead. Particuliere prospect = een gekwalificeerde lead. Particuliere lead = een mogelijke klant voor uw organisatie. Particuliere suspect = een nog niet gekwalificeerde lead. . De ‘Suspect’ bezit bepaalde kenmerken waarvan uw organisatie denkt dat dit een potentiële klant kan worden.

Met behulp van deze relatietypen kunt u uw klantenbestand segmenteren, daarnaast kunt u een organisatie promoveren van bijvoorbeeld een prospect naar een klant. Overige relatietypen:        

Contactpersoon = een persoon die wordt gekoppeld aan een bovenliggende organisatie Kandidaat Particulier = een persoon die verder niet binnen één van de genoemde persoon relatietypen past. Particulier lid Particulier donateur Particulier sponsor Persoonlijk contact = hiermee kunt u een relatie leggen tussen twee personen in uw systeem. Medewerker = alleen bedoeld voor personen die binnen uw organisatie werkzaam zijn. Wanneer een persoon toegang moet krijgen tot PerfectView zal deze persoon eerst moeten worden aangemaakt als medewerker.



31

S Selecties Met behulp van selecties, kunt u relaties selecteren om deze daarna in één keer te kunnen bewerken. U kunt de volgende acties uitvoeren op de geselecteerde gegevens: Een Campagne starten U kunt relaties mailen via e-mail of post, u kunt een activiteit toevoegen ter opvolging of u kunt relatiegegevens naar een bestand exporteren. Kenmerk toevoegen U kunt een selectie van relaties maken om uiteindelijk een kenmerk toe te voegen aan de geselecteerde relaties. Kenmerk verwijderen U kunt een selectie van relaties maken om uiteindelijk een kenmerk wat bij alle relaties staat geregistreerd te verwijderen Gegevens exporteren U kunt een selectie van relaties maken en de gegevens direct exporteren naar Excel. Wanneer uw resultaat meer dan 1000 relaties bevat is het noodzakelijk een campagne te starten om de export uit te voeren. Relatiebeheerder wijzigen U kunt een selectie van relaties maken en daarna in één keer de relatiebeheerder bij de relatie aanpassen naar een andere medewerker. (deze optie is alleen beschikbaar voor beheerders). Bij het maken van een selectie kunt u het onderscheid maken tussen het selecteren op relatietype niveau, op specifieke kenmerken en op specifieke velden. U kunt meerdere voorwaarden aanmaken tussen deze niveaus. Bijvoorbeeld: u wilt een selectie maken van alle contactpersonen en particuliere klanten, die het kenmerk ‘Kerstkaart’ hebben en die in de plaats Amsterdam wonen. Contactpersoon en particuliere klanten behoren tot het niveau relatietype. Het kenmerk ‘Kerstkaart’ behoort tot het niveau kenmerk en het veld ‘Plaats’ is een veld op het persoonsformulier. Verder zijn er nog wat geavanceerdere mogelijkheden zoals het uitbreiden van een selectie of selecteren binnen een selectie en de EN / OF functionaliteit. Selectie voorwaarden die u heeft aangemaakt kunt u opslaan om op een later tijdstip weer te gebruiken. Selectiecriteria: Hieronder staat de lijst met alle beschikbare selectiecriteria voor het maken van selecties. Selectiecriteria verschillen per veldtype. Voor een datumveld zijn andere selectiecriteria te gebruiken dan voor bijvoorbeeld een tekstveld. U vindt de selectiecriteria door met uw rechtermuisknop op één van de onderdelen te klikken. Criteria voor de relatie Persoon en Organisatie Criteria

Toelichting

Relaties die …. selecteren

U kunt per relatietype aangeven of u de relaties van dit specifieke type wilt selecteren

Criteria voor Kenmerken



32

Criteria

Toelichting

Relatie heeft één van de kenmerken van de groep Relatie heeft alle kenmerken van de groep Relatie heeft geen van de kenmerken van de groep Relatie heeft het kenmerk… Relatie heeft niet het kenmerk…

Selecteert de kaarten die tenminste één van de kenmerken van de geselecteerde categorie bevat Selecteert de kaarten die alle kenmerken bevat die zich in de geselecteerde categorie bevinden Selecteert de kaarten die niet één van de kenmerken bevat die zich in de geselecteerde categorie bevinden. Selecteert alleen de kaarten waarbij dit kenmerk is ingevoerd. Selecteert alleen de kaarten waarbij dit kenmerk niet is ingevoerd.

Criteria voor alle overige Relatietypen en Persoonsgegevens Criteria

Toelichting

…is gelijk aan

Selectie vindt plaats als de inhoud van het veld exact gelijk is aan de ingevoerde waarde. Selectie vindt plaats als de inhoud van het veld niet exact gelijk is aan de ingevoerde waarde. Selectie vindt plaats als het veld de ingevoerde tekst bevat. Bevat de tekst 'delft ' selecteert zowel Delft als Assendelft. Selectie vindt plaats als het veld de ingevoerde tekst niet bevat. Selecteert alleen die kaarten waarvan het selectieveld begint met de ingevoerde tekst Selecteert alleen die kaarten waarvan het selectieveld niet begint met de ingevoerde tekst Selecteert alleen die kaarten waarvan het selectieveld eindigt met de ingevoerde tekst Selecteert alleen die kaarten waarvan het selectieveld niet eindigt met de ingevoerde tekst Selecteert alleen die kaarten waarvan het selectieveld niet leeg is. Selecteert alleen die kaarten waarvan het selectieveld leeg is.

…niet gelijk aan … bevat …bevat niet …begint met …begint niet met …eindigt met …eindigt niet met …bevat gegevens …bevat geen gegevens …op

…vandaag

Selectie vindt plaats als datum aan de ingevoerde datum Selectie vindt plaats als datum ingevoerde datum ligt. Selectie vindt plaats als datum ingevoerde datum ligt. Selectie vindt plaats als datum

…een minimaal aantal dagen geleden …een aantal dagen geleden

Voer het aantal dagen in. De selectie vindt plaats als de datum in het veld minimaal het ingegeven aantal dagen is. Voer het aantal dagen in. De selectie vindt plaats als de datum in het veld exact het aantal ingegeven dagen is.

…op of voor …op of na

van het veld exact gelijk is van het veld op of voor de van het veld op of na de van het veld op vandaag is.



33

Tips bij het maken van een selectie:  











Om een voorwaarde toe te voegen aan de filter, moet u gebruik maken van de rechtermuisknop. Standaard staat het selectie scherm ingesteld op ‘personen’. Wanneer u wilt selecteren op ‘organisaties’, maak dan gebruik van de knop ‘Selecteren op’ in de knoppenbalk. In de standaard instelling kunt u selecteren op het relatietype, kenmerken en algemene organisatie/persoonsgegevens. Wanneer u wilt selecteren op specifieke velden van een relatietype, zoals functie van een contactpersoon of status van een klant. Maak dan gebruik van de knop ‘selecteren’ op in de knoppenbalk, en open het specifieke relatietype. Wanneer u een selectie hebt gemaakt op basis van organisaties, dan kunt u in het resultaat scherm de knop ‘organisaties vervangen voor contactpersonen’ gebruiken. U kunt de selectievoorwaarden altijd opslaan, zodat u deze op een later moment nogmaals kan gebruiken. Hierbij wordt de filter opgeslagen en niet de uitkomst. Daarnaast kan u deze filter delen met een collega. Maak gebruik van de bijbehorende knoppen in de knoppenbalk. Wanneer u een voorwaarde uit de filter wilt verwijderen, maak dan gebruik van de knop in de knoppenbalk. U kunt daarna de regel(s) verwijderen die u niet langer nodig hebt. U kunt gebruik maken van de knoppen Uitbreiden of Verkleinen om het resultaat aan te passen.

Selectie uitbreiden of verkleinen: In onderstaande afbeelding is een actieve selectie schematisch aangegeven. Deze selectie bevat 11 kaarten. De selectievoorwaarde is aangegeven door een groene lijn. Vier kaarten voldoen aan de voorwaarde. De selectie is aangegeven door een grijze arcering. Nu wordt er een tweede selectievoorwaarde bepaald. Deze tweede voorwaarde wordt aangegeven door middel van een rode lijn.

Selectie uitbreiden: De bestaande selectie blijft bestaan en alle kaarten die niet aan de eerste (groene) maar wel aan de tweede (rode) selectievoorwaarde voldoen, worden aan de selectie toegevoegd. De totale selectie bestaat nu uit 7 kaarten.



34

Selectie verkleinen: Binnen de bestaande selectie wordt gezocht naar de kaarten die niet aan de tweede selectievoorwaarde voldoen. Hiermee wordt het selectieresultaat verkleind.

Sociale Media Wanneer u gebruik wilt maken van de integratie tussen PerfectView en Twitter is het noodzakelijk om eerst een aantal instellingen aan te passen. -

‘Persoonlijk Twitter account’ in ‘Persoonlijke instellingen’ ‘Bedrijfs Twitter account’ in ‘Applicatiebeheer’ ‘Twitterkanalen’ in ‘Applicatiebeheer’

Bedrijfs Twitter Account. Klik op ‘Autoriseren’, log in met de bedrijfs Twitter account gegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) en onthoud de pincode die u op uw scherm te zien krijg. Vul deze pincode vervolgens in en klik op ‘Opslaan’ Met een ander account autoriseren. Druk op deze knop om PerfectView CRM Online voor een ander Twitter account dan eerder opgegeven te autoriseren. Autorisatie intrekken. Druk op deze knop om de autorisatie van PerfectView CRM Online voor uw opgegeven Twitter account in te trekken. Inititialen. Zet een vinkje als u wilt dat er automatisch initialen geplaatst worden in de tweet van de gebruiker die tweet. Omdat u namens het bedrijf twittert, is het in- en extern goed om te weten wie heeft getweet. Medewerkers selecteren. Selecteer een medewerker en gebruik de blauwe driehoek om iemand wel of geen rechten te geven om te mogen tweeten via uw bedrijfs Twitter account. LET OP U heeft hier dus eerst een bedrijfs Twitter account voor nodig!

Twitterkanalen. Voeg door op deze knop te drukken een kanaal toe. U wordt gevraagd enkele gegevens in te voeren.



35

Nadat u bovenstaande instellingen heeft doorgevoerd, worden onderstaande opties zichtbaar, wanneer u de sociale media optie opent. @ Hier ziet u tweets van mensen die u zelf volgt. Er zijn een aantal mogelijkheden: Tweet plaatsen. U kunt zelf een tweet plaatsen door in het veld onder uw Twitternaam een bericht te typen en op ‘Tweet’ te drukken. Verversen. Om een up-to-date overzicht te houden, drukt u op de 2 blauwe pijlen achter de Twitternaam (dit is alleen nodig als u dit onderdeel een (lange) tijd niet verlaat). Nieuwe activiteit. Onder elke tweet ziet u een ‘Nieuwe activiteit’ link. Door hier op te klikken, opent er een venster om de Twitteraccount toe te wijzen aan een bestaande of direct nieuw toe te voegen persoon. Indien er gegevens bekend zijn via Twitter (achternaam, roepnaam en tussenvoegsels) worden die voorgevuld en kunt u wellicht een bestaande relatie kiezen. Anders moet u die gegevens zelf typen en kunt u wellicht ook een bestaande relatie kiezen. Als het een nieuwe relatie betreft, voegt u hem of haar toe (door middel van ‘Toevoegen’). Vervolgens koppelt u de persoon aan een bestaande relatie (bijvoorbeeld als ‘Particulier’ aan uw eigen organisatie) én een activiteit kiezen. Denk aan een ‘Taak’ (iets uitzoeken), ‘Support’ (bij een vraag) of ‘Verkoopkans’ (bij een verkoopkans). In de notitie wordt de tekst van de tweet opgeslagen. Antwoord. Door op ‘Antwoord’ te klikken, krijgt u in een nieuw venster de mogelijkheid een reactie te typen en op ‘Beantwoorden’ (of als u dat niet wilt op ‘Annuleren’) te drukken. Uw reactie wordt zichtbaar op uw Twitterprofiel en komt onder de aandacht van degene waarop u reageert. Retweet. Klik op ‘Retweet’ en de tweet waarbij u op de gelijknamige link heeft geklikt, wordt op uw Twitterprofiel geplaatst. Team Tweets. Als de ‘Bedrijfs Twitter account’ is ingesteld en u heeft leesrechten, dan ziet u hier alle tweets die op dat Twitterprofiel staan. Er zijn een aantal mogelijkheden: Tweet plaatsen. U kunt zelf een tweet plaatsen –als u over de juiste rechten beschiktdoor in het veld onder uw Twitternaam een bericht te typen en op ‘Tweet’ te drukken. Verversen. Om een up-to-date overzicht te houden, drukt u op de 2 blauwe pijlen achter ‘Wat heeft gezegd’ (dit is alleen nodig als u dit onderdeel een (lange) tijd niet verlaat). Nieuwe activiteit. Onder elke tweet ziet u een ‘Nieuwe activiteit’ link. Door hier op te klikken, opent er een venster om de Twitteraccount toe te wijzen aan een bestaande of direct nieuw toe te voegen persoon. Indien er gegevens bekend zijn via Twitter (achternaam, roepnaam en tussenvoegsels) worden die voorgevuld en kunt u wellicht een bestaande relatie kiezen. Anders moet u die gegevens zelf typen en kunt u wellicht ook een bestaande relatie kiezen. Als het een nieuwe relatie betreft, voegt u hem of haar toe (door middel van ‘Toevoegen’). Vervolgens koppelt u de persoon aan een bestaande relatie (bijvoorbeeld als ‘Particulier’ aan uw eigen organisatie) én een activiteit kiezen. Denk aan een ‘Taak’ (iets uitzoeken), ‘Support’ (bij een vraag) of ‘Verkoopkans’ (bij een verkoopkans). In de notitie wordt de tekst van de tweet opgeslagen.



36

Kanalen. Als er een of meerdere Twitterkanalen zijn ingesteld en u over de juiste rechten beschikt, dan zijn hier kanalen zichtbaar waarin u tweets vindt over door de beheerder ingestelde zoekwoorden. Er zijn een aantal mogelijkheden: Verversen. Om een up-to-date overzicht te houden, drukt u op de 2 blauwe pijlen achter de Twitternaam (dit is alleen nodig als u dit onderdeel een (lange) tijd niet verlaat). Nieuwe activiteit Onder elke tweet ziet u een ‘Nieuwe activiteit’ link. Door hier op te klikken, opent er een venster om de Twitteraccount toe te wijzen aan een bestaande of direct nieuw toe te voegen persoon. Indien er gegevens bekend zijn via Twitter (achternaam, roepnaam en tussenvoegsels) worden die voorgevuld en kunt u wellicht een bestaande relatie kiezen. Anders moet u die gegevens zelf typen en kunt u wellicht ook een bestaande relatie kiezen. Als het een nieuwe relatie betreft, voegt u hem of haar toe (door middel van ‘Toevoegen’). Vervolgens koppelt u de persoon aan een bestaande relatie (bijvoorbeeld als ‘Particulier’ aan uw eigen organisatie) én een activiteit kiezen. Denk aan een ‘Taak’ (iets uitzoeken), ‘Support’ (bij een vraag) of ‘Verkoopkans’ (bij een verkoopkans). In de notitie wordt de tekst van de tweet opgeslagen. Antwoord. Door op ‘Antwoord’ te klikken, krijgt u in een nieuw venster de mogelijkheid een reactie te typen en op ‘Beantwoorden’ (of als u dat niet wilt op ‘Annuleren’) te drukken. Uw reactie wordt zichtbaar op het bedrijfs Twitterprofiel en komt onder de aandacht van degene waarop u reageert. Retweet. Klik op ‘Retweet’ en de tweet waarbij u op de gelijknamige link heeft geklikt, wordt op het bedrijfs Twitterprofiel geplaatst. Standaard documenten Het is mogelijk om veel gebruikte documenten zoals een routebeschrijving of de algemene voorwaarden te uploaden zodat deze op een later moment gebruikt kunnen worden als bijlage bij een e-mail. De beheerder kan deze documenten uploaden via de instellingen van PerfectView, maar kan dit ook doen vanuit het bijlage scherm in de email. T Taal De beheerder van PerfectView CRM Online kan de standaard organisatie taal instellen. Daarnaast is het mogelijk andere talen als ondersteunende taal in te stellen. Zo kan de standaard taal bijvoorbeeld Nederlands zijn, maar collega’s in Engeland maken gebruik van de Engelse taal. Wanneer u meerdere talen gebruikt binnen uw organisatie is het belangrijk in het vertaalcentrum eventueel de Nederlandse waarden uit de keuzelijsten te vertalen naar het Engels. De waarden die niet vertaald zijn worden met een grijs bolletje weergegeven, de waarden die wel bevestigd zijn worden met een groen bolletje weergegeven. Klik op het grijze bolletje om de vertaling te bevestigen.

LET OP Bij het vertalen wordt gebruik gemaakt van Google Translate. U kunt de vertaling indien nodig zelf aanpassen.



37

Tabbladen In PerfectView zijn er een aantal tabbladen beschikbaar die niet standaard beschikbaar zijn voor een gebruiker. De beheerder van de applicatie kan deze tabbladen aanzetten voor de gehele organisatie indien dit noodzakelijk blijkt te zijn. Welke tabbladen dit zijn en welke extra functionaliteit ze bieden staat in de applicatie beschreven. Te doen Door te klikken op ‘Te doen’ krijgt u een overzicht van activiteiten die op uw naam staan, u kunt dit dus beschouwen als uw takenlijst. Door middel van een kleurcodering kunt u zien of de opvolgdatum is verstreken, of gaat verstrijken (rood en oranje). Wanneer u een activiteit heeft voltooid, dan kunt u deze afsluiten. De activiteit zal dan niet meer getoond worden op de ‘te doen’ lijst. Wanneer u vandaag geen tijd heeft de activiteit uit te voeren, dan kunt u de opvolgdatum wijzigen. Daarnaast kan u met de knop ‘geselecteerde regels bewerken’ de volgende acties uitvoeren:  De opvolgdatum van meerdere activiteiten aanpassen.  Meerdere activiteiten op naam van een collega zetten.  Meerdere activiteiten afsluiten, zonder de activiteit eerst te openen. (Deze optie is alleen beschikbaar voor beheerders). TIP 

 

 

Bovenstaande functionaliteit is beschikbaar in uw eigen te-doen lijst en de tedoen lijst van uw collega’s. (Deze laatste optie kunt u bijvoorbeeld gebruiken als een collega ziek is en u moet zijn taken van vandaag overnemen, deze kan u dan snel overzetten naar mijn te-doen lijst). Het selecteren (aanvinken) van de regels werkt alleen op de huidige pagina. (Wanneer u meerdere pagina’s nodig heeft, selecteer ze dan per pagina). Het werkt ook op een gezochte selectie van regels, zo kan u bijvoorbeeld snel alle taken van een bepaalde klant overzetten naar een collega als deze die klant overneemt (zoeken op de klantnaam, alles selecteren en overzetten naar collega). Bij het aantal dagen verschuiven van de opvolgdatum kan u ook negatieve getallen invoeren. De laatste optie ‘verdelen over werkdagen’ kan handig zijn als u vanuit een selectie bijvoorbeeld 100 belactiviteiten hebt aangemaakt en u wilt er iedere werkdag 5 opvolgen

Te doen door mijn collega’s Indien u de activiteiten die aan een collega zijn gekoppeld wilt bekijken, dan kunt u dit doen door de collega in de lijst onder ‘Te doen door mijn collega’s’ te selecteren. Deze lijst staat gesorteerd op alfabetische volgorde. Tijdlijn Met ‘Tijdlijn’ blijft u eenvoudig op de hoogte van al het nieuws rondom relaties en collega’s. En dat is in onze visie nodig om optimaal relaties te kunnen beheren en zo efficiënt mogelijk samen te werken voor nog betere resultaten. Hoe zou het zijn als u op een realtime dashboard (tijdlijn) ziet wat er gebeurt bij uw belangrijkste relaties? En wat als u dan ook nog vanuit dat dashboard eenvoudig kunt participeren in de relatiebeheer processen om alles nog beter te laten verlopen? ‘Tijdlijn’ zorgt voor een nieuwe dimensie



38

in uw organisatie waardoor de kans op succes per direct stijgt. ‘Tijdlijn’ is volgen, participeren en informeren voor het hoogst haalbare klantgerichte resultaat. 1. Volgen ‘Tijdlijn’ maakt een tijdlijn (zoals Twitter) van al het nieuws rondom collega’s, relaties en activiteiten. U kunt het volgen van nieuws heel nauwkeurig afstellen op uw eigen doelstellingen en interesses. Bijvoorbeeld: wel of geen berichten van nieuwe relaties en activiteiten. 2. Participeren Volgt u de juiste relaties, activiteiten of collega’s dan kunt u gaan participeren. U kunt op elk bericht doorklikken naar de onderliggende activiteit, zodat u de juiste beslissingen kunt nemen. Stel: u heeft een belangrijke klant binnengehaald en er komt op klantenservice een klacht binnen. Daar wilt u alles van weten en direct op in kunnen spelen voor het hoogste resultaat. 3. Informeren Laat uw collega’s, intern, weten waar u mee bezig bent of wat u bezighoudt. Type een tekst en druk op ‘Bericht plaatsen’! Mogelijkheden binnen ’Tijdlijn’ Datum aanpassen standaard wordt berichten vandaag getoond. Dit is te wijzigen door op de zwarte driehoek achter het datumveld (die achter ‘Tijdlijn’ staat) de gewenste datum te selecteren. Verversen Om een up-to-date overzicht te houden, drukt u op de 2 blauwe pijlen achter het datumveld (dit is alleen nodig als u dit onderdeel een (lange) tijd niet verlaat). Volgen Door op ‘Volgen’ te drukken onder een bericht, geeft u aan dat u de relatie wilt volgen en wordt uw naam weergegeven op de tab ‘Betrokkenen’ bij de relatie. Relaties die u volgt, kunt u bijvoorbeeld importeren in Gmail.

V Verkoopinstellingen De kaart van de verkoopkans is op bepaalde punten aanpasbaar. Hiermee kunt u bijvoorbeeld uw omzet splitsen in verschillende velden. Daarnaast kunnen er meerdere totaal en datum velden worden getoond. Onderstaande instellingen kunnen worden aangepast:   

U kan maximaal 5 valutavelden toevoegen, waarbij u de omschrijving kan aanpassen U kunt ook maximaal 3 totaalvelden gebruiken, waarvan u zelf kan aangeven hoe deze berekend moeten worden Tot slot kan u maximaal 5 datum velden gebruiken



39

Verkoopdoelstellingen Het dashboard geeft een duidelijk en snel beeld van de stand van zaken met betrekking tot de verkoop. De applicatiebeheerder kan de verkoopdoelstellingen in de applicatie toevoegen. Wanneer de doelstellingen zijn aangemaakt wordt het dashboard door middel van diagrammen getoond. Wanneer uw organisatie niet met verkoopdoelstellingen werkt, dan kunt u deze functie deactiveren bij de verkoopinstellingen. Volg onderstaande stappen om de doelstellingen aan te maken: 1. 2. 3. 4.

Navigeer naar de Verkoopdoelstellingen. Klik op de knop ‘Nieuw jaar toevoegen’. Voer het jaar in. Selecteer de medewerkers en verkoop categorieën waarvoor u de doelstellingen wilt aanmaken. (gebruik hiervoor eventueel de knoppen ‘alles aan / alles uit’. Sla dit op. 5. U kan daarna de bedragen voor de doelstellingen invoeren. U kunt de filtering aanpassen boven in het scherm. De bedragen die u invoert zijn automatisch opgeslagen. 6. Met de knop ‘wijzigen’ kunt u een nieuwe medewerker of verkoopcategorie selecteren. W Wachtrijen Een wachtrij is de term voor een gedeelde werkbak. Meerdere medewerkers uit een team kunnen bij de werkzaamheden in de wachtrij. Een medewerker kan zelf zijn werkzaamheden uit de wachtrij halen, of een leidinggevende of collega kan de werkzaamheden toewijzen aan iemand uit het team. Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


40

LET OP De activiteiten die in de groep wachtrij staan, zijn niet aan een medewerker gekoppeld. Iedere medewerker die rechten heeft op deze wachtrij kan het werkproces in behandeling nemen. De beheerder van PerfectView kan zelf nieuwe wachtrijen aanmaken. Dit kan hij doen in de applicatie instellingen. Voor iedere activiteit kan er één of meerdere wachtrij worden aangemaakt. Deze functionaliteit zou u bijvoorbeeld kunnen gebruiken als u met webformulieren en/of campagnes werkt of bepaalde activiteiten wilt clusteren en niet in uw ‘te doen’ lijst wilt. Voorbeelden van situaties waarbij u gebruik kan maken van wachtrijen: 

  

informatie aanvragen via een PerfectView webformulier op uw website laat u allemaal in een zelf aangemaakte wachtrij komen die u 'Informatieaanvragen' noemt inschrijvingen van deelnemers uit een e-mailingcampagne komen in de zelf toegevoegde wachtrij 'Inschrijvingen' terecht correspondentie die gecontroleerd moet worden voordat deze de deur uitgaat, zet u in een zelf gemaakte wachtrij genaamd 'Te controleren correspondentie' voor taken om klanten na te bellen die u langer dan drie maanden niet hebt gesproken, gebruikt u de wachtrij 'Periodiek klantgesprek'

Wachtwoord wijzigen U krijgt toegang tot PerfectView door in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Uw gebruikersnaam is persoonlijk en is aan u toegekend bij het uitrollen van uw omgeving. Het wachtwoord dat u is verstrekt, kunt u zelf aanpassen in de persoonlijke instellingen. Web formulieren Zet u uw website in om gegevens van bezoekers te vergaren en daar actie op te ondernemen? Of wilt u uw website op die manier gaan inzetten? En wilt u deze verzamelde gegevens automatisch in PerfectView tot uw beschikking hebben om tijd te besparen, de foutenlast te verminderen en bijvoorbeeld aanvragen gestructureerd op te volgen? U bepaalt zelf welke gegevens u vergaart (creëer uw eigen web formulier) en waar u de gegevens vraagt aan uw bezoekers (zet het formulier op uw website). Daarnaast bepaalt u ook de eventuele opvolging, bijvoorbeeld door een gebruiker automatisch een activiteit (zoals de taak 'Bellen') toe te laten wijzen na een aanvraag. Na het doorlopen van de stappen voor het web formulier krijgt u van PerfectView een link naar het formulier. U kunt op uw website een knop aanmaken die linkt naar het web formulier. Wanneer een relatie zijn gegevens op het formulier invult wordt een bevestiging e-mail naar de relatie gestuurd. Daarnaast wordt de relatie aangemaakt in PerfectView, bij de relatie wordt eventueel een activiteit en kenmerk aangemaakt. Bij het aanmaken van een web formulier wordt u gevraagd een aantal stappen te doorlopen. Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


41

LET OP Afhankelijk van de geselecteerde opties worden sommige stappen wel of niet zichtbaar bij het aanmaken van een web formulier. Aandachtspunten web formulieren: 







Wanneer u gebruik wilt maken van de Opt-in kenmerken, maak deze dan eerst aan via het applicatiebeheer > kenmerken. De categorie van het kenmerk moet zijn [Opt-in]. De afzender van de mail niet vanuit het web formulier naar relatie wordt gestuurd komt van [email protected]. Zorg ervoor dat de naam van de organisatie duidelijk zichtbaar is in het onderwerp van de mail. Een relatie kan zich uitschrijven voor een nieuwsbrief. Wanneer een relatie meerdere kenmerken heeft, kan hij zich per kenmerk uitschrijven. Het kenmerk waarvoor hij zich uitschrijft wordt verwijderd bij de relatie. De overige kenmerken blijven bestaan. Wanneer een relatie zich voor alle kenmerken uitschrijft, worden alle kenmerken verwijderd en het opt-out veld op de relatiekaart wordt geactiveerd. Standaard wordt een link aangeboden naar het web formulier. Wanneer u de layout van het formulier wilt laten aansluiten op uw eigen website Adviseren wij u gebruik te maken van een IFrame. Voor hulp bij het toevoegen van de Html code vragen wij u contact op te nemen met uw webdesigner.

Weergave beheren Een weergave geeft een overzicht van de data die u in PerfectView heeft ingevoerd. Standaard heeft PerfectView een aantal weergaven voor u aangemaakt. Wanneer u in relaties de optie “Contactpersonen” selecteert, dan worden standaard de kolommen ‘Contactpersoon’ en ‘Van” zichtbaar. Wanneer u ook bijvoorbeeld het telefoonnummer en het e-mail adres zichtbaar wilt hebben, dan kunt u een persoonlijke weergave met zelf gekozen kolommen aanmaken. De standaard weergave wordt gebruikt wanneer er geen andere weergaven bestaan. Wanneer de beheerder van PerfectView een weergave aanmaakt, dan kan hij een organisatie weergave aanmaken. Deze wordt dan beschikbaar gemaakt voor uw gehele organisatie. Wanneer uzelf een weergave aanmaakt en u bent geen beheerder van PerfectView dan maakt u een persoonlijke weergave aan. Bij de oplevering van de PerfectView applicatie kan een PerfectView Consultant een weergave meeleveren. Alle weergaven die u niet zelf heeft gemaakt, herkent u aan de blokhaken die zichtbaar zijn in het weergavescherm. Een weergave van een consultant en een met u gedeelde weergave is niet aanpasbaar. U kunt er wel een kopie van maken om deze als basis te gebruiken voor uw persoonlijke weergave. Bij het aanmaken van een weergave kunt u de volgende opties instellen: De kolomnaam De kolombreedte De kolomsortering De volgorde van kolommen Het delen van de weergave met collega’s



42

Naast het selecteren van de verschillende kolommen is het ook mogelijk een filter in de weergave toe te voegen. Zo kan u bijvoorbeeld een weergave maken van alle klanten met de status ‘A’. De klanten met een andere status worden niet in de weergave getoond. Wanneer u een weergave aanmaakt en u wilt de filter wijzigen, klik dan links onderin op de knop ‘Filter’. Het aanmaken van de filter gaat op de zelfde wijze als het aanmaken van een selectie. Voor meer informatie over het aanmaken van een filter/selectie verwijzen wij u naar het hoofdstuk over selecties. OPMERKING U kunt per activiteit en per relatietype één of meerdere weergave instellen. Weergave maken (relatie) In de onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe u een weergave kunt aanmaken en aanpassen. Voorbeeld voor instellen van een persoonlijke weergave bij ‘Contactpersoon’: 1. Open de weergave ‘Contactpersonen’ 2. Klik op het icoon ’weergave beheren’. 3. Kopieer een bestaande weergave. Links kunt u kiezen uit de velden binnen het relatietype, de dochter- en de moederrelatie. U kunt een veld selecteren door op uw rechtermuisknop te klikken en te bevestigen dat u de kolom wilt toevoegen 4. Wanneer u de velden heeft toegevoegd, wilt u misschien de kolombreedte en kolomnaam aanpassen. Klik daarvoor op de knop ‘Kolommen bewerken’. 5. In het scherm ‘Kolommen bewerken’, kunt u de naam van de kolom aanpassen, u kunt de breedte wijzigen en aangeven op welke kolom u wilt sorteren. Daarnaast kunt u de volgorde van de kolommen aanpassen door gebruik te maken van de blauwe pijltjes knoppen aan de rechterkant van het scherm 6. Klik op ‘Opslaan’ (het blauwe vierkante floppydisk icoon) om de instellingen op te slaan LET OP Wanneer u beheerderrechten heeft, dan krijgt u bij het opslaan van de weergave de mogelijkheid om de weergave beschikbaar te maken voor de gehele organisatie. De andere medewerkers kunnen daarna direct gebruik maken van deze weergave.

OPMERKING Bij het toevoegen van velden aan de weergave kunt u gebruik maken van de optie weergavenaam en sorteernaam. De weergavenaam geeft de volledige naam van een persoon, bijvoorbeeld: ‘Geert de Jager’. De sorteernaam geeft de naam weer op achternaam, bijvoorbeeld: ‘Jager, G. de’. Bij organisaties is hier geen onderscheid in. Weergave maken (activiteit) Voorbeeld voor instellen van een persoonlijke weergave binnen ‘Verkoopkansen’: 1. 2. 3.

4.

Open de weergave ‘verkoopkansen’. Klik op het icoon ‘weergave beheren’. Kopieer een bestaande weergave. Links kunt u kiezen uit de velden binnen het relatietype, de dochter- en de moederrelatie. U kunt een veld selecteren door op uw rechtermuisknop te klikken en te bevestigen dat u de kolom wilt toevoegen Wanneer u de velden heeft toegevoegd, wilt u misschien de kolombreedte en kolomnaam aanpassen. Klik daarvoor op de knop ‘Kolommen bewerken’ Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310

PerfectView Handleiding versie 14.01.000 5.

6. 7.

43

In het scherm ‘Kolommen bewerken’, kunt u de naam van de kolom aanpassen, u kunt de breedte wijzigen en aangeven op welke kolom u wilt sorteren. Daarnaast kunt u de volgorde van de kolommen aanpassen door gebruik te maken van de blauwe pijltjes knoppen aan de rechterkant van het scherm Klik op ‘Opslaan’ (het blauwe vierkante floppydisk icoon) om de instellingen op te slaan Voer de naam van de weergave in en klik op ‘Opslaan’

TIP Wanneer u velden toevoegt in een weergave, dan worden deze velden doorzoekbaar in die betreffende weergave. U kunt op deze manier zoeken op velden die voor uw specifieke werkzaamheden van belang zijn. TIP In de weergaven van alle activiteiten is het aantekeningen veld als verborgen kolom toegevoegd. Hiermee wordt het mogelijk om vanuit de weergave ook in het aantekeningen te zoeken. Deze zoekfunctionaliteit werkt niet vanuit de snel zoeken optie rechts bovenin het scherm.

Bestaande weergave aanpassen Wanneer u een weergave heeft aangemaakt en u klikt op het tandwiel icoon naast de weergave, dan krijgt u een nieuw scherm. Binnen dit scherm kunt u aangeven of u een bestaande weergave wilt aanpassen, een nieuwe wilt maken of een bestaande weergave wilt verwijderen. Ook kunt u de bestaande weergave hernoemen of kopiëren. Met deze laatste optie worden de instellingen van de geselecteerde weergave overgenomen, zodat u daar wijzigingen in aan kunt brengen voor een nieuwe weergave.

Weergave delen Wanneer u een weergave aanmaakt, is deze in principe alleen beschikbaar voor uzelf. Wanneer u wilt dat uw collega ook gebruik kan maken van de weergave, dan kunt u deze delen. Selecteer daarvoor in het ‘Weergave beheren’ scherm de weergave, druk op ‘Wijzigen’ en vervolgens op het icoon te herkennen aan 2 personen: ‘Delen’. Links zijn de geregistreerde medewerkers van uw organisatie zichtbaar, selecteer de collega’s met wie u de weergave wilt delen en gebruik de blauwe driehoekige pijltjes om deze naar rechts te verplaatsen en druk op ‘OK’. Word sjablonen Sjablonen worden gebruikt voor het aanmaken van documenten vanuit PerfectView. Elk document dat vanuit PerfectView wordt aangemaakt, is gebaseerd op een sjabloon. Een sjabloon bevat: De tekst van het document. De indeling en opmaak van het document. Verwijzingen naar gegevens uit PerfectView. Hierdoor kunnen gegevens uit PerfectView direct in documenten worden overgenomen. U kunt voor elke soort document (uitnodiging, bevestiging, offerte, aanbieding, etc.) een apart sjabloon gebruiken. Toelichting samenvoegvelden Als u een document aanmaakt, worden gegevens uit PerfectView automatisch overgenomen in het document. Het combineren van gegevens uit PerfectView met een standaardtekst wordt ‘samenvoegen’ genoemd. Om de gegevens uit PerfectView te Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


44

kunnen overnemen, zijn er velden in de sjablonen opgenomen. Deze velden verwijzen naar gegevens die in PerfectView zijn vastgelegd, zoals N.A.W.-gegevens van organisaties en personen. Samenvoegvelden toevoegen op een sjabloon Wanneer u bekend bent met de samenvoegfunctionaliteit die Microsoft Word biedt, dan zult u merken dat het toevoegen van velden op een PerfectView sjabloon iets anders werkt. Dit komt doordat PerfectView een Cloud oplossing is. De sjablonen staan geladen op de PerfectView server en niet op uw lokale pc. Wanneer u een aanpassing wilt maken aan het document dan moet u eerst het document downloaden. Daarna kunt u vanuit PerfectView het document ‘lijst met beschikbare samenvoegvelden’ downloaden. In dit document staan alle velden die beschikbaar zijn om samen te voegen. Kopieer het juiste veld uit de lijst en plak het in veld in het sjabloon. Zo maakt u een nieuw sjabloon aan: 1. Selecteer de optie ‘word sjablonen’ in de instellingen. 2. Selecteer in de kolom ’Activiteit’ de juiste activiteit 3. Het is mogelijk om het nieuwe sjabloon te baseren op een bestaand sjabloon. Selecteer het sjabloon waarop u het nieuwe sjabloon wilt baseren en klik op ‘Kopiëren’ 4. De kopie van de brief wordt aangemaakt. Geef een nieuwe naam aan het sjabloon 5. Klik daarna op ‘Download’. Hiermee wordt het sjabloon geopend zodat u wijzigingen in het sjabloon kunt maken 6. Maak de aanpassingen in het sjabloon en klik daarna op ‘Opslaan als’. - Kopieer indien nodig nieuwe samenvoegvelden vanuit het document ‘lijst met beschikbare samenvoegvelden’. - Voer de naam en de locatie van het bestand in en sla het document op. Sluit Word daarna af. 7. Klik op ‘Upload’, en daarna op ‘Toevoegen’. Zoek het Word document op, dat u zojuist heeft aangemaakt en klik op ‘OK’. 8. Het sjabloon is beschikbaar wanneer op de knop ‘Actief maken’ klikt.

Z Zoeken U gebruikt de zoekfunctionaliteit om snel een relatie (persoon of organisatie) in de database te vinden. OPMERKING Er wordt automatisch een joker teken * (astriks) toegevoegd aan uw zoekopdracht. Hierdoor kunt u ook op een deel van de naam zoeken. Bijvoorbeeld: zoekopdracht ‘View’ geeft als resultaat PerfectView. Als u een persoon of organisatie wilt zoeken, dan kunt u te allen tijde in de applicatie een zoekopdracht uitvoeren door de naam of een combinatie van letters die voorkomt in de naam van de persoon of organisatie in te typen in het zoekscherm en op Enter te drukken. U kunt ook met de muis op het vergrootglas klikken. Als u de volledige naam van de persoon of de organisatie heeft ingevuld, worden direct de gegevens van deze persoon of organisatie getoond. Als u zoekt op een combinatie van letters uit de naam van de persoon of organisatie, dan verschijnt er een wizard met alle personen en organisaties waarin die betreffende lettercombinatie voorkomt. Om de gegevens van de persoon of organisatie die u zoekt voor u te krijgen, klikt u die persoon of organisatie aan en drukt u op ‘OK’. Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


LET OP De zoekfunctionaliteit werkt alleen over de gegevens die van de betreffende relatie of de betreffende activiteit zichtbaar zijn in de lijstweergave (en niet over de inhoud die vastgelegd wordt in de relatie of in de activiteit).


45


46

Bijlagen:

Bijlage I, Systeem eisen en performance Voor het in gebruik nemen van PerfectView gelden een aantal minimale eisen. Operating system

Minimaal Windows XP, Vista Windows 7 of Mac.

Browser

Minimaal Microsoft Internet Explorer 8 (of IE 9). Overige browsers zijn op de volgende versie nummers getest: Firefox 3.6.13, Safari 5.03, Google Chrome 8.0552.237.

Office

Minimaal Office 2003 (of Office 2007). Ten behoeve van de Office Framework 3.5 een vereiste

Internet

Iedere breedband internetverbinding voldoet

Performance PerfectView is Cloud software. De software wordt in een datacentrum gehost en middels een webbrowser aangeboden aan de gebruiker. Een groot deel van de performance van de applicatie wordt aan de hostingzijde bepaald, maar natuurlijk is ook de gebruikersomgeving van belang. Internetverbinding Applicatie én up- / downloaden De applicatie is ontwikkeld om met een minimale bandbreedte te kunnen functioneren. Bij de start van de applicatie wordt het raamwerk (de engine) van de applicatie door de server naar de werkplek gestuurd. De kern van de applicatie is 40 ~ 50 KB en dat is verreweg het grootste bericht dat verstuurd wordt. Vervolgens worden tussen de werkplek en server alleen de wijzigingen verstuurd die ontstaan in de applicatie. Deze berichten variëren van 1 KB tot 10 KB. In de praktijk zal een instap ADSL of UMTS abonnement al volstaan voor een goede performance. De performance van up- en downloaden is natuurlijk afhankelijk van de omvang van bestanden en de internetsnelheid. Ook de PerfectView Add-ins maken gebruik van het up- & downloaden van bestanden en zijn bij deze acties dus afhankelijk van de internetsnelheid. Virusscanners Voor de performance van iedere applicatie kan een virusscanner een bottleneck zijn. In sommige gevallen kunnen virusscanners te ‘enthousiast’ het verkeer op de werkplek monitoren; Hierdoor ontstaat een vertraging in de werking van de applicatie. Voor PerfectView CRM Online is in de praktijk gebleken dat scriptscanning (de code om de browser aan te sturen) in de gaten wordt gehouden en dat vertraagt de werking. Het is aan te raden om scriptscanning uit te schakelen dan wel om scripts met extensie .wgx uit te sluiten. Browsers en add-on’s PerfectView CRM Online is geoptimaliseerd voor gebruik in Internet Explorer, Chrome, Firefox en Safari.


PerfectView Handleiding versie 14.01.000 LET OP Indien in de browser veel add-on’s benut worden, dan kan dit nadelig werken op de performance van de applicatie!


47


48

Bijlage II, meldingen tijdens het PerfectView import proces Een aantal van de meldingen die u kunt krijgen tijdens het maken van een import, staan in dit hoofdstuk beschreven.

Het veld postcode bevat een te lange tekst:

In PerfectView mogen maximaal 20 karakters (plaatje wijkt iets af) in het postcode veld staan. Controleer het .csv bestand en maak de noodzakelijke aanpassingen. Wanneer u deze aanpassingen heeft gemaakt, zal het nieuwe .csv bestand moeten worden gekoppeld aan de importdefinitie. Dit doet u door op de knop Vorige te klikken en het bestand opnieuw te koppelen.

Het veld land bevat niet de juiste waarden:

In PerfectView staan de landen voluit geschreven. Controleer het .csv bestand en maak de noodzakelijke aanpassingen. Wanneer u deze aanpassingen heeft gemaakt, zal het nieuwe .csv bestand moeten worden gekoppeld aan de importdefinitie. Dit doet u door op de knop Vorige te klikken en het bestand opnieuw te koppelen.



49

Het veld geslacht bevat niet de juiste waarden:

In PerfectView staat het geslacht voluit geschreven in het Nederlands. Controleer het .csv bestand en maak de noodzakelijke aanpassingen. Wanneer u deze aanpassingen heeft gemaakt, zal het nieuwe .csv bestand moeten worden gekoppeld aan de importdefinitie. Dit doet u door op de knop Vorige te klikken en het bestand opnieuw te koppelen.

Het veld functie bevat niet de juiste waarden: De exacte melding kan verschillen afhankelijk van de waarden in het .csv bestand.

In dit voorbeeld willen we functies importeren. De kolom functie zou eigenlijk gekoppeld moeten worden aan het veld functie visitekaartje. Wanneer u de kolom functie toch wilt koppelen aan het veld functie (keuzelijst), dan zal het .csv bestand moeten worden aangepast. In dit voorbeeld staan lege waarden in de kolom functie. Dit is niet toegestaan, omdat u de kolom koppelt aan een veld waarin een keuzelijst is opgenomen. Dit betekent dat de kolom volledig ingevuld moet zijn met geldige waarden. In PerfectView zijn de geldige waarden te definiëren. Zorg ervoor dat de waarden in de kolom functie gelijk zijn aan de toegestane waarden in het veld functie in PerfectView. Wanneer dit niet het geval is, krijgt u een soortgelijke melding als in het volgende screenshot.



50

Mijn .csv bestand is niet puntkomma gescheiden, maar wel door een ander leesteken: Wanneer u een .csv-bestand aangeleverd heeft gekregen welke niet puntkomma gescheiden is, dan kunt u de gegevens niet importeren in PerfectView. Het bestand moet dan eerst worden aangepast. Volg onderstaande stappen om het bestaande bestand aan te passen: Open het bestand in MS-Excel. In MS-Excel (office 2007) ga naar Gegevens > Tekst naar kolommen. Er wordt nu een Wizard gestart. Stap 1. Zorg dat de waarde Gescheiden geselecteerd staat. Stap 2. Zorg dat u uw scheidingsteken opgeeft, bijvoorbeeld komma of bij overig een ander scheidingsteken Stap 3. Zorg dat de waarde voor iedere kolom op Tekst staat. Klik op Voltooien. Controleer de gegevens Kies voor opslaan als (andere bestandsindeling) en geef als bestandstype .csv (gescheiden door lijstscheidingsteken) op.

Wanneer u een zelf export heeft gemaakt uit een ander systeem, dan kan het zijn dat het bestand als kommagescheiden is aangemaakt. Dit is afhankelijk van uw regionale instellingen (regional settings) in Windows. Volg onderstaande stappen om de instelling van het lijstscheidingsteken aan te passen (bij onvoldoende rechten, raadpleeg uw systeembeheerder). Ga naar het menu Start Klik op configuratiescherm (control panel). Klik op Klok,taal en Regio (Date, Time, Language and Regional Options) Klik op Land en Taal. (Regional and Language Options) Klik op het tabblad Notaties (Regional Options) op de knop Meer instellingen (customize). Pas het Lijstscheidingsteken (List seperator) aan naar puntkomma. Sla de wijzigingen op Exporteer uw gegevens opnieuw. In afwijkende gevallen, raadpleeg de beheerder van de applicatie, waar vanuit u de export uitvoert.



51

Bijlage III, technische documentatie CRM Online Add-in’s De opgenomen informatie geldt voor de add-ins met versie 11.04.000 en hoger Platform De add-ins zijn geschikt voor de inzet op de volgende platformen: Besturingssysteem Windows XP , 32 bits edities Windows Vista 32 en 64 bits edities Windows 7 , 32 en 64 bits edities Office Outlook, Word en Excel 2003 Outlook, Word en Excel 2007 Outlook, Word en Excel 2010 , 32 en 64 bits edities Registry Gebruikers instellingen worden in de registry opgeslagen. Dit gebeurt in de key HKEY_CURRENT_USER\Software\PerfectView Online\Settings\

Webservice De Outlook en Office Ad-in spreken een webservice aan voor de communicatie met de PerfectView applicatie. Deze webservice URL is met ingang van versie 11.04.000 vast gecodeerd en is : https://webservice.perfectview.nl/perfectview.asmx In uitzonderlijke gevallen kan het nodig zijn om een afwijkende webservice URL te benutten, hiervoor is de parameter AlternativeWebserviceUrl opgenomen. De parameter is standaard leeg. Activatie Naast de inhoudelijke sleutels voor de add-in is er 1 algemene parameter die bepaald of de add-in voor de gebruiker geactiveerd (getoond) wordt, deze optie is voornamelijk nuttig op server based omgevingen als Terminal server / Citrix. Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310


52

OutlookAddinInActive Omschrijving : Bepaald of de Outlook add-in inactief is voor de gebruiker Waarden : Boolean, true = Inactief, false = Actief Default : Niet bestaand Opmerking : Indien deze sleutel niet bestaat wordt de Outlook add-in geactiveerd voor de gebruiker. OfficeAddinInActive Omschrijving : Bepaald of de Office add-in inactief is voor de gebruiker Waarden : Boolean, true = Inactief, false = Actief Default : Niet bestaand Opmerking : Indien deze sleutel niet bestaat wordt de Office add-in geactiveerd voor de gebruiker. Outlook add-in

Interface parameters

1. UserName Omschrijving : Waarden : Default :

Bevat de gebruikersnaam Tekst , e-mail adres formaat Leeg

2. Password Omschrijving : Waarden : Default :

Bevat het wachtwoord van de gebruiker Encrypted tekst Leeg

3. MailDeleteAfterSync Omschrijving : Bepaald of na opnemen in CRM Online de e-mail uit Outlook wordt verwijderd Waarden : Boolean, True = verwijderen, False = behouden Default : False 4. MailAskforSync Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310

PerfectView Handleiding versie 14.01.000 Omschrijving : Waarden : nemen Default :

53

Bepaald of na het verzenden van een e-mail gevraagd wordt om deze op te nemen Boolean, True = Vragen om opnemen, False = Niet vragen om op te True

5. MailCloseProces Omschrijving : Bepaald of het e-mail proces als gesloten wordt opgenomen in CRM online Waarden : Boolean, True = afsluiten, False = niet afsluiten Default : False 6./7. AgendaSyncAll Omschrijving : Bepaald het of standaard alle of alleen vandaag en toekomstige afspraken gesynchroniseerd worden Waarden : Boolean, True = alle afspraken, False = vandaag en toekomstige afspraken Default : False 8. AgendaCloseProces Omschrijving : Bepaald of het agenda proces als gesloten wordt opgenomen in CRM online Waarden : Boolean, True = afsluiten, False = niet afsluiten Default : False MailSaveMessageAsAttachement (nog niet benut in add-in) Omschrijving : Bepaald of een e-mail ook als msg attachement opgenomen moet worden Waarden : Boolean Default : False System parameters Organisation Omschrijving : Bevat de organisatie naam van de gebruiker Waarden : Tekst Default : Leeg OrganisationID Omschrijving : Waarden : Default :

Bevat de organisatie ID van de gebruiker Tekst Leeg

OutlookAddInLastUpdateCheck Omschrijving : Datum van de laatste check voor versie Waarden : Datum Default : Leeg

Office add-in Interface parameters



1. UserName Omschrijving : Waarden : Default :

Bevat de gebruikersnaam Tekst , e-mail adres formaat Leeg

2. Password Omschrijving : Waarden : Default :

Bevat het wachtwoord van de gebruiker Encrypted tekst Leeg

Sytem parameters OfficeAddInLastUpdateCheck Omschrijving : Datum van de laatste check voor versie Waarden : Datum Default : Leeg Proxy parameters Voor gebruik van een Proxy server voor toegang tot het internet zijn 4 parameters opgenomen in de registry met ingang van add-in versie 11.04.000. Normaal benutten de Add-in’s de proxy instellingen zoals deze vastgelegd zijn binnen Windows zijn vastgelegd in de internet instellingen. In gevallen dat het nodig is hiervan af te wijken is het mogelijk om het adres en poortnummer van de Proxy vast te leggen in de registry. Deze instellingen hebben de voorkeur boven de Windows instellingen. 1. WebServiceProxyAddress Omschrijving : Bevat het adres van de proxy server Waarden : Tekst, IP nummer van de proxy server bv 10.1.1.100 Default : Leeg 2. WebServiceProxyPort Omschrijving : Bevat het poortnummer voor de proxy server Waarden : Getal, Poortnummer bv 8081 Default : Leeg Indien de proxy server van de gebruiker een naam en wachtwoord eist dan zal de gebruiker gevraagd worden om deze op te geven. De gebruikernaam en wachtwoord worden vervolgens in de registry vastgelegd. 3. WebServiceProxyUsername Omschrijving : Bevat het gebruikersnaam voor authenticatie bij de proxy server Neem voor vragen / opmerkingen gerust contact met ons op via T 0887 – 751 310

54

PerfectView Handleiding versie 14.01.000 Waarden : Default :

55

Tekst Leeg

4. WebServiceProxyPassword Omschrijving : Bevat het wachtwoord voor authenticatie bij de proxy server Waarden : Encrypted tekst Default : Leeg Vervallen parameters WebServiceUrl Parameter waarin voor add-in’s voor versie 11.04.000 de URL van de webservice werd vermeld. Deze URL is met ingang van versie 11.04.00 vast gecodeerd in de add-in code.



56

Bijlage IV, iPhone app en Android app

Wilt u op elk moment in staat zijn om relaties te beheren en extra productief te zijn? Download de CRM iPhone App (ook voor iPad) of CRM Android App van PerfectView. Op onze website vindt u een overzicht van de beschikbare functionaliteit. http://www.perfectviewcrm.nl/mobiele-crm De app is gratis beschikbare voor alle Solo+ en Team accounts. Wanneer u net een nieuw Solo account heeft geopend dan kunt u de app 14 dagen gratis testen.


PerfectView Handleiding versie

Recommend Documents