PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DI KOMANDO PENGEMBANGAN DAN PENDIDIKAN TNI AL (KOBANGDIKAL) SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012

PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DI KOMANDO PENGEMBANGAN DAN PENDIDIKAN TNI AL (KOBANGDIKAL) SURABAYA INFORMATION TECHNOLOGY STRATEGIC PLANNING IN NAVAL DEVELOPMENT AND EDUCATION COMMAND (KOBANGDIKAL) SURABAYA Muhammad Zulkifli, Aris Tjahyanto Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia [email protected], [email protected] ABSTRAK Pembangunan pendidikan nasional dilaksanakan dengan pertimbangan kesepakatankesepakatan internasional seperti Education for All, Millenium Development Goals dan World Summit on Sustainable Development secara jelas menekankan pada pentingnya pendidikan sebagai salah satu cara untuk menanggulangi kemiskinan, meningkatkan keadilan, pemahaman nilai-nilai budaya dan multikulturalisme, meningkatkan keadilan sosial, serta menyediakan materi dan peralatan pendidikan terkini, baik yang berupa materi cetak maupun materi berbasis teknologi. Komando Pengembangan dan Pendidikan TNI AL (Kobangdikal) memerlukan suatu Perencanaan Strategis Teknologi Informasi (TI) yang akan dijadikan sebagai dasar bagi pengembangan TI di Kobangdikal. Perencanaan Strategis TI tersebut bertujuan untuk mengetahui kebutuhan TI yang sesuai untuk dikembangkan di Kobangdikal. Sehingga dapat mengintegrasikan seluruh unsur yang ada di jajarannya, memberikan gambaran dan rekomendasi mengenai kebutuhan aplikasi yang dibutuhkan oleh Kobangdikal, dan memberikan rekomendasi langkah-langkah strategis yang sesuai dengan konsep tugastugas Kobangdikal dimasa mendatang. Metodologi dalam Perencanaan Strategis TI di Kobangdikal ini dibagi dalam lima tahap, dimulai dengan pertama yaitu tahap pendahuluan, selanjutnya tahap pengumpulan data dan informasi, tahap analisa kondisi saat ini, tahap analisa kondisi yang diharapkan, diakhiri dengan tahap formulasi perencanaan strategis TI. Dari formulasi ini akan dihasilkan perencanaan jaringan internet, perencanaan pengembangan web, perencanaan e-learning dan perencanaan enterprise aplikasi direktorat Kobangdikal. Dengan demikian diharapkan hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi pimpinan dalam membuat Perencanan Strategis TI yang selaras Perencanan Strategis Kobangdikal, memberikan acuan strategi yang jelas bagi pimpinan untuk pengembangan TI yang sesuai dengan kebutuhan tugas Kobangdikal dan mengikuti arah perkembangan tugas dimasa mendatang, serta memberikan acuan bagi pimpinan dalam menentukan kebijakan-kebijakan selanjutnya dalam pengembangan dan pengimplementasian TI di Kobangdikal. Kata kunci: Perencanaan Strategis,Teknologi Informasi, Integrasi, Kobangdikal ABSTRACT The national education development is carried out by consideration the international agreements such as the Education for All, Millennium Development Goals and World Summit on Sustainable Development clearly emphasizes the importance of education as one way to over come poverty, improve fairness, comprehend cultural values and multiculturalism, ISBN : 978-602-97491-4-4 C-32-1


enhance social justice, as well as providing the latest educational materials and equipment, either in the form of printed materials or technology-based materials. Due to the rapid technology development at this moment, the Information Technology (IT) becomes an integral part in education, including Naval Development and Education Command (Kobangdikal). Therefore Kobangdikal requires an IT strategic plan that will serve as the basis for the development of IT in Kobangdikal. The IT Strategic Planning aims to find out information technology in accordance with the requirements and main tasks of Kobangdikal thus can integrate all the elements in its ranks, giving an overview and recommendations on the needs of the application required by Kobangdikal, and recommend strategic steps accordance with the concept Kobangdikal tasks in the future. The Methodology in the IT Strategic Planning in Kobangdikal is divided into five stages, beginning with the first preliminary stage, then collect data and information, analysis current conditions, analysis expected condition, ending with the IT strategic planning formulation. From this formulation will be generated internet network planning, web development planning, e-learning planning, and enterprise applications planning for Kobangdikal Directorate. This research is expected to provide benefits to the leaders in composing IT strategic planning aligned with Kobangdikal strategic planning, provide a clear reference to the leaders for the development of IT operational tasks in accordance with the requirements of Kobangdikal and follow the direction of future development tasks. Keywords: Strategic Planning, Information Technology, Integration, Kobangdikal

PENDAHULUAN Dengan kemajuan teknologi yang berkembang pesat sekarang ini, maka Teknologi Informasi (TI) menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam dunia pendidikan, termasuk Pendidikan Kedinasan TNI AL. Kobangdikal merupakan salah satu Lembaga Pendidikan TNI AL yang didirikan pada tahun 1946, memiliki 1 Sekolah Tinggi Teknologi Angkatan Laut (STTAL), 3 Komando Pendidikan (Kodik), 2 Pusat Latihan (Puslat) dan 15 Pusat Pendidikan (Pusdik). Namun saat ini TI yang menunjang pelaksanaan tugas-tugas Kobangdikal belum terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Hal ini menyebabkan lambatnya proses pengiriman dan penerimaan data yang diperlukan karena harus dilakukan secara manual. Selain itu pengembangan TI dilakukan hanya berdasarkan pada kebutuhan unsur saat itu tanpa memperhatikan perkembangan di masa mendatang, sehingga setiap ada kebutuhan dan permasalahan baru maka dilakukan perombakan TI yang sudah ada dan bersifat sektoral pada unsur itu saja. Demikian pula dalam pengadaan hardware dan jaringan yang tidak terencana mengakibatkan permasalahan dalam pengelolaan jaringan dan penyediaan dana. Kobangdikal belum memiliki pedoman dan kebijakan yang mengatur bagaimana investasi TI ini dilaksanakan, pedoman dan kebijakan ini nantinya akan mengatur investasi infrastruktur baik software maupun hardware apa saja yang akan dibutuhkan oleh Kobangdikal di masa mendatang, jenis dan metode pelatihan yang akan diberikan kepada sumber daya menusia untuk dapat menguasai teknologi terbaru di bidangnya yang nantinya akan digunakan oleh Kobangdikal di masa mendatang. Berdasarkan permasalahan tersebut maka dibutuhkan sebuah Perencanaan Strategis TI di Kobangdikal yang diproyeksikan untuk lima tahun ke depan, yaitu tahun 2012 sampai 2016. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi yang selaras Perencanan Strategis Kobangdikal, memberikan acuan strategi yang jelas bagi pimpinan untuk pengembangan TI yang sesuai dengan kebutuhan tugas Kobangdikal dan mengikuti arah perkembangan tugas dimasa mendatang, serta ISBN : 978-602-97491-4-4 C-32-2


memberikan acuan bagi pimpinan dalam menentukan kebijakan-kebijakan selanjutnya dalam pengembangan dan pengimplementasian TI di Kobangdikal. METODE Penelitian ini dilakukan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut : Tahap Pendahuluan Tahap pendahuluan merupakan tahap awal dari kegiatan penelitian ini, dimana pada tahap ini akan dibagi menjadi tiga kegiatan utama: (1) penetapan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, dan manfaat penelitian, (2) studi literatur, dan (3) studi kondisi Kobangdikal. Tahap Pengumpulan Data dan Informasi Merupakan tahap dimana data dan informasi mengenai objek penelitian dikumpulkan dan digunakan sebagai bahan analisa dalam Perencanaan Strategis TI Kobangdikal. Data-data yang diperlukan dalam penelitian ini dapat diperoleh dengan cara wawancara dan observasi terhadap pihak-pihak yang terkait dalam objek penelitian ini. Tahap Analisa Kondisi Saat Ini Pada tahap ini dijelaskan bagimana kondisi yang ada di Kobangdikal saat ini (as-is). Untuk dapat menggambarkan kondisi saat ini, maka penulis melakukan analisa terhadap rencana strategis Kobangdikal, analisa PEST dan analisa SWOT. Analisa terhadap Rencana Strategis Kobangdikal bertujuan untuk menyelaraskan antara Rencana Strategis Kobangdikal dengan Rencana Strategis TI yang akan dibuat. Analisa PEST dilakukan dengan tujuan agar dapat membuat perencanaan strategis TI yang sejalan dengan kekuatan yang mempengaruhi perubahan dunia, yaitu dengan memperhatikan kondisi lingkungan eksternal Kobangdikal baik kondisi politik, ekonomi, sosial budaya maupun teknologi. Analisa SWOT dilakukan dengan tujuan agar mengetahui cara terbaik untuk memanfaatkan potensi dan sumber daya yang dimiliki Kobangdikal saat ini. Tahap Analisa Kondisi yang Diharapkan Pada tahap ini dijelaskan bagimana kondisi yang diharapkan di Kobangdikal (to-be). Untuk dapat menggambarkan kondisi yang diharapkan, maka penulis melakukan analisa terhadap kebutuhan TI Kobangdikal dan analisa CSF. Analisa kebutuhan TI dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui TI seperti apa yang butuhkan oleh Kobangdikal (to-be). Analisa CSF dilakukan dengan tujuan untuk memformulasikan kondisi yang diinginkan oleh Kobangdikal yang akan menghasilkan kebutuhan organisasi dimasa mendatang dan kebutuhan TI yang sesuai untuk mendukungnya. Formulasi Perencanaan Strategis TI di Kobangdikal Pada tahapan ini dijelaskan tentang Perencanaan Strategis TI yang sesuai dengan kebutuhan di Kobangdikal dalam melaksanakan tugas-tugasnya sebagai penyelenggara pendidikan kedinasan TNI AL. Perencaan yang dibuat meliputi : perencanaan gelar jaringan internet Kobangdikal, perencanaan pengembangan web Kobangdikal, perencanaan e-learning Kobangdikal, perencanaan enterprise aplikasi direktorat Kobangdikal. Pada perencanaan gelar jaringan internet Kobangdikal ini akan dijelaskan bagaimana jaringan internet yang akan dibuat dan kebutuhan perangkat pendukungnya, serta hal-hal lain yang berhubungan dengan Gelar Jaringan Internet Kobangdikal. Pada perencanaan pengembangan web Kobangdikal akan dijelaskan tentang pengembangan web dengan mengintegrasikan seluruh unsur yang ada di Kobangdikal. Perencanaan e-learning Kobangdikal menjelaskan tentang pembuatan EISBN : 978-602-97491-4-4 C-32-3


Learning yang akan memberikan kemudahan dalam melaksanakan proses belajar mengajar di Kobangdikal, baik bagi tenaga pendidik, siswa/peserta didik, maupun pusat pendidikan atau sekolah. Perencanaan enterprise aplikasi direktorat Kobangdikal, di sini dijelaskan tentang rencana pembuatan Enterprise Aplikasi Direktorat Kobangdikal untuk mengelola data yang berhubungan dengan tugas-tugas operasional yang ada di seluruh Direktorat Kobangdikal secara terintegrasi agar pengelolaan data yang ada di seluruh Direktorat Kobangdikal dapat dilakukan dengan baik. HASIL DAN PEMBAHASAN Dengan menggunakan hasil analisa yang telah dilakukan, maka formulasi Perencanaan StrategiS TI di Kobangdikal dapat ditetapkan. Pada dasarnya seluruh keperluan yang berhubungan dengan informasi di Kobangdikal akan dikomputerisasi. Untuk itu akan diuraikan langkah strategis yang akan dilaksanakan guna mendukung pengembangan TI di Kobangdikal untuk saat ini dan masa yang akan datang. Perencanaan Gelar Jaringan Internet Kobangdikal Kobangdikal meliputi wilayah yang sangat luas hingga lebih dari 1.000 Ha dengan panjang wilayah dari selatan ke utara hingga 1.500 meter dan dari timur ke barat hingga 700 meter. Dengan wilayah Kobangdikal yang sangat luas dan memiliki bangunan gedung yang bervariasi ketinggiannya membutuhkan pembangunan jaringan internet yang kompleks agar dapat menjangkau seluruh wilayahnya. Dihadapkan dengan lingkup luas area dan teknologi yang tersedia, terdapat dua alternatif gelar jaringan internet di Kobangdikal, yaitu jaringan yang menggunakan kombinasi antara Fiber Optic (FO), LAN, WIFI dan jaringan yang menggunakan kombinasi antara LAN dan WIFI, tanpa FO. Jaringan internet menggunakan kombinasi antara FO, LAN dan WIFI merupakan alternatif yang paling ideal, namun membutuhkan biaya yang besar. Untuk mendukung gedung-gedung utama yang posisinya strategis digunakan jaringan FO. Gedung-gedung tersebut akan menjadi pusat yang akan memberikan akses internet di area sekitarnya dengan menggunakan WIFI, kabel UTP dan Access Point. Dengan menggunakan sistem jaringan kombinasi ini maka gelar jaringan internet akan mampu menjangkau seluruh wilayah Kobangdikal. Jaringan internet menggunakan kombinasi antara LAN dan WIFI tanpa penggelaran jaringan FO kurang ideal karena riskan terhadap kondisi cuaca dan pengaruh pancaran gelombang elektromagnetik lainnya, namun tidak membutuhkan biaya yang terlalu besar. Untuk mendukung gedung-gedung utama yang posisinya strategis digunakan jaringan WIFI. Gedung-gedung tersebut akan menjadi pusat yang akan memberikan akses internet di area sekitarnya dengan menggunakan kabel UTP dan access point. Dengan menggunakan sistem jaringan kombinasi ini maka gelar jaringan internet akan mampu menjangkau seluruh wilayah Kobangdikal dengan biaya yang ekonomis. Perencanaan Gelar Jaringan Internet di Kobangdikal ini akan dilaksanakan pada tahun pertama dari waktu lima tahun yang dibuat untuk perencanaan strategis SI/TI Kobangdikal ini. Selanjutnya dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan Kobangdikal pada tahun-tahun berikutnya. Perencanaan Pengembangan Web Kobangdikal Kobangdikal membangun Web tersendiri dengan alamat www.kobangdikal.mil.id. Web ini merupakan pintu gerbang maya bagi pihak luar untuk memcari informasi mengenai Kobangdikal. Bahasa yang digunakan PHP dengan data base MySQL. Informasi yang dapat

ISBN : 978-602-97491-4-4 C-32-4


dibrowse dari Web Kobangdikal antara lain : informasi umum Kobangdikal, informasi unsurunsur pelaksana Kobangdikal, link TNI AL, dan situs yang terhubung dengan Kobangdikal. Web Kobangdikal ini akan dikembangkan dengan mengintegrasikan seluruh unsur yang ada. Metode yang akan diterapkan adalah dengan menggunakan pembagian admin level, di mana tiap unsur akan dapat memberikan input informasi atau berita tentang unsurnya sendiri dan tidak dapat merubah informasi atau berita unsur yang lain. Sedangkan admin Kobangdikal mempunyai hak akses penuh dalam pengelolaan Web ini sehingga dapat mengontrol input yang dikirim oleh seluruh unsur di bawahnya. Dengan metode ini maka Web Kobangdikal akan selalu up to date dalam pemberian informasi atau berita karena langsung dimasukkan oleh admin unsur. Keuntungan lainnya yaitu berita yang dimasukkan ke dalam Web dapat dikontrol oleh admin Kobangdikal, sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam pemberitaan. Hal ini sangat penting karena Kobangdikal merupakan lembaga pendidikan TNI AL yang menjadi perhatian baik di lingkungan TNI maupun masyarakat luas. Perencanaan pengembangan Web Kobangdikal ini dilaksanakan pada tahun kedua, dapat dikembangkan dan disempurnakan pada tahun-tahun berikutnya sesuai dengan kebutuhan Kobangdikal. Perencanaan E-Learning Kobangdikal Sebagai salah satu lembaga pendidikan, Kobangdikal juga harus menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dalam menyelenggarakan pendidikan. E-Learning yang merupakan suatu sistem pendidikan modern sangat diperlukan oleh Kobangdikal. Hal ini disebabkan Kobangdikal terdiri dari banyak Pusat Pendidikan dan memiliki Sekolah Tinggi Teknologi. Sehingga tenaga pendidik yang ada tidak hanya berasal dari internal Kobangdikal saja, tetapi juga berasal dari eksternal Kobangdikal. Tenaga pendidik yang berasal dari eksternal Kobangdikal di antaranya dari AAL, Koarmatim, Lantamal V, serta Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta yang bekerja sama dengan Kobangdikal. Dengan E-Learning maka akan memberikan kemudahan bagi tenaga pengajar yang berasal dari eksternal Kobangdikal untuk melaksanakan proses belajar mengajar tanpa harus meninggalkan tugasnya. Manfaat bagi peserta didik adalah peserta didik tetap dapat mengikuti pembelajaran sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Maanfaat lainnya adalah Pusat Pendidikan atau Sekolah dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah disusun sesuai dengan rencana program pendidikan masing-masing. Agar pengelolaan E-Learning ini dapat berjalan dengan baik, maka harus dibuat suatu sistem yang mengatur kewenangan dan hak aksesnya yang dibatasi dengan menggunakan Login/Password. Adapun pembagian kewenangan dan hak aksesnya akan dibagi menjadi empat bagian sebagai berikut : E-Learning untuk peserta didik, E-Learning untuk tenaga pendidik, E-Learning untuk administrator unsur (Pusdik/Sekolah), E-Learning untuk administrator Mako. Perencanaan E-Learning Kobangdikal ini dilaksanakan pada tahun ketiga dan keempat. Hal ini disebabkan meteri yang harus dimasukkan,ke dalam sistem sangat banyak dan kompleks. Namun demikian pembuatan E-Learning dapat disempurnakan pada tahuntahun berikutnya sesuai dengan kebutuhan operasional pendidikan di Kobangdikal. Perencanaan Enterprise Aplikasi Direktur Kobangdikal Suatu enterprise aplikasi untuk mengelola tugas-tugas operasional setingkat Direktur Kobangdikal sangat diperlukan. Aplikasi ini harus dibangun secara terintegrasi agar pengelolaan seluruh tugas-tugas operasional Direktur Kobangdikal dapat dilakukan dengan baik. Seluruh kegiatan operasional Direktur Kobangdikal akan dikelola oleh suatu sistem informasi setingkat enterprise yang terintegrasi. Enterprise Aplikasi Direktur Kobangdikal ISBN : 978-602-97491-4-4 C-32-5


mencakup 6 modul utama, yaitu : Modul Aplikasi Perencanaan dan Anggaran, Modul Aplikasi Pendidikan, Modul Aplikasi Pengkajian dan Pengembangan, Modul Aplikasi Personel, Modul Aplikasi Logistik, Modul Aplikasi Keuangan. Perencanaan Enterprise Aplikasi Operasional Kobangdikal ini dilaksanakan pada tahun keempat dan kelima. Hal ini disebabkan karena kompleknya sistem yang harus dibuat agar dapat memfasilitasi keenam direktorat yang ada, banyaknya data yang harus dimasukkan dan diolah ke dalam sistem, juga sangat tingginya tingkat keamanan yang harus disiapkan untuk menjaga keamanan dan keakuratan data yang ada. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa : 1. Perencanaan Strategis Teknologi Informasi yang dibuat dapat digunakan sebagai dasar untuk pengembangan Teknologi Informasi Kobangdikal untuk masa lima tahun ke depan yaitu tahun 2012-2016. 2. Dengan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Kobangdikal ini maka semua kendala yang berhubungan dengan teknologi informasi dan pengolahan data Kobangdikal akan dapat diatasi. Saran 1. Dalam pelaksanaan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Kobangdikal ini dapat disesuaikan waktunya apabila ada perencanaan yang telah dapat diselesaikan sebelum berakhir batas waktunya dan anggaran yang ada dapat mendukung pelaksanaannya. 2. Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Kobangdikal ini dapat dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi selanjutnya, agar pengembangan Teknologi Informasi di Kobangdikal dapat berkesinambungan. DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon B. dan Hamilton, Scot (1993), “Managing Information”, Business One Irwin, Illinois. Gilling,T, (2009), “Beginner’s COBIT Companion Includes Original Cobit Reference Materials”, Matador Publishing. IT Governance Insitute (2007a), “COBIT 4.1 Framework, Control Objektives, Management Guidelines, Maturity models”, IT Governance Institute. Kobangdikal (2010), “Rencana Strategis Kobangdikal Tahun 2010-2015”, Komando Pendidikan dan Pengembangan TNI AL, Surabaya. Manktelow, James (2009), “Strategy Tookit”, Mind Tools Limited, Versi 2.0, London. O’Brien, James A. (2004), “Management Informasi System, Sixth Edition”, McgrawHill/Irwin. Sarno, Riyanarto (2009), “Strategi Sukses Bisnis dengan Teknologi Informasi”, ITS Press, Surabaya. Ward, John. and Peppard, John. (2003), “Strategic Planning for Information Systems”, John Wiley & Son, West Sussex. Yesser, (2007), “Best Practices for IT Strategic Planning”, The Saudi e-Government Program, Versi 1.0 ISBN : 978-602-97491-4-4 C-32-6

PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI DI KOMANDO PENGEMBANGAN DAN PENDIDIKAN TNI AL (KOBANGDIKAL) SURABAYA

Recommend Documents