BERITA ACARA MONITORING SISTEM PENJAMINAN MUTU
LEMBAGA INFORMASI DAN KOMUNIKASI(LIFOKOM) UNIVERSITAS MURIA KUDUS SEMESTER GASAL TAHUN 2014/2015 Pada hari ini Senin tanggal 12bulan Januari tahun 2015, telah dilaksanakan Monitoring Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas untuk Semester Gasal Tahun 2014/2015 pada:
LEMBAGA : INFORMASI DAN KOMUNIKASI Dengan hasil sebagaimana yang telah diuraikan dalam Borang Monitoring Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Lembaga Informasi dan Komunikasi (terlampir). Hasil monitoring tersebut harus ditindaklanjuti oleh Pimpinan Lembaga digunakan sebagai bahan evaluasi pada monitoring berikutnya.
Kudus, 12Januari 2015 Ka. Lifokom
Drs. Muh Syafei, M.Pd
,
Ketua Tim Monitoring
Endang Supriyati, S.Kom, M.Kom
dan akan
BORANG MONITORING LEMBAGA INFORMASI DAN KOMUNIKASI(LIFOKOM) UNIVERSITAS MURIA KUDUS SEMESTER GASAL TAHUN 2014/2015
IDENTITAS
NAMA UNIT
:LEMBAGA INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Kudus, 12 Januari 2015 Ka. UPT Linfokom
Drs. Muh Syafei, M.Pd
Petunjuk Pengisian 1. Beri tanda contreng pada YA jika pernyataan sesuai dengan kenyataan atau TIDAK jika pernyataan tidak sesuai dengan kenyataan 2. Beri uraian pada pernyataan yang terbuka (jika tidak dapat dijelaskan dengan YA dan TIDAK). 3. Beri uraian pada kolom dokumen bukti fisik yang mendukung pernyataan.
A. Implementasi SPM UMK NO. 1.
PERNYATAAN Unit kerja kami telah menerapkan Sistem penjaminan mutu UMK
YA √
2.
Unit kerja kami telah menyusun Dokumen pengelolaan Sistem Linfokomyang terdiri dari: a. Manual Prosedur b. Instruksi Kerja c. Rencana Kerja Unit kami telah mensosialisasikan manual prosedur kepada staf melalui : a. Rapat
√
3.
√
TIDAK
DOKUMEN Renop Manual Prosedur Instruksi Kerja
Hasil Monitoring - Komitmen mutu sdh berlangsung Kegiatan sudah dilakukan semua. - Sdh melaksanakan PMB, Kerjasama, Humas - Dokumen blm Ada ( MP dan IK) - Secara praktek kegiatan mutu sdh dilakukan, dokumen belum dibuat berdasarkan format BPM. - Renop masih softcopy - Renop berjalan 80% - Mhs paling banyk mendapat info dari brosur dan web, tabloid Infomuria - Ada hasil penelitian dari PMB Saran : Pendampingan pembuatan dokumen dari BPM Sama dengan point no.1.
- Buku Notulen Rapat, - Dokumen kerjasama instansi, institusi, kantor pemerintahan dalam negeri dan luar negeri.
4.
Unit kami telah melaksanakan kerja sesuai dengan manual prosedur.
√
Indikator MP sudah dilaksanakan atau belum (u auditor)
5.
Unit kami telah melakukan rapat koordinasi dalam melaksanakan kegiatan Unit kami telah memiliki help desk yang melayani gangguan 24 jam
√
Daftar Hadir
√
Website Hot line PMB (24Jam)
Unit kami melaporkan hasil kegiatan kepada pimpinan secara berkala a. ................. b. ....................... Unit kami telah memiliki Job Diskription sebagai panduan kerja
√
-hotline PMB dan humas dengan sms boos - redaktur web setiap saat menerima layanan -sosmed : FB, twitter, Youtube, - Dibawah rektor dan WR IV - Lap berupa lesan dan printout (baak, rektorat, yayasan)
Tugas & Fungsi LINFOKOM (belum ditulis)
- Sdh dilaksanakan, praktek sudah dilaksanakan. - Dokumen blm ada
6.
7.
8.
√
- Prakteknya Sudah sesuai dengan MP tetapi dokumen MP belum ada.
-
Buku notulen rapat
B. Pengembangan Linfokom NO. 1.
PERNYATAAN Unit kerja kami telah menyusun rancangan pengembangan Linfokom
2.
Unit kerja kami telah mensosialisasikan Pengembangan Linfokom kepada unit kerja lain melalui : a.Rapat… b. Surat
YA √
TIDAK
DOKUMEN Renop
Belum
Hasil Monitoring -sudah, masih dalam bentuk softcopy. -Hardware (PC, meja, kertas) - Rakor universitas - Pelatihan melibatkan semua unit (contoh web terintregrasi) - Dg Pihak luar dlm bentuk kerjasama.
3. 4. 5.
6.
7.
8.
9.
10.
Unit kami telah menyusun RENOP tahunan Unit kami telah melaksanakan kegiatan sesuai dengan RENOP Unit kami telah mengembangkan hardware secara bertahap, yaitu ; a. CBT/PMB b. HUMAS C. KERJASAMA
√ √ √
-
Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan software secara bertahap (CBT/PMB) Unit kami telah mengembangkandan mengimplementasikansistem layanan akademik Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem pengelolaan sumber daya Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem layanan linfokom Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem penerimaan mahasiswa baru
√
-update software
11.
Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
12.
Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi penjaminan mutu
Sdh, dalam bentuk softcopy Ya, sesuai dengan renop. Renop sdh berjalan 80% Kehumasan (kamera DLSR), scanner, printer, AC - Hardware sdh terpenuhi - Akan mengembangan video
√
- Layanan akademik itu di fakultas
√
- Staffnya terbatas, pekerjaan banyak.
√
- Humas, PMB, kerjasa sama luar negeri.
√
Sdh, CBT Sdh dikoreksi dengan mesin. PBT koreksi dengan scanner MhsTransfer, bidikmisi (magelang, pamotan, rembang) - Siswa berprestasi (tingkat kabupaten) - Diluar lifokom - Penelitian tindakan untuk mahasiswa baru, pada waktu sapamaba (email, fb) -sdh - bagian2 pada lifokom menjadi kepala bagian -
√
√
13.
14.
15.
Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi elearning Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi penunjang keputusan Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan jaringan internet dengan kapasitas…… bandwidth.
16.
Unit kami telah mempunyai data pemanfaatan bandwidth oleh semua unit
17.
Pemanfaatan bandwidth oleh user telah mencapai rata-rata di atas 80% tiap hari Unit kami telah mengembangkan WEB UMK
18.
19. 20.
Unit kami telah mengembangkan forum diskusi Unit kami telah mengembangkan forum alumni
√
- Bukan bagian lifokom - Dikerjakan oleh lemdik
√
-
√
Linfokom usul/ mendorong. Eksekusi oleh PSI Linfokom usul/ mendorong. Eksekusi oleh PSI Oleh PSI
√
Penelitian promosi PMB UMK
- Disuport oleh PSI
- Data dimiliki PSI
- Data dimilki PSI
√
- www.umk.ac.id - www.pmb.umk.ac.id - Fb : pmb Universitas Muria Kudus - Hotline, pin BBM, twitter. - Pin BBM info PMB
√
- Dibawah WR 3, temu alumni
C. Sumber Daya Sistem Informasi NO. 1.
PERNYATAAN Unit kami telah mempunyai jumlah SDM yang mencukupi sesuai dengan lingkup pekerjaan : a. Programmer b. Web administrator
YA
TIDAK √
DOKUMEN -
Hasil Monitoring Bukan tugas lifokom
c. .............................. d. .............................. 2.
Unit kami telah mengembangkan SDM melalui kegiatan pelatihan-pelatihan yang meliputi : a. ...................... b. ......................
√
3.
Unit kami telah mendapat dukungan dana dari APBUuntukkegiatan operasional sejumlah.................... untuk kegiatan meliputi: a. ............................ Unit kami telah melaporkan penggunaan dana untuk kegiatan : Unit kami telah ditunjang sarana operasional yang memadai yang meliputi: a. Server dll Unit kami telah ditunjang ruang kantor yang memadai yang terdiri dari: a. ruang server ...................m2 b. ruang pimpinan c. ruang help desk d. dll. Unit kami telah ditunjang sejumlah ............ server dengan spesifikasi....................... Server telah difungsikan untuk :
√
Bukan tugas lifokom
√
Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom
4. 5.
6.
7. 8.
a. b. c. d. e. f.
Application Server Database Server Mail Server Multimedia Server SMS Gateway Web Server
√
-
Bukan tugas lifokom
√
Bukan tugas lifokom
√
Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom
√
9. 10. 11. 12.
13. 14. 15. 16. 17.
g. Blog Server h. Chat server i. …………………….. Unit kami telah mengkoneksikan jaringan ke semua unit Jaringan telah difungsikan untuk mengkoneksikan sistem informasi Jaringan telah difungsikan untuk mengkoneksikan internet Unit kami telah mempunyai jadwal perawatan jaringan rutin dan diimplementasikan.
√
Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom
√ √ √
√
Unit kami telah mempunyai data semua komputer yang ada di UMK Unit kami telah menyediakan area hot spot di seluruh UMK Jaringan UMK telah terkoneksi dengan jaringan WAN Dikti/Jardinas Unit kami telah mekasanakan sosialisasi fasilitas TIK kesemua penguna Unit kami telah menyediakan layanan online untuk masyarakat
Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom Bukan tugas lifokom
√ √ √ √
D. Internalisasi Budaya Mutu NO. 1. 2.
PERNYATAAN Unit kami telah berkomitmen membangun budaya mutu Unit kami telah mensosialisasikan budaya mutu dengan cara : a. Rapat b. Pengarahan Langsung c. Penugasan kepada Staf
YA √ √
TIDAK
DOKUMEN
Hasil Monitoring - Sdh disetujui APBU - Rapat, notulen
√
3.
Unit kami melaksanakan kegiatan secara efektif dan efisien
4.
Bentuk upaya untuk membangun budaya mutu : a. Merencanakan penyusunan dokumen sesuai Renop b. Dokumentasi aktifitas Linfokom c. Pertanggungjawaban Kegiatan
- Anggaran sudah terserap - Kegiatan tranparan - Lap keuangan transaparan - Mendokumenkan sesuai format BPM
E. Permasalahan yang Dihadapi NO. 1.
2.
3 4
PERMASALAHAN Linfokom belum pernah mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen, karena pelatihan-pelatihan oleh UMK diadakan sebelum lembaga ini ada. Jumlah bagian dan staf belum sesuai dengan Beban Tugas Linfokom. Sebagai sebuah lembaga, masalah yang ditangani Linfokom terlalu banyak. Pekerjaan Linfokom belum sepenuhnya bisa dilaksanakan oleh personal di luar Linfokom Luas dan Tata Ruangan kurang mendukung fungsi dan tugas-tugas Linfokom
ALTERNATIF SOLUSI Pendampingan untuk penyusunan Dokumen Penjaminan Mutu oleh BPM Penambahan tenaga (Kabag dan staf)
Penambahan Staf dengan kompetensi terkait pekerjaan Penambahan Ruang dan Penataan Ruang
