Perencanaan Strategis Sistem Informasi Penyedia Jaringan Komunikasi Data : Studi Kasus Pada PT. CSM Iis Firdiansyah Program Studi : Magister Ilmu Komputer (MKOM) Program Pascasarjana Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur
[email protected] ABSTRAK Di era teknologi informasi ini perusahaan di tuntut untuk memiliki daya saing dan keunggulan dalam bisnis. Informasi menjadi sangat dominan bagi penentuan daya saing perusahaan, karena informasi ini akan menjadi indikator bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja bisnisnya, bahkan banyak kita dapati perusahaan bisa tidak bersaing karena tidak memiliki Strategi IT yang benar. Kajian ini merupakan studi kasus dari perencanaan strategis sistem informasi bagi PT.CSM dan akan melakukan proses perencanaan, kegiatan pengamatan dan wawancara. Kemudian melalui perangkat perangkat anilisis seperti Competitiv Forces Model, Value Chain, SWOT, Critical Succes Factor dan Portofolio Aplikasi McFarlan akan dilakukan Interpretasi kebutuhan bisnis, pendefinisian strategi sistem informasi dan memberikan arahan dalam strategi teknologi yang akan di implementasikan. Dari kajian muncul usulan perencanaan strategis sistem informasi yang mencakup strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/IT dan strategi TI yang ketigannya akan mendukung proses bisnis sehingga perusahaan memiliki daya saing menghadapi para kompetitornya. Kata kunci : Perencanaan Strategis SI/TI, Competitive Force Model, Value Critical Succes Factor, Portofolio Aplikasi McFarlan
1. Pendahuluan Era informasi saat ini menuntut perusahaan harus cepat bergerak, apalagi sektor telekomunikasi yang sangat dinamis. Ketidakmampuan menangkap segenap informasi dan mengambil keputusan segera akan mempercepat jatuhnya perusahaan. Kondisi diatas menuntut perlunya perencanaan yang berkesinambungan dan matang dalam management IT di perusahaan tersebut sehingga IT menjadi faktor dominan yang mampu mendongkrak kinerja perusahaan. PT. CSM yang merupakan salah satu pemain sektor telekomunikasi di Indonesia memiliki kendala serupa, perusahaan sepertinya belum menjadikan IT sebagai tool untuk membangun strategi bisnis perusahaan. Kalaupun ada sekedar aplikasi yang cenderung dipaksakan bukan suatu perencanaan yang merupakan hasil sinergi di semua line untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Chain, SWOT,
1.1 Masalah Penelitian Saat ini PT. CSM belum mempunyai perencanaan strategis sistem informasi yang mampu menopang kinerja perusahaan, adapun permasalahan yang harus dipecahkan dalam penelitian ini adalah : Bagaimana Strategi Bisnis, Manajemen,Teknologi perusahaan serta apa Portofolio Aplikasi masa depan perusahaan untuk menunjang misi perusahaan? 1.2 Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat penelitian ini adalah • Memberikan analisa kondisi lingkungan bisnis secara terintegrasi baik secara ekternal maupun internal yang akan memperjelas permasalahan dan mencari solusi sistem informasi yang dapat membantu memecahkan permasalahan. • Memberikan solusi perencanaan strategis sistem informasi yang dapat di implementasikan ke perusahaaan sebagai salah satu pedoman perencanaan.
2.1.3 Pendekatan dan Kerangka Kerja Perencanaan Strategis SI Proses perencanaan strategis sistem informasi ini dapat dijabarkan dengan lebih mudah menggunakan sebuah Overview Model yang akan menggambarkan apa saja yang menjadi masukan, keluaran dan aktifitasaktifitas pemrosesan Pendekatan dengan Menggunakan Teori Ward dan Griffith Ward [WARD 1996] mengatakan bahwa deliverables dari proses perencanaan sistem informasi adalah gabungan dari dua hal, yaitu hard deliverables dan soft deliverables. Hard output adalah suatu dokumen yang mendefinisikan rencana dan strategi, mencakup computer-based material dalam bentuk kamus, model analisis dalam bentuk matrik dan informasi-informasi yang diperlukan. Sedangkan soft output berhubungan dengan faktor manusia sperti keahlian, kepedulian, dan motivasi. Gambar 2.2. berikut ini adalah model yang menggambarkan masukkan dan keluaran dari proses perencanaan SI. Lingkungan SI/TI
Lingkunga n Bisnis Lingkungan Bisnis Internal
Portofolio Aplikasi yang Lingkungan SI/TI Eksternal
Proses Perenca naan
Strategi Manageme
Portofolio Aplikasi
Pendekatan Perencanaan, Alat dan Teknik
Strategi – strategi
Strategi Teknologi
Model dan Matrik -
Gambar 2.2 Diagram Masukan - Keluaran Perencanaan SI/TI ([WARD 1996], 25)
Sebagai masukan dari proses perencanaan SI ini adalah : Pertama, lingkungan bisnis internal seperti : strategi bisnis, tujuan, sumber-daya, proses kerja, dan budaya serta nilai-nilai yang ada pada bisnis tersebut. Kedua, lingkungan bisnis eksternal yang mencakup : situasi ekonomi, industri dan iklim bersaing pada bidang usaha tersebut. Ketiga, lingkungan SI/TI internal yang berupa : perspektif SI/TI bisnis yang ada, tingkat kematangannya, cakupan dan kontribusi bisnis, keahlian, sumber-daya dan infrastruktur teknologi yang telah dimiliki. Keempat, lingkungan SI/TI eksternal yaitu : tren teknologi, kesempatan dan penggunaan SI/TI pada perusahaan lain. Kemudian sebagai keluaran proses perencanaan SI ialah : Pertama, strategi manajemen SI/TI yaitu : elemen-elemen umum strategi yang dipergunakan oleh organisasi yang akan memastikan konsistensi dari kebijakankebijakan yang dibuat. Kedua, strategi-strategi bisnis SI yang menjelaskan bagaimana setiap unit atau fungsi menerapkan SI/TI untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis. Ketiga, strategi TI yang berupa kebijakan-kebijakan dan strategi-strategi untuk mengatur sumber-daya teknologi yang ada [WARD 1996]. Sesuai dengan diagram model dari proses perencanaan SI di atas, berikut ini adalah struktur singkat deliverables yang umum dipergunakan : 1. Strategi Manajemen SI/TI 2. Strategi Bisnis SI, yang mencakup : - strategi SI dan kebijakannya - sebuah set model-model yang mendukung strategi itu 3. Strategi Teknologi Informasi. Bagaimanapun bentuk struktur perencanaan strategis SI itu, tujuannya adalah untuk meyakinkan bahwa setiap pengguna, manajemen dan profesional SI memahami elemen-elemen penting dari strategi dan meyakini strategi yang harus mereka kerjakan.
Lingkungan Bisnis dan teknis
Prakarsa Proses Perencanaan Tentukan / Update Informasi & Arsitektur Sistem
Formulasikan Strategi TI
Strategi Bisnis & Program Pengembangan yang Diajukan
Strategi SI/TI Sebelumnya
Aktivitas Perencanaan Lain
2.
Memahami kondisi saat ini & Interpretasi kebutuhan bisnis Menentukan Strategi SI Bisnis
Siapkan Rencana Migrasi & Kasus Bisnis
Strategi SI/TI dan Rencana-rencana yang diajukan
Gambar 2.3. Kerangka Kerja Proses Perencanaan Strategis SI/TI ([Ward 1996], 35)
3. 4. 5.
Di dalam proses perencanaan strategis sistem informasi akan sangat membantu jika dapat dikemukakan sebuah kerangka kerja yang akan menyatukan seluruh elemen yang mempengaruhi penyusunan strategi yang ada, sehingga jika rencana strategis SI ini dibuat maka seluruh hasil yang diharapkan dapat tercakup. Kerangka kerja ini meliputi langkahlangkah sebagai berikut [Ward 1996] : 1.
Pencetusan/prakarsa perencanaan strategis, salah satu hal yang penting yang didapat dari dalam tahap ini adalah pengembangan sebuah kepahaman akan adanya suatu kebutuhan bisnis yang menyebabkan dimulainya perencanaan strategi SI ini. Hal ini sangat diperlukan untuk “menjual” kebutuhan akan keberadaan sebuah perencanaan strategis SI kepada manajemen.
6.
Memahami dan menerjemahkan situasi dan kebutuhan bisnis saat ini. Sebagai upaya untuk membangun pemahaman terhadap kondisi bisnis serta kondisi SI yang ada serta melihat kebutuhan SI masa depan yang potensial. Hal ini bisa didapatkan dengan : a. Analisa strategi bisnis, tujuan, faktor sukses kritis (CSF), masalah-masalah kritis dan proses-prosesnya untuk menentukan kondisi saat ini, baik kekuatan maupun kelemahannya, serta informasi yang dibutuhkan sehingga dapat diketahui sejauh mana investasi harus dilakukan untuk memenuhi semua kebutuhan tersebut. b. Evaluasi atas SI yang sedang berjalan untuk menentukan sebatas mana SI yang ada bisa melingkupi semua kebutuhan perusahaan dalam mendukung strateginya. c. Inovasi kemungkinan SI yang bisa diterapkan, untuk melihat aplikasi yang paling potensial untuk diterapkan. Menentukan strategi SI bagi bisnis. Menentukan arsitektur sistem dan informasi. Memformulasikan masukan proposal TI. Menyiapkan perencanaan secara garis besar dan sebuah kasus bisnis untuk mendapatkan persetujuan.
2.1.4 Metode Dan Teknik Analisa Perencanaan Strategis SI Metode dan teknik analisa ini merupakan suatu upaya untuk membangun pemahaman terhadap kondisi bisnis serta kondisi SI yang ada serta melihat kebutuhan SI di masa depan yang potensial.
2.1.4.1 Competitive Forces Model sebagai tinjauan kondisi perusahaan dalam menghadapi Persaingan Model analisis kompetisi Porter yang menjelaskan pendekatan untuk membagi suatu industri menjadi komponen-komponen untuk kemudian dianalisis pengaruh dan interaksi yang terjadi. Model ini menggambarkan lima elemen kekuatan yang mempengaruhi posisi perusahaan dalam industri yang meliputi komponen pendatang baru, pemasok, pelanggan, produk pengganti dan pesaing. Dari identifikasi semua elemen yang ada dilakukan analisis untuk menentukan langkah guna mengatasi dan memperkuat posisi tawar (bargaining power) menghadapi masing-masing elemen kekuatan dalam persaingan. Threat of New Entrants
Bargaining Power of Supliers
RIVALRY AMONG EXISTING COMPETITOR
Bargaining Power of Buyers
Threat of Substitute Products or Services
Gambar 2.4 Competitive Forces Model ([PORTER2 2008], 33) 2.1.4.2 Value Chain Analysis Sebagai Suatu Upaya Menggambarkan Aktifitas Bisnis Perusahaan Untuk mendapatkan gambaran mengenai aktifitas-aktifitas apa saja yang dilakukan oleh sebuah perusahaan, baik ketika melakukan proses desain, produksi, pemasaran, pengiriman, pelayanan dan lainlain, dapat direpresentasikan dengan sebuah value chain. Teknik analisa ini sangat berguna untuk memecahkan sebuah perusahaan yang kompleks menjadi bagian-bagian komponennya sehingga lebih mudah dipahami bagian demi bagian.
Gambar 2.5. Diagram Value Chain Sebuah Perusahaan ([WARD 1996], 47) Analisa value chain ini mempunyai sifat-sifat khusus sebagai berikut [WARD 1996] - Seluruh aktifitas-aktifitas bisnis perusahaan dibagi menjadi dua bagian besar yaitu aktifitas primer dan aktifitas pendukung. - Pemodelan ini memfokuskan penjabaran dari segi bagaimana usaha bisnis perusahaan menambahkan ‘value’ atau nilai yang akan memenuhi kebutuhan pelanggan. - Mengikuti bentuk penyambungan sebuah pendekatan bisnis unit ke pendekatanpendekatan lain untuk menganalisa strategi dan pembuatan formula bisnis. - Model ini tidak tergantung kepada bentuk struktuur perusahaan. 2.1.4.3 SWOT Analysis Sebagai Upaya Memahami Kondisi Perusahaan Analisis SWOT adalah identifikasi faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan kepada strategi yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang sebuah organisasi sekaligus dalam waktu yang bersamaan meminimalkan kelemahan dan ancaman yang mungkin terjadi. Analisis ini dapat menggunakan diagram analisis SWOT [PEARCE 1997] peluang dan ancaman yang berasal dari lingkungan luar di bandingkan dengan kekuatan dan kelemahan yang berasal dari lingkungan dalam organisasi. Secara umum analisis ini menunjukkan identifikasi atas empat pola pilihan strategi. Sel satu, merupakan sel yang sangat menguntungkan dimana perusahaan tersebut memiliki beberapa peluang sekaligus sejumlah kekuatan sehingga perusahaan dimungkinkan mengejar peluang tersebut. Strategi yang sesuai adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif seperti konsentrasi pertumbuhan, pengembangan pasar, pengembangan produk, dan integrasi vertikal maupun horisontal.
Sel dua, meskipun menunjukkan perusahaan mengalami berbagai ancaman tetapi masih memiliki sejumlah kekuatan dari segi internal sehingga strategi yang paling sesuai adalah memaksimalkan kekuatan yang ada untuk menghadapi ancaman dengan diverisifikasi seperti diversifikasi terpusat maupun konglomerasi. Sel tiga, perusahaan memiliki peluang yang menarik tetapi tidak memiliki kekuatan untuk meraihnya maka strategi yang paling sesuai adalah meminimalkan masalah-masalah internal sehingga dapat meraih peluang pasar yang lebih baik seperti : joint venture atau turn around. Sel empat, merupakan sel yang paling tidak menguntungkan dimana perusahaan dalam kondisi lemah sementara lingkungan usaha yang tidak menguntungkan. Strategi yang tepat adalah menata ulang kiprah dalam industri melalui divestasi, likuidasi, dan inovasi.
Memahami misi dan tujuan
Menentukan CSF untuk setiap tujuan
Melakukan SWOT atas setiap CSF
Membangun Ukuran-ukuran
Hasil : arahan untuk Executive information system
Konsolidasi antar tujuan dan mengindentifikasikan informasi yang dibutuhkan
Hasil : garis besar rencana SI yang dibutuhkan
Gambar 2.7. Proses Analisis CSF ([WARD 1996], 28)
Gambar 2.6. Diagram Analisis SWOT ([PEARCE 1997], 56) 2.1.4.4 Critical Success Factor Analysis (CSF) Sebagai Upaya Mendalami Kebutuhan SI CSF analysis mendukung dalam menentukan skala aktivitas prioritas dan informasi yang dibutuhkan terkait dengan masalah kritis tersebut. CSF di identifikasikan dari tujuan dan strategi yang ada untuk menentukan SI yang paling potensial diterapkan dan teknologi informasi yang paling handal bisa digunakan. CSF memungkinkan manajemen menggunakan penilaian mereka untuk: pertama, mengkaji arti penting dari kesempatan-kesempatan SI dari segi sebaik apa dukungan yang dapat diberikannya dalam mencapai tujuan-tujuan bisnis. Kedua, untuk mengidentifikasi informasi yang mungkin diperlukan oleh manajemen untuk mengatur dan merencanakan kebutuhan informasi bagi eksekutif. Sebab lebih baik mendapatkan ukuran yang kasar dari sesuatu yang penting daripada dengan teliti mengukur sesuatu yang tidak ada gunanya.
2.1.4.5 Application protofolio Analysis Sebagai Upaya Menentukan Kontribusi Sistem Informasi Terhadap Strategi Bisnis Portofolio aplikasi ini dikategorikan sebagai pembagian peran aplikasi SI yang ada sebagai pendukung strategi bisnis saat ini dan yang potensial pada masa datang. Portofolio aplikasi ini dikelompokkan ke dalam empat elemen utama kategori yaitu, strategis, potensial tinggi, operasi kunci dan pendukung. Gambar 2.6. dapat menjelaskan pembagian kategori tersebut.
STRATEGIS Aplikasi kritis yang mendukung strategis bisnis Aplikasi yang perusahaan sangat tergantung OPERASI KUNCI
POTENSIAL TINGGI Aplikasi yang penting untuk meraih tujuan Aplikasi yang bernilai tetapi tidak kritis PENDUKUNG
Gambar 2.8. Diagram Aplikasi Portofolio ([WARD 1996], 48)
-
-
-
-
Aplikasi Pendukung (Support) dikategorikan demikian karena sifatnya yang sudah umum pada setiap perusahaan dan aplikasinya telah banyak tersedia di pasar. Aplikasi Kunci Operasi (Key Operational) merupakan aplikasi yang harus ada di dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi-fungsi utamanya, ada agar dapat berkompetisi dengan kompetitor. Aplikasi Potensial Tinggi (High Potential) adalah aplikasi yang dapat menjadi keunggulan bersaing bisnis namun belum digunakan sebagai keunggulan perusahaan. Aplikasi Strategis (Strategic) dikategorikan sebagai aplikasi yang digunakan oleh perusahaan sebagai keunggulan bersaing.
2.4 Obyek Penelitian Obyek Penelitian ini adalah PT. CSM, perusahaan yang bergerak dalam layanan jasa Telekomunikasi data perusahaan serta penyedia jaringan internet di Indonesia dan telah berkiprah lebih 18 Tahun. 3. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan untuk penelitian ini merupakan bagian/subset dari landasan teori yang telah dipaparkan pada BAB II sebelumnya. Dalam penelitian ini kami menggunakan Tahapan Perencanaan strategis menggunakan metodologi Ward and Peppard [WARD 1996]. 3.1 Roadmap Penelitian Dalam Roadmap Ward ini, penelitian ini dibagi tiga bagian utama yaitu : 1. Input penelitian Input penelitian terdiri dari beberapa unsur yaitu • kondisi ekternal bisnis • Kondisi Internal Bisnis • Ekternal IS/IT Internal IS/IT 2. Proses Penelitian Proses ini adalah menentukan strategi IS/IT yang akan dilakukan perusahaan berdasarkan input penelitian yang telah ada. Hasil yang didapatkan adalah kebutuhan informasi serta solusi IS/IT yang akan dilakukan. 3. Output Penelitian Dalam output penelitian ini terdiri 2 bagian utama • Strategi Perusahaan Strategi Perusahaan terdiri dari Strategi Bisnis, Strategi Manajemen, dan Strategi IT. • Portofolio aplikasi masa depan
Portofolio ini merupakan hasil akhir dari penelitian dengan menggunakan semua strategi yang dilakukan sebelumnya. Berikut gambar ringkas dari roadmap yang kami INPUT jelaskan sebelumnya EXTERNAL BUSINESS ENVIRONMENT Input : Kondisi persaingan berdasarkan hasil wawancara serta informasi dari media Analisis : CFM, SWOT Deliverable : • Kondisi persaingan bisnis • Matrix SWOT Pembahasan di Bab 4.1
EXTERNAL IS/IT Input : Pengamatan terhadap tren yang berhubungan dengan IS/IT Analisis : Menganalisa tren yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan Deliverable : Sebagai masukan dan pertimbangan untuk memberikan solusi IS/IT Pembahasan di Bab 4.3
INTERNAL BUSINESS ENVIRONMENT Input : Visi, Misi, Tujuan, Sasaran Mutu Analisis : Value Chain, SWOT, CSF Deliverable : • CSF untuk program strategi
INTERNAL IS/IT Input : Kondisi IS/IT yang adapada perusahaan berdasarkan wawancara Analisis : Penentuan prioritas IS/IT untuk dipetakan dalam strategic grid Deliverable : Current Aplication portofolio Pembahasan di Bab 4.4
• Identifikasi kekuatan kelemahan • Arahan membuat strategi SI layananan
Proses penentuan strategi IS/IT Deliverable : Kebutuhan Informasi dan Solusi IS/IT Pembahasan di Bab 4.5
PROSES
OUTPUT
BUSINESS IS STRATEGY Pembahasan di Bab 4.6
IS/IT MANAGEMENT STRATEGY Pembahasan di Bab 4.7
FUTURE APLICATION PORTOFOLIO
Pembahasan di Bab 4.9 Gambar 3.1 Tahapan Perencanaan strategis menggunakan Metodologi Ward dan Peppard [WARD 1996]
IT STRATEGY Pembahasan di Bab 4.8
3.2 Pengumpulan Data Dalam penelitian ini kami melakukan pengumpulan data dengan cara • Pengolahan semua dokumen data perusahaan. • Wawancara dengan pihak yang berkompeten dalam perusahaan (Para IT Staff, Manager Engineering, Manager IT, Deputi GM serta GM CSM). • Wawancara dengan beberapa kompetitor perusahaan serupa Observasi Langsung di lapangan. • Telaah semua literatur popular serta pencarian informasi populer di Internet. . 3.3 Analisis dan Interpretasi Dalam kegiatan penelitian ini adalah melakukan analisis dan interpretasi terhadap hasil-hasil pengumpulan data di atas. Analisis dan Interpretasi terhadap data-data tersebut dilakukan dengan mempergunakan teknik-teknik yang telah disampaikan pada Bab II dalam Landasan Teori. Tahapan analisis yang akan dilakukan adalah : a. Analisis dari sisi eksternal bisnis untuk melihat kondisi perusahaan dalam menghadapi persaingan serta posisi dan arah perusahaan. Analisis ini menggunakan dengan teknik analisis Competitive Forces Model dari Porter dan SWOT analisis. Analisis Competitive Forces Model ini meneliti perusahaan dengan beberapa faktor komponen yaitu komponen pendatang baru, pemasok, pelanggan, produk pengganti dan pesaing. Pendekatan dengan teknik analisis SWOT ini akan menghasilkan Analisis per faktor yaitu S-W-O-T, faktor strategi eksternal (EFAS = External Strategic Factors Analysis Summary) dan faktor strategi internal (IFAS = Internal Strategic Factors Analysis Summary) yang akan digunakan untuk menentukan posisi strategis perusahaan. Akhirnya akan didapatkan suatu matrik analisis SWOT perusahaan dengan 4 strategi yaitu Strategi SO-ST-WO-WT. b.
-
Analisis dari sisi internal bisnis perusahaan menggunakan 2 pendekatan yaitu pendekatan Value Chain dan teknik analisis Critical Success Factor. Analisis untuk menggambarkan aktifitas bisnis perusahaan dengan teknik analisis Value Chain dari Porter, yang mencakup aktifitas primer maupun aktivitas pendukung
-
c. d.
perusahaan.Aktivitas primer yang akan di analisis adalah Inbound Logistik, Operation, Outbound Logistik, Sales dan Marketing serta Service. Analisis lingkungan sistim informasi dengan teknik analisis Critical Success Factor. Analisis CSF ini digunakan untuk menganalisis Bagian/Departemen perusahaan utamanya di kurva Value Chain merupan aktivitas utama. Analisis Ekternal IS/IT Analisis Internal IS/IT
3.4 Menentukan Perencanaan Strategis Sistem Informasi Berdasarkan hasil-hasil analisis di atas, dengan didapatkannya pemahaman yang cukup mengenai kondisi eksternal dan internal bisnis serta lingkungan sistem informasi yang telah ada, serta kebutuhan sistim informasi, selanjutnya berturut-turut akan ditentukan : - Strategi Bisnis Sistem Informasi Perusahaan. - Strategi Manajemen Sistem Informasi Perusahaan. - Strategi Teknologi Informasi yang akan menjadi kekuatan pendukung bagi penerapan strategi sistem infomasi di atas. Semua Strategi tersebut dipetakan ke dalam suatu portofolio aplikasi yang mereprentasikan kondisi saat ini dan kebutuhan masa depan. Portofolio aplikasi akhir tersebut merupakan hasil akhir dari perencanaan strategis yang telah kami buat. 4. Pembahasan 4.1 Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal Analisis lingkungan bisnis perusahaan menggunakan beberapa pendekatan yaitu pendekatan model Competitiv Force Model yang dibuat oleh Michael Porter dan pendekatan SWOT analisis yang dibuat oleh Pearch yang banyak dipakai dalam penelitian. 4.1.1 Analisis Competitiv Force Model Dalam analisa lingkungan bisnis CSM ekternal kami menggunakan teknik analisis Competitiv Force Model Michael Porter. Dalam model analisis ini akan didalami kekuatan perusahaan dalam menghadapi tantangan dari lima elemen pokok yaitu ancamanan pendatang baru, kekuatan tawar pemasok, kekuatan tawar pelanggan, ancaman produk pengganti serta persaingan antar operator. a. Ancaman pendatang baru (Threat of New Entrants) Sektor Telekomunikasi yang terbuka di Indonesia menyebabkan banyak operator berlomba lomba untuk
masuk dalam bisnis jaringan komunikasi data. Sektor ini tidak hanya padat modal tapi juga menuntut penguasaan teknologi yang komperehensif dan adaptif terhadap teknologi baru. Kalau 5 Tahun lalu, operator bisa dihitung dengan jari, tapi saat ini banyak sekali bermunculan operator baru, baik yang serius maupun coba coba. Operator baru ini muncul bisa dari beberapa embrio latar belakang • Divisi TI anak perusahaan pelanggan • Penyedia Jasa Baru. • Divisi Komunikasi Data Operator Selular b. Kekuatan Tawar Pemasok (Bargain Power of Supplier) Dalam era kompetisi ini harga menjadi factor utama penentu transaksi penjualan produk dan layanan. Disamping itu, kualitas layanan juga menjadi hal yang dipertimbangkan oleh pelanggan. Harga dan layanan ini sangat terkait dengan pemasok perangkat yang akan kita jual ke para pelanggan. c. Kekuatan Tawar Pelanggan (Bargaining Power of Buyer) Ada beberapa hal yang menjadi kunci tawar pelanggan CSM yaitu : • Kualitas produk dan Layanan • Ragam Produk • Coverage Jaringan • Harga d. Ancaman Produk Pengganti (threat of subtitute product) Teknologi Telekomunikasi yang berkembang pesat menyebabkan semakin banyaknya poduk baru yang lebih variatif, segmentatif dan murah. Kondisi saat ini membuat operator harus semakin peka karena bila salah implementasi teknologi baru maka akan menyebabkan investasi terbuang percuma. Teknologi yang muncul untuk komunikasi data sangat berkembang yang dipicu perkembangan perangkan mobile, handphone beberapa teknologi yang bisa mengancam bisnis CSM adalah • MPLS (Multi Protocol Labeling System) • Wimax (Worldwide Interoperability for Microwave Access) •
e.
GPRS (General Services)
Packet
Saat ini operator yang bermain di bisnis ini berjumlah 10 perusahaan, meskipun jumlah operator real ini tidak terlalu banyak tapi aroma persaingan sangat ketat. Masing masing dari operator memiliki kelebihan dan kelemahaan masing masing. Saat ini CSM masih leading di layanan berbasis satelit, menurut survey independent Comsys UK, CSM menguasai lebih 50% pangsa VSAT di Indonesia. Sementara untuk Jaringan yang Non Satelite CSM masing tertinggal di banding para Kompetitor lainnya karena isu coverage jaringan. Padahal saat ini tengah terjadi pergeseran kebutuhan pelanggan kearah Non satellite. Ini yang harus di antisipasi CSM supaya pangsa pasar tidak terkeruk oleh operator lain. Hal ini disiasati dengan pengembangan Jaringan Wireless yang saat ini terkendala lisensi pemerintah. Disamping itu, kompetisi yang terberat adalah ketika CSM harus berhadapan dg incumbent operator yang jauh lebih banyak memiliki resources sehingga CSM sering terpental kita berhadapan dengan harga dan coverage di beberapa tender skala nasional yang ada. Ancaman Pendatang Baru * Divisi TI/Anak Perusahaan Pelanggan * Penyedia Jasa Telekomunikasi Baru * Divisi Komunikasi Data Operator Selular
Kekuatan Tawar Pemasok * Pemasok Space Segment * Pemasok Ground Segment *P k
Kompetisi Antar Operator * Perusahaan Penyedia Jaringan * Operator Incumbent/Utama
Kekuatan tawar Pelanggan * Perbankan dan Keuangan * Kertas dan Kayu * Tambang & Minyak * Kontraktor dan Jasa * Industri otomotif
Ancaman Produk Pengganti * MPLS * Wimax * 3G * GPRS *Telepon Satelit * VSAT Murah
Radio
Persaingan antar Operator (Rivalry Among Existing Competitor)
Gambar 4.1 Analisis Competitif Forces Model PT. CSM
4.1.2
Analisis SWOT
Penjabaran SWOT Perusahaan Analisa Kondisi Internal Perusahaan. a. Kekuatan (Strength) : • Memiliki pelanggan besar utamanya di perbankan serta institusi keuangan. • Mampu mengikuti perkembangan teknologi dengan munculnya produk produk baru. • Mampu mempertahankan jaminan avaibilitas dan MTTR pelanggan dengan baik. • Ragam produk yang lengkap baik yang berbasis satelit maupun berbasis kabel serta wireless. • Memiliki team yang kompak serta kompeten di bidang data telekomunikasi. • Citra perusahaan dikenal positif pada pelanggan utama CSM. • Layanan total solusi yang diberikan ke pelanggan. • Mampu meraih ISO sebagai jaminan standar kualitas layanan. b. Kelemahan (Weakness) • Definis produk kurang jelas dan lengkap. • Support Keuangan kurang kuat ketika berhadapan dengan proyek besar. • Belum memiliki Database perusahaan yang terintegrasi. • Biaya operasional banyak yang tidak efisien. • Kordinasi team dalam penyelesaian problem kurang. • Sistem Monitoring dibeberapa bagian masih manual. • Respon Time problem lama pada daerah pedalaman. • Manajement stok perangkat kurang baik. Analisa Kondisi Ekternal Perusahaan c.Peluang (Opportunity) • Bisnis komunikasi data dan internet terus berkembang. • Banyaknya kebutuhan pelanggan atas koneksi multimedia (Data, Suara, Video). • Peluang menjadi total solusi provider (one stop shopping). • Kesempatan mengembangkan coverage teresterial secara nasional. • Munculnya proyek USO (Universal Service Obligation) di Indonesia. • Banyak perusahaan yang memiliki sebaran kantor di seluruh Indonesia. • Banyak pemerintah daerah yang mengimplementasikan E-Goverment. • Operator Telekomunikasi mulai bergerak ke wilayah rural (pedesaan).
d. Ancaman (Threat) • Biaya Operasioal tetap tinggi dan harga cenderung menurun drastis. • Persaingan antar operator telekomunikasi data sangat ketat. • Layanan tambahan yang diberikan operator lain semakin beragam. • Munculnya operator selular sebagai operator telekomunikasi data. • Munculnya operator baru dengan teknologi baru. • Semakin agresifnya operator incumbent menyerang operator eksisting. • Tingkat ketergantungan tinggi pada vendor perangkat dari luar negeri. • Terjadinya saling “bajak” karyawan pada operator telekomunikasi data. Faktor Strategi Internal dan Eksternal Dalam tahap pengumpulan data ini akan dibuat tabel EFAS dan IFAS sesuai dengan analisis kondisi menggunakan SWOT yang telah dijelaskan sebelumnya.
Tabel 4.1 Analisis Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Faktor Strategi Eksternal Kekuatan • Memiliki pelanggan besar utamanya di banking serta institusi keuangan • Mampu mengikuti perkembangan teknologi dengan munculnya produk produk baru • Mampu mempertahankan jaminan avaibiliti dan MTTR pelanggan dengan baik • Ragam produk yang lengkap baik yang berbasis satelit maupun kabel serta wireless • Memiliki team yang kompak serta kompeten di bidang data telekomunikasi • Citra perusahaan dikenal positif pada pelanggan utama CSM • Layanan total solusi yang diberikan ke pelanggan • Mampu meraih ISO sebagai jaminan standart kualitas layanan Kelemahan • Definis produk kurang jelas dan lengkap • Support Financial kurang kuat ketika berhadapan dengan proyek besar • Belum memiliki Database Perusahaan yang terintegrasi • Biaya operasional banyak yang tidak efisien • Kordinasi team
Bobot
Rating
Skor Pembobotan
0,05
2
0,10
•
•
0,10
2
0,20
0,10
4
0,40
0,05
3
0,15
0,03
2
0,06
0,02
4
0,08
0,05
3
0,15
0,02
2
0,04
0,10
2
0,20
0,10
3
0,30
0,10
3
0,30
0,05
2
0,10
•
dalam penyelesaian problem kurang Sistem monitoring dibeberapa bagian masih manual Respon Time problem lama pada daerah pedalaman. Manajement stok perangkat kurang baik
0,03
3
0,09
0,05
3
0,15
0,10
2
0,20
0,05
2
0,10
Jumlah
2.62
Tabel 4.2 Analisis Faktor Strategi Ekternal (EFAS) • Faktor Strategi Internal Peluang •
•
•
•
• •
•
•
Bisnis komunikasi data dan internet terus berkembang Banyaknya kebutuhan pelanggan atas koneksi multimedia (Data, Suara, Video) Peluang menjadi Total Solusion Provider (one stop shopping) Kesempatan mengembangkan coverage teresterial secara nasional Munculnya proyek USO di Indonesia Banyak perusahaan yang memiliki sebaran kantor di seluruh indonesia Banyak Pemerintah daerah yang mengimplement asikan EGoverment Operator telekomunikasi mulai bergerak ke wilayah rural
Ancaman • Biaya Operasioal tetap tinggi dan harga cenderung menurun drastis • Persaingan antar operator telekomunikasi data sangat ketat • Layanan tambahan yang diberikan operator lain semakin beragam • Munculnya operator selular sebagai operator telekomunikasi data • Munculnya operator baru
Bobot
Rating
Skor Pembobotan
0,10
4
0,40 •
0,05
3
0,15
•
0,03
3
0,09
0,07
3
0,21
0,05
2
0,10
0,05
2
0,10
0,05
1
0,05
0,10
3
0,30
0,10
4
0,40
0,10
3
0,30
dengan teknologi baru Semakin Agresifnya operator incumbent menyerang operator existing Tingkat ketergantungan tinggi pada Vendor Perangkat dari luar negeri Terjadinya saling bajak karyawan pada operator telekomunikasi data
0,03
0,04
2
2
1
0,10
0,06
0,04
3
0,15
0,10
2
0,20
0,03
2
0,06
Jumlah
2,71
Keterangan 1. Bobot dari masing masing faktor berskala mulai dari 1,0 (Palimg penting) hingga 0,0 (tidak penting) berdasarkan pengaruh faktorfaktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. Semua bobot jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00 2. Rating dari masing masing faktor dengan skala 4 (outstanding) sampai 1 (poor) yang didasarkan dari pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan. Menentukan Posisi Perusahaan Penentuan posisi perusahaan dihasilkan dari analisis dari total penilaian faktor strategi internal serta faktor strategi ekternal perusahaan. Dengan menggunakan model Matrik Internal-Ekternal yang dikembangkan dari Model General Electric [Rangkuti 2001] didapatkan tabel berikut : Tabel 4.3 Matrik Internal Ekternal Matrik Internal Ekternal
0,05
0.05
Total Skor Fakt or Ekte rnal
Tinggi
Skor 3-4
Menen gah
Skor 2-3
Rendah
Skor 1-2
Total Skor Faktor Internal Kuat Rata-rata Lemah Skor 3-4 Skor 2-3 Skor 1-2 I II III Pertumbuh Pertumbuhan Turn an Around IV VI V Stabilitas Penciutan Pertumbuha n Stabilitas VII VIII IX Pertumbuh Pertumbuhan Likuidasi an
Merujuk pada skoring diatas, didapatkan bahwa nilai total skor EFAS = 2.62 dan IFAS = 2.71. Mengacu pada pemetaan matrik Internal-Ekternal maka strategi yang mesti dilakukan PT. CSM adalah strategi pertumbuhan stabilitas. Ini menginformasikan bahwa perusahaan tidak perlu mengubah haluan strategi karena terlihat cukup stabil, namun perlu dilakukan pertumbuhan yang berkelanjutan yang berkonsentrasi pada integrasi horisontal. Integrasi Horisontal ini dilakukan dengan melakukan penguatan marketing melalui dibukannya Regional Office baru serta pemberdayaan remarketing daerah dan melakukan diversifikasi ragam produk jasa layanan komunikasi yang berbasis kebutuhan pelanggan saat ini. Sel V ini juga menginformasikan bahwa perusahaan dalam posisi moderate attractive industri sehingga strategi yang dilakukan lebih pada penguatan konsolidasi dan bersifat defensif untuk menghindari kehilangan pasar dan profit yang telah berjalan. Matrik Analisis SWOT Tabel 4.4 Diagram Matrik SWOT IFAS
EFAS
Kekuatan • Memiliki pelanggan besar utamanya di banking serta institusi keuangan • Mampu mengikuti perkembangan teknologi dengan munculnya produk produk baru • Mampu mempertahankan jaminan avaibiliti dan MTTR pelanggan dengan baik • Ragam produk yang lengkap baik yang berbasis satelit maupun kabel serta wireless • Memiliki team yang kompak serta kompeten di bidang data telekomunikasi • Citra perusahaan dikenal positiv pada pelanggan utama CSM • Layanan total solusi yang diberikan ke pelanggan • Mampu meraih ISO sebagai jaminan standart kualitas layanan
Kelemahan • Definis produk kurang jelas dan lengkap • Support Financial kurang kuat ketika berhadapan dengan proyek besar • Belum memiliki Database Perusahaan yang terintegrasi • Biaya operasional banyak yang tidak efisien • Kordinasi Team dalam penyelesaian problem kurang • Sistem Monitoring dibeberapa bagian masih manual • Respon Time problem lama pada daerah pedalaman. • Manajement stok perangkat kurang baik
Peluang • Bisnis Komunikasi data dan Internet Terus berkembang • Banyaknya kebutuhan pelanggan atas koneksi multimedia (Data, Suara, Video) • Peluang menjadi Total Solusion Provider (one stop shopping) • Kesempatan mengembangkan Coverage Teresterial secara Nasional • Munculnya proyek USO di Indonesia • Banyak perusahaab yang memiliki sebaran kantor di seluruh indonesia • Banyak Pemerintah daerah yang mengimplementasikan E-Goverment • Operator Telekomunikasi mulai bergerak ke wilayah rural
Strategi Kekuatan Peluang (SO) • Menyediakan layanan ”one shop shopping” untuk pelanggan premium • Memperkuat marketing ke daerah dengan mengadakan seminar untuk corporate user • Meningkatkan jaminan kualitas layanan dengan penyediaan jaringan yang redundant • Melakukan Join Networks dengan operator domestik maupun international • Memperkuat segmentasi ke corporate banking dan mining
Strategi Kelemahan Peluang (WO) • Mengembangkan aplikasi IT yang mampu mendukung kinerja perusahaan • Mencari alternatif pendanaan yang lebih solid • Membangun budaya berorientasi pelanggan • Melakukan efisiensi biaya operasional maintenance jaringan • Mengoptimalkan kinerja remarketing di daerah
Ancaman • Biaya Operasioal tetap tinggi dan harga cenderung menurun drastis • Persaingan antar operator telekomunikasi data sangat ketat • Layanan tambahan yang diberikan operator lain semakin beragam • Munculnya operator selular sebagai operator telekomunikasi data • Munculnya operator baru dengan teknologi baru • Semakin Agresifnya operator incumbent menyerang operator existing
Strategi Kekuatan Ancaman (ST) • Pengembangan produk yang lebih mengarah ke mass product • Meningkatkan brand imaging dalam penanganan jaringan pelanggan • Menjalin kerjasama dengan pemasok melalui skema bagi hasil • Meningkatkan kualitas engineer dalam design jaringan
Strategi Kelemahan Ancaman (SO) • Meningkatkan kinerja billing sistem dalam penagihan • Melakukan research untuk mencari alternatif produk yang paling tepat untuk pelanggan • Memberikan produk yang bisa di costomize sesuai keinginan pelanggan
•
4.2
Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Dalam analisis lingkungan bisnis internal untuk memahami kondisi perusahaan, kita menggunakan 2 pendekatan yaitu pendekatan Value Chain dan pendekatan Critical Succes Factor yang telah di modelkan oleh Ward [WARD 1996]. 4.2.1 Chain
Analisis Aktivitas
Bisnis dengan Value
Dalam Teknik Value Chain ini kita membagi aktivitas perusahaan menjadi dua bagian besar yaitu aktivitas primer (primary actifities) dan aktivitas pendukung (support actifities). AKTIVITAS PENDUKUNG ADMINISTRATION AND INFRASTRUTURE
Lisensi Frekuensi, Perijinan, Kontrak, Billing Accounting System, Movex ERP
HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
Rekruitment, SDM, Training, Reward & Punishment
PRODUCT & TECHNOLOGY Pengembangan Produk, Riset ,Produk pengganti DEVELOPMENT PROCUREMENT Transportasi, ATK, Back Office, Pembelian INBOUND LOGISTICS - Alokasi Jaringan & Transponder - Penentuan perangkat jaringan - Teknologi Telekomuni kasi - Internet Backbone
OPERATIO NS
- Desain & Konfigurasi - Alokasi Resources dan Stok - Penentuan Spesifikasi perangkat - Survey - Link Budget
OUTBOUND LOGISTICS
SALES AND MARKETING
-Survey -Instalasi - BER test - Comisioning & Testing - Berita Acara ONLINE - Maintenance
- Iklan dan Promosi Media - Contact Follow up - Presentasi - Penawaran Harga - Kontrak Kerjasama
Nilai Tambah SERVICES - Biaya =MARGIN
- Audit Jaringan - Perbaikan Jaringan - Help Desk - Costomer Service - Public Relation
AKTIVITAS UTAMA Gambar 4.3. Diagram Value Chain PT. CSM
4.2.2
Pengadaan database customer & prospek serta database harga produk termasuk harga kompetitor. • Dibentuknya marketing area di masing masing service centre CSM, tidak hanya sebagai repair centre/service centre. • Mengoptimalkan pengggunaan website sebagai media promosi dan membuat program marketing yang menarik. Accounting & Finance • Mencari Alternatif pendanaan yang baik untuk mengcover proyek besar. • Melakukan efisiensi keuangan dan pengoptimalkan cashflow. • Percepatan tagihan pelanggan dan mengurangi Active But Not Bill (ABB). • Melakukan renegoisasi dengan vendor agar ada penurunan harga perangkat. Operation • Memiliki database resources sytem jaringan secara realtime. • Dokumentasi & labeling jaringan secara detail. • Optimalisasi penggunaan resources system.
Analisa Critical Succes Factor Pendekatan kedua yang dilakukan untuk mengetahui kondisi internal bisnis dengan pendekatan Critical Succes Factor. CSF yang dibuat mengacu pada diagram Value Chain. Hal utama yang akan dianalisa adalah aktivitas utama perusahaan. Marketing • Meningkatkan Transaksi penjualan melalui peningkatan skill penjualan dan teknik negosiasi marketing. • Penambahan virtual marketing melalui penambahan remarketing di daerah.
Bisnis Development • Melakukan riset produk baru yang memiliki keunggulan fitur dan kompetitif dalam investasi. • Bekerja sama dengan vendor pemasok perangkat untuk alih teknologi. • Membuat panduan/hand out untuk produk dan sistem baru yang akan di jual ke pelanggan. Costomer Service • Melakukan monitoring jaringan secara online realtime. • Percepatan pelaporan dan recovery jaringan pelanggan dengan teknologi multimedia. • Membangun image yang baik terhadap mutu produk CSM melalui kegiatan Public Relation. 4.3 Analisa Ekternal IS/IT 4.3.1 Tren Teknologi Telekomunikasi Worldwide Interoperability for Microwave Access (WiMAX) merupakan evolusi dari teknologi Broadband Wireless Access (BWA) sebelumnya. Bila teknologi BWA sebelumnya masih proprietary, maka
teknologi WiMAX bersifat open standar. Dalam arti komunikasi perangkat WiMAX diantara beberapa vendor yang berbeda tetap dapat dilakukan (tidak proprietary). Pengembangan teknologi WiMAX terjadi dalam beberapa tahap atau mengalami evolusi. Sesuai dengan standarisasinya, dikatakan bahwa teknologi WiMAX diatur dalam standard IEEE 802.16. Standard ini terbagi lagi dalam beberapa kategori yaitu IEEE 802.16a yaitu untuk standard BWA yang belum open standard atau biasa disebut dengan Pre-WiMAX. Selanjutnya standard ini dikembangkan lagi menjadi standardIEEE 802.16d untuk WiMAX fixed/nomadik. Sementara untuk WiMAX Mobile akan diatur dalam standarisasi IEEE 802.16e yang telah diratifikasi pada akhir tahun 2005. 4.3.2 Trend Aplikasi dan Database System Aplikasi ERP Enterprice Resources Planning merupakan aplikasi integral perusahaan yang saat ini menjadi tren dunia, definis ERP Menurut Daniel E. O’Leary [Daniel 2002] meliputi hal-hal sebagai berikut : • Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan. • Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis. • Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan. • Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja. • Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time) • Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan. • Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional. Knowledge Management Secara Harfiah, Knowledge Management (KM), bisa diartikan dengan manajemen pengetahuan. Manajemen ialah suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan. Sedangkan pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh, Koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia.
Database System Database adalah data yang terkumpul dan terstruktur dengan baik sesuai dengan algoritma komputer yang ada. Sekarang ini hampir semua situs web sudah menggunakan database. Dengan database, website dapat diperkaya dengan berbagai macam fitur yang lebih kompleks dan menarik. Secara teknis juga akan memudahkan pengelola situs untuk mengolah data menggunakan database dibanding dengan data yang ditulis ke flat file di server. 4.3.3 Tren E-Commerce E-Commerce secara umum adalah sistem perdagangan berbasis eletronik. Sedangkan menurut Hartman secara lebih terperinci lagi mendefinisikan ECommerce sebagai “suatu jenis dari mekanisme bisnis secara elektronis yang memfokuskan diri pada transaksi bisnis berbasis individu dengan menggunakan internet sebagai medium pertukaran barang atau jasa baik antara dua buah institusi (B-to-B) maupun antar institusi dan konsumen langsung (B-to-C)”. 4.4.2 Analisis Aplikasi Perusahaan Dalam analisa Internal IS/IT ini kita menggunakan pendekatan Portofolio Aplikasi McFarlan, kita mempelajari portofolio aplikasi yang ada dalam perusahaaan dan tingkat dukungan dari aplikasi tersebut untuk menjunjang operasional perusahaan. STRATEGIC -
KEY OPERATIONAL Movex ERP Aplikasi Engineering CPR Online Aplikasi Support
HIGH POTENTIAL -
SUPPPORT Website E-Mail System Office Tools
Gambar 4.15 Matrik Portofolio Aplikasi PT. CSM. Analisis SWOT Kondisi IS/IT Perusahaan a. Kekuatan (Strength) : • Memiliki Aplikasi ERP yang telah berjalan 8 Tahun. • Memiliki Aplikasi berbasis Problem pelanggan. • Memiliki Team IT yang Handal. • Telah tersediannya aplikasi penunjang pekerjaan karyawan. b. Kelemahan (Weakness)
• •
Aplikasi ERP belum berjalan dengan baik. Aplikasi perusahaan minim untuk menunjang bisnis proses perusahaan • Bisnis Proses Manual, Tidak menggunakan pendekatan IT yang terintegrasi. • Manajemen Sumberdaya Perusahaan belum terintegrasi dalam sistem IT yang baik. • Job Discription Team IT kurang Jelas. • Departemen IT berada dalam Naungan Departemen Accounting & Finance. c.Peluang (Opportunity) • Munculnya beberapa aplikasi baru yang bisa menunjang kinerja perusahaan. • Aplikasi IT semakin user friendly. • Aplikasi perusahaan mudah untuk disesuaikan dengan kebutuhan (costomized). • Aplikasi Baru yang berkembang berkontribusi dalam efisiensi dan percepatan layanan IT bagi perusahaan. • Aplikasi baru bersinergi dengan aplikasi yang ada sebelumnya. • Reorganisasi Departement IT Perusahaan. d. Ancaman (Threat) • Investasi IT Perusahaan belum memberikan kontribusi yang signifikan bagi perusahaan. • Implementasi IT Belum terintegrasi dan bersinergi dengan baik. • Aplikasi ERP tidak mampu menyelesaikan masalah bisnis proses perusahaan. • Avaibilitas dan keamanan Aplikasi Perusahaan masih rendah. • Rendahnya Kontribusi Aplikasi IS/IT bagi perusahaan.
Costomer Service
• •
Networks Control System (NCS)
•
• •
Finance
•
• •
Logistik
• •
•
Tabel 4.6 Potensi Kebutuhan SI dan Teknologi Target •
•
Peningkatan kualitas marketing dan produk knowledge Peningkatan RO/SC menjadi kantor pemasaran lokal
Potensi Kebutuhan SI • Sistem informasi Marketing • Database Produk • Media Penjualan online • Sistem informasi
Potensi Teknologi • Company Portal • Knowledge Management • Portal ECommerce • •
Company Portal Knowledge Management
Peningkatan kemampuan monitoring jaringan Laporan berkala jaringan Percepatan respon kendala jaringan Mencari ragam alternatif pembiayaan Efisiensi biaya operasional Meningkatka n kinerja team Collection
•
•
•
Company Portal
•
Asset Manageme nt System
•
Movex Itentia
• •
•
4.5 Strategis IS/IT 4.2.1.1 Kebutuhan Potensial SI dan Teknologi Perusahaan Berdasarkan pada Strategi SO, WO, ST, WT diatas dan didasarkan pada analisis CSF serta portofolio aplikasi pada bab sebelumnya, maka dibuat peta potensi kebutuhan sistem informasi dan kebutuhan teknologi bagi perusahaan.
Departe ment Marke ting
Peningkatan kecepatan pelayanan Pemantauan keinginan pasar dan pelanggan
Marketing • Database Produk • Marketing intelegent • SI untuk membina hubungan dengan costomer • SI untuk memahami keinginan pasar • Database networks konten • Auto update networks • SI untuk reporting • SI untuk logging data
Develop ment
•
•
Menekan biaya operasional Optimalisasi SC/RO sebagai gudang sementara Kerjasama dengan vendor untuk operacional dan manajemen logistik Pengembang an produk baru berbasis biaya kompetitif Kerjasama dengan vendor manufaktur
•
•
Manajem ent Kemitraa n Lender managem ent Sistem informasi keuangan (General Ledger) Sistem informasi penagiha n. Sistem informasi terpadu logistik Sistem informasi logistik RO dan prosedure verja RO
•
Database Terpadu Vendor pemasok
•
Perencanaa n strategis sistem informasi Riset pemasaran dan kompilasi data kompetitor
•
Web sales
based
• Web Based CRM • Call Centre Multimedia • Data Mining System
• Networks monitoring system (NMS) • Knowledge Management • Report System • Call Centre Multimedia
• •
•
Asset Management System Knowledge Management (KM)
Asset Management System (AMS)
• Knowledge Management • Sistem Analis keuangan • Company
•
•
Sinergi Jaringan dengan operator lain Membuat unit usaha berbasis nilai tambah/cust omized
• • •
Database terpadu vendor SI terpadu dengan vendor Sistem pelatihan SDM advance
Portal • Data Mining system
4.6 Strategi Bisnis Sistem Informasi Penentuan Strategi Bisnis sistem informasi mengacu pada masukan yang didapat dari hasil analisis yang dilakukan pada sub bab sebelumnya. Hasil analisis SWOT memberikan strategi pemanfaatan SWOT Internal dan Ekternal perusahaan, Adapun Strategi Bisnis Perusahaan sebagai berikut : Strategi Bisnis Perusahaan 1. Strategi SO (Strength-Opportunity) Strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang ada dengan melakukan hal berikut : • Menyediakan layanan ”one shop shopping” untuk pelanggan premium. • Memperkuat marketing ke daerah dengan mengadakan seminar untuk corporate user. • Meningkatkan jaminan kualitas layanan dengan penyediaan jaringan yang redundant. • Melakukan Join Networks dengan operator domestik maupun International. • Memperkuat segmentasi ke corporate banking dan mining. 2. Strategi ST (Strength- Treatment) Strategi yang menggunakan kekuatan yang ada untuk sebanyak mungkin mengantisipsi setiap ancaman yang timbul dan berpretensi menggangu kinerja perusahaan dengan melakukan hal berikut : • Pengembangan produk yang lebih mengarah ke mass product. • Meningkatkan brand imaging dalam penanganan jaringan pelanggan. • Menjalin kerjasama dengan pemasok melalui skema bagi hasil. • Meningkatkan kualitas team engineer dalam design jaringan pelanggan. 3. Strategi WO (Weakness- Opportunity) Adalah Strategi Perusahaan untuk sebisa mungkin mengurangi dan mengantisipasi segenap kelemahan
yang ada dengan memanfaatkan peluang yang timbul sebaik mungkin dengan melakukan hal berikut : • Mengembangkan aplikasi IT yang mampu mendukung kinerja perusahaan. • Mencari alternatif pendanaan yang lebih solid. • Membangun budaya berorientasi pelanggan. • Melakukan efisiensi biaya operasional maintenance jaringan. • Mengoptimalkan kinerja remarketing di daerah. 3. Strategi WT (Weakness- Treatment) Adalah strategi perusahaan untuk meminimalisir setiap kelemahan yang ada dan berupaya untuk antisipatif menghadapi ancaman yang timbul dan berpotensi mengganggu kinerja perusahaan dengan melakukan hal berikut : • Meningkatkan kinerja billing sistem dalam penagihan. • Melakukan research untuk mencari alternatif produk yang paling tepat untuk pelanggan. • Memberikan produk yang bisa di costomize sesuai keinginan pelanggan. Strategi Bisnis Sistem Informasi Perusahaan Strategi Bisnis Sistem Informasi Perusahaan mengacu pada Strategi Bisnis Perusahan yaitu • Mengimpelementasikan Aplikasi Database Marketing untuk mendukung kinerja Departemen Perusahaan. • Penyederhanaan Bisnis Proses Perusahaan dengan menggunakan pendekatan IT. • Mempermudah komunikasi dengan pelanggan dengan implementasi Aplikasi berbasis CRM. • Membangun Database Resources System Perusahaan untuk mengefisiensikan Sumber daya perusahaan. • Membangun Database Engineering untuk memudahkan Problem Solving dan Percepatan layanan pelanggan. 4.7 Strategi Manajemen Sistem Informasi Strategi utama management SI ini dilakukan dengan cara membuat dua buah team kerja SI yang saling bersinergi yaitu : • Team Steering Commite (SC) bertugas untuk menyusun rencana strategis bisnis, strategi manajemen serta strategi sistem informasi. Selain itu badan ini berfungsi sebagai dewan pengawas untuk
•
•
memonitor semua aktivitas agar sesuai dengan rencana. Team SC terdiri dari Direksi, Direktur dan para GM semua departemen terkait. Team Organizing Commite (OC) Bertugas sebagai eksekutor pelaksana rencana strategi perusahaan nyang akan dilaksanakan selama 3 tahun. Team ini bertanggung jawab pada dewan pengawas (SC) dan terdiri dari para Manager dan supervisor di masing masing departement.
Tabel 4.7 Jadwal Pelaksanaan Rencana Strategis
• • • •
Spesifikasi detail aplikasi yang dibutuhkan dan fitur fitur utama yang dibutuhkan. Bobot atau beban kerja aplikasi tersebut dan kehandalan aplikasinya. Nilai investasi dan cost benefit dari keduanya. Kompleksitas aplikasi dan kemudahan dalam operasional pemakaian Aspek legalitas aplikasi (Copyrigth ataupun Freeware maupun shareware).
Tabel 4. 8 Aplikasi yang berjalan di Perusahaan
Tahun ke-1
Tahun ke-2
Tahun ke-3
Movex Itentia AMS Aplikasi Engineering NMS Office Automotion E-mail Company Portal Web Based CRM
Marketing Management Data Mining System Report System Knowledge Management
Call Centre Multimedia E-Commerce Portal
Aplikasi
NMS (Networks Management System) Email System Office Automation
Aplikasi yang di implementasikan pada awal awal tahun akan terus dipantau dan disempurnakan sesuai kebutuhan bisnis perusahaan. Masing masing aplikasi harus mampu mensinergikan dengan aplikasi lain yang berjalan. 4.8
Strategi Teknologi Informasi Dalam perencanaan strategi teknologi informasi didapatkan beberapa aplikasi baru dan aplikasi yang diperbarui/dimodifikasi. Aplikasi yang diperbarui dilakukan dengan cara merubah dan menyempurnakan beberapa bagian utama aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan untuk aplikasi yang benar benar baru dilaksanakan dengan cara pembelian secara paket atau dilakukan dengan mengembangkan secara custom build melalui outsourcing dari pengembang luar atau dibuat sendiri oleh Team IT Perusahaan, ini sangat bergantung pada urgensitas kebutuhan, anggaran dan sumber daya IT perusahaan. Dalam pemilihan aplikasi ada beberapa yang menjadi pertimbangan utama yaitu :
ERP Movex Itentia
hal
Operasi onal 1996
Hardware
Software Windows
1992
IBM AS 400 & I Series Sunsparc
1992 1996
PC Server PC
Unix
FreeBSD MS Windows, MS Office Aplikasi Desain 1995 PC MS Windows, Visio Aplikasi Link 1995 PC MS budget Windows Komponen teknologi yang akan dikembangkan menurut strategi teknologi informasi diatas ditetapkan mencakup aplikasi yang telah berjalan dengan sedikit penyempurnaan serta penyesuaian yang akan dilakukan sendiri oleh team IT Perusahaan, sedang untuk aplikasi yang benar benar baru dilakukan melalui mekanisme pembelian full packed maupun di outsource ke perusahaan IT Developer. Dari ketiga cara diatas, yang terpenting adalah tenaga dukungan lokal/end user untuk pengoperasian dan pemeliharaan sistem dan bagian sistem informasi yang mengkordinasikan tenaga dukungan yang diperlukan dan ditempatkan di masing masing departemen pengguna aplikasi tersebut sekaligus berfungsi memonitor berjalannya aktifitas aplikasi aplikasi perusahaan tersebut.
Tabel 4.9 Strategi dan Prioritas Pengembangan Aplikasi Aplikasi ERP Movex Itentia
AMS (Asset Management System) CPR Online
NMS (Networks Management System) Email System
Office Automation
Prior itas High
High
Strategi
lokasi
durasi
Minor Reengineering
Kantor Pusat Chase Plaza Hub Station Cikarang
4 Bulan
Buy package or custom build
High
Minor Reengineering
High
Minor Reengineering
High
Custom build Internal
High
Buy package or custom build Internal
Aplikasi Engineering
High
Buy package
Aplikasi Link budget
High
Company Portal
High
Buy package or custom build Internal
Web Based CRM
High
Buy package or custom build outsources
Knowledge Management (KM)
Medi um
Marketing Management (MM)
Medi um
Buy package or custom build Internal or outsources Buy package or custom build Internal
Report System
Medi um
Call Centre Multimedia
Medi um
Portal ECommerce
Medi um
Buy package
Buy package or custom build Internal or outsources Buy package or custom build Internal or outsources Buy package or custom build
4.9 4 Bulan
Hub Station Cikarang Hub Station Cikarang
2 Bulan
Kantor Pusat Chase Plaza Kantor Pusat Chase Plaza, Semua RO dan SC, Hub Station Cikarang Kantor Pusat Chase Plaza Hub Station Cikarang
4 Bulan
Kantor Pusat Chase Plaza Kantor Pusat Chase Plaza Hub Station Cikarang Kantor Pusat Chase Plaza Kantor Pusat Chase Plaza Hub Station Cikarang Kantor Pusat
Data Mining System
4 Bulan
3 Bulan
Low
Chase Plaza Kantor Pusat Chase Plaza
9 Bulan
Portofolio Aplikasi Masa Depan
Sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan dan teknologi yang berkembang mengacu pada pembahasan sebelumnya, perkembangan aplikasi dimasa yang akan datang diharapkan bergerak kearah gambaran pemetaan di dibawah ini : Tabel 4.10 Modifikasi Portofolio Aplikasi Portofolio
Aplikasi
High Potensial
E-Commerce Portal
Baru
Strategic
AMS Web Based – CRM Marketing Management Knowledge Management Data Mining System
Baru Baru Baru
Key Operational
Call Centre Multimedia Movex Itentia Aplikasi Enginering NMS (Networks Management System)
Modifikasi Modifikasi Modifikasi Modifikasi
Support
Company Portal Office automation E-mail System Report System
Modifikasi Modifikasi Modifikasi Modifikasi
2 Bulan
2 Bulan
Internal or outsources Buy package or custom build Internal or outsources
2 Bulan
Keterangan
Baru Baru
3 Bulan
6 Bulan
5 Bulan
3 Bulan
9 Bulan
6 Bulan
STRATEGIC
AMS (Asset Management System) Customer Relation Management Portal Marketing Management Knowledge Management Data Mining System
HIGH POTENTIAL
E-Commerce Portal 3.
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
Call Centre Multimedia Movex Itentia Aplikasi Enginering NMS (Networks Management System)
Company Portal Office automation E-mail System Report System
Gambar 4.16 Matrik Portofolio Aplikasi Masa Depan Dari gambaran diatas terlihat penambahan aplikasi pada aplikasi yang bersifat strategic karena memiliki peran penting dan krusial dalam perusahaan yaitu aplikasi AMS, Web Based CRM, Marketing Management, Knowledge Management dan Data Mining System. Sedangkan aplikasi Support penting untuk mendukung kinerja organisasi yaitu aplikasi Company Portal, Report System, Office Automation dan E-mail sistem. Aplikasi Key Operasional sangat berperan dalam menjunjang kinerja operasional yaitu aplikasi Movex ERP, Aplikasi Engineering Serta Aplikasi NMS. Yang paling penting adalah aplikasi high potential yaitu Portal E-Commerce karena ini akan sangat berperan meningkatkan daya saing perusahaan. Analisis Aplikasi Masa Depan 1. Aplikasi E – Commerce Aplikasi ini sangat mendukung Strategi perusahaan dalam memenangkan kompetisi. Saat ini perusahaan tengah bergerak dari segmen market corporate ke retail. Aplikasi E-Commere akan memudahkan implementasi layanan dan percepatan bisnis proses pelayanan serta merupakan elemen marketing yang bekerja tanpa kenal waktu dan wilayah cakupan. 2. Aplikasi Marketing Manajemen Aplikasi ini merupakan aplikasi spionase marketing terhadap setiap perkembangan bisnis serta merupakan database aktivitas marketing. Dengan aplikasi ini perusahaan diharapkan cepat memberikan masukan
4.
5.
6.
tentang harga, Strategi penjualan serta mengolah data prospek maupun manajemen pelanggan eksisting. Aplikasi AMS (Asset Management System) Aplikasi ini merupakan database semua asset perusahaan yang bisa digunakan semua departemen untuk melihat secara riil apa saja asset yang ada dalam perusahaan yang digunakan untuk membantu bisnis proses perusahaan. Aplikasi Web based CRM (Customer Relation Management ) Aplikasi ini diperuntukan sebagai media database relasi dengan pelanggan yang menyangkut tentang produk yang dipakai seberapa lama berlangganan hingga informasi spesifik tentang pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan. Aplikasi Knowledge Management Aplikasi ini merupakan aplikasi yang diperuntukan untuk departemen engineering tentang best practice yang dimiliki oleh setiap karyawan dan terdokumentasikan dengan baik. Selain itu, aplikasi ini juga merupakan record kemampuan karyawan serta database informasi pendukungnya. Aplikasi Data Mining System Aplikasi ini di peruntukan untuk semua departemen di perusahaan tentang pengolahan semua transaksi data perusahaan yang direlasikan dan akan memberikan Decission Support System bagi perusahaan. Berikut gambar kebutuhan aplikasi perusahaan di masing masing departemen perusahaan.
Departemen Marketing
Operation
Bisnis Development Purchasing & Logistik Customer Service NOC
Accounting Finance
&
Kebutuhan Aplikasi • E-Commerce Portal • Marketing Management • Data Mining • Asset Manajemen System (AMS) • Knowledge Manajemen • Aplikasi Engineering • Knowledge Manajemen • Data Mining • Asset Manajemen System (AMS) • Movex ERP • CRM Portal • • • • • •
Knowledge Manajemen Call Centre Multimedia NMS Aplikasi Engineering Movex ERP Knowledge Manajemen
Gambar 4.17 Portofolio Aplikasi di Departemen Perusahaan 5.1 Kesimpulan Dengan menggunakan beberapa teknis analisis dari perencanaan strategis sistem informasi perusahaan serta interpretasi sistem informasi perusahaan di dapatkan kesimpulan sebagai berikut : 1. Perusahaan memerlukan Strategi Bisnis Sistem Informasi Perusahaan yang mengacu pada Strategi Bisnis Perusahan dengan mengimpelementasikan Aplikasi Database Marketing, Penyederhanaan Bisnis Proses Perusahaan dengan menggunakan pendekatan IT, Aplikasi berbasis CRM, Membangun Database Resources System Perusahaan serta membangun Database Engineering. 2. Strategi Manajemen Sistem informasi perusahaan diperlukan agar implementasi IS/IT bisa berjalan dengan baik dengan membangun team SC serta OC dan membuat time schedule pelaksanaan secara komprehensif. 3. Strategi Teknologi Informasi dilakukan dengan metode Mirror Engineering, Internal Build, Buy Package, Custom Build maupun Outsourcing agar implementasi terlaksana dengan baik. 4. Diperlukan Portofolio Aplikasi baru dan portofolio aplikasi yang harus diperbarui untuk mengakomodir kebutuhan masa depan perusahaan. Portofolio aplikasi
baru meliputi E – Commere Portal, AMS, CRM, Marketing dan Knowledge Management serta Data Mining System. Aplikasi yang harus dimodifikasi adalah Call Centre Multimedia, Movex ERP serta Aplikasi Engineering. 5.2 Saran Dengan adanya perencanaan strategis sistem informasi ini dibutuhkan komitmen kuat manajemen untuk mempersiapkan implementasinya dengan sebaik mungkin dengan memperhatikan beberapa factor sebagai berikut : 1. Diperlukan komitmen menyeluruh para Stakeholder perusahaan untuk bersama sama berkomitmen mensukseskan perencanaan Strategis Sistem Informasi perusahaan yang telah dibuat. 2. Diperlukan Manajemen Proyek yang baik yang mampu mengakomodasi semua Stakeholder agar implementasinya sesuai dengan jadwal dan kebutuhan perusahaan 3. Perlunya Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang dibuat ini dilengkapi dengan Analisis Resiko, Analisis Perubahan serta Analisis Keuangan secara lebih detail, sehingga dalam pelaksanaanya tidak akan kontraproduktif dengan kinerja perusahaaan dan sebagai penentu dalam prioritas proyek yang dilakukan. Daftar pustaka [AMIR 2000]
[CSM 2008]
[CS-CSM 2002]
[DANIEL 2002]
[DAVID 1997]
Amir, Hartman, and John Sifonis. Net Ready – Strategies for Success in the E-Conomy. United States: McGraw-Hill, 2000 Website Perusahaan PT. Citra Sari Makmur : www.csmcom.com (di akses pada 5 November 2008) Customer Service, Departement. Dokumen Perusahaan PT. Citra Sari Makmur, 2002 Daniel, E. O’Leary. Enterprise Resource Planning System, Systems, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk, Cambridge University Press, USA, 2002 David, Kosiur. Understanding Electronic Commerce – How Online Transactions can Grow Your Business. Redmond, Washington: Microsoft Press, 1997
[DOUG 2006]
[EKO 2006]
[ERICK 2008]
Doug, Gray. Mobile WiMAX: A Performance and Comparative Summary, WiMAX Forum, September 2006. Eko, Indrajit. Djokopranoto. Perkembangan Integrasi Perencanaan, dari Materials Requirement Planning (MRP) sampai ke Enterprise Resource Planning (ERP), 2006
Erick, Wellem. Database Sesuai Kebutuhan Website. http://www.swa.co.id/sekunder/ko nsultasi/swadigital/trenti/details.p hp?cid=4&id=50. (di akses pada 10 November 2008) [HR-CSM 2003] Human Resources, Departement. Dokumen Perusahaan PT. Citra Sari Makmur, 2003 [IT-CSM 2008] Information Technology, Departement. Dokumen Perusahaan PT. Citra Sari Makmur. 2004 [KAMBER 2006] Kamber, M. Data Mining – Concepst and Techniques. Morgan Kaufmann, 2001 [MK-CSM 2003] Marketing, Departement. Dokumen Perusahaan PT. Citra Sari Makmur, 2003 [NURSIDARTO 2001]Nursidarto. Perencanaan Strategis Sistem Informasi : Studi Kasus Badan Pengkajian Penerapan Teknologi, Tesis di Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, 2001 [PATRICK2006] Patrick, Adhiatmadja. Wireless Broadband: The Future, today, Motorola Asia, Nopember 2006 [PEARCE 1997] Pearch, John A. Richard B. Robinson. Strategic Management : Formulation, Implementation and control, 6th , Boston: McGraw Hill Co,1997 [PETER 2000] Peter, Fingar. Harsha Kumar, and Tarun Sharma. Enterprise ECommerce. Tampa, Florida: Meghan-Kiffer Press, 2000 [PORTER11985] Porter, Michael E. Competitive Advantage, New York: Free Press, 1985 [PORTER2 2008]Porter, Michael E.Five Competitive Forces Framework. http://www.valuebasedmanagem ent.net/methods_porter_five_for
ces.html. ( di akses pada 5 Desember 2008 ) [RANGKUTI 2001] Rangkuti, Freddy. Analisis SWOT, Teknik Membedah Kasus Bisnis, Reorientasi Konsep Perencanaan Strategis untuk Menghadapi Abad 21, Cetakan ke 8, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2001 [RONALD 2003] Ronald. L Krutz, Russel, Dean Vines. The CISPP Prep Guide, Gold Edition, 2006 [ROSADI 2000] Rosadi, Perencanaan Strategis Sistem Informasi : Studi Kasus Sekterariat Jendral Asean, Tesis di Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, 2000 [TIWANA 2008] Tiwana, Amrit. Knowledge Management Toolkit,http://www.bus.iastate.edu /tiwana (di akses pada 10 September 2008) [TOZER 1996] Tozer, Edwin E. Strategic IS/IT Planning, Newton MA : Butterwoth-Heinemann, 1996 [WARD 1996] Ward, John ,. Pat Griffiths. Strategic Planning for Information System, 2 nd edition, West Sussex, England: John-Willey & Son Inc, 1996 [WILSON 2003] Wilson, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Lembaga Administrasi Negara, Tesis di Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, 2003
