PERANCANGAN SISTEM PENELUSURAN MATERIAL PT ALSTOM POWER ESI SURABAYA Nur Aini Rachmawati, Iwan Vanany Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111 e-mail :
[email protected]
ABSTRAK PT ALSTOM Power ESI Surabaya merupakan anak perusahaan dari perusahaan multinasional ALSTOM di Indonesia yang bergerak di bidang manufaktur boiler pembangkit tenaga listrik. Pada kondisi eksisting, perusahaan mengerjakan sejumlah proyek dalam waktu bersamaan yang membutuhkan material-material yang berbeda-beda. Selain itu, perusahaan masih belum dapat memberikan jaminan spesifikasi dan kualitas material bagi customer secara real time sehingga customer seringkali harus menugaskan sejumlah pekerjanya untuk memantau pengerjaan proyek secara langsung di PT ALSTOM Power ESI Surabaya. Hal tersebut dapat mengakibatkan biaya yang dibutuhkan untuk memantau pengerjaan proyek kerja oleh customer cukup besar dan kepercayaan dari customer menurun. Hal yang demikian menyebabkan perusahaan harus mampu mengelola sistem manufaktur serta material tersebut dengan baik dan mampu memberikan jaminan spesifikasi dan kualitas material bagi customer. Salah satu sistem pengelolaan tersebut adalah sistem penelusuran material. Perancangan sistem penelusuran material dilakukan bertujuan agar perusahaan memiliki sistem penelusuran yang cukup relevan dengan kondisi operasionalnya serta terintegrasi, multi-user, murah, dan efisien. Sistem penelusuran material yang dirancang diterapkan pada bisnis proses perusahaan sejak menerima kedatangan raw material hingga material fabrikasi (produk jadi) lolos inspeksi. Pada penelitian ini, akan dilakukan uji coba sistem penelusuran serta analisa yang meliputi verifikasi sistem terkait dengan kesesuaian bisnis proses perusahaan serta analisa benefit cost ratio dari sistem penelusuran. Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa sistem penelusuran yang dirancang memberikan banyak manfaat antara lain meningkatkan kepercayaan customer dikarenakan adanya dokumentasi sebagai jaminan spesifikasi dan kualitas dari setiap bahan baku secara real time, mereduksi biaya penanganan komplain customer, mereduksi biaya penggantian material yang hilang, mereduksi biaya pembelian material untuk proyek selanjutnya, dan sebagainya.
Kata kunci - sistem penelusuran, sistem manufaktur, PT ALSTOM ESI, UML PT ALSTOM Power ESI Surabaya merupakan perusahaan yang bisnis prosesnya di bidang manufaktur produk boiler yang memiliki kompleksitas tinggi serta material penyusunnya cukup banyak. Hal yang demikian menyebabkan perusahaan harus mampu mengelola sistem manufaktur serta material-material penyusun produk dimana salah satu cara pengelolaan tersebut adalah sistem penelusuran. Sistem penelusuran merupakan sebuah sistem yang dapat digunakan sebagai alat penunjang dalam mengidentifikasikan dan melacak riwayat, distribusi, dan lokasi suatu barang [1].
I. PENDAHULUAN Semakin berkembangnya teknologi di zaman globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menerapkan sistem manufaktur yang efisien, efektif, serta menghasilkan produk berkualitas. Selain itu, beberapa tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan manufaktur di era globalisasi ini yaitu untuk meminimumkan pengembalian produk (product recall), meningkatkan keamanan produk, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
1
language yang digunakan untuk menentukan maupun menggambarkan suatu sistem perangkat lunak. Selanjutnya, dilakukan tahap implementasi dan analisa sistem penelusuran material. Tahap ini merupakan tahap dimana perangkat lunak tersebut diuji coba pada kondisi nyata dan dilakukan analisa yang meliputi verifikasi sistem serta analisa benefit cost ratio untuk melihat nilai manfaat dari sistem penelusuran. Tahap terakhir yaitu dilakukan penarikan kesimpulan dan saran terkait penelitian ini.
Perancangan sistem penelusuran material tersebut diharapkan agar perusahaan memiliki sistem penelusuran yang cukup relevan dengan kondisi operasionalnya. PT ALSTOM Power ESI memiliki sebuah pilot project (proyek uji coba) yaitu untuk menerapkan sistem penelusuran di lantai produksi pada tahun 2010, namun sistem tersebut masih belum terintegrasi dan multiuser sehingga sistem terhenti dan tidak mengalami pengembangan lebih lanjut. Sehingga tujuan dari penelitian ini yaitu perusahaan dapat memiliki sistem penelusuran yang terintegrasi dan multi-user yang cukup relevan dengan kebutuhan operasionalnya dengan merancang sistem penelusuran menggunakan model UML (Unified Modelling Language). UML digunakan untuk menggambarkan perangkat lunak sistem tersebut. sehingga sistem dapat berfungsi dengan baik serta mampu memberikan manfaat memberikan jaminan penggunaan bahan baku bagi customer dan peningkatan efisiensi, efektivitas, serta kualitas bagi perusahaan. Batasan masalah penelitian ini yaitu uji coba program/perangkat lunak yang dilakukan terhadap material Header TS pada proyek kerja BRUNSWICK serta North Bangkok. Pada penelitian ini dilakukan pengamatan pada kedua proyek tersebut digunakan untuk menunjukkan adanya perbedaan pemakaian raw material sesuai dengan pesanan customer.
B. Penggambaran proses bisnis PT ALSTOM Power ESI Surabaya Sebelum dilakukan perancangan sistem penelusuran, diperlukan tahap pengumpulan sejumlah data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem penelusuran antara lain kondisi eksisting sistem penelusuran dan proses bisnis PT ALSTOM Power ESI Surabaya. Tahap pengumpulan data tersebut dilakukan dengan mengamati aliran proses produksi yang diamati di perusahaan secara langsung yang kemudian melakukan pencarian data aliran proses bisnis serta wawancara dengan supervisor area kerja yang diamati di lantai produksi dan manajer produksi serta. Wawancara tersebut dilakukan untuk mengetahui apakah rancangan proses bisnis yang diamati sudah sesuai atau tidak. Proses bisnis adalah kombinasi dari aktivitas-aktivitas yang saling terhubung di dalam suatu perusahaan untuk menghasilkan atau memberikan pelayanan tertentu kepada pelanggan [2]. Penggambaran proses bisnis tersebut diperlukan untuk dijadikan sebagai acuan dalam merancang sistem penelusuran agar sistem penelusuran sesuai dengan kondisi nyata di perusahaan.
II. URAIAN PENELITIAN A. Alur Penelitian Dalam melakukan perancangan sistem penelusuran manufaktur melewati sejumlah tahap. Tahap pertama pengumpulan sejumlah data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem penelusuran antara lain kondisi eksisting sistem penelusuran dan proses bisnis PT ALSTOM Power ESI Surabaya. Tahap selanjutnya adalah pengolahan data yang meliputi penggambaran bisnis proses perusahaan sejak menerima kedatangan raw material hingga material fabrikasi (produk jadi) lolos inspeksi setelah proses fabrikasi selesai. Selanjutnya, dilakukan perancangan sistem penelusuran material, penentuan letak titik penelusuran pada sistem, serta perancangan label yang meliputi label material dan serial shipping container code. Kemudian, dilakukan perancangan unified modelling
C. Tahap Pengolahan Data Pada tahap ini dilakukan tahap pengolahan data-data terkait sistem penelusuran yang telah dikumpulkan terlebih dahulu. Tahap tersebut dimulai dengan menggambarkan bisnis proses perusahaan sejak menerima kedatangan raw material hingga material fabrikasi (produk jadi) lolos inspeksi setelah proses fabrikasi selesai. Selanjutnya, dilakukan perancangan sistem penelusuran material, penentuan letak titik penelusuran pada sistem, serta perancangan label yang meliputi label material dan serial shipping container code (SSCC). Label material dan SSCC tersebut akan
2
digunakan untuk menunjang dalam melakukan penelusuran material. SSCC adalah sebuah standar kode sebagai untuk item dengan berbagai komposisi yang dibuat untuk transportasi dan/atau penyimpanan yang dibutuhkan untuk dikelola di sepanjang rantai pasok [3]. Kemudian, dilakukan perancangan unified modelling language (UML). UML merupakan sekumpulan pemodelan yang digunakan untuk menentukan maupun menggambarkan suatu sistem perangkat lunak dalam kaitannya dengan obyek [4].
B. Use case Diagram Sistem Penelusuran Material UML use case model merupakan model yang digunakan untuk menggambarkan fungsi sistem dengan menggunakan sudut pandang pengguna yang terlibat langsung terhadap sistem informasi (program/perangkat lunak) [5]. Sudut pandang pengguna pada sistem penelusuran ini merupakan keempat bagian yang terlibat langsung dalam proses produksi yang diamati. Model use case PT ALSTOM Power ESI dapat dilihat pada Lampiran 1.
D. Tahap Implementasi dan Analisa Sistem Penelusuran Material Tahap ini merupakan tahap dimana perangkat lunak yang telah selesai dibuat tersebut diuji coba pada kondisi nyata di lantai produksi perusahaan. Uji coba tersebut dilakukan untuk melihat apakah sistem penelusuran material tersebut dapat berfungsi dengan baik. Kemudian dilakukan analisa terkait sistem penelusuran tersebut yang meliputi verifikasi sistem terhadap kesesuaian bisnis proses perusahaan serta analisa benefit cost ratio untuk melihat nilai manfaat dari sistem penelusuran yang diperoleh perusahaan jika menerapkan sistem penelusuran.
C. Class Diagram Sistem Penelusuran Material Class diagram merupakan model grafis yang digunakan untuk menggambarkan fungsi eksternal yang terlihat dari suatu sistem. Selain itu, class diagram dapat digunakan untuk memberikan pandangan yang statis dalam hal kelas-kelas obyek dan hubungan di antara kelas-kelas tersebut [6]. Model class diagram PT ALSTOM Power ESI dapat dilihat pada Lampiran 2. D. State Diagram Sistem Penelusuran Material State diagram menggambarkan keadaan obyek, transisi, event, dan aktivitas dari sistem penelusuran. Diagram ini digunakan untuk mendeksripsikan sebuah class yang menggambarkan state (kondisi di dalam siklus) obyek dari class dan event yang menyebabkan state berubah [7].
III. ANALISA DAN DESAIN SISTEM A. Rancang Sistem Penelusuran Material Sistem penelusuran material merupakan sistem yang digunakan untuk menelusuri material di area kerja lantai produksi PT ALSTOM Power ESI Surabaya. Dalam penggunaan sistem penelusuran tersebut, terdapat sejumlah pengguna/user sesuai dengan proses produksi yang diamati. Pada proses yang diamati yaitu proses produksi material Header TS terdapat empat bagian user yaitu bagian gudang, bagian pre-fabrikasi, bagian fabrikasi, serta bagian inspeksi. Setiap user tersebut memiliki username serta login yang berbeda-beda untuk mengakses sistem sesuai dengan fungsi dari setiap user tersebut. Dalam perancangan sistem penelusuran tersebut, dilakukan perancangan model UML untuk menggambarkan aktivitas perangkat lunak sistem. Model UML yang digambarkan antara lain use case diagram, class diagram, state diagram, activity diagram, dan sequence diagram.
E. Activity Diagram Sistem Penelusuran Material Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem, bagaimana masingmasing alir berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana alir tersebut berakhir. Activity diagram digunakan untuk memodelkan aliran aktivitas, seperti kegiatan yang terdiri dari prosedur [8]. F. Sequence Diagram Sistem Penelusuran Material Sequence diagram digunakan untuk menunjukkan bagaimana obyek dan aktor saling berinteraksi dalam sebuah kolaborasi. Sequence diagram merupakan gambaran tahap demi tahap, termasuk urutan perubahan secara logis yang seharusnya dilakukan untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan use case diagram [9].
3
Surabaya diharapkan dapat menerapkan sistem penelusuran material dikarenakan terdapat banyak manfaat yang diberikan dari penerapan sistem penelusuran tersebut. Selain itu, sistem penelusuran material tersebut perlu dikembangkan lebih lanjut terutama dalam membuat rancang bangun sistem penelusuran agar sistem penelusuran tersebut dapat berjalan lebih baik untuk kedepannya.
IV. IMPLEMENTASI DAN ANALISA A.
Implementasi Pada tahapan implementasi dan analisis ini, dibutuhkan beberapa komponen pendukung untuk melakukan uji coba pada kondisi nyata di perusahaan. Komponen tersebut antara lain perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras berperan dalam menciptakan lingkungan operasi dari sistem yang dibangun. Perangkat lunak berperan dalam menyusun aplikasi tersebut.
DAFTAR PUSTAKA [1] ISO 9000. (2005). Quality Management Systems : Fundamentals and Vocabulary. Switzerland : ISO. [2] Leyman, F. And Altenhuber, W. (1994). Managing Business Processes as An Information Resource. IBM Systems Journal, Vol. 33 (2). [3] GS1. (2008). An Introduction to the Serial Shipping Container Code (SSCC). New Jersey: GS1. [4] Whitten, J. L. et al. (2004), Object Oriented Analysis And Modeling Using The UML. In: Whitten, J. L. et al. (eds.) Systems Analysis and Design Methods, 6th Edition, New York: McGraw Hill. [5] Schmuller, J. (2004). Sams Teach Yourself UML in 24 Hours. 3rdedition. Indianapolis: Sams Publishing. [6] Kim, C.H. et al. (2003). The Complementary Use of IDEF and UML Modelling Approaches. Computers in Industry, Vol. 50, pp. 35-56.
B.
Analisa Setelah dilakukan implementasi, akan dilakukan tahap analisa terhadap sistem penelusuran tersebut. Analisa yang dilakukan yaitu verifikasi sistem apakah dapat berfungsi dengan baik dan sudah sesuai dengan kondisi nyata di perusahaan. Kemudian, dilakukan analisa benefit cost analysis untuk mengetahui nilai benefit yang diperoleh perusahaan jika menerapkan sistem penelusuran. Tabel-tabel terkait perhitungan benefit cost analysis dapat dilihat pada Lampiran 3. V. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil perancangan sistem penelusuran material di PT ALSTOM Power ESI Surabaya yang bertujuan supaya perusahaan memiliki sistem penelusuran yang cukup relevan dengan kebutuhan operasionalnya, maka dapat diperoleh sejumlah manfaat dari penerapan sistem penelusuran yaitu meningkatkan kepercayaan customer dikarenakan adanya dokumentasi sebagai jaminan spesifikasi dan kualitas dari setiap bahan baku secara real time, mereduksi biaya penanganan komplain customer, mereduksi biaya penggantian material yang hilang, mereduksi biaya pembelian material untuk proyek selanjutnya, mereduksi kelebihan jumlah raw material yang disimpan di gudang, mereduksi biaya tenaga kerja, serta mereduksi total biaya transportasi dan hotel customer pergi ke perusahaan untuk memantau selama durasi proyek dikarenakan kepercayaan customer semakin meningkat. B. Saran Saran yang dapat diberikan terkait dengan penelitian ini yaitu PT ALSTOM Power ESI
4
Lampiran 1. Di dalam Sistem
Di luar Sistem
Use case Diagram Sistem Penelusuran Material PT ALSTOM Power ESI Surabaya
5
Lampiran 2.
Cla ss Diagram Sistem Penelusuran Material PT ALSTOM Power ESI Surabaya
6
Lampiran 3 Perhitungan Total Biaya Produksi Proyek Kerja Proyek Kerja BRUNSWICK Jenis Biaya Biaya material Pipe Plate Total Biaya Material Biaya tenaga kerja
Biaya per satuan Jumlah waktu kerja per satuan (jam) Nilai Tukar Rupiah 201 31 $232 18,5/jam
15
12600
Jumlah satuan
606
Total Biaya Produksi Proyek Kerja North Bangkok Jenis Biaya Biaya material Pipe Plate Total Biaya Material Biaya tenaga kerja
Biaya per satuan Jumlah waktu kerja per satuan (jam) Nilai Tukar Rupiah 470 50 520 18,5/jam
19,8
12600
Jumlah satuan
428
Total Biaya Produksi
Analisa Total Biaya Investasi Sistem Penelusuran Material PT ALSTOM Power ESI Surabaya Jumlah (Dengan Pembelian Jumlah (Tanpa Pembelian No Biaya Komputer) Komputer) 1 Biaya Investasi Rp 92.431.760,00 Rp 39.618.000,00 Biaya Perancangan Software (selama 3 bulan 2 Rp 16.500.000,00 Rp 16.500.000,00 oleh seorang programmer ) Total Rp 108.931.760,00 Rp 56.118.000,00
7
Jumlah Biaya 1.534.755.600 236.703.600 1.771.459.200 2.122.696.800 3.894.156.000 Jumlah Biaya 2.534.616.000 269.640.000 2.804.256.000 1.975.382.640 4.779.638.640
Lampiran 3
Analisa Manfaat Penerapan Sistem Penelusuran Proyek Kerja Proyek Kerja BRUNSWICK Manfaat
Jumlah
Mereduksi biaya tenaga kerja
42.453.936
Mereduksi biaya pembelian material baru dikarenakan masih terdapat sisa material
35.429.184
Mereduksi biaya penggantian material yang hilang atau rusak
35.429.184
Mengurangi penanganan komplain customer (product recall )
38.941.560
Mereduksi kelebihan stok di gudang (improvement inventory management )
10.628.755
Mereduksi total biaya transportasi dan hotel customer pergi ke perusahaan untuk memantau proyek
25.040.600
Total Benefit (Durasi Proyek 7 bulan) Proyek Kerja North Bangkok Manfaat
113.552.475 Cost
Mereduksi biaya tenaga kerja
39.507.653
Mereduksi biaya pembelian material baru dikarenakan masih terdapat sisa material
56.085.120
Mereduksi biaya penggantian material yang hilang atau rusak
56.085.120
Mengurangi penanganan komplain customer (product recall )
47.796.386
Mereduksi kelebihan stok di gudang (improvement inventory management )
11.852.296
Mereduksi total biaya transportasi dan hotel customer pergi ke perusahaan untuk memantau proyek dikarenakan meningkatnya kepercayaan customer
11.205.800
Total Benefit (Durasi Proyek 4 bulan)
8
211.326.575
Biaya Disbenefit Proyek BRUNSWICK Proyek Kerja BRUNSWICK Disbenefit Kompensasi jika komputer mengalami kerusakaan pada jenis investasi tanpa pembelian komputer
Cara Perhitungan asumsi prosentase kompensasi 1% * total manfaat asumsi peningkatan prosentase 2% * total biaya operasional dan maintenance dari peralatan penunjang produksi
Biaya operasional dan maintenance sistem penelusuran Total Disbenefit Proyek Kerja NORTH BANGKOK Disbenefit Kompensasi jika komputer mengalami kerusakaan pada jenis investasi tanpa pembelian komputer Biaya operasional dan maintenance sistem penelusuran
Jumlah 3.131.262 77.883.120 81.014.382
Cara Perhitungan asumsi prosentase kompensasi * total manfaat asumsi peningkatan prosentase 2% * total biaya operasional dan maintenance dari peralatan penunjang produksi
Total Disbenefit
Jumlah 9.680.843 95.592.773 105.273.616
Analisa Benefit Cost Ratio Perancangan Sistem Penelusuran Material Tiap Proyek Kerja Proyek Kerja BRUNSWICK No Jenis Investasi 1 Dengan pembelian komputer 2 Tanpa pembelian komputer Proyek Kerja NORTH BANGKOK No Jenis Investasi 1 Dengan pembelian komputer 2 Tanpa pembelian komputer
Nilai Benefit 113.552.475 113.552.475
Nilai Disbenefit Nilai Investasi Total Nilai (Benefit -Kompensasi) Nilai Investasi (AǀP, 1%, n) 77.883.120 108.931.760 35.669.355 16.187.260 81.014.382 56.118.000 32.538.093 8.339.135
BC Ratio 2,204 3,902
Nilai Benefit 211.326.575 211.326.575
Nilai Disbenefit Nilai Investasi Total Nilai (Benefit -Kompensasi) Nilai Investasi (AǀP, 1%, n) 95.592.773 108.931.760 115.733.802 27.919.210 105.273.616 56.118.000 106.052.959 14.383.043
BC Ratio 4,15 7,37
9
