Jurnal Teknik dan Ilmu Komputer
PERENCANAAN MASTER PLAN METODOLOGI TOZER PADA LEMBAGA PENDIDIKAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (STUDI KASUS PT PESONA EDU SOLUTION JAKARTA) PLANNING OF TOZER METHODOLOGY MASTER PLAN IN EDUCATIONAL INSTITUTIONS OF INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY (A CASE STUDY AT PT PESONA EDU SOLUTION JAKARTA)
Tri Hartati Akademi Manajemen dan Informatika Bina Sarana Informatika Jl. Salemba Tengah No. 22 Jakarta Pusat
[email protected],
[email protected]
Abstrak Pada era informasi saat ini, kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari peran Sistem informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI). SI merupakan sarana andalan untuk memenangkan persaingan dalam industri. Penyusunan strategi planning SI/TI merupakan langkah yang diambil suatu perusahaan yang menginginkan suatu lingkungan perusahaan yang lebih baik di masa yang akan datang. PT Pesona edu Solution adalah sebuah lembaga yang bergerak di bidang penyediaan jasa pendidikan berbasis komputer. Untuk merencanakan strategi sistem informasi dan teknologi informasi pada perusahaan tersebut, digunakan metodologi Tozer yang terdiri atas lima fase, yaitu menentukan konteks dan ruang lingkup, menentukan informasi dan bisnis, mengevaluasi kesesuaian sistem dengan kebutuhan bisnis saat ini, menentukan solusi strategis, serta menyiapkan dan melakukan rencana implementasi. Hasil dari penelitian ini adalah implementasi master plan usulan kerangka kerja berisi perencanaan strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi yang dapat digunakan pada PT Pesona Edu Solution. Kata kunci: Master Plan, perencanaan strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi, Metodologi Tozer
Abstract In this information age, business activities of an organization cannot be separated from the role of information systems (IS) and information technology (IT). IS is a reliable tool to win the competition in the industry. Strategic planning of IS/IT is a step taken by a company that wants a better corporate environment in the future. PT. Pesona Edu Solution is an institution that provides computer-based education services. In planning the strategic information systems and information technology in the company, the researcher used Tozer methodology. It consists of five phases that define the context and scope, specify the information and business, evaluate the suitability of the system with current business needs, define strategic solutions, and prepare and conduct the implementation plan. This research results in the implementation of the master plan of the proposed framework providing strategic planning of Information Systems/Information Technology that can be applied on PT. Pesona Edu Solution.
179
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
Keywords: master plan, strategic planning information systems/information technology, tozer methodology
Tanggal Terima Naskah Tanggal Persetujuan Naskah
1.
: 15 Agustus 2016 : 25 September 2016
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat mempengaruhi perkembangan dunia bisnis. Teknologi informasi tidak lagi menjadi suatu pendamping dalam menjalankan suatu kegiatan bisnis, akan tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan pokok organisasi dalam mencapai visi dan misi, serta mengembangkan bisnis yang dijalankan dan menjadi suatu andalan dalam menghadapi persaingan bisnis. PT Pesona Edu Solution Jakarta adalah salah satu lembaga pendidikan berorientasi pada teknologi informasi dan komunikasi yang bekerja sama dengan pihak sekolah untuk menyelenggarakan pendidikan berbasis komputer. Penerapan master plan dalam hal sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) akan memberikan gambaran menyeluruh tentang kebutuhan sistem informasi masa kini dan masa yang akan datang, diselaraskan dengan visi, misi, dan strategi bisnis jangka panjang yang telah ditetapkan dalam organisasi. PT Pesona Edu Solution memiliki sistem informasi dan teknologi informasi yang belum mencapai keselarasan antara pengelolaan dan pengontrolan management terhadap layanan yang ditawarkan sehingga diperlukan sebuah perencanaan strategis SI/TI (master plan) yang tepat sasaran dan dapat menjadi perusahaan yang memiliki nilai jual yang tinggi. Oleh karena itu, untuk mencapai hal ini dilakukan penelitian mengenai pengembangan dan penerapan strategi SI/TI dengan menggunakan metodologi Tozer.
2.
PERMASALAHAN
Merencanakan, mengembangkan dan menerapkan strategi SI/TI merupakan aktivitas yang sangat penting bagi sebuah lembaga pendidikan berbasis komputer untuk mencapai sasaran bisnisnya. Penelitian ini menelusuri masalah yang dihadapi dan memberikan alternatif pemecahannya. Perencanaan strategis ini diharapkan dapat menjadi jawaban terbaik atas permasalahan yang dihadapi saat ini. Yang menjadi permasalahan dalam objek penelitian ini adalah: a. Infrastruktur IT yang tidak disesuaikan dengan tujuan bisnis, baik di lapangan (lokasi mitra bisnis) maupun di kantor pusat. b. Kurangnya pengontrolan/maintenance perangkat TIK di lapangan oleh kantor pusat. c. Informasi yang harus diterima karyawan di lapangan (yang bekerja pada instansi mitra kerjasama/sekolah) sering mengalami keterlambatan, demikian pula sebaliknya. d. Komunikasi antara karyawan dengan pihak kantor pusat kurang efektif karena hanya melalui telepon atau sms sehingga tidak dapat mendefinisikan secara jelas permasalahan yang terjadi di lapangan. e. Kurangnya pendidikan dan pelatihan bagi karyawan (baik karyawan baru maupun lama) di bidang teknologi informasi dan komunikasi, terutama materi pembelajaran yang baru diterapkan. f. Layanan pendukung pendidikan/perangkat pembelajaran (silabus dan RPP) yang dibuat tidak disesuaikan dengan kebutuhan mitra kerjasama/sekolah.
180
Perencanaan Master Plan…
3.
METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Kerangka Pemikiran Berikut ini merupakan kerangka penelitian yang dilakukan.
Gambar 1. Kerangka pemikiran perencanaan master plan
3.1.1 Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI versi Tozer Penyusunan rencana strategis yang akan dilakukan diadaptasi dari model strategi SI/TI oleh Tozer. Model ini jelas dan sederhana dalam penyampaian strategi yang direncanakan. Menurut Tozer arah pembuatan strategi meliputi: a. Analisis faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja perusahaan, termasuk lingkungan bisnis. b. Memformulasikan strategi dengan metodologi yang tepat dengan bisnis yang ada. c. Implementasi beberapa usulan dan proyek yang akan dijalankan. d. Overview model: menggambarkan blok-blok dari formulasi strategi dan perencanaan, serta aktivitas yang diperlukan.
181
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
Adapun input dari metodologi ini adalah: a. Internal organization: Strategi bisnis berjalan, tujuan, sumber daya, proses, budaya dan nilai bisnis. b. External factor organitation: kondisi politik, ekonomi, sosial, teknologi dan industri, persaingan di mana organisasi beroperasi. c. Analysis IS/IT organitation: sudut pandang IS/IT terhadap bisnis, tingkat kematangan sistem, jangkauan dan kontribusi bisnis, kemampuan, sumber daya, infrastruktur teknologi, portofolio aplikasi dari sistem yang sudah ada dan sedang dikembangkan maupun yang baru dianggarkan, baik untuk kalangan internal perusahaan pihak luar yang terkait, khususnya pelanggan, pesaing, dan pemasok juga merupakan bagian dalam dari IS/IT. Output dari metodologi ini adalah: a. IS/IT management strategy: elemen umum dari strategi yang diterapkan di organisasi secara menyeluruh, menjamin kebijakan yang konsisten saat dibutuhkan. b. Business IS strategies: bagaimana setiap unit atau fungsi bisnis akan menerapkan IS/IT dalam mencapai tujuan bisnisnya. c. IT strategy: kebijakan dan strategi untuk manajemen teknologi dan tenaga ahli
3.1.2 Pembuatan Kerangka Kerja Perencanaan Strategi SI/TI Pendekatan Tozer Kerangka kerja Perencanaan Strategi SI/TI berupa kerangka acuan kegiatan yang menyusun perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi pada PT Pesona Edu Solution. Pendekatan yang digunakan mengacu pada metodologi Tozer yang terdiri dari 5 (lima) fase perencanaan seperti pada gambar berikut ini.
Gambar 2. Kerangka kerja Master Plan Metodologi Tozer
Fase 0: Menentukan konteks dan ruang lingkup a. Penetapan tujuan, sasaran, serta ruang lingkup SI/TI b. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Organisasi c. Analisis Lingkungan Internal Bisnis Organisasi
182
Perencanaan Master Plan…
Fase 1: Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung a. Identifikasi informasi organisasi b. Identifikasi faktor kunci keberhasilan Fase 2: Mengevaluasi kesesuaian sistem dengan kebutuhan bisnis saat ini dan mengindentifikasikan pilihan solusi a. Analisis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi b. Identifikasi kondisi arsitektur SI/TI Fase 3: Menentukan solusi strategis a. Menentukan solusi SI/TI berdasarkan value chain b. Menentukan Solusi Strategi Aplikasi dan database c. Analisa kebutuhan Informasi d. Menetapkan rekomendasi TI Fase 4: Menyiapkan dan melakukan rencana implementasi a. Menetapkan Skala Prioritas b. Rencana implementasi aplikasi c. Rencana Rancangan Jaringan Komputer
3.2
Analisis Tools
3.2.1 PEST Analysis Analisis PEST adalah analisis yang berhubungan dengan aspek politik, aspek ekonomi, aspek sosial dan budaya, serta aspek teknologi [1]. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kondisi lingkungan umum atau lingkungan makro organisasi/perusahaan yang tidak berhubungan langsung dengan manajemen organisasi/perusahaan. Faktor yang mempengaruhi dalam analisis ini adalah sebagai berikut: a. Politik: Faktor-faktor politik yang dianalisis dan didiagnosis oleh sebagian besar perusahaan, antara lain upah minimum, pengendalian harga, kesempatan bekerja yang sama untuk semua orang, keselamatan dan kesehatan dalam pekerjaan, dimana lokasi pabrik boleh didirikan, perpajakan (perusahaan, konsumen), perlindungan konsumen, dan sebagainya. b. Ekonomi: Keadaan perekonomian pada masa sekarang dan di masa yang akan datang dapat mempengaruhi kemajuan dan strategi perusahaan. Faktor-faktor ekonomi yang spesifik yang dianalisis dan didiagnosis oleh sebagian besar perusahaan, termasuk pertumbuhan ekonomi, kebijakan moneter, pengeluaran pemerintah, kebijakan ke arah unemployment, tahapan siklus bisnis, kebijaksanaan fiskal, neraca pembayaran, dan sebagainya. Setiap segi ekonomi ini dapat membantu atau menghambat usaha mencapai tujuan perusahaan dan menyebabkan keberhasilan ataupun kegagalan strategi. c. Sosial: Faktor-faktor sosial terpusat pada penilaian dari sikap konsumen dan karyawan yang mempengaruhi strategi. Para perencana strategi harus mengikuti perubahan pada tingkatan pendidikan dan penilaian sosial dengan maksud menilai dampaknya terhadap strategi mereka. Faktor-faktor sosial yang dianalisis dan didiagnosis oleh sebagian besar perusahaan, antara lain distribusi pendapatan, demografi, tenaga kerja atau mobilitas sosial, perubahan gaya hidup, sikap kerja, pendidikan, kesehatan dan kesejahteraan, kondisi kehidupan (polusi, perumahan, dan sebagainya). d. Teknologi: Perencanaan strategi yang efektif meneliti lingkungan untuk mencari perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi bahan baku, operasi, dan produk, serta jasa perusahaan, karena perubahan teknologi dapat memberikan peluang besar untuk meningkatkan hasil, tujuan, atau mengancam kedudukan perusahaan.
183
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
3.2.2 Value Chain Analysis Value Chain merupakan tools analisis statistik yang digunakan untuk memahami secara lebih baik terhadap keunggulan kompetitif, untuk mengidentifikasi dimana value pelanggan dapat ditingkatkan/penurunan biaya dan untuk memahami secara lebih baik hubungan perusahaan dengan pemasok, pelanggan, dan perusahaan lain dalam industri barang maupun jasa. Value chain didefinisikan sebagai kegiatan yang dilakukan perusahaan, dapat dilihat pada Gambar 3 [1].
Gambar 3. Value chain analysis
a. Aktifitas utama terdiri dari: 1. Inbound Logistics, pada bagian ini terkait dengan penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian input menjadi produk Operations and Product, semua aktifitas yang terkait dengan pengubahan input menjadi bentuk akhir dari produk 2. Outbond Logistics, aktifitas yang terkait dengan pengumpulan, penyimpanan, distribusi secara fisik atau pelayanan terhadap pelanggan 3. Marketing and Sales, aktifitas yang terkait dengan pembelian produk dan layanan kepada pengguna/pembeli 4. Service, aktifitas yang terkait dengan penyediaan layanan untuk meningkatkan atau merawat nilai dari suatu produk b. Aktifitas Pendukung terdiri dari: 1. Infrastruktur perusahaan (Management and administrative services, seperti Manajemen, Akuntansi, Keuangan, dan sebagainya) 2. Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource Management, seperti Penerimaan, Pelatihan, Pengembangan Sumber Daya Manusia, dan pemberhentian karyawan) 3. Pengembangan Teknologi (Technology development, seperti R&D, peningkatan kualitas produk dan proses) 4. Pengadaan barang (Procurement, seperti pembelian bahan mentah, barang dijual, mesin dan peralatan)
3.2.3 SWOT Analysis SWOT didefinisikan sebagai berikut [2]: Tabel 1. SWOT Analysis
Opportunity
Threats
Strength
SO Strategies
ST Strategies
Weakness
WO Strategies
WT Strategies
184
Perencanaan Master Plan…
a. Strength, merupakan karakteristik yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat meningkatkan tingkat kompetensi perusahaan tersebut b. Opportunity, kesempatan pasar yang relevan dapat meningkatkan pertumbuhan keuntungan, meningkatkan sesuatu yang dapat membuat perusahaan memperoleh keuntungan yang kompetitif. c. Weakness, merupakan kelemahan yang berasal dari internal perusahaan yang dapat menempatkan perusahaan pada kondisi yang tidak menguntungkan d. Threats, adalah ancaman yang berasal dari luar perusahaan, baik dari pemerintah, kompetitor, ataupun masyarakat yang berada di sekitar perusahaan.
3.2.4 Critical Success Factor (CSF) Analysis Critical Success Factors (CSF) digunakan untuk menginterpretasikan tujuan, taktik, dan aktifitas operasional, termasuk kebutuhan informasi, serta kekuatan dan kelemahan sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan. Tipe dan sumber CSF adalah [3]: a. Aktif: manajer menentukan dan mempengaruhi faktor sukses untuk melakukan kegiatan kontrol dan mengukur hasil akhir b. Pasif: manajer tidak menentukan faktor sukses namun ia dapat menelusurinya. c. Internal dan eksternal organisasi
3.2.5 McFarlan’s Strategic Grid Analysis Aplikasi portofolio bisnis McFarlan digunakan untuk memetakan aplikasi yang ada pada saat ini dan juga kebutuhan aplikasi di masa yang akan datang dalam mendukung bisnis perusahaan. Pemetaan tersebut dilakukan sesuai kategori penilaian dampak suatu aplikasi terhadap bisnis [1].
Gambar 4. Portofolio McFarlan
a. Strategic Sebuah aplikasi dikatakan strategis jika aplikasi tersebut memiliki pengaruh kritis terhadap keberhasilan bisnis perusahaan di masa mendatang dengan memberikan competitive advantage bagi perusahaan.
185
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
b. High potential Sebuah aplikasi dikatakan high potential jika aplikasi tersebut menciptakan peluang competitive advantage bagi perusahaan. Di masa mendatang namun belum terealisasi. c. Key operational Sebuah aplikasi dikatakan key operational jika aplikasi tersebut menunjang kelangsungan bisnis perusahaan, dimana bisnis perusahaan bergantung pada aplikasi tersebut. d. Support Sebuah aplikasi dikatakan support jika aplikasi tersebut mendukung perusahaan dalam meningkatkan bisnis yang efisien dan manajemen yang efektif namun tidak memberikan competitive advantage.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dengan adanya kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI yang diusulkan, maka dilakukan implementasi kerangka kerja tersebut untuk membuat perencanaan strategis SI/TI pada PT Pesona Edu Solution. Adapun tahapan kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI yang diusulkan adalah sebagai berikut:
4.1
Fase 0 Menentukan Konteks dan Ruang Lingkup
a. Identifikasi masalah Berdasarkan pengamatan, PT Pesona Edu Solution saat ini sedang mengalami masalah-masalah, seperti: 1. infrastruktur IT yang kurang menunjang 2. maintenance hardware dan software di lokasi mitra bisnis kurang terkontrol 3. keterlambatan penyampaian informasi dari kantor pusat 4. kurangnya koordinasi data 5. kompetensi/kualitas SDM masih di bawah standar 6. layanan pendukung pendidikan yang tidak sesuai b. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Organisasi Hasil analisis lingkungan eksternal PT Pesona Edu Solution dengan metode PEST adalah: 1. Faktor Politik, Peraturan perundang-undangan tentang pegawai outsource (UU No.13 tahun 2003) dan Ketentuan/syarat seorang tenaga pengajar outsource disetarakan dengan guru berdasarkan bidang yang diajar (kebijakan pemerintah). Dampak terhadap bisnis adalah pergantian tenaga pengajar outsource pada lokasi mitra bisnis dan ketidaksesuaian kriteria tenaga pengajar outsource dengan permintaan mitra bisnis. 2. Faktor Ekonomi, Sistem upah berdasarkan UMR dan terjadinya inflasi (kenaikan harga barang/jasa secara umum selama periode waktu tertentu). Dampak terhadap bisnis adalah adanya kenaikan nilai kontrak kerjasama dengan mitra bisnis (penyesuaian) dan penyesuaian upah, tunjangan, dan jaminan kerja tenaga pengajar outsource. 3. Faktor Sosial, Masyarakat memandang perlunya pembelajaran teknologi di usia sekolah. Dampak terhadap bisnis adalah target peserta didik dalam proses pembelajaran TIK dimulai dari usia dini (Play Group). 4. Faktor Teknologi, Perkembangan hardware dan software pendidikan TIK dan media pembelajaran jarak jauh (e-learning). Dampak terhadap bisnis adalah pembaharuan hardware dan software pendidikan pada proses pembelajaran TIK di lokasi mitra bisnis, meningkatnya materi pembelajaran TIK, penggunaan metode elearning untuk beberapa materi TIK
186
Perencanaan Master Plan…
c. Analisis Lingkungan Internal Bisnis Organisasi SWOT analysis diperlukan untuk mengidentifikasikan kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang dihadapi PT Pesona Edu Solution. Tabel 2. SWOT Analysis Oportunities (Kesempatan)
Threat (Ancaman)
- Pengenalan teknologi pada anak usia dini
- Banyak perusahaan yang mulai melirik bisnis pembelajaran TIK di sekolah sehingga bermunculan pesaing-pesaing yang berkompeten
- Banyaknya sekolah-sekolah yang belum memiliki pembelajaran TIK
- Perundang-undangan dan kebijakan pemerintah terkait upah dan ketenagakerjaan karyawan outsource
- Minat mitra bisnis untuk memberikan - Kurikulum pemerintah yang baru terkait pembelajaran TIK kepada peserta pembelajaran TIK di sekolah didik yang lebih baik Strengh (Kekuatan)
SO:
- Pengembangan materi (produk TIK) disesuaikan dengan perkembangan teknologi
- Mengembangkan bisnis yang bergerak dibidang pendidikan TIK di berbagai daerah seluruh Indonesia
- Pengadaan workshop teknologi untuk guru-guru di lokasi mitra bisnis
- Mengembangkan layanan pendidikan TIK
- Biaya kontrak kerjasama disesuaikan dengan kebutuhan mitra bisnis - Mengadakan kompetisi/perlombaan TIK antar sekolah (mitra bisnis) untuk mengetahui perkembangan pengetahuan siswa akan TIK Weakness (Kelemahan) - Perangkat pengajaran (RPP, Silabus) sering tidak sesuai dengan kebutuhan mitra bisnis
ST: - Meningkatkan promosi dan meningkatkan pelayanan di bidang TIK
- Menyesuaikan upah tenaga kerja outsource
- Membangun SI/TI untuk menunjang pengembangan bisnis perusahaan
WO: - Membuat jadwal maintenance perangkat TIK untuk setiap lokasi mitra bisnis
- Meningkatkan teknologi SI/TI untuk mendukung tujuan perusahaan
WT: - Menyesuaikan perangkat pembelajaran (RPP, Silabus)
- Kurangnya pelatihan bagi tenaga pengajar outsource terhadap materi pembelajaran yang akan diterapkan di lokasi mitra bisnis - Kurangnya komunikasi antara tenaga pengajar outsource dengan manajemen kantor pusat - Sering terjadi pergantian tenaga pengajar di lokasi mitra bisnis
- Membangun komunikasi antara kantor pusat dengan tenaga outsource - Mengembangkan kualitas SDM dan di lokasi mitra bisnis meminimalisasi pergantian tenaga pengajar di lokasi mitra bisnis
- Jarang dilakukan maintenance perangkat teknologi di lokasi mitra bisnis
187
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
Gambar 5. Hasil analisis aktifitas utama rantai nilai proses bisnis
d. e.
Aktifitas utama (Primary): Inbound Logistics: pembuatan/pembaharuan kontrak kerjasama mitra bisnis Operations and Product: penyelenggaraan kegiatan pendidikan dan pengajaran pada lokasi mitra bisnis Outbond Logistics: diadakannya kegiatan workshop teknologi kepada karyawan yang ditempatkan di sekolah Marketing and Sales: kegiatan promosi dan pengenalan produk baru Service: penyelenggaraan kegiatan kompetisi antar siswa
a. b. c. d.
Aktifitas pendukung (Support): Firm Infrastructure: pengelolaan administrasi akademik Human Resource Management: pengelolaan SDM Technology development: pengelolaan SI/TI dan produk TIK Procurement: pengelolaan unit penunjang pembelajaran
a. b. c.
4.2
Fase 1 Menentukan Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung
a. Identifikasi Informasi Organisasi Analisis dan identifikasi visi, misi, dan tujuan organisasi adalah suatu cara untuk mengetahui keterkaitan antara visi, misi dengan tujuan organisasi yang ingin dicapai. Visi: Menjadi lembaga pendidikan yang berkualitas sehingga terwujud masyarakat yang kreatif, mandiri, beraklaqul karimah, dan mampu menghadapi tantangan global dengan membaca setiap kesempatan dan peluang yang ada. Misi: 1. Mengembangkan produk dan jasa pendidikan komputer yang bermutu tinggi dan up to date sesuai dengan perkembangan TI terkini dalam rangka turut mencerdaskan anak bangsa 2. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan komputer dengan menggunakan kurikulum berbasis kompetensi secara berkesinambungan. 3. Meningkatkan sarana dan prasarana pendukung pendidikan berbasis teknologi informasi 4. Peningkatan profesionalisme, kompetensi tenaga administrasi dan edukatif 5. Mempersiapkan lulusan yang memiliki kompetensi dan keahlian di bidang teknologi informasi dan komunikasi
188
Perencanaan Master Plan…
Tujuan: 1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran sebagai wahana pengembangan teori dan praktik di bidang teknologi pada anak usia sekolah 2. Menumbuhkan dan memberi motivasi belajar agar tercipta masyarakat gemar belajar 3. Membina peserta didik untuk berkembang menjadi tenaga professional di bidang teknologi informasi b. Identifikasi Faktor Kunci Keberhasilan Identifikasi strategi berdasarkan analisis CSF digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi pada PT Pesona Edu Solution, seperti yang dapat dilihat pada tabel 3 berikut ini. Tabel 3. Critical Success Factor
Faktor Kunci Keberhasilan (Critical Success Factor) Menjalin kerjasama dengan mitra bisnis yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia Penerimaan karyawan outsource yang akan ditempatkan Membina kerjasama pada lokasi mitra bisnis disesuaikan dengan dengan mitra bisnis ketentuan/syarat kebijakan pemerintah Tingkat penguasaan tenaga pengajar akan materi TIK mulai dari jenjang play group hingga SMA/SMK sederajat Menghasilkan Penerapan materi pengajaran TIK (produk TIK) sesuai lulusan yang jenjang pendidikan memiliki Pengembangan perangkat pembelajaran yang menunjang kompetensi dan pengembangan pengetahuan TIK keahlian di bidang TIK Menyediakan SI/TI Pembangunan/pengembangan SI/TI perusahaan yang handal untuk Perencanaan maintenance sesuai lokasi mitra bisnis mendukung proses bisnis Tujuan Utama
Key Performance Indicator pada tabel 3 adalah: a. Membina kerjasama dengan mitra bisnis: perluasan daerah kerjasama, peraturan dan kebijakan Departemen Pendidikan tentang syarat minimal tenaga pengajar, pembinaan dan pelatihan karyawan outsource. b. Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi dan keahlian di bidang TIK: Pembuatan/pengembangan produk TIK, Standar baku perangkat pembelajaran (kurikulum 2013/K13) dan kebutuhan mitra bisnis. c. Menyediakan SI/TI yang handal untuk mendukung proses bisnis: arsitektur SI/TI organisasi, jadwal maintenance hardware dan software untuk setiap mitra bisnis.
4.3
Fase 2 Mengevaluasi Kesesuaian Sistem dengan Kebutuhan Bisnis Saat ini dan Mengidentifikasi SI/TI
a. Analisis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Pada tahap ini SI/TI yang terdapat pada setiap divisi saat ini perlu dianalisis. 1. Hardware yang digunakan pada saat ini di lokasi kantor pusat seperti terlihat pada tabel 4 berikut.
189
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
Tabel 4. Daftar Hardware
Server
Jenis
Unit 1
User
21
Telekomunikasi Perangkat pendukung
3 1 2 4 2
Spesifikasi Intel ® Quad Core E5504 Xeon® CPU 2.20 GHz,4M cache, 4.86Gt/s QPI, 3x146Gb 10K RPM 6Gbps SAS 2.5” Hot Plug Hard Drive in 3.5” Carrier rise with 2 PCIe x8 +2 PCIe x4 slot, Broadcom5709 Dual Port 1GbE NIC w/TOE iSCSI, PCIe-4, 6GB Memory(3x2Gb), 133MHz, Dual Ranked UDIMMs for 1 Processor Dual-Core Processor E5300 (2.6GHz/800FSb/2M L2 cache), 1GB (1x1GB) NECC DDR2 800 MHz SDRAM Memory, 250GB 7.2K RPM SATA Hard Drive Pesawat Telepon extention Fax Printer HUB UPS 1200va/600watt
2. Software yang digunakan adalah windows server 2008 (versi 6.1) dan windows XP Professional dengan program office-nya adalah microsoft office 2007. Tabel 5. Modul aplikasi PT Pesona Edu Solution saat ini
Bagian Akademik SDM Produk Marketing SI/TI dan System
Modul Aplikasi SI Akademik SI SDM SI Produk SI Marketing SI Tecnical Support
3. Arsitektur sistem informasi saat ini
Gambar 6. Arsitektur sistem informasi
190
Perencanaan Master Plan…
4. Skema jaringan
Gambar 7. Skema jaringan sistem berjalan
b. Identifikasi Kondisi Arsitektur SI/TI Dalam mengidentifikasikan kondisi arsitektur SI/TI pada PT Pesona Edu Solution digunakan metode Mc. Farlan Grid.
Gambar 8. Mc. Farlan Grid sistem berjalan
Berdasarkan hasil analisis aplikasi saat ini, dapat disimpulkan bahwa PT Pesona Edu Solution belum memiliki aplikasi yang bersifat strategis dalam mendukung perencanaan SI/TI untuk menunjang daya saing bisnis di masa mendatang.
4.4
Fase 3 Menentukan Solusi Strategis
a. Menentukan solusi SI/TI berdasarkan value chain Berdasarkan identifikasi strategi yang telah dibahas sebelumnya maka langkah selanjutnya adalah menentukan mana saja yang menjadi strategi manajemen SI/TI, Strategi Bisnis SI dan Strategi TI, kondisi SI saat ini dan strategi SI yang diusulkan akan dibedakan mana yang baru, upgrade, ada (dipertahankan) dan dibuang (delete) kemudian dimasukan ke dalam portofolio aplikasi SI mendatang, sehingga didapatkan solusi SI/TI berdasarkan value chain sebagai berikut:
191
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
Tabel 6. Analisis solusi SI/TI berdasarkan value chain
Aktifitas
Value chain Inbound Logistics Operation and Product
Primary
Support
Outbound Logistics Marketing and Sales
Kegiatan Pembuatan/pembaharuan kontrak kerjasama mitra bisnis Pendidikan dan pengajaran, respon terhadap permasalahan di lapangan (mitra bisnis) Workshop TIK untuk mitra bisnis Promosi dan pengenalan produk baru
Unit kerja Marketing
Bagian Akademik
Sistem Informasi SI Marketing
SI Akademik
Bagian SI Akademik Akademik - Bagian SI Marketing Marketing - Bagian SI Produk Produk Service Kompetisi antarsiswa Bagian SI Akademik Akademik Firm - Pengelolaan RPP, Silabus, - Bagian - SI Akademik Infrastructu prosem, prota Akademik re - Pengelolaan sarana dan - Bagian prasarana Logistics Human Perekrutan, penempatan, Bagian HRD SI SDM resource pembinaan, kompensasi, Manageme penghentian n Technology Teknologi Informasi Bagian SI Developme Teknisi IT IT&System nt Procureme Pengelolaan unit - Bagian - SI Akademik nt penunjang pembelajaran Akademik - SI Produk - Bagian Produk - Bagian Logistic
b. Menentukan Solusi Strategi Aplikasi dan Database Dengan memperhatikan tren teknologi yang sedang berkembang saat ini dan banyak dipergunakan oleh kalangan pebisnis, maka dibuat solusi strategis aplikasi seperti berikut: Tabel 7. Solusi strategi aplikasi dan database
Internet, Intranet, Wireless WIMAX, Kabel serat optik Tren aplikasi dan JAVA, PHP, SQL server, MySQL, database ERP/SAP Oracle Autentikasi, firewall, Enkripsi, Kebijakan Tren pengamanan SI/TI pengamanan Tren Jaringan Komputer
Saat ini tren jaringan komputer yang banyak digunakan oleh perusahaan dalam pengolahan sistem informasinya adalah penggunaan internet, intranet, wireless,
192
Perencanaan Master Plan…
WIMAX, kabel serat optik. Tren aplikasi dan database yang saat ini mulai dilirik perusahaan-perusahaan dalam menempatkan serta mengolah data-data operasional perusahaan adalah java, php, erp/sap, sql server, mysql, oracle. Untuk tren pengamanan SI/TI yang terdapat pada perusahaan-perusahaan maju adalah autentikasi, firewall, enkripsi serta kebijakan pengaman yang diberlakukan pada perusahaan tersebut. c. Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi pada PT Pesona Edu Solution ditentukan berdasarkan identifikasi CSF yang kemudian akan diselaraskan dengan rumusan strategi SWOT (SO, ST, WO, WT) dan value chain yang sudah dijabarkan pada analisis lingkungan internal bisnis organisasi. Tabel 8. Analisis kebutuhan informasi berdasarkan CSF, SWOT, dan Value Chain Strategi Bisnis
Mengembangkan Bisnis
Strategi SWOT
Mengembangkan bisnis yang bergerak dibidang pendidikan TIK di Menjalin kerjasama berbagai daerah seluruh dengan mitra bisnis di Indonesia seluruh wilayah Indonesia Meningkatkan promosi dan meningkatkan pelayanan di bidang TIK
Value Chain
Kebutuhan Informasi
Inbound Logistic
Laporan Pembuatan/ SI Marketing Pembaharuan SI Promosi Kontrak Kerjasama mitra bisnis
Marketing & sales
SI Kegiatan Pelayanan
Menyesuaikan perangkat pembelajaran (RPP, Silabus)
Firm Infrastrukture
Laporan Akademik
Mengembangkan layanan pendidikan TIK
Menerapkan materi sesuai jenjang pendidikan
Operation & Product
Laporan pembuatan/ pengembangan produk TIK
Menyediakan SI/TI Meningkatkan teknologi yang handal untuk SI/TI untuk mendukung mendukung proses tujuan perusahaan bisnis Membuat jadwal maintenance perangkat TIK untuk setiap lokasi mitra bisnis Mengembangkan kualitas SDM dan meminimalisasi pergantian tenaga pengajar di lokasi mitra
Membangun/ mengembangkan SI/TI perusahaan
Perencanaan maintenance sesuai lokasi mitra bisnis
SI Akademik
Technology Development
SI Produk SI Sarana Prasarana SI Kelulusan peserta didik Mitra Bisnis
Blueprint pembangunan/ pengembangan SI/TI SI/TI& System
Laporan jadwal maintenance setiap lokasi mitra bisnis
Laporan kinerja karyawan
Penguasaan tenaga Human Resource Laporan kompensasi pengajar akan materi karyawan Management TIK Membangun komunikasi Laporan permasalah antara kantor pusat yang dihadapi dengan tenaga outsource karyawan di lokasi di lokasi mitra bisnis mitra bisnis Menyesuaikan upah tenaga kerja outsource
SI kedepan SI Kontrak kerjasama
Mengembangkan perangkat pembelajaran yang menunjang pengembangan pengetahuan TIK
Membangun SI/TI untuk menunjang pengembangan bisnis perusahaan
Meningkatkan kualitas SDM
CSF
SI SDM
193
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
d. Menetapkan Rekomendasi TI Spesifikasi TI usulan yang direkomendasikan pada PT Pesona Edu Solution adalah sebagai berikut: 1. Daftar perangkat keras yang diusulkan Tabel 9. Daftar usulan Hardware
Jenis
Unit
Spesifikasi
1
Intel Xeon E3-1220v3 3.1GHz Turbo 3.5 Ghz 8MB L3 Cache,4 GB DDR3 ECC, 500Gb SATA 7.2Krpm Xtra Endurance, 4 Hotplug SATA , 4x Intel i210AT Gigabit LAN, x16 GPU Card Supported, DVDR, Tower 500 Watt.
User
25
Dual Core (2.5 Ghz) TRAY, Mainboard ASUS/Gigabyte/ECS Memory DDR2 V-gen 2 Gb PC 5300, Harddisk 160 Gb Seagate/Maxtor SATA, Keyboard + Mouse Simbadda, Casing ATX 450w + 2 FAN CPU, LCD Monitor LG/Samsung Wide Screen 17″, VGA PCI-Express Digital Alliance 9500GT Super 1Gb DDR2 256Bit
Telekomunikasi
7
Pesawat Telepon Extention
2
Fax
5
Printer
5
HUB
2
UPS 1200va/600watt
Server
Perangkat pendukung
2. Skema jaringan usulan
Gambar 9. Skema jaringan komputer usulan
194
Perencanaan Master Plan…
4.5
Fase 4. Menyiapkan dan Melakukan Rencana Implementasi
a. Menetapkan Skala Prioritas Terdiri dari aspek strategis, aspek penggunaan, dan aspek kebutuhan informasi dengan penilaian: Poin 1: sangat tidak penting, Poin 2: kurang penting, Poin 3: cukup penting, Poin 4: penting, Poin 5: sangat penting. Tabel 10. Skala prioritas aplikasi
Sistem Informasi
Aspek Aspek Strategis Penggunaan
Aspek Kebutuhan Informasi
Total Point
SI Akademik
4
5
3
12
SI Produk
3
4
4
11
SI Marketing
3
3
3
9
SI SDM
4
5
4
13
SI IT&System
4
5
5
14
SI Promosi
3
3
3
9
SI Kegiatan Pelayanan
3
2
2
7
SI Kontrak Kerjasama
2
2
3
7
SI Sarana dan prasarana
2
3
3
8
SI Kelulusan Peserta Didik
2
2
2
6
SI Knowledge Management
2
2
2
6
Aplikasi Penjamin Mutu
2
2
2
6
b. Rencana implementasi aplikasi Berdasarkan skala prioritas yang dibuat, maka selanjutnya dibuat rencana implementasi aplikasi yang diusulkan seperti pada tabel berikut ini.
195
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
Tabel 11. Rencana implementasi strategi SI/TI
c. Rencana Rancangan Jaringan Komputer Dalam penelitian ini diusulkan untuk membuat jaringan komputer yang lebih terstruktur antara divisi pekerjaan pada PT Pesona Edu Solution. Berdasarkan usulan tersebut maka diperlukan penjadwalan rencana rancangan jaringan komputer, seperti terlihat pada tabel berikut ini. Tabel 12. Rencana implementasi rancangan jaringan komputer usulan
196
Perencanaan Master Plan…
5.
IMPLIKASI PENELITIAN
a. Aspek Manajerial Dari segi aspek manajerial didapatkan gambaran tentang kondisi operasional perusahaan seperti berikut ini: 1. Mengembangkan visi, misi, dan tujuan organisasi untuk jangka pendek dan jangka panjang melalui perencanaan strategis yang dibuat. 2. Meningkatkan efektifitas dan effisiensi kinerja perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, serta mampu membuat inovasi baru dan meningkatkan daya kreatifitas karyawan sehingga diharapkan memiliki keunggulan dibandingkan kompetitor lainnya yang bergerak pada bidang yang sama. 3. Meningkatkan kemampuan seorang manajer dalam mengelola perusahaan yang dipimpinnya sehingga meningkatkan keyakinan karyawan bahwa dirinya mampu mengendalikan dan membawa perusahaan ke arah yang lebih baik. b. Aspek SI/TI Dari segi aspek perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi, implikasi penelitian yang diperoleh sebagai berikut: 1. Meningkatkan kinerja karyawan dengan pembangunan SI/TI yang menunjang kegiatan operasional 2. Membangun komunikasi antara kantor pusat dengan karyawan yang berada di lokasi mitra bisnis sehingga meminimumkan kesalahan penerimaan informasi. 3. Memperbaiki infrastruktur teknologi informasi dalam hal ini berhubungan dengan jaringan komputer, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software). c. Aspek Penelitian Lanjutan Dari segi aspek penelitian lanjutan diperlukan perbaikan-perbaikan berupa pembangunan/pengembangan materi penelitian yang dapat memberikan nilai tambah bagi kemajuan perusahaan.
6.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan maka penulis mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut : a. Master perencanaan strategis SI/TI PT Pesona Edu Solution dilakukan dengan menggunakan pendekatan Tozer, yang terdiri atas lima Fase. Teknik analisis yang digunakan adalah analisis PEST, SWOT, dan value chain, yang digunakan untuk menganalisis kondisi organisasi saat ini untuk menggambarkan kondisi internal dan eksternal bisnis. Analisis CSF digunakan untuk mengidentifikasikan faktor kunci keberhasilan dan pemetaan dengan Mc. Farlan grid serta mengidentifikasikan kondisi arsitektur SI/TI dan target aplikasi yang dijadikan solusi strategi SI/TI. b. Untuk menghadapi persaingan dan meningkatkan efesiensi proses bisnis maka PT Pesona Edu Solution menyusun strategi penataan proses bisnis dengan tujuan meningkatkan kinerja dan value bisnis di masa mendatang. c. Hasil analisis kondisi bisnis dan sistem informasi mengungkapkan berbagai faktor yang dapat diefesiensikan dengan pemanfaatan sistem informasi. d. Dengan adanya usulan kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI, diharapkan PT Pesona Edu Solution dapat mengetahui faktor-faktor penting yang diperlukan dalam mengembangkan suatu sistem informasi yang selaras dengan rencana strategis organisasi. e. Pengembangan infrastruktur IT dilakukan dengan pedoman standarrize, scalability, security, dan integration. Dari segi infrastruktur TI yang dimiliki PT Pesona Edu Solution sudah cukup baik.
197
Vol. 06 No. 22, Apr – Jun 2017
REFERENSI [1].
[2]. [3].
Hikmah, Noer. 2013. Perencanaan Strategi Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi Pada Institusi Akademik Menggunakan Pendekatan Tozer: Studi Kasus STMIK Mercusuar Bekasi [Tesis]. STMIK Nusa Mandiri Dewanto, W.Falahah. 2007. ERP (Enterprise Resource Planning) Menyelaraskan teknologi informasi dengan strategi bisnis, Informatika Bandung Wijaya, Andri, dan Sensuse, Dana Indra. 2011. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Perusahaan Otomotif Dengan Menggunakan Metodologi Tozer [Tesis]. SNATI, Yogyakarta
198
