PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI DIAH SRI HANDAYANI

PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI

DIAH SRI HANDAYANI

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013

PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA* Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan Usakti adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini. Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor. Bogor, Maret 2013

Diah Sri Handayani NIM G652100015

______________________ *Pelimpahan hak cipta atas karya tulis dari penelitian kerjasama dengan pihak luar IPB harus didasarkan pada perjanjian kerja sama yang terkait.

RINGKASAN DIAH SRI HANDAYANI. Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan Universitas Trisakti. Dibimbing oleh PUDJI MULJONO dan AZIZ KUSTIYO. Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat telah banyak membawa perubahan pada perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut dengan menerapkan strategi yang tepat jika tidak ingin ditinggalkan oleh penggunanya. Hal tersebut yang menyebabkan perencanaan strategis teknologi informasi menjadi komponen penting bagi perpustakaan termasuk Perpustakaan Universitas Trisakti (Usakti) terutama untuk meningkatkan kualitas layanan demi kepuasan penggunanya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk (1) mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal Perpustakaan Usakti, (2) merumuskan strategi berdasarkan analisis SWOT, (3) menjabarkan strategi ke dalam perspektif dan matriks IT BSC, (4) membuat prioritas perspektif dan sasaran strategi Perpustakaan Usakti. Penelitian ini menunjukkan bahwa Perpustakaan Usakti mempunyai kondisi internal di dalam kategori rata-rata dalam hal memanfaatkan kekuatan untuk menghadapi kelemahan yang ada dengan skor 2.300. Sementara itu untuk kondisi eksternal, kemampuan Perpustakaan Usakti dalam memanfaatkan peluang serta kemampuan dalam mengatasi ancaman-ancaman yang ada berada pada posisi sedang dengan skor 2.710. Berdasarkan hasil analisis SWOT didapatkan sepuluh usulan strategi. Kesepuluh usulan strategi tersebut kemudian dijabarkan ke dalam empat perspektif IT BSC. Pada perspektif orientasi pengguna didapatkan 3 strategi yaitu meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna, menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif bagi pengguna, dan melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI. Pada perspektif keunggulan operasional diperoleh dua strategi yaitu menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai dan menyediakan perlatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan. Pada perspektif kontribusi institusi didapatkan pula dua strategi yaitu meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan dan melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan. Pada perspektif terakhir yaitu perspektif orientasi masa depan terdapat tiga sasaran strategi yaitu membuat kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan, meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan, serta membuat rencana teknologi secara berkesinambungan sebagai pedoman dalam menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan. Setiap strategi yang dihasilkan kemudian kemudian dijabarkan ke dalam matriks IT BSC yaitu berupa rincian rencana strategi yang terdiri dari sasaran strategis (apa yang ingin dicapai), ukuran baik itu ukuran sebuah keberhasilan/lag indikator atau ukuran pemicu kinerja/lead indikator, target (tingkatan kinerja yang diinginkan), dan inisiatif strategi (cara yang dilakukan untuk mencapai kinerja yang diinginkan).

Perspektif orientasi pengguna merupakan prioritas utama untuk Perpustakaan Usakti dengan bobot 30.8%, sedangkan sasaran strategi yang menjadi prioritas utama pada perspektif ini adalah meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna dengan bobot 38.9%. Pada perspektif keunggulan operasional prioritas utama sasaran strateginya adalah menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai dengan bobot 54.2%. Pada perspektif kontribusi institusi prioritas utama sasaran strateginya yaitu meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan dengan bobot 58.3%. Terakhir pada perspektif orientasi masa depan prioritas utama sasaran strateginya adalah meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan dengan bobot 37.3%. Berdasarkan hasil penelitian, disarankan Perpustakaan Usakti perlu segera mengusulkan rencanaan strategis di bidang teknologi informasi kepada pimpinan universitas. Kemudian yang juga harus dilakukan adalah melakukan komunikasi secara intensif dengan pimpinan maupun unit TI terkait sehingga programprogram yang direncanakan maupun yang sedang dilaksanakan oleh perpustakaan dapat diketahui dan mendapat dukungan penuh. Kata kunci: analisis SWOT, IT BSC, perencanaan strategis teknologi informasi perpustakaan

SUMMARY DIAH SRI HANDAYANI. Information Technology Strategic Planning Trisakti University Library. Supervised by PUDJI MULJONO and AZIZ KUSTIYO. The very fast development of information technology has brought many changes to university libraries. Libraries should be able to deal with those changes by implementing appropriate strategy; otherwise it would be neglected by its users. This is why strategic planning in information technology becomes a vital component in the near future for preparing successful university library including the Trisakti University Library (Usakti Library. Using SWOT and IT Balanced Scorecard (BSC) qualitative approach, this study aims to seek appropriate information technology strategic planning needed by Usakti Library. Based on those reasons, this study has five main objectives that include the following: (1) to study the state of internal and external Usakti Library environment condition; (2) to analyze internal strengths-weaknesses and external opportunities-threats faced by the library; (3) to formulate strategies based on the SWOT analysis; (4) to group the strategies into perspectives and matric of information technology balanced scorecard (IT BSC); and (5) to prioritize the perspectives and its related strategic. This study showed that the internal strategic factors shows 2.300 total score, indicating that the internal condition of Usakti library is within average category in using strengths to face its internal weaknesses. Meanwhile the external strategic factors shows 2.710 total score, indicating the library ability in utilizing opportunity and anticipating threats is in a medium category. Based on the SWOT analysis, ten strategies was proposed and grouped into the four IT BSC perspectives. Into the user orientation perspectives three strategies were grouped; improving the usage and quality of IT based services for user satisfaction, providing training and effective IT user manual, and cooperating with other institutions to improve better IT based library services. On the second perspectives, the operational excellent two strategies were grouped; maintaining all necessary IT equipments and its systems so that it is always in ‘ready to use’ state, and providing up to date infrastructures and hardwares. For the third perspectives or corporate contribution, two strategies were listed; improving the role of IT in library organization, and evaluating the implementation of IT in library. Finally in the fourth perspectives or future orientation; three strategies were listed; conducting feasibility study before implementing any technology to improve library services, improving IT competencies for the library human resources, and proposing IT planning as a guideline in administering library IT programs. Following the above groupings, for each strategy, measurement, target and its initiative strategy was set to be used as the basis of Usakti Library in planning, improving, and measuring its own performance of IT implementation. After analysis, finally the strategies and its perspectives were prioritized. The user orientation perspective is in the highest priority with 30.8% score and its main strategy is to improve the usage and quality of IT based services for user satisfaction with score of 38.9%. On the operational excellent perspective, its first

strategic priority is maintaining all necessary IT equipments and its systems so that it is always in ‘ready to use’ state with 54.2%. On the corporate contribution perspective, its strategy with the highest priority is improving the role of IT in library with 58.3%. At last, on the future orientation perspective, the highest strategic priority is improving IT competencies for the library human resources with 37.3%. It is strongly advised that the Usakti Library should immediately propose information technology strategic planning to the university policy maker. The strategic planning should then be communicated intensively to them, hopefully the programs being planned and implemented could be known and fully supported. Key words: information technology strategic planning for libraries, IT BSC, SWOT analysis.

© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2013 Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB

PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI

DIAH SRI HANDAYANI

Tesis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional pada Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2013

Penguji pada Ujian Tesis:

Ir Janti G Sujana, MA

Judul Tesis Nama NIM

: Perencanaan Strategis Universitas Trisakti : Diah Sri Handayani : G652100015

Teknologi

Informasi

Perpustakaan

Disetujui oleh Komisi Pembimbing

Dr Ir Pudji Muljono, MSi Ketua

Aziz Kustiyo, SSi, MKom Anggota

Diketahui oleh

Ketua Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

Dekan Sekolah Pascasarjana

Aziz Kustiyo, SSi, MKom

Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr

Tanggal Ujian: 13 Maret 2013

Tanggal Lulus:

PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan September 2012 ini adalah rencana strategis teknologi informasi, dengan judul Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan Universitas Trisakti. Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Dr. Ir. Pudji Muljono, MSi dan Bapak Azis Kustiyo, SSi, MKom selaku pembimbing yang telah banyak memberi saran. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Ibu Ir. Asri Nugrahanti, MS, Ph.D, Bapak Ir. Agung Sediono, MT, Ph.D, Ibu Cahaya Sinaga, SH, MH, Ibu Dra. Farida Salim, MM beserta staf Perpustakaan Universitas Trisakti, yang telah banyak membantu selama pengumpulan data, pimpinan dan staf FTSP Universitas Trisakti, serta teman-teman MTIP 2010. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada bapak, ibu, suami, dan anak-anak tercinta atas segala doa dan kasih sayangnya. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.

Bogor, Maret 2013 Diah Sri Handayani

DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Rumusan Masalah 1.3 Tujuan Penelitian 1.4 Manfaat Penelitian 1.5 Ruang Lingkup Penelitian 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perencanaan Strategis 2.2 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi 2.3 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan 2.4 Tahapan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan 2.5 Analisis SWOT 2.6 IT Balanced Scorecard 3 METODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan 3.2 Responden 3.3 Teknik Pengumpulan Data 3.4 Teknik Analisis Data 3.5 Tahapan Penelitian 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Usakti 4.2 Struktur Organisasi 4.3 Visi dan Misi TI 4.4 Lingkungan Perpustakaan Usakti 4.4.1 Lingkungan Internal Perpustakaan Usakti 4.4.1.1 Hardware 4.4.1.2 Software 4.4.1.3 Data 4.4.1.4 Jaringan 4.4.1.5 Sumber Daya Manusia 4.4.1.6 Dukungan Pimpinan dan Unit TI Terkait 4.4.1.7 Fasilitas 4.4.1.8 Layanan 4.4.1.9 Anggaran 4.4.2 Lingkungan Eksternal Perpustakaan Usakti 4.4.2.1 Populasi

vii vii viii 1 4 4 5 5 5 5 6 7 12 16 18 19 19 21 23 25 25 26 27 27 27 36 39 42 46 48 49 53 57 59 59

4.4.2.2 Kebutuhan Pengguna 4.4.2.3 Kebijakan Universitas 4.4.2.4 Kondisi Ekonomi 4.4.2.5 Kondisi Sosial dan Budaya 4.4.2.6 Kondisi Politik 4.4.2.7 Kondisi Teknologi 4.5 Matriks Internal Factor Evaluation (IFE) 4.6 Matriks Exsternal Factor Evaluation (EFE) 4.7 Matriks IE 4.8 Matriks Threats-Opportunities-Weakness-Strengths (TOWS) 4.9 Perspektif IT BSC 4.10 Matriks IT BSC 4.11 Penilaian Prioritas Perspektif dan Strategi IT BSC 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 5.2 Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP

60 61 62 62 63 64 67 69 71 72 76 76 84 85 86 87 90 107

DAFTAR TABEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Diagram SWOT Matriks EFE Matriks IFE Matriks TOWS IT BSC Pertanyaan dan misi strategis IT BSC Matriks IT BSC Teknik pengumpulan data Penilaian bobot faktor kunci internal perpustakaan Penilaian bobot faktor kunci eksternal perpustakaan Skala nilai rating dan skor bobot Penilaian bobot perspektif IT BSC Penilaian bobot sasaran strategis Daftar hardware dan software Perpustakaan Usakti Tingkat pendidikan SDM berdasarkan usia Pemanfaatan layanan Identifikasi kekuatan dan kelemahan Perpustakaan Usakti Jumlah mahasiswa baru Usakti 2008-2012 Layanan m-library Identifikasi peluang dan ancaman Perpustakaan Usakti Matriks Internal Factor Evaluation (IFE) Matriks Eksternal Factor Evaluation (EFE) Matriks TOWS Usulan Strategi Perpustakaan Usakti Perspektif IT BSC Matriks IT BSC Pembobotan perspektif dan sasaran strategi

8 13 14 15 16 17 18 20 21 21 22 22 22 28 46 46 54 58 60 65 66 67 70 73 76 76 77 84

DAFTAR GAMBAR 1 2 3 4 5 6 7 8

Proses perencanaan Hirarki komponen perencanaan Tahapan penelitian Struktur organisasi makro Perpustakaan Usakti Struktur organisasi mikro Perpustakaan Usakti Skema jaringan fiber optik Kampus A Usakti Skema jaringan Perpustakaan Usakti Matriks IE

11 12 24 26 26 43 43 72

DAFTAR LAMPIRAN 1 2 3 4 5 6

Penilaian bobot dan rating faktor kunci internal Penilaian bobot dan rating faktor kunci eksternal Penilaian bobot perspektif dan sasaran strategi IT BSC Kuesioner analisis SWOT Kuesioner penentuan prioritas perspektif dan strategi IT BSC Pedoman pertanyaan wawancara

90 92 93 94 103 106

1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat pada saat ini telah membawa banyak perubahan bagi suatu organisasi, baik yang bergerak dalam bidang bisnis maupun non profit. Perubahan tersebut akan berlangsung setiap saat sehingga mengharuskan suatu organisasi menciptakan strategi baru jika ingin dapat terus bertahan di era persaingan global saat ini. Dengan kata lain siapa pun yang tidak tanggap dengan teknologi informasi maka akan berpotensi tertinggal dalam arus kemajuan yang makin lama makin kencang. Hal ini diperkuat oleh Warterman dalam David (2004) yang mengatakan bahwa organisasi-organisasi yang berhasil adalah organisasi yang efektif mengelola perubahan dan selalu menyesuaikan birokrasi, strategi, sistem, produk, dan budaya mereka supaya dapat bertahan dan berkembang melalui guncangan dan kekuatan-kekuatan yang menghancurkan persaingan. Untuk itulah dibutuhkan sebuah perencanaan strategis yang akan membantu sebuah organisasi untuk memfokuskan visi dan prioritasnya sebagai jawaban terhadap lingkungan yang terus berubah dan untuk memastikan agar anggota-anggota organisasi itu bekerja ke arah tujuan yang sama (Allison, 2004). Perpustakaan sebagai sebuah organisasi non profit yang bergerak di bidang jasa, juga tidak terlepas dari pengaruh adanya perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat. Perpustakaan mau tidak mau harus mampu memanfaatkan keberadaan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas layanannya jika tidak ingin ditinggalkan oleh penggunanya. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, tuntutan pengguna akan layanan yang berkualitas secara otomatis juga akan semakin meningkat. Keberadaan teknologi baru seperti laptop, PDA, Ipod, dan tablet telah memberikan banyak kemudahan bagi pengguna untuk mengakses informasi, musik, dan video dimanapun dan kapanpun. Dengan adanya alat-alat tersebut di atas pengguna mengharapkan perpustakaan dapat memberikan informasi yang dibutuhkannya dengan cepat, tepat dan akurat tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu yaitu 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Disamping itu dengan adanya perkembangan teknologi, pengguna juga menuntut adanya layanan secara personal seperti RSS (Really Simple Syndication). Perpustakaan dapat menyediakan fitur tersebut di dalam webnya sehingga bagi pengguna yang menginginkannya akan menerima informasi terbaru dari berbagai situs secara teratur tanpa harus mengakses situs tersebut satu persatu. Selanjutnya dengan adanya teknologi baru seperti web 2.0 yang memungkinkan terjadinya kolaborasi dan sharing contohnya seperti wikis dan blog menjadi tantangan tersendiri bagi perpustakaan untuk menggunakan teknologi tersebut agar dapat memfasilitasi pengguna untuk berinteraksi dengan informasi maupun dengan sesama pengguna. Keberadaan media sosial seperti facebook dan twitter juga harus dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk meningkatkan layanannya seperti memanfaatkannya untuk layanan sirkulasi, referensi dan mempromosikan perpustakaan.

2

Berikut adalah beberapa harapan pengguna seiring dengan adanya perkembangan teknologi (Cohn, 2010) (1) pengguna mengharapkan dapat berperan aktif dalam pencarian informasi, (2) pengguna mengharapkan umpan balik yang cepat, (3) pengguna menginginkan dapat memesan dan meminjam buku sendiri tanpa bantuan petugas, (4) pengguna menginginkan katalog secara personal, (5) pengguna mengharapkan informasi apapun formatnya dapat tersedia dengan cepat melalui pencarian tunggal, (6) pengguna mengharapkan dapat berinteraksi dengan pustakawan maupun dengan pengguna lain secara elektronik dan cepat. Untuk menghadapi perkembangan di bidang teknologi informasi seperti contoh di atas maka perpustakaan membutuhkan perencanaan strategis di bidang teknologi informasi agar dapat melakukan perbaikan yang dibutuhkan di bidang teknologi yang mendukung kemampuan perpustakaan dalam memberikan layanan yang berkualitas (Matthews, 2004). Selain itu dengan adanya perencanaan strategis teknologi informasi akan memberikan panduan bagi perpustakaan untuk menentukan teknologi dan proyek teknologi informasi yang akan diterapkan dalam satu, dua, tiga, empat, lima tahun ke depan bersama dengan anggaran yang diperlukan setiap tahunnya (McGee, 2006). Pertimbangan lain mengapa perencanaan strategis teknologi informasi bagi perpustakaan juga diperlukan adalah adanya tren pemanfaatan internet yang terus meningkat. Hasil survei MarkPlus Insight tahun 2011 menyebutkan bahwa jumlah pengguna internet di Indonesia pada tahun 2011 sudah mencapai 55 juta orang, meningkat 32,58% dari tahun sebelumnya yaitu 42 juta orang (Waizly, 2011). Dengan adanya internet, maka pola pencarian informasi pengguna perpustakaan tentu akan mengalami perubahan. Hal inilah yang perlu diantisipasi oleh perpustakaan melalui sebuah perencanaan strategis. Kemudian, hal lain yang mendorong mengapa perencanaan strategis teknologi informasi sangat diperlukan adalah untuk menghindari proyek teknologi informasi yang lewat dari jadwal yang telah ditetapkan, melebihi anggaran yang telah ditetapkan, atau bahkan gagal. Berdasarkan survei terhadap 400 organisasi di Amerika yang dilakukan oleh The Standish Group (2009) menyebutkan bahwa hanya 32% proyek teknologi informasi berhasil dikerjakan tepat waktu, sesuai anggaran, sesuai dengan fitur dan fungsi yang diminta, 44% proyek terlambat dari waktu yang telah ditetapkan, melebihi anggaran, fitur dan fungsinya kurang dari yang diminta, dan 24% proyek gagal karena dibatalkan sebelum selesai atau sudah selesai tetapi tidak pernah dipakai. Menurut Ishak (2008) kegagalan penerapan TI di perpustakaan yang umumnya terjadi antara lain karena target yang tidak jelas atau tidak tahu cara mencapainya, team work yang lemah, saling curiga, kurang motivasi, pemimpin yang tidak punya visi, tidak mampu mengarahkan dan mendorong, SDM yang tidak ditingkatkan kemampuannya, tidak tahu manfaat dari perkerjaannya, tidak mau belajar, evaluasi, benchmarking baik internal maupun terhadap dunia luar. Hal lain yang menjadi latar belakang perlunya perencanaan strategis teknologi informasi adalah sebagai sarana meningkatkan efisiensi. Pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan apabila direncanakan dengan tepat maka akan membawa keuntungan yaitu mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan pengelolaan perpustakaan (Ishak, 2008). Sementara itu Ward dan Peppard dalam Wedhsmara (2009) mengatakan bahwa ada tiga sasaran utama dari upaya

3

penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis. Hal ini tentu saja juga berlaku bagi perpustakaan. Dengan adanya peranan teknologi informasi yang begitu besar bagi sebuah organisasi maka perencanaan strategis teknologi informasi perlu untuk dibuat. Namun sering ditemukan bahwa pemanfaatan teknologi informasi kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal ini disebabkan salah satunya karena perencanaan strategis teknologi informasi tidak sejalan atau tidak mendukung strategi bisnis perpustakaan secara keseluruhan. Hal ini diakibatkan karena perencanaan strategis teknologi informasi yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis (Wedhasmara, 2009). Sebuah perencanaan teknologi dapat dilakukan dengan tiga cara (Matthews, 2004) yaitu: 1 Organisasi induk mempunyai perencanaan teknologi termasuk perpustakaan di dalamnya. Pendekatan ini memastikan bahwa teknologi selaras dengan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahannya adalah kebutuhan yang unik dari perpustakan tidak diakui atau tidak dapat diakomodir padahal kebutuhan tersebut merupakan prioritas. 2 Rencana teknologi perpustakaan sudah tergabung bersama rencana strategis perpustakaan atau rencana jangka panjang. Kekuatan pendekatan ini adalah perpustakaan dapat dengan jelas menghubungkan kebutuhan pengguna dan layanan yang disediakan dengan rencana di bidang teknologi. Kelemahannya adalah akan menghabiskan banyak waktu untuk berdiskusi jika timbul masalah yang menyangkut teknologi. 3 Perpustakaan mempunyai rencana teknologi yang terpisah. Keuntungannya adalah semua masalah yang timbul dari penggunaan teknologi dapat secara cermat dan sistematis dieksplorasi. Jika perpustakaan adalah bagian dari organisasi yang lebih besar, kebutuhan perpustakaan tidak dapat tercermin di dalam perencanaan yang lebih luas. Cara ketiga inilah yang dianggap paling baik. Berdasarkan uraian di atas, maka idealnya Perpustakaan Universitas Trisakti (Usakti) sudah memiliki rencana strategis khusus di bidang teknologi informasi. Kondisi yang ada pada saat ini Perpustakaan Usakti belum memiliki rencana strategis yang terpisah dari lembaga induk baik secara umum maupun khusus di bidang teknologi informasi. Sementara ini yang ada adalah Rencana Strategis Usakti 2009-2014, dimana di dalamnya dicantumkan empat poin yang secara implisit merupakan rencana strategis Perpustakaan Usakti. Keempat poin tersebut adalah (1) meningkatkan jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analisis, teknisi, operator, programer, staf administrasi, dan/atau staf pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan pendidikan, (2) meningkatkan kualitas dan kuantitas koleksi pustaka yang relevan dengan materi kuliah dan bidang penelitian, (3)

4

meningkatkan kemudahan akses dan layanan bahan pustaka, dan (4) implementasi sistem e-doc pada TA/skripsi, tesis, dan disertasi serta karya ilmiah. Di samping itu, berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Telkom Smart Campus atau TeSCA (2011) menempatkan Usakti di posisi yang masih rendah yaitu di peringkat 306 dari 500 perguruan tinggi dengan indeks 1.690. Hasil penelitian TeSCA ini menunjukkan posisi perguruan tinggi serta keunggulan kompetitif yang dimilikinya atas pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di perguruan tinggi tersebut. Di dalam penelitian tersebut perpustakaan juga termasuk komponen yang dinilai. IT Balanced Scorecard (BSC) merupakan sebuah metode yang dapat digunakan dalam membuat sebuah perencanaan strategis di bidang teknologi informasi yang disertai dengan ukuran dan target kinerja yang ingin dicapai. Dengan menggunakan IT BSC yang diintegrasikan dengan analisis SWOT maka penelitian ini akan menghasilkan sebuah perencanaan strategis teknologi informasi bagi Perpustakaan Usakti. Dengan demikian maka Perpustakaan Usakti akan memiliki sebuah panduan berupa strategi-strategi yang harus dijalankan di bidang teknologi informasi untuk meningkatkan kinerjanya. Dengan memiliki kinerja yang baik berarti Perpustakaan Usakti dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi induknya sehingga dapat terus bersaing di era global saat ini.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka rumusan permasalahan dapat disusun sebagai berikut: 1. Bagaimanakah kondisi lingkungan internal (hardware, software, data, jaringan, sumber daya manusia, dukungan unit TI dan pimpinan, fasilitas, layanan, anggaran) dan eksternal (populasi, kebutuhan pengguna, kebijakan universitas, kondisi ekonomi, sosial dan budaya, politik, teknologi) Perpustakaan Usakti. 2. Strategi apakah yang dihasilkan berdasarkan analisis lingkungan internal dan eksternal tersebut. 3. Bagaimana penjabaran strategi tersebut ke dalam perspektif dan matriks IT BSC. 4. Dari perspektif dan beberapa sasaran strategi yang tersedia, manakah yang merupakan prioritas bagi Perpustakaan Usakti.

1.3 Tujuan Penelitian

1. 2. 3. 4.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk: Mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal Perpustakaan Usakti. Merumuskan strategi berdasarkan analisis SWOT. Menjabarkan strategi ke dalam perspektif dan matriks IT BSC. Membuat prioritas perspektif dan sasaran strategi Perpustakaan Usakti.

5

1.4 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat dijadikan sebagai usulan rencana strategis teknologi informasi Perpustakaan Usakti kepada pimpinan universitas. 2. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat digunakan sebagai dasar untuk peningkatan mutu pengelolaan dan layanan Perpustakaan Usakti. 3. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat dijadikan alat untuk mengukur kinerja Perpustakaan Usakti.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini adalah: 1. Perumusan strategi menggunakan analisis SWOT yaitu matriks IFE, EFE, IE, dan TOWS. 2. Penjabarkan strategi menggunakan perspektif dan matriks IT BSC. 3. Penentuan prioritas perspektif dan sasaran strategi menggunakan metode paired comparison.

2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perencanaan Strategis Pengertian perencanaan strategis menurut Dubicki (2011) adalah proses mengidentifikasi tujuan dan sasaran sebuah organisasi di masa depan. Sementara menurut pandangan Matthews (2005) perencanaan strategis adalah proses menetapkan tujuan sebuah organisasi, perubahan pada tujuan tersebut, sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, dan kebijakan yang mengatur pengadaan, penggunaan, dan penempatan sumber daya tersebut. Definisi perencanaan strategis yang lain adalah proses analisis, perumusan dan evaluasi strategi-strategi. Tujuan utama perencanaan strategis adalah agar dapat melihat secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal, sehingga dapat mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal (Rangkuti, 2005).

2.2 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Luftman (2004) mengatakan perencanaan strategis teknologi informasi tidak hanya sekedar teknologi, tetapi mengenai bagaimana menciptakan lingkungan terpadu yang memanfaatkan keterampilan manusia, proses bisnis, struktur organisasi dan teknologi untuk mengubah posisi kompetitif suatu bisnis. Sejalan dengan Luftman, Osten (2000) mengatakan bahwa perencanaan strategis teknologi adalah usaha untuk menyelaraskan penggunaan teknologi ke

6

dalam misi organisasi. Fokusnya bukan pada teknologinya tetapi pada bagaimana teknologi tersebut membawa dampak pada organisasi seperti kepada infrastruktur, pekerjaan, dan komunikasi antara manusia dalam organisasi tersebut. Perencanaan strategis teknologi informasi perlu dibuat karena seperti telah diketahui bahwa teknologi informasi adalah komponen penting yang menentukan kesuksesan sebuah organisasi. Keberhasilan pengelolaan teknologi informasi merupakan syarat agar teknologi informasi dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi sebuah organisasi (Lufman, 2004). Keunggulan kompetitif yaitu sesuatu yang membuat unggul dibanding dengan kompetitornya dengan memperhatikan lingkungan kompetisi bisnis atau memiliki langkah-langkah analisis, serta pilihan-pilihan strategis (Satria, 2006). Jika pengelolaan teknologi dilakukan dengan baik maka organisasi non profit akan mendapatkan keuntungan sebagai berikut (Osten, 2000): 1. Peningkatan efisiensi operasi kantor. 2. Peningkatan produktivitas staf. 3. Penghematan biaya. 4. Memperkuat hubungan dengan konstituen. 5. Peningkatan hasil. 6. Peningkatan kapasitas organisasi. 7. Peningkatan layanan. 8. Peningkatan keterlibatan masyarakat. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perencanaan strategis perlu dibuat (Indrajit, 2008). Alasan pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Adapun alasan kedua adalah untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan atau revenue maupun pengurangan biaya-biaya atau costs. Alasan keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang teknologi informasi. Alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis.

2.3 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan Alasan perlunya dibuat rencana stategis teknologi di perpustakaan adalah (Matthews, 2004): 1. Menunjukkan ke semua orang (staf, pengguna, dan stakeholder) apa yang sedang dan akan dikerjakan perpustakaan. Perpustakaan menyadari perlunya mengelola teknologi sama seperti mengelola sumberdaya yang lain. Rencana tersebut akan menginformasikan kepada stakeholder bahwa perpustakaan mempunyai rencana yang jelas dan realistis dalam mengelola teknologi. 2. Fokus pada bagaimana teknologi dapat membantu perpustakaan mencapai visinya.

7

3. Mengelola anggaran dan pengeluaran untuk menekan resiko pengadaan alat dan software yang tidak direncanakan atau dibutuhkan. 4. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang berhubungan dengan implementasi teknologi baru. Singkatnya mengidentifikasi celah untuk dibandingkan dengan kondisi yang ada pada saat ini. 5. Memberi prioritas kepada teknologi baru yang dibutuhkan untuk membantu perpustakaan mencapai sasaran. 6. Memastikan bahwa staf tanggap dan menguasai teknologi baru dan dapat melakukan migrasi ke versi baru dari software maupun hardware. 7. Menunjukkan bahwa perpustakaan menggunakan teknologi dengan efektif dalam rangka memberikan layanan kepada penggunanya. 8. Membuat rencana pencarian dana, jika sumber keuangan tidak tersedia supaya dapat mengimplementasikan teknologi yang dibutuhkan. Perencanaan strategis perpustakaan yang baik adalah perencanaan strategis yang mengandung faktor-faktor (Matthews, 2005): 1. Berkelanjutan, yang berarti bahwa perencanaan strategis haruslah sebuah proses yang terus menerus, bukan kegiatan yang periodik untuk menghasilkan sebuah dokumen perencanaan yang terbaru. 2. Sistematis, menggarisbawahi bahwa perencanaan strategis adalah sebuah proses yang terstruktur dan terencana. 3. Proses, yang berarti bahwa manfaat utama dari perencanaan strategis adalah untuk berpikir strategis mengenai masa depan dan bagaimana mencapainya. 4. Anggota, yang terlibat dalam perencanaan strategis biasanya adalah manajemen puncak perpustakaan dan staf lain yang telah diseleksi. 5. Prosedur dan kebijakan operasional, yang berarti bahwa berbagai tindakan dan kegiatan akan diperlukan untuk mencapai keberhasilan. 6. Bagaimana sukses itu dapat diukur, adalah faktor kunci dalam perencanaan strategis sehingga perpustakaan akan mengetahui adanya kemajuan dalam mencapai tujuan.

2.4 Tahapan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan Pada dasarnya tahapan proses perencanaan strategis di perpustakaan yang disarankan oleh Matthews (2004) adalah sebagai berikut: 1. Menentukan misi Misi perpustakaan harus dijabarkan secara singkat dan menyeluruh yang menunjukkan mengapa dan untuk siapa perpustakaan itu ada. Misi perpustakaan yang baik harus dapat mengidentifikasi tujuan perpustakaan, upaya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan dasarnya, mengenali penggunanya, dan mengidentifikasi produk dan layanan yang disediakan. Teknologi harus dipandang sebagai alat yang dapat membantu memberikan layanan dengan lebih efektif dan efisien dan menawarkan layanan baru untuk membantu perpustakaan dalam mencapai misinya. 2. Menentukan visi Visi adalah tujuan atau dimana perpustakaan akan berada pada 3 atau 4 tahun ke depan. Di dalam visi ditetapkan target jangka panjang dan kriteria

8

kesuksesan bagi perpustakaan, dan disebutkan peran teknologi sebagai pendukung dalam memberikan layanan kepada pengguna. 3. Menilai ancaman Menilai lingkungan dimana perpustakaan berada merupakan langkah awal yang penting dalam sebuah proses perencanaan. Analisis SWOT merupakan alat perencanaan paling populer untuk menilai lingkungan perpustakaan. Berikut adalah tabel diagram SWOT.

Positif Negatif

Tabel 1 Diagram SWOT Internal Eksternal Strengths (Kekuatan) Opportunities (Peluang) Weaknessess (Kelemahan) Threats (ancaman)

Dalam menilai kondisi eksternal, faktor-faktor yang harus diperhatikan adalah: • Teknologi: pentingnya teknologi dan bagaimana pengaruhnya bagi perpustakaan dalam hal kemampuannya dalam memberikan dan meningkatkan layanan, dan tren perkembangan teknologi. • Ekonomi: pengaruh inflasi, nilai tukar, daya beli pengguna terhadap perpustakaan. • Pasar: apakah dengan adanya sumber informasi dan layanan yang terus berubah dapat menciptakan kompetitor baru atau peluang baru bagi perpustakaan. • Politik: apakah ada peraturan baru yang dikeluarkan oleh pemerintah yang memberikan pengaruh bagi perpustakaan. • Hukum: apakah ada undang-undang/peraturan pemerintah pusat, daerah yang memberikan pengaruh bagi perpustakaan. • Etika: apakah ada kebijakan yang jelas bagaimana perpustakaan mengadakan sumber informasi dan layanan misalnya kebijakan perpustakaan mengenai hak cipta. • Masyarakat: apakah ada perubahan dalam masyarakat sehingga misi, visi, tujuan perpustakaan harus ditinjau kembali, apakah pengguna ingin dilibatkan dalam merencanakan layanan perpustakaan, apakah kualitas hidup, waktu luang masyarakat mempengaruhi perpustakaan. 4. Mengidentifikasi kondisi saat ini Caranya adalah dengan membuat daftar mengenai kegunaan, kuantitas, umur, merek, kapasitas, versi, dan karakterisrik lain dari komponen: • Fasilitas fisik: tersedianya kabel data dan sakelar. • Infrastuktur jaringan: tipologi jaringan yang digunakan, bandwith yang tersedia, ketersediaan wireless, koneksi perpustakaan dengan internet. • Jaringan: kehandalan, waktu yang dibutuhkan oleh jaringan untuk merespon, volume lalu lintas. • Server: spesifikasi, merek, jumlah, sistem operasi. • Desktops: spesifikasi, merek, jumlah, sistem operasi. • Aplikasi software/sistem informasi perpustakaan: kapan dibeli, nama vendor, modul yang digunakan, versi software, perkiraan waktu akan dilakukan update, kepuasan secara keseluruhan dalam menggunakan software tersebut.

9

• Aplikasi software perpustakaan secara luas: software yg digunakan untuk mendukung kegiatan perpustakaan seperti akunting, penggajian, manajemen staf, inventaris aset. • Aplikasi software-dekstops: software yang dipasang di komputer staf maupun pengguna, seperti MS Office, internet browser, Java, antivirus. • Dukungan teknis: siapa yang akan membantu jika terjadi masalah teknis yang berhubungan dengan teknologi pada pengguna maupun staf perpustakaan. • Backup data, perlindungan terhadap virus: Prosedur backup data yang mencakup frekuensi, dimana disimpan, bagaimana data dan software dilindungi dari virus, frekuensi update antivirus dilakukan. • Ketrampilan staf: apakah staf nyaman dan memiliki pengetahuan tentang penggunaan teknologi yang ada di perpustakaan, adakah pelatihan yang secara rutin dilakukan untuk meningkatkan ketrampilan staf, bagaimana tingkat ketrampilan staf apakah pemula, rata-rata, atau ahli yang berhubungan dengan sistem operasi (Windows, Linux), web browser, penelusuran internet, aplikasi software (MS Office) dan aplikasi perpustakaan. 5. Menilai kondisi saat ini Perencanaan teknologi harus dibuat dengan melihat perubahan yang terus terjadi. Apakah perpustakaan perlu untuk melakukan upgrade peralatan dan software untuk mengaplikasikan teknologi baru atau membuat layanan baru. Penilaian terhadap kondisi saat ini meliputi komponen: • Fasilitas fisik: apakah diperlukan tambahan sirkuit listrik, apakah sakelar dan kabel data perlu disediakan di setiap meja pengguna. • Infrastruktur jaringan: apakah diperlukan tambahan bandwith, apakah tipologi jaringan yang sekarang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan. • Ketersediaan jaringan: apakah umur dan kehandalan komponen jaringan sudah memadai, apakah tersedia staf yang terlatih untuk memelihara jaringan, apakah kecepatan jaringan perlu ditambah. • Server: sebelum memustuskan apakah akan membeli atau melakukan upgrade server, yang harus diputuskan terlebih dahulu adalah umur, RAM, dan kapasitas memori yang dibutuhkan, serta biaya yang harus dikeluarkan untuk pemeliharaan. • Desktops: sama seperti server, ada beberapa hal yang perlu diputuskan terlebih dahulu. Selain hal tersebut adalah apakah perpustakaan sudah memiliki jumlah komputer yang cukup untuk staf maupun pengguna, apakah perpustakaan memiliki kebijakan untuk mengganti komputer setiap 3 atau 4 tahun sekali, apakah perpustakaaan memiliki lisensi untuk semua software di setiap komputer. • Aplikasi software/sistem informasi perpustakaan, apakah software yang sekarang digunakan sudah cukup handal, bagaimana dengan pemeliharaannya (hubungannya dengan biaya), apakah melibatkan staf perpustakaan sendiri, sharing dengan perpustakaan lain, atau menyerahkan ke provider. • Aplikasi software perpustakaan secara luas: bagaimana dengan umur, biaya pemeliharaannya, dan nilainya untuk perpustakaan.

10

• Aplikasi software-dekstops: apakah software tersebut cocok dengan sistem operasi hardwarenya. • Dukungan teknis: bagaimana cara membantu pengguna yang jaraknya jauh dari perpustakaan, apakah melalui email atau chatting, apakah cukup tersedia staf yang dapat diberikan tanggung jawab untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan teknologi. • Backup data, perlindungan terhadap virus: apakah backup data dilakukan secara teratur, apakah backup data disimpan di tempat tertentu secara teratur, apakah program antivirus dilakukan update secara teratur, apakah program antivirus dipasang di setiap komputer, bagaimana keadaan perpustakaan dalam menghadapi serangan virus dalam beberapa tahun belakangan ini. • Ketrampilan staf: pada level mana sebagian besar staf perpustakaan berada (rendah, rata-rata, baik, sangat baik) yang berhubungan dengan ketrampilan teknologi, apakah ada workshop yang berbasis teknologi yang diselengarakan secara rutin oleh perpustakaan maupun oleh organisasi yang lebih besar, apakah kompetensi teknologi termasuk yang diperhatikan dalam menilai staf perpustakaan, apakah staf perpustakaan tanggap dan mengikuti kebijakan pengunaan komputer dan internet. 6. Rekomendasi Rekomendasi harus mencakup komponen yang sudah disebutkan pada poin nomor 4 dan 5 yaitu fasilitas fisik, infrastruktur jaringan, server, desktops, sistem informasi perpustakaan, software untuk desktop, dukungan teknis dan ketrampilan staf. Hal lain yang harus juga dipertimbangkan adalah menetapkan urutan prioritas (sangat tinggi sampai sangat rendah) dari sekian banyak rekomendasi yang sesuai dengan visi dan tujuan perpustakaan. Rekomendasi seharusnya juga mencantumkan waktu dan manfaat yang akan didapat dari setiap rekomendasi. 7. Sasaran Sasaran adalah target-target yang khusus dan dapat diukur untuk mencapai tujuan. Sasaran yang baik adalah sasaran yang: • Spesifik, sasaran harus menghasilkan tindakan yang khusus dan detail untuk dapat dimengerti dan dapat memberikan arah yang jelas. • Dapat diukur, metode untuk mengukur sasaran harus ditetapkan sebelum pekerjaan dilakukan. • Agresif tetapi dapat dicapai, sasaran harus konsisten tetapi juga memungkinkan staf perpustakaan tetap fleksibel untuk mencapainya. • Berorientasi kepada hasil. • Batasan waktu yang diperlukan untuk mencapai sebuah sasaran. Biasanya makin cepat waktunya, semakin baik. Berikut adalah gambar proses perencanaan yang disarankan oleh Matthews (2004).

11

Mission Vision Assessment Understanding Curent Status Assessment of Current Status Recommendations (Goals) Objectives Gambar 1 Proses perencanaan Sebuah perencanaan teknologi yang baik harus memasukkan bagian yang memungkinkan untuk melakukan pemantauan dan penilaian pelaksanaan berbagai rekomendasi atau evaluasi yang dilakukan secara teratur. Penilaian terhadap perencanaan teknologi meliputi dua kegiatan dasar. Pertama adalah melakukan pemantauan terhadap kemajuan dari pelaksanaan rekomendasi yang dicantumkan dalam rencana, dan yang kedua adalah mengembangkan rencana yang sejalan dengan tren teknologi pada saat ini (Matthews, 2004). Tidak jauh berbeda dengan Matthews, tahapan dalam proses perencanaan stategis teknologi informasi menurut McGee (2006) adalah sebagai berikut: 1. Persetujuan pembuatan rencana proyek dengan manajemen. • Pembuatan tahapan yang rinci dalam proses perencanaan • Keanggotaan tim perencana teknologi informasi dan bila dibutuhkan bisa membentuk sebuah Steering Comittee • Pembuatan jadwal yang rinci untuk seluruh proses • Alokasi waktu dari tim perencana. 2. Orientasi tim perencana teknologi informasi dan melakukan analisis SWOT. • Membaca literatur • Kuesioner rencana strategis teknologi informasi • Melakukan analisis SWOT 3. Melakukan penilaian lingkungan perpustakaan saat ini dan penggunaan teknologi informasi. 4. Melakukan penilaian teknologi informasi dengan tim perencana. • Mengidentifikasi dan menilai teknologi informasi saat ini dan yang akan datang untuk memprediksi masa yang akan datang • Mengantisipasi pengaruh teknologi bagi misi, tujuan, sasaran, peranan, dan layanan perpustakaan

12

• Meninjau kembali kemungkinan, masalah, alternatif dan arah strategis • Mendiskusikan masalah dan tujuan untuk meningkatkan peran teknologi informasi dalam menyediakan layanan yang yang lebih luas. 5. Membentuk kelompok diskusi yang terdiri dari staf dan karyawan untuk membahas kemungkinan-kemungkinan dan masalah yang sudah diidentifikasi oleh tim perencana. 6. Melakukan wawancara dengan tokoh-tokoh kunci mengenai kemungkinankemungkinan, masalah, dan sebagainya. 7. Melakukan survei terhadap web perpustakaan. 8. Meninjau kembali, melakukan revisi dan menyelesaikan rencana strategis informasi dengan top manajemen/steering committee sampai diterima. 9. Mempresentasikan rencana strategis teknologi informasi kepada organisasi, institusi, dan stakeholder kunci. 10. Memperkenalkan dan mengkomunikasikan rencana strategis teknologi informasi kepada konstituen. 11. Merencanakan evaluasi tahunan atau lebih sering untuk memperbaharui rencana. Berikut adalah hirarki komponen perencanaan yang digunakan untuk membuat proses perencanan strategis teknologi informasi untuk perpustakaan (McGee, 2006). Mission

Value Statement

Future Vision Current Environment Assesment

Strategic Goal 1

Strategic Goal 2

Strategic Goal 3

Objective 1.1 - Strategies - Performance measures Objective 1.2

Objective 2.1 - Strategies - Performance measures Objective 2.2

Objective 3.1 - Strategies - Performance measures Objective 3.2

Strategic Directions

Gambar 2 Hirarki komponen perencanaan

2.5 Analisis SWOT Analisis SWOT merupakan metode yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan-kekuatan (strengths), kelemahan-kelemahan (weaknesses), kesempatan-

13

kesempatan (opportunities), dan ancaman-ancaman (threats), dalam suatu proyek, program, atau unit-unit organisasi (Gaspersz, 2012). Kekuatan dan kelemahan yang dimaksud adalah kekuatan dan kelemahan yang secara internal dimiliki oleh sebuah organisasi, sedangkan peluang dan ancaman adalah faktor eksternal yang berada di lingkungan yang dihadapi oleh organisasi tersebut. Analisis SWOT merupakan identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (organisasi). Analisis ini didasarkan pada logika yang memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman (Rangkuti, 2005). Analisis SWOT terdiri dari 3 tahapan (Arnold, 2001) yaitu: 1. Membuat daftar kunci yang menjadi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. 2. Membuat matriks SWOT untuk mencocokkan dengan faktor-faktor yang relevan. 3. Membuat alternatif-alternatif strategi dari hasil pencocokan. Menurut Rangkuti (2005), model yang dapat dipakai dalam tahap pengumpulan data dalam proses analisis SWOT adalah Matriks External Factor Evaluation (EFE) dan Matriks Internal Factor Evaluation (IFE), sedangkan pada tahap analisis model yang dapat digunakan diantaranya adalah Matrik TOWS (Threats-Opportunities-Weaknesses-Strengths). Matriks EFE digunakan oleh perencana strategi untuk meringkas dan mengevaluasi yang menjadi faktor eksternal organisasi yang meliputi peluang dan ancaman. Faktor tersebut adalah di bidang ekonomi, sosial, budaya, demografi, lingkungan, politik, pemerintah, hukum, teknologi. Berikut adalah contoh Tabel Matriks EFE. Tabel 2 Matriks EFE Key Eksternal Factors Opportunities: Threats: Total

Weight

Rating

Weighted Scope

Langkah yang harus dikerjakan untuk membuat isian matriks EFE adalah (David, 2011): 1. Membuat faktor-faktor eksternal kunci yang meliputi peluang dan ancaman dengan total sebanyak 15 sampai 20 faktor yang mempengaruhi organisasi. 2. Menentukan bobot dari setiap faktor dengan skala 0.0 (tidak penting) sampai 1.0 (sangat penting). Bobot menunjukkan tingkat kepentingan relatif dari faktor yang bersangkutan terhadap kesuksesan organisasi. Nilai bobot dicari dan dihitung dengan cara membandingkan dengan kondisi kompetitor atau diskusi dan konsesus dengan anggota tim. Jumlah bobot harus sama dengan 1.0. 3. Menentukan rating 1 sampai 4 pada setiap faktor yang menunjukkan seberapa efektif strategi perusahaan merespon setiap faktor tersebut. Rating 4, jika respon organisasi superior, rating 3 jika respon organisasi di atas rata-rata, rating 2 jika respon organisasi rata-rata, rating 1, jika respon organisasi di bawah rata-rata. 4. Mengalikan nilai bobot dengan nilai ratingnya untuk menentukan skor bobotnya.

14

5. Menjumlahkan skor bobot untuk tiap variabel untuk menentukan total skor bobot suatu organisasi. Skor bobot yang tertinggi yang mungkin dicapai adalah 4.0 dan yang terendah adalah 1.0. Rata-rata total skor adalah 2.5. Skor total sama dengan 4.0 menunjukkan bahwa organisasi merespon dengan cara yang luar biasa terhadap peluang–peluang yang ada dan mampu menghindari ancaman di lingkungannya. Skor total sama dengan 1.0 menunjukkan bahwa organisasi tidak mampu memanfaatkan peluang yang ada atau lemah dalam menghindari ancaman eksternal. Matriks IFE digunakan oleh perencana strategi untuk meringkas dan mengevaluasi faktor internal organisasi yang meliputi kekuatan dan kelemahan utama yang dimiliki. Berikut adalah contoh Tabel Matriks IFE.

Key Internal Factors Strengths: Weakness: Total

Tabel 3 Matriks IFE Weight Rating

Weighted Scope

Langkah yang harus dikerjakan untuk membuat isian matriks IFE adalah (David, 2011): 1. Membuat faktor-faktor internal kunci yang meliputi kekuatan dan kelemahan dengan total sebanyak 10 sampai 20 faktor internal yang mempengaruhi organisasi. 2. Menentukan bobot dari setiap faktor dengan skala 0.0 (tidak penting) sampai 1.0 (sangat penting). Bobot menunjukkan tingkat kepentingan relatif dari faktor yang bersangkutan terhadap kesuksesan organisasi. Jumlah bobot harus sama dengan 1.0. 3. Menentukan rating dari 1 sampai 4 untuk setiap faktor. Rating 1, jika faktor tersebut merupakan kelemahan besar, rating 2 jika faktor tersebut merupakan kelemahan kecil, rating 3 jika faktor tersebut merupakan kekuatan kecil, rating 4 jika faktor tersebut merupakan kekuatan besar. Kekuatan harus mendapat rating 3 atau 4, sedangkan kelemahan mendapat rating 1 atau 2. 4. Mengalikan nilai bobot dengan nilai ratingnya untuk menentukan skor bobotnya. 5. Menjumlahkan skor bobot untuk tiap variabel untuk menentukan total skor bobot suatu organisasi. Skor bobot yang tertinggi yang mungkin dicapai adalah 4.0 dan yang terendah adalah 1.0. Rata-rata skor total adalah 2.5. Jika skor total nilainya di bawah 2.5 menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kondisi internal yang lemah, sedangkan jika nilainya di atas 2.5 menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kondisi internal yang kuat. Matriks TOWS merupakan matriks yang dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat dicocokkan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya (Rangkuti, 2005). Pencocokan antara faktor eksternal dan internal merupakan bagian yang paling

15

sulit dan membutuhkan pertimbangan yang baik. Tujuan dari setiap pencocokan adalah menghasilkan strategi alternatif yang dapat dijalankan, bukan untuk menetapkan strategi mana yang terbaik. Oleh karena itu tidak semua strategi yang dikembangkan dalam Matriks TOWS akan dipilih untuk dijalankan. Matriks TOWS (Tabel 4) merupakan alat yang dapat menghasilkan (4) empat jenis strategi. Keempat kemungkinan strategi tersebut adalah (Rangkuti, 2005): 1. Strategi SO Strategi ini dibuat dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. 2. Strategi ST Strategi ini tujuannya menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman. 3. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. 4. Strategi WT Strategi ini berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. Tabel 4 Matriks TOWS

Opportunities Daftar faktor-faktor peluang eksternal

Threats Daftar faktor-faktor ancaman eksternal

Strengths Daftar faktor-faktor kekuatan internal Strategi SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang Strategi ST Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

Weaknesses Daftar faktor-faktor kelemahan internal Strategi WO Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang Strategi WT Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman

Langkah yang harus dikerjakan untuk membuat isian Matriks TOWS adalah (David, 2011): 1. Pada kolom opportunities, cantumkan faktor peluang yang diambil dari Tabel EFE yang sudah dibuat. 2. Pada kolom threats, cantumkan faktor ancaman yang diambil dari Tabel EFE yang sudah dibuat. 3. Pada kolom strengths, cantumkan faktor kekuatan yang diambil dari Tabel IFE yang sudah dibuat. 4. Pada kolom weaknesses, cantumkan faktor kelemahan yang diambil dari Tabel IFE yang sudah dibuat. 5. Mencocokkan kekuatan internal dengan peluang eksternal, sehingga didapat strategi di dalam kolom SO. 6. Mencocokkan kelemahan internal dengan peluang eksternal, sehingga didapat strategi di dalam kolom WO.

16

7. Mencocokkan kekuatan internal dengan ancaman eksternal, sehingga didapat strategi di dalam kolom ST. 8. Mencocokkan kelemahan internal dengan ancaman eksternal, sehingga didapat strategi di dalam kolom WT.

2.6 IT Balanced Scorecard IT Balanced Scorecard merupakan hasil pengembangan yang dilakukan oleh Van Grembergen dan Van Bruggen pada tahun 1996 dengan mengadopsi metode Balanced Scorecard (BSC) yang diperkenalkan oleh Kaplan dan Norton. BSC sendiri merupakan metode yang digunakan untuk menerjemahkan misi dan strategi organisasi ke dalam seperangkat ukuran kinerja dan memberikan kerangka untuk pengukuran strategis dan manajemen (Matthwes, 2006). Dalam perkembangannya BSC lebih dimanfaatkan sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis yaitu sebagai alat untuk menterjemahkan misi, visi, peran kunci, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolak ukur dan target kinerja serta perbaikan yang komprehensif, koheren, terukur dan berimbang (Nurjaya, 2008). Dengan demikian maka IT BSC dapat menjabarkan, memproyeksikan dan memberikan kerangka berpikir untuk menjabarkan strategi penerapan TI perusahaan ke dalam segi operasional (Afrianto, 2010). Ada 4 (empat) perspektif dalam IT BSC yaitu orientasi pengguna, kontribusi institusi, keunggulan operasional, dan orientasi masa depan (Van Grembergen, 2003). Berikut adalah Tabel IT BSC yang berisi misi dan strategi masing-masing perspektif. Tabel 5 IT BSC ORIENTASI PENGGUNA Bagaimana pengguna memandang divisi TI? Misi Menjadi penyedia sistem informasi terbaik Strategi • Penyedia aplikasi terbaik • Penyedia operasional terbaik vs memberikan solusi terbaik dari berbagai sumber • Bekerjasama dengan pengguna • Kepuasan pengguna

KONTRIBUSI INSTITUSI Bagaimana manajemen memandang divisi TI? Misi Memberikan alasan agar investasi TI yang dilakukan dapat diterima oleh insitusi Strategi • Mengontrol biaya pengeluaran TI • Memberikan nilai bisnis dari proyek TI • Memberikan kemampuan bisnis yang baru

KEUNGGULAN OPERASIONAL Seberapa efektif dan efisien proses TI? Misi Memberikan aplikasi dan pelayanan TI dengan efektif dan efisien Strategi • Pengembangan yang efektif dan efisien • Operasional yang efektif dan efisien

ORIENTASI MASA DEPAN Bagaimana memposisikan TI dengan baik agar sesuai dengan kebutuhan masa depan? Misi Memanfatkan peluang untuk menjawab tantangan-tantangan masa depan. Strategi • Memberikan pelatihan dan pendidikan bagi staf TI • Memberikan keahlian bagi staf TI • Melakukan penelitian terhadap teknologi baru • Umur portfolio dari suatu aplikasi

Sumber: Van Grembergen, 2003

17

Hubungan antara teknologi informasi dengan bisnis yang direfleksikan dalam IT BSC dapat dilihat dalam Tabel 6. Tabel 6 menunjukkan pertanyaan dan pernyataan misi untuk setiap perspektifnya dalam 4 (empat) kuadran IT BSC. Tabel 6 Pertanyaan dan misi strategis IT BSC ORIENTASI PENGGUNA Pertanyaan Bagaimana seharusnya TI secara efektif dapat membantu memberikan layanan Misi Sebagai penyedia seluruh layanan informasi terbaik baik secara langsung maupun tidak langsung KEUNGGULAN OPERASIONAL Pertanyaan Di tingkatan layanan dan proses seperti apa sehingga TI dapat memuaskan stakeholder dan penggunanya Misi Memberikan layanan TI secara efektif dan tepat waktu sesuai dengan target dan biaya.

KONTRIBUSI INSTITUSI Pertanyaan Bagaimana seharusnya TI dapat memberikan sumbangan penting bagi kesuksesan institusi Misi Memberikan sumbangan agar instititusi dapat mencapai tujuan dengan cara memberikan nilai tambah pada layanan informasi yang diberikan ORIENTASI MASA DEPAN Pertanyaan Bagaimana TI dapat meningkatkan kemampuannya untuk terus belajar dan meningkatkan kinerja Misi Mengembangkan kemampuan internal untuk terus meningkatkan kinerja melalui inovasi, pembelajaran.

Sumber: Van Grembergen, 2003

Dari tabel tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa dalam perspektif orientasi pengguna dilakukan pengukuran untuk melihat bagaimanan kemampuan TI dalam memenuhi keinginan dan memuaskan kebutuhan penggunanya. Dalam perspektif keungggulan operasional dilakukan pengukuran untuk melihat bagaimana TI dapat mendukung kegiatan institusi dengan efektif dan efisien sehingga dapat mencapai target yang telah ditentukan. Selanjutnya dalam perspektif kontribusi institusi, dilakukan pengukuran untuk melihat bagaimana TI dapat memberikan nilai tambah dan sumbangan terhadap kesuksesan institusi dilihat dari investasi yang telah dilakukan. Perspektif terakhir adalah perspektif orientasi masa depan yang diukur dengan melihat bagaimana persiapan TI dalam menghadapi masa yang akan datang, diantaranya adalah kesiapan sumber daya manusia dan infrastruktur. Tahapan perancangan Balanced Scorecard (Rangkuti, 2011): 1. Merumuskan misi, nilai, visi, tujuan dan strategi perusahaan. 2. Menentukan perspektif. 3. Merumuskan sasaran strategis (objectives). Menerjemahkan strategi ke dalam setiap perspektif yang berupa sasaran strategis pada setiap perspektif. 4. Menentukan ukuran strategis (measures). Sasaran strategis yang telah dirumuskan melalui strategi perlu ditetapkan pencapaiannya. Ada dua ukuran yang perlu ditentukan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis yaitu (1) ukuran hasil (outcome measure atau lag indikator) dan (2) ukuran pemacu kinerja (perfomance driver measure atau lead indicator). 5. Menentukan target. Target merupakan pernyataan kuantitatif kinerja yang hendak dicapai dalam kurun waktu tertentu di masa mendatang untuk mewujudkan sasaran starategis dalam setiap perspektif.

18

6. Merumuskan inisiatif strategis. Inisiatif strategis merupakan pelaksanaan program yang bersifat strategis untuk mewujudkan sasaran strategis pada setiap perspektif. Hal itu dirumuskan dengan membuat suatu pernyataan kualitatif berupa langkah besar yang akan dilaksanakan di masa depan dan yang akan membantu pencapaian target. 7. Implementasi BSC. BSC diimplementasikan atau tepatnya diturunkan ke setiap level dalam perusahaan dan bahkan ke setiap individu agar perusahaan mendapatkan hasil kinerja berlipat ganda. Berikut adalah matriks IT BSC. Tabel 7 Matriks IT BSC Perspektif IT Balanced Scorecard

Sasaran

Ukuran Lag Lead indikator indikator

Target

Inisiatif Strategi

1. Orientasi Pengguna 2. Keunggulan Operasional 3. Kontribusi Institusi 4. Orientasi Masa Depan

3 METODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan Penelitian ini termasuk ke dalam penelitian deskriptif yaitu penelitian yang tidak dimaksudkan untuk menguji hipotesis tertentu, tetapi hanya menggambarkan apa adanya tentang sesuatu variabel, gejala, atau keadaan (Arikunto, 2000). Hal serupa juga dikatakan oleh Donald Ary bahwa tujuan penelitian deskriptif adalah untuk melukiskan variabel atau kondisi apa adanya dalam suatu situasi (Prastowo, 2011). Dengan demikian, penelitian ini berusaha mendeskripsikan rencana strategis bidang teknologi informasi di Perpustakaan Usakti. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Menurut Sulistyo-Basuki (2010) studi kasus merupakan kajian mendalam tentang peristiwa, lingkungan, dan situasi tertentu yang memungkinkan mengungkapkan atau memahami sesuatu. Dengan metode studi kasus ini akan dihasilkan penelitian yang bersifat khusus, yaitu hanya berlaku di Perpustakaan Usakti saja. Berdasarkan jenis datanya, penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Menurut Sulistyo-Basuki (2010) penelitian kualitatif berhubungan dengan ide, persepsi, pendapat, atau kepercayaan orang yang diteliti. Dalam penelitian kualitatif, peneliti merupakan alat penelitian utama, karena peneliti terjun langsung ke lapangan secara aktif untuk mengumpulkan data melalui observasi, wawancara, dan analisis dokumen.

19

3.2 Responden Responden dalam penelitian ini adalah informan atau narasumber yang dapat memberikan informasi primer yang dibutuhkan peneliti. Pemilihan informan dalam penelitian ini menggunakan metode penarikan contoh bertujuan (purposive sampling). Menurut Sulistyo-Basuki (2010) purposive sampling adalah pemilihan contoh yang dilakukan peneliti berdasarkan kriteria yang ditentukan oleh peneliti. Informan dalam penelitian ini terdiri dari (1) penentu atau pembuat kebijakan yang berjumlah 4 orang yaitu Wakil Rektor IV, Kepala UPT Perpustakaan, Kepala UPT Puskom, dan Kepala UPT Multimedia, (2) pengelola perpustakaan yaitu 3 orang Kasub unit pada Perpustakaan Usakti dimana salah satu Kasub unit yaitu Kasub unit referensi juga merangkap sebagai Pjs. Kasub unit sirkulasi, (3) pengguna perpustakaan yaitu dosen dan mahasiwa yang merupakan kelompok terbesar pengguna di perpustakaan perguruan tinggi yang secara aktif menggunakan layanan Perpustakaan Usakti yang berjumlah 6 orang responden. Aktif disini berarti responden yang pernah memanfaatkan layanan referensi, sirkulasi, internet, OPAC, web perpustakaan, serta dalam sebulan terakhir telah berkunjung ke perpustakaan minimal 2 kali. Jumlah responden dalam metode kualitatif dapat terus berkembang sampai data yang dikumpulkan dianggap memuaskan. Jumlah pengguna perpustakaan yang dijadikan responden dianggap mencukupi jika data dari hasil wawancara keenamnya telah menghasilkan data yang hampir sama, dengan demikian tidak dilakukan penambahan jumlah responden.

3.3 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan dengan 5 (lima) cara sebagai berikut: 1. Observasi Observasi adalah pengamatan atau pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada subyek penelitian. Dalam penelitian ini observasi dilakukan untuk mengamati dan mencatat kondisi dan situasi lingkungan internal dan eksternal Perpustakaan Usakti. Data yang diperoleh dari hasil observasi digunakan sebagai data sekunder atau pendukung terhadap data yang diperoleh dari wawancara. 2. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung dengan mengajukan pertanyaan kepada informan. Dalam melaksanakan teknik wawancara, digunakan gabungan wawancara terstruktur dan semi terstruktur. Wawancara terstruktur merupakan wawancara dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Hal ini dilakukan agar peneliti tetap fokus dan berada pada jalur penelitian. Wawancara semi terstruktur merupakan wawancara dimana urutan pertanyaan maupun kalimat pertanyaan yang diajukan tidak harus mengikuti ketentuan secara ketat. Hal ini dilakukan oleh peneliti untuk mendapatkan informasi yang lebih luas dari informan. Tujuan dari wawancara jenis ini adalah untuk menemukan permasalahan secara

20

lebih terbuka, dimana pihak yang diajak wawancara diminta pendapat dan ide-idenya (Sugiyono, 2011). Data yang dihasilkan dari wawancara dengan informan merupakan data primer. Wawancara dilakukan untuk mengetahui kondisi lingkungan internal maupun eksternal perpustakaan, serta untuk mengetahui ide, pendapat, pemikiran dan harapan pengambil keputusan, pengelola, dan pengguna perpustakaan. Dalam mengumpulkan data dengan wawancara digunakan teknik triangulasi yaitu melakukan pengecekan terhadap informasi yang diperoleh dari satu informan dengan informan yang lain. 3. Analisis Dokumen Analisis dokumen dilakukan untuk melengkapi data yang diperoleh dari observasi maupun wawancara. Analisis dokumen dilakukan pada dokumen yang dianggap penting seperti dokumen yang berisi data mengenai laporan tahunan perpustakaan, rencana anggaran dan program kerja perpustakaan, renstra universitas, laporan tahunan Rektor, dan AD/ART universitas. 4. Focus Group Discussion Focus Group Discussion (FGD) adalah suatu proses pengumpulan data dan informasi yang sistematis mengenai suatu permasalahan tertentu yang sangat spesifik melalui diskusi kelompok (Irwanto, 2006). FGD dilakukan untuk menentukan visi dan misi TI serta ukuran, target, dan inisiatif strategi. Peserta FGD adalah Kepala UPT Perpustakaan dan Kasub unit perpustakaan. 5. Kuesioner Penyebaran kuesioner dilakukan untuk menentukan bobot dan rating dalam analisis SWOT dan untuk menentukan prioritas perspektif dan prioritas sasaran strategi di setiap perspektif IT BSC berdasarkan tingkat kepentingan atau pengaruhnya terhadap perpustakaan. Kuesioner dibagikan kepada pihak penentu atau pengambil kebijakan untuk penentuan prioritas serta pengelola perpustakaan untuk penetuan bobot dan rating dalam analisis SWOT. Untuk lebih jelasnya teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini dapat dilihat dalam tabel berikut. Tabel 8 Teknik pengumpulan data No. 1. 2.

3. 4.

Jenis Data Visi dan misi TI Perpustakaan Usakti Analisis SWOT

Penetapan ukuran, target,dan inisiatif strategi Penilaian prioritas perspektif dan sasaran strategi

Sumber Data a. b. a. b. c. d. e. f. g. h. i.

KepalaUPT Perpustakaan Kasub Unit Perpustakaan Wakil Rektor IV Kepala UPT Puskom Kepala UPT Multimedia Kepala UPT Perpustakaan Kasub Unit Perpustakaan Dosen Mahasiswa Laporan tahunan Perpustakaan Rencana Anggaran dan Program perpustakaan j. Laporan Tahunan Rektor k. Renstra Usakti 2009/10-2013/2014 l. AD/ART Universitas Kepala UPT Perpustakaan Kasub Unit Perpustakaan Wakil Rektor IV Kepala UPT Perpustakaan Kepala UPT Puskom Kepala UPT Multimedia

Teknik Pengumpulan Data Focus Group Discussion Wawancara Wawancara Wawancara Wawancara dan Kuesioner Wawancara dan Kuesioner Wawancara Wawancara Analisis Dokumen Analisis Dokumen Analisis Dokumen Analisia Dokumen Analisis Dokumen Focus Group Discussion Kuesioner

21

3.4 Teknik Analisis Data Data yang diperoleh merupakan data kualitatif dan kuantitatif yang akan diolah dan disajikan dalam bentuk uraian dan tabulasi untuk penyusunan rencana strategis teknologi informasi Perpustakaan Usakti. Analisis kualitatif dilakukan dengan analisis SWOT untuk menemukan faktor-faktor penting dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti. Data yang mendukung faktor-faktor tersebut kemudian dikelompokkan dalam Tabel Matriks IFE dan Tabel Matriks EFE. Dalam penyusunan matriks IFE dan EFE dilakukan pemberian bobot dan rating terhadap faktor internal maupun eksternal. Penentuan bobot dilakukan dengan cara mengajukan identifikasi faktor kunci atau strategis internal dan eksternal perpustakaan berdasarkan tingkat kepentingan dan pengaruhnya bagi perpustakaan kepada pihak Kepala dan Kasub Unit Perpustakaan Usakti dengan menggunakan metode paired comparison. Menurut Kinnear dan Taylor (1996) metode paired comparison digunakan untuk menentukan bobot setiap indikator pada keempat perspektif balanced scorecard. Skala yang digunakan untuk pengisiannya adalah sebagai berikut: Nilai 1: jika indikator horizontal tidak penting dibandingkan indikator vertikal Nilai 2: jika indikator horizontal kurang penting dibandingkan indikator vertikal Nilai 3: jika indikator horizontal sama penting dibandingkan indikator vertikal Nilai 4: jika indikator horizontal lebih penting dibandingkan indikator vertikal Nilai 5: jika indikator horizontal sangat penting dibandingkan indikator vertikal Bentuk dari pemberian bobot dengan metode paired comparison untuk matriks IFE dapat dilihat pada Tabel 9 dan matriks EFE pada Tabel 10. Tabel 9 Penilaian bobot faktor kunci internal perpustakaan Faktor internal A B C D ….. Total

A

B

C

D

.....

Total

Bobot

Tabel 10 Penilaian bobot faktor kunci eksternal perpustakaan Faktor eksternal A B C D ….. Total

A

B

C

D

.....

Total

Bobot

Bobot setiap indikator diperoleh dengan menentukan nilai setiap indikator terhadap nilai jumlah keseluruhan dengan menggunakan rumus: Keterangan: Xi Ai: bobot indikator ke-i Ai= n Xi: nilai indikator ke-i ∑Xi i : 1, 2, 3, ......, n n : jumlah indikator

22

Penentuan rating ditentukan oleh Kepala dan Kasub unit perpustakaan. Skala rating dan skor bobot dapat dilihat dalam tabel berikut. Tabel 11 Skala nilai rating dan skor bobot Skala nilai rating dan skor bobot Kekuatan: Kelemahan: Nilai 3: kekuatan kecil Nilai 1: kelemahan besar Nilai 4: kekuatan besar Nilai 2: kelemahan kecil Peluang: Ancaman: Nilai 1: respon institusi rendah Nilai 1: respon institusi sangat tinggi Nilai 2: respon institusi sedang Nilai 2: respon institusi tinggi Nilai 3: respon institusi tinggi Nilai 3: respon institusi sedang Nilai 4: respon institusi sangat tinggi Nilai 4: respon institusi rendah Skor bobot Matriks IFE: Matriks EFE: kuat jika skor bobot 3.0 – 4.0 tinggi jika skor bobot 3.0-4.0 rata-rata jika skor bobot 2.0-2.99 sedang jika skor bobot 2.0-2.99 lemah jika skor bobot 1.0-1.99 rendah jika skor bobot 1.0-1.99 Sumber: David, 2011 Rating

Selanjutnya data dianalisis dengan menggunakan model Matriks TOWS. Matriks TOWS disusun dengan melakukan pencocokan antara kekuatan dan kelemahan internal yang dimiliki dengan peluang dan ancaman eksternal sehingga dapat menghasilkan strategi terbaik yang dapat dijalankan. Strategi yang dihasilkan dari matriks TOWS kemudian dijabarkan kedalam 4 (empat) perspektif IT BSC. Setelah itu dibuat matriks IT BSC yaitu berupa rincian rencana strategis yang terdiri dari sasaran strategi, ukuran, target, dan inisiatif strategi berdasarkan hasil focus group discussion Kepala dan Kasub unit perpustakaan. Tahap terakhir adalah menentukan prioritas perspektif IT BSC dan prioritas sasaran strategi dengan cara menganalisis data yang berasal dari kuesioner yang diberikan kepada para penentu atau pengambil kebijakan dengan metode paired comparison. Skala dan cara penghitungan bobot setiap indikatornya sama dengan yang digunakan untuk menyusun matrik IFE dan EFE sebelumnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam tabel berikut. Tabel 12 Penilaian bobot perspektif IT BSC Perspektif A B C D Total

A

B

C

D

Total

Bobot

Tabel 13 Penilaian bobot sasaran strategis Sasaran Stategi A B C ….. Total

A

B

C

…..

Total

Bobot

23

3.5 Tahapan Penelitian

1. 2.

3.

4. 5.

6.

7.

Tahap-tahap yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: Tahap 1: mengkaji harapan pengelola perpustakaan yaitu visi dan misi Perpustakaan Usakti di bidang teknologi informasi. Tahap 2: menganalisis lingkungan internal Pepustakaan Usakti yang meliputi kondisi software, hardware, data, jaringan, dukungan pimpinan dan unit TI terkait, fasilitas, sumber daya manusia, layanan, dan anggaran. Tahap 3: menganalisis lingkungan eksternal Perpustakaan Usakti yang meliputi kebutuhan pengguna, populasi pengguna, kebijakan universitas, kondisi politik, sosial dan budaya, ekonomi, teknologi. Tahap 4: memetakan hasil analisis ke dalam matriks IFE, EFE, IE, dan TOWS. Tahap 5: Merumuskan strategi yang dihasilkan dari analisis Matriks TOWS ke dalam 4 perspektif IT BSC yaitu perspektif orientasi pengguna, keunggulan operasional, kontribusi institusi, dan orientasi masa depan. Tahap 6: Setiap strategi yang dihasilkan kemudian dijabarkan ke dalam matriks IT BSC yang terdiri dari sasaran strategi (apa yang ingin dicapai dalam waktu tertentu), menentukan ukuran/indikator baik indikator hasil sebuah keberhasilan/lag indikator, atau indikator pemicu kinerja/lead indikator, menentukan target (tingkatan kinerja yang diinginkan), dan menentukan inisiatif strategi (cara yang dilakukan untuk mencapai kinerja yang diinginkan). Tahap 7: Menentukan prioritas perspektif dan prioritas sasaran strategi di setiap perspektif IT BSC berdasarkan tingkat kepentingan atau pengaruhnya terhadap perpustakaan dengan metode paired comparison. Untuk lebih jelasnya tahapan penelitian dapat dilihat dalam Gambar 3.

24

Perpustakaan Usakti

Visi dan Misi TI

Analisis Eksternal: populasi, kebutuhan pengguna, kebijakan universitas, kondisi polekos, teknologi

Analisis Internal : hardware, software, data, jaringan, SDM, fasilitas, dukungan pimpinan dan unit TI, layanan, anggaran

Perumusan Strategi

Matriks EFE

Matriks IFE

Matriks IE dan TOWS

Strategi

Perspektif IT BSC Orientasi Pengguna

Keunggulan Operasional

Kontribusi Institusi

Orientasi Masa Depan

Matriks IT BSC Sasaran strategi, ukuran, target, inisiatif strategi

Penilaian prioritas perspektif dan sasaran strategi

Usulan

Gambar 3 Tahapan penelitian

Perancangan Strategi

25

4

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Usakti Perpustakaan Usakti berdiri bersamaan dengan berdirinya Universitas Trisakti sebagai salah satu unit di dalamnya yaitu pada tanggal 10 November 1965. Pada tanggal 1 Oktober 1992 berdasarkan SK nomor 161/Usakti/SKR/X/1992 dibentuk Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan yang dipimpin oleh Kepala Perpustakaan yang bertanggung jawab kepada Rektor melalui Pembantu Rektor I. Kemudian pada tanggal 29 Juli 1996 melalui SK Rektor nomor 171/Usakti/SKR/VII/1996 menyatakan bahwa UPT Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor, dibantu oleh Sekretaris Perpustakaan dan membawahi 4 sub unit yaitu (1) Sub Unit Pelayanan Administrasi, (2) Sub Unit Pengolahan, (3) Sub Unit Pelayanan Pemakai, (4) Sub Unit Referens. Selanjutnya pada tanggal 9 Februari 1999 melalui SK Rektor nomor 27/Usakti/SKR/II/1999 ditetapkan bahwa jabatan Sekretaris Perpustakaan ditiadakan. Sampai saat ini selain Perpustakaan Usakti, Usakti juga memiliki 9 Perpustakaan Fakultas dan 1 Perpustakaan Pascasarjana. Perpustakaan Usakti berada di Gedung M Kampus A yang berlokasi di Jalan S. Parman nomor 1 Grogol, Jakarta Barat. Dari 12 lantai yang ada pada Gedung M, perpustakaan menempati 3 lantai, yaitu lantai 2,3, dan 5.

4.2 Struktur Organisasi Di dalam anggaran rumah tangga Usakti (2011) disebutkan bahwa Perpustakaan Usakti merupakan sebuah unit pelaksana teknis yang mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis administratif di bidang perpustakaan dalam lingkup Universitas Trisakti yang bertanggungjawab pada Wakil Rektor I seperti terlihat dalam Gambar 4 berikut. Walaupun secara struktur organisasi bertanggung jawab kepada Wakil Rektor I, untuk masalah perencanaan dan pengembangan, Perpustakaan Usakti bertanggungjawab kepada Wakil Rektor IV yang membawahi bidang perencanaan dan pengembangan.

26

DEWAN PERTIMBANGAN UNIVERSITAS

SENAT UNIVERSITAS MAJELIS GURU BESAR

REKTOR

DEWAN AUDIT UNIVERSITAS

UNSUR PIMPINAN

UNSUR PELAKSANA AKADEMIS

PROGRAM PASCA SARJANA

UNSUR PELAKSANA TUGAS STRATEGIS

PBB

UNSUR PELAKSANA TEKNIS

WR II

WR I

ORSENI

OTORITA

BAFIL

GANGNI

FAKULTAS

TRISAKTI UNIVERSITY PRESS

PSIKON

WR IV

WR III

LEMLIT

LEMDINAS

BELUM DIREALISASIKAN

BPPJM

BMK BSDM

HUMAS

PERPUS

MULTI MEDIA

BAKU

BAA

KERJA SAMA

PUSAT KOMPUTER

BAUM

BAMA

PENERBITAN & PERCETAKAN

SETUN

BAREN SIF

KEBERSIHAN & PERTAMANAN

UNSUR PELAKSANA ADMINISTRASI

PUSAT INOVASI & PEMANFAATAN SUMBERDAYA

Gambar 4 Struktur organisasi makro Perpustakaan Usakti Struktur organisasi UPT Perpustakaan Usakti terdiri dari seorang Kepala Perpustakaan yang membawahi 4 sub unit seperti disebutkan dalam Panduan Perpustakaan Usakti (2012). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut. Ka UPT PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN FAKULTAS

Ka. SUB UNIT LAYANAN ADMINISTRASI

Ka. SUB UNIT PENGOLAHAN

Ka. SUB UNIT LAYANAN SIRKULASI

Ka. SUB UNIT LAYANAN REFERENS

Gambar 5 Struktur organisasi mikro Perpustakaan Usakti

4.3 Visi dan Misi TI Adapun visi Perpustakaan Usakti di bidang teknologi informasi adalah pada tahun 2017 menjadi perpustakaan universitas yang bermutu, terkemuka, dan pusat unggulan dalam menyediakan informasi dengan didukung oleh penggunaan teknologi informasi terbaru, akses internet yang cepat untuk meningkatkan layanan kepada sivitas akademika. Sedangkan misi Perpustakaan Usakti di bidang teknologi informasi adalah sebaga berikut: 1. Menyediakan akses secara gratis, mudah, dan cepat terhadap koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.

27

2. Menyediakan website dan sumber elektronik yang dapat diakses 24 jam sehari, 7 hari seminggu oleh sivitas akademika. 3. Menggunakan teknologi informasi yang dapat menghubungkan sivitas akademika dengan informasi yang berada di luar institusi. 4. Memiliki staf yang memiliki kompetensi yang tinggi di bidang teknologi informasi.

4.4 Lingkungan Perpustakaan Usakti Lingkungan Perpustakaan Usakti terdiri dari lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal merupakan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki dan harus dihadapi pada saat ini, sedangkan lingkungan eksternal terdiri dari peluang dan ancaman yang harus dihadapi dan diantisipasi pada masa yang akan datang. 4.4.1 Lingkungan Internal Perpustakaan Usakti Lingkungan internal Perpustakaan Usakti yang dikaji dalam penelitian ini meliputi kondisi hardware, software, data, jaringan, sumber daya manusia, dukungan pimpinan dan unit TI terkait, fasilitas, layanan dan anggaran. 4.4.1.1 Hardware Hardware atau perangkat keras menurut American National Standard Dictionary of Information Technology (2012) adalah setiap komponen fisik yang mampu untuk melakukan pengolahan data contohnya adalah komputer, dan peralatan peripheral. Hardware yang ada di lingkungan Perpustakaan Usakti saat ini dapat dilihat pada Tabel 14 berikut ini.

28

Tabel 14 Daftar hardware dan software Perpustakaan Usakti No

Jenis

Spesifikasi

1

PC Desktop

Intel Pentium 4, 1,60 GHz, 256 MB, 20 GB, 15,4 GB, CD/DVD Room (X), Sound (X), Speaker (X)

2

PC Desktop

3

Software

Jumlah

Internet

Pengguna

Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player

7 unit

Terkoneksi

Internet/e-Journal

Intel Pentium 4, 2,40 GHz, 512 MB, 20 GB, 14,5 GB, CD/DVD Room (X), Sound (X), Speaker (X)

Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player

5 unit

Terkoneksi

Internet/e-Journal

PC Desktop

Intel Pentium 4, 2,40 GHz, 256 MB, 20 GB, 15,7 GB, CD/DVD Room (X), Sound (V), Speaker (X)

Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player

2 unit

Terkoneksi

Internet/e-Journal

4

PC Desktop

Intel Dual-Core, 2,50 GHz, 1GB, 250 GB, 312,8 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player

6 unit

Terkoneksi

DatabaseBEJ, KBI, JSX, ICMD

5

PC Desktop

Intel Dual-Core, 1,80 GHz, 1GB, 80 GB, 67,1 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (X)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader X, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Nero Showtime, Nero, Winamp, Yahoo Massenger

4 unit

Terkoneksi

Warnet

6

PC Desktop

Intel Dual-Core, 2,50 GHz, 1GB, 250 GB, 202,9 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader X, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Nero Showtime, Nero, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7, Coreldraw X4

1 unit

Terkoneksi

Multimedia/AV

No

Jenis

Spesifikasi

7

PC Desktop

Intel Pentium 4, 1,60 GHz, 256 MB, 20 GB, 17,4 GB, CD/DVD Room (X), Sound (X), Speaker (X)

8

PC Desktop

9

Software

Internet

Pengguna

Mozilla Firefox, Win. Media Player

1 unit

Terkoneksi

OPAC REFERENSI

Intel Pentium 4, 1,40 GHz, 512 MB, 20 GB, 16,6 GB, CD/DVD Room (X), Sound (X), Speaker (X)

Mozilla Firefox, Win. Media Player

4 unit

Terkoneksi

OPAC SIRKULASI

PC Desktop

Intel Core2Duo, 2,40 GHz, 1 GB, 250 GB, 128,1 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp

1 unit

Terkoneksi

Kepala UPT Perpustakaan

10

PC Desktop

Intel Pentium Core2Duo, 2,40 GHz, 1GB, 250 GB, 226,3 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Flock, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7

1 unit

Terkoneksi

Kasub Unit Pengolahan

11

PC Desktop

Pentium 4, 2,80 GHz, 256MB, 40 GB, 4,26 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (X)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Real Player, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7, Ashampoo

1 unit

Terkoneksi

Staf Pengolahan

12

PC Desktop

Intel Pentium 4, 2,80 GHz, 512MB, 40 GB, 7,2 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (X)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Flock, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7

1 unit

Terkoneksi

Staf Pengolahan

29

Jumlah

Jenis

Spesifikasi

Software

Jumlah

Internet

Pengguna

13

PC Desktop

Intel Pentium 4, 2,50 GHz, 1GB, 80 GB, 17,2 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)

Win 7, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Flock, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7

2 unit

Terkoneksi

Staf Pengolahan

14

PC Desktop

Intel Core2Duo, 2,40 GHz, 1 GB, 250 GB, 212,1 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Flock, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger

1 unit

Terkoneksi

Kasub Unit Referensi

15

PC Desktop

Intel Pentium 4, 1,60 GHz, 1GB, 40 GB, 31,1 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader X, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Nero Showtime, Nero, Winamp, Yahoo Massenger

1 unit

Terkoneksi

Staf Referensi

16

PC Desktop

Intel Pentium 4, 2,40 GHz, 512 MB, 40 GB, 29,6 GB, CD/DVD Room (X), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger

1 unit

Terkoneksi

Staf Referensi

17

PC Desktop

Intel Core i3, 3.10Ghz, 2 GB, 450 GB, 26,6GB

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader X, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Nero Showtime, Nero, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7, Coreldraw X4

1 unit

Terkoneksi

Staf Referensi

30

No

No

Jenis

Spesifikasi

18

PC Desktop

Intel Pentium Dual-Core, 2,50 GHz, 1GB, 250 GB, 202,9 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)

19

PC Desktop

20

Software

Jumlah

Internet

Pengguna

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader X, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger

1 unit

Terkoneksi

Kasub Unit Administrasi

Intel Pentium 4, 2,80 GHz, 256MB, 40 GB, 4,26 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger

1 unit

Terkoneksi

Staf Administrasi

PC Desktop

Intel Core i3, 3.10Ghz, 2GB, 450GB, CD/DVD Room (X), Sound (V), Speaker (X)

Win XP, Office App, IE, Adobe Reader, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player

1 unit

Terkoneksi

Staf Administrasi

21

PC Desktop

Intel Pentium 4, 2,40 GHz, 256 MB, 20 GB, 12,5 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player

1 unit

Terkoneksi

Staf Administrasi

22

PC Desktop

Intel Core2Duo 2,66 GB, 1 GB, 80 GB, 63 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (V)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Photoshop 7, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger

1 unit

Terkoneksi

Kasub Unit Sirkulasi

23

PC Desktop

Intel Core2Duo 2,40 GHz, 1GB, 250 GB, 216,8 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (X)

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger

1 unit

Terkoneksi

Staf Sirkulasi

31

Jenis

Spesifikasi

24

PC Desktop

Intel Pentium 4 2,40 GB, 1 GB, 40 GB, 32,2 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (X)

25

PC Desktop

26

Software

Jumlah

Internet

Pengguna

Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Winamp

1 unit

Terkoneksi

Staf Sirkulasi

Intel Core2Duo 2,40 GHz, 1 GB, 40 GB, 27 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (V)

Win 7, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Photoshop 7, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger

1 unit

Terkoneksi

Staf Sirkulasi

Server

Intel Xeon E5504 (2.00Ghz, 4MB cache, 4.8 GT/s, DDR3-800), 48 GB

Debian

1 unit

Database Server

27

Server

Intel Xeon E5504 (2.00Ghz, 4MB cache, 4.8 GT/s, DDR3-800), 48 GB

Debian

1 unit

Web Server

28

Server

Intel Xeon E5504 (2.00Ghz, 4MB cache, 4.8 GT/s, DDR3-800), 48 GB

Debian

1 unit

Backup Server

29

Server

Intel Xeon X3450 (2.66Ghz, 4GB), DDR3, 8.OTB

Ubuntu

1 unit

Digital Server

30

Server

Intel Pentium 4, 2,40Ghz, 1GB, 80GB

Centos

1 unit

Firewall Server

31

Printer

HP Printer Deskjet Scanner All in One

1 unit

Staf Referensi

32

Printer

HP Printer Laserjet (black)

1 unit

Staf Referensi

33

Printer

HP Printer Laserjet (black)

1 unit

Staf Pengolahan

34

Printer+ fc+ Scanner

HP LaserJet M5025MFP BW

1 unit

Staf Pengolahan

32

No

No

Jenis

Spesifikasi

Software

Jumlah

Internet

Pengguna

35

Printer

HP Printer Deskjet Scanner All in One (color)

1 unit

Staf Administrasi

36

Printer

Epson Stylus Deskjet

1 unit

Staf Sirkulasi

37

Printer

HP Deskjet 970 CXI

1 unit

Kepala UPT Perpustakaan

38

Hub

D-Link DAP-1360, IEEE 802.11n dan 802.11g, 150Mbps, 2 Detachable Antenna

3 unit

Ruang Baca, Sirkulasi, dan Referensi

39

Hub

TP-LINK WR740N, IEEE 802.11n, 802.11g dan 802.11b, 150Mbps, 1 Fixed Antenna, 2.42.4835Ghz Frequency Range

1 unit

Sub Unit Referensi

40

Switch

1 unit

Sub Unit Referensi

Switch Baseline FSU80, 8 Port 41

Switch

Switch Baseline 2016, 16 Port

2 unit

Sub Unit Sirkulasi dan Referensi

42

Switch

Switch D-Link DE-809TC, 8 Port

3 unit

Sub Unit Sirkulasi dan Referensi

43

Fotokopi

Fuji Xerox DocuCenter

1 unit

Sub Unit Referensi

33

34

Dilihat dari kondisi hardware yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti berdasarkan data di atas, hasil observasi, dan hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa 1. Jumlah Jumlah komputer dan peralatan pendukung seperti printer, scanner, mesin fotokopi, baik untuk staf maupun untuk pengguna sudah cukup memadai. Hal tersebut dikatakan oleh Kasub unit referensi yang sekaligus juga sebagai Pjs. Kasub unit sirkulasi sebagai berikut “kalau jumlah komputer untuk staf sudah cukup, sudah setiap karyawan satu komputer, kalau dari jumlah public acsessnya juga sudah memadai” (YN).

Selain itu Kasub unit administrasi juga mengatakan “Jumlah komputer untuk staf sudah cukup, begitu juga dengan printer, scanner, mesin fotokopi, sudah cukup jumlahnya untuk operasional perpustakaan” (IR).

Dari sudut pandang mahasiswa, jumlah komputer yang disediakan oleh perpustakaan juga sudah cukup memadai seperti dikatakan oleh beberapa mahasiswa yang rutin berkunjung ke perpustakaan minimal 4 kali dalam sebulan sebagai berikut “jumlah komputer untuk OPAC sudah cukup ya, untuk browsing internet juga sudah”(DK). “Jumlah OPAC sudah cukup, gak perlu antri”(PJ). “Jumlah komputer untuk cari jurnal atau data ICMB juga sudah cukup” (MJ). “Kalau untuk jumlah komputer sudah cukup ya”(TL).

Hal tersebut juga diperkuat oleh hasil observasi yang dilakukan selama 3 hari pada tanggal 17-19 Oktober 2012 pada pk. 10.00 sampai dengan pk. 12.00 terlihat bahwa komputer yang disediakan untuk mahasiswa dengan jumlah 25 unit cukup memadai untuk melayani mahasiswa yang datang ke unit referensi yang rata-rata perharinya 20 orang. Dengan demikian tidak ada mahasiswa yang tidak terlayani, karena bagian referensi juga mempunyai peraturan bahwa mahasiswa diberikan kesempatan selama 1 jam untuk menggunakan komputer dan mencari data di bagian referensi, dan disertai fasilitas booking untuk penggunaan fasilitas tersebut. Sementara itu staf referensi yang bertugas melayani penggunaan komputer untuk multimedia, internet, e-journal, dan warnet juga mengatakan hal yang sama sebagai berikut “dengan jumlah komputer di ruangan ini yang ada 25 unit, sementara ini cukuplah untuk melayani mahasiswa yang rata-rata perharinya 20 orang, mungkin nati kalau sudah ramai bisa ditambah lagi ke depannya”(DS).

2. Spesifikasi Spesifikasi komputer baik untuk staf dan terutama untuk pengguna dirasakan masih kurang, sehingga perlu ditingkatkan secara terus menerus. Hal ini sebagaimana diungkapkan oleh Kasub unit referensi sebagai berikut “...yang kurang itu adalah kecanggihan dari komputer itu, spesifikasinya yang kurang, 50% dari komputer yang ada untuk public acses itu masih kurang dari segi spesifikasi, terutama RAMnya, kecepatan” (YN).

35

Sementara itu staf di bagian layanan referensi juga mengatakan “yang kurang itu dari spesifikasi itunya....CPUnya. Ada yang cuma 512, ada yang cuma 256 gitu. Jadi gak seragam CPUnya, itu yang bikin cepet sama lambatnya. Komputer itu model-model lama semua, makanya untuk yang warnet kita pakai yang baru semua biar cepet dibandingkan dengan yang free” (DS).

Hal senada juga dikatakan oleh para mahasiswa yang rutin berkunjung ke perpustakaan berikut ini “komputernya harusnya udah flat ya.....terus komputernya (OPAC) lemot juga butuh diganti” (TL). “kayaknya RAMnya, kecepatannya perlu ditambah, soalnya penting banget, buat browsing-browsing, kalau sudah lemot kita udah bete males ngapa-ngapain”(MJ). “Harusnya komputernya jangan lelet, komputernya yang terbaru, yang penting gak lelet”(DK). “Komputernya agak diupgrade dikitlah, dia sering ngeleg, ngeloding mulu, kalo kebanyakan proses dia suka ilang sendiri, RAMnya perlu ditambah”(PJ).

Berdasarkan data dari Tabel 14, memang terlihat bahwa 9 dari 14 komputer yang diperuntukan untuk akses internet dan e-journal, hanya memiliki RAM 256 MB dengan processor 1.60 GHz dan keempat komputer yang berfungsi sebagai OPAC memiliki processor 1.40 GHz dengan RAM 512MB. Begitu juga komputer untuk staf pengolahan dan administrasi terlihat dari spesifikasinya memiliki processesor 2.80 GHz dengan RAM 256 MB. Dengan besar processor dan RAM yang belum memadai seperti di atas membuat komputer tidak bisa bekerja maksimal karena besar processor dan kapasitas RAM akan sangat berpengaruh pada kinerja komputer tersebut terutama kecepatannya. Semakin besar processor yang diimbangi dengan kapasitas RAM yang besar pula, akan membuat sebuah komputer memiliki kinerja yang bagus. 3. Kebijakan a. Pengadaan Kebijakan pengadaan untuk hardware perlu dibuat agar di dalam organisasi memiliki suatu standarisasi untuk pembelian hardware. Dengan adanya kebijakan yang kemudian dituangkan dalam bentuk peraturan atau standarisasi maka perusahaan dapat memetik keuntungan di dalam bidang pelatihan/training, dukungan/support, dan keselarasan di seluruh organisasinya (IBISA, 2011). Di Perpustakaan Usakti kebijakan pengadaan hardware belum tertulis, walaupun ada dan sudah dilakukan. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Perpustakaan yang mengatakan bahwa “ada kebijakan itu, walaupun tidak tertulis, jadi misalnya untuk komputer yang ini speknya harus seperti ini ya kita langsung beli, jadi nanti kita nunggu saja masukan dari staf, kayaknya harus nambah ini atau diganti semuanya, biasanya kalau ada anggaran gak ada masalah”(FS).

b. Perawatan

36

Kebijakan yang dituangkan dalam bentuk aturan, prosedur atau SOP (Standard Operating Procedure), maupun instruksi kerja mengenai perawatan hardware belum ada. Aturan tersebut diperlukan untuk memastikan agar hardware tetap dapat bekerja secara optimal tanpa adanya gangguan atau masalah. Hal-hal yang harus dimasukkan ke dalam aturan tersebut diantaranya adalah kapan harus dilakukakan perawatan, apa saja yang harus dilakukan, oleh siapa, dan apa yang diharus dilakukan bila terjadi gangguan. 4. Perawatan Perawatan hardware secara rutin belum dilakukan sesuai dengan jadwal. Hal ini disebabkan karena kebijakan mengenai perawatran hardware belum dibuat. Hal ini seperti dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “Sebetulnya saya sudah tugaskan, ada staf yang bertugas untuk perawatan komputer, tapi ya karena kesibukan mereka tidak jalan secara rutin, padahal ada jadwalnya, nanti akan ditertibkan lagi, dibuat aturan tertulisnya”(FS).

Masalah tersebut di atas juga diperkuat oleh pernyataan Kasub unit pengolahan yang mengatakan bahwa “Maintenance tidak rutin dilakukan, tidak ada yang bertanggungjawab, itu mah seharusnya ya sebulan sekali, ada sopnya, di kita belum ada dan ini sudah ditunjuk sama Bu Ida siapa yang bertanggungjawab meskipun baru interen perpustakaan, walaupun sekarang ini belum berjalan sebagaimana seharusnya” (DG).

5. Jangka waktu perbaikan Jika terjadi kerusakan atau masalah pada hardware, waktu yang diperlukan untuk memperbaikinya relatif cepat yaitu 1-2 hari, seperti yang dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan berikut ini “Karena selama ini kita sudah melakukan kerjasama dengan pihak ketiga, baik itu untuk pembelian maupun maintenance, dengan orang yang sama, sehingga jika terjadi kerusakan bisa ditangani dengan cepat, dan pihak ketiga itu kita panggil jika staf perpustakaan sudah tidak bisa menangani” (FS).

4.4.1.2 Software Software atau perangkat lunak menurut American National Standard Dictionary of Information Technology (2012) adalah seluruh atau sebagian dari program, prosedur, peraturan, dan dokumentasi yang berhubungan dengan sistem pengolahan data atau sistem pengolahan informasi. Software yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti dapat dilihat pada Tabel 14 di atas. Berdasarkan data tersebut di atas, hasil observasi, dan hasil wawancara dilihat dari kondisi software yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti dapat disimpulkan bahwa 1. Program/aplikasi yang dimiliki Secara umum program/aplikasi yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti baik sistem informasi perpustakaan maupun program aplikasi pendukung sudah memadai untuk menunjang kegiatan operasional perpustakaan. Berikut adalah rincianya a. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPRUS)

37

SIPRUS dibangun sesuai dengan kebutuhan internal perpustakaan dengan mengakomodir kebutuhan Perpustakaan Usakti maupun Perpustakaan Fakultas oleh pihak ketiga di luar Usakti yang berlokasi di luar Jakarta. Sistem ini memang belum stabil 100%, karena umurnya yang relatif baru 4 tahun serta masih terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan sampai dengan saat ini. Hal ini didukung oleh pernyataan Kasub unit pengolahan sebagai berikut: “Sebetulnya dari menu segala macam itu kita sudah cukup ya, cuma troublenya itu adalah sering apa berubah ya misalnya diganti ini, berubah begini, jadi kadangkadang misalnya seperti usaktiana sudah ok, enak, tiba-tiba hilang gitu, fieldfieldnya itu ada yang hilang sendiri, mungkin yang sini diganti, disana berubah. Mungkin dari secara menu sudah terakomodir ya, sudah lengkap, sudah OK” (DG).

Hal yang hampir sama juga dikatakan oleh Kasub unit referensi yang mengatakan “Kalo siprus dari segi fitur sebetulnya sudah mendekati 80% kebutuhan dari bagian administrasi sampai pelayanan itu sudah ada, hanya prosesnya, proses untuk penyempurnaan, kestabilan itu masih kurang”(YN).

b. Program/aplikasi pendukung Program/aplikasi pendukung seperti untuk word processing, spreadsheet, software graphic sudah cukup memadai. Hal ini seperti yg dinyatakan oleh Kasub unit pengolahan dan Kasub unit administrasi berikut ini “Dari segi aplikasi yang menunjang pekerjaan sudah memadai, sudah lengkap, sudah cukup”(DG). “Program yang dimiliki sudah cukup untuk menunjang kerja termasuk antivirus”(IR).

2. Kebijakan a. Pengadaan Di Perpustakaan Usakti kebijakan pengadaan untuk software secara tertulis belum ada, bahkan untuk tingkat Universitas. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Puskom sebagai berikut: “O kalau kebijakan pembelian software, kebijakannya tidak tertulis, cuman dilakukan ya, belum ditulis. Jadi kalau saya di pusat atau saya ikut di pengadaan itu selalu mengatakan operating system original, application optional. Jadi kalau pokoknya kalau software itu harus berlicensed, dia harus berlicensed, tapi masih ada catatannya juga misalkan licensednya untuk 5 user tapi kadang kita pakai lebih dari 5, tapi OS selalu original, kalau memang harus, maksudnya harus itu, software itu dijual dengan licensed kan harus, berlaku untuk seluruh universitas. Kalau untuk jenis softwarenya dan OS nya memang belum ada standarnya.”(AS).

Karena sifatnya belum tertulis, maka kebijakan tersebut tidak bersifat mengikat dan belum diketahui oleh semua unit yang ada di universitas. Untuk itulah maka kebijakan pengadaan secara tertulis untuk software yang dituangkan dalam bentuk aturan maupun SOP perlu untuk dibuat. Dengan adanya kebijakan yang dituangkan dalam bentuk peraturan maka suatu organisasi akan memiliki standar software yang akan dipakai di organisasi

38

tersebut. Jika tidak memiliki standar, maka organisasi tersebut dapat menggunakan beragam software termasuk operating system yang beragam sehingga akan mempersulit koordinasi, pengelolaan, serta membutuhkan lebih banyak tenaga ICT dengan latar belakang yang berbeda (Isa, 2012). Di samping itu akibat belum memiliki kebijakan pengadaan secara tertulis, adalah program/aplikasi termasuk sistem operasi yang ada di perpustakaan pada saat ini sebagian besar bersifat non original. Hal ini sebagaimana dikatakan oleh Kasub unit referensi sebagai berikut “Software kita kebanyakan tidak original, katanya cukup puskom yang punya, kita cukup kopiannya”(YN).

Dengan menggunakan software non original selain merugikan pemilik/ pemegang hak cipta, software ini dapat merugikan perusahaan apabila software tersebut tidak lengkap atau sudah terkontaminasi oleh virus (Isa, 2012). b. Perawatan Kebijakan tertulis berupa aturan, prosedur/SOP, maupun instruksi kerja bagaimana melakukan perawatan pada program/aplikasi yang dimiliki oleh perpustakaan di luar SIPRUS belum ada, seperti apa yang harus yang dilakukan, kapan harus dilakukan dan siapa yang melakukan, termasuk software apa saja yang boleh dan tidak boleh dipasang di komputer staf. Hal ini sangat penting untuk dibuat agar dapat dijadikan pedoman untuk menjamin agar proses kerja dapat berlangsung dengan baik, tanpa terganggu dan data dapat selalu tersedia kapanpun dibutuhkan. 3. Perawatan a. SIPRUS Perawatan untuk aplikasi SIPRUS secara rutin dilakukan oleh pihak ketiga selama 5 hari kerja setiap bulannya sebagaimana dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut ini. “Jadi kita ada kontrak dengan pihak ketiga, setiap bulan itu dari pihak ketiga datang kesini untuk melakukan maintenance yang termasuk backup metadata, firewall, jaringan intranet dan internet, dan hardwarenya (server)”(FS).

b. Program/aplikasi pendukung Perawatan untuk program/aplikasi pendukung belum secara rutin dilakukan. Kegiatan tersebut misalnya memeriksa apakah aplikasi virus-checking terhadap semua files yang disimpan di desktop dan server semuanya aktif serta melakukan update antivirus atau aplikasi pendukung lainnya secara rutin jika versi baru telah tersedia. Hal ini seperti dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “Ya seperti saya sudah katakan sebelumnya, saya sudah tugaskan, ada staf yang menangani untuk perawatan hardware sekaligus untuk update antivirus, kita sudah beberapa bulan lalu lah sudah kita tunjuk, tapi ya belum jalan dengan baik, nanti akan kita bereskan lagi”(FS).

Perawatan terhadap software antivirus sangat penting dilakukan karena virus komputer dapat memperlambat bahkan melumpuhkan proses operasional organisasi (Isa, 2012). 4. Jangka waktu perbaikan

39

a. SIPRUS Jika terjadi gangguan atau masalah pada program siprus, waktu yang dibutuhkan untuk memperbaikinya relatif lama yaitu 2-7 hari, seperti yang dikatakan oleh Kasub unit referensi sebaga berikut. “Kalau trouble kadang kan kita via online, email, chatting, kalau itu bisa remote dari sana, mereka perbaiki dari sana, yang sifatnya tidak mendasar bisa diselesaikan hari itu, tapi kalau misalnya yang berkaitan itu kerusakan yang mendasar mungkin bisa 2 hari sampai seminggu” (YN).

Hal yang hampir sama juga dikatakan oleh Kasub unit administrasi yang mengatakan bahwa “…contentnya siprus sudah sesuai dengan keinginan, yang kurang jika terjadi trouble kurang bisa cepat penanganannya” (IR).

Apabila perbaikan aplikasi SIPRUS masih membutuhkan waktu yang relatif lama, tentunya dapat mengganggu operasional perpustakaan yang pada akhirnya dapat menurunkan kualitas layanan untuk pengguna. b. Program/aplikasi pendukung Jika terjadi masalah pada program/aplikasi pendukung, waktu yang dibutuhkan untuk memperbakinya relatif singkat. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan “Berdasarkan pengalaman yang sudah berjalan selama ini perbaikan aplikasi pendukung tidak lebih dari 1 minggu, karena biasanya staf kita sudah bisa menangani, jika tidak bisa, baru kita panggil pihak ketiga dan itu pun biasanya cepat karena kita sudah lama bekerjasama dengan mereka”(FS).

4.4.1.3 Data Menurut SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi (2009) tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah menyediakan materi perpustakaan dan akses informasi bagi pengguna untuk kepentingan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk itulah maka informasi yang dimiliki oleh perpustakaan harus selalu tersedia dan mudah diakses oleh penggunanya. Berdasarkan observasi dan hasil wawancara dilihat dari kondisi data dapat disimpulkan bahwa 1. Ketersediaan data Data mengenai koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan hampir semuanya sudah bisa diakses secara online oleh pengguna baik oleh dosen dan mahasiswa. Data tersebut adalah a. Data bibliografi koleksi buku yang berjumlah 23.225 judul serta status ketersediannya di perpustakaan b. Elektronik jurnal yang dilanggan oleh perpustakaan maupun yang dilanggan oleh DIKTI yaitu ASCE, EBSCO, Emerald, ProQuest, dan Lexis c. Koleksi usaktiana (local content) yaitu koleksi yang merupakan hasil karya seluruh sivitas akademika dan karya-karya mengenai Usakti dengan jumlah 1.062 judul yang dapat diakses dengan cara melakukan registrasi di perpustakaan terlebih dahulu untuk mendapatkan user id dan password. Sementara data yang belum dapat diakses adalah data mengenai jurnal dan majalah tercetak yang dimiliki oleh perpustakaan karena sedang dalam tahap input data ke dalam SIPRUS.

40

2. Jumlah data Usaktiana Salah satu indikator mutu perpustakaan digital adalah kuantitas data yang dimiliki. Kuantitas data tersebut salah satunya diukur dari jumlah cantuman yang ada di dalam sistem. Jumlah koleksi Usaktiana yang sudah digitalisasi dan dapat diakses secara online masih sangat kecil dibandingkan dengan jumlah karya yang sudah dihasilkan oleh dosen dan mahasiswa Usakti. Jumlahnya baru 1.062 judul. Hal ini disebabkan karena memang peraturan yang diusulkan oleh perpustakaan dalam bentuk SK Rektor yang mewajibkan seluruh sivitas akademika untuk menyerahkan seluruh hasil karyanya ke perpustakaan belum juga ditandatangani oleh Rektor. Hal ini diakui oleh Kasub unit referensi yang mengatakan “Koleksi Usaktiana yang sudah digitalisasi masih jauh, baru sekitar 10% saja yang sudah, karena kita belum mempunyai payung hukumnya yaitu SK Rektor”(YN).

Walaupun demikian perpustakaan tetap berusaha seperti yang dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “Ya, kita jemput bola saja, kita lakukan pendekatan ke dekan-dekan, kita berkunjung ke fakultas-fakultas, mereka kita beri penjelasan pentingnya mendokumentasikan dan menyebarkan hasil karyanya, sejauh ini sih mereka welcome dan siap untuk bekerjasama dengan kita” (FS).

Hal ini juga menjadi perhatian dan harapan dari Warek IV yang menangani masalah pengembangan dan sistem informasi di Usakti. Beliau mengatakan “Nah sebetulnya kan kita sedang merencanakan supaya semua karya ilmiah dosen maupun mahasiswa bisa ditampung di perpustakaan, jangan sampai kalo orang luar mencari karya seorang dosen Trisakti kok gak ketemu, tapi malah misalnya menemukan di tempat lain, kan aneh…, harusnya kan gudangnya itu perpustakaan, nah itu yang akan kita benahi” (AN).

3. Akses informasi di luar Perpustakaan Usakti Karena tidak ada satupun perpustakaan yang dapat memenuhi semua kebutuhan informasi penggunanya, maka Perpustakaan Usakti memberikan link ke sumber informasi yang dianggap bermanfaat bagi sivitas akademikanya yang ditempatkan di dalam situs web perpustakaan. Link tersebut adalah ke situs web Perpustakaan Universitas Indonesia dan Perpustakaan Bank Indonesia. Sebetulnya akses sumber informasi di luar Perpustakaan Usakti masih bisa ditambah sesuai dengan program studi yang dimiliki oleh Usakti. 4. Backup data Backup data adalah menyalin database/file dengan tujuan untuk memiliki salinan tambahan dari sumber yang asli untuk meyakinkan tersedianya sistem informasi (Isa, 2012). Dengan tidak tersedianya backup yang baik yang berbentuk hardware, software, maupun brainware yang memadai dapat merugikan dan melumpuhkan aktivitas bisnis (Isa, 2011). Di Perpustakaan Usakti ada 2 jenis data yang dilakukan backup yaitu a. Data di dalam SIPRUS Data yang berada di dalam SIPRUS yaitu metadata dan data digital berupa cover, foto anggota dan file digital sudah dilakukan backup secara rutin yaitu secara otomatis di backup oleh sistem itu sendiri, kemudian ditambah dengan adanya satu backup server yang dimiliki oleh perpustakaan (on-site

41

backup) dan pihak ketiga juga ikut melakukan backup yang disimpan di tempat pihak ketiga atau di luar Perpustakaan Usakti (off-side backup). Tujuan utama untuk memiliki off-side backup adalah apabila gedung mengalami musibah (kebakaran, banjir, gempa bumi) yang mengakibatkan semua data dan program aplikasi musnah, maka perusahaan masih memiliki cadangan data utama yang penting beserta program-program sistem, sehingga pengoperasian dapat dilanjutkan setelah menerapkan prosedur dalam keadaan darurat (Isa, 2012). Hal ini dikatakan oleh Kasub unit referensi sebagai berikut “Backup kita ada satu backup server, yang kedua di hardisk komputer itu sendiri, yang ketiga oleh pihak ketiga yang rutin dilakukan” (YN).

b. Data di luar Siprus Seluruh data di luar Siprus, disimpan oleh staf perpustakaan di komputernya masing-masing dan khusus data yang dianggap penting seperti data kepegawaian, data keuangan juga dilakukan backup yang disimpan di external hardisk yang merupakan media penyimpanan sekunder, walaupun belum dilakukan secara rutin. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Kasub unit administrasi berikut ini “Backup data kepegawaian, data keuangan sudah dilakukan, tapi memang belum rutin dilakukan, belum terjadwal, baru seingatnya saja”(IR).

5. Hak akses data a. Data di dalam SIPRUS Di dalam SIPRUS sudah diatur otorisasi siapa yang berhak untuk menambah, mengurangi, atau merubah suatu data, sehingga data di dalam SIPRUS aman dari manipulasi dan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berhak. Hal ini didukung oleh pernyataan dari Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “Di dalam Siprus kan ada modul pengaturan yang di dalam sub menunya ada modul operator yang fungsinya mengatur hak akses seseorang terhadap suatu modul. Pemberian hak akses tersebut dilihat dari kepentingannya terhadap data tersebut” (FS).

b. Data di luar SIPRUS Data di luar SIPRUS yang tersimpan di dalam komputer masing-masing staf dilindungi oleh password yang hanya diketahui oleh staf yang bersangkutan. Dengan demikian maka tingkat keamanan data dilihat dari segi penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berhak relatif aman. 6. Kebijakan a. Backup data Kebijakan tertulis yang dituangkan dalam bentuk aturan, SOP, maupun instruksi kerja mengenai backup data di Perpustakaan Usakti belum ada. Sementara ini yang ada hanyalah kontrak kerjasama dengan pihak pengembang SIPRUS dimana di dalamnya tercantum kewajiban pihak ketiga untuk memastikan kerja sistem backup dapat berjalan sebagaimana mestinya. Di dalam aturan backup data yang harus dimasukkan diantaranya adalah apa yang harus dibackup, bagaimana cara melakukan backup,

42

frekuensi dilakukan backup, siapa yang melakukan backup, dimana media backup disimpan, siapa yang memiliki akses ke on-site storage maupun offsite storage. b. pengamanan data Kebijakan tertulis mengenai prosedur atau langkah-langkah yang harus dilakukan untuk pengamanan data yang khusus dimiliki oleh perpustakaan juga belum dibuat, walaupun secara lingkup universitas UPT Puskom telah membuat pedoman pengelolaan sistem informasi di lingkup Usakti yang didalamnya terdapat panduan mengenai apa yang harus dilakukan untuk pengamanan data. Isi dari panduan tersebut mencakup pengelolaan autentikasi dan hak akses, pengelolaan ancaman, pengelolaan antivirus dan worm, pengelolaan email dan pengelolaan internet. 7. Keamanan ruang server Server diletakkan di ruang khusus server yang tertutup, karena server merupakan pusat dimana data perpustakaan disimpan. Dengan demikian jika keamanan ruang server terjaga dengan baik, maka otomatis data di dalamnya juga akan terjaga dengan baik pula. Untuk keamanan ruang server berdasarkan hasil observasi sudah cukup baik, karena hanya orang tertentu saja yang boleh masuk, suhu ruangan dijaga sesuai dengan ketentuan yaitu 180 C, dilengkapi dengan ups, pendeteksi api dan tabung pemadam kebakaran serta sudah dilengkapi dengan instruksi kerja jika terjadi sesuatu pada server. Hal tersebut sudah mendekati dengan yang dikatakan oleh IBISA (2011) bahwa ruang server harus dilengkapi dengan alat pendingin ruangan, pendeteksi api, alat pemadam kebakaran yang berfungsi secara otomatis dan tabung pemadam kebakaran yang dapat difungsikan secara manual, alarm, dan CCTV. 4.4.1.4 Jaringan Jaringan adalah himpunan interkoneksi antara 2 komputer autonomous atau lebih yang terhubung dengan media transmisi kabel atau tanpa kabel (wireless). Dua unit komputer dikatakan terkoneksi apabila keduanya bisa saling bertukar data/informasi, berbagi resource yang dimiliki seperti file, printer, media penyimpanan (hardisk, floppy disk, cd-rom, flash disk, dll) (Syafrizal, 2005). Jaringan antar gedung di kampus A Usakti mengggunakan kabel fiber optik, sedangkan untuk menghubungkan antar lantai digunakan kabel UTP. Perpustakaan Usakti menempati gedung M lantai 2, 3, dan 5. Berikut adalah gambar skema jaringan yang menghubungkan antar gedung di Kampus A Usakti.

43

Perpus Universitas

Gambar 6 Skema jaringan fiber optik di kampus A Usakti Sedangkan skema jaringan di dalam Perpustakaan Usakti adalah sebagai berikut.

Gambar 7 Skema jaringan Perpustakaan Usakti Untuk akses internet, besar bandwidth yang dimiliki oleh Universitas Trisakti terdiri dari 40 Mega Internasional dan 300 Mega IIX. Khusus untuk Perpustakaan Usakti saat ini mendapatkan bandwidth lokal sebesar 2 MB, dan 4 MB untuk internasional. Berdasarkan kondisi di atas, hasil observasi, dan hasil wawancara, dilihat dari kondisi jaringan Perpustakaan Usakti dapat disimpulkan bahwa 1. Infrastruktur jaringan

44

Kondisi infrastuktur jaringan di Usakti termasuk Perpustakaan Usakti sudah baik dan tertata dengan rapi, baik yang terhubung dengan kabel maupun nirkabel dibawah pengelolaan UPT Multimedia. Dengan demikian semua komputer yang ada di perpustakaan telah dihubungkan ke dalam jaringan LAN maupun internet. Hal yang sama juga dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “Infrastruktur jaringan di perpustakaan sudah bagus ya, dibandingkan beberapa tahun sebelumnya, kita dibantu penuh oleh UPT Multimedia, jadi seluruh komputer di Perpustakaan sudah terhubung ke dalam jaringan internal maupun internet, dan di seluruh lantai 2,3,5 juga sudah dipasang WiFi untuk pelayanan mahasiswa” (FS).

2. Jaringan internet Dengan bandwidth yang diberikan oleh pihak UPT Multimudia kepada perpustakaan sudah cukup memadai seperti yang disampaikan oleh Kepala UPT Perpustakaan berikut ini “Kalau yang saya rasakan dan ketahui internet di perpustakaan sudah cepat ya, tapi saya inginnya kedepannya bisa ditambah bandwidthnya, supaya orang kalau lihat perpustakaan digital kita, bisa cepat”(FS).

Hal yang sama juga dikatakan oleh Kasub unit referensi dan Kasub unit pengolahan sebagai berikut “Kalau jaringan internet sudah mulai bagus karena perpustakaan bandwidthnya sudah 2 MB“(YN). “Kalau internet sudah lancar, sudah cepat dan sudah jarang mati juga”(DG).

Selain itu dari beberapa mahasiswa yang rutin memanfaatkan fasilitas internet di perpustakaan juga mengatakan sebagai berikut “Internetnya sudah lumayan cepet lah”(TL). “Jaringan internet di lantai 5 ini sudah cukup bagus”(MJ). “Kalau kecepatan internetnya lumayan sih sudah bagus, tapi kalau bisa, lebih ditingkatkan lagi soalnya kalau lagi banyak yang pakai juga, pasti berkurang kan kecepatannya”(DK). “Sudah, sudah cukup cepet internetnya”(PJ).

Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis, besar bandwith yang dimiliki perpustakaan saat ini untuk melayani rata- rata 20 orang perharinya di layanan referensi dan 18 orang staf perpustakaan memang dirasakan sudah cukup cepat, tetapi jika 25 komputer yang disediakan untuk pengguna dan 18 komputer untuk staf digunakan secara bersamaan ditambah dengan mahasiswa yang mengakses internet melalui fasilitas wifi, besar bandwith tersebut perlu dievaluasi apakah bandwith yang ada saat ini perlu untuk ditambah. 3. Perawatan Perawatan terhadap jaringan perpustakaan tidak dilakukan oleh perpustakaan tetapi dilakukan oleh pihak UPT Multimedia. Perawatan yang dilakukan disini lebih bersifat reaktif, bukan proaktif. Untuk kedepannya menurut Kepala UPT

45

Multimedia pendekatan ini akan dirubah, seperti yang beliau katakan sebagai berikut. “Rencanaya kita lagi mau bikin aplikasi untuk membantu Fajar memonitor fungsionalisasi dari masing-masing alat termasuk hardware, software, termasuk printer dan sebagainya di seluruh jaringan Usakti, jadi kita bisa memonitor, bisa tahu, bisa melakukan deteksi awal sebelum terjadi gangguan, paling tidak jika terjadi masalah bisa lebih cepat diatasi”(CS).

Menurut Isa (2012) apabila jaringan tidak dilakukan perawatan secara rutin maka akan beresiko menghambat dan mengganggu aktivitas bisnis dan pelayanan terhadap nasabah apabila network (sering) terganggu atau terputus. 4. Jangka waktu perbaikan Jika terjadi gangguan pada jaringan baik itu intranet maupun internet, yang berada dalam kontrol internal, penanganannya sudah relatif cepat seperti yang dikatakan oleh Kasub unit referensi berikut ini “kalau jaringan tersebut bermasalahnya di Usakti, bisa selesai dalam 1 hari, dengan catatan staf UPT multimedia bisa langsung menangani pada saat itu juga, tetapi kalau itu kaitannya dengan lembaga lain seperti telkom mungkin bisa 2 hari 3 hari” (YN).

Cepat atau lambatnya penanganan terhadap masalah yang timbul sangat tergantung pada load pekerjaan staf UPT Multimedia pada saat itu, karena staf tersebut cakupan pekerjaan sangat luas meliputi seluruh universitas baik yang berada di Kampus A maupun Kampus B. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Multimedia sebagai berikut “Jumlah tenaga kita di UPT Multimedia itu cuma tiga, saya, Fajar yang menangani teknis di lapangan, sama Anggi bagian administrasi, makanya si Fajar terus muter saja…..gitu terus…, tapi nanti saya akan coba sampaikan ke Bu Ida, menurut saya dia gradenya gak usah sama dengan Fajar, dua atau tiga di bawah, dia bisa berguru ke Fajar, lama-lama juga bisa, jadi misalnya kalo internet mati, dia telpon ke Fajar, jadi sambil telpon dia bisa lakukan ini ini ini seperti yang dibilang Fajar” (CS).

5. Kebijakan Kebijakan tertulis mengenai perawatan jaringan belum dimiliki oleh Perpustakaan Usakti. Kebijakan tertulis ini dituangkan dalam bentuk aturan, SOP maupun instruksi kerja yang berisi bagaimana cara melakukan perawatan jaringan misalnya alat pendukung network (router, switch, modem, firewall) harus diletakkan di tempat yang khusus misalnya di dalam lemari (kaca) yang tertutup dan memiliki ventilisasi yang cukup atau diletakkan bersama dengan server, semua kabel network harus dilengkapi dengan label, kabel-kabel jaringan komunikasi yang melalui plafon harus dilindungi oleh pipa protector, harus tersedia log-book untuk mencatat semua permasalahan berkaitan dengan network (Isa, 2011). Selain itu juga dapat ditambah dengan siapa yang bertugas untuk melakukan perawatan, frekuensi perawatan, dan apa yang harus dilakukan untuk merawat jaringan.

46

4.4.1.5 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan salah satu unsur penting dalam organisasi, karena sumber daya manusia sangat menentukan arah dan kemajuan organisasi (Saleh, 2010). Betapa pun majunya teknologi, berkembangnya informasi, tersedianya modal dan memadainya bahan, namun jika tanpa sumber daya manusia maka akan sulit bagi organisasi untuk mencapai tujuannya (Gomes, 2003). Perpustakaan yang berkualitas hanya bisa terwujud jika didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas pula. Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh sumber daya manusia di perpustakaan pada abad 21 ini adalah kompetensi teknologi informasi. Menurut Aizirman Djusan dalam Yura (2012) menyebutkan bahwa kompetensi seseorang dapat diperoleh dan diakui melalui berbagai jalur, yakni pendidikan formal, pendidikan non formal, pendidikan dalam masyarakat, dan pengalaman kerja. Jumlah sumber daya manusia yang mengelola Perpustakaan Usakti pada saat ini ada 18 orang, dengan tingkat pendidikan tertinggi S2 dan yang terendah SMA. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam tabel berikut. Tabel 15 Tingkat pendidikan No

Tingkat pendidikan

Jumlah

1.

S2 Manajemen

1 orang

2.

S1 Perpustakaan

5 orang

3.

S1 non Perpustakaan dan Informatika

3 orang

4.

D3 Perpustakaan

1 orang

5.

D3 Informatika

1 orang

6.

SMA + Kursus Perpustakaan

4 orang

7.

SMA

4 orang

Jika dilihat dari usia sumber daya manusia yang ada, sebagian besar telah berusia 50 tahun ke atas. Untuk lebih jelas dapat dilihat dalam tabel berikut. Tabel 16 SDM berdasarkan usia No

Usia

Jumlah

1.

20-30 tahun

3 orang

2.

31-40 tahun

3 orang

3.

41-50 tahun

5 orang

4.

51-60 tahun

7 orang

Berdasarkan data di atas, hasil wawancara dan hasil observasi dilihat dari sumber daya manusia yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti dapat disimpulkan bahwa 1. Kompetensi TI Kompetensi sumber daya manusia Perpustakaan Usakti di bidang teknologi informasi masih sangat kurang. Hal ini terlihat dari latar belakang pendidikan di bidang teknologi informasi hanya dimiliki oleh 1 orang saja dari 18 orang

47

yang bekerja di Perpustakaan Usakti. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “Kompetensi staf perpustakaan di bidang TI kurang, amat sangat kurang, karena pertama sudah susah mencari orang, orang TI itu susah, apalagi sudah susah nyarinya, dengan gaji di Trisakti yang jauh di bawah standar, itu sudah bukan rahasia lagi” (FS).

Kurangnya kompetensi di bidang TI juga dikatakan oleh Kasub unit referensi, administrasi, dan pengolahan sebagai berikut “Kalau SDM kita masih di bawah, kalau hanya sekedar IT yang sifatnya hanya untuk mengoperasionalkan operasional perpustakaan sudah mencukupi ya, tapi kalau untuk yang lebih detail masih kurang seperti misalnya untuk menangani jaringan perpustakaan, program perpustakaan, itu sama sekali kita tidak memiliki basic itu, terutama untuk softwarenya, untuk hardwarenya masih bisa, karena kita masih punya Iwan yang menguasai, tapi untuk software kita tidak punya” (YN). “Kemampuan IT masih sangat kurang, menurut saya staf perlu disekolahkan, bukan cuma kursus, karena kalau kursus itu tidak mendalam, kalau memang mau maju harus sekolah, hanya kendalanya disini orangnya sudah sanggup sekolah, tapi latar belakang pendidikan sebelumnya tidak mendukung” (IR). “Memang belum ada yang punya kompetensi di bidang TI, belum ada yang sampai programmer lah, yang kita punya baru D3 informatika yang mengusai hardware, yang satu lagi memang dia hobi di bidang komputer, tapi dia belum ahlinya” (DG).

Rendahnya kompetensi teknologi informasi yang dimiliki oleh staf perpustakaan membuat Perpustakaan Usakti sangat bergantung kepada unit atau orang lain untuk masalah hardware, software, dan jaringan baik untuk perawatan dan perbaikan. Dengan kondisi seperti di atas untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya maka perpustakaan akan membutuhkan waktu yang lebih lama. 2. Kesempatan mengembangkan diri Kesempatan staf untuk mengembangkan diri baik melalui pendidikan mapun kursus terbuka lebar. Kursus di bidang TI yang pernah diikuti oleh staf perpustakaan diantaranya adalah instalasi jaringan komputer, dasar-dasar programming, web design, PHP, design graphis, corel draw. Kursus tersebut diadakan secara rutin oleh UPT Puskom maupun diadakan oleh lembaga di luar Usakti seperti PC assembling dan LAN. Hal ini sebagaimana dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan berikut ini “…makanya dengan SDM yang ada, kita berusaha untuk mengotimalkan kemampuannya, seperti Ardi dan Iwan yang masih muda dan punya potensi mereka diberi kesempatan, dikursuskan, kalo Puskom mengadakan training mereka pasti diikutkan, bahkan kalau ada kursus yang menurut mereka bagus dan memang bagus untuk menunjang pekerjaan ya kita ikutsertakan, malah kalau dijinkan ingin saya sekolahkan” (FS).

Untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi juga difasilitasi oleh pihak universitas, walaupun ada kendalanya seperti kemauan staf itu

48

sendiri karena disebabkan oleh faktor usia. Usia staf perpustakaan di atas 40 tahun jumlahnya dua kali lipat dari staf yang berusia di bawah 40 tahun seperti terlihat pada Tabel 15 di atas. Hal ini tercermin dari pernyataan Kepala UPT Perpustakaan berikut ini “...makanya saya juga berusaha menyekolahkan siapa saja yang mau sekolah, baik itu di Perpustakaan Fakultas maupun disini. Untung saja di Fakultas ada yang mau, sudah syukur, itu istilahnya”(FS).

Kendalanya yang lain adalah latar belakang pendidikan sebelumnya yang tidak mendukung untuk melanjutkan pendidikan di bidang TI seperti yang terjadi pada salah seorang staf Perpustakaan. 4.4.1.6 Dukungan Pimpinan dan Unit TI terkait Dalam melaksanakan tugasnya perpustakaan sangat membutuhkan dukungan dari unit lain, salah satunya adalah unit TI. Di Usakti unit yang menangani TI adalah UPT Puskom dan UPT Multimedia. Berdasarkan anggaran rumah tangga Usakti (2011) UPT Puskom mempunyai tugas memberikan pelayananan teknis administratif di bidang perencanaan, pengembangan, dan pemeliharaan baik perangkat keras dan lunak komputer, dan implementasi program, serta pelaporan dan evaluasi di bidang komputerisasi dalam lingkup universitas. Sementara UPT Multimedia mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis administratif di bidang penyiapan alat bantu (media instruksional) dan bahan pengajaran serta bahan presentasi tentang universitas dan dokumentasi kegiatan dalam bentuk visual. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, peran kedua unit tersebut dalam membantu perpustakaan belum maksimal, seperti yang dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “Peran multimedia dan terutama untuk Puskom belum maksimal, makanya kita beli program sendiri, ngerjain sendiri, jadi perpustakaan harusnya tidak seperti ini, tidak perlu beli sistem, harusnya mereka yang menangani, kalau ada apa-apa kita yang menangani sendiri apapun itu baik dari hardware, software, jaringan, harusnya kan mereka” (FS).

Hal ini diperkuat oleh pernyataan Kasub unit referensi dan Kasub unit pengolahan sebagai berikut “Peran Puskom ada tapi kecil sekali. Perannya itu cuma mengadakan pelatihanpelatihan yang diadakan setahun sekali. Jadi kita tergantung dengan pihak luar, kalau ada orang dalam yang menguasai akan lebih mudah, yang kedua masalah pengembangan sistem, kalau kita punya orang dalam yang menguasai kita bisa menambah apa yang kita inginkan dalam waktu singkat” (YN). “Peran Puskom di perpustakaan gak ada sementara ini, untuk beberapa tahun ini tidak ada kontribusinya terhadap perpustakaan, hanya multimedia saja yang menangani jaringan” (DG).

Kurangnya dukungan dari pihak Puskom juga diakui oleh Kepala UPT Puskom melalui pernyataan berikut “Sebetulnya seharusnya perpustakaan itu gak perlu seperti itu, karena itu adalah tugas dan tanggungjawab seharusnya adalah UPT Puskom, saya bicara seharusnya ya, tapi kan kadang-kadang ada kendala otorisasi dan sebagainya gitu, tapi rencana ke depan short term adalah bagaimana memindahkan sistem yang

49

terdistribusi menjadi terpusat, apapun, semua sistem, karena itu akan memudahkan pemeliharaan dan pengembangan” (AS).

Hal ini juga didukung oleh Warek IV yang membawahi bidang perencanaan dan pengembangan termasuk TI di dalamnya, yang pernyataannya mengenai belum maksimalnya dukungan dari unit TI untuk perpustakaan sebagai berikut “Karena kita belum dibahas secara menyeluruh sih ya, sekarang terus terang masih parsial, mungkin nanti kalau sudah menyeluruh, mudah-mudahan ke depan, karena sekarang apa terasa makin sangat diperlukan dan kita makin ketinggalan nanti, kalau gak ngikutin perkembangan, hanya masih mencari jalan gimana jalannya untuk di dalam sini. Memang makanya dengan pertemuan kemarin diharapkan pihak IT baik yang Puskom maupun Multimedia itu akan membantu semua. Mudah-mudahan kita makin terbuka dengan pertemuan kemarin dan makin bersinergi bukan melemahkan, jadi unit yang satu dengan unit yang lain saling bersinergi bukan saling melemahkan karena kan untuk Trisakti. Ini perencanaan ke depan lho ya, jadi Barensif (Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi) itu nanti ada di atasnya, jadi Multimedia, Puskom ada semacam induknya lagi bidang perencanaan dan pengembangan sistem informasi. Ini struktur organisasinya kalau bisa selesai akhir tahun ini. Kemudian perpustakaan itu tidak hanya Kepala UPT, sebetulnya bisa ditingkatkan lagi, dan mestinya masuk di senat juga, karena perpustakaan sangat menunjang universitas karena tanpa perpustakaan gak mungkin lah ya”(AN).

Belum maksimalnya dukungan dari unit TI membuat perpustakaan kesulitan dalam melakukan pengembangan dan penerapan TI di perpustakaan. Walaupun dukungan yang diberikan oleh unit TI terkait belum maksimal pada saat ini seperti yang sudah dijelaskan di atas, tetapi komitmen pimpinan universitas maupun pimpinan unit TI terkait untuk mendukung dan membantu perpustakaan tetap besar, seperti tercermin dalam pernyataan Warek IV berikut ini “Pokoknya pimpinan mensupport berat, saya sebagai yang bertanggungjawab terhadap perencanaan dan pengembangan termasuk perpustakaan, kita berusaha untuk continous improvment meningkat terus seperti tangga”(AN).

Demikian juga sama dengan yang dikatakan oleh Kepala UPT Puskom maupun Kepala UPT Multimedia berikut ini “Tidak masalah, kalau saya sih kewajiban ya, kalau UPT Puskom itu kewajiban, jadi tidak bisa misalkan mengelak, kemudian bukan, itu bukan urusan saya, karena memang di jobdes memang seperti itu”(AS). “UPT itu kan sifatnya selain teknis kan supporting ya, jadi sekarang ini UPT Multimedia mempunyai komunikasi yang menurut saya sangat baik dengan Kepala Perpustakaan, kita saling bertukar informasi sehingga tahu kebutuhannya, perpustakaan yang membaca kebutuhannya di bawah, kebutuhannya seperti apa, apapun itu kita support, masukan-masukan untuk perpustakaan selalu kita kasih tahu”(CS).

4.4.1.7 Fasilitas Fasilitas yang akan dibahas disini adalah fasilitas yang dibuat oleh perpustakaan untuk penggunanya dengan memanfaatkan keberadaan teknologi informasi yaitu:

50

1. Situs Web Selain mengumpulkan dan mengolah informasi, salah satu fungsi utama perpustakaan adalah menyebarluaskan informasi. Dengan adanya teknologi internet pada saat ini, perpustakaan dapat menyebarkan informasi yang dimiliknya tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu melalui situs web. Di samping itu, situs web juga dibuat untuk meningkatkan kualitas layanan dan berfungsi sebagai media promosi untuk perpustakaan itu sendiri. Situs web adalah sebuah kumpulan file yang dapat diakses melalui alamat web, yang meliputi tema atau subyek tertentu dan dikelola oleh orang tertentu atau sebuah organisasi. Halaman pembuka disebut home page. Sebuah website berada pada server yang terhubung ke jaringan web dan mampu memformat dan mengirim informasi yang diminta oleh pengguna di seluruh dunia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Website biasanya menggunakan HTML untuk memformat dan menyajikan informasi dan menyediakan fasilitas navigasi yang membuatnya mudah bagi pengguna untuk bergerak di dalam dan di sekitar situs web (Gartner, 2012). Perpustakaan Usakti sudah memiliki situs web resmi sejak tahun 2009. Di dalam situs web Perpustakaan Usakti terdapat menu/fitur 1. Informasi dasar yaitu informasi mengenai peraturan, koleksi, layanan, jam buka, dan denah. 2. Penelusuran yaitu pencarian koleksi dengan menggunakan beberapa pendekatan berupa OPAC. 3. Konsultasi yaitu pertanyaan dan komentar melalui form isian online dengan nama respon pengunjung. 4. Survei kepuasan dalam bentuk form isian online dengan nama survei interaktif. 5. Penyebaran informasi berupa buku baru dan berita terbaru. 6. Kolaborasi yaitu kerjasama dengan pihak lain berupa jurnal elektronik dan link situs web. Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara, dilihat dari kondisi situs web Perpustakaan Usakti dapat disimpulkan bahwa a. Kualitas dan kuantitas konten masih kurang, dan belum semua menu berfungsi secara optimal serta belum dilakukan updating secara rutin. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “Memang begini, website itu akan kita perbaiki, memang rencananya sudah lama, tapi kemarin-kemarin ini masih terbentur dengan sistem yang belum stabil, siapa orangnya yang bertugas untuk memaintain website, misalnya untuk mengupload data, siapa yang bertugas untuk menjawab pertanyaan dari pengguna, secara resmi memang belum ditunjuk, kemudian koleksi usaktiana juga masih relatif sedikit yang bisa diakses karena kita mengalami kesulitan untuk mengumpulkannya, fitur-fitur yang ada sekarang juga masih perlu ditambah dan diperbaiki, dan kalau bisa interaktif juga, tapi pelan-pelan ke depan rencananya akan kita perbaiki, dan inginnya apa yang kita punya, kita tampilkan” (FS).

Hal yang sama juga dikatakan oleh Kasub unit referensi dan Kasub unit pengolahan berikut ini. “Website memang waktu itu awalnya kita membangun sekedar apa adanya, karena dikejar target dies natalis, jadi masih banyak yang perlu diperbaiki. Yang berjalan sekarang, kita masih berusaha meyempurnakan kontennya dulu, sekarang kan

51

konten sudah mulai ada, tidak terlalu minim lah, kemudian kendalanya yang memaintain website ini tidak ada, sebetulnya harus ada tim untuk memaintain baik dari segi layout dan tata bahasa, karena ini menyangkut kredibilitas Trisakti juga”(YN). “Masalah website masih banyak yang perlu diperbaiki, dan website kita ini belum ada yang menangani khusus, harusnya ada satu oranglah yang bisa menangani website kita, mungkin ada berita apa, harus diperbaharui terus datanya”(DG).

Beberapa menu yang bisa ditambahkan ke dalam situs web Perpustakaan Usakti menurut penulis adalah menu reservasi dimana pengguna dapat melakukan pemesanan koleksi dengan mengisi form pesanan atau kontak via chat box, menu edukasi yaitu informasi berupa pengarahan untuk meningkatkan kemampuan literasi berupa FAQ dan video tutorial. Sementara menu yang harus diperbaiki adalah menu konsultasi dimana konsultasi tidak hanya bisa dilakukan melalui form isian online, tapi bisa dalam bentuk online reference service, dimana pengguna dan pustakawan dapat berkomunikasi secara real time. Selain itu pertanyaan-pertanyaan di dalam menu survei kepuasan juga perlu ditambah dan disempurnakan lagi agar benar-benar dapat mengukur kepuasan pengguna terhadap layanan perpustakaan. b. Desain dan tampilan sudah cukup bagus untuk tahap awal walaupun masih ada yang perlu diperbaiki. Desain dan tampilan disini termasuk pilihan warna, huruf, tata letak, dan navigasi. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Kasub unit administrasi berikut ini “Kalau untuk tampilan sudah bagus, cuma perlu diupdate, karena memang belum ada yang megang untuk update kontennya”(IR).

Hal yang sama juga disampaikan oleh mahasiswa berikut ini “Tampilan agak standar, kontennya perlu diupdate biar lebih bagus”(MJ). “Website perpustakaan lumayan bagus untuk tampilan, untuk membuka webnya juga lumayan cepat”(DK). “Desain website sudah bagus, cuma informasinya kurang aja, kayaknya gak diupdate”(TL). “Website tampilannya sudah cukup lah, navigasinya mudah, hurufnya jelas, gampanglah, langsung bisa”(PJ).

Menurut penulis salah satu yang perlu diperbaiki adalah tata letaknya, karena bagian penting dari halaman awal seperti menu OPAC dan koleksi jurnal elektronik baru dapat dilihat setelah melakukan scrolling terlebih dahulu. 2. OPAC (Online Public Access Catalog) Di dalam situs web, perpustakaan juga dapat menyediakan sarana temu kembali informasi yaitu katalog online yang dinamakan OPAC. OPAC merupakan fasilitas layanan penelusuran secara elektronis sekaligus sebagai sarana temu kembali informasi yang cepat dan akurat dalam rangka meningkatkan kepuasan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC

52

adalah (1) pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan, (2) mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi, (3) mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja, (4) mempercepat pencarian informasi, dan (5) dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas (Kusmayadi dan Andriaty, 2006). Dengan demikian OPAC harus memiliki fitur yang bersifat mudah, fleksibel, dan akurat. Contoh fitur yang terdapat dalam OPAC adalah pencarian simple search, pencarian advanced search, menampilkan detail katalog, menampilkan status ketersediaan buku, pencarian buku baru, pemesanan buku, dan download data digital (abstraksi/full text) (Suprianto dan Muhsin, 2008). Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, OPAC Perpustakaan Usakti dilihat dari segi kinerja (kemudahan aplikasi, kecepatan akses, titik akses) dan ergonominya (kenyamanan, tampilan aplikasi) masih belum maksimal dan masih banyak yang perlu diperbaiki. Hal ini sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Kasub unit referensi dan pengolahan berikut ini “OPAC dari tampilan itu masih kurang, karena masih membuat bingung user, sebetulnya ini sudah kita sampaikan kepada pihak ketiga bahwa kita inginnya OPAC itu sekali kita membuka, kotak pencarian itu ada di halaman manapun, jadi tidak harus kembali ke halaman awal, itu yang pertama, yang kedua memang kita belum sediakan petunjuk penggunaannya. Untuk masalah kecepatan sudah lumayan cepat, untuk titik akses, sudah kita sediakan banyak titik akses”(YN). “OPAC belum bagus, karena itu dari awal dibuat, mungkin dari 4 tahun yang lalu kita buat ya kan, belum ada perubahan, itu belum tersentuh sama sekali, baru seadanya saja, seperti untuk pilihan jenis koleksi bahasa yang digunakan masih campuran antara bahasa Indonesia dan bahasa Inggris”(DG).

Belum maksimalnya kinerja dan ergonomi OPAC Perpustakaan Usakti juga dinyatakan oleh pengguna berikut ini “Kalau OPAC itu fieldnya suka tidak mau berubah padahal sudah di klik, maksudnya pas di klik kriteria jenis koleksi misalnya buku, field yang dibawahnya yaitu field berdasarkan apa, pilihan yang muncul cuma 2 pilihan yaitu judul artikel dan sub judul, itu kan kriteria untuk jenis koleksi artikel dosen, bukan untuk buku, jadi harus direfresh dulu baru mau berubah, baru kemudian muncul berdasarkan pengarang, subyek, judul. Kemudian juga komputernya juga sudah lemot, harusnya ada tempat duduknya juga, biar gak capek berdiri”(TL). “Kalau lagi cari buku loadnya agak lama, mungkin komputernya harus diganti yang baru, informasi yang didapat sudah lengkap misalnya kita mau cari buku langsung ketahuan bukunya ada gaknya ”(MJ). “Kalau di OPAC itu dalam pencarian ditambah kata kunci, kalau dari subyek kurang spesifik, apalagi dari judul, terus harusnya duduk juga sih nyarinya biar lebih nyaman, dibanding sekarang yang harus berdiri”(PJ).” “Kecepatan lumayan, cuma kalo bisa sih komputernya diupgrade biar lebih cepet, dan perlu ada petunjuk penggunaan OPAC supaya gak ngebingungin, soalnya pencariannya kadang masih suka ngebingungin”(DK).

53

4.4.1.8 Layanan Layanan yang disediakan oleh Perpustakaan Usakti terdiri dari: 1. Layanan sirkulasi Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan pesan pinjam (booking) koleksi buku bagi seluruh sivitas akademika Usakti. 2. Layanan referensi Layanan referensi adalah layanan yang disediakan kepada pengguna yang berkaitan dengan koleksi referensi yang dimiliki oleh perpustakaan seperti ensiklopedi, kamus, direktori, atlas, majalah, jurnal, surat kabar, dan database online (ASCE, Ebsco, Emerald, Proquest, RII, Bursa Efek Jakarta, Indonesia Capital Market Directory dan Kumpulan Berita Indonesia) serta berupa bantuan penelusuran informasi. Pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, melalui berbagai sumber informasi yang dimiliki perpustakaan, maupun yang berasal dari lembaga lain. 3. Layanan literasi informasi Layanan yang memberikan pengetahuan dan ketrampilan kepada pengguna untuk mengidentifikasi, mengakses, mengevaluasi dan menggunakan informasi. Pada saat ini modul literasi informasi yang ditawarkan adalah Library A to Z yaitu modul yang ditujukan kepada mahasiswa baru yang diberikan pada setiap awal tahun akademik dengan tujuan memperkenalkan perpustakaan secara umum mengenai fasilitas dan layanan yang tersedia. Modul yang kedua adalah penelusuran database online. Modul ini ditujukan kepada mahasiswa maupun dosen dengan tujuan agar mereka mampu mencari informasi yang berasal dari database online yang dimiliki perpustakaan. Untuk sementara ini jika ada permintaan dari pengguna modul ini baru akan diberikan. 4. Layanan multimedia Layanan yang diberikan berupa pemutaran koleksi multi media yang dimiliki oleh perpustakaan seperti kaset audio, video, VCD, maupun DVD di perpustakaan. 5. Layanan internet Layanan yang membantu pengguna dalam menelusur informasi yang lebih beragam, baik jenis, jumlah maupun asal informasi, maka Perpustakaan Usakti menyediakan layanan akses internet. Layanan internet ini diberikan secara cuma-cuma atau tidak berbayar akan tetapi pengguna hanya dapat menelusur dan browsing saja, karena perangkat komputernya tidak dilengkapi dengan sarana penyimpanan (usb port). Untuk pengguna yang membawa laptop disediakan fasilitas WiFi. 6. Layanan warnet dan scanning Layanan perpustakaan dengan menyediakan fasilitas komputer dimana pengguna dapat melakukan kegiatan pengetikan, pencetakan, browsing, burning CD, dan scanning. Berbeda dengan layanan internet, layanan warnet dan scanning adalah layanan yang berbayar. 7. Layanan Fotokopi Perpustakaan menyediakan layanan fotokopi untuk membantu pengguna yang memerlukan, khususnya untuk membuat fotokopi koleksi perpustakaan yang hanya dapat dibaca di tempat. Layanan ini dapat dimanfaatkan dengan

54

membawa bahan pustaka yang diperlukan ke bagian fotokopi dan langsung dapat ditunggu. 8. Layanan ruang diskusi Layanan yang diberikan perpustakaan dengan menyediakan 4 ruangan dengan kapasitas 8 orang yang dapat digunakan untuk berdiskusi, rapat, maupun belajar kelompok yang terpisah dari ruang baca sehingga tidak diganggu dan mengganggu pengguna lain. Fasilitas yang disediakan adalah seperangkat kursi dan meja serta dilengkapi dengan air conditioner. Dari layanan yang disediakan oleh Perpustakaan Usakti seperti telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwa jenis layanan yang disediakan merupakan layanan standar seperti yang disebutkan dalam SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu layanan sirkulasi, referensi, pendidikan penguna, penelusuran informasi, dan pinjam antar perpustakaan (BSN, 2009). Hanya layanan yang terakhir saja yang belum bisa disediakan oleh Perpustakaan Usakti. Meskipun demikian Perpustakaan Usakti juga mampu menyediakan jenis layanan yang tidak disebutkan dalam SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi seperti layanan ruang diskusi, layanan internet, multimedia, fotokopi, warnet dan scanning. Berdasarkan data laporan tahunan perpustakaan 3 tahun terakhir yaitu dari tahun akademik 2009/2010 sampai dengan 2011/2012 jumlah pengguna yang memanfaatkan beberapa layanan perpustakaan terlihat mengalami penurunan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam tabel berikut ini. Tabel 17 Pemanfaatan layanan No 1. 2. 3. 4. 5.

Layanan Sirkulasi Referensi Internet+Multimedia +Warnet Akses e-journal Akses situs web

TA 2009/2010 209 2.072 4.959 173.980X 81.339 X

TA 2010/2011 930 1.055 5.384 248.322 X 25.585 X

TA 2011/2012 884 387 2.070 184.151 X 33.584 X

Adanya tren penurunan ini berdasarkan hasil wawancara dengan pengguna maupun pengelola perpustakaan disebabkan oleh 1. Pengembangan koleksi yang belum berimbang dari segi subyek. Dilihat dari segi subyek, koleksi buku maupun jurnal untuk fakultas-fakultas teknik yang dimiliki kurang lengkap dan mutakhir. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Perpustakaan dan Kasub unit referensi sebagai berikut: “Memang anggaran 2 tahun yang lalu saya tidak beli buku, karena anggaran yang ada fokus untuk beli sistem, itu juga masih dibantu sama universitas (FS). “Koleksinya untuk 2 tahun ke belakang ini penambahannya sangat minim sekali, jadi menurut saya kurang keuptodatean koleksinya, kalaupun ada penambahan hanya bidang tertentu misalnya ekonomi gitu, untuk teknik itu kurang sekali, jadi tidak merata pengadaannya” (YN).

Hal yang sama juga dirasakan oleh pengguna dengan pernyataannya berikut ini

55

“Koleksinya kurang diperbaharui, buku-bukunya masih edisi 2 tahun ke belakang, kurang diupdate, tadi saya juga kan nyari buku software corel draw, photoshop gak ada yang baru”(PJ). “Koleksinya kalo komputer koleksinya kurang ya, baik itu buku maupun jurnalnya”(AS). “Kalau dari teknik lingkungan masih belum lengkap, terus autocad juga yang terbaru gak ada, bukunya itu harus diupdate”(TL). “...memang beberapa kali saya cari buku di bidang arsitektur itu lebih lengkap yang ada di fakultas, daripada di sini (SS)

Kurang lengkapnya koleksi buku yang dimiliki oleh perpustakaan juga disebabkan antara lain karena perpustakaan susah sekali mendapatkan informasi buku yang dipakai untuk proses belajar dan mengajar, kalaupun ada yang tertulis di dalam daftar referensi dalam silabus mata kuliah adalah buku-buku lama yang sudah out of print. Hal ini dinyatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “harusnya kita dapat masukan dari SAP, tapi disini ada banyak fakultas yang SAPnya tidak pernah diperbaharui, walaupun ada yang bagus juga, tapi tidak banyak, jadi kita tidak ada pedoman yang jelas untuk pengadaan.”(FS).

2. Kurangnya promosi mengenai keberadaan perpustakaan dan layanan yang disediakan untuk sivitas akademika. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “…cuma mungkin di kita itu yang kurang itu promosi, promosi dari saya, promosi ke fakultas, terutama untuk dosen. Kita mau promosi ke fakultas saja, selalu waktunya tidak tepat, susah ketemunya, kita sih inginnya lebih baiklah ke depannya. Kita juga khawatir masalah e-journal yang dilanggan sama DIKTI, saya khawatir di Trisakti ini hanya sedikit penggunaannya, kurang tanggapan, kurang respon, makanya kedepannya kita bikin promosi yang lebih baiklah”(FS).

Hal ini diperkuat juga oleh pernyataaan Kasub unit referensi, Kasub unit pengolahan, dan staf pengelola layanan internet dan multimedia sebagai berikut “Program promosi setiap tahun itu tidak jelas, jadi sifatnya hanya isidental, terus yang kedua promosi itu menjadi tugas bagian mana juga tidak jelas, misalnya apakah dia masuk di sirkulasi, referensi, ataukah di administrasi, akibatnya siapa yang harus bertanggungjawab untuk promosi juga tidak jelas” (YN). “Untuk layanan masih kurang sosialisasi, promosi kurang gencar, kurang mensosialisasikan apa yang dimiliki perpustakaan itu kepada mahasiswa, untuk sosialisasi kita masih terbatas pada mahasiswa baru, itu kan masih permukaannya saja, baru pengenalan bahwa di perpustakaan ada ini, tapi bagaimana melakukan penelusuran secara mendalam, masih belum dilakukan. Sebetulnya di rencana kerja sudah ada, tapi pelaksanaannya sering lewat”(DG). “Dulu sih kita masih bikin pameran, sekarang gak ada sama sekali, promosi bener-bener kurang, jadi kalau mahasiswa ke sini, saya rajin-rajin tanya, tahu

56

fasilitas disini gak?, dia jawab enggak bu, cuma komputer, ya sudah saya kasih brosur, tolong ya kasih tahu juga temennya, makanya sekarang agak lumayan mahasiswa yang kesini”(DS).

Kurangnya promosi juga dirasakan oleh mahasiswa, dengan pernyataannya sebagai berikut “Pertama kali kan waktu kesini ada ya sekali orang perpustakaan dateng tuh mempromosikan perpustakaan, tapi kalau cuma itu kayaknya kurang, terus adik-adik kelas saya juga yang ke Gedung M kayaknya gak ada, kayaknya saya sama temen saya berdua aja, kayaknya pada kurang tahu, terus mungkin juga pada takut-takut kali kesini ya, dimana sih, lantai berapa sih, pinjemnya juga gimana, saya juga mau pake ruang diskusi tapi gak tahu caranya, gak ada petugas yang jaga, saya juga gak tahu kalau boleh kasih usulan untuk pembelian buku melalui web perpustakaan”(TL). “Promosinya jangan cuma sekali aja, ya haruslah dingetin terus ke perpus ke perpus…”(PJ).

Pentingnya promosi dilakukan oleh perpustakaan juga dikatakan oleh Warek IV sebagai berikut: “Untuk promosi saya kira masih perlu ditambah, takutnya image masyarakat di Trisakti, perpustakaan itu belum secanggih apa yang sudah ada gitu”(AN).

Perpustakaan Usakti juga belum memanfaatkan keberadaan teknologi secara optimal untuk meningkatkan kualitas layanannya. Berdasarkan hasil wawancara, layanan yang harusnya sudah dapat disediakan oleh perpustakaan adalah 1. Layanan referensi oline Menurut Warek IV layanan yang harusnya dikembangkan adalah dapat berkomunikasi langsung dengan pustakawaan secara real time seperti pernyataannya sebagai berikut “chatting dengan pustakawan secara langsung, jadi bisa tanya, bahkan kritik, masukan, jadi kita juga terbuka untuk kebaikan institusi bukan pribadi, itu akan bagus sekali”(AN).

Sejalan dengan Warek IV, pengguna juga menyatakan hal yang hampir sama berikut ini “Referensi online, sekarang kan jarang dijawab, harusnya langsung bisa dijawab, biasanya perpustakaan dimanapun kayak gitu”(TL). “…jadi kalo misalnya saya lagi cari buku, kadang-kadang tuh gak ada di koleksi, apa saya salah cara mencarinya, ya lebih enak sih bisa langsung tanya ke petugas lewat sosial media, buat kritik dan saran juga”(MJ).

2. Layanan mobile library Hal ini disebutkan oleh pengguna berikut ini “mobile library itu kan bisa mempermudah akses, dimanapun berada kita bisa mencari informasi dari perpustakaan”(DK). “…terus cari buku perpustakaan harusnya juga bisa pakai handphone”(TL).

57

“Kalau melihat di luar sudah pakai mobile gitu, saya kepengennya sih bisa baca jurnal apa disini, di note saya, karena saya pengen bacanya lebih besar”(CS).

3. Layanan sms Layanan sms akan digunakan terutama untuk mengingatkan pengguna yang terlambat dalam mengembalikan buku, seperti yang dikatakan oleh Kasub unit administrasi berikut ini “Selama ini kita lakukan melalui surat, tapi sepertinya itu kurang efektif, karena sering alamatnya sudah tidak benar, kalau lewat sms kan, nomor handphone mereka kita verifikasi lagi tiap enam bulan sekali, mudah-mudahan bisa lebih efektif dan lebih cepat sampai ke mereka”(IR).

4. Penyediaan ruang multimedia Layanan yang menyediakan ruangan untuk diskusi, pelatihan, melihat dan membahas film, yang dilengkapi dengan komputer, LCD projector, monitor LCD, dan sarana multimedia, seperti yang dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut “saya mau ada satu ruangan khusus yang bisa dipakai untuk pelatihan termasuk literasi informasi. Kita bisa atur lagi yang di lantai 2, kita bisa lebih enak karena sudah ada tempatnya tinggal bikin jadwalnya saja, berapa orang pun akan tetap kita layani. Selain itu kita bisa bikin untuk orang bisa lihat film disana, kita bikin supaya orang nyaman di sana, sehingga orang tertarik untuk datang ke perpustakaan, itu kan bagus untuk promosi kita”(FS).

Dengan demikian berdasarkan data dan hasil wawancara di atas, dilihat dari kondisi layanan yang disediakan oleh Perpustakaan Usakti, dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan Usakti memiliki kekuatan yaitu layanan yang ada pada saat ini sudah sesuai dengan SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi. Sementara itu di sisi yang lain mempunyai kelemahan yaitu kurangnya promosi serta pengembangan koleksi yang belum berimbang dari segi subyek merupakan salah satu penyebab turunnya pemanfaatan layanan. Kelemahan yang lain adalah belum dimilikinya kemampuan untuk memanfaatkan keberadaan teknologi secara optimal untuk meningkatkan kualitas layanan. 4.4.1.9 Anggaran Perpustakaan Usakti dalam melaksanakan kegiatannya sangat bergantung kepada kekuatan keuangan yang dimilikinya. Perpustakaan Usakti memiliki sumber pendanaan tetap yang berasal dari universitas setiap tahunnya. Prosedurnya adalah setiap tahun perpustakaan membuat rencana program kerja beserta anggaran yang diperlukan kepada pihak universitas untuk disetujui. Menurut SNI Perpustakaan Peguruan Tinggi (BSN, 2009) anggaran perpustakaan sekurang-kurangnya 5% dari total anggaran perguruan tinggi di luar belanja pegawai. Walaupun anggaran perpustakaan belum mencapai standar minimal di atas dan sudah 5 tahun ini tidak mengalami kenaikan, tetapi perpustakaan diberikan hak untuk menentukan peruntukan dari anggaran tersebut. Untuk tahun akademik 2011/2012 anggaran yang diperuntukan di bidang teknologi informasi termasuk pembelian peralatan, perawatan, dan langganan jurnal elektronik sebesar 48% dari anggaran keseluruhan perpustakaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa dilihat dari segi anggaran, Perpustakaan Usakti memiliki

58

potensi kekuatan yaitu memiliki sumber dana yang tetap dan memiliki hak untuk menentukan peruntukan dari anggaran tersebut. Seperti yang telah diketahui, dukungan pimpinan termasuk anggaran untuk perpustakaan cukup besar seperti yang dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan berikut. “Sebetulnya pimpinan itu, kalau kita minta apapun mereka itu welcome apapun, selama uangnya itu ada, tidak pernah mempersulit, itu yang saya rasakan”(FS).

Hal ini juga diperkuat oleh pernyataan Kasub unit referensi sebagai berikut “Kalau dana sebetulnya apapun yang kita minta dikasih, hanya pintar-pintar kita mengajukan proposal dan memang program itu logikanya diterima oleh pimpinan. Walaupun tidak ada dana biasanya mereka memberikan solusinya gitu contohnya ketika untuk sistem, budget kita terbatas akhirnya kita serahkan dana perpustakaan sekian, nah mereka bantu, kita gak tahu mereka sumbernya darimana, tapi mereka bantu sehingga bisa terealisasi sistem ini. Kita hanya separuh, separuhnya lagi dari universitas”(YN).

Berdasarkan analisis lingkungan internal Perpustakaan Usakti terkait dengan kondisi hardware, software, data, jaringan, sumber daya manuia, dukungan pimpinan dan unit TI terkait, fasilitas, layanan dan anggaran maka dapat diketahui sejumlah kekuatan dan kelemahan sebagai berikut. Tabel 18 Identifikasi kekuatan dan kelemahan Perpustakaan Usakti Aspek Hardware

Software

Data

Kekuatan • Jumlah komputer dan perangkat tambahan(peripheral) untuk staf maupun untuk pengguna sudah cukup memadai • Penanganan terhadap masalah atau kerusakan yang terjadi pada hardware relatif cepat

• Sudah memiliki aplikasi untuk sistem informasi perpustakaan (SIPRUS) • Sudah memiliki aplikasi pendukung (word processing, spreadsheet, software graphic) yang cukup lengkap untuk menunjang operasional perpustakaan • Perawatan untuk aplikasi SIPRUS dilakukan secara rutin dan terjadwal • Penananganan masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi pendukung (Non SIPRUS) relatif cepat • Koleksi perpustakaan hampir seluruhnya sudah dapat diakses secara online • Sudah menyediakan akses informasi terhadap sumber informasi di luar Perpustakaan • Backup data SIPRUS dilakukan secara rutin

Kelemahan • Spesifikasi komputer untuk staf dan terutama untuk pengguna masih perlu ditingkatkan • Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan hardware perpustakaan • Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan hardware perpustakaan • Perawatan hardware belum dilakukan secara rutin • Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan software perpustakaan • Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan software perpustakaan • Perawatan aplikasi/program non SIPRUS belum dilakukan secara rutin • Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi SIPRUS relatif lama • Jumlah koleksi Usaktiana dalam bentuk digital yang dapat diakses secara online masih sedikit • Belum memiliki kebijakan tertulis backup data perpustakaan • Backup data non SIPRUS belum dilakukan secara rutin • Belum memiliki kebijakan tertulis pengamanan data perpustakaan

59

Aspek Data

Jaringan

Sumber Daya Manusia Dukungan pimpinan dan Unit TI terkait

Fasilitas

Layanan

Anggaran

Kekuatan • Keamanan data SIPRUS dan non SIPRUS sudah cukup baik dilihat dari kemungkinan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berwenang • Keamanan ruang server sudah cukup baik • Infrastruktur jaringan sudah baik dan tertata rapi • Kecepatan jaringan internet sudah cukup baik • Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada jaringan di dalam kontrol internal relatif cepat • Terbukanya kesempatan staf untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan di bidang teknologi • Adanya komitmen pimpinan universitas dan unit TI untuk mendukung dan membantu perpustakaan • Desain dan tampilan web sudah cukup bagus • Memiliki jenis layanan yang sudah sesuai dengan SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi

Kelemahan • Belum memiliki SK Rektor yang mewajibkan seluruh sivitas akademika menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan

• Perawatan jaringan belum dilakukan secara rutin • Belum memiliki kebijakan tertulis perawatan jaringan

• Kompetensi SDM perpustakaan di bidang TI masih sangat kurang • Belum maksimalnya dukungan unit TI universitas • Kuantitas dan kualitas konten web perpustakaan masih kurang • Kinerja dan segi ergonomi OPAC belum maksimal • Belum memanfaatkan keberadaan teknologi secara optimal untuk meningkatkan kualitas layanan • Pengembangan koleksi yang belum berimbang dari segi subyek • Kurangnya promosi keberadaan dan layanan perpustakaan

• Memiliki sumber dana yang tetap • Memiliki hak untuk menentukan peruntukan anggaran

4.4.2 Lingkungan Eksternal Perpustakaan Lingkungan eksternal Perpustakaan Usakti yang dikaji dalam penelitian ini adalah populasi, kebutuhanpengguna, kebijakan universitas, kondisi ekonomi, sosial dan budaya, politik, dan teknlologi. 4.4.2.1 Populasi Dalam waktu 5 tahun terakhir jumlah mahasiswa baru Usakti mengalami peningkatan walaupun sempat terjadi penurunan pada tahun 2010, seperti terlihat pada Tabel 19. Peningkatan ini tidak terlepas dari berbagai usaha promosi yang dilakukan kepada masyarakat tentang keberadaan program studi yang ada di Usakti.

60

Tabel 19 Jumlah mahasiswa baru Usakti 2008-2012 Tahun akademik 2008/2009 2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013

Jumlah mahasiswa 2.895 3.348 3.028 3.308 3.510

Sementara itu, berdasarkan data dari Biro Administrasi Akademik pada tahun akademik 2012/2013 jumlah keseluruhan mahasiswa aktif Usakti dari 9 fakultas yang ada untuk jenjang sarjana atau strata 1 adalah 14.467 orang. Peningkatan jumlah mahasiswa seharusnya secara langsung akan berpengaruh positif pada jumlah pengunjung baik yang secara fisik datang ke perpustakaan maupun yang melakukan akses ke situs web perpustakaan, serta tercermin pada peningkatan jumlah pemanfaatan layanan yang disediakan oleh perpustakaan karena mahasiswa merupakan kelompok terbesar pengguna di perpustakaan perguruan tinggi, termasuk di Perpustakaan Usakti. Hal ini sayangnya belum terjadi di Perpustakaan Usakti karena peningkatan jumlah mahasiswa tidak berpengaruh pada peningkatan jumlah pemanfaatan layanan (Tabel 17) karena berbagai sebab yang telah dijelaskan sebelumnya. Sebetulnya peningkatan jumlah mahasiswa merupakan peluang besar bagi perpustakaan untuk meningkatkan perannya sebagai pusat sumber belajar sekaligus mengangkat citra perpustakaan dimata mahasiswa. Namun peningkatan jumlah mahasiswa tersebut juga sekaligus dapat menjadi ancaman bagi perpustakaan jika tidak diimbangi dengan ketersediaan fasilitas dan layanan yang menjadi kebutuhan mereka. 4.4.2.2 Kebutuhan Pengguna Sebelum mengidentifikasi kebutuhan pengguna, sebaiknya perlu mengetahui terlebih dahulu karakteristiknya. Mahasiswa sebagai kelompok terbesar dari pengguna di perguruan tinggi pada saat ini tergolong kepada digital natives yaitu generasi yang lahir pada era digital (lahir mulai tahun 1994 sampai sekarang). Ciri-ciri generasi digital natives menurut Ernawati (2012) adalah 1. Digital Literate: sejak lahir sudah terbiasa dengan alat dan lingkungan yang serba digital. 2. Selalu terhubung dengan internet melalui gadget. 3. Selalu ingin cepat, tidak sabar dalam memperoleh informasi dan respon secara multitasking. 4. Eksperimental: belajar dengan melakukan, tidak disuruh. 5. Sosial media: chatting, bermain game online, memposting buku harian web (blogging), berbagi informasi dan bersosialisasi melalui situs jejaring sosial semacam facebook,twitter, terbuka mengemukakan pendapat dan isi hati. 6. Global, mudah beradaptasi, tidak mempersoalkan perbedaan, nyaman berinteraksi dengan orang asing yang tidak dikenal sekalipun. 7. Orientasi pada tim: suka bekerja dalam tim, peer group. 8. Visual dan kinestetik; lebih suka gambar, petunjuk visual.

61

Dengan karakteristik seperti di atas, juga terbukti di Perpustakaan Usakti yaitu jumlah pengguna yang memanfaatkan layanan internet, warnet dan multimedia lebih banyak daripada pengguna yang memanfaatkan layanan sirkulasi seperti terlihat dalam Tabel 16 di atas. Hal ini juga diperkuat oleh hasil wawancara yang dilakukan kepada mahasiswa berikut ini “saya lebih sering ke lantai 5 daripada lantai 3, saya kan sedang skripsi data yang saya butuhkan lebih banyak tersedia di lantai 5, di database ICMD (Indonesia Capital Market Directory), sudah gitu cepet lagi carinya tinggal klik, sudah keluar data yang kita cari”(MJ). “lebih enak cari bahan lewat internet atau sumber-sumber elektronik, karena lebih cepet dan hemat waktu”(DK). “Lebih seneng cari lewat internet kalau buat nyari bahan buat tugas, kan lebih simpel, udah gitu kalau bosen ya tinggal browsing”(PJ). “Informasi yang dibutuhkan sebetulnya sih dua-duanya, tercetak sama yang online, tapi kalau disuruh milih, lebih enak yang online, apalagi kalau tugas akhir, sudah bisa dilihat secara online, terus ditambahin sama disertasi, dosen gitu, lebih bagus”(TL).

Berdasarkan data dan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa minat dan kebutuhan pengguna untuk mengkses informasi melalui internet atau melalui sumber-sumber elektronik yang dimiliki oleh perpustakaan merupakan peluang yang harus dimanfaatkan sebaik mungkin. Namun belum terpenuhinya kebutuhan pengguna akan koleksi elektronik sesuai dengan bidang subyek yang diinginkan dan sarana untuk mengaksesnya merupakan ancaman yang harus dihadapi oleh Perpustakaan Usakti 4.4.2.3 Kebijakan Universitas Berdasarkan hasil wawancara dengan Warek IV, Kepala UPT Multimedia dan Kepala UPT Puskom disimpulkan bahwa pada saat ini paling tidak ada dua kebijakan yang mendukung upaya pengembangan Perpustakaan Usakti yang berkaitan dengan teknologi informasi. Hal ini merupakan peluang yang bisa dimanfaatkan oleh perpustakaan. Pertama Perpustakaan Usakti diperbolehkan untuk melakukan recruitment staf yang mempunyai keahlian dibidang perpustakaan atau dibidang teknologi informasi. Hal ini sebagaimana yang dikemukakan oleh Warek IV berikut ini “Jadi gini kemarin kita rapat di pusat ini, untuk tenaga non dosen, terus ya aturan-aturannya, sudah saya sampaikan bahwa sesuai dengan aturan maksudnya dari standar BAN dan sebagainya, ada hal-hal khusus misalnya perpustakaan, laboran, IT, nah akhirnya kalau yang itu khusus, itu boleh diizinkan, boleh melakukan recruitment”(AN).

Kebijakan kedua adalah mengizinkan melakukan outsourcing untuk membantu perpustakaan di bidang teknologi informasi, sebagaimana dikatakan Kepala UPT Multimedia dan Kepala UPT Puskom berikut ini “Kebijakan Multimedia dan disetujui oleh universitas adalah kita tidak perlu punya programmer, tapi kita memang punya satu outsourcing adhoc yang kita bentuk, yang setiap saat dia bisa pergi begitu saja gitu, per project, dia boleh

62

kerja disini, sehingga kalau sudah selesai, sudah, yang penting bagaimana kita memilih si lembaga itu atau kelompok orang itu atau orang itu, dia lokasi ada, kedudukan hukumnya dimana, dan setiap saat bertanggungjawab tentang apa yang dia buat gitu”(CS). “Kalau misalkan di renstranya perpustakaan sudah mengatakan seperti itu kan bisa dieksekusi, apakah dieksekusi oleh orang luar atau apakah oleh orang IT internal, gak masalah, whatever, kalau saya sih berpikir untuk kebaikan aja”(AS).

Adanya dua kebijakan diatas selain memberikan peluang juga sekaligus memberikan ancaman karena seperti diketahui bahwa standar gaji tenaga TI yang besar yang keahliannya sangat diharapkan dapat membantu perpustakaan belum tentu dapat dipenuhi oleh Usakti. 4.4.2.4 Kondisi Ekonomi Nilai tukar dollar AS terhadap rupiah yang tidak stabil dan ketidakpastian ekonomi global akan menjadi ancaman bagi pengembangan Perpustakaan Usakti, karena kegiatan seperti pengadaan koleksi tercetak maupun elektronik, serta pembelian hardware dan software akan terpengaruh oleh kondisi tersebut. Hal ini seperti yang dikutip dari situ web resmi Bank Indonesia yang mengatakan bahwa nilai tukar yang mengalami tekanan depresiasi pada triwulan II dan III-2012 kembali bergerak stabil pada Triwulan IV-2012. Tekanan depresiasi rupiah pada triwulan II dan III-2012 terutama akibat ketidakpastian ekonomi global dan tekanan pada neraca pembayaran Indonesia(BI, 2012). Selain itu ancaman yang harus dihadapi adalah sumber dana yang bergantung pada pihak universitas, karena sebagai universitas swasta sumber dana utamanya adalah berasal dari sumbangan pendidikan yang dibayarkan oleh mahasiswa. Namun dengan terbukanya kesempatan bekerjasama dengan pihak lain akan memberikan peluang untuk mencari tambahan sumber dana dari pihak di luar universitas, misalnya dengan membuka kesempatan bagi lembaga lain khususnya lembaga konsultan untuk menjadi anggota perpustakaan atau corporate member dengan biaya tertentu. Lembaga konsultan dimana tugasnya adalah memberikan konsultasi tentunya akan banyak membutuhkan sumber informasi yang bisa didapat dari koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti. Namun dalam pelaksanaannya tidak boleh melupakan visi dan misi yang diemban oleh Perpustakaan Usakti yaitu melayani seluruh sivitas akademika. Selain itu sumber dana juga bisa didapatkan dalam bentuk sponsorship untuk kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan, atau perpustakaan berusaha menciptakan suatu layanan yang dapat memberikan keuntungan secara finansial.

4.4.2.5 Kondisi Sosial dan Budaya Seperti diketahui bahwa pangsa pasar mahasiswa Usakti adalah golongan menengah ke atas. Hal ini terlihat dari besarnya biaya pendidikan yang harus dikeluarkan. Biaya pendidikan terdiri dari SPP yang berkisar dari 10 juta rupiah sampai 175 juta rupiah yang dibayarkan satu kali di awal masuk, biaya BPP pokok per semester yang berkisar 7 juta rupiah sampai 15 juta rupiah, biaya per

63

sks 250 ribu rupiah serta biaya praktikum yang berkisar 2 juta rupiah sampai 15 juta rupiah tergantung dari program studi yang diambil. Dengan melihat latar belakang mahasiswa yang berasal dari golongan menengah atas, maka bukanlah hal yang aneh jika mereka terlihat sangat akrab dengan teknologi informasi terutama komputer dan peralatan elektronik bergerak yang sifatnya sangat personal seperti laptop, smartphone, handphone, tablet. Mereka adalah termasuk generasi yang melek teknologi. Hampir seluruh mahasiswa Usakti sudah memiliki paling tidak satu dari seluruh gadget tersebut. Peluang yang bisa diambil oleh perpustakaan adalah karena mereka sudah akrab atau familiar dengan teknologi tersebut maka akan lebih mudah bagi perpustakaan mensosialisasikan atau mengajarkan suatu layanan yang berbasis teknologi informasi kepada para mahasiswa. Sebaliknya ancaman yang akan timbul dengan akrabnya mereka terhadap teknologi adalah tuntutan terhadap penggunaan teknologi informasi di perpustakaan akan semakin tinggi. Jika perpustakaan tidak mampu menyediakan layanan yang berbasis teknologi informasi, maka mereka akan meninggalkan atau mengabaikan perpustakaan. 4.4.2.6 Kondisi Politik Menurut Matthews (2004) dalam menilai kondisi eksternal salah satu faktor yang harus diperhatikan adalah kondisi politik yaitu apakah ada peraturan baru yang dikeluarkan oleh pemerintah yang memberikan pengaruh bagi perpustakaan. Pada saat ini pemerintah besama DPR sedang membahas RUU hak cipta sebagai pengganti UU nomor 19 tahun 2002 tentang hak cipta yang keberadaannya dirasakan sudah tidak sejalan lagi dengan perkembangan teknologi informasi, perdagangan, industri, dan investasi. RUU hak cipta ini diharapkan lebih dapat memberikan perlindungan bagi pencipta, pemegang hak cipta, dan pemilik hak terkait dengan tetap memperhatikan kepentingan masyarakat luas. Materi yang berkaitan dengan perpustakaan di dalam RUU hak cipta tersebut tercantum dalam pasal 23 yang dikutip dari situs jaringan dokumentasi dan informasi hukum Kementrian Riset dan Teknologi (2012) menyebutkan bahwa Setiap perpustakaan atau lembaga arsip baik secara langsung maupun tidak langsung tidak bertujuan komersial dapat membuat 1(satu) salinan ciptaan atau bagian dari ciptaan tanpa izin pencipta atau pemegang hak cipta dengan cara: a. Perbanyakan tulisan secara reprografi yang telah dipublikasikan, diringkas, atau dirangkum dengan maksud untuk memenuhi permintaan seseorang dengan syarat: 1. perpustakaan atau lembaga arsip menjamin bahwa salinan tersebut sematamata akan dipergunakan untuk tujuan pendidikan atau penelitian 2. perbanyakan tulisan secara reprografi tersebut dilakukan secara terpisah, apabila dilakukan secara berulang harus merupakan kejadian yang tidak saling berhubungan, dan 3. tidak ada lembaga manajemen kolektif yang mengelola dan menawarkan lisensi kepada perpustakaan atau lembaga arsip sehubungan dengan bagian yang difotokopi. b. Pembuatan salinan dilakukan untuk pemeliharaan, penggantian salinan yang diperlukan, atau penggantian salinan dalam hal salinan hilang, musnah, rusak

64

dari koleksi permanen di perpustakaan atau lembaga arsip, dengan syarat perpustakaan atau lembaga arsip tidak mungkin memperoleh salinan dalam kondisi wajar, atau pembuatan salinan tersebut dilakukan secara terpisah, apabila dilakukan secara berulang harus merupakan kejadian yang tidak saling berhubungan. c. Pembuatan salinan dimaksudkan untuk pengkomunikasian atau pertukaran informasi antar perpustakaan atau lembaga arsip. Dengan adanya RUU hak cipta tersebut memberikan peluang yang besar dan kemudahan kepada perpustakaan untuk melakukan kegiatan reprografi karena tidak akan bermasalah dan bertentangan dengan ketentuan hukum dari hak cipta selama tujuan tersebut untuk tujuan pendidikan dan penelitian bukan untuk tujuan komersial. Repografi sendiri merupakan berbagai metode yang dilakukan untuk melakukan produksi ulang isi dokumen tercetak maupun digital seperti melakukan scanning, fotokopi, maupun pencetakan digital, termasuk digitalisasi dokumen di dalamnya. Dengan demikian perpustakaan dapat melakukan kegiatan digitalisasi dokumen dan melayankannya kepada pengguna tanpa harus khawatir, karena kegiatan tersebut dilindungi oleh hukum sepanjang mengikuti ketentuan yang disyaratkan. Sedangkan ancaman yang timbul adalah jika RUU tersebut tidak jadi disahkan oleh DPR. 4.4.2.7 Kondisi Teknologi Adanya perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat memberikan peluang bagi perpustakaan untuk menerapkan atau mengadopsi teknologi tersebut pada layanannya sehingga akan tercipta layanan yang inovatif dan kreatif yang berbasis teknologi. Perkembangan teknologi tersebut tersebut antara lain ditandai dengan hadirnya perangkat komunikasi yang mudah dibawa dan yang sifatnya sangat personal seperti laptop, handphone, dan tablet. Alat komunikasi tersebut misalnya dapat digunakan oleh perpustakaan untuk berkomunikasi dengan penggunanya misalnya untuk memberikan layanan referensi online, maupun dipinjamkan kepada pengguna sebagi sarana mengakses informasi yang ada di perpustakaan. Dengan adanya perangkat yang mudah dibawa atau mobile tersebut juga memungkinkan perpustakaan untuk menciptakan layanan m-library yaitu sebuah cara yang dilakukan oleh perpustakaan untuk menyediakan layanan perpustakaan agar terjangkau oleh para pengguna ‘mobile phones’ atau ‘smartphones’ kapanpun dan dimanapun mereka berada (Nedham dalam Surachman, 2012). Menurut Vollmer dalam Surachman (2012) cakupan layanan m-library dapat dilihat tabel berikut.

65

Tabel 20 Layanan m-library Mobile OPACS Mobile Applications Mobile Collections/ Mobile Content Delivery Mobile Library Instruction Mobile Database Library SMS Notification

SMS Reference

Akses ke dalam Online Public Access Catalog melalui mobile optimized websites Aplikasi khusus untuk smartphones yang diinstall terlebih dahulu dan memungkinkan pengguna mengakses sistem perpustakaan, katalog Fasilitas yang disediakan oleh penyedia bekerjasama dengan perpustakaan untuk menyediakan akses ke audiobooks, e-books, audio language course Bahan-bahan instruksi perpustakaan dan penggunaan resources yang dapat diakses melalui platforms mobile device Menyediakan akses ke database yang dilanggan atau dimiliki menggunakan perangkat mobile melalui mobile web services Penggunaan SMS untuk berbagai tujuan seperti informasi keterlambatan, informasi pemesanan, informasi ketersediaan koleksi, informasi nomor panggil dan lokasi, dll Layanan menjawab pertanyaan referensi oleh pustakawan melalui perangkat mobile

Selain itu dengan adanya teknologi web 2.0 juga bisa bisa dimanfaatkan oleh perpustakaan dalam menyediakan web perpustakaan yang memungkinkan terjadinya komunikasi secara interaktif antara perpustakaan dan pengguna yang dapat diterapkan pada layanan referensi online, pemesanan, usulan koleksi, maupun konsultasi pencarian informasi melalui fasilitas email dan chatting. Di samping itu dengan adanya teknologi 2.0 juga memungkinkan antar pengguna untuk saling berinteraksi, berbagi informasi, dan memberikan ulasan terhadap koleksi maupun layanan perpustakaan. Kemunculan aplikasi media jejaring sosial seperti facebook dan twitter juga dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk meningkatkan kualitas layanan. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Sumendap (2011), facebook dapat menjalankan enam fungsi layanan depan perpustakaan yaitu sosialisasi, konsultasi, edukasi, survey, kompilasi kritik dan saran serta penyebaran informasi. Aplikasi Single Sign On (SSO) juga merupakan salah satu contoh aplikasi yang dapat disediakan oleh perpustakaan yang memugkinkan pengguna mengakses semua isi jaringan cukup dengan satu kali saja melakukan autentifikasi. Teknologi ini sesuai bagi perpustakaan dengan jaringan luas, konten yang sangat beragam dan aplikasi berasal dari banyak vendor. Aplikasi SSO di perpustakaan bisa dimanfaatkan untuk mengakses koleksi dan layanan perpustakaan, melihat administrasi dan sejarah peminjaman koleksi, buku yang paling diminati, mengakses pembelajaran online, absen di kelas, menggunakan internet dengan fasilitas wifi kampus (Ernawati, 2012). Tersedianya sumber informasi dalam bentuk elektronik seperti e-books beserta e-books readernya juga perlu dipertimbangkan oleh perpustakaan untuk memperkaya koleksinya. Konten yang dihadirkan dalam e-books tidak hanya berbentuk teks tetapi juga ditampilkan dalam bentuk kombinasi animasi, video, suara yang bersifat interaktif. Hadirnya e-books beserta dengan readernya akan memberikan pengalaman baru bagi pengguna Adanya teknologi RFID (Radio Frequency Identification) juga akan semakin mempermudah perpustakaan karena dapat menjalankan 2 fungsi sekaligus yaitu identifikasi dan keamanan. RFID sendiri merupakan sebuah metode identifikasi dengan menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder (tag) untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh. RFID tags

66

dapat menggantikan barcode dan peralatan anti pencurian. Fitur yang unik tersebut mampu meningkatkan pengelolaan koleksi dan membuat aktivitas sirkulasi makin cepat serta akurat dalam satu operasi. Selain itu sistem RFID juga dapat memelihara koleksi pada susunan yang benar, dan bahkan mengurangi kesalahpahaman di antara petugas perpustakaan. Keberadaan teknologi seperti telah dijelaskan di atas memberikan peluang bagi perpustakaan untuk memanfaatkannya guna meningkatkan jenis dan kualitas layanannya sekaligus memberikan ancaman jika perpustakaan tidak memiliki sumber daya manusia dan keuangan untuk memanfaatkan teknologi tersebut yang akan berakibat perpustakaan akan ditinggalkan oleh penggunanya. Berdasarkan analisis lingkungan eksternal Perpustakaan Usakti terkait dengan aspek populasi, kebutuhan pengguna, kebijakan universitas, kondisi ekonomi, sosial dan budaya, politik dan teknologi, maka dapat diketahui sejumlah peluang dan ancaman sebagai berikut. Tabel 21 Identifikasi peluang dan ancaman Perpustakaan Usakti Aspek Populasi Pengguna

Kebutuhan Pengguna

Kebijakan Universitas

Kondisi ekonomi

Kondisi sosial dan budaya

Kondisi politik

Kondisi teknologi

Peluang • Jumlah pengguna potensial yang meningkat setiap tahunnya dapat meningkatkan citra dan peran perpustakaan • Minat dan kebutuhan pengguna untuk mengakses informasi melalui internet dan sumber informasi elektronik cukup besar • Kebijakan universitas yang mengizinkan untuk merekrut tenaga TI • Kebijakan universitas yang mengizinkan melakukan outsourcing dalam mengerjakan proyek TI • Mencari sumber dana di luar universitas

• Pengguna yang sebagian besar mahasiswa sudah akrab dan familiar dengan alat dan lingkungan yang serba digital • RUU hak cipta yang akan menggantikan UU no 19 tahun 2002 tentang hak cipta akan lebih memberikan perlindungan hukum kepada perpustakaan dimana perpustakaan diperbolehkan membuat salinan suatu karya untuk keperluan pendidikan atau penelitian tanpa harus meminta izin pencipta atau pemegang hak cipta • Tersedianya berbagai macam teknologi yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan jenis dan kualitas layanan perpustakaan

Ancaman • Jumlah pengguna tidak sebanding dengan fasilitas dan layanan yang tersedia • Belum terpenuhinya kebutuhan koleksi elektronik dari segi subyek dan sarana untuk mengaksesnya • Gaji tenaga TI yang besar

• Sumber dana bergantung pada Universitas • Nilai tukar dollar yang tidak stabil dan ketidakpastian ekonomi global • Tuntutan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan akan semakin tinggi • RUU hak cipta tidak jadi disahkan oleh DPR

• Tidak tersedianya sumber daya manusia dan keuangan untuk memanfaatkan teknologi yang ada dalam rangka meningkatkan layanan

67

4.5 Matriks Internal Factor Evaluation (IFE) Setelah dilakukan identifikasi faktor internal Perpustakaan Usakti seperti terlihat pada Tabel 18, maka tahap selanjutnya adalah melakukan pemberian bobot dan rating oleh 4 orang responden terpilih yaitu Kepala UPT Perpustakaan, Kasub unit adiministrasi, Kasub unit pengolahan, dan Kasub unit referensi yang sekaligus merangkap sebagai Pjs Kasub unit sirkulasi dengan metode paired comparison. Perkalian antara bobot dan ratin gakan menghasilkan skor bobot yang nantinya akan menjadi indikator untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan Perpustakaan Usakti. Hasil dari matriks IFE dapat dilihat dalam tabel berikut. Tabel 22 Matriks Internal Factor Evaluation (IFE) No

Faktor Kunci Internal

Kekuatan Memiliki sumber dana yang tetap 1. Backup data SIPRUS dilakukan secara rutin 2. Adanya komitmen pimpinan universitas dan unit TI untuk 3. mendukung dan membantu perpustakaan Perawatan untuk aplikasi SIPRUS dilakukan secara rutin dan 4. terjadwal Sudah memiliki aplikasi untuk sistem informasi perpustakaan 5. (SIPRUS) Terbukanya kesempatan staf untuk mengikuti pendidikan dan 6. pelatihan di bidang teknologi 7. Memiliki hak untuk menentukan peruntukan anggaran Jumlah komputer dan perangkat tambahan(peripheral) untuk 8. staf maupun untuk pemustaka sudah cukup memadai Koleksi perpustakaan hampir seluruhnya sudah dapat diakses 9. secara online 10. Infrastruktur jaringan sudah baik dan tertata rapi

Bobot

Rating

Skor

0.028 0.024

00

0.098 0.096

0.027

0.094

0.023

0.093

0.023

.000

0.091

0.026

0.091

0.028

0.091

0.024

0.090

0.023

0.087

0.023

0.087

Kecepatan jaringan internet sudah cukup baik Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada jaringan di dalam kontrol internal relatif cepat Penanganan terhadap masalah atau kerusakan yang terjadi pada hardware relatif cepat Keamanan data SIPRUS dan non SIPRUS sudah cukup baik dilihat dari kemungkinan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berwenang Keamanan ruang server sudah cukup baik Sudah menyediakan akses informasi terhadap sumber informasi di luar Perpustakaan Sudah memiliki aplikasi pendukung (word processing, spreadsheet, software graphic) yang cukup lengkap untuk menunjang operasional perpustakaan

0.023

0.087

0.023

0.087

0.023

0.085

0.023

0.085

0.022

0.082

0.023

0.079

0.022

0.077

18.

Desain dan tampilan web sudah cukup bagus

0.023

0.076

19.

Memiliki jenis layanan yang sudah sesuai dengan SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi

0.023

0.076

20.

Penananganan masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi pendukung (Non SiPRUS) relatif cepat

0.023

0.073

11. 12. 13. 14.

15. 16. 17.

68

No

Faktor Kunci Internal

Bobot

Rating

Skor

0.021

1.500

0.032

0.024

1.250

0.030

0.023

1.250

0.029

0.023

1.250

0.029

0.023

1.250

0.029

0.023

1.250

0.029

0.023

1.250

0.028

0.023

1.250

0.028

0.027

1.000

0.027

0.026

1.000

0.026

0.024

1.000

0.024

0.024

1.000

0.024

0.024

1.000

0.024

0.024

1.000

0.024

0.024

1.000

0.024

Kelemahan 21.

Belum memiliki kebijakan tertulis backup data perpustakaan

22.

Belum memanfaatkan keberadaan teknologi secara optimal untuk meningkatkan kulaitas layanan Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan hardware perpustakaan Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan software perpustakaan Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi SIPRUS relatif lama

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.

Backup data non SIPRUS belum dilakukan secara rutin Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan software perpustakaan Belum memiliki kebijakan tertulis pengamanan data perpustakaan Belum maksimalnya dukungan unit TI universitas Kompetensi SDM perpustakaan di bidang TI masih sangat kurang Spesifikasi komputer untuk staf dan terutama untuk pemustaka masih perlu ditingkatkan Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan hardware perpustakaan Perawatan hardware belum dilakukan secara rutin Perawatan aplikasi/program non SIPRUS belum dilakukan secara rutin Jumlah koleksi Usaktiana dalam bentuk digital yang dapat diakses secara online masih sedikit

36.

Belum memiliki SK Rektor yang mewajibkan seluruh sivitas akademika menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan

0.024

1.000

0.024

37.

Perawatan jaringan belum dilakukan secara rutin

0.024

1.000

0.024

38.

Belum memiliki kebijakan tertulis perawatan jaringan

0.024

1.000

0.024

39.

0.024

1.000

0.024

0.024

1.000

0.024

41.

Kuantitas dan kualitas konten web perpustakaan masih kurang Kinerja dan segi ergonomi OPAC perpustakaan belum maksimal Kurangnya promosi keberadaan dan layanan perpustakaan

0.024

1.000

0.024

42.

Pengembangan koleksi yang belum berimbang dari segi subyek

0.024

1.000

0.024

40.

Total

1.000

2.300

Dari Tabel 22 di atas, dapat diidentifikasi bahwa tiga faktor utama yang menjadi kekuatan terbesar Perpustakaan Usakti adalah memiliki sumber dana yang tetap (0.098), backup data SIPRUS dilakukan secara rutin (0.096), dan adanya komitmen pimpinan universitas dan unit TI terkait untuk mendukung dan membantu perpustakaan (0.094). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa dengan memiliki sumber dana yang tetap yang berarti memiliki kepastian tersedianya anggaran setiap tahunnya yang digunakan untuk melakukan pengembangan perpustakaan merupakan kekuatan terbesar yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti. Hal ini terjadi karena seperti diketahui bahwa dalam

69

meningkatkan layanan maupun operasional perpustakaan berbasis TI membutuhkan anggaran yang tidak sedikit. Kemudian faktor kedua adalah backup data SIPRUS yang rutin dilakukan memberikan kepastian bahwa data SIPRUS akan selalu tersedia kapanpun dibutuhkan. Data dan informasi merupakan aset penting perpustakaan yang harus dijaga, sehingga harus selalu tersedia salinannya. Faktor ketiga adalah adanya komitmen pimpinan universitas dan unit TI untuk mendukung dan membantu perpustakaan. Perpustakaan sebagai bagian dari Universitas tidak akan bisa bekerja optimal tanpa adanya dukungan dari pimpinan, dan unit TI terkait. Untuk itu dibutuhkan sinergi sehingga visi dan misi universitas maupun perpustakaan dapat tercapai. Selanjutnya ada tiga faktor utama yang menjadi kelemahan terbesar Perpustakaan Usakti. Kelemahan pertama dengan skor terendah 0.024 ditempati oleh 12 faktor sekaligus yaitu spesifikasi komputer untuk staf dan terutama untuk pengguna masih perlu ditingkatkan, belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan hardware perpustakaan, perawatan hardware belum dilakukan secara rutin, perawatan aplikasi/program non SIPRUS belum dilakukan secara rutin, jumlah koleksi Usaktiana dalam bentuk digital yang dapat diakses secara online masih sedikit, belum memiliki SK Rektor yang mewajibkan seluruh sivitas akademika menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan, perawatan jaringan belum dilakukan secara rutin, belum memiliki kebijakan tertulis perawatan jaringan, kuantitas dan kualitas konten web perpustakaan masih kurang, kinerja dan segi ergonomi OPAC perpustakaan belum maksimal, kurangnya promosi keberadaan dan layanan perpustakaan, dan pengembangan koleksi yang belum berimbang dari segi subyek. Kelemahan terbesar kedua adalah kompetensi SDM perpustakaan di bidang TI masih sangat kurang dengan skor 0.026. Selanjutnya faktor kelemahan terbesar ketiga adalah belum maksimalnya dukungan unit TI universitas dengan skor 0.027. Berdasarkan penilaian responden terhadap faktor kunci internal yaitu kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti, diperoleh skor total sebesar 2.300. Dengan skor total tersebut dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan Usakti mempunyai kondisi internal di dalam kategori rata-rata dalam hal kemampuan memanfaatkan kekuatan dan kemampuan untuk mengatasi kelemahan yang ada.

4.6 Matriks Exsternal Factor Evaluation (EFE) Perhitungan pada matriks EFE dilakukan dengan cara terlebih dahulu mengidentifikasi faktor eksternal yang termasuk ke dalam peluang dan ancaman. Sama dengan matriks IFE, pemberian bobot dan rating dilakukan oleh 4 orang responden terpilih. Setelah itu dilakukan perkalian antara bobot dan rating untuk menghasilkan skor bobot yang nantinya akan menjadi indikator untuk mengetahui peluang dan ancaman Perpustakaan Usakti. Hasil lengkap dari matriks EFE dapat dilihat dalam Tabel 23.

70

Tabel 23 Matriks Eksternal Factor Evaluation (EFE) No

Faktor Kunci Eksternal

Bobot

Rating

Skor

1

Minat dan kebutuhan pengguna untuk mengakses informasi melalui internet dan sumber informasi elektronik cukup besar

0.067

2.750

0.183

2

Pengguna yang sebagian besar mahasiswa sudah akrab dan familiar dengan alat dan lingkungan yang serba digital Jumlah pengguna potensial yang meningkat setiap tahunnya dapat meningkatkan citra dan peran perpustakaan RUU hak cipta yang akan menggantikan UU no 19 tahun 2002 tentang hak cipta akan lebih memberikan perlindungan hukum kepada perpustakaan dimana perpustakaan diperbolehkan membuat salinan suatu karya untuk keperluan pendidikan atau penelitian tanpa harus meminta izin pencipta atau pemegang hak cipta Kebijakan universitas yang mengizinkan melakukan outsourcing dalam mengerjakan proyek TI Tersedianya berbagai macam teknologi yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan jenis dan kualitas layanan perpustakaan Kebijakan universitas yang mengizinkan untuk merekrut tenaga TI Mencari sumber dana dari pihak di luar universitas

0.06

2.50

0.149

0.063

2.250

0.141

0.057

2.250

0.129

0.056

2.000

0.113

0.065

1.500

0.098

0.067

1.250

0.083

0.053

1.000

0.053

0.083

3.750

0.310

0.07

3.750

0.262

Peluang

3 4

5 6

7 8

Ancaman Tidak tersedianya sumber daya manusia dan keuangan untuk 9 memanfaatkan teknologi yang ada dalam rangka meningkatkan layanan 10 Tuntutan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan akan semakin tinggi 11

Jumlah pengguna tidak sebanding dengan fasilitas dan layanan yang tersedia

0.07

3.500

0.243

12

Sumber dana yang bergantung pada universitas

0.067

3.500

0.235

13

Belum terpenuhinya kebutuhan koleksi elektronik dari segi subyek dan sarana untuk mengaksesnya

0.07

3.250

0.228

14

Gaji tenaga TI yang sangat besar Nilai tukar dollar yang tidak stabil dan ketidakpastian ekonomi global RUU tidak jadi disahkan oleh DPR

0.049

3.750

0.185

0.05

3.250

0.164

0.053

2.500

0.132

15 16

Total

1

2.710

Ada tiga faktor yang menjadi peluang yang mendapat respon terbesar dari Perpustakaan Usakti. Faktor pertama adalah minat dan kebutuhan pengguna untuk mengakses informasi melalui internet dan sumber informasi elektronik cukup besar dengan skor 0.183. Kemudian yang kedua adalah pengguna yang sebagian besar mahasiswa sudah akrab dan familiar dengan alat dan lingkungan yang serba digital dengan skor 0.149. Selanjutnya yang ketiga adalah jumlah pengguna potensial yang meningkat setiap tahunnya dapat meningkatkan citra dan peran

71

perpustakaan dengan skor 0.141. Ketiga faktor tersebut merupakan peluang utama yang harus dapat dimanfaatkan oleh Perpustakaan Usakti. Faktor kunci eksternal yang menjadi ancaman terbesar pertama adalah tidak tersedianya sumber daya manusia dan keuangan untuk memanfaatkan teknologi yang ada dalam rangka meningkatkan layanan dengan skor 0.310. Kemudian ancaman terbesar kedua ditempati oleh tuntutan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan akan semakin tinggi dengan skor 0.262. Faktor ancaman terbesar ketiga adalah jumlah pengguna tidak sebanding dengan fasilitas dan layanan yang tersedia dengan skor 0.243. Ketiga faktor tersebut merupakan faktor ancaman terbesar dan harus diantisipasi oleh Perpustakaan Usakti. Berdasarkan penilaian responden terhadap faktor kunci eksternal Perpustakaan Usakti, diperoleh skor total sebesar 2.710. Dengan skor total tersebut dapat disimpulkan bahwa kemampuan Perpustakaan Usakti untuk memanfaatkan peluang yang ada serta kemampuan dalam mengatasi ancamanancaman yang ada berada pada posisi sedang.

4.7 Matriks Internal Eksternal (IE) Hasil analisis lingkungan internal dan eksternal yang dijabarkan dalam bentuk matriks IFE dan EFE akan disajikan dalam bentuk matriks IE. Matriks IE diperoleh dengan memasukkan total skor yang diperoleh dari matriks IFE dan EFE. Matriks ini bermanfaat untuk mengetahui posisi suatu institusi sehingga dapat digunakan untuk menentukan strategi yang akan dijalankannya. Apabila total skor IFE dan EFE diposisikan pada matriks IE, maka posisi Perpustakaan Usakti berada pada sel V (Gambar 6). Pada sel ini strategi yang harus dijalankan oleh Perpustakaan Usakti adalah strategi pertahankan dan pelihara yang terdiri dari strategi penetrasi pasar dan strategi pengembangan produk (David, 2004). Strategi penetrasi pasar adalah strategi mencari pangsa pasar yang lebih besar untuk produk atau jasa yang sudah ada sekarang, melalui usaha pemasaran yang lebih gencar (David, 2004). Selama ini kegiatan promosi yang dilakukan oleh Perpustakaan Usakti belum direncanakan dengan baik dan jumlah kegiatan yang dilakukan sangat sedikit yaitu hanya melakukan program pengenalan perpustakaan untuk mahasiswa baru sekali dalam setahun, membuat brosur yang ditempelkan di perpustakaan sendiri atau dibagikan kepada pengunjung yang datang ke perpustakaan. Menurut penulis sebetulnya keberadaan dan layanan perpustakaan dapat dipromosikan melalui media website, media sosial, monitor LCD yang ada di setiap gedung di Usakti, menampilkan berita di tabloid kampus, berpartisipasi dengan membuat acara dalam rangka Dies Natalis Universitas, dan melakukan promosi secara aktif dengan cara turun langsung ke Fakultas maupun program studi untuk menjelaskan layanan-layanan yang disediakan oleh perpustakaan. Meningkatkan kegiatan promosi sangat penting dilakukan agar peran perpustakaan sebagai jantungnya perguruan tinggi dapat benar-benar terwujud. Strategi pengembangan produk adalah strategi untuk meningkatkan penjualan dengan memperbaki produk atau jasa yang sudah ada atau

72

mengembangkan yang baru (David, 2004). Sebelum strategi ini dijalankan yang harus lebih dulu dilakukan oleh perpustakaan adalah melakukan kajian terhadap kebutuhan dan kepuasan pengguna terhadap layanan yang sudah disediakan oleh perpustakaan pada saat ini. Setelah itu yang perlu disiapkan adalah perangkat yang dibutuhkan, termasuk teknologi dan sumber daya manusianya untuk dapat memperbaiki maupun mengembangkan jasa atau layanan sesuai dengan keinginan pengguna. Dengan demikian layanan yang disediakan oleh perpustakaan akan benar benar dapat memuaskan penggunanya. SKOR BOBOT IFE Kuat 3.0-4.0 4.0

3.0

Rata-rata 2.0-2.99 2.3

Lemah 1.0-1.99 2.0

1.0

4.0

I

II

III

Tinggi 3.0-4.0

VI

Sedang 2.0-2.99

IX

Rendah 1.0-1.99

SKOR BOBOT EFE

3.0

2.7

IV

V

VII

VIII

2.0

1.0

Gambar 8 Matriks IE

4.8 Matriks Threats-Opportunities-Weakness-Strengths (TOWS) Matriks TOWS digunakan untuk menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman yang telah diidentifikasi pada matriks EFE dicocokkan dengan kekuatan dan kelemahan yang telah diidentifikasi pada matriks IFE. Melalui matriks ini akan dihasilkan empat jenis strategi yaitu strategi S-O (Strengths-Opportunities), W-O (Weakness-Opportunities), S-T (Strengths-Threats) dan W-T (WeaknessThreats). Matriks TOWS Perpustakaan Usakti dapat dilihat pada Tabel 24.

73

Tabel 24 Matriks TOWS KEKUATAN (STRENGTHS-S)

FAKTOR INTERNAL

1.

2.

3.

4.

5.

6. 7.

8.

9. 10.

11. 12. 13. 14.

15.

16.

17. 18.

FAKTOR EKSTERNAL

19. 20.

Jumlah komputer dan perangkat tambahan(peripheral) untuk staf maupun untuk pengguna sudah cukup memadai Penanganan terhadap masalah atau kerusakan yang terjadi pada hardware relatif cepat Sudah memiliki aplikasi untuk sistem informasi perpustakaan (SIPRUS) Sudah memiliki aplikasi pendukung (word processing, spreadsheet, software graphic) yang cukup lengkap untuk menunjang operasional perpustakaan Penananganan masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi pendukung (Non SiPRUS) relatif cepat Perawatan untuk aplikasi SIPRUS dilakukan secara rutin dan terjadwal Koleksi perpustakaan hampir seluruhnya sudah dapat diakses secara online Sudah menyediakan akses informasi terhadap sumber informasi di luar Perpustakaan Backup data SIPRUS dilakukan secara rutin Keamanan data SIPRUS dan non SIPRUS sudah cukup baik dilihat dari kemungkinan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berwenang Keamanan ruang server sudah cukup baik Infrastruktur jaringan sudah baik dan tertata rapi Kecepatan jaringan internet sudah cukup baik Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada jaringan di dalam kontrol internal relatif cepat Terbukanya kesempatan staf untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan di bidang teknologi Adanya komitmen pimpinan universitas dan unit TI untuk mendukung dan membantu perpustakaan Desain dan tampilan web sudah cukup bagus Memiliki jenis layanan yang sudah sesuai dengan SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi Memiliki sumber dana yang tetap Memiliki hak untuk menentukan peruntukan anggaran

KELEMAHAN (WEAKNESS-W) 1. Spesifikasi komputer untuk staf dan terutama untuk pengguna masih perlu ditingkatkan 2. Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan hardware perpustakaan 3. Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan hardware perpustakaan 4. Perawatan hardware belum dilakukan secara rutin 5. Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan software perpustakaan 6. Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan software perpustakaan 7. Perawatan aplikasi/program non SIPRUS belum dilakukan secara rutin 8. Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi SIPRUS relatif lama 9. Jumlah koleksi Usaktiana dalam bentuk digital yang dapat diakses secara online masih sedikit 10. Belum memiliki kebijakan tertulis backup data perpustakaan 11. Backup data non SIPRUS belum dilakukan secara rutin 12. Belum memiliki kebijakan tertulis pengamanan data perpustakaan 13. Belum memiliki SK Rektor yang mewajibkan seluruh sivitas akademika menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan 14. Perawatan jaringan belum dilakukan secara rutin 15. Belum memiliki kebijakan tertulis perawatan jaringan 16. Kompetensi SDM perpustakaan di bidang TI masih sangat kurang 17. Belum maksimalnya dukungan unit TI universitas 18. Kuantitas dan kualitas konten web perpustakaan masih kurang 19. Kinerja dan segi ergonomi OPAC perpustakaan belum maksimal 20. Belum mampu secara optimal memanfaatkan keberadaan teknologi untuk meningkatkan kualitas layanan 21. Kurangnya promosi keberadaan dan layanan perpustakaan 22. Pengembangan koleksi yang belum berimbang dari segi subyek

74

FAKTOR INTERNAL

FAKTOR EKSTERNAL PELUANG (OPPORTUNITIES-O) 1. Jumlah pengguna potensial yang meningkat setiap tahunnya dapat meningkatkan citra dan peran perpustakaan 2. Minat dan kebutuhan pengguna untuk mengakses informasi melalui internet dan sumber informasi elektronik cukup besar 3. Kebijakan universitas yang mengizinkan untuk merekrut tenaga TI 4. Kebijakan universitas yang mengizinkan melakukan outsourcing dalam mengerjakan proyek TI 5. Mencari sumber dana dari pihak di luar universitas 6. Pengguna yang sebagian besar mahasiswa sudah akrab dan familiar dengan alat dan lingkungan yang serba digital 7. RUU hak cipta baru yang akan menggantikan UU no 19 tahun 2002 tentang hak cipta akan lebih memberikan perlindungan hukum kepada perpustakaan dimana perpustakaan diperbolehkan membuat salinan suatu karya untuk keperluan pendidikan atau penelitian tanpa harus meminta izin pencipta atau pemegang hak cipta 8. Tersedianya berbagai macam teknologi yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan jenis dan kualitas layanan perpustakaan

KEKUATAN (STRENGTHS-S)

KELEMAHAN (WEAKNESS-W)

STRATEGI S-O

STRATEGI W-O

1. Meningkatkan pemanfaatan dan

kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna. 2. Menyediakan perlatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan 3. Membuat kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan dan operasional perpustakaan

1.

2. 3.

Menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai Meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan Menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif bagi pengguna

75

FAKTOR INTERNAL

FAKTOR EKSTERNAL ANCAMAN (THREATS-T) 1. Jumlah pengguna tidak sebanding dengan fasilitas dan layanan yang tersedia 2. Belum terpenuhinya kebutuhan koleksi elektronik dari segi subyek dan sarana untuk mengaksesnya 3. Gaji tenaga TI yang besar 4. Sumber dana bergantung pada universitas 5. Nilai tukar dollar yang tidak stabil dan ketidakpastian ekonomi global 6. Tuntutan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan akan semakin tinggi 7. RUU hak cipta yang baru tidak jadi disahkan oleh DPR 8. Tidak tersedianya sumber daya manusia dan keuangan untuk memanfaatkan teknologi yang ada dalam rangka meningkatkan layanan

KEKUATAN (STRENGTHS-S)

KELEMAHAN (WEAKNESS-W)

STRATEGI S-T

STRATEGI W-T

1. Meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan 2. Melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI

1. Melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan 2. Membuat rencana teknologi sebagai pedoman dalam menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan

Berdasarkan Tabel 24 di atas, maka didapatkan 10 usulan strategi dengan rincian strategi S-O yaitu strategi yang dihasilkan dengan cara menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang yang ada diperoleh 3 usulan strategi. Strategi W-O yaitu strategi yang dihasilkan dengan cara memanfaatkan peluang yang ada untuk menanggulangi kelemahan internal yang ada diperoleh 3 strategi. Strategi S-T yaitu strategi yang dihasilkan dengan cara menggunakan kekuatan yang ada untuk mengatasi ancaman diperoleh 2 strategi. Terakhir strategi W-T yaitu strategi yang dihasilkan dengan cara memperkecil kelemahan serta menghindari ancaman diperoleh 2 strategi. Adapun 10 usulan strategi tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut.

76

Tabel 25 Usulan Strategi Perpustakaan Usakti Strategi

No 1. 2. 3 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna Menyediakan perlatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan Membuat kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan Menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai Meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan Menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif bagi pengguna Meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan Melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI Melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan Membuat rencana teknologi sebagai pedoman dalam menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan

4.9 Perspektif IT BSC Berdasarkan 10 strategi yang didapat pada Tabel 24, maka langkah selanjutnya adalah mengelompokkannya ke dalam 4 perspektif IT BSC, selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 26 Perspektif IT BSC Perspektif Orientasi Pengguna

Keunggulan Operasional Kontribusi Institusi Orientasi Masa Depan

Strategi 1. Meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna 2. Menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif bagi pengguna 3. Melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI 1. Menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai 2. Menyediakan perlatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan 1. Meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan 2. Melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan 1. Membuat kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan 2. Meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan 3. Membuat rencana teknologi sebagai pedoman dalam menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan

4.10 Matriks IT BSC Setiap strategi yang dihasilkan kemudian kemudian dijabarkan ke dalam matriks IT BSC yaitu rincian rencana strategis berupa sasaran strategis, ukuran, target, dan inisiatif strategi. Penetapan ukuran, target, maupun inisisatif strategi dilakukan dengan cara melakukan focus group discussion dengan Kepala dan Kasub Unit Perpustakaan. Hasil dari matriks IT BSC dapat dilihat pada Tabel 27 berikut.

Tabel 27 Matriks IT BSC Ukuran Perspektif Orientasi Pengguna

Sasaran Strategis 1. Meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna

Lag Indikator

Lead Indikator

Target

Inisiatif Strategi 1.1. Menyediakan akses kepada sumber informasi elektronik 24/7

Kepuasan pengguna

Indeks kepuasan pengguna

Indeks kepuasan pengguna berada pada kategori puas

Jumlah pemanfaatan layanan

Meningkat

Meningkat 10% per tahun

77

1.2. Mempercepat proses integrasi sistem informasi Perpustakaan Usakti dengan seluruh perpustakaan fakultas 1.3. Menyediakan sumber informasi elektronik sesuai dengan kebutuhan pengguna dan kebijakan pengadaan 1.4. Meningkatkan jumlah koleksi usaktiana dalam bentuk digital 1.5. Ikut berkontribusi dalam portal garuda 1.6. Menyediakan layanan online via email (memberitahukan pinjaman yang terlambat, kegiatan yang akan berlangsung) dan web forms (registrasi anggota, usulan koleksi, penggunaan ruang diskusi) 1.7. Meningkatkan kualitas OPAC: a. kinerja (menambah titik akses, kecepatan akses, mempermudah penggunaan) b. ergonomi OPAC (memperbaiki tampilan aplikasi dan kenyamanan penggunaan) 1.8. Meningkatkan kualitas web perpustakaan: a. memperbaiki tata letak/layoutnya b. Menambah menu/fitur: FAQ, New Collection, New Events, Video Tutorial, RSS Feeds, Personal Account (pengguna dapat mengetahui jumlah item yang dipinjam, denda yang harus dibayar, memperpanjang pinjaman) c. Menambah link ke website lain yang bermanfaat bagi pengguna d. Menerapkan teknologi single sign on untuk mengakses semua informasi di dalam web perpustakaan e. Mendesain tampilan halaman web untuk diakses melalui handphone

78

Ukuran Perspektif

Sasaran Strategis

Lag Indikator

Lead Indikator

Target

Inisiatif Strategi f. menambah kecepatan akses g. Menugaskan staf untuk bertanggunjawab memelihara, melakukan update informasi, dan menjawab pertanyaan dari pengguna

Tingkat awareness keberadaan dan layanan perpustakaan

Meningkat

min 90 % civitas akademika mengetahui keberadaan dan layanan perpustakaan

1.9. Melengkapi ruang diskusi dengan LCD projector 1.10. Membuat ruang multimedia yang dilengkapi dengan LCD projector, koneksi internet, monitor, dvd player 1.11. Menyediakan tablet untuk mengakses koleksi usaktiana di perpustakaan 1.12. Meningkatkan promosi keberadaan dan layanan perpustakaan dengan bantuan teknologi a. Membuat e-Newsletter perpustakaan untuk dikirimkan ke seluruh sivitas akademika b. Memanfaatkan blogs dan media sosial (facebook, twitter) untuk mempromosikan perpustakaan c. Membuat materi promosi dalam bentuk multimedia dan melakukan upload ke website perpustakaan dan media lain seperti monitor LCD yang ada di seluruh gedung Usakti

Ukuran Perspektif

Target

Sasaran Strategis Lag Indikator 2.

Menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif untuk pengguna

3. Melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI

Frekuensi pelatihan

4 x/semester

Jumlah peserta pelatihan

Meningkat

10% pertahun

Kompetensi peserta pelatihan

Meningkat

80% peserta pelatihan meningkat kompetensinya

Jumlah pertanyaan

Menurun

10% per tahun

Jumlah kerjasama

Inisiatif Strategi

Lead Indikator

1 Kejasama/tahun

2.1. Menyediakan pelatihan literasi informasi yang terjadwal maupun atas permintaan pengguna dengan modul Library A to Z, searching online database dan OPAC, Internet dan Web evaluation, Citation and Plagiarism

2.2. Membuat petunjuk penggunaan OPAC, website, database online dalam bentuk tertulis yang diletakkan di tempat strategis dan dalam bentuk video tutorial yang diupload di website perpustakaan 2.3. Menyediakan petunjuk yang jelas bagaimana mengakses internet nirkabel di perpustakaan dan diletakkan ditempat yang strategis 3.1 Melakukan kerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi lain dalam bentuk kesempatan magang bagi staf perpustakaan, transfer ilmu dari pakar 3.2 Melakukan kerjasama dengan manufacture/vendor TI dalam bentuk pengadaan hardware, sponsorship kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan 3.3 Melakukan recruitment tenaga TI berbasis proyek

79

Sasaran Strategis

Keunggulan Operasional

1. Menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai

Ukuran Lag Indikator Lead Indikator Jumlah downtime/bulan (di dalam kontrol internal)

Menurun

Waktu perbaikan jika ada kegagalan atau kerusakan

2. Menyediakan peralatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan

Jumlah komplain

Menurun

Target maksimal 1x/3 bln untuk software dan jaringan, 1x /smt untuk hardware Kerusakan kecil ≤ 1 hari, kerusakan sedang 2-4 hari, kerusakan besar ≥ 5 hari kerja

10% per tahun

Inisiatif Strategi 1.1. Membuat SOP perawatan hardware, software, jaringan, dan lingkungannya 1.2. Membuat SOP penanganan kerusakan pada hardware, software, jaringan 1.3. Membuat SOP keamanan data perpustakaan 1.4. Membuat instuksi kerja sebagai penjabaran lebih detail dari SOP, seperti a. backup data b. update antivirus dan anti spam c. penanganan jika internet terputus 1.5. Melaksanakan SOP dan instruksi kerja yang sudah dibuat 1.6. Mendokumentasikan laporan kerusakan, perbaikan, dan upgrade pada hardware, software, dan jaringan 1.7. Membuat laporan inventaris seluruh hardware, software, komponen jaringan yang masih bekerja dengan baik maupun yang sudah rusak 2.1. Membuat SOP pengadaan dan upgrade hardware, software, komponen jaringan 2.2. Membuat instruksi kerja sebagai penjabaran lebih detail dari SOP, seperti : a.upgrade sistem operasi b.upgrade software/aplikasi 2.3. Mengevaluasi dan menambah bandwith internet sesuai kebutuhan 2.4. Melaksanakan pengadaan dan upgrade hardware dan software sesuai dengan SOP dan instuksi kerja yang sudah dibuat

80

Perspektif

Ukuran Perspektif Kontribusi Institusi

Sasaran Strategis 1. Meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan

2. Melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan

Lag Indikator

Lead Indikator

Target

Inisiatif Strategi

Nilai efektivitas pengelolaan proses setelah menerapkan TI layanan yang menghasilkan keuntungan secara finansial

Memiliki nilai efektivitas yang baik

1.1. Melakukan audit efektivitas penerapan TI di perpustakaan

memiliki 1 jenis layanan yang menguntungkan secara finansial

1.2. Membuat layanan berbasis TI yang menguntungkan secara finansial

Kesesuaian realisasi implementasi TI dibandingkan dengan rencana kerja dilihat dari segi anggaran, jumlah dan jadwal

100% sesuai dengan rencana kerja

2.1

Melaksanakan evaluasi yang berpedoman pada rencana kerja setiap tahun

81

82

Perspektif Orientasi Masa Depan

Sasaran Strategis

Ukuran Lag Indikator Lead Indikator

1. Membuat Kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan dan opersional perpustakaan

Jumlah kajian

2. Meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan

Prestasi kerja

Target

Inisiatif Strategi

1 kajian/per tahun

1.1. Mengkaji penggunaan RFID 1.2. Mengkaji penggunaan m-library 1.3. Mengkaji teknologi yang diterapkan oleh perpustakaan lain

Indeks prestasi kerja

80% staf mempunyai indeks prestasi kerja yang bagus

Indeks Kompetensi TI

100% staf mempunyai kompetensi TI tingkat dasar, 75% tingkat menengah, 25% tingkat lanjut

2.1 Membuat kompetensi TI yang harus dimiliki oleh staf Perpustakaan Usakti 2.2 Membuat in-house training di bidang TI sesuai dengan kebutuhan masing-masing staf 2.3 Memberikan kesempatan staf untuk melanjutkan pendidikan di bidang TI 2.4 Memberikan kesempatan staf untuk mengikuti kursus, seminar, workshop di bidang TI 2.5 Melakukan pertemuan secara rutin dengan seluruh staf untuk mengingatkan dan memberikan penguatan terhadap prosedur kerja yang harus dilakukan 2.6 Melakukan pertemuan untuk membahas perkembangan teknologi baru secara rutin

Ukuran Perspektif

Sasaran Strategis Lag Indikator

Orientasi Masa Depan

3. Membuat rencana teknologi sebagai pedoman dalam menyelenggarakan program/ kegiatan TI di perpustakaan

Rencana anggaran dan program kerja di bidang TI

Target

Inisiatif Strategi

Rencana operasional setiap tahun dan rencana strategis setiap 5 tahun

3.1. Membangun sistem yang memungkinkan pengguna dapat memberikan masukan mengenai layanan, kualitas hardware dan software yang disediakan, kualitas SDM yang melayani 3.2. Mencari informasi mengenai perkembangan teknologi, kebutuhan informasi, kebutuhan pelatihan, dan layanan yang diinginkan oleh pengguna secara berkelanjutan

Lead Indikator

83

84

4.11 Penilaian Prioritas Perspektif dan Strategi IT BSC Proses penilaian prioritas perspektif dan strategi IT BSC dilakukan dengan cara melakukan pembobotan dengan menggunakan metode paired comparison. Pembobotan dilakukan untuk menilai tingkat kepentingan atau pengaruhnya terhadap kinerja Perpustakaan Usakti. Data dikumpulkan dari 4 orang responden yaitu para pengambil kebijakan yang berhubungan dengan perpustakaan dan unit TI terkait yaitu Warek IV, Kepala UPT Perpustakaan, Kepala UPT Multimedia, dan Kepala UPT Puskom. Dari hasil pembobotan yang dilakukan terhadap setiap perspektif dan sasaran strategi IT BSC didapatkan hasil yang dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 28 Pembobotan perspektif dan sasaran strategi Perspektif IT BSC Orientasi pengguna

Keunggulan operasional

Orientasi masa depan

Kontribusi institusi

Bobot 0.308

0.247

0.246

0.236

Sasaran Strategi

Bobot

Meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna

0.389

Menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif bagi pengguna

0.375

Melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI

0.236

Menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai

0.542

Menyediakan peralatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan

0.458

Meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan

0.373

Membuat kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan dan operasional perpustakaan

0.328

Membuat rencana teknologi sebagai pedoman dalam menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan

0.300

Meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan

0.583

Melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan

0.417

Perspektif orientasi pengguna memiliki bobot pengukuran terbesar diantara empat perspektif IT BSC yaitu mencapai 30.8%, tingginya bobot perspektif ini sesuai dengan tugas utama sebuah perpustakaan yaitu melayani dan memenuhi kebutuhan penggunanya dalam hal ini sivitas akademikanya. Pada perspektif orientasi pengguna, sasaran strategi yang memiliki bobot paling tinggi adalah meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna, dengan bobot 38.9 %, kemudian disusul menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif bagi pengguna dengan bobot 37.5%, dan terakhir melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI dengan bobot 23.6%. Perspektif keunggulan operasional menurut responden memiliki bobot pengukuran terbesar nomor dua setelah perspektif orientasi pengguna yaitu

85

24.7%. Hal ini terjadi karena operasional yang unggul merupakan dasar untuk menjalankan tugas utama perpustakaan yaitu melayani dan memenuhi kebutuhan penggunanya. Pada perspektif keunggulan operasional, sasaran strategi yang memiliki bobot paling tinggi adalah menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai, dengan bobot 54.2%, kemudian diikuti dengan menyediakan peralatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan dengan bobot 45.8%. Perspektif orientasi masa depan memiliki bobot pengukuran 24.6% dan menduduki peringkat ketiga dari empat perspektif yang ada. Hal ini terjadi karena perspektif orientasi masa depan yang berhubungan dengan kesiapan sumber daya manusia dan infrastruktur merupakan penyokong utama untuk mewujudkan operasional yang unggul. Pada perspektif orientasi masa depan, sasaran strategi yang memiliki bobot paling tinggi yaitu meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan, dengan bobot 37.3%. Kemudian diikuti membuat kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan dan operasional perpustakaan, dengan bobot 32.8%, dan terakhir membuat rencana teknologi sebagai pedoman dalam menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan dengan bobot 30%. Perspektif kontribusi institusi menurut responden memiliki bobot pengukuran paling kecil diantara empat perspektif lainnya yaitu 23.6%. Hal ini terjadi karena perspektif kontribusi institusi tidak berhubungan langsung dengan tugas utama perpustakaan, tetapi lebih pada proses perbaikan internal perpustakaan. Pada perspektif ini, sasaran strategi yang memiliki bobot paling tinggi yatiu meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan, dengan bobot 58.3%, kemudian diikuti melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan dengan bobot 41.7%. Dengan melihat nilai bobot dari setiap perspektif dan sasaran strategi, maka dapat diketahui bahwa yang menjadi prioritas utama adalah perspektif dan sasaran strategi yang memilki bobot paling besar.

5

SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Perpustakaan Usakti secara internal ditinjau dari kondisi hardware, software, data, jaringan, sumber daya manusia, dukungan pimpinan dan unit TI terkait, fasilitas, layanan dan anggaran memiliki kelemahan yang lebih banyak dibandingkan dengan kekuatan. Sementara itu secara eksternal Perpustakaan Usakti memiliki jumlah peluang yang sama dengan jumlah ancaman yang harus dihadapi ditinjau dari aspek populasi, kebutuhan pengguna, kebijakan universitas, kondisi ekonomi, sosial dan budaya, politik, dan teknologi.

86

2. Berdasarkan penilaian responden terhadap faktor kunci internal disimpulkan bahwa kemampuan Perpustakaan Usakti dalam memanfaatkan kekuatan dan mengatasi kelemahan yang ada berada pada posisi rata-rata. Sementara penilaian responden terhadap faktor kunci eksternal disimpulkan bahwa kemampuan Perpustakaan Usakti dalam memanfaatkan peluang serta kemampuan dalam mengatasi ancaman-ancaman yang ada berada pada posisi sedang. 3. Berdasarkan hasil analisis matriks TOWS didapatkan sepuluh usulan strategi. Kesepuluh usulan strategi tersebut kemudian dijabarkan ke dalam empat perspektif IT BSC. Pada perspektif orientasi pengguna didapatkan tiga strategi. Pada perspektif keunggulan operasional diperoleh dua strategi. Pada perspektif kontribusi institusi juga didapatkan dua strategi. Pada perspektif terakhir yaitu perspektif orientasi masa depan diperoleh tiga sasaran strategi. Kemudian kesepuluh usulan strategi tersebut dibuatkan ukuran, target dan inisiatif strateginya masing-masing, sehingga dapat digunakan oleh Perpustakaan Usakti sebagai pedoman dalam pelaksanaan serta pengukuran kinerja implementasi teknologi informasi di perpustakaan. 4. Perspektif orientasi pengguna merupakan prioritas utama bagi Perpustakaan Usakti, sedangkan sasaran strategi yang menjadi prioritas utama pada perspektif ini adalah meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna. Pada perspektif keunggulan operasional, prioritas utama sasaran strateginya adalah menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai. Pada perspektif kontribusi institusi, prioritas utama sasaran strateginya adalah meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan. Pada perspektif orientasi masa depan, prioritas utama sasaran strateginya adalah meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan.

5.2 Saran Berdasarkan kondisi Perpustakaan Usakti pada saat ini, maka diajukan beberapa saran untuk dipertimbangkan yaitu: 1. Perpustakaan Usakti perlu segera mengusulkan rencana strategis di bidang teknologi informasi kepada pimpinan universitas dan mensosialisasikannya kepada seluruh stakeholder. 2. Evaluasi terhadap implementasi program secara rutin harus dilakukan, sehingga pencapaian dan kendala dapat dengan cepat diketahui dan diatasi demi tercapainya target yang telah ditetapkan. 3. Komunikasi dengan pimpinan maupun unit TI terkait harus lebih ditingkatkan sehingga program-program yang direncanakan maupun yang sedang dilaksanakan oleh perpustakaan dapat diketahui dan didukung penuh.

87

DAFTAR PUSTAKA Afrianto I. 2010. Usulan peta strategi teknologi informasi menggunakan pendekatan balanced scorecard (studi kasus kantor direksi PT. X). Majalah Ilmiah Unikom [Internet]. [diunduh 2012 Apr 27]; 9(1): 87-97. Tersedia pada: http://jurnal.unikom.ac.id/_s/data/jurnal/v09-n01/volume-91-artikel-10.pdf/pdf/ volume-91-artikel-10.pdf. Allison M, Kaye J. 2005. Perencanaan Strategis bagi Organisasi Nirlaba: Pedoman Praktis dan Buku Kerja. Jakarta (ID): Obor. American National Standard Dictionary of Information Technology (ANSDIT) [Internet]. [diunduh 2012 Nov 29]. Tersedia pada: http://www.incits.org /ANSDIT/Ansdit.htm. Arikunto S. 2000. Manajemen Penelitian. Jakarta (ID): Rineka Cipta. Arnold DR, Poterfield RI, Smith CD. 2001. E-SWOT analysis: an extension of practical tool for small businesses [Internet]. [diunduh 2012 Mar 27]. Tersedia pada: http://sbaer.uca.edu/research /sbida/1988/ PDF/31.pdf. Bank Indonesia. 2012. BI Rate tetap 5,75% [Internet]. [diunduh 2012 Des 12]. Tersedia pada: http://www.bi.go.id/mweb/id/Ruang+Media/Siaran+Pers/sp_ 144512.htm. BSN. 2009. SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta (ID): BSN. Cohn JM, Kelsey AL. 2010. The Complete Library Technology Planner. New York (US): Neal-Schuman. David FR. 2004. Manajemen Strategis: Konsep-Konsep. Ed ke 9. Jakarta (ID): Indeks. David FR. 2011. Strategic Management: Concepts and Cases. Ed ke 13. New Jersey (US): Pearson. Dubicki E. 2011. Strategic Planning in College Libraries. Chicago (US): ALA. Ernawati E. 2012. Teknologi m-Library. Makalah Seminar “Library on the Move” 27 September 2012. Gartner Inc. 2012.IT Glossary [Internet]. [diunduh 2012 Nov 29]. Tersedia pada: http://www.gartner.com/it-glossary/website/. Gaspersz V. 2012. All In One Strategic Management. Bogor (ID): Vinchristo Publication. Gomes FC. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta (ID): Andi. IBISA. 2011. Keamanan Sistem Informasi. Yogyakarta (ID): Andi. Indrajit E. 2009. Merancang strategi sistem informasi [Internet]. [diunduh 2012 Mar 28]. Tersedia pada: http://www.blogster.com/eko-indrajit/merancangstrategi-sistem-informasi. Irwanto. 2006. Focused Group Discussion (FGD): Sebuah Pengantar Praktis. Jakarta (ID): Yayasan Obor. Isa I. 2012.Evaluasi Pengontrolan Sistem Informasi. Yogyakarta (ID): Graha Ilmu. Ishak. 2008. Pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi. Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi[Internet]. [diunduh 2012 Mar 28]; 4(2): 87-93. Tersedia pada: http://puslit2.petra.ac.id/ejournal/index.php/pus/ article/viewFile/17235/17188. Kinnear TC, Taylor JR. 1996. Marketing Research an Applied Method. New York (US): McGraw Hill.

88

Kusmayadi E, Andriaty E. 2006. Kajian on-line public access catalogue (OPAC) dalam pelayanan perpustakaan dan penyebaran teknologi pertanian. Jurnal Perpustakaan Pertanian [Internet]. [diunduh 2012 Nov 29];15(2): 51-58. Tersedia pada: http://pustaka.litbang.deptan.go.id/publikasi_conten.php? volumeID=pp15206. Luftman J. 2004. Managing the Information Technology Resource. New Jersey (US): Pearson. Matthews J. 2006. The balanced scorecard in public libraries [Internet]. [diunduh 2012 Apr 27]. Tersedia pada: http://www.arl.org/ arldocs/stats/.../Matthews.ppt the balanced scorecard in public libraries Matthews. Matthews JR. 2005. Strategic Planning and Management for Library Managers. Connecticut (US): Libraries Unlimited. Matthews JR. 2004. Technology Planning: Preparing and Updating a Library Technology Plan. Connecticut (US): Libraries Unlimited. McGee R. 2006. Information technology (IT) strategic planning for libraries. Library Management27 (6/7): 470-485. Nurjaya W. 2008.Model strategi planning for information system menggunakan balanced scorecard pada Universitas Komputer Indonesia Bandung. Majalah Ilmiah Unikom[Internet]. [diunduh 2012 Apr 27]; 7(1): 87-104. Tersedia pada: http://jurnal.unikom.ac.id/_s/data/jurnal/v07-n01/vol-71-artikel-8.pdf/pdf/vol71-artikel-8.pdf. Osten MS. 2000. Strategic technology planning for organizational effectiveness [Internet]. [diunduh 2012 Mar 28]. Tersedia pada: http://www.enclude.ie/allha Llows/All_Hallows_Strategy_TechPlanning.pdf. Perpustakaan Universitas Trisakti. 2012. Panduan Perpustakaan Usakti. Jakarta (ID): Perpustakaan Usakti. Prastowo A. 2011. Memahami Metode-metode Penelitian: Suatu Tinjauan Teoritis dan Praktis. Jogjakarta (ID): Ar-Ruzz Media. Rancangan Undang-Undang Hak Cipta. 2012.[Internet]. [diunduh 2012 Des 13]. Tersedia pada: http://jdih.ristek.go.id/?q=node /7789. Rangkuti F. 2005. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta (ID): Gramedia Pustaka Utama. Rangkuti F. 2011. SWOT Balanced Scorecard: Teknik Menyusun Strategi Korporat yang Efektif Plus Cara Mengelola Kinerja Risiko. Jakarta (ID): Gramedia Pustaka Utama. Saleh AR. 2010. Profesionalisme dan sumberdaya manusia di perpustakaan [Internet]. [diunduh 2011 Mei 5]. Tersedia pada: http://duniaperpustakaan.com/ 2010/02/24/profesionalisme-dan-sumberdaya-manusia-di-perpustakaan/. Satria R. 2006. Krisis identitas strategi SI/TI: sebuah catatan kritis berdasarkan studi literatur. Jurnal Sistem Informasi MTI-UI 2(1): 61-64. The Standish Group.2009. [Internet]. [diunduh 2012 Mar 28]. Tersedia pada: http://www1.standishgroup.com/newsroom/ chaos_2009 .php. Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung (ID): Alfabeta. Sulistyo-Basuki S. 2010. Metode Penelitian. Jakarta (ID): Penaku. Sumendap ECF. 2011. Pengembangan sistem layanan depan perpustakaan melalui facebook (tesis). Bogor (ID): IPB.

89

Suprianto W, Muhsin A. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Yogyakarta (ID): Kanisius. Surachman A. 2012. Implementasi “M-Libraries” di Asia Tenggara [Internet]. [diunduh 2012 Des 13]. Tersedia pada: http://lib.ugm.ac.id/digitasi /upload/3030_MU.121000035-arif-surachman.pdf. Syafrizal M. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta (ID): Andi. TeSCA.2011. TeSCA 500 [Internet]. [diunduh 2012 Mar 28]. Tersedia pada: http://www.tescaindonesia.org/tesca500.php. Universitas Trisakti. 2011. Anggaran Rumah Tangga Universitas Trisakti. Jakarta (ID): Usakti. Van Grembergen W, Saull R, De Haes S. 2004. Linking the IT balanced scorecard to the business objectives at a major canadian financial group. [Internet]. [diunduh 2012 Apr 27]. Tersedia pada: http://www.antwerp managementschool.be/media/287506/linking%20it%20scorecard%20to%20bu bus%20objectives%20CAN.pdf. Waizly. 2011. Survey Markplus Insight: pengguna internet di Indonesia 55 juta, pengguna mobile internet 29 juta [Internet]. [diunduh 2012 Mar 28]. Tersedia pada: http://the-marketeers.com/archives/survey-markplus-insight-majalahmarketeers-pengguna-internet-di-indonesia-55-juta-pengguna-mobile-internet29-juta.html. Wedhasmara A. 2009. Langkah-langkah perencanaan strategis sistem informasi dengan menggunakan metode Ward and Peppard [Internet]. [diunduh 2012 Mar 28]. Tersedia pada: http://digilib.unsri.ac.id/download/Jurnal-SI%20Ari% 20Wedhasmara.pdf. Yura. 2012. TIK dorong berkembangnya entitas-entitas ekonomi menjadi negaranegara industri informasi [Internet]. [diunduh 2012 Nov 26]. Tersedia pada: http://kominfo.go.id/berita_kementrian/detail/3287/TIK+Dorong+Berkembang nya+Entitas-entitas+Ekonomi+Menjadi+Negara-negara+Industri+Informasi.

Bobot

Faktor

kunci

90

Lampiran 1 Penilaian bobot dan rating faktor kunci internal

internal

Kepala UPT perpustakaan

Kasub unit pengolahan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

0.025 0.025 0.025 0.019 0.019 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.024 0.030 0.024 0.024 0.016 0.016

0.026 0.026 0.026 0.023 0.025 0.022 0.022 0.025 0.025 0.025 0.022 0.022 0.022 0.023 0.024 0.016 0.023 0.024 0.024 0.024

Kasub unit referensi 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.022 0.034 0.023 0.023 0.023 0.038 0.038

Kasub unit administrasi 0.024 0.018 0.018 0.024 0.024 0.024 0.024 0.018 0.024 0.018 0.018 0.024 0.024 0.024 0.022 0.038 0.023 0.023 0.034 0.034

Rata-rata

Kepala UPT Perpustakaan

Kasub unit pengolahan

0.024 0.023 0.023 0.022 0.023 0.023 0.023 0.023 0.024 0.023 0.022 0.023 0.023 0.023 0.026 0.027 0.023 0.023 0.028 0.028

4 4 4 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 3 3 3

4 4 4 3 3 4 3 3 4 4 4 3 3 3 3 3 3 3 4 3

Rating Kasub Kasub unit unit administrasi referensi 4 3 4 3 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 3 4 4 4 3 4 3 4 4 4 4 4 4 4 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4 3

Ratarata 3.750 3.750 4.000 3.500 3.250 4.00 3.750 3.500 4.000 3.750 3.750 3.750 3.750 3.750 3.500 3.500 3.250 3.250 3.500 3.250

Total Skor 0.090 0.085 0.091 0.077 0.073 0.093 0.087 0.079 0.096 0.085 0.082 0.087 0.087 0.087 0.091 0.094 0.076 0.076 0.098 0.091

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

0.025 0.020 0.024 0.025 0.020 0.024 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.025 0.024 0.030 0.024 0.024 0.025 0.024 0.024

0.026 0.026 0.026 0.026 0.026 0.026 0.026 0.021 0.026 0.020 0.026 0.020 0.026 0.026 0.026 0.024 0.017 0.024 0.024 0.024 0.024 0.024 Total

0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023 0.035 0.024 0.024 0.024 0.024 0.024 0.024

0.024 0.024 0.024 0.024 0.024 0.018 0.024 0.024 0.024 0.018 0.018 0.024 0.024 0.024 0.024 0.023 0.038 0.023 0.023 0.023 0.023 0.023

0.024 0.023 0.024 0.024 0.023 0.023 0.024 0.023 0.024 0.021 0.023 0.023 0.024 0.024 0.024 0.026 0.027 0.024 0.024 0.024 0.024 0.024 1.000

1 2 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1

1 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 2 1 1 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1.000 1.250 1.000 1.000 1.250 1.250 1.000 1.250 1.000 1.500 1.250 1.250 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.250 1.000 1.000

0.024 0.029 0.024 0.024 0.029 0.028 0.024 0.029 0.024 0.032 0.029 0.028 0.024 0.024 0.024 0.026 0.027 0.024 0.024 0.030 0.024 0.024 2.300

91

Bobot

Faktor

kunci

92

Lampiran 2 Penilaian bobot dan rating faktor kunci eksternal

eksternal

Kepala UPT Perpustakaan

Kasub unit pengolahan

Kasub unit referensi

Kasub unit Administrasi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

0.062 0.069 0.077 0.057 0.046 0.062 0.050 0.062 0.075 0.080 0.044 0.053 0.040 0.081 0.050 0.093

0.069 0.072 0.065 0.051 0.064 0.060 0.051 0.072 0.071 0.071 0.042 0.075 0.042 0.071 0.049 0.075

0.061 0.059 0.061 0.061 0.061 0.059 0.059 0.059 0.059 0.059 0.059 0.079 0.059 0.062 0.059 0.081

0.059 0.066 0.064 0.056 0.041 0.058 0.069 0.067 0.073 0.071 0.052 0.062 0.060 0.066 0.053 0.082

Total

Rata-rata

Kepala UPT Perpustakaan

Kasub unit pengolahan

0.063 0.067 0.067 0.056 0.053 0.060 0.057 0.065 0.070 0.070 0.049 0.067 0.050 0.070 0.053 0.083

2 2 1 2 1 2 2 1 3 3 3 2 1 4 3 4

3 3 1 1 1 3 3 1 4 4 4 4 4 4 1 4

1.000

Rating Kasub Kasub unit unit adminstrasi referensi 1 3 3 3 2 1 3 2 1 1 3 2 1 3 2 2 4 3 3 3 4 4 4 4 4 4 3 4 3 3 4 3

Ratarata 2.250 2.750 1.250 2.000 1.000 2.000 2.250 1.500 3.500 3.250 3.750 3.500 3.250 3.750 2.500 3.750

Total Skor 0.141 0.183 0.083 0.113 0.053 0.149 0.129 0.098 0.243 0.228 0.185 0.235 0.164 0.262 0.132 0.310 2.710

93

Lampiran 3 Penilaian bobot perspektif dan sasaran strategi IT BSC Perspektif

Warek IV

Kepala UPT Perpustakaan

Kepala UPT Puskom

Kepala UPT Multimedia

Rata-Rata

1 2 3 4

0.324 0.243 0.162 0.270

0.324 0.243 0.162 0.270

0.306 0.306 0.194 0.194

0.278 0.194 0.278 0.250

0.308 0.247 0.236 0.246

Warek IV

Kepala UPT Perpustakaan

Kepala UPT Puskom

Kepala UPT Multimedia

Rata-Rata

0.389 0.389 0.222

0.389 0.389 0.222

0.389 0.389 0.222

0.389 0.333 0.278

0.389 0.375 0.236

Warek IV

Kepala UPT Perpustakaan

Kepala UPT Puskom

Kepala UPT Multimedia

Rata-Rata

0.500 0.500

0.500 0.500

0.667 0.333

0.500 0.500

0.542 0.458

Warek IV

Kepala UPT Perpustakaan

Kepala UPT Puskom

Kepala UPT Multimedia

Rata-Rata

0.667 0.333

0.667 0.333

0.500 0.500

0.500 0.500

0.583 0.417

Warek IV

Kepala UPT Perpustakaan

Kepala UPT Puskom

Kepala UPT Multimedia

Rata-Rata

0.294 0.412 0.294

0.294 0.412 0.294

0.389 0.278 0.333

0.333 0.389 0.278

0.328 0.373 0.300

Strategi Perspektif orientasi pengguna A1 A2 A3 Strategi Perspektif keunggulan operasional B1 B2 Strategi Perspektif kontribusi institusi C1 C2 Strategi Perspektif orientasi masa depan D1 D2 D3

94

Lampiran 4 Kuesioner analisis SWOT

PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI Terima Kasih atas kesediaan Ibu menjadi salah satu responden dalam penelitian ini.Ibu terpilih menjadi salah satu responden terkait dengan peran Ibu sebagai salah satu pengambil keputusan dan kasub unit di Perpustakaan Universitas Trisakti. Kuesioner ini merupakan instrumen penelitian dalam rangka penulisan tesis yang dilakukan oleh: Nama NIM Program studi Universitas

: Diah Sri Handyani : G652100015 : Magister Teknologi Informasi Perpustakaan : Institut Pertanian Bogor

95

Menurut Ibu, termasuk ke dalam nilai manakah kekuatan yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti di bidang teknologi Informasi berikut ini Berikan pendapat Ibu dengan nilai B = Kekuatan Besar dan K = Kekuatan Kecil

No. 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10.

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Kekuatan Jumlah komputer dan perangkat tambahan(peripheral) untuk staf maupun untuk pengguna sudah cukup memadai Penanganan terhadap masalah atau kerusakan yang terjadi pada hardware relatif cepat Sudah memiliki aplikasi untuk sistem informasi perpustakaan (SIPRUS) Sudah memiliki aplikasilain (word processing, spreadsheet, software graphic) yang cukup lengkap untuk menunjang operasional perpustakaan Perawatan untuk aplikasi SIPRUS dilakukan secara rutin dan terjadwal Penanganan masalah/kerusakan yang trjadi pada aplikasi pendukung (non SIPRUS) relatif cepat Koleksi perpustakaan hampir seluruhnya sudah dapat diakses secara online Sudah menyediakan akses informasi terhadap sumber informasi di luar Perpustakaan Backup data SIPRUSdilakukan secara rutin Keamanan data SIPRUS dan non SIPRUS sudah cukup baik dilihat dari kemungkinan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berwenang Keamanan ruang server sudah cukup baik Infrastruktur jaringan sudah baik dan tertata rapi Kecepatan jaringan internet sudah cukup baik Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada jaringan di dalam kontrol internal relatif cepat Terbukanya kesempatan staf untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan di bidang teknologi Adanya komitmen pimpinan universitas dan unit TI untuk mendukung dan membantu perpustakaan Desain dan tampilan web sudah cukup bagus Memiliki jenis layanan yang sudah sesuai dengan SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi Memiliki sumber dana tetap Memiliki hak untuk menentukan peruntukan anggaran

Nilai

96

Menurut Ibu, termasuk ke dalam nilai manakah kelemahan yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti di bidang teknologi Informasi berikut ini Berikan pendapat Ibu dengan nilai B = Kelemahan Besar dan K = Kelemahan Kecil No.

Kelemahan

1.

Spesifikasi komputer untuk staf dan terutama untuk pengguna masih perlu ditingkatkan Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan hardware perpustakaan Belum memiliki SOP mengenai perawatran hardware perpustakaan Perawatan hardware belum dilakukan secara rutin Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan software perpustakaan Belum memiliki SOP mengenai perawatan software perpustakaan Perawatan aplikasi/program non SIPRUS belum dilakukan secara rutin Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi SIPRUS relatif lama Jumlah koleksi Usaktiana dalam bentuk digital yang dapat diakses secara online masih sedikit Belum memiliki SOP backup data perpustakaan Back up data non SIPRUS belum dilakukan secara rutin Belum memiliki SOP pengamanan data perpustakaan Belum memiliki SK Rektor yang mewajibkan seluruh sivitas akademika menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan Perawatan jaringan belum dilakukan secara rutin Belum memiliki SOP perawatan jaringan Kompetensi SDM perpustakaan di bidang TI masih sangat kurang Belum maksimalnya dukungan unit TI universitas Kuantitas dan kualitas konten web perpustakaan masih kurang Kinerja dan segi ergonomi OPAC perpustakaan belum maksimal Belum memanfaatkan keberadaan teknologi secara optimal untuk meningkatkan kualitas layanan Kurangnya promosi keberadaan dan layanan perpustakaan Pengembangan koleksi yang belum berimbang dari segi subyek

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Nilai

97

MenurutIbu, bagaimanakah kemampuan PerpustakanUsakti dalam memanfaatkan peluang di bidang teknologi informasi berikut ini Berikan pendapat Ibu dengan nilai

ST = Sangat Tinggi

T = Tinggi

RR = Rata-rata

R =Rendah

No.

Peluang

1.

Jumlah pengguna potensial yang meningkat setiap tahunnya dapat meningkatkan citra dan peran perpustakaan Minat dan kebutuhan pengguna untuk mengakses informasi melalui internet dan sumber informasi elektronik cukup besar Kebijakan universitas yang mengizinkan untuk merekrut tenaga TI Kebijakan universitas yang mengizinkan melakukan outsourcing dalam mengerjakan proyek TI Mencari sumber dana dari pihak di luar universitas Pengguna yang sebagian besar mahasiswa sudah akrab dan familiar dengan alat dan lingkungan yang serba digital RUU hak cipta yang akan menggantikan UU no 19 tahun 2002 tentang hak cipta akan lebih memberikan perlindungan hukum kepada perpustakaan dimana perpustakaan diperbolehkan membuat salinan suatu karya untuk keperluan pendidikan atau penelitian tanpa harus meminta izin pencipta atau pemegang hak cipta Tersedianya berbagai macam teknologi yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan jenis dan kualitas layanan perpustakaan

2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

Nilai

98

Menurut Ibu, bagaimanakah kemampuan Perpustakaan Usakti dalam mengatasi ancaman berikut ini Berikan pendapat Ibu dengan nilai ST = Sangat Tinggi RR = Rata-rata

T = Tinggi R = Rendah

No.

Ancaman

1.

Jumlah pengguna tidak sebanding dengan fasilitas dan layanan yang tersedia Belum terpenuhinya kebutuhan koleksi elektronik dari segi subyek dan sarana untuk mengaksesnya Gaji tenaga TI yang besar Sumber dana bergantung pada universitas Nilai tukar dollar yang tidak stabil dan ketidakpastian ekonomi global Tuntutan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan akan semakin tinggi RUU tidak jadi disahkan oleh DPR Tidak tersedianya sumber daya manusia dan keuangan untuk memanfaatkan teknologi yang ada dalam rangka meningkatkan layanan

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Nilai

99

Petunjuk Pengisian Ibu diminta untuk mengisikan nilai untuk masing-masing variabel dengan cara membandingkan secara berpasangan variabel yang tersedia pada tabel berdasarkan derajat kepentingan atau pengaruhnya terhadap kinerja Perpustakaan Usakti. Berikut adalah nilai dari skala derajat kepentingan: Nilai 1= suatu variabel dianggap tidak penting dibanding dengan variabel pembandingnya Nilai 2= suatu variabel dianggap kurang penting dibanding dengan variabel pembandingnya Nilai 3= suatu variabel dianggap memiliki tingkat kepentingan yang sama Nilai 4= suatu variabel dianggap lebih penting dibanding dengan unsur pembandingnya Nilai 5= suatu variabel dianggap sangat penting dibanding dengan variabel pembandingnya contoh A

B

C

D

A

1

4

B

3

5

C D • • • • •

2 Variabel A tidak penting daripada variabel C, maka diberi nilai 1 Variabel A lebih penting daripada variabel D, maka diberi nilai 4 Variabel B memiliki tingkat kepentingan yang sama dengan variabel C,maka diberi nilai 3 Variabel B sangat penting daripada variabel D, maka diberi nilai 5 Variabel D kurang penting daripada variabel A, maka diberi nilai 2

100

FAKTOR STRATEGIS INTERNAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.

Jumlah komputer dan perangkat tambahan (peripheral) untuk staf maupun untuk pengguna sudah cukup memadai Penanganan terhadap masalah atau kerusakan yang terjadi pada hardware relatif cepat Sudah memiliki aplikasi untuk sistem informasi perpustakaan (SIPRUS) Sudah memiliki aplikasi pendukung (word processing, spreadsheet, software graphic) yang cukup lengkap untuk menunjang operasional perpustakaan Penananganan masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi pendukung (Non SiPRUS) relatif cepat Perawatan untuk aplikasi SIPRUS dilakukan secara rutin dan terjadwal Koleksi perpustakaan hampir seluruhnya sudah dapat diakses secara online Sudah menyediakan akses informasi terhadap sumber informasi di luar Perpustakaan Backup data SIPRUS dilakukan secara rutin Keamanan data SIPRUS dan non SIPRUS sudah cukup baik dilihat dari kemungkinan penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berwenang Keamanan ruang server sudah cukup baik Infrastruktur jaringan sudah baik dan tertata rapi Kecepatan jaringan internet sudah cukup baik Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada jaringan di dalam kontrol internal relatif cepat Terbukanya kesempatan staf untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan di bidang teknologi Adanya komitmen pimpinan universitas dan unit TI untuk mendukung dan membantu perpustakaan Desain dan tampilan web sudah cukup bagus Memiliki jenis layanan yang sudah sesuai dengan SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi Memiliki sumber dana tetap Memiliki hak untuk menentukan peruntukan anggaran Spesifikasi komputer untuk staf dan terutama untuk pengguna maih perlu ditingkatkan Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan hardware perpustakaan Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan hardware perpustakaan Perawatan hardware belum dilakukan secara rutin Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pengadaan software perpustakaan Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai perawatan software perpustakaan Perawatan aplikasi/program non SIPRUS belum dilakukan secara rutin Penanganan terhadap masalah/kerusakan yang terjadi pada aplikasi SIPRUS relatif lama Jumlah koleksi Usaktiana dalam bentuk digital yang dapat diakses secara online masih sedikit Belum memiliki kebijakan tertulis backup data perpustakaan Backup data non SIPRUS belum dilakukan secara rutin Belum memiliki kebijakan tertulis pengamanan data perpustakaan Belum memiliki SK Rektor yang mewajibkan seluruh civitas akademika menyerahkan hasil karyanya ke perpustakaan Perawatan jaringan belum dilakukan secara rutin Belum memiliki kebijakan tertulis perawatan jaringan Kompetensi SDM perpustakaan di bidang TI masih sangat kurang Belum maksimalnya dukungan unit TI universitas Kuantitas dan kualitas konten web perpustakaan masih kurang Kinerja dan segi ergonomi OPAC perpustakaan belum maksimal Belum memanfaatkan keberadaan teknologi secara optimal untuk meningkatkan kualitas layanan Kurangnya promosi keberadaan dan layanan perpustakaan Pengembangan koleksi yang belum berimbang dari segi subyek

Faktor kunci internal

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

15

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

101

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

1

FAKTOR KUNCI EKSTERNAL

1.

Jumlah pengguna potensial yang meningkat setiap tahunnya dapat meningkatkan citra dan peran perpustakaan Minat dan kebutuhan pengguna untuk mengakses informasi melalui internet dan sumber informasi elektronik cukup besar Kebijakan universitas yang mengizinkan untuk merekrut tenaga TI Kebijakan universitas yang mengizinkan melakukan outsourcing dalam mengerjakan proyek TI Mencari sumber dana dari pihak di luar universitas Pengguna yang sebagian besar mahasiswa sudah akrab dan familiar dengan alat dan lingkungan yang serba digital RUU hak cipta yang akan menggantikan UU no 19 tahun 2002 tentang hak cipta akan lebih memberikan perlindungan hukum kepada perpustakaan dimana perpustakaan diperbolehkan membuat salinan suatu karya untuk keperluan pendidikan atau penelitian tanpa harus meminta izin pencipta atau pemegang hak cipta Tersedianya berbagai macam teknologi yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan jenis dan kualitas layanan perpustakaan Jumlah pengguna tidak sebanding dengan fasilitas dan layanan yang tersedia Belum terpenuhinya kebutuhan koleksi elektronik dari segi subyek dan sarana untuk mengaksesnya Gaji tenaga TI yang besar Sumber dana bergantung pada universitas Nilai tukar dollar yang tidak stabil dan ketidakpastian ekonomi global Tuntutan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan akan semakin tinggi RUU hak cipta tidak jadi disahkan oleh DPR Tidak tersedianya sumber daya manusia dan keuangan untuk memanfaatkan teknologi yang ada dalam rangka meningkatkan layanan

2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

102

No.

103

Lampiran 5 Kuesioner prioritas perspektif dan strategi IT BSC PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI Terima Kasih atas kesediaan Bapak/Ibu menjadi salah satu responden dalam penelitian ini.Bapak/ibu terpilih menjadi salah satu responden terkait dengan peran Bapak/ibu sebagai salah satu pengambil keputusan di bidang teknologi informasi di Universitas Trisakti. Kuesioner ini merupakan instrumen penelitian dalam rangka penulisan tesis yang dilakukan oleh: Nama NIM Program studi Universitas

: Diah Sri Handyani : G652100015 : Magister Teknologi Informasi Perpustakaan : Institut Pertanian Bogor

Petunjuk Pengisian Bapak/Ibu diminta untuk mengisikan nilai untuk masing-masing variabel dengan cara membandingkan secara berpasangan variabel yang tersedia pada tabel berdasarkan derajat kepentingan atau pengaruhnya terhadap kinerja Perpustakaan Usakti. Berikut adalah nilai dari skala derajat kepentingan: Nilai 1 = suatu variabel dianggap tidak penting dibanding dengan variabel pembandingnya Nilai 2 = suatu variabel dianggap kurang penting dibanding dengan variabel pembandingnya Nilai 3 = suatu variabel dianggap memiliki tingkat kepentingan yang sama Nilai 4 = suatu variabel dianggap lebih penting dibanding dengan unsur pembandingnya Nilai 5 = suatu variabel dianggap sangat penting dibanding dengan variabel pembandingnya contoh A B C D 1 4 A 3

B

5

C D

2

• Variabel A tidak penting daripada variabel C, maka diberi nilai 1 • Variabel A lebih penting daripada variabel D, maka diberi nilai 4 • Variabel B memiliki tingkat kepentingan yang sama dengan variabel C, maka diberi nilai 3 • Variabel B sangat penting daripada variabel D, maka diberi nilai 5 • Variabel D kurang penting daripada variabel A, maka diberi nilai 2

104

A. Penentuan Nilai Bobot Perspektif IT Balanced Scorecard (BSC) IT BSC sebagai alat perancangan strategi memiliki 4 perspektif yang harus dipertimbangkan yaitu: • Perspektif orientasi pengguna • Perspektif keunggulan operasional • Perspektif kontribusi institusi • Perspektif orientasi masa depan Bandingkan berdasarkan tingkat kepentingan/pengaruh antara satu perspektif dengan perspektif lainnya Perspektif A B C D Perspektif orientasi pengguna (A) Perspektif keunggulan operasional (B) Perspektif kontribusi institusi (C) Perspektif orientasi masa depan (D) B. Penentuan Nilai Bobot Sasaran Strategis 1. Perspektif Orientasi Pengguna (A) Terdapat sasaran–sasaran strategis yang perlu dipertimbangkan pada perspektif orientasi pengguna yaitu: A 1 Meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna A 2 Menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif bagi pengguna A 3 Melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI Bandingkan berdasarkan tingkat kepentingan/pengaruh antara satu sasaran strategis dengan sasaran strategis lainnya Sasaran Strategis A1 A2 A3 A1 A2 A3 2.

Perspektif Keunggulan Operasional (B) Terdapat sasaran–sasaran strategis yang perlu dipertimbangkan pada perspektif keunggulan operasional yaitu: B 1 Menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai B 2 Menyediakan peralatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologisecara berkelanjutan Bandingkan berdasarkan tingkat kepentingan/pengaruh antara satu sasaran strategis dengan sasaran strategis lain

105

Sasaran Strategis B1 B2 3.

B1

B2

Perspektif Kontribusi Institusi (C) Terdapat sasaran–sasaran strategis yang perlu dipertimbangkan pada perspektif kontribusi institusi yaitu: C 1 Meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan C 2 Melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan Bandingkan berdasarkan tingkat kepentingan/pengaruh antara satu sasaran strategis dengan sasaran strategis lainnya Sasaran Strategis C 1 C 2

4.

C1

C 2

Perspektif Orientasi Masa Depan (D) Terdapat sasaran–sasaran strategis yang perlu dipertimbangkan pada perspektif orientasi masa depan yaitu: D1 Membuat kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan dan opersional perpustakaan D 2 Meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan D 3 Membuat rencana teknologi sebagi pedoman dalam menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan Bandingkan berdasarkan tingkat kepentingan/pengaruh antara satu sasaran strategis dengan sasaran strategis lainnya Sasaran Strategis

D1

D1 D2 D3

TERIMA KASIH

D2

D3

106

Lampiran 6 Pedoman pertanyaan wawancara A. Pengguna 1. Hardware: jumlah, spesifikasi 2. Jaringan: kecepatan 3. Fasilitas: OPAC, Web 4. Layanan B. Kepala dan Kasub Unit Perpustakaan 1. Visi dan misi TI 2. Hardware: jumlah, spesifikasi, kebijakan, perawatan, jangka waktu perbaikan 3. Software: jenis, kebijakan, perawatan, jangka waktu perbaikan 4. Data/informasi: ketersediaan data, data Usaktiana, akses data, backup data, hak akses data, kebijakan, ruang server 5. Jaringan: infrastruktur, kecepatan, perawatan, jangka waktu perbaikan, 6. SDM: kompetensi TI, kesempatan berkembang 7. Dukungan pimpinan dan unit TI terkait 8. Fasilitas: OPAC, Web 9. Layanan 10. Anggaran C. Warek IV 1. Dukungan 2. SDM: kebijakan 3. Layanan D. Kepala UPT Puskom 1. Dukungan 2. Hardware: kebijakan 3. Software: kebijakan 4. SDM: kebijakan 5. layanan E. Kepala UPT Multimedia 1. Dukungan 2. Jaringan: kebijakan, perawatan, jangka waktu perbaikan 3. SDM: kebijakan 4. Layanan

107

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Madiun pada tanggal 28 April 1971 sebagai putri pertama dari tiga bersaudara dari Bapak Sunawar dan Ibu Endang Pudjiharti. Pendidikan sarjana ditempuh di Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Indonesia, lulus pada tahun 1995. Pada tahun 2010 penulis diterima di Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan, pada program Pascasarjana IPB dan menamatkannya pada tahun 2013. Penulis bekerja di Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan Universitas Trisakti sebagai kepala perpustakaan sejak tahun 1996.