PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN AUTO DEALER & SERVICE : STUDI KASUS PT BAM

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN AUTO DEALER & SERVICE : STUDI KASUS PT BAM Misbahul Fajri Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana JL. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650 [email protected]

Abstrak Persaingan bisnis di era globalisasi dengan didukung kemajuan teknologi yang begitu cepat dan dibukanya perdagangan bebas serta diperbolehkannya impor mobil built-up, PT. BAM merupakan perusahaan modal dalam negeri, yang bergerak dibidang penjualan dan layanan purna jual mobil merek tertentu harus siap menghadapi tantangan ini, untuk menjadi perusahaan yang dapat memuaskan dan kepercayaan pelanggan. Untuk menjadi perusahaan yang mempunyai keunggulan bersaing dan bertahan di masa datang, maka peranan sistem informasi dan teknologi sangat diperlukan sebagai dukungan terhadap strategi bisnis perusahaan, untuk itu perencanaan strategis sistem informasi sangat diperlukan agar implemetasi dan pengembangan SI/TI terarah. Dengan metodologi Ward dan Peppard dan metode analisa pendukungnya yaitu Value Chain, Strategic Option Generator, PEST, 5Forces, dan SWOT análisis untuk menganalisa lingkungan bisnis dan SI/TInya, identifikasi strategi dengan matrik SWOT dan kebutuhan sistem informasi menggunakan CSF SWOT analysis Hasil dari penelitian ini berupa usulan renstra sistem informasi dan teknologi yaitu usulan portofolio aplikasi dan arsitektur sistem informasi, strategi teknologi yaitu dengan pengembangan infrastruktur dan strategi manajemen sistem informasi dan teknologi berupa perubahan struktur organisasi MIS divisi, serta perencanaan impementasi pada PT. BAM untuk jangka waktu 5 tahun kedepan. Keyword: Perencanaan strategis sistem informasi, Ward and Peppard, portfolio

1. Pendahuluan Sejalan dengan visi PT. BAM untuk menjadi perusahaan otomotif yang terkemuka maka perusahaan melakukan berbagai upaya untuk tetap unggul dan terdepan pada produk dan layanan. Hal ini tentunya tidak mudah, diperlukan suatu perencanaan strategis yang matang pada setiap unit bisnis agar seluruh element perusahaan yang ada dapat bersatu padu dalam mewujudkan tujuan tersebut. Divisi MIS/EDP merupakan penggerak utama sistem untuk mewujudkan competive value dalam rangka menghadapi iklim persaingan yang semakin ketat. Sehingga perencanaan strateis SI/TI merupakan hal yang vital untuk diterapkan. Masalah yang timbul dalam kegiatan operasional PT. BAM dalam menjalankan bisnisnya adalah sebagai berikut: Pertama, persaingan Bisnis membutuhkan peningkatan layanan kepada customer dan kinerja operasional yang baik, dimana dibutuhkan sistem yang efektif dan efesien. Kedua, kurangnya panduan strategis dalam langkah penerapan sistem informasi, sehingga

Volume III/No.1/Mei/2011

penerapannya bersifat adhoc. Ketiga, kurang optimalnya dukungan SI/TI dalam kegiatan bisnis perusahaan, karena tidak dilibatkannya semua unsur dalam perusahaan dalam menentukan implementasi SI/TI. Penelitian ini hendak menjawab permasalahan diatas yaitu: Bagaimana usulan perencanaan strategis SI/TI dapat menunjang kegiatan strategis bisnis PT. BAM dimasa depan. Penelitian penelitian ini bertujuan untuk: Pertama, menghasilkan usulan perencanaan strategis sistem informasi bagi PT. BAM. Kedua, merancang garis besar arsitektur sistem informasi agar kegiatan analisis dan desain sistem dapat dilakukan secara lebih terinci sesuai dengan perencanaan strategis sistem informasi yang dibuat, dan supaya berbagai sistem yang dibangun dapat saling bekerja satu dengan yang lainnya. Terakhir, mempelajari framework untuk melakukan alignment antara strategi bisnis dengan strategi sistem informasi guna merancang suatu strategi yang mampu memberikan kepada PT. BAM dalam daya saing sesuai dengan yang diharapkan. 2. Dasar Teori Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perencanaan strategis merupakan salah satu hal yang penting bagi suatu perusahaan atau organisasi untuk

33

mencapai tujuan, selain itu pengembangan strategi dapat mengatasi ancaman eksternal dan merebut peluang pasar. Tujuan utama perencanaan strategis agar perusahaan dapat melihat secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal [Rang06]. Perencanaan strategis yang dapat juga disebut formula strategis merupakan proses penyusunan perencanaan jangka panjang. Perencanaan strategis bisnis yaitu sekumpulan rencana jangka panjang yang akan diimplementasikan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan [Curt02]. Sistem informasi memberi terciptanya peluang inovasi terhadap proses bisnis sehingga diperlukan redefinisi strategi bisnis perusahaan agar dapat memenangkan persaingan dan dapat bertahan dimasa yang akan datang, sistem informasi dikatakan efektif adalah sistem yang mendorong dan berperan sebagai enabler dalam strategi bisnis suatu organisasi. Perencanaan strategis sistem informasi berjalan seiring dengan perencanaan strategi bisnis organisasi, dimana merupakan dukungan SI/TI terhadap strategis bisnis perusahaan.. Tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi atau perusahaan [Ward03], yaitu : 1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengolah informasi. 2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. 3. Memperbaiki daya saing/meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis. Implementasi TI didalam organisasi mempunyai tujuan utamanya yaitu [Ward03]: 1. Pemrosesan data (Data Processing) Digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan cara mengotomasikan proses-proses pusat informasi. 2. Sistem informasi manajemen (Management information system) Digunakan untuk meningkatkan efektifitas manajemen dengan cara pemenuhan kebutuhan-kebutuhan informasi. 3. Sistem informasi strategis (Strategic information system) Digunakan untuk meningkatkan kemampuan bersaing dengan cara mengubah praktek bisnis. Umumnya tujuan utama mengadopsi proses strategi SI/TI antara lain untuk [Ward03]:


1.

Penyelarasan SI/TI dengan bisnis untuk menentukan dimana SI/TI paling memberikan konstribusi serta menentukan urutan prioritas investasi. 2. Untuk memperoleh keunggulan bersaing, menciptakan peluang bisnis dengan menggunakan SI/TI. 3. Membangun infrastruktur teknologi yang efektif dalam harga serta fleksibel perkembangannya dimasa mendatang. 4. Mengembangakan sumber daya dan kompetensi yang sesuai Tujuan perumusan dan perencanaan strategi SI sebagai berikut [Ward03]: 1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi mengenai kondisi perusahaan saat ini dan masa mendatang yang mencerminkan kesesuaian antara strategi bisnis dengan strategi SI/TI. 2. Melengkapi fungsi SI agar responsif terhadap perubahan bisnis yang cepat dan mampu memenuhi kebutuhan yang sifatnya mendesak dan penting. 3. Memposisikan peranan SI untuk lebih central dalam bisnis dengan representasi pada level top management. 4. Meyakinkan bahwa arsitektur SI telah dibuat sehingga sistem yang berkualitas dapat dibangun dan dipelihara. Perencanaan SI/TI merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi SI berbasiskan komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Terdapat berbagai macam metode yang dapat digunakan untuk proses perencanaan strategi sistem informasi dimana hampir semua lilteratur mengemukakan metode tersendiri. Strategic Planning for Information System John Ward & Peppard

Gambar 2.1 Metodologi PSSI Ward & Peppard [Ward03] Pendekatan Ward dan Peppard dalam perencanaan strategis sistem informasi dengan melihat tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, dengan memanfaatkan SI/TI secara maksimal untuk meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi. Perencanaan strategis SI/TI yang berfokus hanya pada teknologi tanpa berdasarkan keputusan bisnis membuat investasi SI/TI tidak bermanfaat dalam organisasi. Metodologi ini mempunyai tahapan masukan untuk

34

dianalisa dan keluaran hasilnya, Untuk proses metodologi Ward & Peppard dapat dilihat pada gambar 2.1 diatas. Tahapan masukannya yaitu sebagai berikut: 1. Analisa lingkungan bisnis eksternal, mengkaji aspek-aspek eksternal bisnis yang mempengaruhi perusahaan sat ini dan yang akan datang. 2. Analisa lingkungan bisnis internal, mengkaji kondisi bisnis didalam organsasi, dengan melihat proses bisnis dan operasionalnya;. 3. Analisa lingkungan SI/TI eksternal, mengkaji kondisi SI/TI organisasi saat ini, meliputi infrastruktur, aplikasi dan organisasi. 4. Analisa lingkungan SI/TI internal, mengkaji tren SI/TI dan arah pengembangannya, peluang dan pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI yang ada. Tahapan keluaran atau hasil dari perencanaan strategis Ward dan Peppard adalah sebagai berikut: 1. Strategis bisnis, menghasilkan rencana pelaksanaan bisnis unit atau fungsi untuk meningkatkan bisnis value dan kinerja. Delivery rencana tersebut digambarkan pada portofolio aplikasi. 2. Strategi SI/TI, menghasilkan rencana pengmebangan SI/TI untuk menjalankan nilai tambah dari bisnis kedepan, dengan mepertimbangakan teknologi informasinya. 3. Strategi manjemen SI/TI, menghasilkan perencanaan dan pengaturan program pengembangan SI/TI dengan memperhatikan segi organisasi dan kebijakannya. Ward menyebutkan bahwa hasil proses perencanaan strategis SI adalah: 1. Hard deliverables, yaitu dokumen yang mendefinisikan rencana dan strategi mncakup computer based material dalam bentuk kamus, model analisis matrik dan informasi. 2. Soft deliverables, yaitu yang berhubungan dengan faktor manusia, seperti keahlian, kepedulian dan motivasi.

Metode Analisis Tabel 2.1 Metode Analisis Bisnis & SI/TI yang diterapkan pada Metodologi Ward & Peppard No.

Metode Analisis

1

Value Chain Analysis Strategic Option Generator SWOT Analysis

2

3

4 5

5 Forces Model PEST

Analisis Bisnis & SI/TI Internal Eksternal √ √

√

√

Strenght & Weakness

Oppurtunity & Threat √ √

Penerapan metodologi perencanaan strategis digunakan beberapa metode analisis untuk mendukung input dan deliverables, metode analisa yang digunakan pada tahap masukan dapat dilihat tabel 2.1, yaitu sebagai berikut : Critical Success Factor Analysis Metode analisa ini digunakan untuk menentukan faktor-faktor keberhasilan kritis pada suatu perusahaan yang merupakan penyajian informasi pada tingkat eksekutif (Executive Information Support). Rockart mendefinisikan CSF sebagai ”The limited number of areas in which results, if they are satisfactory, will ensure successful competitive performance for the organization.”[Ward03]. Dengan CSF memungkinkan manajemen untuk menggunkan judgement dengan dua cara yaitu: 1. Mempelajari hal yang penting dari peluang dalam waktu tertentu dan sampai sejauh mana mendukung pencapai obyektif bisnis. 2. Mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk merencanakan kebutuhan informasi bisnis. Strategic Option Generator Metode analisa ini digunakan untuk menentukan strategic information system (SIS) pada matriks Warren McFarlan. Selain itu, metode ini juga digunakan untuk mengidentifikasi peluang untuk mendapatkan competitive advantage dalam penggunaan Sistem Informasi. Wiseman sebagai penemu metode ini menjelaskan 4 dimensi yang ada pada Strategic Option Generator [Wise85]. Pada masing-masing dimensi, harus dilakukan pemilihan terhadap salah satu strategi yang digunakan untuk membuat perencanaan, sehingga akan didapatkan arahan untuk mendapatkan strategic advantage. Dimana dari dimensi tersebut adalah sebagai berikut: Dimensi 1 strategy target, dimensi 2 : strategy thrus, dimensi 3 : strategy mode, dan dimensi 4 : strategy direction. Us.


35

Value Chain Analysis Porter menunjukkan suatu model rantai nilai yang berinteraksi antar aktivitas dalam suatu unit, value chain dapat digunkan untuk pemerikasaan sistematis semua kegiatan yang ada pada organisasi/perusahaan. Metode analisis ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan aktifitas-aktifitas yang terjadi di dalam perusahaan ke dalam dua bagian besar yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Setelah itu aktivitas-aktivitas tersebut akan dipetakan dan digunakan sebagai dasar untuk menentukan solusi SI/TI untuk mendapatkan keuntungan bagi perusahaan, seperti yang terlihat pada gambar berikut ini. Aktivitas Utama yaitu : Inbound Logistic, Operation, Outbound Logistic, Marketing and Sales, dan Services. Aktivitas Pendukung yaitu Procurement, Technology Development, Human Resources Management, dan Firm Infrastructure. Five Forces Model By Porter Metode Analisis ini digunakan untuk melihat peta persaingan yang ada pada bisnis. Analisis ini akan melihat sejauh mana pengaruh persaingan diantara competitor yang ada, pendatang baru, produk atau layanan pengganti, daya tawar supplier serta daya tawar pelanggan terhadap keberlangsungan bisnis perusahaan. Hasil dari analisis ini dapat digunakan dalam SWOT analysis untuk membantu menentukan peluang dan ancaman yang ada pada perusahaan. SWOT Analysis Metode ini digunakan untuk melihat kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan serta melihat peluang dan ancaman yang ada dalam mengembangkan bisnis. Kemudian, berdasarkan kriteriakriteria tersebut disusunlah suatu strategi untuk mengatasi keadaan lingkungan bisnis perusahaan Berdasarkan strategi tersebut dapat ditentukan CSF SWOT yang berguna dalam menentukan kebutuhan informasi, yang kemudian akan menentukan solusi IS/IT. Perencanaan strategi SI didapat dari hasil analisis SWOT dipergunakan untuk mengidentifikasi dan dievaluasi CSF. Tahap analisis SWOT sebagai alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matrik SWOT, Matrik SWOT menghasilkan empat bagian alternatif strategis yaitu Strategi SO, Strategi ST, Startegi WO, dan Strategi WT. Application Portfolio Matrix Application Portfolio Matrix dikembangkan pertama kali oleh McFarlan yang digunakan untuk menggambarkan


kontribusi IS/IT terhadap bisnis saat ini maupun yang akan datang, berdasarkan pada pengaruh industri [Ward03]. Matriks ini digunakan untuk melihat kondisi IS/IT saat ini (current application portofolio) maupun kondisi IS/IT setelah dilakukan perencanaan (future application portofolio). Matriks Application Portfolio tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini: Secara umum, McFarlan melihat pemetaan sistem informasi dan teknologi infomasi terhadap suatu perusahaan dapat dilihat dari dua perpektif yaitu: 1. Tingkat ketergantungan terhadap SI/TI. 2. Tingkat potensi SI/TI dapat memberikan manfaat atau keuntungan kompetitif. Pada matrik aplikasi portofolio McFarlan masingmasing sistem dapat dikategorikan berdasarkan karakteristiknya yaitu: Support, Key Operational, High Potential, dan Strategic. Strategic Alignment Suatu strategi yang direncanakan haruslah align dengan strategi bisnis perusahaan, begitu juga IS strategy harus memiliki alignment dengan IT strategy. Sehingga idealnya strategi bisnis perusahaan akan mendrive strategi sistem informasi yang akan direncanakan dan strategi sistem informasi tersebut akan men-drive strategi teknologi informasi yang akan dibuat. Hal ini berarti harus ada kesesuaian antara strategi bisnis, strategi IS dan strategi IT. Untuk melihat apakah IS strategy di-drive dari Business Strategy dan IT strategy di drive oleh IS strategy, maka dalam melakukan perencanaan harus mengacu pada strategi bisnis perusahaan yang merupakan penjabaran dari tujuan perusahaan untuk mencapai misi perusahaan. PEST Analysis Analisa ini konsern pada pengaruh lingkungan bisnis eksternal, PEST merupakan singkatan dari Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi issue yang dapat berpengaruh pada pengembangan strategi bisnis. Mengidetifikasi pengaruh PEST cara yang sangat berguna dalam merangkum lingkungan bisnis dalam kegiatan operasional bisnis. Bagaimanapun, itu harus di follow up dengan mempertimbangkan bagaiaman bisnis seharusnya merespons pengaruh-pengaruh issue tersebut. 3. METODOLOGI Metodologi dalam penelitian ini terdiri dari beberapa tahap yaitu; pertama, tinjauan literatur, terhadap metodologi perencanaan strategis dan metoda-metoda analisa pendukungnya, kedua, pengumpulan data, ketiga, proses analisa terhadap lingkungan bisnis dan SI/TI PT. BAM, dan keempat, keluaran dari proses analisa yaitu berupa usulan perencanaan strategis sistem informasi, gap analisis dan rencana implementasi. Jadi Pada penelitian ini analisa dan output strategis IS/IT mengabdosi metodologi Ward and Peppard dengan ditambah perencanaan implementasinya, gambar 3.1 merupakan metodologi penelitiannya pada penelitian ini. Metode-metode yang digunakan pada penelitian ini

36

sesuai pada tabel 2.1 dan metodologi ward and peppard dapat juga dijabarkan dalam sbb: • Indentifikasi dimana sekarang SI/TI berada: Terangkum dalam analisa internal bisnis dan SI/TI dan analisa eksternal bisnis SI/TI dan current applicatiob portfolio. • Identifikasi dimana SI/TI ingin berada di masa dapan: adalah berupa future application portfolio dari metodologi ward and peppard. • Identifikasi gap SI antara kondisi sekarang dan kondisi yang diharapkan masa depan, yaitu ternagkum pada bagian 4 pada tulisan ini mengenai gap analisis dengan tabelnya. • Identifikasi bagaimana untuk mendapatkan apa yang diharapkan di masa depan; ini dapat dilihat pada output dari Srategi Manajemen SI/TI. • Bagaimana untuk mendapat dan mencapai semuanya kesana, ini dapat dilihat dari keseluruhan output dari metodologi ward and peppard yaitu stratesi SI, strategi TI, Strategi Manajemen SI/TI, dengan ditambah perencanaan implementasi untuk future application portfolionya.

yang standar dari perusahaan atau organisasi yang lain. Identifikasi dan Pengumpulan Data Dalam tahapan ini identifikasi dan pengumpulan data akan dilakukan kegiatan sebagai berikut: Studi literatur terhadap dokumen sehingga didapat data sekunder, melakukan metode wawancara , mengidentifikasi visi dan misi, tujuan dan objektif yang dilakukan serta bentuk dan struktur organisasinya, mengidentifikasi lingkungan internal perusahaan, , mengidentifikasi lingkungan eksternal perusahaan. Proses Analisa Metodologi yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah metodologi Ward and Peppard dalam menghasilkan keluaran perencanaan strategis sistem informasi pada PT. BAM berdasarkan kondisi dan penerapan sesuai pada organisasi tersebut. Perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi [Wadr03]. Pada Metodologi Ward and Peppard proses strategi SI/TI mebutuhkan analisa lingkungan terdapat organisasi yang dapat dilihat pada Gambar 2.1, yang terdiri dari: analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan analisis lingkungan SI/TI eksternal, Tahap selanjutnya dalam proses analisa, setelah proses analisa lingkungan bisnis dan SI/TI adalah analisa Matrik SWOT yang merupakan kelanjutan dari proses analisa SWOT pada proses analisa sebelumnya. Analisa Matrik SWOT sangat bermanfaat untuk menentukan strategi bisnis organisasi, dengan analisa Critical Success Factor (CSF) strategis bisnis dapat ditentukan program strategi bisnis unitnya.

Langkah – langkah penelitian dapat dilihat pada Gambar 3.1 di atas. Tahap-tahap tersebut akan dijelaskan berikut ini. Tinjauan Literatur Tinjaun literatur merupakan tahap yang sangat penting karena merupakan pondasi dalam penelitian ini untuk mempelajari teoriteori yang relavan dalam pemecahan masalah lingkungan bisnis, lingkungan SI/TI, serta metodologi yang digunakan untuk penyusunan perencanaan strategis sistem informasi PT. BAM, dan tinjauan terhadap kasus perencanaan strategis SI/TI dari beberapa organisasi untuk mengetahui bentuk


Tahapan Keluaran Tahapan keluaran pada metodologi Ward and Peppard dilakukan untuk menghasilkan keluaran perencanaan strategi SI/TI yaitu: 1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur aplikasi. 2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengolahan teknologi dan SDM SI/TI. 3. Strategi manajemen SI/TI, yang mencakup elemenelemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan SI/TI yang dibutuhkan 4. ANALISA & RENSTRA SI/TI Analisa Lingkungan Bisnis Eksternal Berdasarkan hasil survey, dan selanjutnya dilakukan analisa terhadap lingkungan bisnis eksternal PT. BAM. Dengan melakukan analisa ini, digunakan 2 buah metode

37

analisa untuk analisis eksternal, dimana salah satunya yaitu pada SWOT dapat juga melihat aspek internal, analisis-analisis eksternal itu sebagai berikut: Analisis ini digunakan untuk melihat peta persaingan yang ada pada bisnis ini dengan melihat sejauh mana pengaruh kompetitor yang ada, kompetitor baru, produk dan layanan pengganti, serta daya tawar terhadap supplier dan pelaggan terhadap keberlangsngan bisnis usaha PT. BAM. Metode-metode analisa yang digunakan untuk analisa internal atau eksternal dapat dilihat pada tabel 2.1. dan apa fungsi dan kegunaanya dapat dilihat pada bagian 2 yaitu mengenai dasar teori pada tulisan ini.

OT pada SWOT Analysis Dalam metode ini yang digunakan adalah Peluang (Oppurtunities) dan Ancaman (Threat) yang dimiliki oleh perusahaan yang ada dalam mengembangkan bisnis. Kemudian berdasarkan peluang dan ancaman yang ada disusunlah strategi untuk mengatasinya. Peluang (Opportunity): 1) Dibukanya import mobil built-up oleh pemerintah membuat faktor ini sangat penting karena merupakan peluang bagi PT. BAM untuk dapat bertumbuhnya pelanggan,. 2) Perkembangan SI/TI yang semakin fleksibel dan murah dengan adanya open source. 3) Pertumbuhan pasar otomotif yang baik karena sambutan pasar membutuhkan kendaraan untuk aktivitasnya. 4) Kondisi SI/TI PT. BAM masih terbuka lebar untuk pengembangannya. 5) Banyaknya kebutuhan user dalam pengolahan data dan informasi untuk mendukung kegiatan pekerjaannya. Ancaman (Threat): 1. Stabilitas ekonomi & politik nasional merupakan ancaman bagi PT. BAM. 2. Dibukanya regulasi perdagangan bebas, banyaknya produk yang masuk, dan


3. 4. 5.

dibukanya investor asing untuk menamkan modalnya di Indonesia. Banyaknya produk dan layanan yang diberikan oleh kompetitor lain,. Persaingan dengan kompetitor yang ada yang lebih mapan dalam pemanfaatan TI. Naiknya harga BBM dan memungkinkan juga naiknya pajak kendaraan mewah dan pembatasan kendaraan atau kepemilikan kendaraan.

Analisa Lingkungan Bisnis Eksternal Value Chain Analysis Proses bisnsi yang ada pada PT. BAM dengan value chain dapat dilihat pada gambar 4.2

Strategic Option Generator Strategi target yang akan dipilih dalam merencanakan strategi sistem informasi PT. BAM adalah customer, melihat Visi dan Misi PT. BAM mengutamakan pelayanan dan kepuasan kepada customer/pelanggan. Tabel 4.1 Analisa Strategic Option Generator Strategi Target Trust Mode Direction

Orientasi Customer Growth Defensive Provide

SW pada SWOT Analysis Dengan menggunakan Strength (S) dan Weakness (W) pada SWOT analysis pada PT. BAM dijelaskan sebagai berikut: Kekuatan (Strength) • Sumber daya manusia yang potensial dan sudah berpengalaman. • Produk yang bermerk dan berkualitas, kendaraan buatan Eropa. • Perusahaan sudah lama berdiri dan mempunyai banyak relasi dan pelanggan. • Mempunyai jaringan distribusi dan mitra bisnis/aliansi. • Adanya tenaga TI yang dapat mengembangakan sistem informasi yang handal sesuai dengan kebutuhan atau permintaan user.

38

Kelemahan (Weakness) • Manajemen dan bisnis proses kurang efektif dan efisien. • Dukungan teknologi informasi yang belum memadai karena kurangnya perhatian. • Kurang intensifnya pemasaran dan promosi yang gencar. • Infrastruktur TI yang belum optimal dan belum jelas arah pengembangannya. • Kurangnya inovasi pelayanan dan produk,. Visi dan Misi SI/TI PT. BAM Strategi sistem dan teknologi informasi akan menjelaskan penentuan portofolio aplikasi sistem informasi di lingkungan PT. BAM. Sementara strategi manajemen sistem dan teknologi nformasi akan menjelaskan aspek-aspek pengelolaan sistem dan teknologi informasi di lingkungan PT. BAM. Oleh karena itu visi dari sistem dan teknologi informasi dilingkungan PT. BAM adalah ”Menjadi IT organisasi yang terbaik dan memberikan nilai tambah terhadap perusahaan”. Misi: ”Menyediakan layanan TI yang terintegrasi dan manageable serta memberikan solusi bisnis kepada PT. BAM”. Sedangkan program strategi yang harus dilaksanakan guna mencapai visi dan misi tersebut di atas adalah sebagai berikut: 1. SI/TI yang mampu memberikan solusi bisnis PT. BAM sehingga dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. 2. SI/TI yang meningkatakan proses bisnis perusahaan sehingga kegiatan operasional menjadi efeisien dan efektif. 3. SI/TI yang meningkatkan layanan informasi kepada user dengan tepat dan cepat. 4. SI/TI yang mempunyai infrastruktur yang handal, optimal dan terintegrasi. Identifikasi Strategi Berdasarkan CSF SWOT Berdasarkan analisa matrik SWOT maka akan didapat strategi perusahaan yang merujuk pada kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman serta melihat visi dan misi, tujuan dan budaya perusahaan, setelah itu dapat ditentukan program strategi divisi-divisi dengan menjabarkan CSF serta divisi yang menangani dan membutuhkan, pada prinsipnya strategi sistem dan teknologi informasi silingkungan PT. BAM adalah strategi-strategi sistem dan teknologi informasi yang mendukung perusahaan untuk


mencapai tujuan utamanya yang dituangkan dalam visi dan misi perusahaan Buana Sakti Grioup Strategi SI Dengan mempertimbangkan hasil identifikasi strategi IS/IT diatas serta mengacu pada kebutuhan bisnis perusahaan, dapat dikembangkan portfolio strategi IS/IT PT. BAM dalam bentuk McFarlan Strategic Grid, dengan mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut: Pola pengembangan sistem informasi dilakukan secara modular dan terintegrasi. Menggunakan teknologi open source untuk perangkat lunak yang dibeli dari luar. Menggunakan sharing database untuk aplikasiaplikasi yang mempunyai fungsi yang sama.

-

Menggunakan arsitektur n-tier dalam implementasi infrastruktur sistem informasi. Menggunakan skala prioritas dalam pengembangan IS/IT karena faktor keterbatasan sumberdaya yang ada, dengan memprioritaskan pengembangan sistem-sistem yang mendukung inovasi proses bisnis.

Strategi TI Aplikasi yang diusulkan untuk dikembangakan memerlukan komponen-komponen teknis yang ada dalam TI. Pengembangan aplikasi tersebut membutuhkan pengelolaan hardware agar bisa berfungsi dengan baik dan benar. Strategi Manajemen SI/TI Strategi manajemen SI/TI memerlukan perubahan atau pembentukan organisasi baru dilingkungan departemen MIS untuk mengelola SI/TI perusahaan dengan baik. Departemen ini berada tepat dibawah pimpinan puncak PT. BAM yang akan memberikan dukungan yang kuat dalam penerapan strategi SI/TI dilingkungan perusahaan. Usulan organisasi yang baru adalah dapat dilihat pada gambar 4.14, bila dibandingkan dengan struktur organisasi banyaknya perubahan untuk

39

mendukung perencanaan strategis SI/TI, yaitu dengan adanya IT Projek Manajemen, divisi IT Network & Data Center, Development dan divisi Support. Untuk dapat jelasnya struktur organsasi baru yang diusulkan dapat dilihat pada Gambar 4.14. Dimana organisasi sebelumnya hanya mempunyai divisi network & Data Center dan Help Desk.

Gambar 4.14 Usulan Struktur Organisasi MIS Departemen PT. BAM

Jadi perencanaan strategis SI/TI ini pada penelitian ini menghasilkan: 1. Strategi SI antara lain future application portfolio. 2. Startegi TI, yaitu dengan pengembangan infrastruktur TI. 3. Strategi Manajemen SI/TI, dengan dikembangkanya organisasi MIS pada PT. BAM. 4. Gap Analysis didapat dari future application portfolio dan current application portfolio. 5. Perencanaan implementasi yang berkelanjutan selama 5 tahun kedepan. 5. KESIMPULAN DAN SARAN.

Mengacu kepada lingkungan bisnis yang dihadapi perusahaan serta visi, misi dan strategi SI, maka aplikasi yang diusulkan untuk dibangun yaitu: 1. Pengembangan sistem untuk efektifitas operasi dan keputusan bisnis, berupa SI Inventory, CRM, dan menintegrasikan modul-modul yang sudah ada. 2. Pengembangan aplikasi akses informasi global berupa akses internet kecepatan tinggi. Aplikasi intranet dan internet saling mendukung, misalnya dalam menanggapi keluhan dan permintaan informasi dari pelanggan dan juga cabang. 3. Pengembangan aplikasi sistem yang sudah ada dan megintegrasikan. 4. Pembelian Web server dan mail server sewa link jaringan WAN

Gap Analisis implementasi

dan

perencanaan

Roadmap pengembangan SI/TI dibuat berdasarkan atas solusi SI/TI dan identifikasi kebutuhan informasi. Penentuan jadwal pengembangan SI/TI berdasarkan skala prioritas yang telah ditentukan, terdapat 35 perencanaan implemetasi SI/TI yang dicanangkan untuk periode 5 tahun kedepan. Gap analisis dapat dilihat pada table 4.9


Kesimpulan 1. Perencanaan strategis sistem informasi di PT. BAM sangat diperlukan, agar arah pengembangan dan implemetasi SI/TI sejalan dengan visi dan misi perusahaan, agar perusahaan mempunyai competitive value dan dapat bertahan di masa datang, dalam menyusunnys digunakan metode Ward & Peppard karena sangat mendukung terciptanya suatu perencanaa SI/TI yang bersifat strategis dengan analitis, terstruktur dan penjabaran dengan baik dan mudah diikuti dan diterapkan. 2. Penggunaan metode analisis seperti SWOT analysis dan Critical Success Factor (CSF) ini sangat menunjang penentuan program strategis yang dibutuhkan, dimana program strategis PT. BAM bersifat adhoc sesuai dengan kondisi dilapangan dan belum terdokumentasi dengan baik. 3. Berdasarkan permasalahan dan kondisi yang ada pada PT. BAM, maka diperlukan pembangunan yang berkelanjutan dibidang SI/TI, yang sebaiknya dimulai dengan Infrastruktur TI, Jaringan Intranet yang kemudian aplikasi-aplikasi yang menunjang operasional perusahaan menjadi efisien dan efektif, serta aplikasi yang menunjang pertumbuhan perusahaan dengan layanan yang terbaik kepada pelanggan baik pelanggan lama maupun pelanggan baru. 4. Usulan perencanaan Strategis SI/TI PT. BAM terdiri dari Strategis SI yaitu berupa future aplikasi portofolio, diantaranya aplikasi portal, reward pelanggan, SI Service dan SI Inventory sangat diperlukan untuk dapat keunggulan bersaing dan

40

5.

operasional perusahaan yang efisien dan efektif. Strategi TI adalah dengan membangun Infrastruktur TI dan Jaringan Komunikasi antara kantor pusat dan cabang. Strategi Manajemen SI/TI yaitu perubahan struktur organisasi MIS departemen yang diperbesar untuk mendukung operasional dan pengembangan sesuai usulan renstra SI/TI PT. BAM. Perencanaan implementasi SI/TI di PT. BAM dicanangkan selama lima tahun. Prioritas SI/TI dipilih berdasarkan kriteria yaitu pertama, dampak terhadap bisnis secara langsung, kedua, urgency terhadap kebutuhan saat ini, dan ketiga tingkat ketergantungan. Diharapakan SI/TI sebagai enabler untuk meningkatkan revenue dan produktifitas perusahaan dan juga mampu meningkatkan dan mempertahankan pelanggan sehingga PT. BAM menjadi perusahaan yang berdaya saing tinggi.

Saran 1. Melakukan penambahan struktur organisasi departemen MIS, sehingga divisi ini dapat dengan mudah mewujudkan keselarasan antara strategi binis dan strategi TI. 2. Membentuk komite TI yang berfungsi melakukan pengarahan kebijakan SI/TI keseluruh unsur didalam perusahaan. 3. Dalam pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu inhouse development dan dilakukan dengan cara outsourcing untuk aplikasi yang perlu penaganan khusus dibidangnya. Untuk pembangunan infrastruktur dilakukan pengadaan tender projek untuk pemilihan produk dan vendor yang tepat. 4. Dalam mengelola sistem informasi dengan pengaturan dan kewenangan yang jelas, perlu dibuat Standar Operation Prosedur dan dokumentasi lainnya. 5. Perencanaan strategis sistem informasi ini sebaiknya selalu di follow-up kembali sesuai dengan kondisi perkembangan SI/TI di PT. BAM dan bisnis saat itu, agar dapat cepat mengantisipasi perubahan yang terjadi.

[Buana02], Group Buanasakti,

www.buanasakti.co.id, 2002 [Curt02], Curtis, Graham. Business Information System: Analysis, Design and Practise. 4th Ed. Prentice Hall. 2002. [Earl89], Earl, M.J., Management Strategies for Information Technology, Prentice Hall, 1989. [Gasp01], Gaspersz, Vincent, Production Planning and Inventory Control, ed revisi, PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001 [Harr92], Harrison, Alan. Just In Time Manufacturing in Perspective: The Manufacturing Practitioner Series. Hemel Hempstead, Hertfordshire, Prentice Hall International (UK) Ltd, 1992. [Leod07], McLeod, Raymond Jr. & Schell, George. Management Information System. 10th ed, New Jersey, Pearson, 2007 [PSSI1], Tambunan, Torkis, Penyusunan Rencana Strategis Sistem Dan Teknologi Informasi Dinas Pekerjaan Umum Provinsi DKI Jakarta, Fasilkom UI, 2007. [PSSI2], Satria Setiawan, Heri, Model Perencanaa Strategis Sistem Informasi Untuk Industri Manufaktur: Studi Kasus PT. Meiwa Indonesia, Fasilkom UI, 2007. [PSSI3], Hidayat, Syarif, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus: PT. MBT Utama, Fasilkom UI, 2002. [PSSI4], Sugiyanta Lipur, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perusahaan Sekuritas, Jurnal Sistem Informasi MTI-UI, Vol 1-No.2 – Oktober 2005. [Pwhc96], Waterhouse, Price, System Management ethodology Strategic Information Systems Planning (SISP), version 2.1, Inc.: Proce Waterhouse World Firm Service BV. 1996. [Rang06], Rangkuti. F., Analisa SWOT Teknik membedah kasus bisnis: Reorientasi Konsep Perencanaan Strategis untuk Menghadapi Abad 21, 14th ED, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta 2006. [Tozer96], Tozer, Edwin. E., Strategic IS/IT Planning: Strategic Planning for Information System, Professional Ed, Betterworth-Heinemann, Boston, 1996. [Ward03], Ward, J. & Peppard, J., Strategic Planning for Information System, 3rd Ed, John Wiley & Son, Chicester, 2003. [Wise95], Wiseman, C. And MacMillan, I., Creating weapons from information systems, Journal of Business Strategi 5:2 [1984] 42-49.

DAFTAR PUSTAKA [Alte96], Alter, S., Information System a Management Prespective, The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc, Manlo Park, California, 1996.


41

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN AUTO DEALER & SERVICE : STUDI KASUS PT BAM

Recommend Documents