PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA BADAN PEMBINAAN PENDIDIKAN DAYAH ACEH
SKRIPSI
Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer STMIK U’Budiyah Indonesia
Nama NIM
Oleh : Handayani : 121020220039
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK U’BUDIYAH INDONESIA 2013
25
26
LEMBAR PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian-bagian tertentu dalam penulisan skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima sanksi pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainya sesuai dengan peraturan berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.
Banda Aceh,
September 2013
Materai 6000
(Handayani, A.Md) 121020220039
27
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah yang maha pengasih lagi maha penyayang. Segala puji dan syukur hanya kepada Allah SWT, Tuhan semesta alam. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW, keluarga dan sahabat-sahabatnya. Alhamdulillahirabbil’alamin. Segala puji bagi Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, taufik, hidayah dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini dikerjakan demi memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar sarjana komputer di STMIK U’Budiyah Indonesia. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih banyak kekurangan dan kekhilafan sehingga jauh dari kesempurnaan, skripsi ini bukanlah tujuan akhir dari belajar karena belajar adalah sesuatu yang tidak terbatas. Terselesaikannya skripsi ini tentu tidak lepas dari dorongan dan ulur tangan berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengungkapkan rasa terima kasih dan penghargaan kepada: 1. Ayahanda Kasmi (alm) Ibunda Nur Asma Usman serta keluarga penulis. 2. Bapak Hendri Ahmadian, M.IM selaku dosen pembimbing. 3. Bapak T. Khairuman, M.Si selaku penguji I. 4. Bapak Fesrianevalda, ST, M.Cs selaku penguji II. 5. Ibu Fathiah, ST, M.Eng Ketua Prodi Sistem Informasi. 6. Bapak Jurnalis J. Hius, MBA Mantan Ketua Prodi Sistem Informasi. 7. Bapak Muslim, S.Si, M.InfoTech Mantan Ketua Prodi Sistem Informasi. 8. Bapak Agus Arinyanto, SE, M.Si Selaku Ketua STMIK U’Budiyah Indonesia. 9. Bapak Dr. Amin Harris, M.Pd Selaku Mantan Ketua STMIK U’Budiyah Indonesia. 10. Teman-teman seperjuangan dan Karyawan-karyawati Akademik STMIK U’Budiyah Indonesia.
28
11. Kepala Badan dan Karyawan-karyawati BPPD Aceh. 12. Semua pihak yang telah banyak membantu penulis dan tidak penulis sebutkan. Semoga Allah SWT membalas kebaikan dan ketulusan semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini dengan melimpahkan rahmat dan karunia-Nya. “Amin”. Akhir kata penulis berharap skripsi ini dapat memberikan wawasan dan pengetahuan kepada para pembaca pada umumnya dan pada penulis khususnya.
Banda Aceh, Penulis,
September 2013
(Handayani, A.Md)
29
ABSTRAK Peningkatan penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam sebuah organisasi bertujuan untuk meningkatkan daya saing di berbagai bidang. Dalam era globalisasi pengunaan SI/TI menjadi sangat penting sebagai media untuk meningkatkan proses antivitas perusahaan. Maka dari itu perlu perencanaan strategis. Metode Enterprise Architecture (EA) merupakan cara untuk membangun arsitektur informasi dari sebuah organisasi yang berfokus pada arsitektur data, aplikasi dan teknologi. Penggunaan metodologi untuk mengumpulkan informasi adalah TOGAF kerangka arsitektur. TOGAF menyediakan metode dan alat untuk membangun, mengelola dan melaksanakan arsitektur perusahaan dan elemen maintenance. Key dari TOGAF adalah Metode Pengembangan Arsitektur (ADM) yang menyediakan fitur khusus untuk proses pengembangan arsitektur enterprise. ADM merupakan fitur penting yang memungkinkan perusahaan untuk mendefinisikan kebutuhan bisnis dan membangun arsitektur tertentu untuk memenuhi kebutuhan tersebut. ADM terdiri dari tahap yang diperlukan dalam membangun arsitektur enterprise, tahapan ADM adalah Kerangka Awal dan Prinsip, Arsitektur Visi, Arsitektur Bisnis, Sistem Informasi Arsitektur, Teknologi Arsitektur, Peluang dan Solusi, Perencanaan Migrasi, Tata Pelaksanaan dan Manajemen Perubahan Arsitektur. Hasil dari penelitian ini adalah arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi yang terdiri dari data dan arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, sebagaimana diatur dalam cetak biru (blue print). Arsitektur dari fungsi utama yang meliputi Penerimaan Bahan Amprahan (PBAP), Penerbitan Surat Perintah Pembayaran (PSPM), dan Proses Verifikasi (PV), sedangkan fungsi pendukung meliputi Manajemen Keuangan (MK), Manajemem Sarana dan Prasarana (MSP), Sistem Teknologi Informasi (STI), dan Manajemen Administrasi (MA) dimodelkan menggunakan Michael Porter Value Chain.
Keyword :
Informasi dan Komunikasi, Enterprise Architecture (EA), TOGAF, Blueprint, Proses Bisnis, Perencanaan Strategis.
30
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................
ii
LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................
iii
LEMBARAN PERNYATAAN ...................................................................
iv
KATA PENGANTAR ..................................................................................
v
ABSTRAK ....................................................................................................
vii
DAFTAR ISI .................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................
xiii
DAFTAR TABEL ........................................................................................
xiv
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................
1
1.1
Latar Belakang ......................................................................................
1
1.2
Rumusan Masalah .................................................................................
2
1.3
Ruang Lingkup .....................................................................................
3
1.4
Tujuan Penelitian ..................................................................................
3
1.5
Manfaat Penelitian ................................................................................
3
1.6
Batasan Masalah ...................................................................................
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA..................................................................
4
2.1
Teori Umum..........................................................................................
4
2.1.1 Pengertian Sistem ....................................................................
4
2.1.2 Pengertian Data .........................................................................
4
2.1.3 Pengertian Informasi .................................................................
4
31
2.1.4 Pengertian Perencanaan ............................................................
5
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi .....................................................
5
2.1.6 Pengertian Teknologi Informasi ...............................................
5
2.1.7 Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi ................................................................................... 2.1.8 Pengertian Strategi ....................................................................
5 5
2.1.9 Pengertian Perencanaan Strategi ...............................................
5
2.1.10 Pengertian Strategi Sistem Informasi .......................................
6
2.1.11 Pengertian Strategi Teknologi Informasi ..................................
6
2.1.12 Pengertian Strategi Bisnis .........................................................
6
2.1.13 Pengertian Infrastruktur Teknologi Informasi ..........................
6
2.1.14 Pengertian Arsitektur Teknologi Informasi ..............................
7
2.1.15 Pengertian Efektivitas dan Efesiensi Sistem Informasi ............
7
2.1.16 Keterbukaan Informasi Publik ..................................................
7
2.2
Teori Khusus ...............................................................................
8
2.2.1 Infrastruktur Teknologi Informasi ............................................
8
2.2.2 Tipe Sistem Informasi ...............................................................
8
2.2.3 Infrastruktur Teknologi Informasi ............................................
9
2.2.4 Enterprise .................................................................................
9
2.2.5 Architecture ..............................................................................
10
2.2.6 Enterprise Architecture .............................................................
10
2.2.7 Strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi .......................
11
2.2.8 Unified Modelling Language ....................................................
11
2.2.9 Analisa Critical Success Factor ................................................
14
2.2.10 Analisa Value Chain .................................................................
15
2.2.11 The Open Group Architecture ..................................................
15
32
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ..................................................
19
3.1
Ruang Lingkup Penelitian ...................................................................
19
3.2
Tempat dan Waktu Penelitian...............................................................
19
3.3
Jenis Penelitian .....................................................................................
19
3.4
Rancangan Penelitian............................................................................
19
3.5
Metode Pengumpulan Data...................................................................
19
3.6
Metode Pengolahan Data ......................................................................
20
3.7
Tahapan Penelitian................................................................................
20
3.7.1 Tahap Awal (Preliminary Phase) .............................................
21
3.7.2 Visi Arsitektur (Architecture Vision) ........................................
22
3.7.3 Arsitektur Bisnis (Business Architecture).................................
22
3.7.4 Arsitektur Sistem Informasi (Information System Architecture) 22 3.7.5 Teknologi Arsitektur ( Technology Architecture) .....................
23
3.7.6 Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution).....................
23
3.7.7 Perencanaan Migrasi (Migration Planning) .............................
23
3.7.8 Tatakelola Implementasi (Implementation Governance) ........
24
3.7.9 Manajemen Perubahan Arsitektur (Architecture Change Management).........................................
24
BAB VI ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN ....................................
25
4.1
Uraian Umum ......................................................................................
25
4.2
Tahap Awal (Preliminary Phase) .........................................................
25
4.2.1 Lingkup Enterprise Organisasi .................................................
25
4.2.2 Konfirmasi Pemerintah dan Dukungan Framework .................
27
4.2.3 Menentukan Framework Arsitektur ..........................................
28
4.2.4 Menggunakan Tools Arsitektur ................................................
28
33
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.2.5 Prinsip-Prinsip Enterprise Archtecture (EA) ............................
29
Manajemen Kebutuhan (Requirement Mangement) .............................
29
4.3.1 Bisnis Inti (Core Business) .......................................................
29
4.3.2 Proses Bisnis (Business Process) ..............................................
30
4.3.3 Issue Organisasi ........................................................................
30
Phase A. Visi Arsitektur (Architecture Vision) ...................................
32
4.4.1 Profil Organisasi .......................................................................
33
4.4.2 Pendefinisian Visi dan Misi ......................................................
34
4.4.3 Tujuan Organisasi .....................................................................
35
4.4.4 Sasaran Organisasi ....................................................................
36
4.4.5 Unit Organisasi .........................................................................
36
4.4.6 Kondisi Arsitektur Saat Ini .......................................................
38
Phase B Arsitektur Bisnis (Business Architecture) ..............................
41
4.5.1 Stakeholder Sub Bagian Keuangan ...........................................
41
4.5.2 Proses Bisnis Sub Bagian Keuangan ........................................
42
4.5.3 Bagan Hirarki Fungsi ................................................................
45
Phase C. Arsitektur Sistem Informasi (Information System Architecture) .......................................................
47
4.6.1 Arsitektur Data ..........................................................................
47
4.6.2 Arsitektur Aplikasi ....................................................................
53
Phase D. Teknolog Arsitektur ( Technology Architecture) ..................
56
4.7.1 Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi ...................................
57
4.7.2 Platform Aplikasi ......................................................................
57
4.7.3 Infrastruktur Topology ..............................................................
58
Phase E. Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution)..................
59
34
4.8.1 Tabulasi Gap Sistem Informasi.................................................
59
4.8.2 Tabulasi Gap Teknologi (Komponen Infrastruktur) .................
60
Phase F. Perencanaan Migrasi (Migration Planning) ..........................
60
4.9.1 Urutan Implementasi Aplikasi ..................................................
60
4.9.2 Faktor Penentu (CSF) Implementasi.........................................
62
4.10 Phase G. Tatakelola Implementasi (Implementation Governance) .....
63
4.10.1 Tata Kelola Organisasi..............................................................
63
4.10.2 Tata Kelola Teknologi Informasi ..............................................
63
4.11 Phase H. Manajemen Perubahan Arsitektur (Architecture Change Management).........................................
63
BAB V PENUTUP ........................................................................................
65
5.1
Kesimpulan ..........................................................................................
65
5.2
Saran .....................................................................................................
65
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................
67
LAMPIRAN ..................................................................................................
69
BIODATA PENULIS ...................................................................................
80
4.9
35
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Intergrasi domain arsitektur pada Enterprise Architecture ....
11
Gambar 2.2
Dua komponen diagram Use Case aktor dan use case ...........
12
Gambar 2.3
Notasi komponen dalam Activity Diagram ............................
13
Gambar 2.4
Notasi Class yang terdiri dari tiga bagian ..............................
14
Gambar 2.4
Notasi dalam Class Diagram..................................................
14
Gambar 2.5
Model Value Chain (Sumber: Michel Porter, 1985) ..............
15
Gambar 2.6
ADM Clyle (Sumber: The Open Group, 2009) ......................
16
Gambar 3.1
Tahapan Penelitian .................................................................
21
Gambar 4.1
Value Chain Sub Bagian Keuangan .......................................
26
Gambar 4.2
Kondisi jaringan Sub Bagian Keuangan.................................
39
Gambar 4.3
Model jaringan komputer OTTrans Media.............................
40
Gambar 4.4
Use Case Diagram ..................................................................
41
Gambar 4.5
Arsitektur Bisnis Sub Bagian Keuangan ................................
47
Gamabr 4.6
Class Diagram PBAP .............................................................
49
Gamabr 4.7
Class Diagram PSPM .............................................................
49
Gambar 4.8
Class Diagram PV ..................................................................
50
Gambar 4.9
Class Diagram MK .................................................................
50
Gambar 4.10 Class Diagram STI .................................................................
51
Gambar 4.11 Class Diagram MA .................................................................
51
Gambar 4.12 Class Diagram MSP ...............................................................
52
Gamabr 4.13 Solusi Aplikasi........................................................................
54
Gambar 4.14 Pemetaan Arsitektur Sistem Aplikasi terhadap Arsitektus Teknologi ..............................................................
55
Gambar 4.15 Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi .................................
57
Gambar 4.16 Platform Aplikasi yang diusulkan ..........................................
57
Gambar 4.17 Skema Jaringan BPPD Aceh yang terhubung dengan Sub Bagian Keuangan mengunakan wirelles .........................
59
36
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Hubungan Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi ..................
27
Tabel 4.2 Permasalahan Sub Bagian Keuangan ..........................................
30
Tabel 4.3 Solusi Bisnis Sub Bagian Keuangan ...........................................
31
Tabel 4.4 Solusi Sistem Informasi Sub Bagian Keuangan ..........................
32
Tabel 4.5 Data SDM Sub Bagian Keuangan ...............................................
34
Tabel 4.6 Data Sarana dan Prasarana Sub Bagian Keuangan .....................
34
Tabel 4.7 Koleksi Data Sub Bagian Keuangan ..........................................
38
Tabel 4.8 Aplikasi Sub Bagian Keuangan...................................................
38
Tabel 4.9 Pemanfaatan Teknologi Sub Bagian Keuangan ..........................
39
Tabel 4.10 Kandidat Entitas ..........................................................................
48
Tabel 4.11 Solusi Aplikasi ............................................................................
53
Tabel 4.12 Application Porfolio ....................................................................
54
Tabel 4.13 Indentifikasi Pengembangan Jaringan .........................................
58
Tabel 4.14 Gap Analisa Sistem Informasi.....................................................
59
Tabel 4.15 Gap Teknologi .............................................................................
60
Tabel 4.16 Kandidat Aplikasi Perspective Manajemen ................................
61
Tabel 4.17 Kandidat Aplikasi Front Office System ......................................
61
Tabel 4.18 Kandidat Aplikasi Back Office System ......................................
61
Tabel 4.19 Urutan Implementasi Aplikasi ....................................................
62
37
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini, peran dari sistem informasi dan teknologi
informasi (SI/TI) dalam menjalankan kegiatan bisnis suatu organisasi di era informasi saat ini sangat dibutuhkan. Dimana dapat dilihat bahwa SI/TI memiliki beberapa peranan penting dalam suatu organisasi, antara lain, SI/TI merupakan sarana untuk membantu suatu organisasi dalam mewujudkan efesiensi intergrasi antara perspektif manajemen dan operasional (proses back office dan front office), meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, SI/TI juga dapat dijadikan dasar untuk membantu pengambilan keputusan. Selain itu, SI/TI dapat membantu suatu organisasi dalam merencanakan program kerja ke depan atau secara umum dapat dikatakan bahwa SI/TI berfungsi sebagai sarana dalam membantu organisasi dalam merealisasikan tujuan strategisnya. Pengelolaan keuangan dan sistem informasi keuangan daerah (PP. No. 56. 2005) sekarang ini berupaya mengikuti perkembangan Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (SI) dalam proses pengembangan sistem informasi keuangan daerah, namun dalam pelaksanaannya belum mengikuti aturan sebuah Enterprise Architecture (EA), bisa terlihat dengan pengembangan SI hanya untuk memenuhi suatu kebutuhan terhadap unit kerja/divisi saja, hal ini mengakibatkan tidak ada keterkaitan dengan SI yang sudah ada atau SI yang akan dibangun sebagai solusi kebutuhan dari tiap unit kerja/divisi. Persoalan di atas akan menimbulkan kelompok-kelompok SI, ketika proses standarisasi mulai sistem keuangan berstandar nasional maka semakin sulit melakukan intergrasi antar SI tersebut. Badan Pembinaan Pendidikan Dayah (BPPD) Aceh telah memiliki infrastruktur SI namun tidak bisa dipergunakan secara optimal, pengunaan yang tidak optimal terjadi pada Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan. Tanpa adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang
38
menangani secara profesional, sehingga tidak dapat di diplementasikan secara optimal, tidak merepresentasikan proses bisnis atau aktivitas bisnis. Sistem yang ada tidak mengunakan jaringan bersama antar sistem, sehingga tidak memiliki keterhubungan. Dari permasalahan di atas, perlu kiranya sebuah solusi berupa perencanaan strategis sistem pemodelan arsitektur enterprise yang memandang elemen-elemen yang berbeda dalam suatu organisasi/perusahaan secara keseluruhan sebagai satu kesatuan. Untuk mengembangkan dan mengelola arsitektur enterprise perlu diadopsi atau dikembangkan sendiri framework dan metodologi untuk arsitektur enterprise (Yunis 2009). Dampak dari hal tersebut perlu dilakukan suatu perencanaan strategis SI/TI di lingkungan Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh yang mampu menyelaraskan antara strategi bisnis dan strategi SI/TI sehingga dapat tercapai tujuan secara efektif dan efisien. Konsep perencanaan strategis SI/TI yang digunakan dalam pengembangan SI/TI adalah menggunakan kerangka The Open Group Architecture Framework (TOGAF) dengan melakukan tahapan dalam Architecture Development Method (ADM). Tahapan yang ada pada TOGAF ADM. Oleh karena itu, berdasarkan latar belakang yang ada maka penulis ingin menyusun penelitian dalam menunjang skripsi ini yang berjudul “Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Pada Badan Pembinaan Pendidikan Dayah Aceh”. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, maka penelitian ini bertujuan untuk
menjawab permasalahan yang terjadi yaitu : 1. Bagaimana mendefinisikan TOGAF ADM untuk pemodelan arsitektur enterprise dalam mendukung aktivitas bisnis di sistem informasi pengelolaan keuangan. 2. Bagaimana model standar arsitektur enterprise yang sesuai untuk diterapkan di Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh, digunakan sebagai pedoman untuk mengembangkan SI/TI untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.
39
1.3
Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup dari penelitian ini meliputi :
1. Penelitian terfokus pada sistem informasi pengelolaan keuangan dengan kasus aktivitas bisnis organisasi dan kondisi SI/TI di Sub Bagian Keuangan. 2. Pemodelan arsitektur enterprise menghasilkan model dan kerangka dasar cetak biru (blueprint) dalam perencanaan strategis pengembangan SI/TI yang terintegrasi untuk mendukung percepatan tujuan organisasi. 1.4 Tujuan Penelitian Sehubungan dengan rumusan masalah, tujuan penelitian ini adalah : Membangun model arsitektur enterprise berupa model dan cetak biru (blueprint) serta usulan strategis yang dapat digunakan untuk mempermudah proses pengembangan SI/TI. 1.5
Manfaat Penelitian Kontribusi yang diharapkan dari hasil penelitian ini, adalah sebagai
berikut: 1. Mempermudah proses pengembangan SI/TI dengan tujuan untuk membentuk integritas informasi yang dikeluarkan tiap satuan kerja. 2. Memberikan gambaran blueprint sebagai landasan untuk pengembangan SI/TI. 1.6
Batasan Masalah Batasan atau ruang lingkup permasalahan dalam penelitian ini, antara lain
adalah : 1. Penelitian dilakukan di BPPD Aceh pada Sub Bagian Keuangan yang berfungsi sebagai pengelolaan data administrasi keuangan, verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan. 2. Penelitian ini dibatasi pada aktivitas bisnis di sistem informasi pengelolaan keuangan pada Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh yang tertuang dalam tugas pokok dan fungsi (tupoksi). 3. Penelitian ini tidak membahas bagaimana penyusunan anggaran biaya yang dibutuhkan dari perencanaan strategis SI/TI.
40
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem Menurut O’Brien (2005,p22) sistem adalah kelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama dalam mencapai tujuan bersama dengan menerima input dan output dalam proses perpindahan yang telah diatur. Dia juga mengatakan bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan yang melakukan fungsi dasar dari sebuah sistem yaitu input, process, output, storage, dan control sehingga memberikan alat pemroses informasi yang berguna bagi user (O’Brien, 2005, p75). Berdasarkan pemaparan di atas dapat kita simpulkan bahwa sistem adalah sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan terintegrasi untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. 2.1.2
Pengertian Data Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya banyak data
menjelaskan kegiatan tersebut (O’Brien, 2006, 26). Berdasarkan pemaparan diatas dapat disimpulkan data adalah kumpulan fakta mentah, angka-angka yang belum mempunyai arti berupa angka, huruf dan gambar. Serta dapat menjadi dasar dalam pembuatan keputusan atau kebijakaan. 2.1.3 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diubah menjadi berarti dan berguna khususnya bagi pengguna akhir O’Brien (2005, p27). Dari teori-teori di atas dapat disimpulkan bahwa informasi yaitu sekumpulan data yang telah diproses sehingga memiliki arti dan mempunyai manfaat bagi pengguna (user).
41
2.1.4 Pengertian Perencanaan Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi (Agus Sabardi, 2001, p54). 2.1.5
Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi
teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. 2.1.6 Pengertian Teknologi Informasi Menurut Whitten et al (2004, p10) menyatakan bahwa teknologi informasi istilah yang menggambarkan kombinasi (jaringan data, gambar, dan suara). 2.1.7 Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Menurut Turban (2003, p462), perencanaan strategi sistem informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan kebutuhan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan organisasi. 2.1.8
Pengertian Strategi Strategi adalah pola pemberdayagunaan dan alokasi sumber daya dalam
sebuah organisasi, dimana pola tersebut memformulasikan tujuan utama organisasi dan serangkaian usaha yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut Robson (1997, p5). 2.1.9
Pengertian Perencanaan Strategi Menurut
Ward
dan
Peppard
(2002,
p69),
perencanaan
strategi
menunjukkan analisa yang komprehensif, sistematis untuk mengembangkan rencana dari suatu aksi/kegiatan.
42
2.1.10 Pengertian Strategi Sistem Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah strategi yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau perusahaan terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut. Hal ini dihubungkan dengan konteks bisnis dengan mempertimbangkan dampak persaingan dalam bisnis dan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi informasi atau sistem informasi. Pada dasarnya strategi sistem informasi mendefinisikan dan memprioritaskan investasi yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai portfolio aplikasi yang sesuai, mendefinisikan tujuan yang akan dicapai dan menetukan perubahan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. 2.1.11 Pengertian Strategi Teknologi Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penempatan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi. 2.1.12 Pengertian Strategi Bisnis Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi pesaing. 2.1.13 Pengertian Infrastructure Teknologi Informasi Membahas infrastruktur teknologi suara, data dan video kompenen (EA) dan artefak yang membentuk tingkat infrastruktur teknologi dari kerangka enterprise architecture. Hal ini berfokus pada seberapa baik jaringan internal dan eksternal, sistem dan kabel yang diintegrasikan untuk menciptakan sebuah infrastruktur yang baik (Bernard, 2005, p184). Infrastructure IT merupakan kesatuan fasilitas fisik teknologi informasi yang terdiri atas komponen TI, pelayanan TI, dan personal TI.
43
2.1.14 Pengertian Architecture Teknologi Informasi Menurut pendapat R.Kelly Rainer architecture IT yaitu perencanaan dan pemetaan tingkat tinggi terhadap aset-aset informasi dalam suatu organisasi. 2.1.15 Pengertian Efektivitas dan Efisiensi Sistem Informasi Menurut pendapat Markus Zahnd (2006, p200) efektivitas adalah yang berfokus pada akibatnya, pengaruhnya, atau efeknya, sedangkan efisiensi berarti tepat atau sesuai untuk mengerjakan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya. 2.1.16 Keterbukaan Informasi Publik Salah satu tema penting dalam perbincangan demokratisasi di Indonesia adalah keterbukaan informasi publik. Tujuan utama keterbukaan informasi di setiap Negara adalah memastikan bahwa lembaga publik akan lebih akuntabel dan kredibel dengan menyediakan informasi dan dokumen sesuai permintaan publik (Bolton, 1996). Regulasi untuk kebebasan atau keterbukaan informasi publik di Indonesia tertuang dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) Nomor 4 tahun 2008 yang menjamin hak warga atas informasi. Artinya, harapan akan terwujudnya pemerintahan yang transparan dan akuntabel sudah terlembagakan. Masyarakat sudah memiliki jaminan hukum yang mengatur haknya untuk mengakses informasi dari badan publik. Mereka dapat meminta informasi yang dibutuhkan dalam rangka ikut mengawasi jalannya pemerintahan. Selain itu, UU KIP menjadi katalis dalam pemisahan antara informasi yang berhak didapatkan oleh masyarakat dengan informasi yang bersifat rahasia. Beberapa hal yang menjadi kewajiban badan publik sebagaimana terdapat dalam UU KIP antara lain:
Mendokumentasikan, menyediakan dan melayani permintaan informasi publik (Pasal 1 ayat 9).
Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan informasi publik selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan (Pasal 7 ayat 1).
Menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak menyesatkan
44
(Pasal 7 ayat 2).
Membangun dan mengembangkan SI dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah (Pasal 7 ayat 3).
Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas informasi publik (Pasal 7 ayat 4).
Memberikan pertimbangan secara tertulis dalam setiap kebijakan yang memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan Negara (Pasal 7 ayat 5).
Memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan non-elektronik (Pasal 7 ayat 6).
Menyusun kearsipan dan pendokumentasian informasi publik (pasal 8).
Menunjuk dan menetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (Pasal 13 ayat 1).
2.2
Teori Khusus
2.2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah tersusunnya orang, data, proses, interface, jaringan, dan teknologi yang mempengaruhi terhadap dukungan dan memperbaiki operasi dalam bisnis, hal ini untuk mendukung pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang dibutuhkan dalam manajemen (Jeffrey & Lonnie 1998). Sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya dengan tujuan mencapai tujuan tertentu. Dalam sistem informasi harus memiliki klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. 2.2.2 Tipe Sistem Informasi Berikut ini tipe sistem informasi (Shelly 1999) : 1. Office Information System (OIS)
45
Sistem informasi yang menggunakan hardware, software dan networks untuk meningkatkan alur kerja dan menyediakan fasilitas komunikasi antara karyawan. 2. Transaction Processing System (TPS) Sistem informasi yang menangkap dan melakukan proses data yang dihasilkan selama kegiatan transaksi organisasi sehari-hari. Sebuah transaksi adalah kegiatan usaha seperti, perintah pembayaran deposito, atau reservasi. 3. Management Information Systems (MIS) Sistem informasi yang menghasilkan informasi akurat, tepat waktu dan terorganisir sehingga manajer dan pengguna lain dapat membuat keputusan, memecahkan masalah, mengawasi kegiatan, dan melacak kemajuan. 4. Decision Support Systems (DSS) Pemrosesan transaksi dan sistem informasi manajemen menyediakan informasi secara teratur. DSS membantu memberikan informasi untuk mendukung keputusan. 5. Expert Systems (ES) Sistem informasi yang menangkap dan menyimpan pengetahuan pakar manusia dan kemudian meniru nalar manusia dan proses pengambilan keputusan bagi mereka yang memiliki keahlian kurang dalam bidang tertentu. Sistem pakar terdiri dari dua komponen utama: basis pengetahuan dan aturanaturan inferensi. 2.2.3 Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur TI mencakup jaringan komunikasi, perangkat pemrosesan informasi (server, workstation, dan peripheral pendukungnya), software system (sistem operasi dan database RDBMS), dan media penyimpanan data (Depkominfo, 2007). 2.2.4 Enterprise Menurut para ahli, enterprise didefinisikan sebagai berikut : 1. Enterprise adalah keberfungsian seluruh komponen organisasi dioperasikan
yang
di bawah kepemilikan atau control dari organisasi tunggal.
46
Enterprise dapat berupa bisnis, layanan (service) atau merupakan keanggotaan dari suatu organisasi, yang terdiri dari satu atau lebih usaha, dan dioperasikan pada satu atau lebih lokasi (Bureau, 2004). 2.
Enterprise adalah kumpulan organisasi yang memiliki sekumpulan perintah guna mencapai tujuan (Marc, 1998). Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
enterprise merupakan kumpulan dari integrasi sistem yang ada di suatu organisasi di bawah control atau pengendalian berupa bisnis, layanan, maupun keanggotaan guna mencapai tujuan organisasi. 2.2.5 Architecture Architecture berdasarkan definisi para ahli, antara lain : 1. Architecture
merupakan
dasar
sistem
organisasi
yang
terdiri dari
sekumpulan komponen yang memiliki hubungan satu sama lainnya serta memiliki keterhubungan dengan lingkungan sistem, dan memiliki aturan untuk perancangan dan evaluasi (The Open Group, 2009). 2. Architecture adalah cara dimana sebuah sistem yang terdiri dari networks, hardware dan software distrukturkan. Arsitektur pada dasarnya menceritakan bagaimana bentuk konstruksi sebuah sistem, bagaimana setiap komponen sistem disusun, dan bagaimana semua aturan dan interface (penghubung sistem) digunakan untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada tersebut. Arsitektur juga mendefinisikan fungsi, deskripsi dari format data dan prosedur yang digunakan komunikasi diantara setiap node dan workstation (IBM, 1981). 2.2.6 Enterprise Architecture Enterprise architecture (EA) atau lebih dikenal dengan arsitektur enterprise adalah deskripsi dari misi stakeholder yang di dalamnya termasuk informasi, fungsionalitas atau kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. EA adalah sebuah sistem atau sekumpulan sistem (Osvalds, 2001). Bagaimana implementasi dari EA bias digunakan oleh organisasi adalah sebaiknya organisasi mengadopsi sebuah metode atau framework yang bisa
47
digunakan dalam melakukan pengembangan arsitektur enterprise tersebut. Sehingga, dengan ada metode EA diharapkan dapat mengelola sistem yang kompleks dan dapat menyelaraskan bisnis dan TI yang akan di investasikan (Kourdi, 2007). Contoh dari penerapan EA pada suatu organisasi adalah seperti terlihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Integrasi Domain Arsitektural pada Enterprise Architecture (Sumber: Jonkers, 2006)
2.2.7 Strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi Strategi SI/TI meliputi dua (2) strategi yaitu strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau guna menjawab pertanyaan “bagaimana?” (Ward dan Peppard, 2002). 2.2.8 Unified Modelling Language Unified Modelling Language (UML) adalah himpunan struktur dan teknik untuk pemodelan desain object oriented programming (OOP) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan system OOP dan sekelompok perangkat atau tools untuk mendukung pengembangan sistem. UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu SI. UML adalah bahasa standar yang digunakan untuk menentukan, visualisasi, membangun, dan mendokumentasikan artefak sistem perangkat lunak (IBM, 1997).
48
Konsep UML bukan sebuah metoda tapi notasi, dan tidak memiliki sebuah tahapan proses (Berclay dan Savage, 2004). Hal terpenting dari UML adalah pemodelan dalam bentuk diagram yang memiliki peranan terpenting dalam pengembangan perangkat lunak berbasis objek. Tujuan utama dalam perancangan UML adalah memberikan dasar formal untuk memahami pemodelan bahasa. Bentuk diagram UML yang akan dijelaskan antara lain adalah sebagai berikut : 1.
Use Case Diagram Diagram use case merupakan salah satu diagram untuk memodelkan
prilaku sistem dan merupakan pusat pemodelan prilaku sistem, subsistem dan kelas. Masing-masing diagram use case menunjukan sekumpulan use case, aktor dan hubungannya (Bambang, 2004). Use case adalah sekumpulan skenario yang menjelaskan interaksi antara user dan sistem (IBM, 1997). Tujuan utama pemodelan use case adalah (Bambang, 2004) : a) Memutuskan dan mendeskripsikan kebutuhan-kebutuhan fungsional sistem. b) Memberikan deskripsi jelas dan konsisten dari apa yang seharusnya dilakukan, sehingga model use case digunakan diseluruh proses pengembangan untuk mengacu sistem harus memberikan fungsionalitas yang dimodelkan pada use case. c) Menyediakan basis untuk melakukan pengujian sistem yang memverifikasi sistem. d) Menyediakan kemampuan melacak kebutuhan fungsional menjadi kelas-kelas dan operasi-operasi aktual di sistem. Diagram use case memiliki dua komponen penting yaitu aktor dan use case.
Gambar 2.2 Dua komponen diagram use case aktor dan use case.
49
Aktor merepresentasikan user atau sistem lain yang berinterkasi dengan sistem yang akan dimodelkan sedangkan use case merupakan pandangan luar sistem yang merepresentasikan sebuah aksi user. 2.
Activity Diagram Activity
diagram
merupakan
diagram
yang
merepresentasikan
fungsionalitas dari sistem untuk menjelaskan aktivitas sistem. Activity diagram berupa operasi-operasi dan aktivitas di uses case, diagram ini dapat digunakan untuk menjelaskan mekanisme dari aliran kerja bisnis, aksi pemrosesan, dan aliran eksekusi dari use case. Gambar 2.3 merepresentasikan beberapa komponen yang digunakan dalam activity diagram yang meliputi activity, activity initial, dan join flow.
Gambar 2.3 Notasi komponen dalam activity diagram.
Beberapa komponen yang digunakan dalam
activity
diagram
yang
meliputi activity, activity initial dan join flow. Activity merepresentasikan aktivitas sistem atau user, activity initial merepresentasikan dimulainya aktivitas sistem atau user, join flow merepresentasikan aktivitas paralel. 3.
Class Diagram Class diagram merupakan diagram yang paling umum dipakai disemua
pemodelan berorientasi objek digunakan untuk mejelaskan tipe objek dan hubungannya. Class terdiri dari tiga bagian yaitu class name, attribute dan operation, ketiga bagian tersebut disatukan dalam sebuah notasi yang direpresentasikan.
50
Gambar 2.4 Notasi class yang terdiri dari tiga bagian.
Pada Gambar 2.4 class merupakan class name, nip:int berada pada bagian attribute dan +getNip(): void berada pada bagian operation. Notasi lain yang digunakan dalam activity diagram direpresentasikan pada Gambar 2.4 yang terdiri dari generalize, aggregate, dan compose.
Gambar 2.4 Notasi dalam class diagram.
2.2.9
Analisa Critical Success Factor Critical Success Factor (CSF) atau factor kritikal/kunci keberhasilan
merupakan metode untuk mengidentifikasi beberapa aktivitas yang bersifat kritis yang harus dilakukan organisasi agar sukses. Peranan CSF dalam perencanaan strategis SI/TI adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI/TI. Analisa ini dapat digunakan mulai dari tingkat yang lebih luas seperti secara keseluruhan, skala organisasi, skala bisnis unit/fungsi sampai pada tingkat kebutuhan manajer secara individu.
51
2.2.10 Analisa Value Chain Analisa Value Chain menguraikan organisasi menjadi aktivitas-aktivitas yang relevan secara strategis untuk memahami perilaku biaya dan sumber diferensiasi yang sudah ada dan yang potensial. Metode yang diperkenalkan oleh Michael Porter ini digunakan untuk memeriksa seluruh kegiatan organisasi, baik aktifitas utama maupun pendukung (Porter, 1985). Model value chain dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5 Model Value Chain (Sumber: Porter, 1985)
2.2.11 The Open Group Architecture Framework The Open Group Architecture Framework (TOGAF) memberikan metode yang detail bagaimana membangun dan mengelola serta mengimplementasikan EA dan SI yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM) (The Open Group, 2009). Elemen kunci dari TOGAF adalah ADM yang memberikan gambaran spesifik untuk proses pengembangan EA (Lise, 2006). ADM adalah fitur penting yang memungkinkan perusahaan mendefinisikan kebutuhan bisnis dan membangun arsitektur spesifik untuk memenuhi kebutuhan itu. ADM terdiri dari tahapan-tahapan yang dibutuhkan dalam membangun EA, tahapan-tahapan ADM ditunjukkan pada Gambar 2.6 juga merupakan metode yang fleksibel yang dapat mengantifikasi berbagai macam teknik pemodelan yang digunakan dalam perancangan, karena metode ini bisa disesuaikan dengan perubahan dan kebutuhan selama perancangan dilakukan.
52
Gambar 2.6 ADM Cycle (Sumber: The Open Group, 2009)
Gambar 2.6 juga menyatakan visi dan prinsip yang jelas tentang bagaimana melakukan pengembangan EA, prinsip tersebut digunakan sebagai ukuran dalam menilai keberhasilan dari pengembangan EA oleh organisasi (The Open Group, 2009), prinsip-prinisip tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Prinsip Enterprise Pengembangan arsitektur yang dilakukan diharapkan mendukung seluruh bagian organisasi, termasuk unit-unit organisasi yang membutuhkan. 2. Prinsip Teknologi Informasi (TI) Lebih mengarahkan konsistensi penggunaan TI pada seluruh bagian organisasi, termasuk unit-unit organisasi yang akan menggunakan. 3. Prinsip Arsitektur Merancang arsitektur sistem berdasarkan kebutuhan proses bisnis dan bagaimana mengimplementasikannya. Langkah awal yang perlu diperhatikan pada saat mengimplementasikan TOGAF ADM adalah mendefinisikan persiapan-persiapan yaitu dengan cara mengidentifikasi kontek arsitektur yang akan dikembangkan, kedua adalah mendefenisikan strategi dari arsitektur dan menetapkan bagian-bagian arsitektur yang akan dirancang, yaitu mulai dari arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi, arsitektur teknologi, serta menetapkan kemampuan dari arsitektur yang akan dirancang dan dikembangkan (Harrison dan Varveris, 2006).
53
Tahapan dari TOGAF ADM secara ringkas bias dijelaskan sebagai berikut: A. Visi Arsitektur (Architecture Vision) Menciptakan keseragaman pandangan mengenai
pentingnya arsitektur
enterprise untuk mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan. Pada tahapan ini berisikan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan untuk mendapatkan arsitektur yang ideal. B. Arsitektur Bisnis( Business Architecture) Mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Pada tahap ini tools dan metode umum untuk pemodelan seperti: BPMN, IDEF dan UML bisa digunakan untuk membangun model yang diperlukan. C. Arsitektur Sistem Informasi ( Information System Architecture) Pada tahapan ini lebih menekankan pada aktivitas bagaimana arsitektur SI dikembangkan. Pendefinisian arsitektur SI dalam tahapan ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi. Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Teknik yang bisa digunakan dengan yaitu : ER-Diagram, Class Diagram, dan Object Diagram. Pada arsitektur aplikasi lebih menekan pada bagaimana kebutuhan aplikasi direncanakan dengan menggunakan Application Portfolio Catalog, serta menitik beratkan pada model aplikasi yang akan dirancang. Teknik yang bisa digunakan meliputi: Application Communication Diagram, Application and User Location Diagram dan lainnya. D. Arsitektur Teknologi ( Technology Architecture) Membangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology Portfolio Catalog yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Dalam tahapan ini juga mempertimbangkan alternatif-alternatif yang diperlukan dalam pemilihan teknologi. Teknik yang digunakan meliputi Environment and
54
Location Diagram, Network Computing Diagram, dan lainnya. E. Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution) Pada tahapan ini lebih menekan pada manfaat yang diperoleh dari EA yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi, sehingga menjadi dasar bagi stakeholder untuk memilih dan menentukan arsitektur yang akan diimplementasikan. Untuk memodelkan tahapan ini dalam rancangan bisa menggunakan teknik Project Context Diagram dan Benefit Diagram. F. Perencanaan Migrasi (Migration Planning) Pada tahapan ini akan dilakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu sistem informasi. Biasanya pada tahapan ini untuk pemodelannya menggunakaan matrik penilaian dan keputusan terhadap kebutuhan utama dan pendukung dalam organisasi terhadap implentasi sistem informasi. G. Tatakelola Implementasi (Implementation Governance) Menyusun rekomendasi untuk pelaksanaan tatakelola implementasi yang sudah dilakukan, tatakelola yang dilakukan meliputi tatakelola organisasi, tatakelola teknologi informasi, dan tatakelola arsitektur. Pemetaaan dari tahapan ini bisa juga dipadukan dengan framework yang digunakan untuk tatakelola seperti COBIT dari IT Governance Institute (ITGI) (The Open Group, 2009). H. Manajemen Perubahan Arsitektur (Architecture Change Management) Menetapkan rencana manajemen arsitektur dari sistem yang baru dengan cara melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal serta menentukan apakah akan dilakukan siklus pengembangan EA berikutnya. TOGAF juga merupakan metode yang bersifat generik dan mudah di implementasikan berdasarkan kebutuhan banyak organisasi, baik organisasi swasta ataupun pemerintahan.
55
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Ruang Lingkup Penelitian Adapun ruang lingkup penelitian yang akan dibahas dalam penulisan
skripsi ini adalah : Penelitian terfokus pada sistem informasi pengelolaan keuangan dengan kasus aktivitas bisnis organisasi dan kondisi SI/TI di Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh. 3.2
Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Badan Pembinaan Pendidikan Dayah Aceh
pada Sub Bagian Keuangan yang terletak di jalan Twk. Hasyim Banta Muda No. 4 Gampong Mulia Kecamatan Kuta Alam Kota Banda Aceh. Adapun pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengumpulan datanya yaitu dilakukan pada bulan Juli sampai dengan Agustus 2013. 3.3
Jenis Penelitian Jenis penelitian dalam penulisan skripsi ini adalah aktivitas bisnis dan
kondisi SI/TI di Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh. 3.4
Rancangan Penelitian Hasil rancangan dalam penelitian ini adalah cetak biru (blue print) SI/TI
yang standar untuk dapat diterapkan pada Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh. 3.5
Metode Pengumpulan Data 1. Studi Pustaka Metode Studi Pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data dan
informasi yang dijadikan sebagai referensi dalam perencanaan strategis SI/TI. Referensi - referensi tersebut berasal dari buku-buku pegangan maupun publikasi
56
hasil penelitian, artikel, situs internet serta sumber informasi lain yang berkaitan dengan penelitian ini. 2. Observasi Observasi atau pengamatan dilakukan di Bagian Keuangan BPPD Aceh. Pengamatan dilakukan pada proses aktivitas bisnis dan kondisi SI/TI yang saat ini digunakan. 3. Wawancara Kegiatan ini dimaksudkan untuk menggali informasi terkait proses aktivitas bisnis dan kondisi SI/TI yang ada dan terutama untuk menggali hal-hal apa saja yang berpengaruh dalam perencanaan strategi SI/TI. Wawancara dilakukan terhadap para nara sumber yang berkaitan dengan proses aktivitas bisnis dan para pengambil kebijakan. 3.6
Metode Pengolahan Data Metode pengolahan data dalam penelitian ini mengunakan kerangka The
Open Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture Development Method (ADM). Dan software Enterprise Architect Corporate Edition.v7.5.845 dengan teknologi Model-Driven Architecture (MDA) TOGAF ADM. 3.7
Tahapan Penelitian Tahapan penelitian yang dilakukan mengacu pada kerangka The Open
Group Architecture Framework (TOGAF) yang merupakan kerangka kerja arsitektur di suatu organisasi yang memberikan pendekatan secara komprehensif untuk melakukan desain, perencanaan, implementasi, dan tatakelola arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) organisasi. Dapat di lihat seperti pada Gambar 3.1 di bawah ini.
57
Gambar 3.1 Tahapan penelitian
Berdasarkan tahapan penelitian pada Gambar 3.1, maka tahapan penelitian secara lebih detail dapat dijelaskan sebagai berikut : 3.7.1 Tahap Awal (Preliminary Phase) Tahapan preliminary phase menentukan framework dan ruang lingkup Enterprise Architecture (EA) yang akan dikembangkan serta pendefinisian dari unsur manajemen dimana dibentuk tim arsitektur dan organisasi.
58
3.7.2 Visi Arsitektur (Architecture Vision) Tahapan architecture vision menentukan kebutuhan yang dibutuhkan untuk perancangan arsitektur sistem informasi yang meliputi :
Profil organisasi.
Pendefinisian visi dan misi.
Tujuan organisasi.
Sasaran organisasi.
Proses bisnis organisasi.
Unit organisasi.
Kondisi arsitektur saat ini.
3.7.3 Arsitektur Bisnis (Business Architecture) Tahapan business architecture menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis organisasi. Dalam tahapan ini ada tiga (3) hal yang harus dilakukan, yaitu : 1. Menentukan sudut pandang untuk memperlihatkan bagaimana stakeholder saling berhubungan. 2. Menentukan sumber daya yang relevan, seperti model dan pola yang digunakan. 3. Memilih dan menentukan tools dan metode umum untuk pemodelan seperti Unified Modelling Language (UML) dan Bagan Hirarki
Fungsi
dapat
digunakan untuk membangun model yang diperlukan. 3.7.4 Arsitektur Sistem Informasi (Information System Architecture) Tahapan information system architecture menentukan arsitektur data dan arsitektur aplikasi. Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Tools yang dapat digunakan yaitu : Activity Diagram dan Class Diagram. Tahapan dalam membuat arsitektur data adalah : 1. Mendefinisikan entitas. 2. Membuat model konseptual relasi entitas.
59
Pada arsitektur aplikasi lebih menekan pada bagaimana kebutuhan aplikasi direncanakan, dengan tahapan : 1. Mendefiniskan aplikasi. 2. Membuat model konseptual proses bisnis berdasarkan aktivitas skenario bisnis dari aplikasi. 3.7.5 Technology Architecture ( Technology Architecture) Tahapan technology architecture mendefinisikan teknologi-teknologi utama yang dibutuhkan untuk menyediakan dukungan lingkungan teknologi bagi aplikasi beserta data yang akan dikelola menggunakan teknologi tersebut. Untuk membangun arsitektur teknologi dibutuhkan tahapan sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi prinsip-prinsip teknologi dan platform. 2. Mendefinisikan platform dan distribusi teknologi. 3. Merelasikan platform teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis. 4. Mendistribusikan arsitektur teknologi. 3.7.6 Peluang dan Solusi (Opportunities and Solution) Tahapan opportunities and solution berisi kegiatan yang dilakukan meliputi : 1. Mengevaluasi dan memilih alternatif implementasi. 2. Mendefinisikan strategi implementasi dan rencana implementasi. 3.7.7 Perencanaan Migrasi (Migration Planning) Tahapan migration planning melakukan penyusunan urutan proyek-proyek berdasarkan prioritas dari berbagai perspektif (perspektif manajemen dan operasional) dan manfaat dari proyek migrasi. Dalam tahapan ini, dilakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu SI. Output dari tahapan ini akan dihasilkan roadmap aplikasi.
60
3.7.8 Tatakelola Implementasi (Implementation Governance) Tahapan implementation governance melakukan penyusunan rekomendasi untuk pelaksanaan tata kelola implementasi yang sudah dilakukan, tata kelola yang dilakukan meliputi tata kelola organisasi, tata kelola TI, dan tata kelola arsitektur. 3.8.9 Manajemen Perubahan Arsitektur (Architecture Change Management) Tahapan change management melakukan rencana manajemen terhadap arsitektur yang diimplementasikan dengan cara melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan organisasi. Tahapan ini juga menentukan apakah akan dilakukan siklus pengembangan Enterprise Architecture (EA) di masa yang akan datang.
61
BAB IV ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN
4.1
Uraian Umum Pada pembahasan ini, dalam
rangka mempersiapkan perancangan
Enterprise Architecture (EA) harus meliputi tiga tahapan awal dari struktur dasar TOGAF ADM, yaitu Preliminary Phase, Architecture Vision, dan Businness Architecture untuk melakukan proses pengenalan objek penelitian yaitu Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh yang dilakukan secara mendalam, serta selanjutnya adalah menjelaskan pembahasan mengenai Information System Architecture, Technology Architecture, Opportunities and Solution, Migration Planning, Implementation Governance dan Change Management. 4.2
Tahap Awal (Preliminary Phase) Pada tahapan ini dilakukan langkah-langkah yaitu lingkup enterprise
organisasi, konfirmasi pemerintah dan dukungan framework, menentukan framework arsitektur, dan memanfaatkan tools arsitektur dan penggunaan prinsipprinsip EA. 4.2.1 Lingkup Enterprise Organisasi Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh adalah Sub Bagian Keuangan yang menyelenggarakan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan, verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan pada BPPD Aceh. EA organisasi pada Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh memiliki proses aktivitas manajemen keuangan, manajemen administrasi, dan manajemen sumber daya manusia (SDM). Pendefinisian proses aktivitas bisnis Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh digambarkan dengan menggunakan analisis value chain yang terlihat pada Gambar 4.1.
62
A k t i v i t a s
P e n d u k u n g
Manajemen Keuangan Sistem Teknologi Informasi Manajemen Administrasi Manajemen Sarana dan Prasarana Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan
Penerbitan Surat Perintah Membayar
Proses Verifikasi
S t a k e h o l d e r
Aktivitas Utama Gambar 4.1. Value Chain Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh
Berdasarkan Gambar 4.1, maka deskripsi dari fungsi bisnis tersebut adalah sebagai berikut : 1.
Aktivitas Utama a. Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan (PBAP) b. Penerbitan Surat Perintah Membayar (PSPM) c. Proses Verifikasi (PV)
2.
Aktivitas Pendukung a. Manajemen Keuangan (MK) b. Sistem Teknologi Informasi (STI) c. Manajemen Administrasi (MA) d. Manajemen Sarana dan Prasarana (MSP) Proses bisnis di Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh memiliki beberapa
stakeholder. Berikut stakholder yang memiliki kepentingan terhadap proses bisnis utama dan pendukung yaitu: 1. Sub Bagian Keuangan, yang terdiri dari Kepala Sub Bagian, Bendahara dan Staff Pelaksana. 2. Pemerintah, terdiri dari Kepala Badan, Sekretarias, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan dan Dinas Keuangan Aceh.
63
3. Masyarakat, terdiri dari Guru/Teungku Dayah, Ulama Dayah, Perusahaan (kontraktor). Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM). Penjelasan hubungan stakeholder dengan aktivitas dalam organisasi, terlihat dalam Tabel 4.1. Tabel 4.1. Hubungan Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi Stakeholder Aktivitas Aktivitas Utama : PBAP PSPM
Sub Bagian Pemerintah Keuangan Kepala Sub Bagian, Bendahara dan Staff Pelaksana.
Kepala Badan, Sekretarias, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, Dinas Keuangan Aceh.
Guru/Teungku Dayah, Ulama Dayah, Perusahaan (kontraktor).
Kepala Sub Bagian, Bendahara dan Staff Pelaksana.
Kepala Badan, Sekretarias, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, Dinas Keuangan Aceh.
Guru/Teungku Dayah, Ulama Dayah, Perusahaan (kontraktor), Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM).
PV Aktivitas Pendukung: MK STI
Masyarakat
MA MSP
4.2.2 Konfirmasi Pemerintah dan Dukungan Framework Pada tahap ini dilakukan pendefinisian komitmen yang berhubungan dengan manajemen. Komitmen yang dimaksud disini adalah berhubungan dengan beberapa kebijakan yang berkenaan dengan tugas, fungsi dan tanggung jawab Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh. Adapun peraturan perundang-undangan yang dimaksud antara lain: 1.
UU No. 17/2003 tentang Keuangan Negara;
2.
UU No. 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara;
3.
UU No. 15/2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;
4.
UU No. 32/2004 tentang Pemerintahan Daerah;
5.
PP No. 24/2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan;
6.
PP No. 56/2005 tentang Sistem Informasi Keuangan Daerah;
7.
PP No. 58/2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;
64
8.
PP No. 65/2005 tentang Peraturan Pemerintah tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal;
9.
PP No. 8/2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;
10. PP No. 3/2007 tentang Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Kepada Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Kepala Daerah Kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Informasi Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Kepada Masyarakat; 11. PP No. 39/2007 tentang Pengelolaan Uang Negara/Daerah; Selain beberapa kebijakan di atas, diperoleh komitmen manajemen yaitu adanya rencana pengembangan infrastuktur TI dan pengembangan Sistem Informasi Keuangan Daerah. 4.2.3 Menentukan Framework Arsitektur Framework arsitektur yang akan digunakan adalah ADM, hal ini untuk menentukan bagaimana sebuah EA dibangun, dipelihara dan diterapkan. ADM memiliki siklus tahapan sebanyak 8 (delapan) tahapan, yaitu: 1.
Phase A : Architecture Vision
2.
Phase B : Business Arsitecture
3.
Phase C : Information System Architecture
4.
Phase D : Technology Architecture
5.
Phase E : Oppurtinities and Solution
6.
Phase F : Migration Planning
7.
Phase G : Implementation Governance
8.
Phase H : Architecture Change Management Delapan (8) tahapan tersebut harus didasari oleh hasil kajian dari strategi
bisnis yang diuraikan pada lingkaran TOGAF yaitu Requirement Management. 4.2.4 Menggunakan Tools Arsitektur Tools atau alat arsitektur yang digunakan untuk membangun EA yang efektif adalah relevansi antara permasalahan aktual dengan organisasi baik ditingkat strategis maupun operasional. Setiap tahapan dalam perancangan EA mengacu pada konsep solusi atas permasalahan organisasi, untuk mengacu pada
65
persoalan tersebut TOGAF menggunakan lingkaran pusat
yaitu
Requirement
Management. Inti dari Requirement Management adalah fitur-fitur (fungsional dan non-fungsional) yang harus ada untuk merealisasikan konsep solusi atas permasalahan organisasi. 4.2.5 Prinsip-Prinsip Enterprise Architecture (EA) Standar prinsip EA yang dapat digunakan pada tahapan awal pengembangan EA adalah prinsip yang sifatnya umum (generic) namun memiliki hubungan dengan enterprise yang dikembangkan. Prinsip yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Penyeragaman penggunaan teknologi. b. Penerapan open source software. c. Modularisasi komponen-komponen sistem. d. Penggunaan konsep reuse dan penggunaan bersama (sharing). 4.3
Manajemen Kebutuhan (Requirement Management) Tujuan dari tahapan requirement management adalah menentukan suatu
kebutuhan proses untuk EA diidentifikasi, disimpan, dan dimasukan ke dalam dan ke luar dari tahapan ADM yang sesuai. Skenario bisnis menjadi resources utama yang harus dikembangkan dalam tahapan ini. Skenario bisnis harus mencakup core businesss, process business, dan permasalahan (issue) organisasi. 4.3.1 Bisnis Inti (Core Business) Core Business atau bisnis utama dari Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh adalah menyelenggarakan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan, verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan pada BPPD Aceh. 1. Sistem administrasi keuangan berbasis TI di mana setiap saat staf bisa mengakses data yang diperlukan; 2. Terlaksananya pengembangan Sistem Informasi Komunikasi (SIK).
66
3. Adanya Standard Operational Procedure (SOP) atau kebijakan terkait penggunaan dan pengelolaan SIK. 4.3.2 Proses Bisnis (Business Process) Bisnis proses Sub Bagian Keuangan secara rinci sudah tergambar dalam value change (lihat gambar 4.1) 4.3.3 Issue Organisasi Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan terhadap proses bisnis, diperoleh gambaran permasalahan yang dialami oleh Sub Bagian Keuangan dalam rangka memberikan dukungan SI/TI bagi organisasi seperti terlihat pada Tabel 4.2 berikut: Tabel 4.2. Permasalahan Sub Bagian Keuangan
No Aktivitas Bisnis ID
1
Penerimaan Bahan Amprahan dan PBAP Pembukuan
Surat
Permasalahan
Tolak Ukur Pengurutan bahan perkegiatan belum ada
Administrasi bahan masuk masih ada yang ganda, pembukuan masih manual
- Penulisan huruf, - Belum ada sistem aliran nomor, tanggal, data yang tahun, kode kegiatan, terorganisir/terintergrasi nama dan nomor rekening bank tidak - Sistem Informasi tidak sesuai SK, dimanfaatkan untuk - Pengunaan Sistem PSPM Teknologi Informasi
2
Penerbitan Perintah Membayar
3
Proses Verikasi
PV
-
-
4
Manajemen Keuangan
MK
Administrasi keuangan tidak efesien
Waktu pembuatan laporan keuangan
5
Sistem Informasi/ Teknologi SITI Informasi
Administrasi tidak efesien
Tidak ada Operasional (SOP)
6
Manajemen Administrasi
Administrasi efesien
7
Manajemen Sarana MSP dan Prasarana
PSPM
MA
SI/TI
Standar Prosedur
Waktu sejak menerima tidak pekerjaan sampai selesai, jumlah SDM sedikit
Tidak ada grand desian Kurang penataan sarana penataan sarana dan dan prasana prasarana
67
Pada Tabel 4.2 tersaji permasalahan administrasi tidak efesien pada aktivitas bisnis MA, hal ini mengandung arti bahwa pekerjaan yang dilakukan pada bagian administrasi relatif lama disebabkan jumlah sumber daya manusia yang tidak sebanding dengan beban pekerjaan. Permasalahan Administrasi SI/TI tidak efesien pada bagian SI/TI mengandung arti bahwa proses penggunaan di SI/TI tidak mengacu kepada SOP, karena belum ada sistem yang memiliki SOP itu sendiri. Administrasi keuangan tidak efisien menjadi permasalahan pada bagian aktivitas bisnis MK, mengandung arti bahwa proses pelaporan keuangan membutuhkan waktu yang relatif lama, hal ini disebabkan pengelolaan keuangan dilaksanakan secara konvensional. Selain permasalahan yang tersaji pada Tabel 4.2 Sub Bagian Keuangan juga sudah memiliki keunggulan diantaranya telah memiliki sarana SI/TI berupa perangkat komputer dengan jenis personal computer dan laptop, jaringan komputer, layanan internet local area network (LAN) dan hotspot. Solusi dari permasalahan yang terdapat dalam Tabel 4.2 adalah sebagai berikut: 1. Solusi Bisnis Solusi bisnis yang ditawarkan terdapat dalam Tabel 4.3 dengan tujuan sebagai solusi terhadap permasalahan organisasi yang ada. Tabel 4.3. Solusi Bisnis Sub Bagian Keuangan No 1
Permasalahan
Sasaran Perbaikan
Administrasi bahan masuk masih ada yang ganda, pembukuan masih manual Penulisan huruf, nomor, tanggal, tahun, kode kegiatan, nama dan nomor rekening bank tidak sesuai SK
Membuat regulasi data perkegiatan untuk pembukuan
3
Pengunaan Sistem Informasi
Membuat SOP Pengunaan TIK dalam PSPM
4
Administrasi keuangan tidak efesien
Pelatihan tentang manajemen untuk staf keuangan
5
Administrasi SI/TI tidak efesien
Membuat SOP pelatihan/pratikum
6
Administrasi tidak efesien
Penambahan SDM Administrasi
7
Kurang penataan sarana dan prasana
pendataan sarana dan prasarana yang tertuang dalam rancangan pengembangan
2
Membuat sistem yang terintegrasi untuk penulisan.
68
Permasalahan
yang
terdapat
dalam
Tabel
4.2
terkelompokan
berdasarkan nama aktivitas bisnis, sedangkan Tabel 4.3 terdapat permasalahan beserta sasaran perbaikan ditinjau dari sudut pandang proses bisnis. Sasaran perbaikan tersebut hanya terfokus pada proses aktivitas bisnis. Hal mendasar yang harus dilaksanakan adalah membuat beberapa SOP yang berhubungan dengan permasalahan manajemen administrasi dan administrasi SI/TI. 2. Solusi Sistem Informasi Solusi dari sudut pandang SI yang ditawarkan terdapat dalam Tabel 4.4 dengan tujuan sebagai pola solusi SI terhadap permasalahan organisasi yang ada. Tabel 4.4. Solusi SI Sub Bagian Keuangan No 1 2
Permasalahan
Pola Solusi SI
Administrasi bahan masuk masih ada yang ganda, pembukuan masih manual Penulisan huruf, nomor, tanggal, tahun, kode kegiatan, nama dan nomor rekening bank tidak sesuai SK
Membuat aplikasi online untuk semua aktivitas PBAP Pengembangn Aplikasi PSPM
3
Pengunaan Sistem Informasi
Katalog basis data yang di-update setiap saat
4
Administrasi keuangan tidak efesien
Pengembangan Aplikasi Keuangan
5
Administrasi STI tidak efesien
Aplikasi perkantoran
6
Administrasi tidak efesien
Aplikasi perkantoran
7
Kurang penataan sarana dan prasana
Katalog basis data yang di-update setiap saat
Pola solusi yang terdapat pada Tabel 4.4 merupakan solusi SI yang fokus pada pengembangan beberapa aplikasi guna mendukung proses aktivitas bisnis. Solusi bisnis yang terdapat dalam Tabel 4.3 memiliki hubungan dengan solusi SI yang terdapat dalam Tabel 4.4. 4.4
Phase A. Arsitektur Visi (Architecture Vision) Pada tahapan architecture vision akan dijelaskan mengenai kebutuhan
seperti profil organisasi, pendefinisian visi dan misi, tujuan organisasi, sasaran organisasi, unit organisasi, kondisi arsitektur saat ini.
69
4.4.1 Profil Organisasi 1. Latar Belakang Organisasi Badan Pembinaan Pendidikan Dayah (BPPD) Aceh didirikan pada tahun 2008. Badan Pembinaan Dayah ini memiliki tugas pokok melakukan pembinaan terhadap dayah-dayah yang ada di Aceh. Dasar pembentukan badan ini berdasarkan Undang-Undang Pemerintahan Aceh (UUPA) No. 11 Tahun 2006, Qanun No. 5 Tahun 2007 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas, Lembaga Teknis Daerah dan Lembaga Daerah Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, serta Qanun Nomor 5 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Pendidikan di Aceh. Badan ini juga bekerja secara maksimal untuk meningkatkan mutu dan kualitas dayah, baik prasarana, kurikulum dayah, membantu merubah manajemen dayah dan peningkatan kualitas santri serta memberdayakan dayah sesuai dengan letak geografis dayah. Badan ini memiliki beberapa program prioritas seperti pembentukan dan pengembangan Ma’had ‘Ali, akreditasi
dayah,
peningkatan
profesionalisme
manajemen
dayah;
dan
peningkatan kompetensi guru. Sub Bagian Keuangan merupakan salah satu sub bagian dari BPPD Aceh yang menyelenggarakan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan, verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan pada BPPD Aceh. 2. Profil SubBagian Keuangan Nama Bagian
: Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh
Alamat
: Jln. Twk. Hasyim Banta Muda No. 04 Gp. Mulia Kecamatan Kuta Alam Kota Banda Aceh.
70
3. Data Sumber Daya Manusia Data sumber daya manusia yang dimiliki Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh terlihat pada Tabel 4.5 berikut: Tabel 4.5. Data SDM Sub Bagian Keuangan No.
Jabatan
Pendidikan
Status pegawai
Jumlah
1
Kepala SubBagian
S1
PNS
1
2
S1
PNS
1
3
Bendahara Pengeluaran Bendahara Gaji
SMA
PNS
1
4
Staff Pelaksana
S1
PNS
1
5
Staff Pelaksana
S1
PNS
1
6
Tenaga Kontrak
D III
Kontrak
2
7
Tenaga Kontrak
SMA
Kontrak
2
8
Tenaga Bakti
SMK
Bakti
1
Jumlah
10
4. Data Sarana dan Prasarana Sub Bagian Keuangan memiliki inventaris sarana dan prasarana dalam hal ini dukungan TIK (komputer) terlihat pada tabel 4.6 berikut: Tabel 4.6. Data Sarana dan Prasarana SubBagian Keuangan
No
Item
Fungsi
Jumlah
1
PC
Operational
4 Unit
2
Laptop
Operational
3 Unit
3
Printer
Operational
4 Unit
4.4.2 Pendefinisian Visi dan Misi Definisi visi secara garis besar dari BPPD Aceh yang mengacu pada tugas adalah
“Terwujudnya dayah sebagai lembaga pendidikan dan pembinaan
masyarakat
yang
mampu
melahirkan
generasi
muda
yang
mengfungsikan dirinya dalam masyarakat”. Untuk mewujudkan visi, maka ditetapkan misi dari BPPD Aceh adalah:
dapat
71
1.
Menyediakan Sarana & Prasarana Dayah Yang Memadai.
2.
Meningkatkan Kompetensi Guru Dayah.
3.
Memperkenalkan Sistem Manajemen Dayah Yang Profesional.
4.
Meningkatkan Mutu Pendidikan Dayah.
5.
Meningkatkan Kesejahteraan Guru Dayah.
6.
Memfasilitasi Pendidikan Ketrampilan Hidup/Life Skill bagi Santri.
7.
Menfasilitasi Dayah agar mampu Membuka Network.
8.
Memfasilitasi Dayah Agar Memiliki Unit Ekonomi Produktif.
9.
Menjadikan Dayah Perbatasan sebagai Model Dayah Primadona.
10. Memfasilitasi Operasional Dayah Manyang (Ma`had Aly). 11. Terwujudnya Pendidikan Dayah yang berkualitas sehingga mampu menjawab tantangan global dan kebutuhan ketenakerjaan. 12. Meningkatkan Kerjasama Antar Lembaga Pendidikan Dayah dalam upaya membangun pemahaman dan pengetahuan tentang nilai-nilai Dinul Islam dalam kehidupan bermasyarakat dan penyelenggaraan pendidikan. 4.4.3 Tujuan Organisasi Ada beberapa tujuan organisasi dari BPPD Aceh untuk mendukung tercapainya visi dan misi organisasi sebagai berikut: 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran. 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur. 3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur. 4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur. 5. Program Pendidikan Dayah. 6. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Dayah. 7. Program Peningkatan Mutu Tenaga Pendidikan Dayah. 8. Program Pemberdayaan Santri Dayah. 9. Program Pembinaan Manajemen Dayah. 10. Program Pengembangan Tekhnologi Informasi & Perpustakaan Dayah. 11. Program Penelitian & Pengembangan Dayah. 12. Program Pelaksanaan UPTB.
72
4.4.4 Sasaran Organisasi Sasaran yang ditetapkan untuk tercapainya tujuan organisasi adalah sebagai berikut: 1. Lembaga Pendidikan Dayah sebanyak 853 Unit. 2. Lembaga Pendidikan Dayah yang telah di Akreditasi oleh BPPD Aceh Tahun 2011 sebanyak 518 Unit. 3. Santri yang menetap di Dayah sebanyak 86.654 orang. 4. Santri yang tidak menetap di Dayah sebanyak 80.690 orang. 5. Guru Dayah yang Tetap sebanyak 13.902 orang. 6. Guru Dayah yang Tidak Tetap sebanyak 3.593 orang. 7. Guru Balai Pengajian di seluruh Aceh lebih kurang 12.000 orang. 8. 4 (empat) Unit Dayah Perbatasan Aceh ( Kab. Aceh Tamiang, Kab. Aceh Singkil, Kota Subulussalam dan Kab. Aceh Tenggara). 9. 8 (Delapan) Unit Dayah Manyang ( Ma’had Aly ) Seluruh Aceh. Dari semua definisi visi dan misi serta sasaran dan tujuan di atas merupakan definisi secara garis besar dari BPPD Aceh. Sedangkan Sub Bagian Keuangan merupakan salah satu sub bagian dari BPPD Aceh yang menyelenggarakan pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi keuangan, verifikasi, pembendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan, untuk mensukseskan semua proses administrasi dalam ruang lingkup BPPD Aceh. 4.4.5 Unit Organisasi Unit organisasi BPPD Aceh memilki struktur organisasi seperti terlihat pada gambar 4.3 di bawah ini :
73
KEPALA BADAN (Drs. Bustami Usman, SH, M.Si) Pembina Utama Madya NIP. 19591231 198501 1 001
SEKRETARIS ( Zainal Abidin, S. Sos, MM ) Pembina NIP. 19630525 198512 1 001 KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
(Belum Terbentuk)
KASUB BAGIAN UMUM
KASUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN TATA LAKSANA
KASUB BAGIAN KEUANGAN
( Rosti Maidar, SE ) Penata NIP. 19760507 200112 2 004
( Drs. Samsul ) Penata Tk. I NIP. 19601231 198503 1 051
( Dra. Asriah ) Penata Tk. I NIP. 1963091 199403 2 002
KA BIDANG PROGRAM DAN PELAPORAN
KA BIDANG PEMBERDAYAAN SANTRI
KA BIDANG PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA
KA BIDANG MANAJEMEN DAN PENGASUHAN
( Drs. Ismail ) Pembina Tk. I NIP.19581231 198501 1 003
( Drs. Muhammad Nasir ) Pembina Tk. I NIP. 19671231 199303 1 003
( Nurbaiti, SE ) Pembina NIP. 19581019 198803 2 002
( Drs. Muslim ) Pembina NIP. 19661206 199801 1 001
KASUB BIDANG DATA DAN PENYUSUNAN PROGRAM
KASUB BIDANG PEMBINAAN SANTRI
KASUB BIDANG PENGKADERAN DAN KERJASAMA
KASUB BIDANG SARANA DAN PRASARANA
( T. Iskandar Fitria, SH, M.Si ) Penata Tk. I NIP. 19731101 199403 1 002
( Irwan, S.HI ) Penata NIP. 19760803 200604 1 004
( ……………… )
( Arjuna, S. Sos ) Penata Tk. I NIP. 19571127 198202 1 001
KASUB BIDANG EVALUASI DAN PELAPORAN
KASUB BIDANG PEMBINAAN KURIKULUM
KASUB BIDANG KESEJAHTERAAN
SUB BIDANG BIMBINGAN DAN PENYULUHAN
( Ir. Rosmanidar ) Pembina NIP. 19620121 199203 2 001
( Badaruddin, S. Pd, M. Si) Penata Tk. I NIP. 19680602 200008 1 001
(T. Mahyuddin Helmi, S. Sos) Penata NIP. 19790227 199911 1 001
( Nurdin Budiman ) Penata Tk. I NIP. 19581219 198003 1 008
UNIT PELAKSANA TEKNIS BADAN
74
4.4.6
Kondisi Arsitektur saat ini Pada tahap ini akan dilakukan pendefinisian sistem arsitektur teknologi
dan jaringan komputer yang digunakan Sub Bagian Keuangan, yaitu: 1. Koleksi Data Sub Bagian Keuangan memiliki beberapa jenis data yang digunakan dalam aktivitas fungsi yang dilakukan. Data-data tersebut berupa data dalam format Microsoft Word Document, Microsoft Excel Worksheet, Adobe Reader. Koleksi data-data tersebut terlihat pada Tabel 4.7 berikut: Tabel 4.7. Koleksi data SubBagian Keuangan No 1
Unit
Kelompok Data
Data
Dokumen Pelaksana Anggaran (DPA) -
Manajemen Keuangan
Jumlah Kegiatan Jumlah Dana Nama Program
-
Nama Kegiatan Kode Rekening
-
Nomor Rekening Belanja
Ada beberapa aplikasi yang sudah digunakan oleh subbagian keuangan terlihat pada Tabel 4.8 berikut: Tabel 4.8. Aplikasi Sub Bagian Keuangan
Unit Pelaksana
No
Aplikasi
Data
1
SIM GAJI
Database Pengawai Aceh
2
SIPKD
Database SPP,SPM, SP2D, BKU, Pajak, dll
Gaji Bendahara Gaji BPPD
Bendahara Pengeluaran
Keterangan Aplikasi aktif
Aplikasi dalam proses pembuatan dan penerapan
75
2. Pemanfaatan Teknologi Pemanfaatan teknologi di Sub Bagian Keuangan terlihat pada Tabel 4.9 berikut: Tabel 4.9. Pemanfaatan Teknologi Bagian Keuangan
No 1
Kelompok HARDWARE : PC LAPTOP INPUT DEVICE OUTPUT DEVICE STORAGE NETWORK
2
SOFTWARE OPERATING SYSTEM
Jenis
Jumlah
Pentium IV, dual core dan core 4 Unit i3. Axio, Toshiba, Accer 4 Unit Scaner, Mouse 1, 12 Monitor, Print 4,4 Flash Disk 6 LAN , Wifi 1
SPREAD SHEET
Win Xp sp 2 , Win 7, Win 8 Ms Word 2007, Reader Ms Excel, 2007
BASIS DATA
Ms Acces, 2007
12
GUARD
Smadav,
5,12
WORD OPERATION
Avira Free
3,9 Adobe 12, 12 12
3. Jaringan Komputer Kondisi jaringan yang dimiliki oleh Sub Bagian Keuangan terlihat pada Gambar 4.2 berikut:
Gambar 4.2 kondisi jaringan komputer Sub Bagian Keuangan
76
Gambar 4.3 menggambarkan model jaringan komputer yang terdapat 3 PC yang terhubung mengunakan 1 buah hub setiap PC mengunakan Microsoft Windows 7, dan 4 laptop yang terhubung dengan wireless, mengunakan Microsoft Windows 8, Windows 7 serta Windows XP 3.
Gambar 4.3 Model jaringan komputer OTTrans Media.
77
4.5
Phase B. Arisitek Bisnis (Business Arsitecture) Pada tahapan ini akan dibahas mengenai stakeholder Sub Bagian
Keuangan, proses bisnis Sub Bagian Keuangan dan Hirarki (taksonomi) fungsi. 4.5.1 Stakeholder Sub Bagian Keuangan Secara umum hubungan ke tiga kelompok stakeholder dengan fungsi bisnis dapat digambarkan menggunakan pemodelan use case diagram sebagai berikut:
Gambar 4.4 Use Case Diagram
78
4.5.2 Proses Bisnis Sub Bagian Keuangan Pada tahapan ini dibahas mengenai pendefenisian proses bisnis Sub Bagian Keuangan seperti terlihat pada Gambar 4.4, uraian proses bisnis Sub Bagian Keuangan sebagai berikut: 1. Aktivitas Utama a) Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan (PBAP) Ruang Lingkup : Penerimaan bahan amprahan dan pembukuan merupakan aktivitas utama yang memiliki lingkup fungsi manajemen penerimaan bahan amprahan baru masuk sampai dengan pembukuan bahan amprahan baru. terdapat beberapa fungsi bisnis atau aktivitas sebagai berikut : 1.
Perencanaan Strategi PBAP a. Pembentukan Staf PBAP b. Standarisasi Bahan Masuk c. Pengurutan Perkegiatan PBAP
2.
Pemeriksaan Bahan a. Penyusun Bahan Perkegiatan b. Penomoran c. Pelaksanaan Pemeriksaan - Nama - Nomor - Kode - Jenis - Bulan - Tanggal - Tahun - Kegiatan d. Penyerahan Bahan Amprahan Pemodelan untuk fungsi PBAP digambarkan menggunakan activity
diagram dapat dilihat pada Lampiran 1.
79
b) Penerbitan Surat Perintah Membayar (PSPM) Ruang Lingkup : Fungsi PSPM merupakan proses pembuatan SPP-LS,SPP-BTL, SPP-GJ, SPP-GU dan UP, Register SPP-LS, SPP-BTL, SPP-GJ, SPP-GU dan UP, Pembuatan SPM-LS, SPM-BTL, SPM-GJ, SPM-GU, dan SPM-UP, Register SPM-LS, SPM-BTL, SPM-GJ, SPM-GU, dan SPM-UP, terdapat beberapa fungsi bisnis atau aktivitas sebagai berikut: 1. Perencanaan Operasional PSPM a. Pengembangan Sistem PSPM b. Penyusunan Dokumen PSPM 2. Pelaksanaan Dokumen a. Pembuatan Dokumen SPP, SPM - Nama - Nomor - Kode - Tanggal - Bulan - Tahun b. Kegiatan - Kode Kegiatan - Dana - Jumlah c. Pelaporan Pemodelan untuk fungsi PSPM digambarkan menggunakan activity diagram dapat dilihat pada Lampiran 2. c) Proses Verifikasi (PV) Ruang Lingkup : Melakukan kegiatan pemerikasaan kebenaran dan kelengkapan dokumen sesuai ketentuan, Aktivitas ini merupakan aktivitas terakhir dari proses PSPM meliputi : 1. Pemeriksaan Kebenaran PSPM
80
2. Kelengkapan Dokumen 3. Pengisian Materai 4. Pelepasan PSPM Pemodelan untuk fungsi PV digambarkan menggunakan activity diagram dapat dilihat pada Lampiran 3. 2. Aktivitas Pendukung a) Manajemen Keuangan (MK) Ruang Lingkup : Aktivitas pengelolaan keuangan organisasi dalam mendukung aktivitas utama yang berhubungan dengan perencanaan pelaksanaan dan pengendalian anggaran yang efisien, efektif, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan dan investasi pengembangan. 1. Dokumen anggaran dan belanja organisasi. 2. Pengelolaan rencana anggaran. 3. Evaluasi pemakaian anggaran. 4. Pelaporan pemakaian anggaran. Pemodelan untuk fungsi manajemen keuangan digambarkan menggunakan activity diagram dapat dilihat pada Lampiran 4. b) Sistem Teknologi Informasi (STI) Ruang Lingkup : Aktivitas pendukung yang berkaitan dangan pelayanan teknologi dan administrasi PSPM guna pencapaian proses kerja. Teknologi Informasi dan Komputer (TIK) serta pengembangan SI/TI pembuatan Administrasi PSPM. terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang meliputi : 1. Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) aplikasi SI. 2. Penyusunan jadwal pelatihan/pratikum. 3. Melakukan pengawasan pelaksaan pelatihan/praktikum. 4. Pelaporan STI. Pemodelan untuk fungsi STI digambarkan menggunakan activity diagram dapat dilihat pada Lampiran 5.
81
c) Manajemen Administrasi (MA) Ruang Lingkup : Fungsi
manajemen
administrasi
merupakan
proses
pengelolaan
administrasi yang diperlukan dalam urusan keuangan dan yang berhubungan dengan managerial keuangan. Untuk tercapainya manajemen administrasi yang baik maka terdapat fungsi bisnis atau aktivitas utama yang meliputi: 1. Administrasi Dokumen a. Penyusunan Dokumen b. Pengelolaan Dokumen c. Pelaporan Dokumen Pemodelan untuk fungsi MA digambarkan menggunakan activity diagram dapat dilihat pada Lampiran 6. d) Manajemen Sarana dan Prasarana (MSP) Ruang Lingkup : Aktivitas pendukung yang berkaitan dengan usaha untuk memberikan dukungan manajemen sarana prasarana khususnya pada aktivitas operasional PSPM. Fungsi bisnis pada aktivitas manajemen sarana prasarana meliputi : 1. Perencanaan pemanfaatan sarana dan prasarana. 2. Pelaksanaan inventaris. 3. Pengawasan dan evaluasi sarana prasarana. 4. Pelaporan. Pemodelan untuk fungsi MSP digambarkan menggunakan activity diagram dapat dilihat pada Lampiran 7. 4.5.3. Bagan Hirarki Fungsi Sesuai dengan proses bisnis organisasi yang telah dijelaskan di atas, berikut hirarki fungsi yang dapat didekomposisikan dalam bagan berikut ini :
82
1. Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan (PBAP) 1.1 Perencanaan Strategi PBAP 1.1.1 Pembentukan Staf PBAP 1.1.2 Standarisasi Bahan Masuk 1.1.3 Pengurutan Perkegiatan PBAP 1.2 Pemeriksaan Bahan 1.2.1 Penyusun Bahan Perkegiatan 1.2.2 Penomoran 1.2.3 Pelaksanaan Pemeriksaan 1.2.4 Penyerahan Bahan Amprahan 2. Penerbitan Surat Perintah Membayar (PSPM) 2.1 Perencanaan Operasional PSPM 2.1.1 Pengembangan Sistem PSPM 2.1.2 Penyusunan Dokumen PSPM 2.2
Pelaksanaan Dokumen 2.2.1 Penyusunan SPP, SPM 2.2.2 Pembuatan Dokumen SPP, SPM 2.2.3 Pelaporan 3. Proses Verifikasi 3.1 Pemeriksaan Kebenaran PSPM 3.2 Kelengkapan Dokumen 3.3 Pengisian Materai 3.4 Pelepasan PSPM 4. Manajemen Keuangan (MK) 4.1 Dokumen anggaran dan belanja organisasi 4.2 Sistem Akuntansi 4.3 Pengelolaan rencana anggaran 4.4 Evaluasi pemakaian anggaran 4.5 Pelaporan Dokumen Pelaksanaan Anggaran 5. Sistem Teknologi Informasi (STI) 5.1 Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) aplikasi SI 5.2 Penyusunan jadwal pelatihan/pratikum 5.3 Melakukan pengawasan pelaksaan pelatihan/praktikum 5.4 Pelaporan STI 6. Manajemen Administrasi (MA) 6.1 Administrasi Dokumen 6.1.1 Penyusunan Dokumen 6.1.2 Pengelolaan Dokumen 6.1.3 Pelaporan Dokumen 7. Manajemen Sarana dan Prasarana (MSP) 7.1 Perencanaan pemanfaatan sarana dan prasarana 7.2 Pelaksanaan inventaris 7.3 Pengawasan dan evaluasi sarana prasarana 7.4 Pelaporan.
83
Berdasarkan uraian fungsi bisnis, maka arsitektur bisnis Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh dapat uraikan menjadi sebuah model pada Gambar 4.5.
Gambar 4.5 Arsitektur Bisnis Sub Bagian Keuangan Keterangan: PBAP PSPM PV MA STI MSP MK
4.6
: Penerimaan Bahan Amprahan dan Pembukuan : Penerbitan Surat Perintah Membayar : Proses Verifikasi : Manajemen Administrasi : Sistem Teknologi Informasi : Manajemen Sarana dan Prasarana : Manajemen Keuangan
Phase C. Sistem Informasi Arsitektur (Information System Architecture)
4.6.1 Arsitektur Data Pada tahapan ini dilakukan perancangan arsitektur data yang bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan data yang akan digunakan pada arsitektur aplikasi. Ada dua tahapan dalam membuat arsitektur data yaitu: 1. Mendefinisikan Entitas Pendefinisian entitas berdasarkan pada fungsi bisnis yang telah didefiniskan
pada Gambar 4.1 Value Chain sebelumnya. Berikut ini rincian
detail dari entitas data untuk masing-masing kandidat entitas :
84
Tabel 4.10. Kandidat Entitas
Kandidat Entitas
Entitas
PBAP
1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4.
Staf PBAP Bahan Masuk Perkegiatan Pembukuan Pembuatan Dokumen Kegiatan SPP SPM Pemeriksaan Dokumen Kegiatan Pelepasan DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) Transaksi Neraca Saldo Laporan
1. 2. 3. 1. 2. 1. 2.
Jadwal SOP Pelatihan Dokumen Arsip Investaris Pelaporan
PSPM
PV
MK
STI
MA MSP
2. Membuat Model Konseptual Class Diagram Model konseptual merupakan pendefinisian sekumpulan entitas, atribut dan relasi yang digambarkan menggunakan Class Diagram. Berikut penjelasan model konseptual Class Diagram untuk masing-masing kandidat entitas berdasarkan fungsi bisnis:
85
a. PBAP
Gambar 4.6 Class Diagram PBAP
b. PSPM
Gambar 4.7 Class Diagram PSPM
86
c. PV
Gambar 4.8 Class Diagram PV
d. MK
Gambar 4.9 Class Diagram MK
87
e. STI
Gambar 4.10 Class Diagram STI
f. MA.
Gambar 4.11 Class Diagram MA
88
g. MSP
Gambar 4.12 Class Diagram MSP
89
4.6.2 Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi diidentifikasi berdasarkan pada : 1. Kebutuhan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan ditiap fungsi bisnis. 2. Kebutuhan pertukaran informasi antar fungsi bisnis. 3. Kebutuhan alat bantu di tiap fungsi bisnis. Kebutuhan dan pertukaran informasi secara umum sudah dijelaskan pada uraian tentang pemodelan proses bisnis, sehingga penentuan arsitektur aplikasi yang digunakan untuk membantu fungsi bisnis utama dan pendukung organisasi dapat definisikan menggunakan Application Portfolio. Solusi aplikasi Sub Bagian Keuangan untuk mendukung terhadap fungsi bisnisnya dapat terlihat pada Tabel 4.11 berikut: Tabel 4.11. Solusi Aplikasi
No
ID Fungsi Bisnis
1
PBAP
2
PV
3
PSPM
Permasalahan
i.
ii.
Pola Solusi SI
Solusi Aplikasi
Administrasi bahan masuk masih ada yang ganda, pembukuan masih manual -
Membuat aplikasi online untuk semua aktivitas PBAP
2.1 Aplikasi Bahan Masuk 2.2 Aplikasi Kegiatan 2.3 Aplikasi Pembukuan
Basis Data PSPM
3.1 Aplikasi Basis Data Berbasis WEB
Penulisan huruf, iii. nomor, tanggal, tahun, kode kegiatan, nama dan nomor rekening bank tidak sesuai SK iv. Pengunaan SI
Katalog basis data yang diupdate setiap saat Pengembangan Aplikasi PSPM
2.1 Aplikasi Administrasi PSPM 2.2 Aplikasi Jaringan Bersama 2.3 Aplikasi Evaluasi PSPM 2.4 Aplikasi Pelaporan
4
MK
Administrasi Keuangan Pengembangan tidak efesien aplikasi keuangan
4. 1 Aplikasi Sistem Keuangan 4. 2 Aplikasi Adminitrasi Tenaga Pendamping
5
STI
Administrasi SI/TI tidak Aplikasi efesien perkantoran
5.1 Aplikasi Informasi
6
MA
Administrasi efesien
6.1 Aplikasi Administrasi Arsip 6.2 Aplikasi Bermasa MA
7
MSP
Kurang penataan sarana dan prasana Kurang penataan sarana dan prasana
tidak Aplikasi perkantoran katalog basis data yang di-update setiap saat
Sistem
7. 1 Aplikasi Inventasi
90
Berdasarkan beberapa kandidat dari solusi aplikasi yang terdapat pada Tabel. 4.11, maka Application Portfolio dapat dilihat pada Tabel. 4.12 berikut: Tabel 4.12. Application Portfolio
Kode
Nama Aplikasi
AP-1.1
1.1 Aplikasi Bahan Masuk 1.2 Aplikasi Kegiatan 1.3 Aplikasi Pembukuan
AP-2.1
2.1 Aplikasi Basis Data Berbasis WEB
AP-3.1
3.1 3.2 3.3 3.4
AP-4.1
4.1 Aplikasi Sistem Informasi Keuangan 4.2 Aplikasi Adminitrasi Tenaga Pendamping
AP-5.1
5.1 Aplikasi Sistem Informasi
AP-6.1
6.1 Aplikasi Administrasi Arsip 6.2 Aplikasi Bermasa MA
AP-7.1
7.1 Aplikasi Inventasi
Aplikasi Administrasi PSPM Aplikasi Jaringan Bersama Aplikasi Evaluasi PSPM Aplikasi Pelaporan
Berdasarkan application portfolio pada Tabel 4.12, maka solusi aplikasi untuk Sub Bagian Keuangan dapat dipetakan ke dalam arsitektur bisnis seperti terlihat pada Gambar 4.13 berikut:
Gambar 4.13 Solusi Aplikasi
91
Sedangkan
untuk
arsitektur
sistem
aplikasi
dapat
menggunakan application landscape, dimana menggambarkan
dimodelkan hubungan
kedekatan antar sistem aplikasi yang dapat terlihat pada Gambar 4.14 berikut:
Gambar 4.14 Pemetaan Arsitektur Sistem Aplikasi terhadap Arsitektur Teknologi
Setelah arsitektur sistem aplikasi tersusun sesuai dengan Gambar 4.14, berikutnya adalah melakukan proses pemetaan terhadap komponen infrastuktur yang mengacu pada Technical Reference Model (TRM) TOGAF, adalah sebagai berikut : 1. Infrastructure Application Infrastructure Application terdiri dari server aplikasi, server web, dan server database. 2. Business Application Business Aplication merupakan daftar aplikasi yang dibutuhkan dan mengacu pada application portfolio seperti terlihat pada Tabel 4.11, yang terdiri dari 7 aplikasi. 3. Spesifikasi Komponen: a. Graphics dan Image Layanan
yang menyediakan fungsi untuk membuat, menyimpan,
mengambil, dan memanipulasi gambar. Layanan tersebut meliputi : 1) Layanan Manajemen Obyek Grafis: mendefinisikan multi-dimensi objek grafis.
92
2) Drawing: mendefenisikan layanan yang mendukung penciptaan
dan
manipulasi gambar menggunakan Open GL. 3) Imaging: mendefinisikan fungsi yang menyediakan untuk creation, scan, edit, compress, dan decompression gambar sesuai dengan standar format gambar yang diakui menggunakan Open GL. b. Data Interchange Layanan yang memberikan dukungan khusus untuk pertukaran data antara aplikasi dan lingkungan eksternal pada platform aplikasi yang sama maupun berbeda. Data maupun informasi antar satuan kerja di lingkungan Bagian Keuangan BPPD Aceh sangat diperlukan. c. User Interface Berbasis Graphical User Interface (GUI). d. Keamanaan (Security) Layanan yang diperlukan untuk melindungi informasi rahasia dalam sistem informasi. Tingkat perlindungan yang sesuai ditentukan berdasarkan nilai dari informasi kepada pengguna. Keamanan yang diterapkan menggunakan konsep authentication dan account data. 4. Sistem Operasi (Operating System Services) : Desktop
: Windows XP dan Windows 7, Windows 8.
Server
: Linux Ubuntu.
5. Layanan Jaringan (Network Services) Data terdistribusi layanan jaringan menyediakan akses ke data dan modifikasi data atau metadata dalam basis data remote atau lokal dan Distribusi file untuk menyediakan akses file. 6. Infrastruktur Komunikasi (Communication Infrastructure) Infrastruktur jaringan yang terdiri dari LAN, Wireless, dan Internet. 4.7
Phase D. Technology Architecture Berdasarkan hasil pengkajian langsung terhadap kondisi teknologi saat ini,
maka arsitektur teknologi yang diusulkan adalah sebagai berikut:
93
4.7.1 Aliran Informasi Antar Sistem Aplikasi Aliran informasi antara sistem aplikasi merupakan sebuah model yang menggambarkan proses transformasi informasi antara sistem aplikasi yang telah dirancang pada Gambar 4.13 yaitu arsitektur sistem aplikasi, aliran informasi antara sistem aplikasi dapat dilihat pada Gambar 4.15 berikut:
Gambar 4.15 Aliran Infromasi Antar Sistem Aplikasi
4.7.2 Platform Aplikasi Platform aplikasi yang diusulkan dapat dilihat pada Gambar 4.16 berikut:
Gambar 4.16 Platform Aplikasi yang diusulkan
94
4.7.3 Infrastructure Topology Berdasarkan kondisi saat ini, layanan jaringan yang akan diberikan berupa Local Area Network (LAN), internet, basis data server, dan aplikasi server. Untuk layanan jaringan LAN digunakan oleh pemakai (user) berbagi sumber daya seperti printer dan pertukaran data. Internet digunakan untuk akses informasi dan komunikasi khususnya antar sub bagian dan bidang-bidang di BPPD Aceh. Basis data server digunakan sebagai penyimpanan dan pengolahan data PBAP, PSPM, PV, MA, STI, MSP, dan MK. Aplikasi server dialokasikan untuk kepentingan penyimpanan aplikasi yang diperlukan sebanyak 14 aplikasi yang telah dijelaskan pada sub arsitektur aplikasi. Hasil identifikasi keragaman pengembangan jaringan dapat dilihat pada Tabel 4.13 berikut : No
Keragaman
Keterangan
1
Jenis Layanan
LAN, Wireless, Internet, Web Server, Basis data Server, .Net Aplikasi Server Eksisting 56 PC Pengembangan 54 PC Total PC sebanyak 100 unit
2
Skalabilitas
3 4 5
Lokasi Besar BandWith Ketersediaan Hardware
Ruang dan Antar ruang 4 MB Dedicated 1 Modem 1 Switch 32 Port 11 Wireless Radio 1 Access Point
6 7 8 9 10
Nework Software Managebility Security Alokasi Biaya SDM
Open Source Belum Tersedia Belum Tersedia Belum Tersedia 8 Orang SDM, Kurang Mengetahui Jaringan
Tabel 4.13. Identifikasi Pengembangan Jaringan
Gambar 4.17 Skema Jaringan BPPD Aceh yang terhubung dengan Bagian Keuangan menggunakan Wireless
4.8
Phase E. Opportunis dan Solusi (Oppurtinities and Solution) Tahapan ini dijelaskan gap analisis dari sistem informasi dan gap
teknologi (komponen infrastruktur) yang dimodelkan dalam bentuk tabulasi sebagai berikut: 4.8.1
Tabulasi Gap Sistem Informasi Gap SI merupakan sebuah tabel yang menggambarkan kondisi saat ini
dengan yang akan datang. Gap yang terjadi dapat dilihat pada Tabel 4.14 berikut:
FUTURE PBAP
PSPM
PV
MA
STI
MSP
MK
Add
Add
Add
Add
Replace iING
EXISTING
Sistem Informasi Keuangan WEBSITE BPPD Aceh
Replace
Replace
Replace
New Tabel 4.14. Gap Analisa Sistem Informasi
1
96
4.8.2 Tabulasi Gap Teknologi (Komponen Infrastruktur) Tabulasi gap teknologi memperlihatkan teknologi perangkat lunak yang tersedia saat ini dengan kabutuhan yang akan datang pada sisi teknologi perangkat lunak. Gap teknologi perangkat lunak dapat dilihat pada Tabel 4.15 berikut: FUTURE Apache Enterprise .Net Web Firewall Server
iING
IIS
Sistem Operasi MS. Windows 7
Php
Java
Add
Add
Replace Replace
MS. Access
EXISTING
Basis data Server
Replace
MySQLer.5
Replace
Micosoft Windows XP New
Add
Add
Tabel 4.15. Gap Teknologi
4.9
Phase F. Perencanaan Migrasi (Migration Planning) Tahapan ini dilakukan untuk merencanakan proses peralihan teknologi
dalam pembahasan ini yaitu rencana migrasi dari aplikasi sistem informasi. 4.9.1 Urutan Implementasi Aplikasi Organization
Perspective
digunakan
untuk
menentukan
urutan
implementasi arsitektur aplikasi yang diperlukan, sehingga urutan ini disimpulkan menjadi kebutuhan kandidat aplikasi. Identifikasi kebutuhan kandidat aplikasi dari sudut pandang organisasi harus mampu mendukung kinerja organisasi secara sinergi, dari sisi manajemen dan operasional, maka kabutuhan kandidat aplikasi SubBagian Keuangan adalah sebagai berikut: 1. Perspective Manajemen Manajemen dapat memanfaatkan ketersediaan berbagai data/informasi yang terkait untuk dapat menjalankan fungsi- fungsi utama, seperti; penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran usaha serta berbagai kebijakan lainnya.
97
Sesuai dengan sifat informasi yang dihasilkan, maka kebutuhan kandidat aplikasi pada sisi manajemen dapat dilihat pada Tabel 4.16 berikut: Kode
Nama Aplikasi 2.2 Aplikasi Jaringan Bersama 2.3 Aplikasi Evaluasi PSPM 1.2 Aplikasi Kegiatan 6.2 Aplikasi Bermasa MA
AP-2.1 AP-1.2 AP-1.1 AP-6.1
Tabel 4.16. Kandidat Aplikasi Perspective Manajemen
2. Perspective Operational Kebutuhan kandidat aplikasi untuk perspective operational dibagi menjadi dua bagian yaitu kelompok sistem aplikasi yang orientasi fungsinya langsung memberikan pelayanan kepada penggunanya (Front Office System) dan kelompok sistem aplikasi yang orientasi fungsinya lebih banyak ditujukan untuk memberikan bantuan pekerjaan yang bersifat administrasi, mendasar dan umum (Back Office System). a. Front Office System Sesuai dengan orientasi fungsinya maka kebutuhan kandidat aplikasi untuk Front Office System dapat dilihat pada Tabel 4.17 berikut: Kode
Nama Aplikasi
AP-4.1 AP-1.1 AP-3.1 AP-2.1
4.1 1.1 3.1 2.1
Aplikasi Sistem Informasi Keuangan Aplikasi Bahan Masuk Aplikasi Basis Data Berbasis WEB Aplikasi Administrasi PSPM
Tabel 4.17. Kandidat Aplikasi Front Office System
b. Back Office System Sesuai dengan orientasi fungsinya maka kebutuhan kandidat aplikasi untuk Back Office System dapat dilihat pada Tabel 4.18 berikut: Kode
Nama Aplikasi
AP-1.1 AP-2.1 AP-4.1 AP-5.1 AP-6.1 AP-7.1
1.3 Aplikasi Pembukuan 2.4 Aplikasi Pelaporan 4.2 Aplikasi Adminitrasi Tenaga Pendamping 5.1 Aplikasi Sistem Informasi 6.2 Aplikasi Arsip Administrasi 7.1 Aplikasi Inventasi Tabel 4.18. Kandidat Aplikasi Back Office System
98
Berdasarkan pada tahapan Architecture Vision serta kebutuhan Sub Bagian Keuangan yang paling mendasar, maka urutan implementasi kandidat aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4.19 berikut: NO URUT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
KODE AP-1.1 AP-2.1 AP-3.1 AP-4.1 AP-2.1 AP-2.1 AP-1.1 AP-6.1 AP-1.1 AP-2.1 AP-5.1 AP-6.1 AP-7.1 AP-4.2
NAMA APLIKASI 1.1 Aplikasi Bahan Masuk 2.1 Aplikasi Administrasi PSPM 3.1 Aplikasi Basis Data Berbasis WEB 4.1 Aplikasi Sistem Informasi Keuangan 2.2 Aplikasi Jaringan Bersama 2.3 Aplikasi Evaluasi PSPM 1.2 Aplikasi Kegiatan 6.2 Aplikasi Bermasa MA 1.3 Aplikasi Pembukuan 2.4 Aplikasi Pelaporan 5.1 Aplikasi Sistem Informasi 6.2 Aplikasi Arsip Administrasi 7.1 Aplikasi Inventasi 4.2 Aplikasi Adminitrasi Tenaga Pendamping
Tabel 4.19. Urutan Implementasi Aplikasi
Berdasarkan Tabel 4.19, maka Roadmap implementasi aplikasi bisa dilihat pada lampiran 12 yang dibagi menjadi 3 tahap, masing-masing tahap dikerjakan dalam waktu 1 tahun untuk sebanyak 5 aplikasi. 4.9.2 Faktor Penentu Sukses (CSF) Implementasi Keberhasilan dari implementasi dipengaruhi oleh banyak hal, oleh karena itu perlu diidentifikasi faktor-faktor yang menjadi penentu kesuksesan implementasi ini, antara lain: 1. Komitmen manajemen yang kuat dan konsisten
serta keterlibatannya secara
langsung akan sangat membantu mempercepat implementasi. 2. Persetujuan rencana implementasi. 3. Menyusun Standart Operation Procedure (SOP). 4. Ketersediaan sumber daya, teknologi dan infrastruktur. 5. Peningkatan pemahaman, keterampilan dan pengetahuan sumber daya manusia melalui training.
99
4.10 Phase G. Penerapan Kepemerintahan (Implementation Governance) Tatakelola implementasi sudah disusun pada tahapan migration planning, tahapan
implementasi
governance merupakan
tahapan
untuk
menyusun
rekomendasi untuk pelaksanaan tatakelola tersebut yang meliputi : 4.10.1 Tata Kelola Organisasi Tata kelola Organisasi Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh meliputi: 1. Pendefinisian Visi dan Misi 2. Penyusunan Organisasi Pengelola Teknologi Informasi dan Komunikasi 4.10.2 Tata Kelola Teknologi Informasi Untuk tata kelola TI mengacu pada Peraturan Menteri Komunikasi dan Informasi Nomor 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi Nasional yang menyebutkan bahwa pembentukan Chief Information Officer (CIO) dan komite TIK merupakan prioritas dalam penyusunan struktur tatakelola TIK. Untuk kelancaran proses tatakelola informasi di lingkungan BPPD Aceh dalam hal ini di Bagian Keuangan perlu dibentuk komite TIK yang terdiri dari: 1. Pembina 2. Tim pengarah 3. Tim koordinasi tata kelola TIK 4. Tim Center of Excellent 5. Tim Project Management Office Pembentukan komite TIK harus tertuang dalam keputusan Kepala BPPD Aceh didukung oleh Kasubbag Keuangan. 4.11 Phase H. Architecture Change Management Tahap
Arsitektur
Manajemen
Perubahan
(Architecture
Change
Management), menetapkan rencana manajemen arsitektur dari sistem yang baru dengan cara melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan
100
perubahan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal serta menentukan siklus pengembangan EA berikutnya. Implementasi TIK adalah suatu bentuk perubahan di dalam perusahaan atau organisasi. Dengan begitu, tidak bisa memisahkan persoalan teknis, yang terkait dengan TI, dengan persoalan non-teknis, seperti manajemen perubahan. Perubahan manajemen yang dilakukan meliput perubahan pada tingkat personal, perubahan pada tingkat organisasi dan perubahan teknologi. Perubahan pada tingkat personal, untuk mengubah secara langsung perilaku pegawai melalui pemusatan pada keterampilan, sikap, persepsi, dan pengharapan mereka akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. Usaha-usaha untuk mengubah prilaku dan sikap pegawai dapat diarahkan kepada perorangan, kelompok, atau organisasi secara keseluruhan. Perubahan pada tingkat organisasi dimaksudkan untuk melakukan perubahan budaya organisasi dan perubahan struktur organisasi. Sedangkan perubahan teknologi yang dimaksud adalah proses pekerjaan, metode-metode dan perlengkapan organisasi.
101
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan pada perencanaan strategis pemodelan enterprise architecture (EA) di Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh, Maka dapat ditarik kesimpulan, antara lain yaitu: 1. Hasil yang diperoleh dari arsitektur sistem informasi terdiri dari 21 entitas data dari 7 fungsi bisnis dan 14 aplikasi diimplementasikan dalam jangka waktu 3 tahun. 2. Model Enterprise Architecture (EA) yang terbentuk dapat digunakan sebagai panduan pengelolaan SI/TI pada Sub Bagian Keuangan dan khususnya untuk BPPD Aceh. 3. Arsitektur teknologi yang berkenaan dengan rancangan topology jaringan sudah mewakili kondisi saat ini dan pengembangan 3 tahun ke depan. 4. Arsitektur aplikasi saat ini menggunakan platform yang berbeda-beda, sehingga harus dilakukan pergantian secara keseluruhan untuk menjamin integritas SI yang akan dibangun. 5. Perencanaan strategis pemodelan bisnis Sub Bagian Keuangan BPPD Aceh memiliki aktivitas utama yaitu PBAP, PSPM, dan PV, sedangkan aktivitas pendukung meliputi MK, STI, MA dan MSP.
102
5.2 Saran Saran yang dapat diberikan penulis dalam rangka pengembangan penelitian ini, yaitu: 1. Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang akan dilakukan di Sub Bagian Keuangan harus mendapatkan dukungan dan komitmen
bersama
di
level
stakeholder
manajemen
dalam
pengembangannya. 2. Pengembangan aplikasi harus dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan tahapan implementasi yang telah disusun. 3. Tatakelola TIK harus diawali dari pembentukan komite TIK oleh pimpinan hal ini sesuai dengan pedoman umum TIK Nasional. 4. Untuk mendapatkan model arsitektur enterprise yang lebih lengkap harus dilakukan penelitian lebih lanjut pada tiap tahapannya. 5. Harus adanya menambahan SDM TIK atau melakukan pelatihan kepada SDM yang ada untuk dijadikan SDM yang ahli dalam bidang TIK.
103
Lampiran 1 Diagram Aktivitas Fungsi PBAP
104
Lampiran 2 Diagram Aktivitas Fungsi PSPM
105
Lampiran 3 Diagram Aktivitas Fungsi PV
106
Lampiran 4 Diagram Aktivitas Fungsi MK
107
Lampiran 5 Diagram Aktivitas Fungsi STI
108
Lampiran 6 Diagram Aktivitas Fungsi MA
109
Lampiran 7 Diagram Aktivitas Fungsi MSP
110
Lampiran 8 Roadmap urutan implementasi aplikasi
Tahap I
Tahap II
Tahap III
Aplikasi
Aplikasi Sistem Informasi Keuangan
Aplikasi Pembukuan
Jaringan Bersama Aplikasi
Aplikasi
Aplikasi
Evaluasi PSPM
Bahan Masuk
Pelaporan
Aplikasi
Aplikasi Basis Data Berbasis WEB
Aplikasi Adminitrasi Staf Pendamping
Aplikasi
Aplikasi
Aplikasi
Bersama MA
Administrasi PSPM
Administrasi Arsip
Kegiatan
Aplikasi
2013
2014
Investasi
2015
111
FORMULIR SURVEY KONDISI EKSISTING
Organisasi
:
Nama Responden
:
Jabatan Responden
:
E-mail
:
PERTANYAAN
1.
Visi dan Misi Organisasi : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………
2.
Sasaran : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………
3.
Tujuan : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………
112
4.
Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………
5.
Jenis Pekerjaan atau layanan yang diberikan : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………
6.
Apakah jenis pekerjaan atau layanan yang diberikan mengacu pada SOP : Ya
7.
8.
Tidak
Jumlah Pegawai dalam organisasi : Kepala Badan
: ……..orang Koordinator : ……orang
Wakil Kepala
: ……..orang Staf : …….orang
Kabid
: ……..orang Staf : …….orang
Kasubbag
: ……..orang Staf : …….orang
Bendahara
: ……..orang Staf : …….orang
Berapa jumlah pegawai yang memahami tentang Komputer : Software : ……….. orang Hardware
: ……….. orang
Jaringan : ……….. orang Interent 9.
: ……….. orang
Apakah jumlah komputer yang dimiliki sudah mencukupi ?
113
Sudah
Belum
Bila belum, jenis dan berapa jumlah yang masih dibutuhkan PC Client : …….. unit PC Server : ………..unit Note book : …. unit 10. Didalam mendukung visi dan misi, apakahmasih dibutuhkan adanya software aplikasi tambahan ? Ya
Tidak
11. Bila ya, software aplikasi apa yang dibutuhkan ? Sebutkan : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 12. Apakah instansi yang bapak/ibu pimpin mempunyai peraturan siapa saja yang dapat menggunakan komputer? Ya
Tidak
13. Apakah organisasi bapak/ibu sudah mempunyai bagian/bidang organisasi yang bertanggungjawab dalam memelihara penggunaan komputer dan internet? Ya
Tidak
14. Apakah organisasi bapak/ibu mempunyai staf pegawai yang kompeten dalam penggunaan komputer dan internet? Ya
Tidak
15. Jika ya, berapa jumlah pegawai tersebut? ………orang 16. Apa saja tugas staf bagian Teknologi Informasi tersebut ? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………
114
Demikian isian kuisener mengenai TIK dan instansi kami, data dan informasi dalam kuisener ini merupakan kondisi terakhir pada instansi kami, seluruh isian dalam kuisener ini dapat kami pertanggung jawabkan,akhir kata semoga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Banda Aceh, ……………………… Responden; …………………………………
