Perencanaan Program Kerja PANDUAN. Kelompok Tani (POKTAN)

Perencanaan Program Kerja Kelompok Tani (POKTAN)

PA N D U A N

9

PA N D U A N

Perencanaan Program Kerja Kelompok Tani (Poktan)

9

2

Modul 9 : Perencanaan Program Kerja Kelompok Tani (Poktan) - Panduan

INI YANG HARUS DIBACA TERLEBIH DULU Tantangan berat bagi semua orang dalam era globalisasi adalah persaingan yang ketat dalam hal mutu sumberdaya manusia, komoditas/produk serta mutu pelayanan. Persaingan tidak hanya pada tingkat lokal, nasional, tetapi internasional. Oleh karena itu setiap individu/organisasi harus melakukan upaya pembenahan atas kompetensi, usaha, atau bisnisnya secara proaktif supaya bisa dapat bertahan. Tidak terkecuali organisasi Petani. Organisasi Petani menempati posisi yang sangat penting untuk mendorong pertumbuhan perekonomian masyarakat Indonesia pada umumnya dan Kalbar khususnya. Namun fakta di lapangan sampai saat ini, sektor pertanian/perkebunan belum secara menyeluruh mampu meningkatkan produktivitas dan kualitas produknya. Organisasi Petani pada saat ini mesti menyiapkan diri mampu bersaing di era pasar global. Untuk bisa bertahan di era globalisasi, maka organisasi petani harus berani dan berkomitmen untuk berubah secara bertahap menjadi organisasi yang profesional. Perencanaan adalah ciri organisasi professional. GIZ – SREGIP Kalbar berinisiatif mengambil peran memberdayakan POKTAN Karet dan Lada. Buku Panduan Perencanaan Program Kerja POKTAN adalah salah satu kontribusi berharga yang diwariskan bagi POKTAN. Ada beberapa model Perencanaan yang dilakukan oleh organisasi atau lembaga. Model Perencanaan yang dipilih, disesuaikan dengan bobot organisasi atau lembaga itu sendiri. Mengingat organisasi POKTAN di Indonesia pada umumnya dan di Kal Bar khususnya, masih sederhana dan pada tahap ditumbuhkan, maka model perencanaan tingkat dasar adalah model yang paling tepat untuk digunakan. Oleh karena itu buku Panduan Perencanaan Program Kerja bagi POKTAN ini diupayakan sangat sederhana supaya mudah dimengerti dan dipraktekkan. Buku Panduan Peserta Perencanaan Program Kerja POKTAN ini, merupakan bagian dari paket modul Perencanaan Program Kerja Bagi POKTAN. Modul sudah diujicobakan kepada satu kelompok POKTAN dengan feedback yang cukup optimis dari peserta bahwa modul bisa diterapkan karena dari sisi bahasa mudah dimengerti, penyajian cukup sederhana, namun perlu dipertimbangankan soal alokasi waktu. Semoga dapat membantu dan mempermudah peserta POKTAN dalam melakukan proses Perencanaan.

PERENCANAAN PROGRAM KERJA POKTAN Rencana yang dimaksudkan adalah rencana bersama organisasi yang terulis, yang harus dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan adalah proses menyusun rencana kerja yang dimulai merumuskan dan menetapkan VISI, MISI, Nilai-nilai, tujuan dan sasaran, serta mengembangkan rencana kerja organisasi dalam rangka mencapai tujuan.

MENGAPA PERENCANAAN ITU PENTING?. Perencanaan sangat penting bagi sebuah organisasi: • • • •

Untuk merencanakan perbaikan, pembaharuan, penguatan dalam organisasi. Meningkatkan Produksi & Pelayanan Supaya menyesuaikan diri dengan keadaan sekarang dan ke depan. Meningkatkan kerjasama dan komunikasi antar pihak

LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN PROGRAM KERJA Analisa Visi, Misi, Nilai – Nilai Inti Dan Prinsip Organisasi. Analisa dimulai dengan dengan merefleksikan kembali mengapa atau apa alasan organisasi POKTAN terbentuk dan apa fungsi/tugas/tanggungjawab pokok POKTAN. Apa saja yang sudah terlaksana dengan baik dari tugas pokok tersebut, dan apa yang belum. Mengapa? Praktek Kerja Kelompok/Diskusi Kelompok melakukan Analisa VISI, MISI, Nilai-nilai dan Prinsip Organisasi menggunakan Kertas Kerja Analisa VISI, MISI, Nilai-Nilai/Prinsip Organisasi.

APA ITU VISI ? Secara sederhana VISI bisa kita pahami sebagai: • Gambaran situasi terbaik/ideal yang kita inginkan di masa depan • Cita cita/mimpi kita tentang suatu keadaan di masa depan

3

4


Cara Merumuskan Visi • Visi harus ringkas • mudah diingat • menantang • memuat perubahan yang diharapkan/menggambarkan keadaan • terukur. Contoh rumusan VISI: MENJADI ORGANISASI TANI “Subur Sejahtera” YANG SOLID, PRODUKTIF, DAN BERKELANJUTAN DI KAL BAR

**Praktek merumuskan VISI**

APA ITU MISI ? MISI adalah pernyataan ringkas, padat makna, tentang tugas pokok dan fungsi organisasi serta tujuan dan programnya. Misi berkaitan dengan: • Tugas utama • Kepercayaan/mandat dari pihak lain • Pertanggungjawaban Contoh Rumusan MISI: • Menyiapkan tenaga kerja (SDM) yang profesional untuk mencapai kualitas lada lestari yang bersertifikat, sehingga dapat menembus pasar dunia. • Mengadakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh anggota kelompok tani dan masyarakat luas. • Memperkuat kerjasama dalam kelompok, antar kelompok maupun dengan pihak lain.

**Praktek merumuskan MISI menggunakan Kertas Kerja Rumusan MISI**

APA ITU NILAI NILAI INTI DAN PRINSIP ORGANISASI ? Nilai yang kita maksudkan adalah sesuatu yang harus dijaga dan dijunjung tinggi. Nilai – nilai organisasi ibarat teras/inti yang keras di dalam sebuah pohon, tidak terlihat dari luar tapi membuat pohon tersebut kuat dan tegak. Nilai di sini berarti: • Semangat atau Roh dalam bekerja atau perjuangan • Ciri, prinsip atau watak organisasi atau pedoman bertindak • Prioritas utama.

Prinsip organisasi pada umumnya menyatakan sikap dan nilai organisasi tentang 3 hal: • Orang: Cara bekerja dan melayani semua pihak yang berkepentingan • Proses: Cara organisasi dikelola, keputusan dibuat, dan cara menyampaikan atau pelayanan. • Prestasi kerja: Tuntutan dan harapan yang berkaitan dengan tanggung jawab organisasi/perusahaan serta kualitas produk & pelayanannya Contoh : 1. sangat penting bagi POKTAN untuk menjaga kualitas produk hasil karet sehingga pembeli/pelanggan mau membeli dengan harga yang baik. Petani untung, pelanggan puas. Maka bisa kita katakan bahwa MEMUASKAN PELANGGAN adalah sebuah nilai, menjadi perioritas, dan sesuatu yang harus diperjuangkan dan dipertahankan supaya hubungan kerja petani dan tetap terjaga dan saling menguntungkan. 2. sangat penting menjaga kekompaka, saling bantu dan kerjasama antar anggota ataupun antar POKTAN, maka kata SOLIDER menjadi nilai bagi POKTAN. Nilai nilai tersebut harus dipraktekan, diperjuangkan oleh semua anggota POKTAN. Dalam sebuah organisasi Nilai nilai inti biasanya ditetapkan bersama, dan pada umumnya tidak lebih dari sepuluh NILAI dan minimal tiga NILAI. Kata yang dipilih adalah kata sifat. Sebaiknya setiap NILAi dibuat penjabarannya yang dimulai dengan kata Kami. “ Kami berjanji untuk selalu menghasilkan produk dan pelayanan yang memuaskan pelanggan” , “Kami berjanji tetap menerapkan kerja sama, tolong menolong, dan tenggang rasa dalam kelompok dan dengan kelompok lain.”

** Praktek merumuskan nilai – nilai inti **

ANALISA PEMANGKU KEPENTINGAN Keberadaan sebuah organisasi tidak terlepas dari kepentingan atau campur tangan berbagai pihak.

KOMUNITAS SIPIL

Siapa Para Pemangku Kepentingan? Adalah mereka yang memiliki kepentingan atau pengaruh: • positif maupun negatif

Mitra Kunci

SEKTOR SWASTA

POKTAN SEKTOR PUBLIK

Mitra Utama

• kuat, dekat, langsung • ada kewenangan, kewajiban, dan hak

Mitra Sekunder

Pihak Pemangku Kepentingan perlu diidentifikasi untuk menjadi mitra bagi POKTAN.

5

6


Seberapa dekat, kuat, dan langsung pengaruh/kepentingan para pihak akan menentukan pihak tersebut menjadi mitra kunci, primer, atau sekunder bagi POKTAN. Contoh:

Pada sektor Pemerintahan Dinas Pertanian, Perkebunan, Kehutanan pasti mempunyai pengaruh dan kepentingan langsung, kuat, dekat, dan mempunyai kewenangan terhadap POKTAN. Maka kita bisa tempatkan sebagai mitra kunci bagi POKTAN, demikian seterusnya untuk Primer dan Sekunder tergantung kajiannya. **Praktek menganalisa Pemangku Kepentingan**

KAJIAN/ANALISA LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL Lingkungan sebuah organisasi terdiri dari Lingkungan Internal dan Lingkungan Eksternal. Lingkungan Internal adalah lingkungan di dalam organisasi itu sendiri. Lingkungan Eksternal adalah yang diluar organisasi dan memiliki faktor pengaruh terhadap organisasi. Apa Itu Kajian Lingkungan Internal? Kajian lingkungan internal diperlukan untuk menemukan KEKUATAN dan KELEMAHAN organisasi. Dalam melakukan analisa internal, semua unsur organisasi seperti legalitas, sarana prasaran, fasilitas, peralatan, permodalan/asset, orang orang (pengetahuan dan ketrampilan) , struktur, sop, komunikasi, relasi, hubungan, jaringan kerja, dst, dinilai apakah unsur tersebut sebagai kekuatan atau kelemahan bagi roganisasi saat ini. Kekuatan bisa berupa: • ciri khas, • kekayaan/aset, • peralatan/sarana/fasilitas, • yang dimiliki sendiri • mendukung pencapaian tujuan organisasi • lebih baik jika dibandingkan dengan kelompok lain. Kelemahan bisa berupa: • kemampuan/keterampilan, kekayaan/aset, peralatan/sarana/fasilitas, yang dimiliki sendiri tapi menghambat keberhasilan organisasi. • lebih jelek jika dibanding dengan kelompok lainnya. ** Praktek melakukan analisa KEKUATAN dan KELEMAHAN **

Apa itu Kajian/Analisa Lingkungan Eksternal ? Pada analisis lingkungan eksternal, kita berupaya untuk menemukan faktor yang menjadi PELUANG dan ANCAMAN (Tantangan) bagi organisasi. Ciri - ciri Faktor Peluang • Bisa berupa peluang-peluang yang masih baru, ataupun yang lama tapi masih kurang optimal di gunakan. • Berasal dari luar organisasi • Bisa dimanfaatkan dan dikembangkan untuk menunjang pencapaian tujuan dari organisasi. Ciri - ciri Faktor Ancaman • Adalah berbagai bentuk ancaman dan penghambat organisasi mencapai tujuan • Berasal dari luar organisasi • Yang ada saat ini maupun yang mungkin terjadi • Yang diluar maupun sebagian bisa dikontrol organisasi • Harus diantisipasi oleh organisasi mencapai tujuan. **Praktek menggunakan Kertas Kerja Analisa Peluang dan Ancaman**

ISU DAN TUJUAN STRATEGIS Apa Itu Isu Strategis ? Isu yang dimaksudkan di sini adalah sama artinya dengan permasalahan atau persoalan yang merupakan fakta dan data. Tidak semua masalah bersifat strategis. Ciri – Ciri Isu Strategis: • tingkat permasalahannya luas • berkaitan dengan banyak orang atau banyak hal/masalah lain • diperlukan waktu yang cukup lama (tahunan) untuk mengatasinya • Perioritas bagi organisasi, bersifat penting dan mendesak: kalau tidak ditangani, akan berdampak semakin buruk • masalah utama, yang merangkum masalah lainnya, jika diatasi masalah lain teratasi juga.

7

8


Contoh:

Masalah/Fakta:

Sifat nya

Hasil panen menurun sampai 400 kg/ha/th karena terserang hama penyakit dan kurang pupuk.

Strategis, karena berdampak buruk kalau tidak diatasi, menimbulkan masalah baru, berdampak jangka panjang, kalau diatasi, masalah lain akan teratasi juga.

Tidak memiliki kendaraan sendiri untuk mengangkut hasil panen.

Tidak strategis, karena, masih bisa menggunakan kendaran sewaan, kalau membeli akan menambah post biaya baru yaitu perawatan dan biaya operasional, tidak akan sering digunakan atau disewakan, belum tentu untung.

Isu Strategis Bagaimana caranya meningkatkan hasil panen dan mengatasi hama penyakit ?

**Praktek merumuskan isu strategis** Apa Itu Tujuan Strategis? • Tujuan strategis adalah hasil akhir dari apa yang kita kerjakan, biasanya 3 – 5 tahun baru terwujud. • Tujuan menunjukan arah perubahan yang diharapkan terjadi di organisasi. • Tujuan merupakan jawaban dari prioritas atau permasalahan yang muncul. • Tujuan dapat dikembangkan untuk menjawab isu-isu strategis. Contoh: Tujuan yang tidak memenuhi kriteria • Meningkatkan pelayanan bagi industri kecil dan menengah (tidak jelas tujuannya dan kurang menantang) • Memberikan pendampingan teknis bagi 50 industri kulit (terlalu spesifik dan jangka pendek, lebih tepat sebagai sasaran) • Tujuan yang memenuhi kriteria • Meningkatkan pelayanan teknologi untuk memperbaiki kualitas dan menengah agar dapat memenuhi standar ekspor. **Praktek merumuskan Tujuan Strategis.**

industri kecil

MENENTUKAN SASARAN. Apa Itu Sasaran? • Sasaran Program adalah target per tahun untuk mencapai tujuan strategis. • Sasaran yang baik memenuhi memenuhi kriteria: • Spesifik: Sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkn dan memberikan arah dan tolok ukur yang jelas. • Terukur: Sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. • Menantang: target yang ditetapkan menantang untuk dikerjakan namun tetap mampu dijangkau. • Mengacu pada hasil yang ingin dicapai. • Batas waktu: Sasaran harus dapat dicapai dalam batas waktu tertentu misalnya • 1 tahun. Contoh:

Sasaran yang tidak memenuhi kriteria • Mengurangi kematian karena demam berdarah (tidak spesifik, terukur, dan tidak ada batas waktu) • Meniadakan kecelakaan fatal di jalan TOL (terlalu luas, tidak realistik).

Sasaran yang memenuhi kriteria • Pada tahun 2016 terjadi pengurangan kematian demam berdarah sebesar • 10% • Mengurangi tingkat kecelakaan fatal di jalan TOL sebesar 10 % pada akhir tahun 2016

**Praktek Merumuskan Sasaran**

PROGRAM KERJA DAN RENCANA TINDAKAN Apa itu Program Kerja ? • Program adalah penjabaran terperinci berupa bidang kegiatan yang digunakan untuk mencapai tujuan startegis. • Penjabaran langkah-langkah serta sasaran program dan sub-program dibuat rinci sesuai dengan keperluan.

9

10


Rencana Kegiatan Rencana Tindakan/kegiatan disusun secara tahunan, dengan memperhatikan hal hal berikut: • Kegiatan mana saja yang berpengaruh pada kegiatan berikutnya, maka kegiatan tersebut didahulukan. • Perhitungan waktu: berapa lama, kapan tepat dilaksanakan. • Siapa pelaksana, penanggungjawab, tenaga ahli, pihak yang bisa bekerja sama. • Modal/anggaran: dari mana, berapa besar, bagaimana cara memperolehnya. • Gambaran hasil kegiatan & Alat ukur keberhasilan kegiatan

ALOKASI SUMBERDAYA • Alokasi sumberdaya adalah penetapan sumberdaya, yakni pembiayaan, tenaga kerja, serta sarana atau aset, yang diperlukan untuk mencapi sasaran- sasaran program organisasi. • Penetapan sasaran-sasaran program harus mempertimbangkan kelayakan pembiayaan, sesuai dengan realitas anggaran. • Organisasi harus menganut prinsip hemat dalam menggunakan anggaran.

MONITORING DAN EVALUASI • Monitoring dan Evaluasi adalah kegiatan/proses pemantauan dan penilaian kemajuan dan keberhasilan program. • Proses monitoring dan evaluasi harus dilaksanakan secara berkelanjutan sesuai dengan periode program semesteran atau tahunan. • Hasil pemantauan perkembangan program perlu ditulis sebagai laporan.

PELAPORAN Dalam penyusunan laporan hal-hal berikut perlu diperhatikan: • Tujuan & sasaran program yang ingin dicapai harus ditulis jelas. • Pencapaian sasaran yang telah dilaksanakan harus ditulis jelas. • Tuliskan juga jika terjadi penyimpangan-penyimpangan dari tujuan, serta langkah langkah perbaikan yang harus diambil. • Laporan harus menarik, padat dan mudah dimengerti, disertai dengan foto - foto dan data-data pendukung (misal: tabel jumlah panen, dll)

CATATAN:

11

12


CATATAN:

Hak Cipta 2016

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Semua hak dilindungi undang-undang/dicetak di Indonesia

Penerbit

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Wisma Bakrie 2, Lt. 5 Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B2 Jakarta 12920 - Indonesia Phone +62 21 5794 5740 Fax +62 21 5794 5740 Email [email protected] Internet www.sregip.or.id

Reproduksi

Dilarang mereproduksi publikasi ini baik seluruhnya maupun sebagian dalam bentuk apa pun tanpa izin dari pemegang hak cipta, kecuali untuk tujuan pendidikan atau nirlaba, dengan ketentuan bahwa pengakuan sumber harus dibuat dan salinannya diberikan kepada GIZ.

Disclaimer

Informasi yang terdapat dalam publikasi ini diambil dari sumber-sumber yang diyakini dapat diandalkan. Namun, tidak ada pernyataan atau jaminan yang diberikan sehubungan dengan keakuratan, kelengkapan atau keandalannya. GIZ tidak bertanggung jawab atas setiap akibat/ kerugian karena penggunaan isi publikasi ini.


SIL ABUS PRESENTASI

9

PRESENTASI


9

2

Modul 9 : Perencanaan Program Kerja Kelompok Tani (Poktan) - Presentasi

Perkenalan dan Kontrak Belajar

Nama

:

• Kontrak Belajar & Kesepakatan Jadwal

Asal/Kampung

:

• Training mulai jam 08:00

Nama Poktan

:

• Peserta aktif • HP di diamkan, menggunakan HP pada saat jam istirahat. • Disiplin waktu • Saling mendukung

Permainan • Membangun menara tertinggi, terunik, dan terkuat • Peserta dibagi menjadi 3 kelompok

3

4


Apa itu Perencanaan? • Perencanaan adalah proses untuk merencanakan perubahan, dari kondisi sekarang menuju posisi yang lebih baik pada masa yang akan datang. Jadi rencana adalah peta jalan perubahan. • Perencanaan Nilai/ Prinsip melalui Analisis yaitu Analisa Visi, Misi, Organisasi, Analisis Kekuatan dan Kelemahan, dan Analisis Peluang dan Ancaman. • Analisis menghasilkan isu atau masalah strategis. Masalah strategis dirumuskan menjadi tujuan Strategis. • Tujuan Strategis dijabarkan mulai dari perumusan Sasaran Strategis sampai perumusan program/Rencana Kerja. Rencana Pelaksanaan adalah peta jalan untuk mewujudkan sasaran strategis.

Mengapa Perencanaan Penting? • Untuk merencanakan perbaikan, pembaharuan, Penguatan dalam organisasi. • Meningkatkan Produksi & Pelayanan • Supaya menyesuaikan diri dengan keadaan sekarang dan ke depan. • Meningkatkan kerjasama dan komunikasi antar pihak

Analisa Lingkungan Internal Analisa Visi, Misi, Nilai Prinsip Organisasi. • Mengapa POKTAN ada? Apa saja tugas utama/pokok? • Apa yang ingin dicapai/diwujud kan oleh POKTAN? • Apa saja keberhasilan yang sudah dicapai? • Apa yang belum? Mengapa?

Kemana Kita Akan Menuju? = VISI

5

6


Visi Organisasi Visi adalah gambaran/impian/cita-cita masa depan yang lebih baik atau ideal. Kelompok Lada Lestari Jaya Yang Mandiri Dan Menjadi Perintis Lada Berkualitas Terbaik/Unggul Di Kalimantan Barat

Menjadi Organisasi Tani “Subur Sejahtera” Yang Solid, Produktif, Dan Berkelanjutan Di KalBar

Cara merumuskan Visi: • • • • • •

Kalimat ringkas Mudah diingat Menantang Memuat perubahan yang diharapkan Menggambarkan keadaan Terukur

Misi Organisasi Misi adalah pernyataan ringkas dan padat makna tentang tugas pokok dan fungsi organisasi serta tujuan dan programnya. • • • • •

Misi dirumuskan dengan menjawab pertanyaan berikut: Mengapa kita ada? Apa fungsi dan tugas pokok kita? Apa prinsip bekerja kita? Bagaimana kita mencapai tujuan?

Menetapkan misi Contoh Pernyataan Misi: • Menyiapkan tenaga kerja (SDM) yang profesional untuk mencapai kualitas lada lestari yang bersertifikat, sehingga dapat menembus pasar dunia. • Mengadakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh anggota kelompok tani dan masyarakat luas. • Memperkuat kerjasama dalam kelompok, antar kelompok, maupun dengan pihak lain.

Nilai & Prinsip Organisasi Prinsip organisasi/perusahaan pada umumnya menyatakan sikap dan nilai tentang 3 hal: a. Orang: Cara kerja dan melayani semua pihak yang berkepentingan b. Proses: cara mengelola organisasi, cara mengambil keputusan, cara memberikan pelayanan, cara melaksanakan kegiatan. c. Prestasi kerja: Tuntutan dan harapan yang berkaitan dengan tanggungjawab organisasi/perusahaan serta kualitas produk dan pelayanannya Contoh Nilai: Bertanggungjawab, terpercaya, proaktif.

7

8


Analisis Pemangku Kepentingan • Siapa saja yang berkepentingan terhadap organisasi? Apa yang mereka harapkan dari program organisasi? Mengapa? • Siapa yang paling berkepentingan/berpengaruh terhadap organisasi? Apakah dapat dipenuhi? • Seberapa dekat, besar, langsung pengaruh/kepentingan para pihak menjadi mitra kunci? Primer atau sekunder?

Analisa lingkungan internal Temukan apa saja faktor kekuatan dan kelemahan organisasi Anda. Kekuatan bisa berupa: • ciri khas, • kekayaan/aset, • peralatan/sarana/fasilitas yang dimiliki sendiri dan mendukung pencapaian tujuan organisasi, • kondisi kelompok lebih baik atau lebih lengkap dibandingkan kelompok lain. Kelemahan bisa berupa: • kemampuan/keterampilan, kekayaan/aset, peralatan/sarana/fasilitas yang dimiliki sendiri tapi menghambat keberhasilan organisasi. • kondisi kelompok lebih jelek jika dibanding kelompok lainnya.

Kajian lingkungan internal Contoh faktor kekuatan dan kelemahan Kekuatan

Kelemahan

Memiliki alat yang modern

Kemampuan dalam mengatasi hama penyakit masih lemah

Memiliki lahan yang luas

Jaringan kerja kuat, luas

Kurang ulet dan terampil

Analisa Lingkungan Eksternal Lingkungan eksternal/luar adalah lingkungan yang berpengaruh terhadap organisasi. Pengaruhnya berupa : Faktor Peluang • Bisa berupa peluang-peluang yang masih baru, ataupun yang lama tapi masih kurang optimal digunakan. • Berasal dari luar organisasi • Bisa dimanfaatkan dan dikembangkan untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi. Faktor Ancaman/Tantangan • Berasal dari luar organisasi • Yang ada saat ini maupun yang mungkin terjadi • Sebagian bisa dikontrol organisasi • Menghambat organisasi mencapai tujuan.

9

10


Temukan faktor peluang dan ancaman bagi organisasi Anda

Faktor

Peluang

Ancaman

PEMERINTAH :Disbun/Pertanian

Subsidi pupuk, kemudahan perijinan. bantuan saprotan, dll

Ekonomi

KUR, Program Ekonomi Pengepul ijon Pemerintah

Budaya, Tradisi

Tradisi gotong royong, kerjasama antar petani

Perkebunan skala besar

Kerjasama/kemitraan, Petani lokal bisa kehilangan lahan dukungan keahlian perusahaan

Keterangan

Apa Itu Isu Strategis? Masalah utama yang merangkum masalah lainnya. Jika diatasi akan mengatasi masalah yang lain. Prioritas bagi organisasi, bersifat penting dan mendesak.w Masalah Utama (Fakta)

Mengatasinya

Tujuan

Pihak terkait

Kualitas hasil panen kurang bagus, jumlahnya menurun sampai 400 kg/ha.

Bagaimana caranya Hasil dan kualitas Bidang Diklat meningkatkan hasil produksi meningkat. panen dan mengatasi hama penyakit?

Belum punya alat angkutan sendiri

Membeli alat Supaya cepat, kapan angkutan dengan saja bisa mengangkut cara kredit, bayar dari hasil. hasil panen.

Hama ulat, serangga, Menggunakan dan jamur semakin pestisida, fungsida, merusak tanaman insektisida

Supaya dapat panen hasil

Tujuan Strategis • Tujuan strategis adalah hasil akhir dari apa yang kita kerjakan, biasanya 3 – 5 tahun baru terwujud. • Tujuan menunjukkan arah perubahan yang diharapkan terjadi di organisasi. • Tujuan merupakan jawaban dari prioritas atau permasalahan yang muncul. • Tujuan dapat dikembangkan untuk menjawab isu-isu strategis.

Contoh : Tujuan Strategis Tujuan yang tidak memenuhi kriteria • Meningkatkan pelayanan bagi industri kecil dan menengah (tidak jelas tujuannya dan kurang menantang) • Memberikan pendampingan teknis bagi 50 industri kulit (terlalu spesifik dan jangka pendek, lebih tepat sebagai sasaran) Tujuan yang memenuhi kriteria • Meningkatkan pelayanan teknologi untuk memperbaiki kualitas industri kecil dan menengah agar dapat memenuhi standar ekspor.

11

12


Perumusan Sasaran Organisasi Apa itu sasaran? Sasaran program adalah target per tahun untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi Sasaran yang baik memenuhi kriteria: 1. Spesifik: Sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkn dan memberikan arah dan tolok ukur yang jelas. 2. Terukur: Sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. 3. Menantang: target yang ditetapkan menantang untuk dikerjakan namun tetap mampu dijangkau. 4. Mengacu pada hasil yang ingin dicapai. 5. Berbatas waktu: Sasaran harus dapat dicapai dalam batas waktu tertentu misalnya 1 tahun,

Contoh : Sasaran Organisasi Sasaran yang tidak memenuhi kriteria • Meningkatkan keterampilan anggota POKTAN • (tidak spesifik, terukur, dan tidak ada batas waktu) • Menyelenggarakan pelatihan budidaya karet bagi semua anggota (terlalu luas, tidak realistik). Sasaran yang memenuhi kriteria • Pada akhir tahun 2016, semua anggota POKTAN sudah mengikuti Pelatihan Dasar • Minimal 35% anggota POKTAN pernah mengikuti pelatihan budidaya karet setiap tahunnya

Program Organisasi untuk Mencapai Tujuan • Program adalah penjabaran terperinci dari strategi dan langkah-langkah yang dipergunakan untuk mencapai tujuan organisasi. • Rencana kerja organisasi dituangkan kedalam program. • Penjabaran langkah-langkah serta sasaran program dan sub-program dibuat rinci sesuai dengan keperluan.

Perumusan Sasaran Organisasi Rencana kerja/kegiatan disusun secara tahunan, dengan memperhatikan hal hal berikut: a. Kegiatan-kegiatan yang berpengaruh pada kegiatan berikutnya didahulukan. b. Perhitungan waktu: berapa lama, waktu yang tepat dilaksanakan. c. Siapa pelaksana, penanggungjawab, tenaga ahli, pihak yang bisa bekerjasama. d. Modal/anggaran: dari mana, berapa besar, bagaimana cara memperolehnya. e. Gambaran hasil kegiatan & alat ukur keberhasilan kegiatan

13

14


Alokasi Sumberdaya • Alokasi sumberdaya adalah penetapan sumberdaya, yakni pembiayaan, tenaga kerja, serta sarana atau aset yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran program organisasi. • Penetapan sasaran-sasaran program harus mempertimbangkan kelayakan pembiayaan, sesuai dengan realitas anggaran. • Organisasi harus menganut prinsip hemat dalam • menggunakan anggaran.

Pelaporan Dalam penyusunan laporan hal-hal berikut perlu diperhatikan: • Tujuan & sasaran program yang ingin dicapai harus ditulis jelas. • Pencapaian sasaran yang telah dilaksanakan harus ditulis jelas. • Tuliskan juga jika terjadi penyimpangan-penyimpangan dari tujuan serta langkah perbaikan yang harus diambil • Laporan harus menarik, padat dan mudah dimengerti, disertai dengan foto - foto

CaTaTan:

15

16


CaTaTan:

Hak Cipta 2016


Penerbit


Reproduksi


Disclaimer



Sil abuS PRESENTaSi

9

SilabuS


9

2

Modul 9 : Perencanaan Program Kerja Kelompok Tani (Poktan) - Silabus

TUJUAN INSTRUKSIONAL Setelah proses pembahasan materi diharapkan peserta: 1. Memiliki pemahaman tentang apa yang dimaksudkan dengan Perencanaan Program Kerja 2. Mampu merumuskan visi, misi, prinsip dan nilai-nilai organisasinya 3. Mampu menemukenali dan menganalisis para pemangku kepentingan, membuat peta/daftar Pemangku Kepentingan/mitra sekunder/pendukung, mitra primer/ utama, dan mitra kunci 4. Mampu menganalisis lingkungan di dalam organisasi (internal) dan lingkungan di luar organisasi (eksternal), serta menemukan faktor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi dalam mencapai tujuan. 5. Mampu menetapkan isu dan tujuan strategis 6. Mampu menetapkan sasaran program 7. Mampu menyusun rencana kerja sesuai format

METODE PENYUSUNAN PROGRAM KERJA POKTAN 1. 2. 3.

Proses penyusunan perencanaan program kerja dilakukan melalui lokakarya Lokakarya difasilitasi oleh seorang fasilitator Teknik penyampaian dan pembahasan materi bervariasi seperti: a. Ceramah atau penjelasan b. Permainan c. Diskusi kelompok d. Curah pendapat/diskusi kelas

POKOK-POKOK MATERI 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8.

Kontrak belajar Pengantar, game/permainan, pengertian Merefleksikan dan menganalisis visi, misi, nilai dan prinsip organisasi saat ini: a. Mengapa Poktan ada? b. Apa fungsi/tugas pokok Poktan? c. Sejauh mana fungsi/tugas sudah dilakukan; apa yang sudah baik, apa yang belum, dan mengapa? d. Merumuskan visi, misi, nilai dan prinsip Poktan jika belum dibuat Analisis pemangku kepentingan Analisis lingkungan internal: faktor kekuatan dan kelemahan Analisis lingkungan eskternal: faktor peluang dan ancaman Isu strategis, tujuan strategis, dan sasaran program Menyusun program kerja Poktan

RINGKASAN MATERI Perencanaan adalah proses untuk merencanakan perubahan, dari kondisi sekarang menuju posisi yang lebih baik pada masa yang akan datang. Jadi rencana adalah peta jalan perubahan. Tahap perencanaan adalah sebagai berikut : analisis : visi, misi, nilai & prinsip

• •

• analisis : lingk internal dan ksternal • • analisis isu strategis •

penyusunan program kerja

-

•

visi dan misi nilai dan prinsip organisasi/poktan

kekuatan dan kelemahan organisasi (internal) peluang dan ancaman organisasi (eksternal) tujuan strategis sasaran strategis

rencana kerja dan waktu

Perencanaan melalui proses analisis yaitu analisis visi, misi, nilai/prinsip organisasi, analisis kekuatan dan kelemahan, dan analisis peluang dan ancaman Analisis menghasilkan isu atau masalah strategis. Masalah strategis dirumuskan menjadi tujuan strategis Tujuan strategis dijabarkan mulai dari perumusan sasaran strategis sampai perumusan program/rencana kerja. Rencana pelaksanaan adalah peta jalan untuk mewujudkan sasaran strategis.

-

ALAT DAN MEDIA 1.

Alat dan Media untuk Fasilitator: a. Kertas plano b. Metaplan 2. c. Gunting, cutter, selotip/lakban, penghapus papan tulis, spidol/ kapur tulis d. In focus/proyektor dan laptop

e.

Lidi tusuk sate 1 pak besar, tali raffia 2 gulung Alat untuk peserta: a. Alat tulis b. Buku tulis c. Buku panduan peserta

CATATAN: Metode/teknik/ media/alat, disesuaikan dengan situasi. Jika tidak memiliki komputer, infocus/proyektor, dan fasilitas pendukungnya, maka fasilitator dapat menggunakan metode/teknik yang berbeda dengan menggunakan fasilitas yang tersedia.

3

4


Bagian 2: Panduan Fasilitator Perencanaan Program Kerja Poktan HaRi, WaKTu Hari 1 08.00-09.00

SESI DAN BAHASAN SESi 1 : Perkenalan Kontrak belajar ice breaking/ pencairan suasana (melalui permainan) (10 menit) Pembahasan 1: Kontrak belajar (10 menit)

Pembahasan 2: Membangun menara tertinggi, terunik, terkuat (10 menit)

KEGIATAN FASILITATOR Fasilitator menjelaskan teknik perkenalan. Mulai dari memperkenalkan diri nya (lanjut Slide no.2)

Power point slide no 2 1. Fasilitator minta masukan dari peserta tentang kontrak belajar: seperti keaktifan peserta, soal penggunaan HP, kedisiplinan waktu dan sikap, merokok, hadiah dan sanksi bagi peserta, dll 2. Membuat kesepakatan jadwal 3. Fasilitator menuliskannya di plano/power point dan meminta tanggapan peserta dan kemudian menyepakati bersama 4. Fasilitator memberikan penjelasan pentingnya mentaati kesepakatan dan membangun sikap professional untuk mendukung kelancaran proses dan hasil. Power point slide no.3 1. Fasilitator membagi peserta ke dalam minimal 3 kelompok 2. Fasilitator menjelaskan tugas kelompok untuk membuat menara yang tertinggi, terunik, dan terkuat. 3. Kelompok diberikan bahan bahan yang tersedia 4. Fasilitator menjelaskan aturan: peserta tidak boleh menambahkan bahan lain setiap kelompok berkerja menggunakan bahan yang ada dengan waktu yang ditentukan; tidak boleh berkomunikasi dengan kelompok lain; kelompok harus kreatif menggunakan material yang ada 5. Fasilitator menunjuk salah satu peserta sebagai penilai independen/mandiri atas hasil kerja kelompok,dan menentukan pemenang 6. Fasilitator mengamati dan membuat catatan mengenai kerja tiap kelompok 7. Fasilitator bersama penilai independen menilai cara kerja dan hasil kerja tiap kelompok 8. Fasilitator memberikan hadiah kepada pemenang

KEGAITAN PESERTA

MEDIA/CATATAN & ALAT

METODE

HASIL

Peserta memperkenalkan diri: nama, asal, jabatan dalam Poktan

In focus Spidol Kain atau papan Nametag/ tanda pengenal peserta

ceramah, curah pendapat, permainan

Peserta dan fasilitator saling mengenal satu sama lain

Memberikan tanggapan dan masukan Menyepakati bersama kontrak belajar yang dibuat

• Power Point slide no. 2 • In Focus/ • kertas plano • metaplan • spidol • Agenda/ jadwal pelatihan

Curah Pendapat

Tersedia jadwal dan kontrak belajar yang menjadi aturan bersama selama kegiatan

Kerja kelompok

1. Terbentuk 3 kelompok 2. Peserta memahami tugas kelompok dalam permainan 3. Peserta dapat bekerjasama melakukan permainan sesuai aturan

Bekerja dalam • Power Point slide kelompok membuat menara no. 3 tertinggi, terunik, dan • Kertas manila terkuat • Warna-warni, tali rafia, lem, selotip/ lakban, gunting/ cutter, tusuk sate atau lidi, spidol warna warni.

5

6


HaRi, WaKTu

SESI DAN BAHASAN Pembahasan 2: Refleksi permainan membuat menara (30 menit)

09.00 – 10.00

SESi 2: Analisis lingkungan internal dan eksternal (10 menit)

KEGIATAN FASILITATOR • Fasilitator menanyakan kepada peserta: 1. Apakah kelompok ada sasaran yang jelas dalam membangun menara? 2. Apakah ada pembagian tugas? 3. Apakah tantangan atau masalah selama pros es membangun? 4. Apakah anda sebelumnya sudah yakin menara anda yang terunik, terkuat dan tertinggi? • Fasilitator mempersilakan penilai independen untuk memberikan komentar tentang cara dan hasil kerja setiap kelompok. • Fasilitator dan penilai independen menentukan kelompok pemenang. Pertanyaan kepada pemenang: 1. Mengapa anda bisa menjadi pemenang? 2. Apakah ada pembagian tugas dalam kelompok anda? 3. Apakah ada design/rancangan bangunan dibuat sebelumnya? 4. Apa pelajaran yang anda petik? • Fasilitator menjelaskan makna dari permainan bahwa perlunya menetapkan tujuan/sasaran, strategi, pembagian peran, pengawasan, dll sebagai kunci keberhasilan. Itulah unsur dari perencanaan strategis. • Fasilitator menayangkan slide no. 4 & 5 dan menjelaskan dasar perencanaan (apa dan mengapa perencanaan penting) Fasilitator menjelaskan tahapan perencanaan dimulai dari menilai di mana posisi Poktan sekarang atau disebut juga analisis visi, misi, nilai dan prinsip organisasi.

1. Untuk lebih memahami analisis visi, misi dan nilai analisis organisasi, fasilitator membagi peserta ke dalam lingkungan internal (30 menit) beberapa kelompok Pembahasan 1: Analisis visi, 2. Fasilitator mengajukan beberapa pertanyaan reflektif misi, nilai/prinsip organisasi seperti pada slide no. 6 untuk dibahas oleh peserta di dalam kelompoknya 3. Tiap kelompok menuliskan jawaban singkat pertanyaan-pertanyaan reflektif di atas pada metaplan (format kertas kerja lampiran 1)

KEGAITAN PESERTA


METODE

HASIL

Peserta memberi mendapat, kesan, saran, dan pengalamannya secara bebas. Kelompok pemenang memberi pendapat, kesan, saran, dan pengalamannya secara bebas. Peserta menyimak

• In focus Curah • Power pendapat/ • Point slide no. 4 & 5 ceramah

Peserta memahami pentingnya perencanaan strategis

Peserta menyimak

• In focus • Power point

Peserta berdiskusi dan mencatat hasilnya pada kertas plano atau metaplan

• In focus Ceramah, curah • powerpoint slide pendapat, iskusi no.6 kelompok • Format kertas kerja lamp. 1 • kertas plano • metaplan • spidol

Peserta dapat mengetahui bahwa tahapan perencanaan dimulai dengan menilai kondisi dan posisi Poktan saat ini 1. Kelompok diskusi terbentuk 2. Adanya informasi mengenai gambaran kondisi dan posisi Poktan saat ini dari hasil diskusi tiap kelompok

Ceramah

7

8


HaRi, WaKTu

SESI DAN BAHASAN Presentasi kelompok dan kesimpulan (20 menit)

10.00-10.30 10.30-11.00

REHaT Pembahasan 2: Perumusan visi dan misi

11.00-11.30

Pembahasan 3: Merumuskan nilai/prinsip organisasi (30 menit)

KEGIATAN FASILITATOR 1. 2. 3.

Fasilitator meminta kelompok membacakan hasil diskusi kelompok Fasilitator mencatat pointer hasil kelompok Fasilitator mengajukan pertanyaan untuk klarifikasi/ penjelasan yang sebenarnya dan menarik kesimpulan

1. Fasilitator menjelaskan visi slide no. 7, 8 dan misi slide no. 9, 10 (5 menit) 2. Fasilitator meminta tiap kelompok peserta untuk merumuskan visi dan misi organisasi dalam waktu singkat sesuai format kertas kerja lampiran 2 (10 menit) 3. Fasilitator memandu diskusi kelompok 4. Fasilitator meminta kelompok membacakan hasil diskusi kelompoknya tentang visi misi 5. Fasilitator membahas hasil rumusan kelompok, mencari kesamaan, meredaksi ulang/memperbaiki bahasa, menanyakan kembali kepada peserta apakah setuju dan yakin dengan rumusan tersebut 6. Jika ya, maka fasilitator bersama peserta menetapkan visi misi (25 menit) 1. Fasilitator menjelaskan slide no. 11 2. Fasilitator mengajak peserta untuk menuliskan beberapa nilai organisasi paling sesuai dengan organisasi/poktannya di kertas metaplan 3. Kertas metaplan ditempelkan 4. Fasilitator mengelompokkan nilai yang sama atau berhubungan erat dengan menanyakan kembali ke peserta 5. Fasilitator memilah nilai-nilai organisasi yang telah dikelompokkan menjadi maksimal tujuh kelompok nilai 6. Fasilitator menjelaskan kepada peserta bahwa nilai dari tiap peserta sudah terangkum dalam nilai nilai akhir 7. Nilai nilai akhir tersebut dtetapkan dengan persetujuan dan keyakinan peserta. Nilai nilai tersebut menjadi prinsip kerja organisasi 8. Fasilitator menyimpulkan dan bersama peserta menetapkan nilai prinsip lembaga

KEGAITAN PESERTA

MEDIA/CATATAN & ALAT Metaplan Kertas plano Spidol Selotip/lakban Gunting

METODE

Peserta menyampaikan hasil diskusi. Kelompok menjawab pertanyaan/menjelaskan

• • • • •

Peserta menyimak Peserta diskusi dan mencatat hasilnya pada kertas plano atau metaplan Peserta menyimak dan menjelaskan/presentasi

• In focus Ceramah • power point slide Diskusi kelas, curah visi no 7 dan 8; slide pendapat misi no. 9 dan 10 • Format kertas kerja Lampiran 2 • Metaplan • Plano • spidol

Menyimak, peserta menuliskan nilai organisasi di metaplan

• • • • • • •

Power Point slide no. 11 Infocus Metaplan Spidol Selotip/lakban Gunting

Presentasi kelompok, curah pendapat

Cermah, kerja individu, pleno

HASIL Adanya gambaran tentang posisi organisasi sampai dengan saat ini: fungsi dan tanggungjawab, keberhasilan, dan kegagalan, serta harapan harapan terhadap organisasi ke depan 1. Peserta memiliki pengetahuan tentang visi dan misi 2. Terumuskannya visi dan misi tiap kelompok

Terumuskannya nilai-nilai /prinsip organisasi atau Poktan

9

10


HaRi, WaKTu 11.30-12.00

SESI DAN BAHASAN SESi 3 : Analisis pemangku kepentingan

KEGIATAN FASILITATOR 1. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

12.00-1300 13.00-14.30

REHaT SESi 4: Analisis kekuatan dan kelemahan organisasi (30 menit)

1.

2.

3.

4. 5.

Fasilitator menayangkan power point slide no. 12 Fasilitator menjelaskan bahwa ada pihak-pihak yang berkepentingan atau berpengaruh, serta sangat menentukan keberadaan organisasi karena itu mereka disebut sebagai pemangku kepentingan Fasilitator memberikan format diskusi kertas kerja analisis pemangku kepentingan (lampiran 3) kepada notulen untuk diisi sesuai hasil final diskusi Fasilitator meminta peserta menyebutkan pihakpihak yang berhubungan, yang berkepentingan atau yang memiliki pengaruh dengan organisasi/ Poktan Fasilitator memandu diskusi dengan mengajukan pertanyaan seberapa besar pengaruh dan seberapa dekat hubungan pihak-pihak yang telah disebutkan dengan organisasi/Poktan Fasilitator menuliskan jawaban peserta tentang identifikasi kepentingan tiap pihak dan besar pengaruhnya di metaplan Fasilitator memandu peserta untuk menentukan pihak kunci, pihak primer/utama dan pihak sekunder sesuai dengan besar pengaruh dan kedekatan hubungan dengan orgasasi Fasilitator menjelaskan apa saja unsur unsur organisasi yang menjadi faktor kekuatan atau kelemahannya dengan menayangkan power point slide no. 13, 14 (10 menit) Fasilitator menjelaskan bahwa kekuatan dan kelemahan merupakan faktor yang berasal dari dalam lingkungan organisasi/ lingkungan internal Fasilitator membagi peserta kedalam kelompok untuk diskusi dan menuliskan hasil diskusi ke dalam format Kertas Kerja Analisis Kekuatan Kelemahan (lampiran 4) Fasilitator memberikan waktu peserta untuk diskusi kelompok (15 menit) Fasilitator merangkum hasil diskusi (5 menit)

KEGAITAN PESERTA Menyimak, curah pendapat

MEDIA/CATATAN & ALAT • Power Point slide no. 12 • Format Kertas Kerja Analisis Pemangku Kepentingan (lamp. 3) • In focus • Metaplan

Peserta menyimak, • Power Point slide menanggapi, bertanya untuk no 13 dan 14 kejelasan tugas kelompok. • Format Kertas Peserta diskusi dan Kerja nalisa mencatat hasilnya pada Kekuatan kertas plano. Kelemahan (lamp. 4) • Infocus • Kertas metaplan • spidol • selotif/lakban • gunting

METODE

HASIL

Ceramah, curah pendapat Diskusi kelas/curah pendapat

Adanya peta/ daftar pemangku kepentingan dalam 3 kategori: pemerintah, swasta, dan masyarakat sipil

Ceramah, diskusi kelompok, curah pendapat

Adanya hasil pencatatan daftar faktor-faktor kekuatan dan kelemahan organisasi

11

12


HaRi, WaKTu

SESI DAN BAHASAN Pembahasan: Presentasi hasil kelompok & pleno (30 menit)

Kesimpulan

14.30-15.00

SESi 5: aNaliSiS liNGKuNGaN EKSTERNal (5 menit)

(25 menit)

15.00-15.30

iSTiRaHaT

KEGIATAN FASILITATOR 1. Fasilitator mempersilakan Kelompok mempresentasikan hasil diskusi tentang kekuatan dan kelemahan organisasi 2. Fasilitator mengendalikan waktu agar setiap kelompok mendapatkan waktu yang cukup sampai semuanya selesai. 3. Fasilitator mengajukan pertanyaan pertanyaan untuk klarifikasi/penjelasan yang sebenarnya dari jawaban setiap kelompok 4. Fasilitator mencatat point point penting dan mengundang peserta untuk menilai kembali atau mempertegas poin poin tersebut Fasilitator membuat kesimpulan dan menjelaskan kepada peserta bahwa dengan mengetahui faktor faktor kekuatan dan kelemahan organisasi, maka peserta mengetahui posisi organisasinya pada saat ini dan mampu memperkirakan apa yang harus dilakukan untuk mengurangi kelemahan. 1. Fasilitator menjelaskan apa saja unsur unsur organisasi yang menjadi faktor peluang dan ancaman/ tantangan dengan menayangkan Power Point slide no. 15, 16 Fasilitator menjelaskan bahwa peluang dan ancaman/ tantangan merupakan faktor yang berasal dari luar lingkungan organisasi/ lingkungan eksternal 1. Fasilitator membagi peserta ke dalam kelompok untuk diskusi dan menggunakan format kertas kerja peluang dan ancaman (lampiran 4) 2. Fasilitator memberikan waktu peserta untuk diskusi kelompok (20 menit) 3. Fasilitator sesekali memonitor dan mendampingi diskusi di tiap kelompok dan mengendalikan waktu

KEGAITAN PESERTA


METODE

Tiap kelompok peserta mempresentasikan hasil diskusi (±5 menit/kelompok) Peserta memperhatikan dan menghargai kelompok yang sedang presentasi. Mengajukan pertanyaan klarifikasi/penjelasan yang sebenarnya

• In focus/Power point • Kertas metaplan • spidol • selotip/lakban • gunting

Presentasi kelompok, tanyajawab, curah pendapat

Peserta menyimak dan memberikan masukan untuk kesimpulan.

In focus/power point

Ceramah, curah pendapat

HASIL

Adanya daftar kekuatan dan kelemahan organisasi

Peserta menyimak, • In focus/Powerpoint Ceramah tanya jawab, diskusi menanggapi, bertanya untuk • Kertas metaplan • Spidol kelompok. kejelasan tugas kelompok. • Selotip/lakban • Gunting

Peserta berdiskusi dan mencatat hasilnya pada kertas plano.

• • • • •

In focus/Powerpoint Metaplan spidol selotif/lakban gunting

Hasil diskusi kelompok

13

14


HaRi, WaKTu 15.30-16.30

SESI DAN BAHASAN Presentasi (30 menit)

KEGIATAN FASILITATOR 1.

2.

3.

Pembahasan pleno (30 menit)

4.

5. 6.

Hari Ke-2 08.00-8.30

SESi 1: Isu strategis & tujuan (30 menit)

1. 2.

Pembahasan 1: Menetapkan isu strategis 3.

4.

5.

6.

Fasilitator mempersilakan kelompok mempresentasikan hasil diskusi tentang kekuatan dan kelemahan organisasi Fasilitator mengendalikan waktu agar setiap kelompok mendapatkan waktu yang cukup sampai semuanya selesai Fasilitator mengajukan pertanyaan pertanyaan untuk klarifikasi/penjelasan yang sebenarnya dari setiap kelompok Fasilitator mengelompokkan daftar Peluang dan Ancaman yang mempunyai kesamaan dan dirangkum menjadi satu pernyataan yang singkat dan padat Jika daftar dari masing-masing terlalu banyak, perlu digabungkan atau dibuat daftar skala prioritas Fasilitator mencatat point point penting dan mengundang peserta untuk menilai kembali atau mempertegas poin poin tersebut Fasilitator menjelaskan kepada peserta tentang isu strategis, slide no.17, 18, 19. Fasilitator mengajak peserta untuk melihat kembali faktor faktor Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Ancaman organisasi yang menjadi hasil diskusi hari sebelumnya Fasilitator mengajak peserta berpikir dan menentukan manakah diantara faktor-faktor tersebut yang termasuk isu strategis dengan mengajukan pertanyaan berikut: a. Apa kelemahan dan ancaman yang kalau tidak di atasi akan berpengaruh buruk bagi organisasi? b. Bagaimana cara mengatasinya? Fasilitator memandu peserta untuk menentukan skala perioritas: masalah yang penting dan mendesak untuk diatasi. Fasilitator menulis jawaban peserta tentang masalah penting dan mendesak berdasarkan hasil diskusi analisis kelemahan dan ancaman di metaplan Jawaban peserta akan menghasilkan daftar isu dan tujuan Strategis organisasi

KEGAITAN PESERTA


Presentasi dan Menyimak Tiap kelompok peserta mempresentasikan hasil diskusi (±5 menit/kelompok)

METODE

HASIL


Adanya daftar peluang dan ancaman organisasi/ poktan

Ceramah, curah pendapat

Adanya rumusan masalah/ isu strategis & tujuan strategis

Peserta memperhatikan dan menghargai kelompok yang sedang presentasi. Mengajukan pertanyaan klarifikasi/penjelasan yang sebenarnya

Peserta menyimak, menjawab pertanyaan, menyampaikan pendapat

• Power point slide no. 17, 18, dan 19 • Infocus • Metaplan • Spidol • Selotif/ lakban

15

16


HaRi, WaKTu

SESI DAN BAHASAN

KEGIATAN FASILITATOR

08.30-09.00

Pembahasan 2: Menetapkan sasaran program

09.00 – 10.00

SESi 2 1. Fasilitator menjelaskan materi tentang program kerja Pembahasan 1: dan rencana kegiatan dengan menayangkan slide no. Penyusunan program kerja/ 22,23, 24, 25, 26, 27 rencana kegiatan 2. Fasilitator mengulas kembali sasaran Tahunan 3. Fasilitator menyiapkan format kertas kerja program kerja Poktan (Lampiran 2) 4. Fasilitator membagi peserta ke dalam beberapa kelompok 5. Fasilitator meminta peserta untuk diskusi menyusun perencanaan program kerja sesuai denga format di dalam kertas kerja perencanaan program (lampiran 6) (30 menit) 6. Fasilitator mendampingi peserta untuk menyusun rencana program 7. Fasilitator meminta bagian notulensi untuk merangkum dan mengisi format perencanaan usaha sesuai hasil final diskusi kelompok setelah presentasi ISTIRAHAT Pembahasan 2: 1. Fasilitator mempersilakan Kelompok Presentasi hasil mempresentasikan hasil diskusi tentang rencana diskusi program kerja kelompok 2. Fasilitator mengendalikan waktu agar setiap kelompok mendapatkan waktu yang cukup sampai semuanya selesai 3. Fasilitator mengajukan pertanyaan pertanyaan untuk klarifikasi/menanyakan yang sebenarnya dari setiap kelompok, meminta penjelasan agar setiap poin presentasi dimengerti peserta, dan membuat catatan koreksi 4. Bagian notulensi mencatat sesuai proses dan hasil final

10.00-10.30 10.30.- 12.00

1. Fasilitator menjelaskan tentang sasaran program dengan menayangkan slide no. 20, 21 2. Fasilitator meminta peserta untuk diskusi dalam kelompok tentang isu strategis yang telah ditemukan, tujuan strategis dan sasaran di dalam kertas kerja isu strategis dan tujuan strategis (lampiran 5) 3. Setiap kelompok menuliskan hasil diskusinya di kertas plano dan menempelkan di papan/dinding 4. Fasilitator memandu peserta untuk bersama-sama menetapkan sasaran program.

KEGAITAN PESERTA Peserta menyimak, bertanya, memberikan ide atau usulan Peserta berdiskusi dalam kelompok

Peserta Menyimak dan bertanya Diskusi/kerja kelompok

Presentasi dan menyimak Tiap kelompok peserta mempresentasikan hasil diskusi (±15 menit/kelompok) Peserta memperhatikan dan menghargai kelompok yang sedang presentasi. Mengajukan pertanyaan klarifikasi/ menanyakan yang sebenarnya

MEDIA/CATATAN & ALAT • Power Point slide no 20 dan 21 • Format kertas kerja isu strategis dan tujuan strategis (lamp. 5) • Infocus • Kertas plano • Spidol • Selotif/lakban • Gunting • Power point slide 22, 23, 24, 25, 26, 27 • Format kertas kerja program kerja Poktan (lamp. 2) • Format kertas kerja perencanaan program (lamp. 6) • Kertas metaplan • spidol • selotif/lakban • gunting

METODE

HASIL

Ceramah, Tanya jawab Diskusi kelas, curah pendapat

Adanya rumusan sasaran dan rencana tindakan/ kegiatan

Ceramah, tanya jawab Diskusi kelompok

Tersedia rencana kerja tahunan


17

18


HaRi, WaKTu 12.00-12.30

SESI DAN BAHASAN SESi 3: Evaluasi proses perencanaan program kerja poktan

KEGIATAN FASILITATOR Fasilitator memberikan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan evaluasi terhadap: 1. Fasilitator: Bahasa yang digunakan dan cara penyampaian 2. Peralatan dan media 3. Peserta: keaktifan dan kedisplinan 4. Usul dan saran terhadap materi, bahasa, media, dan peralatan

KEGAITAN PESERTA Peserta menjawab pertanyaan di kertas metaplan atau plano yang disediakan fasilitator

MEDIA/CATATAN & ALAT • Power point • Kertas metaplan • Spidol • Selotif/lakban • Gunting

METODE Ceramah , tugas pribadi peserta

HASIL Tersedia hasil evaluasi dari peserta

19

20


BAGIAN 3 : Lampiran Kertas Kerja lampiran1: Kertas Kerja analisa/Kajian ViSi, MiSi, Nilai/PRiNSiP ORGaNiSaSi

Nama POKTAN ? Kapan Terbentuk? Mengapa POKTAN dibentuk ? apa fungsi ? Apa saja tugas pokok POKTAN ? Apa saja dari tugas tersebut yang sudah terlaksana dengan baik ? Apa saja tugas yang belum terlaksana dengan baik, mengapa ?

lampiran 2: Kertas Kerja Perumusan ViSi, MiSi, Nilai- Nilai/Prinsip Organisasi VISI MISI NILAI-NILAI/PRINSIP

lampiran 3: Kertas Kerja analisa Pemangku Kepentingan - Pihak mana saja yang berkepentingan terhadap POKTAN ? - Apa saja pengaruh pihak tersebut ? PIHAK

KEPENTINGAN/ PENGARUH

KUNCI

PRIMER

SEKUNDER

KOMUNITAS SIPIL

Mitra Kunci

SEKTOR SWASTA

POKTAN SEKTOR PUBLIK

Mitra Utama

Mitra Sekunder

21

22


lampiran 4: Kertas Kerja analisa Kekuatan dan Kelemahan. Peluang ancaman KEKuaTaN

KElEMaHaN

PEluaNG

aNCaMaN

lampiran 5: Kertas Kerja isu Strategis dan Tujuan Strategis

bidang

Masalah/ Fakta bersifat Strategis

Cara Mengatasinya

Tujuan Strategis

Sasaran

lampiran 6: Kertas Kerja Program Kerja/Rencana Kerja bidang………. Kegiatan/ Tindakan

Hasil

Waktu

biaya

Penanggungjawab.

lampiran 7: Contoh Dari Hasil Testing Modul KERTaS KERJa PERENCaNaaN PROGRaM KERJa POKTaN ViSi KElOMPOK TaNi “ OWaNG GOlEK” Menjadikan POKTAN OWANG GOLEK berkualitas dan Sejahtera. MiSi KElOMPOK TaNi “ OWaNG GOlEK” 1. Menyiapkan SDM yang professional 2. Membuka Lapangan Kerja bagi anggota dan Masyarakat umum. 3. Menjalin Kerjasama dengan para pihak terkait. PRiNiSiP DaN Nilai 1. Disiplin 2. Jujur 3. Loyal 4. Mandiri 5. Kerjasama

23

24


RiNGKaSaN PROGaM KERJa KElOMPOK TaNi OWaNG GOlEK

biDaNG KElEMbaGaaN DaN KERJaSaMa

biDaNG buDiDaYa DaN PRODuKSi

biDaNG KualiTaS DaN HaRGa (PENaNGaNaN PaSKa PaNEN)

baGaiMaNa MENGaTaSiNYa (KEbiJaKaN)

MaSalaH uTaMa Bagaimana caranya supaya POKTAN menjadi organisasi petani yang kuat dan terdaftar

1. 2.

Bagaimana membangun kerjasama dan kemitraan

3.

Bagaimana caranya kelompok tani OG meningkatkan keterampilan anggotanya dalam praktek budidaya yang baik ?

1.

Bagaimana mengupayakan kualitas yang standard dan harga yang adil bagi petani?

1.

2. 3.

2. 3.

Melengkapi administrasi Organisasi Melakukan kerjasama dan berjaringan dengan lembaga- lembaga lain untuk meningkatkan kapasitas SDM dan penguatan organisasi mengadakan/ mengakses sarana dan prasarana,

Melibatkan Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kab.Sanggau untuk memfasilitasi Sekolah Lapangan Pengendalian Hama dan Penyakit (SLPHT), Bekerjasama dengan PB3K, BPTP. Memperluas lahan dan peremajaan dengan bibit unggul.

Meningkatkan keterampilan anggota dalam teknik penyadapan dan pengolahan bokar sesuai standard. Menjual langsung ke pabrik melalui kerjasama dengan UPPB atau pasar lelang Mengembangkan produksi sit angin tipis untuk memenuhi kebutuhan pabrik sepatu

TuJuaN STRaTEGiSNYa

SaSaRaN/iNDiKaTOR (TOlaK uKuR)

Meningkatkan kapasitas organisasi dan anggota agar siap menghadapi MEA..

Pada akhir tahun 2016 POKTaN OG sudah terdaftar di dishutbun kab.

Meningkatkan produktivitas melalui peningkatan keterampilan budidaya,

Sasaran: Minimal 35% anggota pernah mengikuti Pelatihan setiap tahunnya: • Pelatihan budidaya karet yang baik. • Pelatihan penanggulangan hama dan penyakit terpadu. • Pelatihan pembuatan pupuk dan pestisida/herbisida organik. • Pelatihan teknik okulasi karet. • Adanya akses program SLPHT. • Pada tahun 2017 sudah tersedia kebun enterest

Kualitas produksi karet dibeli oleh pasar lokal dan luar Kalbar dengan harga yang pantas

Indikator: • Pada akhir tahun 2016, semua anggota poktan menyadap karet sesuai standard • Pada akhir tahun 2016, semua anggota poktan mengolah bokar dan sit sesuai standard • Pada akhir tahun 2016, dilakukan ujicoba pasar lelang di wilayah. • Pada tahun 2017, dilakukan ujicoba penjualan sit angin tipis ke pabrik sepatu di Bandung/Solo/Purwokerto **

Sasaran: Pada akhir tahun 2016, Semua anggota POKTaN OG sudah mengikuti Pelatihan Dasar 1. Pada akhir tahun 2016, semua perangkat admin organisasi tersedia: • Adanya anggaran dasar. • Adanya anggaran rumah tangga. • Adanya poljak, termasuk pola hubungan dengan lembaga/organisasi lain. • Adanya Renana Strategis (Renstra) • Adanya Rencana Implementasi. • Adanya kerjasama (MOU, document kerja sama) dengan lembaga: GIZ, Disbun, Pabrik tapioka

25

26


Contoh Kertas Kerja Rencana Kerja Tahunan (isinya bukan lanjutan dari table di atas) RENCaNa KERJa biDaNG PENGEMbaNGaN lEMbaGa. PERiODE 2016

NO

KEGiaTaN/aKTiViTaS

HaSil

1

Pengurus dan anggota poktan membuat dan merumuskan anggaran rumah tangga.

Anggaran Dasar dan Rumah Tangga (AD/ART) Poktan Surat tanda terdaftar di tingkat kecamatan, kabupaten dan provinsi.

2

Rapat anggota dan pengurus untuk menyusun rancangan naskah anggaran dasar.

Rancangan anggaran dasar tersusun.

3

Rapat anggota dan pengurus untuk menyusun rancangan naskah anggaran rumah tangga.

Rancangan anggaran rumah tangga.

RENCaNa KERJa biDaNG buDiDaYa DaN PRODuKSi PERiODE 2013-2014

NO

KEGiaTaN/aKTiViTaS

HaSil

1

Bekerjasama dengan GIZ melalui kelompok kerja lada untuk melakukan pelatihan budidaya lada yang baik.

Pengurus dan anggota kelompok tani terlatih dalam hal budidaya lada lestari yang baik.

2

Bekerjasama dengan GIZ melalui kelompok kerja lada untuk melakukan penanggulangan hama dan penyakit.

Pengurus dan anggota kelompok tani terlatih dalam hal menanggulangi hama dan penyakit.

RENCaNa KERJa biDaNG SERTiFiKaSiDaN PEMaSaRaN laDa lESTaRi

NO

KEGiaTaN

HaSil

1

Bekerjasama dengan RA untuk pelatihan lada lestari.

Empat (4) orang peserta dari kelompok terlatih dalam hal lada lestari.

2

Bekerjasama dengan Pokja Lada dan GIZ untuk pelatihan penguatan kelompok tani.

Seluruh pengurus dan anggota kelompok tani menunjukkan pemahaman tentang organisasi yang kuat.

WaKTu

biaYa

PENaNGGuNG JaWab

Januari 2016

Kelompok tani.

Ketua kelompok.

Minggu kedua Desember 2013

Kelompok tani

Pengurus dan anggota kelompok tani.

Minggu kedua Desember 2013

Kelompok tani

Pengurus dan anggota kelompok tani.

biaYa

PENaNGGuNG JaWab

23 Desember 2012

Ditanggung oleh GIZ.

Ketua kelompok.

19-20 Oktober 2013

Ditanggung oleh GIZ

Ketua kelompok.

biaYa

PENaNGGuNG JaWab

18-22 November 2013

Ditanggung oleh GIZ dan RA.

Ketua kelompok.

26-28 November 2013

Ditanggung oleh anggota kelompok dan GIZ.

Ketua kelompok.

WaKTu

WaKTu

27

28


lampiran 3. Jadwal Kegiatan

Hari 1

Kegiatan

08:00 – 08:10

Perkenalan

08:10 – 08:20

Kontrak Belajar

08:20 – 08:30

Membangun Menara Tertinggi,Terunik, Terkuat

08:30 – 09:00

Refleksi Permainan Membuat Menara,Pengantar, Tujuan, KeberhasiIan PS

09:00 – 10:00

Analisa lingkungan Internal: analisis VISI, MISI, Nilai/Prinsip Organisasi

10:00 – 10.30

ISTIRAHAT

10:30 – 11.00

Perumusan Visi dan Misi

11:00 – 11:30

Perumusan Prinsip dan Nilai Organisasi

11:30 – 12:00

Analisa Pemangku Kepentingan

12:00 – 13:00

ISTIRAHAT

13:00 – 14:30

Analisa lingkungan Internal: Faktor Kekuatan dan Kelemahan

14:30 – 15:00

Analisa lingkungan eksternal: Faktor Peluang dan Ancaman

15:00 – 15:30

ISTIRAHAT

15:30 – 16:30

Lanjutan (Analisa lingkungan eksternal)

Hari 2

Kegiatan

08:00 – 08:30

Isu Strategis, Tujuan

08:30 – 10:00

Menetapkan Sasaran dan Rencana Tindakan/Tujuan

10:00 – 10:30

ISTIRAHAT

10:30 – 11:00

Presentasi

11:00 – 12:00

Presentasi

12:00 – 12:30

Evaluasi dan Penutup

Hak Cipta 2016


Penerbit


Reproduksi


Disclaimer


Perencanaan Program Kerja PANDUAN. Kelompok Tani (POKTAN)

Recommend Documents