PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN NOMOR 078 TAHUN 2011 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR PADA SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN, Menimbang :
Mengingat
:
a.
bahwa rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan naskah dinas dalam bentuk surat keluar pada Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan, dipandang perlu mengatur dan menetapkan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar pada Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan ;
b.
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a, perlu menetapkan Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan.
1.
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 Jo. Undang-Undang Nomor 21 Tahun 1958 tentang penetapan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1957 antara lain Pembentukan Daerah Swatantra Tingkat I Kalimantan Selatan (Lembaran Negara Tahun 1956 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1106);
2.
Undang-undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undangundang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844) ; Undang-undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438). Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pembinaan dan Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593).
3.
4.
5.
1
6.
7.
8. 9. 10. 11. 12.
13.
14.
Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Provinsi dan Pemerintahan Kabupaten dan Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4737) ; Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4816) ; Peraturan Presiden Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengesahan Pengundangan, Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan ; Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 15 Tahun 2006 tentang Jenis dan Bentuk Produk Hukum Daerah ; Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 16 Tahun 2006 tentang Prosedur Penyusunan Produk Hukum Daerah : Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2006 tentang Lembaran Daerah dan Berita Daerah. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor 5 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan (Lembaran Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Tahun 2008 Nomor 5) ; Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan (Lembaran Daerah Prvinsi Kalimantan Selatan Tahun 2008 Nomor 6);
15. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor Tahun 2009 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Unsur-unsur Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 16. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor 044 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan. MEMUTUSKAN Menetapkan :
:
PERATURAN GUBERNUR TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR PADA SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1
2. Daerah adalah Provinsi Kalimantan Selatan. 3. Pemerintah Daerah adalah Gubernur dan Perangkat Daerah sebagai penyelenggara Pemerintahan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 4. Gubernur adalah Gubernur Kalimantan Selatan. 5. Wakil Gubernur adalah Wakil Gubernur Kalimantan Selatan. 2
6. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 7. Asisten yang membidangi adalah Asisten Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial membidangi materi yang tercantum dalam surat keluar. 8. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Dinas, Inspektorat, Badan, Kantor dan Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan. 9. Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 10. Dinas adalah Dinas Provinsi Kalimantan Selatan. 11. Badan adalah Badan Provinsi Kalimantan Selatan. 12. Inspektorat adalah Inspektorat Proviansi Kalimantan Selatan. 13. Kantor adalah Kantor Provinsi Kalimantan Selatan. 14. Lembaga Lain adalah Lembaga lain yang merupakan bagian dari Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 15. Unit Pengolah adalah Unit di lingkungan Sekretariat Daerah, Dinas,Inspektorat, Badan dan Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial memproses dan mengelola naskah surat keluar. 16. Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi, Kepala Sub Bidang terkait adalah Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi, Kepala Sub Bidang pada Sekretariat Daerah, Dinas, Inspektorat,Badan, Kantor dan Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial membawahi dan bertanggung jawab atas unit pengolah surat keluar. 17. Kepala Bagian, Sekretaris, Kepala Bidang, Inspektur Pembantu terkait adalah Kepala Bagian, Sekretaris, Kepala Bidang dan Inspektur Pembantu pada Sekretariat Daerah, Dinas, Inspektorat, Badan dan Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial membawahi dan bertanggung jawab atas unit pengolah surat keluar. 18. Kepala Biro adalah Kepala Biro di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 19. Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut Kepala SKPD adalah Kepala Dinas, Inspektur, Kepala Badan, Kepala Kantor dan Kepala Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial membawahi dan bertanggung jawab atas unit pengolah surat keluar. 20. Kepala Sub Bagian TU Biro adalah Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro pada Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan yang secara substansial terkait dengan proses pengelolaan surat keluar pada masing-masing biro. 21. Kepala Sub Bagian Surat Menyjurat, Arsip dan Ekspedisi adalah Kepala Sub Bagian Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi pada Bagian Tata Usaha Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 22. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas, Inspektorat, Badan dan Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan. 23. Surat Keluar adalah naskah dinas berbentuk surat yang dikirim keluar dari Sekretariat Daerah, Dinas, Inspektorat, Badan, Kantor dan Lembaga lain Provinsi Kalimantan Selatan. 3
BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN SURATKELUAR Pasal 2 (1)
Unit Pengolah menyiapkan konsep surat keluar.
(2)
Konsep surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diserahkan kepada Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait untuk diperiksa dan dikoreksi terhadap substansi, redaksi dan ejaaan yang dipergunakan. Pasal 3
(1)
Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait memeriksa dan memberikan koreksi sesuai ketentuan tata naskah dinas yang berlaku terhadap konsep surat keluar.
(2)
Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait menyerahkan kembali koreksi konsep surat keluar kepada Unit Pengolah untuk dilakukan penyiapan net surat. Pasal 4
(1)
Unit Pengolah menyiapkan net surat sesuai Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait.
dengan
koreksi
Kepala
Sub
(2)
Unit Pengolah juga menyiapkan Nota Pengajuan Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kepala Biro/Kepala SKPD terkait.
(3)
Net surat keluar dan Nota Pengajuan Naskah Dinas diteruskan kepada Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait untuk mendapatkan koreksi ulang dan paraf. Pasal 5
(1)
Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait memeriksa Nota Pengajuan Naskah Dinas dan memeriksa ulang net surat keluar.
(2)
Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait memaraf Nota Pengajuan Naskah Dinas.
(3)
Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait tidak membubuhkan paraf nada net surat keluar yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah, Gubernur atau Wakil Gubernur
(4)
Kepala Sub Bagian terkait pada Sekretariat Daerah hanya membubuhkan paraf pada net surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Biro terkait dan Asisten yang membidangi.
(5)
Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi dan Kepala Sub Bidang pada SKPD lain membubuhkan paraf pada net surat yang ditandatangani oleh Kepala SKPD terkait.
(6)
Net surat keluar dan Nota Pengajuan Naskah Dinas diteruskan kepada Kepala Bagian/Sekretaris/Kepala Bidang terkait.
4
Pasal 6 (1) Kepala Bagian/Sekretaris/Kepala Bidang/Inspektur Pembantu terkait memeriksa dan mengoreksi net surat keluar dan Nota Dinas Pengajuan Konsep Naskah Dinas sesuai ketentuan tata naskah dinas yang berlaku dan membubuhkan paraf pada Nota Pengajuan Naskah Dinas. (2)
Kepala Bagian / Sekretaris / Kepala Bidang / Inspektur Pembantu terkait tidak membubuhkan paraf pada net surat keluar yang ditandatangani oleh Gubernur atau Wakil Gubernur.
(3)
Kepala Bagian terkait pada Sekretariat Daerah hanya membubuhkan paraf pada net surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Biro terkait, Asisten yang membidangi dan Sekretaris Daerah.
(4)
Kepala Bagian/Sekretaris/Kepala Bidang/Inspektur Pembantu pada SKPD lain membubuhkan paraf pada net surat yang ditandatangani oleh Kepala SKPD dan Sekda.
(5)
Net surat keluar dan Nota Pengajuan Naskah Dinas yang telah dibubuhkan paraf Kepala Bagian/Sekretaris/Kepala Bidang/Inspektur Pembantu terkait diteruskan kepada Kepala Biro/Kepala SKPD terkait. Pasal 7
(1)
Kepala Biro/Kepala SKPD terkait memeriksa dan mengoreksi net surat keluar dan mempelajari Nota Pengajuan Naskah Dinas sesuai ketentuan tata naskah dinas yang berlaku.
(2)
Kepala Biro/Kepala SKPD terkait membubuhkan tandatangan pada surat keluar yang menjadi kewenangannya dan mengembalikan kepada Kepala Bagian /Sekretaris /Kepala Bidang/Inspektur Pembantu terkait.
(3)
Kepala Biro/Kepala SKPD tekait membubuhkan paraf pada net surat keluar yang ditandatangani oleh Asisten, Sekretaris Daerah dan Gubernur atau Wakil Gubernur serta menandatangani Nota Pengajuan Naskah Dinas.
(4)
Nota Pengajuan Naskah Dinas dan net surat keluar diteruskan kepada Kepala Sub Bagian TU Biro/Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk diteruskan kepada pejabat terkait. Pasal 8
(1)
Kepala Sub Bagian TU Biro/Kepala Sub Bagian Umum mencatat dan memberikan nomor agenda biro/SKPD pada Nota Pengajuan Naskah Dinas.
(2)
Nota Pengajuan Naskah Dinas dan net surat keluar bersama-sama berkas kelengkapan diteruskan kepada Asisten yang membidangi. Pasal 9
(1)
Asisten yang membidangi mempelajari dan menelaah materi Nota Pengajuan Naskah Dinas dan net surat keluar serta berkas kelengkapannya.
(2)
Asisten yang membidangi mendandatangani net surat keluar yang menjadi kewenangannya dan mengembalikan kepada Biro/SKPD terkait
(3)
Asisten yang membidangi membubuhkan paraf pada net surat keluar yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah dan Gubernur/Wakil Gubernur.
(4)
Asisten yang membidangi memberikan pertimbangan pada Nota Pengajuan Naskah Dinas, dan meneruskan bersama-sama net surat keluar kepada Sekretaris Daerah. 5
Pasal 10 (1)
Sekretaris Daerah mempelajari Nota Pengajuan Naskah Dinas dan pertimbangan Asisten terkait serta substansi surat keluar.
(2)
Sekretaris Daerah menandatangani net surat keluar sesuai dengan kewenangannya dan mengembalikan kepada Asisten yang membidangi.
(3)
Sekretaris Daerah membubuhkan paraf pada net surat keluar yang ditandatangani oleh Gubernur atau Wakil Gubernur.
(4)
Sekretaris Daerah memberikan pertimbangan pada Nota Pengajuan Naskah Dinas, dan meneruskan bersama-sama net surat keluar kepada Sekretaris Daerah. Pasal 11
(1)
Gubernur atau Wakil Gubernur memperhatikan pertimbangan Sekretaris Daerah pada Nota Pengajuan Naskah Dinas dan mempelajari substansi net surat keluar.
(2)
Gubernur atau Wakil Gubernur menandatangani net surat keluar.
(3)
Gubernur atau Wakil Gubernur memberikan arahan pada Nota Pengajuan Naskah Dinas dan mengembalikan kepada Sekretaris Daerah. Pasal 12
(1)
Secara berjenjang net surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang kembali kepada Kepala Sub Bagian/Seksi/Sub Bidang terkait.
(2)
Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi/Kepala Sub Bidang terkait memberikan arahan kepada Unit Pengolah untuk memproses surat keluar sesuai dengan sistem kearsipan pola baru. Pasal 13
(1)
Unit Pengolah di lingkungan Sekretariat Daerah meneruskan berkas surat keluar kepada Kepala Sub Bagian TU Biro untuk disiapkan Kartu Kendali Surat Keluar.
(2)
Unit Pengolah pada SKPD lain meneruskan berkas surat keluar kepada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian/Sub Bagian TU untuk disiapkan kartu kendali surat keluar. Pasal 14
(1)
Kepala Sub Bagian TU Biro menyiapkan Kartu Kendali Surat Keluar.
(2)
Kepala Sub Bagian TU Biro mengantar berkas surat keluar kepada Kepala Sub Bagian Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi untuk proses pencatatan, penomoran dan pembubuhan stempel dinas.
(3)
Kepala Sub Bagian Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi menyerahkan berkas surat keluar yang telah tercatat, bernomor dan berstempel serta Kartu Kendali Surat Keluar kepada Kepala Sub Bagian TU Biro.
(4)
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian/Kepala Sub Bagian TU mencatat, memberikan nomor dan membubuhkan stempel dinas. dan menyerahkan kembali berkas surat keluar kepada Unit Pengolah dengan meninggal 1 (satu) arsip untuk dokumentasi. Pasal 15
(1)
Kepala Sub Bagian TU Biro menyerahkan 1(satu) exemplar/lembar arsip kepada Kepala Sub Bagian Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi sebagai dokumentasi. 6
(2)
Kepala Sub Bagian TU Biro menyimpan Kartu Kendali Surat Keluar dan menyerahkan kembali berkas surat keluar kepada Unit Pengolah untuk diproses lebih lanjut.
(3)
Kepala Sub Bagian TU Biro menyimpan 1 (satu) arsip untuk dokumentasi. Pasal 16
(1)
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawian/Kepala Sub Bagian TU menyerahkan berkas surat keluar kepada Unit Pengolah.
(2)
Unit Pengolah menerima berkas surat dan menyerahkan 1 (satu) arsip untuk dokumentasi. Pasal 17
(1)
Unit Pengolah menyimpan arsip dalam file.
(2)
Unit Pengolah memproses pengiriman surat keluar. Pasal 18
Format Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar sebagaimana terlampir dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peraturan ini.
BAB III TATA KERJA Pasal 19 (1)
Setiap pejabat yang terlibat di dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar wajib membangun komitmen tinggi untuk mendukung pelaksanaannya.
(2)
Setiap pejabat yang terlibat di dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar wajib mengembangkan koordinasi dan kerjasama maksimal dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan naskah dinas.
(3)
Setiap pejabat yang terlibat di dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar wajib memperhatikan ketentuan dan peraturan perundangundangan yang berlaku dalam pelaksanaan tugas.
(4)
Setiap pejabat yang terlibat dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar memiliki pengetahuan dan kemampuan mengelola tata naskah dinas.
(5)
Setiap pejabat yang terlibat di dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar wajib menguasai teknologi dan mampu mengoperasikan peralatan teknis pengelolaan surat keluar yang disediakan.
BAB IV SARANA DAN PRASARANA Pasal 20 (1)
Untuk menunjang kelancaran pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar dipandang perlu menyediakan sarana dan prasarana pendukung kegiatan sesuai dengan kebutuhan. 7
(2)
Sarana dan prasarana pendukung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dioperasionalkan secara khusus untuk pengelolaan surat keluar secara efisien, efektif dan tepat waktu sesuai dengan standar waktu maksimal setiap kegiatan pengelolaan surat keluar. BAB V KETENTUAN PENUTUP Pasal 21
Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Gubernur ini sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya, akan ditetapkan dengan Keputusan Gubernur.
Pasal 22 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah.
Ditetapkan di Banjarmasin pada tanggal 27 Desember 2011 GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN
H. RUDY ARIFFIN Diundangkan di Banjarmasin pada tanggal 27 Desember 2011 SEKRETARIS DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN,
H.M. MUCHLIS GAFURI BERITA DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN TAHUN 2011 NOMOR
8
Lampiran : PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN Nomor 078 Tahun 2011 Tanggal 27 Desember 2011 __________________________________________ Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh Nama SOP
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN
Gubernur Kalimantan Selatan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Dasar Hukum : a. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. b. Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Keterkaitan : 1. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor Tahun 2009 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Sekratariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. 2. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor 44 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan.
Kualifikasi Pelaksana :
Peringatan :
Pencatatan dan Pendataan :
SOP ini merupakan prosedur baku yang wajib dilaksanakan dalam pegelolaan surat keluar dan jika tidak dilaksanakan akan mengakibatkan ketidak pastian, ketidak sinkronan dan ketidaktepatan waktu dalam pengelolaan surat keluar.
a. b.
a. b. c. d. e.
memahami dengan baik kegiatan yang harus dilakukan dalam menunjang tugas ; memahami dengan baik ketentuan yang berlaku dalam pelaksanaan kegiatan ; memhami dengan baik paeraturan perundang-undangan tata naskah dinas ; mempunyai komitmen tinggi untuk menyelesaikan setiap tahapan kegiatan tepat sasaran dan tepat waktu. memiliki kompetensi sesuai bidang tugasnya.
Peralatan /Perlengkapan : a. b. c.
perangkat pengelolaan surat-menyurat ; filling cabinet untuk menyimpan arsip/dokumen ; locker untuk penyimpanan kartu kendali surat keluar.
dokumentasi arsip surat keluar ; dokumentasi/laporan rekapitulasi surat keluar..
PELAKSANA NO
AKTIVITAS
MUTU BAKU
Unit Pengolah pada SKPD
Kasubag/Ka subid/Kasi/ Kasubag TU
Kabag/ Sekretaris/ Kabid/Irban
Karo / Kepala SKPD
Asisten yang membidangi
Sekda
3
4
5
6
7
8
Gubernur/ Wagub
Kepala Sub Bag TU Biro
9
10
Sub Bag. Suratmenyurat, Arsip & Eksp./Sub Bag. Umum & Kepeg pada SKPD 11
Persyaratan/ kelengkapan
Waktu
Output
12
13
14
1
2
1.
Unit pengolah menyiapkan konsep surat .
Bahan-bahan sesuai substansi
120 menit
Konsep surat
2.
Kepala Sub Bagian/ Kepala Seksi/ Kepala Sub Bidang /Kepala Sub Bagian TU terkait memeriksa konsep surat dan memberikan koreksi sesuai ketentuan tata naskah yang berlaku / persetujuan.
Konsep surat, bahan-bahan pewndukung substansi
14 menit
Koreksi substansi, redaksi, ejaan dan tatabahasa
KET.
15
9
1
2
3.
Unit pengolah menyiapkan net surat berdasarkan hasil koreksi sesuai ketentuan tata naskah yang berlaku / persetujuan Kasubag/Kasi/Kasubid /Kasubag TU serta menyiapkan Nota Pengajuan Naskah Dinas ditandatangani Kepala Biro/Kepala SKPD. Kepala Sub Bagian / /Kepala Seksi / Kepala Sub Bidang/Kepala Sub Bagian TU memeriksa net surat dan Nota Pengajuan Naskah Dinas sesuai ketentuan tata naskah yang berlaku serta membubuhkan paraf. Jika net surat ditandatangani oleh Sekda / Gub / Wagub, tanpa paraf Kepala Sub Bagian / Kepala Seksi / Kepala Sub Bidang pada net surat. Kepala Bagian / Sekretaris /Kepala Bidang memeriksa net surat dan Nota Pengajuan Naskah Dinas serta membubuhkan paraf. Jika net surat ditandatangani oleh Gub /Wagub, tanpa paraf Kepala Bagian / Sekretaris / Kepala Bidang pada net surat Kepala Biro / Kepala SKPD memeriksa net surat sesuai ketentuan tata naskah yang berlaku dan menandatangani net surat yang sesuai kewenangannya dan mengembalikan kepada Kepala Bagian / Sekretaris / Kepala Bidang untuk diproses lebih lanjut. Kepala Biro membubuhkan paraf pada net surat yang ditandatangani oleh Asisten yang membidangi, Sekda dan Gubernur/Wagub, serta menandatangani Nota Pengajuan Naskah Dinas serta menyerahkan kepada Kepala Sub Bagian TU Biro untuk dikirim. Kepala SKPD membubuhkan paraf pada net yang ditandatangani Sekda / Gub/ Wagub.
4.
5.
6.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Koreksi substansi, redaksi, ejaan dan tatabahasa
60 menit
Net surat dan Nota Pengajuan Naskah Dinas
Net surat dan Nota Pengajuan Naskah Dinas
15 menit
Net surat dan Nota Pengajuan Naskah Dinas terparaf
Net surat dan Nota Pengajuan Naskah Dinas terparaf
15 menit
Net surat dan Nota Pengajuan Naskah Dinas terparaf
Net surat dan Nota Pengajuan Naskah Dinas terparaf
15 menit
Net surat sesuai kewenangan ditandatangani. Net surat kewenangan Asisten/Sekda// Gub/Wagub diparaf
15
10
1
2
7.
8.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Kepala Sub Bagian TU Biro / Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memberi nomor pada Nota Pengajuan Naskah Dinas dan meneruskan berkas surat keluar kepada Asisten yang membidangi.
Net surat kewenangan Asisten/Sekda/ Gub/Wagub yang telah berparaf dan Nota Pengajuan Naskah Dinas
10 menit
Nota Pengajuan Naskah Dinas telah bernomor dan net surat sudah berparaf
Asisten yang membidangi mempelajari dan menelaah substansi surat serta menandatangani net surat keluar sesuai dengan kewenangannya dan mengembalikan ke biro untuk diperoses lebih lanjut.
Nota Pengajuan Naskah Dinas telah bernomor dan net surat sudah berparaf
1 hari
Net surat kewenangan Asisten ditandatangani. Net surat kewenangan Sekda/Gub/ Wagub diparaf dan pertimbangan pada Nota Pengajuan Naskah Dinas
Pertimbangan pada Nota Pengajuan Naskah Dinas dan Net surat kewenangan Sekda/Gub/ Wagub yang sudah diparaf
3 hari
Net surat kewenangan Sekda ditandatangani. Net surat kewenangan Gub/Wagub diparaf dan pertimbangan Sekda.
Pertimbangan Sekda dan net surat yang menjadi kewenangan Gub/Wagub diparaf
5 hari
Surat ditandatangani dan arahan selanjutnya.
Untuk net surat ditandatangani oleh Sekda / Gub / Wagub, Asisten memberikan disposisi/pertimbangan pada Nota Pengajuan Naskah Dinas dan memaraf net surat keluar dan diteruskan kepada Sekda. 9.
Sekda mempelajari dan menandatangani net surat keluar, sesuai kewenangannya.. Untuk net surat ditandatangani oleh Gub / Wagub, Sekda memberikan disposisi / pertimbangan pada Nota Pengajuan Naskah Dinas dan memaraf net surat keluar, dan diteruskan kepada Gubernur/Wagub.
10.
Gubernur/Wagub mempelajari dan memperhatikan materi net surat dan memperhatikan pertimbangan Sekda serta menandatangani net surat dan/atau memberikan arahan selanjutnya kepada Sekda.
15
11
1
2
11.
Secara berjenjang net surat yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang kembali kepada Kepala Sub Bagian / Kepala Seksi / Kepala Sub Bidang terkait, yang memberi arahan kepada Unit Pe-ngolah untuk proses selanjutnya.
12.
Unit Pengolah di lingkungan Sekretariat Daerah meneruskan kepada Sub Bagian TU Biro untuk dibuatkan kartu kendali surat keluar. Unit Pengolah pada SKPD meneruskan kepada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk penomoran dan penyetempelan. Kepala Sub Bagian TU Biro menyiapkan kartu kendali keluar dan mengantarkan naskah dinas surat keluar kepada Sub Bagian Surat Menyurat, Arsip dan Ekspedisi untuk proses penomoran dan penyetempelan serta menyerahkan satu expl. arsip untuk dokumentasi surat keluar.
13.
14.
Kepala Sub Bagian Surat Menyu-rat, Arsip dan Ekspedisi / Sub Bagian Umum dan Kepegawaian membuat kartu kendali surat kelu-ar, membubuhkan nomor, tanggal dan stempel dinas serta menyim-pan arsip surat. Kepala Sub Bagian Surat Menyu-rat, Arsip dan Ekspedisi menye-rahkan berkas surat keluar kepada Kepala Sub Bagian TU Biro. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawiaan menyerahkan berkas surat keluar kepada Unit Pengolah
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Surat telah ditandatangani dan arahan lebih lanjut
1 hari
Surat diserahkan kembali secara berjenjang
Berkas kembali dengan pencatatan pada setiap jenjang
Surat yang telah bertandatangan dan arahan Gub/Wagub
30 menit
Penyiapan pembuatan Kartu Kendali surat keluar
Surat yang telah bertandatangan
30 menit
Kartu kendali surat keluar
Berkas surat keluar dan Kartu Kendali
30 menit
Surat keluar tercatat, bernomor, berstempel dinas
12
1
2
15.
Kepala Sub Bagian TU Biro menyimpan kartu kendali surat keluar dan arsip surat, mengem-balikan berkas surat keluar yang selesai proses penomoran dan penyetempelannya kepada Unit Pengolah
16.
Unit Pengolah menerima berkas surat keluar, menyimpan berkas dan arsip serta mengirimkan surat ke alamat tujuan.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Surat keluar yang telah bernomor dan berstempel dinas
15 menit
Surat keluar yang siap dikirim
Surat keluar yang siap dikirim
1 hari
Surat dikirim ke alamat tujuan.
15
GUBERNUR KALIMANTAN SELATAN,
H. RUDY ARIFFIN
13
