Form IT-D2-2011 Revisi - 0
Ketentuan Tahapan Perbaikan Sistem Informasi Kegiatan No. 1
Pengisian formulir permintaanm perubahan sistem Formulir permintaan diisi oleh Pemohon Sistem, yang harus diketahui dan disetujui oleh Supervisor, Dept. Head dan Div. Head jajaran yang bersangkutan. Perlu dilampirkan formulir/laporan, flowchart proses sistem berjalan saat ini.
2
Penerimaan formulir oleh IT-Dept. Formulir yang telah lengkap (diisi dan dilampirkan formulir2 serta ditandatangani oleh pejabat yang berwenang), maka diserahkan ke IT-Dept. Dokumen akan diverifikasi kelengkapan oleh IT-Support Section, dokumen yang tidak lengkap akan dikembalikan ke departemen pemohon untuk dilengkapi.
3
4
Pembahasan internal IT terkait dengan permintaan perbaikan sistem informasi yang terdiri dari kegiatan: 1. Mengembangkan persepsi awal pengertian IT-Dept. terhadap sistem yang diajukan oleh Departemen terkait. 2. Mengembangkan poin-poin yang perlu dikonfirmasi kembali terkait dengan permintaan perubahan. 3. Kelayakan teknologi, ekonomi dan operasi (keterkaitan dengan SOP dan aturan-aturan yang berlaku) Mendapatkan kebutuhan pemakai Mengundang stake-holder untuk mempresentasikan cara kerja yang selama ini dilakukan oleh Departemen, harapan dari Departemen, dan dilanjutkan dengan sesi tanya jawab untuk konfirmasi poin-poin yang belum jelas, dan diungkapkan keterbatasan IT-Dept. atas kebutuhan user untuk diperoleh solusi bersama.
Keterangan Perlunya analisa internal departemen bersangkutan terhadap efektifitas permintaan dan kemungkinan benturan terhadap SOP/peraturan yang ada.
Sangat penting untuk diverifikasi formulir masukan, proses, dan keluaran, serta ekspektasi manfaat, struktur organisasi dan tanda tangan oleh PIC, Supervisor dan Dept./Div. Head. Peserta: 1. IT-Dept. Head. 2. IT-Devl. Section Head 3. IT-Support Section Head Dilaksanakan tanggal: Hasil : Peserta: 1. Peserta IT-Dept. 2. Peserta Departemen Dilaksanakan tanggal: Hasil:
Pada tahapan ini perlu dipertimbangkan strategi sumber pengembangan aplikasi: 1. Software paket 2. Outsourcing 3. Inhouse Surat undangan dikirim tanggal : _________ jam _________ Jadwal kegiatan dilakukan tanggal : ________ jam ________ Notulis : __________________________________________ 5
Pematangan spesifikasi kebutuhan pemakai (userinterface) Pembahasan internal IT untuk pembuatan spesifikasi awal yang dituangkan dalam bentuk kebutuhan user-interface
Spesifikasi interface pemakai selesai tanggal :
Form IT-D2-2011 Revisi - 0
(form-form input master dan transaksi).
Spesifikasi dikirim ke pemakai tanggal : ___________________
Spesifikasi dibuat dalam bentuk form PDF dan dikirim melalui Respon spesifikasi dari pemakai email ke PIC, Supervisor, Dept. Head, CC ke IT. Support tanggal : ___________________ Section Head, IT. Devl. Section Head, IT. Dept. Head. (1) Spesifikasi disepakati (2) Masih ada perubahan Pada email perlu diminta konfirmasi perubahan dari user, spesifikasi ataupun spesifikasi sudah disepakati. Proses : ini perlu diiterasi sampai didapatkannya respon (1) dari pemakai.
6
Spesifikasi laporan pemakai selesai tanggal : _____________
Pematangan spesifikasi kebutuhan pemakai (report) Pembahasan internal IT untuk pembuatan spesifikasi awal yang dituangkan dalam bentuk kebutuhan user-interface (form-form input master dan transaksi).
Spesifikasi dikirim ke pemakai tanggal : ___________________
Spesifikasi dibuat dalam bentuk form PDF dan dikirim melalui email ke PIC, Supervisor, Dept. Head, CC ke IT. Respon spesifikasi dari pemakai Support Section Head, IT. Devl. Section Head, IT Dept. Head. tanggal : ___________________ (1) Spesifikasi disepakati Pada email perlu diminta konfirmasi perubahan dari user, (2) Masih ada perubahan spesifikasi ataupun spesifikasi sudah disepakati. Proses : ini perlu diiterasi sampai didapatkannya respon (1) dari pemakai.
7
Project Manager: System Analyst: System Programmer: Testing Software: Struktur organisasi disusun berdasarkan hasil diskusi IT-Dept. Pembuat User-manual: Head, IT Devl. Section Head, IT Support Section Head. Training & Implementasi:
8
Perencanaan schedule kegiatan perancangan dan perubahan Pada tahapan ini akan dibuat suatu shedule jadwal kegiatan pengembangan yang disesuaikan dengan perencanaan kapasitas pada internal organisasi IT.
Penentuan struktur organisasi proyek Pada tahapan ini akan ditentukan struktur organisasi proyek untuk tahapan perancangan dan pengembangan.
Minggu ke
Kegiatan 1 Spesifikasi kebutuhan pemakai Pembuatan rancangan user-interface & report Spesifikasi kebutuhan sistem Perancangan database Pembuatan spesifikasi program Pengembangan perangkat lunak Testing software pra-release Pembuatan user-manual Persiapan implementasi Implementasi
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Form IT-D2-2011 Revisi - 0
No. 9
Kegiatan
Keterangan
PIC : System Analyst Perubahan database Pada tahapan akan dilakukan perancangan perubahan database melalui pembuatan ERD dengan acuan form spesifikasi yang Hasil : rancangan konseptual, rancangan logikal, rancangan telah disepakati pada poin 3. fisik (sesuai dengan teknologi Pada tahapan ini perlu juga dilakukan normalisasi untuk database) mendapatkan rancangan entitas yang bebas dari redundancy, Perancangan dimulai tanggal: dan anomali insert, update dan delete. Pada tahapan ini juga ditentukan Primary key, Foreign key, Default value, Check column, Auto-increment, dan Trigger
Selesai tanggal :
10 Pembuatan SpecProg Berdasarkan hasil rancangan user-interface dan database, maka dibuat spesifikasi proses dengan menggunakan bahasa natural
PIC: System Analyst
11 Tahapan Pengembangan Pada tahapan ini dilakukan pembuatan user-interface, pembuatan modul, pembuatan menu, dan pengaturan keamanan
PIC: System Developer
12 Tahapan Testing dan Debugging Pada tahapan ini dilakukan testing dan debugging oleh sistem developer.
PIC: System Developer
13 Testing software Pra-Release Pada tahapan ini dilakukan testing software
PIC: IT Training & Implementation
Specprog dihasilkan tanggal :
Hasil : Form Testing Software Pra-Release Proses ini diiterasi sampai keputusan (2) software dapat direlease 14 Pembuatan user-manual Pada tahapan ini dilakukan pembuatan petunjuk pemakaian
PIC: IT Training & Implementation
15 Persiapan implementasi Pada tahapan ini diperiksa kembali fitur-fitur pendukung implementasi.
PIC: System Analyst PIC: System Developer PIC: IT Training & Implementation Hasil: Form Pemeriksaan Release Software
16 Training dan Implementasi Pada tahapan ini dilakukan proses implementasi.
PIC: IT Training & Implementation
Form IT-D2-2011 Revisi - 0
Kegiatan
No.
Keterangan
Surat pemberitahuan implementasi dikirim tanggal : _______
Hasil : Form Implementasi & BAST. Perlu dilakukan iterasi sampai kepada tingkat (1) software dapat digunakan tanpa revisi
17 Evaluasi ketepatan resources, kesesuaian dengan jadwal, dan survei tingkat kepuasan Pada setiap tahapan perlu diupdate kembali tabel berikut ini dengan mengisi ketepatan waktu dan kesesuaian dengan jadwal. Ketepatan waktu Kegiatan
Dalam man-week Direncanakan
Realisasi
Variasi
Spesifikasi kebutuhan pemakai Pembuatan rancangan userinterface & report Spesifikasi kebutuhan sistem Perancangan database Pembuatan spesifikasi program Pengembangan perangkat lunak Testing software pra-release Pembuatan user-manual Persiapan implementasi Implementasi Total
Kesesuaian dengan jadwal Kegiatan Spesifikasi kebutuhan pemakai Pembuatan rancangan userinterface & report Spesifikasi kebutuhan sistim Perancangan database Pembuatan spesifikasi program Pengembangan perangkat lunak Testing software pra-release Pembuatan user-manual Persiapan implementasi
Minggu dalam tahun Direncanakan
Realisasi
Variasi
Form IT-D2-2011 Revisi - 0
Kegiatan
No. Implementasi
Total
Hasil Survei : ____% dari 5 skala likert.
Keterangan
