a1la4
Standar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi Austindo Nusantara Jaya Agri Group
Jefso! Novriddo Saragin
LiceNe & Pernit St.fi
Su.ipto
Lictr$ & Pemil Meagcr
Maridirr
D em,l AffiiN Dimror
I Cl
N
Srandar operasionat Prosedur KomuniLasi dan Pemberian Informasi DAFTAR ISI
Hal.
Daftar Isi
I
Riwalat Dokumen
t
Definisi
3
Ruang Litrgkup .......
5
Tujuan ...,.,......,....
5
Metode.,....,..,.,,....
5
Komunikasi dan Pemberian Informasi Internal..,.....,.............
5
Komudkasi dan Pemberian Informasi Eksternal....,..............
I
Komunikasi dan Pemberian Informasi Rahasia Kepada Internal dan EksternaI.............,....,.,. Penyampaian Inforrnasi Rahasia
11
.....,,,....
11
Metode Penyampaian Informasi Rahasia kepada Interual ,.....,..
11.
,,,....
t2
N{etode Penyampaian Informssi Rahasia kepada Eksternal
Kerahrsiaan Pemberi lll.fortu
sil
Whistleblo$er
13
Dokumentasi
13
Tindak Lanjut ..,,....
l3
Lampiran: Lamp.
l:
Form
Ko
unikasi
da
Pemberian I[formasi Internal
Lamp. 2: Buku log Komunikasi dan Pemberian hformasi Eksternal
Lamp.3: Buku log Komunikasi datr Pemberian lnformasi Internal Lamp. ,l: Form Daftar Stakeholder
ti
Riwayat Dokumen SOP Komunikasi dan Pcmberian Informasi No. Rev 0
Alasan Rev.
Penyempumaan SOP 1
Komu.iikasi dan Pemberian Inforrtasi
Tgl. Rev.
Hal Edisil Rev.
Uraian Perubahan iudul SoP Perubahan Ruang Lingkup SOP denqan Pemberian Informasi Inforrnasi Rahasia
25 N{aret 2013
Pembaharuall kete1ltuan
2
Pembahaauatr
25
ketentuan Angka
Desember
12 51
2t'14
Edisi,Rev 0l /01 meojadi Edisi Rev 0I/02
Edisi/Rev 3
Pembahanan ketentuan Angka
4253
I Juli 2015
0y02 menjadi Edisi Rev 01/03
Staleholdet Meeti g pada ketentuan angka 4.2.5.3 Te tang Komunikasi dan Pemberian Informasi Dua Pihak (Internal dan Ekstemal)
Pembahamar ketentuan mengenai pembahaauan,/rpddle Dafr^r Stakehalder pada ketentran angka ,1 2.5.3 Tentang KomLlnikasi dan Pemberian Informasi Dua Pihak (lnternal dan Eksteroal)
Edisr',&ev 1
Penambahan Klausul
Aogka 6.
I
01/03
Penarnbahan Klausril Angka 6.
September 2015
menjadi EdisirRev 0t /04
Telrtang Kerahasiaan Pemberi Infotfl asi I Wh i s t I e b I ov e r
tQ 4Nt l.
Standar Operasional Prosedur Komunikasi dan Pemberian Informasi
Definisi
1.1. Komunikasi Komunikasi adalah serargkaian kegiatan ya[g dilahftan untuk menyampaikan pesa! dadatau infomasi denga.n suatu proses/cara telteffu, yatg melibatkal dua orang atau lebih pada suatu konteks tertentu. mempunyai pengaruh tertentu, serta memiliki kesempatan untuk melakukan .espon balik. 1.2.
Inlormasi Irfoimasi adalah segala be[tuk data ya[g berliubulgan de[gan Petusaluarl ta[pa terkecuali" temasuk namun tidak terbatas pada data lisai dar/atau teftilis dalarn beltuk dokumo hadratpy d,al,lata.u sorcopl. aplikasi dariatao sofn,are yaji'g lerkait detrgal kegiatan operasional Perxsahaan, yang dapat disampsikan kepada Karyawan atau pihak ketiga lairmya:
1-3. Komunikasi
Internal
Ko
unikasi il1temal adalah komrdkasi dua arah yang dilakukan dalam ruang hngliup iltemal Penrsahaan untuk menyampaikan pesan da atau informasi dengan maksud untuk mendapatkan respon dan talggapan yang dikehendah. \4edia Komunikasi intemal terdiri dari majalah intemal Perusahaan, laporan iangsung karyawan, penyampaian langsung kepada karyarvar pada waktu apel pagi, training, dl1.
t.4. Komudkrsi trksternal Komuikasi Ekstemal adalah komunikasi dua arah yang dilakukan oleh Perusaiaan dengan pihak-pihak diluar lingliup Perusahaan untuk menyanpaikan pesan dan/atau infomasi dengan mak$d mendapatkan respoD dan tanggapan yatrg dikellendaki. Pihak-pilak Ekstemal tersebut adalah termastk namun tidak terbatas pada badan pe&erintahan, lembaga swadaya, media, masya.ralat dan pihak pihak lain diluar Perusalraan yang rnerupakan pa ft ne r P e1\sa7'6;a1'r,-
1,5. Informasi Intemal Informasi Intemal adalah segala infomasi yang berhubungan dengan Perusahaan tanpa terkecuali, yaog akan diberitahukatr kepada karyatlan Perusahaaq ternasuk na1nul1 tidak terbatas pada inJonnasi lisal dan/atau teftulis dalam bentuk dokumen da atau data 1zng berjsi iofonnasi milik Pemsalaal;
/t
tc 4ryJ
Statrdar Operasional Prosedur Komunikasi dan Pemberian Informasi
1.6. lnformasi Eksternal lnfomasi Ekstemal adalah segala informasi yang berhubungan dengan Perusahaan tanpa terkecuali, temastk oamLrn tidak te6atas pada infonnasi lisatr dan/atau tertulis dalam beltuk dokumen daoratau data r-ang beiisi informasi milik Perusaluan, yang akan diberitahukan kepada piluk-pihak ketiga lainnya diluar Perusahaan, temasuk namrm tidali terbatas pada badan pemerintahan, lembaga s\ladaya, media, masyarakat yang merupakan pdrlflel Pelxsahaan;
1.7. Inlormasi
Rahasia
Infomasi Rahasia adalah segala informasi yang berhubungan dengan Perusalraan tanpa terkecuali, temasuk namun tidak terbatas pada infommsi lisa! dan/atau tertulis dalam benhlk dokumen dan/atau data yang bedsi informasi milik Perusahaan. yang dianggap penting dan tidak dapat dibagikan kepada selLruh pihak,
karena sifat dan lingsinya yarg dianggap beruelgaruh besar terhadap kelangsungan
bisnis dan kebijakan PeflBahaan, temasuli narnun tidak terbatas pada infolnasi yalg memiliki tinglat kera$.anan serta berpotensi besar unftrk lneDimb ikan perselisihal baik secara intemal maupun ekstemal, infonnasi terkait dengan kepersonaliaan, legalitas dan dokrunen-dokunen korporasi;
1.8. Media Komunikasi I{edia komu kasi adalah samna kommilasi yang di$makan oleh Pemsahaan dalam melaksanakan kegiatal komunikasi intemal dan ekstemal. Adaputr media koounikasi yatg dapat digtuukall antara laip, tgnBasuk mmlu tidak terbatas pada: koran, ma.jalah, TV. radio. dll.
1.9.
Top M.rnagemeht
Tap Mafiageme l adalal pilak-pihak yang ditunjuk oleh Perusahaan unhrk meneftukan apakah suatu i]fo1masi dikategorikao sebagai lnfommsi Rahasla, Infomasi Intemal maupun Infonnasi Ekstemal; Pihak yang dihajut Perusahaan adalah Direlirlr pada masing-masing wilayah operasional Perusahaan;
l.l0
Stukeholder
Stakeholdq adalah setiap individu dan/atau kelompok yang berada didalam darL/atau diluar Perusahaan yarg mempunyai peran dan pengaruh dalam keberlangsungan dan perkembangan Perusahaa[.
ft
I
//
I
2.
C Afri
standar operrsiotral Prosedur komunikasi dan Pemberian loformasi
Ruadg l-ingkup Ruang lingkup Prosedur ini adalah meliputi seluruh kegiatan kolnMikasi dan pemberian infolmasi yang teiadi dalam kegiatan operasiolral Pemsahaan, tanpa terkecuali, baik yallg sil'atnya rahasia atau umum, yang dilakukan darl/atau diberitahukan dalam tuang lingkup intelnal Penisahaatr ma,tpul kepada pihak ketiga lainoya diluar lhgkup pamsahaan, termasuk namun tidak terbatas pada informasi lisan dan/atau tulisan dalam bentuk dolunen da[/atau data yaog berisi infonnasi yatrg berhubungan detrgan Perusahaan.
Ruang lingkup Prosedur
ini jrga meliputi
setiap karyawa, Perusahaan yang bertanggu.igiarab dalam pemberian sejumlah infonnasi. baik )-ang sifamya raltasia lnauplur umum, kepada karyawan manpun pihat ketiga laimya, seta karyawar Pensahaa, dadatau pihak ketiga yang telah memperoleh iltformasi mengenai Pel1tsahaan. SOP iri berlaku uotuk semua anak perusahaatr yang ada di Group ANJ Agrr Tujuan Tujufin Piosedur Komunikasi da, Pemberian lnformasi adalah untuk menetapkafl sistem komunikasi dua amh dan menetapkan tata cara penyiunpaian dan penyaringan infonnasl yalrg disampaikao oleh Pemsahaan. baik kepada karyawan maupun kepada piluk ketiga lainnya. agar semua infomasi yang terkait dengan selu.uh aspek kegiatao Perusahatu. tennasuk namrm tida& terbatas pada kegiata[ sosial kemasyaratatan, Ketenagakerjaa , LingkmgaD dan Kesehatan dal1 Keselamaran Kerja (K3.]. dapat diketahui oleh karya\tan. pengunjung sefia pihak ketiga ]ainnya atau ekstemal, serta seca& simultm Pe.usahaan memperoleh ioformasi dan laporan yang komprehemif dari karyalvan, pengunjung sefta pihak ketiga lai lya atau ekstemal4. Metode
,1.1. Komurikasi dan Pemberian lnrormasi Internal 4.1.1. Umum Perusahaan dalam pelaksa]laa! aktifitas dan operasionalnya, baik di pab.ik maupun di kebun, akan senartiasa mengkomurrikasikar sehiruh prosedur yang telah ditetapkan oleh Pemsahaao, rermasuk namun tidak te$atas pada prosedur mengenai sosial kemasyaulatan, ketenagakerjaan, lingkungan serta K3, dimana prosedur ini dibuat untuli diterapkan serta diinfomasikal kepada
selumh karyawan Perusahaau sehingga dalam pelaksalaaiuya akarr menjadi efektif. Secara langsmg, Karyawa, juga memperoleh sa&na unttik meryampaikan informasi dan laporannya kepada Perusaltaan.
it
\(llrHDokmcn !sOP-l&-o1
Standar Operasional Prosedur Komunikasi dan Pemberian lnformasi
Edisi/
Rtvisi
al
lu
j"r. L6,aru
4.1.2 Pengembangan
da Pembe an Infornasi lntemal bersifat dua arah. terbuka dan jujur dalam segala hal, serta pelyediaan infonnasiiya dilakukan secma berkesinambungan dan tetap disesuaikan dengan aktifitas
4.1.2.1 Komunitasi
Perusahaan.
4.1.2.2 Perusahaal menyadari bahwa karyawan adalah sumber (tama infotmasi
yang beri.Talitas sena komprehensif .1.1.2.3 Perusahaan
melgerti bah*a unsur utama dalam penempan komunikasi adalah mendengarkan informasi sebalyal<-batyakn],a dengall sedapat mungkin saling bertatap mr*a, dan dilanjutkan dengal adanya mekanisme be.tanya dan jawabal yang sesuai dan tepat.
ifonnasi intqmal, Penlsahaall juga menyediakan training dan pengemllangar kornunikasi untuk
4.1.2.4 Sebagai salah satu sarafla penyaopaian
karyawa:r, manajer dan supervisor, yang bertujuan untuk meninglotka[
teklnik dan aktilitas komunikasi. Penisahaan juga mengembangkan metode komunikasi yang
berusaha
efekii
4.1.2.5 Sasaran dari komunikasi dan penyampaian informasi adalah:
.
r .
meningkatkan pengenian pilrak-pihak terkair, rerhadap rencara dan kepuftrsan serts arah kebijakan bisnis penrahaatr;
menjarniD karyawan dapal menyalurkan infonnasi yang lepat. komprehensif dan sesuai kewenangannya, sefia mendapat infonnasi yang dibutuhkani mefldorcng keterlibatan karyawan dalam seluruh aspek kegiatan Penlsahaaq temusrik namun tidak terbatas pada keterlibata[ pada kegiatan sosial kernasyzuakatan, aktifitas ketenagaliedaan, hngkungan dan K3.
4.1.J
Penerapan 4.1,3,1 Komunikasi
dan Pemberi!tr Informasi
Perusahaatr kepada
Krrrawan: 4.1.3,1,1 Komunikasi dan Pembedan hformasi Intemal Perusahaan kepada Karya$u dapat dilakukal dalam beberapa cara sepeni: o Penyediaan MSDS, kebijakan yang terkait dengan aspek kegiatan Perusahaa!. tenlasuk namun tidak terbatas pada kebijakao lingkungan dan K3 yang te.parnpangjelas pada aleal
/t
I
O t Afri
Standar operasiotral Prosedur Komunikasi tlan Pemberian lnformasi
o o o 1.1.3.t.2
yang gampang terjangkau oleh Kalyavr'an pada setiap aktifitas opemsionalnya; PenggruBan label; Training; Infonnasi tett js melalui: brosur. poster, sparduk d11.
File MSDS teredia dan dipelihara oleh EHS officer. Setiap kar],awao yal1g berhubungan dengao MSDS j.,ga be.tanggungjawab untuk memperbaharui dao mendistribusikan MSDS tersebut di arca yang dibutuhkan. N4SDS tersedia rmtuk karyarvan pada area kerjanya.
,{.1.3.1.3
Penyele[ggaraan training diiakukan unnrk karyawan,
dai
semua
karyawan haros rnendapatka[ penge(ian mengenai sistem kebjjakan Petusahaan, temlasuk namun tidak terbatas pada sistem kebijakan sosial kemasyarakatarL Sistem Manajernen Linglorngan dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). 4.1.3.2
Komunikasi
dan
Perusahaan: ,1.1,3.2.1 Komuikasi
Pemberian Informasi Karyalvatr kepada
dan Pemberian lnfonnasi Karyarvan kepada
Pemsahaan dapat dilakukan dengan menyampaikan Laporan lisan
Daupun tefulis langsung kepada PenNahaan:
4.1.3,2.2 Komluikasi
dan
Pemberian
kfonnasi Karyawan
kepada
Perusahaan melalui laporan teftulis dapat dilakukan oleh karya$an
dengan mengisi form Komunjlasi dan Pembeda lnfoimasi Irtefial. (Lampiran l) 1,1.3.2,3 iluman Resources Oficer (HRO) Perusahaan pada Inasing-masing $ilayah Operasioaal mempakan karyawan yang ditu[juk oleti petusahaal dao mernpunyai tanggu[g jawab menedlna Laporan dari karyawan terkait ketenagake{ aan:
4.1.3,2,4 Seluruh informasi terbaru terkait detgan kegiatall sosial kernasyamkatan, ketemgakerjaa. kegiatan pengelolaan Jingkungan dan K3 yang diterima oleh PetLsahaan dalam KomMrikasi dan Pemberian Infonnasi htemal \\ajib diterina, dicatat dan diberikail 11omor o]eh Human Resources Ofit:er yang direkam dalam suatu buhl log Komunikasi dan Pemberian Infoflnasi lntemal;
t//
Ci Afi i
I
Standar operasional Prosedur xomuniuasi dan Pemberian Informasi
,1.2 Komunikasi dan Pemb€risn Informasi Eksternal 4.2.1 Umum 4.2.1.1 Komihnen Perusahaan terhadap penerapan Sistem Nlanajemen Klnlitas.
yang terdiri dari. temasuk narnul tidak terbatas pada, sisteo manajemeu sosiai kemasyarakatan, Ketenagakerjaan, Lingliungan dan K3, yar1g merupakatr faklor peating untuk medngletkan citra dan reputasi Perusahaan.
4.2.1.2 sasaran pe ingkatan
cifia dar reputasi Perusahaan deltgarl
penerapan
malajemen kualitas. tennasuk namufl tidak terbatas pada sistem sosiai kemasyarakatan. Ketenagake aan, Ljngkimgan dan K3 merupakan saralu ultuk mencapai target dan sasaran Petusahaan.
,1.2.2 Komunikasi dan Pemberian Informasi Ekst€mal melalui Media 4.2.2.1 Komunikasi dengan rnedia mempunyai dampak yang penti g terhadap bisnis Perusahaan. Kornurikasi dengan media menLpakan samna untuk medngkarl(an citra Perusahaan terutama kegiatan yang berkaitafl dengan sosial kemasyarakatan, Ketenagakeriaan, Lingkungan dan K3.
jqjur dengan media merupakan kebijakan Perusahaan, terutama unhlk urempromosikal dan meningkatkan citra
4,2.2.2 Komudliasi yang terbuka dan
Perusahaan- Hubungan yang baik dengan media perhr dipelihara.
4.2.2.3 lkter al Relation Oficer Per.J,saha;an merupaLan karyawan yang ditunjuk oleh perusahaan dan mempunyai tanggmg .jawab untuk berhuburgan dengan media secara langsung.
4.2,3 Kornurikasi dan Pemberian Informasi
dengan Pihak Pcmerintah 4.2.3.1 Komuaikasi dan hubungan dengan badan pemerintah mempuryai darnpak yang pentfug terhadap bisnis Petusahaan. Komrurikasi dengan badan
pemerintah dapat membantu Perusahaan untuk mendapatlan irformasi yang terbaru terkait dengai kebtakatr Perusahaan, termasuk namun tidak teoatas pada kebijakar sosial kemasyarakatan. ketenaga.kerjaan. pengelolaar lilgku[gan dan K3 ; 4,23.2 Extemal Relanon Olficer adalah karyawan yang mempulyai tanggulg jawab untut berhubungan daD memberikan informasi kepada pihak Pemerintah. Dalam hal hfomasi yang dibutuhka[ pihak ekstenul lerkalt dengan ketenagakerjaa[ , tnaka frtenldl Relatiofi O]Jicer bersama-sanu de\gai Human Resott'ccs o./icar akan menerima Pihak Ekstemal tersebut serta menenrna infomasi yallg disampaika.tl kepada Petusahaan;
/i
tQ 4NJ
Sta odar Operasiooal
Proredur Komunikasi dan Pemberian Informasi 4.2.11 Komutrikasi dan Pemberian lnformasi dengan Pihak Luar (Eksternal) ,1.2.,1.1 Komunikasi denga[ berbagai pihal teitang kegiatan (-b," Management ,Sliler7 mempNyai dampak yarg penting terlMdap citra Perusaha.n dal1 dapat meningkatkan bisnis Pensahaan di nasyarakat. 4.2.4.2 Komunikasi dua amh yang terbuka danjqjur dengan pihak lua.lDempakan
kebijakan Perusahaan, tetutama untuk mempromosikan citra Petusahaar tefiadap kebtakan Perusahaan, temasuk namuo tidak terbatas pada kebijarkan sosial kemasyarakatan, Ketenagakerjaan, lingtungan dan K3. Hubungan yang baik delgan pihak luar perlu dipeliham.
4.2.5 Penerapan dan Pemberian Informasi Perusahaan kepada Pihak Eksternal Komunikasi dan Pemberian lBionnasi Perusa.luan densan Pihak Ekstemal ddpardi Iakrkan dalam beberapa cara.epefli: . Penyediaan kebijakan Pemsaluan yang te$ampang jelas pada areal
4.2.5.1 Komunikasi
umum;
. 4.2.5.2
lnfomasi tefiulis melalui: brosur, poster, spanduk dll.
Komunikasi dan Pemberian lnformasi Pihak Eksternal kepada Perusahaan
4,2.5.2.1 Komunikasi dan Pemberian Informasi Ekstemal Pihak Ekstemal kepada Perusahaan difasilitasi dengan penerimaan kunjungan tamu
dari pihak luar/pemeritah. Pada kunjungan tersebut juga, apabila ditanyakan, dapar djjelaska[ tentang akifitas Peilsahaan yang be ublutgarl dengaa sosial kemasya.rakatan, Ketenagakedaanlingkunga{ dan K3i
4.2-5.2.2
Pada saat kunjungar, pihak luan'peme.intah dirniffa untuk mengisi
buku tamu yang tersedia di pos .\'dcrnt. P1l7ak seatity juga mernberikan tarda pengenal bertulis 'l,lr,ol kepada tamu dimaksud:
iur
.1.2,5.2.3 Dalam hal ta.mu dari atau pemerfutah akan mengadakal kunjungan keddam lingkungan pabik maka petugas atall staff EHS akan uremberlkan penjelasan (komudkasi) sekilas rnengenai hal-hal yang berhubungan dengan linglarngan dan K3 .
tr
IC
standar operasional Prosedur dan Pemberian Informasi
4fr i *ot"t*si
,1.2.5.2.4 Dalam hal tamu dari luar atau peneriffah akan menyampaikan ak Reso'tlrces infonnasi terkait deDgan ketenagakerjaan. Daka Olrcer akan bersama-sama dengan lixtefiltll AflAt Olicet dalalrj. menenma dan membedka infonnasi yang berkaitan dengan
H
kobijakan Pcrusahaal:
4.2.5.2.5 Seluruh informasi terban terkait dengan kegiatan sosial kemasyarakatan, keteoagakerjaan. kegiatan pengelolaan lingkungatr dan K3 yang ditedma oleh Perusahaan dalam Komunikasi Ekstemal wajib direrioa, dicatal da[ diberikan nomor oleh Lxtemal Relation Oflicer yaJ,g diekam dalam suatu bukn log
Komunikasi Ekstemal;
4,2.5.2.6 Extenlal AlJbir
O./Jicer Perusahaan paala masing-masing rvilayah merupakan kalvau,an yaig dituDjuk oleh perusalraa Operasional dan mempunyai tanggung jawab menerima Laporan dari pihak
ketjga; i1.2.5.3
Komunikasi dan Pemberian lnformasi Dua Pihak (lnternal dan Eksternal) Dalarn Komunikasi dan Pemberian Informasi Dua Pihak. kedua belah pjhak (tntemal dan Esktemal) salhg berkomunikasi dan memberikan infomasi dalaN satu forurn be$ama yang dis€but de[gan Slakeholdat \leetihg. fieropakan suatu media dan wadah berupa forun ^4ceting yang memberikan kesenpatan kepada para stakeholder dan Perusahaan lllltuk dlddt bersama dal1 saling memberikm saran/masul(an, situasi darl,'atau kondisi' hendala terkii yang dihadapi, kitik. targgapan, serta pertanyaatr-pemyataan terkait dengan keberlangsungan dan perkembaogan Stekeholder
Penrsahaan.
Stakeholder Perusahaall adalah sesuai dengan Daftar Stakeholder yaig terdapat dalam Forur Daftar Slakaholdet ya,ng menjadi laurpiran dalaln SOP ti (I-aDpirm 4). External Affairs Olfic?r bertanggungiawab untuk memperbaharui/meflgrp.itte Daftar Stakehddel sekurang-Luanglya 1 (satu) tahun sekali di setiap awal tatrun. PembalDruaD Dafrat Stakeholder dilakukan detrgan cara monperoleh ilformasi langsung kepada masingmasing {nsur,liraferol,lef terkait.
/77
'{o 4Nl
Sla ndar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi Iixtemdl Atfab O/icer betanggungjarvab untuk meng.lioordinasikan pelaksanaa[ Stakcholder Meeting. Stdkehaldet Meel,r€ akad diadakan paihg sedikit 2 (dua) kali dalam pedode 1 (satu) tahn kalerder. Pilrak"pihak yang ikut serta dalaln Sldkehalder Meelirg adalah pihak management Pemsahaan dar., slakeholder Pentsallaan. Adapun.\'/dtel,oldel Perusahaan antara lain instansi Peme ntah Kabupaten, irsla1tsi pemerintah Desa, dewan adat desa (apabila ada dan diakui oleh Desa) dan inslansi oon pemerintah di wilayah operasiona.l Perusahaao, yang berhubungan dan menriliki peran dalarn keberlangsurgan kegiatan opemsiotral Perusahaat.
Exlernal AlJAir
olfcel
berkewajiban mengirimlan sruat ufldal1gan pelaksanaan Stakeholder l.feetihg kepada seluruh undangan StakeholLler Meeling.
Agendrmateri yang disampaikan dan/atau dibahas dala.rl. Stdkeholller Meeting a]],tarzlai a. Permasalahadisu sosial yang sedang terjadi di Perusahaan; b. Sosialisasi kebiiakan bam oleh Pousahaan; c. Peryarntaiarr aspim dwi Srtkch,'ldrt
'i
Exlemal 4llair
Olcel
berkewajiban membuat daflar hadir dan lotu]en Stakeholder Meeting-Notnlensi Stakeholdet Meelfig yang telah dibuat aleh Ert(mal Allait Ofti.er akan didistribqsikan ke seluruh drpafieuen di intemal Perusa.haan.
5.
Komudkasi dan Pemberian Informasi Rahasia kepada lnternat dan Ekstemal 5.1 Penyampaian lnformasi Rahasia Komuoikasi dua arah yang terbuka dan jujur merupakan kebijakan dari Perusahaan terhadap data kinerja PenLsalman, termasuk namul tidak te$atas pada data legalitas, sosial kemasyarakarat, ketenagake{aan. kineda lingkungan dal1 L3, yang memmrt penilaian Perusahaan adalah bersifat rahasia sel1a memiliki potensi yang dapat tuetugikan Perusahaan jr'ka disebarluaskan, sehingga dikateSorikan sebagai Infonnasi Rahasia, maLa. penyampaian infonnasi tersebut, baik kepada Ekstemal maupun Intemal tidak dapat disa pajkal se.cara langsimg oleh Hrman Resources Officer ata$ Extemal Alfdir Oficer sebelum meldapatkan persetuduan terlebih d,ahul]J oleh
nd dge er,
Perusahaan.
I ,1,
to 4!lJ
Slandar Operasional Prosedur Komunikasi dan Pemberian Informasi Te*ait
,{anaa Re,\olrces Officet ata\ f:xtefial A/J.tit berkewajiban untuk mengkomunikasikan seluruh informasi terkait )ang diperoleh baik dari Intemal firaupun Ekstemal kepadl Getlelal Ma ager tr,asiagmasing wilayah operasional. dengan infomasi rahasia ini,
frlcel
5.2 Metode Penyampaian Informasi Rahasia kepada Interntl; Penyampaian Infonnasi Rahasia merupakan wewenang dai Genercl Mdnager pada masing-masing wilayah operasional, yang hanya dapat dilakukan, dengan ketentuan bahwa telah adanya persetujuan dari Top Ma agement untLtk dapat dikommikasikao baik secara parsial maupun
selu
hn.va, kepada sebagian atau
seluuh karyawa[. lnfomasi Rahasia kepada Intemal dapat disampaikan delgan Metode, antara larni
5,2,1 Tertulis Genelal l\,Idnailer. setelah me dapatkm konfinnasi dari Top MandEenent. akan segem menyampaikan lnformasi Rahasia melalui e-mail dan surat tertulis kepada pribadi (karyawan) yang ditujrl kemudiar ditembuskan kepada Top Matulgefie /'.
5.2.2 Lisan Generul Managet. setelah mendapatkan koDfirmasi dari Top ldndgefient, akarr segera menyampaikan Infomtasi Rahasia secara lisan, yang dilakukan dengan berhadapan langsung dengan pribadi (karlawan) yang dituju; 5,3 Metode Penyaqpaian Informasi Rahasia kepada Ekster-nat; Penyampaiar Infolmasi Rahasia mempakan wewenang dai Generul Manager pada rnasing-masiI1g wilayah operasional. yang hanya dapat dilakukaq dengan ketentuan bahwa telah adalya persetujua[ dari 'lbp Management $ntnk dapat dikomonikasikan baik secara parsial maupun seluruhnya. kepada pifuk ekstemal
Intbnnasi Rahasia Ekstemal dapat disaapaika dengan Metode, antara lain:
5.3.1 Tertulis (ienerul Manager, setelah mendapatkan konfintasi dad Top M.nagement, akan segera menyampailan lntbmasi Rahasia melahi e-mail dan surat tertuiis kepada pihak Ekstemal, kemudian ditembuskT\kepadaZbp
Ma
dgentetlt;
5.3.2 Lisan General Manager, setelah raendapatkan konfiamasi dad 7bp Ma dgement, akan segera menyampaikafl Infonnasi Rahasia secara lisan, yang dilakulian dengan berhadapan lang$mg dengan pihak Ekstemal;
/w '//
tQ
Statrdar Operasional Prosedtrr Komunikasi dan Pemberian Informasi
4ryJ 6.
ELli,i,
R.r,i
Kerahasiaan Pembei lnlofinrasil Whittlehlottet
Perusalaan menjami[ dengan penuh. kerahasiaan atas identitas pembed informasi/lthistlebbwer yang menyampaikan komulilasi dan informasi kepada Penisahaan, baik yang bersifat rahasia dan,/atau bukan rahasia, yang dilakukan sesuxi dengan Metode Koinunikasi dan Pemberian Informasi Irtemal dal1 Ekstemal seperi yturg diatur dalam SOP ini 7. Dokumentasi
7,1. Daftar hadir dan notulen rapat
(metggunakan
ram
yang telah ditentukan oleh
masiog-masing Penlsahaan.).
7,2. Materi preseltasi atau diskusi (materi presentasi dan diskusi sesuai
dengafl
kebutuha[). Foto kegiafan (dalarJ]. format I'tuinit1g Rep.r/t yang telall tersedia). 7.,1. Buku log Komunitasi dan Pemberian Infomasi Ekstemal. (Lampiran 2) 7.5. Buku log Komudkasi dalt Pemberian lnfonnasi Intemal (Lampiran 3)
7.3.
lanjut 8.1. Hasil notulen
8. Tindak
rapat disampaikal kepada pesefia, dalam bentuk lisan, tu]isan (poster. seleba&n.) ataupun media lain.
Exlemdl Reldtion Olrcer- membuatkan laporan dan rencana keda untrk menindaklanjuti hasil dari petemuan dan kmjulgaD da.i Pihak Ekstemal. Dalao hal terdapat proposal datr atau pe.mohonaa keikutsertaan Perusaluan yang diperoieh
dari Pihat Ekstemal,
$'Laka
Extefiol Relation Olli.pr dalam waktu ssla$bat-
lambahya 3 (tiga) hari sejak Proposal da]r atau Pemohonal teBebut diterima, harus telah menindaklanjutinya dengan menyampaikan informasi tersebut kepada Geneml Manager dan rrlelra1 Relalio Mandget ya g membawahi masing-masing wilayah operasioral;
8,2, Dalam tempo selambat-lambamya 3 (tiga) bulan setelal me[yampaikan itlfonnasi dari Pilak Ekstemal kepada management. Fktemal llelation OJficer belum j:uga mendapatkar tanggapan dai mandgelnefit, fiaka Lxlemtrl Relation Ofrcer aecab langsung akam meoyatakan bahwa proposal dan atau pemohonan keikutseftaan Pe$sahaan tel sebut dltolali oleh Perusahaan:
8.3. Extenal Relation Oficq be ang$mg javab untllk mengkomunikasika.n kepada Piiak Ekstemal te*ait perihal penolakan ilar/atau penerimaan proposal dat atau pemohonan keikutseftaan Penlsalad tersebut, dengan baik secam lisan maupun tellulis, serta melahrkan update status teNebut didalam Log Book Komunikasi dan Pemberiar ltfomasi Ekstemal ;
//f
,]
I
4Nt
Slaodar Operasional Prosedur Komunikasi dan Pemberian Informrsi
8.4. Human Resources Oficer membuatkafl laporar dan reocana keda untuk menhdaklanjuti hasil dari laporal maupun irfofinasi Iltemal yang diterimanya dari karyawan Perusahaat. Terhadap hal-hal dan/aJau laporan yang membutuhkan kontramasi dari maDagement, $aka dn Resoulees C)frcel dalam waktu selambat lanbataya 3 (tiga) hari sejak Lagya]1 t6rsebr{ diteima, harus telah morindakla[jutin]" dengEn menyampaikan infomasi tersebut kepada Gel1e1"l Manager dan Human Resource s Manager yang membawahi masing-masing wila]"h operasional;
Ht
8,5. Humdn
fficer
wajib mergrydate Log Book Komrmikasi dan Pembgrian Infonnasi Idemal atas status temkhir infomasi htemal Perusahaan; Resources
"t/
.i
Lamp, 1. Form Komunikasi dan Pemberirtr Informasi Interoal
I
FRM - SOP lEA 02
-
01
Form Komunikasi dan Pemberian Itrformasi Internal
4Nt Dari:
i. 2. 3.
Nama JzbatE:,(ettel
Wilayah Kerja
i<epada:
PT
lnformasrkeluhan ),ans disampallanl
*) F.orfi lit
]s
altullinsfii|isi
E
teloh.liisi
a$t
disanpaikan,rElolui
k
ak
ssrc y*tgd^atio*a&diertupk&lor
Disampaikan oteh,
//
Lamp. 2. Buku log Komunikasi dan Pemberian lnfomasi Ekstemal
Buku Log Komllnikasi dan Pemberian Informasi Eksternal
Mohat dxMEriko,,
apakah
Perh'intm tl ft/dtat Pembedo h{or
6i
DiNet
jui ota T
tah
Disetujti
Lamp. 3. Buku log Komudkasi dan Pelnt erian lnformasi Internal
Buku Log Komunikasi dan Pemberian Informisi Internal
ru Mohot, disa,rqdkoa apakoh
Penni
adtt lan/ar.u
Pe lefian Infonutl DisetljBi otw
Ttda* Dise,
jul
La$p.
4. Daftat' Stakeholdet
tQ 4Nt
Daftlr Stakeholdet PT (update (bulan) (tahunl)
i/
