PERENCANAAN STRATEGIS DAN ANALISIS BIAYA-MANFAAT PROSES MIGRASI SISTEM TELEPON KONVENSIONAL KE SISTEM IP TELEPHONY (STUDI KASUS DI PT X)

D-16-1

PERENCANAAN STRATEGIS DAN ANALISIS BIAYA-MANFAAT PROSES MIGRASI SISTEM TELEPON KONVENSIONAL KE SISTEM IP TELEPHONY (STUDI KASUS DI PT X) Arif Ranusaputro, Febriliyan Samopa Magister Manajemen Teknologi Informasi - Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus MMTI-ITS, Jl. Raya ITS, Sukolilo, Surabaya 60111 E-mail: [email protected], [email protected] Abstrak Sistem komunikasi telepon sangat diperlukan oleh perusahaan untuk sarana komunikasi internal maupun eksternal dalam menjalankan operasi bisnisnya. Oleh karena itu, sistem ini dituntut memiliki reliability dan availability yang tinggi. Pesatnya perkembangan teknologi jaringan komputer yang berbasis Internet Protocol (IP) dan teknologi komunikasi telepon digital, telah mendorong cepatnya proses penggabungan (convergence) kedua teknologi menjadi teknologi yang dikenal dengan IP Telephony. Penerapan teknologi ini menghasilkan penghematan biaya dan efisiensi operasi dibandingkan sistem konvensional sebelumnya, disamping dapat dikembangkan pula banyak fitur dan aplikasi baru. Dengan alasan tersebut, saat ini banyak pembuat sistem telepon konvensional yang mengembangkan sistemnya ke sistem IP Telephony dengan beberapa alternatif strategi migrasinya. Dengan tuntutan dan kenyataan di atas, maka tim IT Telecommunication & Network selaku penyedia dan pengelola system komunikasi telepon di PT X, disamping harus selalu melakukan operasi dan perawatan system komunikasi telepon yang ada saat ini sesuai prosedur standard, juga harus membuat strategi migrasi sistem telepon saat ini ke sistem IP Telephony. Oleh karena itu, dilakukan penelitian ini untuk membantu PT X dalam membuat perencanaan strategis yang dilengkapi dengan biaya-manfaat dari beberapa alternatif rancangan proses migrasi ke IP Telephony. Penelitian ini menggunakan metoda pengembangan proyek CPDEP for IT (Chevron Project Development Process for Information Technology), khususnya Phase 2 dan Phase 3 dimana dilakukan pemilihan dan pengkajian alternatif. CPDEP ini telah menjadi standar pengembangan proyek diseluruh bagian perusahaan ChevronTexaco Corporation termasuk PT X yang tergabung dalam IBU (Indonesia Business Unit). Hasil penelitian yang berupa suatu rekomendasi, diharapkan akan dapat menjadi bagian dari proses pemilihan alternatif proyek migrasi sistem telepon konvensional ke sistem IP Telephony di PT X yang saat ini akan segera mulai dilaksanakan. Kata kunci : Sistem telepon konvensional, IP Telephony, CPDEP for IT, Analisa biayamanfaat.

_____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-16-2

Pendahuluan Sistem komunikasi telepon sangat diperlukan PT X sebagai sarana komunikasi internal maupun eksternal dalam menjalankan operasi bisnisnya. Oleh karena itu, sistem ini dituntut memiliki reliability dan availability yang tinggi. Sistem komunikasi telepon di PT X digunakan untuk melayani kurang lebih 12 ribu user yang terbagi dalam dua kelompok besar, yaitu kelompok yang berhubungan langsung dengan bisnis utama (perkantoran dan lapangan) dan kelompok yang tidak berhubungan langsung (perumahan pegawai dan fasilitas umum). Sistem komunikasi telepon yang digunakan di atas adalah sistem PABX dari NT. Sistem tersebut telah beroperasi selama kurang lebih 15 tahun dan menggunakan teknologi digital circuit switch. Selama masa operasinya, sistem tersebut telah mengalami beberapa kali upgrade baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Pesatnya perkembangan teknologi jaringan komputer yang berbasis Internet Protocol (IP) dan teknologi komunikasi telepon digital, telah mendorong cepatnya proses penggabungan (convergence) kedua teknologi menjadi teknologi yang dikenal dengan IP Telephony. Dengan penerapan teknologi ini dihasilkan penghematan biaya dan efisiensi operasi dibandingkan sistem konvensional sebelumnya, disamping dapat dikembangkan pula banyak fitur dan aplikasi baru [1]. Dengan alasan tersebut, saat ini banyak pembuat sistem telepon konvensional yang mengembangkan sistem telepon konvensionalnya ke sistem IP Telephony dengan beberapa alternatif strategi migrasi serta mulai menghentikan dukungan operasional dan perawatan sistem telepon konvensionalnya. Disamping perkembangan yang dilakukan para pembuat sistem telepon di atas, para pembuat sistem jaringan komputer juga mengembangkan sistem IP Telephony yang pada umumnya disesuaikan dengan spesifikasi teknis sistem jaringan komputer yang diproduksinya. NT selaku pembuat sistem PABX yang saat ini digunakan di PT X, telah memberikan informasi bahwa mereka sebentar lagi tidak mendukung operasional dan perawatan sistem PABX konvensionalnya, dan akan menggantikannya dengan sistem IP Telephony. Mereka juga menyampaikan beberapa alternatif rancangan dan proses migrasi yang dapat digunakan sesuai dengan kondisi teknis sistem dan kebutuhan bisnis yang ada saat ini dan mendatang. Dengan tuntutan dan kenyataan di atas, maka tim IT Telecommunication & Network selaku penyedia dan pengelola system komunikasi telepon di PT X, disamping harus selalu melakukan operasi dan perawatan system komunikasi telepon yang ada saat ini dengan disiplin dan sesuai semua prosedur standard, juga harus mulai memikirkan strategi migrasi sistem telepon saat ini ke sistem IP Telephony. Masalah yang dirumuskan pada penelitian ini adalah bagaimana mendapatkan rancangan strategy migrasi yang paling cost effective, memiliki resiko yang paling rendah dan memberikan manfaat yang paling sesuai atau dengan kata lain paling sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. Perumusan masalah ini berangkat dari beberapa pertanyaan kepada kondisi terkait yang ada saat ini sebagai berikut :  Bagaimana kondisi teknis dan operasional sistem telepon saat ini, apakah sudah siap atau mendukung penerapan IP Telephony?  Bagaimana kondisi teknis dan operasional sistem jaringan computer LAN/WAN saat ini, apakah sudah siap atau mendukung penerapan IP Telephony?  Solusi migrasi IP Telephony manakah yang paling cocok? Hal ini terkait dengan _____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-16-3





adanya beberapa tawaran strategi migrasi sejalan dengan perkembangan yang dilakukan oleh para pembuat system telepon konvensional dan juga diikuti para pembuat system jaringan computer. Sesuai trend IT saat ini, penerapan suatu teknologi IT harus sesuai dengan kebutuhan para pelanggannya dengan tetap dapat terus mengikuti perkembangan teknologi yang pesat. Hal ini dapat diukur dengan perhitungan cost-benefit. Permasalahannya adalah bagimana mengidentifikasi benefit yang kebanyakan intangible serta menggunakannya untuk perhitungan cost-benefit tersebut. Strategi migrasi yang dipilih harus paling cost effective, dalam arti total cost of ownership nya paling rendah. Untuk itu harus dilakukan perhitungan semua komponen biaya mulai dari penerapan, operasi, upgrade, sampai nanti penggantiannya lagi.

Metodologi Penelitian Penelitian ini menggunakan metode CPDEP for IT [13] khususnya fase 2 dan fase 3 dimana dilakukan pemilihan dan pengkajian alternatif. CPDEP for IT merupakan suatu metoda pengembangan proyek yang ditetapkan perusahaan induk PT X menjadi standar di seluruh unit bisnis di seluruh dunia. CPDEP for IT ini terdiri dari lima fase pengembangan sebagai berikut : 







Fase kesatu : mengidentifikasi dan mendefinisikan peluang yang ada untuk dimulainya suatu proyek. Pada fase ini dilakukan beberapa kegiatan dan analisis yang nantinya digabungkan menjadi sebuah Decission Support Package Phase I , yaitu : Strategic Framing, SWOT analysis, Opportunity Statement, Value driver and measurement, Test for Strategic Fit, Stackholder analysis, Roadmap Proyek. Hasil fase 1 yang nyata saat ini sudah ada akan diambil sebagai input ke fase 2 dan 3 yang merupakan inti dari penelitian ini. Fase kedua : penggalian dan pengkajian alternatif-alternatif yang mungkin dapat diambil. Pada fase ini dilakukan beberapa kegiatan dan analisis yang nantinya digabungkan menjadi sebuah Decission Support Package Phase 2 : - Mengumpulkan lebih detail informasi bisnis dan teknikal untuk mendukung proyek - Mendefinisikan kriteria pemilihan dan proses evaluasi yang akan dilakukan baik secara teknis maupun biaya-manfaatnya. - Menggali alternatif-alternatif yang mungkin dapat diambil - Mengkaji dan memilih alternatif yang paling baik dengan kriteria dan proses evaluasi yang telah ditentukan Fase ketiga : yang akan mengkaji dan mendetailkan alternatif yang sudah dipilih. Fokus kegiatan pada langkah ke tiga ini adalah: - Membuat rancangan detail dari alternatif yang dipilih - Membuat perhitungan detail keperluan dana yang diperukan dengan tingkat keakuratan yang tinggi (+/- 10%) - Membuat rencana komunikasi - Membuat analisa resiko dan rencana penanggulangannya Fase keempat : merupakan langkah pelaksanaan yang dimulai dengan membuat detil disain dan spesifikasi untuk keperluan pengadaan (procurement), pemasangan, test dan komisioning, pembuatan dokumentasi proyek untuk serah terima ke bagian


D-16-4



operasional. Fase ini tidak dibahas dalam penelitian ini, karena merupakan implementasi dari fase sebelumnya. Fase kelima : merupakan fase operasional dan evaluasi dari sistem yang baru dipasang. Pada tahap ini evaluasi yang dilakukan merupakan kegiatan ’proof of concept’ dari fasesebelumnya. Faseini juga tidak akan dibahas dalam penelitian ini.

Hasil Dan Diskusi Seperti yang telah disebutkan di dalam bab 2, bahwa inti dari penelitian ini menggunakan metoda yang diambil dari fase 2 dan fase 3 dari metoda pengembangan proyek CPDEP for IT dengan mengambil masukan dari hasil fase 1 proyek sesungguhnya [14]. Data Hasil Fase 1 Fase pertama proyek ini telah dimulai pada akhir bulan Januari 2005 dan hasilnya telah dipresentasikan kehadapan DE (Decision Executive) atau Sponsor, DRB (Decision Review Board), dan tim inti proyek. Beberapa hasil penting dari fase 1 yang akan diambil sebagai input penelitian ini adalah sebagai berikut:  Analisis Gap : Keadaan Saat Ini : - Sistem PABX yang digunakan saat ini sudah tua dan segera akan tidak diproduksi dan disupport lagi - Beberapa tipe suku cadang PABX tersebut bahkan sudah tidak diproduksi lagi yang mengakibatkan kesulitan PT X untuk melakukan outsorcing operation & maintenance agreement system ini ke pihak ketiga - Sistem PABX dapat diupgrade ke system yang mendukung penerapan IP Telephony, dan NT (pembuat PABX tersebut) teleh menyediakan beberepa alternatif proses migrasi - Saat ini sedang dilakukan inisiatif untuk mengupgrade sistem LAN/WAN termasuk system perkabelannya agar nantinya mendukung diterapkannya IP Telephony - Saat ini disekitar daerah operasi PT X telah tersedia beberapa penyedia / provider telekomunikasi yang dapat menyediakan service untuk menyediakan sarana telepon atau mengelola PABX - Arahan strategi system telepon perusahaan induk PT X adalah IP Telephony Keadaan Yang Diinginkan : Menyediakan system telepon yang : - sesuai arahan strategi system telepon perusahaan induk PT X, IP Telephony - Dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa dating secara teknis dan bisnis Cara Menuju Keadaan Yang Diinginkan : Harus dilakukan upgrade atau penggantian system PABX saat ini dengan system yang sesuai dengan arahan strategi system telepon perusahaan induk PT X, IP Telephony dan dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa datang baik secara teknis maupun bisnis dengan mengidentifikasi opportunity dan beberapa alternatif solusi serta mengkaji dan memilih alternatif yang terbaik sesuai criteria dan proses yang telah ditentukan. _____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-16-5

Skope Proyek : Skope proyek ini dapat dilihat dalam Tabel 1 sebagai berikut :

Tabel 1. Skope Proyek Masuk Skope    







Masuk Frame

Sistem Telepon Kantor (Back End, Network, Subscriber) Solusi Telepon Perumahan Gateway antara sistem telepon kantor dan perumahan Managed Operation & Maintenance (Outsourcing): PABX & subscriber unit (telepon kantor saja)

  

Upgrade perkabelan LAN (Cat6) dan Standarisasi (SDCS Project) Upgrade LAN (L2 switch) – LAN Improvement Project Improve Backbone (WAN) ke remote area (L3 switch & router)

Diluar Skope  

Telepon untuk Business Partners IP Telephony application

Project Success Metrics (Phase 1 Estimates) - Mencapai pengurangan biaya secara menyeluruh (TCO) +/-10% - Diterima 90% oleh para pengguna berdasarkan survey pelanggan - Dilaksanakan dengan +/-10% dari anggaran dan waktu yang disediakan - Mencapai 80% full integrated voice and data communication - Mencapai 100% kesesuaian dengan HES, IP and SOX Strategic Fit - Operational excellence : o Meningkatkan reliability dan availability o Meningkatkan mutu operation dan maintenance - Cost Reduction: o Mengurangi biaya infrastruktur o Menguragi biaya operation dan maintenance - Organizational Capabilities: o Lebih melancarkan integrasi dengan lingkungan IT perusahaan induk o Menyederhanakan proses operation dan maintenance o Meningkatkan produktifitas pegawai dengan meningkatkan reliability dan availability serta menyediakan fitur-fitur tambahan yang bermanfaat Preliminary Risk Assessment Pada fase 1 ini dilakukan penelaahan resiko awal, seperti terlihat dalam Tabel 2 berikut ini : Tabel 2. Preliminary Risk Assessment RISK

Likelihood (H,M,L) L

Impact (H,M,L) H

Not supported by GOI Lack of expertise (internal CPI)

M

H

H

M

Lack of time

H

H

Not supported by CPI Management

Mitigation Strategy/Action o o o o o o o o o o

Use CPDEP Process Early identify strong project driver Maintain good communication with CPI Management Provide good a DSP Early identify strong project driver Maintain good communication with GOI Contact CT expertise Benchmarking Enroll project team to related training/course subject Speed up pilot


D-16-6



Network infrastructure not 100% ready

H

H

Possible business disruption

H

H

o o

User alignment / buy in

M

M

o o

o o o

Assess current condition and identify requirement Upgrade old network infrastructure Add ringing generator module 48V at wiring closet Parallel system Seek scenario to migrate system with minimum disruption Communication plan High level management direction

Project Roadmap Pada fase 1 ini disusun perkiraan jadwal proyek sebagai berikut : Tabel 3. Project Roadmap Milestones Project framing Project Phase 1 close out (budget class 1, plan for Phase 2) Project Phase 2 close out (selected alternative, budget class 2, plan for Phase 3) Project Phase 3 close out (proposal, budget class 3) Pilot Project Project Phase 4 Close project

Target date End of Jan End of Jan End of Mar End of May End of May End of Dec Early of Jan 2006

Pembahasan Fase 2  Mengumpulkan lebih detail informasi bisnis dan teknikal untuk mendukung proyek - Data dan kondisi sistem PABX saat ini beserta jaringannya (Jaringan Trunk) termasuk tingkat ketersediannya (availability) dapat dilihat dalam Tabel 4 dan 5: Tabel 4. Data sistem PABX saat ini Site Lib Mns Pet Rbi Bko Dmi Dri Jkt Jumlah

Capacity 160 2224 202 4000 452 1250 6048 752 15088

Kantor 130 1199 184 2006 245 412 3591 736 8503

VM 4 8 4 16 4 16 20 16 88

System Option 11E Option 81 Option 11E Option 81C Option 11C Option 81C Option 81 Option 81C

s/w Rls 21.23 22.46 21.23 25.3 25.15 25.15 23.37 25.3

Avalability* 99,792% 99,997% 99,903% 99,997% 99,964% 99,847% 99,949% 99,990% 99,930%

* Sumber : SAOS & SAON 2004 PM Result Dari jumlah extension di atas jumlah untuk perumahan serta sarana umum adalah sekitar 2005 extension yang termasuk dalam skope proyek ini untuk diberikan solusi penyediaan dan integrasinya. Tabel 5. Data Jumlah Trunk Dan Pemakaiannya Site Rbi

Tujuan Telkom US Telkom Pku Mns Petapahan Dri Dmi

Media Transmisi Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic

Jumlah Trunk 30 CO DID 60 T, 50 CO 60 T 30 T + 20 E 120 T 30 T

Availability* 100,000% 100,000% 100,000% 97,510% 99,459% 100,000%


D-16-7

Mns

Dri

Dmi Jkt

Jkt Telkom US Dmi Dri Lib Telkom Dri Bko Dmi Telkom Dmi Telkom Jkt Sin

Leased Line Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Direct Cable Leased Line

30 T 30 T 30 T 30 T 30 T + 13 E 60 T + 77 CO 30 T 30 T 30 T + 27 CO 179 30 Rata-rata

97,890% 100,000% 100,000% 100,000% 96,506% 100,000% 97,138% 100,000% 100,000% 100,000% 99,263% 99,280%

*Sumber : TNO PM 2004 Result Pada saat ini pengoperasian PABX di atas ditangani 2 orang admin yang berkantor di Rbi dan Dmi dengan menggunakan sarana OTM (Optivity Telephony Management) dan integrated PABX console. -

Data dan kondisi sistem LAN/WAN saat ini secara ringkas terlihat dalam tabel 6 dan 7 di bawah ini. Tabel 6. Data LAN PT X saat ini No

Nama Data

Rbi

Mns

Dri

Dmi

Pet

Jkt

1885

189

51

24

132

60 99,964%

45 99,464%

89 99,995%

18 99,973%

99,703%

11 99,554%

14 99,697%

11

13

1

Cat 5e

Cat 5e

Cat 5e

Cat 5e

Cat 5e

SM/MM

SM/MM

SM/MM

SM/MM

SM/MM

MM

UPS

UPS

UPS

UPS

UPS

UPS

UPS

0

0

0

0

0

0

0

21

51

11

16

4

2

Jumlah Wiring Closet*

3

Availability**

4

Jumlah Kantor*

30

37

79

18

5

Tipe Kabel UTP

Cat 5e

Cat 5e

Cat 5e

6

Tipe Kabel FO

SM/MM

SM/MM

7

Back Up Power

UPS

8

In Line Power

0

Jumlah Switch

Bko

700

Jumlah Port Aktif*

11

Lib

1571

1

31

64

1 99,9%

* Sumber : DSP Fase3, Structured Data Cabling System Project, 2005 ** Sumber : TNO & SAO PM 2004 Result Tabel 7. Data WAN PT X saat ini Site Rbi

Dri Jkt

Tujuan Mns Lib Pet Dri Dmi Jkt Sin Bko Dmi Sin

Media Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Fiber Optic Leased Line Leased Line Fiber Optic Fiber Optic Leased Line

Kapasitas 1 Gbps 2 Mbps 10 Mbps 1 Gbps 1 Gbps 2 Mbps 2 Mbps 100 Mbps 1 Gbps 1 Mbps

Utilisasi* (Max) 52.5 Mbps 1.5 Mbps 76.5 Mbps 2.3 Mbps 1.9 Mbps

Delay** < 1 ms 1 ms 3 ms < 1ms < 1 ms 44 ms

2.6 Mbps

< 1 ms Rata2

Availability*** 95,872% 96,506% 97,510% 98,850% 97,542% 97,890% 98,694% 97,138% 98,958% 99,263% 97,822%

* Sumber : Traffic Monitoring MRTG, 8 Feb 2005 ** Sumber : Average Standard Ping Test, 8 Feb 2005 *** Sumber : TNO PM 2004 Result _____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-16-8



Mendefinisikan kriteria pemilihan dan proses evaluasi yang akan dilakukan baik secara teknis maupun bisnis (biaya-manfaat) [3][4]. - Kriteria pemilihan alternatif menyeluruh dan bobotnya dapat dilihat dalam tabel 8 di bawah ini. Tabel 8. Kriteria menyeluruh dan bobotnya No. 1

2 3 4 5

6 7 8 9

Kriteria Sesuai kebutuhan bisnis Mendukung fitur telepon digital Mendukung telepon untuk perumahan Mendukung standarisasi Integrasi penuh aplikasi voice/data (conference, unified messaging, call center) Financial Analysis (Cash Flow Analysis)* Doabilty Strategic Fit 4+1 Operation & Support Ketersediaan suku cadang Dukungan dari principle Sejalan dengan arahan stretegi CT Ketersediaan Teknologi Technology Maturity Resiko selama migrasi Business continuity User & Operation team buy in

Bobot 5

4 4 5 5

5 4 4 5

* Kriteria khusus bisnis / finansial yang berupa perbandingan biaya dengan manfaat dalam kurun waktu tertentu yang dibentuk menjadi cash flow analysis dapat dilihat dalam tabel 9 di bawah ini. Tabel 9. Kriteria khusus bisnis Period

y1

Alt. a y2 y3

y1

Alt. b y2 y3

y1

Alt. c y2 y3

Project Cost Operating Cost Tangible Benefits Intangible Benefits Cash Flow



Menggali alternatif-alternatif yang mungkin dapat diambil - Alternatif-alternatif tahap awal Pemilihan tahap awal ini bermula dari latar belakang proyek ini, yaitu akan segera obsolete nya sistem PABX yang saat ini sudah ada, sehingga harus dicarikan penggantinya. Alternatif yang mungkin untuk hal ini tersebut dalam tabel 10 di bawah ini. Tabel 10. Alternatif tahap awal No 1 2

Alternatives Do Nothing

Remarks Just operate and maintain existing system (NT)

Migrate To IP Telephony

NT & Cso


D-16-9



3

Upgrade / replace existing PABX

Upgrade / replace with available conventional PABX (can be supported by principle)

4

Outsource To Provider

Telkom, Indosat, etc

Mengkaji dan memilih alternatif yang paling baik dengan kriteria dan proses evaluasi yang telah ditentukan - Pengkajian dan pemilihan alternatif tahap awal, hal ini merupakan hasil nyata sementara tim proyek, terlihat dalam tabel 11 di bawah ini: Tabel 11. Analisis tahap awal No. 1

2 3 4 5

6 7 8 9

Kriteria Sesuai kebutuhan bisnis Mendukung fitur telepon digital Mendukung telepon untuk perumahan Mendukung standarisasi Integrasi penuh aplikasi voice/data (conference, unified messaging, call center) Financial Analysis (Cash Flow Analysis) Doabilty Strategic Fit 4+1 Operation & Support Ketersediaan suku cadang Dukungan dari principle Sejalan dengan arahan stretegi CT Ketersediaan Teknologi Technology Maturity Resiko selama migrasi Business continuity User & Operation team buy in Availability & Security Total

Bobot 5

Alt.1 3

Alt.2 5

Alt.3 4

Alt.4 3

4 4 5 5

3 5 3 2

5 4 5 4

4 5 5 5

3 4 3 5

5 4 4 5

3 2 5 5

5 5 4 4

3 5 5 4

3 3 5 4

125

176

170

139

Dari pengkajian dan pemilihan tahap awal didapatkan kesimpulan bahwa tim proyek memilih migrasi ke IP Telephony. -

Pengkajian dan pemilihan alternatif tahap kedua Dari hasil pemilihan tahap awal (memilih alternatif IP Telephony), terdapat dua alternatif alternatif migrasi sebagai alternatif tahap kedua. Alternatif tahap kedua tersebut adalah sebagai berikut [12] : 1. Evolution Migration : IP Enabled PABX (menambah kapabilitas PBX yang ada untuk bisa menggunakan jaringan IP sebagai media transmisinya) kemudian berevolusi ke Hybrid PABX (mengganti TDM switch dengan softswitch pada call processor PABX, sehingga bisa mensupport telepon biasa dan IP Phone secara bersamaan) 2. Fork Lift Migration : Langsung migrasi ke Pure IP Telephony Pengkajian dan pemilihaan alternatif tahap kedua dapat dilihat dalam tabel 12 di bawah ini.


D-16-10

Tabel 12. Pengkajian & pemilihan alternatif tahap kedua No. 1

2 3 4 5

6 7 8 9



Kriteria Sesuai kebutuhan bisnis Mendukung fitur telepon digital Mendukung telepon untuk perumahan Mendukung standarisasi Integrasi penuh aplikasi voice/data (conference, unified messaging, call center) Financial Analysis (Cash Flow Analysis) Doabilty Strategic Fit 4+1 Operation & Support Ketersediaan suku cadang Dukungan dari principle Sejalan dengan arahan stretegi CT Ketersediaan Teknologi Technology Maturity Resiko selama migrasi Business continuity User & Operation team buy in Total

Bobot 5

Alt. 1 5

Alt 2 3

4 4 5 5

5 4 5 5

4 3 3 5

5 4 4 5

5 5 5 5

4 5 4 3

201

154

Membuat dan melengkapi analisis bisnis / finansial untuk alternatif yang telah dipilih dalam kurun waktu 5 tahun (perkiraan umur investasi infrastruktur komunikasi) [2][3]. Untuk dapat membuat analisa tersebut, dibuat terlebih dahulu perkiraan biaya proyek sebagai berikut. Tabel 13. Perkiraan biaya proyek fase 2 (+/- 25%) No 1 2

3 4 5

6

Description Pilot for 100 users (server, software, handset) Hardware, software, test equipment Upgrade PABX (system & software) -> IP Enabled PABX Provide Back Up Power (UPS & Battery) at wiring closet POE (Power over ethernet) Patch Panel IP Telephony test set IP Telephone set Installation, test, commissioning Consultant Project Management Training Approval Process Documentation Benchmarking SUB TOTAL Manage 3 years / 36 mos (Operation & Maintenance Outsourcing) GRAND TOTAL

Qty

Unit Price

Total

1 lot

100.000

100.000

1 lot 238 310 2 sets 4600 1 lot 1 lot 1 lot

1.300.000 500 3.000 25.000 100 200.000 20.000 75.000 25.000 10.000 15.000 25.000

1.300.000 119.000 930.000 50.000 460.000 200.000 20.000 75.000

3.254.000 8600 ports

4/mo

1.238.400 4.492.400


D-16-11

Dengan perkiraan biaya proyek di atas, maka dapat dibuat analisa bisnis / finansial sebagai berikut. Tabel 14. Analisis bisnis / finansial Fase 2 Year Cost (US$M) Project Cost Operating Cost

1

2

3

4

5

Total

3,354 Sub Total A

Benefit(US$M) Tangible Benefits(Cost Saving) Spare Part Contract Reduction Telp Network Cost Reduction O&M - MAC Cost Reduction Intangible Benefits System Reliability & Availability Application Integration Sub Total B Cash Flow (C=B-A) Cum Cash Flow (D n =D n-1 + C n )

3,354

413 413

413 413

413 413

413 413

1,651 5,005

250 100 50

250 100 50

250 100 50

250 100 50

250 100 50

1,250 500 250

625 125 1,150 -2,204 -2,204

938 375 1,713 1,300 -904

1,250 625 2,275 1,862 958

1,250 875 2,525 2,112 3,071

1,250 1,125 2,775 2,362 5,433

5,313 3,125 10,438 5,433

Dari tabel 14 di atas terlihat bahwa diperkirakan dalam 5 tahun proyek ini menghasilkan penghematan sebesar US$5.433.000. Pembahasan Fase 3  Membuat rancangan detail dari alternatif yang dipilih yaitu migrasi secara evolusi PABX saat ini ke IP enabled PABX dan pada akhirnya Hibryd PABX - Upgrade PABX saat ini ke IP enabled PABX : Dari data PABX saat ini dalam tabel 4, terlihat bahwa terdapat 4 tipe sistem PABX yaitu 81, 81C, 11E, dan 11C dengan beberapa variasi release software. Sesuai migration path dari NT, semua PABX ini dapat diupgrade menjadi IP enabled PABX secara hardware dan software (X11 release 25). Dengan upgrade ini maka semua komponen PABX yang obsolete sudah diganti, dengan demikian memungkinkan diadakannya service maintenance contract dengan principle dengan biaya yang lebih murah. - Setelah PABX menjadi IP enabled PABX, maka dilanjutkan untuk merencanakan pilot project. Pilot project ini sangat penting dalam penerapan teknologi baru dengan tujuan antara lain untuk technology solution test (quality, availability & reliability, interoperability), mempelajari proses migrasi (instalasi, integrasi, dan operasional), mempelajari semua hal yang terkait dalam migrasi ini termasuk resiko-resiko yang ada (business continuity, user perception & buy in, security). Pelaksanaan pilot project ini juga bertujuan untuk memberi kesempatan kepada beberapa proyek prasarat untuk menyelesaikan implementasinya, dan hal ini juga akan menjadi salah satu pertimbangan jangka waktu pelaksanaan pilot project ini. Untuk pilot project ini disarankan mengambil lokasi Minas sebagai distrik utamanya dan Libo sebagai distrik remote nya. Hal ini dengan pertimbangan sebagai berikut : o PABX Libo saat ini terkoneksi ke Minas _____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-16-12

-

o Kedua PABX relatif lebih sedikit variasi konfigurasinya dibanding PABX lainnya, sehingga mengurangi resiko terhadap kelangsungan bisnis o Link komunikasi ke Libo saat in sedang direncanakan diganti dengan IP link sesuai dengan rencana IP telephony o Perkabelan dan LAN juga sedang direncanakan diganti sesuai dengan rencana IP telephony Rancangan dan skenario pilot project o Memastikan proyek-proyek yang menjadi prasarat penerapan IP Telephony sudah selesai dilaksanakan dengan baik di lokasi tersebut, hal ini berdasarkan kondisi saat ini (tabel 6 & 7) di kedua lokasi tersebut belum memenuhi syarat penerapan IP Telephony, seperti LAN dan wiring closetnya yang belum dirancang mempunyai cadangan catu daya, serta WAN ke Libo yang hanya berkapasitas 2 Mbps dengan utilisasi yang sudah mencapai 75%. o Memasang NT CSE 1000 sofware dan signalling server ke IP enabled PABX di Libo dan Minas o Menghubungkan kedua PABX ke LAN/WAN di Libo & Minas (PABX di Minas tetap terhubung dengan PABX di site lainnya dengan ISDN-PRI) o Memilih user yang bervariasi yang mencerminkan perwakilan kelompok user ini untuk pilot project ini o Memasang IP Telephone set di tempat user yang telah dipilih. Dalam pilot project ini perlu ditest beberapa merk dari NT, Cso, dan merk lain untuk dilihat interopability nya. Semua user semula akan tetap dan dapat berhubungan dengan user dalam pilot project ini. o Membuat form pencatatan untuk mencatat semua hal yang ingin diukur atau diketahui hasilnya sesuai tujuan pilot project yang tersebut di atas. o Gambar rancangan pilot project dapat dilihat dalam gambar 1 dibawah ini :

P A B X M in as

P A B X Libo

E X IS T IN G P A B X N E T W O R K (IS D N )

-

Gambar 1. Rancangan pilot project Setelah pilot project selesai sesuai waktu yang telah ditentukan dan semua hal / hasil terkait telah didokumentasikan, serta semua proyek yang menjadi prasarat


D-16-13

telah diselesaikan, maka selanjutnya direncanakan implementasi secara keseluruhan ke semua lokasi yang sesuai. Beberapa tahapan implementasi keseluruhan ini adalah sebagai berikut : o Menentukan lokasi dan atau user yang sesuai o Menentukan strategi implementasi, direkomendasikan dengan cara bertahap untuk mengurangi resiko kelangsungan bisnis o Melakukan penelitian ulang LAN/WAN yang telah diupgrade apakah sudah seluruhnya mendukung penerapan IP Telephony (utilisasi, availability & reliability, backup link, delay, power supply, in line power, dll) o Menentukan codec yang akan digunakan berdasarkan kebutuhan bandwidth dan karakteristik delay seperti terlihat dalam tabel 15. Tabel 15. Tabel voice codec dan kebutuhan bandwidth Voice Coder

Voice Bandwidt h (Kbps)

MOS

Codec Delay (ms)

Packet Size (bytes)

IP/UDP/RTP Header (bytes)

L2 Header (bytes)

Total BW (Kbps)

BW with Silence Suppression (Kbps)

G.711

64

4

1.5

160

40

14

85.6

42.8

G.729

8

3.9

15

20

40

14

14.4

7.2

Dengan data di atas direkomendasikan untuk menerapkan codec G.711 di semua LAN dan WAN di Sumatra dan G.729 untuk WAN ke Jakarta dan Singapore untuk menghemat bandwidth. o Memasang CSE 1000 software disemua PABX dan menghubungkannya melalui LAN/WAN yang sudah siap digunakan. Sebagai back up link ISDN semula tetap disambungkan untuk sewaktu-waktu ada masalah di WAN, dapat menjadi jalur alternatif. o Disain penerapan IP Telephony ini dapat dilihat dalam gambar 2. DRI

DMI

JKT PET ISDN

ISDN

ISDN

ISDN

LIB

MNS

ISDN ISDN

BKO

LAN / W AN PT X RBI

ISDN

ISDN

IP PH O NE U

SISTEM MANAGEMENT

SE RS

APPLICATIONS (Call Pilot, Unified Messaging, etc)

Gambar 2. Penerapan IP Telephony Keseluruhan _____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-16-14





Membuat perhitungan detail keperluan dana yang diperlukan dengan tingkat keakuratan yang tinggi (+/- 10%) Untuk membuat perhitungan keperluan dana dengan tingkat keakuratan tinggi (+/10%), tim proyek harus membuat RFI (Request for Information) ke principle dengan data rancangan dan skenario implementasi lengkap dari alternatif yang sudah dipilih seperti tersebut di atas dan dengan format Membuat rencana komunikasi fase 3 Setelah diketahui rancangan dan skenario implementasi yang lengkap maka disusun rencana komunikasi ke semua stakeholder yang merupakan penyempurnaan dari rencana komunikasi yang sudah disusun sebelumnya. Rencana komunikasi di fase 3 ini seperti dalam tabel 16 dibawah ini [4]: Tabel 16. Rencana komunikasi fase 3 No 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7.



Description Minutes of meeting Progress status report Phase Close-Out Presentation material Project Execution Plan Snaking presentation material DSP phase 1 - 5

Media

Email, Hardcopy, Intranet Presentation & Hardcopy

Frequency As required every meeting As required in every project phase Every project phase

Stakeholders Project team, DRB, DE and Endorser Project team, DRB, DE, Customer Project team, DRB, DE and Endorser

Email, Hardcopy, Intranet Presentation

Every step of execution plan As required

Project team, DRB, DE, Customer Project team, DRB, DE and Endorser

Softcopy & Hardcopy

5

Project team, DRB, DE and Endorser

Email

Project close-out document

1 at phase 5

Membuat analisa resiko dan rencana penanggulangannya fase 3 Setelah disusun rancangan dan skenario di atas, maka analisa resiko dan rencana penanggulangan yang sudah disusun di fase sebelumnya harus direvisi dan dilengkapi, seperti terlihat dalam tabel 17 dibawah ini. Tabel 17. Analisa resiko & rencana penanggulangannya fase 3 RISK

Likelihood (H,M,L) L

Impact (H,M,L) H

Not supported by GOI Lack of expertise (internal CPI)

M

H

H

M

Lack of time

H

H

Not approved by CPI Management

Mitigation Strategy/Action o o o o o o o o o o o o

Use CPDEP Process Early identify strong project driver Maintain good communication with CPI Management Provide a good DSP Early identify strong project driver Maintain good communication with GOI Contact CT or Outside expertise Benchmarking Enroll project team to related training/course subject Speed up pilot project Close communication with procurement team and principles Speed up all prerequisite projects completion


D-16-15

Network infrastructure not 100% ready

H

Possible business disruption

H

H

o o o o

H

o o o

User alignment / buy in

M

M

o o o o

Do tight activity monitoring Assess current condition and identify requirement Upgrade old network infrastructure Provide POE 48VDC panels at wiring closet Learn from pilot project and other companies experiences Develop detail upgrade steps including fall back plan Do upgrade and migration during night and weekend time Notify user prior the activity Learn from pilot project how the user interact with new system Provide detail implementation plan using intranet, email, brochures, etc High level management direction

Kesimpulan 1. Hasil fase 1 proyek sesungguhnya sangat menentukan langkah-langkah selanjutnya dalam fase 2 dan 3 yang merupakan metoda yang digunakan dalam penelitian ini. 2. Dari perbandingan altenatif awal diperoleh kesimpulan bahwa alternatif migrasi ke IP Telephony merupakan pilihan terbaik 3. Dari perbandingan alternatif kedua disimpulkan bahwa alternatif migrasi secara evolusi merupakan pilihan terbaik sesuai criteria yang telah ditetapkan 4. Detil langkah perancangan dan scenario migrasi secara evolusi yang dibahas dalam fase 3 menentukan penyusunan anggaran dengan tingkat akurasi +/-10% 5. Didalam fase 3 juga dibuat rencana komunikasi dan analisa resiko yang merupakan penyempurnaan dari yang sudah dibuat dalam fase sebelumnya, disesuaikan dengan rancangan dan skenario migrasi yang telah disusun. 6. IP Telephony merupakan tren teknologi yang sedang berkembang dengan pesat, sehingga banyak sekali sumber diinternet yang membahas strategi migrasi, akan tetapi penerapan pada masing-masing korporasi akan sangat unik / spesifik sesuai dengan strategi bisnisnya dan keadaan saat ini yang tentu sangat beragam, Untuk itu diperlukan suatu perencanaan strategis proses migrasi yang paling sesuai dan menguntungkan untuk masing-masih korporasi tersebut. Daftar Pustaka Black, U., 1999, Voice Over IP, Prentice Hall, New Jersey Indrajit, R.E., 2004, Kajian Strategis Cost Benefit Teknologi Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta Remenyi, D., A. Money, dan M.S. Smith, 2000, The Effective Measurement and Management of IT Costs & Benefits, Edisi 2, Butterworth Heinemann, Oxford. Schwalbe, K., 2003, Information Technology Project Management, Thomson Course Technology, USA _____________________________________________________________________________ ISBN : 979-99302-0-0 Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi I 25-26 Pebruari 2005 Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

D-16-16

_________, 2001, Getting Ready for IP Telephony, Business Communication Review, NT _________, 2000, IP Telephony, Knowledge Exchange Guide 2, NT _________, 2001, Voice over IP Solution for Enterprise, Product Portfolio Overview, NT _________, 2004, NT VoIP Solution on A QoS Enabled Cso Infrastructure, White Paper Report, INS _________, 2002, M1 Migration to CSE 1000, NT _________, 2004, IP Telephony Deployment and Implementation Guide, NT _________, 2003, IP Telephony Design Guide, Alctl __________, 2004, CPDEP For IT, Workshop Material, CT __________, 2005, Decision Support Package (DSP) Phase 1, Telephony Improvement Project, PT X


PERENCANAAN STRATEGIS DAN ANALISIS BIAYA-MANFAAT PROSES MIGRASI SISTEM TELEPON KONVENSIONAL KE SISTEM IP TELEPHONY (STUDI KASUS DI PT X)

Recommend Documents